1/2024. (VI. 14.) OIF utasítás

1. Jelen utasítás (a továbbiakban: utasítás) hatálya kiterjed az Országos Idegenrendészeti Főigazgatóság (a továbbiakban: Főigazgatóság) Központi Hivatalára és regionális igazgatóságaira.

2. Az utasításban foglalt rendelkezéseket kell alkalmazni a főigazgató és norma kiadására jogosult más vezető által kiadott norma kiadására, módosítására és hatályon kívül helyezésére.

3. Az utasítás alkalmazásában belső norma

4. Belső normában kizárólag a Főigazgatóság szervezeti elemeinek működése és a személyi állomány tevékenysége szabályozható. A belső norma nem érinthet jogalkotási tárgyat, nem lehet ellentétes jogszabállyal vagy közjogi szervezetszabályozó eszközzel, és nem ismételheti meg azok rendelkezéseit.

5. Az azonos szabályozási tárgykört érintő, azonos szintű normatív rendelkezéseket egy normában kell meghatározni. Új szabályozási igény esetén az érintett tárgykört már szabályozó norma módosítását kell elvégezni, új norma csak abban az esetben alkotható, ha még nincs az adott tárgykört érintő megfelelő norma.

6. A normatív utasítás a közjogi szervezetszabályozó eszköznek minősülő, a Főigazgatóság állományára kötelező tartalmú normatív rendelkezés, ami a Főigazgatóság szervezetére, tevékenységére vonatkozó előírások, a személyi állomány egészét vagy jelentős részét érintő feladatok meghatározására szolgál.

7. Intézkedésben kell megállapítani egyes rendszeresen ismétlődő tevékenységek végrehajtásának szakmai, technikai vagy eljárási szabályait, ideértve a szervezeti elemek működési rendjének és a személyi állomány mindennapi tevékenységének normatív szabályozást igénylő tárgyköreit is, amennyiben azokat jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz vagy szervezeti és működési szabályzat nem rendezi. A gazdálkodásra vonatkozó szabályzatok kiadása minden esetben intézkedésben történik.

8.¹ Intézkedés kiadására a főigazgató jogosult, a számviteli politikát és a mellékletét képező dokumentumok (az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzata, az eszközök és a források értékelési szabályzata, az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzat, a pénzkezelési szabályzat) esetében a gazdasági és humán főigazgató-helyettes együttes aláírásával.

9. Intézkedés hatálya a teljes Főigazgatóságra vagy egyes szervezeti elemekre, valamint az állomány egészére vagy pontosan meghatározott részére terjedhet ki.

10. Szervezési rendelkezésben kell megállapítani a Főigazgatóság Központi Hivatalának egyes szervezeti elemeire vagy a regionális igazgatóság személyi állományára kiterjedő hatállyal a 7. pontban foglalt tevékenységek, a működési rend szabályait, amennyiben azokat jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz vagy intézkedés nem szabályozza.

11. Szervezési rendelkezés kiadására – a főigazgató jóváhagyásával – a főigazgató-helyettesek, a Főigazgatóság Központi Hivatalának igazgatói, főosztályvezetői, önálló osztályainak vezetői, valamint a regionális igazgatóság igazgatói jogosultak.

12. A szervezési rendelkezés hatálya a kiadásra jogosult által vezetett szervezeti elemre terjedhet ki.

13. Szervezési rendelkezés formájában kell kiadni a Főigazgatóság Központi Hivatala önálló szervezeti elemei és a regionális igazgatóságok működésének részletes szabályait tartalmazó ügyrendet.

14. A normaalkotás előkészítéséért, a normatervezet szövegszerű összeállításáért a szabályozás tárgya szerinti feladatkörrel rendelkező szervezeti elem vezetője vagy a szabályozás előkészítésére kötelezett szervezeti elem vezetője felelős.

15. Szabályozási igény észlelése esetén a normaalkotást a szabályozás tárgya szerinti feladatkörrel rendelkező szervezeti elemnél kell kezdeményezni.

16. Ha a szabályozásban több szervezeti elem is érintett, az előkészítés során azok egymással együttműködve, folyamatosan egyeztetve kötelesek eljárni. Ilyen esetben az előkészítéssel kapcsolatos szervezési feladatokat a normaalkotást kezdeményező szervezeti elem, amennyiben a kezdeményezés nem az érintett szervezeti elemek valamelyikétől származott, a kezdeményező által megkeresett szakterület végzi.

17. Az előkészítő szervezeti elem vezetője a szabályozás előkészítése érdekében más szervezeti elemtől szakmai, tudományos, jogi megalapozást, hatásvizsgálatot, statisztikai adatszolgáltatást vagy gazdasági mérlegelést igényelhet.

18. Amennyiben a normatervezet előkészítése más szervezeti elemmel folytatott egyeztetés alapján történik, ennek ténye, valamint amennyiben az előkészítés során az érintett szervezeti elemek között vitás kérdés maradt fenn, az eltérő vélemények jelzésével az előkészítő szervezeti elem vezetője a tervezet megküldésével egyidejűleg tájékoztatja az Igazgatási és Iratkezelési Főosztály vezetőjét.

19. A normatervezet előkészítésekor a normatervezet terjedelmét, valamint az egyeztetéshez, koordinációhoz, aláíráshoz és tervezett hatálybalépéshez szükséges időt is figyelembe kell venni.

20. A belső norma tervezetét az érintett szervezeti elem a Mellékletben meghatározott minta szerinti formában készíti elő.

21. A belső norma megjelölése tartalmazza a kiadásra jogosult vezető megnevezését, a kiadás évszámával tört arab sorszámot, a belső norma típusának megnevezését. A belső norma címében a tárgyat röviden úgy kell megjelölni, hogy az a belső normát más belső normától egyértelműen elhatárolja.

22. A belső normát az áttekinthetőség érdekében megfelelően tagolni kell. A belső norma terjedelmétől függően fejezetekre, a fejezeten belül alcímmel megjelölt egységekre, azokon belül pontokra és alpontokra tagolható. A különböző szerkezeti egységek számozása folyamatos.

23. A belső norma szerkezeti egységein belüli rendelkezésekben a felsorolásokat olyan megjelöléssel kell ellátni, hogy az lehetővé tegye a normahely pontos, egyértelmű hivatkozását.

24. A belső norma az alábbi sorrendben a következő logikai egységeket tartalmazhatja:

25. A bevezető rész – szükség esetén – a vonatkozó rendelkezés pontos megjelölésével utal a belső norma kiadására felhatalmazást adó magasabb szintű normára. Végrehajtási belső norma esetén a bevezető rész tartalmazza a végrehajtandó jogszabály vagy közjogi szervezetszabályozó eszköz megjelölését. A bevezető részt szerkezeti egységeken kívüli szövegként kell megjeleníteni.

26. Az általános rendelkezések tartalmazzák a belső norma hatályára vonatkozó rendelkezéseket és – szükség esetén – az értelmező rendelkezéseket.

27. A részletes rendelkezések a belső norma jellegétől függően jogokat és kötelezettségeket, feladatokat, eljárási szabályokat, valamint a szervezeti és működési szabályzatban nem szabályozott kérdésekben, annak rendelkezéseit nem érintve szervezeti felépítést határozhatnak meg.

28. A záró rendelkezések között kell rögzíteni különösen

29. A belső normát a magyar nyelv szabályainak megfelelően, világosan, közérthetően és ellentmondásmentesen, jelen idejű kijelentő mondatokkal kell megfogalmazni.

30. Az egységes szóhasználat biztosítása érdekében ugyanannak a jogi fogalomnak a megjelölésére csak ugyanaz a kifejezés használható. A megfogalmazásnál figyelemmel kell lenni a szabályozási tárgykört érintő jogszabályban, közjogi szervezetszabályozó eszközben vagy más normában alkalmazott kifejezés használatára.

31. Minden normatervezetet az azt előkészítő szervezeti elem vezetője a koordináció lebonyolítása céljából a szolgálati út betartásával megküldi az Igazgatási és Iratkezelési Főosztály vezetőjének. A normatervezethez indokolást tartalmazó rövid összefoglalót kell készíteni.

32. A normatervezet koordinációra alkalmasságáról az Igazgatási és Iratkezelési Főosztály vezetője dönt. A tervezet koordinációra alkalmatlansága esetén az Igazgatási és Iratkezelési Főosztály vezetője álláspontja indokolásával egyidejűleg a tervezetet átdolgozásra visszaküldi az előkészítő szervezeti elem vezetőjének.

33. Az Igazgatási és Iratkezelési Főosztály vezetője megfelelő – lehetőség szerint legalább nyolcnapos – határidő tűzésével gondoskodik a szövegszerű normatervezetnek a szakmailag érintett szervezeti elemek részére történő megküldésére az érintett szervezeti elemek tervezettel kapcsolatos szakmai álláspontjának megismerése érdekében.

34. Indokolt esetben – így különösen a normatervezet rövid terjedelmére tekintettel vagy egyetlen szervezeti elemet érintő szabályozás esetében – a normatervezet koordinációja mellőzhető vagy meghatározott szervezeti elem megkeresésére korlátozható.

35. Az Igazgatási és Iratkezelési Főosztály – szükség esetén az előkészítő szervezeti elem bevonásával – dönt a koordináció során a véleményező szervezeti elemektől érkező észrevételek elfogadhatóságáról, és gondoskodik a normatervezet módosításáról. Az egyes szervezeti elemek álláspontjának különbözősége esetén az érintett szervezeti elemek bevonásával az Igazgatási és Iratkezelési Főosztály további egyeztetést kezdeményezhet.

36. Ha a normatervezet tartalma a beérkezett észrevételekre tekintettel az első koordinációra megküldött tervezethez képest jelentős mértékben megváltozott, az Igazgatási és Iratkezelési Főosztály vezetője gondoskodik a normatervezet ismételt koordinációra bocsátásáról.

37. Amennyiben a normatervezet tárgyára tekintettel az irányító miniszter jóváhagyásának vagy a Magyar Rendvédelmi Kar véleményének kikérése szükséges, annak beszerzéséről – utóbbi esetben a Személyügyi Főosztály vezetőjének jelzésére – a főigazgató gondoskodik. A felterjesztés előkészítése az Igazgatási és Iratkezelési Főosztály vezetőjének feladata.

38. Az egyeztetéseket követően fennmaradt vitás kérdésekben az érintett szervezeti elemek vezetői közös elöljárójuk döntését kérik.

39. A normatív utasítás és az intézkedés végleges tervezetét az Igazgatási és Iratkezelési Főosztály vezetője jogi ellenjegyzést követően kiadmányozásra felterjeszti a főigazgató részére. A norma – szükség esetén módosított – indokolását az intézkedés tervezetével együtt fel kell terjeszteni. A szervezési rendelkezések közül az ügyrendet – jogi ellenjegyzést követően – az Igazgatási és Iratkezelési Főosztály vezetője jóváhagyásra felterjeszti a főigazgató részére.

40. A norma kiadmányozására a normaalkotásra jogosult vezető, távollétében vagy akadályoztatása esetén a szervezetszerű helyettese jogosult.

41. A norma módosítására és hatályon kívül helyezésére a normaalkotásra meghatározott rendelkezések megfelelően irányadók.

42. A norma átfogó jellegű módosítási igénye esetén a módosítani kívánt normát hatályon kívül kell helyezni és új normát kell kiadni.

43. A módosító normában használt fogalmaknak, kifejezéseknek összhangban kell lenniük a módosított belső norma fogalmaival, kifejezéseivel és szóhasználatával.

44. Belső normát a főigazgató, az adott belső normát kiadó vezető vagy közvetlen vezetője által kiadott belső norma módosíthat vagy helyezhet hatályon kívül. A kizárólag határozott időpontban vagy határozott időtartamon belül végrehajtandó feladatot tartalmazó belső norma záró részében meg kell jelölni a hatályvesztés konkrét időpontját.

45. A módosító rendelkezés és a kizárólag módosító rendelkezést tartalmazó belső norma a módosítás hatálybalépését követően hatályát veszti, annak hatályon kívül helyezéséről külön belső normában nem kell rendelkezni.

46. A Főigazgatóság szervezeti felépítésének változása esetén a korábban kiadott belső normákat a szervezeti és működési szabályzatban rögzített feladatkör-megosztás figyelembevételével megfelelően alkalmazni kell.

47. A főigazgató által közjogi szervezetszabályozó eszközként kiadott normatív utasítás Hivatalos Értesítőben történő közzétételére az Igazgatási és Iratkezelési Főosztály vezetője intézkedik.

48. A belső normák közzététele – a típus és a kiadás éve szerint elkülönítve – a Főigazgatóság Intranetes felületén történik. A főigazgatói intézkedések esetében elkülönítve kell biztosítani a hatályos és az összes kiadott főigazgató intézkedés elérhetőségét.

49. A belső normák közzétételére az Igazgatási és Iratkezelési Főosztály vezetője a belső norma aláírását követő három munkanapon belül vagy amennyiben a norma szövege ennél rövidebb határidőt állapít meg, soron kívül intézkedik.

50. A belső norma hozzáférhetőségének és felhasználhatóságának biztosítása érdekében az Igazgatási és Iratkezelési Főosztály

51. A szervezeti elemek vezetői gondoskodnak a normák érintett személyi állománnyal történő megismertetéséről.

52. A főigazgató által kiadmányozott norma irattárazásáról az Igazgatási és Iratkezelési Főosztály vezetője gondoskodik. A jelen utasításban normaalkotásra felhatalmazott más vezető által kiadmányozott norma irattárazásáról az érintett szervezeti elem gondoskodik.

53. Jelen utasítás rendelkezéseit a minősített adatot tartalmazó normára az e fejezetben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni, azzal, hogy minősített adatot tartalmazó norma csak intézkedés formájában adható ki.

54. Ha az előkészítendő norma minősített adatot tartalmaz, úgy annak előkészítésétől a kiadmányozásig a minősített adatok védelméről szóló előírások figyelembevételével kell eljárni.

55. Minősített adatot tartalmazó norma kiadásának igényét a főigazgató irányába kell jelezni, a norma előkészítésére a főigazgató ad utasítást. A minősített adatot tartalmazó normát az Igazgatási és Iratkezelési Főosztály készíti elő. Az Igazgatási és Iratkezelési Főosztály a tervezet koordinációja során a tervezetet kizárólag a főigazgató által kijelölt személyek részére küldi meg.

56. A minősített adatot tartalmazó norma közzététele a minősítő által meghatározott elosztóban felsorolt szervezeti elemek vezetői részére történő elosztással történik.

57. A minősített adatot tartalmazó normára vonatkozó adatokat elkülönített nyilvántartásban kell vezetni. A nyilvántartás tartalmazza a minősítési jelölést, a minősítő nevét, rendfokozatát, a minősítés érvényességi idejét, a minősítés megszüntetése esetén annak időpontját és a fennálló minősítést.

58. Minősített adatot tartalmazó norma hatályon kívül helyezése esetén a norma minősítését – függetlenül a minősítéstől és a korábbi felülvizsgálattól eltelt időtartamtól – soron kívül felül kell vizsgálni.

59. Ez az utasítás a közzétételét követő 15. napon lép hatályba.

60.²

61. Jelen utasítás hatálybalépésétől számított 60 napon belül a szervezési rendelkezés kiadására jogosított vezetők felülvizsgálják az irányításuk alá tartozó szervezeti elem vezetője által korábban kiadott szervezési rendelkezéseket és ügyrendeket.