11/2024. (XI. 22.) AM utasítás

1. § (1) Jelen utasítás szabályozza

(2) Az utasítást a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvénnyel (a továbbiakban: Kbt.) és a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó jogszabályokkal együtt kell alkalmazni, figyelemmel az Európai Unió intézményeinek közbeszerzési tárgyú rendeleteire, irányelveire, közleményeire, a Közbeszerzési Hatóság útmutatóira, ajánlásaira és tájékoztatóira, a Közbeszerzési Döntőbizottság összkollégiumi állásfoglalásaira, valamint európai uniós forrásból megvalósuló beszerzések esetén a támogatásra vonatkozó egyedi szabályokra, útmutatókra.

(3) Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a (4) bekezdésben foglaltak kivételével, értékhatártól függetlenül a Minisztérium valamennyi beszerzésére, továbbá a Minisztérium irányítása alá tartozó háttérintézmények és az agrárminiszter tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok beszerzéseinek 33. § szerinti ellenőrzésére.

(4) Az utasítás hatálya nem terjed ki a Minisztérium azon, a Kbt. hatálya alá nem tartozó védelmi és biztonsági tárgyú beszerzéseire, amelyeknek eljárási szabályait külön törvény határozza meg. Ha a Minisztérium ilyen tárgyú beszerzési eljárást indít, annak lefolytatási szabályait a közigazgatási államtitkár egyedi eljárásrendben határozza meg.

2. § (1) A Minisztérium a beszerzéseivel kapcsolatos feladatokat a Minisztérium közbeszerzési eljárásainak lebonyolításáért felelős szervezeti egységének, a Jogtanácsosi és Közbeszerzési Főosztálynak (a továbbiakban: JKF) a közreműködésével, a Minisztérium önálló szervezeti egységei útján látja el.

(2) A JKF közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatainak ellátása céljából állami közbeszerzési szaktanácsadót vagy a Minisztériummal szerződéses jogviszonyban álló felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót (a továbbiakban: FAKSZ) vehet igénybe.

(3) A Közbeszerzési Döntőbizottság előtt zajló jogorvoslati eljárásokban, valamint a döntőbizottsági határozat bírósági felülvizsgálata iránti eljárásban a képviselettel kapcsolatos feladatokat – a (4) bekezdésben meghatározott eltéréssel – a JKF látja el.

(4) A Vidékfejlesztési Programok Irányító Hatósága által szabálytalansági eljárásokkal összefüggésben indított, a Közbeszerzési Döntőbizottság előtt zajló jogorvoslati eljárások lefolytatásáért, a JKF közreműködésével, a Vidékfejlesztési Jogi és Koordinációs Főosztály felelős.

3. § Az utasítás alkalmazásában

4. § (1) A tárgyévre tervezett beszerzéseiről az államtitkár titkársága – az államtitkár által irányított szakterületektől begyűjtött igények alapján – tárgyév február 25. napjáig elektronikus úton, a Minisztérium intranethálózatán közzétett, a beszerzésekről történő adatszolgáltatásra rendszeresített „Beszerzési adatlap” kozbeszeljaras@am.gov.hu e-mail-címre történő megküldésével adatot szolgáltat a JKF részére a beszerzési terv és a közbeszerzési terv elkészítéséhez.

(2) A JKF az (1) bekezdés szerinti adatszolgáltatás alapján elkészíti a Minisztérium éves beszerzési tervét, és erről tájékoztatja a jogi ügyekért felelős helyettes államtitkárt, a közigazgatási államtitkárt, valamint a miniszter kabinetfőnökét.

(3) A JKF az (1) bekezdés szerinti adatszolgáltatás alapján elkészíti a Minisztérium éves közbeszerzési tervének tervezetét, amelyet a Gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: GF), valamint a jogi ügyekért felelős helyettes államtitkár részére történő előzetes bemutatást követően terjeszt fel a közigazgatási államtitkár részére legkésőbb tárgyév március 15. napjáig. A közigazgatási államtitkár a felterjesztett tervezet alapján javaslatot tesz a miniszter részére a közbeszerzési terv elfogadására és jóváhagyására.

(4) Ha az adatszolgáltatást követően új beszerzési igény merül fel, vagy a megadott adatok módosítása egyéb okból szükséges, az igényről a szakfőosztály vezetője a „Beszerzési adatlap” kozbeszeljaras@am.gov.hu e-mail-címre történő megküldésével tájékoztatja a JKF-et. Ha az igény a közbeszerzési terv módosításával jár, annak kezdeményezéséről a (3) bekezdésben foglaltak szerint a JKF gondoskodik.

5. § (1) A beszerzési eljárás szakmai előkészítéséért a beszerzés tárgya szerint illetékes szakfőosztály felelős.

(2) A szakfőosztály minden beszerzési igény esetén – függetlenül annak értékétől – a beszerzések megvalósítása előtt köteles meghatározni a tervezett beszerzés tárgyának becsült értékét, és hogy az adott beszerzés valamely központi beszerző szerv hatáskörébe tartozik-e, majd elektronikus úton megkeresni a JKF-et a beszerzési eljárás fajtájának meghatározása céljából. A JKF a beszerzési terv alapján történő egybeszámítási vizsgálatot követően tájékoztatja a szakfőosztályt az alkalmazni rendelt beszerzési eljárás típusáról.

(3) A beszerzés becsült értékének megállapításához szükséges vizsgálat (így különösen indikatív ajánlatok bekérése, piackutatás, költségfelmérés, korábbi hasonló tárgyú szerződések elemzése) elvégzése, dokumentálása, valamint a beszerzési eljárás alapján kiválasztott ajánlattevővel való szerződés megkötése a szakfőosztály feladata. A szerződés aláírását kezdeményező ügyirat votumában a szakfőosztálynak rögzíteni szükséges a beszerzési eljárás főbb adatait, így a becsült érték meghatározásának módját, értékét és az eljárás típusát. A szakfőosztály a votumban köteles rögzíteni különösen, hogy a legalább három árajánlat bekérésére sor került-e, amennyiben pedig ez nem történt meg, úgy ennek indokát.

6. § A beszerzési eljárás bármely szakaszába bevont személyeknek meg kell felelniük a vonatkozó jogszabályokban meghatározott összeférhetetlenségi és titoktartási feltételeknek. Nem lehet a beszerzési és közbeszerzési eljárásba bevonni olyan személyt vagy szervezetet, akivel vagy amellyel szemben a vonatkozó összeférhetetlenségi ok fennáll, illetve titoktartási kötelezettségét megszegte.

7. § (1) A szerződő fél kiválasztása során az általános beszerzési eljárás szabályai szerint kell eljárni,

(2) Mellőzhető az általános beszerzési eljárás lefolytatása, ha

8. § (1) Általános beszerzési eljárás keretében a szakfőosztály legalább három, a (2) bekezdés szerinti, azonos tartalmú árajánlatot kér be, legalább három, tulajdonosi szerkezetében is különböző, a beszerzés tárgya szerinti tevékenységi körrel és ismerettel rendelkező, teljesítésre alkalmas gazdasági szereplőtől.

(2) Az általános beszerzési eljárás során az ajánlattételre felhívni kívánt gazdasági szereplőknek megküldött ajánlattételi felhívásnak tartalmaznia kell legalább

(3) Az ajánlattételi felhívásnak és a vonatkozó dokumentumoknak minden esetben biztosítaniuk kell, hogy azok alapján a gazdasági szereplők egyenlő eséllyel, a felhívásnak megfelelő és érvényes ajánlatot tehessenek.

(4) Az ajánlatkérő eltekinthet attól, hogy a szerződést a három, ajánlatot benyújtó gazdasági szereplő valamelyikével kösse meg, ha a benyújtott árajánlatok magasabbak az interneten elérhető és összehasonlítható módon kiválasztható alacsonyabb vételárú, az ajánlatkérés tárgyával megegyező árunál vagy szolgáltatásnál. Ebben az esetben az ajánlatkérő az interneten történt összehasonlító vizsgálat eredményét dokumentálja, a szerződést pedig az interneten történt összehasonlító vizsgálat eredményeként alacsonyabb árat ajánló gazdasági szereplővel köti meg (internetes beszerzés).

9. § Ha a beszerzés a Kbt. 9. § (1) bekezdés b) pontjának hatálya alá tartozó minősített beszerzés, az Országgyűlés illetékes bizottságának engedélyét a szakfőosztály szerzi be a minősített beszerzések Országgyűlés általi mentesítésének kezdeményezésére vonatkozó feltételekről és eljárásról, valamint az ilyen beszerzések megvalósításakor az ajánlatkérő által érvényesítendő követelményekről szóló 492/2015. (XII. 30.) Korm. rendelet által meghatározott eljárásrend szerint.

10. § A közbeszerzési eljárás előkészítésébe és lefolytatásába bevont külső személy, szervezet – így különösen a FAKSZ – feladatait, felelősségét és helytállási kötelezettségét a vele kötött szerződésben kell rögzíteni. Ha a Minisztérium a közbeszerzési eljárásba FAKSZ-ot nem von be, az eljárásban a JKF biztosítja a közbeszerzési szakértelmet. A FAKSZ-szal történő szerződés megkötéséről a JKF gondoskodik.

11. § A Minisztérium mint ajánlatkérő nevében eljárva az EKR-ben történő regisztrációra a JKF vezetője és a közbeszerzések lebonyolításáért felelős osztály vezetője jogosult (a továbbiakban együtt: szervezeti szuper userek). A szervezeti szuper userek a jogi ügyekért felelős helyettes államtitkár előzetes hozzájárulásával módosíthatják a szervezet adatait, elbírálják a szervezethez csatlakozni kívánó felhasználók csatlakozási kérelmeit, karbantartják a csatlakozott felhasználók szervezeten belüli jogosultságait, és eljárásonként szerepkört állíthatnak be a felhasználó részére.

12. § A közbeszerzési eljárás megindításának feltétele, hogy a tervezett beszerzés szerepeljen a Minisztérium közzétett éves közbeszerzési tervében. A közbeszerzési terv tárgyév március 31. napjáig történő közzététele előtt is indítható közbeszerzési eljárás, melyet az ezt követően elkészülő közbeszerzési tervben szerepeltetni szükséges.

13. § (1) A közbeszerzési eljárás a Minisztérium intranethálózatán közzétett „Kezdeményező irat” JKF részére, elektronikus úton a kozbeszeljaras@am.gov.hu e-mail-címre történő megküldésével kezdeményezhető.

(2) A „Kezdeményező irat” és annak mellékletei (a továbbiakban együtt: közbeszerzési dokumentumok) szakmai tartalmát, így a közbeszerzés tárgyának és mennyiségének meghatározását, a műszaki leírást és a szerződéstervezetet a szakfőosztály készíti elő.

(3) A „Kezdeményező irathoz” a szakfőosztály köteles csatolni

(4) Ha a szakfőosztály a Kbt. vonatkozó rendelkezései alkalmazásával feltételes közbeszerzést kíván kezdeményezni, a „Kezdeményező iratban” meg kell határoznia azt az ajánlatkérő ellenőrzési körén kívül eső, bizonytalan jövőbeli eseményt, amelynek az ajánlattételi vagy a részvételi határidőt követő bekövetkezése esetén az ajánlatkérő az eljárást eredménytelenné nyilváníthatja. Pénzügyi fedezet rendelkezésre állása nélkül kizárólag feltételes közbeszerzési eljárás indítható.

(5) Az ajánlati biztosíték szükségességéről, módjáról, követelményeiről, mértékéről a szakfőosztály dönt. Az ajánlati biztosíték kezeléséről, nyilvántartásáról, illetve visszafizetéséről a GF gondoskodik.

(6) Ha a szakfőosztály konzultációt vagy helyszíni bejárást kíván tartani az ajánlattételi felhívásnak megfelelő ajánlattétel elősegítése érdekében, annak helyét és időpontját a „Kezdeményező iratban” rögzíteni kell.

(7) A (2) bekezdésben foglalt közbeszerzési dokumentumok elkészítéséről a szakfőosztály által rendelkezésre bocsátott szakmai anyagok alapján – különösen a pénzügyi, gazdasági, műszaki, valamint szakmai alkalmassági feltételek, továbbá az értékelési szempontok és a műszaki leírás felhasználásával – a JKF gondoskodik.

(8) Több szakaszból álló eljárás esetén a JKF gondoskodik a közbeszerzési dokumentumok, versenypárbeszéd esetén pedig az ismertető elkészítéséről.

14. § (1) A 13. § (6) bekezdése szerinti konzultáción, illetve helyszíni bejáráson minden esetben részt kell vennie a szakfőosztály témafelelősének és a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, továbbá a közbeszerzési szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tagoknak. A konzultáción, illetve a helyszíni bejáráson elhangzottakról a JKF jegyzőkönyvet vesz fel.

(2) A közbeszerzési eljárással kapcsolatos speciális szakmai ismeretek szükségessége esetén a szakfőosztály külső szakértőt vehet igénybe az eljárás bármely szakaszában.

15. § (1) A szakfőosztállyal történt egyeztetés alapján véglegesített közbeszerzési dokumentumokat a döntéshozó részére a JKF küldi meg jóváhagyás céljából. A „Kezdeményező iratot” a JKF minden esetben bemutatja felülvizsgálat előtt a szakfőosztály, a GF, a jogi ügyekért felelős helyettes államtitkár és a közigazgatási államtitkár részére.

(2) A döntéshozó egyetértése esetén a közbeszerzési eljárás előkészítését a „Kezdeményező irat” aláírásával jóváhagyja, titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot tesz, valamint kijelöli a bírálóbizottsági tagokat, majd valamennyi iratot visszajuttatja a JKF részére a közbeszerzési eljárás megindítása céljából. A döntéshozó jóváhagyása nélkül a közbeszerzési eljárás nem indítható meg.

16. § (1) A jóváhagyott közbeszerzési dokumentumokat a JKF elektronikus úton egyezteti a bírálóbizottság tagjaival. A bírálóbizottság tagjai észrevételeikről vagy egyetértésükről haladéktalanul, de legkésőbb 3 munkanapon belül tájékoztatják a JKF-et.

(2) Ha a bírálóbizottság valamely tagjának érdemi módosításra irányuló észrevétele merül fel, arról a JKF haladéktalanul tájékoztatja a bírálóbizottság tagjait, a szakfőosztályt és a döntéshozót. Az észrevételek elfogadásáról és a közbeszerzési dokumentumok módosításának szükségességéről a döntéshozó dönt. A módosított közbeszerzési dokumentumok engedélyezési rendjére a 15. §-ban foglaltakat kell megfelelően alkalmazni.

17. § (1) Az eljárást megindító felhívás közzétételéről és a Közbeszerzési Hatóság részére történő megküldéséről a JKF gondoskodik.

(2) Ha a közbeszerzési eljárás megindításához jogszabály más szerv vagy személy egyetértését, nyilatkozatát vagy tanúsítvány meglétét írja elő, és az eljárás kezdeményezésekor ezen iratok még nem állnak a szakfőosztály rendelkezésére, annak beszerzéséről a JKF gondoskodik.

(3) A hirdetmény nélküli tárgyalásos és a Kbt. 115. §-a szerinti eljárás esetén a JKF gondoskodik az eljárást megindító felhívás ajánlattevők részére történő megküldéséről. Hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetén a Kbt. 103. §-ában foglaltakról a szakfőosztály közreműködésével a JKF tájékoztatja a Közbeszerzési Hatóságot.

(4) A közzétételre kerülő felhívás hiánypótlásáról – a szakfőosztállyal történő előzetes egyeztetést követően – a JKF gondoskodik.

(5) A közbeszerzési dokumentumokkal kapcsolatos kiegészítő tájékoztatás közzétételéről – szakmai kérdések tekintetében a szakfőosztály adatszolgáltatásának figyelembevételével – a JKF gondoskodik.

18. § A döntéshozó az eljárást megindító felhívás módosításáról vagy annak visszavonásáról a JKF tájékoztatása alapján dönt.

19. § (1) Az ajánlatok, illetve részvételi jelentkezések átvételét és azok bontását az EKR végzi. A bontásról készült jegyzőkönyv, az ajánlatok és az eljárási cselekményekről készült iratok elektronikus példányát a JKF küldi meg a bírálóbizottság részére.

(2) Az EKR üzemzavara esetén az ajánlatok átvételéről és a bontás lebonyolításáról a JKF gondoskodik.

(3) Az ajánlatok bontását követően az ajánlatok tételes vizsgálatát a bírálóbizottság végzi el.

20. § Tárgyalásos eljárás esetén a JKF gondoskodik a tárgyalás vezetéséről, a jegyzőkönyv elkészítéséről, a tárgyalásról készült dokumentumoknak a résztvevők, illetve a bírálóbizottság részére történő megküldéséről.

21. § (1) Az ajánlatok elbírálása érdekében eljárásonként kialakított összetételű, eseti bírálóbizottság működik. A bírálóbizottság írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít a döntéshozó részére.

(2) A bírálóbizottság legalább három főből álló testület.

(3) A bírálóbizottságot úgy kell összeállítani, hogy abban a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi ismeretekkel rendelkező személyek legyenek.

(4) A bírálóbizottság elnöke a szakfőosztály vezetője, amelytől eltérni a döntéshozó kijelölése alapján lehet. Helyettesét a bírálóbizottság további tagjai közül a bírálóbizottság elnöke jelöli ki.

(5) A bírálóbizottság tagjai:

(6) Ha egy bírálóbizottsági tag az (5) bekezdés b)–d) pontjában meghatározott több szakterületnek is megfelelő szakértelemmel rendelkezik, egy személyben több szakterülethez kapcsolódó szakértelem biztosítását is elláthatja a bírálóbizottságban.

(7) Indokolt esetben további tagokra a bírálóbizottság elnöke tehet javaslatot a döntéshozónak, vagy a döntéshozó saját hatáskörben jelölhet ki további tagot.

(8) A bírálóbizottság közszolgálatban álló személy tagját vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség terheli az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény 3. § (1) bekezdés b) pontja alapján.

(9) A bírálóbizottság elnökének, helyettesének és tagjainak megbízása a közbeszerzési eljárás Kbt. 37. § (2) bekezdése szerinti lezárásáig, vagy ha a közbeszerzési eljárással kapcsolatban jogorvoslati eljárás indul, annak jogerős lezárultáig tart.

22. § (1) A döntéshozó nem lehet a bírálóbizottság elnöke, elnökhelyettese vagy tagja. A bírálóbizottság elnöke, helyettese és tagjai a kijelölésük alapján jogosultak és kötelesek a bírálóbizottság munkájában részt venni.

(2) Az összeférhetetlenségi okot annak fennállása esetén az elnök a döntéshozónak, az elnökhelyettes és a tagok az elnöknek a kijelölésről való tudomásszerzést követően azonnal kötelesek bejelenteni. Ha az összeférhetetlenségi ok a kijelölést követően keletkezik, azt a felmerüléséről való tudomásszerzést követő 3 napon belül kell bejelenteni.

(3) Az összeférhetetlenségi ok fennállása esetén az elnökhelyettes és a tagok tekintetében az elnök intézkedik új tag kijelöléséről. Ha az összeférhetetlenségi ok az elnök tekintetében áll fenn, az elnökhelyettes a 21. § (4) bekezdésében foglaltaknak megfelelően a döntéshozónál kezdeményezi más elnök kijelölését.

(4) Az összeférhetetlenséggel érintett tag, elnök vagy elnökhelyettes bírálóbizottsági kijelölése vagy megbízatása a bejelentés időpontjával megszűnik.

23. § (1) A bírálóbizottság valamennyi eljárási cselekményen részt vehet, ezért azokra észszerű határidőn belül az időpont és helyszín közlésével meg kell hívni a tagjait.

(2) A bírálóbizottság összehívását az eljárás bármely szakaszában bármikor kezdeményezheti a bírálóbizottság elnöke, valamint a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagja.

(3) A bírálóbizottság minden tagja egy szavazati joggal rendelkezik.

(4) A bírálóbizottság határozatképes, ha ülésén a tagok kétharmada, de legalább három tag jelen van, és a Kbt. vonatkozó rendelkezései szerinti valamennyi szakértelem biztosított.

(5) A bírálóbizottság döntéseit egyszerű szavazattöbbséggel hozza. Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt.

(6) A bírálóbizottság munkájáról a JKF jegyzőkönyvet vesz fel, amelynek a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai kötelező mellékletét képezik.

(7) A bírálóbizottság ülésének adminisztratív teendőinek ellátásáról (így különösen bírálóbizottsági jegyzőkönyv, bírálati lapok, döntéstervezet előkészítéséről) a JKF gondoskodik.

24. § (1) A JKF gondoskodik az ajánlatra vagy részvételi jelentkezésre vonatkozó hiánypótlási felhívás, felvilágosítás kérés, a Kbt. 72. §-a szerinti indokolás kérés elkészítéséről, valamint ezeknek a bírálóbizottság, az ajánlattevők, illetve a részvételre jelentkezők részére történő megküldéséről.

(2) Az ajánlati kötöttség szükség szerinti meghosszabbításáról a bírálóbizottság tájékoztatását követően a JKF gondoskodik.

(3) Az esetleges hiánypótlásokat, felvilágosításokat, illetve indokolásokat követően, az előzetes bírálatra, valamint az ajánlatok elbírálására összehívott bírálóbizottsági ülést megelőzően a JKF gondoskodik a döntés-előkészítő javaslat elkészítéséről, melyet megküld a bírálóbizottság részére. A döntés-előkészítő javaslat tartalmazza

25. § (1) A döntés-előkészítő ülést követően a JKF felterjeszti döntésre a bírálóbizottság javaslatát a döntéshozó részére.

(2) Ha a döntéshozó nem fogadja el a bírálóbizottság döntés-előkészítő javaslatát, akkor köteles írásban megindokolni, hogy milyen okból mellőzte azt, melyek voltak a döntését megalapozó körülmények és tények, továbbá írásbeli utasítást kell adnia a bírálóbizottság részére az eljárás további folytatásával, illetve lezárásával kapcsolatban.

26. § (1) Az ajánlattevő vagy a részvételre jelentkező a Kbt. 79. § (1) bekezdésében foglalt tájékoztatásról, valamint a Kbt. 79. § (2) bekezdése szerinti összegezés elkészítéséről és megküldéséről a JKF gondoskodik.

(2) Ha a közbeszerzési eljárás a 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet vagy a 256/2021. (V. 18.) Korm. rendelet hatálya alá tartozik, a közbeszerzési eljárás eredményéről szóló írásbeli összegezés a 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet 106. §-ában vagy a 256/2021. (V. 18.) Korm. rendelet 190. §-ában foglaltak alapján küldhető meg ajánlattevők részére.

27. § (1) A bírálóbizottság kezdeményezése alapján a döntéshozó az összegezés megküldésétől számított 20. napig, a részvételi szakaszról készült összegezés esetén az ajánlattételi határidő lejártáig egy alkalommal az összegezés – a Kbt. 79. § (4) bekezdésének figyelembevételével történő – módosításáról dönthet, szükség esetén az érvénytelenségről szóló tájékoztatást visszavonhatja, továbbá a már megkötött szerződéstől elállhat, ha az eredmény megküldését követően észleli, hogy az eredmény vagy az eredménytelenség törvénysértő volt, és a módosítás a törvénysértést orvosolja. Az erről szóló döntés esetén a JKF haladéktalanul gondoskodik a módosított írásbeli összegezés elkészítéséről, amelyet köteles az összes ajánlattevőnek egyidejűleg megküldeni, és erről a bírálóbizottságot tájékoztatni.

(2) Az írásbeli összegezés Kbt. 79. § (5) bekezdése szerinti kijavításáról – a bírálóbizottság értesítése mellett – a JKF gondoskodik.

28. § A közbeszerzési eljárás nyerteséről, egyben a szerződéskötésre köteles ajánlattevő személyéről és a szerződéskötési eljárás menetéről a JKF elektronikus úton tájékoztatja a szakfőosztályt.

29. § (1) A szerződéskötés lebonyolításáról, annak a jogszabályban és az ajánlati, illetve ajánlattételi felhívásban meghatározott határidőn belüli megkötéséről a szakfőosztály gondoskodik.

(2) A szakfőosztály az aláírt szerződés egy példányát haladéktalanul köteles elektronikus úton megküldeni a JKF részére az eljárás eredményéről szóló tájékoztató hirdetmény és a szerződés közzététele céljából. A hirdetmény feladásáról a bírálóbizottságot egyidejűleg tájékoztatni kell.

30. § (1) A közbeszerzési eljárások keretében megkötött szerződések módosítására kizárólag a Kbt. 141. §-ában meghatározott feltételek figyelembevételével van lehetőség.

(2) A szerződésmódosítási igény felmerülése esetén a szakfőosztály a szerződést, a szerződésmódosítás tervezetét és annak indokolását, valamint az azt alátámasztó valamennyi dokumentumot elektronikus úton megküldi a JKF részére a kozbeszeljaras@am.gov.hu e-mail-címre.

(3) A JKF a beküldött dokumentumokat megvizsgálja, és szükség esetén további adatokat kérhet be, illetve adatok tisztázását kérheti a szakfőosztálytól.

(4) Ha a szerződésmódosításhoz más szerv vagy személy egyetértése, nyilatkozata, tanúsítvány beszerzése szükséges,

(5) A JKF a szerződésmódosítás jóváhagyásáról – a (4) bekezdés szerinti dokumentumok szükségessége esetén azok birtokában – elektronikus úton tájékoztatja szakfőosztályt.

(6) A szerződésmódosítás megkötéséről a szakfőosztály gondoskodik.

(7) Az aláírt szerződésmódosítás másolatát a szakfőosztály elektronikus úton haladéktalanul megküldi a JKF részére a módosításról szóló hirdetmény elkészítése, valamint annak közzététele céljából.

31. § (1) A szakfőosztály köteles figyelemmel kísérni és ellenőrizni a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítését, ennek keretében köteles gondoskodni a szerződésben foglalt kötelezettségek teljesítéséről, valamint köteles a szerződő féltől szerződésszerű teljesítést követelni.

(2) A Kbt. vonatkozó rendelkezéseiben meghatározott, a szerződés teljesítéséről szóló információk közzététele iránt – a GF és a szakfőosztály tájékoztatása alapján – a JKF intézkedik.

(3) A szakfőosztály a szerződés teljesítésére vonatkozóan kiállított teljesítésigazolás alapján – keretszerződés esetén az utolsó egyedi megrendelés teljesítését követően a teljes keretszerződés vonatkozásában – az ellenszolgáltatás teljesítését követő 5 munkanapon belül elektronikusan megküldi a JKF részére a következő adatokat:

32. § A minisztériumi közbeszerzési feladatok végrehajtásának belső ellenőrzéséért az Ellenőrzési Főosztály felelős. Az Ellenőrzési Főosztály a Minisztérium lezárt közbeszerzési eljárásait jóváhagyott kockázatelemzéssel megalapozott éves ellenőrzési terv alapján ellenőrzi.

33. § A JKF jogosult a Minisztérium irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szervek, valamint az agrárminiszter tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok beszerzési és közbeszerzési eljárásainak ellenőrzésére. A JKF e jogkörében adatokat és tájékoztatást kérhet a beszerzési és közbeszerzési eljárással, az eljárás során létrejött szerződéssel és annak teljesítésével kapcsolatban.

34. § (1) A központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet], a Nemzeti Kommunikációs Hivatal jogállásáról és a kormányzati kommunikációs beszerzésekről szóló 162/2020. (IV. 30.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 162/2020. (IV. 30.) Korm. rendelet], a Nemzeti Hírközlési és Informatikai Tanácsról, valamint a Digitális Kormányzati Ügynökség Zártkörűen Működő Részvénytársaság és a kormányzati informatikai beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet], a büntetés-végrehajtási szervezet részéről a központi államigazgatási szervek és a rendvédelmi szervek irányában fennálló egyes ellátási kötelezettségekről, a termékek és szolgáltatások átadás-átvételének és azok ellentételezésének rendjéről szóló 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet], a büntetés-végrehajtási szervezet részéről a büntetés-végrehajtásért felelős miniszter vezetése, irányítása vagy felügyelete alá tartozó szervek irányában fennálló ellátási kötelezettségről, a fogvatartottak kötelező foglalkoztatása keretében előállított termékekről és szolgáltatásokról, azok átadás-átvételéről és az ellentételezés rendjéről szóló 9/2011. (III. 23.) BM rendelet [a továbbiakban: 9/2011. (III. 23.) BM rendelet], valamint a kormányzati képzési és oktatási beszerzésekről szóló 396/2023. (VIII. 24.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 396/2023. (VIII. 24.) Korm. rendelet] szerint lebonyolítandó beszerzési eljárás során az értékhatártól függően a III. és IV. Fejezetben foglaltakat a Kbt., valamint a vonatkozó keretmegállapodás figyelembevételével, a jelen fejezetben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(2) A beszerzési igény és a beszerzés tárgyának meghatározása, továbbá annak megítélése, hogy melyik termék felel meg a Minisztérium mint ajánlatkérő igényének, a szakfőosztály feladata.

(3) A központosított beszerzéssel érintett beszerzés megvalósítását szolgáló szerződés kizárólag az érintett szervezet hozzájárulása esetén léphet hatályba. Az érintett szervezet felé történő bejelentési kötelezettség elmulasztásával vagy a hozzájáruló szervezet engedélyének figyelmen kívül hagyásával megkötött szerződés semmis.

35. § (1) Az országosan kiemelt termékek körét a 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet 1. melléklete határozza meg.

(2) Ha az országosan kiemelt termék beszerzésének becsült értéke nem éri el a nemzeti közbeszerzési értékhatárt – (4) bekezdésben meghatározott kivétellel –, a szakfőosztály a beszerzést a Minisztérium intranethálózatán közzétett „Központosított közbeszerzési adatlap” JKF részére elektronikus úton a kozbeszeljaras@am.gov.hu e-mail-címre való megküldésével kezdeményezi. Az igény beszerző szerv részére történő bejelentéséről a JKF gondoskodik.

(3) A Közbeszerzési Ellátási Főigazgatóság visszajelzéséről és a lefolytatandó eljárásról a JKF tájékoztatja a szakfőosztályt. A beszerzési eljárás lebonyolítása és a szerződéskötés a szakfőosztály feladata.

(4) A nemzetközi utazásszervezések körébe tartozó szolgáltatások megrendelését a szakfőosztály – a jóváhagyott útindító feljegyzések alapján – a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya (a továbbiakban: NKF) részére közvetlenül megküldendő feljegyzéssel kezdeményezi. A verseny újranyitását és a megrendelést az NKF a szolgáltatók vonatkozó ajánlatait tartalmazó online utazási foglalási rendszer útján valósítja meg. Azonnali intézkedést igénylő esetben a foglalás rövid úton (telefon vagy e-mail útján) is kezdeményezhető, azonban a beszerzést utólag dokumentálni szükséges.

36. § (1) A Minisztérium köteles a központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó kiemelt termékekre és szolgáltatásokra vonatkozó és a fogvatartottak kötelező foglalkoztatása keretében előállított termékek és szolgáltatások körébe tartozó igényeivel a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnokságához (a továbbiakban: BVOP) ajánlatért fordulni. A fogvatartottak kötelező foglalkoztatása keretében előállított termékek és szolgáltatások beszerzésének eljárásrendjét a 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet, a termékek és szolgáltatások körét a 9/2011. (III. 23.) BM rendelet 1. melléklete határozza meg.

(2) A szakfőosztály köteles a nettó százezer forintot elérő vagy azt meghaladó beszerzési igénye esetén az intraneten közzétett „BVOP igénybejelentő lap” formanyomtatványt

(3) A BVOP visszajelzése alapján az ajánlat elfogadásáról a szakfőosztály dönt.

37. § (1) A kommunikációs beszerzéshez és a szervezetfejlesztési beszerzéshez kapcsolódó központosított közbeszerzési és beszerzési eljárások szabályait a 162/2020. (IV. 30.) Korm. rendelet, a kommunikációs és szervezetfejlesztési áruk és szolgáltatások körét a 162/2020. (IV. 30.) Korm. rendelet 1. és 2. melléklete tartalmazza.

(2) A Minisztérium éves kommunikációs és szervezetfejlesztési tervét a szakfőosztályok adatszolgáltatása alapján a Sajtóiroda készíti el és küldi meg tárgyév január 10. napjáig a JKF részére a Nemzeti Kommunikációs Hivatal (a továbbiakban: NKOH) portáljára történő feltöltés céljából. Az éves kommunikációs és szervezetfejlesztési terv év közben történő módosításaival kapcsolatos adatszolgáltatási kötelezettséget a Sajtóiroda teljesíti – a JKF-en keresztül – az NKOH felé.

(3) A szakfőosztály kommunikációs és szervezetfejlesztési tárgyú beszerzési igényét az intraneten közzétett „Központosított közbeszerzési adatlapon” küldi meg a JKF részére a kozbeszeljaras@am.gov.hu e-mail-címre az NKOH portálon történő bejelentés és nyilvántartásba vétel céljából.

(4) Az NKOH visszajelzéséről és a lefolytatandó eljárásról a JKF tájékoztatja a szakfőosztályt. A beszerzési eljárás lebonyolítása és a szerződéskötés a szakfőosztály feladata.

38. § (1) A kormányzati informatikai beszerzéssel kapcsolatos eljárás szabályait a 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet határozza meg. Az informatikai tárgyú beszerzések tárgyát képező áru vagy szolgáltatás előzetes beazonosítását a szakfőosztály a https://kozbeszerzes.dkuzrt.hu/termek honlap alkalmazásával végzi el.

(2) A Biztonsági és Projektfelügyeleti Főosztály (a továbbiakban: BPF) a szakfőosztályok adatszolgáltatása alapján elkészíti a Minisztérium éves informatikai beszerzési és fejlesztési tervét, amelyet a tárgyévet megelőző év október 31. napjáig megküld a Digitális Kormányzati ügynökség Zrt. (a továbbiakban: DKÜ) részére, valamint szükség esetén teljesíti a 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet 8. § (2) bekezdése szerinti kötelezettségeket.

(3) A szakfőosztály az informatikai tárgyú beszerzési igényét a „Központosított közbeszerzési adatlapon” megküldi a BPF részére a DKÜ portálon való bejelentés, valamint nyilvántartásba vétel céljából a kozbeszeljaras@am.gov.hu e-mail-címre a JKF részére.

(4) A DKÜ visszajelzéséről és a lefolytatandó eljárásról a BPF tájékoztatja a szakfőosztályt. A beszerzési eljárás lebonyolítása és a szerződéskötés a szakfőosztály feladata.

39. § (1) A kormányzati képzési és oktatási beszerzések körét a 396/2023. (VIII. 24.) Korm. rendelet határozza meg. A Személyügyi Főosztály (a továbbiakban: SZIF) gondoskodik a Minisztérium regisztrációjáról a 396/2023. (VIII. 24.) Korm. rendelet 8. §-ában foglaltaknak megfelelően.

(2) A Minisztérium éves képzési tervét a szakfőosztályok adatszolgáltatása alapján a SZIF készíti el és küldi meg tárgyév január 31. napjáig a Nemzeti Közszolgálati Egyetem (a továbbiakban: NKE) részére. Az éves képzési terv év közben történő módosításaival kapcsolatos adatszolgáltatási kötelezettséget a SZIF teljesíti az NKE felé.

(3) A szakfőosztály képzési, illetve oktatási tárgyú beszerzési igényét az intraneten közzétett „Központosított közbeszerzési adatlapon” küldi meg

(4) Az NKE visszajelzéséről és a lefolytatandó eljárásról a SZIF tájékoztatja a szakfőosztályt. A beszerzési eljárás lebonyolítása és a szerződéskötés a szakfőosztály feladata.

40. § (1) A beszerzési eljárás előkészítésében és lebonyolításában részt vevő személyek különösen az e §-ban meghatározott felelősségi szabályok szerint kötelesek eljárni.

(2) A döntéshozó felel

(3) A bírálóbizottság tagjai felelnek

(4) A bírálóbizottság közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szakértelemmel rendelkező tagja – a (3) bekezdésben foglaltakon túl – felel

(5) A bírálóbizottság jogi és közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagja vagy tagjai – a (3) bekezdésben foglaltakon túl – felel vagy felelnek

(6) A bírálóbizottság pénzügyi szakértelemmel rendelkező tagja – a (3) bekezdésben foglaltakon túl – felel

(7) A szakfőosztály vezetője felel

(8) A JKF vezetője felel

41. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Az utasítás rendelkezéseit a hatálybalépése előtt megkezdett, folyamatban lévő közbeszerzési eljárásokra is alkalmazni kell.