13/2024. (VI. 14.) NGM utasítás

1. A Szabályzat hatálya

1.1. A Szabályzatban foglaltak irányadóak az olyan adatkezelésekre is, amelyeket a Szabályzat nem nevesít. A Szabályzat személyi hatálya alá tartozók a Szabályzatban nem nevesített adatkezelések esetében is kötelesek a Szabályzat előírásait megfelelően alkalmazni.

1.2. A Szabályzat valamennyi, a Minisztériumban a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvény (a továbbiakban: Kit.) alapján kormányzati szolgálati jogviszonyban, politikai szolgálati jogviszonyban, biztosi jogviszonyban, a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.) alapján munkaviszonyban, megbízási jogviszonyban, valamint egyéb jogviszonyban (kirendelt, átvezényelt) foglalkoztatott személyre irányadó. Az utasítás tárgyi hatálya – a Közszolgálati Személyügyi Nyilvántartással összefüggő és a minősített adatok kivételével – kiterjed a Minisztérium kezelésében lévő valamennyi adatra.

2. A Szabályzat célja

2.1. A Szabályzat célja, hogy a Minisztérium tevékenysége során

2.2. A Szabályzat alkalmazása során az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.), valamint a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló, 2016. április 27-i (EU) 2016/679 európai parlamenti és tanácsi rendelet (a továbbiakban: GDPR) hatályos rendelkezései az irányadóak.

3. Értelmező rendelkezések, fogalmak

3.1. A Szabályzat alkalmazása során az Infotv.-ben, a GDPR-ban meghatározott, továbbá az alábbi értelmező rendelkezések irányadóak:

4. Az adatkezelés módja

4.1. A Minisztérium tekintetében úgy kell meghatározni az adatkezelés körülményeit és módját, hogy az adatkezelés megfeleljen a GDPR-ban foglalt alapelveknek, illetve a Szabályzatban meghatározott követelményeknek.

4.2. Személyes adatok csak abban az esetben kezelhetők, ha az adatkezelés célját egyéb eszközzel észszerű módon nem lehetséges elérni.

4.3. A Minisztérium tekintetében az adatkezelést úgy kell megtervezni és végezni, hogy az Infotv. 7. § (1) bekezdésének megfelelően a személyes adatok kezelése jogszerű és tisztességes, valamint az érintett számára átlátható legyen.

4.4. Az adatkezelés meghatározása során biztosítani kell, hogy a személyes adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történjen. Az adatkezelés céljának kifejezettnek, pontosan megfogalmazottnak és jogszerűnek, továbbá már az adatkezelés megkezdésének időpontjában meghatározottnak kell lennie. A személyes adatok nem kezelhetőek az eredeti adatkezelési célokkal össze nem egyeztethető módon.

4.5. A Minisztérium az adatkezelést úgy tervezi meg és úgy végzi, hogy a személyes adatok kezelése az adatkezelés céljai szempontjából megfelelő és releváns legyen, az adatkezelés céljain ne terjeszkedjen túl, és az adatok kezelése csak a szükséges mértékre korlátozódjon. A Minisztériumban biztosítani kell azt, hogy a személyes adatok tárolása a lehető legrövidebb időtartamra korlátozódjon. Annak biztosítása érdekében, hogy a személyes adatok tárolása a szükséges időtartamra korlátozódjon, az adatkezelés céljához vagy a jogszabályi kötelezettségekhez igazodó törlési határidőt kell megállapítani.

4.6. A Minisztériumban az adatkezelést úgy kell megtervezni és végezni, hogy a személyes adatok tárolása olyan formában történjen, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé.

4.7. A Minisztériumban az adatkezelés megtervezése során figyelemmel kell lenni arra, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve.

4.8. A Minisztérium felelős azért, hogy az adatkezelés igazolhatóan megfeleljen a GDPR 5. cikk (1) bekezdésének. Ezen kötelezettség teljesítésében valamennyi foglalkoztatottat, a Minisztériummal szerződéses viszonyban álló adatkezelőt és adatfeldolgozót közreműködési kötelezettség terhel.

4.9. A Minisztériumnak a személyes adatok kezeléséhez megfelelő jogalappal kell rendelkeznie. A Minisztérium csak akkor kezelhet személyes adatot, ha az adatkezeléshez a GDPR 6. cikke vagy 9. cikke szerinti jogalappal rendelkezik, és a jogalap alkalmazásával összefüggésben teljesülnek az irányadó jogban előírt követelmények.

5. A hozzájárulás jogalapjának alkalmazási követelményei

5.1. A Minisztérium adatkezelései során a hozzájárulás jogalapját kizárólag akkor alkalmazhatja, ha a Szabályzat és az irányadó jog által a hozzájárulással összefüggésben előírt követelmények teljesülnek.

5.2. A Minisztériumban történő adatkezelés során a hozzájárulás jogalapjának alkalmazásával összefüggésben meg kell vizsgálni, hogy a hozzájárulás megadásával kapcsolatban érvényesülhet-e a beleegyezés önkéntessége. Az önkéntesség vizsgálata során figyelembe kell venni azt, hogy

5.3. Amennyiben a Minisztérium az 5.1. és 5.2. pont szerint elvégzett értékelése alapján arra a következtetésre jut, hogy a hozzájárulás jogalapja alkalmazható valamely adatkezelés esetében, akkor

5.4. Ha az érintett hozzájárulását olyan írásbeli nyilatkozat keretében adja meg, amely más ügyekre is vonatkozik, a Minisztériumban biztosítani kell azt, hogy a hozzájárulás iránti kérelmet ezektől a más ügyektől egyértelműen megkülönböztethető módon kell előadni, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világos és egyszerű nyelvezettel. A Minisztériumban az elektronikus vagy papíralapú formanyomtatványokon biztosítani kell, hogy a hozzájárulást kérő szövegrészek elkülönüljenek a formanyomtatvány többi részétől.

5.5. A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerű módon kell lehetővé tenni az érintett részére, mint annak megadását.

6. A szerződéses jogalap alkalmazásának követelményei

6.1. A Minisztérium a szerződéses jogalapot kizárólag akkor alkalmazhatja, ha a Szabályzat és az irányadó jog által a szerződéses jogalappal összefüggésben előírt követelmények teljesülnek.

6.2. A szerződéses jogalap akkor alkalmazható, ha a Minisztérium igazolni tudja, hogy

6.3. A Minisztériumban kiemelt figyelmet kell fordítani arra, hogy a szerződéses jogalap alkalmazása nem vezethet ahhoz, hogy erre hivatkozással mellőzi az érintett hozzájárulásának beszerzését egy olyan adatkezeléshez, amely egyébként nem szükséges a szerződés teljesítéséhez.

7. Jogi kötelezettség teljesítéséhez és a közfeladat-ellátáshoz szükséges adatkezelés jogalapjának követelményei

7.1. A Minisztérium a jogi kötelezettség teljesítéséhez és a közfeladat ellátásához szükséges adatkezelés jogalapját kizárólag akkor alkalmazhatja, ha a Szabályzat és az irányadó jog által előírt követelmények teljesülnek.

7.2. Jogi kötelezettség teljesítéséhez és a közfeladat ellátásához szükséges adatkezelés jogalapjának alkalmazásához a Minisztériumnak meg kell jelölnie azt az európai uniós vagy tagállami jogszabályt, amely a személyes adatok kezelését előírja, vagy amely a személyes adatok kezelését szükségessé teszi.

7.3. Amennyiben a jogszabály meghatározza az adatkezelés körülményeit, akkor a Minisztérium más célból nem kezelheti az adatokat, az adatkezelés időtartamától nem térhet el, és más személyes adatokra nem terjesztheti ki az adatkezelést, a GDPR 6. cikk (4) bekezdése szerinti esetkörök kivételével.

7.4. Amennyiben a jogi kötelezettséget vagy a közfeladatot meghatározó jogszabály nem rendezi az adatkezelés célját, időtartamát, a kezelt adatok körét, illetve az adatkezelés feltételeit, akkor azt az adatkezelőnek a 4. alcím szerinti alapelvek és az irányadó jog követelményeinek betartásával kell meghatároznia.

8. Vis maior jogalap alkalmazásának követelményei

8.1. A Minisztérium bármely foglalkoztatottja jogosult arra, hogy az érintett létfontosságú érdekeinek védelméhez szükséges személyes adatokat kezelje. Vis maiornak tekinthető többek között az, ha az érintett balesete, rosszulléte miatt az érintetthez mentőt kell hívni, és ennek során közölni kell az érintett személyes adatait.

8.2. Amennyiben a Minisztérium bármely foglalkoztatottja a vis maior jogalap alkalmazásával személyes adatokat továbbít, azonban az érintett vagy más személy vitatja az adattovábbítás jogszerűségét, a Jogi és Koordinációs Főosztály közreműködik az adatkezelés körülményeinek tisztázásában.

9. Érdekmérlegelés jogalapja alkalmazásának követelményei

9.1. A Minisztérium az érdekmérlegelés jogalapját kizárólag akkor alkalmazhatja, ha a Szabályzat és az irányadó jog által az érdekmérlegelés jogalapjával összefüggésben előírt követelmények teljesülnek, továbbá más jogalap nem alkalmazható.

9.2. A Minisztérium a közfeladatának ellátásához kapcsolódó adatkezelés esetében nem alkalmazhatja az érdekmérlegelés jogalapját.

9.3. A Minisztérium jogos érdekének vagy harmadik fél jogos érdekének ténylegesnek, egyértelműnek és jogszerűnek kell lennie. Törekedni kell arra, hogy elsősorban írásbeli dokumentummal (például szerződéssel, a NAIH állásfoglalásával, határozatával, más európai uniós tagállami adatvédelmi hatóság döntésével, iránymutatásával) történjen a jogos érdek igazolása.

9.4. A jogos érdek fennállásának megállapításához a Minisztériumnak meg kell vizsgálnia többek között azt, hogy az érintett a személyes adatok gyűjtésének időpontjában és azzal összefüggésben számíthat-e észszerűen arra, hogy adatkezelésre az adott célból kerülhet sor.

9.5. A Minisztériumnak az érdekmérlegelés jogalapjának alkalmazásához figyelemmel kell lennie az érintettek jogos érdekeire és elvárásaira.

9.6. Ahhoz, hogy a Minisztériumban az érdekmérlegelés jogalapjának alkalmazásával végzett adatkezelés ne korlátozza aránytalanul az érintettek jogait és szabadságait, a Minisztériumnak megfelelő garanciális intézkedéseket kell hoznia.

10. Különleges adatok kezelése

10.1. A Minisztérium különleges adatot, illetve bűnügyi személyes adatot akkor kezelhet, ha

10.2. Különleges adatok kezelése esetén a Minisztériumnak meg kell határoznia, hogy

10.3. A Minisztérium az érintett kifejezett hozzájárulása alapján akkor kezelhet különleges adatot, ha az érintett valamely őt megillető jog gyakorlásának érdekében adja meg.

11. A Minisztérium tájékoztatási kötelezettsége

11.1. A Minisztériumnak valamennyi adatkezeléséről tájékoztatni kell az érintetteket. A tájékoztatási kötelezettséget elsősorban az érintettel való közléssel kell teljesíteni. Amennyiben az adat megszerzését vagy közlését kifejezetten előírja az adatkezelőre alkalmazandó európai uniós vagy tagállami jog, illetve ha a közvetlen tájékoztatás lehetetlen, vagy aránytalan erőfeszítést igényel (különösen, ha az érintettek pontos köre nem ismert), a tájékoztatás adatkezelési tájékoztatók megalkotásával és nyilvánosságra hozatalával is teljesíthető.

11.2. Amennyiben a Minisztérium a személyes adatokat az érintettől veszi fel, akkor az adatkezelési tájékoztatónak az alábbi adatkezelési körülményekre kell kiterjednie:

11.3. Amennyiben a Minisztérium a személyes adatokat nem az érintettől kapja meg, akkor az adatkezelési tájékoztatóban meg kell jelölni, hogy milyen forrásból szerezte meg a személyes adatokat.

11.4. Az adatkezelési tájékoztatónak tömörnek kell lennie. Amennyiben az adatkezelési tájékoztató terjedelmes, hosszabb dokumentum, akkor abból készíteni kell egy rövidebb változatot is, melyben a következő adatokat kell feltüntetni:

11.5. Az adatkezelési tájékoztatónak átláthatónak kell lenni. A tájékoztatót bekezdésekre kell tagolni, és ahol szükséges, felsorolást kell alkalmazni a szöveg könnyebb áttekinthetősége, olvashatósága érdekében.

11.6. Az adatkezelési tájékoztatót könnyen hozzáférhető formában kell az érintettek rendelkezésére bocsátani.

11.7. Az adatkezelési tájékoztatót közérthetően kell megfogalmazni. Az adatkezelési tájékoztatóban kerülni kell a jogszabály szó szerinti megismétlését, és törekedni kell az egyszerű, világos megfogalmazásra. A tájékoztatónak rövidebb mondatokból kell állnia, kerülni kell a több tagmondatból álló összetett mondatok alkalmazását.

11.8. Az érintettre vonatkozó személyes adatok kezelésével összefüggő tájékoztatást az adatgyűjtés időpontjában kell az érintett részére megadni, illetve ha az adatokat nem az érintettől, hanem más forrásból gyűjtötték, az ügy körülményeit figyelembe véve, észszerű határidőn, de legkésőbb egy hónapon belül, illetve az első kapcsolatfelvétel alkalmával kell rendelkezésre bocsátani.

11.9. A tájékoztatás mellőzhető, amennyiben az érintett igazolhatóan rendelkezik valamely információval, illetve ha a tájékoztatás az adatkezelés célját ellehetetlenítené vagy komolyan veszélyeztetné, vagy ha ezzel az adatkezelő a jogszabályon alapuló titoktartási kötelezettségét sértené.

12. A Minisztérium mint adatkezelő feladatai

12.1. A Minisztérium a jogszerű adatkezelés érdekében egyes különleges területek vonatkozásában vagy jogszabályi előírásokra tekintettel további, a jogszabályi előírásoknak és a Szabályzatnak megfelelő belső adatvédelmi szabályokat alkalmazhat, illetve más szabályzataiban adatvédelmi részletszabályokat rögzítő rendelkezéseket hozhat.

12.2. A Minisztérium kötelessége, hogy megfelelő és hatékony intézkedéseket hajtson végre. Ennek során az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket foganatosít.

12.3. A Minisztérium vagy megbízása alapján az adatfeldolgozó naprakész nyilvántartást vezet a hatásköre alapján végzett adatkezelési tevékenységekről. A Minisztérium és az adatfeldolgozó köteles a NAIH-hal együttműködni és a nyilvántartásaikat kérésre hozzáférhetővé tenni az egyes adatkezelési műveletek ellenőrzése érdekében.

12.4. Annak biztosítása érdekében, hogy a személyes adatok tárolása a szükséges időtartamra korlátozódjon, a rendszeres felülvizsgálati határidő 1 év.

13. Hozzáféréshez való jog

13.1. Amennyiben az érintett a hozzáféréshez való jogát gyakorolja, vagy tájékoztatást kér a személyes adatait érintő adatkezelésekről, a Minisztérium tájékoztatást nyújt arról, hogy

13.2. Ha az érintett a hozzáféréshez való jog teljesítésében más eljárást ajánl fel, és azt a Minisztérium elfogadja, akkor a kérelem az érintett által megjelölt módon is teljesíthető. A Minisztérium az érintett kérelme teljesítésének más módját ajánlhatja fel az érintettnek, azzal, hogy a teljesítésnek nem feltétele, hogy a felajánlott teljesítési módot az érintett elfogadja. Ilyennek tekinthető különösen az érintett személyes adataiba történő betekintés lehetőségének biztosítása.

13.3. A tájékoztatás megadása harmadik személyek jogait, különösen harmadik személyek személyes adatai védelméhez való jogát nem sértheti.

14. Másolat kéréséhez való jog

14.1. Amennyiben az érintett kérése kifejezetten arra irányul, hogy másolatot kapjon a személyes adatairól vagy a személyes adatait tartalmazó dokumentumról, akkor a Minisztérium az érintett rendelkezésére bocsátja a személyes adatainak másolatát.

14.2. A másolat kéréséhez való jogot

14.3. Ha az érintett a másolat kéréséhez való jog teljesítéséhez más módszert ajánl fel, és azt a Minisztérium elfogadja, akkor a kérelem így is teljesíthető. A Minisztérium az érintett kérelme teljesítésének más módját is felajánlhatja az érintettnek, azzal, hogy a teljesítésnek nem feltétele, hogy a felajánlott teljesítési módot az érintett elfogadja.

14.4. A másolat kiadása harmadik személyek jogait, különösen harmadik személyek személyes adatai védelméhez való jogát nem sértheti. Amennyiben az adatokat tartalmazó adathordozó harmadik személyek adatait is tartalmazza, a másolat csak ezen adatok kitakarása mellett teljesíthető.

15. Helyesbítéshez való jog

15.1. Az érintett kérheti, hogy a Minisztérium a rá vonatkozó pontatlan, helytelen vagy hiányos személyes adatokat helyesbítse, kiegészítse.

15.2. Az érintett kérelme akkor teljesíthető, ha abban megjelölte, hogy mely személyes adat módosítását vagy mely személyes adattal történő kiegészítését kéri, és egyúttal feltünteti, hogy mi a helyes személyes adata.

15.3. A Minisztérium a személyes adatok módosítását igazolvány vagy más dokumentum bemutatásához kötheti, azzal, hogy a módosítás során nem alkalmazható szigorúbb igazolási mód, mint az adatok gyűjtésekor. A 22. alcímben foglaltakat a módosítás kapcsán is alkalmazni kell.

16. Törléshez való jog

16.1. A Minisztériumnak a személyes adatokat haladéktalanul törölnie kell, ha

16.2. Az érintett törlési kérelmét a Minisztérium akkor tagadhatja meg, ha bizonyítani tudja, hogy az adatkezelés szükséges, különösen

17. Elfeledtetéshez való jog

17.1. Amennyiben a Minisztérium a személyes adatokat nyilvánosságra hozta, és a 16. pont értelmében a személyes adatokat törölni kell, akkor az elérhető technológia és a megvalósítás költségeinek figyelembevételével megteszi a szükséges – ideértve technikai – intézkedéseket annak érdekében, hogy tájékoztassa az adatkezelőket, hogy az érintett kérelmezte a szóban forgó személyes adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve másodpéldányának törlését.

17.2. Az elfeledtetéshez való joggyakorlás teljesítéséhez szükséges az, hogy az érintett megjelölje, a Minisztérium mely személyes adatát hozta nyilvánosságra. Amennyiben az érintett ezt a kérelmében nem tüntette fel, akkor a Minisztérium felveszi az érintettel a kapcsolatot annak érdekében, hogy jelölje meg, hogy mely személyes adata került nyilvánosságra.

17.3. Amennyiben a Minisztérium a saját honlapjain hozta nyilvánosságra a személyes adatokat, akkor azokat onnan el kell távolítani.

17.4. Amennyiben a Minisztérium által kezdeményezett eljárás nyomán más adatkezelő is nyilvánosságra hozta a személyes adatokat, akkor ezen adatkezelőt is értesíteni kell arról, hogy a személyes adatot törölnie kell.

17.5. A 16.2. pontban szereplő kivételeket az elfeledtetéshez való jog gyakorlása esetén szintén alkalmazni kell.

18. Korlátozáshoz való jog

18.1. Ha az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, akkor a Minisztérium arra az időtartamra korlátozza az adatkezelést, amíg ellenőrzi a személyes adatok pontosságát. Ebben az esetben a Minisztérium

18.2. Ha az érintett kérelme megalapozott, akkor a Minisztérium a személyes adatot helyesbíti.

18.3. Ha az adatkezelés jogellenes, de az érintett ellenzi az adatok törlését, akkor kérheti a személyes adatok felhasználásának korlátozását. Ebben az esetben a Minisztérium

18.4. Az érintett jogosult arra, hogy kérje az adatkezelés korlátozását, ha a Minisztériumnak már nincs szüksége a személyes adatokra, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez. Ebben az esetben a Minisztérium

18.5. Az érintett jogosult arra, hogy kérje az adatkezelés korlátozását, amennyiben a 20. alcím szerinti tiltakozás jogát gyakorolja. Ebben az esetben a Minisztérium arra az időtartamra korlátozza az adatkezelést, amíg a tiltakozási kérelmének jogszerűségét megvizsgálja. A Minisztérium

18.6. A jelen alcím szerint korlátozott adatok esetében az adat tároláson kívül más célra és módon akkor használható fel, ha a felhasználást fontos közérdek, az adatkezelő, az érintett vagy harmadik személyek jogainak védelme, jogi igények érvényesíthetősége szükségessé teszi, vagy ha ehhez az érintett hozzájárult.

19. Adathordozhatósághoz való jog

19.1. Ha az adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása vagy a szerződéses jogalap [GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) vagy b) pontja vagy 9. cikk (2) bekezdés a) pontja], és az adatkezelés automatizált módon történik, akkor az érintett jogosult arra, hogy

19.2. Amennyiben a Minisztérium és az érintett által megjelölt másik adatkezelő között technikailag megvalósítható, akkor az érintett jogosult arra, hogy kérje a személyes adatok adatkezelők közötti közvetlen továbbítását.

19.3. A Minisztérium a 19.1. pont a) alpontja szerinti esetben a személyes adatokat elektronikus adathordozóra kimenti. Az elektronikus adathordozót az érintett is biztosíthatja.

20. A tiltakozás joga

20.1. Az érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon személyes adatainak a GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) vagy f) pontja alkalmazásával történő kezelése ellen.

20.2. Tiltakozás esetén meg kell vizsgálni azt, hogy az érintett által megjelölt adatkezelés esetében az érintett által hivatkozott tények, érvek miatt a Minisztériumnak van-e lehetősége arra, hogy a személyes adatokat törölje, vagy az adatkezelést az érintett vonatkozásában megszüntesse.

20.3. A Minisztérium akkor kezelheti tovább a személyes adatokat, ha igazolja, hogy

21. A feladatok megoszlása az érintett jogának gyakorlása során

21.1. A Minisztérium adatvédelmi tisztviselőjének feladata

21.2. Az adatvédelmi tisztviselő kérésére más foglalkoztatottnak is közre kell működnie az információk és személyes adatok összegyűjtésében, illetve a tervezet kialakításában.

21.3. Amennyiben a Minisztérium más foglalkoztatottjához érkezik az érintett valamely jogának gyakorlására irányuló kérelem, akkor a kérelmet 3 munkanapon belül továbbítania kell az adatvédelmi tisztviselő számára.

22. Az érintett azonosítása

22.1. Ha a Minisztériumnak megalapozott kétségei vannak a kérelmet benyújtó természetes személy kilétével kapcsolatban, az érintett személyazonosságának megerősítését kérheti. Ennek során a Minisztérium az alábbi lépéseket alkalmazhatja:

22.2. Ha az érintett a kilétének megerősítésére más módszert ajánl fel, a Minisztérium azt is elfogadhatja a személyazonosság megerősítése érdekében, valamint a Minisztérium maga is felajánlhat más, az érintett számára is elfogadható módszert. A Minisztérium nem ajánlhatja fel azt, hogy az érintett a személyazonosításra alkalmas okmányának fénymásolatát vagy szkennelt másolatát küldje el részére.

22.3. Az érintett azonosítása során a Minisztérium nem kérhet az érintettől olyan személyes adatot, amellyel a Minisztérium nem rendelkezik. Az érintett azonosítása elsősorban a Minisztérium számára rendelkezésre álló adatokkal történhet, további adatok szolgáltatása csak akkor kérhető, ha a rendelkezésre álló adatokkal az érintett nem azonosítható.

23. A kérelem teljesítésének határideje

23.1. A Minisztérium az érintett kérelmét annak beérkezésétől számítva késedelem nélkül, de legkésőbb a kézhezvételtől számított 30 napon belül teljesíti. A kérelem megérkezésének napja a határidőbe nem számít bele.

23.2. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem bonyolultságát és a kérelmek számát, ez a határidő további 60 nappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról a Minisztérium a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított 30 napon belül tájékoztatja az érintettet.

24. Az érintett kérelmének teljesítése

24.1. A Minisztérium az érintett szóban, e-mailben, telefonon vagy papír alapon küldött kérelmét egyaránt teljesíti. Telefonhívás útján előterjesztett kérelem esetén a telefonbeszélgetést rögzíteni kell, ennek hiányában a telefonbeszélgetésről haladéktalanul feljegyzést kell készíteni. Ha az érintett a Minisztérium székhelyén szóban terjeszti elő a kérelmét, akkor azt írásba kell foglalni.

24.2. Az érintett kérelmét olyan formában kell teljesíteni, amilyen módon azt az érintett kéri.

24.3. Ha az érintett e-mailben nyújtotta be a kérelmet, és a másolatot is elektronikus formátumban kéri, akkor a Minisztérium a másolatot széles körben használt elektronikus formátumban bocsátja rendelkezésre.

24.4. Ha az érintett a kérelmében nem jelölte meg, hogy milyen formátumban kéri a másolatot, akkor a Minisztériumnak fel kell vennie az érintettel a kapcsolatot, és tisztázni kell, hogy milyen formátumban szeretné, ha a Minisztérium teljesítené a kérelmét. A kapcsolatfelvételnek elsődlegesen telefonhívás vagy elektronikus levelezés útján kell megtörténnie, ha erre nincs lehetőség, akkor postai úton kell felvenni a kapcsolatot az érintettel.

24.5. A Minisztériumnak az érintett kérelmében megjelölt jog gyakorlását kell biztosítani. Amennyiben az érintett kérelme nem pontos, és a kérelem alapján nem lehet eldönteni, hogy milyen jogot is akar az érintett gyakorolni, akkor ennek tisztázása érdekében fel kell venni az érintettel a kapcsolatot. Ha az érintett a kérelmében több jogot is érvényesíteni kíván, akkor azok mindegyikének gyakorlását biztosítani kell.

24.6. Az érintett kérelmének teljesítését díjmentesen kell biztosítani. Abban az esetben, ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó (így különösen, ha folyamatosan ismétlődő jellegű), akkor a Minisztérium a kért információ vagy tájékoztatás nyújtását, intézkedés teljesítését adminisztratív költségek megfizetéséhez kötheti. Az adatvédelmi tisztviselőnek kell javaslatot tennie arra, hogy

24.7. Az adatvédelmi tisztviselő 24.6. pont szerinti javaslata alapján a Gazdálkodási Főosztály vezetője dönt az adminisztratív költség felszámításáról.

25. Az érintett kérelmének megtagadása

25.1. Az érintett 13–20. alcím szerinti kérelme megtagadható, ha

25.2. Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, a Minisztérium megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.

25.3. Az érintett kérelmének megtagadásáért nem lehet díjat felszámítani.

25.4. Ha a Minisztérium nem teljesíti az érintett kérelmét, akkor 1 hónapon belül tájékoztatja az érintettet

26. Informatikai biztonsági intézkedések

26.1. A Minisztérium az alábbi informatikai biztonsági intézkedésekkel gondoskodik az informatikai rendszerben tárolt személyes adatok védelméről:

26.2. A Minisztérium a 26.1. pont szerinti informatikai biztonsági intézkedésekkel együtt járó feladatok ellátásával a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt.-t bízta meg. A megbízás jogalapját az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról szóló 2013. évi L. törvény 11. § (1) bekezdés c) pontja, valamint a központosított informatikai és elektronikus hírközlési szolgáltatásokról szóló 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet 3–4. §-a és 1. melléklete képezi.

27. Szervezési biztonsági intézkedések

27.1. A Minisztérium valamennyi adatkezelés során köteles olyan szervezési biztonsági intézkedéseket hozni, amelyek biztosítják, hogy

27.2. Valamennyi foglalkoztatott köteles a Minisztériummal fennálló, munkavégzésre irányuló jogviszonya alatt tudomására jutott üzleti titkok, illetve a Minisztérium által kezelt személyes adatok bizalmasságát megőrizni. Ez a kötelezettség a jogviszony megszűnését követően is fennmarad.

28. Adatvédelmi incidensek esetkörei, tudomásszerzés és az előzetes vizsgálat

28.1. A Minisztérium esetében adatvédelmi incidens különösen:

28.2. Tudomásszerzésnek minősül,

28.3. Amennyiben egy biztonsági eseményről a tudomásszerzés időpontjában nem lehet eldönteni, hogy adatvédelmi incidensnek tekinthető-e, akkor haladéktalanul előzetes vizsgálatot kell indítani annak tisztázása érdekében, hogy a biztonsági esemény megfeleltethető-e az Infotv. 3. § 26. pontjában szereplő adatvédelmi incidens fogalmának. Az előzetes vizsgálat célja annak megállapítása, hogy

28.4. Amennyiben a 28.3. pont szerinti előzetes vizsgálat alapján a Minisztérium arra a megállapításra jut, hogy a biztonsági esemény személyes adatokkal összefüggésben következett be, vagy nem lehet kizárni annak lehetőségét, hogy az adott esemény személyes adatokat érintett, akkor ezen esemény adatvédelmi incidensnek minősül, azzal, hogy az incidensről való tudomásszerzés időpontja az előzetes vizsgálat lezárásának napja.

28.5. Amennyiben a 28.3. pont szerinti előzetes vizsgálat alapján egyértelműen megállapítható, hogy az adott esemény nem érintett személyes adatokat, akkor az eseményt nem kell adatvédelmi incidensként kezelni. Ebben az esetben is az előzetes vizsgálatban fel kell térképezni, hogy

28.6. Az előzetes vizsgálat lefolytatása az adatvédelmi tisztviselő feladata. Informatikai eszközzel összefüggő incidens esetén az előzetes vizsgálatban közre kell működnie a Biztonsági és Beszerzési Főosztály foglalkoztatottjának is.

28.7. Az előzetes vizsgálat megállapításait írásba kell foglalni, és – amennyiben szükséges – intézkedési tervet kell készíteni. Az intézkedési tervet a jogi, igazgatási és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkár fogadja el.

29. Az adatvédelmi incidens bejelentésének mellőzése

29.1. Abban az esetben, ha bizonyítottan adatvédelmi incidens történt, azonban az arról történő tudomásszerzés időpontjában vagy az előzetes vizsgálat alapján megállapítható, hogy az incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal az érintettek jogainak érvényesülésére nézve, akkor az incidensről nem kell bejelentést tenni a NAIH-nak.

29.2. Az adatvédelmi incidens bejelentésének mellőzéséről a jogi, igazgatási és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkár az adatvédelmi tisztviselő előzetes tájékoztatása mellett és javaslata alapján dönt. A tájékoztatásnak ki kell térni arra, hogy

29.3. Amennyiben a jogi, igazgatási és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkár a mellőzéssel egyetért, akkor az adatvédelmi incidenst fel kell vezetni az incidens-nyilvántartásba.

30. Adatkezelés felfüggesztése adatvédelmi incidens esetén

30.1. Az adatvédelmi incidenst felfedező vagy arról (telefonon, e-mailben, postai úton) tudomást szerző foglalkoztatott köteles 24 órán belül értesíteni az adatvédelmi tisztviselőt.

30.2. Adatvédelmi incidensre vonatkozó értesítést követően haladéktalanul, átmenetileg fel kell függeszteni azt az adatkezelést, amit az adatvédelmi incidens érintett, annak érdekében, hogy a Minisztérium megvizsgálja az adatvédelmi incidens súlyosságát.

30.3. A felfüggesztés különösen abban az esetben szüntethető meg, ha

30.4. A felfüggesztés megszüntetéséről az adatvédelmi tisztviselő javaslata alapján a jogi, igazgatási és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkár dönt. A javaslatban ki kell térni arra, hogy

31. Az adatvédelmi incidens bejelentése és kivizsgálása

31.1. Az adatvédelmi incidenst az adatvédelmi tisztviselőnek a tudomásszerzést vagy az előzetes vizsgálat lezárultát követő 72 órán belül be kell jelentenie a NAIH honlapján működtetett Adatvédelmi Incidensbejelentő Rendszerben, függetlenül attól, hogy mennyi információ áll a Minisztérium rendelkezésére az adatvédelmi incidenssel összefüggésben.

31.2. Az adatkezelés felfüggesztését követően haladéktalanul meg kell kezdeni az adatvédelmi incidens kivizsgálását. A kivizsgálás során az alábbi körülményeket kell tisztázni:

31.3. Az adatvédelmi incidens kivizsgálása az adatvédelmi tisztviselő feladata. Informatikai eszközzel összefüggő incidens esetén a vizsgálatban közre kell működnie a Biztonsági és Beszerzési Főosztály foglalkoztatottjának is.

31.4. Amennyiben a kivizsgálás függetlensége vagy hatékonysága a Minisztérium szervezetén belül nem biztosítható, akkor az adatvédelmi incidens kivizsgálásával külső szakértőt kell megbízni.

31.5. Amennyiben 72 órán belül nem lehet az összes körülményt bejelenti a NAIH-nak (szakaszos bejelentés), akkor az adatvédelmi incidens kivizsgálása során feltárt új körülményeket az adatvédelmi tisztviselőnek haladéktalanul be kell jelentenie a NAIH-nak.

32. Érintettek tájékoztatása az adatvédelmi incidensről

32.1. Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár az érintettekre nézve, a Minisztérium indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintettet az adatvédelmi incidensről.

32.2. Az adatvédelmi incidens magas kockázattal jár, és az érintetteket tájékoztatni kell, ha az incidens az alábbi adatkategóriák egyikére vonatkozik:

32.3. Az érintetteknek adott tájékoztatóban ismertetni kell

32.4. Az előzetes tájékoztatást az érintettek valamely elérhetőségére (postai cím, e-mail-cím) kell elküldeni. Amennyiben van olyan érintett, akit nem lehet az adatvédelmi incidensről tájékoztatni, vagy az érintettek tájékoztatása aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé, akkor a Minisztérium honlapján közlemény helyezhető el.

32.5. A 32.3. pont szerinti tájékoztató tartalmára és a tájékoztatás 32.4. pont szerinti formájára az adatvédelmi tisztviselő tesz javaslatot, és arról a jogi, igazgatási és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkár dönt.

32.6. Az érintettek előzetes tájékoztatása mellőzhető, ha

32.7. Az érintettek előzetes tájékoztatásának mellőzéséről az adatvédelmi tisztviselő javaslata alapján a jogi, igazgatási és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkár dönt. A javaslatban ki kell térni arra, hogy

33. Az incidensjelentés és az incidens-nyilvántartás

33.1. Az adatvédelmi incidens kivizsgálását írásban kell rögzíteni a 32.2. pont szerinti körülmények megjegyzésével (incidensjelentés). Az incidensjelentésben javaslatot kell tenni arra, hogy milyen módon előzhető meg az, hogy a jövőben újabb adatvédelmi incidens következzen be. A szükséges intézkedések meghozataláról és bevezetéséről a közigazgatási államtitkár dönt.

33.2. Valamennyi adatvédelmi incidensről nyilvántartást kell vezetni, függetlenül attól, hogy a NAIH-nak kellett-e bejelentést tenni, vagy sem.

33.3. Az incidens-nyilvántartást adatvédelmi incidensenként külön-külön kell vezetni, úgy, hogy annak alapján a NAIH ellenőrizhesse az irányadó jognak való megfelelést.

34. Az adatvédelmi tisztviselő jogállása és feladatai

34.1. A Minisztériumnak a GDPR 37. cikk (1) bekezdés a) pontja, valamint az Infotv. 25/L. § (1) bekezdés a) pontja alapján – a GDPR 37. cikk (5) bekezdésében foglaltak figyelembevételével – adatvédelmi tisztviselőt kell alkalmaznia. Az adatvédelmi tisztviselőnek a személyes adatok védelmére vonatkozó jogi előírások és jogalkalmazási gyakorlat megfelelő szintű ismeretével kell rendelkeznie. Az adatvédelmi tisztviselő a foglalkoztatottak közül kijelölt személy vagy a Minisztériummal megbízási jogviszonyban álló személy.

34.2. Az adatvédelmi tisztviselő feladatait a GDPR 39. cikke, az Infotv. és a Szabályzat határozza meg.

34.3. Az adatvédelmi tisztviselő nevét és elérhetőségét a Minisztérium honlapján közzé kell tenni.

35. Adatfeldolgozó igénybevétele

35.1. A Minisztérium kizárólag olyan adatfeldolgozót vehet igénybe, aki vagy amely megfelelő garanciákat nyújt arra, hogy megfelel a GDPR és az Infotv. követelményeinek.

35.2. A Minisztériumnak az adatfeldolgozóval – a 35.3. pont esetének kivételével – adatfeldolgozói szerződést kell kötnie.

35.3. Nem kell adatfeldolgozói szerződést kötni, ha az adatfeldolgozót jogszabály jelöli ki, és a jogszabályok, illetve az adatfeldolgozó belső szabályzatai tartalmazzák a GDPR 28. cikk (3) bekezdésében szereplő követelményeket. A Minisztériumnak ennek tényéről az adatfeldolgozó nyilatkozatát be kell szereznie.

36. Adatvédelmi hatásvizsgálat

36.1. A Minisztériumnak adatvédelmi hatásvizsgálatot kell elvégeznie, ha az adatvédelmi tisztviselő a GDPR 35. cikkében foglalt rendelkezések vagy a NAIH által a GDPR 35. cikk (4) bekezdése alapján nyilvánosságra hozott jegyzékben szereplő szempontrendszer elemzése alapján az adott adatkezelés esetében hatásvizsgálat elvégzésére tesz javaslatot, és a Jogi és Koordinációs Főosztály vezetője e javaslatot elfogadja.

36.2. A Minisztérium a NAIH honlapján nyilvánosságra hozott adatvédelmi hatásvizsgálati szoftver használatával is elvégezheti a hatásvizsgálatot.

36.3. Az adatvédelmi hatásvizsgálatot az adatvédelmi tisztviselő végzi el, és annak eredményét a Jogi és Koordinációs Főosztály vezetője hagyja jóvá. Amennyiben a hatásvizsgálat elvégzésének függetlensége vagy hatékonysága a Minisztériumon belül nem biztosítható, akkor az adatvédelmi hatásvizsgálat elvégzésével külső szakértőt kell megbízni. A Jogi és Koordinációs Főosztály vezetője dönt arról is, hogy szükséges-e előzetes konzultáció érdekében a NAIH-hoz fordulni.

36.4. Az adatvédelmi hatásvizsgálatra tett javaslatról, a vizsgálat elrendeléséről és annak eredményéről az adatvédelmi tisztviselő tájékoztatja a közigazgatási államtitkárt.

37. Adatkezelési nyilvántartás vezetése

37.1. A Minisztériumnak adatkezelési nyilvántartást kell vezetnie. A nyilvántartásban a következő adatkezelési körülményeket szükséges rögzíteni:

38. Az állampolgári levelek megválaszolásával összefüggő adatkezelés

38.1. Az adatkezelés célja a Minisztérium részére küldött papíralapú vagy elektronikus levelek megválaszolása vagy az illetékes kormányzati szervnek való áttétele.

38.2. Az adatkezelés az érintett nevére, lakcímére (amennyiben ettől eltérő: postacímére) és az érintett által küldött levelében szereplő személyes adatokra terjed ki.

38.3. Az adatkezelés jogalapja a közfeladat ellátásához szükséges adatkezelés [GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) pont]. A közfeladat a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény 1–3. §-a alapján határozható meg.

38.4. Amennyiben az érintett levelében írtak indokolják, akkor a Minisztérium az érintett személy levelét továbbítja azon kormányzati igazgatási szerv vagy hatóság számára, amely az érintett kérelmének megválaszolására, vagy annak alapján eljárás megindítására illetékességgel és hatáskörrel rendelkezik.

38.5. A Minisztérium a papíralapú vagy elektronikus leveleket a Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatában (a továbbiakban: Egyedi Iratkezelési Szabályzat) foglalt időpontig tárolja, azt követően törli.

39. A panasz és a közérdekű bejelentés megválaszolásával összefüggő adatkezelés

39.1. Az adatkezelés célja a Minisztérium részére küldött, papír alapon vagy elektronikus úton érkezett panaszlevelek és a közérdekű bejelentések megválaszolása vagy a feladat- és hatáskörrel rendelkező kormányzati szervnek való áttétele.

39.2. Az adatkezelés a panaszos, közérdekű bejelentő nevére, lakcímére (amennyiben ettől eltérő: postacímére) és az általa küldött levelében szereplő személyes adatokra terjed ki.

39.3. Az adatkezelés jogalapja a közfeladat ellátásához szükséges adatkezelés és az egyértelmű hozzájárulás [GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) pont és GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont]. A közfeladat a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény 1–3. §-a alapján határozható meg.

39.4. A bejelentés elintézése érdekében végzett irat- és adatbeszerzés, illetve személyes konzultáció során a bejelentői (panaszosi) minőségre vonatkozó vagy azzal egyébként kapcsolatba hozható személyes adatok a bejelentéssel (panasszal) érintett szerv részére akkor továbbíthatók, ha annak kezelésére az érintett szerv törvény alapján jogosult, vagy ahhoz a bejelentő (panaszos) egyértelműen hozzájárult.

39.5. A Minisztérium a beérkező és iktatott papíralapú vagy elektronikus leveleket az Egyedi Iratkezelési Szabályzatban foglalt időpontig tárolja.

40. A Minisztérium épületeibe történő beléptetéssel összefüggő adatkezelés

40.1. A Minisztérium épületeibe történő beléptetéssel összefüggő adatkezelés célja

40.2. A sajtótájékoztatóra történő beléptetés esetén a 40.1. pontban foglaltakon túlmenően az adatkezelés célja annak biztosítása, hogy az az újságíró vegyen részt az eseményen, aki korábban az eseményre regisztrálta magát.

40.3. Az adatkezelés jogalapja a közfeladat ellátásához szükséges adatkezelés [GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) pont]. A közfeladat az alábbi jogszabályok alapján határozható meg:

40.4. Az állandó belépőkártyával rendelkező érintettek esetében a személyes adatok a kártyahasználat időpontjától számított 1 évig kerülnek tárolásra. Az adatkezelés a következő személyes adatokra terjed ki:

40.5. A napi belépőkártyával rendelkező érintettek esetében a személyes adatok a belépés időpontjától számított 24 óráig, a mozgási adatok (személyes adat nélkül) 30 napig kerülnek tárolásra. Az adatkezelés a következő személyes adatokra terjed ki:

40.6. A sajtótájékoztatóra történő beléptetés során a személyes adatok a belépés időpontjától számított 30 napig kerülnek tárolásra. Az adatkezelés a következő személyes adatokra terjed ki:

40.7. A 40.4–40.6. pont szerinti személyes adatokhoz

40.8. A beléptetéssel összefüggő adatkezelés során a Minisztérium adatfeldolgozóként igénybe veszi a KEF-et.

40.9. A 40.5. és a 40.6. pont szerinti beléptetés esetén, jól látható helyen, a 11. alcím szerint elkészített adatkezelési tájékoztatót kell kihelyezni.

41. A kamerás megfigyelőrendszerrel összefüggő adatkezelés

41.1. A kamerás megfigyelőrendszer alkalmazásának célja a minősített adatok bizalmasságának a védelme, így a jogsértések megelőzése, illetve jogellenes magatartás esetén a bizonyítás elősegítése.

41.2. A kamerás megfigyelőrendszer az érintett képmását és a felvételen látható cselekvését (belépő, kilépő mozgását) rögzíti.

41.3. Az adatkezelés jogalapja a közfeladat ellátásához szükséges adatkezelés [GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) pont]. A közfeladat az alábbi jogszabályok alapján határozható meg:

41.4. A kamerás megfigyelőrendszer a felvételeket 3 napig tárolja.

41.5. A felvételekhez

41.6. A felvétel visszanézésére a biztonsági vezető engedélyével és az adatvédelmi tisztviselő tájékoztatásával, szükség esetén bevonásával, jegyzőkönyv készítése mellett kerülhet sor.

42. A saját hatáskörben lefolytatott kiválasztási eljárással összefüggő adatkezelés

42.1. Az adatkezelés célja, hogy a Minisztérium az általa meghatározott eljárásrendben a legalkalmasabb pályázót kiválassza, és vele létesítsen munkavégzésre irányuló jogviszonyt.

42.2. A saját hatáskörben lefolytatott kiválasztási eljárás során az adatkezelés az alábbi személyes adatokra terjedhet ki:

42.3. Az adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása [GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont]. A Minisztériumnak biztosítania kell, hogy az érintett a hozzájárulását bármikor visszavonhassa. A hozzájárulás visszavonása esetén a személyes adatokat törölni kell.

42.4. A Minisztérium az érintett 42.2. pont szerinti személyes adatait tartalmazó dokumentumokat az Egyedi Iratkezelési Szabályzatban foglalt időpontig tárolja, kivéve, ha az érintett hozzájárulását visszavonta.

43. A közszolgálati alapnyilvántartás, illetve a munkaügyi nyilvántartás vezetésével összefüggő adatkezelés

43.1. A közszolgálati alapnyilvántartás, illetve a munkaügyi nyilvántartás vezetésével összefüggő adatkezelés célja

43.2. A közszolgálati alapnyilvántartásban a Humánerőforrás Főosztály a következő személyes adatokat kezeli:

43.3. Az adatkezelés jogalapja a jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges adatkezelés [GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont]. A jogi kötelezettséget a Kit. 174. § (1) bekezdése tartalmazza.

43.4. A Humánerőforrás Főosztály a 43.1. pont szerinti adatkezelési cél teljesülése érdekében hozott döntései kézbesítéséhez kezeli a foglalkoztatott biztonságos kézbesítési szolgáltatásra alkalmas elektronikus elérhetőségét. Az adatkezelés jogalapja a jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges adatkezelés [GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont]. A jogi kötelezettséget a Kit. 72. §-a tartalmazza.

43.5. A közszolgálati alapnyilvántartáshoz

43.6. A Humánerőforrás Főosztály a Kit. XXIV. Fejezete szerinti adatkezelése során vezetett közszolgálati alapnyilvántartásban szereplő személyes adatai közül a Kit. 176. §-a szerinti adatszolgáltatás során a központi közszolgáltatási nyilvántartást végző személyügyi központ részére a következő személyes adatokat adja át:

43.7. A 43.6. pont szerinti adattovábbítás jogalapja a jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges adatkezelés [GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont]. A jogi kötelezettség a Kit. 176. §-a és a Kit. 178. §-a alapján határozható meg.

43.8. A Minisztérium a közszolgálati alapnyilvántartást a kormányzati szolgálati jogviszony, illetve munkaviszony bármely jogcímen történő megszűnését vagy megszüntetését követő 50 évig korlátozza. A korlátozás ideje alatt a közszolgálati nyilvántartás, illetve munkaügyi nyilvántartás adataihoz csak az érintett foglalkoztatott és a törvény által feljogosított szervek férhetnek hozzá. Korlátozás esetén a közszolgálati alapnyilvántartással, illetve munkaügyi nyilvántartással összefüggésben a tároláson kívül a 3.1. pont b) alpontja szerinti adatkezelési művelet nem végezhető.

44. A személyi anyaggal összefüggő adatkezelés

44.1. Az adatkezelés célja, hogy a Minisztérium teljesítse a személyi anyagok kezelésével összefüggő törvényi követelményeket.

44.2. Az adatkezelés az alábbi személyes adatokra terjed ki:

44.3. Az adatkezelés jogalapja a jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges adatkezelés [GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont]. A jogi kötelezettséget a Kit. 179. § (3) bekezdése tartalmazza.

44.4. A személyi anyaghoz a 43.5. pontban szereplő személyi kör férhet hozzá.

44.5. Amennyiben a jogviszonyt a Kit. alapján folyamatosnak kell tekinteni, akkor a Minisztérium a személyi anyagot megküldi a fogadó kormányzati igazgatási szerv részére.

44.6. A Minisztérium a személyi anyagot a jogviszony megszűnésétől számított 50 évig őrzi meg, kivéve, amelyeket a 43.6. pont alapján átadott más kormányzati igazgatási szerv részére.

45. A nemzetbiztonsági ellenőrzéssel összefüggő adatkezelés

45.1. Az adatkezelés célja, hogy a Minisztérium a gazdaságfejlesztésért felelős miniszter feladat- és hatáskörét érintően a nemzetbiztonsági ellenőrzés alá eső munkakörök, álláshelyek, személyi kör esetében teljesítse az érintett személyek nemzetbiztonsági ellenőrzésével összefüggően – az ellenőrzéssel kapcsolatos előkészítő és ügyviteli feladatok körében – keletkezett személyes adatok kezelésével összefüggő törvényi követelményeket.

45.2. Az érintett személyek nemzetbiztonsági ellenőrzésével összefüggésben keletkező személyes adatainak kezelésére kizárólag a Biztonsági és Beszerzési Főosztály jogosult.

45.3. A Biztonsági és Beszerzési Főosztály a miniszter szakmai feladatai körében ellátja a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló 1995. évi CXXV. törvény (a továbbiakban: Nbtv.) 70. § (2) bekezdés d) és e) pontja alapján a miniszter kezdeményezési jogkörébe tartozó személyek – az Nbtv. 74. § ib)–id) alpontja szerinti kormányzati vezetők – nemzetbiztonsági ellenőrzésével kapcsolatos előkészítő és ügyviteli feladatokat is, így az e tevékenysége körében keletkező adatok adatkezelésére is kizárólagosan jogosult.

45.4. Az adatkezelés az érintett nemzetbiztonsági ellenőrzéséhez kapcsolódóan az alábbi személyes adatokra terjed ki:

45.5. Az adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása a személyes adatainak konkrét célból történő adatkezeléséhez [GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont].

45.6. Amennyiben más foglalkoztató kormányzati szervhez nemzetbiztonsági ellenőrzés alá eső álláshelyre történő áthelyezéssel az érintett jogviszonyát a Kit. alapján folyamatosnak kell tekinteni, akkor az érintettre vonatkozó, a jelen alcímben szabályozott adatkezelés során keletkezett adatokat a Biztonsági és Beszerzési Főosztály megküldi a fogadó szerv részére.

45.7. A Biztonsági és Beszerzési Főosztály a nemzetbiztonsági ellenőrzés alá eső személyek nemzetbiztonsági ellenőrzéséhez kapcsolódó személyes adatait az érintett jogviszonyának fennállása alatt, a jogviszony megszűnése esetén a kockázatmentes biztonsági szakvélemény érvényességi idejének lejártáig, de legfeljebb 5 évig őrzi meg.

46. A központosított illetményszámfejtési rendszerbe történő adattovábbítás

46.1. Az adatkezelés célja:

46.2. A Humánerőforrás Főosztály foglalkoztatottja a következő személyes adatokat továbbítja a központosított illetményszámfejtési rendszerbe:

46.3. A Humánerőforrás Főosztály foglalkoztatottja a táppénz (és egyéb TB-ellátás: CSED, GYED) folyósításával és a betegszabadsággal összefüggő jogi kötelezettségek teljesítése érdekében a következő személyes adatokat továbbítja a központosított illetményszámfejtési rendszerbe:

46.4. Az adattovábbítás jogalapja a Minisztériumra vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges adatkezelés [GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont]. Abban az esetben, ha a szabadság igénybevétele egészségügyi adatok kezelésével jár együtt (például betegszabadság, szülési szabadság), akkor a különleges adatok kezelésének esetköre a munkahelyi egészségügyi célból szükséges adatkezelés [GDPR 9. cikk (2) bekezdés h) pont]. A jogi kötelezettséget az alábbi jogszabályi rendelkezések tartalmazzák:

47. A munkaköri egészségügyi alkalmassági orvosi vizsgálattal összefüggő adatkezelés

47.1. Az adatkezelés célja annak orvosi megállapítása, hogy a foglalkoztatottat egészségi állapota alkalmassá teszi-e az adott álláshely feladatainak ellátására.

47.2. Az egészségügyi alkalmassági vizsgálattal összefüggő adatkezelés a következő személyes adatokra terjed ki:

47.3. Az adattovábbítás jogalapja a Minisztériumra vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges adatkezelés [GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont]. Az egészségügyi adatok kezelésének esetköre a munkahelyi egészségügyi célból szükséges adatkezelés [GDPR 9. cikk (2) bekezdés h) pont]. A jogi kötelezettség az alábbi jogszabályi rendelkezések alapján határozható meg:

47.4. A Humánerőforrás Főosztály a 47.2. pont szerinti személyes adatokat a Minisztériummal szerződést kötött, az egészségügyi alkalmassági vizsgálatot végző adatfeldolgozónak átadja. A Humánerőforrás Főosztály a foglalkoztatottat a munkaköri egészségügyi alkalmassági orvosi vizsgálatot megelőzően előzetesen tájékoztatja, hogy mely adatfeldolgozó (adatfeldolgozó neve, adatfeldolgozó székhelye) számára adja át a személyes adatokat.

48. A fegyelmi eljárással összefüggő adatkezelés

48.1. Az adatkezelés célja a fegyelmi vétség alapjául szolgáló vétkes kötelezettségszegés körülményeinek a kivizsgálása és a fegyelmi büntetés kiszabása.

48.2. Az adatkezelés a kötelezettségszegés körülményeinek kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatokra terjed ki. Az adatkezelés során kiemelt figyelmet kell fordítani az adattakarékosság elvének érvényesülésére:

48.3. Az adatkezelés jogalapja a jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges adatkezelés [GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont]. Abban az esetben, ha a kötelezettségszegés körülményeinek a kivizsgálása különleges adatok kezelésével jár együtt, akkor a különleges adatok kezelésének esetköre a foglalkoztatást szabályozó jogi előírásokból fakadó kötelezettségek teljesítéséhez szükséges adatkezelés [GDPR 9. cikk (2) bekezdés b) pont]. A jogi kötelezettség a Kit. 166. § (10) bekezdése alapján határozható meg.

48.4. Ha a Minisztérium a büntetőeljárásról szóló 2017. évi XC. törvény 111. §-a alapján tájékoztatást kap arról, hogy a kormánytisztviselővel szemben büntetőeljárás indult, a tájékoztatás során tudomására jutott természetes személyazonosító adatot, valamint a közvádra üldözendő bűncselekmény miatt indult büntetőeljárás megindításának tényéről szóló adatot

48.5. A fegyelmi felelősségre vonatkozó adatok – a 48.4. pont kivételével – a közszolgálati alapnyilvántartás részét képezik.

49. A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel összefüggő adatkezelés

49.1. Az adatkezelés célja:

49.2. Az adatkezelés

49.3. Az 50.2. pont b) alpontja szerinti célból végzett adatkezelés kizárólag azokra a személyes adatokra terjedhet ki, amelyek annak megállapításához szükségesek, hogy a vagyongyarapodás olyan forrásból származik-e, amely a nyilatkozattételi kötelezettségét megalapozó jogviszonyból, illetve az őrzésért felelős által ismert egyéb törvényes forrásból származó jövedelem alapján nem igazolható.

49.4. Az adatkezelés jogalapja a jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges adatkezelés [GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont]. A jogi kötelezettség a Vnytv. 4. § a) pontja, 7. § a) pontja, 8. § (4) bekezdése és 14. §-a alapján határozható meg.

49.5. A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségre vonatkozó adatok a közszolgálati alapnyilvántartás részét képezik.

49.6. A Minisztérium a Vnytv. 14. § (4) és (5) bekezdésében meghatározott esetben a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (a továbbiakban: NAV) eljárását kezdeményezheti, és a vagyongyarapodási vizsgálat lefolytatásához szükséges személyes adatokat továbbítja a NAV számára. Az adattovábbítás jogalapja a jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges adatkezelés [GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont]. A jogi kötelezettség a Vnytv. 14. § (4) és (5) bekezdése alapján határozható meg.

49.7. A Minisztérium közvetlen tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok vezető tisztségviselőire és felügyelő bizottsági tagjaira vonatkozó vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség keretében tett vagyonnyilatkozatokat a Minisztérium erre kijelölt szervezeti egysége kezeli, a 49.1–49.5. pontban foglaltak szerint.

50. A foglalkoztatottak tájékoztatása az adatkezelésekről

50.1. A Minisztérium – figyelemmel a Kit. 173. § (1) bekezdésére, illetve az Mt. 10. § (5) bekezdésére – köteles tájékoztatni a foglalkoztatottat a Minisztérium mint munkáltató által végzett adatkezelésekről.

50.2. A Minisztérium a Szabályzatban nem szereplő adatkezelésről eseti tájékoztatást adhat a foglalkoztatott számára, amelynek során a 11. alcímben foglalt rendelkezéseket kell alkalmaznia.

51. A belső ellenőrzési tevékenységgel összefüggő adatkezelés

51.1. Az adatkezelés célja annak biztosítása, hogy

51.2. Az adatkezelés az ellenőrzés lefolytatásához szükséges személyes adatokra terjed ki. Az adatkezelés során kiemelt figyelmet kell fordítani az adattakarékosság elvének érvényesülésére:

51.3. Az adatkezelés jogalapja a jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges adatkezelés [GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont]. A jogi kötelezettség

51.4. Az Ellenőrzési Főosztály az ellenőrzési jelentést tájékoztatásul elküldi az ellenőrzött szerv / szervezeti egység vezetőjének és a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal elnökének. Az adattovábbítás jogalapja a közfeladat ellátásához szükséges adatkezelés [GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) pont]. Az adattovábbítás a 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 43. § (4) bekezdésén és 44. § (1) bekezdésén alapul.

51.5. Az Ellenőrzési Főosztály az 51.2. pont szerinti dokumentumokat az Egyedi Iratkezelési Szabályzatban foglalt időpontig tárolja.

52. A miniszteri elismerések adományozásával összefüggő adatkezelés

52.1. Az adatkezelés célja:

52.2. A miniszteri elismerések adományozásával összefüggő adatkezelés a következő személyes adatokra terjedhet ki:

52.3. Az adatkezelés jogalapja a közfeladat ellátásához szükséges adatkezelés [GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) pont]. A közfeladat a gazdaságfejlesztési miniszter által adományozható elismerésekről szóló 9/2023. (VI. 5.) GFM rendelet alapján határozható meg.

52.4. A Minisztérium a személyes adatokat az Egyedi Iratkezelési Szabályzatban meghatározott időpontig tárolja, azt követően törli.

53. A közérdekű adatigénylés módja

53.1. A miniszter Statútum rendelet 103–111/J. §-ában meghatározott feladat- és hatásköreit érintő, valamint közérdekű adat megismerésére irányuló egyedi igények fogadása és koordinálása – ide nem értve a közhitelű nyilvántartásból történő, törvényben szabályozott adatszolgáltatást – a Jogi és Koordinációs Főosztály feladatkörébe tartozik.

53.2. A közzétételi listákon nem szereplő közérdekű adat – szóban, írásban vagy elektronikus formában – történő igénylése az 53.3. pontban megjelölt elérhetőségeken történik.

53.3. A közérdekű adat megismerésére irányuló igények benyújtásának módja: A Minisztérium az érintett szóban, e-mailben, telefonon vagy papír alapon küldött kérelmét egyaránt teljesíti. Telefonhívás útján előterjesztett kérelem esetén a telefonbeszélgetést rögzíteni kell, ennek hiányában a telefonbeszélgetésről haladéktalanul feljegyzést kell készíteni. Ha az érintett a Minisztérium székhelyén szóban terjeszti elő a kérelmét, akkor azt írásba kell foglalni.

53.4. Bármely szervezeti egységhez érkező, az 53.1. pontban meghatározott igényt a címzett haladéktalanul köteles az adatvédelmi tisztviselőnek továbbítani. A beérkezett igényt az adatvédelmi tisztviselő nyilvántartásba veszi. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell az igény témáját, az igénylő nevét, a válaszadásra kijelölt szakterület megnevezését, valamint az Infotv. szerinti válaszadási határidőket.

53.5.² Az adatvédelmi tisztviselő mint közérdekű adat felelős a válasz előkészítése céljából elektronikus úton haladéktalanul, de legfeljebb 2 (kettő) napon belül továbbítja az igényt az adatbirtokos szervezeti egységhez, valamint tájékoztatásul megküldi a parlamenti államtitkár, a közigazgatási államtitkár és a jogi, igazgatási és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkár részére is.

53.6. Az adatigénylő személyes adatainak az Infotv. 28. § (2) bekezdése szerinti határidőben történő törlése az adatvédelmi tisztviselő mint közérdekű adat felelős feladata.

53.7. Az igény teljesítése során kiemelt figyelmet kell fordítani arra, hogy a közérdekű adatok közlése ne járjon mások jogainak vagy törvény alapján korlátozottan megismerhető adatok bizalmasságának sérelmével. Különös figyelmet kell fordítani arra, hogy az adatszolgáltatással ne kerüljenek nyilvánosságra személyes adatok, minősített adatok, törvény által nyilvánosságában korlátozott vagy – ha az adatkezelő szerv vezetője másként nem döntött – „Nem nyilvános!” jelöléssel ellátott adatok.

53.8. Az adatigénylést meg kell tagadni, ha

54. A közérdekű adatigény teljesítése

54.1. Az Infotv. 29. § (1) bekezdése alapján a közérdekű adat megismerésére irányuló igénynek az igény beérkezését követő legrövidebb idő alatt, de legfeljebb 15 (tizenöt) napon belül eleget kell tenni. A jogszabályban megállapított határidőn belül történő teljesítése érdekében a belső ügyintézési határidőt úgy kell megállapítani, hogy a jóváhagyási folyamatra kellő idő álljon rendelkezésre. A kért adatnak az adatvédelmi tisztviselő mint közérdekű adat felelős részére történő rendelkezésére bocsátásáról az adatbirtokos szervezeti egység gondoskodik.

54.2. Adatbirtokosnak minősül az a szervezeti egység, ahol a közérdekű adat keletkezik. Ha az adat nem a Minisztériumnál keletkezett, adatbirtokos az az adatkezelést végző szervezeti egység, ahol az adat fellelhető.

54.3. Ha az adatigénylés nem egyértelmű, az adatvédelmi tisztviselő mint közérdekű adat felelős – az adatbirtokos szervezeti egység kérésére – felhívja az igénylőt az igény pontosítására.

54.4.³ Ha az adatigénylés jelentős terjedelmű, illetve nagyszámú adatra vonatkozik, vagy az adatigénylés teljesítése a Minisztérium alaptevékenységének ellátásához szükséges munkaerőforrás aránytalan mértékű igénybevételével jár, az 54.1. pontban megjelölt határidő egy alkalommal, 15 (tizenöt) nappal meghosszabbítható. Erről az igénylőt – a közigazgatási államtitkár vagy a jogi, igazgatási és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkár és a parlamenti államtitkár egyetértése esetén − az igény beérkezését követő 15 (tizenöt) napon belül az adatvédelmi tisztviselő mint közérdekű adat felelős útján tájékoztatni kell.

54.5. A kért adatnak az igénylővel történő megismertetéséhez (betekintéshez, jegyzet készítéséhez) a Minisztérium megfelelő időt, tárgyi feltételeket, szükség szerint külön helyiséget biztosít.

54.6. Az adatokat tartalmazó dokumentumról vagy dokumentumrészről – annak tárolási módjától függetlenül – az igénylő másolatot kaphat. A Minisztérium az adatigénylés teljesítéséért – az Infotv., valamint a közérdekű adat iránti igény teljesítéséért megállapítható költségtérítés mértékéről szóló 301/2016. (IX. 30.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 301/2016. (IX. 30.) Korm. rendelet] figyelembevételével – legfeljebb a felmerült költségek mértékéig terjedően jogosult észszerű, az Önköltség-számítási Szabályzat szerint megállapított mértékű díjat felszámítani, amelynek összegéről, valamint a költségtérítés megfizetésének módjáról az igénylőt az igény teljesítését megelőzően tájékoztatni szükséges.

54.7. Ha az adatigénylés teljesítése a Minisztérium alaptevékenységének ellátásához szükséges munkaerőforrás aránytalan mértékű igénybevételével jár, vagy az a dokumentum vagy dokumentumrész, amelyről az igénylő másolatot igényelt, jelentős terjedelmű, illetve személyi és dologi költsége meghaladja a 301/2016. (IX. 30.) Korm. rendeletben megállapított összeghatárt, erről az igénylőt az igény beérkezését követő 15 (tizenöt) napon belül az adatvédelmi tisztviselő mint közérdekű adat felelős tájékoztatja.

54.8. Az 54.7. pontban meghatározott esetben az adatigénylést a költségtérítésnek az igénylő általi megfizetését követő 15 (tizenöt) napon belül kell teljesíteni. A költségtérítés igénylő általi megfizetésének tényét a Gazdálkodási Főosztály haladéktalanul jelzi az adatvédelmi tisztviselőnek mint közérdekű adat felelősnek. Ebben az esetben a tájékoztatás megtételétől az igénylő nyilatkozatának a Minisztériumhoz történő beérkezéséig terjedő időtartam az adatigénylés teljesítésére rendelkezésre álló határidőbe nem számít bele.

54.9. Az 54.7. pont szerinti tájékoztatáshoz csatolni kell a 2. függelékben meghatározott formanyomtatványt, és az adatigénylőt fel kell hívni arra, hogy amennyiben a tájékoztatást követően az igénylését fenntartja, a formanyomtatványt kitöltve küldje vissza.

54.10. A közérdekű adatigénylés teljesítésével kapcsolatban felmerült költségtérítést a Gazdálkodási Főosztály állapítja meg az Önköltség-számítási Szabályzat szerinti elszámoló íven. A megállapított költségtérítés összegéről a Gazdálkodási Főosztály tájékoztatja az adatvédelmi tisztviselőt mint közérdekű adat felelőst. Az adatigénylés teljesítését végző foglalkoztatottak nevét, a munkaidő-ráfordítás mértékét, a másolt színes és fekete-fehér oldalak számát, valamint a felhasznált adathordozók típusát és mennyiségét az adatbirtokos szervezeti egységnek kell megküldenie a Gazdálkodási Főosztály részére. A költségtérítéssel kapcsolatos számla kibocsátása a Gazdálkodási Főosztály feladata.

54.11. Indokolt esetben – a beérkezett adatigénylés tartalmától függően – a miniszter vagy a közigazgatási államtitkár a költségtérítés megállapítását mellőzheti.

54.12. Ha az igénylő az adatszolgáltatás kívánt módját nem jelölte meg, az igényt a Minisztérium ugyanolyan módon teljesíti, ahogy az igény a Minisztériumhoz érkezett, azzal, hogy e-mailben a válasz csak akkor adható meg, ha az igénylő ezt kéri, vagy ha az igénylő kapcsán más elérhetőség nem áll rendelkezésre.

54.13. A Minisztérium az adatvédelmi tisztviselő mint közérdekű adat felelős útján – az 55.1. pontban rögzített eljárásrend szerint és az Infotv.-ben rögzített határidők betartásával – az igénylőt az igény teljesítésének megtagadásáról, a megtagadás indokairól, valamint az őt megillető jogorvoslati lehetőségekről az igény beérkezését követő 15 (tizenöt) napon belül az 54.14. pontban részletezett módon értesíti.

54.14. Ha az adatigénylő nem adja meg a nevét, nem természetes személy igénylő esetén a megnevezését, valamint azt az elérhetőséget, amelyen számára az adatigényléssel kapcsolatos bármely tájékoztatás és értesítés megadható, az adatigénylésnek nem kell eleget tenni.

55. A közérdekű adat megismerésére irányuló igények teljesítésének eljárásrendje

55.1. Az adatbirtokos szervezeti egység vezetője az igényelt adat megismerésére szolgáló vagy annak kiadását megtagadó válaszlevél-tervezetet elektronikus úton − a szolgálati út betartásával – az igény szervezeti egységhez történő érkezését követő 5 (öt) napon belül elküldi a szakterületért felelős kormányzati vezető részére. Amennyiben a közérdekű adatigénylés teljesítésével kapcsolatban költségtérítés felszámítása indokolt, a válaszlevél-tervezeten túlmenően meg kell küldeni az Önköltség-számítási Szabályzat szerint számított költséget tartalmazó, jelen Szabályzat 2. függelékét képező adatlapot is.

55.2.⁴ A szakterületért felelős kormányzati vezető a válaszlevél-tervezetet egyetértése esetén 2 (kettő) napon belül elküldi a közigazgatási államtitkár és a jogi, igazgatási és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkár részére jóváhagyás, valamint az adatvédelmi tisztviselő mint közérdekű adat felelős e-mail-címére tájékoztatás céljából.

55.3.⁵ A választervezetet közigazgatási államtitkári vagy jogi, igazgatási és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkári jóváhagyását követően az adatvédelmi tisztviselő jóváhagyás céljából 1 (egy) napon belül megküldi a parlamenti államtitkárnak. Az adatvédelmi tisztviselő a választervezet véleményezése céljából, szükség szerint a Minisztérium más önálló szervezeti egységének is megküldheti. A jóváhagyó és az esetleges véleményező szervezeti egységek 3 (három) napon belül az adatvédelmi tisztviselő részére módosítási javaslatot vagy jóváhagyást küldenek.

55.4. Az igénylő értesítéséről, illetve az igényelt közérdekű adat igénylő részére történő rendelkezésre bocsátásáról az egyeztetések eredményeként véglegesített választervezet megküldésével az adatvédelmi tisztviselő gondoskodik.

55.5. Az adatvédelmi tisztviselő a közérdekű adatigénylésre adott választ elektronikus úton tájékoztatás céljából az adatbirtokos szervezeti egység, a Parlamenti Államtitkárság, a Miniszteri Kabinet, a Közigazgatási Államtitkárság, a jogi, igazgatási és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkárság, valamint a Jogi és Koordinációs Főosztály részére megküldi.

55.6.⁶ Ha a közérdekű adat megismerése iránti igény teljesítésének megtagadása tekintetében törvény az adatkezelő mérlegelését teszi lehetővé, a közérdekű adat megismeréséről – az Infotv. 30. § (5) bekezdésében foglaltak figyelembevételével, az adatigénylés tartalmától függően – a közigazgatási államtitkár vagy a jogi, igazgatási és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkár vagy a miniszter a jelen alcímben rögzített eljárásrend szerint dönt.

56. Adatszolgáltatási kötelezettség

56.1. Az elutasított közérdekű adatigénylésekről és az elutasítások indokairól az adatvédelmi tisztviselő mint közérdekű adat felelős évente összesítést készít, amelyet a közigazgatási államtitkár jóváhagyásával minden év január 31. napjáig megküld a NAIH részére.

57. A közérdekű adatok nyilvánosságának korlátozása

57.1. A közérdekű adatok nyilvánossága az Infotv. 27. § (1)–(7) bekezdése alapján korlátozható.

57.2. A Minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó döntés meghozatalára irányuló eljárás során készített vagy rögzített, a döntés megalapozását szolgáló adat a keletkezésétől számított 10 (tíz) évig nem nyilvános. Ezen adatok megismerését – az adat megismeréséhez és a megismerhetőség kizárásához fűződő közérdek súlyának mérlegelésével – a közigazgatási államtitkár vagy a miniszter engedélyezheti.

57.3. A döntés megalapozását szolgáló adat megismerésére irányuló igény az Infotv. 27. § (6) bekezdése alapján utasítható el.

57.4. A közérdekű adat megismerésére irányuló igény elutasítását az adatkezelő, érintett szervezeti egység vezetője minden esetben köteles írásban indokolni.

57.5. A közérdekű adat megismeréséhez való jogot kizárólag csak jogszabályban meghatározott feltételek figyelembevételével lehet korlátozni.

58. A „Nem nyilvános!” adat kezelésére vonatkozó különös szabályok

58.1. Az Infotv. 27. § (5) bekezdése hatálya alá tartozó adathordozón – fedlapján vagy az első oldalának jobb felső sarkán – fel kell tüntetni a „Nem nyilvános!” jelölést és a nyilvánosság korlátozásának időtartamát. A „Nem nyilvános!” jelölés alkalmazását a kiadmányozási jogkör gyakorlója a kiadmányozással hagyja jóvá.

58.2. A Minisztérium „Nem nyilvános!” jelöléssel ellátott adatának megismerésére és kezelésére kizárólag az a személy jogosult, akinek az a feladat- és hatáskörének gyakorlásához szükséges.

58.3. A „Nem nyilvános!” jelöléssel ellátott adatot a korlátozás időtartama alatt a jelölést alkalmazó közfeladatot ellátó szerv vezetőjének engedélyével lehet nyilvánosságra hozni, vagy a közérdekű adat megismerésére irányuló igény előterjesztőjével közölni.

58.4. A döntés megalapozását szolgáló, „Nem nyilvános!” jelöléssel ellátott adat megismerésére irányuló igény az adathordozón feltüntetett korlátozási időtartamon belül a döntés meghozatalát követően akkor utasítható el, ha az adat megismerése a szerv törvényes működési rendjét vagy feladat- és hatáskörének illetéktelen, külső befolyástól mentes ellátását veszélyeztetné.

59. Alkalmazási kör

59.1. A Minisztérium mint adatfelelős, adatkezelő és adatközlő az Infotv.-ben, a jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló 2010. évi CXXXI. törvényben, valamint az Ávr. 168. §-ában meghatározott közzétételi kötelezettségét – a közérdekű adatok elektronikus közzétételére, az egységes közadatkereső rendszerre, valamint a központi jegyzék adattartalmára, az adatintegrációra vonatkozó részletes szabályokról szóló 305/2005. (XII. 25.) Korm. rendeletben, valamint a közzétételi listákon szereplő adatok közzétételéhez szükséges közzétételi mintákról szóló 18/2005. (XII. 27.) IHM rendeletben foglaltakra figyelemmel – jelen fejezetben foglaltak szerint teljesíti.

60. A közzététel általános szabályai

60.1. Az 1. függelékben meghatározott adatok közzétételre történő előkészítése, azok pontosságának és hitelességének folyamatos biztosítása, az adatok közzétételre alkalmas formában a jogi, igazgatási és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkár részére történő átadása az 1. függelékben az egyes adatok tekintetében felelősként megjelölt szervezeti egység (a továbbiakban: adatközlésért felelős szervezeti egység) vezetőjének feladata.

60.2. Az adatközlésért felelős szervezeti egység vezetője a Szabályzatban foglalt feladatok ellátására egy munkatársát kijelöli, és a kijelölésről a Minisztérium jogi, igazgatási és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkárát tájékoztatja. Az adatközlésért felelős szervezeti egység vezetője által kijelölt munkatárs az 1. függelékben meghatározott adatokat az adatvédelmi tisztviselőnek mint közérdekű adat felelősnek továbbítja.

60.3. A Minisztérium adatai tekintetében a www.kormany.hu internetes portálra feltöltött adatokért a jogi, igazgatási és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkár felel.

60.4. Az adatközlésért felelős szervezeti egység vezetője gondoskodik a kezelésében lévő közérdekű adatok, adatbázisok, illetve nyilvántartások leíró adatainak hitelességéről és a frissített adatoknak az adatvédelmi tisztviselő mint közérdekű adat felelős részére történő továbbításáról.

60.5. A közzétételi kötelezettség elmulasztása miatt induló eljárásokban a hatósági megkereséseket és felhívásokat az adatközlésért felelős szervezeti egység köteles megválaszolni. A választervezetet előzetesen az adatvédelmi tisztviselővel egyeztetni kell, úgy, hogy az adatvédelmi tisztviselőnek a választervezet véleményezésére legalább 3 (három) munkanap álljon rendelkezésére.

61. Az Ávr.-ben foglaltak teljesítésével összefüggő szabályok

61.1. Az Ávr. 168. §-a szerint kötelezően közzéteendő adatokat az 1. függelék IV. pontjában meghatározott közzétételi egységek és adatok szerinti struktúrában kell megjeleníteni.

61.2. A közzétett adat helyesbítése, frissítése vagy eltávolítása iránt az adatközlésért felelős szervezeti egység haladéktalanul, de legkésőbb a kezdeményezés kézhezvételét követő munkanapon köteles intézkedni a jogi, igazgatási és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkár által jóváhagyott adattartalomnak megfelelően.