16/2024. (VII. 4.) KTM utasítás

1. § (1) Az utasítás személyi hatálya kiterjed a Közigazgatási és Területfejlesztési Minisztériumban (a továbbiakban: minisztérium)

(2) Az utasítás tárgyi hatálya a Magyarország központi költségvetéséről szóló törvény XXV. Közigazgatási és Területfejlesztési Minisztérium fejezet, 1. Közigazgatási és Területfejlesztési Minisztérium igazgatása cím terhére történő kiküldetésekre terjed ki.

(3) Az utasításban nem szabályozott kérdésekben a hivatalos belföldi kiküldetés (a továbbiakban: belföldi kiküldetés) és az ideiglenes külföldi kiküldetés (a továbbiakban: külföldi kiküldetés) elrendelése, valamint a kiküldetésekkel kapcsolatos kiadások elszámolása során

(4) Az utasítást a minisztérium gazdálkodási szabályzatában foglaltakkal összhangban kell alkalmazni.

(5) Jelen utasítás hatálya nem terjed ki a munkába járással kapcsolatos költségtérítésre.

2. § (1) A kiküldetés akkor teljesíthető, ha a kiküldetést

(2) A belföldi és külföldi kiküldetéssel kapcsolatos kiadások kizárólag – a kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre és teljesítésigazolásra vonatkozó szabályok betartásával – szabályszerűen elrendelt és teljesített kiküldetés esetén számolhatóak el, az utasításban foglaltak szerint.

(3) A belföldi és külföldi kiküldetést a szakmai és gazdaságossági szempontok figyelembevételével kell megtervezni, elrendelni, és e szempontokat a kiküldetések módosítása és visszavonása során is érvényesíteni kell.

(4) A belföldi és külföldi kiküldetés magáncélú utazással nem kapcsolható össze. Költségek csak a hivatalos kiküldetés időtartamára számolhatóak el.

(5) Az utasításban foglaltak megszegése fegyelmi, büntetőjogi és kártérítési felelősségi eljárást vonhat maga után.

3. § (1) Belföldi kiküldetést teljesít az a kiküldött, aki a jogviszonyából adódó feladatait – a kinevezésétől eltérően ideiglenesen – Budapesten dolgozó esetében Budapest közigazgatási határán kívül, Budapesten kívüli telephelyen dolgozó esetében a telephely szerinti település közigazgatási határán kívül, távmunka esetén a munkavégzés helye szerinti település közigazgatási határán kívül, valamint munkavállaló esetében a 437/2015. (XII. 28.) Korm. rendeletben foglaltak figyelembevételével látja el.

(2) A belföldi kiküldetést teljesítőt (a továbbiakban: belföldi kiküldött) a kiküldetés során az 5. §-ban foglaltak alapján meghatározott napidíj, valamint a 6–8. §-ban foglaltak alapján meghatározott költségtérítés illeti meg.

(3) A költségtérítés magában foglalja

4. § (1) Belföldi kiküldetés a „Kiküldetési rendelvény” elnevezésű formanyomtatvány (a továbbiakban: kiküldetési rendelvény) kitöltésével és a minisztérium Pénzügyi és Számviteli Főosztálya (a továbbiakban: PSZF) részére való benyújtásával rendelhető el.

(2) A PSZF a belföldi kiküldött részére a belföldi kiküldetés során felmerülő kiadásokra a kiküldetési rendelvényben foglaltak szerint utólagos elszámolási kötelezettséggel előleget biztosíthat, amennyiben a kiküldetési rendelvény legkésőbb a kiküldetés kezdetét megelőző 14. napig a PSZF-re megérkezik.

(3) A „Belföldi kiküldetési költségelszámolás” elnevezésű formanyomtatvány tervezett költségeitől való eltérést utólagosan, a költségelszámolás nyomtatványán a kötelezettségvállalóval engedélyeztetni kell.

5. § (1) A belföldi kiküldött részére napidíj jár, amelynek összege a Kttv. tekintetében meghatározott illetményalap egy munkanapra eső összegének 25%-a. A napidíj összegének megállapításánál havonta 21 napot kell figyelembe venni, és annak összegét 10 forintra felkerekítve kell megállapítani. Abban az esetben, ha a kiküldetésben töltött idő a 8 órát nem éri el, a napidíj fele számolható el.

(2) Az (1) bekezdésben foglaltaktól eltérően, a minisztériummal munkaviszonyban álló belföldi kiküldött átalányként napi 500 forint napidíjra jogosult. A belföldi kiküldött munkavállaló részére nem számolható el napidíj, ha a távollét időtartama nem éri el a 6 órát, vagy a munkáltató a munkavállaló élelmezését a kiküldetés helyén biztosítja.

6. § (1) Többnapos belföldi kiküldetés esetén – amennyiben szükséges – a minisztérium szállásköltséget biztosít a belföldi kiküldött részére.

(2) A miniszter elszállásolás céljából ötcsillagos, minden további belföldi kiküldött – a (4) bekezdésben meghatározott összeghatárig – legfeljebb négycsillagos szállodai elhelyezést vehet igénybe.

(3) Amennyiben a belföldi kiküldött küldöttség (delegáció) tagjaként teljesít belföldi kiküldetést, indokolt esetben részére a küldöttség vezetőjét megillető szállodában történő elhelyezés biztosítható.

(4) Belföldi kiküldetés esetén – a miniszter kivételével – a minisztérium legfeljebb 40 000 forint/fő/éj összeghatárig téríti meg a szállásköltséget, az ezt meghaladó összeg a belföldi kiküldöttet terheli.

(5) A (4) bekezdésben foglaltaktól eltérni a miniszter vagy az általa írásban kijelölt személy engedélye alapján lehet, ha azt a protokolláris előírások vagy az ellátandó feladatok indokolják.

7. § (1) Belföldi kiküldetés során a célállomás elérése történhet

(2) A belföldi kiküldetés teljesítéséhez igénybe vehető közlekedési eszközt a belföldi kiküldetést elrendelő a kiküldetési rendelvényen meghatározhatja.

(3) A miniszter, a közigazgatási államtitkár, az államtitkár, a helyettes államtitkár, a miniszteri biztos és az a személy, akinek a miniszter vagy az általa írásban kijelölt személy egyedileg írásban engedélyezi, vasúton történő utazás esetén I. osztályú menetjegyet igényelhet. Minden további belföldi kiküldött II. osztályú menetjegy – ideértve a helyjegyet és pótjegyet is – igénybevételére jogosult. A vasúton történő utazás esetén a belföldi kiküldetés teljesítéséhez a belföldi kiküldöttet megillető közforgalmú személyszállítási utazási kedvezmény nem vehető igénybe.

(4) Az (1) bekezdés a)–b) és e) pontja szerinti esetben a közlekedési költségek kizárólag a minisztérium nevére és címére szabályszerűen kiállított számla, a helyi közlekedési költségek a leadott menetjegyek alapján számolhatóak el.

8. § (1) Belföldi kiküldetés céljára a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) gépkocsiparkjából hivatali gépkocsi a KEF számára benyújtandó, „Gépjármű igénylése belföldi útra” elnevezésű formanyomtatványon igényelhető.

(2) A KEF gépkocsiparkjából igényelt gépkocsival történő belföldi kiküldetés során felmerülő kiadások (például parkolási költség, autópálya-használati díj) a KEF előírásainak megfelelően, a KEF költségvetése terhére, a KEF nevére és címére szabályszerűen kiállított számla alapján számolandóak el.

(3) A gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár a kiküldetési rendelvényen engedélyezheti a saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célra történő igénybevételét, amennyiben a KEF írásos tájékoztatása szerint a KEF gépkocsiparkjából hivatali gépkocsi a kiküldetés teljesítéséhez nem biztosítható, ugyanakkor a saját tulajdonú személygépkocsi megfelel az előírt forgalomban tartási követelményeknek (érvényes a műszaki vizsga és a kötelező felelősségbiztosítás, érvényes a jogosítvány, megfelelő a műszaki állapot) és a gépkocsi tulajdonosa a járműre érvényes, teljes körű casco és baleset-biztosítással rendelkezik.

(4) A saját tulajdonú személygépkocsival történő kiküldetés esetén a költségtérítés összegét a PSZF a 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet által meghatározott alapnorma-átalány mértéke, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal által közzétett, adott hónapra érvényes üzemanyagár, az általános normaköltség és a legrövidebb útvonal alapján megtett kilométer szerint állapítja meg. Saját tulajdonú személygépkocsi használata esetén kizárólag a belföldi kiküldetés időtartamához képest a leggazdaságosabb díjnak megfelelő összegű autópálya-használati díj téríthető meg, a minisztérium nevére és címére szabályszerűen kiállított számla ellenében. A kiküldetés időtartama alatt igénybe vett parkolási díj számla nélkül, a parkolójegy leadásával elszámolható. Saját tulajdonú személygépkocsi igénybevétele esetén a fentieken túl igazolás nélkül, költségként számolható el kilométereként 15 forint amortizációs költség.

(5) Baleset, káresemény bekövetkezése esetén a káreseményhez kapcsolódó, a belföldi kiküldött önhibájából keletkezett valamennyi költség a belföldi kiküldöttet terheli.

(6) A közlekedési szabályok megsértése miatt kiszabott bírságot és a közlekedési szabálysértésből eredő költséget a minisztérium nem téríti meg.

9. § (1) A belföldi kiküldöttnek a belföldi kiküldetés teljesítését követő 7 napon belül – akadályoztatása esetén írásos indokolással 30 napon belül, szükség szerint meghatalmazott útján – az „Úti jelentés” elnevezésű formanyomtatvány szerint úti jelentést (a továbbiakban: úti jelentés) és a kiküldetési rendelvény szerint költségelszámolást kell készítenie. Az úti jelentést és a költségelszámolást a (2) és (6) bekezdés szerinti mellékletekkel együtt a PSZF-re kell benyújtani.

(2) A költségelszámoláshoz a belföldi kiküldöttnek csatolnia kell az elszámolást alátámasztó eredeti bizonylatokat. A felmerült szállásköltséget a minisztérium nevére és címére szabályszerűen kiállított szállodai számlával kell igazolni.

(3) A belföldi kiküldött által benyújtott úti jelentést és költségelszámolást a PSZF ellenőrzi, és az ellenőrzést követően haladéktalanul megküldi a kiküldő szervezeti egység részére teljesítésigazolás kiállítására.

(4) A belföldi kiküldetés pénzügyi elszámolására és a belföldi kiküldött részére a költségtérítés kifizetésére a teljesítésigazolást követően kerül sor.

(5) A napidíj a teljesítésigazolást követően kerül számfejtésre, és a számfejtett nettó összeg a belföldi kiküldött részére átutalásra.

(6) Saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célra történő igénybevétele esetén a „Nyilatkozat saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célra történő igénybevételéről” elnevezésű formanyomtatványt kell kitölteni, és az elszámoláshoz csatolni.

(7) Saját tulajdonú személygépkocsival, két különböző hónapban történt kiküldetés esetében nincs lehetőség egy költségelszámolás benyújtására, egy költségelszámolásban kizárólag egy hónapon belül történt kiküldetések elszámolására van lehetőség.

10. § (1) Ideiglenes külföldi kiküldetést teljesít az a kiküldött, akinek – kinevezésétől eltérően ideiglenesen – Magyarország államhatárán kívül történő feladatellátása esetenként nem haladja meg a 3 hónapot.

(2) Az 1. § (1) bekezdés f) pontja szerinti közreműködő személyt, a külföldi kiküldetés elrendelése előtt, szükség szerint a PSZF tájékoztatja a külföldi kiküldetés szabályairól.

(3) A KEF által foglalkoztatott gépkocsivezetők külföldi kiküldetéseivel kapcsolatos kiadások elszámolására a KEF belső szabályzatai irányadók.

(4) A külföldi kiküldetést teljesítőt (a továbbiakban: külföldi kiküldött) – az 1. § (1) bekezdés f) pontja szerinti közreműködő személy kivételével – hivatalos célból történő külföldi tartózkodása során a 14. § szerinti napidíj illeti meg. A külföldi kiküldöttet a 15–18. § szerint költségtérítés illeti meg.

(5) A költségtérítés magában foglalja

11. § (1) A minisztérium szervezeti egységeinek féléves időtartamra utazási tervet (a továbbiakban: utazási terv) kell készíteniük a tervezett külföldi hivatalos utakról.

(2) Az első félévi utazási tervet a tárgyévet megelőző év december 10. napjáig, a második félévi utazási tervet május 31. napjáig kell a PSZF részére megküldeni. Az utazási tervet a PSZF jóváhagyásra felterjeszti a közigazgatási államtitkárnak.

12. § (1) Külföldi kiküldetés kizárólag teljeskörűen kitöltött és aláírt kiküldetési rendelvényen rendelhető el.

(2) Az (1) bekezdés szerinti kiküldetési rendelvényt a PSZF pénzügyi ellenjegyzést követően felterjeszti a miniszter, a miniszter által írásban kijelölt személy vagy a közigazgatási államtitkár részére.

(3) A kiküldetési rendelvényhez minden esetben csatolni kell a rendezvény meghívóját, valamint a programot.

(4) A külföldi kiküldetés előkészítése és a kiküldetéshez kapcsolódó megrendelések teljesítése érdekében a kiküldetési rendelvényt lehetőség szerint a külföldi kiküldetés kezdő napját megelőző 15. napig meg kell küldeni a PSZF részére.

(5) A kiküldetési rendelvény alapján a PSZF gondoskodik a megrendelések és foglalások teljesítéséről és a külföldi kiküldött részére az utazáshoz igényelt ellátmány átutalásáról.

(6) Útielőleg tárgyév december 12. napjáig történő kiutazáshoz adható ki. A kiadott előleggel tárgyév december 20. napjáig el kell számolni.

(7) A külföldi kiküldött részére a PSZF e-mailben küldi meg a jóváhagyott kiküldetési rendelvényt.

13. § (1) A külföldi kiküldetéshez kapcsolódó előleg, illetve a napidíj külföldi kiküldött rendelkezésére bocsátása alapvetően számlapénz formájában, a külföldi kiküldött fizetési számlájára való átutalással történik. Kivételesen indokolt esetben, a PSZF vezetőjének írásos jóváhagyásával történhet devizakifizetés a külföldi kiküldött részére. Az erre vonatkozó igényt a kiküldetési rendelvényen jelezni szükséges.

(2) A napidíjat pénzügyi ellenjegyzés és kötelezettségvállalás után legkorábban a kiküldetés megkezdése előtti 5. munkanapon, MNB középárfolyamon, átutalással teljesíti a PSZF.

(3) Amennyiben a külföldi kiküldetés annak megkezdése előtt meghiúsul, a külföldi kiküldöttnek e tény tudomására jutásakor haladéktalanul, írásban tájékoztatnia kell a PSZF-et, és a felvett előleg összegét a kifizetői számlára a kifizetés devizanemében vissza kell fizetnie.

(4) Amennyiben a külföldi kiküldetés annak megkezdését követően – különösen a kiutazás, a hazautazás és a szállással kapcsolatos okból – részben meghiúsul, e tényről haladéktalanul, lehetőség szerint írásban értesíteni kell a PSZF-et.

(5) A külföldi kiküldetés meghiúsulásával kapcsolatban felmerült költségek kifizetéséhez – a felmerült költség figyelembevételével – a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár vagy a miniszter által írásban kijelölt személy engedélye szükséges.

(6) Amennyiben a kiküldetés projektforrásból valósul meg, úgy a kiküldetési rendelvényre a Projektkezelési Osztály osztályvezetőjének ellenjegyzése is szükséges.

(7) A kiküldetési rendelvény tervezett költségeitől való eltérést a költségelszámoláskor – az elszámolás dokumentumán utólagosan – a kötelezettségvállaló jogosult engedélyezni.

14. § (1) A napidíjra jogosult külföldi kiküldött napidíja megkezdett naptári naponként bruttó 40 euró. A napidíj összege után a külföldi kiküldöttet a hatályos jogszabályoknak megfelelően adó- és járulékfizetési kötelezettség terheli.

(2) A politikai felsővezetők, a miniszteri kabinetet vezető kabinetfőnök, a miniszteri biztos, valamint a kormányzati szolgálati jogviszonyban foglalkoztatottak esetében a külföldi napidíj szempontjából a külföldi kiküldetés kezdő és befejező időpontja Magyarország államhatárának átlépése, amelynek megállapításánál légi és vízi út esetén a közlekedési eszköz tervezett indulási időpontját, valamint a tényleges érkezési időpontját kell alapul venni. Amennyiben a külföldi kiküldetésben eltöltött idő naptári naponként legalább 8 óra, a külföldi kiküldetés egész napnak számít, amennyiben eléri vagy meghaladja a 4 órát, de 8 óránál kevesebb, fél napnak minősül.

(3) Munkaviszonyban foglalkoztatottak esetében a kiküldetésben eltöltött idő az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. Az időtartam meghatározása szempontjából az országhatár átlépését, légi és vízi út esetében az indulási időpontot egy órával megelőzően, illetőleg az érkezést egy órával követően kell alapul venni, azzal, hogy az adott kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a tört napokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított időtartamot úgy, hogy amennyiben a törtrész legalább 8 óra, az egész napnak számít. Amennyiben a kiküldetésben töltött idő 24 óránál rövidebb, de a 8 órát eléri, az egész napnak számít. A napidíj mértéke megegyezik az (1) bekezdésben foglaltakkal.

(4) Nem jár napidíj azokra a napokra, amelyeken a minisztérium biztosítja a külföldi kiküldött ellátását.

15. § (1) Külföldi kiküldetés esetében a miniszter bármilyen kategóriájú szállásra jogosult, minden további külföldi kiküldött legfeljebb négycsillagos vagy a helyi sajátosságoknak megfelelő, ezzel egyenértékű szállodát vehet igénybe.

(2) Amennyiben a külföldi kiküldött küldöttség (delegáció) tagjaként teljesít külföldi kiküldetést, részére indokolt esetben a küldöttség vezetőjét megillető szállodában történő elhelyezés biztosítható.

(3) A külföldi kiküldöttet díjtalan elszállásolás (például diplomáciai szálláslehetőség, külügyminisztériumi vendéglakás) esetén szállásköltség-térítés nem illeti meg, azonban az elszállásolás módját (meghívó fél fizeti, magánúton történik stb.) ebben az esetben is közölni kell a kiküldetési rendelvényen.

(4) Mind a kiküldetési rendelvény, mind a költségelszámolás keretében a külföldi kiküldöttnek nyilatkoznia kell az igénybe vett szálloda besorolásáról és a (2) bekezdés szerinti indokról.

(5) Többnapos külföldi kiküldetés teljesítéséhez a szállást a PSZF-nek – az észszerűség és a költséghatékonyság szempontjainak figyelembevételével – a központosított közbeszerzési rendszeren keresztül kell foglalnia.

(6) Amennyiben a helyi adottságok miatt az (5) bekezdésben foglaltak szerint a szállás nem foglalható le, a külföldi kiküldött előleget igényelhet a szállásköltségre.

(7) A szállásköltséget a külföldi kiküldöttnek a minisztérium nevére és címére kiállított szállodai számlával kell igazolnia. A külföldi kiküldöttnek kérnie kell, hogy a számlát angol, német vagy francia nyelven állítsa ki a szolgáltató. Amennyiben a számla kiállítására más nyelven kerül sor, a külföldi kiküldöttnek nyilatkoznia kell annak tartalmáról, amelynek valóságtartalmáért és azért, hogy az a kiküldetéssel kapcsolatban merült fel, a kiküldött tartozik felelősséggel.

(8) Az (1) bekezdésben foglaltaktól eltérni a miniszter vagy az általa írásban kijelölt személy engedélye alapján lehet, ha azt a protokolláris előírások vagy az ellátandó feladatok indokolják.

16. § (1) Repülőgéppel történő utazás esetén a miniszter I. osztálynak megfelelő árú repülőjegyet vehet igénybe. A 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó más állami vezető (államtitkár, közigazgatási államtitkár, helyettes államtitkár, miniszteri kabinetet vezető kabinetfőnök, miniszteri biztos) részére Európán belüli utazásnál turistaosztálynak megfelelő árú repülőjegy vásárolható. Az államtitkár és a közigazgatási államtitkár részére a 4 óra repülési időt meghaladó tengerentúli utazás, valamint más hosszú távú repülőút esetén magasabb komfortosztálynak megfelelő árú repülőjegy vásárolható. Minden további külföldi kiküldött turistajegy igénybevételére jogosult. Amennyiben a magasabb komfortosztályú repülőjegy olcsóbb a turistajegynél, akkor az is foglalható. Az online utasfelvétel elvégzése a külföldi kiküldött feladata. Amennyiben a diszkont légitársaságok járatai esetén a külföldi kiküldött ezt elmulasztja, a repülőtéren fizetett pótdíj a külföldi kiküldöttet terheli, a minisztérium nem téríti meg azt.

(2) Vonattal történő utazás során a 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet szerint jogosult személy (miniszter, államtitkár, közigazgatási államtitkár, helyettes államtitkár, miniszteri biztos) I. osztálynak megfelelő árú vonatjegyet vehet igénybe. Minden további külföldi kiküldött turistajegy igénybevételére jogosult.

(3) A miniszter, közigazgatási államtitkár, államtitkár, helyettes államtitkár, kormánybiztos és a miniszteri biztos a külföldre utazás és a külföldről történő hazautazás, valamint hivatalos külföldi küldöttség fogadása és kísérése céljából jogosult a kormányváró helyiségek használatára. Magáncélú utazás esetén a kormányváró használata a minisztert illeti meg.

(4) Az (1) és (3) bekezdésben foglaltaktól eltérni a miniszter vagy az általa írásban kijelölt személy engedélye alapján lehet, ha azt a protokolláris előírások vagy az ellátandó feladatok indokolják.

(5) Légi, vasúti, vízi járművel vagy autóbusszal történő utazás esetén a kiküldetési helyre érkezéskor, visszainduláskor, valamint átszálláskor a szálláshelyre, illetve a repülőtérre, pályaudvarra történő utazás költségei (például reptéri busz, taxi) csak bizonylat alapján számolhatók el. A belföldi repülőtéri transzfer és a repülőtéri parkolás költsége a minisztérium nevére és címére szabályszerűen kiállított számla alapján abban az esetben számolható el, amennyiben az ezzel kapcsolatos költség a kiküldetési rendelvényen engedélyezésre került. Külföldön elsősorban a helyi tömegközlekedési eszközöket kell igénybe venni, melyek költségei a 17. § (4) bekezdése szerint számolhatóak el.

17. § (1) Hivatali személygépkocsival történő külföldi kiküldetés esetén a külföldi kiküldöttnek a „Gépjármű igénylése külföldi útra” elnevezésű formanyomtatványt kell kitöltve benyújtani a KEF Gépjármű-fenntartási és Üzemeltetési Főosztályára. Gépjármű biztosítására a gépkocsipark rendelkezésre állásának függvényében és a gazdaságossági szempontok figyelembevételével kerül sor.

(2) A KEF tulajdonában lévő gépkocsival történő külföldi kiküldetés során felmerülő kiadások (például parkolási költség, autópálya-használati díj) a KEF előírásainak megfelelően a KEF költségvetése terhére számolandóak el.

(3) Saját tulajdonú személygépkocsival történő utazás esetén a gépkocsi használatának engedélyezésére és a megtett kilométer alapján járó költségtérítés megállapítására a 8. § (3)–(6) bekezdésében és a 9. § (6)–(7) bekezdésében foglaltak az irányadóak, azzal, hogy a külföldi utazással kapcsolatban elszámolható bizonylat a blokk és a jegy, amennyiben azon beazonosítható módon feltüntetésre kerül a dátum és az összeg.

(4) Külföldi tartózkodás esetén a helyi közlekedés költségének elszámolása a leadott jegyek, bizonylatok (például buszjegy, villamosjegy, bérlet, taxi nyugta) alapján történik, amennyiben azon beazonosítható módon feltüntetésre kerül a dátum és az összeg. Amennyiben a jegyen nem beazonosítható a dátum és az összeg, akkor a szolgáltató díjtáblázatának csatolása is szükséges az elszámoláshoz. Kizárólag a hivatalos programhoz kapcsolódó helyi utazási költség számolható el.

18. § (1) Egyéb dologi költség (például részvételi díj, vízumdíj, telefon- és internethasználat díja, idegenforgalmi adó, szolgáltatási költség, csomagfeladási díj, oltási költség) csak számviteli bizonylatnak minősülő okmánnyal vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylattal (elsősorban a minisztérium nevére és címére szóló számlával) számolható el, amely tartalmazza a külföldi kiküldött nevét, az igénybevétel helyét, időpontját, és egyértelműen köthető a külföldi kiküldetéshez.

(2) Az (1) bekezdésben felsorolt egyéb dologi költségeken kívüli további egyéb költség a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár vagy a miniszter által írásban kijelölt személy írásbeli engedélye alapján számolható el.

(3) A reprezentációs költségek csak a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár vagy a miniszter által írásban kijelölt személy írásbeli engedélye alapján számolhatóak el, a minisztérium nevére és címére szóló számla alapján. A reprezentációs kiadások elszámolására a minisztérium reprezentációs szabályzatában foglaltak az irányadók.

(4) A külföldi kiküldött a nem tervezhető dologi költségekre előleget igényelhet a kiküldetési rendelvényen. A külföldi kiküldetés időtartamára dologi költségekre legfeljebb napi 50 euró értékű előleg igényelhető, amennyiben a kiküldetési rendelvény legkésőbb a kiküldetés kezdetét megelőző 14. napig a PSZF-re megérkezik. 3 napot meghaladó időtartamú külföldi kiküldetés esetén legfeljebb 150 euró értékű előleg adható. Kivételesen indokolt esetben az ezt meghaladó összegű előleg kifizetéséhez a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár vagy a PSZF főosztályvezetőjének külön engedélye szükséges.

(5) A (4) bekezdés szerinti előleg (ellátmány) eszközbeszerzésre (például könyv, térkép, szoftver) nem fordítható.

(6) Amennyiben a PSZF a külföldi kiküldött részére nem tud olyan szállást biztosítani, amelynek ára tartalmazza a reggeli költségét, abban az esetben a reggeli költsége egyéb dologi költségnek minősül, amelynek elszámolása az (1) bekezdésben foglaltak szerint történik.

(7) Az egyéb dologi költséget tartalmazó bizonylat benyújtása esetén, amennyiben a bizonylat kiállítására nem angol, német vagy francia nyelven került sor, a külföldi kiküldöttnek nyilatkoznia kell annak tartalmáról, amelynek valóságtartalmáért és azért, hogy az a kiküldetéssel kapcsolatban merült fel, a kiküldött tartozik felelősséggel.

19. § (1) A külföldi kiküldöttnek – a kiküldetés teljesítését követő 7 napon belül (akadályoztatása esetén írásos indokolással 30 napon belül, szükség szerint meghatalmazott útján) – úti jelentést és a „Külföldi kiküldetési költségelszámolás” elnevezésű formanyomtatványon költségelszámolást kell készítenie, és az (5) bekezdés szerinti mellékletekkel együtt hiánytalanul benyújtania a PSZF-re.

(2) Az (1) bekezdés szerinti költségelszámolást a PSZF teljesítésigazolásra megküldi a miniszter, a közigazgatási államtitkár vagy az erre írásban kijelölt személy részére. A PSZF a teljesítésigazolás alapján a (3)–(8) bekezdésben foglaltak szerint intézkedik a külföldi kiküldetés elszámolása iránt.

(3) Az elszámolás minden esetben forintban történik. A külföldi kiküldetés költségelszámolásának lezárásakor keletkező esetleges árfolyam-különbözetet, továbbá az előleg és az elszámolt költségek különbözetét az átutalt előleg pénznemében kell rendezni a PSZF-re hiánytalanul megküldött elszámolás beérkezésének napjától számított 15 napon belül. A devizában, illetve valutában felmerült költségeket a költségek felmerülésének (teljesítés) napján érvényes MNB deviza középárfolyamon kell elszámolni.

(4) Az elszámolás során a külföldi kiküldöttet az előlegen felül megillető napidíj összege és a nem tervezett dologi kiadás utólagosan, forintban kerül kifizetésre. A külföldi kiküldöttnek a visszafizetési kötelezettségét az előleg pénznemének megfelelő devizanemben, átutalással vagy a PSZF-en POS terminál (kizárólag forintelszámolás esetén) igénybevételével kell teljesítenie.

(5) Az elszámoláshoz csatolni kell az elszámolt költségek indokoltságának elbírálásához szükséges bizonylatokat (például szállodaszámla, dologi kiadások számlái és bizonylatai, a kiküldetéshez a minisztérium vagy a meghívó fél által biztosított eredeti repülőjegy vagy elektronikus jegy és beszállókártya).

(6) Az MNB hivatalos napi devizaárfolyamán nem szereplő pénznemben kiállított számla esetén az elszámoláshoz csatolni kell a hivatalos váltási árfolyamról szóló jegyzéket, amely alapján a költségek elszámolhatóak.

(7) Amennyiben a (6) bekezdés szerinti váltási jegyzék nem áll rendelkezésre, és a számlák az MNB hivatalos napi devizaárfolyamán szereplő pénznemben kerültek kiállításra, a költségek megállapítása a felvett előleg MNB hivatalos napi devizaárfolyamán nem jegyzett deviza esetében az MNB által hivatalosan, negyedévenként közzétett árfolyamon történik. Utólagos devizaátutalás esetén, amennyiben a számlákat az adott ország nemzeti valutájában adták ki, a külföldi kiküldött euróban vagy amerikai dollárban igényelheti a költségtérítést.

(8) Abban az esetben, ha a célország pénzneme eltér a felvett előleg pénznemétől, az előleg összegéig váltott helyi valuta pénzváltási költsége a minisztériumot terheli, amennyiben a váltási jegyzéken a váltási költség feltüntetésre került. Amennyiben a felvett előleg alacsonyabb, mint a ténylegesen valutában kifizetett, elszámolható költségek és a napidíj összege, akkor a váltási költség ezen összeghatárig számolható el.

20. § (1) Amennyiben a belföldi vagy külföldi kiküldött korábbi elszámolási kötelezettségének nem vagy nem teljeskörűen tett eleget, részére előleg nem fizethető ki, kivéve, ha a 9. § (1) bekezdésében és a 19. § (1) bekezdésében foglalt 7 napos határidő még nem járt le.

(2) Az elszámolásra előírt, a 9. § (1) bekezdése és a 19. § (1) bekezdése szerinti határidő eredménytelen elteltét követően a PSZF 8 napos hiánypótlási határidővel elszámolási kötelezettsége teljesítésére hívja fel a kiküldöttet, az elmaradt elszámolás következményeiről szóló tájékoztatás mellett.

(3) Amennyiben a kiküldött az elszámolást a hiánypótlásra előírt határidőn belül sem nyújtja be, vagy újból hiányosan nyújtja be, a PSZF erről írásban tájékoztatja a kiküldetést elrendelő szervezeti egység vezetőjét a további intézkedések megtétele érdekében.

(4) Amennyiben az (1)–(3) bekezdésben foglaltak nem teljesülnek, és a kiküldött nem számol el a részére kiutalt előleggel a visszaérkezés után 30 nappal, az Szja. tv. 72. §-a szerinti kamatjövedelem szabályai kerülnek alkalmazásra.

21. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

22. § Jelen utasítás rendelkezéseit a hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.

23. § Az utasítás végrehajtásához szükséges formanyomtatványokat a minisztérium intranethálózatán kell közzétenni.