17/2024. (VII. 25.) KTM utasítás
17/2024. (VII. 25.) KTM utasítás
a Közigazgatási és Területfejlesztési Minisztérium Másolatkészítési Szabályzatáról
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján, az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 55. § (8) bekezdésére tekintettel a Közigazgatási és Területfejlesztési Minisztériumhoz érkezett vagy a működése során keletkező papíralapú küldemények és dokumentumok hiteles elektronikus irattá történő átalakítására, az elektronikus iratok hiteles papíralapú hiteles másolatkészítésére vonatkozó egységes szabályzatokkal kapcsolatban a következő utasítást adom ki:
1. A Másolatkészítési Szabályzat hatálya
1. § A Másolatkészítési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya a Közigazgatási és Területfejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) valamennyi szervezeti egységére és foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban álló dolgozójára kiterjed.
2. A Szabályzat célja és tartalma
2. § A minisztérium Szabályzatának célja
a) a minisztériumhoz érkezett vagy a működése során keletkező papíralapú küldemények és dokumentumok hiteles elektronikus irattá történő átalakítására,
b) az elektronikus iratok hiteles papíralapú irattár történő átalakítására, valamint
c) a papíralapú dokumentumokról papíralapú hiteles másolatkészítésre vonatkozó egységes szabályok meghatározására az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: Eüsztv.), az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Eür.), valamint a Közigazgatási és Területfejlesztési Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló KTM utasítás és a Közigazgatási és Területfejlesztési Minisztérium elektronikus aláírási és bélyegzési célú tanúsítványainak és nem aláírás célú hitelesítő tanúsítványainak, valamint az egyéb bélyegzők használatának szabályairól szóló KTM utasítás figyelembevételével.
3. § A Szabályzat a vonatkozó jogszabályokkal összhangban tartalmazza a minisztériumhoz érkezett vagy a működése során keletkező papíralapú küldemények és dokumentumok hiteles elektronikus irattá történő átalakításának és a minisztérium által előállított elektronikus dokumentum alapján papíralapú hiteles másolat átalakításának eljárásrendjét, valamint a kapcsolódó felelősségi köröket.
3. Értelmező rendelkezések
4. § A Szabályzat alkalmazása során
a) csatolmány: az irat digitális képe vagy hiteles elektronikus másolata, mely rögzítésre kerül a KIR3 vagy Poszeidon iratkezelési szoftver valamelyikében (a továbbiakban együtt: iratkezelési szoftver);
b) digitalizálás: az Eür. 2. § 1. pontja szerinti fogalom;
c) hitelesítés: a papíralapú iratról készített papíralapú másolatra kézi rájegyzéssel, kézjeggyel és manuális bélyegző használatával a hitelesítési záradék rávezetése, illetve papíralapú irat csatolt digitális másolatának iratkezelési szoftver segítségével és a hitelesítést végző személy nevével történő záradékolása;
d) hiteles elektronikus másolat: az Eür. 2. § 4. pontja szerinti fogalom;
e) hitelesítési záradék: a papíralapú irat és annak papíralapú vagy elektronikus másolata képi vagy tartalmi egyezését tanúsító, az arra jogosult személy által a másolaton elválaszthatatlanul elhelyezett rájegyzés, amelyen elektronikus másolat esetén a Szabályzatban meghatározott kötelező elemeken túl a hitelesítő nevét, papíralapú másolat esetén a hitelesítő nevét, aláírását, valamint a minisztérium körbélyegzőjét szükséges feltüntetni;
f) iratkezelési szoftver: a Közigazgatási és Területfejlesztési Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 11/2024. (III. 7.) KTM utasítás (a továbbiakban: IKSZ) 1. § (1) bekezdés 21. pontja szerinti fogalom;
g) képi megfelelés: az Eür. 2. § 5. pontja szerinti fogalom;
h) maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat;
i) másolat: a papíralapú iratról készített papíralapú vagy elektronikus másolat, amely a képi vagy a tartalmi megfelelés követelményeinek eleget tesz;
j) metaadat: az iratkezelési szoftverben nyilvántartásba vett dokumentumot leíró adatok;
k) papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett;
l) szervezeti egység: a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 10/2024. (II. 29.) KTM utasítás szerinti fogalom;
m) tartalmi megfelelés: a másolat azon tulajdonsága, amely szerint az – elektronikus irat esetén a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együtt, papíralapú másolat esetén szövegszerűen – biztosítja a papíralapú dokumentum joghatás kiváltása szempontjából lényeges tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést.
4. Papíralapú iratról elektronikus másolat készítése és hitelesítése
5. § A minisztériumhoz beérkező vagy a minisztériumban keletkező eredeti papíralapú iratokat – az IKSZ 54. §-ában foglaltak figyelembevételével, valamint a 8. és 9. §-ban felsoroltak kivételével – digitalizálják, majd hiteles elektronikus irattá alakítják, és csatolmányként rögzítik az iratkezelési szoftverben.
6. § A digitalizálás és a csatolmány rögzítése az iktatást végző személy feladata.
7. § Az elektronikus másolat hitelesítése az ügyintézést végző szervezeti egység vezetőjének vagy az általa írásban kijelölt munkatárs feladata.
a) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet] 47. §-ában és 63/B. § (2) bekezdésében felsorolt irattípusokat,
b) a „nem nyilvános” jelzéssel ellátott iratokat,
c) a közbeszerzésekkel kapcsolatos küldeményeket,
d) a nem kizárólag közigazgatási szervek egymás között kötendő szerződéseit,
e) az értékleveleket, a készpénzátutalási megbízásokat,
f) a vagyonnyilatkozatokat,
g) a tárgyakat tartalmazó küldeményeket,
h) a csomagküldeményeket,
i) a nemzetbiztonsági ellenőrzéssel összefüggő valamennyi iratot és szakvéleményt,
j) a minősített adathordozóhoz kapcsolódóan keletkezett nem minősített iratokat,
k) az integritás-bejelentésekkel kapcsolatos iratokat,
l) a biztonsági vezetői feladatokkal összefüggésben keletkezett iratokat,
m) azon küldeményeket, amelyek elektronikus irattá történő alakítása technikai okból nem lehetséges,
n) azon iratokat, amelyeket a címzett vagy az iratot keletkeztető szervezeti egység vezetőjének az iratra felvezetett írásos döntése alapján kivételként kerül kezelésre, valamint
o) azon iratokat, amelyek a címzett, a szervezeti egység vezetőjének döntése vagy felsővezetői döntés alapján nem digitalizálhatók.
9. § Azoknak a küldeményeknek a digitalizálásáról és hitelesítéséről, melyek a küldemény felnyitására vonatkozó kezelési jelzéssel ellátott [pl. „Saját kezű (s. k.) felbontásra!”, „Kizárólag saját kezű felbontásra!” stb.] borítékban érkeznek, a címzett hoz döntést. A címzett a döntését az iraton írásban rögzíti.
10. § A papíralapú dokumentumról digitalizálás útján 200 dpi, legfeljebb 300 dpi felbontású, PDF formátumú állomány készül.
11. § Kizárólag olyan elektronikus hiteles másolat hozható létre, amely mind a papíralapú, mind az elektronikus dokumentum teljes tartalmát tartalmazza, részleges másolat vagy elektronikus kivonat nem tekinthető hitelesnek.
12. § Ha egy küldemény több iratot tartalmaz, úgy az iratokról külön-külön készít hiteles elektronikus másolatot az elektronikus másolat hitelesítését végző személy.
5. A hitelesítés folyamata
13. § Az iktatást végző személy az elektronikus másolatot PDF formátumban az iratkezelési szoftverben a dokumentum rögzített metaadataihoz csatolja.
14. § Az elektronikus másolat hitelesítése során a 6. §-ban meghatározott személy oldalanként ellenőrzi az eredeti papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését.
15. § A másolatkészítés sikeres, ha az eredeti papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelése megállapítható, azaz az eredeti papíralapú dokumentum tartalmi és formai elemeinek megismerhetősége biztosított.
16. § Ha a képi vagy tartalmi megfelelés nem állapítható meg, a 6. §-ban meghatározott személy a másolatkészítést megismétli, valamint a képi vagy tartalmi megfelelés megállapítására nem alkalmas dokumentumot törli.
17. § A képi vagy tartalmi megfelelés megállapítását követően a 6. §-ban meghatározott személy az elektronikus másolatot az iratkezelési szoftverben megfelelő funkciógombjának alkalmazásával hitelesíti, befejezve ezzel az adatrögzítést.
18. § A 17. §-ban foglalt hitelesítési művelet során az iratkezelési szoftver az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal látja el.
19. § Az elektronikus másolat hitelesítési záradéka az alábbi tartalmi elemeket tartalmazza a KIR3 iktatórendszerben:
a) „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat” rájegyzés,
b) papíralapú dokumentum megnevezése,
c) digitalizáló szervezeti egység elnevezése,
d) másolat képi vagy tartalmi egyezéséért felelős személy neve,
e) digitalizáló rendszer megnevezése és verziószáma,
f) másolatkészítési szabályzat megnevezése és száma,
g) digitalizálás időpontja,
h) hitelesítés időpontja,
i) irányadó másolatkészítési rend elérhetősége.
20. § Az elektronikus másolat hitelesítési záradéka az alábbi tartalmi elemeket tartalmazza a Poszeidon iktatórendszerben:
a) az „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező” szöveget,
b) a másolatkészítő szerv nevét,
c) a másolat képi vagy tartalmi egyezéséért felelős személy nevét,
d) a másolatkészítő rendszer megnevezését,
e) a másolatkészítés szabályzat nevét és számát,
f) a másolatkészítési szabályzat elérhetőségét,
g) a másolatkészítés időpontját, valamint
h) a minősített elektronikus aláírást.
21. § A dokumentum papíralapú és elektronikus másolatának hitelesítése során a papíralapú és az elektronikus ügyintézés közötti átjárásra az Eüsztv. 12. §-ában foglaltak az irányadók.
6. Elektronikus iratról papíralapú másolat készítése és hitelesítése
22. § Ha elektronikus hiteles kiadmányról papíralapú hiteles másolat készül, a másolatkészítő kinyomtatja az elektronikus iratot, majd ellenőrzi a két dokumentum tartalmi és képi egyezőségét.
23. § A másolatkészítő a maradéktalan egyezőség megállapítása után a papíralapú másolaton hitelesítési záradékot helyez el, mely tartalmazza
a) az „Az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat!” szöveget,
b) a kiadmányozó személy nevét,
c) az elektronikus ügyintézést biztosító szerv nevét,
d) a kiadmányozás időpontját,
e) a másolatkészítő szervezet nevét,
f) a másolat hitelesítésére jogosult személy nevét,
g) a másolat hitelesítésére jogosult személy aláírását,
h) a másolat keltezését és
i) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.
24. § Ha eltérés állapítható meg az elektronikus irat és a papíralapú dokumentum között, a másolatkészítő megismétli a nyomtatást, és ezzel egyidejűleg megsemmisíti a nem egyező papíralapú dokumentumot.
25. § A másolatkészítő a másolat vagy hiteles másolat kiadása során az iratkezelő rendszerben rögzíti a másolat vagy a hiteles másolat címzettjét, valamint kiadásának időpontját.
26. § Ha az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a másolatkészítő szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget tünteti fel.
27. § A másolatkészítő az elektronikus irat nyomtatását követően az oldalakat úgy tűzi össze, hogy azok későbbi szétválasztása sérülésmentesen ne legyen megoldható.
7. Papíralapú hiteles kiadmányról papíralapú másolat készítése és hitelesítése
28. § Ha papíralapú hiteles kiadmányról papíralapú hiteles másolat készül, a másolatkészítő az eredeti iratról készült fénymásolaton hitelesítési záradékot helyez el, mely tartalmazza
a) az „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat!” szöveget,
b) a hitelesítés keltét,
c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,
d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását és
e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.
8. Levéltári adatszolgáltatás
29. § Hiteles elektronikus másolat formájában tárolt maradandó értékű irat eredeti papíralapú változatának megsemmisíthetőségéhez a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 61. § (8) bekezdése alapján negyedévente a minisztérium a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértő nyilatkozatát bekéri.
30. § A 29. §-ban foglalt egyetértő nyilatkozat alapján az eredeti papíralapú maradandó értékű irat megsemmisíthető az IKSZ szerinti megsemmisítési eljárás betartásával.
31. § A 29. § szerinti nyilatkozat hiányában az eredeti papíralapú maradandó értékű irat a levéltárba adásig az ügyiratban kerül megőrzésre.
32. § Az iktatás során a dokumentum elektronikus másolatának hitelesítését követően a 6. §-ban meghatározott személy felülvizsgálja az ügyirat irattári tételszámát, és amennyiben maradandó értékűnek minősíti a nyilvántartásba vett iratot, úgy az ügyirat keletkezésekor kiválasztott tételszámot úgy változtatja meg, hogy a megváltoztatott tételszám a levéltári átadás szükségességét jelölje.
33. § A 29. §-ban foglalt nyilatkozat beszerzését, valamint a levéltári egyetértés alapján a megsemmisítést a Szervezetbiztonsági és Dokumentációs Főosztály végzi.
9. Másolatkészítéshez kapcsolódó felelősségi körök
34. § A minisztérium valamennyi önálló szervezeti egység vezetője
a) az általa vezetett szervezeti egység valamennyi dolgozóját feljogosíthatja másolatkészítői jogkörrel,
b) felelős a másolatkészítési tevékenységhez kapcsolódó munkafolyamat megszervezéséért,
c) a jogszabályokban, valamint jelen Szabályzatban foglaltak betartásáért.
35. § A másolatkészítés az erre feljogosított dolgozók felelősségi körébe tartozik, akik jelen Szabályzat előírásai alapján járnak el, ennek betartásáért felelősséggel tartoznak.
10. Záró rendelkezések
36. § Ez az utasítás 2024. július 31. napján lép hatályba.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás