18/2024. (XII. 19.) EM utasítás

1. E Szabályzatot kell alkalmazni a minisztériumnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nem minősített (a továbbiakban: nyílt irat) iratra.

2. A Szabályzattal nem érintett kérdésekben

3. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény alapján kiadott, az Energiaügyi Minisztérium minősített adatok védelmére vonatkozó biztonsági szabályzatáról szóló miniszteri utasítás vonatkozik.

4. A Szabályzat alkalmazása során

4.1. Adatgazda: minisztériumi munkatárs, aki a meghatározott adatokon adatkezelést végez vagy végeztet;

4.2. Alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása;

4.3. Átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása;

4.4. Átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum;

4.5. Átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum;

4.6. Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása;

4.7. Elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat;

4.8. Elektronikus archiválás: az elektronikus érkeztető- és iktatókönyvek, valamint adatállományaik és az elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos és olvashatóságát biztosító megőrzése az elektronikus adathordozón, amely biztosítja a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés elleni védelmet;

4.9. Elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is;

4.10. Elektronikus érkeztető nyilvántartás: elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftver azon szolgáltatásegyüttese, amely az érkeztetési információk rögzítését, megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja;

4.11. Elektronikus iktatókönyv: elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftver azon szolgáltatásegyüttese, amely az iktatási információk rögzítését, végleges megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja;

4.12. Elektronikus tértivevény: elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át;

4.13. Elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek;

4.14. Elektronikusan történő aláírás: legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikai hozzákapcsolása az elektronikus adathoz;

4.15. Előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, nyomtatása esetén A3-as méretű, az ügyirat vagy az iratfordulat elválaszthatatlan részét képező, azok fizikális együtt kezelését biztosító papíralapú iratkezelési segédeszköz, amelyet a Poszeidon (EKEIDR) Irat- és Dokumentumkezelő Rendszer (a továbbiakban: Poszeidon) generál a felhasználó által rögzített adatok alapján;

4.16. Előzményezés: az a művelet, amelynek során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni vagy kezdőiratként új főszámra kell-e iktatni;

4.17. Érkeztetés: az érkezett küldemény érkeztető azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele, valamint azok rögzítése a küldeményborítón annak nyomtatása esetén;

4.18. Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása, a küldemény küldési mód szerinti összeállítása;

4.19. Feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a minisztérium, a minisztérium szervezeti egysége vagy a minisztérium munkatársa végez az ügyintézési munkafolyamat során;

4.20. Hivatali kapu: az elektronikus úton benyújtott dokumentum átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőségellenőrzéssel, amelyen keresztül a minisztérium hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz;

4.21. Hivatkozási szám (idegen szám): a beérkezett irat azonosítója (beküldő szerv iktatószáma), amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja;

4.22. Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel;

4.23. Időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett;

4.24. Iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton, illetve nyomtatása esetén az előadói íven vagy küldeményborítón;

4.25. Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a minisztérium látja el az iktatandó iratot;

4.26. Irat: a minisztérium működése vagy a minisztérium munkatársának tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, bármely jelrendszerrel és adathordozón rögzített, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes;

4.27. Iratfolyóméter: az a mennyiségű papíralapú iratanyag, amely lapjával egymásra helyezve egy méter magasságú vagy élével egymás mellé helyezve egy méter hosszúságú;

4.28. Iratkezelés: az iratokkal kapcsolatos bármely műveletet vagy azok összességét együttesen magába foglaló tevékenység, különösen az azok készítését, hitelesítését, továbbítását, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, hiteles másolatkészítését, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, megsemmisítését, illetve levéltárba adását érintő feladatok;

4.29. Iratkezelési szabályzat: a minisztérium írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatának figyelembevételével készül, és amelynek függelékeit az irattári terv, a minisztérium digitalizálás alá nem vonható iratainak listája, valamint az iratkezeléssel kapcsolatos iratmintáinak gyűjteménye képezi;

4.30. Iratkezelési szoftver: az iratkezelés folyamatát támogató, jogszabályban meghatározott módon tanúsított informatikai alkalmazás, amely alapfunkcióját tekintve a minisztérium iratkezelésének általános követelményeiről szóló kormányrendeletben foglalt iratkezelési műveleteket vagy azok egy részének végrehajtását támogatja, és emellett egyéb funkciókat is elláthat;

4.31. Iratkölcsönzés: a papíralapú ügyirat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból, elektronikus irattár alkalmazása esetén az elektronikusan tárolt irathoz történő hozzáférés biztosítása;

4.32. Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tároló hely;

4.33. Irattározás: az iratkezelés részeként az a tevékenység, amelynek során a minisztérium a működésekor keletkező, hozzá érkező, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;

4.34. Irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat vagy irat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre;

4.35. Irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége;

4.36. Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a minisztérium feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel és meghatározza a selejtezhető – irattári tételekbe tartozó – iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét;

4.37. Irattári tétel: az iratképző minisztérium vagy minisztériumi munkatárs ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak;

4.38. Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott, címmel ellátott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó, az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosító;

4.39. Irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása;

4.40. Kézbesítés: a küldeménynek a kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez;

4.41. Kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata;

4.42. Kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügyiratkezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások;

4.43. Kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről saját kezű aláírással és a minisztérium hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat;

4.44. Kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről;

4.45. Kiadmányozó: a minisztérium vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása;

4.46. Központi irattár: a minisztérium irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékű nem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a nem selejtezhető és levéltárba átadásra nem kerülő iratok őrzésére szolgáló irattár, ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is;

4.47. Küldemény: az irat vagy tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el;

4.48. Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele;

4.49. Küldeményborító: a bejövő küldemény iratkezeléssel kapcsolatos információit hordozó, nyomtatása esetén A4-es méretű, a küldemény elválaszthatatlan részét képező papíralapú iratkezelési segédeszköz, amelyet a Poszeidon generál a felhasználó által rögzített adatok alapján;

4.50. Láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet;

4.51. Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény;

4.52. Levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak;

4.53. Levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat;

4.54. Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat;

4.55. Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek;

4.56. Másolat: az eredeti iratról készült, annak adattartalmát teljeskörűen rögzítő egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat;

4.57. Megőrzési határidő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő;

4.58. Megsemmisítés: a selejtezési vagy hiteles másolatkészítési eljárást követően megsemmisíthető irat vagy iratpéldány végleges megsemmisítése, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése, amely következtében az irat tartalma nem rekonstruálható;

4.59. Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható;

4.60. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;

4.61. Mintavétel: a levéltár által kezdeményezett eljárás olyan selejtezendő iratok levéltári átvétele érdekében, amelyeknél az irattári tétel egészének levéltárba adása nem indokolt, de egyes ügyiratok maradandó értékű iratként történő kiemelése és levéltárba adása a levéltári érdek érvényesítése céljából szükséges;

4.62. Naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása;

4.63. Rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis;

4.64. Savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz;

4.65. Selejtezés: az iratok meghatározott szabályok szerint történő selejtezési eljárás keretében történő kiemelése az irattári anyagból, megsemmisítésre történő előkészítése és ennek dokumentálása;

4.66. Szakmai alkalmazásgazda: a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban: központi szolgáltató) azon munkatársa, aki a felügyelete alá helyezett alkalmazással kapcsolatos változásokat nyomon követi, a minisztérium folyamatait támogató fejlesztéseket koordinálja, támogatja, valamint az azokkal kapcsolatos feladatokat ütemezi;

4.67. Szakrendszer: valamely közfeladat tekintetében az ügyintézést megvalósító vagy támogató informatikai alkalmazás, amely iratnyilvántartási feladatokat is ellát;

4.68. Szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása, amelynek következtében az összekapcsolt ügyiratok a továbbiakban kizárólag együtt kezelhetőek;

4.69. Szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely;

4.70. Szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység, illetve ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása;

4.71. Ügyfélkapu: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt;

4.72. Ügyintézés: minisztérium vagy a minisztérium munkatársának működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli, illetve írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;

4.73. Ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti;

4.74. Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat;

4.75. Ügyiratkezelő: iratkezelési feladatokat végző személy;

4.76. Ügykör: a szerv ügyeinek a szerv által ügyviteli vagy nyilvántartási célból meghatározott csoportja;

4.77. Ügyvitel: a minisztérium folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában;

4.78. Ügyviteli értékű irat: természetes vagy jogi személyek részére a feladataik folyamatos ellátásához, jogszabályból adódó kötelezettség teljesítéséhez, az állampolgári jogok érvényesítéséhez, jogok biztosításához, létfontosságú személyes érdek vagy jogos érdek érvényesítéséhez szükséges adatot tartalmazó irat;

4.79. Vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

5. Az iratkezelési feladat- és hatásköröket, valamint az iratkezelés felügyeletéért felelős vezetőt a minisztérium szervezeti és működési szabályzata (a továbbiakban: SzMSz) határozza meg.

6. A szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően a minisztérium az iratkezelést vegyes iratkezelési rendszerben látja el.

7. A jogi és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár az Igazgatási és Biztonsági Főosztályon keresztül

8. Az általános felügyelet ellátása során az Igazgatási és Biztonsági Főosztály Igazgatási Osztályának munkatársai kötelesek a Szabályzatban foglalt rendelkezésektől eltérő, szabálytalan iratkezelési és ügyviteli gyakorlatra az adott szervezeti egység dolgozóinak figyelmét felhívni és szükség esetén az érintett szervezeti egység vezetőjének bevonásával a szabálytalanságok megszüntetésére a szükséges intézkedéseket megtenni.

9. Ismételt szabálytalan iratkezelés esetén az Igazgatási és Biztonsági Főosztály írásban, határidő tűzésével felhívja az önálló szervezeti egység vezetőjét a szükséges intézkedések foganatosítására, aki a megtett intézkedésekről írásban visszajelzést küld.

10. Az ismétlődő, súlyos szabálytalanságokról az Igazgatási és Biztonsági Főosztály soron kívül tájékoztatja az önálló szervezeti egység irányítását ellátó állami vezetőt.

11. A 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet alapján a minisztérium alkalmazásában lévő akkreditált Poszeidon üzemeltetését a központi szolgáltató végzi.

12. A Poszeidon informatikai felügyeletét az Igazgatási és Biztonsági Főosztály a központi szolgáltatón keresztül látja el.

13. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:

14. Az ügyiratkezelő iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:

15. A szervezeti egység vezetőjének iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:

16. Az ügyintéző és az ügyiratkezelő iratkezeléssel összefüggő feladataikat – az elektronikus ügyintézésre vonatkozó szabályokra is kiterjedően – a helyi sajátosságok figyelembevétele mellett a Szabályzatban meghatározottak szerint látják el.

17. A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – a 19. alcímben meghatározottak kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, a Poszeidon felhasználójának az irat azonosításához szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak feltüntetésével az e célra rendszeresített, tanúsított iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisában (elektronikus érkeztető könyv, elektronikus iktatókönyv) kell nyilvántartani.

18. Az iratkezelést olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

19. A miniszter feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A papíralapú iratok fizikai együtt kezelése az előadói ívben vagy küldeményborítóban történik.

20. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó és az átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

21. Az iratkezelési folyamat szereplőit megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal – a nyilvántartások alapján, munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyv felvételével – el kell számoltatni.

22. Az ügyben keletkezett kezdőiratból – alszám(ok) keletkezése esetén – iratfordulat(ok)ból összeálló ügyiratnak csak egyetlen irattári tételszáma lehet. Ha ugyanazon ügy iratának tárgya szerint több irattári tételbe is besorolható, az ügyiratnak mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

23. A minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, valamint a minisztérium irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – az iktatással egyidejűleg – az utolsó alszámos irat iktatásakor hatályos irattári terv alapján az ügyintéző irattári tételbe sorolja, és irattári tételszámmal látja el.

24. Az ügyintézéshez már nem szükséges iratokat – az ügyiratok egysége elvének érvényesülésére tekintettel az előadói ív ügyirat teljességéről szóló vezetői nyilatkozatának olvasható aláírását, illetve a központi irattározás jóváhagyását követően – az ügyiratkezelőknek vagy az ügyintézőknek a Központi irattár részére kell megküldeniük.

25. Az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetője felelős a Poszeidon jogosultsági rendszerének kialakításáért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.

26. A Poszeidon használatához három jogosultsági rendszer kapcsolódik:

27. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását az igénylő szervezeti egység vezetője az Igazgatási és Biztonsági Főosztály adatgazda munkatársainál írásban kezdeményezi. A beállítást végző adatgazda a jogosultság életbelépését, egyéb beállítások módosításának elvégzését visszaigazolja.

28. A Poszeidonhoz való jogosultság kiosztási rendszerének leendő felhasználót érintő kötelezettségei:

29. A szakmai alkalmazásgazda vagy adatgazda feladatai:

30. A szakmai alkalmazásgazda vagy az adatgazda az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjét tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a kért jogosultság a Poszeidon működését veszélyezteti. Az iratkezelés felügyeletét ellátó állami vezető dönt a felmerülő igény teljesítéséről.

31. A rejtett iktatókönyv – a tulajdonos szervezeti egységet, illetve az általuk példánnyal megszólítottakat kivéve – minden más szervezeti egység számára rejtettként működik. Az adott szervezeti egység vezetője akkor kérheti rejtett iktatókönyv nyitását, ha személyiségi jogi vagy egyéb indokok szükségessé teszik a hozzáférés korlátozását és azt az iratkezelés felügyeletét ellátó állami vezető engedélyezi.

32. A minisztérium munkatársa fegyelmi felelősséggel tartozik a rá bízott ügyiratokért. A szervezeti egységek birtokában lévő iratokat az iratkezelés és ügyintézés minden fázisában szakszerűen kell kezelni. A minisztérium munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van vagy, amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A Poszeidonban a hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell nyilvántartani.

33. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

34. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabályok és a másolatkészítési szabályzat figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Az iratokat elvárható gondossággal kell védeni az illetéktelen hozzáféréstől, a papíralapú dokumentumok fénymásolása, nyomdai sokszorosítása esetén a másolatkészítőnek a legnagyobb körültekintéssel kell eljárnia, gondoskodva az adatok megóvásáról a munkaanyagok kezelése közben is, illetve megtenni azokat a gyakorlati intézkedéseket, amelyek az adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

35. A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden, az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.

36. A döntés megalapozását szolgáló, „Nem Nyilvános” adatot tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele az Infotv. alapján nem megengedett, kivéve, ha ezt a miniszter vagy általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által készített „Nem Nyilvános” jelzéssel ellátott irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.

37. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és a Poszeidonban egyaránt dokumentálni kell.

38. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a minisztérium őrizetében maradnak, a közlevéltárakban őrzött anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

39. A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) által a minisztérium szervezeti egységei részére biztosított ún. „zúzdás zsákok” az ügyviteli munka folyamán feleslegessé vált másolati példányok, kinyomtatott elektronikus levelek (belső levelezések), az adott ügy elvégzésével kapcsolatban keletkezett egyéb papíralapú dokumentumok zúzott formában történő elhelyezésére szolgálnak. A zúzdás zsákokban a papíralapú adathordozókon kívül, más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése tilos. Az elektronikus adathordozókat, egyéb irodai és kommunális hulladékokat zúzdás zsákban elhelyezni nem lehet. A papírzsákok a KEF értesítése után, a zsákok lezárását követően tárolhatók az adott szervezeti egység folyosóján.

40. A vegyes iratkezelési rendszernek megfelelően a küldemények kezelését (átvétel, bontás, érkeztetés, expediálás) a minisztérium – a közvetlenül az önálló szervezeti egységhez érkező küldemények kivételével – központosítva, az Igazgatási és Biztonsági Főosztály a Központi Iratkezelő Irodán keresztül látja el. Az iktatást a küldemények átvételét követően az önálló szervezeti egységek Poszeidon felhasználói végzik. Poszeidonhoz való jogosultság hiányában az ügyintézők a szervezeti egységükhöz tartozó, erre alkalmas Poszeidon-szerepkörrel rendelkező felhasználó közreműködésével biztosítják az iktatást.

41. A minisztérium központi irattározását az Igazgatási és Biztonsági Főosztályhoz tartozó Központi irattár végzi.

42. Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

43. A Poszeidonban végzett valamennyi esemény a rendszer által naplózásra kerül.

44. Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni vagy a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (pl. átadás-átvétellel és iratkezeléssel nem összefüggő feladatok) elkülönítetten történjen.

45. Az iktatóhelyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezetők határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a vezető elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és meghatározott helyen, munkaidőn kívül történő tárolását. A tárolóhelyen csak nyilvántartásba vett, számmal ellátott és az átvételére feljogosítottak neveivel ellátott személyi (negatív) pecsétnyomóval lepecsételt kulcsdobozok helyezhetőek el.

46. A biztosított helyiségek másodkulcsait külön lezárt borítékban, pecséttel ellátva, a felnyitásra jogosultak nevének, elérhetőségének feltüntetésével kell a tárolásra kijelölt helyen, illetve a tárolással megbízott személynél tartani.

47. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – ha az ügyiratkezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

48. A papíralapú iratokat állaguk védelme érdekében is védeni kell (pl. nedvességtől, fénytől, hőtől), kezelésük során mellőzni kell a ragasztóanyagok alkalmazását.

49. A Központi Iratkezelő Iroda feladata:

50. A Központi irattár feladatai:

51. Állami vezetői titkárságok feladatai:

52. A főosztályok, hatóságok titkárságainak feladatai:

53. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, hivatali kapu, valamint természetes személy személyes benyújtása útján kerül a minisztériumba.

54. A minisztériumba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a küldemény érkezésének módja szerint:

55. A küldemény átvételére jogosult

56. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni

57. Az átvevő a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével a papíralapú irat átvételét elismeri. A küldemények központi elosztását a Központi Iratkezelő Iroda végzi, amely a papíralapú küldeményeket kézbesítő lappal továbbítja a minisztérium illetékes szervezeti egységei részére. Az elsőbbségi, valamint a „sürgős” jelzésű küldeményeket az ügyiratkezelő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

58. A hivatali kapun visszaérkező elektronikus tértivevényeket (elektronikus kézbesítési igazolás) a Poszeidon automatikusan érkezteti és a kimenő iratot létrehozó szervezeti egység birtokába helyezi, mellyel egy időben a kimenő irat materiális példányát – sikeres kézbesítés esetén – a címzettként megadott szervezetre vagy természetes személyre nyugtázza. A nyugtázott példány postatörténetében az elektronikus tértivevény az iratot birtokló szervezet részéről megtekintésre bármikor megnyitható. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.

59. Ha a miniszter hatáskörébe tartozó iratot érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes szervezeti egységnek vagy személynek érkeztetésre (további intézésre) átadni.

60. Helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Ha a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

61. Ha a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell mellékelni.

62. Ha a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen.

63. A küldemények átvételénél a minisztérium hatályos biztonsági előírásait is érvényesíteni kell (pl. az irat elektronikus úton történő érkezése esetén vírusellenőrzés).

64. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

65. A minisztériumba érkező papíralapú küldemények felbontása és érkeztetése a Központi Iratkezelő Irodában dolgozó ügyiratkezelők feladata, a Poszeidonba becsatornázott hivatali kapura érkezett elektronikus küldemények érkeztetését az iratkezelési szoftver automatikusan végzi.

66. Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani

67. A küldemények címzettje – ha érkeztetésre, illetve iktatásra nem jogosult – az általa felbontott küldeményt érkeztetés, illetve iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a feladó szervezeti egységhez.

68. A papíralapú küldemény felbontásakor és az elektronikus irat megnyitása esetén ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel – soron kívül – tisztázni, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell. A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézésben illetékes szervezeti egység ügyintézője kezdeményezi.

69. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez.

70. Ha a nyílt iratkezelésű küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően a felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek első példányát a küldeménnyel egyidejűleg haladéktalanul a címzetthez, a minősített iratokat – nyilvántartásba vétel céljából – a titkos ügyiratkezeléssel megbízott ügyiratkezelőhöz, a második példányt a feladóhoz kell eljuttatni. A harmadik példány a felbontó szervezeti egységnél marad.

71. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítő lapon az átvétel dátumának feltüntetését, a Poszeidonban a beérkezés és bontás idejét köteles rögzíteni.

72. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetve a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy a küldeményhez mellékelt iraton feltüntetni és a pénzt, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

73. A küldemény borítékját véglegesen az irathoz kell csatolni, ha

74. Érkeztetni csak a külső szervtől vagy személytől beérkező küldeményeket kell.

75. A küldemények érkeztetése a Központi Iratkezelő Iroda feladata, kivéve a közvetlenül a szervezeti egységhez beérkező papíralapú, illetve a szervezeti egységhez rendelt elektronikus postafiókra érkezett küldeményt, amelyet a címzett önálló szervezeti egység érkeztet. Minden beérkezett (papíralapú vagy elektronikus) küldeményt az érkezés időpontjában, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell, a beérkezés eredeti időpontjának feltüntetésével.

76. Az érkeztető szám a Poszeidon által generált, minden év első napján 1-től induló és egyesével növekvő, zárt sorszám.

77. Papíralapú küldemények esetében az érkeztetés az iktatóbélyegző lenyomatának az iraton vagy borítékon történő elhelyezésével, rovatainak (dátum, érkeztető azonosító) kitöltésével történik.

78. Papíralapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen – a vezető nyomtatással kapcsolatos döntése alapján a Poszeidon által generált küldeményborítón – vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.

79. Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – a Poszeidon érkeztető könyvében történik. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az érkeztetéssel az iktatás egyidejűleg megtörténik.

80. Felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek – ha a borítékot nem kell véglegesen az irathoz rendelni – az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.

81. Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, a Poszeidon „Érkeztetés” vagy „Iktatás” menüjében a „Beküldő szervezet neve” adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.

82. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

83. Az elektronikus postafiókra érkezett irat érkeztetését az illetékes önálló szervezeti egység végzi. Az elektronikus fájl (word vagy más formátumú dokumentum), online kitöltésű beadvány ügyfélkapun vagy hivatali kapun keresztül – törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett – közvetlenül kitöltött küldemény érkeztetését végre kell hajtani a visszaigazolással egyidejűleg. Az illetékes szervezeti egység Poszeidonba becsatornázott hivatali kapujára beérkező elektronikus iratokat, az azokhoz tartózó visszaigazolásokkal együtt az iratkezelési szoftver automatikusan kezeli.

84. Az érkeztetési nyilvántartás minimálisan tartalmazza az alábbi adatokat:

85. Az elektronikusan érkezett küldeményt érkeztetés vagy iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

86. Az elektronikus úton érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét minden esetben ellenőrizni kell.

87. A hibás fájlnévvel ellátott vagy megnyithatatlan (olvashatatlan) küldemény észlelése esetén a címzett fél haladéktalanul értesíti a feladót az újraküldés mielőbbi teljesítésének érdekében. Ha az elektronikusan érkezett küldemény olvashatatlansága a címzetti fél informatikai infrastruktúrájának hiányából eredeztethető, gondoskodik a központi szolgáltatóhoz történő bejelentésről.

88. Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítés-szolgáltató útján történik. Ha az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.

89. Ha az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték irathoz történő hozzárendelésével is biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben (levelező rendszer, webböngészős felület, Poszeidon, szakrendszer) automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

90. Azt a küldeményt, amelyet a minisztérium foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma a miniszter feladatkörét érinti.

91. Az irat (bejövő küldemény, helyben keletkezett, belső irányú vagy kimenő irat) iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye.

92. Ha az iratnak tárgyévben van előzménye, akkor azt a tárgyévben keletkezett főszám következő alszámára kell iktatni.

93. Ha a küldemény vagy helyben keletkezett, illetve belső irányú és kimenő irat nyilvántartásba vételekor keletkezett főszámnak a korábbi év(ek)ben van előzménye, akkor az iratot főszámként kell iktatni és az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, valamint rögzíteni kell az elektronikus iktatókönyvben az előirat (befoglalt ügyirat) iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat (befoglaló ügyirat) iktatószámát. Amennyiben az új ügyiratnak a korábbi év(ek)ben van előzménye, abban az esetben az iratkezelési szoftverben iktatáskor a „Szerelendő ügyirat” mező kitöltésével hozzárendelhetjük az új ügyirathoz az előzményt (szerelés). Ebben az esetben az iratkezelési szoftver az ügyiratokat automatikusan egymáshoz rendeli. Szükség esetén különböző ügyiratok utólag is összeszerelhetők az iratkezelési szoftverben. A szoftverben egymáshoz rendelt ügyiratokat fizikailag is össze kell szerelni és minden esetben az utóbb keletkezett főszámon kell a továbbiakban kezelni. Korábbi év(ek) főszámát tárgyévre átvinni nem lehet, az ügyiratot minden esetben a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni.

94. Ha az előzményezés során kiderül az iratról, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az érkeztető könyvben, az elektronikus iktatókönyvben, illetve a küldeményborító vagy az előadói ív megfelelő rovatában jelölni kell.

95. Ha az ügy lezárását követően az összetartozó ügyiratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt a Poszeidonban és az előadói íven is jelölni kell. Az előzményiratnál a jelölés a Poszeidon megfelelő rovatában („Befoglaló ügyirat”) az ügyirat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét és iktatószámát az előadói íven fel kell tüntetni.

96. Az ügyiratkezelő az érkezett iratot az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében köteles a vezetőnek vagy az általa kijelölt személynek bemutatni. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

97. A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, előzményének iktatószáma alapján automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben az iratot közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani, akinek feladata az irat kezelésének következő fázisát végrehajtani. A szignálásra jogosult vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja, módosíthatja.

98. Az irat szignálására jogosult

99. A kiszignálásra kerülő iratot minden szignálás előtt meg kell vizsgálni abból a szempontból is, hogy azokat valóban a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező szervezeti egység részére továbbították-e. Kétség esetén az iratot továbbítani kell, azonban ezzel párhuzamosan az első szignáló fél részére jelezni kell, hogy szignálási utasítását vizsgálja felül. A szignáló ennek ismeretében felülvizsgálhatja álláspontját. Az iratért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vezetője, illetve ügyintézője a felelős. Ha az ügy intézése több szervezeti egység közreműködését igényli, a szignáláskor célszerű kijelölni a főfelelős szervezeti egységet azzal a megjegyzéssel, hogy intézkedése során meghatározott személyeket, szervezeti egységeket vonjon be.

100. Egyéb, ügyintézéssel kapcsolatos elvárások:

101. Az ügyintézési határidő

102. Az iratok nyilvántartására papíralapú és elektronikus iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek megnyitásának és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – az elektronikus iktatókönyvbe iktatással, érkeztető könyvbe érkeztetéssel vagy egyéb nyilvántartásba történő rögzítéssel – megvalósuljon, az irat visszakereshetősége biztosított legyen és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjen. Ennek megfelelően a Poszeidon az irat teljes életútját végigkíséri, az általa generált kézbesítő lappal pedig a papíralapú iratok mozgásának dokumentálását is biztosítja.

103. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:

104. Az iktatás tanúsított iratkezelési szoftver támogatásával történik.

105. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített elektronikus iktatókönyveket kell használni. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

106. A minisztérium elektronikus iktatókönyvei:

107. Az iktatás során a kiválasztott elektronikus iktatókönyvben az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni

108. Az év utolsó munkanapján az elektronikus iktatókönyveket és a segédleteket hitelesen le kell zárni, és minden évben újakat kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után az iratkezelési szoftverben az adott évre, az adott elektronikus iktatókönyvben ne lehessen több iratot iktatni.

109. Az elektronikus iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, az elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, a DÁPVhr.-ben meghatározottak szerint archivált változatát.

110. A felvitt iktatási adatbázist a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a 26. pontban meghatározottak figyelembevételével – a minisztérium munkatársainak számára hozzáférhetővé kell tenni.

111. Az iktatási adatbázis biztonsági mentéséről, illetve archiválásáról a központi szolgáltató gondoskodik.

112. Az ügyvitel segédeszközeként

113. Nyomtatása esetén az előadói ívet és a küldeményborítót a Poszeidon generálja a felhasználó által rögzített adatok alapján. Az előadói ív nyomtatása papíralapú kezdő irat (főszám) keletkezésekor, illetve abban az esetben kötelező, ha a vezető a szolgálati útvonal biztosítása érdekében elrendelte az előadói ív „Kiadmányozás előtt lássa” rovatának töltését.

114. Elektronikus ügyirat létrehozása esetén nem szükséges előadói ívet nyomtatni.

115. A küldeményborító A4-es méretű nyomtatvány, amelynek a mintáját az 1. függelék 1. iratmintája tartalmazza. A borító fejlécében a minisztérium neve szerepel, az alatta lévő rovatokban pedig azok az adatok kerülnek feltüntetésre, amelyeket a Poszeidon felhasználó a küldemény érkeztetése vagy szignálást követően, iktatása során rögzített az alkalmazásban. A Poszeidon a küldeményborító generálása során – alábbi zárójeles részekben feltüntetett adatok kivételével – automatikusan kitölti a(z)

116. Az előadói ív A3-as méretű nyomtatvány, amelynek a mintáját az 1. függelék 2. iratmintája tartalmazza. Az ív fejlécében Magyarország címere és a minisztérium neve szerepel, az alatta lévő rovatokban pedig azok az adatok kerülnek feltüntetésre, amelyeket a Poszeidon felhasználó az irat iktatása során rögzített az alkalmazásban. A Poszeidon az előadói ív generálása során – alábbi zárójeles részekben feltüntetett adatok kivételével – automatikusan kitölti a(z)

17. Az iktatószám

117. Az irat iktatószám formátuma: a keletkeztető önálló szervezeti egység azonosítója/főszám-alszám/az irat keletkezésének aktuális évszáma/iktatókönyv jelölésére vonatkozó adatok (pl. IBF/342-1/2024-EM), amely egy adategyüttesként kezelendő. Az azonosítók és jelölések kiadását, valamint Poszeidonban történő rögzítését az Igazgatási és Biztonsági Főosztály biztosítja.

118. Ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat ügyiratként, egy iktatószámon, annak főszámra és alszámra bontásával kell nyilvántartani oly módon, hogy új főszámon kell nyilvántartásba venni a kezdőiratot, és a főszám alszámain kell nyilvántartani az ugyanazon ügyben keletkező további iratokat.

119. Gyűjtőszámon iratnyilvántartást vezetni nem lehet. Egy főszámra kizárólag az adott üggyel kapcsolatos iratokat lehet alszámmal iktatni.

120. A főszámokat és az ügyirathoz tartozó iratfordulatokat a főszám alatt kiadott alszámokon folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben generálja a Poszeidon.

121. Az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal (főszám) kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.

122. A minisztériumba érkező, illetve ott keletkező iratokat – 19. alcímben meghatározottak figyelembevételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, érkeztetéssel és iktatással kell nyilvántartani. Az iratot abban az esetben kell iktatni, ha azt adott szervezet működésének, illetve feladat- és hatáskörének szempontjából lényegesnek minősül, ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését elrendelik. Saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad.

123. Több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok alszámnak minősülnek, iktatásuk a főszámra történik.

124. Téves iktatással kapcsolatos műveletek elvégzése esetén a Poszeidon a változással (módosítással, az adatok fizikai törlése nélkül) összefüggő adatokat naplózással dokumentálja.

125. Papíralapú, bejövő irat iktatása során az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton kell elhelyezni és rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.

126. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a minisztérium nevét,

127. A papíralapú irat iktatószámát a mellékletre – „Melléklet a(z) … számú irathoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni.

128. Ha egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, úgy azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok – alszámok másodlatainak – létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket.

129. Az ügyiratkezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja. Az iktatás időpontjában meg kell határozni egy ügykört, ami a későbbi feldolgozás során módosulhat, valamint az irathoz tartozó irattári tételszámot.

130. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a határidős iratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.

131. Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni és a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben jelezni kell.

132. Az ügyirat tárgya, illetve az ügyfél neve és azonosító adatai alapján az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét.

133. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani

134. A tananyagokat, tájékoztatókat, meghívókat, a nem szigorú számadású bizonylatokat, nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat csak érkeztetni kell.

135. A visszaérkezett elektronikus tértivevényeket a Poszeidon az 58. pontban foglaltaknak megfelelően kezeli. A hivatali kapun beérkező elektronikus nyugtákat a Poszeidon automatikusan érkezteti, a visszaigazolásokat, rendszerüzeneteket a kimenő irat iktatószámához rendeli.

136. A minisztériumhoz benyújtott papíralapú iratokat érkeztetést követően a Központi Iratkezelő Iroda munkatársai, a szervezeti egységhez közvetlenül benyújtott iratokat az érintett szervezeti egységnél érkeztetést követően dokumentumszkenner segítségével [figyelemmel a 2. függelékben, illetve a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. mellékletében felsoroltakra] digitalizálják, majd manuálisan rendelik hozzá a Poszeidonban a megfelelő érkeztető azonosítóhoz vagy iktatószámhoz és azokat elektronikusan hitelesítik (hiteles másolat).

137. Ha a szervezeti egység nem rendelkezik saját hivatali kapuval, az elektronikus ügyintézés biztosítása érdekében a kimenő papíralapú iratokat kiadmányozást követően a keletkeztető szervezeti egység munkatársai dokumentumszkenner segítségével digitalizálják, majd a kapcsolódó iktatószám mögé a Poszeidonba feltöltik. Ezt követően a Központi Iratkezelő Iroda elektronikus postafiókjára megküldik igényüket az érintett irat hitelesítése, valamint a minisztérium központi hivatali kapuján keresztül történő kézbesítés érdekében.

138. A digitalizált fájlok PDF-formátumban – biztosítva a papíralapú formátummal való megegyezőséget – tekinthetők meg az adott iktatószámnál.

139. A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. mellékletében meghatározott küldeményeken kívüli, nem digitalizálható papíralapú iratok körét a 2. függelék határozza meg.

140. Az irat kiadásakor, átadásakor az ügyiratkezelő a Poszeidon által generált kézbesítőlappal vagy egyéb, az átadás-átvételt dokumentáló irat rovatainak kitöltése után, az átvevő olvasható aláírásának ellenében adja át az iratot.

141. Az ügyiratkezelőnek kell átadni

142. Az átvétel igazolása papíralapú irat esetében az irat iktatószámának vagy más nyilvántartás szerinti sorszámának, az átvétel időpontjának feljegyzése és az átvevő aláírása ellenében történik.

143. Ha az iratot más szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatás céljából, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre, a papíralapú iratok átadás-átvételét a kézbesítőkönyvben, illetve a kézbesítőlapon aláírással kell igazolni. A Poszeidonban a továbbítást a „Postázás” funkció használatával kell elvégezni, az átvétel időpontját és tényét a szerepkör használata során a Poszeidon automatikusan rögzíti.

144. A minisztérium más önálló szervezeti egységéhez kiadmányozás előtti láttamozásra, előzetes jóváhagyásra csak azokat az iratokat továbbíthatja az ügyiratkezelő vagy ügyintéző, amelyek szignálása során a vezető külön elrendeli az előadói ív erre vonatkozó rovatának töltését (a rovatba kronológiai sorrendben a soron következő címzettet kell felülről lefelé haladva feltüntetni). Ennek hiányában az ilyen iratokat az érintett önálló szervezeti egységekhez továbbítani nem lehet, azokat a szükséges aláírás biztosítása érdekében az ügyintézőnek vissza kell adni.

145. A „sürgős” vagy soron kívüli ügyintézést igénylő iratokat az ügyintéző kézbesítőlap kíséretében közvetlenül is átadhatja a minisztérium érdekelt önálló szervezeti egysége részére aláírás ellenében.

146. Több aláíró esetén az iratot sorrendben a következőnek, távolléte esetén a helyettesítésére kijelölt aláírónak kell megküldeni. Ha nincs kijelölt helyettes, a késedelem elkerülése érdekében a soron következő aláírónak kell az iratot átadni.

147. Ha a szervezeti egységnek a korábban átvett másodlati példányra az ügyintézés végeztével a továbbiakban nincs szüksége, azt vissza kell adni az ügy intézéséért szakmailag felelős önálló szervezeti egység (a főszámot birtokló szervezeti egység) részére.

148. Az iratot feljegyzésként – az 1. függelék 5. iratmintája szerint – kell elkészíteni, ha címzettje a miniszter, az államtitkár, a helyettes államtitkár, vagy a minisztérium valamely önálló szervezeti egységének vezetője. A 150. pontban meghatározottak kivételével a feljegyzésből minden esetben egy példánnyal többet kell aláírásra előkészíteni, mint ahány címzett a feljegyzésben szerepel, mivel egy példány a készítő szervezeti egységnél marad (eredeti példány), a címzettek köre másodlati példányokat kap.

149. Külső szerv vagy természetes személyek részére küldött irathoz – attól függően, hogy az aláíró állami vezető vagy főosztályvezető – a kimenő levél formátumot kell használni, amelyeket az 1. függelék 6. és 7. iratmintái tartalmazzák.

150. Ha a felettes szervezeti egység vezetőjének (miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár) részére kell kimenő levelet aláírásra előkészíteni, annak tervezetéhez – az 1. függelék 5. iratmintája szerint – felterjesztő feljegyzést kell összeállítani, amely az aláíráshoz szükséges releváns információkat hordozza (pl. az előzmények, tervezett intézkedések rövid leírása, jogi háttér, illetve javaslatok bemutatása). Ebben az esetben elegendő egy eredeti példány összeállítása, mivel a kimenő levél aláírását, majd expediálását követően a felterjesztő feljegyzést a készítő szervezeti egységnek ügyiratba történő beillesztésre vissza kell kapnia. Ha a felterjesztő feljegyzés olyan ügyben készül, amelynek már van főszáma, akkor a feljegyzést e főszám szerint kell alszámra iktatni. Az aláírásra előkészített levél nem lehet a felterjesztő feljegyzés melléklete, azt szintén főszámra vagy adott főszám szerinti alszámra kell iktatni.

151. A hatósági ügyintézés során született döntések határozat és végzés formájában az 1. függelék 8. iratmintája alapján összeállítva kerülnek elkészítésre és közlésre.

152. A különböző értekezletekről, megbeszélésekről, képzésekről készült emlékeztetőket az 1. függelék 9. iratmintája szerint szükséges elkészíteni.

153. A belső felhasználásra készült iratok (pl. körlevelek) a vezetői aláírást követően elektronikus formában, digitalizált változatban a levelező rendszeren keresztül is továbbíthatók. Az aláírt, eredeti példányt a keletkeztető szervezeti egység ügyiratában kell elhelyezni.

154. Az iratok kiadmányozási rendjét az SzMSz részletesen szabályozza.

155. Az önálló szervezeti egységek vezetőinek feladata a szervezeti egységnél dolgozók kiadmányozási jogkörének megállapítása az ügyrendben. Az ilyen jogkörrel felhatalmazott dolgozókról az önálló szervezeti egységek vezetői – nevük, hivatali beosztásuk és a kiadmányozási jogkörük terjedelmét meghatározva, aláírásmintát mellékelve – kötelesek névjegyzéket összeállítani, amelynek egy példányát az Igazgatási és Biztonsági Főosztály részére minden év elején, illetve személyi, szervezeti változáskor kell átadni. Az ügyiratkezelő csak olyan iratot vehet át továbbításra, illetve küldhet irattárba, amelyet az arra jogosult kiadmányozott.

156. A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző (aláírás bélyegző) csak akkor használható, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt feltétlenül indokolja. Az aláírás bélyegző használatát a miniszter, illetve a közigazgatási államtitkár engedélyezi. Az engedélyező irat másolatát az Igazgatási és Biztonsági Főosztály részére nyilvántartásba vétel érdekében meg kell küldeni. Az aláírás bélyegzővel ellátott irat nem minősül hiteles kiadmánynak, ezért az aláírás bélyegző csak kivételes esetben használható.

157. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az irat akkor hiteles kiadmány

158. A minisztérium a kiadmány egy hiteles példányát köteles a Központi irattárban az ügyirat részeként megőrizni. Az ügyintéző az általa készített eredeti, irattári példányt szignójával köteles ellátni.

159. A kiadmányozott irat eredeti – más önálló szervezeti egységnek vagy külső címzettnek továbbított irat esetén hiteles vagy hitelesített – példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia (ha előadói ív készül, az előadói ívben kell maradnia).

160. Ha papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:

161. Ha az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni.

162. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján – a jogszabályokban meghatározott kezelési utasításokon kívül – egyéb (pl. „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi”) kezelési utasítás is alkalmazható.

163. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő

164. A minisztérium által készített hiteles kiadmányról a DÁPVhr., valamint a polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX. törvényben, illetve a másolatkészítési szabályzatban foglaltak szerint lehet hiteles másolatot készíteni.

165. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni.

166. A kiadmány továbbítására csak annak dokumentálása mellett kerülhet sor.

167. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

168. A minisztériumban keletkezett iratokról az iratot létrehozó önálló szervezeti egység vezetője vagy kiadmányozási jogkörrel felhatalmazott ügyintézője – figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra – a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott papíralapú és elektronikus másolatot is kiadhat.

169. Az ügyintéző előkészíti az irattovábbításhoz a kiadmányt és esetleges mellékleteit az ügyiratkezelő részére. Az ügyiratkezelő csak teljes, kiadmányozott, és ha van, melléklettel ellátott iratot vehet át.

170. A szervezeti egységek ügyiratkezelői kötelesek

171. A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy másodlati példányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával. Ha a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy a címzettje, a záró részt követően az eljárásban résztvevők a „Kapják:” rovatban nem tüntethetők fel.

172. Az iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell továbbítani. Az ügyiratkezelő az elküldésre előkészített iratokat lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, az irat egyedi azonosítását, útjának nyomonkövethetőségét biztosító kézbesítő lappal vagy kézbesítőkönyv vezetésével a kezelési utasításoknak megfelelően adja át (a „sürgős” jelölésűeket és a soron kívüli ügyintézését igénylőket haladéktalanul) a Központi Iratkezelő Iroda részére. A digitalizálható iratokat a szervezeti egységeknek a 20. alcímben meghatározottaknak megfelelően kell kezelniük.

173. Az átadás-átvételt dokumentáló papíralapú kézbesítő lapokat visszakereshető módon, emelkedő számsorrendben vagy időrendben lefűzve kell tárolni, továbbá megőrizni a tárgyévet követő év végéig. Ezt követően selejtezési eljárás nélkül saját hatáskörben megsemmisíthetők.

174. Az azonos címzettnek szóló belső irányú iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni.

175. A boríték címoldalán fel kell tüntetni

176. Az iratot a Központi Iratkezelő Irodán keresztül postán, kézbesítővel, személyesen vagy elektronikus úton lehet továbbítani.

177. Ha a postázásra átadott iratok valamilyen okból – különösen téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

178. Az ügyiratkezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé (Skontró). Az iratot határidő-nyilvántartásba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével szabad. Az engedélyt az irat előadói ívén fel kell tüntetni.

179. A határidőt a Poszeidon megfelelő rovatában a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

180. Az ügyiratkezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles

181. A határidő-nyilvántartásból történő kivételt és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói ív „Kezelési feljegyzés” rovatában – aláírásával és keltezéssel ellátva –, illetve a Poszeidon felhasználó az alkalmazás vonatkozó rovatában köteles rögzíteni.

182. Az Igazgatási és Biztonsági Főosztály működteti a minisztérium Központi irattárát, amely az önálló szervezeti egységek további ügyintézést nem igénylő, lezárt évkörű – az ügyirat teljességével kapcsolatos nyilatkozatot és az irattározást jóváhagyó olvasható vezetői aláírást tartalmazó – irattári tételszámmal ellátott iratainak selejtezését, levéltárba adás előtti vagy határidő nélküli őrzését szolgáló irattár.

183. A Központi irattárba leadott selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint a Magyar Nemzeti Levéltárnak az Ltv. alapján átadásra kerülő maradandó értékű iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése az Igazgatási és Biztonsági Főosztály feladata.

184. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

185. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papíralapú iratok tárolásához az irattárban lehetőség szerint biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55–65%) és a 17–18 °C hőmérsékletet.

186. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott fémből készített – állványokkal kell a központi irattári helyisége(ke)t berendezni.

187. Az irattározás a birtokló önálló szervezeti egység kötelezettsége.

188. Központi irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat lehetőség szerint el kell távolítani.

189. Az iratok Központi irattár részére történő megküldését az előadói ív vonatkozó rovatának aláírásával és dátummal történő ellátását követően az önálló szervezeti egységnél vezető beosztásban lévő munkatárs engedélyezi. Irattározást jóváhagyni kizárólag lezárt évkörű ügyirat esetében – a 255. pontban foglaltak figyelembevételével – akkor lehet, ha az ügyirat teljes, vagyis az ügyben keletkezett összes alszámot tartalmazza.

190. Az irattárba küldés előtt az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, továbbá gondoskodnia kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból csak az eredeti példány kerüljön az irattár részére átadásra.

191. Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelnie és selejtezési eljárás mellőzésével – a vonatkozó előírások betartása mellett – kell megsemmisítenie.

192. Az ügyintézőnek az iktatással egyidejűleg az előadói ív megfelelő rovatában az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot fel kell tüntetnie, valamint az iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul kell elhelyeznie.

193. Az ügyben keletkezett alszámokból összeálló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt biztosító alszám irattári tételszámát kell adni.

194. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni vagy lehetőség szerint feltölteni a Poszeidonba.

195. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal (1. függelék 10. iratminta) együtt lehet irattározni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.

196. A nem megfelelő tárolásból bekövetkező esetleges adatvesztés megakadályozása érdekében gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

197. Központi irattározás esetén a küldő szervezeti egység ügyiratkezelője köteles ellenőrizni, hogy az iratkezelés szabályainak eleget tettek-e. Ha az ügyiratkezelő hiányosságot észlel, az iratot visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak pótlásáról. Az irathiány dokumentálása vagy irattári tételszám nélküli ügyiratot az irattáros irattározásra nem vehet át.

198. Az ügyiratkezelő, ügyintéző a Központi irattárból iratot betekintésre, illetve az ügy folytatása (esetleges szerelése) esetén igényelhet vissza. A Központi irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást kell vezetni. Az irat kiadását és visszaérkezését a Poszeidon megfelelő rovatában is jelezni kell.

199. Az ügyintézés befejezését követően az iratot birtokló önálló szervezeti egység az iratokat fizikálisan, valamint a Poszeidonban dokumentáltan, visszakereshető módon iratjegyzékkel (a Poszeidon által generált kézbesítőlappal) adja át a Központi irattárnak. Az iratok átadásakor a kézbesítőlapot két példányban kell elkészíteni. A példányokat az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző vagy ügyiratkezelő és a Központi irattár munkatársa írja alá.

200. A Központi irattár munkatársai az iratokat irattári tételszámmal ellátva, eredeti alakjukban, papíralapú ügyirat esetén előadói ívben elhelyezve veszik át megőrzésre. A Központi irattárban az iratokat keletkeztető szerv/évkör/az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve kell elhelyezni és savmentes dobozban őrizni, amelyeken fentieket kell feltüntetni.

201. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a Központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

202. A hiányosan átadott iratot vagy kézbesítőlapot a Központi irattár munkatársai nem fogadhatják be, azt annak pótlásáig az átadásért felelős személynek vissza kell küldeni.

203. A Központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát, szükség esetén az adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát. A nyilvántartásban fel kell tüntetni a selejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

204. A Központi irattárba átadásra kerülő elektronikus dokumentumokat archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelően. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

205. A Központi irattárba helyezés módját az adathordozó típusa határozza meg az alábbiak szerint:

206. Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani a tárolást.

207. A minisztérium Központi irattáraként működő helyiségeibe belépni csak az Igazgatási és Biztonsági Főosztály munkatársainak jelenlétében vagy előzetes engedélyével lehet.

208. A 3. függelék szerinti irattári terv szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a minisztérium ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel került kialakításra.

209. Az irattári terv általános és különös részre tagolódik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történt. Az általános részbe a minisztérium működtetésével kapcsolatos, több önálló szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a minisztérium alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

210. A címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni.

211. Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket – a minisztérium ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig terjedő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy

212. Külön irattári tételek kerültek kialakításra az iratfajta alapján

213. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározásra kerültek, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerültek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről a minisztérium – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre került az irattári őrzés időtartama. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési ideje a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel, a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határideje az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével került meghatározásra. Azon tételek esetében, amelyek jellegükből adódóan nem sorolhatók be egyértelműen a maradandó értékű vagy a selejtezhető kategóriába, a levéltár mintavételi eljárást kezdeményezhet.

214. Új irattári tétel létrehozására csak feladat- és hatáskörváltozás esetén az Igazgatási és Biztonsági Főosztály hozzájárulásával kerülhet sor.

215. Az irattári terv módosításához – az irattári tételek kialakítása, illetve a selejtezési idejük meghatározása szempontjából – a Magyar Nemzeti Levéltár és a belügyminiszter jóváhagyása szükséges.

216. Az irattári terv gondozása az Igazgatási és Biztonsági Főosztály feladata. E feladat végrehajtásának biztosítása érdekében a minisztérium szervezeti egységei az Igazgatási és Biztonsági Főosztályt haladéktalanul kötelesek az időközben történt feladat- és hatáskörváltozásokról írásban tájékoztatni.

217. A Központi irattárba helyezett lejárt megőrzési idejű iratokat lehetőleg évente, december 31-ig az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében selejtezni kell.

218. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő naptól kell számítani.

219. Az irat selejtezését az adott ügyben legkésőbb keletkezett irat keletkezésének évében hatályos irattári tervben rögzített őrzési idő szerint kell végrehajtani.

220. A selejtezést a küldeményborítón vagy az előadói íven feltüntetett irattári tételszám, illetve az ahhoz tartozó megőrzési idő alapján kell végrehajtani.

221. A nyilvántartásba vett iratok többlet példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni, de annak megtörténtét a nyilvántartásokban és az irattári példányon fel kell tüntetni.

222. A selejtezés során ellenőrizni kell az iratok irattári tételszám szerinti csoportosítását.

223. A selejtezési jegyzőkönyvet a minisztérium körbélyegzőjének lenyomatával kell ellátni, és 2 példányban szükséges elkészíteni, amelyeket iktatás után a Magyar Nemzeti Levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése érdekében. A Magyar Nemzeti Levéltár az iratok megsemmisítését – a szükséges ellenőrzés után – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A selejtezési jegyzőkönyv (1. függelék 11. iratminta) kötelező melléklete a selejtezési iratjegyzék (1. függelék 12. iratminta).

224. A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza

225. A selejtezés és megsemmisítés tényét és időpontját a Poszeidon megfelelő rovatában rögzíteni kell, azonban az adatbázisából iratokat törölni tilos.

226. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni. Az iratjegyzék tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételes (iktatószám, érkeztető szám) felsorolását, évkörét, tételszámát, az irattári tétel címét, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.

227. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban szereplő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.

228. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

229. A Magyar Nemzeti Levéltár selejtezési engedélyének birtokában a selejtezést koordináló önálló szervezeti egység vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről vagy az elszállításig történő elhelyezésről és a biztonságos őrzésről. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszer alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen.

230. Ha az iratkezelés során rendkívüli esemény következtében az iratok károsodást szenvedtek, haladéktalanul értesíteni kell az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjét. A káreseményről (az 1. függelék 13. iratmintája szerint) jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza a károsodott iratok meghatározását, a káresemény helyét, időpontját és körülményeit. A jegyzőkönyvet soron kívül meg kell küldeni az illetékes közlevéltár részére. A közlevéltár véleményének kikérésével a szervnek meg kell vizsgálnia a megrongálódott iratok helyreállításának lehetőségét. Ha a károsodás mértéke, illetve jellege miatt nincs mód az iratok helyreállítására, a közlevéltár engedélyezheti azok kényszerselejtezését, továbbá szükség esetén hivatalból értesíti az adatvesztés ügyében eljárásra jogosult hatóságot.

231. A selejtezett – papírzsákban elhelyezett – iratanyag megsemmisítésre történő elszállítását a Központi irattár munkatársai koordinálják.

232. A papírzsákokban kizárólag a megsemmisítésre váró papíralapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papíralapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.

233. Elektronikus dokumentumkezelés esetében a selejtezést és a fizikai törlést követően a Poszeidonból a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokkal bővült elektronikus iktatókönyveket és a további őrzést igénylő elektronikus iratokat a szakmai alkalmazásgazda elektronikus adathordozóra archiválja és megküldi az Igazgatási és Biztonsági Főosztály részére. Ezzel egyidejűleg a Központi irattár munkatársainak közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás által érintett elektronikus iktatókönyvek és elektronikus iratok korábbi (legutolsó) archivált elektronikus adathordozóit, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

234. Nem selejtezhető iratainak teljes és lezárt évfolyamait – a határidő nélkül őrzendők kivételével – a minisztérium a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig, előzetes egyeztetést követően a Magyar Nemzeti Levéltárnak átadja.

235. A Magyar Nemzeti Levéltár számára átadandó iratokat ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a minisztérium költségére (az 1. függelék 14. iratmintája szerinti) átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében – annak mellékletét képező (az 1. függelék 15. iratmintája alapján készült) átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt – teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

236. Ha a levéltári átadásra kötelezett iratokra a minisztériumnak ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, vagy ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, az irattári megőrzési idő felülvizsgálata keretében az átadás-átvételi határidő a levéltárral egyeztetett időtartammal meghosszabbításra kerül, illetve további tíz évre külön engedély nélkül meghosszabbítható. Az átadási-átvételi határidő tíz éven túli meghosszabbítását egy alkalommal, legfeljebb további tizenöt év időtartamra a kultúráért felelős miniszter engedélyezi.

237. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az iratátadás-átvételi jegyzéket (1. függelék 15. iratminta) és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a Magyar Nemzeti Levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

238. A nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő elektronikus vagy vegyes ügyiratok esetében az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendeletben foglaltaknak megfelelően kell eljárni.

239. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét a Poszeidonban rögzíteni kell és az irattári segédleteken is át kell vezetni.

240. Az Ltv. előírásainak megfelelően kell intézkedni a minisztérium megszűnése, feladatkör-változása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

241. Hivatalátadás esetén az erről készült iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat), és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetve átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.

242. Az iratkezelési folyamat szereplőit (vezető, ügyintéző, ügyiratkezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. A kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.

243. Ha a megszűnő szerv feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy valamely szerv egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását az illetékes közlevéltár egyetértésével kell elvégezni.

244. Ha a közfeladatot ellátó szerv jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét a Magyar Nemzeti Levéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez, illetve selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik.

245. Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

246. Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv részére kell átadni.

247. Ha a megszűnő szervezeti egység különálló elektronikus iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az elektronikus iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az elektronikus iktatókönyvet le kell zárni, és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység elektronikus iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és elektronikus iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.

248. Ha a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös elektronikus iktatókönyvet használt, az elektronikus iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet mint felelőst kell rögzíteni.

249. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, irataikat a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani. Ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a Központi irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírásokban foglaltak szerint kell kezelni.

250. Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a Központi irattárban kell elhelyezni.

251. A megszűnt szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.

252. A szervezeti egységtől távozót (vezető, ügyintéző, ügyiratkezelő) vagy, aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. A szervezeti egységek a személyi változásokról az adatgazdát értesítik, illetve kezdeményezik a Poszeidonban a jogosultságok érvénytelenítését.

253. A minisztérium vezetői és ügyintéző állományú dolgozói kormányzati szolgálati jogviszonyuk bármely okból történő megszűnésekor vagy tartós távollét (fizetés nélküli szabadság), illetve más minisztériumi szervezeti egységhez történő áthelyezéskor kötelesek a náluk lévő iratokat leadni, azokkal elszámolni.

254. Az elszámolási kötelezettség teljesítését a Központi irattár munkatársa az „Elszámolólap” vonatkozó rovatának aláírásával igazolja.

255. A fel nem lelhető ügyiratokról az önálló szervezeti egység vezetője feljegyzésben tájékoztatja az Igazgatási és Biztonsági Főosztály főosztályvezetőjét.

256. A fel nem lelhető alszámos iratokról az ügyiratkezelő vagy ügyintéző az irathiánnyal kapcsolatos – vezető és ügyintéző által olvashatóan aláírt, dátummal ellátott – nyilatkozatot az ügyiratban elhelyezi, majd a Poszeidon megfelelő felületén a „Megjegyzés”, illetve az előadói ív „Kezelési feljegyzés” rovatában a nyilatkozat elhelyezésére vonatkozó szöveget rögzíti. Amennyiben az alszámos irat elektronikus állomány(ok)ból áll, a fel nem lelhető az irathiánnyal kapcsolatos – vezető és ügyintéző által olvashatóan aláírt, dátummal ellátott – nyilatkozatot digitalizálást követően a Poszeidonba, az alszám mögé kell feltölteni, majd az ügyirat „Megjegyzés” rovatában az erre vonatkozó szöveget rögzíteni.

257. Folyamatban lévő ügyek esetében a szervezeti egység vezetőjének haladéktalanul új ügyintéző kijelöléséről kell gondoskodni. A távozó és az újonnan kijelölt ügyintézők a vezető felügyelete mellett bonyolítják le az iratok átadás-átvételét.

258. Az elszámolási kötelezettség nem teljesítése vagy új ügyintéző kijelölésének elmaradása esetén az ügyintéző nevén lévő iratok az önálló szervezeti egység vezetőjének nevére kerülnek átírásra, annak dokumentálása mellett.

259. Állami vezető távozásakor titkársága köteles a titkárságon fellelhető iratokat áttekinteni, a folyamatban lévő ügyeket az arra jogosult vagy kijelölt személynek, illetve az iratot készítő önálló szervezeti egységnek az átadás-átvétel dokumentálása mellett átadni. Az érdemi ügyintézést nem igénylő iratokat jegyzék kíséretében a Központi irattár munkatársainak kell átadni.

260. Az önálló szervezeti egység vezetője szervezeti egységénél köteles

261. Az önálló szervezeti egység vezetőjének az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe kell foglalnia, és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálnia, a jegyzőkönyv egy példányát az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjének meg kell küldenie.

262. Az iratkezelés általános felügyeletének gyakorlása során az Igazgatási és Biztonsági Főosztály betartatja az iratkezelésre vonatkozó szabályokat, és ellenőrzi azok betartását.

263. A Poszeidon üzemzavara esetén az adatgazda soron kívül értesíti a központi szolgáltatót a hiba minél hamarabb történő elhárítása érdekében, továbbá az iktatóhelyeket a szoftver leállásáról, valamint arról, hogy az üzemzavar idejére a Szabályzatban meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

264. Papíralapú iktatókönyvet kell megnyitni abban az esetben, ha bármely oknál fogva az ügyiratkezelők számára a Poszeidonhoz való hozzáférés több órán keresztül nem biztosított.

265. A „sürgős” jelöléssel ellátott és soron kívüli ügyintézést igénylő – mind a bejövő, mind a kimenő és belső iratforgalom esetében – iratokat az adott évben 1-től kezdődő sorszámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú érkeztető könyvben (pl. ÜZ_ÉRK/181/2024) kell nyilvántartásba venni, illetve iktatókönyvben (pl. IBF/342-1/2024/ÜZ) kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát. Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú érkeztető- és iktatókönyv központi nyilvántartásba vételéről és az egyéb azonosítók nyilvántartásáról az Igazgatási és Biztonsági Főosztály gondoskodik. Azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédkönyvekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.

266. Ha a Poszeidonban használt iktatószám ismert, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni az ÜZ azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

267. Az üzemzavar megszűnését követően minden, az üzemzavar ideje alatt keletkezett nyilvántartási számot a Poszeidonba át kell vezetni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban az iktatószámok egymásra hivatkozásával kell jelezni.

268. Üzemzavar esetén használt iktatókönyvben a zárást az év végén iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. A lapra fel kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul a könyv és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyv lezárását – úgy, mint megnyitását – az önálló szervezeti egység vezetőjének, ügyiratkezelőjének aláírása és a körbélyegző lenyomata hitelesíti. Papíralapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem lehet. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

269. Az üzemzavar megszüntetését követően az adatgazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és a Poszeidonban történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről. A helyreállt iratkezelési szoftverben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett iratokat, adatvesztés esetén azokat pótolni kell.

270. Az üzemzavar esetén használt érkeztető- és iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

271. A Poszeidon üzemzavara esetén, amennyiben a hivatali kapus iratforgalom iratkezelési szoftveren keresztüli lebonyolítása informatikai vagy egyéb műszaki okból nem lehetséges, az ügyviteli folyamatok biztosítása a 272–274. pontban foglaltak szerint történik.

272. A hivatali kaput kezelő munkatárs a hivatali kapu webböngészős felületének használatával tölti le a beérkezett küldeményt, majd elvégzi az irattal kapcsolatos érkeztetési feladatokat. Az üzemzavar elhárítását követően a hivatali kapun beérkezett küldeményhez tartozó elektronikus állományt a Poszeidonban az érkeztető számhoz kapcsolódóan fel kell tölteni.

273. Kimenő irányú irat esetében a hivatali kapus kiküldés szintén a hivatali kapu webböngészős felületének használatával valósul meg. A hivatali kaput kezelő munkatárs gondoskodik az irat expediálásának Poszeidonban történő rögzítéséről, illetve az üzemzavar elhárítását követően a kiküldött elektronikus állomány iktatószámhoz kapcsolódó feltöltéséről.

274. A kimenő irat papír alapon (is) történő kiküldéséről gondoskodni kell, amennyiben

275. A minisztérium hivatali kapuira, szakrendszereibe érkező

276. A minisztérium elektronikus postafiókját a központi szolgáltató működteti.

277. A központi szolgáltató által biztosított személyes postafiókba nem vezetőjétől érkező hivatalos levelet a felhasználó köteles a megfelelő hivatalos fiókba továbbítani, azt kitörölnie tilos. Személyes fiókból hivatalos levelet közvetlenül az iktatás megkerülésével más szervezeti egység részére továbbítani tilos, csak a nem iktatandó levelek továbbítása engedélyezett ilyen módon.

278. Az elektronikus úton érkezett küldeményt – nyilvántartásba vételt megelőzően – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

279. Az elektronikus irat hitelességének ellenőrzésével kapcsolatos előírást a 11. alcím tartalmazza.

280. Azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény ismételt érkezése esetén a feladót nem, de a központi szolgáltatót értesíteni kell. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus vagy egyéb rosszindulatú program.

281. Ismeretlen vagy ismert feladótól érkező, de értelmetlen tárgyat tartalmazó levelet (amely értelmetlen csatolmányt is tartalmaz vagy idegen nyelven íródott) megnyitni tilos. Az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjén keresztül a központi szolgáltatót erről értesíteni kell, aki dönt a levél veszélyességéről.

282. A miniszter feladatkörébe tartozó ügyet keletkeztető elektronikus levelet a Poszeidonban érkeztetni, illetve iktatni kell, és a továbbiakban lehetőség szerint az iratkezelési szoftver által generált nyilvántartási számhoz kapcsolódóan elmenteni, a rendszer háttérállományában tárolni. A faxot postai úton megküldött iratként kell kezelni, nyomtatást követően a Poszeidonban kell nyilvántartásba venni.

283. A hivatali kapu rendszerébe bekapcsolt szervek részére küldött iratokat webböngészős felület használatával vagy – gépi interfész kapcsolat esetén – a Poszeidon „Csoportos postázás” kézbesítési mód kiválasztásával kell továbbítani a címzett részére.

284. Az elektronikus úton továbbított válaszlevél esetén a papíralapú hiteles kiadmány digitalizált másolatát a DÁPVhr. 69. §-ában (záradékolt hiteles másolatként) vagy a DÁPVhr. 31. §-ában (legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással vagy bélyegzővel és időbélyegzővel ellátva) foglaltaknak megfelelően kell a címzett részére megküldeni.

285. Elektronikus iratot természetes személynek csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kérte.

286. Elektronikus úton érkezett irat beérkezését és küldött irat továbbítását az időpontjának, a beérkezés és továbbítás módjának és adathordozójának megjelölésével be kell jegyezni az elektronikus iktatókönyvbe. Poszeidon használata során ezeket a rendszer automatikusan rögzíti.

287. Ha az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatón (Magyar Posta Zrt.) keresztül hagyományos postai úton kell megküldeni a címzettnek.

288. A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. mellékletében, valamint a 2. függelékében felsorolt küldeményekkel kapcsolatos válaszlevelek megküldése hagyományos módon, papír alapon történik.

289. Elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát a központi szolgáltatónak kell jelezni.

290. A vegyes ügyiratok kezelése során – az iratok adathordozójától függetlenül – a hiteles példányok meglétére fokozott figyelmet kell fordítani.

1. küldeményborító,

2. előadói ív,

3. iratkiadó bizonylat,

4. iratkiadó bizonylat harmadik fél részére,

5. feljegyzés / felterjesztő feljegyzés,

6. állami vezetői kimenő levél,

7. főosztályvezetői kimenő levél,

8. határozat/végzés,

9. emlékeztető,

10. kísérőlap elektronikus adathordozó nyilvántartásba vételéhez,

11. iratselejtezési jegyzőkönyv,

12. selejtezési iratjegyzék,

13. jegyzőkönyv,

14. iratátadás-átvételi jegyzőkönyv,

15. iratátadás-átvételi jegyzék.

1. minősített iratok;

2. a miniszterelnök, a miniszterelnök-helyettes, a miniszterelnöki kabinet küldeményei;

3. közbeszerzésekkel kapcsolatos küldemények;

4. a miniszter feladat- és hatáskörébe nem tartozó, magánjellegű, „Saját kezű (sk.) felbontásra!”, „Kizárólag saját kezű felbontásra!” kezelési jelzéssel ellátott iratok;

5. nem kizárólag közigazgatási szervek egymás között kötendő szerződései;

6. értéklevelek, készpénzátutalási megbízás;

7. vagyonnyilatkozatok;

8. tárgyakat tartalmazó küldemények;

9. csomagküldemények;

10. könyvek, tananyagok;

11. tájékoztatók;

12. meghívók, üdvözlő lapok;

13. a Magyar Közlöny Szerkesztőség küldeményei;

14. diplomáciai és konzuli küldemények, valamint a Magyarországon akkreditált diplomáciai testületek küldeményei;

15. különleges digitalizálási eljárást igénylő küldemények;

16. a biztonsági okmányok védelmének rendjéről szóló kormányrendeletben meghatározott biztonsági okmányok;

17. nemzetbiztonsági kérdőív, nemzetbiztonsági ellenőrzés eredményeit tartalmazó dokumentumok;

18. sikertelen kézbesítés miatt a feladónak visszaküldött küldemények;

19. Európai Bizottsággal történő levelezés iratai;

20. költségvetés tervezésének iratai;

21. pályázatokhoz, támogatási kérelmekhez, projektekhez kapcsolódó iratanyag és teljes dokumentáció (projekt státuszjelentések, kifizetési kérelmek és hiánypótlásaik, szakértői szerződésekkel kapcsolatos tanulmányok, megvalósíthatósági tanulmányok, projektzárási anyagok, szabálytalansági eljárások, vizsgálatok anyagai, beadványok, panaszok, követelésekkel kapcsolatos levelezés);

22. bírósági iratok;

23. nemzetközi szervezetektől érkező küldemények.