19/2024. (XII. 19.) ÉKM utasítás

1. § Az Építési és Közlekedési Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát az 1. mellékletben foglaltak szerint határozom meg.

2. § Az utasítás hatálya az Építési és Közlekedési Minisztériumra terjed ki.

3. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

1. § Az Építési és Közlekedési Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) Egyedi Iratkezelési Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) alkalmazásában

2. § (1) A Szabályzat hatálya kiterjed a minisztériumnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és a minisztérium valamennyi ügyvitelben érintett munkatársára.

(2) A Szabályzat az iratok biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédkönyvekkel való ellátását, irattárazását, selejtezését és levéltárnak történő átadását szabályozza.

(3) A Szabályzatban nem rendezett kérdésekben

3. § (1) Az SZMSZ – a szervezeti sajátosságok figyelembevételével – meghatározza az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.

(2) A minisztérium az iratkezelést a Poszeidon iratkezelési szoftverrel látja el.

(3) A szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően a minisztérium az iratkezelést vegyes iratkezelési rendszerben látja el.

(4) Az iratkezelés felügyeletét a Biztonsági, Iratkezelési és Ügyfélszolgálati Főosztály vezetője (a továbbiakban: iratkezelés felügyeletét ellátó vezető) látja el, aki e feladatkörében felelős

(5) A 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet alapján a minisztérium alkalmazásában lévő Poszeidon üzemeltetését a központi szolgáltató végzi.

(6) A Poszeidon informatikai felügyeletét a Biztonsági, Iratkezelési és Ügyfélszolgálati Főosztály a központi szolgáltatón keresztül látja el.

(7) A szervezeti egységek vezetőinek iratkezeléssel kapcsolatos feladatai és felelőssége:

(8) Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő felelőssége és feladatai a papíralapú és az elektronikus ügyintézésre vonatkozó szabályokra is kiterjedően az alábbiak:

(9) Az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelő feladatai az alábbiak:

(10) Az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelővel nem rendelkező szervezeti egység ügyintézőjének iratkezeléssel összefüggő felelősségére és feladataira – a (8) bekezdésben foglaltakon túl – a (9) bekezdés a) pontjában foglaltak is irányadók.

4. § (1) Ha jogszabály ettől eltérően nem rendelkezik, az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelőnek a minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – a Szabályzatban meghatározottak kivételével – a 43. § (3) bekezdése szerinti adatok feltüntetésével az e célra rendszeresített tanúsított iratkezelési szoftverben, a Poszeidonban kell nyilvántartania.

(2) Az iratkezelést olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

(3) A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése a Szabályzat 3. függeléke szerinti előadói ívben történik. Az iratokhoz (alszámokhoz) szükség esetén a Szabályzat 3. függeléke szerinti iratborító nyomtatható.

(4) A minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, valamint a minisztérium irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb irattárba helyezésük előtt – a Szabályzat 1. függeléke szerinti irattári terv alapján az ügyintézők irattári tételekbe sorolják, és irattári tételszámmal látják el. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattárazási utasítással ellátott ügyiratokat az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelőknek az irattárban (átmeneti vagy központi) az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyeznie.

(5) Már az iktatás során irattári tételszámmal kell ellátni a papíralapú iratot, ha a megőrzési kötelezettség az iratról a 322/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet szerinti hiteles elektronikus másolat készítése és megőrzése útján kerül teljesítésre.

(6) A hiteles elektronikus másolatkészítési eljárást követően

5. § (1) Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó és az átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

(2) Jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni

6. § (1) Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.

(2) A Poszeidon használatához a következő háromféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:

7. § (1) A Poszeidonhoz való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni.

(2) Alapbeállítás szerint az egyes iktatókönyvekhez tartozó szervezeti egységek jogosultsággal rendelkező felhasználói férnek hozzá.

(3) Az iktatókönyvek alapbeállításától eltérő felhasználói jogosultságok megadásáról az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető dönt.

(4) Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a jogosultságok évenkénti felülvizsgálatáról.

(5) A jogosultságok beállítását, megvonását, illetve módosítását az iktatóhely szerinti illetékes vezető kezdeményezi az iratkezelési felügyeletet ellátó vezetőnél és az adatgazdánál az erre a célra rendszeresített nyomtatvány poszeidon@ekm.gov.hu e-mail-címre történő megküldésével.

(6) Az új jogosultságok regisztrálása, illetve a meglévő jogosultság módosításának átvezetése – beleértve a jogosultság megvonását is – az erre a feladatra kijelölt adatgazda feladata.

(7) A beállítást végző adatgazda a kért jogosultságra vonatkozó adatokat és a jogosultság kezdő időpontját az eredeti irat kitöltésével igazolja. A kitöltött nyomtatványt visszaküldi az igénylőnek, valamint elektronikus formában az Iratkezelési Osztály megőrzi.

(8) A Poszeidon telepítését a szakmai alkalmazásgazda végzi, mely a Szolgáltatatási Portálon a Bejelentőlapok menüponton a Jogosultság igénylő / visszavonó lap kitöltésével igényelhető.

(9) Az adatgazda feladata a Poszeidonhoz kapcsolódó

(10) Az adatgazda az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a rendelkezésre álló licenckeret betelt, vagy a kért jogosultságok a Poszeidon működését veszélyeztetnék. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető dönt a felmerülő igény teljesítéséről.

8. § (1) A minisztérium munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre feladatuk ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan, naprakészen kell nyilvántartani. A minisztérium munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

(2) Iratot bármilyen adathordozón feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen személy ne ismerje meg.

9. § (1) Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek.

(2) A betekintéseket, iratkölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és a Poszeidonban egyaránt dokumentálni kell.

(3) Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, kutatását, amelyek az Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a minisztérium központi irattárának őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint lehet kutatás céljára használni.

10. § A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően – az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.

11. § (1) Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő „Nem nyilvános!” kezelési jelzésű iratok megismerésére az Info tv. 27. § (5)–(7) bekezdésében foglaltakat kell alkalmazni.

(2) A „Nem nyilvános!” kezelési jelzésű adatokat tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettesei, valamint az általuk meghatározott személyek ismerhetik meg.

(3) A „Nem nyilvános!” kezelési jelzésű adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő, illetve felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.

(4) A döntés-előkészítő, „Nem nyilvános!” kezelési jelzésű adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala nem megengedett, kivéve, ha ezt a minisztérium közigazgatási államtitkára vagy az általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által „Nem nyilvános!”-ként feltüntetett irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.

(5) A „Nem nyilvános!” kezelési jelzésű iratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló elektronikus szoftverben vagy papíralapú iktatókönyvben kell nyilvántartani.

12. § (1) Az ügykezelési feladatokat a szervezeti egységek feladatköre és az iratforgalom nagysága alapján a minisztérium szervezeti egységeinek iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelői, illetve iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői végzik.

(2) Az iratkezelésben használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

(3) Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, vagy a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel és iratkezeléssel nem összefüggő feladatok stb.) elkülönítetten történjen.

(4) A kezelőirodákat és a titkársági helyiségeket külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a szervezeti egység vezetői határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a vezető elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és munkaidőn kívül meghatározott helyen történő tárolását.

(5) Az iratkezelésre biztosított helyiségek másodkulcsait külön, lezárt borítékban, pecséttel ellátva, a felnyitásra jogosultak nevének, elérhetőségének feltüntetésével kell a tárolásra kijelölt helyen, a tárolással megbízott személynél tartani.

(6) A helyiség munkaidőn kívül, illetve munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – ha az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

13. § (1) A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint az elektronikus megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

(2) A Poszeidon az iratkezelés valamennyi eseményét naplózza.

(3) A Poszeidonba rögzített érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell. Ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.

(4) Az iratokat az iratkezelés és ügyintézés folyamatában is szakszerűen kell kezelni, a papíralapú iratokat az elvárható gondossággal kell a fizikai hatások ellen védeni (például nedvességtől, fénytől, hőtől stb.). Az iratok kezelése során állaguk védelme érdekében mellőzni kell a cellux ragasztószalag és más ragasztóanyagok alkalmazását.

14. § (1) A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás, informatikai-telekommunikációs eszköz útján, hivatali kapun keresztül érkezhet a minisztériumba.

(2) A minisztériumba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a küldemény érkezésének módja szerint:

15. § (1) A küldemény átvételére jogosult személy (a továbbiakban: átvevő)

(2) Az átvevő köteles ellenőrizni

(3) A papíralapú küldemény átvételekor az átvevő a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „AZONNAL” és „SÜRGŐS” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.

(4) Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység munkatársa veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes érkeztető egységnek vagy személynek érkeztetésre (további intézésre) átadni.

(5) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

(6) A gyors elintézést igénylő („AZONNAL”, „SÜRGŐS” jelzésű) papíralapú küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

(7) Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírással és dátummal kell igazolni.

(8) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Ha a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

(9) Ha a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.

16. § Elektronikus iratot tartalmazó elektronikus adathordozót átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, az adathordozó paramétereit és azt, hogy rendelkezik-e elektronikus aláírással. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot.

17. § (1) Az átvevő a papíralapon érkező küldeményeket átadókönyvvel, illetve a Poszeidonban továbbítja az illetékes szervezeti egység(ek)hez. Az átvevő a postai küldeményeket legkésőbb a beérkezést követő napon, az elsőbbségi küldeményeket, az „AZONNAL”, „SÜRGŐS” vagy erre utaló jelzésű küldeményeket pedig soron kívül továbbítja. Az elektronikusan érkező küldemények esetében kizárólag a Poszeidonban történik a továbbítás.

(2) Elektronikus úton, a Poszeidonba érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát). Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolására a 335/2005. Korm. rendelet rendelkezései az irányadóak.

18. § (1) A küldemények átvételénél a minisztériumban érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (például az elektronikus érkezés esetén vírusellenőrzés).

(2) Az elektronikus úton érkezett küldeményt iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

19. § (1) A minisztériumhoz érkezett küldeményeket az Iratkezelési Osztály által működtetett kezelőirodák ügykezelői, valamint a címzésből egyértelműen megállapítható szervezeti egység kijelölt iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelője vagy ügyintézője bonthatja vagy bonthatják fel. Az e feladattal megbízott ügyintéző részére előírható a felbontás és érkeztetés végrehajtása.

(2) A küldemény bontására a borítékon vagy csomagoláson szereplő információk alapján kerül sor. Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani az alábbi küldeményeket:

(3) Felbontás nélkül és haladéktalanul a Titkos Iratkezelési Feladatokat Ellátó Ügyintéző Iroda (a továbbiakban: TÜK) irodájában dolgozó titkos iratkezelési feladatokat ellátó ügyintézőnek kell továbbítani – a biztonsági vezető egyidejű értesítésével – a minősített adatot tartalmazó iratokat.

(4) A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje – ha iktatásra nem jogosult – az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés vagy iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatóhelyhez.

20. § (1) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (például melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt vagy irattöbbletet a küldő szervvel vagy ügyféllel soron kívül tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

(2) A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményeznie.

21. § (1) Ha a küldemény felnyitásának korlátozása egyértelműen nem állapítható meg, és ez a felbontás után derül ki, abban az esetben az ügyintézőnek vissza kell zárnia a küldeményt. A téves felbontáskor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, aláírásával dokumentáltan köteles rögzíteni. A tévesen felbontott küldeményt haladéktalanul el kell juttatni a címzetthez.

(2) A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, a Poszeidonban az átvétel és a téves felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni.

22. § (1) Ha a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően értesíteni kell a biztonsági vezetőt. A felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A küldeményt haladéktalanul a minisztérium TÜK irodájába kell eljuttatni nyilvántartásba vétel céljából. A jegyzőkönyv első példányát a minősített irattal együtt a címzetthez, a második példányát a feladóhoz a titkos iratkezelési feladatokat ellátó ügyintéző juttatja el. A jegyzőkönyv harmadik példányát a titkos iratkezelési feladatokat ellátó ügyintéző a felbontó szervezeti egységnek adja vissza.

(2) Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetve a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

23. § (1) Minden beérkezett küldeményt az érkezés időpontjában, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban hitelesen dokumentálni, azaz érkeztetni kell a (2) bekezdésben felsoroltak kivételével, valamint ha az ügykezelő a beérkező küldeményt a beérkezés időpontjával egyidejűleg beiktatja.

(2) Nem kell érkeztetni a Poszeidonban az alábbiakat:

(3) A kezelőirodákba érkező küldemények érkeztetését a kezelőirodák ügykezelői végzik. Közvetlenül a címzett szervezeti egységhez érkező küldeményeket az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelők érkeztetik. Hivatali kapun keresztül közvetlenül a Poszeidonba érkezett küldeményeket a Poszeidon automatikusan érkezteti.

(4) A minisztérium központi ügyfélszolgálati e-mail címére érkezett, a miniszternek címzett küldeményeket az ügyfélszolgálati e-mail címet kezelő szervezeti egység továbbítja érkeztetésre a kezelőiroda részére. A minisztérium központi ügyfélszolgálati e-mail címére érkezett egyéb küldemények érkeztetését a küldemény tárgya szerinti feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egység végzi.

(5) Az ÉKM központi hivatali kapujára érkezett elektronikus küldemények nem kerülnek kinyomtatásra, azok kizárólag a Poszeidonban kerülnek továbbításra az illetékes szervezeti egység részére. A beérkező küldeményeket a szervezeti egység iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelője a Poszeidon „Várható küldemények” almenüpontján napi rendszerességgel ellenőrzi.

(6) A Poszeidonban önálló hivatali kapuval rendelkező szervezeti egységek részére a feladó által közvetlenül megküldött küldemény automatikusan a címzett szervezeti egység birtokába kerül. A beérkező küldeményeket a szervezeti egység iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelője napi rendszerességgel ellenőrzi.

(7) A webböngészős hivatali kapuval rendelkező szervezeti egységek a beérkező küldeményeket a szervezeti egység erre kijelölt munkatársai napi rendszerességgel ellenőrzik, letöltik és a Poszeidonban érkeztetik.

(8) A 42. § (1) bekezdésében felsorolt érkeztetett, de nem iktatandó küldeményeket, amelyek ügyviteli értéket nem képviselnek az iratkezelő rendszerben „nem iktatandó” jelzéssel kell ellátni. Az adatbázisból a küldeményt törölni tilos.

24. § A Magyar Posta Zrt. által kézbesített küldeményeket a felbontást követően a címzett szervezeti egység digitalizálja és az irat képét csatolja a Poszeidonban az iktatott irathoz, valamint hiteles másolattá alakítja.

25. § (1) Papíralapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztető vagy érkeztető-iktató bélyegző lenyomatában az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérőlapján, mint annak elválaszthatatlan részén a szkennelést megelőzően fel kell tüntetni.

(2) Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – a Poszeidon érkeztető adatbázisában történik. Az érkeztetési azonosító az „ÉKM” rövidítésből, egy sorszámból és az érkeztetés időpontja szerinti évszámból áll. A sorszámozás minden évben az egyes számmal kezdődik.

(3) A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a zárt borítékon kell feltüntetni.

(4) Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldemény esetén, a „Beküldő neve” adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.

(5) Ha az átvett küldemény érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját is.

26. § (1) Az érkeztetési folyamat részeként az érkeztetés papíralapú küldemények esetében az érkeztető vagy érkeztető-iktató bélyegző lenyomatának az iraton – felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetében a borítékon – való elhelyezésével, rovatainak kitöltésével történik. Érkeztetéskor a bélyegző rovatai közül kizárólag az érkeztetéssel kapcsolatos adatokat kell feltüntetni.

(2) Az érkeztető bélyegző tartalmazza a minisztérium nevét, az érkeztető számot valamint az érkeztetés dátumát.

(3) Az érkeztető-iktató bélyegző tartalmazza a minisztérium nevét, az érkeztető számot, az iktatószámot, az iktatás dátumát, a mellékletek számát és az ügyintéző nevét.

27. § (1) A pénzügyi bizonylatokat és számlákat, a munkaügyi (személyzeti) nyilvántartásokat, az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat nem szükséges iktatni, de ha küldeményként érkeznek, ezeket is érkeztetni kell. Ha a számlák érkeztetése során a boríték felbontásra kerül, akkor is a felbontás nélküli érkeztetés szabályait kell alkalmazni, azaz az érkeztető vagy az érkeztető-iktató bélyegző lenyomatát a számlán elhelyezni tilos. Amennyiben a számla nem kerül iktatásra, gépi érkeztetéskor a „nem iktatandó” minőséget kell választani.

(2) Ha a számla kísérőlevéllel együtt érkezik, a kísérőlevélre az iratok iktatására vonatkozó általános szabályok érvényesek, a számla ekkor mint melléklet szerepel, és a kísérőlevelet érkeztetni kell.

(3) Ha a számla házon belüli továbbítására kerül sor, úgy – a nyomonkövethetőség érdekében – az érkeztető szám feltüntetésével vagy iktatószámmal ellátott kísérőlevél (például feljegyzés) mellékleteként történhet.

28. § A szervezeti egységekhez rendelt e-mail postafiókokba érkező elektronikus küldemények érkeztetését az arra kijelölt átvevő végzi el a Poszeidonban.

29. § Az érkeztetési elektronikus nyilvántartás legalább az alábbi adatokat tartalmazza:

30. § A küldemény borítékát az irathoz kell csatolni, ha

31. § (1) Az elektronikus küldemény ellenőrzését követően, ha a küldemény nem nyitható meg, a küldőt – ha elektronikus válaszcímét megadta – az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről. Ezen értesítéseket nem kell iktatni.

(2) Ha a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatók meg, a küldőt az ügyintézőnek értesítenie kell az értelmezhetetlen elemekről és a hiánypótlás szükségességéről, lehetőségeiről.

32. § Ha az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy a benyújtás időpontja megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható, ebben az esetben a küldemény borítékát véglegesen az ügyirathoz kell szerelni. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

33. § A minisztérium munkatársának elektronikus levélcímére érkező küldeményt akkor kell érkeztetni, ha a küldemény tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a minisztérium feladat- és hatáskörét érinti.

34. § (1) Az érkeztetési művelet elvégzése után a Poszeidonban lehetőség van a Szabályzat 3. függeléke szerinti érkeztető ív nyomtatására. Az érkeztető íven rögzíthetők a szignálási utasítások (például felelős szervezeti egység és ügyintéző kijelölése, határidő meghatározása).

(2) Az érkeztetett küldeményt – az ügyintézési határidőre való tekintettel – a lehető legrövidebb időn belül továbbítani kell a szakmailag felelős szervezeti egységhez iktatás és ügyintézés céljából. Az érkeztető számmal ellátott irat továbbítandó a Poszeidonban.

(3) A felsővezető rendelkezhet az érkeztetéssel egy időben történő iktatásról is az irányítása alatt álló önálló szervezeti egységek tekintetében. Ebben az esetben a küldeményt be kell iktatni és a szignálási utasításoknak megfelelően iktatva kell eljuttatni a szakmailag felelős szervezeti egységhez.

35. § (1) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e az iratnak előzménye. Ha van előzménye az iratnak, az alábbiak szerint kell az iktatást elvégezni:

(2) A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a kezelési feljegyzésekben.

(3) A csatolás végrehajtása, illetve a csatolt irat eredeti helyére történő visszahelyezése az ügyintéző, valamint az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelő felelőssége.

(4) Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelő, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni. A szerelést kölcsönös hivatkozással mindkét (előirat és utóirat) előadói íven fel kell tüntetni.

36. § (1) Az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelő az érkezett iratot az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében köteles a szervezeti egység vezetőjének vagy az általa felhatalmazott személynek (a továbbiakban együtt: vezető) bemutatni.

(2) A beérkezett ügyiratokat egy munkanapon belül el kell látni szignálással. A kiszignált ügyiratokat a szignálás napján továbbítani kell. Továbbszignálás esetén gondosan ügyelni kell arra, hogy az egyes szignálások között a lehető legrövidebb idő teljen el.

37. § (1) A vezető

(2) A minisztérium székhelyére vagy telephelyeire érkező, a miniszterhez címzett hivatalos megkereséseket és egyéb ügyiratokat a miniszter vagy a miniszter kabinetfőnöke szignálja ki.

(3) Az államtitkárok vagy a helyettes államtitkárok nevére érkező iratokat a címzettek saját hatáskörükben vagy titkárságvezetőjük útján szignálják ki az általuk irányított szervezeti egység vezetőjére vagy munkatársára.

(4) A közvetlenül a szervezeti egységhez címzett iratokkal kapcsolatos teendőket a főosztályvezetők saját hatáskörben végzik.

38. § (1) A kiszignált ügyiratot minden szignálás előtt meg kell vizsgálni abból a szempontból is, hogy azt valóban a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező szervezeti egység részére továbbították-e. Kétség esetén az ügyiratot továbbítani kell, azonban ezzel párhuzamosan jelzést kell adni az első kiszignálónak, hogy vizsgálja felül a szignálási utasítását. A javaslatot indokolással kell ellátni. A szignáló ennek ismeretében felülvizsgálhatja álláspontját.

(2) Az iratért a szignálással kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vezetője, illetve ügyintézője a felelős.

(3) Ha az ügy elintézése több szervezeti egység közreműködését igényli, a szignáláskor célszerű kijelölni a főfelelős szervezeti egységet azzal a megjegyzéssel, hogy intézkedése során meghatározott személyeket, szervezeti egységeket vonjon be.

39. § (1) Egyéb, ügyintézéssel kapcsolatos elvárások:

(2) Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például „post-it” öntapadós lap vagy grafitceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.

40. § (1) Az iratok nyilvántartására – papíralapú és elektronikus – iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy a minisztérium feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba vétellel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadása-átvétele dokumentáltan történjék.

(2) Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető a vonatkozó jogszabályok és a minisztériumi szabályzatok alapján határozza meg a rendszeresített általános és szakfeladatokkal összefüggő speciális iratkezelési segédleteket.

(3) Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:

41. § (1) Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni az iratkezelési segédleteket. A minisztérium főnyilvántartó könyvét az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető által kijelölt személy vezeti.

(2) A főnyilvántartó könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni.

(3) A főnyilvántartó könyvet az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető hitelesíti. Ennek keretében lapjait sorszámmal látja el, és a borítólapon feltünteti:

„Ez a könyv … számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20… év …… hó … nap. Lezárva: 20… év …… hó … nap.”

(4) A főnyilvántartó könyvet az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető aláírja, és a minisztérium körbélyegzőjének lenyomatával ellátja.

(5) Az iratkezeléshez használt segédleteket, a maradandó értékű iratok elhelyezésére szolgáló savmentes dobozokat a minisztériumokat üzemeltető szervezeti egységtől vagy szervezettől kell igényelni, amely gondoskodik azok beszerzéséről.

42. § (1) Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetben nyilvántartani és kezelni kell

(2) A bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat az átadókönyvbe be kell vezetni.

43. § (1) Az iktatás tanúsított iratkezelési szoftver, a Poszeidon támogatásával történik.

(2) Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni.

(3) Az iktatás során az iktatókönyvben az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni

44. § (1) Az év utolsó munkanapján az iktatókönyveket és a segédleteket hitelesen le kell zárni, és minden évben új iktatókönyveket kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a Poszeidonban az adott évre, az adott iktatókönyvben új főszámra és alszámra ne lehessen több iratot iktatni.

(2) Az elektronikus iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni

(3) Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell menteni.

(4) Az időbélyegzővel ellátott, lezárt érkeztető nyilvántartás, iktatókönyvek adatállományait és az elektronikus dokumentumokat archiválni kell, és a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen kell tárolni.

(5) Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát a minisztérium központi irattára nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átveszi a központi szolgáltatótól. Az adathordozón és annak mellékletét képező iraton végleges módon rögzíteni kell az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és az archiválást végző nevét.

(6) Az iktatási adatbázis biztonsági mentéséről napi szinten kell gondoskodni.

(7) A biztonsági másolat tárolása során biztosítani kell az elektronikus közszolgáltatás biztonságáról szóló jogszabályban foglaltak végrehajtását. Biztosítani kell továbbá az adatok olvashatóságát, ezért az adathordozókat legalább 5 évente ellenőrizni kell és újra kell írni.

(8) A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára hozzáférhetővé kell tenni.

45. § Ügyviteli segédeszközként

46. § (1) Az iktatószám kötelezően tartalmazza: az iktatókönyv jele/főszám-alszám/iktatási év négy számjegye/szervezeti egység kódja adatokat. Az azonosítók és jelölések kiadását, valamint a Poszeidonban történő rögzítését a Biztonsági, Iratkezelési és Ügyfélszolgálati Főosztály biztosítja.

(2) Az iktatókönyvek jeléről, a szervezeti egységek kódjairól az Iratkezelési Osztály vezet nyilvántartást, és szervezeti változások esetén gondoskodik azok felülvizsgálatáról. Az elektronikus ügyintézés miatt a szervezeti egységek kódjaira alkalmazható karakterek száma limitált.

(3) Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat ügyiratként, egy iktatószámon, annak főszámra és alszámra bontásával kell nyilvántartani oly módon, hogy új főszámon kell nyilvántartásba venni a kezdőiratot, és a főszám alszámain kell nyilvántartani az ugyanazon ügyben keletkező további iratokat.

(4) Egy iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.

(5) Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.

(6) Az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.

(7) Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre – „Melléklet a ... iktatószámú irathoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni. Egy iratnak egy iktatókönyvben csak egy iktatószáma lehet. A már egyszer beiktatott iratot akkor kell újra iktatni, ha a megküldött irat a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet, vagy a címzett szervezeti egység külön iktatókönyvvel rendelkezik.

(8) Ha egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket és a határidőt.

47. § (1) A minisztériumba érkező, illetve ott keletkező iratokat – a Szabályzatban meghatározottak kivételével – ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani. A 42. §-ban foglaltak kivételével iktatni kell minden olyan, a minisztérium szervezeti egysége részére érkezett vagy a minisztérium által keletkeztetett iratot, amely ügyintézés kezdeményezésére irányul, vagy ügyintézés során tett intézkedést, tényt, döntést, álláspontot vagy véleményt rögzít.

(2) Az iktatást a szervezeti egységek titkárságain az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelők, valamint a szervezeti egység kijelölt ügyintézői végzik.

(3) Az ügyben keletkezett első (kezdő) irat a Poszeidonban a soron következő főszámot kapja.

(4) A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek minősülnek.

(5) Téves iktatás esetén a Poszeidon a változással (módosítással, az adatok fizikai törlése nélkül) összefüggő adatokat naplózással dokumentálja. A tévesen kiadott iktatószám nem adható ki újra.

48. § (1) Az iktatásra kerülő – beérkező – papíralapú iraton az érkeztető-iktató bélyegző iktatásra vonatkozó rovatait ki kell tölteni.

(2) Ha az adatok feltüntetése helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az érkeztető-iktató bélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap az érkeztető-iktatóbélyegző elhelyezésére, iktatási adatok rögzítésére nem használható.

49. § (1) Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell beiktatni.

(2) Soron kívül kell iktatni és továbbítani az elsőbbségi küldeményeket, a rövid határidős iratokat, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „AZONNAL”, „SÜRGŐS” jelzésű iratokat.

(3) Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell, és a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben jelezni kell.

50. § (1) Az ügyirat tárgyát az elektronikus iktatókönyv „Tárgy” rovatába be kell írni.

(2) Az ügyirat tárgya, valamint az ügyfél neve és azonosító adatai alapján az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét. A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat lehet rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerinti keresés, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét.

51. § (1) A hivatali kapun keresztül közvetlenül a Poszeidonba érkező küldeményeket automatikusan érkezteti a Poszeidon. A webböngészős hivatali kapuval rendelkező szervezeti egységek a beérkező küldeményeket letöltik és digitális típus megjelöléssel a Poszeidonban érkeztetik a hozzájuk tartozó elektronikus állományok egyidejű felcsatolásával. Amennyiben nem az ügyintéző szervezeti egység részére érkezik be az irat, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes szervezeti egységnek a Poszeidonban átadni további intézésre, és az illetékes szervezeti egység iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelőit e-mailben tájékoztatni az átadásról.

(2) Az iratok digitalizált képe (például pdf) képformátumban kerül tárolásra, amelyet a Poszeidon vagy automatikusan rendel össze az iktatott irattal, vagy az iktatást végző munkatársnak kell manuálisan az iktatott irathoz rendelnie.

(3) Amennyiben vonalkód segítségével történik az összerendelés, a matricát úgy kell elhelyezni a küldeményen, hogy információ ne kerüljön elfedésre.

(4) A minisztériumhoz közvetlenül benyújtott papíralapú küldeményeket hiteles elektronikus irattá kell átalakítani. A hiteles elektronikus dokumentum előállítása körébe nem tartozó papíralapú küldemények felsorolását a 335/2005. Korm. rendelet 2. melléklete és a jelen Szabályzat 2. függeléke határozza meg.

(5) Külső szervtől vagy személytől közvetlenül a szervezeti egységhez benyújtott, digitalizálási kötelezettség alá eső papíralapú iratot az átvétele után a szervezeti egység iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelője bontja, digitalizálja, érkezteti, a digitalizált küldeményt összerendeli a Poszeidonban és hiteles elektronikus másolattá alakítja.

(6) Külső szervtől vagy személytől a kezelőirodába benyújtott, digitalizálási kötelezettség alá eső papíralapú iratot, a 27. § (1) bekezdésében szereplő kivétellel, az átvétele után a kezelőiroda ügyintézője érkezteti és dokumentáltan továbbítja a címzett szervezeti egység részére, majd az (5) bekezdésben ismertetett módon kell eljárni.

(7) A hiteles elektronikus másolattá alakított küldemény papíralapú példányának megsemmisítése tekintetében a 335/2005. Korm. rendelet 61. § (7) és (8) bekezdésében meghatározottak szerint kell eljárni. Az iktatás során irattári tételszámmal kell ellátni a papíralapú iratot, ha a közfeladatot ellátó szerv a megőrzési kötelezettséget az iratról a 322/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet szerinti hiteles elektronikus másolat készítése és megőrzése útján teljesíti.

(8) Az iktatásra került elektronikus levél levelezőrendszerből kinyert (msg) formátumát a Poszeidonban az irathoz szükséges hozzárendelni.

52. § (1) Vegyes és papíralapú ügyiratok esetében az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelőnek kell átadni az irat kezelése céljából

(2) A nyilvántartásba vett és szignált vegyes és papíralapú ügyiratokat a Poszeidonba való átadás-átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani.

(3) Ha az iratot más szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre, a papíralapú iratok átadás-átvételét az átadókönyvben aláírással és az átvétel dátumával kell igazolni. A Poszeidonban az átadást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a Poszeidon automatikusan rögzíti.

(4) Teljes ügyirat (az összes alszámmal együtt) csak szükség esetén (például ha a döntéshez az üggyel kapcsolatos valamennyi, az ügyben keletkezett iratra szükség van) továbbítható a szervezeti egységek között. Az ügyirat továbbítása kizárólag a szervezeti egység vezetőjének engedélyével, szignálási utasításának megfelelően történhet.

(5) Ha valamely alszámra iktatott irat másodlati példánya kerül továbbításra a Poszeidonban, az irat iratborítóba helyezendő a szükséges mellékletekkel együtt. A másodlati példány ügyintézés szempontjából egyenértékű az eredetivel.

(6) Ha az átvett másodlati példányra az ügyintézés végeztével a szervezeti egységnek az ügyintézés folyamatában a továbbiakban nincs szüksége, vissza kell adni az ügyiratért szakmailag felelős szervezeti egységnek.

53. § (1) Az ügyiratok vagy iratok minisztérium épületei közötti továbbítását futár vagy szükség esetén az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelők végzik. Az ügyiratokat a kezelőirodákon keresztül lehet eljuttatni a címzetthez. A futárral a kezelőirodák munkatársai tartják a kapcsolatot.

(2) A kezelőirodák munkatársainak munkáját az Iratkezelési Osztály vezetője koordinálja.

54. § (1) A kiadmányozási jog gyakorlását az SZMSZ, valamint az önálló szervezeti egység ügyrendje határozza meg.

(2) Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak az SZMSZ-ben és az ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá.

55. § (1) Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani.

(2) A kiadmány külső szervhez vagy személyhez történő kézbesítésére csak annak dokumentálása mellett kerülhet sor. A kiadmányozott irat egy – külső szervnek kézbesített irat esetén hiteles vagy hitelesített – példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia. Az ügyiratban maradó példánynak tartalmilag mindenben megegyezőnek kell lennie az elküldött példánnyal, ennek megfelelően a kiadmányozásra kerülő papíralapú irat minden példányán el kell helyezni a hitelesítésre szolgáló körbélyegző lenyomatot.

56. § Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelő az elektronikus iktatókönyvben e feltüntetett iktatószám(ok) alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

57. § (1) Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az irat és az elektronikus irat akkor hiteles kiadmány, ha

(2) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő

(3) A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes névbélyegzőkről szóló nyilvántartást és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláíró tanúsítványokról szóló nyilvántartást a Biztonsági Osztály kezeli.

(4) Az elektronikus kiadmány hitelesítésére időbélyeggel ellátott, a kiadmányozás időpontját dokumentáló minősített elektronikus aláírást kell alkalmazni.

(5) Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás.

58. § (1) Az iratokon – a kiadmányozó döntése alapján – az alábbi kezelési szabályok alkalmazhatók:

(2) A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

59. § (1) A minisztériumnál keletkezett iratokról a Másolatkészítési Szabályzatban meghatározott személyek jogosultak hiteles papíralapú, illetve elektronikus másolatot kiadni.

(2) Papíralapú dokumentumról papíralapú, elektronikus dokumentumról papíralapú, dokumentumról hiteles elektronikus másolat készítése esetén a 322/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet, valamint a Másolatkészítési Szabályzat az irányadó.

60. § (1) A minisztériumból külső szerveknek, személyeknek küldendő kiadmányok tartalmi és alaki követelményeit a mindenkor hatályos vonatkozó belső utasítás határozza meg.

(2) A minisztériumban alkalmazandó iratminták a minisztérium belső honlapján (intranet) kerülnek közzétételre.

(3) A levélminták nem alkalmazhatók olyan ügyekben, ahol valamely jogszabály a döntés közlésére kötelező alaki és tartalmi elemeket ír elő (például hatósági határozat, formanyomtatványon kiadott engedély).

61. § (1) Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmányt és az esetleges mellékleteit szerelten az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelő részére előkészíteni. Az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással és ha van, melléklettel ellátott iratot vehet át.

(2) Az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelőnek ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e.

62. § (1) A kiadmányozott iratot lehetőleg még az átvétel napján, de legkésőbb a következő munkanapon kell a címzettnek elküldeni. A miniszter által aláírt leveleket munkanapokon a szervezeti egységhez való visszaérkezés napján postázni kell. Ha a levelek hétvégén vagy munkaidőn kívül érkeznek vissza, akkor a következő munkanapon kell azokat haladéktalanul a címzettnek továbbítani.

(2) A kiadmányozott irat elküldéséről a szervezeti egység munkatársa gondoskodik, aki az irat átvétele után köteles

(3) A Poszeidonban a külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára

egy-egy iratpéldányt kell készíteni további címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.

(4) Ha a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a „Kapják:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.

(5) Az iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell postára adni. Az azonos címzettnek szóló iratokat, a könyvelt küldemények (pl. hivatalos irat, ajánlott) kivételével lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni.

(6) Könyvelt küldemény esetében egy borítékba csak egy iktatószámhoz tartozó irat helyezhető.

(7) A boríték címoldalán fel kell tüntetni

(8) A szervezeti egység iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelője az elküldésre előkészített küldeményeket lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, a küldés módjának megfelelő kézbesítőokmányokat pontosan kitöltve továbbítja a címzett részére. Postai kézbesítés esetén az előkészített, lezárt küldeményeket átadja az illetékes kezelőiroda részére. A küldemények Magyar Posta Zrt. részére történő átadásáról az Iratkezelési Osztály gondoskodik.

63. § A küldeményeket a kézbesítés módja szerint kell kezelni:

64. § A minisztériumon belül a belső felhasználásra készült iratok (például körlevelek) a vezetői aláírást követően elektronikus formában, szkennelt változatban a levelezőrendszeren keresztül is továbbíthatók. Az aláírt eredeti példányt a keletkeztető szervezeti egység ügyiratában kell kezelni.

65. § (1) Ha a továbbított küldemény valamilyen okból – például téves címzés miatt – visszaérkezik, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

(2) A tárgyévi, az átadás-átvételt dokumentáló papíralapú futár- és átadási jegyzékeket visszakereshető módon, emelkedő számsorrendben vagy időrendben lefűzve kell tárolni a kezelőirodákban, továbbá megőrizni az irattári tervben meghatározott ideig.

66. § (1) Az irat határidő-nyilvántartásba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével, illetve a Poszeidon megfelelő felületének kitöltésével engedélyezi.

(2) Az ügyben eljáró ügyintézőnek kell gondoskodni, hogy a határidő év, hónap, nap megjelöléssel az iraton és az előadói íven, illetve a Poszeidon megfelelő mezőjében feltüntetésre kerüljön.

(3) Az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése után válik lehetővé.

(4) Az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles

(5) Ha a határidő eredménytelenül telik el (például nem érkezik válasz), az ügyintéző köteles megsürgetni a választ, majd – a vezetői döntés szerint – tovább kezelni az ügyiratot.

(6) A határidőből történő kivételt, a sürgetést és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, továbbá az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelő a Poszeidon megfelelő rovatába köteles feljegyezni.

67. § (1) A minisztérium irattári anyaga a minisztérium épületeiben működő központi irattárakban, valamint a különböző szervezeti egységek átmeneti irattáraiban kerül elhelyezésre. A minisztérium iratanyagának hosszú távú megőrzését és tárolását a Nemzeti Dokumentumkezelő Nonprofit Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban: NEDOK) által nyújtott szolgáltatás igénybevételével kell biztosítani, melynek részletes szabályait a 86. § tartalmazza.

(2) A selejtezhető, a nem selejtezhető határidő nélkül őrzendő, valamint a Magyar Nemzeti Levéltárnak (a továbbiakban: MNL) az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése az iratkezelés felügyeletét ellátó szervezeti egység által működtetett központi irattár feladata.

(3) A központi irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

A központi irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.

(4) A papíralapú iratok tárolásához az irattárban lehetőség szerint egész évben biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (40–55%) és hőmérsékletet (17–18 °C).

(5) Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott, fémből készített – állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.

(6) Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tárolóeszközöket kell használni.

(7) A nem papíralapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A tárolásból esetlegesen adódó adatvesztés megakadályozása érdekében gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

(8) Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni. Az elektronikusan tárolt és archivált adatállományok, elektronikus dokumentumok utólagos olvashatóságát, visszakereshetőségét, használatát a megőrzési idő lejártáig biztosítani kell. Az adathordozók olvashatósági vizsgálatát legalább 3 évente el kell végezni.

(9) Átmeneti irattár a szervezeti egységek irodái mellett található irattárként használt helyiség vagy az irodákban, folyosókon elhelyezett zárható szekrény.

68. § (1) A további intézkedést nem igénylő ügyiratokat le kell zárni az irat elintézetté válását követően. Legkésőbb év végén az összes elintézett ügyiratot le kell zárni. A lezárás tényét az előadói íven jelezni kell, ezzel egyidejűleg az ügyiratot a Poszeidonban is le kell zárni. Amennyiben az adott ügyben új irat érkezik vagy keletkezik, az ügyiratot újra kell nyitni. A lezárás jelzésének hiányában az utolsó ügyiratdarab keletkezésének időpontját kell a lezárás időpontjaként figyelembe venni a selejtezés vagy levéltárba adás határidejének megállapításakor.

(2) Az irattárazás mindig az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes szervezeti egység kötelezettsége, kivéve a közbeszerzési és beszerzési adatlapot és módosításait, a beszerzési eljáráshoz kapcsolódó értékelőlapot, valamint a szervezeti egységek által megküldött közbeszerzési és beszerzési terv irattárazását a Közbeszerzési Főosztály végzi, az eredeti iratokat a Közbeszerzési Főosztály őrzi, az indító szervezeti egység hiteles másolatot őriz.

(3) Az irattárba helyezést a szervezeti egység vezetője vagy az általa írásban felhatalmazott munkatárs engedélyezi. Az irattárba helyezés engedélyezésének időpontját és az engedélyező aláírását az előadói íven fel kell tüntetni. Az előadói ívet irattárazási utasítással kell ellátni: a/a (ad acta, irattárba helyezendő).

(4) Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

69. § (1) Irattárazási utasítással ellátni és irattárba helyezni csak lezárt, teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes iratot – lehet. Egy ügyirathoz tartozó eredeti iratok, ügyiratdarabok nem maradhatnak más szervezeti egységnél.

(2) Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek (ha eddig nem történt meg) meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.

(3) Az ügyintézőnek az irattárba helyezés előtt az ügyiratból a feleslegessé vált munkaanyagokat és másolatokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni. Az ügyviteli munka folyamán feleslegessé vált másolati példányok, kinyomtatott elektronikus levelek (belső levelezések), az adott ügy elvégzésével kapcsolatban keletkezett egyéb papíralapú dokumentumok zúzott formában történő elhelyezésére a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) által a minisztérium szervezeti egységei részére biztosított ún. „zúzdás zsákok” szolgálnak. A zúzdás zsákokban a papíralapú adathordozókon kívül más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése tilos. Az elektronikus adathordozók, egyéb irodai és kommunális hulladékok elhelyezésére a zúzdás zsákok nem használhatóak. A zúzdás zsákok a KEF értesítése után, a zsákok lezárását követően tárolhatók az adott szervezeti egység folyosóján.

(4) Az irattárba helyezés előtt az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) és gyűrűs mappákból ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (pl. gemkapocs) el kell távolítani.

(5) Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az iratra és az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az előadói ívben kell elhelyeznie. Az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelő feladata, hogy az ügyintéző által meghatározott tételszámot a Poszeidonban rögzítse.

(6) Ha az ügyirat hiányos, vagyis valamelyik alszám hiányzik, az ügykezelőnek fel kell vennie a kapcsolatot a hiányzó alszám keletkeztetőjével, és kérnie kell az irat pótlását, soron kívüli megküldését. Ellenkező esetben az ügyirat nem irattárazható.

(7) Vegyes ügyirat esetében az előadói ívre fel kell vezetni azokat az alszámokat, amelyek a Poszeidonban hitelesített változatban, kizárólag elektronikusan léteznek, nem kerültek kinyomtatásra.

(8) Ha az ügyirathoz tartozó valamennyi irat hitelesített elektronikus formában megtalálható a Poszeidonban az ügyiratot nem kell kinyomtatni, azt kizárólag a Poszeidonban kell megküldeni a központi irattár részére.

(9) Ha az egy ügyben keletkezett ügyirat több irattári tételbe is sorolható, mindig a leghosszabb megőrzési időt biztosító tételszámot kell neki adni.

70. § (1) Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is.

(2) Ha az (1) bekezdés szerinti iratkezelés nem biztosítható, az elektronikus iratokról hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

(3) Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a 335/2005. Korm. rendeletben meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal együtt lehet irattárazni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.

71. § Az irattárba helyezés alkalmával az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az iratkezelés szabályainak eleget tettek-e. Ha az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról. Hiányos, nem hitelesített másolati példányt, irattári tételszám nélküli vagy rendezetlen ügyiratot az iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelő irattárazásra nem vehet át.

72. § Az irattárban az iratokat évek szerint, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve kell elhelyezni és őrizni. A szalagos irományfedélben őrzött iratoknál az irattári tételszámot a szalagos irományfedélen is fel kell tüntetni. Az elektronikus iktatókönyv „irattárba helyezés időpontja” mezőjében az átmeneti, ha közvetlenül központi irattárba kerül, akkor a központi irattárba helyezés időpontját kell nyilvántartani.

73. § (1) Központi irattárban kell elhelyezni az elintézett, lezárt, további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.

(2) Kivételt képeznek az (1) bekezdésben foglaltak alól és átmeneti irattárukban őrizhetők

74. § (1) A központi irattár

(2) A központi irattárba

75. § (1) Az érkeztetett és az iktatott iratok központi irattárba történő átadásakor két példányban kell elkészíteni az – átadó szervezeti egység vezetője és az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző és a központi irattárat működtető szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt, beiktatott – a 3. függelék szerinti iratátadás-átvételi jegyzőkönyvet, amelynek melléklete a 3. függelék szerinti évkör, tételszám, iktatószám szerint rendezett iratjegyzék, illetve a Szabályzat 3. függeléke szerinti küldemények átadás-átvételi jegyzőkönyvét és mellékletét, a 3. függelék szerinti, az érkeztető azonosító szerint sorba rendezett tételjegyzéket.

(2) Az iratátadás-átvételi jegyzőkönyvet és a küldemények átadás-átvételi jegyzőkönyvét pdf formátumban, az iratjegyzéket és a tételjegyzéket szerkeszthető formában, a tételes listát az iktatórendszerből kinyerve a jegyzőkönyvek iktatószámához elektronikusan fel kell csatolni. Amennyiben maradandó értékű iratok másolatként kerülnek átadásra, azt az iratátadás-átvételi jegyzőkönyvben feltüntetni szükséges.

(3) Az iratátadás-átvételi jegyzőkönyv és a küldemények átadás-átvételi jegyzőkönyve nem selejtezhető, annak egyik példánya a központi irattáré, a másik az iratot leadó szervezeti egységé, amelyet az átadó szervezeti egység átmeneti irattárában megőriz. A küldeményeket és az ügyiratokat a Poszeidonban is át kell adni (postázni) az Iratkezelési Osztály illetékes központi irattára részére.

(4) A hiányosan vagy félreérthetően kitöltött iratátadás-átvételi jegyzőkönyvet és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős vezetőnek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a központi irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő ügyiratokat.

(5) A központi irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, évek szerint, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve, iratátadás-átvételi jegyzőkönyv és a mellékletét képező iratjegyzék kíséretében veszi át.

(6) A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

(7) A központi irattárba leadásra kerülő ügyiratokat a leadás időpontjával a Poszeidonban rögzíteni kell.

(8) A központi irattárba átadásra kerülő elektronikus dokumentumokat archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelően. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

76. § (1) A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg az alábbiak szerint:

(2) Az elektronikus adathordozó esetén a tárolást az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani.

77. § (1) A minisztérium munkatársai az SZMSZ-ben vagy a szervezeti egységek ügyrendjében rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra kérhetnek ki iratokat.

(2) Az iratkikérésre vonatkozó kérelmet a Szabályzat 3. függeléke szerinti „Irattári kikérő lapon” írásban az Iratkezelési Osztály vezetőjének kell megküldeni.

(3) Az átmeneti, valamint a központi irattár iratot csak a készítő szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység, valamint az ellenőrzési feladatokat ellátók (például Kormányzati Ellenőrzési Hivatal, Állami Számvevőszék, Belső Ellenőrzési Főosztály) írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, vagy engedélyezi a betekintést, másolat készítését, valamint szerelés céljából való végleges kikérését.

(4) Ha más szervezeti egység iratát kérik ki a központi irattárból, vagy más szervezeti egység iratába kérnek betekintést, vagy iratából kérnek másolatot, valamint szerelés céljából való végleges kikérést, akkor a kérés teljesítéséhez a leadó szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Az engedélyt a kikérő szervezeti egység a Szabályzat 3. függeléke szerinti „Irattári kikérő lap harmadik fél részére” nyomtatványon kéri meg. Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt a központi irattárat működtető szervezeti egység vezetője adja meg.

(5) Az irat kiadását és visszaérkezését, a másolat készítését, valamint az irat szerelés céljából való végleges kikérését az iktatókönyvben dokumentálni kell.

(6) Papíralapú és vegyes ügyiratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról a Szabályzat 3. függeléke szerinti iratpótló lapot kell készíteni, amit – mint elismervényt – az átvevő aláír. Az aláírt iratpótló lapot az iratkölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén, iratkölcsönzés befejezése után pedig az ügyiratban elhelyezve kell tárolni.

78. § (1) Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást (iratkölcsönzési napló) kell vezetni. Az irat kiadását és visszaérkezését a Poszeidonban is jelezni kell.

(2) Az iratkölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

(3) Az iratkölcsönzési napló rovatai:

79. § (1) Az irat kiadását és visszaérkezését az elektronikus iktatókönyv megfelelő rovatában rögzíteni kell.

(2) Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Ha a jogosult felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

(3) A központi irattár – az MNL, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül – iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt a Szabályzatban előírt megkeresés szerint más irathoz szerelik.

80. § (1) A központi irattárba helyezett, lejárt megőrzési idejű iratokat évente az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében selejtezni kell.

(2) A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő naptól kell számítani.

81. § (1) Az iratselejtezésre az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető jóváhagyásával kerülhet sor.

(2) A selejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám, illetve megőrzési idő alapján kell végrehajtani.

(3) A selejtezés során ellenőrizni kell

(4) Az iratselejtezésről az iratkezelésért felelős vezető elektronikus aláírásával ellátott Szabályzat 3. függeléke szerinti iratselejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet iktatás után a MNL-hez elektronikus úton kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése céljából. Az iratselejtezési jegyzőkönyv kötelező és elengedhetetlen része a selejtezési iratjegyzék.

(5) Az iratselejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:

(6) A selejtezés tényét és időpontját a Poszeidon megfelelő rovatába be kell vezetni.

(7) Az iratselejtezési jegyzőkönyv részeként a Szabályzat 3. függeléke szerinti selejtezési iratjegyzéket kell készíteni. Az iratjegyzék tartalmazza

(8) Az MNL a selejtezést a jegyzőkönyvön elhelyezett és visszaküldött záradékkal engedélyezi. Az átmeneti irattár csak a központi irattár közreműködésével selejtezheti a lejárt megőrzési idejű iratait.

82. § (1) Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban lévő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.

(2) Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

(3) Elektronikus dokumentumkezelés esetében a selejtezést és a fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, valamint a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat archiválás céljából meg kell küldeni a központi szolgáltató részére. Ezzel egyidejűleg roncsolással meg kell semmisíteni a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi (legutolsó) archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet kell felvenni.

83. § (1) Az MNL selejtezési engedélyének birtokában az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető a minisztériumot üzemeltető szervezeti egység vagy szervezet közreműködésével, az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről vagy az elszállításig történő elhelyezésről és biztonságos őrzésről. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszer alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen.

(2) A megsemmisíthető iratanyagot zsákokban kell elhelyezni. A zsákot le kell zárni. Az iratanyag megsemmisítésre való elszállítását a szervezeti egységek az üzemeltető szervezeti egység vagy szervezet szállításra vonatkozó formanyomtatványának kitöltésével rendelhetik meg. Az elszállításig a zsákokat az irodákban kell tárolni. A lezárt zsákokra az üzemeltető szervezeti egységnek vagy szervezetnek megküldött, szállításra vonatkozó megrendelőlap másolatát rá kell tűzni. Az üzemeltető szervezeti egység vagy szervezet gondoskodik a selejtezendő iratanyag elszállításáról és szakszerű megsemmisítéséről.

(3) A zsákokban kizárólag a megsemmisítésre váró papíralapú adathordozók helyezhetők el, erről a selejtezést előkészítő szervezeti egység vezetőjének felelőssége gondoskodni. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papíralapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.

84. § (1) A 322/2024. (XI. 6.) Korm. rendeletnek megfelelően lefolytatott hiteles elektronikus másolatkészítési eljárást követően, jegyzőkönyv felvétele mellett, a közirat papíralapú példánya megsemmisíthető.

(2) Ha az iratkezelés során rendkívüli esemény következtében az iratok károsodást szenvedtek, arról haladéktalanul jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza a károsodott iratok meghatározását, a káresemény helyét, időpontját és körülményeit. A jegyzőkönyvet haladéktalanul meg kell küldeni az illetékes közlevéltár részére. A közlevéltár véleményének kikérésével a szervnek meg kell vizsgálnia a megrongálódott iratok helyreállításának lehetőségét. Ha a károsodás mértéke, illetve jellege miatt nincs mód az iratok helyreállítására, a közlevéltár engedélyezheti azok kényszerselejtezését, továbbá szükség esetén hivatalból értesíti az adatvesztés ügyében eljárásra jogosult hatóságot.

85. § (1) A minisztérium átadóként a nem selejtezhető iratait – a határidő nélkül őrzendők kivételével – 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetést követően az MNL-nek mint átvevőnek átadja. Amennyiben a nem selejtezhető iratokra ügyviteli szempontból még rendszeresen szükség van, vagy akkor, ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, további tíz évre külön engedély nélkül meghosszabbítható. Az átadási-átvételi határidő tíz éven túli meghosszabbítását egy alkalommal, legfeljebb további tizenöt év időtartamra a kultúráért felelős miniszter engedélyezi.

(2) Az átvevő számára átadandó ügyiratokat

(3) A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – az MNL-lel egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

(4) Az átadásra kerülő papíralapú iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat (fémből készült iratkapcsoló, műanyagból készült iratborító).

(5) Elektronikus iratokat az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet által meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (például olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.

(6) Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét a Poszeidonban rögzíteni kell.

86. § (1) A 335/2005. Korm. rendelet 4. mellékletében meghatározott, kötelezően biztosítandó központosított irattári szolgáltatásokat − a 335/2005. Korm. rendelet 63/B. § (1) és (2) bekezdésében foglalt kivétellel − a minisztérium részére a NEDOK biztosítja, ennek érdekében a minisztérium központi irattárát működtető szervezeti egység a NEDOK-kal folyamatos kapcsolatot tart.

(2) A minisztérium a kezelésében lévő papíralapú iratok mennyiségéről, évköréről és irattári tételszámáról a Poszeidonban nyilvántartást vezet.

(3) A minisztérium a tárgyév március 31-ig tájékoztatja a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős minisztert a következő évben a NEDOK részére központi irattárazásra átadni tervezett, 5 évnél régebbi, 5 éven túl megőrzendő iratok mennyiségéről.

87. § (1) A minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az Ltv.-ben foglaltaknak megfelelően kell intézkedni az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

(2) Hivatalátadás esetén az erről készült és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat), és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetve átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.

(3) Ha a megszűnő minisztérium feladatköre több szerv között oszlik meg, az irattári anyagot irattári tételenként szabad megosztani. Kivételes esetben tételes iratmegosztási jegyzékkel is megosztható az irattári anyag. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy iratkölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását az MNL egyetértésével kell elvégezni.

(4) Ha a minisztérium jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét az MNL-ben kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez, illetve selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszűnő minisztérium gondoskodik.

88. § (1) Szervezeti egység megszűnése esetén az elszámolásra kötelezett a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az átmeneti irattárban lévő ügyiratait, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében adja át a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

(2) Ha a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni, és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.

(3) Ha a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet mint felelőst rögzíteni kell.

(4) Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani, vagy ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a központi irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy iratkölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírásokban foglaltak szerint kell kezelni.

(5) Az átvevő szervezeti egység számára hozzáférést kell biztosítani a megszűnt szervezeti egység lezárt elektronikus iktatókönyvéhez.

(6) Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni.

(7) A megszűnt szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.

89. § (1) Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal – a nyilvántartások alapján – tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. Az elszámolásra kötelezettek a kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetők a munkavégzési kötelezettség alól.

(2) A hivatali szervezeti egységtől távozót (vezető, ügyintéző, illetve iratkezelési feladatokat ellátó ügykezelő vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál), a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. A szervezeti egységek a személyi változásokról az Iratkezelési Osztályt értesítik, és írásban kezdeményezik a Poszeidonban a jogosultságok érvénytelenítését.

(3) A feladat átadás-átvételét jegyzőkönyvbe kell foglalni, amelyet az átadó készít el és az átadó, az átvevő, valamint a közvetlen vezető aláír.

(4) A jegyzőkönyvet és a mellékletét képező iratjegyzéket négy példányban kell elkészíteni.

(5) A jegyzőkönyv egy-egy példánya az átadónál és az átvevőnél marad. A jegyzőkönyv harmadik példányát a Humánpolitikai Főosztályra kell megküldeni, a negyedik példányt az Iratkezelési Osztály részére kell átadni.

(6) Az iratjegyzéken iktatószám szerinti sorrendben fel kell tüntetni az átvevő részére átadott folyamatban lévő ügyek iratait.

(7) Az ügyiratok átadását az új ügyintéző részére a Poszeidonban is végre kell hajtani. A lezárt, további ügyintézést nem igénylő iratokat a szervezeti egység átmeneti irattárába kell helyezni.

(8) A szervezeti egység vezetője a feladat vagy munkakör átadás-átvétel lebonyolításáért felelősséggel tartozik.

90. § A bélyegzőkkel, negatív pecsétnyomókkal kapcsolatos részletes szabályokat a Bélyegzőhasználati Szabályzat tartalmazza.

91. § (1) Nem minősített kiadványt, nyomdai terméket a Másolatkészítési Szabályzat szerint kell elkészíteni.

(2) A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

92. § (1) Az önálló szervezeti egység vezetője szervezeti egységénél köteles

(2) Az önálló szervezeti egység vezetőjének az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe kell foglalnia, és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálnia, a jegyzőkönyv egy példányát a Biztonsági, Iratkezelési és Ügyfélszolgálati Főosztály vezetőjének meg kell küldenie.

Az iratkezelés általános felügyeletének gyakorlása során a Biztonsági, Iratkezelési és Ügyfélszolgálati Főosztály ellenőrzi az iratkezelésre vonatkozó szabályok betartását.

(3) A nem selejtezhető iratok fennmaradásának biztosítása érdekében a minisztérium iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét az Ltv. vonatkozó rendelkezése alapján az MNL ellenőrzi.

(4) A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által vezetett minisztérium képviselője a 335/2005. Korm. rendelet rendelkezése alapján a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggésben ellenőrzi a minisztérium irattári anyagát.

93. § (1) Az iktatóhellyel rendelkező szervezeti egységnél papíralapú iktatókönyvet, üzemzavar-iktatókönyvet (a továbbiakban: ÜZ) kell vezetni arra az esetre, ha bármely oknál fogva a Poszeidonhoz való hozzáférés több órán keresztül nem biztosított.

(2) Ha a Poszeidonhoz való hozzáférés nem biztosított, az üzemzavart az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek kell bejelenteni, aki eldönti, hogy mikortól és meddig szükséges az ÜZ-t alkalmazni. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető a döntéséről a minisztérium szervezeti egységeit e-mailben értesíti.

(3) Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető vagy az általa kijelölt személy a Poszeidon üzemzavara esetén soron kívül értesíti a szervezeti egységeket a Poszeidon leállásáról és arról, hogy a Poszeidon üzemzavara esetére a Szabályzatban meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

(4) Az üzemzavar megszüntetését követően az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető vagy az általa kijelölt személy értesíti a szervezeti egységeket az üzemzavar megszűnéséről és a Poszeidonban történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.

(5) A helyreállt Poszeidonban haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, adatvesztés esetén azokat pótolni kell.

94. § (1) A „SÜRGŐS”, „AZONNAL”, „SORON KÍVÜL” jelöléssel ellátott iratokat mind a bejövő, mind a kimenő és a belső iratforgalom esetében az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyvbe kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja.

(2) Az (1) bekezdés szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószám feltüntetésénél a szervezeti egység betűjelét, valamint az „ÜZ” egyedi azonosítási jelölést is alkalmazni kell (például: BIF/23-1/2020/ÜZ).

95. § (1) Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot a Poszeidonba át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell.

(2) Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált szakasz aláhúzásával kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.

(3) A következő évben a következő oldalon kell folytatni az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet.

(4) Végső lezáráskor az üzemzavar esetén használt iktatókönyv utolsó megkezdett oldalára rá kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul a könyv, és mikor történt a lezárás.

(5) Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az egyéb papíralapú iratkezelési segédletek mellett kell tartani.

96. § Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyv beszerzéséről és főnyilvántartó könyvbe vételéről az Iratkezelési Osztály gondoskodik.

97. § Papíralapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

98. § (1) A minisztérium levelezőrendszerén érkezett és a minisztérium feladatkörébe tartozó ügyet keletkeztető e-mail beérkezését a Poszeidon érkeztető nyilvántartásában kell dokumentálni.

(2) A minisztérium elektronikus postafiókjait a központi szolgáltató működteti.

(3) Azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény ismételt érkezése esetén a feladót nem kell értesíteni. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus vagy egyéb rosszindulatú program.

(4) A Poszeidonba beintegrált hivatali kapukra érkező küldeményeket az iktatórendszer automatikusan érkezteti. A webböngészős hivatali kapura beérkező küldeményeket le kell tölteni és a Poszeidonban érkeztetni kell. A továbbiakban a Poszeidonban kell az elektronikus iratokat kezelni és az iratokkal, valamint az ügy intézésével kapcsolatos folyamatokat dokumentálni. Vegyes ügyiratok esetében az elektronikus küldeményt szükség esetén ki lehet nyomtatni.

(5) A szervezeti egységek a hivatali kapun beérkező küldeményeket legalább napi rendszerességgel ellenőrzik, és folyamatosan kezelik.

(6) A hivatali kapu rendszerébe bekapcsolt szervek részére küldendő iratokat a Poszeidonban a „Csoportos postázás” menüponton, hivatali kapun keresztül lehet továbbítani a címzett részére. A hivatali kapu rendszerén kívüli ügyfelek részére küldendő iratokat az ügyfélkapu és a cégkapu szolgáltatáson keresztül lehet megküldeni.

(7) A hivatali kapuval nem rendelkező belső szervezeti egység a hivatali kapura vagy cégkapura küldendő irat iktatószámát, a címzett hivatal teljes nevét, a hivatal rövid nevét és KRID-azonosítóját a poszeidon@ekm.gov.hu e-mail-címre küldi meg. Ügyfélkapura történő kiküldés esetén az irat iktatószámán kívül a természetes személy 4T-adatát (név, anyja neve, születési ideje, születési helye) szükséges megadni. Az irat iktatószámához minden esetben csatolni kell az elektronikus dokumentumot, melynek elektronikus hitelesítése a csatolás előtt vagy a Poszeidon iktatórendszer „Hitelesség” menüpontjában utólag megtörténik.

(8) A természetes személy részére küldendő kézbesítés formája tekintetében figyelembe kell venni az érintett Rendelkezési Nyilvántartásban tett nyilatkozatát.

(9) A Poszeidonból kimenő elektronikus iratok hitelesítése minősített tanúsítványon alapuló minősített szervezeti elektronikus aláírással és időbélyegzővel, illetve rendelkezésre állás esetén a kiadmányozó vezető részére biztosított egyedi minősített elektronikus aláíró tanúsítványon alapuló elektronikus aláírás és minősített időbélyegző használatával történik.

(10) Ha az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a Magyar Posta Zrt.-n keresztül, a hagyományos postai úton kell megküldeni a címzettnek.

(11) A minisztérium szakrendszereibe érkező

(12) A hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról a Biztonsági Osztály vezet nyilvántartást.

(13) Vegyes ügyiratok esetében a papíralapú előadói íven jelölni kell azokat az alszámokat, amelyeken az elektronikus ügyiratdarabokat iktatták.

(14) A vegyes ügyiratok kezelése során a hiteles példányok meglétére fokozott figyelmet kell fordítani az iratok adathordozójától függetlenül.

(15) A hivatali kapun keresztül elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát e-mailen a poszeidon@ekm.gov.hu címen kell jelezni.