19/2024. (XII. 19.) EM utasítás
19/2024. (XII. 19.) EM utasítás
az Energiaügyi Minisztérium elektronikus aláírási és bélyegzési célú tanúsítványainak és nem aláírás célú hitelesítő tanúsítványainak, valamint az egyéb bélyegzők használatának szabályairól
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában, valamint az elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyújtására felhasználható elektronikus aláíráshoz és bélyegzőhöz kapcsolódó követelményekről szóló 137/2016. (VI. 13.) Korm. rendelet 13. § (5) bekezdésében és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 54. §-ában foglaltak alapján a következő utasítást adom ki:
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. Az utasítás hatálya
1. § (1) Az utasítás hatálya az elektronikus aláírással és elektronikus bélyegzővel történő hitelesítésre vonatkozó jogszabály vagy az Energiaügyi Minisztérium (a továbbiakban: EM) szervezeti és működési szabályzata (a továbbiakban: SzMSz) által az EM képviseletére felhatalmazott, feladatkörük alapján kiadmányozásra jogosult vezetőkre, ügyintézőkre, valamint az EM kormánytisztviselőire, illetve az azzal munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló személyekre terjed ki.
(2) Az utasítás hatálya alá az alábbi tevékenységek tartoznak:
a) személyes aláíró tanúsítványok igénylése,
b) kiadmányozásra vagy aláírásra jogosultak által az EM hatáskörébe tartozó eljárások során az elektronikus formában létrehozott, elektronikus aláírással és időbélyeggel vagy elektronikus bélyegzővel és időbélyeggel ellátott dokumentumok készítése és az EM által elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel ellátott küldemények hivatali kapun keresztül vagy egyéb elektronikus úton történő megküldése,
c) a nem aláírási célú tanúsítványok igénylése, ideértve a titkosító, az autentikációs, az üzenethitelesítő, a weboldal-hitelesítő, a szervezeti bélyegző és az időbélyegzés célú tanúsítványokat is,
d) papíralapú dokumentumok esetén a kiadmányozó kézjegyének körbélyegző lenyomatával történő felülhitelesítése,
e) papíralapú dokumentum esetén az EM nevét, székhelyét vagy postafiókcímét tartalmazó ún. fejbélyegző használata,
f) ügyviteli tevékenység során használt ügyviteli bélyegzők használata,
g) egyéb speciális esetekben szükséges bélyegzők (rézpecsét és szárazbélyegző) használata.
2. Az utasítás célja
2. § (1) Az utasítás célja az elektronikus aláírás és az elektronikus bélyegző létrehozására, ellenőrzésére vonatkozó azon szabályok meghatározása, amelyek alapján az elektronikus aláírás és elektronikus bélyegző érvényesnek tekinthető az aláíró és ellenőrző felek számára, valamint harmadik fél előtti eljárás során.
(2) Az utasítás célja továbbá az EM igazgatási tevékenysége során
a) az EM dokumentumainak hitelesítésére szolgáló elektronikus aláírások és elektronikus bélyegzők alkalmazására,
b) az EM által elektronikus aláírással és elektronikus bélyegzővel hitelesített és az ügyfelek vagy más szervek részére megküldött dokumentumok ellenőrzésére,
c) a papíralapú dokumentumok hitelesítésére, valamint
d) az ügyviteli tevékenység során használt bélyegzők használatára
vonatkozó szabályok megállapítása.
(3) Az utasítás meghatározza
a) az EM hatáskörébe tartozó eljárások során az EM által alkalmazható elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési megoldásokat,
b) a hitelesítés-szolgáltatóval és időbélyegzéssel kapcsolatos megkötéseket,
c) az elektronikusan aláírt vagy elektronikusan bélyegzett dokumentumok elküldésének, értelmezésének és ellenőrzésének szabályait,
d) azokat a technikai és eljárási követelményeket, amelyek az elektronikus aláírás és az elektronikus bélyegző létrehozása során az aláíróra, az elektronikus aláírás és az elektronikus bélyegző ellenőrzése során pedig az érvényesség ellenőrzőjére vonatkoznak.
3. Értelmező rendelkezések
3. § Az utasítás alkalmazásában
1. aláírás-létrehozó adat: olyan egyedi adat (jellemzően kriptográfiai magánkulcs), melyet az aláíró az elektronikus aláírás létrehozásához használ,
2. aláírás-létrehozó eszköz: olyan hardver vagy szoftver eszköz, amelynek segítségével az aláíró az aláírás-létrehozó adatok felhasználásával az elektronikus aláírást létrehozza,
3. aláíró: kiadmányozási joggal rendelkező természetes személy, aki az előállított dokumentumot kézjegyével jogosult ellátni, illetve aláírás-létrehozó eszköz birtokában a saját nevében aláírásra jogosult, továbbá az a szervezet, amely az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja, és amelynek a nevében az őt képviselő természetes személy (elektronikus bélyegzéssel történő hitelesítésre jogosult) az elektronikus aláírást az elektronikus dokumentumon elhelyezi,
4. alany: a hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott tanúsítványban azonosított személy vagy szervezet, aki, illetve amely a tanúsítványban szereplő nyilvános kulcshoz tartozó magánkulcsot birtokolja,
5. aláírást ellenőrző: az a személy vagy felügyelt aláíró automatizmus, aki, illetve amely az aláírt elektronikus dokumentum fogadója, és aki, illetve amely ellenőrzi az üzenet sértetlenségét, azaz az elektronikusan aláírt elektronikus üzenet aláíráskori, illetve ellenőrzéskori tartalmát összeveti, továbbá az aláíró személyét azonosítja az üzenet, illetve a hitelesítés-szolgáltató által közzétett aláírás-ellenőrző adat, tanúsítvány-visszavonási információk, valamint a tanúsítvány felhasználásával,
6. elektronikus aláírás: az elektronikus dokumentumhoz azonosítási célból logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adatsor, mely minden kétséget kizáróan bizonyítja a dokumentum eredetét, hitelességét, sértetlenségét, és azonosítja az alanyt, mint aláíró személyt, illetve bizonyítja az aláírás tényét. Az elektronikus aláírás az aláíró (alany) magánkulcsával készül, és kizárólag annak párjával, a nyilvános kulccsal lehet ellenőrizni az aláírás eredetiségét, az aláírt elektronikus dokumentum sértetlenségét,
7. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes,
8. elektronikus bélyegző: a szerv, vagy annak szervezeti egységének azonosítására szolgáló olyan elektronikus adatok, amelyeket más elektronikus adatokhoz csatolnak, illetve logikailag hozzárendelnek, hogy biztosítsák a kapcsolt adatok eredetét és sértetlenségét,
9. felhasználó: az az elektronikus dokumentumot aláíró személy, aláírást ellenőrző fél, eszköz vagy alkalmazás, aki, illetve amely a szolgáltatások keretében előállított kulcsokat és tanúsítványokat, időbélyegeket rendeltetésüknek megfelelően használja,
10. hitelesítés-szolgáltató: olyan természetes személy, jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet, aki, illetve amely a hitelesítés-szolgáltatás keretében azonosítja a tanúsítványt igénylő személyét, részére tanúsítványt bocsát ki, nyilvántartásokat vezet, fogadja a tanúsítványokkal kapcsolatos változások adatait, valamint nyilvánosságra hozza a tanúsítványhoz tartozó szabályzatokat, az aláírás-ellenőrző adatokat és a tanúsítvány aktuális állapotára (különösen esetleges visszavonására) vonatkozó információkat,
11. időbélyegzés: az a folyamat, melynek során az elektronikus dokumentumhoz olyan igazolás (időbélyegző) rendelődik, amely tartalmazza az időbélyegzés hiteles időpontját, és amely a dokumentumhoz oly módon kapcsolódik, hogy minden – az igazolás kiadását követő – módosítás érzékelhető,
12. időbélyegző: olyan elektronikus adatok összessége, amelyeket más elektronikus adatokhoz csatolnak, illetve logikailag hozzárendelnek azzal a céllal, hogy biztosítsák a kapcsolt adatok eredetét, sértetlenségét, valamint hitelesen igazolják az aláírás időpillanatát és azt, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegzés időpontjában változatlan formában már létezett,
13. igénylő: az EM-mel jogviszonyban álló felhasználó személy, illetve az EM valamely szervezeti egysége, akinek, vagy amelynek feladatai ellátásához szükséges az elektronikus aláíró-tanúsítvány, valamint a létrehozó eszköz használata, különös tekintettel a kiadmányozási joggal rendelkező vezetők,
14. kompromittálódás: olyan esemény, amely során az aláírás-létrehozó adat (magánkulcs) vagy az aláírás-létrehozó eszköz hozzáférését korlátozó jelszó illetéktelen személy birtokába jut, vagy ismertté válik, azaz a védendő adat vagy kód bizalmassága sérül,
15. lenyomat: elektronikus dokumentum esetén olyan meghatározott hosszúságú, az elektronikus dokumentumhoz rendelt bitsorozat, amely egyértelműen származtatható az adott elektronikus dokumentumból, és amelyből elvárható biztonsági szinten belül lehetséges az elektronikus dokumentum tartalmának meghatározása vagy a tartalomra történő következtetés. Papíralapú dokumentum esetén a manuális bélyegző tintával létrehozott képének lenyomata,
16. manuális bélyegző: papíralapú dokumentumok hitelesítésére és a velük történt ügyviteli feladatok ellátásának dokumentálására szolgáló eszköz, melynek lenyomata tinta segítségével vagy negatív szárazpecsét formájában kerül a dokumentumra,
17. személyes tanúsítvány: az EM-mel jogviszonyban álló természetes személy által használt tanúsítvány, ahol a tanúsítvány és a kapcsolódó elektronikus aláírás létrehozásához használtadat felhasználásával elektronikus aláírás jön létre,
18. tanúsítvány: a hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott igazolás, amely a nyilvános kulcsot egy meghatározott személyhez (az aláíróhoz, alanyhoz) kapcsolja, azaz garantálja a címzett számára az aláíró (alany) személyének, magánkulcsának és nyilvános kulcsának egymáshoz tartozását, és igazolja e személy személyazonosságát vagy valamely más tény fennállását, ideértve a hatósági (hivatalos) jelleget. Az aláírási tanúsítvány tartalmazza az aláírás-ellenőrző adatot (nyilvános kulcs), az aláíró megnevezését és a tanúsítványt kibocsátó hitelesítés-szolgáltató elektronikus aláírását,
19. ügyfél: azon természetes és jogi személy, illetve jogi személyiség nélküli szervezet, aki, vagy amely részére az EM a hatáskörébe tartozó eljárások során elektronikus formában készített és elektronikusan aláírt vagy elektronikus bélyegzővel ellátott dokumentumot továbbít.
4. Az aláírásra vagy kiadmányozásra jogosultak köre
4. § (1) Az EM állományából kiadmányozási vagy aláírási jogot az SzMSz-ben rögzített személyek, valamint miniszteri utasítás alapján kiadmányozási jogkörrel rendelkező személyek gyakorolnak.
(2) Az elektronikus aláírásra és az elektronikus bélyegző létrehozására használt, átadott tanúsítványok nyilvános adatait, a használatra jogosult átvevő személy nevét és aláírását az Igazgatási és Biztonsági Főosztály (a továbbiakban: IBF) által vezetett nyilvántartás tartalmazza.
(3) A papíralapú dokumentumok előállításakor a kiadmányozáshoz, valamint az ügyviteli és speciális feladatok teljesítéséhez használt manuális, szigorú számadású bélyegzőket szintén az IBF tartja nyilván.
AZ ELEKTRONIKUS ALÁÍRÁS, AZ ELEKTRONIKUS BÉLYEGZŐ ÉS IDŐBÉLYEGZŐ HASZNÁLATÁNAK SZABÁLYAI
5. Az elektronikus aláírás igénylése és átvételének módja személyes tanúsítvány esetén
5. § (1) Aláírás-létrehozó adat (kulcs) és aláírási tanúsítvány – a (2) bekezdésben meghatározott kivétellel – kizárólag a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt.-től (a továbbiakban: Szolgáltató) igényelhető az EM és a Szolgáltató között, az IBF közreműködésével létrejött szerződés alapján.
(2) Egyedi igények esetén lehetséges az egyes szervezeti egységek részéről a más szolgáltatóval történő önálló szerződéskötés is, ebben az esetben az ügymenet teljes egészében az igénylő szervezeti egység feladata, amelyben az IBF részt nem vállal. Más szolgáltatótól történő, egyedileg igényelt személyes tanúsítványokra jelen utasításnak az igénylésre, átadás-átvételre, valamint visszavonásra vonatkozó szabályai nem alkalmazandók. Minden más rendelkezés e tanúsítványok esetében is megfelelően alkalmazandó.
(3) Tekintettel az IBF 4. § (2) bekezdése szerinti nyilvántartás vezetési kötelezettségére, a (2) bekezdésben meghatározott esetekben a szerződések megkötését követően minden szervezeti egységnek bejelentési kötelezettsége van, amelyre 3 nap áll rendelkezésre. E bejelentési kötelezettség az igényelt tanúsítványok teljes életciklusára vonatkozik (így beleértve különösen az igénylést, az esetleges módosítást, visszavonást vagy felfüggesztést), amelynek során az alábbi adatok feltüntetése feltétlenül szükséges: igénylő neve, tanúsítvány érvényességi ideje.
(4) Az EM elektronikus aláírással kiadmányozásra vagy aláírásra jogosult munkatársa kiadmányozási vagy aláírási jogának igazolása a Szolgáltató által előírt formában tett nyilatkozattal történik.
(5) A Szolgáltató állítja elő, és személyes beazonosítást követően rendelkezésre bocsátja az arra jogosult munkatárs részére az elektronikus aláírás létrehozásához szükséges aláíró tanúsítványt és eszközt.
(6) A Szolgáltató feladatkörébe tartozik a szolgáltatást igénybe vevő munkatárs számára kibocsátott aláírási tanúsítvány teljes életciklusa alatt az IBF által bejelentett adatváltozások fogadása és feldolgozása, a megújítási kérelmek befogadása és feldolgozása, valamint szükség esetén a tanúsítvány felfüggesztése vagy visszavonása.
(7) A Szolgáltató felé az elektronikus aláírások és a nem aláírás célú tanúsítványok biztosításához szükséges feltételek megteremtésével kapcsolatban az IBF jogosult eljárni. Az IBF feladat- és hatáskörében az IBF vezetője vagy az általa kijelölt személy az EM Közigazgatási Államtitkára engedélyével (meghatalmazással) végezhet elektronikus aláíró tanúsítvány megrendelést, illetve minden olyan tevékenységet, melyre a meghatalmazás feljogosítja.
(8) A tanúsítványigényt az igénylő személy, vagy szervezeti egysége e-mailben jelzi az IBF részére. Az IBF a bejelentett igényeket összesíti, és megküldi az igénylők részére a Szolgáltató hivatalos honlapjáról (http://hiteles.gov.hu) letölthető, aktuális „Tanúsítvány megrendelő és regisztrációs űrlapot” (a továbbiakban: Űrlap), amelyet a személyes adatok kitöltését követően az igénylő visszaküld ellenőrzés céljából az IBF részére szerkeszthető formában. Az IBF az igénylővel, illetve szükség esetén Szolgáltatóval való egyeztetés alapján a megküldött Űrlapot áttekinti, a hiányzó adatokat kitölti és aláírás céljából elektronikusan visszaküldi az igénylő részére, melyet két eredeti példányban aláírva, papíralapú iratként is meg kell küldeni az IBF részére.
(9) A (8) bekezdésben meghatározott Űrlap beérkezését követően az IBF intézkedik a Szolgáltató felé a szükséges eszközök és tanúsítványok megrendelésével kapcsolatban.
(10) A Szolgáltató a megrendelt eszközt és tanúsítványt, valamint a hozzá tartozó két darab zárt borítékot (1 db érvényesítési PIN-kódot, valamint 1 db felfüggesztési kódot tartalmazó boríték) személyesen az igénylő részére adja át egyidejű adategyeztetés mellett. Az átadás-átvételre a tanúsítvány elkészültét követő 60 napon belül van lehetőség. Ennek elmulasztása esetén a Szolgáltató az elkészített tanúsítványt visszavonja.
(11) Politikai felsővezetői, biztosi, szakmai felsővezetői, illetve kabinetfőnöki jogviszonyban álló személyek esetén az átadás-átvételre, illetve a tanúsítvány telepítésére a munkavégzés helyén kerül sor a Szolgáltató általi kiszállással. Az átadás-átvétel, illetve a telepítés pontos időpontját a Szolgáltató egyezteti az igénylővel az IBF közreműködésével.
(12) A (11) bekezdésben fel nem sorolt személyek, szervezetek által igényelt tanúsítványok átvétele a Szolgáltató ügyfélkapcsolati irodáján személyes megjelenéssel történik, melyről az igénylő az IBF-et az átvételt követően 3 napon belül tájékoztatni köteles. A tanúsítvány telepítése, valamint a hozzá tartozó időbélyeg beállítása kapcsán az igénylő saját hatáskörben köteles intézkedni az igény ugyfelszolgalat@ugyfelszolgalat.gov.hu email-címre történő megküldésével.
(13) Az IBF kijelölt munkatársának jelenléte ajánlott a (11) bekezdésben megjelölt időpontban és helyen a telepítéskor, az átadott eszköz és tanúsítvány átvételének bizonyossága okán, annak nyilvántartásba vétele céljából.
6. Az elektronikus bélyegző és a nem aláírás célú tanúsítványok igénylésének menete és átvételének módja
6. § (1) A hitelesítés-szolgáltató feladatait a hatályos jogszabályok alapján a Szolgáltató látja el.
(2) Az elektronikus bélyegző és nem aláírás célú tanúsítványokkal (így különösen az időbélyegző autentikációs tanúsítvány, szervezeti vagy eszköz bélyegző, különböző autentikációs és titkosító tanúsítványokkal) kapcsolatos intézkedés a Szolgáltatónál kezdeményezhető.
(3) Az elektronikus bélyegző és nem aláírás célú tanúsítványok ügyében a Szolgáltató felé kizárólag az EM részéről képviseletre jogosult vagy az általa meghatalmazott személy járhat el.
(4) A Poszeidon Irat- és Dokumentumkezelő Rendszerhez kapcsolódó tanúsítványokkal (EM időbélyeg tanúsítvány, EM elektronikus bélyegző tanúsítvány, EM HKP kliens autentikációs tanúsítvány) kapcsolatos ügyintézés a Szolgáltató által meghatározott eljárásrendben és szolgáltatási feltételek szerint az IBF vezetőjén keresztül az IBF kijelölt munkatársa közreműködésével történik.
(5) Az elektronikus bélyegző és nem aláírás célú tanúsítványok igényléséhez szükséges a Szolgáltató által rendszeresített, kitöltött megrendelő űrlap és mellékletei, valamint az igénylő részéről képviseletre jogosult vezető tisztségviselő aláírási jogának igazolása a Szolgáltató által előírt formában tett jognyilatkozatban.
(6) Az elektronikus bélyegző és nem aláírás célú tanúsítványokat abban az esetben lehet megújítani,
a) amennyiben nem járt le az érvényessége, nem szerepel visszavonási listában, azaz nem vonták vissza és nincs felfüggesztett állapotban sem, továbbá,
b) a tanúsítványban rögzített adatok érvényességéről és helyességéről a szolgáltatást igénybe vevő írásban nyilatkozik, vagy azokat megfelelően aktualizálja.
(7) Az elektronikus bélyegző és nem aláírás célú tanúsítványok visszavonása iránt kell intézkedni különösen, ha
a) a Szolgáltató vagy az EM adataiban változás történt,
b) a Szolgáltató szolgáltatása megszűnt, vagy
c) a lenyomatot tartalmazó adathordozó hozzáférését korlátozó PIN-kód kompromittálódott.
(8) A visszavonással az érintett tanúsítvány véglegesen érvényét veszti, és a visszavont tanúsítvány alapján létrehozott lenyomat a továbbiakban hitelesítésre nem alkalmas.
(9) Az elektronikus bélyegző és nem aláírás célú tanúsítványokkal kapcsolatos telepítések, beállítások végrehajtása a Szolgáltató feladata.
7. Az elektronikus aláírás és az elektronikus bélyegző alkalmazása
7. § (1) Az EM a hatáskörébe tartozó eljárások során a vonatkozó jogszabályokban rögzítetteknek megfelelően elektronikus kérelembenyújtást, illetve elektronikus ügyintézést biztosít, valamint – amennyiben jogszabály úgy rendelkezik – elektronikus ügyintézést tehet kötelezővé ügyfelei és más szervek számára. Az adott eljárás tekintetében az EM elektronikus formában készít iratokat, illetve papíralapú iratokról készít elektronikus dokumentumot, és azokat elektronikus aláírással és időbélyegzővel vagy elektronikus bélyegzővel, szervezeti bélyegzővel és időbélyegzővel látja el.
(2) Az elektronikus dokumentumok hitelesítése elektronikus aláíró tanúsítvánnyal történik.
(3) Amennyiben a kiadmányozó személyének azonosítása nem szükséges, úgy szervezeti bélyegző használatával történik az elektronikus dokumentumok hitelesítése.
(4) Az EM döntést nem tartalmazó dokumentumainak és nagy mennyiségben előállított értesítéseinek, tájékoztatóinak hitelesítése elektronikus bélyegzővel és időbélyeggel történik.
(5) Az EM kiadmányozási, illetve aláírási jogosultsággal rendelkező munkatársai által használt elektronikus aláírás és annak grafikus megjelenítése tartalmazza legalább
a) az elektronikus aláírást létrehozó személy személyazonosító okmányában szereplő teljes nevét,
b) a szervezet megnevezését,
c) igény esetén a szervezeti egység megnevezését,
d) igény esetén az elektronikus aláírást létrehozó személy beosztását,
e) az aláírás dátumát és pontos időpontját, valamint
f) kamarai jogtanácsosok esetén a kamarai azonosító számot (KASZ).
(6) Az EM kiadmányozási jogosultsággal nem, de elektronikus bélyegző használatára jogosult munkatársai által használt elektronikus bélyegző és annak grafikus megjelenítése tartalmazza legalább
a) az „A dokumentum elektronikus aláírással hitelesített” szöveget,
b) az aláírás dátumát (év, hó, nap, óra, perc pontossággal),
c) a szervezet megnevezését, valamint
d) az elektronikus aláírást létrehozó személy személyazonosító okmányában szereplő teljes nevét.
(7) Az EM által elektronikus formában készített és elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel ellátott iratok az ügyfél által a rendelkezési nyilvántartásában megjelölt módon vagy ügyfélkapuján található értesítési tárhelyre, a tárhely-szolgáltatás keretében kerülnek megküldésre.
(8) Az EM által elektronikus formában készített és elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel ellátott, az ügyfél részére elektronikus úton nem kézbesíthető küldemények levélpostai küldeményként a Magyar Posta Zrt. útján kerülnek megküldésre.
(9) Az EM elektronikus formában készített és elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel ellátott dokumentumai a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 1. mellékletében szereplő szervek részére a közszolgáltatási e-címregiszter rendszerén keresztül kialakított partnertörzs segítségével kerülnek továbbításra a szerv hivatali kapuján található értesítési tárhelyre.
(10) Az EM az általa elektronikus formában készített és elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel ellátott dokumentumait a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 1. mellékletében nem szereplő szervek vagy magánszemélyek részére hivatali kapun, cégkapun, ügyfélkapun, illetve ezek hiányában a Magyar Posta Zrt., az Állami Futárszolgálat, külön futár vagy kézbesítő útján továbbítja.
8. Az aláírás-létrehozó eszköz használatának rendje
8. § (1) Az aláírásra vagy kiadmányozásra jogosult személy kizárólag CD vagy token birtokában és a hozzá tartozó jelszó megadásával
a) Szolgáltató által a kormányzati informatikai rendszerben biztosított, valamint az EM által bevezetett, aláírásra alkalmas szoftverrel hozhat létre minősített elektronikus aláírást az elektronikus dokumentumon, vagy
b) felülhitelesíthet korábban elkészített elektronikus dokumentumot elektronikus aláírással és minősített időbélyeggel.
(2) Az elektronikus aláírás használatára jogosult munkatárs az elektronikus aláírási jogosultságát kizárólag az EM hatáskörébe tartozó eljárások során, az EM képviseletében eljárva alkalmazhatja.
(3) Az elektronikus aláírás magáncélra és az aláírási jogosultságon kívül eső ügyekben nem használható fel.
(4) Az elektronikus aláírás használatára jogosult munkatárs köteles a részére kiadott, elektronikus aláírást létrehozó eszközt biztonságos helyen (zárható fiókban, szekrényben, lemezszekrényben) tárolni. A kártyához tartozó titkos jelszót illetéktelen személynek átadni vagy elérhetővé tenni tilos.
(5) Az elektronikus adathordozó elvesztése, illetve kompromittálódása, valamint az ahhoz tartozó jelszó elvesztése, elfelejtése esetén a tanúsítvány visszavonása ügyében köteles a munkatárs a 10. § (1) bekezdésében foglaltak szerint soron kívüli intézkedést tenni, majd jelezni azt az IBF felé.
(6) Az elektronikus aláírásra vagy kiadmányozásra jogosult személy átmenetileg sem adhatja át más részére az elektronikus aláíró eszközt, illetve a használatához szükséges PIN-kódot és a felfüggesztési kódot tartalmazó borítékokat. Ezen eszközök, kódok másra nem ruházhatóak át.
9. Az elektronikus aláírás és elektronikus bélyegző érvényességére vonatkozó közös szabályok
9. § Az elektronikusan aláírt dokumentum hitelességének ellenőrzése során ki kell térni
a) az aláíró személyének,
b) az aláírás érvényességének, valamint
c) saját aláírás esetén az aláírásba ágyazott időbélyegző meglétének
vizsgálatára.
10. Az EM képviseletében használt személyes tanúsítványok kezelésének rendje
10. § (1) Abban az esetben, ha az elektronikus aláírással rendelkező személy az aláírás-létrehozó eszközt vagy annak használatához szükséges jelszót elveszíti, azt ellopják, vagy nyilvánosságra kerül, illetve ezek gyanúja felmerül, úgy a felhasználó köteles haladéktalanul felfüggesztési eljárást kezdeményezni a Szolgáltatónál a birtokában lévő felfüggesztési kód borítékban feltüntetett telefonszámra történő bediktálásával.
(2) Az (1) bekezdésben foglalt esetekben a tanúsítvány felfüggesztésének megszüntetését és a tanúsítvány érvényességének visszaállítását a tanúsítvány felfüggesztésének napjától számított 5 napon belül az aláírási jogosultsággal rendelkező személy kezdeményezheti a Szolgáltatónál, a birtokában lévő felfüggesztési kódot tartalmazó borítékban feltüntetett telefonszámra történő bediktálásával. A tanúsítvány státuszának mindenkori módosításáról az IBF-et írásban értesíteni szükséges legkésőbb a következő munkanapon.
(3) Amennyiben az (1) bekezdésben foglalt esetek bármelyike bekövetkezik és az 5 napon belül nem hárul el, úgy az IBF hivatalból visszavonási eljárást kezdeményez a Szolgáltató felé.
(4) Ha a foglalkoztatási jogviszony megszűnése, megszüntetése vagy tartós távollét esetén az aláírási jogosultsággal rendelkező munkatárs kezdeményezése vagy egyéb ok miatt a kiadmányozási, illetve aláírási jogosultság megszűnik, úgy az aláírás-létrehozó eszköz visszavonása iránti igényt a felhasználónak az IBF részére haladéktalanul jelezni szükséges. Ezt követően az IBF által előzetesen kitöltött, aktuális visszavonási űrlapot – a személyes adatok helyességének ellenőrzését követően, elektronikusan aláírva – e-mailben visszaküldeni köteles. A foglalkoztatási jogviszony megszűnése, megszüntetése, vagy tartós távollét esetén a tartozásmentesség leigazolása e feltételek teljesítése esetén történhet meg az IBF részéről.
(5) A (4) bekezdésben foglalt esetekben az IBF vezetője haladéktalanul kezdeményezi a visszavonási eljárást a Szolgáltatónál. A visszavonással a tanúsítvány véglegesen érvényét veszti és a visszavont tanúsítvány alapján létrehozott elektronikus aláírás a továbbiakban dokumentumok hitelesítésére nem alkalmas.
(6) Az aláírás-létrehozó eszköz visszavonása kapcsán az IBF gondoskodik a nyilvántartás módosításáról.
(7) Az elektronikus aláírási jogosultsággal rendelkező személy 5 napon belül köteles bejelenteni az IBF részére amennyiben a nevében, személyi adataiban, beosztásában változás történt. Ezt követően az IBF felméri a tanúsítvány visszavonásának szükségességét, majd az ezen utasításban meghatározottak szerint gondoskodik az esetleges új igénylésről.
(8) Az elektronikus aláírási jogosultsággal rendelkező személyt foglalkoztató közvetlen vezető köteles visszavonási eljárást kezdeményezni az IBF felé e-mailben, amennyiben a (4) bekezdésben foglaltaknak a felhasználó nem tesz eleget, illetve akkor, ha az elektronikus aláírással rendelkező munkatárs feladatkörében változás történt, foglalkoztatási jogviszonya megszűnt, továbbá kiadmányozási vagy aláírási joggal nem rendelkezik.
A PAPÍRALAPÚ DOKUMENTUMOK HITELES ELŐÁLLÍTÁSÁHOZ ÉS ÜGYKEZELÉSI FELADATOK ELLÁTÁSÁHOZ SZÜKSÉGES, VALAMINT EGYÉB SPECIÁLIS BÉLYEGZŐK HASZNÁLATÁNAK SZABÁLYAI
11. A manuális bélyegzők használatára jogosultak köre és a bélyegzőhasználat feltételei
11. § Bélyegzők használatára az utasítás hatálya alá tartozó személyek jogosultak, az utasításban meghatározott feltételek mellett.
12. § (1) Az EM-ben az alábbi bélyegzők használhatók:
a) körbélyegzők,
b) fejbélyegzők,
c) ügyviteli bélyegzők,
d) aláírás bélyegzők,
e) rézpecsétek,
f) szárazbélyegzők.
(2) Az (1) bekezdésben foglalt bélyegzők szükség esetén idegen nyelven is elkészíttethetők és használhatók.
13. § (1) Az EM által használt a 12. § (1) bekezdés a) d) e) és f) pontja szerinti bélyegzők szigorú számadású bélyegzők.
(2) A bélyegzőket a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.
(3) A bélyegzők lenyomatához – kivéve a rézpecsétek, valamint a szárazbélyegzők esetén – kék tintával átitatott bélyegzőt kell használni.
(4) A bélyegzők igénylése a 21. §-ban meghatározottak szerint történik, kivéve, ha bizonyos típusokhoz eltérő rendelkezés kerül meghatározásra.
12. Körbélyegző
14. § (1) Körbélyegzőt csak az EM iratain, másolatok hitelesítéséhez, iratkezelési segédletek és iratok összefűzésének hitelesítéséhez lehet használni.
(2) Az (1) bekezdés szerinti papíralapú iraton a körbélyegző mellett a kiadmányozó aláírását és nevét is fel kell tüntetni.
(3) Körbélyegző nélkül a papíralapú irat nem hiteles.
(4) A körbélyegzőt szükség szerint az EM épületén kívüli munkavégzés során ki lehet vinni az épületből.
(5) Az Állami Futárszolgálat által továbbítandó küldemények borítékjának lezárásakor a lezárás helyén a körbélyegző három lenyomatát kell elhelyezni.
15. § (1) Az EM által használt körbélyegző átmérője 3,5 cm, középen Magyarország címere helyezkedik el, a bélyegző belső kerületén pedig a „Energiaügyi Minisztérium” szöveg szerepel. A körbélyegzőket az azonosíthatóság érdekében a címer alatt jelölt, 1-től növekvő arab számmal (*sorszám.*) szükséges megkülönböztetni.
(2) Miniszter, közigazgatási államtitkár, államtitkár, helyettes államtitkár, miniszteri biztos, kormánybiztos, továbbá biztonsági vezető részére tisztségük feltüntetésével kiegészített, sorszámozott körbélyegző is igényelhető az IBF kijelölt munkatársától.
(3) Egyedi, névvel vagy a szakterület megnevezésével ellátott igények leadására az igénylő részéről a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) ellátási rendszerében (a továbbiakban: KELL rendszer) van lehetőség.
(4) Az aláírásra jogosult írásban kijelölhet ügyviteli feladatot ellátó személyt a körbélyegző használatára.
13. Fejbélyegző
16. § (1) Fejbélyegző a kimenő küldemények borítékán a feladó jelölésére használható.
(2) A fejbélyegző az Energiaügyi Minisztérium felirattal ellátott téglalap alakú bélyegző, amely tartalmazhatja a szervezet nevét, székhelyét vagy postai címét.
14. Ügyviteli bélyegző
17. § (1) Az ügyviteli bélyegző az iratkezeléssel összefüggő tevékenység hatékony és egységes ellátását szolgálja.
(2) Ügyviteli bélyegzőként a következő bélyegzők használhatók:
a) érkeztető bélyegző,
b) érkeztető-iktatóbélyegző,
c) dátumbélyegző,
d) díjhitelesítő bélyegző,
e) hitelesítő bélyegző,
f) minősített küldeményen a minősítési jelölés és kezelési utasítások jelölésére szolgáló bélyegző,
g) futárkódszám,
h) tértivevények feladásánál használt bélyegzők,
i) névbélyegző,
j) egyéb, iratkezelést segítő bélyegző.
15. Aláírás bélyegző
18. § (1) A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző (aláírás bélyegző) csak akkor használható, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt feltétlenül indokolja. Az aláírás bélyegző használatát a miniszter vagy a közigazgatási államtitkár engedélyezi. Az ezzel ellátott irat nem minősül hivatalos kiadmánynak, ennek okán kizárólag kivételes esetben használható.
(2) Vezetői jóváhagyás után az igénylő a KELL rendszerben adhatja le a rendelést, amelynek további melléklete az engedélyező okiraton túlmenően az aláírás minta is.
(3) Az IBF ezt követően a rendszerben jóváhagyja az igényt a gyártási folyamat ügyintézése érdekében.
16. Rézpecsét
19. § (1) Biztonsági bélyegzőként réz pecsétnyomókat kell alkalmazni.
(2) A réz pecsétnyomók minősített iratok, biztonsági helyiségek kulcsai, illetve bélyegzők tárolására szolgáló, továbbá elektronikus biztonsági kóddal és zárszerkezettel nem rendelkező páncél- és lemezszekrények valamint kulcsdobozok lezárására használhatók, azok sértetlenségét biztosítva.
(3) A réz pecsétnyomók kör alakú, negatív lenyomatú bélyegzők.
(4) A réz pecsétnyomókat az IBF kijelölt munkatársa tartja nyilván, továbbá rendeli meg a KELL rendszerben a bélyegzőszolgáltatás keretén belül.
17. Szárazbélyegző
20. § Kizárólag a miniszter használatában álló dombornyomó bélyegző, amely tintát nem tartalmaz.
18. Bélyegzők megrendelése
21. § (1) Bélyegzőt az utasításban meghatározott körben és célra lehet rendelni.
(2) A megrendelést a KELL rendszerben kell feladni. Amennyiben az igény leadása nem megfelelően történt meg és módosítást igényel, az szintén a rendszerben kerül visszaküldésre az IBF közbenjárásával módosítás érdekében.
(3) Az IBF ezt követően az igényt jóváhagyja, majd gondoskodik a bélyegzők elkészíttetéséről.
19. Bélyegzők nyilvántartása, kiadása
22. § (1) Az elkészült bélyegzőt a KEF képviselője átadja az IBF munkatársának. Nem szigorú számadású bélyegző ezt követően értesítés után átvehető, az igénylő, vagy annak meghatalmazottja részéről.
(2) A szigorú számadású bélyegzők nyilvántartásáról az IBF kijelölt munkatársa gondoskodik.
(3) A szigorú számadású bélyegzőket a nyilvántartásba vételt követően kizárólag az igénylő személy veheti át az IBF munkatársától. Az átvételt az átvevő a Bélyegző-nyilvántartó lapon aláírásával igazolja. A bélyegző átvételétől az átvevőt elszámolási kötelezettség terheli.
(4) A (3) bekezdés szerinti igénylő akadályoztatása esetén az irányítása alatt álló szervezeti egység állományába tartozó munkatársa is átveheti a bélyegzőt. Az átvett bélyegző miatt az átvevő személy is felelősségre vonható, amennyiben a bélyegző illetéktelen személyhez kerül, vagy a vezető jogviszonyának változása esetén nem tud elszámolni az általa használatra átvett bélyegzővel, kivéve, ha a meghatalmazott kétséget kizáróan tudja bizonyítani, hogy az átvett bélyegzőt a meghatalmazó részére átadta.
(5) A szervezeti egység vezetője köteles a szigorú számadású bélyegző használójának személyében bekövetkezett változást 3 napon belül az IBF felé jelezni, majd az átírásról új nyilvántartó lapot kitölteni, illetve 2 példányban az IBF részére eljuttatni.
20. Szigorú számadású bélyegző elvesztése, megsemmisülése és eltulajdonítása
23. § (1) Amennyiben a bélyegző használója észleli, hogy a számára kiadott bélyegző elveszett, megsemmisült, vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell annak érdekében, hogy a bélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen, továbbá
a) jegyzőkönyv felvétele után,
b) írásban köteles értesíteni az IBF vezetőjét, vagy
c) amennyiben bűncselekmény gyanúja merül fel, a bélyegzőt használó szervezeti egység vezetője külön értesítésben tájékoztatja az IBF vezetőjét.
(2) Az IBF vezetője mint a bélyegzők nyilvántartásáért felelős vezető
a) bűncselekmény gyanúja esetén belső vizsgálatot kezdeményez, és szükség esetén kezdeményezi büntetőeljárás lefolytatását,
b) gondoskodik a bélyegző letiltásáról szóló hirdetmény megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben,
c) intézkedik a bélyegző elvesztésének, megsemmisülésének vagy eltulajdonításának feltüntetéséről a Bélyegző-nyilvántartásban,
d) intézkedik az elveszett vagy eltulajdonított bélyegző új sorszámmal történő pótlásáról,
e) intézkedik a letiltást követően előkerült körbélyegző selejtezéséről.
21. Bélyegzők cseréje és pótlása
24. § (1) Abban az esetben, ha egy szervezeti egység elnevezése megváltozik, a bélyegző elhasználódik vagy megrongálódik, a szervezeti egység vezetője köteles kezdeményezni a bélyegző cseréjét.
(2) Bélyegző pótlására akkor kerül sor, ha az elveszett, megsemmisült vagy eltulajdonították.
(3) A bélyegzők cseréje és pótlása szigorú számadású bélyegzők esetén az IBF munkatársainak közreműködésével történik, az igényléssel megegyező eljárásrendben.
22. Szigorú számadású bélyegzők leadása
25. § (1) Szigorú számadású bélyegző cseréje esetén csak akkor adható ki az új bélyegző, ha az addig használt bélyegzőt leadják az IBF erre a feladatra kijelölt munkatársának, aki a leadás tényét a nyilvántartásban rögzíti.
(2) A szigorú számadású bélyegzőt kezelő munkatárs álláshely váltása és jogviszonyának megszűnése, megszüntetése vagy tartós távollét esetén a bélyegzőt a megfelelő nyilvántartó lapok kitöltésével köteles átíratni más munkatárs nevére vagy leadni az IBF-nek.
23. Bélyegzők megsemmisítése
26. § (1) A leadott bélyegzők, amelyek a jövőben már nem kerülnek kiadásra, megsemmisítésre kerülnek. A megsemmisítést az IBF munkatársai végzik.
(2) A megsemmisítésről minden esetben jegyzőkönyv készül. A jegyzőkönyv tartalmazza a megsemmisítésre kerülő bélyegzők lenyomatát, valamint a megsemmisítés tényét és dátumát, a megsemmisítésnél jelen lévők és az IBF vezetőjének az aláírását.
(3) A megsemmisítést úgy kell végrehajtani, hogy a megsemmisített bélyegzővel a továbbiakban ne lehessen lenyomatot képezni, illetve a megsemmisített bélyegzők tartalma utólag ne legyen megállapítható.
(4) A megsemmisítés időpontját, a megsemmisítési jegyzőkönyv iktatószámát a nyilvántartásban rögzíteni kell.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
27. § Ez az utasítás 2025. január 1-jén lép hatályba.
28. §1
A 28. § a 2010. évi CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás