2/2024. (III. 21.) ÁSZ utasítás

1. § (1) Az Állami Számvevőszék Egyedi Iratkezelési Szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) személyi hatálya kiterjed az Állami Számvevőszékkel (a továbbiakban: ÁSZ) számvevői jogviszonyban vagy munkaviszonyban álló valamennyi alkalmazottra (a továbbiakban: alkalmazott).

(2) A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed az ÁSZ-nál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra.

(3) A Szabályzat hatálya nem terjed ki a minősített iratokra. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és az ÁSZ-nál a minősített adat kezelésével, védelmével kapcsolatos Szabályzat rendelkezései az irányadók.

(4) A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni.

(5) Az ügyiratkezelési típusú adatkezelések vonatkozásában jelen szabályzat, a nyilvántartási típusú adatkezelések megőrzési idejére vonatkozóan az ÁSZ Adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzata és az ÁSZ Informatikai biztonsági szabályzata rendelkezéseit kell alkalmazni.

2. § A Szabályzat alkalmazása során

3. § Az ÁSZ iratkezelésének szakmai felügyeletét az Üzemeltetési és ügyiratkezelési főosztály (a továbbiakban: felelős szervezeti egység) vezetője látja el, aki e feladatkörében gondoskodik

4. § (1) Az ÁSZ az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látja el, egységesen használt elektronikus iratkezelő rendszer támogatásával:

(2) Az iratkezelés az e-Corvina Kft. által fejlesztett adActa tanúsított elektronikus iratkezelő rendszer (a továbbiakban: iratkezelő rendszer) használatával történik.

(3) Az iratkezelő rendszer informatikai feladatait a felelős szervezeti egység vezetője az alkalmazás adminisztrátor útján látja el, amelynek keretében

(4) A szervezeti egységek vezetői felelősséggel tartoznak az alárendeltségükbe tartozó egység iratkezelésének szabályszerűségéért. E felelősségi körben kötelesek

(5) Az alkalmazott felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért.

(6) Az ügyintéző alkalmazott iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:

(7) A Központi ügyviteli pont ügyviteli alkalmazottjának feladatai az alábbiak:

5. § (1) Az irattári terv szerkezetét és rendszerét a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá az ÁSZ ügycsoportjai között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel – az érintett szervezeti egységek javaslatait figyelembe véve – az iratkezelés szakmai felügyeletére kijelölt egység vezetője alakítja ki.

(2) Az 1. mellékletben foglalt irattári terv általános és különös részből áll.

(3) Az általános rész az ÁSZ működtetésével kapcsolatos, több egységet is érintő irattári tételeket, a különös rész pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételszámokat tartalmazza.

6. § (1) Az ÁSZ-hoz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges és az ügy intézésére vonatkozó szükségszerű adatok rögzítésével, az iratkezelő rendszerben az e célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az iratok nyilvántartását, iktatását úgy kell végezni, hogy az ügyiratforgalom dokumentálásával biztosítva legyen az ügyintézés folyamatának és az iratok szervezeten belüli útjának pontos követhetősége, ellenőrizhetősége, továbbá az iratok holléte naprakészen megállapítható legyen, valamint az e folyamat során keletkező nyilvántartást az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

(2) Az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni.

(3) Az irategység elvének érvényesülése érdekében az egy ügyben keletkezett iratokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen irattári tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni. Az egy ügyben keletkezett iratokon az iktatószám tartalmazza az egy adategyüttesként kezelt főszám-alszám/évszám adatokat.

(4) A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az erre a célra rendszeresített előadói ívben történik. Az előadói ívet az ügy nyitásakor az ügy nyitójának kell készítenie, és az ügy elintézéséig ebben együtt tartania az ügyben keletkezett iratokat.

(5) Az iratkezelés és ügyintézés során az iratok átadását-átvételét – elsősorban az iratkezelő rendszerben, amennyiben ez nem lehetséges, papíralapú átadókönyvben – minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó és az átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

(6) Az ÁSZ iratkezelésével kapcsolatban évente legalább egyszer statisztikai adatszolgáltatást kell nyújtani, amely az ÁSZ belső kontrollrendszerében valós képet ad a működésről, vezetői információt biztosít a kockázatelemzési, valamint a monitoring tevékenységekhez. Az iratkezeléssel kapcsolatos statisztikai adatszolgáltatás elkészítéséért az iratkezelés szakmai felügyeletére kijelölt egység vezetője felelős.

7. § (1) Az iratkezelő rendszer üzemeltetése, a hozzáférési jogosultságok beállítása és a program hibás működésének elhárítása a felelős szervezeti egység vezetőjének, a technikai infrastruktúra biztosítása az Informatikai üzemeltetési főosztály vezetőjének a felelőssége.

(2) Az alkalmazás adminisztrátor a következő feladatokat látja el:

(3) Az iratkezelő rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni.

(4) A jogosultságok igénylésére, módosítására és megvonására vonatkozó előírásokat, valamint dokumentummintákat az ÁSZ Informatikai Biztonsági Szabályzata tartalmazza.

(5) A számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

8. § (1) Az ÁSZ alkalmazottai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot naprakészen kell nyilvántartani, amely a felelős szervezeti egység feladatkörébe tartozik. Az ÁSZ alkalmazottai munkajogi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

(2) Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerhesse meg.

(3) Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabályok és a belső irányítási eszközök figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek.

(4) A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelő rendszerben egyaránt dokumentálni kell.

(5) A papíralapú dokumentumról történő hiteles elektronikus másolatkészítés részletes szabályairól az ÁSZ Másolatkészítési Szabályzata rendelkezik.

(6) Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő, „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 27. §-ában foglaltak az irányadók.

(7) A „Nem nyilvános” jelzéssel ellátott iratokat tartalmazó ügyiratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló iktatókönyvbe kell iktatni, de elkülönítetten kell tárolni, és jelen szabályzat szerint kell kezelni.

(8) A „Nem nyilvános” kezelési jelzésű adatot tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettese, valamint a felettes által meghatározott személy ismerheti meg.

(9) A döntés-előkészítő, „Nem nyilvános” kezelési jelzésű adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve, ha ezt az ÁSZ elnöke vagy az általa kijelölt vezető engedélyezi. Az ÁSZ-on kívüli szerv által „Nem nyilvános” kezelési jelzésű irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.

(10) A „Nem nyilvános” kezelési jelzésű adatokat tartalmazó irat irattárazás, selejtezés vagy levéltárnak történő átadás esetében osztja az ügyben lévő többi irat sorsát.

9. § (1) Az ÁSZ-nál az iratkezelés vegyes rendszer alkalmazásával került kialakításra. Az iratok érkeztetése, továbbítása, postázása, irattározása centralizált, az iktatás decentralizált. Az iktatási feladatok ellátása a szervezeti egységeken történik.

(2) A Központi ügyviteli pont ügyviteli alkalmazottai a kijelölt szervezeti egységek iratainak átvételét, érkeztetését, továbbítását végzik.

10. § (1) A küldemény postai, hivatali kézbesítés, külső futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz útján és magánfél személyes benyújtással kerülhet az ÁSZ-hoz.

(2) A küldemény átvételére jogosult

(3) A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni

(4) Az elektronikusan érkezett küldeményt – iktatás előtt – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell, kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket. Amennyiben a küldemény az elektronikus tájékoztatásra vonatkozó szabályok alapján közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt – amennyiben elektronikus válaszcíme ismert – legkésőbb az érkezést követő munkanapon, elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és az ÁSZ által használt formátumokról. Ezen küldeményeket nem kell iktatni.

(5) A Központi ügyviteli pont alkalmazottja mint átvevő a tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény adatainak iratkezelő rendszerben történő rögzítéséről és a visszajuttatásáról a feladóhoz. Elektronikus kézbesítési igazolás esetében a visszaigazolás a rendszerben automatikusan megtörténik.

(6) Az ÁSZ Hivatali Kapuján keresztül érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolása a Szabályzat VIII. fejezetében meghatározottak szerint történik.

(7) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell („sérülten érkezett”), és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

(8) Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az az ÁSZ informatikai rendszerére a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet] 25. § (2) bekezdésében meghatározott esetek szerinti biztonsági kockázatot jelent. Az elektronikus iratokat csak bekapcsolt vírusvédelmi rendszer mellett szabad megnyitni, mert a vírusvédelmi rendszer ellenőrzi, hogy nem tartalmaznak-e ártalmas elemeket.

(9) Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet (4. iratminta). Az adathordozót iratként, a kísérőlapot mellékelt iratként kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat tárgyát, fájlnevét, fájltípusát, hogy rendelkezik-e elektronikus aláírással, és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.

(10) Téves címzés, sikertelen vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges,

11. § (1) A külső szervtől érkezett küldeményeket – a minősített adatokat tartalmazó, valamint a (2) bekezdésben megjelölt küldemények kivételével – a Központi ügyviteli pont alkalmazottja bonthatja fel.

(2) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket, amelyek

(3) Az ÁSZ vidéki ellenőrzési irodáira érkezett küldeményt az átvevő bontja fel és érkezteti, kivéve a (2) bekezdés b) pontjában leírt esetekben. Ezekben az esetekben az iratkezelő rendszerben a küldeményt érkeztetni kell, a küldemény borítékján a beérkezés dátumát és az érkeztetési számot fel kell tüntetni, majd bontás nélkül, haladéktalanul gondoskodni kell a küldemény címzetthez történő továbbításáról. A panaszokkal és a közérdekű bejelentésekkel kapcsolatos részletes eljárási szabályokat külön elnöki intézkedés tartalmazza.

(4) A névre szóló küldeményeket (ha a címzett másképp nem rendelkezik) át kell adni vagy továbbítani kell a címzettnek, azokat csak a címzett bonthatja fel.

(5) A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemények iktatásáról.

(6) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintéző alkalmazottnak kell kezdeményeznie.

(7) A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd gondoskodni kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról.

(8) Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni. A pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében – a Pénzügyi, számviteli és illetményelszámolási főosztály vezetője részére kell átadni, és az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

(9) Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített küldemény található, erről két példányban a bontást végző alkalmazott és vezetője által jegyzőkönyvet kell készíteni. A borítékot vissza kell zárni, és a felbontás tényét – az időpont és a felbontó személy nevének feltüntetésével – a borítékon rögzíteni kell. A küldeményt a titkos ügykezelőnek át kell adni, aki a jegyzőkönyv egy példányával azt a címzett részére eljuttatja, átveteti.

(10) Minden, a szervezeten kívülről bejövő irat esetében a borítékot a küldeményhez kell csatolni.

(11) A beérkezett papíralapú dokumentumokat a felbontást követően digitalizálni, az elektronikus másolatot hitelesíteni és érkeztetni kell, amelynek részletes szabályairól az ÁSZ Másolatkészítési Szabályzata rendelkezik.

(12) Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – az iratkezelő rendszer érkeztető adatbázisában történik.

(13) Minden beérkezett – papíralapú vagy elektronikus – küldeményt a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon nyilvántartásba kell venni, érkeztetni kell. A Központi ügyviteli pont alkalmazottjának feladata az odaérkező papíralapú küldemények érkezésük napján történő érkeztetése.

(14) Az érkeztetés során az alábbi adatokat kötelező kitölteni:

(15) Az érkeztetés papíralapú küldemények esetében az érkeztető bélyegzőnek az iratra vagy a nem bontott küldemények esetében a borítékra való rányomásával, rovatainak (dátum, érkeztetési sorszám, melléklet) kitöltésével történik. Elektronikus adathordozón érkező beadvány esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót az elektronikus adathordozó kísérőlapján, annak elválaszthatatlan részeként kell feltüntetni.

(16) Az elektronikus postafiókra érkező elektronikus küldemény érkeztetését az iratkezelő rendszer automatikusan végrehajtja a visszaigazolás küldésével egyidejűleg.

(17) A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek – ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni – az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.

(18) Az érkeztető szám az iratkezelő rendszer által automatikusan kiosztott, minden év január 1-jétől induló és egyesével növekvő zárt sorszám.

(19) Ha a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, a küldő adatai mezőben a „Feladó nélkül”-t kell kiválasztani a partneradatbázisból.

(20) Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető-nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját és az érkeztetés elmaradásának okát.

(21) A mellékletet az irattal együtt kell kezelni, a mellékletek számát az iratkezelő rendszerben rögzíteni kell.

12. § (1) A jelen §-ban meghatározott kivételekkel iktatni kell minden, az ÁSZ részére érkezett, valamint az ÁSZ által keletkeztetett iratot, amely ügyintézés kezdeményezésére irányul, vagy ügyintézés során tett intézkedést, tényt, álláspontot vagy véleményt rögzít. Minden olyan iratot iktatni kell, amely az irattári tervben meghatározott irattári tételek közé besorolható.

(2) Nem kell iktatni, de nyilván kell tartani a szervezeti egységek közötti munkaközi kapcsolat részét képező, ügyintézéssel nem összefüggő belső munkaanyagokat, valamint a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 47. §-ában meghatározott iratokat.

(3) Amennyiben egy iratról megállapítható, hogy az már valamilyen módon korábban beérkezett (pl. elektronikusan), és az iktatása megtörtént, akkor érkeztetni kell, de nem kell újra iktatni.

(4) Az ellenőrzött szervek által beküldött, az erre a célra létrehozott webes vagy más egyéb elektronikus felületre feltöltött dokumentumokat nem kell beiktatni, csak az ellenőrzött szerv által aláírt jegyzéket.

(5) A nem iktatott, de nyilvántartás-köteles iratoknak az iratkezelő rendszerben egyedi azonosító számot kell generálni (nyilvántartási szám).

(6) A nyilvántartási számmal ellátott, nem iktatott iratokat a keletkezésüktől számított két évig kell megőrizni, majd a második év elteltét követően megsemmisíteni. Ezen iratok esetében az iratot nyilvántartó szervezeti egység a megsemmisítendő iratok, adatok körét átadja a felelős szervezeti egység részére. A nem iktatott iratok megsemmisítését a felelős egység végzi.

13. § (1) A szervezeti egységekhez beérkezett küldeményeket, ha azon az egység neve szerepel címzettként, akkor az egység vezetője kijelöli feladatellátásra az ügyintéző alkalmazottat. Ha a küldeményen nem szerepel az egység megjelölése, akkor a beérkezett küldeményt az elnök papír alapon történő szignálással jelöli ki feladatellátásra a megfelelő egységet.

(2) Az érkezett iratot iktatás előtt a vezetőnek kell eljuttatni a feladatellátásra történő kijelölés érdekében.

(3) Az irat feladatellátásra történő kijelölésére jogosult

(4) A feladatellátásra történő kijelölésre jogosult

(5) A feladatellátásra történő kijelölést úgy kell megtenni, hogy az egyértelműen kötődjön az ügyintéző alkalmazotthoz, amit az iratkezelő rendszerben vagy vezetői döntésnyilvántartó rendszerben elektronikusan is rögzíteni kell.

(6) A feladatellátásra történő kijelölés adatait az iratkezelő rendszerben vagy a vezetői döntésnyilvántartó rendszerben a feladatellátásra történő kijelölésre jogosult vagy az általa meghatalmazott alkalmazott rögzíti.

(7) A funkcionális postafiókokra érkező iratok feladatellátásra történő kijelölésére a postafiókot használó egység vezetője jogosult.

14. § (1) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy az iratnak van-e előzménye. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papíralapú irat esetében az iraton is jelölni kell. Az ilyen iratok a tárgyban keletkezett utolsó irat főszámán kerülnek irattárazásra.

(2) Ha az előzményirat irattárban van, az ügyintéző alkalmazottnak kell gondoskodni a szerelés végrehajtásáról.

15. § (1) Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített elektronikus iktatókönyvet kell használni. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

(2) Az iktatás során a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 39. § (2) bekezdésében megjelölt adatokat kötelező kitölteni, amennyiben azok rendelkezésre állnak.

(3) Az iktatószámok előtt használt azonosítót a felelős szervezeti egység vezetője adja ki és tartja nyilván, amelyeket a Szabályzat Függeléke tartalmaz.

(4) Az ÁSZ-hoz érkező, illetve az ott keletkező iratokat – a 12. § (2) bekezdésében meghatározott esetek kivételével – egyedi azonosító számmal (iktatószámmal) kell nyilvántartani. Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni.

(5) Az irat egyedi iktatószáma az alábbi részekből tevődik össze:

(6) Egy adott iratot az iktatószám felsorolt elemei együttesen, az (5) bekezdésben meghatározott sorrend szerint azonosítanak. Az iktatószámot az iratkezelő rendszer generálja.

(7) Egy iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos számmezőből kell kiadni és nyilvántartani. A főszám-alszámos iktatás alkalmazása esetén az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon (ügyszám) kell nyilvántartani, a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben.

(8) Az ügyek sorszámozását, illetve azokon belül az iratok alszámozását minden naptári évben elölről (1-től) kell kezdeni, és megszakítás nélkül kell folytatni az év végéig vagy az ügy éven belüli lezárásáig (éven belüli iktatás).

(9) A különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy főszámon lehet nyilvántartani. Az ÁSZ-nál egy főszámon nyilvántartható ügyek: ellenőrzési ügyek, humánpolitikai ügyek.

(10) Az ügyek (iktatási főszámok) létrehozását a szervezeti egység vezetője vagy az általa meghatalmazott alkalmazott végzi. Az irattári tételszámot az ügy tárgya szerint kell meghatározni. Egy ügyszám alá csak azonos irattári tételszámú iratok tartozhatnak. Amennyiben egy új irat tételszáma vagy tárgya megváltozik az előzményhez képest, új főszámra kell iktatni.

(11) Az iratok iktatását és mutatózását az iratkezelő rendszer foglalja össze. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás egyúttal mutató is. Az elektronikus iktatókönyvben biztosított a tárgy vagy annak kulcsszavai szerinti visszakeresés.

(12) Az iktatási adatbázis mentését az ÁSZ a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 43. § (4) bekezdésében foglaltaknak megfelelően végzi. E feladatok elvégzését a felelős szervezeti egység vezetője biztosítja.

(13) Év végén az iktatókönyveket és az iratkezelési segédleteket le kell zárni. Minden évben új iktatókönyvet kell nyitni, az iratkezelési segédleteket az év lezárása után tovább lehet használni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni se főszámra, se alszámra. Ez alól kivételt képeznek a (9) bekezdésben felsorolt ügyek iratai. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.

(14) Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus iktatási rendszer teljes adatállományának (címlista, tételszám, megőrzés, naplózás információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, elektronikus adathordozóra elmentett változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni, e feladatok elvégzése a rendszeradminisztrátor feladata.

(15) Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat – csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon – a felelős szervezeti egység vezetője által meghatározott alkalmazott a lezárt dokumentumok közé helyezi.

(16) Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.

16. § (1) Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként kizárólag az SZMSZ-ben és a belső irányítási eszközben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező alkalmazott írhat alá. Külső szervhez vagy személyhez továbbítandó küldeményt csak hiteles kiadmányként lehet kézbesíteni.

(2) Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett iratot egyszerre, egy kiadmányon kiadmányoznak, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát.

(3) Az ügyintéző alkalmazott az általa készített kiadmánytervezet 1. példányát szignójával (kézjegy, rövidített aláírás) köteles ellátni (irattári példány). A kiadmányozásra jogosult a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el a felhatalmazó rendelkezés megjelölésével, „s. k.” jelzés esetén az ügyintéző alkalmazott az „a kiadmány hiteles” záradékot rávezeti, az ÁSZ vagy a szervezeti egység hivatalos körbélyegzőjének lenyomatát elhelyezi, és azt aláírja. Elektronikus irat esetében az ügyintéző nem szignózza az iratot, az irattári példány a kiadmányozó által elektronikus aláírással ellátott dokumentum lesz, amely azonos a kiküldött példánnyal.

(4) Az „s. k.” jelzés esetén a kiadmány hitelesítésére – minden kiadmány esetében – a Jogi igazgatóság vezetője ad meghatalmazást az ügyintéző alkalmazottnak.

(5) Az irat akkor hiteles kiadmány, ha

(6) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és az ÁSZ hivatalos körbélyegzőjének lenyomata. Nyomdai sokszorosítás esetén a nyomdai sokszorosítást megelőzően is alkalmazni kell a (3) bekezdésben előírtakat.

(7) Az „s. k.” jelzésű kiadmányokat hitelesíteni kell. A hitelesítési záradék az „A kiadmány hiteles” szövegből, a hivatalos körbélyegző lenyomatából és a hitelesítéssel felhatalmazott alkalmazott aláírásából áll.

(8) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 67. § (1) bekezdésében megjelölt kezelési utasításokon túl az alábbiak alkalmazhatók:

(9) A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését. Több kezelési utasítás is alkalmazható egyidejűleg.

17. § (1) A küldemény keletkeztetője, illetve az általa kijelölt alkalmazott köteles előkészíteni a küldeményt a továbbításhoz, gondoskodik a boríték megírásáról. Elektronikus kézbesítési igazolás kérése esetén tértivevényt nem kell a kiküldéshez készíteni, azonban az iratkezelési rendszerben tértivevényes dokumentumként kell az iratot megjelölni az expediálás során, amennyiben a kézhezvételhez joghatás fűződik.

(2) A kimenő iktatott iratok adatait az iratkezelő rendszerben pontosan ki kell tölteni, amely az irat keletkeztetőjének, illetve az általa kijelölt alkalmazottnak a feladata.

(3) A papíralapú iratokat a küldemény keletkeztetője, illetve az általa kijelölt alkalmazott továbbítja a Központi ügyviteli pontra. Az ügyviteli alkalmazott az irat átvétele után köteles az iratot a címzettnek továbbítani.

(4) A Központi ügyviteli ponton a küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, kézbesítő, futárszolgálat stb.). Az iratot a futárszolgálattal, saját kézbesítővel, postai úton vagy elektronikus úton lehet továbbítani.

(5) A boríték címoldalán fel kell tüntetni

(6) A kimenő papíralapú iratokról elektronikus másolatot kell készíteni. Az elektronikus másolatot az irat felelőse köteles csatolni az iratkezelési rendszerbe a nyilvántartásnak megfelelő helyre.

(7) E-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell szerelni. Amennyiben az elektronikus úton továbbított levelekhez jogbiztosító érdek fűződik, azokat postai úton is el kell küldeni. Személyes elektronikus levélcímen hivatalos küldemény kiadmányozása tilos.

(8) Az alkalmazottak személyes elektronikus postafiókjára érkezett hivatalos iratokat kötelező érkeztetni.

(9) Az olyan iratot, amelynek határidőben való továbbításához vagy a továbbítás dokumentálásához jogkövetkezmény fűződik, ajánlottan és/vagy tértivevénnyel kell küldeni. Erre figyelemmel minden esetben az Állami Számvevőszékről szóló 2011. évi LXVI. törvény 29. § (2) bekezdésében jelzett 15 napos, 33. § (1) bekezdésében foglalt 30 napos és 33. § (2) bekezdése szerinti határidők betartásának nyomonkövethetősége érdekében elengedhetetlen feltétel a kézbesítés dokumentálása, ezért az ellenőrzött szerv részére a fenti jogszabályi rendelkezésben meghatározott iratokat vagy személyesen az átadókönyvben kell átadni és átvetetni, vagy tértivevénnyel kell részére postai úton megküldeni. A fentieken kívül a szervezeti egység vezetőjének döntése alapján elsőbbségi levélként csak a soron kívüli postai kézbesítést igénylő irat küldhető.

(10) A (9) bekezdésben meghatározott iratok dokumentált kiküldése elektronikus úton cégkapun vagy hivatali kapun keresztül is történhet, ezekben az esetekben a kézbesítés igazolására vagy elmaradására a letöltési igazolás, illetve a meghiúsulási igazolás szolgál.

(11) Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, és a címzett postai címe ismert, akkor az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.

(12) Az elektronikus kézbesítési igazolásokat (érkeztetési nyugtákat) iktatás nélkül kell az iratkezelő rendszerben tárolni.

(13) A kiadmányozott iratok ÁSZ-on belül papíron, vagy elektronikus formában is küldhetők. Papíralapú iratokat minden esetben az SZMSZ-ben meghatározott alá- és fölérendeltségi viszonyok – szolgálati út – betartásával kell továbbítani.

(14) A papíralapú iratok szervezeti egységek közötti vagy a Központi ügyviteli pontra való továbbítása belső kézbesítőkönyvvel dokumentált formában történik. Az átadó a kézbesítőkönyvben rögzíti az irat iktatószámát vagy nyilvántartási számát, valamint az átadás időpontját. Az átvevő az átvételt aláírásával igazolja.

(15) Elektronikus úton történő átadás-átvétel az iratkezelő rendszerben történik, amely annak tényét automatikusan rögzíti.

18. § (1) A bejövő papíralapú dokumentumokból hiteles elektronikus másolattá alakított iratok automatikusan bekerülnek az iratkezelő rendszerbe, amelyek elektronikus átadással kerülnek továbbításra a feladatellátásra történő kijelölésre jogosult vezető részére.

(2) A helyben keletkezett, érkeztetett, illetve iktatott elektronikus dokumentumokból is jöhetnek létre feladatok.

(3) A feladatellátásra történő kijelölésre jogosult vezető elektronikusan kiszignálja a feladatot az ügyintéző alkalmazott részére, és gondoskodik annak továbbításáról.

(4) Az ügyintéző alkalmazott elkészíti a tervezetet, amelyet saját néven az iratkezelő rendszerben elektronikusan átad a vezető részére jóváhagyás céljából.

(5) Ha a vezető elfogadja a tervezetet, akkor a statikus tartalmú, nem módosítható dokumentumot minősített elektronikus aláírással és időbélyeggel látja el, azaz elektronikus aláírásának grafikus képét az elektronikus iraton jól látható módon megjeleníti.

(6) Az elektronikus aláírás és annak grafikus megjelenítése tartalmazza

(7) A minősített elektronikus aláírás létrehozásához szükséges

(8) A minősített elektronikus aláírással történő kiadmányozásra jogosult

(9) A minősített elektronikus aláírással történő kiadmányozásra jogosult a szoftverhez tartozó titkos jelszót illetéktelen személy részére nem adhatja át, nem teheti elérhetővé, másra nem ruházhatja át, a minősített elektronikus aláírást magáncélra és az aláírási jogosultságon kívül eső ügyekben nem használhatja fel. Amennyiben a minősített elektronikus aláírással történő kiadmányozásra jogosult a titkos jelszót elfelejti, elveszíti, vagy lopás gyanúja merül fel, a tanúsítvány visszavonása és új tanúsítvány kiállítása ügyében soron kívül intézkedni kell.

(10) A minősített elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott iratok a címzett hivatali kapuján, cégkapuján, ügyfélkapuján keresztül elérhető tárhelyére feltöltéssel kerülnek kézbesítésre. Elektronikus postafiókra csak abban az esetben kerülhet kézbesítésre hiteles elektronikus irat, amennyiben más formában a címzett nem elérhető.

19. § (1) Azon iktatandó iratokat, amelyek külső fél számára nem kerülnek megküldésre, ugyanakkor hiteles formában történő megőrzésükről gondoskodni szükséges, az ÁSZ iratkezelő rendszerében alkalmazott technikai eljárással kell aláírni, záradékolni. Az ilyen eljárással záradékolt, kizárólag az ÁSZ szervezetén belül maradó iratokat az MNL hiteles elektronikus iratként befogadja, azok papír alapon történő keletkeztetése nem szükséges.

(2) A záradékolási eljárás a következő munkafolyamat-lépésekből áll:

(3) A záradék csak a munkafolyamat zárását követően kerül leképezésre, a munkafolyamat futása közben az egyes állomások eseményei az iratkezelő rendszer „Munkafolyamat” fülén tekinthetők meg. A csatolmány aláírását követően az irat zárolásra kerül, a csatolmány a továbbiakban nem módosítható. A záradék mellékletébe csatolásra kerül az irat, amelyre a záradék vonatkozik, ennek eredményeként az iratkezelő rendszerből kinyerhető, hogy ki volt az aláíró, és az aláírás mely iratra vonatkozik.

(4) A záradék több, de csak az egy irathoz csatolt dokumentumra is vonatkozhat, ekkor a záradék mellékletébe minden olyan dokumentumot csatolni szükséges, amelyeket ezen eljárás szerinti aláírással kell ellátni.

(5) A (2) bekezdésben leírt eljárást kötelesek alkalmazni az ilyen iratokat keletkeztető vagy az ilyen iratok létrehozásában résztvevőként megjelölt számvevők, akik nem rendelkeznek bizalmi szolgáltató által biztosított elektronikus aláírással.

20. § (1) A 12. § (5) bekezdése szerinti iratokat otthoni munkavégzés esetén a 19. § szerinti eljárás szerint kell aláírni, és szükség esetén a belső címzettnek továbbítani, azzal, hogy ilyen irat esetében iktatószám helyett a munkafolyamat végén az irat iratkezelő rendszer szerinti nyilvántartási számát tartalmazza a záradék.

(2) A dokumentum(tervezet) (1) bekezdés szerinti aláírása az iratkezelési rendszerben az SZMSZ szerinti aláírást, szignózást, vagyis szakmai felelősségvállalást, formai, tartalmi és jogszerűségért való helytállást jelent.

21. § Az ÁSZ-nál keletkezett végleges papíralapú iratok esetében az irat szkennelt képét, elektronikus formátumú irat esetében a végleges iratot az irat felelőse köteles csatolni az iratkezelési rendszerbe, a nyilvántartásnak megfelelő helyre.

22. § (1) Az ÁSZ-nál az iratok tárolása a szervezeti egységek átmeneti irattárában vagy a Központi irattárban történik. A szervezeti egységek átmeneti irattáraikban az iratanyagukat legfeljebb az ügyirat lezárását követő év január elsejétől számított egy évig őrizhetik helyben. Ez alól kivételt képeznek a személyi ügyek iratai jogviszony megszűnése esetén, ebben az esetben a kilépő személyi iratait a jogviszony megszűnésének napjától számított 3 hónapon belül Központi irattárba kell adni.

(2) Egy év elteltét követően az iratanyagot a Központi irattárba le kell adni. A Központi irattárat a felelős szervezeti egység működteti. Indokolt esetben a szervezeti egység vezetője a felelős szervezeti egység vezetőjénél kezdeményezheti az iratok átmeneti irattárban való őrzésének engedélyezését azok selejtezésének időpontjáig, amennyiben az átmeneti irattárban az iratok visszakereshetősége és az őrzés körülményei megfelelően biztosítottak.

(3) A Központi irattárazás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelmi rendelkezések mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

(4) Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

(5) Az átmeneti irattárból, valamint az ellenőrzés befejezése után leadott selejtezhető, nem selejtezhető, határidő nélkül az ÁSZ-ban őrzendő, valamint a Magyar Nemzeti Levéltárnak (a továbbiakban: MNL) átadásra kerülő iratanyag őrzése, illetve átadásig történő kezelése a Központi irattár feladata.

(6) A nem papíralapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani. A tárolásból adódható adatvesztés előtt gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

(7) Átmeneti irattárban kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. Az irattári tételszámot legkésőbb az ügy nyitásakor meg kell adni az iratkezelő rendszerben.

(8) Az irattárazás, irattárba adás az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes szervezeti egység vezetőjének a felelőssége.

(9) Az átmeneti és Központi irattárba helyezni csak teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes iratot együtt kezelve – lehet.

(10) Az átmeneti irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek vagy a szervezeti egység vezetője által kijelölt alkalmazottnak meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e. A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelnie, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a vonatkozó előírások betartásával, zúzógéppel – meg kell semmisítenie.

23. § (1) Az átmeneti irattárakban őrzött ügyek iratait az ügy lezárása után egy év elteltével, az éves irattárazási ütemterv szerint a Központi irattárnak kell átadni.

(2) Az ügyiratok dokumentált átadása az átmeneti irattárért felelős vezető feladata.

(3) A Központi irattár irattárosa a papíralapú ügyiratokat eredeti alakjukban, ügyenként előadói ívben elhelyezve, egységenként, a teljes évkört az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve, iratjegyzék kíséretében, a 6. számú iratminta szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadva veszi át. Az irattáros az átvett iratokat irattároló dobozokba helyezi.

(4) Az iratok Központi irattárba történő átadásakor az átadást elektronikusan is kezdeményezni kell az iratkezelő rendszerben, az átvételt az irattár irattárosa elektronikusan megerősíti.

(5) A Központi irattárban elhelyezett iratokról az irattárosnak naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül. Tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári jelét és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári jelhez tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

(6) A Központi irattár az irattáros által gondozottan

(7) A Központi irattár irattárosa a felelős szervezeti egység vezetőjének engedélye alapján az igénylő vezető írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetve biztosítja a betekintést a 2. iratminta (iratkikérő-iratpótló lap / őrjegy) kitöltésével. Az irat kiadását és visszaérkezését az iratkezelő rendszer megfelelő rovatában rögzíteni kell.

(8) A Központi irattár az MNL-nek, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt a Szabályzatban előírt megkeresés szerint más irathoz szerelik.

24. § (1) A Központi irattárba helyezett iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével évente selejtezni kell. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő naptól kell számítani. Adott év iratanyaga a megőrzési idő letelte után selejtezhető.

(2) A Központi irattárban elhelyezett iratokra vonatkozóan a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 64. § (2) bekezdésében foglaltaknak megfelelően kell selejtezésre előkészíteni a lejárt megőrzési határidejű iratokat. A Központi irattár munkatársa az MNL selejtezési engedélyének beszerzését a felelős szervezeti egység vezetőjénél kezdeményezi. Az iratok selejtezését a Központi irattárban az ügyirat keletkezésekor érvényben lévő irattári terv szerint kell végrehajtani.

(3) A felelős szervezeti egység feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.

(4) A selejtezés során ellenőrizni kell

(5) A selejtezésről az 5. iratminta szerinti jegyzőkönyvet kell készíteni (selejtezési jegyzőkönyv), amelyet az irattáros aláír. A jegyzőkönyvet a felelős szervezeti egység vezetőjének jóváhagyását követően az MNL-hez kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése érdekében.

(6) A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, mely tartalmazza a selejtezendő iratok

(7) A selejtezés időpontját az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni.

(8) Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.

(9) Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése az MNL engedélye alapján fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

25. § (1) Az MNL selejtezési engedélyének birtokában – amelyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – a Központi irattár alkalmazottja az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítendő iratoknak az elszállításig történő elhelyezéséről és biztonságos megőrzéséről.

(2) A kiselejtezett – papírzsákban elhelyezett – iratanyag megsemmisítését a Központi irattár alkalmazottja koordinálja, a papírzsákokba kizárólag a megsemmisítésre váró papíralapú adathordozók helyezhetők el, semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A papíralapú iratok megsemmisítéséről a záradékolt selejtezési jegyzőkönyv alapján a felelős szervezeti egység vezetője gondoskodik. A megsemmisítést a Központi irattár munkatársának jelenlétében, zúzógéppel kell végrehajtani. A megsemmisítésről jegyzőkönyvet kell készíteni.

(3) Elektronikus dokumentumkezelés esetében – amennyiben az adathordozón selejtezendő és további őrzést igénylő elektronikus dokumentumok is találhatók – a nem selejtezhető dokumentumokat a rendszergazda az alkalmazás adminisztrátor bevonásával más adathordozóra menti. Ezzel egyidejűleg a Központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

26. § (1) A nem selejtezhető iratokat – a határidő nélkül őrzendők kivételével – a felelős szervezeti egység vezetőjének felügyeletével a Központi irattár munkatársa 15 év őrzési idő után, előzetes egyeztetés alapján adja át az MNL-nek.

(2) Az átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, az ÁSZ költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – az MNL-lel egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

(3) Elektronikus iratokat jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédletekkel együtt kell levéltárba adni.

(4) Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelő rendszerben az irattárosnak rögzíteni kell, és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

27. § (1) Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi dokumentumot, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében a megszűnő egység vezetője köteles átadni a feladatkört átvevő egység vezetőjének. A folyamatban lévő ügyek felelőse az átvevő egység vezetője, amelyet az iratkezelő rendszerben is jelölni kell.

(2) Ha a megszűnő egység feladatköre több egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan – irattári tételenként – lehet megosztani, vagy ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a Központi irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait az (1) bekezdésben meghatározottak szerint kell kezelni.

(3) A megszűnő egység ügyirataihoz az iratkezelő rendszerben az átvevő egység számára a hozzáférést biztosítani kell.

(4) Ha a megszűnt egység feladatkörét nem veszi át más egység, az iratanyagát a Központi irattárban kell elhelyezni a 20. §-ban meghatározott rendelkezéseknek megfelelően.

(5) A (2)–(3) bekezdésben foglaltakat az egységet érintő feladatkör átadása esetén is alkalmazni kell.

28. § (1) A szervezeti egységtől távozó alkalmazott (a továbbiakban: távozó alkalmazott) köteles a nyilvántartás alapján tételesen elszámolni, amelyről jegyzőkönyvet kell felvenni. Az egység vezetője intézkedik a távozó alkalmazott jogosultságainak visszavonásáról. Az egységtől távozó alkalmazott a nála lévő iratokat a feladatát átvevőnek adja át.

(2) Az egységtől távozó alkalmazott az iratkezelő rendszerben köteles átadni az átvevő részére a feladatát, valamint azokat az iratokat és ügyeket, amelyeknek felelőse vagy ügyintézője volt. Amennyiben az ügy lezárható, akkor azt az iratkezelő rendszerben le kell zárni.

(3) A munkakör átadása keretében az iratok átadás-átvételéről a 2. mellékletet képező átadás-átvételi jegyzőkönyv minta (11. iratminta) szerinti jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynél jelen van az egység vezetője, a távozó alkalmazott, valamint adott esetben az egység vezetője által kijelölt alkalmazott mint jegyzőkönyvvezető. A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni a szervezeti egység megnevezését, tételesen fel kell sorolni az ügyiratdarabszámot, -iktatószámot, valamint a munkakör ellátásához szükséges releváns információkat. Az előadói ívekben elhelyezett iratjegyzék alapján esetlegesen hiányzó ügyiratról külön kell a jegyzőkönyvben megjegyzést tenni, és rendelkezni kell a hiányzó ügyirat fellelhetősége érdekében tett intézkedésekről.

29. § (1) Az iratok fekete-fehér nyomdai sokszorosítását az ügyfelelős szerinti egység vezetője vagy a jelentés, illetve kiadvány készítéséért felelős vezető rendelheti el. 10 000 oldal feletti másolati példányszám esetén a sokszorosításhoz a felelős szervezeti egység vezetőjének ellenjegyzése is szükséges. Színes nyomdai sokszorosítást – oldalszámtól függetlenül – kizárólag a felelős szervezeti egység vezetője engedélyezhet. Nyomdai kiadványok sokszorosítása tilos.

(2) A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

30. § (1) A szervezeti egység vezetője az alárendeltségébe tartozó egységnél köteles

(2) A felelős szervezeti egység évente minden szervezeti egységnél elvégzi az egységek iratkezelésének felülvizsgálatát. Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe kell foglalnia, és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálnia.

(3) Az MNL képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során

31. § (1) Az ÁSZ az elektronikus kézbesítés gyors és hatékony lehetőségének kihasználása érdekében igénybe veszi a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer (a továbbiakban: KR) hivatali kapun keresztül megvalósuló szolgáltatását.

(2) Hivatalos ügyiratok fogadása, illetve küldése az ÁSZ Hivatali Kapuján (a továbbiakban: HK) keresztül is történhet. Az ilyen ügyiratforgalom esetében is a Szabályzat rendelkezéseit kell megfelelően alkalmazni, különös tekintettel a 6. § rendelkezéseire.

(3) A papíralapú küldemények átvételéhez szükséges meghatalmazások, valamint az elektronikus ügyintézéshez szükséges szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódó űrlapok kiadmányozása a Jogi igazgatóság vezetőjének a feladatkörébe tartozik.

32. § (1) A HK kapcsolattartó ellátja a KR igénybevételével összefüggésben a jogszabályok által meghatározott kapcsolattartási, valamint a felhasználói jogosultsággal rendelkező személyekre vonatkozó nyilvántartási és egyéb adatkezelési feladatokat.

(2) A HK kapcsolattartót az ÁSZ elnöke írásban, határozatlan időtartamra bízza meg.

(3) Megszűnik a HK kapcsolattartó megbízatása

(4) A HK kapcsolattartó megbízatásának megszűnése esetén az általa vezetett nyilvántartásokban szereplő személyes adatok tekintetében a felelős szervezeti egység vezetője látja el az adatkezelő feladat- és jogköreit az új HK kapcsolattartó kijelöléséig és a kezelt adatok részére történő hivatalos átadásáig.

(5) A HK kapcsolattartó megbízatásának megszűnése esetén a személyi változásról a felelős szervezeti egység vezetője értesíti a KR működtetőjét.

(6) A HK kapcsolattartó megbízatásának megszűnése esetében gondoskodni kell az e feladatkörével összefüggésben kezelésében lévő nyilvántartások átadásáról/átvételéről, hozzáférésének megszüntetéséről.

33. § (1) Az ÁSZ-on belül a HK használatára feljogosított személyeket (a továbbiakban: HK kezelő és HK felhasználó) a Jogi igazgatóság vezetője a Jira rendszeren keresztül jelöli ki.

(2) A HK felhasználók részére az iratkezelő rendszerben a hozzáféréshez szükséges szerepkör beállításra kerül.

(3) Megszűnik a HK használatra való jogosultság

(4) A HK kezelő HK használatra való jogosultságának megszűnésekor a HK kapcsolattartó személy törli az (5) bekezdésben meghatározott nyilvántartásból a HK kezelő személy azonosító adatait, illetve a hozzáférési jogosultságait. A HK felhasználó HK használatra való jogosultságának megszűnésekor a szerepkör az iratkezelő rendszerben visszavonásra kerül.

(5) A HK kapcsolattartó nyilvántartást vezet a HK kezelő személyekről. A nyilvántartás alapján tanúsítható, hogy egy adott személy egy adott időszakban jogosult volt-e eljárni az ÁSZ nevében. A nyilvántartás nem selejtezhető.

(6) Az (5) bekezdésben meghatározott nyilvántartásban lévő személyes adatok kezelése és az adatokba való betekintési jogok tekintetében a vonatkozó jogszabályok és az ÁSZ által kezelt személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjéről szóló Adatvédelmi Szabályzatban meghatározott rendelkezések szerint kell eljárni. A HK kapcsolattartásra vonatkozó jogosultság megszűnésekor a kezelt adatokat a megbízott új HK kapcsolattartónak írásbeli átadás-átvétel alkalmazásával kell átadni. Az új HK kapcsolattartó kijelöléséig a 29. § (4) bekezdésében foglaltak az irányadóak.

34. § (1) Az ÁSZ-hoz a KR-en keresztül HK-n beérkező elektronikus küldeményt az iratkezelő rendszer automatikusan letölti, és egy erre a célra létrehozott technikai szervezeti egységre érkezteti. Az érkeztetéshez létrehozott technikai szervezeti egységhez jogosultsággal bíró HK felhasználó a küldeményt a címzetthez továbbítja. A HK felhasználó a dokumentumtípus-leírás mező tartalmából vagy a csatolt fájl (dokumentum) tartalma alapján dönti el, hogy mely egységhez kell továbbítani a küldeményt.

(2) Amennyiben a küldő beazonosítható, az iratkezelő rendszer automatikusan partnerhez rendeli a küldeményt.

35. § (1) Az ügyirat átadására és a választervezet expediálásra való előkészítésére a Szabályzat és az egyéb belső irányítási eszközök vonatkozó rendelkezései az irányadók.

(2) Amennyiben az ügyiratkészítőnek nincs kiadmányozási joga, abban az esetben a kiadmányozásra jogosult egység vezetőjének az iratot az iratkezelő rendszerben át kell adnia kiadmányozásra a kiadmányozásra jogosultnak.

(3) A kiküldés előtt az ügyiratot az ügyintéző alkalmazott iktatja. Az iktatott ügyiratot az SZMSZ, valamint a belső irányítási eszköz alapján a kiadmányozásra jogosult egység vezetője kiadmányozza a rendszerben a „Küldés” gomb megnyomásával.

(4) Az ügyintéző alkalmazottnak gondoskodnia kell

36. § (1) Amennyiben az iratforgalom automatizált célrendszeren keresztül történő intézése informatikai vagy egyéb műszaki okból nem lehetséges, a HK-n keresztül történő ügyiratforgalomra vonatkozó szabályokat az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni.

(2) A HK kezelő a KR által biztosított böngészőfelület használatával letölti a HK-ra érkezett ügyiratot, majd elvégzi az ügyirattal kapcsolatos érkeztetési feladatokat.

(3) A HK felhasználó gondoskodik a kiadmányozott irat expediálásának az iratkezelő rendszerben történő rögzítéséről.

(4) A kiküldendő ügyirat papír alapon történő kiadmányozását követően a kiadmányozásra jogosult egység vezetője értesíti a HK kezelőt és a HK kapcsolattartót. A HK kezelő – akadályoztatása esetén a HK kapcsolattartó – a KR által biztosított böngészőfelület használatával gondoskodik az ügyirat elektronizált változatának elküldéséről a HK-n keresztül.

(5) A HK kezelő gondoskodik a visszaigazolásnak, illetve a kézbesítési vélelem beálltáról történő tájékoztatásnak az iratkezelő rendszerben történő megfelelő elhelyezéséről.

(6) Az ügyintéző alkalmazottnak gondoskodnia kell az ügyirat papír alapon (is) történő kiküldéséről, amennyiben

37. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)¹