23/2024. (VII. 25.) KTM utasítás

1. Általános rendelkezések

1.1. A Szabályzat hatálya a következő szervezeti és személyi körre terjed ki:

1.2. A Szabályzat a továbbképzéssel kapcsolatos eljárásokat a PDCA (Tervezés-Végrehajtás-Ellenőrzés-Visszacsatolás) ciklus logikája szerinti sorrendben tartalmazza, amelyet részletesen a Szabályzat 1.3. pontja mutat be.

1.3. A Szabályzat a következő eljárásokra terjed ki:

1.4. Az egyes eljárások részletes iránymutatásait, az eljárásokon belüli folyamatelemek végrehajtását, a végrehajtási határidőt és a végrehajtásért felelős személyeket, valamint az egyes folyamatlépésekhez kapcsolódó bizonylatok, informatikai eszközök alkalmazásának módját a központi oktatásinformatikai rendszerben és az NKE honlapján publikált módszertani útmutatók tartalmazzák.

1.5. Az egyes eljárások rendszerszinten egységes lebonyolítását az útmutatókon túlmenően bizonylatok támogatják. A Szabályzat 1. függelékében foglalt útmutatók és bizonylatok használata a közszolgálati továbbképzések esetében kötelező, a belső továbbképzések esetében ajánlásként szolgál, ezeken túlmenően a bizonylati szabadság elve szerint a továbbképzésben részt vevő szervek egyéb bizonylatokat is alkalmazhatnak.

1.6. Az eljárásoknak a KTK feladatkörébe tartozó részeinek megvalósítását a KTK ügyrendje szabályozza.

1.7. Az eljárások működése során keletkezett képzési dokumentációt a minőségügyi audit lefolytatásáig egyben kell tartani, utána a szervezet belső iratkezelési szabályzatában foglaltak szerint kell kezelni.

2. Értelmező rendelkezések

2.1. A Szabályzat alkalmazásában

1. audit: auditbizonyítékok kinyerésére és ezek objektív kiértékelésére irányuló, rendszeres vagy soron kívüli ellenőrző tevékenység. Módszeres, független és dokumentált folyamat annak meghatározására, hogy az auditkritériumok milyen mértékben teljesülnek; az előírt szabályozásnak megfelel-e a dokumentáció, a folyamat megvalósítása, a feltételrendszer;

2. auditbizonyíték: az auditkritériumokra vonatkozó, ellenőrizhető feljegyzések, ténymegállapítások vagy egyéb információ. Az auditbizonyítékok lehetnek dokumentumok, feljegyzések, adatbázisok, de szóbeli információk és a helyszíni bejárás során tapasztaltak is. Az auditbizonyítékok szerepe, hogy objektív módon igazolja a követelmények (kritériumok) teljesülését;

3. auditkritérium: előirányzatok, eljárások vagy követelmények összessége, azaz minden olyan előírás, szabvány, szabály, kézikönyv stb., amit viszonyítási alapként használunk (másképpen fogalmazva aminek a teljesülését vizsgálni akarjuk);

4. auditor: a minőségügyi vagy oktatásmódszertani auditot, illetve ellenőrzést helyszíni vagy online formában végző személy, aki rendelkezik mindazon képességekkel, készségekkel, szakmai feltételekkel, amelyek az ellenőrzés megfelelő lefolytatásához szükségesek;

5. bizonylat: a minőségügyi eljárásokhoz kapcsolódó, jogszabályban vagy a Szabályzatban meghatározott olyan írásos dokumentum, mely egy folyamat vagy tevékenység elvégzését segíti elő, vagy azt hitelt érdemlően igazolja. A bizonylatok készülhetnek kézi kitöltéssel vagy elektronikus úton;

6. egyszerűsített nyilvántartásba vételi eljárás: az egyszerűsített nyilvántartásba vételi eljárás keretében a közigazgatási szervek belső továbbképzési programjaikat nyújthatják be a közszolgálati továbbképzési rendszerbe az NKE által biztosított központi oktatásinformatikai alkalmazás felületén;

7. képzésszervező: az a szervezet, intézmény vagy személy, amely vagy aki gondoskodik a továbbképzés előkészítéséről, meghirdetéséről, az érintettek tájékoztatásáról, a továbbképzés személyi feltételeinek – a résztvevő és az oktató –, helyszínének és tárgyi eszközeinek rendelkezésre állásáról, a továbbképzés eredményeinek rögzítéséről, valamint a továbbképzés dokumentációjának kezeléséről a Szabályzatban és a jogszabályokban előírt módon;

8. képzési referens: a tisztviselő munkáltatójának képviselője (meghatalmazottja), aki a saját szervezetének adatait, valamint az ott dolgozó tisztviselők, illetve a képzési referens adatait kezeli, azokat adminisztrálja, továbbá a tisztviselő képzésre és vizsgára történő jelentkeztetését, lejelentkeztetését végzi;

9. központi oktatásinformatikai rendszer: a továbbképzésekkel összefüggő képzésmenedzsment feladatokhoz, valamint az e-learning képzési programok és vizsgák igénybevételéhez szükséges informatikai rendszer, a továbbképzési rendszer digitális tanítási-tanulási portálja, amelyet az NKE fejleszt és működtet;

10. minősített továbbképzési program: olyan minőségtanúsított továbbképzési program, melyen belül biztosított, hogy a programdokumentációban meghatározott, szakmai követelményeknek megfelelő tartalommal, feltételekkel és módon, valamint a képzéssel érintett célcsoport számára a programban megjelölt kompetenciák megszerezhetőek. Továbbképzési program minősítését közigazgatási szerv, illetve az NKE kezdeményezheti;

11. oktatásmódszertani auditor: olyan szakember, aki a különböző típusú továbbképzések és vizsgák során – az erre vonatkozó eljárásban foglaltaknak megfelelően – figyelemmel kíséri, értékeli, támogatja az oktatói vagy vizsgáztatói szerepkört betöltők oktatásmódszertani munkáját, szükség esetén oktatásmódszertani javaslatokat, elvárásokat ír elő a számukra az oktatói vagy vizsgáztatói tevékenység minőségének javítása céljából;

12. oktató vagy oktatói szerepkör: a továbbképzési program megvalósítása során a tudás átszármaztatásában, a képességek, kompetenciák fejlesztésében, értékelésében és a tanulás támogatásában közreműködő személy, mint például a tréner, tutor;

13. programtulajdonos: a továbbképzési program egyszerűsített nyilvántartásba vétellel vagy programminősítéssel történő továbbképzési programjegyzékre vételét kezdeményező közigazgatási szerv és az NKE;

14. szakértő: a továbbképzési program fejlesztése során közreműködő, az adott szakterületen igazoltan kiemelkedő tudással, kompetenciákkal és tapasztalattal rendelkező személy, mint pl. a programminősítési szakértő és a programfejlesztési szakértő;

15. tanítástámogató eszköz: nyomtatott vagy elektronikus formátumú, oktatói munkát, tevékenységet segítő eszköz (például: előadásvázlat, óravázlat, prezentáció, esettanulmány, jogesetmegoldás, tutori vagy tréneri kézikönyv, felhasználói kézikönyv, tréningtematika, forgatókönyv, hand-out, oktatói útmutató, önellenőrző teszt, vizsgafeladat stb.).

3. Az ismeretmenedzsment szabályozása

3.1. Eljárás: A továbbképzési program fejlesztése

3.1.1. Az eljárás célja, hogy tartalmi, oktatásmódszertani szempontból jó minőségű, a megrendelői és felhasználói igényeknek, valamint a hatályos jogszabályoknak megfelelő, korszerű módszertani eszközöket alkalmazó, a közszolgálatban elvárt kompetenciák és a tisztviselők egyéni fejlesztési tervét is támogató, kompetenciaalapú közszolgálati továbbképzési programok kerüljenek kifejlesztésre. A továbbképzési program programjegyzékre vételét a programtulajdonos kezdeményezi.

3.1.2. Az eljárás nem vonatkozik kötelező jelleggel a belső továbbképzési programokra, de iránymutatásul szolgálhat.

3.1.3. A közszolgálati továbbképzési program fejlesztésének eljárása a következő lépésekből áll:

3.2. Eljárás: A továbbképzési programok minősítése

3.2.1. Az eljárás célja, hogy a közszolgálati továbbképzési rendszerben előzetesen ellenőrzött, magas szakmai minőségű továbbképzési programok álljanak rendelkezésre a tisztviselők számára.

3.2.2. A minősítési eljárás keretében programjegyzékre kerülő továbbképzési programok dokumentációjának szakmai bírálatában az NKE által felkért programminősítési szakértő működik közre. Programminősítési szakértőnek csak a programminősítési szakértő szerepben névjegyzékre vett és a központi oktatásinformatikai rendszerben regisztrált szakértő kérhető fel. A programminősítés során a szakértő azt vizsgálja, hogy a továbbképzési program megfelel-e a vonatkozó jogszabályokban foglalt minőségkövetelményeknek.

3.2.3. A továbbképzési program minősítésének eljárása a következő lépésekből áll:

3.2.4. A minősített továbbképzési program programjegyzékből történő törléséről a KTK dönt. A KTK döntéséről a KTK Titkársága tájékoztatja a programtulajdonost. A programtulajdonos a döntéssel szemben panasszal élhet (ld. 10. számú eljárás).

3.3. Eljárás: A belső továbbképzési programok egyszerűsített nyilvántartásba vétele

3.3.1. Az eljárás célja, hogy a közigazgatási szervek belső továbbképzési programjai a közszolgálati továbbképzési rendszer programjegyzékére kerüljenek.

3.3.2. A belső továbbképzési programok egyszerűsített nyilvántartásba vétele a központi oktatásinformatikai rendszer továbbképzési programok kezelését biztosító felületén, elektronikus úton történik.

3.3.3. Az egyszerűsített nyilvántartásba vételt a programtulajdonos szerv kezdeményezi. A programtulajdonos szerv felelős a belső továbbképzési program szakmai tartalmáért és az NKE felé történő benyújtást megelőzően a belső képzés meghatározott eljárásrend szerinti jóváhagyásáért.

3.3.4. Az egyszerűsített nyilvántartásba vételi eljárás a következő lépésekből áll:

4. A képzésmenedzsment szabályozása

4.1. Eljárás: Az éves tervezés

4.1.1. Az eljárás célja, hogy a közszolgálati tisztviselők tárgyévre meghatározott tanulmányi kötelezettségének, egyéni fejlesztési igényeinek teljesítését biztosító éves egyéni képzési tervek, a közigazgatási szervek éves, intézményi továbbképzési tervei és az országos képzési terv a jogszabályokban megállapított határidőre elkészüljenek.

4.1.2. Az éves tervezés eljárása a következő lépésekből áll:

4.1.3. A tisztviselőknek lehetőségük nyílik arra, hogy bekapcsolódjanak az éves egyéni továbbképzési tervük elkészítésébe azáltal, hogy a központi oktatásinformatikai rendszerben elérhető önértékelési/mérési folyamat eredménye alapján, vagy a munkáltató által kijelölt fejlesztési célhoz igazodóan a központi oktatásinformatikai rendszer felületén továbbképzési programot igényeljenek (igényalapú tervezés). A tisztviselő az önértékelési/mérési folyamatot (kompetenciamérést) év közben is bármikor elvégezheti a központi oktatásinformatikai rendszer felületén elérhető kompetenciamérési rendszerben, amely az elvégzett mérési eredmények alapján a tisztviselőnek személyre szabott képzési programokat ajánl.

4.1.4. Amennyiben a tisztviselő éves egyéni továbbképzési tervének elkészítése során nem kívánja igénybe venni az egyéni fejlesztési igényekre alapozott tervezés lehetőségét, a képzési referens a tisztviselő éves egyéni továbbképzési tervét a központi oktatásinformatikai rendszerben szereplő továbbképzési programok tisztviselőhöz rendelésével állíthatja össze (előíró típusú tervezés).

4.2. Eljárás: A képzésszervezés és megvalósítás

4.2.1. Az eljárás célja, hogy a képzési programok a programminősítési eljárás során meghatározottak szerint, az abban szabályozott módon, és az ennek megfelelő módszertan alapján kerüljenek lebonyolításra.

4.2.2. Az eljárás minden olyan közszolgálati és belső továbbképzési programra vonatkozik, amelynek képzési eseményeit a központi oktatásinformatikai rendszerben szervezik; kivéve a 4.2.3.2. pontban foglaltakat, amelyek alkalmazása belső továbbképzési programok szervezése során nem kötelező.

4.2.3. A képzésszervezés és megvalósítás eljárása a következő lépésekből áll:

4.2.3.1. Képzés előkészítése:

4.2.3.2. Képzés megvalósítása:

4.2.3.3. Képzés zárása:

4.2.4. A közszolgálati továbbképzések esetében a képzésszervezés során a Szabályzatban feltüntetett bizonylatok használata kötelező, a belső képzések során egyéb saját bizonylatok használata is lehetséges.

4.3. Eljárás: A közszolgálati továbbképzési rendszerben közreműködő oktatók, vizsgáztatók és szakértők biztosítása

4.3.1. Az eljárás célja, hogy a közszolgálati továbbképzési rendszerben közreműködő oktatók, vizsgáztatók és szakértők megfelelő felkészültséggel, szakmai tudással és gyakorlattal, valamint a továbbképzési rendszer működéséhez elegendő számban rendelkezésre álljanak.

4.3.2. A közszolgálati továbbképzési rendszerben kizárólag az NKE által vezetett szakértői névjegyzéken szereplő oktatók, vizsgáztatók és programminősítési szakértők működhetnek közre. A szakértői névjegyzéket az NKE kezeli és vezeti. A névjegyzékre vételre a továbbképzési oktató, valamint az OKV tagsággal kapcsolatos jogosultságok (vizsgabizottsági elnök/tag; szakvizsga oktató) esetén a pályázat alapján történő kiválasztási eljárás során, a KTK döntésének megfelelően kerül sor, kivéve, ha jogszabály másként rendelkezik (vizsgabizottsági elnök/tag, valamint szakvizsga oktató esetén a KTK elnöke pályáztatás nélkül is felkérhet oktatókat/vizsgáztatókat). Egyéb oktatói, vizsgáztatással összefüggő, valamint szakértői szerepkörök vonatkozásában a KTK jóváhagyása szükséges

4.3.3. A hatályosítás és fejlesztés során szakmai szakértői minőségben közreműködők felkéréséről az NKE saját hatáskörben dönthet.

4.3.4. Amennyiben az érintett továbbképzési program vonatkozásában a névjegyzéken nem áll rendelkezésre megfelelő kompetenciával rendelkező oktató, vizsgáztató vagy szakértő, akkor pályázat kiírására, vagy, amennyiben a pályáztatást jogszabály nem írja elő az adott szerepkör vonatkozásában, úgy az előírt feltételeknek megfelelő, szakmailag kompetens személyek névjegyzékre való felterjesztésére kerül sor.

4.3.5. Amennyiben a szerepjogosultság elnyeréséhez pályáztatási eljárás szükséges, úgy az a következő lépésekből áll:

4.3.6. A névjegyzékre felvételt nyert oktató, vizsgáztató, programminősítési szakértő módszertani felkészítőn köteles részt venni, ez a szerepjogosultság megszerzésének feltétele. A névjegyzékre felvételt nyert személyek az érintett szerepjogosultságuknak megfelelő licencet kapnak a központi oktatásinformatikai rendszerben.

4.3.7. Amennyiben az oktató, vizsgáztató, programminősítési szakértő nem teljesíti a kiválasztási eljárás szerinti követelményeket, vagy amennyiben azt a szakértő maga kéri, a szerepjogosultság megszüntetésére kerülhet sor. A jogosultság megszüntetéséről a KTK dönt. A döntéssel szemben az érintett személy jogorvoslati kérelemmel élhet, amelyet az NKE-hez nyújthat be.

4.3.8. Az oktató, vizsgáztató, programminősítési szakértő elhalálozása esetén a névjegyzékből történő törléshez nem szükséges a KTK döntése.

4.3.9. Amennyiben a szerepjogosultság megszüntetésre kerül, a KTK döntését követően az érintett személy törlésre kerül az adott szerepjogosultsághoz kapcsolt névjegyzékről. A törlést a központi oktatásinformatikai rendszerben az NKE végzi el.

4.3.10. A névjegyzéket az NKE rendszeres időközönként, de legalább kétévente felülvizsgálja. A felülvizsgálat során az NKE a névjegyzéken szereplő, szerepjogosultsággal rendelkezőket nyilatkoztatja arról, hogy fenn kívánják-e tartani szerepjogosultságukat a központi oktatásinformatikai rendszerben rögzített adataik egyidejű frissítése mellett, vagy kérelmezik a nyilvántartásból való törlésüket.

4.3.11. Amennyiben a felülvizsgálat során vagy felkérés esetén egymást követő három alkalommal az érintett nem elérhető az általa korábban megadott elérhetőség(ek)en, az NKE az érintett személy névjegyzékből történő törlésére vonatkozó javaslatot terjeszt a KTK elé, majd a KTK jóváhagyó döntését követően elvégzi a licenc törlését a központi oktatásinformatikai rendszer felületén.

4.3.12. Az eljáráshoz bizonylat nem tartozik.

5. A monitoring szabályozása

5.1. Eljárás: Az elégedettségmérés

5.1.1. Az eljárás célja, hogy a közszolgálati továbbképzésben rendelkezésre álljanak a rendszerben közreműködő és érintett szereplők elégedettségére vonatkozó adatok, amelyek a továbbképzési rendszer többi eljárásába visszacsatolásra kerülhetnek a folyamatos fejlesztés érdekében.

5.1.2. Az elégedettségmérés eljárása a központi oktatásinformatikai rendszerben elektronikusan támogatott.

5.1.3. Az elégedettségmérés eljárása a következő lépésekből áll:

5.1.4. Az NKE kijelölt szervezeti egységének vezetője eseti jelleggel a mérési tervtől eltérő mérést is elrendelhet.

5.2. Eljárás: A minőségügyi audit

5.2.1. Az eljárás célja, hogy az NKE meggyőződjön a jogszabályokban és jelen rendelkezésben előírt követelmények teljesüléséről, és szükség esetén intézkedjen azok érvényesítése érdekében.

5.2.2. A minőségügyi audit eljárás a következő lépésekből áll:

5.2.3. A minőségügyi auditok eredményei az éves értékelésben összefoglalásra kerülnek.

5.2.4. Az NKE kijelölt szervezeti egységének vezetője soron kívüli auditot (például oktatói vizsgálat) is elrendelhet. Az oktatói audit során a minőségügyi auditor munkáját oktatásmódszertani auditor segíti. Az oktatói audit keretében oktatói önértékelésre is sor kerülhet.

5.2.5. Az NKE SZMR szerinti szervezeti egység vezetője vagy a KTK soron kívüli minőségügyi audit elrendeléséről dönthet panasz, nem megfelelőség, elégedettségmérési adat, vagy a a központi oktatásinformatikai rendszer nem megfelelő kezelése miatt.

5.2.6. A Szabályzat felülvizsgálatát az NKE kijelölt szervezeti egységének vezetője szükség szerint rendeli el. A Szabályzatban nevesített és a Szabályzat 1. függelékében rögzített bizonylatok és útmutatók kezelése és felülvizsgálata folyamatos.

5.3. Eljárás: Az éves értékelés

5.3.1. Az eljárás célja, hogy az NKE tényekre alapozottan áttekintse a közszolgálati továbbképzési rendszer tárgyévi működését annak érdekében, hogy beazonosítsa a rendszer erősségeit, gyengeségeit, valamint fejlesztendő területeit.

5.3.2. Az éves értékelés eljárása a következő lépésekből áll:

5.3.3. Az éves jelentésben foglaltak információt nyújtanak a továbbképzési rendszer egyes eljárásainak tervezéséhez, továbbfejlesztéséhez.

6. A változásmenedzsment szabályozása

6.1. Eljárás: A bejelentések, panaszok kezelése

6.1.1. Az eljárás célja, hogy a közszolgálati továbbképzési programokkal kapcsolatos résztvevői és szervezeti érdeksérelem kezelése, valamint a nem megfelelőségek javítása egységesen, szabályozott keretek között történjen.

6.1.2. A bejelentési és panaszkezelési eljárás a központi oktatásinformatikai rendszerben elektronikusan támogatott.

6.1.3. A panaszkezelés eljárása a következő lépésekből áll:

6.1.4. A 273/2012. (IX. 28.) Korm. rendelet

6.1.5. A tárgyévben érkezett panaszok kivizsgálásának eredményei részét képezik a éves értékelés eljárásának.

6.2. Eljárás: A továbbképzési programok továbbfejlesztése és hatályosítása

6.2.1. Az eljárás célja, hogy a közszolgálati továbbképzési programok, valamint azok tanulás- és/vagy tanítástámogató eszközei megfeleljenek a korszerű szakmai ismereteknek, módszereknek és a hatályos jogszabályoknak.

6.2.2. A minősített továbbképzési programok az NKE részéről évente felülvizsgálatra kerülnek a jogszabályi előírások, a közigazgatási szervek speciális igényei, az aktuális programfejlesztések, illetve hatályosítások figyelembevételével.

6.2.3. A közszolgálati továbbképzési programok továbbfejlesztésének, illetve hatályosításának tervét az NKE kijelölt szervezeti egységének vezetője hagyja jóvá.

6.2.4. A közszolgálati továbbképzési program hatályosítása során a képzés minden taneszközének jogforrási változásokhoz történő igazítására kerül sor, a program szakmai tartalma és a képzés módszertana nem változik. A hatályosítás során a következő lépések történnek:

6.2.5. A közszolgálati továbbképzési program továbbfejlesztése során a program valamely elemében – például oktatott anyag, képzés módszertana, célcsoportja – módosul. A program továbbfejlesztése során a következő lépésekre kerül sor:

6.2.6. Ha a továbbképzési program oly mértékben elavult, hogy mind tartalmilag, mind módszertanában megújításra szorul, akkor az 1. eljárás szerint új program fejlesztésére kerül sor.