29/2024. (XII. 30.) IM rendelet indokolás

Ezen indokolás a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 18. § (6) bekezdése és a Magyar Közlöny kiadásáról, valamint a jogszabály kihirdetése során történő és a közjogi szervezetszabályozó eszköz közzététele során történő megjelöléséről szóló 5/2019. (III. 13.) IM rendelet 20. § (1) bekezdése és (2) bekezdés b) pontja alapján a Magyar Közlöny mellékleteként megjelenő Indokolások Tárában közzétételre kerül.

Az igazságügyi tárgyú törvények módosításáról szóló 2023. évi XXXI. törvény 2025. január 1-jei hatállyal a közjegyzői kinevezésre irányuló pályázati eljárásban kötelezővé teszi az elektronikus ügyintézést, amelyre tekintettel indokolt módosítani a közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény végrehajtásáról szóló 13/1991. (XI. 26.) IM rendeletet (a továbbiakban: Kjvhr.) a kapcsolódó szabályok tekintetében. A fentieken túl a Kjvhr. módosítása egyértelművé teszi, hogy a 2 vagy több közjegyző tagból álló közös közjegyzői iroda esetében a közjegyzők működési körzetén kívüli fővárosi kerületben nem tartható fenn hivatali helyiség.

A közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény (a továbbiakban: Kjtv.) 54. § (1) bekezdés j) pontja alapján a Magyar Országos Közjegyzői Kamara (a továbbiakban: MOKK) működteti a közjegyzői levéltárat és az elektronikus levéltárat. Ezzel összhangban a Kjtv. 166. § (2) és (3) bekezdése kimondja, hogy a közjegyzői levéltár a MOKK által fenntartott köztestületi levéltár, amelynek fenntartási költségei a MOKK-ot terhelik.

A Kjvhr. 23. § (1) bekezdése szerint az országos kamara a szervezeti és működési szabályzatában határozza meg a levéltár irányítását, felügyeletét ellátó, valamint a levéltárban foglalkoztatott személyek feletti munkáltatói jogokat gyakorló kamarai tisztségviselőt vagy kamarai szervet. A Kjvhr. 23/A. § (1) bekezdése alapján az országos kamara a levéltár szervezeti egységeként öt területi telephelyet (a továbbiakban: területi levéltár) működtet, melyek illetékessége a területi kamarák illetékességi területéhez igazodik.

A MOKK által fenntartott levéltári rendszer a jogszabályi követelményeknek megfelelően a területi kamarák illetékességi területéhez igazodóan került kialakításra, így a MOKK Közjegyzői Levéltár 1 Budapesten, a MOKK Közjegyzői Levéltár 2 Győrben, a MOKK Közjegyzői Levéltár 3 Debrecenben, MOKK Közjegyzői Levéltár 4 Pécsett, a MOKK Közjegyzői Levéltár 5 Szolnokon működik. A levéltárak felállítása óta bekövetkezett gazdasági változások és szakmai megfontolások mentén azonban a hagyományos levéltári rendszer átfogó felülvizsgálata vált szükségessé, amely a fenntartó MOKK kompetenciájába tartozik.

A levéltári rendszer felülvizsgálatát egyrészt létesítménygazdálkodási szempontok indokolják, hiszen az elmúlt évek gazdasági válsága következtében megnövekedett energiaárak és az épületek fenntartása, karbantartása és megfelelő személyi állománnyal való működtetése olyan mértékű költségnövekedést generált, amely a MOKK bevételeiből a továbbiakban nem finanszírozható, ezért a levéltárak működését racionális, a jelen gazdasági környezethez igazodó, a fenntarthatóságot is figyelembe vevő szempontok mentén át kell alakítani.

Annak érdekében, hogy a levéltári anyag épsége és szakszerű kezelése a jövőben is megvalósítható legyen, a Kjtv. 54. § (1) bekezdés j) pontjában a MOKK-ra ruházott feladatkör gyakorlásának kereteit a Kjvhr. 23. § (1) bekezdésében meghatározottak szerint, testületi döntés alapján, SZMSZ keretében indokolt meghatározni.

Ez – a gazdasági megfontolásokon túlmenően – lehetővé tenné, hogy korszerű iratkezelési módszerek alkalmazásával a levéltári anyag tematikus rendezése és az ügyfelek ügytípusok szerint specializálódott szakemberek általi kiszolgálása a jelenleginél rövidebb határidővel megvalósulhasson. Ezáltal a közokiratok őrzése szakszerűen, az ügyfelek iratmásolat kiadása iránti igényének a térbeli távolságok modern technológiai megoldások alkalmazásával történő áthidalásával valósul meg.

Fentiek érdekében, a levéltárak fenntartásához kapcsolódó szabályozási hatáskör bővítésével a levéltár szervezetének, belső működésének szabályozását a MOKK SZMSZ-ére indokolt utalni.

A tervezet továbbá elvégzi a digitális államról és a digitális szolgáltatások nyújtásának egyes szabályairól szóló 2023. évi CIII. törvény (a továbbiakban: Dáptv.) hatálybalépésével összefüggésben szükséges módosításokat a Dáptv.-vel való összhang megteremtése érdekében.