298/2024. (X. 22.) Korm. rendelet

Az Egyetemes Postaegyesület tagországai kormányainak meghatalmazottjai a Rijádi Rendkívüli Kongresszuson – tekintettel az Egyetemes Postaegyesület 1964. július 10-én, Bécsben elfogadott Alapokmánya 29. cikkének 2. bekezdésére – közös megegyezéssel és az Alapokmány 24. cikke 3. bekezdésének fenntartásával elfogadták az Általános Szabályzat következő módosításait.

1 Az Igazgatási Tanácsnak a következő feladatai vannak:

1.1 Két kongresszus közötti időszakban felügyeli az Egyesület tevékenységét, ennek során gondoskodik a kongresszus döntéseinek betartásáról, tanulmányozza a postai témákkal kapcsolatos kormánypolitikai kérdéseket, figyelembe véve a szolgáltatások kereskedelmével és a versennyel összefüggő nemzetközi szabályozási politikát.

1.2 A nemzetközi technikai együttműködés keretében előmozdítja, összehangolja és ellenőrzi a postai technológiai segítségnyújtás minden formáját.

1.3 Megvizsgálja az Egyesület kongresszus által jóváhagyott négyéves működési tervét, és a tervben bemutatott tevékenységeknek a rendelkezésre álló erőforrásokkal történő összehangolása mellett véglegesíti azt. Adott esetben a tervnek egybe kell esnie a kongresszus által végzett rangsorolási folyamatok eredményeivel. Az elkészült és az Igazgatási Tanács által jóváhagyott négyéves üzleti terv véglegesített változata képezi azután az alapját az Egyesület éves programja és költségvetése elkészítésének, valamint az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács által kidolgozandó és megvalósítandó éves operatív terveknek.

1.4 Megvizsgálja és jóváhagyja az Egyesület éves programját, költségvetését és elszámolását, figyelembe véve az Egyesület üzleti tervének végleges változatát, a 107. cikk 1.3. bekezdésében leírtak szerint.

1.5 A 146. cikk 3–5. bekezdéseinek megfelelően, amennyiben a körülmények ezt megkövetelik, engedélyezi a költségek felső határának túllépését.

1.6 Kérés alapján, a 151. cikk 5. bekezdésében rögzített feltételeknek megfelelően engedélyezi egy alacsonyabb tagdíj-hozzájárulási osztály választását.

1.7 Amennyiben valamely tagország ezt kéri, engedélyezi a földrajzi régió módosítását, figyelembe véve az érintett földrajzi régióhoz tartozó tagországok véleményét.

1.8 Létrehozza vagy megszünteti a Nemzetközi Iroda rendes költségvetésből finanszírozott munkahelyeit, a meghatározott felső költséghatárokból adódó megszorítások figyelembevételével.

1.9 Dönt a feladatai ellátása érdekében a tagországokkal létesítendő kapcsolatokról.

1.10 A Postaforgalmi Tanáccsal történő egyeztetést követően dönt az azokkal a szervezetekkel létesítendő kapcsolatokról, amelyek a 105. cikk 1. bekezdése és 2.1. bekezdése értelmében nem minősülnek megfigyelőknek.

1.11 Mérlegeli a Nemzetközi Iroda beszámolóit, az Egyesület más nemzetközi szervezetekhez fűződő kapcsolatairól készített jelentéseket, és meghozza az általa megfelelőnek tartott döntéseket e kapcsolatok folytatásáról és az azokra vonatkozóan elvégzendő intézkedésről.

1.12 A Postaforgalmi Tanáccsal és a főtitkárral történő egyeztetést követően kellő időben kijelöli az Egyesült Nemzetek azon szakosított intézményeit, nemzetközi szervezeteket, szövetségeket, vállalatokat és szakembereket, amelyeket/akiket fel kell kérni arra, hogy a kongresszus és bizottságainak különleges ülésein ad hoc megfigyelői minőségben képviseltessék magukat, amennyiben ez az Egyesület érdekében áll, vagy elősegítheti a kongresszus munkáját, és megbízza a Nemzetközi Iroda vezérigazgatóját, hogy küldje el a szükséges meghívókat.

1.13 A 101. cikk 3. bekezdése szerinti esetben kijelöli a következő kongresszus helyszínéül szolgáló tagországot.

1.14 Kellő időben és a Postaforgalmi Tanáccsal történő konzultációt követően meghatározza a kongresszusi munka megfelelő elvégzéséhez szükséges bizottságok számát és azok feladatait.

1.15 A Postaforgalmi Tanáccsal történő konzultációt követően és a kongresszus jóváhagyásával kijelöli azokat a tagországokat, amelyek alkalmasak:

1.15.1 a kongresszusi alelnöki, valamint a bizottsági elnöki és alelnöki tisztségek betöltésére, a lehetőségekhez mérten figyelembe véve a tagországok méltányos földrajzi megoszlását; és

1.15.2 szűkebb körű kongresszusi bizottságokban való részvételre.

1.16 (Törölve.)

1.17 Megvizsgál és illetékességének keretein belül jóváhagy minden szükségesnek ítélt intézkedést a nemzetközi postai szolgáltatások minőségének megőrzése, javítása és a szolgálat korszerűsítése érdekében.

1.18 A kongresszus, a Postaforgalmi Tanács vagy a tagországok kérésére tanulmányozza az Egyesületet vagy a nemzetközi postai szolgáltatást érintő közigazgatási, szabályozási és jogi kérdéseket. Az Igazgatási Tanácsra tartozik annak eldöntése, hogy a fent említett területeken a tagországok által a kongresszusok közötti időszakban kért tanulmányok elkészítése célszerű-e vagy sem.

1.19 Javaslatokat fogalmaz meg, amelyeket vagy a kongresszus, vagy a tagországok által történő jóváhagyásra terjeszt elő a 142. cikknek megfelelően.

1.20 Témákat nyújt be tanulmányozásra a Postaforgalmi Tanácsnak a 113. cikk 1.6. bekezdésének megfelelően.

1.21 A Postaforgalmi Tanáccsal egyeztetve megvizsgálja és jóváhagyja a kongresszus elé terjesztendő stratégiai tervet.

1.22 Átveszi és megvitatja a Konzultációs Bizottság javaslatait, véleményeit és jelentéseit, és a kongresszus elé terjesztés érdekében megvizsgálja a javaslatokat és a jelentéseket.

1.23 Ellátja a Nemzetközi Iroda tevékenységének ellenőrzését.

1.24 Jóváhagyja az Egyesület tevékenységéről és pénzügyi működéséről a Nemzetközi Iroda által készített éves jelentéseket, és adott esetben észrevételeket tesz azokra vonatkozóan.

1.25 Szükség esetén megállapítja azokat az elveket, amelyeket a Postaforgalmi Tanácsnak figyelembe kell vennie a jelentős pénzügyi következményekkel járó kérdések tanulmányozásánál (díjak, végdíjak, átszállítási díjak, a küldemények légi szállítási alapdíjai és a levélpostai küldemények feladása külföldön), gondosan figyelemmel kíséri e kérdések tanulmányozását, és – annak érdekében, hogy azok az említett elveknek megfeleljenek – megvizsgálja és jóváhagyja a Postaforgalmi Tanácsnak ugyanezen témákra vonatkozó javaslatait.

1.26 Illetékességi körének határain belül jóváhagyja a Postaforgalmi Tanács ajánlásait egy új szabályozás vagy egy új gyakorlat elfogadására, ha szükséges addig is, amíg a kongresszus dönt a kérdésben.

1.27 Megvizsgálja a Postaforgalmi Tanács által készített éves jelentést, és az általa előterjesztett javaslatokat.

1.28 Jóváhagyja a következő kongresszus elé terjesztés érdekében a Nemzetközi Iroda által készített és a Postaforgalmi Tanáccsal egyeztetett, a tagországoknak az előző kongresszus által jóváhagyott egyesületi stratégia megvalósítása terén elért eredményeiről szóló négyéves jelentést.

1.29 Létrehozza a Konzultációs Bizottság szervezeti kereteit és jóváhagyja a Konzultációs Bizottság kialakított szervezetét a 123. cikkben foglaltaknak megfelelően.

1.30 Meghatározza a Konzultációs Bizottsághoz való csatlakozás feltételeit, és e feltételeknek megfelelően visszavonja a tagságot, amint azt a 123. cikkben említett vonatkozó ügyrendi szabályzat részletesen kifejti.

1.31 Kidolgozza az Egyesület Pénzügyi Szabályzatát.

1.32 Kidolgozza a Tartalékalap kezelésének szabályait.

1.33 Kidolgozza a Külön Alap kezelésének szabályait.

1.34 Kidolgozza a Különleges Működés Alapjának kezelési szabályait.

1.35 Kidolgozza az Önkéntes Alap kezelésének szabályait.

1.36 Kidolgozza a Személyzeti Szabályzatot és a választott tisztségviselők szolgálati feltételeit.

1.37 Kidolgozza a Szociális Alap Szabályzatát.

1.38 A 153. cikk értelmében felügyeli a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységek létrehozását és azok tevékenységét.

1.39 Elfogadja Ügyrendi Szabályzatát és az arra vonatkozó módosításokat.

1 Alakuló ülésén, amelyet a kongresszus elnöke hív össze és nyit meg, az Igazgatási Tanács saját tagjai közül négy alelnököt választ. Az elnök és a négy alelnök az Egyesület mind az öt földrajzi csoportjának tagországaiból kerül ki.

2 Az Igazgatási Tanács évente kétszer, vagy kivételes esetben további alkalommal ül össze az Egyesület székhelyén, az Ügyrendi Szabályzatában rögzített eljárásokkal összhangban.

3 Az Igazgatási Tanács elnöke, alelnökei, valamint bizottsági elnökei és alelnökei alkotják az Igazgató Bizottságot. Ez a bizottság készíti elő és irányítja az Igazgatási Tanács ülésszakainak munkáját. Az Igazgatási Tanács nevében jóváhagyja a Nemzetközi Iroda által az Egyesület tevékenységéről készített éves jelentést, és ellátja mindazokat az egyéb feladatokat, amelyekkel az Igazgatási Tanács megbízza, vagy amelyeknek szükségessége a stratégiai tervezési munka során felmerül.

4 A Postaforgalmi Tanács képviseletét annak elnöke látja el az Igazgatási Tanács azon ülésein, amelyeknek napirendjén a Postaforgalmi Tanácsot érintő kérdések szerepelnek.

5 (Törölve.)

1 Megfigyelők

1.1 A két szerv tevékenysége közötti hatékony kapcsolat biztosítása érdekében a Postaforgalmi Tanács kijelölheti azokat a képviselőit, akik megfigyelői minőségben részt vesznek az Igazgatási Tanács értekezletein.

1.2 Az Egyesület azon tagországai, amelyek nem tagjai a Tanácsnak, valamint a 105. cikkben említett megfigyelők és ad hoc megfigyelők szavazati jog nélkül vehetnek részt az Igazgatási Tanács plenáris ülésein, illetve bizottságainak értekezletein.

1.3 A Konzultációs Bizottság tagjainak, valamint a 105. cikkben említett más megfigyelőknek és ad hoc megfigyelőknek szintén joguk van részt venni az Igazgatási Tanács állandó csoportjainak, munkacsoportjainak és egyéb szervezeti egységeinek értekezletein megfigyelőként, szavazati jog nélkül, a 2.3 bekezdés rendelkezéseinek fenntartásával.

2 Elvek

2.1 Logisztikai okokból az Igazgatási Tanács korlátozhatja a megfigyelői és ad hoc megfigyelői minőségben megjelenő résztvevők számát. Emellett a viták során korlátozhatja a megfigyelők felszólalási jogát.

2.2 A megfigyelők és az ad hoc megfigyelők kérésükre közreműködhetnek az előirányzott tanulmányokban, betartva azokat a feltételeket, amelyeket a Tanács előírhat munkája eredményességének és hatékonyságának biztosítása érdekében. Felkérhetik őket arra is, hogy lássák el állandó csoportok és munkacsoportok elnöki teendőit, ha ismereteik vagy tapasztalataik ezt indokolják. A megfigyelők és ad hoc megfigyelők részvétele az Egyesület számára többletköltséggel nem járhat.

2.3 Rendkívüli körülmények esetén a Konzultációs Bizottság tagjait és az ad hoc megfigyelőket kizárhatják valamely értekezletről vagy az értekezlet egy részéről. Emellett egyes iratokhoz való hozzáférési jogukat is korlátozhatják, amennyiben az értekezlet vagy az okirat témájának bizalmassága ezt megkívánja. Az ilyen korlátozásról szóló döntést esetenként meghozhatja bármelyik érintett szerv vagy annak elnöke az Igazgatási Tanács elnökével és a főtitkárral egyeztetve. A különböző eseteket jelenteni kell az Igazgatási Tanácsnak és a Postaforgalmi Tanácsnak, amennyiben olyan kérdésekről van szó, amelyek e szervek számára különös jelentőséggel bírnak. Ezt követően az Igazgatási Tanács – amennyiben szükségesnek ítéli – a Postaforgalmi Tanáccsal egyeztetve felülvizsgálhatja a korlátozásokat. Ami szigorúan a jövőbeni értekezleteket illeti, a korlátozásokról szóló értesítéseket lehetőség szerint az adott értekezlet előtt legalább 14 nappal ki kell küldeni a Konzultációs Bizottság tagjainak és az érintett ad hoc megfigyelőknek (vagy a vonatkozó meghívás Nemzetközi Iroda által történő kibocsátását kevesebb, mint 14 nappal követően összehívott sürgős értekezletek esetében amint lehetséges). Ennek megfelelően az ilyen értesítések nem alkalmazandók kizárások esetében, vagy az érintett szervezet folyamatban lévő értekezletével összefüggésben szükségesnek ítélt dokumentum-hozzáférési korlátozások esetében.

1 A Postaforgalmi Tanácsnak a következő feladatai vannak:

1.1 Koordinálja a nemzetközi postai szolgáltatások fejlesztésére és javítására irányuló gyakorlati intézkedéseket.

1.2 Az Igazgatási Tanács jóváhagyásával, ez utóbbi illetékességének keretei között megteszi mindazon intézkedéseket, amelyeket a nemzetközi postai szolgáltatás minőségének megőrzése és javítása, valamint korszerűsítése érdekében szükségesnek tart.

1.3 A feladatainak ellátása érdekében dönt a tagországokkal és azok kijelölt szolgáltatóival létesítendő kapcsolatokról.

1.4 Megteszi a szükséges intézkedéseket abból a célból, hogy tanulmányozza és közzétegye azokat a tapasztalatokat és eredményeket, amelyeket egyes tagországok és azok kijelölt szolgáltatói más tagországokkal és azok kijelölt szolgáltatóival kapcsolatos technológiai, küldeményforgalmi, gazdálkodási és szakképzési területen elértek.

1.5 Az Igazgatási Tanáccsal egyetértésben megfelelő intézkedéseket tesz az Egyesület valamennyi tagországával és azok kijelölt szolgáltatóival, különösen pedig az új és a fejlődő országokkal, valamint azok kijelölt szolgáltatóival való technikai együttműködés területén.

1.6 Megvizsgálja mindazokat az egyéb kérdéseket, amelyeket a Postaforgalmi Tanács valamely tagja, az Igazgatási Tanács vagy valamelyik tagország, vagy kijelölt szolgáltató terjeszt elő.

1.7 Átveszi és megvitatja a Konzultációs Bizottság javaslatait, véleményeit és jelentéseit; s a Postaforgalmi Tanácsot érintő kérdések terén megvizsgálja és észrevételezi a Konzultációs Bizottság javaslatait és jelentéseit a kongresszusi előterjesztés érdekében.

1.8 (Törölve.)

1.9 Tanulmányozza azokat a legfontosabb üzemeltetési, kereskedelmi, technológiai, gazdasági és technikai együttműködési problémákat, amelyek az Egyesület valamennyi tagországát vagy azok kijelölt szolgáltatóit érdeklik, beleértve a jelentős pénzügyi kihatásokkal járó kérdéseket is (díjak, végdíjak, átszállítási díjak, postaanyag légi szállítási alapdíja, postacsomagdíjak és levélpostai küldemények feladása külföldön), e tárgykörökben tájékoztatást és állásfoglalást dolgoz ki, és ajánlásokat fogalmaz meg az ezekkel kapcsolatban foganatosítandó intézkedésekre nézve.

1.10 Megadja az Igazgatási Tanácsnak a kongresszus elé terjesztendő egyesületi stratégiai terv és a négyéves egyesületi üzleti terv kidolgozásához szükséges információkat.

1.11 Tanulmányozza a tagországokat és azok kijelölt szolgáltatóit, valamint az új és a fejlődő országokat érdeklő oktatási és szakképzési problémákat.

1.12 Az új és a fejlődő országokban tanulmányozza a jelenlegi helyzetet és igényeket, és megfelelő ajánlásokat dolgoz ki postai szolgáltatásaik javításának módjára és eszközeire nézve.

1.13 Felülvizsgálja az Egyesület Szabályzatait; e tekintetben a Postaforgalmi Tanács az Igazgatási Tanács irányítása alá tartozik az alapvető politikát és elveket érintő kérdésekben.

1.14 Javaslatokat fogalmaz meg, amelyeket vagy a kongresszus, vagy a tagországok által történő jóváhagyásra terjeszt elő, a 142. cikknek megfelelően; az Igazgatási Tanács jóváhagyása szükséges, ha ezek a javaslatok ez utóbbi hatáskörébe tartozó kérdésekre vonatkoznak.

1.15 Valamely tagország kérésére megvizsgálja mindazokat a javaslatokat, amelyeket a szóban forgó tagország a 141. cikk szerint a Nemzetközi Irodához továbbít, elkészíti azok véleményezését, és megbízza a Nemzetközi Irodát, hogy azt csatolja az említett javaslathoz, mielőtt jóváhagyás végett a tagországok elé terjeszti.

1.16 Ha szükséges, esetlegesen az Igazgatási Tanács jóváhagyása és valamennyi tagországgal történő konzultáció után, javaslatot tesz egy szabályozás vagy egy új gyakorlat elfogadására addig is, amíg az ügyben a kongresszus dönt.

1.17 Technológiai, üzemviteli, és az illetékességi körébe tartozó egyéb olyan folyamatokra vonatkozóan, ahol az egységes gyakorlat követése nélkülözhetetlen, szabványokat készít és dolgoz ki a tagországoknak és azok kijelölt szolgáltatóinak szóló ajánlások formájában (vagy kötelező rendelkezésként, amennyiben az Egyesület Okiratai így rendelkeznek); hasonlóképpen szükség esetén módosítja az általa létrehozott szabványokat.

1.18 A 153. cikknek megfelelően létrehozza és jóváhagyja a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységek működéséhez szükséges keretet.

1.19 Átveszi és tanulmányozza a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységek évente megküldött jelentéseit.

1.20 Elfogadja Ügyrendi Szabályzatát és az arra vonatkozó módosításokat.

1 Az első értekezlet alkalmával, amelyet a kongresszus elnöke hív össze és nyit meg, a Postaforgalmi Tanács saját tagjai közül megválasztja az elnököt és négy alelnököt, valamint a bizottságok elnökeit/alelnökeit/társelnökeit. Az elnök és a négy alelnök az Egyesület mind az öt földrajzi csoportjának tagországaiból kerül ki.

2 A Postaforgalmi Tanács évente kétszer, vagy kivételes esetben további alkalommal ül össze az Egyesület székhelyén, az Ügyrendi Szabályzatában rögzített eljárásokkal összhangban.

3 A Postaforgalmi Tanács elnöke, alelnökei, valamint bizottsági elnökei és alelnökei alkotják az Igazgató Bizottságot. Ez a bizottság készíti elő és irányítja a Postaforgalmi Tanács egyes üléseinek munkáját, és ellátja mindazokat a feladatokat, amelyekkel a Tanács megbízza, vagy amelyeknek szükségessége a stratégiai tervezési folyamat során felmerül.

4 A Postaforgalmi Tanács a kongresszust követő első ülésszakán az Egyesületnek a kongresszus által elfogadott stratégiája és különösen az Egyesület állandó testületeinek stratégiájára vonatkozó része alapján alapmunkaprogramot készít, amely számos, a stratégia megvalósítását célzó taktikai elemet tartalmaz. Ezt az alapprogramot, amely korlátozott számú aktuális és közérdekű projektet tartalmaz, az új realitások és prioritások függvényében minden évben felülvizsgálják.

5 (Törölve.)

1 Megfigyelők

1.1 A két szerv tevékenysége közötti hatékony kapcsolat biztosítása érdekében az Igazgatási Tanács kijelölheti azokat a képviselőit, akik megfigyelői minőségben részt vesznek a Postaforgalmi Tanács értekezletein.

1.2 Az Egyesület azon tagországai, amelyek nem tagjai a Tanácsnak, valamint a 105. cikkben említett megfigyelők és ad hoc megfigyelők szavazati jog nélkül vehetnek részt a Postaforgalmi Tanács plenáris ülésein, illetve bizottságainak értekezletein.

1.3 A Konzultációs Bizottság tagjainak, valamint a 105. cikkben említett más megfigyelőknek és ad hoc megfigyelőknek szintén joguk van részt venni a Postaforgalmi Tanács állandó csoportjainak, munkacsoportjainak és egyéb szervezeti egységeinek értekezletein megfigyelőként, szavazati jog nélkül, a 2.3 bekezdés rendelkezéseinek fenntartásával.

2 Elvek

2.1 Logisztikai okokból a Postaforgalmi Tanács korlátozhatja a megfigyelői és ad hoc megfigyelői minőségben megjelenő résztvevők számát. Emellett a viták során korlátozhatja a megfigyelők felszólalási jogát.

2.2 A megfigyelők és az ad hoc megfigyelők kérésükre közreműködhetnek az előirányzott tanulmányokban, betartva azokat a feltételeket, amelyeket a Tanács előírhat munkája eredményességének és hatékonyságának biztosítása érdekében. Felkérhetik őket arra is, hogy lássák el állandó csoportok és munkacsoportok elnöki teendőit, ha ismereteik vagy tapasztalataik ezt indokolják. A megfigyelők és ad hoc megfigyelők részvétele az Egyesület számára többletköltséggel nem járhat.

2.3 Rendkívüli körülmények esetén a Konzultációs Bizottság tagjait és az ad hoc megfigyelőket kizárhatják valamely értekezletről vagy az értekezlet egy részéről. Emellett egyes iratokhoz való hozzáférési jogukat is korlátozhatják, amennyiben az értekezlet vagy az okirat témájának bizalmassága ezt megkívánja. Az ilyen korlátozásról szóló döntést esetenként meghozhatja bármelyik érintett szerv vagy annak elnöke a Postaforgalmi Tanács elnökével és a főtitkárral egyeztetve. A különböző eseteket jelenteni kell az Igazgatási Tanácsnak és a Postaforgalmi Tanácsnak. Ezt követően az Igazgatási Tanács – amennyiben szükségesnek ítéli – a Postaforgalmi Tanáccsal egyeztetve felülvizsgálhatja a korlátozásokat. Ami szigorúan a jövőbeni értekezleteket illeti, a korlátozásokról szóló értesítéseket lehetőség szerint az adott értekezlet előtt legalább 14 nappal ki kell küldeni a Konzultációs Bizottság tagjainak és az érintett ad hoc megfigyelőknek (vagy a vonatkozó meghívás Nemzetközi Iroda által történő kibocsátását kevesebb, mint 14 nappal követően összehívott sürgős értekezletek esetében amint lehetséges). Ennek megfelelően az ilyen értesítések nem alkalmazandók kizárások esetében, vagy az érintett szervezet folyamatban lévő értekezletével összefüggésben szükségesnek ítélt dokumentum-hozzáférési korlátozások esetében.

1 A Konzultációs Bizottság az alábbi tagokból áll:

1.1 nem kormányzati szervezetek (többek között ügyfélképviseletet ellátók, kézbesítési szolgáltatók, postai munkavállalók vagy postai munkáltatók); karitatív szervezetek; szabványügyi, pénzügyi és fejlesztő szervezetek; a postai ágazat beszállítói és szolgáltatói; szállító szervezetek; tudományos és kutatási intézmények; szellemi műhelyek és hasonló tudásalapú intézmények; és hasonló szervezetek, amelyek érdekeltek az Egyesület küldetésének és céljainak támogatásában;

1.2 a postai szektornak a tagországok vagy az Egyesület érintett szervei (beleértve a Konzultációs Bizottságot) által ajánlott magas szintű képviselői.

2 A Konzultációs Bizottság minden tagjának az Egyesület egyik tagországában kell, hogy legyen a székhelye (és ha az érintett tagország előírja, ott kell hivatalosan bejegyezve lennie), illetve az 1.2 bekezdésben említett magas szintű képviselők esetében az Egyesület egyik tagországában kell állandó lakóhellyel rendelkeznie.

3 A Konzultációs Bizottság működési költségei a Konzultációs Bizottság tagjai között oszlanak meg, kivéve, ha az Igazgatási Tanács ettől eltérően határoz. Ebben a tekintetben, valamint a Konzultációs Bizottság Ügyrendi Szabályzatában részletezettek szerint, a Konzultációs Bizottság tagjainak sajátos jogi természetétől és finanszírozási képességeitől függően a tagdíjak különbözőek lehetnek.

4 A Konzultációs Bizottság tagjai semmiféle díjazásban vagy költségtérítésben nem részesülnek.

1 A Konzultációs Bizottságban betöltött tagságról szóló döntés az Igazgatási Tanács által kialakított kérelmezési és elfogadási folyamat során születik meg, a 107. cikk 1.30 bekezdésének megfelelően.

2 A 120. cikk 2. bekezdésében foglalt követelmény sérelme nélkül, a 120. cikkben említett szervezetek vagy magas szintű képviselők által benyújtott, a Konzultációs Bizottságban betöltött tagságra vonatkozó kérelemhez csatolni kell az Egyesület érintett tagországának előzetes írásos felhatalmazását vagy ajánlását.

2bis A Konzultációs Bizottságban betöltött tagság visszavonásáról szóló döntés az Igazgatási Tanács által kialakított folyamat során születik meg a 107. cikk 1.30 bekezdésének megfelelően.

3 A Konzultációs Bizottság minden tagja kijelöli képviselőjét (képviselőit).

1 A Konzultációs Bizottság feladatai a következők:

1.1 Megvizsgálja az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács, valamint azok szerveinek okiratait és jelentéseit. Kivételes esetekben az egyes szövegekhez és okiratokhoz való hozzáférési jog korlátozott lehet, amennyiben az értekezlet vagy az okirat témájának bizalmassága ezt megköveteli, a 109. cikk 2.3 bekezdésének és a 115. cikk 2.3 bekezdésének megfelelően.

1.2 A Konzultációs Bizottság tanulmányokat készít a tagjai számára fontos kérdésekről és ezekben maga is közreműködik.

1.3 Megvizsgálja a postai ágazatot érintő kérdéseket, és ezekhez hozzájárul az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács, valamint szükség szerint azok szervei számára benyújtott javaslatok, vélemények és jelentések formájában.

1.4 (Törölve.)

1.5 Javaslatokat és jelentéseket nyújt be a kongresszus számára az Igazgatási Tanács jóváhagyásával és az utóbbi nevében, és a Postaforgalmi Tanácsot érintő kérdésekben a Postaforgalmi Tanács általi vizsgálatot követően és megjegyzéseire figyelemmel a 107. cikk 1.22 bekezdésének és a 113. cikk 1.7 bekezdésének megfelelően.

1 A Konzultációs Bizottság minden egyes kongresszus után újraszerveződik az Igazgatási Tanács által meghatározott szervezeti keret alapján. Az Igazgatási Tanács elnöke vezeti a Konzultációs Bizottság alakuló ülését, amelyen megválasztják a Bizottság elnökét.

2 Az Egyesület alapelveit tiszteletben tartva az Igazgatási Tanács jóváhagyásával, és a Postaforgalmi Tanáccsal történt egyeztetés után a Konzultációs Bizottság maga alakítja ki belső szervezetét és dolgozza ki ügyrendjét.

3 A Konzultációs Bizottság legalább évente egyszer ülésezik, illetve ezen felül ahogyan feladataihoz képest megfelelőnek látszik. Az egyes ülések helyét és idejét a Konzultációs Bizottság elnöke határozza meg, az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács elnökeinek, valamint a Nemzetközi Iroda vezérigazgatójának egyetértésével.

1 A 124. cikk 2. bekezdésének sérelme nélkül, a Konzultációs Bizottság tagjainak joga van részt venni a kongresszus, az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács, valamint az érintett szervezetekhez tartozó bizottságok, állandó csoportok, munkacsoportok és egyéb szervezetek értekezletein megfigyelőként, szavazati jog nélkül, a 109. és 115. cikk, valamint a kongresszusok Ügyrendi Szabályzata rendelkezéseinek fenntartásával, ahogyan az érintett szervezet szempontjából releváns.

2 Az Egyesület szerveivel való hatékony kapcsolat biztosítása érdekében a Konzultációs Bizottság képviselőket jelöl ki, akik a Konzultációs Bizottság egyedüli képviselői, akik jogosultak, hogy a szervezet nevében hivatalosan rendelkezésre bocsássák a 122. cikkben említett információt. Ezeknek a kijelölt képviselőknek joguk van részt venni a Konzultációs Bizottság nevében a kongresszus, az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács, valamint az érintett szervezetekhez tartozó bizottságok, állandó csoportok, munkacsoportok és egyéb szervezetek értekezletein megfigyelőként, szavazati jog nélkül, a 109. és 115. cikk, valamint a kongresszusok Ügyrendi Szabályzata rendelkezéseinek fenntartásával, ahogyan az érintett szervezet szempontjából releváns.

3 Az Igazgatási Tanács elnöke és a Postaforgalmi Tanács elnöke képviseli e szerveket a Konzultációs Bizottságnak azon ülésein, amelyeknek napirendjén az említett szerveket érintő kérdések szerepelnek.

1 Az Egyesület tagországai, valamint a 105. cikkben említett megfigyelők és ad hoc megfigyelők szavazati jog nélkül részt vehetnek a Konzultációs Bizottság ülésein.

2 Logisztikai okokból a Konzultációs Bizottság korlátozhatja a megfigyelői és ad hoc megfigyelői minőségben megjelenő résztvevők számát. Emellett a viták során korlátozhatja a megfigyelők felszólalási jogát.

3 Rendkívüli körülmények esetén a megfigyelőket és az ad hoc megfigyelőket kizárhatják a Konzultációs Bizottság valamely értekezletéről vagy az értekezlet egy részéről. Emellett egyes iratokhoz való hozzáférési jogukat is korlátozhatják, amennyiben az értekezlet vagy az okirat témájának bizalmassága ezt megkívánja. Az ilyen korlátozásról szóló döntést esetenként meghozhatja a Konzultációs Bizottság vagy annak elnöke az Igazgatási Tanács elnökével és a főtitkárral egyeztetve. A különböző eseteket jelenteni kell az Igazgatási Tanácsnak és a Postaforgalmi Tanácsnak, amennyiben olyan kérdésekről van szó, amelyek e szervek számára különös jelentőséggel bírnak. Ezt követően az Igazgatási Tanács – amennyiben szükségesnek ítéli – a Postaforgalmi Tanáccsal egyeztetve felülvizsgálhatja a korlátozásokat. Ami szigorúan a jövőbeni értekezleteket illeti, a korlátozásokról szóló értesítéseket lehetőség szerint az adott értekezlet előtt legalább 14 nappal ki kell küldeni az érintett megfigyelőknek és ad hoc megfigyelőknek (vagy a vonatkozó meghívás Nemzetközi Iroda által történő kibocsátását kevesebb, mint 14 nappal követően összehívott sürgős értekezletek esetében amint lehetséges). Ennek megfelelően az ilyen értesítések nem alkalmazandók kizárások esetében, vagy az érintett szervezet folyamatban lévő értekezletével összefüggésben szükségesnek ítélt dokumentum-hozzáférési korlátozások esetében.

1 A Konzultációs Bizottság minden ülésszak után tájékoztatja tevékenységéről az Igazgatási Tanácsot és a Postaforgalmi Tanácsot; nevezetesen összefoglaló beszámolót küld értekezleteiről e szervek elnökeinek, valamint elküldi javaslatait és véleményét. A Konzultációs Bizottság elnöke vagy a Konzultációs Bizottság más kijelölt képviselője szintén jelentést tesz a Konzultációs Bizottság tevékenységeiről az Igazgatási Tanács, illetve a Postaforgalmi Tanács minden egyes plenáris ülésén.

2 A Konzultációs Bizottság tevékenységéről éves jelentést készít az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács részére. Ez a jelentés szerepel az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács azon iratanyagában, amelyet az Egyesület tagországainak, azok kijelölt szolgáltatóinak és a szűkebb körű egyesületeknek a 111. és 117. cikk alapján megküld.

3 A Konzultációs Bizottság egész működéséről átfogó jelentést tesz a kongresszusnak, és azt a kongresszus megnyitása előtt legalább két hónappal megküldi a tagországoknak és azok kijelölt szolgáltatóinak.

1 A Nemzetközi Iroda mindenkor az Igazgatási Tanács, a Postaforgalmi Tanács, a Konzultációs Bizottság, valamint a tagországok és azok kijelölt szolgáltatói rendelkezésére áll, hogy a szolgáltatásra vonatkozó kérdésekben megadjon nekik minden szükséges felvilágosítást.

2 Feladata nevezetesen a postai szolgáltatásokat érintő mindenfajta információ összegyűjtése, rendezése, közzététele és terjesztése; vitás kérdésekben véleménynyilvánítás vagy vitarendezési szolgáltatások nyújtása (az utóbbi esetben fizetéses alapon és az Igazgatási Tanács által elfogadott vonatkozó eljárásoknak megfelelően) az érdekelt felek kívánságára; az Egyesület Okiratainak magyarázatára és módosítására vonatkozó kérelmekkel kapcsolatos intézkedés, és általában mindazoknak a szerkesztési vagy dokumentációs munkáknak és tanulmányoknak az elvégzése, amelyeket a szóban forgó Okiratok a hatáskörébe utalnak, vagy amelyekre az Egyesület érdekében felkérik.

3 Intézi továbbá azokat a felméréseket, amelyeket a tagországok és azok kijelölt szolgáltatói kérnek abból a célból, hogy egy meghatározott kérdésről a többi tagországnak, a kijelölt szolgáltatóknak, a Konzultációs Bizottság tagjainak, és adott esetben a nyilvánosságnak a véleményét megtudják. Az ilyen felmérések eredményének nincs szavazás jellege és kötelező ereje.

4 Elszámolási irodaként közreműködhet a postai szolgáltatásokra vonatkozó mindenfajta elszámolás rendezésében.

5 A Nemzetközi Iroda biztosítja azoknak az üzleti adatoknak a bizalmas kezelését és biztonságát, amelyeket a tagországok, azok kijelölt szolgáltatói és/vagy a Konzultációs Bizottság tagjai bocsátottak rendelkezésére az Egyesület Okirataiból és döntéseiből eredő feladatai teljesítéséhez.

1 A 2–6. bekezdésekben foglaltak fenntartásával az Egyesület szerveinek működésével járó éves kiadások nem haladhatják meg a 38 890 030 CHF összeget a 2022. és 2023. év tekintetében, valamint a 39 512 270 CHF összeget a 2024. és 2025. év tekintetében. Amennyiben a 2025. évre tervezett kongresszust elhalasztják, ez utóbbi felső költséghatárok vonatkoznak a 2025. év utáni időszakra is.

2 A következő kongresszus összehívásával kapcsolatos kiadások (a titkárság tagjainak utazási költségei, szállítási költségek, a szinkrontolmácsolás műszaki felszerelésének költségei, az okiratok kongresszus alatti előállításának költségei stb.) nem haladhatják meg a 2 900 000 CHF határt.

3 Az Igazgatási Tanácsnak joga van az 1. és 2. bekezdésben megállapított határok túllépésére a fizetési fokozatok, a nyugdíjjárulékok vagy a pótlékok – köztük az álláspótlékok – növekedéséhez igazodva, amelyeknek az alkalmazását az Egyesült Nemzetek Szervezete a Genfben szolgálatot teljesítő személyzete tekintetében jóváhagyta.

4 Az Igazgatási Tanácsnak joga van ahhoz is, hogy a svájci fogyasztási árindex függvényében – a humán költségek kivételével – évente kiigazítsa a költségeit.

5 Az 1. bekezdéstől függetlenül az Igazgatási Tanács – vagy rendkívüli sürgősség esetén a vezérigazgató – engedélyezheti a megszabott keretek túllépését a Nemzetközi Iroda épületén elvégzendő jelentős és előre nem látható javítások költségének fedezése érdekében, a túllépés összege azonban nem haladhatja meg az évi 125 000 CHF-t.

6 Ha az 1. és 2. bekezdésben megállapított keretek nem bizonyulnak elegendőnek az Egyesület zökkenőmentes működésének biztosításához, ezeket az összeghatárokat csak az Egyesület tagországai többségének jóváhagyásával lehet túllépni. Az erre vonatkozó konzultációnak részletes indoklást kell tartalmaznia az ilyen jellegű kérések alátámasztására.

A jelen Pótjegyzőkönyv 2024. március 1-jén lép hatályba (a XV. cikk kivételével, amely 2024. január 1-jén lép hatályba), és határozatlan ideig marad érvényben.

Ennek hiteléül a tagországok kormányainak meghatalmazottjai elkészítették a jelen Pótjegyzőkönyvet, amely ugyanolyan hatályú és ugyanolyan érvényességű, mintha annak rendelkezéseit magának az Általános Szabályzatnak a szövegébe illesztették volna bele, és azt egy eredeti példányban aláírták, amelyet a Nemzetközi Iroda vezérigazgatójánál helyeznek letétbe. Az Egyetemes Postaegyesület Nemzetközi Irodája arról mindegyik tagországnak egy-egy példányt küld.

Kelt Rijádban, 2023. október 5-én.

The plenipotentiaries of the governments of the member countries of the Universal Postal Union, having met in Extraordinary Congress at Riyadh, in view of article 29.2 of the Constitution of the Universal Postal Union concluded at Vienna on 10 July 1964, have, by common consent and subject to article 24.3 of the Constitution, adopted the following amendments to the General Regulations.

1 The Council of Administration shall have the following functions:

1.1 Supervises all the activities of the Union between Congresses, ensuring compliance with the decisions of Congress, studying questions with respect to governmental policies on postal issues, and taking account of international regulatory developments such as those relating to trade in services and to competition.

1.2 Promotes, coordinates and supervises all forms of postal technical assistance within the framework of international technical cooperation.

1.3 Examines the draft quadrennial Union business plan approved by Congress, and finalizes it by bringing the activities set out in the draft plan for the four-year period into line with the actual resources available. The plan should also, if appropriate, be in line with the results of the prioritization process carried out by Congress. The finalized version of the quadrennial Union business plan, completed and approved by the CA, will then form the basis for the preparation of the annual Programme and Budget as well as for the annual operating plans to be drawn up and implemented by the CA and POC.

1.4 Considers and approves the annual programme and budget and the accounts of the Union, while taking into account the final version of the Union Business Plan, as described in article 107.1.3.

1.5 Authorizes the ceiling of expenditure to be exceeded, if circumstances so require, in accordance with article 146.3 to 5.

1.6 Authorizes election of a lower contribution class, if it is so requested, in accordance with the conditions set out in article 151.5.

1.7 Authorizes a change of geographical group if it is so requested by a member country, taking into account the views expressed by the member countries which are members of the geographical groups concerned.

1.8 Creates or abolishes International Bureau posts financed by the regular budget, taking into account the restrictions imposed by the expenditure ceiling fixed.

1.9 Decides on the contacts to be established with member countries in order to carry out its functions.

1.10 After consulting the Postal Operations Council, decides on the relations to be established with the organizations which are not observers within the meaning of article 105.1 and 105.2.1.

1.11 Considers the reports by the International Bureau on UPU relations with other international bodies and takes the decisions which it considers appropriate on the conduct of such relations and the action to be taken on them.

1.12 Designates in due course, after consulting the Postal Operations Council and the Secretary General, the specialized agencies of the United Nations, international organizations, associations, enterprises and qualified persons to be invited as ad hoc observers to specific meetings of Congress and its Committees when this is in the interest of the Union or the work of the Congress and instructs the Director General of the International Bureau to issue the necessary invitations.

1.13 Designates the member country where the next Congress is to be held in the case provided for in article 101.3.

1.14 Determines in due course and after consulting the Postal Operations Council the number of Committees required to carry out the work of Congress, and specifies their functions.

1.15 Designates, after consulting the Postal Operations Council and subject to the approval of Congress, the member countries prepared:

1.15.1 to assume the positions of Vice-Chairs of Congress and Chairs and Vice-Chairs of the Committees, taking as much account as possible of the equitable geographical distribution of the member countries; and

1.15.2 to sit on the Restricted Committees of the Congress.

1.16 (Deleted.)

1.17 Considers and approves, within the framework of its competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.

1.18 Studies, at the request of Congress, the Postal Operations Council or member countries, administrative, legislative and legal problems concerning the Union or the international postal service; it shall be for the Council of Administration to decide, in the above-mentioned fields, whether it is expedient to undertake the studies requested by member countries between Congresses.

1.19 Formulates proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 142.

1.20 Submits subjects for study to the Postal Operations Council for examination in accordance with article 113.1.6.

1.21 Reviews and approves, in consultation with the Postal Operations Council, the draft Strategy for presentation to Congress.

1.22 Receives and discusses proposals, opinions and reports from the Consultative Committee and considers proposals and reports from the Consultative Committee for submission to Congress.

1.23 Provides control over the activities of the International Bureau.

1.24 Approves the annual report on the work of the Union and the annual Financial Operating Reports prepared by the International Bureau and, where appropriate, furnishes observations on them.

1.25 Establishes principles, as may be considered necessary, for the Postal Operations Council to take into account in its study of questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, basic airmail conveyance rates and the posting abroad of letter-post items), follows closely the study of these questions, and reviews and approves, for conformity with the aforementioned principles, Postal Operations Council proposals relating to these questions.

1.26 Approves, within the framework of its competence, the recommendations of the Postal Operations Council for the adoption, if necessary, of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.

1.27 Considers the annual report prepared by the Postal Operations Council and any proposals submitted by the Council.

1.28 Approves the four-yearly report prepared by the International Bureau in consultation with the Postal Operations Council, on the performance of member countries in respect of the execution of the Union Strategy approved by the preceding Congress, for submission to the following Congress.

1.29 Establishes the framework for the organization of the Consultative Committee and concurs in the organization of the Consultative Committee, in accordance with the provisions of article 123.

1.30 Establishes criteria for membership of the Consultative Committee and revokes membership in accordance with those criteria, as further detailed in the relevant rules of procedure referred to in article 123.

1.31 Lays down the Financial Regulations of the Union.

1.32 Lays down the rules governing the Reserve Fund.

1.33 Lays down the rules governing the Special Fund.

1.34 Lays down the rules governing the Special Activities Fund.

1.35 Lays down the rules governing the Voluntary Fund.

1.36 Lays down the Staff Regulations and the conditions of service of the elected officials.

1.37 Lays down the Regulations of the Social Fund.

1.38 Exercises, within the context of article 153, overall supervision of the creation and activities of user-funded subsidiary bodies.

1.39 Adopts its Rules of Procedure and the amendments to those Rules.

1 At its constituent meeting, which shall be convened and opened by the Chair of Congress, the Council of Administration shall elect four Vice-Chairs from among its members. The Chair and four Vice-Chairs shall be member countries from each of the five geographical groups of the Union.

2 The Council of Administration shall meet twice a year, or additionally on an exceptional basis, at Union headquarters, in accordance with the relevant procedures set forth in its Rules of Procedure.

3 The Chair and Vice-Chairs, and the Committee Chairs, Co-Chairs and Vice-Chairs, of the Council of Administration shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each session of the Council of Administration. It shall approve, on behalf of the Council of Administration, the annual report prepared by the International Bureau on the work of the Union and it shall take on any other task which the Council of Administration decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.

4 The Chair of the Postal Operations Council shall represent that body at meetings of the Council of Administration when the agenda contains questions of interest to the Postal Operations Council.

5 (Deleted.)

1 Observers

1.1 To ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Postal Operations Council may designate representatives to attend Council of Administration meetings as observers.

1.2 Member countries of the Union which are not members of the Council, as well as the observers and ad hoc observers referred to in article 105, may participate in the plenary sessions and Committee meetings of the Council of Administration, without the right to vote.

1.3 Members of the Consultative Committee, as well as the other observers and ad hoc observers referred to in article 105, also have the right to attend meetings of the standing groups, task forces and other bodies of the Council of Administration as observers, without the right to vote, subject to the provisions of paragraph 2.3.

2 Principles

2.1 For logistical reasons, the Council of Administration may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.

2.2 Observers and ad hoc observers may, at their request, be allowed to cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair standing groups and task forces when their experience or expertise justifies it. The participation of observers and ad hoc observers shall be carried out without additional expense for the Union.

2.3 In exceptional circumstances, members of the Consultative Committee and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned, or by its Chair in consultation with the Chair of the Council of Administration and the Secretary General. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate. Strictly in so far as prospective meetings are concerned, notification of restrictions shall preferably be sent to the members of the Consultative Committee and ad hoc observers concerned at least 14 days in advance of the relevant meeting (or as soon as possible in the case of urgent meetings convened less than 14 days following issuance of the relevant invitation by the International Bureau). Accordingly, such notifications shall not apply in the event of exclusions or document access restrictions deemed necessary in the context of an ongoing meeting of the body concerned.

1 The Postal Operations Council shall have the following functions:

1.1 Coordinates practical measures for the development and improvement of international postal services.

1.2 Takes, subject to Council of Administration approval within the framework of the latter’s competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.

1.3 Decides on the contacts to be established with member countries and their designated operators in order to carry out its functions.

1.4 Takes the necessary steps to study and publicize the experiments and progress made by certain member countries and their designated operators in the technical, operational, economic and vocational training fields of interest to other member countries and their designated operators.

1.5 Takes, in consultation with the Council of Administration, appropriate steps in the sphere of technical cooperation with all member countries of the Union and their designated operators and in particular with the new and developing countries and their designated operators.

1.6 Examines any other questions submitted to it by a member of the Postal Operations Council, by the Council of Administration or by any member country or designated operator.

1.7 Receives and discusses proposals, opinions and reports from the Consultative Committee and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, examines and comments on proposals and reports from the Consultative Committee for submission to Congress.

1.8 (Deleted.)

1.9 Conducts the study of the most important operational, commercial, technical, economic and technical cooperation problems which are of interest to all member countries or their designated operators, including questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, airmail conveyance rates, parcel-post rates, and the posting abroad of letter-post items), and prepares information, opinions and recommendations for action on them.

1.10 Provides input to the Council of Administration for the development of the draft Union Strategy and draft quadrennial Union business plan to be submitted to Congress.

1.11 Studies teaching and vocational training problems of interest to member countries and their designated operators, as well as to the new and developing countries.

1.12 Studies the present position and needs of the new and developing countries and prepares appropriate recommendations on ways and means of improving their postal services.

1.13 Revises the Regulations of the Union; in this regard, the Postal Operations Council shall be subject to Council of Administration guidance on matters of fundamental policy and principle.

1.14 Formulates proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 142; the approval of the Council of Administration is required when these proposals concern questions within the latter’s competence.

1.15 Examines, at the request of a member country, any proposal which that member country forwards to the International Bureau under article 141, prepares observations on it and instructs the International Bureau to annex these observations to the proposal before submitting it for approval to the member countries.

1.16 Recommends, if necessary, and where appropriate after approval by the Council of Administration and consultation of all the member countries, the adoption of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.

1.17 Prepares and issues, in the form of recommendations to member countries and their designated operators (or as binding provisions if the Acts of the Union so provide), standards for technological, operational and other processes within its competence where uniformity of practice is essential; it shall similarly issue, as required, amendments to standards it has already set.

1.18 Establishes the framework for the organization of user-funded subsidiary bodies and concurs in the organization of these bodies in accordance with the provisions of article 153.

1.19 Receives and discusses reports from the user-funded subsidiary bodies on an annual basis.

1.20 Adopts its Rules of Procedure and the amendments to those Rules.

1 At its first meeting, which shall be convened and opened by the Chair of Congress, the Postal Operations Council shall choose from among its members a Chair and four Vice-Chairs, and the Committee Chairs/Vice Chairs/Co-Chairs. The Chair and four Vice-Chairs shall be member countries from each of the five geographical groups of the Union.

2 The Postal Operations Council shall meet twice a year, or additionally on an exceptional basis, at Union headquarters, in accordance with the relevant procedures set forth in its Rules of Procedure.

3 The Chair and Vice-Chairs, and the Committee Chairs, Co-Chairs and Vice-Chairs, of the Postal Operations Council shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each meeting of the Postal Operations Council and take on all the tasks which the latter decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.

4 On the basis of the Union Strategy adopted by Congress and, in particular, the part relating to the strategies of the permanent bodies of the Union, the Postal Operations Council shall, at its session following Congress, prepare a basic work programme containing a number of tactics aimed at implementing the strategies. This basic work programme, which shall include a limited number of projects on topical subjects of common interest, shall be revised annually in the light of new realities and priorities.

5 (Deleted.)

1 Observers

1.1 In order to ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Council of Administration may designate representatives to attend Postal Operations Council meetings as observers.

1.2 Member countries of the Union which are not members of the Council, as well as the observers and ad hoc observers referred to in article 105, may participate in the plenary sessions and Committee meetings of the Postal Operations Council, without the right to vote.

1.3 Members of the Consultative Committee, as well as the other observers and ad hoc observers referred to in article 105, have the right to attend meetings of the standing groups, task forces and other bodies of the Postal Operations Council as observers, without the right to vote, subject to the provisions of paragraph 2.3.

2 Principles

2.1 For logistical reasons, the Postal Operations Council may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.

2.2 Observers and ad hoc observers may, at their request, be allowed to cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair standing groups and task forces when their experience or expertise justifies it. The participation of observers and ad hoc observers shall be carried out without additional expense for the Union.

2.3 In exceptional circumstances, members of the Consultative Committee and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned, or by its Chair in consultation with the Chair of the Postal Operations Council and the Secretary General. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council. If it considers this nec-essary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate. Strictly in so far as prospective meetings are concerned, notification of restrictions shall preferably be sent to the members of the Consultative Committee and ad hoc observers concerned at least 14 days in advance of the relevant meeting (or as soon as possible in the case of urgent meetings convened less than 14 days following issuance of the relevant invitation by the International Bureau). Accordingly, such notifications shall not apply in the event of exclusions or document access restrictions deemed necessary in the context of an ongoing meeting of the body concerned.

1 The Consultative Committee shall consist of:

1.1 non-governmental organizations (including those representing customers, delivery service providers, postal employees or postal employers); philanthropic entities; standardization, financial and development organizations; suppliers of goods and services to the postal services sector; transportation entities; academic and research institutions; think tanks and similar knowledge-based institutions; and like organizations that have an interest in supporting the mission and objectives of the Union;

1.2 high-level figures from the postal sector recommended by member countries or the bodies of the Union concerned, including the Consultative Committee.

2 All members of the Consultative Committee shall have their principal place of business (and, if so required by the member country concerned, be duly registered) or, in the case of the high-level figures referred to in 1.2, have permanent residence, in a Union member country.

3 The operational costs of the Consultative Committee shall be shared by members of the Consultative Committee, except as otherwise determined by the Council of Administration. In this regard, and as further outlined in the Rules of Procedure of the Consultative Committee, different membership fees may apply depending on the specific legal nature and financial capability of members of the Consultative Committee.

4 The members of the Consultative Committee shall not receive remuneration or any other compensation.

1 Membership of the Consultative Committee shall be determined through a process of application and acceptance established by the Council of Administration, in accordance with article 107.1.30.

2 Without prejudice to the requirement set forth in article 120.2, any requests for membership of the Consultative Committee as submitted by the entities or high-level figures referred to in article 120 shall be accompanied by the prior written authorization or recommendation of the corresponding Union member country.

2bis Revocation of membership of the Consultative Committee shall be determined through a process established by the Council of Administration in accordance with article 107.1.30.

3 Each member of the Consultative Committee shall appoint its own representative(s).

1 The Consultative Committee shall have the following functions:

1.1 Examines documents and reports of the Council of Administration and the Postal Operations Council, and their respective bodies. In exceptional circumstances, the right to receive certain texts and documents may be restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires, in accordance with articles 109.2.3 and 115.2.3.

1.2 Conducts and contributes to studies of issues of importance to the Consultative Committee’s members.

1.3 Considers issues affecting the postal sector and provides input on such issues in the form of proposals, opinions and reports to the Council of Administration and Postal Operations Council, and their respective bodies, as appropriate.

1.4 (Deleted.)

1.5 Submits proposals and reports to Congress, subject to the approval of the Council of Administration and in the name of the latter and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, subject to examination and comments by the Postal Operations Council in accordance with articles 107.1.22 and 113.1.7.

1 The Consultative Committee shall reorganize itself after each Congress in accordance with the framework established by the Council of Administration. The Chair of the Council of Administration shall preside at the organizational meeting of the Consultative Committee, which shall elect its Chair at that meeting.

2 The Consultative Committee shall determine its internal organization and shall draw up its own rules of procedure, taking into account the general principles of the Union and subject to the concurrence of the Council of Administration after having consulted the Postal Operations Council.

3 The Consultative Committee shall meet at least once a year or additionally as deemed appropriate for its work. The date and location of each meeting shall be fixed by the Chair of the Consultative Committee, in agreement with the Chairs of the Council of Administration and the Postal Operations Council and the Director General of the International Bureau.

1 Without prejudice to article 124.2, members of the Consultative Committee have the right to attend meetings of Congress, the Council of Administration, and the Postal Operations Council, as well as their respective Committees, standing groups, task forces and other bodies, as observers without the right to vote, subject to the provisions of articles 109 and 115 and of the Rules of Procedure of Congresses, as relevant to the body concerned.

2 In order to ensure effective liaison with the bodies of the Union, the Consultative Committee shall designate representatives, who shall be the only representatives of the Consultative Committee, to formally provide, on behalf of that body, the input referred to in article 122. Such designated representatives shall have the right to attend, on behalf of the Consultative Committee, meetings of Congress, the Council of Administration and the Postal Operations Council, as well as their respective Committees, standing groups, task forces and other bodies, as observers without the right to vote, subject to the provisions of articles 109 and 115 and of the Rules of Procedure of Congresses, as relevant to the body concerned.

3 The Chair of the Council of Administration and the Chair of the Postal Operations Council shall represent those bodies at meetings of the Consultative Committee when the agenda of such meetings contains questions of interest to those bodies.

1 Member countries of the Union and the observers and ad hoc observers referred to in article 105 may participate in the sessions of the Consultative Committee, without the right to vote.

2 For logistical reasons, the Consultative Committee may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.

3 In exceptional circumstances, observers and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting of the Consultative Committee or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by the Consultative Committee or its Chair, in consultation with the Chair of the Council of Administration and the Secretary General. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate. Strictly in so far as prospective meetings are concerned, notification of restrictions shall preferably be sent to the observers and ad hoc observers concerned at least 14 days in advance of the relevant meeting (or as soon as possible in the case of urgent meetings convened less than 14 days following issuance of the relevant invitation by the International Bureau). Accordingly, such notifications shall not apply in the event of exclusions or document access restrictions deemed necessary in the context of an ongoing meeting of the body concerned.

1 After each session, the Consultative Committee shall inform the Council of Administration and the Postal Operations Council of its activities by sending to the Chairs of those bodies, inter alia, a summary record of its meetings and its recommendations and views. The Chair of the Consultative Committee, or another designated representative of the Consultative Committee, shall also report on the activities of the Consultative Committee at each plenary session of the Council of Administration and the Postal Operations Council respectively.

2 The Consultative Committee shall make to the Council of Administration and the Postal Operations Council an annual activity report. This report shall be included in the documentation of the Council of Administration and the Postal Operations Council provided to member countries of the Union, to their designated operators and to the Restricted Unions, in accordance with articles 111 and 117.

3 The Consultative Committee shall make to Congress a comprehensive report on its work and send it to the member countries and their designated operators at least two months before the opening of Congress.

1 The International Bureau shall be at all times at the disposal of the Council of Administration, the Postal Operations Council, the Consultative Committee and member countries and their designated operators for the purpose of supplying them with any necessary information on questions relating to the service.

2 In particular it shall collect, collate, publish and distribute all kinds of information of interest to the postal service; give an opinion or provide dispute settlement services (in the latter case on a paid basis and in accordance with the relevant procedures adopted by the Council of Administration), at the request of the parties involved, on questions in dispute; act on requests for explanation and amendment of the Acts of the Union; and, in general, carry out such studies and editorial or documentary work as are assigned to it by those Acts or as may be referred to it in the interest of the Union.

3 It shall also conduct inquiries requested by member countries and their designated operators to obtain the views of other member countries, designated operators, members of the Consultative Committee and the public, as appropriate, on particular questions. The result of such inquiries shall not have the status of a vote and shall not be formally binding.

4 It may act as a clearing house in the settlement of accounts of all kinds relating to the postal service.

5 The International Bureau shall ensure the confidentiality and security of commercial data provided by member countries, their designated operators and/or members of the Consultative Committee for the performance of its duties arising from the Acts or decisions of the Union.

1 Subject to the provisions of paragraphs 2 to 6, the annual expenditure relating to the activities of bodies of the Union may not exceed 38,890,030 Swiss francs for the years 2022 and 2023, and 39,512,270 Swiss francs for the years 2024 and 2025. In the event that the Congress planned for 2025 is postponed, the latter ceiling shall also apply to the post-2025 period.

2 The expenditure relating to the convening of the next Congress (travelling expenses of the secretariat, transport charges, cost of installing simultaneous interpretation equipment, cost of reproducing documents during the Congress, etc.) shall not exceed the limit of 2,900,000 Swiss francs.

3 The Council of Administration shall be authorized to exceed the limits laid down in paragraphs 1 and 2 to take account of increases in salary scales, pension contributions or allowances, including post adjustments, approved by the United Nations for application to its staff working in Geneva.

4 The Council of Administration shall also be authorized to adjust, each year, the amount of expenditure other than that relating to staff on the basis of the Swiss consumer price index.

5 Notwithstanding paragraph 1, the Council of Administration, or in case of extreme urgency, the Director General, may authorize the prescribed limits to be exceeded to meet the cost of major and unforeseen repairs to the International Bureau building, provided however that the amount of the increase does not exceed 125,000 Swiss francs per annum.

6 If the credits authorized in paragraphs 1 and 2 prove inadequate to ensure the smooth running of the Union, these limits may only be exceeded with the approval of the majority of the member countries of the Union. Any consultation shall include a complete description of the facts justifying such a request.

This Additional Protocol shall come into force on 1 March 2024 (with the exception of article XV, which shall come into force on 1 January 2024) and shall remain in force for an indefinite period.

In witness whereof the plenipotentiaries of the governments of the member countries have drawn up this Additional Protocol, which shall have the same force and the same validity as if its provisions were inserted in the text of the General Regulations itself, and they have signed it in a single original which shall be deposited with the Director General of the International Bureau. A copy thereof shall be delivered to each member country by the International Bureau of the Universal Postal Union.

Done at Riyadh, 5 October 2023.