3/2024. (I. 11.) NKFIH utasítás

1.1. A jelen utasítás (a továbbiakban: utasítás) hatálya a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal) szerződéseinek előkészítésére, megkötésére, módosítására és megszüntetésére terjed ki, azzal, hogy az utasítás alkalmazásában – amennyiben az eltérő rendelkezést nem tartalmaz – elnevezésétől függetlenül szerződésnek kell tekinteni mindazon ügyletet, két- vagy többoldalú jognyilatkozatot, megállapodást, egyezményt (a továbbiakban együtt: szerződés), amellyel az NKFI Hivatal másik féllel (szervvel, személlyel) szemben különösen pénzbeni vagy természetbeni szolgáltatásra, ügy vitelére, együttműködésre vállal kötelezettséget, illetve ezek követelésére válik jogosulttá.

1.2. A megrendelésekre vonatkozóan az utasítást akkor kell alkalmazni, ha a vonatkozó hivatali szabályozás (így különösen a kötelezettségvállalás, utalványozás és ellenjegyzés tárgyú külön szabályozás) másként nem rendelkezik, azzal, hogy a III. fejezet szerinti rendelkezéseket az írásbeli megrendelések esetén is alkalmazni kell.

1.3. A fejezetbe sorolt kiadási előirányzatok felhasználásának szabályait az államháztartásért felelős miniszter egyetértésével kiadott, a fejezetet irányító szerv vezetőjének utasítása tartalmazza. A jelen utasítás rendelkezéseit a fejezetbe sorolt kiadási előirányzatok vonatkozásában kiegészítő jelleggel és akkor kell alkalmazni, ha az utasítás eltérő rendelkezéseket nem tartalmaz.

1.4. Az utasítás hatálya nem terjed ki

a) a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvény szerinti kinevezésekre és a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény hatálya alá tartozó munkaszerződésekre, azok módosítására és megszüntetésére,

b) támogatási jogviszonyt megalapozó támogatási szerződésre és támogatói okiratra,

c) nemzetközi szerződésekre (így különösen az Európai Unió programjaiban való magyar részvétellel összefüggésben készült szerződésekre és megállapodásokra), valamint

d) azon szerződésekre és kötelezettségvállalásokra, amelyekről külön elnöki utasítás rendelkezik.

2.1. Az utasítás alkalmazásában

a) informatikai ellenjegyzés: a 8.1 pontban meghatározott szerződések esetén szükséges ellenjegyzés, amely tanúsítja, hogy a szerződés megfelel az NKFI Hivatal informatikai biztonsági tárgyú szabályozásaiban foglaltaknak;

b) jogi ellenjegyzés: olyan ellenjegyzés, amely tanúsítja, hogy a szerződés teljeskörűen megfelel a vonatkozó hatályos jogszabályi rendelkezéseknek és a hivatali belső szabályozásokban foglaltaknak, azzal, hogy a (köz)beszerzési, a gazdálkodási és államháztartási, valamint az informatikai előírásoknak való megfelelést a közbeszerzési, a pénzügyi, valamint az informatikai ellenjegyzés tanúsítja;

c) közbeszerzési ellenjegyzés: olyan ellenjegyzés, amely tanúsítja, hogy a szerződés a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozik-e; ha igen, tárgya nem tartozik-e a Kbt. szerinti kivételi körbe, és ha igen, teljeskörűen megfelel-e a közbeszerzésre vonatkozó jogszabályokban és az NKFI Hivatal belső szabályozásaiban foglaltaknak;

d) megrendelés: áru, beruházás vagy szolgáltatás egyszeri beszerzésére irányuló egyoldalú jognyilatkozat, amelynek elfogadása (visszaigazolása) a felek között – az előre ismert és elfogadott feltételek mellett – a megrendelő döntésétől függően igénybe vett értékű, minőségű és mennyiségű áru, beruházás vagy szolgáltatás vonatkozásában hoz létre kötelmet;

e) pénzügyi ellenjegyzés: az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvényben, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Ávr.), illetve az NKFI Hivatal és a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Alap (a továbbiakban: NKFI Alap) gazdálkodási szabályzataiban (a továbbiakban együtt: Gazdálkodási Szabályzatok) meghatározott ellenjegyzés;

f) szakmai ellenjegyzés: olyan ellenjegyzés, amely tanúsítja, hogy a szerződéses rendelkezések teljeskörűen megfelelnek a szerződéskötést kezdeményező személy vagy szervezeti egység által meghatározott követelményeknek;

g) szerződés-előkészítő lap: a 2. mellékletet képező, a szerződés alapadatait és a szerződéskötéshez szükséges ellenjegyzéseket tartalmazó adatlap.

3.1. Az NKFI Hivatal részéről szerződés aláírására az NKFI Hivatal elnöke általános hatáskörben jogosult. Az elnök külön elnöki rendelkezésben vagy meghatalmazással az NKFI Hivatal bármely szakmai felsővezetőjét vagy szakmai vezetőjét írásban szerződéskötési jogosultsággal ruházhatja fel az alábbi esetekben:

a) esetileg, konkrét szerződés aláírása,

b) meghatározott egyedi ügyfolyamat során aláírandó szerződések,

c) ügyek meghatározott csoportja

vonatkozásában.

3.2. Az NKFI Hivatal elnökhelyettesei a felelősségi körükbe tartozó területeken saját hatáskörben jogosultak szerződés vagy megrendelés aláírására a jelen szabályzat szerint. Az NKFI Hivatal elnökhelyettesei jogosultak továbbá az elnök eltérő rendelkezése hiányában az elnököt helyettesítő jogkörükben általános jelleggel szerződés vagy megrendelés aláírására, valamint a 3.7 pont szerinti szóbeli kötelezettségvállalásra.

3.3. Pénzügyi kihatással is járó kötelezettségvállalásra a Gazdálkodási Szabályzatokban foglaltak szerinti tárgyi és személyi körben kerülhet sor.

3.4. Az NKFI Hivatal szervezeti egységei kezdeményezhetik a szakterületük szerinti illetékességi körben – pénzügyi kötelezettségvállalással nem járó, ingyenes – szerződés (így különösen együttműködési, szakmai támogatási szerződés, megállapodás) egyetemekkel, civil szervezetekkel, tudományos testületekkel vagy más szervezetekkel történő megkötését.

3.5. Pénzbeni kötelezettségvállalással vagy természetbeni szolgáltatással járó jogviszony létesítése – a jogszabályban, ezen utasításban, a Gazdálkodási Szabályzatokban vagy az NKFI Hivatal elnökének külön rendelkezésében meghatározott kivétellel – csak írásban történhet az NKFI Hivatal beszerzési, valamint közbeszerzési szabályzataiban (a továbbiakban: Beszerzési Szabályzatok) foglaltakra figyelemmel.

3.6. Pénzbeni kötelezettségvállalással járó kötelmi jogviszony létesítésére a nettó 5 millió forintot elérő és azt meghaladó érték esetén szerződéskötéssel van mód. A nettó 5 millió forintot el nem érő kötelezettségvállalás – a 6. Megrendelések kötelező tartalmi elemei alcím rendelkezéseinek figyelembevételével – megrendelés útján is történhet. Kivételes esetben a gazdasági elnökhelyettes egyetértésével nettó 5 millió forintot elérő vagy meghaladó kötelezettségvállalás is történhet megrendelés útján. Tartós vagy összetett szolgáltatás, rendszeres vagy hosszú határidejű tevékenység igénybevétele elsődlegesen szerződéses jogviszony alapján történhet.

3.7. Az írásbeli kötelezettségvállalás nélküli kifizetések szabályait a Gazdálkodási Szabályzatok állapítják meg.

3.8. Az ezen utasítással vagy az NKFI Hivatal elnöke által külön intézkedéssel átruházott, a szerződés aláírásának jogára vonatkozó hatáskör – az NKFI Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SzMSz) szerinti helyettesítés kivételével – nem delegálható tovább. A szerződés aláírására vonatkozó jog delegálását az elnök általános jelleggel vagy egyedileg bármikor megszüntetheti.

3.9. Az NKFI Hivatal szerződései előkészítésének, ellenjegyzésének és aláírásának lépéseit az 1. melléklet szerinti folyamatábra határozza meg. A folyamatábrában meghatározott sorrendtől csak kivételes esetben lehet eltérni.

4.1. Szerződéskötés kezdeményezésére az NKFI Hivatal elnöke, továbbá – az NKFI Hivatal elnökénél – az elnökhelyettesek és a főosztályvezetők (a továbbiakban együtt: javaslattevő) jogosultak. Amennyiben a javaslattevő az NKFI Hivatal elnöke, a szerződés előkészítése az általa kijelölt szervezeti egység feladata. A szerződéskötésre irányuló javaslat felterjesztése történhet előzetesen vagy a szerződés tervezetének az utasítás szerint előkészített és ellenjegyzett példányainak, továbbá a kitöltött és minden érintett által szignált szerződés-előkészítő lap egyidejű megküldésével is. Amennyiben a vonatkozó jogszabályok és az NKFI Hivatal szabályzatai alapján szükséges, az NKFI Hivatal képviseletére vonatkozó meghatalmazást a szerződés tervezetéhez csatolni kell.

4.2. A szerződés előkészítésének folyamatában a lehetséges szerződéses partner felkutatása – az NKFI Hivatal közbeszerzéseinek és egyéb beszerzéseinek rendjét meghatározó utasítások rendelkezéseire figyelemmel – a szerződést előkészítő szervezeti egység feladata.

4.3. A Beszerzési Szabályzatok alapján lefolytatott eljárás végén a megkötendő szerződés tervezetének előkészítéséről – a Beszerzési Szabályzatok szerinti kezdeményező feljegyzés (a továbbiakban: beszerzést kezdeményező feljegyzés), illetve ajánlatkérő alapján – a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály, szerződéses partnerrel történő egyeztetéséről a javaslattevő gondoskodik. A szerződéskötést közvetlenül megelőző tárgyalásokon a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály és az érintett szakmai és pénzügyi (gazdasági) szervezeti egységek kötelesek együttműködni a javaslattevővel, továbbá az előkészítésre kijelölt szervezeti egységgel, részükre konzultációs lehetőséget biztosítani, a szerződéses partnerrel történő egyeztetéseken részt venni.

4.4. Amennyiben a partner által előkészített szerződéstervezet kerül alkalmazásra a szerződésben az NKFI Hivatal vonatkozó szabályzataiban előírt kötelező tartalmi elemek átvezetéséről a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály gondoskodik.

4.5. A javaslattevő a beszerzést kezdeményező feljegyzésben köteles megvizsgálni, és a kötelezettségvállalót tájékoztatni a szerződéskötés indokáról, az adott partner kizárólagosságáról vagy az ajánlatok kiértékelésének szempontrendszeréről, határozatlan idejű szerződéskötéskor a határozatlan időtartam megválasztásának indokáról, a beszerzés tárgyának az NKFI Hivatal informatikai rendszereire vonatkozó esetleges érintettségéről, továbbá arról, hogy az adott feladat ellátására miért szükséges külső erőforrás bevonása.

4.6. Amennyiben bármilyen tilalom vagy korlátozás alá esik a szerződés megkötése, de a korlátozás vagy tilalom alól felmentés kérhető, úgy annak, valamint jogszabály vagy az NKFI Hivatal szabályzatai által előírt ajánlatok előzetes beszerzése és az ellenjegyzők rendelkezésére bocsátása – az NKFI Hivatal elnökének eltérő rendelkezése hiányában – a Beszerzési Szabályzatok szerinti rendben történik.

5.1. A szerződéstervezetnek – típusától, a szerződő felek személyétől és formájától függően értelemszerűen – legalább az alábbi elemeket kell tartalmaznia:

a) az NKFI Hivatal megnevezése, székhelye, adószáma, törzskönyvi azonosító száma, képviseletében eljáró személy neve, beosztása, visszterhes szerződés esetén számlavezető megnevezése és fizetési számlaszáma;

b) az NKFI Hivatallal szerződő fél azonosítására alkalmas adatok:

ba) természetes személy esetén: a természetes személy neve, születési neve, születési helye, ideje, anyja születési neve, lakóhelye, adóazonosító jele, TAJ száma, visszterhes szerződés esetén számlavezető bank megnevezése, bankszámlaszáma;

bb) nem természetes személy szerződő fél esetén: a szerződő fél megnevezése, képviselője, székhelye, adószáma, cégjegyzék- vagy más nyilvántartási száma, ha szükséges kijelölni, a személyes közreműködésre kötelezett személy neve és/vagy beosztása; visszterhes szerződés esetén számlavezető bank megnevezése és fizetési számlaszáma;

bc) egyéni vállalkozó esetén: az egyéni vállalkozó neve és az e. v. megjelölés, nyilvántartási száma, adószáma, statisztikai számjele, székhelye, visszterhes szerződés esetén számlavezető bank megnevezése, bankszámlaszáma;

c) a szerződés tárgya (fajta, mennyiség, minőség, egységár szerint);

d) a szerződés időtartama (határozott/határozatlan idejű);

e) a szakmai, műszaki teljesítés helye és ideje (határideje);

f) rendelkezés a közreműködő (alvállalkozó) igénybevételének lehetőségéről;

g) ha releváns, a közbeszerzés alapján kötött keretszerződés vagy keretmegállapodás száma;

h) a szerződéses ellenérték meghatározása (a szerződő fél által választott adózási módtól függően bruttó összegben, nettó ár + áfa bontásban vagy nettó összegben, számmal és betűvel egyaránt feltüntetve);

i) keretszerződés/keretmegállapodás esetén a szerződés keretösszegét és az eseti megrendelésre vonatkozó alapvető szabályokat;

j) a kapcsolattartók neve és beosztása, elérhetősége;

k) a teljesítés igazolásának módja;

l) a fizetési feltételek meghatározása az 5.5 pont rendelkezéseinek figyelembevételével;

m) ha a szerződés tartalma nem tartozik a közérdekű vagy közérdekből nyilvános adatok körébe, a szerződéssel érintett adatok, információk bizalmas kezelésére vonatkozó, a feleket terhelő titoktartási kötelezettség;

n) titoktartásra vonatkozó általános és – ha szükséges – különös rendelkezések, szabályok az 5.2 pont szerint;

o) a szerződés megszűnésének, felmondásának esetei és feltételei, a felmondási idő hossza (naptári napban, hétben vagy hónapban meghatározva);

p) szerződésszegés esetén – amennyiben a szerződéses érdek, az ellenérték vagy más okból indokolt – érvényesíthető jogkövetkezmények, ideértve a szerződés megerősítését (kötbér), késedelmi kamatot, a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvényben előírt mértéket meghaladó elállást, zálogjogot vagy más korlátolt dolog jogot;

q) a szerződés módosításának formája, ha az korlátozott;

r) a szerződés hatálybalépésének időpontja;

s) a szerződés aláírásának kelte;

t) a pénzügyi ellenjegyzés ténye, kelte;

u) informatikai tárgyú szerződések esetében az NKFI Hivatal informatikai biztonsági szabályzatáról szóló elnöki utasításban és az 5.9–5.11 pontban foglaltak;

v) nem természetes személy partner esetén átláthatósági nyilatkozat;

w) természetes személy esetén a nyugdíjas státuszra vonatkozó nyilatkozat;

x) ügyleti képviselő eljárása esetén utalás a csatolandó meghatalmazásra.

5.2. A szerződés szövegét úgy kell előkészíteni, hogy a titoktartási kötelezettség körében az NKFI Hivatallal szerződő fél nyilatkozzon, hogy a szerződés teljesítése során megszerzett minden – jogszabály által nyilvánosnak (közérdekű vagy közérdekből nyilvános adatnak) nem minősített – információra vonatkozóan titoktartási kötelezettséget vállal, és elfogadja, hogy előzetes, írásbeli engedély nélkül azokat nem hozza nyilvánosságra, harmadik személynek nem szolgáltatja ki és nem teszi hozzáférhetővé.

5.3. A szerződésben rögzíteni kell, hogy a felek tudomásul veszik egyrészt, hogy az Állami Számvevőszék, valamint a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal jogosult a rendelkezésükre bocsátott költségvetési pénzeszközök szerződésszerű felhasználását ellenőrizni, másrészt, hogy az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) 27. § (3) bekezdése alapján a szerződés tartalmáról való tájékoztatást nem lehet megtagadni üzleti titok címén. A nettó 5 millió forintot elérő ellenértékű beszerzések esetén rögzíteni szükséges továbbá, hogy az Infotv. 37/C. §-ában és 1. mellékletében foglaltak alapján a szerződés megnevezését (típusát), tárgyát, a szerződéses partner nevét, a szerződés értékét, teljesítésének kezdő időpontját, határozott időre kötött szerződés esetében annak időpontját, valamint az említett adatok változásait a szerződés létrejöttét követő hatvan napon belül az NKFI Hivatal közzéteszi a Központi Információs Közadat-nyilvántartásban.

5.4. A személyes adatok kezelésével összefüggő rendelkezések beépítésével kell biztosítani az Infotv. és ezzel összefüggésben az Európai Unió általános adatvédelmi rendelete (GDPR) rendelkezéseinek való megfelelést.

5.5. Az NKFI Hivatal részéről a fizetési feltételek meghatározása során – a gazdasági elnökhelyettes eltérő jelzése hiányában – a számla benyújtásától számított 8 naptári napnál rövidebb fizetési kötelezettség nem vállalható.

5.6. A szerződésben az NKFI Hivatal részéről előlegfizetési kötelezettség csak kivételes esetben (így különösen szerződéses partner által meghatározott általános szerződési feltétel, speciális tárgyú szerződéses kötelmek esetén) vállalható. Részletfizetési kötelezettség vállalása esetén az ellenérték megfizetésének ütemezését az igazolt részteljesítésekhez kell kötni. A szerződéskötést követő évek előirányzata terhére vállalt kötelezettségek esetében a kifizetés összegét évenkénti ütemezésben kell meghatározni.

5.7. Az NKFI Hivatal szerződést csak a hatályos jogszabályokban, így különösen

a) a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvényben,

b) az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvényben (a továbbiakban: Áht.), így különösen az Áht. 29. alcímében és VI. fejezetében,

c) az Ávr.-ben, így különösen az Ávr. 50. és 51. §-ában, valamint VI. fejezetében,

d) a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendeletben,

e) a büntetés-végrehajtási szervezet részéről a központi államigazgatási szervek és a rendvédelmi szervek irányában fennálló egyes ellátási kötelezettségekről, a termékek és szolgáltatások átadás-átvételének és azok ellentételezésének rendjéről szóló 44/2011. (III. 23.) Korm. rendeletben,

f) a Nemzeti Kommunikációs Hivatal jogállásáról és a kormányzati kommunikációs beszerzésekről szóló 162/2020. (IV. 30.) Korm. rendeletben,

g) a központosított informatikai és elektronikus hírközlési szolgáltatásokról szóló 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendeletben,

h) a Nemzeti Hírközlési és Informatikai Tanácsról, valamint a Digitális Kormányzati Ügynökség Zártkörűen Működő Részvénytársaság és a kormányzati informatikai beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendeletben,

i) a kormányzati képzési és oktatási beszerzésekről szóló 396/2023. (VIII. 24.) Korm. rendeletben,

j) a közszférában alkalmazandó nyugdíjpolitikai elvekről szóló 1700/2012. (XII. 29.) Korm. határozat 1. pont 1.5. és 1.8–1.14. alpontjában és

k) a Kormány irányítása alá tartozó fejezetek költségvetési szerveinek eszközbeszerzéseiről szóló 1982/2013. (XII. 29.) Korm. határozatban

meghatározott feltételekkel köthet.

5.8. A Javaslattevő – szükség szerint az Informatikai Osztály vezetője véleményének kikérése mellett – a beszerzést kezdeményező feljegyzés keretében nyilatkozik arról, hogy a beszerzés megvalósítása érinti-e az NKFI Hivatal informatikai rendszereit, szolgáltatásait, jogosultságokat, illetve eszközöket. Az informatikai rendszereket, szolgáltatásokat, jogosultságokat és eszközöket érintő, informatikai hozzáférési jogot is biztosító szerződés esetén meg kell határozni a szerződés-előkészítő lapon, vagy az ügyiratba bele kell foglalni, hogy mekkora a kockázata annak, ha a szerződés alapján harmadik (külső) fél hozzáfér a szervezet belső informatikai rendszeréhez vagy az ezen tárolt adatokhoz (informatikaikockázat-besorolás). A kockázatmeghatározásért a harmadik féllel kötött szerződés teljesítésében elsődlegesen érintett főosztály vezetője a felelős, aki a kockázat meghatározásába köteles bevonni az informatikai feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység osztályvezetőjét.

5.9. Harmadik fél csak egyedi esetben, meghatározott időre és a szerződésben meghatározott feladat megoldásához látható el a munka elvégzéséhez szükséges informatikai eszközzel, felhasználói jogosultsággal. Harmadik fél információkhoz való közvetlen informatikai hozzáférésének feltételeit a vonatkozó szerződésben kell részletezni. Az NKFI Hivatal informatikai rendszereket és eszközöket érintő szerződéseiben – szükség esetén – a hivatali informatikai biztonsági szabályozásokra hivatkozni kell, azzal, hogy a szerződő fél a szerződés aláírásával magára nézve kötelezőnek ismeri el a szabályozások rendelkezéseit. Harmadik fél az anyagokat és információkat a hozzáférést rögzítő szerződés és a (szerződésben foglalt vagy ahhoz csatolt) titoktartási nyilatkozat aláírása előtt nem ismerheti meg.

5.10. Ha a feladat elvégzésére a külső fél közreműködőt is igénybe vehet, a szerződésben rendelkezni kell a közreműködő hozzáférési jogosultságairól is. A titoktartási kötelezettség a külső fél közreműködőjére is vonatkozik. A titoktartási nyilatkozatot a külső fél közreműködőjének is alá kell írnia, vagy egyéb módon igazolnia kell a titoktartási kötelezettség fennállását.

5.11. A hivatali informatikai rendszereket, szolgáltatásokat, jogosultságokat és eszközöket érintő szerződéseknek legalább a következő védelmi intézkedéseket kell tartalmaznia:

a) az adatátvitel és adattovábbítás alapvető szabályait,

b) az átadott információ vagy szoftver jogosultját, az adatvédelmi, szoftverjogvédelmi felelősségeket.

6.1. Az NKFI Hivatal által adott megrendelésnek – típusától, a másik fél személyétől és formájától függően – legalább az alábbi elemeket kell tartalmaznia:

a) az NKFI Hivatal megnevezése, székhelye, adószáma, törzskönyvi azonosító száma, képviseletében eljáró személy neve, beosztása, számlavezető megnevezése és fizetési számlaszáma;

b) a megrendelés címzettjének neve, székhelye, adószáma, cégjegyzék- vagy más nyilvántartási száma, számlavezető megnevezése és fizetési számlaszáma;

c) a megrendelés tárgya, fajtája, mennyisége, minősége, egységára;

d) szükség szerint a teljesítés helye és a teljesítés időpontja (határideje);

e) a megrendelés ellenértékének meghatározása a szerződő fél által választott adózási módtól függően bruttó összegben, nettó ár + áfa bontásban vagy nettó összegben, számmal és betűvel egyaránt feltüntetve;

f) a fizetési feltételek meghatározása, azzal, hogy – a gazdasági vezető eltérő jelzése hiányában – a számla benyújtásától számított 8 naptári napnál rövidebb fizetési kötelezettség állapítható meg;

g) a megrendelés kiállításának kelte;

h) keretszerződés/keretmegállapodás alapján kiadott eseti megrendelés esetén a keretszerződés/keretmegállapodás azonosítására alkalmas adat(ok);

i) a pénzügyi ellenjegyzés ténye, kelte.

6.2. Kötelezettség megrendelés útján a 3.6 pont rendelkezéseire tekintettel történhet.

6.3. A megrendelés teljesítésének igazolására – eltérő felhatalmazás hiányában – a javaslattevő főosztály vezetője jogosult a Gazdálkodási Szabályzatokban meghatározottak szerint.

6.4. Nem természetes személy partner esetén a 3. melléklet szerinti átláthatósági nyilatkozatot a megrendelés kiállítása előtt be kell szereznie a javaslattevő, előkészítő szervezeti egységnek.

7.1. A javaslattevő a papír alapon aláírandó szerződés tervezetét – a 4. és 5. alcím szerinti előkészítés után – legalább 3 példányban (idegen nyelvű szerződés esetén a magyar nyelvű változat csatolásával) a jelen alcím szerint köteles ellenjegyeztetni. A megfelelően kitöltött szerződés-előkészítő lap, valamint az elektronikusan aláírásra kerülő szerződés jóváhagyása főszabály szerint – a releváns előzményiratok mellékelésével és szükség szerint a beszerzést kezdeményező feljegyzés kíséretében – az NKFI Hivatal iratkezelő rendszerében elektronikus úton történik.

7.2. A javaslattevő a szerződés legalább egy példányának minden oldalát szignálja, elektronikusan aláírandó szerződés esetén az elektronikus példányt az aláírás oldalának valamely alsó sarkában elektronikus aláírásával látja el. Amennyiben a javaslattevő nem azonos a szakmai ellenjegyzővel, a szerződéstervezetet megküldi az illetékes szakmai szervezeti egység vezetőjének véleményezés, ellenjegyzés céljából.

7.3. Szakmai ellenjegyzésre az NKFI Hivatal illetékes elnökhelyettese, főosztályvezetője és annak az SzMSz, illetve ügyrend szerint jogosított helyettese jogosult.

7.4. A jelen utasítás szerinti, a szerződés-előkészítő lapon történő ellenjegyzések és jóváhagyások kivételes esetben papír alapon történő aláírással is teljesíthetők.

8.1. Abban az esetben, amennyiben a beszerzést kezdeményező feljegyzésben foglaltak alapján a beszerzés tárgya szerinti szolgáltatás az NKFI Hivatal informatikai rendszereit érinti, informatikai ellenjegyzéssel kell igazolni, hogy a szerződés megkötése az NKFI Hivatal informatikai biztonságát nem veszélyezteti.

8.2. A szakmai ellenjegyzést követően az informatikai feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység osztályvezetője látja el a tervezetet ellenjegyzéssel, igazolva a szerződés rendelkezéseinek a hivatali informatikai biztonsági elvekben és szabályozásokban foglalt tényeknek, előírásoknak való megfelelőségét.

9.1. A szakmai – és amennyiben szükséges, az informatikai – ellenjegyzést követően a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály vezetője által az adott szerződés beszerzési eljárásnak való megfelelősége ellenőrzésére kijelölt, jogi egyetemi végzettségű és jogi feladatkörben foglalkoztatott kormánytisztviselője (a továbbiakban: alkalmazott jogász) ellenőrzi, hogy a kötelezettségvállalás tárgyát képező szerződéshez kapcsolódó beszerzési eljárás megfelel-e a jogszabályokban és belső szabályzatokban előírtaknak. Az adott szerződés ellenőrzésére kijelölt alkalmazott jogász a szerződés-előkészítő lapon jelzi a beszerzési eljárásnak való megfelelőség tényét vagy annak hiányát.

9.2. A 9.1 pont szerinti ellenőrzést követően a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály vezetője által az adott szerződés jogi ellenőrzésére kijelölt alkalmazott jogász ellenőrzi, hogy a kötelezettségvállalás tárgyát képező szerződés megkötése, valamint annak a javaslattevő által kért tartalma megfelel-e a jogszabályokban és belső szabályzatokban előírtaknak, szükség esetén egyeztetést kezdeményez a jogi megfelelőség biztosítása érdekében. Az adott szerződés ellenőrzésére kijelölt alkalmazott jogász a szerződés-előkészítő lapon jelzi a jogi megfelelőség tényét vagy annak hiányát, és – amennyiben a jogi megfelelőség biztosított – a papíralapú szerződés aktapéldányának minden oldalát leszignálja, az elektronikusan aláírandó szerződés esetén az elektronikus példányt az aláírás oldalán a javaslattevő elektronikus aláírása mellett elektronikus aláírásával ellátja.

9.3. A 9.1 és a 9.2 pont szerinti ellenőrzést – a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály vezetőjének kijelölése alapján – ugyanaz az alkalmazott jogász is elvégezheti.

9.4. A beszerzési eljárásoknak való és a jogi megfelelőség ellenőrzését követően a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály vezetője a szerződést ellenjegyzi (jogi és közbeszerzési ellenjegyzés) úgy, hogy a szerződés-előkészítő lapon aláírásával feltünteti a jogi ellenjegyzés tényét, és a papíralapú szerződés legalább egy példányának minden oldalát leszignálja, az elektronikusan aláírandó szerződés esetén az elektronikus példányt az aláírás oldalán a javaslattevő elektronikus aláírása mellett elektronikus aláírásával ellátja. Nem szükséges a jogi ellenjegyzőnek a szerződés aktapéldányának valamennyi oldalát szignálnia, illetve az elektronikusan aláírandó szerződés esetén az elektronikus példányt elektronikus aláírásával ellátnia, amennyiben a 9.2 pont szerinti ellenőrzés eredményeképp a szignálásra is sor került.

9.5. Amennyiben a kötelezettségvállalás tárgyát képező szerződés megkötése vagy annak a javaslattevő által kért tartalma nem felel meg a jogszabályokban és belső szabályzatokban előírtaknak – és a jogi szempontból megfelelő tartalom kialakítása egyeztetés útján sem volt lehetséges –, a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály vezetője írásban tájékoztatja az elnököt. Ha az elnök írásban utasítást ad a jogi ellenjegyzésre, a jogi ellenjegyző az elnöki utasítás tényének feltüntetésével köteles annak a 9.4 pont szerint eleget tenni.

9.6. Az NKFI Hivatal elnökének vagy a szerződés szerint illetékes elnökhelyettesének erre irányuló intézkedése alapján – így különösen, ha az ügylet sajátos részterületet érint, vagy az NKFI Hivatal állományában nincs alkalmazott jogász – a jogi ellenjegyzést külső jogi szakértő (így különösen ügyvéd) is elvégezheti.

10.1. A 7–9. alcím szerinti ellenjegyzéseket követően a javaslattevő a szerződés tervezetét – amennyiben az pénzügyi kötelezettségvállalást is jelent – a rendelkezésre álló költségvetési előirányzatokhoz kapcsolódó kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése céljából megküldi az államháztartási jogszabályoknak való megfelelés és a fedezet rendelkezésre állásáért felelős gazdasági vezetőnek.

10.2. A pénzügyi ellenjegyzést megelőzően a gazdálkodásért felelős szervezeti egység a szerződés-előkészítő lapon feltünteti a kötelezettségvállalás előzetes nyilvántartási számát is.

11.1. Amennyiben a szerződés ellenjegyzésére jogosultak az ellenjegyzést a tervezet módosításához, kiegészítéséhez kötik, a javaslattevő azt kijavítja, kiegészíti, és – az előzmények csatolásával – ellenjegyzés céljából újból továbbítja az ellenjegyzésre jogosultak részére.

11.2. A szerződés tervezetét ellenjegyzésre az arra jogosultnak úgy kell megküldeni, hogy az ellenjegyzésre legalább 3 munkanap álljon rendelkezésre. Ennél rövidebb határidővel – amennyiben az NKFI Hivatal elnöke vagy elnökhelyettese eltérően nem rendelkezik – a szerződés kizárólag az ellenjegyző előzetes beleegyezésével adható át.

11.3. Amennyiben az NKFI Hivatal elnöke írásban másként nem rendelkezik, az ezen utasítás szerinti bármely ellenjegyzés hiányában a szerződés nem írható alá.

12.1. A szükséges ellenjegyzések megtörténtét követően a szerződés tervezetét a javaslattevő terjeszti fel az aláírására jogosult részére, legalább 3 eredeti példányban, amelyből 2 eredeti példány az NKFI Hivatal példánya (1 eredeti példány a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele érdekében a Költségvetési Főosztályt, a másik eredeti példány a javaslattevő szervezeti egységet illeti meg). Amennyiben a szerződésben kettőnél több fél szerepel, a szerződést annyival több példányban kell elkészíteni, amennyi szerződő fél van. Amennyiben a szerződő partner(ek) egynél több eredeti példányra tart(anak) igényt, úgy ennek megfelelően kell növelni a szerződés eredeti példányszámát.

12.2. A 3. alcímben meghatározott képviseletre és aláírásra jogosult (kötelezettségvállaló) aláírását követően a javaslattevő megküldi a szerződés példányait a szerződéses partnernek. A jelen utasítás szerint előzetesen nem véleményeztetett, a szerződő partner által már aláírt tervezet hivatali véleményeztetésére, ellenjegyzésére és aláírásra csak kivételes esetben, akkor kerülhet sor, ha a tervezet előzetes véleményeztetésével és ellenjegyzésével járó időmúlás a jogügyletet meghiúsítaná.

12.3. A partner vagy képviselője aláírásra való jogosultságát, aláírásának valódiságát és hitelességét a szerződést előkészítő szervezeti egység ellenőrzi, elsősorban a partnertől beszerzendő okiratok [így különösen létesítő (alapító) okirat, hitelesített aláírási címpéldány, ellenjegyzett aláírásminta, személyazonosító igazolvány] vagy a bárki számára hozzáférhető és nyilvános hatósági nyilvántartások (így különösen cégjegyzék, civil szervezetek nyilvántartása) alapján.

12.4. A szerződés alapján történő kifizetések számfejtéséhez, teljesítéséhez szükséges, így különösen az adó- és járulékszámításhoz előírt nyilatkozatok, adatlapok aláíratásáról, beszerzéséről a Költségvetési Főosztály által meghatározott rendben a szerződést előkészítő szervezeti egység gondoskodik. A szerződést előkészítő szervezeti egység továbbá a szerződés minden fél általi aláírását követően a szerződéshez kapcsolódó, minden szükséges ellenjegyzést tartalmazó szerződés-előkészítő lapot – papír alapon aláírt szerződés-előkészítő lap esetén annak egy másolati példányát – köteles a Költségvetési Főosztálynak megküldeni.

12.5. Amennyiben a szerződéses partner megfelelő elektronikus aláíró-tanúsítvánnyal rendelkezik, a szerződés elektronikus aláírással is aláírható, amely esetben a jelen utasítás példányszámra vonatkozó rendelkezéseit figyelmen kívül kell hagyni. Az elektronikus aláírással kötött szerződés esetén az elektronikus irat papíralapú példányának nyomtatására az NKFI Hivatal iratkezelési, illetve másolatkészítési szabályzatának rendelkezései az irányadók.

13.1. A szerződésben rögzített jogok érvényesülését, kötelezettségek teljesítését elsődlegesen a beszerzést kezdeményező feljegyzésben, illetve a Gazdálkodási Szabályzatokban meghatározott teljesítés igazolására jogosult köteles ellenőrizni. Ha a szerződés teljesítése során olyan ok vagy körülmény merül fel, amely szerződésszegéshez vezethet, vagy a teljesítést meghiúsíthatja, az ennek megszüntetéséhez vagy a megfelelő jogkövetkezmények alkalmazásához szükséges intézkedéseket haladéktalanul meg kell tenni. Ha a teljesítés igazolására jogosult a teljesítést – mennyiségi, minőségi vagy bármely egyéb szempontból – hibásnak tartja, köteles a teljesítés igazolását megtagadni, vagy a teljesítést igazoló okmányba a részlegességre utaló nyilatkozatot vagy jogfenntartó nyilatkozatot felvenni.

13.2. A javaslattevő és a szerződés tárgya következtében érintett szakmai főosztály köteles a tartós jogviszony alapját képező szerződéseket évente felülvizsgálni, különös tekintettel a jogszabályváltozásokra, a feladatellátás racionalizálására, a szerződés tárgyára és értékére.

13.3. A szerződés módosítására és megszüntetésére a szerződés megkötésére vonatkozó szabályokat kell értelemszerűen alkalmazni, azzal, hogy a szerződés esetleges pénzügyi átütemezésének tervéről, illetve a pénzügyi teljesítést bármilyen módon érintő egyéb változás tervéről a Költségvetési Főosztályt haladéktalanul írásban értesíteni kell.

13.4. A szerződés megszűnéséről, a megszűnés módjáról, valamint a szerződésben foglalt határidő teljesítés nélküli lejártáról vagy a szerződés egyéb módon való meghiúsulásáról írásban haladéktalanul értesíteni kell a pénzügyi és a jogi szakterületet.

14.1. A hatályos szerződések nyilvántartását – a szerződés egy példányának rendszerezett őrzésével – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységek végzik, azzal, hogy a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések és megrendelések nyilvántartását szükség esetén egyeztetik a Költségvetési Főosztály 14.2 pont szerinti nyilvántartásával.

14.2. A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések és megrendelések egy eredeti – elektronikus aláírással aláírt szerződés esetén elektronikus – példányát az előkészítő szervezeti egység az aláírást követően haladéktalanul köteles eljuttatni a Költségvetési Főosztály részére, a rendelkezésre álló költségvetési előirányzatokhoz kapcsolódó, az NKFI Hivatal Gazdálkodási szabályzatában meghatározott kötelezettségvállalási nyilvántartás naprakész vezetésének dokumentumokkal alátámasztott biztosítása érdekében, a Gazdálkodási Szabályzatokban meghatározottak szerint.

14.3. Az NKFI Hivatal elnöke és elnökhelyettesei, a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály vezetője, valamint a pénzügyi kihatással bíró szerződések esetében a gazdasági vezető, valamint az általuk erre felhatalmazott kormánytisztviselő az NKFI Hivatal által kötött szerződésekbe és megrendelésekbe korlátozás nélkül betekinthet, azokról másolatot kérhet vagy készíthet.

14.4. A szerződések tartalmáról továbbá tájékoztatást kérhet az NKFI Hivatal azon munkatársa, akinek az adatra munkaköri feladata ellátása céljából rendszeresen vagy esetileg szüksége van.