3/2024. (VI. 20.) KIM utasítás
3/2024. (VI. 20.) KIM utasítás
a Kulturális és Innovációs Minisztérium másolatkészítési rendjéről
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában foglaltak alapján, figyelemmel az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 55. § (8) bekezdésében foglaltakra, a következő utasítást adom ki:
1. Általános rendelkezések
1. § A Kulturális és Innovációs Minisztérium másolatkészítési rendjéről szóló utasítás célja
a) a Kulturális és Innovációs Minisztériumhoz (a továbbiakban: Minisztérium) érkezett vagy a működése során keletkező papíralapú küldemények és dokumentumok hiteles elektronikus irattá történő átalakítására,
b) az elektronikus iratok hiteles papíralapú irattá történő átalakítására, valamint
c) a papíralapú dokumentumokról papíralapú hiteles másolat készítésére
vonatkozó egységes szabályok meghatározása az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: E-ügyintézési törvény), az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: E-ügyintézési vhr.), valamint a Minisztérium egyedi iratkezelési szabályzata és a Minisztérium elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési rendjéről szóló utasítás elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési szabályzata figyelembevételével.
2. § Jelen utasítás alkalmazásában
a) digitalizálás: a hiteles másolat készítésével megbízott kormánytisztviselő által a papíralapú dokumentum elektronikus másolattá történő alakítása;
b) hitelesítési záradék: az E-ügyintézési vhr. szerinti adattartalommal elkészített állomány, amely az elektronikus másolat elválaszthatatlan részét képezi;
c) időbélyeg: olyan – valamely időbélyegzés szolgáltató saját aláírásával hitelesített – adat, amely tartalmazza az időbélyegzett dokumentum lenyomatát és az időbélyegzés időpontját;
d) képi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi és formai elemeit;
e) másolatkészítő: az iratot őrző szervezeti egység vezetője által hiteles másolat készítésével megbízott kormánytisztviselő;
f) másolatkészítő rendszer: a másolatkészítés során alkalmazott hardver- és szoftverelem, a humánerőforrás, ezen Szabályzat, valamint ezek együttese;
g) metaadat: a tárolt dokumentumot leíró ismertető adatok;
h) papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett;
i) tartalmi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az – a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen – biztosítja a papíralapú dokumentum joghatás kiváltása szempontjából lényeges tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést.
2. A másolatkészítés általános szabályai
3. § (1) Az elektronikus vagy papíralapú másolat hitelességére az E-ügyintézési törvény 12. § (2) és (3) bekezdésében, valamint a polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX. törvény 324. § (1) bekezdésében foglalt szabályok az irányadóak.
(2) A Minisztérium valamennyi önálló szervezeti egységének a vezetője az általa vezetett szervezeti egység valamennyi kormánytisztviselőjét és ügykezelőjét másolatkészítői jogkörrel jogosíthatja fel.
(3) A másolatkészítő a hitelesség megállapításáért és igazolásáért a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvény 166. § (1) bekezdése szerint fegyelmi felelősséggel tartozik. A másolatkészítő személy neve az elektronikus másolatnál a metaadatok között, a papíralapú másolatnál a záradékon feltüntetésre kerül.
(4) Az utasítás aktualizálásáról, valamint az intraneten történő közzétételéről a Szervezetbiztonsági, Informatikai és Dokumentációs Főosztály gondoskodik.
3. Papíralapú iratról elektronikus másolat készítése és hitelesítése
4. § (1) A Minisztériumhoz papíralapon érkezett küldeményt a másolatkészítő – a (2) bekezdésben foglalt kivételek figyelembevételével – legkésőbb az iktatással egyidejűleg szkenneléssel előbb nem hiteles másolattá (digitalizálás), majd ezt követően hiteles elektronikus másolattá alakítja át.
(2) Nem digitalizálhatóak a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: 335/2005. Korm. rendelet) 2. mellékletében, valamint a Minisztérium egyedi iratkezelési szabályzata szerint hiteles elektronikus irattá nem alakítható küldeményeken kívül
a) azok az iratok, amelyek elektronikus irattá történő átalakítása technikai okból nem lehetséges; valamint
b) azok az iratok, amelyek annak címzettje vagy kiadmányozója döntése alapján nem digitalizálhatóak.
(3) Azoknak a küldeményeknek a digitalizálásáról, amelyek a küldemény felnyitására vonatkozó kezelési jelzéssel ellátott borítékban érkeznek [így különösen „Saját kezű (sk.) felbontásra!”, „Kizárólag saját kezű felbontásra!”, „Címzett (saját) kezébe!”], a címzett hoz döntést, figyelemmel a 335/2005. Korm. rendelet 28. §-ában és 67. §-ában foglaltakra. A címzett a döntését az iraton írásban rögzíti.
(4) A másolatkészítő a papíralapú dokumentumról szkenner segítségével legalább 200 dpi, maximum 300 dpi felbontású, PDF formátumú állományt készít.
(5) Csak olyan elektronikus másolat készíthető, amely a teljes papíralapú dokumentumot tartalmazza, részleges másolat vagy elektronikus kivonat készítésére csak indokolt esetben, annak feltüntetésével, vezetői jóváhagyással kerülhet sor. Ebben az esetben rögzíteni kell, hogy az elektronikus másolat a papíralapú dokumentumot mely részében, a dokumentumba foglalt információtartalmat milyen korlátozásokkal tartalmazza.
(6) A másolatkészítés elvégzése után a képi és tartalmi megfelelőség egyedileg történő és oldalankénti ellenőrzése a másolatkészítő feladata.
(7) A másolatkészítés sikeres, ha az eredeti papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi egyezősége megállapítható, azaz az eredeti papíralapú dokumentum tartalmi és formai elemeinek megismerhetősége biztosított.
(8) Ha a képi és tartalmi egyezőség nem állapítható meg, a másolatkészítést meg kell ismételni, valamint a képi és tartalmi megfelelés megállapítására nem alkalmas elektronikus dokumentumot törléssel meg kell semmisíteni.
(9) Ha egy küldemény több iratot tartalmaz, úgy az iratokról külön-külön kell elektronikus másolatot készíteni.
(10) A másolatkészítő a nem hiteles elektronikus másolatot a Poszedion Irat- és Dokumentumkezelő Rendszerben (a továbbiakban: Poszeidon) az érkeztetéskor létrejövő érkeztetőszám iratához csatolja.
(11) A feltöltött elektronikus állományon a másolatkészítő a Poszeidonban a „hiteles másolatkészítő” szerepkörével az erre a célra kialakított funkciógomb használatával elhelyezi a hitelesítési záradékot, amely tartalmazza
a) az „Az eredeti papír alapú dokumentummal egyező.” szöveget,
b) a másolatkészítő szerv nevét,
c) a másolat képi vagy tartalmi egyezéséért felelős személy nevét,
d) a másolatkészítő rendszer megnevezését,
e) a másolatkészítési utasítás címét és számát,
f) a másolatkészítés időpontját, valamint
g) a minősített elektronikus aláírást.
(12) A papíralapú dokumentumból hiteles elektronikus másolat készítéséhez kapcsolódó műszaki leírást az 1. melléklet tartalmazza.
4. Elektronikus iratról papíralapú másolat készítése és hitelesítése
5. § (1) Ha elektronikus hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, a másolatkészítő kinyomtatja az elektronikus iratot, majd ellenőrzi a két dokumentum tartalmi és képi egyezőségét.
(2) A maradéktalan egyezőség megállapítása után a papíralapú másolaton hitelesítési záradékot kell elhelyezni, amely tartalmazza:
a) az „Az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat!” szöveget,
b) a kiadmányozó személy nevét,
c) az elektronikus ügyintézést biztosító szerv nevét,
d) a kiadmányozás időpontját,
e) a másolatkészítő szervezet nevét,
f) a másolat hitelesítésére jogosult személy nevét,
g) a másolat hitelesítésére jogosult személy aláírását,
h) a másolat keltezését és
i) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.
(3) Ha eltérés állapítható meg az elektronikus irat és a papíralapú dokumentum között, akkor a másolatkészítő megismétli a nyomtatást, és ezzel egyidejűleg megsemmisíti a nem egyező papíralapú dokumentumot.
(4) Másolat vagy hiteles másolat kiadása esetén az iratkezelő rendszerben dokumentálni kell a másolat vagy hiteles másolat címzettjét, valamint a kiadás dátumát.
(5) Ha az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a másolatkészítő szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget fel kell tüntetni.
(6) Az elektronikus irat nyomtatását követően az oldalakat úgy kell összetűzni, hogy azok későbbi szétválasztása sérülésmentesen ne legyen megoldható.
5. Papíralapú hiteles kiadmányról papíralapú másolat készítése és hitelesítése
6. § Ha papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton hitelesítési záradékot kell elhelyezni, amely tartalmazza
a) az „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező!” szöveget,
b) a hitelesítés keltét,
c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,
d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását és
e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.
6. Záró rendelkezések
7. § Ez az utasítás 2024. július 1-jén lép hatályba.
1. melléklet a 3/2024. (VI. 20.) KIM utasításhoz
1. A papíralapú dokumentum hiteles elektronikus irattá alakítása
1.1. A papíralapú dokumentum hiteles elektronikus irattá alakítása két lépésben valósul meg:
1.1.1. digitalizálás, illetve
1.1.2. hitelesítés.
1.2. A digitalizálás során manuálisan, szkennerek segítségével kerül előállításra a hitelesítendő PDF állomány.
1.3. Papíralapú dokumentumról hiteles elektronikus másolat készítése (a továbbiakban: másolatkészítés) az iratkezelési folyamat során két esetben történhet:
1.3.1. érkeztetés-postabontás folyamatában a bejövő papíralapú küldemények digitalizálása, illetve
1.3.2. iktatás munkafolyamat során keletkeztetett papíralapú dokumentumok digitalizálása.
1.4. A hitelesítés a Poszeidonban a hiteles másolatkészítő szerepkörben, a célra kialakított funkciógomb segítségével történik meg.
2. A hiteles elektronikus irattá alakítás folyamata
2.1. A másolatkészítési folyamat lépései:
2.1.1. a másolatkészítő behelyezi az eredeti dokumentumot – lehetőleg a sorrendiség megtartása mellett – a szkennerbe;
2.1.2. a szkennelés kétoldalasan, 200–300 dpi felbontással, PDF formátumú fájlba történik;
2.1.3. a PDF fájlokat a tartalmi ellenőrzés elvégzéséig a másolatkészítő munkaállomásán vagy az adott szervezeti egység által kialakított tárhelyen (közös mappa) tárolja;
2.1.4. a másolatkészítő személy meggyőződik az elektronikus másolat és az eredeti papíralapú irat tartalmi egyezőségéről, hiánytalanságáról és a szkennelt oldalak olvashatóságáról;
2.1.5. a PDF állományt fel kell tölteni a Poszeidonba hitelesítés és tárolás céljából;
2.1.6. szkennelést követően az eredeti dokumentum nem változtatható meg, így bélyegzéssel, ráírással vagy egyéb módszerrel sem.
2.2. A 2.1. pont 2.1.5. alpontja szerinti, Poszeidon rendszerbe történő feltöltés helyét az iraton szereplő azonosító szám határozza meg, amely érkeztetőszám vagy iktatószám lehet. Érkeztetőszámhoz történő feltöltés esetén a Keresés/Küldemények felületen a kiválasztott érkeztetőszámra történő keresést követően a Küldemények/Iratok/Elektronikus állományok almenüben, iktatószám esetében a Keresés/Iratok felületen az érintett iktatószámra történő keresést követően az Iratok/Elektronikus állományok almenüben történik a rögzítés. Másolat érkeztetőszámhoz történő rendelése vonalkód segítségével is történhet.
2.3. A másolat készítése a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban: NISZ Zrt.) által a Minisztérium részére biztosított multifunkciós nyomtatókon, illetve szkennereken történhet.
2.4. A hitelesítési folyamat során a másolatkészítő a feltöltött dokumentumot hiteles másolatkészítő szerepkörben a Poszedion Elektronikus állományok almenüjének „Hitelesség” fülén a célra kialakított funkciógomb („Hiteles másolat”) segítségével hitelesíti.
2.5. Az elektronikus másolat hitelességének alkotóelemei:
2.5.1. hitelesítési záradék szövege,
2.5.2. elektronikus dokumentum metaadatai,
2.5.3. elektronikus bélyegző, valamint
2.5.4. időbélyeg.
2.6. A hitelesség szövege és a metaadatok a 4. § (11) bekezdésében foglaltaknak megfelelőek.
2.7. Az elektronikus bélyegző használatához szükséges tanúsítványt a NISZ Zrt. mint elektronikus tanúsítványszolgáltató állítja ki.
2.8. Az időbélyeget a NISZ Zrt. mint időbélyegzésre jogosult központi szolgáltató állítja ki.
3. Elektronikus biztonság
3.1. A másolatkészítést végző munkaállomásokon és a feldolgozást végző szervereken vírusirtó szoftver működik, amely biztosítja az elektronikus dokumentumok vírusellenőrzését. Az éles üzemű környezetben a Poszeidonnak naprakésznek kell lennie, ezt a szoftver biztonsági frissítéseinek folyamatos telepítése biztosítja.
3.2. A papíralapú dokumentumról készült hiteles elektronikus dokumentumok megváltoztathatatlanságát a hitelesítés során alkalmazott elektronikus bélyegző és időbélyeg biztosítja.
3.3. A Poszeidon jogosultsági rendszere szabályozza az iratok hozzáférhetőségét az iktatókönyvek és a szervezeti egységek alapján. Ez érvényes az eredeti elektronikus iratokra és a hitelesített másolatokra egyaránt.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás