4/2024. (I. 11.) NKFIH utasítás

1.1. Jelen utasítás (a továbbiakban: utasítás) alkalmazási köre a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatalra (a továbbiakban: NKFI Hivatal) terjed ki.

1.2. Az utasítás hatálya az NKFI Hivatalnál a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvény alapján kinevezett és a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény alapján foglalkoztatott személyekre (a továbbiakban együtt: munkatársak) terjed ki.

1.3. Az utasítás meghatározza

a) az NKFI Hivatallal kapcsolatos intézményi közlések, hírértékű információk, sajtóval való kapcsolattartás (sajtóközlemény, sajtótájékoztató, sajtószereplések, sajtómegkeresések megválaszolása stb.) eljárásrendjét;

b) az NKFI Hivatal nevében és képviseletében a sajtó és az NKFI Hivatal elektronikus közzétételi felületein történő nyilatkozattételi jogosultságok rendjét;

c) az NKFI Hivatal intézményi céljaival, hírértékű információival, valamint a sajtó és az elektronikus közzétételi felületek kezelésének módjával kapcsolatosan az NKFI Hivatal szervezeti egységeinek és az egyes munkatársaknak szóló tájékoztatás rendjét.

1.4. Az utasítás értelmében hír, hírértékű információ (a továbbiakban együtt: információ) minden, az NKFI Hivatalra vagy az NKFI Hivatal által kezelt Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Alapra (a továbbiakban: NKFI Alap) vonatkozó vagy azzal kapcsolatos és közérdeklődésre számot tartó, a közfeladat-ellátással összefüggő és az NKFI Hivatal küldetését hangsúlyozó adat, esemény, történés, tény, körülmény.

2.1. Az NKFI Hivatal intézményi kommunikációs rendszerének biztosítania kell, hogy a szervezetet érintő információk megfelelő időben és minőségben jussanak el az érintettekhez.

2.2. Az NKFI Hivatal kommunikációja során a hivatal iránti közbizalmat erősítő, hiteles intézményi képet kell kialakítani, a valóságnak megfelelő (tényszerűen bizonyítható és visszakövethető), továbbá időszerű információkkal kell ellátni a sajtót, a közigazgatási szerveket és a civil szervezeteket. A társadalmi és ügyfél-tájékoztatásra ugyanezen elveket kell érvényesíteni.

3.1. Az NKFI Hivatal elnöke képviseleti jogkörét a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatalról, valamint a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Alap kezelő szervének kijelöléséről szóló 344/2019. (XII. 23.) Korm. rendelet 3. § (1) bekezdése, valamint a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 8/2023. (IX. 5.) KIM utasítás 10. § (2) bekezdés c) pontja és (4) bekezdése, valamint 24–26. §-a határozza meg.

3.2. Az NKFI Hivatalt és az NKFI Alapot érintő ügyekben a sajtó számára nyilatkozatot, közleményt vagy információt az elnök adhat, erre az NKFI Hivatal más vezetője vagy beosztott munkatársa kizárólag az elnök előzetes engedélyével jogosult, az 5.4.3. pontban foglalt nyilatkozattételi rend alapján.

4.1. Az NKFI Hivatal kommunikációs feladatait az Elnöki Kabinet látja el, elsődlegesen az Elnöki Kabinet Kommunikációs Osztálya (a továbbiakban: Kommunikációs Osztály) útján. A Kommunikációs Osztály javaslatokat dolgoz ki az NKFI Hivatal kommunikációs stratégiájára, és vezetői döntést követően gondoskodik az abban foglaltak megvalósításáról, koordinálja az NKFI Hivatal intézményi kommunikációját, valamint működteti az NKFI Hivatal belső kommunikációs rendszerét.

5.1. Annak érdekében, hogy a közvélemény megfelelő képet kaphasson az NKFI Hivatal munkájáról, elengedhetetlen az írott és elektronikus média pontos, gyors tájékoztatása. Az NKFI Hivatal egységes külső kommunikációjának szervezését a Kommunikációs Osztály koordinálja az Elnöki Kabinet vezetőjének felügyeletével.

5.2. Az Elnöki Kabinet felügyeletével a Kommunikációs Osztály szakmailag felelős

a) az elnök és az elnökhelyettesek nyilvános megjelenésével kapcsolatos feladatok koordinálásáért,

b) az elnök és az elnökhelyettesek hazai, illetve külföldi sajtónyilvános szerepléseinek koordinálásáért és előkészítéséért,

c) az elnök és az elnökhelyettesek nyilatkozataihoz és közleményeihez szükséges felkészítő anyagok készítéséért,

d) a sajtószereplések megszervezéséért.

5.3. A médiával való kapcsolattartás keretében a Kommunikációs Osztály

a) szervezi és koordinálja az NKFI Hivatal médiakapcsolatait,

b) megszervezi a sajtóeseményeket,

c) az érintett szakmai főosztályok bevonásával gondoskodik sajtóközlemények kiadásáról, valamint felel minden egyéb sajtómegnyilvánulásért,

d) sajtófigyelést biztosít.

5.4. A média tájékoztatása elsődlegesen az alábbi formákban történik:

5.4.1. Sajtóközlemény

Az NKFI Hivatal tevékenységéről, rendezvényeiről és az NKFI Hivatal által ellátott főbb feladatokról sajtóközlemény kiadását az NKFI Hivatal elnöke, elnökhelyettesei és főosztályvezetői kezdeményezhetik a közvélemény tájékoztatása céljából. A sajtóközleményeket a Kommunikációs Osztály adja ki. Az érintett szakterület összegyűjti a szükséges adatokat, információkat, és összeállítja a sajtóközlemény szövegének tervezetét, amelyet a Kommunikációs Osztály véglegesít. A sajtóközleményeket az érintett szakmai terület vezetőjének jóváhagyását követően az NKFI Hivatal elnöke hagyja jóvá, a Kulturális és Innovációs Minisztérium (a továbbiakban: irányító szervezet) előzetes engedélyével. Idegen nyelven (is) megjelenő sajtóközlemény esetén a fordításról a Kommunikációs Osztály gondoskodik. A sajtóközlemények sajtólistára való elküldése és a honlapon, közösségi médiában való megjelentetése a Kommunikációs Osztály feladata.

5.4.2. Sajtótájékoztató

Az NKFI Hivatal sajtótájékoztatóit a Kommunikációs Osztály a szakmailag illetékes terület vezetőjével vagy munkatársával együttműködve tervezi és szervezi. A sajtóanyagokhoz az érintett szakterület összegyűjti a szükséges adatokat, információkat, és összeállítja a sajtóanyagok szövegének tervezetét, amelyet a Kommunikációs Osztály véglegesít. A sajtóanyagokat az érintett szakmai terület vezetőjének jóváhagyását követően az NKFI Hivatal elnöke hagyja jóvá, az irányító szervezet előzetes engedélyével. A sajtótájékoztatók és azok háttéranyagainak megjelentetését a honlapon, a közösségi médiában a Kommunikációs Osztály végzi. Idegen nyelven (is) megjelenő sajtóanyagok esetén az idegen nyelvű szöveg elkészítéséről, fordításáról a Kommunikációs Osztály gondoskodik.

5.4.3. Nyilatkozattétel

Az NKFI Hivatal elnöke, valamint az elnökhelyettesek az NKFI Hivatalt érintő szakmai és egyéb kérdésekben a Kommunikációs Osztály szervezésében nyilatkoznak. Az NKFI Hivatal egészét érintő nyilatkozatok esetén az elnökhelyettesek a nyilatkozat tartalmát egyeztetik az elnökkel, és annak engedélyével nyilatkoznak. Az elnökhelyettesek az irányításuk alatt álló szakterületet érintő szakmai kérdésekben nyilatkoznak. A szakmai főosztályok vezetői az irányításuk alatt álló területet érintő szakmai kérdésekben az elnök vagy a szakterületileg illetékes elnökhelyettes előzetes engedélye alapján nyilatkozhatnak. Amennyiben a nyilatkozat idegen nyelven történik, annak idegen nyelven történő kidolgozásáról, fordításáról a Kommunikációs Osztály gondoskodik.

5.4.4. Sajtómegkeresések megválaszolása

Az NKFI Hivatal médiakapcsolatait a Kommunikációs Osztály tervezi és szervezi, a sajtótól érkező megkereséseket a Kommunikációs Osztály koordinálja. Az a szervezeti egység, amelyhez nyilatkozattétellel kapcsolatosan megkeresés érkezik, a megkeresést azonnal köteles átirányítani a Kommunikációs Osztályhoz. A sajtótól érkező megkeresés kezeléséről, a tájékoztatás módjáról, műfajáról, illetve a tájékoztatást adó személyről a Kommunikációs Osztály tesz javaslatot az érintett szervezeti egység részére, szükség szerint egyeztetve az NKFI Hivatal elnökével. A Kommunikációs Osztály kérésére az érintett szakterület összeállítja a szakmai háttéranyagot, összegyűjti a szükséges adatokat, információkat, és összeállítja a tájékoztatás szövegének tervezetét. A sajtó számára készülő tájékoztatás végső tartalmát és formáját a Kommunikációs Osztály dolgozza ki, és azt az érintett szakmai terület vezetőjének jóváhagyását követően az elnök hagyja jóvá, az irányító szervezet előzetes engedélyével. Idegen nyelvű tájékoztatás esetén az idegen nyelvű szöveg elkészítéséről, fordításáról a Kommunikációs Osztály gondoskodik.

5.4.5. Sajtó-helyreigazítási kérelem

Az NKFI Hivatal munkatársai a Kommunikációs Osztályon keresztül sajtó-helyreigazítási kérelmet kezdeményezhetnek, amennyiben olyan sajtómegjelenést észlelnek, amely azt vélhetően megalapozottá teszi. A sajtó-helyreigazítási kérelem jogi megalapozottságát egyeztetni kell a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztállyal. Amennyiben a kérelem indítása megalapozott, az érintett szakterület összegyűjti a szükséges adatokat, információkat, valamint összeállítja a helyreigazítási kérelem szövegének tervezetét. A helyreigazítási kérelem végső tartalmát és formáját a Kommunikációs Osztály a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztállyal és az érintett szakfőosztállyal, valamint az Elnöki Kabinet vezetőjével egyeztetve véglegesíti. A kérelem szövegét az adott szakterület vezetőjének jóváhagyását követően az Elnöki Kabinet vezetője hagyja jóvá, az irányító szervezet előzetes engedélyével.

5.4.6. Az NKFI Hivatal munkatársainak a hivatalt érintő közlései magán közösségi média oldalon

Az NKFI Hivatal munkatársainak a közösségi médiában való megjelenésük során tartózkodniuk kell minden olyan megnyilvánulástól, amely az NKFI Hivatal hírnevét hátrányosan befolyásolhatja. Az NKFI Hivatal munkatársaival szemben elvárás, hogy a közösségi médiában magánemberként történő kommunikációjuk során is a jogszabályoknak, valamint az NKFI Hivatal belső szabályozásainak és etikai alapelveinek megfelelő, kormánytisztviselőhöz méltó magatartást tanúsítsanak, különösen akkor, ha tevékenységük, illetve személyük az NKFI Hivatallal bármilyen módon összefüggésbe hozható, vagy azt a látszatot keltheti, hogy az NKFI Hivatal nevében járnak el, illetve nyilvánítanak véleményt.

6.1. Az NKFI Hivatal várható szakmai rendezvényeiről és konferenciáiról, a hivatali megjelenésről és intézményi üzenetekről a főosztályok minden év elején éves rendezvénytervet készítenek, amelyet a tárgyévet megelőző év december 1-jéig megküldenek az Elnöki Kabinet részére. A terveket a Kommunikációs Osztály január 10-ig összesíti. Az éves rendezvénytervet az NKFI Hivatal elnöke hagyja jóvá.

6.2. A rendezvénytervet a Kommunikációs Osztály a főosztályokkal együttműködve folyamatosan felülvizsgálja és aktualizálja. Az éves rendezvénytervben nem szereplő rendezvények megtartását, költségvetését, programját, meghívotti körét, a társrendezőként való esetleges szereplést a felelős szakmai főosztály, valamint a Kommunikációs Osztály javaslata alapján minden esetben az NKFI Hivatal elnöke engedélyezi.

6.3. Az NKFI Hivatal kiállításait vagy kiállításon való részvételét, valamint a kiemelt – elnöki, illetve elnökhelyettesi felügyelettel szerveződő – sajtónyilvános rendezvényeit a Kommunikációs Osztály koordinálja az érintett szakmai főosztályok közreműködésével.

A jóváhagyott éves rendezvénytervben szereplő egyéb szakmai rendezvények, konferenciák szervezésekor az érintett szakmai főosztály köteles az Elnöki Kabinet felügyelete mellett a Kommunikációs Osztállyal folyamatosan együttműködni. Ennek során egyeztetni kell a rendezvény megtartásának időpontját, a rendezvény programját, költségvetését, a meghívandók körét, valamint a meghívók szövegét és kiküldését. Ezen események szervezésekor a Kommunikációs Osztály munkatársai szakmai támogatást nyújthatnak (program optimális felépítésének kialakítása, igazodás a hivatali arculathoz, hír megfogalmazása a honlapra, sajtóközlemény írása, megjelentetése).

6.4. Az NKFI Hivatal szakmai rendezvényeinek sajtónyilvánosságáról a felelős szakmai főosztály, valamint a Kommunikációs Osztály javaslata alapján az NKFI Hivatal elnöke dönt, az irányító szervezet előzetes engedélyével.

6.5. Az NKFI Hivatal saját rendezvényei mellett a Kommunikációs Osztályt tájékoztatni kell azokról a nyilvános eseményekről (konferenciák, workshopok, kiállítások, ünnepségek stb.), ahol az NKFI Hivatal elnöke, elnökhelyettese, főosztályvezetője vagy bármely munkatársa meghívottként részt vesz. Az NKFI Hivatal szakmai vezetőinek szereplései esetében indokolt lehet sajtóközlemény kiadása, amelyre a Kommunikációs Osztály tesz javaslatot, és az NKFI Hivatal elnöke dönt, az irányító szervezet előzetes engedélyével.

6.6. Amennyiben a szakmai közönség tájékoztatása érdekében azt a szakmai főosztály kéri, illetve az Elnöki Kabinet indokoltnak látja, az NKFI Hivatal nyilvános rendezvényeinek programját, meghívóját az NKFI Hivatal a honlapján is megjelenteti. A nyilvános rendezvények programját, meghívóját a rendezvényért felelős főosztály a rendezvény időpontja előtt legalább 10 munkanappal továbbítja a webmesternek, aki gondoskodik a program, a meghívó, illetve az elektronikus regisztrációs felület NKFI Hivatal honlapján történő közzétételéről. A rendezvények után az előadások anyagai – kizárólag az előadók engedélyével – elektronikus formában is megjelenhetnek a honlapon, az NKFI Hivatal munkatársainak előadásai az intraneten is megjelennek.

7.1. Az NKFI Hivatal tervezett kiadványaira az elnök, az elnökhelyettesek és a szakmai főosztályok vezetői tehetnek javaslatot. A benyújtott javaslatokat a Kommunikációs Osztály véleményezi, a kiadvány megjelentetési tervét a Kommunikációs Osztály vezetőjének előterjesztése alapján az NKFI Hivatal elnöke hagyja jóvá, az irányító szervezet előzetes engedélyével.

7.2. A kiadványok tematikáját és főbb tartalmi elemeit a szakmai főosztályok előzetesen egyeztetik a Kommunikációs Osztállyal. A kiadványok munkaanyagának elkészítése a szakmai főosztályok feladata. Az elnök és irányító szervezet által megjelentetésre jóváhagyott kiadványok esetében a Kommunikációs Osztály gondoskodik az arculatnak megfelelő megjelenésről, a grafikai tervezés, valamint a nyomdai kivitelezés szabályszerű lebonyolításáról. Az elkészült kiadvány terjesztését, melyről pontos nyilvántartást kell készíteni, az érintett szakmai főosztály végzi. A nyilvános kiadványoknak a honlapon történő elektronikus megjelentetéséről a Kommunikációs Osztály gondoskodik.

8.1. Az intézményi arculattal kapcsolatban a Kommunikációs Osztály

a) szakmai felelőse az egységes arculat megtervezésének, kialakításának, a vizuális elemek rögzítésének,

b) koordinálja az arculati elemeket hordozó eszközök kreatív tervezési feladatait,

c) kezdeményezi és koordinálja a b) alpont szerinti eszközök és kapcsolódó szolgáltatások megrendelését és gyártását.

8.2. Az arculati elemeket hordozó eszközök különösen a nyomtatott és elektronikus kiadványok, rögzített információs táblák (homlokzati, folyosói, egyéb), hordozható installációk (plakát, roll-up, megállítótábla, háttérfal, egyéb), reprezentációs és reklámajándékok. A hivatali munka során alkalmazott eszközöket és dokumentumokat (névjegykártya, belső levél, külső levél, pályázati levél, elektronikus levél aláírás, prezentáció stb.) az Elnöki Kabinet által meghatározott módon és az intraneten közölt formátumban kell használni.

8.2.1. Névjegykártya

Az NKFI Hivatal munkatársai részére a Kommunikációs Osztályon keresztül kétoldalas és kétnyelvű névjegykártya rendelhető. A névjegykártya-igénylésre jogosultak körét az adott főosztály vezetője határozza meg. A hivatali névjegyeken az NKFI Hivatal és a szervezeti egység megnevezés mellett szakmai vezetők, szakmai felsővezetők esetén a név + vezetői beosztás, ügyintézők esetén név vagy név + xy referens (a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal álláshelyein ellátandó feladatok meghatározásáról és az álláshelyek betöltésének követelményeiről szóló elnöki utasításban meghatározott feladatkörök alapján) megjelölés szerepelhet. A fentiektől való eltérést indokolt esetben – az illetékes szakmai felsővezetői jóváhagyással – az Elnöki Kabinet vezetője engedélyezi. Az idegen nyelvű oldalra ugyanezek a szabályok vonatkoznak. A névjegykártyára egyebekben a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Arculati Szabályzatáról szóló elnöki utasítás mellékletét képező Arculati Kézikönyvben (a továbbiakban: Arculati Kézikönyv) meghatározottak irányadóak.

8.2.2. Levélformátum, prezentáció, elektronikus levélben szereplő aláírás

Az egységes használat érdekében a megfelelő minták és sablonok a közös hálózaton (P:\_SABLONOK) közzétételre kerülnek. Az elektronikus levélben szereplő aláírás elemei megegyeznek a névjegykártya elemeivel. Igény esetén az aláírás megfelelő beállításához az informatikai ügyekért felelős szervezeti egység nyújt segítséget. A levélformátumra, prezentációra, valamint az elektronikus levélben szereplő aláírásra az Arculati Kézikönyvben meghatározottak irányadóak.

9.1. Az NKFI Hivatal elsődleges elektronikus közzétételi felülete az NKFI Hivatal hivatalos honlapja (www.nkfih.gov.hu), valamint az állandó jelleggel létrehozott, egyéb tematikus honlapjai.

Ezeket egészítik ki az NKFI Hivatal által üzemeltetett általános és tematikus közösségi média felületek, valamint a rendszeres elektronikus hírlevél.

Ezeken a felületeken el kell helyezni az arculati rendelkezésekben meghatározott arculati elemeket.

Az új honlapok indítását a szakmai főosztály előterjesztése alapján az NKFI Hivatal elnöke engedélyezi az irányító szervezet előzetes engedélyével.

9.2. Az NKFI Hivatal központi honlapján (www.nkfih.gov.hu) kell megjelentetni különösen:

a) jogszabály alapján kötelező jelleggel közzéteendő anyagokat,

b) átfogó információkat a szervezet működéséről, tevékenységéről,

c) az NKFI Hivatal által kiírt aktuális (és a jogelőd szervezetektől folyamatosként átvett) pályázati felhívásokat, közleményeket és információkat,

d) hazai és nemzetközi KFI híreket, a hazai és a nemzetközi innovációs ökoszisztéma egyéb pályázati felhívásait és pályázati híreit,

e) információkat a kiemelt rendezvényekről.

9.3. Az NKFI Hivatal honlapján megjelenő, a 9.2. pont a) és b) alpontjában meghatározott tartalmakat a Kommunikációs Osztály tölti fel, az Elnöki Kabinet vezetőjének jóváhagyását követően. A szakterületi elnökhelyettes döntése értelmében (amennyiben a tartalom fontossága igényli) az irányító szervezet előzetes engedélye szükséges.

Az NKFI Hivatal honlapján megjelenő, a 9.2. pont c) alpontjában meghatározott tartalmakat a Kommunikációs Osztály tölti fel, az Elnök és az Elnöki Kabinet vezetőjének jóváhagyását követően az irányító szervezet előzetes engedélyével.

Az NKFI Hivatal honlapján megjelenő, a 9.2. pont d) és e) alpontjában meghatározott tartalmakat a Kommunikációs Osztály tölti fel, a Kommunikációs Osztály vezetőjének jóváhagyását követően. A szakterületi elnökhelyettes döntése értelmében (amennyiben a tartalom fontossága igényli) az irányító szervezet előzetes engedélye szükséges.

9.4. A tematikus weboldalak tartalmát az illetékes szervezeti egység vezetőjének jóváhagyását, valamint a Kommunikációs Osztály vezetőjének engedélyét követően a Kommunikációs Osztály munkatársai teszik közzé. A szakterületi elnökhelyettes döntése értelmében (amennyiben a tartalom fontossága igényli) az irányító szervezet előzetes engedélye szükséges.

9.5. Az NKFI Hivatal honlapján RSS-csatornákat üzemeltet a tematikus információk minél gyorsabb és egyszerűbb eljuttatása érdekében. Az RSS-formátum lehetővé teszi, hogy egy honlap aktualitásairól, híreiről a webhely törzslátogatói minél gyorsabban értesüljenek. Az RSS-csatornák automatikusan frissülnek, amint egy új hír megjelenik a honlapon. Az RSS-csatornákra a honlapon erre a célra biztosított felületen bárki feliratkozhat. Az NKFI Hivatal a honlapján a pályázatok követésére feliratkozási lehetőséget biztosít (azok lezárásáig). A címlistára az erre a célra biztosított felületen bárki feliratkozhat, illetve leiratkozhat. Az érintettek személyes adatainak kezelésére vonatkozó tájékoztatást az NKFI Hivatal honlapján közzéteszi.

9.6. Az NKFI Hivatal általános közösségi média felületein a Kommunikációs Osztály munkatársai tehetnek közzé információkat, válaszolhatják meg – illetve szükség esetén moderálhatják, törölhetik – a beérkező hozzászólásokat, a Kommunikációs Osztály vezetőjének jóváhagyását követően. A tematikus közösségi média felületeken megjelent tartalom lektorálása, engedélyezése és jóváhagyása az érintett szakmai főosztály vezetőjének hatáskörébe és felelősségi körébe tartozik. Minden közösségi média felületen való publikálás esetén a Kommunikációs Osztály vezetőjének engedélye is szükséges. A szakterületi elnökhelyettes döntése értelmében (amennyiben a tartalom fontossága igényli) az irányító szervezet előzetes engedélye szükséges.

9.7. Elektronikus hírlevelet – havi vagy más rendszerességgel – a szakterületekkel együttműködve a Kommunikációs Osztály állít össze és küld ki meghatározott címlistára, az Elnöki Kabinet vezetőjével egyeztetve. A hírlevél nyilvános, a címlistára a honlapon erre a célra biztosított felületen bárki feliratkozhat, illetve leiratkozhat. Az érintettek személyes adatainak kezelésére vonatkozó tájékoztatást az NKFI Hivatal honlapján közzéteszi. Tematikus hírlevelek összeállítása és kiküldése – a személyes adatok kezelésére vonatkozó szabályok betartásával – az érintett szakmai főosztály vezetőjének hatáskörébe és felelősségi körébe tartozik.

10.1. Az NKFI Hivatal intézményi céljaival, hírértékű információival, valamint a sajtó és az elektronikus közzétételi felületek kezelésének módjával kapcsolatosan a szervezeti egységek és az egyes munkatársak tájékoztatásáról az Elnöki Kabinet és a Kommunikációs Osztály gondoskodik elektronikus közzétételi felületek alkalmazásával, valamint egyéb tájékoztatási formák útján, az érintett szakmai főosztályokkal együttműködve.

10.2. A szervezeti kommunikáció kiemelt közzétételi felülete az intranet, amely az NKFI Hivatal minden munkatársa számára elérhető. Az intranet elsődleges célja, hogy hatékonyan biztosítsa az információcserét az NKFI Hivatal szervezeti egységei között (horizontális kommunikáció), valamint az NKFI Hivatal különböző vezetési szintjei és szervezeti egységei között (vertikális kommunikáció). Feladata továbbá a napi munkavégzés speciális alkalmazásokkal való támogatása (Telefonkönyv, HelpDesk, Teremfoglaló). További funkciója, hogy a különböző közösségépítő kezdeményezésekkel és aktivitásokkal erősítse a munkatársi lojalitást, az összetartozást, a szervezeten belüli kohéziót.

Az intranet működtetéséért, koordinációjáért és karbantartásáért szakmai szervezeti egységként a Kommunikációs Osztály felelős, a társfőosztályokkal együttműködve. A főosztályok javaslatot tesznek az egyes tartalmak módosítására, amelyet a Kommunikációs Osztály véglegesít. Az intranet kijelölt felületére a főosztályok jogosultak az NKFI Hivatal napi működésével kapcsolatos tartalmat feltölteni. Az intranet általános részeit a Kommunikációs Osztály kezeli.

10.3. Az intraneten kell közzétenni különösen:

a) az NKFI Hivatal elnökének utasításait,

b) az NKFI Hivatal elnökének körleveleit, tájékoztatóit, felhívásait,

c) a főosztályok ügyrendjét,

d) a napi munkához szükséges közjogi szervezetszabályozó eszközök szövegét, alkalmazások elérhetőségét,

e) az NKFI Hivatal mindennapi működésével kapcsolatos tájékoztatókat.

10.4. Az intranet további feladatai:

a) a szervezet működésének átláthatósága, folyamatainak követhetősége,

b) közös tudásbázis kialakítása és

c) a munkatársi közösség összetartó erejének növelése.

11.1. A Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzésekről szóló 162/2020. (IV. 30.) Korm. rendelet alapján az NKFI Hivatalra háruló kötelezettségek teljesítésének koordinációs és kommunikációs szakmai felelőse az Elnöki Kabinet. Az NKFI Hivatal kormányrendelet hatálya alá tartozó beszerzések éves terveinek elkészítése, módosítása és közzététele az NKFI Hivatal közbeszerzési és beszerzési szabályokról szóló elnöki utasítása szerint történik.

12.1. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

12.2. ¹