4/2024. (VI. 20.) KIM utasítás

1. § (1) A Kulturális és Innovációs Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési rendjéről szóló utasítás (a továbbiakban: utasítás) hatálya az elektronikus aláírással és elektronikus bélyegzővel történő hitelesítésre jogszabály vagy a Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata által felhatalmazott, illetve feladatkörük alapján kiadmányozásra jogosult vezetőkre, kormánytisztviselőkre, illetve munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló személyekre terjed ki.

(2) Az utasítás tárgyi hatálya alá az alábbi tevékenységek tartoznak:

2. § (1) Az utasítás célja az elektronikus aláírás és az elektronikus bélyegző létrehozására és ellenőrzésére vonatkozó azon rendelkezések meghatározása, amelyek alapján az elektronikus aláírás és elektronikus bélyegző érvényesnek tekinthető az aláíró és ellenőrző felek számára, valamint harmadik fél előtti eljárás során.

(2) Az utasítás célja továbbá a Minisztérium igazgatási tevékenysége során

(3) Az utasítás meghatározza

3. § Jelen utasítás alkalmazásában

4. § (1) A Minisztériumban elektronikus aláírási és kiadmányozási jogosultsággal az 1. § (1) bekezdése szerinti, valamint miniszteri felhatalmazás alapján kiadmányozási jogkörrel rendelkező személyek jogosultak, figyelemmel a szervezeti egységek ügyrendjében meghatározottakra.

(2) Az elektronikus aláírásra és az elektronikus bélyegző használatára jogosult személyek nevét és tanúsítványának nyilvános adatait a Minisztérium a https://www.kormany.hu/ elektronikus oldalon teszi közzé.

5. § (1) A Szolgáltató felé az elektronikus aláírások biztosításához szükséges feltételek megteremtésével kapcsolatban a SZIDFO jogosult eljárni. A SZIDFO-n belül a SZIDFO vezetője, illetve az általa kijelölt személy(ek) közigazgatási államtitkári engedély alapján, szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás (a továbbiakban: SZEÜSZ), valamint központi elektronikus ügyintézési szolgáltatás (a továbbiakban: KEÜSZ) kapcsolattartói meghatalmazás birtokában végezhetnek elektronikus aláíró tanúsítvány megrendelést, visszavonást, illetve a Minisztérium által használt informatikai rendszerek működésével összefüggésben intézkedhetnek a szükséges telepítések, valamint beállítások végrehajtásáról, végrehajtatásáról.

(2) A tanúsítványokkal kapcsolatos igényt a SZIDFO részére írásban, indokolással együtt szükséges megküldeni. Az igény közigazgatási államtitkári engedélyeztetéséről a SZIDFO intézkedik. Az igény elbírálását követően a Szolgáltató által közzétett aktuális érvényességű tanúsítvány igénylő regisztrációs űrlapot a SZIDFO küldi meg az igénylő részére, a szükséges adatok megadása céljából.

(3) A szükséges joghatás kiváltása érdekében a Minisztérium minősített tanúsítványon alapuló, minősített aláírásra alkalmas tanúsítvány és aláíró eszköz megrendelését kezdeményezi a Szolgáltatónál.

(4) A Minisztérium intézményi SZEÜSZ, KEÜSZ kapcsolattartójának személyéről a Szolgáltató felé történő tájékoztatás megküldése a SZIDFO feladatkörébe tartozik.

(5) A SZIDFO vezetője vagy az általa kijelölt kapcsolattartó gondoskodik az elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyújtására felhasználható elektronikus aláíráshoz és bélyegzőhöz kapcsolódó követelményekről szóló 137/2016. (VI. 13.) Korm. rendelet 13. § (5) bekezdés a)–c) pontjában foglaltaknak és az utasításnak a www.kormany.hu elektronikus oldalon történő közzétételről, és módosulását követően annak aktualizálásáról.

6. § (1) Aláírás-létrehozó adat (kulcs) és aláírási tanúsítvány kizárólag a Szolgáltatótól igényelhető a Minisztériumnak.

(2) A Minisztérium elektronikus aláírással kiadmányozásra vagy aláírásra jogosult személy kiadmányozási vagy aláírási jogának igazolása a Szolgáltató által előírt formában tett nyilatkozattal történik.

(3) A Szolgáltató állítja elő, és személyes beazonosítást követően bocsátja az arra jogosult munkatárs rendelkezésére az elektronikus aláírás létrehozásához szükséges aláíró tanúsítványt és eszközt.

(4) A Szolgáltató feladatkörébe tartozik a szolgáltatást igénybe vevő személy számára kibocsátott aláírási tanúsítvány teljes életciklusa alatt a kapcsolattartó által bejelentett adatváltozások fogadása és feldolgozása, a megújítási kérelmek befogadása és feldolgozása, valamint szükség esetén a tanúsítvány felfüggesztése vagy visszavonása.

(5) A Minisztérium elektronikus bélyegzőjének igénylése a Szolgáltató által meghatározott eljárásrendben és szolgáltatási feltételek szerint történik, a kapcsolattartó közreműködésével.

(6) A Szolgáltató felé az elektronikus aláírások és a nem aláírás célú tanúsítványok biztosításához szükséges feltételek megteremtésével kapcsolatban a SZIDFO jogosult eljárni. A SZIDFO feladat- és hatáskörében a SZIDFO vezetője vagy az általa kijelölt személy a Minisztérium közigazgatási államtitkára engedélyével (meghatalmazással) végezhet elektronikus aláíró tanúsítvány megrendelést, visszavonást, illetve minden olyan tevékenységet, melyre a meghatalmazás feljogosítja.

(7) A SZIDFO a bejelentett igényeket összesíti és megküldi az igénylők részére a Szolgáltató hivatalos elektronikus oldaláról (http://hiteles.gov.hu) letölthető Tanúsítvány megrendelő és regisztrációs űrlapot (a továbbiakban: Űrlap), amelyet a személyes adatok kitöltését követően az igénylő visszaküld a kapcsolattartó e-mail-címre, szerkeszthető formában. Ugyanezen Űrlapot aláírás után két eredeti példányban papíralapú iratként, kézbesítő útján is meg kell küldeni a SZIDFO részére. Ehhez szükséges csatolni a SZIDFO által elektronikus úton megküldött meghatalmazás két példányát, illetve az Űrlapban, az igénylő által megjelölt, személyazonosításra alkalmas igazolvány másolatát aláírva, egy példányban.

(8) Az Űrlap aláírását követően a kapcsolattartó intézkedik a Szolgáltató felé a szükséges eszközök és tanúsítványok megrendelése iránt.

(9) A Szolgáltató a megrendelt eszközt és tanúsítványt, valamint a hozzá tartozó két darab zárt borítékot (1 db érvényesítési PIN-kódot, valamint 1 db felfüggesztési kódot tartalmazó boríték) személyesen az igénylő részére adja át egyidejű adategyeztetés mellett. Az átadás-átvétel pontos időpontját és helyét a Szolgáltató egyezteti az igénylővel a kapcsolattartó útján. Az átadás-átvételre a tanúsítvány elkészültét követő 15 napon belül van lehetőség. Ennek elmulasztása esetén a Szolgáltató az elkészített tanúsítványt visszavonja.

(10) A kapcsolattartó vagy az általa kijelölt SZIDFO-munkatárs köteles jelen lenni a (9) bekezdésben megjelölt időpontban és helyen az átadott eszköz és tanúsítvány nyilvántartásba vétele céljából, mely az erre rendszeresített hiteles nyilvántartó könyvbe történő bevezetést jelenti, egyúttal az igénylő aláírásával igazolja a tanúsítvány és az eszköz átvételét.

7. § (1) A Minisztérium a hatáskörébe tartozó eljárások során a vonatkozó jogszabályokban rögzítetteknek megfelelően elektronikus kérelembenyújtást, illetve elektronikus ügyintézést biztosít, valamint – amennyiben jogszabály úgy rendelkezik – tehet kötelezővé ügyfelei és más szervek számára. Az adott eljárás tekintetében a Minisztérium elektronikus formában készít iratokat, és azokat szabályszerűen elektronikus aláírással és időbélyegzővel vagy elektronikus bélyegzővel és időbélyegzővel látja el.

(2) Az elektronikus dokumentumok hitelesítése elektronikus aláíró tanúsítvánnyal történik, kivéve, ha jogszabály kifejezetten elektronikus bélyegző alkalmazását írja elő.

(3) Az elektronikus dokumentumok hitelesítésekor időbélyegző használata kötelező, amely alapján a dokumentum elektronikus aláírásának időpontja a Szolgáltató által, hitelesített módon igazolható.

(4) A Minisztérium döntést nem tartalmazó dokumentumainak és nagy tömegben előállított értesítéseinek, tájékoztatóinak hitelesítése elektronikus bélyegzővel és időbélyeggel történik.

(5) Az elektronikus aláíró tanúsítvánnyal rendelkező személy számítógépén az elektronikus aláírás létrehozásához szükséges számítógépes program telepítéséről – az igény jelzését követően – a SZIDFO gondoskodik. Az aláírásra jogosult elsődlegesen a Kormányzati Elektronikus Aláíró és Aláírásellenőrző Szoftver (a továbbiakban: KEAASZ) használatával helyezheti el elektronikus aláírását a kívánt dokumentumon.

(6) A Minisztériumnál kiadmányozási, illetve aláírói jogosultsággal rendelkező személyek által használt elektronikus aláírás a tanúsítvány megrendelésekor megadott, a kötelezően szerepeltetett, illetve az igény szerint megjelenítésre jelölt valamennyi adatot tartalmazza. Ebből következően a dokumentum az elektronikus aláírást követően akkor is hitelesnek tekintendő, ha az adatok egy része vagy egésze a dokumentumon grafikusan külön nem kerül feltüntetésre.

(7) Amennyiben a kiadmányozandó dokumentumon az elektronikus aláírásból egyes információk grafikusan is megjelenítésre kerülnek, akkor törekedni kell arra, hogy a dokumentumon a grafikus megjelenítés lehetőség szerint az alábbiakat tartalmazza:

(8) A Minisztériumnál elektronikus bélyegző használatára jogosult személyek által használt elektronikus bélyegző és annak grafikus megjelenítése tartalmazza legalább

(9) Amennyiben az elektronikus aláírás érvényesítéséhez szükséges információk (online tanúsítvány állapot, illetve a hiteles időbélyeg) nem szerezhetők be, vagy online informatikai hálózati kapcsolat nem áll rendelkezésre, akkor a dokumentum sem hitelesíthető.

(10) A Minisztérium által elektronikus formában készített és elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel ellátott, az ügyfél részére elektronikus úton kézbesítésre kerülő iratok az ügyfél rendelkezési nyilvántartásában megjelölt módon vagy ügyfélkapuján, cégkapuján, hivatali kapuján rendelkezésre álló értesítési tárhelyre a Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás keretében kerülnek megküldésre.

(11) A (9) és (10) bekezdés, valamint a Minisztérium által elektronikus formában készített és elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel és időbélyegzővel ellátott dokumentumainak kézbesítése tekintetében a Kulturális és Innovációs Minisztérium egyedi iratkezelési szabályzatáról szóló KIM utasítás (a továbbiakban: Egyedi Iratkezelési Szabályzat) az irányadó.

(12) A (7) bekezdés 1. pontja, valamint a (8) bekezdés szerinti bélyegzők grafikus megjelenítését az 1. melléklet tartalmazza.

8. § (1) Az aláírásra vagy kiadmányozásra jogosult személy kizárólag intelligens chipkártyával működő token birtokában és a hozzá tartozó jelszó megadásával, illetve a Szolgáltató által a kormányzati informatikai rendszerben biztosított, valamint a Minisztérium által bevezetett, aláírásra alkalmas szoftverrel hozhat létre minősített elektronikus aláírást az elektronikus dokumentumon;

(2) A személyes használatú elektronikus aláíró tanúsítványok számítógépre (Windows tanúsítványtárba) történő feltelepítése biztonsági szempontból nem megengedett – elektronikus aláírás kizárólag a tanúsítványt tároló eszköz csatlakoztatásával végezhető.

(3) Az elektronikus aláírás használatára jogosult személy az elektronikus aláírási jogosultságát kizárólag a Minisztérium hatáskörébe tartozó feladatok és eljárások során, a Minisztérium képviseletében eljárva alkalmazhatja. Az elektronikus aláírás magáncélra és a meghatározott aláírási jogosultságon kívül eső ügyekben nem használható fel.

(4) Az elektronikus aláírás használatára jogosult személy köteles a részére kiadott, felelősségi körébe tartozó elektronikus adathordozót a birtoklás ideje alatt saját magánál, biztonságos helyen (zárható fiókban vagy szekrényben, lemezszekrényben) tárolni, megőrizni.

(5) A kártyához tartozó titkos jelszót más részére átadni vagy elérhetővé tenni tilos.

(6) Az elektronikus adathordozó elvesztése, illetve kompromittálódása, valamint az ahhoz tartozó jelszó elvesztése, elfelejtése esetén a tanúsítvány visszavonása ügyében köteles az elektronikus aláírás használatára jogosult személy az utasításban foglaltak szerint soron kívüli intézkedést tenni.

(7) Az elektronikus aláírásra vagy kiadmányozásra jogosult személy nem adhatja át – átmenetileg sem – más részére az érvényes tanúsítványt tároló elektronikus aláíró eszközt, illetve a használatához szükséges PIN-kódot és PIN-borítékot. Ezen eszközök, kódok másra nem ruházhatóak át. Az elektronikus aláíró tanúsítványhoz kapcsolódó eszköz(ök) és PIN-boríték és -kód megőrzéséért, védelméért a tanúsítvány birtokosa felel.

9. § (1) Az elektronikusan aláírt dokumentum hitelességének ellenőrzése során ki kell térni

(2) Az elektronikus aláírás, az elektronikus bélyegző és az ezekhez tartozó tanúsítvány ellenőrzését a www.keaesz.gov.hu elektronikus oldalon lefuttatott hitelesség-ellenőrző program vagy a telepített KEAASZ segítségével szükséges elvégezni.

(3) Nem fogadható el az elektronikus aláírás, ha az elektronikus aláírás, az aláírási tanúsítvány vagy az érvényességi lánc valamely tanúsítványának valamely adata az aláírás érvénytelenségére utal, vagy az (1) bekezdés szerint lefuttatott hitelesség-ellenőrzés eredménye az aláírás érvénytelenségére enged következtetni.

(4) Nem fogadható el az időbélyeg, ha az időbélyegző tanúsítvány érvényességi ideje lejárt, vagy az érvényességi lánc tanúsítványának valamely adata annak érvénytelenségére utal.

(5) Az elektronikus aláírással ellátott dokumentum címzettjének felelősségi körébe tartozik az elektronikusan átvett dokumentumon az érvényességi lánc vizsgálatával az elektronikus aláírás ellenőrzésének elvégzése.

10. § (1) Ha az elektronikus aláírással rendelkező személy az aláírás-létrehozó eszközt vagy az annak használatához szükséges jelszót elveszíti, azt ellopják vagy nyilvánosságra kerül, illetve ezek gyanúja felmerül, köteles a Szolgáltató irányába – a Szolgáltató eljárásrendjében meghatározottak szerint – felfüggesztési eljárást kezdeményezni, valamint arról a SZIDFO vezetőjét vagy kapcsolattartóját és a saját szervezeti egységének vezetőjét haladéktalanul írásban értesíteni.

(2) A tanúsítvány felfüggesztésének megszüntetését és a tanúsítvány érvényességének visszaállítását az elektronikus aláírási jogosultsággal rendelkező személy (alany) kezdeményezi a Szolgáltatónál. A kártya tanúsítvány státuszának mindenkori módosításáról a SZIDFO vezetőjét vagy kapcsolattartóját és a saját szervezeti egységének a vezetőjét írásban értesíteni szükséges.

(3) Ha a foglalkoztatási jogviszonyt érintő változás áll be (jogviszony megszűnése, megszüntetése, az elektronikus aláírási jogosultsággal rendelkező személy áthelyezése), vagy az aláírási jogosultsággal rendelkező munkatárs kezdeményezése vagy egyéb ok miatt a kiadmányozási, illetve az aláírási jogosultság megszűnik, a szervezeti egység vezetője az aláírás-létrehozó eszköz visszavonása iránti igényt a SZIDFO vezetője vagy kapcsolattartója részére írásban haladéktalanul köteles megküldeni. A SZIDFO vezetője vagy kapcsolattartója kezdeményezi a visszavonási eljárást a Szolgáltatónál. A visszavonási igény Szolgáltató felé történő megküldésével a tanúsítvány érvényét veszti, és a visszavont tanúsítvány alapján létrehozott elektronikus aláírás a továbbiakban dokumentumok hitelesítésére nem alkalmas. A Szolgáltató gondoskodik a tanúsítvány visszavonási igényének mielőbbi teljesítéséről.

(4) A felfüggesztett vagy visszavont tanúsítványokat tartalmazó tanúsítvány-visszavonási lista a Szolgáltató elektronikus oldalán – a Szolgáltató által kiadott tanúsítványok esetében a https://www.hiteles.gov.hu/ elektronikus oldalon – kérdezhető le.

(5) Az aláírás-létrehozó eszköz visszavonása kapcsán a SZIDFO vezetője vagy kapcsolattartója gondoskodik a 4. § (2) bekezdése szerint közzétett adatok módosításáról.

(6) Az elektronikus aláírási jogosultsággal rendelkező személy írásban visszavonási eljárást haladéktalanul, de legkésőbb 8 napon belül köteles kezdeményezni a SZIDFO vezetőjénél vagy kapcsolattartójánál, a saját szervezeti egységének vezetőjét is értesítve, ha a tanúsítványban szereplő adataiban (név, beosztás) változás történt.

(7) Az elektronikus aláírási jogosultsággal rendelkező személy vezetője köteles tanúsítvány-visszavonási eljárást haladéktalanul, de legkésőbb 8 napon belül kezdeményezni, ha az elektronikus aláíró tanúsítvánnyal rendelkező személy kiadmányozói vagy aláírói jogosultsága megszűnik.

(8) A Minisztérium által alkalmazott elektronikus aláíráshoz kibocsátott tanúsítványban rögzített szervezeti adatok megváltozása esetén a SZIDFO vezetője vagy kapcsolattartója tájékoztatja a Szolgáltatót.

11. § (1) A Minisztérium a hatáskörébe tartozó feladatok és eljárások során létrehozott és elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel hitelesített dokumentumok tekintetében gondoskodik arról, hogy az Egyedi Iratkezelési Szabályzat 1. függeléke szerinti Irattári Tervben meghatározott megőrzési idő lejártáig az azokban foglaltak értelmezhetők (olvashatók) maradjanak, valamint azok az aláírás ideje szerint változatlan formában legyenek elérhetőek.

(2) A Minisztérium a hatáskörébe tartozó feladatok és eljárások során létrehozott és elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel hitelesített dokumentumok archiválása során a következők szerint jár el:

(3) A Minisztérium a hatáskörébe tartozó feladatok és eljárások során létrehozott és elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel hitelesített, időbélyegzővel ellátott dokumentumok, illetve az elektronikus dokumentumként kiadott munkáltatói intézkedések megőrzését a közszolgálati személyügyi nyilvántartásra és statisztikai adatgyűjtésre, a közszolgálati alkalmazottak és a munkavállalók személyi irataira vonatkozó szabályokról, valamint a kormányzati igazgatási szervek álláshelyeinek nyilvántartásáról szóló 87/2019. (IV. 23.) Korm. rendelet 7. § (3) bekezdése és 8. §-a, valamint az Egyedi Iratkezelési Szabályzat szerint kell biztosítani.

12. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.