4/2024. (IV. 18.) EUM utasítás

1. A Házirend tartalma

1.1. A Házirend az Európai Uniós Ügyek Minisztériuma (a továbbiakban: Minisztérium) szervezeti szintű biztonsági szabályozó rendszerének egyik alapvető eleme, amely a hatályos jogszabályokkal és a Minisztérium más működési és ügyrendi előírásaival összhangban elősegíti a szervezetbiztonsági követelményrendszer elemeinek megvalósulását.

1.2. A Házirend szabályozza

1.2.1. a Minisztérium épületeibe történő be- és kilépés, a benntartózkodás, a csomag- és áruszállítás, a küldemények kézbesítésének rendjét,

1.2.2. a hivatali munkavégzéssel és a Minisztérium székhelye és telephelyei helyiségeinek használatával kapcsolatos rendelkezéseket.

2. A Házirend hatálya

2.1. A Házirendben foglalt rendelkezések területi hatálya kiterjed

2.1.1. az 1051 Budapest, Nádor utca 31. cím alatti épület minisztériumi használatban álló helyiségeire,

2.1.2. az 1054 Budapest, Báthory utca 10. cím alatti épület minisztériumi használatban álló helyiségeire,

2.1.3. az 1051 Budapest, Arany János utca 25. cím alatti épületre (a továbbiakban: Főépület),

2.1.4.¹

2.2. A Házirendben foglalt rendelkezések személyi hatálya kiterjed

2.2.1. a Minisztérium állományába tartozó, a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvény (a továbbiakban: Kit.) 3. § (1) bekezdés a) és b) pontja alapján politikai szolgálati és biztosi jogviszonyban álló tisztségviselőkre,

2.2.2. a Kit. 3. § (1) bekezdés c) pontja alapján a Minisztériummal kormányzati szolgálati jogviszonyban álló tisztségviselőre,

2.2.3. kirendeléssel a Minisztérium épületeiben hivatali munkát végző személyre,

2.2.4. a rendvédelmi feladatokat ellátó szervek hivatásos állományának szolgálati jogviszonyáról szóló 2015. évi XLII. törvény 62. § (1) bekezdése, valamint 288/A. § (1) bekezdése alapján a Minisztériumba vezényelt hivatásos szolgálati jogviszonyban álló személyre,

2.2.5. a honvédek jogállásáról szóló 2012. évi CCV. törvény 51. § (1) bekezdése alapján a Minisztériumba vezényelt hivatásos szolgálati jogviszonyban álló személyre,

2.2.6. a Kit. 278–279/A. §-a alapján a Minisztériummal munkaviszonyban álló, közigazgatási szervnél foglalkoztatott munkavállalóra,

2.2.7. a Minisztérium által foglalkoztatott ösztöndíjasra és gyakornokra,

2.2.8. a Minisztérium által hivatali munkavégzésre irányuló polgári jogi, vagy bármilyen más jogviszony alapján foglalkoztatott természetes személyre

2.2.9. a Minisztérium részére a Minisztérium épületeiben szolgáltatási tevékenységet nyújtó Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF), a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban: NISZ) és az IdomSoft Informatikai Zártkörűen Működő Részvénytársaság mint központi alkalmazás szolgáltató (a továbbiakban együtt: kormányzati szolgáltató szervezetek) által foglalkoztatott természetes személyekre,

2.2.10. a Minisztérium épületeiben elhelyezett, a 2.2.9. pontban felsoroltakon kívüli más szervezeteknél foglalkoztatott természetes személyekre,

2.2.11. a minisztériummal, illetve a 2.2.9. pont szerinti szolgáltató szervezetekkel külön megállapodás alapján munkavégzésre irányuló jogviszony keretében a Minisztérium épületeiben történő munkavégzés céljából foglalkoztatott természetes személyekre, valamint

2.2.12. a 2.2.1–2.2.11. pontban meghatározottakon túl a Minisztérium épületeibe egyéb okból belépő és ott tartózkodó személyekre

2.3. A Házirendben foglalt rendelkezések tárgyi hatálya a Minisztérium épületeiben tartózkodó személyek 1.2. pont szerinti tevékenységeire terjed ki.

2.4. A Házirend folyamatos naprakészen tartásának céljából történő felülvizsgálatáról a Minisztérium szervezetbiztonságért felelős szervezeti egysége gondoskodik.

3. Értelmező rendelkezések

3.1. A Házirend alkalmazásában

3.1.1. beléptető rendszer: a minisztériumi épületekben működő, a KEF által üzemeltetett, valamint karbantartott egységes komplex elektromechanikai-informatikai rendszer (Egységes Kormányzati Beléptető Rendszer) (a továbbiakban: EKBR), amely telepített ellenőrző pontok segítségével lehetővé teszi épületekbe történő személymozgások hely, idő és irány szerinti engedélyezését vagy tiltását, az események nyilvántartását, visszakeresését;

3.1.2. biztonságtechnikai ellenőrzés: a Főépületbe állandó belépési jogosultsággal nem rendelkező személy fémkereső kapun, valamint csomagjának röntgengépen történő átvilágítása, továbbá a média munkatársa által használt kép- és hangfelvétel rögzítéséhez szükséges technikai eszköz átvizsgálása;

3.1.3. csomag: mindazon az érintett személy birtokában lévő, általa fogott vagy testére rögzített, azon viselt olyan – a benne szállított tartalmával egységesen értendő és kezelendő – kellék, amely a benne elhelyezett tárgy szállítására vagy annak szállítása megkönnyítésére szolgál, és alkalmas továbbá arra, hogy e tárgyak külső szemlélő elől részben vagy egészben elfedve maradjanak;

3.1.4. küldemény: a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben meghatározott irat, minősített adatokat tartalmazó adathordozó, valamint az azokat tartalmazó csomag, futárzsák vagy erre szolgáló egyéb tárgy;

3.1.5. rendkívüli esemény: a kormányügyeleti rendszer létrehozásáról szóló 1324/2011. (IX. 22.) Korm. határozat 1. melléklet 20. pontjában szereplő események;

3.1.6. vendégkártya: a minisztériumi épületekbe belépésre jogosító, az adott napra érvényes, sorszámozott elektronikus belépési engedély.

4. Általános kötelezettségek

4.1. Általános magatartási szabályok

4.1.1. A munkatárs köteles a Minisztérium belső szabályzatait megismerni és azok rendelkezéseit betartani.

4.1.2. A munkatárs köteles a Minisztérium Adatvédelmi Szabályzatában, valamint Informatikai Biztonsági Szabályzatában meghatározott módon, haladéktalanul bejelenteni az adatvédelmi és informatikai biztonsági incidenst vagy annak gyanúját a Biztonsági Főosztály részére.

5. A Minisztérium épületeibe történő be- és kiléptetés rendje

5.1. A Minisztérium épületeibe a be- és kilépés a beléptető rendszerrel ellátott, biztonsági berendezéssel felszerelt főbejáraton keresztül történik.

5.2. A 2.1.1. pontban jelzett épület a védett személyek és a kijelölt létesítmények védelméről szóló 160/1996. (XI. 5.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 160/1996. (XI. 5.) Korm. rendelet] 1. § (2) bekezdés g) pontjában foglaltak szerint a létesítménybiztosítási intézkedés céljából kijelölt létesítmények körébe tartozik. A 2.1.1. pontban jelzett épületben az őrzés-védelmi feladatokat a Készenléti Rendőrség kijelölt szervezeti egysége (a továbbiakban: Őrség) az MFB Magyar Fejlesztési Bank Zártkörűen Működő Részvénytársaság biztonsági szolgálatával közösen látják el. A beléptetés a Nádor utca felőli, 0–24 óráig nyitva tartó főbejáraton történik. A 2.1.1. pontban jelzett épületbe (a továbbiakban: Őrséggel védett épület) történő be- és kilépésre vonatkozó egyéb előírásokat az 5.14. pont tartalmazza.

5.3. A Főépület és a 2.1.2. pont szerinti épület őrzés-védelmi és beléptetéssel kapcsolatos feladatait szerződéses biztonsági szolgálata látja el.

5.4. A Minisztérium épületeibe történő belépés, illetve benntartózkodás – figyelemmel a biztonsági és tűzvédelmi szabályokra – az arra jogosító, elektronikus jeladóval szerelt kártya, valamint egyéb okmányok használatával lehetséges, amelyek a következők:

5.4.1. a Minisztérium munkatársainak és a 2.2.1–2.2.12. pontban meghatározott személyeknek biztosított EKBR elektronikus belépési engedély,

5.4.2. a beléptető rendszer üzemszünete esetén az EKBR beléptetésre is szolgáló fényképes munkáltatói igazolvány,

5.4.3. a kormányzati szolgáltató szervezetek által foglalkoztatottaknak a Minisztérium épületeibe érvényesített elektronikus állandó fényképes belépőkártyája,

5.4.4. a Kit. 196. § (5) bekezdésében, 202. § (5) bekezdésében, valamint 224. § (2) bekezdésében nevesített igazolvány,

5.4.5. az 5.7. és 5.8. pont szerint belépésre jogosított személy igazolványa,

5.4.6. a vendég (visitor) kártya,

5.4.7. az 5.18.4.6. pontban meghatározott névjegyzék,

5.4.8. az Őrséggel védett épület üzemeltetője által kiállított belépőkártya.

5.5. Az 5.4.1. pontban foglalt belépővel (a továbbiakban: EKBR belépő) rendelkező személy a Minisztérium épületeibe, az 5.19.1. pontban foglaltak kivételével, személy és csomag technikai átvizsgálása nélkül léphet be, illetve ki.

5.6. A belépési jogosultsággal nem rendelkező személy (a továbbiakban: vendég) beléptetése a Főépületbe – a VIP beléptetés kivételével – csak személy és csomag technikai átvizsgálását követően történhet meg.

5.7. A Minisztérium épületeibe az alábbi személyek vendégkártya kiadása, illetve személy és csomag technikai átvizsgálása nélkül a főbejáraton léphetnek be:

5.7.1. a köztársasági elnök,

5.7.2. a Kit. 3. § (3) bekezdése szerinti politikai felsővezetők,

5.7.3. az Országgyűlés elnöke,

5.7.4. az Alkotmánybíróság elnöke,

5.7.5. a Kúria elnöke és elnökhelyettesei,

5.7.6. a Legfőbb Ügyész és helyettesei,

5.7.7. az alapvető jogok biztosa,

5.7.8. az Országgyűlés alelnökei,

5.7.9. az Állami Számvevőszék elnöke,

5.7.10. a Magyar Nemzeti Bank elnöke,

5.7.11. az Országos Bírósági Hivatal elnöke,

5.7.12. a 160/1996. (XI. 5.) Korm. rendelet 1. §-a szerinti védett személy kíséretében lévő személyek,

5.7.13. a védett személy biztosítását végző hivatásos rendőrök,

5.7.14. az Őrség és a személyvédelem szolgálati elöljárói,

5.7.15. előzetes egyeztetés alapján a külföldi védett vezetők és a kíséretükben lévő személyek.

5.8. A Minisztérium épületeibe az alábbi személyek vendégkártya kiadása mellett, illetve személy és csomag technikai átvizsgálása nélkül beléphetnek:

5.8.1. országgyűlési képviselők,

5.8.2. Magyarország európai parlamenti képviselői.

5.9.² A Minisztérium épületeibe az ott elhelyezett miniszteri biztos, a Minisztérium politikai és szakmai felsővezetői EKBR elektronikus belépési engedély használata nélkül léphetnek be.

5.10. Az 5.7. pontban meghatározott személy érkezéséről a biztonsági szolgálat a vendéget fogadó politikai vagy szakmai vezető kabinetjét vagy titkárságát haladéktalanul tájékoztatja, aki gondoskodik a személy fogadásáról és kíséretéről. A fogadó személy megérkezéséig a vendégekhez hasonlóan a belépésre jogosított személy is a számára kijelölt helyen várakozik.

5.11. Az 5.8. pontban meghatározott személy a minősített adatvédelemmel kapcsolatban akkreditált biztonsági területekre a vonatkozó jogszabályokban és az érintett szervezet biztonsági szabályzatában meghatározott feltételek mellett léphet be.

5.12. A Minisztérium épületeibe belépő személy köteles betartani az elektronikus beléptetésre, illetve az épületekben való tartózkodás rendjére vonatkozó szabályokat, és ezeknek megfelelően köteles az Őrség vagy a biztonsági szolgálat beléptetést végző munkatársaival együttműködni. A Házirend szövege a minisztériumi épületek vendégbeléptetésre kijelölt belépési pontján elérhető, és kérésre megtekinthető. A Minisztérium épületeibe történő belépéssel valamennyi belépő személy elfogadja és magára nézve kötelezőnek ismeri el a Házirend valamennyi rendelkezését, amelyekre az Őrség vagy a biztonsági szolgálat beléptetést végző munkatársa szükség esetén a belépő személy figyelmét külön felhívja.

5.13. A Minisztérium munkatársai és a vendégek a Minisztérium épületeibe belépni és ott tartózkodni munkanapokon 6:00 órától 20:00 óráig jogosultak. Munkanapokon 20:00 óra és 6:00 óra közti időszakban, szabadnapokon, valamint munkaszüneti napokon a Minisztérium épületeibe történő belépés és ott tartózkodás a Minisztérium főosztályvezető jogállású vezetőjénél alacsonyabb beosztású vezetők és alkalmazottak részére az érintett szervezeti egység vezetőjének aláírásával ellátott engedély alapján – az Őrség vagy a biztonsági szolgálat előzetes írásbeli tájékoztatását követően – biztosítható. Az Őrség vagy a biztonsági szolgálat és a kormányzati szolgáltató szervezetek által, továbbá a 2.2.11. pontban meghatározottak szerint foglalkoztatott személyekre a jelen pontban foglalt rendelkezések nem alkalmazhatóak.

5.14. A vendégkártya kiadása mellett, az 5.10. pontban foglalt kivételekkel a Főépületbe belépni csak technikai személy- és csomagátvizsgálás lefolytatását követően lehet. Akinek a belépése a Főépületbe technikai személy- és csomagátvizsgáláshoz kötött, annak a technikai személy- és csomagátvizsgálás során át kell haladnia a fémkereső kapun, valamint a csomagjait a bejáratnál rendszeresített csomagvizsgáló röntgengépbe be kell helyeznie, vagy az utóbbi berendezések rendelkezésre nem állása esetén a biztonsági szolgálat által végzendő személyes átvizsgálásban közre kell működnie. Ha a kötelezett ehhez nem járul hozzá, úgy a beléptetését a biztonsági szolgálat megtagadja.

5.15. A minisztérium épületeibe a munkavégzés megzavarására, akadályozására alkalmas eszköz nem vihető be, és a minisztérium épületeiben történő tartózkodás nem eredményezheti az épületekben elhelyezett szervek rendeltetésszerű működésének sérelmét. Ezen szabályok megsértése esetén a belépés vagy a benntartózkodás megtiltható, amely esetekben az Őrség, illetve a biztonsági szolgálat az érintettel szemben intézkedést kezdeményezhetnek.

5.16. Az Őrség vagy a biztonsági szolgálatok megtagadják azon személy beléptetését, akinek a belépésre jogosító okmány kiadásánál, illetve érvényesítésekor a személyazonossága nem állapítható meg, vagy azt a fogadó szervezeti egység vezetője nem igazolja.

5.17. Az Őrség vagy a biztonsági szolgálat rendkívüli esemény bekövetkezésekor késedelem nélkül tájékoztatja a Minisztérium biztonsági ügyeletét, amely haladéktalanul értesíti a közigazgatási államtitkárt.

5.18. Az állandó belépésre jogosító igazolványok, az EKBR belépők és a vendégkártya kiadása és használata során az alábbi szabályok betartásáról gondoskodni kell:

5.18.1. A minisztériumi épületek tekintetében állandó belépésre jogosító igazolványokról, EKBR belépőkről a rendszerbe állításuk előtt a szervezetbiztonságért felelős minisztériumi szervezeti egység mintát juttat el az Őrség vagy az adott biztonsági szolgálat részére.

5.18.2. A szervezetbiztonságért felelős szervezeti egység az EKBR belépő elvesztéséről szóló információ beérkezése esetén haladéktalanul intézkedik a belépőhöz rendelt belépési jogosultságok felfüggesztéséről, illetve visszavonásáról saját eljárásában vagy a beléptető rendszerrel kapcsolatos jogosultságok központi kezelését végző adatfeldolgozó útján.

5.18.3. Az elveszett EKBR belépő pótlásáig a belépés vendégkártya kiadásával biztosítható.

5.18.4. A vendégkártya igénylése és kiadása

5.18.4.1. A vendég részére a Minisztérium épületeibe történő belépéshez a beléptetést végző személyek egyszeri be- és kilépésre jogosító vendégkártyát adnak ki, a kártyák megszemélyesítéséhez szükséges személyes adatok felvétele vagy az EKBR nyilvántartásában már rendelkezésre álló ilyen adatok esetén azok ellenőrzése mellett.

5.18.4.2. A beléptetési feladatok ellátásához a szükséges mennyiségű kártyát a szervezetbiztonságért felelős szervezeti egység vagy az Őrséggel védett épület üzemeltetője biztosítja a biztonsági szolgálata számára.

5.18.4.3. A fogadó szervezeti egységnek előzetesen fel kell hívnia a vendégeik figyelmét arra, hogy érkezésüket az esetlegesen hosszabb beléptetési idő figyelembevételével tervezzék meg.

5.18.4.4. A vendég beléptetését a Minisztérium munkatársai kezdeményezhetik az elhelyezésükre szolgáló minisztériumi épületben a biztonsági szolgálatnál, az Őrséggel védett épület esetén az Őrség és a biztonsági szolgálat egyidejű tájékoztatása mellett. A tervezett programra meghívott vendég érkezését a fogadó szervezeti egység előre jelzi az adott biztonsági szolgálatnak, az Őrséggel védett épület esetén az Őrség és a biztonsági szolgálat egyidejű tájékoztatása mellett. Nem várt látogató érkezése esetén az Őrség, illetve a biztonsági szolgálat a fogadókészség fennállásáról minden esetben telefonon tájékozódik.

5.18.4.5. Legfeljebb 3 fő egy időben történő beléptetése igényelhető előzetesen telefonon az Őrségnél vagy a biztonsági szolgálatnál.

5.18.4.6. A 3 főt meghaladó egyidejű beléptetést a szervezetbiztonságért felelős szervezeti egység által rendszeresített, a Minisztérium belső intranetes felületén publikált „Adatlap névjegyzéken történő beléptetéshez” iratmintán kell kezdeményezni és továbbítani az Őrség vagy a biztonsági szolgálatok, illetve a szervezetbiztonságért felelős vezető részére tájékoztatás céljából.

5.18.4.6.1. A 3 főnél nagyobb létszámú vendég, csoport (különösen sajtótájékoztató, nagyobb létszámú rendezvény) érkezése esetén a beléptetést a Minisztérium vezető beosztású munkatársai kezdeményezhetik.

5.18.4.6.2.³ A Főépület és a 2.1.2. pont szerinti épület esetében vendégkártya kiadása, valamint személy és csomag technikai átvizsgálása nélküli beléptetés, valamint a 2.1.1. pont alatti épület esetében vendégkártya kiadása nélküli, VIP módon történő beléptetés igénylése esetén a VIP beléptetést a Minisztérium politikai vagy szakmai felsővezetője, miniszteri biztos vagy az általa megbízott személy saját hatás- és felelősségi körében elektronikus úton, írásban, a Biztonsági Főosztályon kezdeményezheti.

5.18.4.6.3. A 2.2.11. pont szerinti személyek beléptetését a szerződő szolgáltató szervezet vezető beosztású munkatársa kezdeményezheti a Biztonsági Főosztályon, melyet a teljesítés megkezdése előtt legalább 72 órával írásban meg kell küldeni.

5.18.4.6.3.1. A 2.2.11. pont szerinti személyeknek a Minisztérium épületeibe az 5.17. vagy az 5.18.5.8. pont szerint jelzett rendkívüli eseménnyel összefüggésben történő beléptetési igényét a szerződő szolgáltató szervezet vezető beosztású munkatársa a szervezetbiztonságért felelős szervezeti egységgel elektronikus úton történt írásbeli egyeztetést követően, az írásbeli egyeztetés tartalmát mellékelve jelzi az Őrség vagy az adott biztonsági szolgálat részére a beléptetés azonnali biztosítása érdekében.

5.18.4.6.3.2. Az 5.18.4.6.3.1. pontban foglaltak szerinti belépők munkavégzése az Őrség vagy az adott biztonsági szolgálat folyamatos felügyelete alatt történik.

5.18.5. Általános biztonsági szabályok

5.18.5.1. A Minisztérium épületeibe a belépő – az arra külön jogszabályban feljogosított személyek kivételével – lőfegyvert, továbbá a közbiztonságra különösen veszélyes eszközökről szóló 175/2003. (X. 28.) Korm. rendelet Mellékletében meghatározott eszközöket nem hozhat be.

5.18.5.2. A Minisztérium épületeiben a biztonsági szolgálat nem vehet át megőrzésre jogszerűen birtokban tartott lőfegyvert, illetve a közbiztonságra különösen veszélyes eszközöket, tárgyakat, ezért ezek birtokosának beléptetését addig megtagadja, amíg az eszközöket magánál tartja.

5.18.5.3. A minisztériumi épületekbe – az 5.7. pontban foglaltak kivételével – a vendég csak a fogadó szervezeti egység munkatársa kíséretében léphet be és ki. Az előírások teljesítését az Őrség és a biztonsági szolgálat ellenőrzi.

5.18.5.4. Vendég – az 5.7. pontban foglaltak kivételével – csak a fogadó szervezet munkatársa kíséretében közlekedhet és tartózkodhat a minisztériumi épületekben. A vendégek az Őrség vagy az adott biztonsági szolgálat szolgálatot teljesítő munkatársainak felszólítására az épület teljes területén kötelesek vendégkártyájukat haladéktalanul bemutatni, annak hiányában – belépésük körülményeinek tisztázásáig – az Őrség vagy az adott biztonsági szolgálat utasítására a recepción várakozni.

5.18.5.5. A minisztériumi helyiségekben a Minisztérium munkatársai részvételével lebonyolított rendezvények idején a meghívottak épületen belüli mozgását a rendezvény szervezéséért felelős, vagy abban társszervezőként, kapcsolattartóként közreműködő minisztériumi szervezeti egység munkatársai kötelesek figyelemmel kísérni.

5.18.5.6. A minisztériumi helyiségekben hivatali munkaidőn kívül szervezett rendezvények, az 5.18.5.5. pontban meghatározott körbe nem sorolható és 10 főt meghaladó vagy külföldi vendégek részvételével lebonyolított rendezvények idejére a meghívottak épületen belüli mozgását korlátozni kell, a helyszínhez legközelebb eső kiszolgálóhelyiségek (illemhelyek) használatának biztosítása mellett.

5.18.5.7. Az EKBR üzemen kívül helyezése vagy meghibásodása esetén a belépővel rendelkezők be- és kiléptetése vizuális ellenőrzéssel történik, amely során a biztonsági szolgálat munkatársának kérésére az EKBR belépőt ellenőrzés céljából részére át kell adni.

5.18.5.8. A minisztériumi épületekben való tartózkodás ideje alatt tapasztalt rendkívüli eseményt – különösen az emberi életet veszélyeztető bármilyen eseményt, tűzesetet, terrorcselekmény elkövetését vagy annak előkészületét, közmű meghibásodása során nagy anyagi kár bekövetkezésével fenyegető helyzetet – az észlelő köteles haladéktalanul jelezni az Őrségnek vagy az adott biztonsági szolgálatnak, valamint munkaidőben a szervezetbiztonságért felelős szervezeti egységnek.

5.18.5.9. Az épületek egyes különleges célokat szolgáló helyiségeibe, területrészeire (különösen Nyilvántartó, szerverszobák) csak az azt működtető szervezeti egységek kezdeményezésére, a szervezetbiztonságért felelős szervezeti egység által kiadott egyedi belépési engedéllyel rendelkezők jogosultak belépni.

5.18.5.10. A Minisztérium épületeibe élő állat – a rendvédelmi, katasztrófavédelmi szervek alkalmazásában lévő szolgálati kutya, illetve segítőkutya kivételével – kizárólag a szervezetbiztonságért felelős szervezeti egység előzetes engedélyét követően, az állattartó saját felelősségére vihető be.

5.19. A személyes csomag, az állami tulajdonú eszközök, az áruk és egyéb tárgyak szállítása

5.19.1. A minisztériumi épületekbe történő be- és kilépés esetén személyes csomagot – a kézitáskánál, aktatáskánál nagyobb méretű táskát, bőröndöt, dobozt, szokatlan formájú vagy különösen nagy terjedelmű tárgyat – a Minisztérium épületei területére történő bevitele, illetve onnan történő kivitele előtt technikai átvizsgálás céljából be kell mutatni, illetve ilyen irányú kérés esetén ellenőrzésre át kell adni az Őrség vagy az adott biztonsági szolgálat beléptetést végző munkatársának.

5.19.2. A csomagküldő szolgálatok által a Minisztérium épületeibe kézbesített személyes küldemény az Őrség vagy a biztonsági szolgálat általi átvizsgálás vagy vizuális ellenőrzés után, a címzett vagy meghatalmazottja által átvehető és a Minisztérium épületeibe bevihető. Az ilyen csomag tartalmának minisztériumi épületekből történő kivitelét az eredeti csomagolás és számlalevél megőrzésével, a biztonsági szolgálat részére történő bemutatással a címzett vagy meghatalmazottja végzi.

5.19.3. Az 5.19. pontban foglaltak nem vonatkoznak az Állami Futárszolgálat vagy a polgári és katonai titkosszolgálatok futárszolgálatainak feladatai ellátása során szállított csomagokra.

5.19.4. Az anyagok, eszközök, árucikkek mozgatását az Őrség vagy a biztonsági szolgálat részére bemutatott szállítólevéllel, a szolgáltató szervezet teljesítéséért, az ehhez kapcsolódó bevételezésért, kiadásért felelős minisztériumi szervezeti egység belépővel és az épületbe belépési jogosultsággal rendelkező munkatársa kíséretében kell lebonyolítani.

5.20. Munkavégzéssel összefüggő küldemények kézbesítése

5.20.1. A minisztériumi épületekben elhelyezett minisztériumi munkatársak, szolgáltató és egyéb szervezetek munkatársai a részükre munkavégzésükkel összefüggően címzett küldeményt – az 5.20.2. pontban foglaltak kivételével – közvetlenül az épületbe érkeztetve nem vehetik át, azt az 1055 Budapest, Honvéd utca 28. szám alatti Országgyűlési Levélátvevőbe kell irányítani. A biztonsági küldemény-ellenőrzést követően a küldeményt az Állami Futárszolgálat kézbesíti.

5.20.2. A Minisztérium épületei tekintetében petíciót átvenni – minden esetben kizárólag az Őrség által biztosítva – az Őrséggel védett épület recepcióján vehet át a címzett vagy az általa felhatalmazott személy.

5.20.3. A minisztériumi épületekbe a munkavégzéssel összefüggésben kézbesített küldeményeket, leveleket a biztonsági szolgálat nem vehet át, azok átvételének biztosítása érdekében értesíti a címzettet.

5.20.4. A Postabontóba megküldött küldemények esetében az Egyedi Iratkezelési Szabályzat szerint kell eljárni.

5.21. Beléptetési eljárásrend más központi államigazgatási szerv (a továbbiakban: Hatóság) munkatársának hatósági jogkörében történő ellenőrzés végrehajtása során történő beléptetése esetén

5.21.1. A Hatóság képviselője a közigazgatási hatósági jogkörében végzett ellenőrzés céljából kizárólag abban az esetben léphet be a Minisztérium épületeibe, ha belépésre jelentkezésekor az adott ellenőrzésre vonatkozó jogszabály előírásainak megfelelő hatósági igazolvánnyal és kifejezetten a közigazgatási hatósági jogkörében végzett ellenőrzésre feljogosító közokirattal (arcképes igazolvány, megbízólevél, hatósági határozat) igazolja kilétét, és megnevezi látogatása célját.

5.21.2. A beléptetést megelőzően az Őrség vagy az adott biztonsági szolgálat tagja értesíteni köteles a Minisztérium Biztonsági Főosztályának vezetőjét, illetve távolléte vagy akadályoztatása esetében a megbízottját (a továbbiakban: illetékes személy).

5.21.3. Az illetékes személy köteles a hatósági ellenőrzést végző személy belépésénél jelen lenni, addig a biztonsági szolgálat a beléptetést nem hajthatja végre.

5.21.4. Az illetékes személy köteles a Hatóság ellenőrzésének tényéről értesíteni a Minisztérium közigazgatási államtitkárát vagy annak helyettesét.

5.21.5. Az illetékes személy a hatósági ellenőrzést végző személyt az épületen belüli mozgásánál köteles folyamatosan kísérni, annak épületből történő távozásáig.

5.21.6. A Hatóság képviselője belépési jogosultságának gyakorlása nem eredményezheti az épületben végzendő szakmai feladatellátás rendeltetésszerű működésének aránytalan sérelmét, továbbá nem veszélyeztetheti a feladatellátás folyamatát és biztonságát.

6. Hivatali munkarend

6.1. A munkavégzés helyét munkaidőben elhagyni – a Kit. 121. § (1) és (2) bekezdésében, valamint 280. § (1) bekezdés 22. pontjában foglaltak figyelembevételével – csak a közvetlen vezető előzetes engedélyével lehet.

6.2. A Minisztérium munkatársa a távolmaradásról, késésről vagy egyéb akadályoztatásról haladéktalanul tájékoztatja a közvetlen vezetőjét.

6.3. A közigazgatási államtitkár a munkaidőre vonatkozó előírások teljesítését az EKBR által tárolt adatok vizsgálatával ellenőrizheti, e jog gyakorlását az általa kijelölt vezető részére is lehetővé teheti.

7. Az irodák használatának rendje

7.1. A hivatali helyiségek biztonsági besorolását és az ahhoz rendelt kötelező védelmi intézkedéseket az 1. függelékben foglalt táblázat tartalmazza.

7.2. A Minisztérium munkatársa a munkavégzésre szolgáló iroda bejárati ajtaját munkaidőben az iroda felügyelete hiányában, valamint a napi munkavégzés befejezését követően kulccsal bezárja. Az intézkedés végrehajtása érdekében az irodák bejárati ajtóihoz a megfelelő darabszámú zár és kulcs biztosításáról az azt használó szervezeti egység a KEF-től, az Őrséggel védett épület esetén pedig az épület üzemeltetőjétől történő megrendeléssel gondoskodik.

7.3. A különleges rendeltetésű, egyedi zárakkal, illetve elektronikus beléptetési rendszerrel ellátott, külön minisztériumi szabályozókban megjelölt irodahelyiségek kulcsait munkaidő végén – rendkívüli helyzet esetére tekintettel – pecsétnyomóval lezárt kulcsdobozban vagy hitelesen lezárt borítékban elhelyezett tartalékkulcs leadásával kell a biztonsági szolgálat részére átadni. A kulcsdobozon, borítékon fel kell tüntetni a benne tárolt kulcsokkal nyitható irodahelyiség(ek) számát, valamint a kulcsok felvételére jogosultak nevét.

7.4. A minisztériumi munkatárs a munkaterületén, irodájában elzáratlanul, könnyen hozzáférhető és elérhető módon iratokat, információkat nem tárolhat. A hivatali ügyintézéshez dedikált egyedi kulcskártyákat és azonosítókat használaton kívül és munkaidőn kívül egymástól függetlenül elzárva kell tárolni.

7.5. A nyomatmenedzsment rendszer vagy a nyomtató-, másolóeszköz használója gondoskodik arról, hogy az irodában vagy a folyosókon üzemeltetett készülékekkel előállított dokumentumokhoz, illetve azok jogosultság szerinti használatát lehetővé tevő, a minisztériumi munkatársak személyére dedikált, a NISZ által biztosított nyomtatókártyákhoz illetéktelen személy ne férjen hozzá.

7.6. A nyomatmenedzsment rendszerhez használt egyedi jogosultságokat tartalmazó nyomtatókártyák elvesztését, használhatatlanná válását azonnal jelenteni kell a NISZ Ügyfélszolgálatán a jogosultság visszavonása, illetve új jogosultság kiadása céljából.

7.7. Felújítási munkálatok idejére az informatikai, illetve műszaki eszközöket a minisztériumi szervezeti egység egy másik irodahelyiségében vagy az erre kijelölt minisztériumi helyiségben kell elzárva tárolni. A felújítás miatt a folyosóra ideiglenesen kikerülő bútorokra az azokat használó szervezeti egység megnevezését, az irodahelyiség számát, továbbá azt a tényt, hogy csak felújítás idejére ideiglenesen kikerült bútorok, az illetékes szervezeti egység feltünteti.

7.8. Az állami tulajdon védelme mellett a magántulajdonú vagyontárgyak fokozott megóvására is törekedni kell. A Minisztérium épületeinek folyosóin, közös használatú területein ezen tárgyak nem tárolhatók, azokat elsősorban a munkavégzésre kijelölt irodahelyiségekben, zárható irodabútorban, ha pedig a magántulajdonú tárgyak elhelyezésére a Minisztérium épületeiben arra kijelölt hely áll a rendelkezésre, azokat ott kell elhelyezni.

7.9. Az irodahelyiségekben nagyobb áramigényű berendezések, konyhai eszközök használata tilos. Az irodai munkát támogató kiegészítő eszközök (különösen iratmegsemmisítő) csak a KEF általi beszerzést követően, a KEF munkatársai általi üzembe állítás után, az üzembe állítás helyszínén, a beüzemelés során alkalmazott beállítások megtartása mellett használhatók.

7.10. Munkahelyre bevitt eszköz

7.10.1. A munkatárs számára a munkavégzéshez szükséges eszközt a Minisztérium szolgáltatókon keresztül (KEF, NISZ) biztosítja, a munkatárs a munkavégzéséhez saját eszközt csak saját felelősségi körén belül, a 7.10.2. pontban meghatározott kereteken belül használhat.

7.10.2. A saját informatikai eszköz használata kizárólag az Adatvédelmi Szabályzattal, valamint az Informatikai Biztonsági Szabályzattal összhangban lehetséges.

7.11. Ha a munkatárs elszámolási kötelezettséggel átvett eszközében, a munkavégzésre kijelölt irodában vagy a bútorzatban kár következik be, vagy az eszköz eltűnik, megsemmisül vagy megrongálódik, a munkatárs köteles a káresemény bekövetkezésétől vagy annak észlelésétől számított két munkanapon belül értesíteni a közvetlen munkahelyi vezetőjét, valamint az eszköz tulajdonosának ügyfélszolgálatát (NISZ vagy KEF) és a Biztonsági Főosztályt (kárbejelentési kötelezettség).

8. Általános biztonsági intézkedések

8.1. A Minisztérium munkatársa a szabályzat területi hatálya alá tartozó minisztériumi épületek vonatkozásában a személyi és vagyonbiztonságot, valamint az adat- és információbiztonságot veszélyeztető cselekményről, jelenségről tudomására jutó információkról a Biztonsági Főosztályt haladéktalanul tájékoztatja.

8.2. A Minisztérium munkatársai kötelesek a mindennapi munkavégzésük során minden esetben az Adatvédelmi Szabályzattal, valamint az Informatikai Biztonsági Szabályzattal összhangban eljárni.

8.3. A szabályzat területi hatálya alá tartozó minisztériumi épületek, telephelyek teljes területén tilos a nyílt láng és egyéb tüzet okozó eszköz használata, beleértve a különböző füstölők, gyertyák, illóolaj hevítők és egyéb, fokozott hőleadást végző tárgyak és eszközök elhelyezése.

9. A tárgyalók használatának rendje

9.1. A Minisztérium épületeiben lévő tárgyalók bejárati ajtóit – az elhelyezett nagy értékű intézményi vagyontárgyak, technikai eszközök megóvása érdekében – a rendezvények megtartásának idején túl munkaidőben és munkaidőn kívül is kulcsra kell zárni.

9.2. A Minisztérium szervezeti egységeinek részéről közösen használt tárgyalók kulcsait az erre kijelölt szervezeti egység kezeli. Igénybevételük esetén a rendezvény szervezéséért felelős szervezeti egység gondoskodik a helyszínek nyitásáról és zárt állapotban történő hátrahagyásáról.

10. A teakonyhák használatának rendje

10.1. A Minisztérium munkatársa – a kizárólagos politikai és szakmai felsővezetői teakonyha kivételével – az irodájához legközelebb eső teakonyhát és az ott elhelyezett, KEF által biztosított eszközöket, kiegészítőket jogosult használni.

10.2. A vízforralók, kávéfőzők, kenyérpirítók, szendvicskészítők, egyéb konyhai kisgépek és az étkezés vagy italfogyasztás előkészítését szolgáló elektronikai és más eszközök kizárólag a teakonyhákban, valamint a politikai és szakmai felsővezetők titkárságán üzemelhetők be.

10.3. A politikai és szakmai felsővezetők részére, valamint a protokolleseményekhez biztosított szervizkészleteket, ellátmányokat a teakonyhákban, zárható szekrényekben, kulcsra zártan, ennek hiányában a titkárságokon ugyanígy kell tárolni.

10.4. A teakonyhák ajtóinak kulccsal történő bezárásáról a hivatali munkaidő leteltével a használó szervezeti egységek kijelölt munkatársai gondoskodnak.

10.5. Az épületben étkezni elsősorban az erre a célra szolgáló helyiségekben lehet. Az irodákban étel, ital fogyasztása kizárólag úgy megengedett, hogy az a munkavégzést ne zavarja, a hivatali számítástechnikai eszközök, ügyiratok, a KEF által biztosított irodabútorok és az irodahelyiség épségét és tisztaságát ne veszélyeztesse.

10.6. Az irodai étel-, italfogyasztás esetén az étkezési maradékokat, az egyszer használatos ételhordozó és csomagolóanyagokat a teakonyhákban található szemetesekben kell elhelyezni.

11. Öltözködés

11.1. A Minisztérium munkatársai kötelesek az alkalomnak, évszaknak, időjárásnak megfelelő öltözékben, ápoltan, a közszolgálati hivatáshoz méltó, konszolidált öltözékben megjelenni, az adott napi találkozóikat is figyelembe véve. A Minisztérium munkatársai az irodahelyiségben szükség szerint a tárgyalásokon, illetve a hivatalos eljárásokhoz szükséges megjelenéshez, valamint az adott napi munkafeladatokhoz megfelelő ruhadarabokat tárolhatnak.

11.1.1. Nem viselhető szélsőséges divatirányzatokat követő stílusú ruházat, hivalkodó ékszer.

11.1.2. Az öltözetnek takarnia kell a köldököt, valamint a testékszert. Tartózkodni kell a kirívó hajviselettől, hajszíntől.

11.1.3. Az öltözködési szabályok betartatásáról az önálló szervezeti egység vezetője köteles gondoskodni.

11.2. Sportosan elegáns stílusú öltözék viselése megengedett, ha nincs olyan tárgyalás, egyéb megbeszélés, amely konszolidált megjelenést tesz indokolttá.

11.3. Azokon a munkanapokon, amikor pénteki munkarend van érvényben, megengedett a könnyebb viselet, azonban ilyenkor is konszolidált öltözetben kell megjelenni.

11.4. Az öltözködési követelményektől eltérni az országos tisztifőorvos által elrendelt hőségriasztás időtartama alatt, illetve egyéb indokolt esetben (különösen: külső helyszínen történő terepbejárás esetén) lehet.

11.5. Az országos tisztifőorvos által elrendelt hőségriasztás idején – a köz- vagy protokolláris szereplést ide nem értve – könnyített nyári ruházat viselhető, azzal a feltétellel, hogy a nyári ruházat a 11.1. pontban foglaltak értelmében a Minisztérium megítélését nem ronthatja.

12. Hirdetmények, plakátok elhelyezése, kereskedelmi tevékenység

12.1. A Minisztérium épületeiben csak az erre a célra kialakított fali táblákon helyezhetők el magáncélú hirdetések, közlemények, illetve közérdekű információkat tartalmazó hirdetmények.

12.2. Közérdekű információkat tartalmazó hirdetmények, plakátok a szervezetbiztonságért felelős szervezeti egységhez történő megküldést és a közigazgatási államtitkári titkárság vezetője általi jóváhagyást követően helyezhetők el a liftek közvetlen környezetében is, úgy, hogy az elhelyezés módja a Minisztérium épületeinek és berendezéseinek állagát ne rongálja, illetve azok használatát ne akadályozza.

12.3. Nem helyezhető el a minisztériumi épületekben kereskedelmi vagy reklámcélú hirdetés, kereskedelmi tevékenység pedig a minisztériummal megkötött külön megállapodás hiányában nem folytatható.

12.4. A már nem aktuális kihelyezett hirdetések, plakátok eltávolításáról minden esetben az elhelyező gondoskodik.

13. Dohányzás

13.1. A nemdohányzók védelméről és a dohánytermékek fogyasztásának, forgalmazásának egyes szabályairól szóló 1999. évi XLII. törvény rendelkezéseinek a Minisztériumban történő végrehajtása érdekében a Minisztérium épületeinek teljes területén – az erre a célra kijelölt dohányzási hely kivételével –, így az irodai, mellék- és egyéb helyiségekben, a folyósokon és lépcsőházakban tilos a dohányzás, az elektronikus cigaretta vagy a dohányzást imitáló elektronikus eszköz használata.

13.2. A Minisztérium épületeinek bejárati előtereiben jól látható, magyar nyelvű felirattal és egyéb jelzéssel (piktogram) kell felhívni a figyelmet a dohányzási tilalomra.

14. Energiatakarékosság, környezethasználat

14.1. Az irodák, közös helyiségek hosszabb időre történő elhagyásakor a világítást le kell kapcsolni, és a nyílászárókat be kell zárni.

14.2. Az ablakokat az olyan helyiségekben, ahol senki nem tartózkodik, zárva kell tartani, különös tekintettel a hivatali munkavégzésen kívüli időszakra.

14.3. A készenléti üzemmóddal rendelkező elektromos eszközöket a munkavégzés befejezését követően – lehetőség szerint – ki kell kapcsolni.

14.4. A számítógépeket a munkavégzés befejezését követően – eltérő rendelkezés hiányában – kötelező, az azokon végzett munka hosszabb – legalább 4 órás –, de a munkavégzés befejezésének idejét el nem érő megszakításának idejére pedig ajánlott kikapcsolni.

14.5. A Minisztérium munkatársai – ha az lehetséges – a hulladékokat fajtánként elkülönítve gyűjtik a kihelyezett szelektív hulladékgyűjtőkben.

14.6. Az iratmegsemmisítőkben keletkezett papírhulladékot a napi takarítás során a takarító személyzet összegyűjti és elhelyezi a szelektív gyűjtésre kialakított tárolóban.