4/2024. (VII. 25.) KTM KÁT utasítás

1. § (1) A Közigazgatási és Területfejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) elkötelezett az állami szervek működésébe vetett közbizalom növelése iránt, elismerve a panasz és a közérdekű bejelentés jelentőségét az állam működésének átláthatóbbá tételében. Jelen utasítás célja, hogy meghatározza a Minisztérium panaszkezelésekkel és közérdekű bejelentéssekkel kapcsolatos egységes eljárási folyamatát, biztosítva a panaszosok, valamint a közérdekű bejelentők védelmét, valamint hogy hozzájáruljon a panaszok és közérdekű bejelentések átlátható, hatékony kezeléséhez és kivizsgálásához. Jelen utasítás a Minisztérium részére érkezett panaszokra és közérdekű bejelentésekre vonatkozó szabályokat határozza meg.

(2) A szabályzat hatálya a Minisztérium valamennyi szervezeti egységére, valamint foglalkoztatottjára kiterjed.

2. § A szabályzat alkalmazásában

3. § (1) Panasz és közérdekű bejelentés írásban és szóban egyaránt benyújtható.

(2) Az írásban érkező panaszt és közérdekű bejelentést a Minisztérium a honlapon megjelölt postacímen vagy elektronikus címen fogadja.

(3) A szóbeli panaszt vagy közérdekű bejelentést írásba kell foglalni, melyről jegyzőkönyv felvételére kerül sor, amely tartalmazza

(4) A jegyzőkönyv másodpéldánya a panaszos részére átadásra kerül. A jegyzőkönyv mellékletét képezi a panasz alátámasztásához szükséges, a panaszos birtokában lévő olyan dokumentumok másolata, amely a Minisztériumnak nem áll a rendelkezésére, de szükséges a panasz kivizsgálásához.

(5) Szóbeli panasz és közérdekű bejelentés megtételére személyesen, előzetesen egyeztetett időpontban van lehetőség, melyet a honlapon megjelölt elektronikus címen lehet kezdeményezni.

(6) A panaszos és a közérdekű bejelentő figyelmét – a szóban tett vagy személyesen benyújtott írásbeli panasz vagy közérdekű bejelentés esetén – fel kell hívni a rosszhiszemű panasz és bejelentés következményeire, a panasz és a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik. A panaszost és a bejelentőt arról is tájékoztatni kell, hogy a név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés vizsgálata mellőzhető.

4. § (1) A közérdekű bejelentés és panasz kivizsgálása és megválaszolása a Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata szerint hatáskörrel rendelkező szervezeti egység (a továbbiakban: szervezeti egység) feladata.

(2) A közérdekű bejelentést vagy panaszt a szervezeti egység erre kijelölt munkatársa (a továbbiakban: ügyintéző) vizsgálja meg.

(3) Ha a panaszt vagy a közérdekű bejelentést nem az eljárásra jogosult szervnél tették meg, a szervezeti egység a panaszt vagy a közérdekű bejelentést a beérkezésétől számított nyolc napon belül az eljárásra jogosult szervhez teszi át, melyről a panaszost vagy a közérdekű bejelentőt értesíti.

5. § (1) A 4. § szerinti közérdekű bejelentést vagy panaszt a Minisztérium a beérkezéstől számított harminc napon belül vizsgálja ki.

(2) Ha a közérdekű bejelentés jogszabály megalkotására vagy módosítására irányuló javaslatot tartalmaz, azt a Minisztérium a hatáskörrel rendelkező személynek vagy szervnek is megküldi.

6. § (1) Amennyiben az ügyintéző az 5. § (1) bekezdése szerinti vizsgálat során észleli, hogy a válaszlevél elkészítésében több szervezeti egység is érintett, haladéktalanul gondoskodik a közérdekű bejelentés vagy panasz érintett szervezeti egységhez történő továbbításáról.

(2) Az (1) bekezdés szerinti esetben az ügyintéző gondoskodik a szervezeti egységek által közölt információkat tartalmazó egységes válaszlevél elkészítéséről és a bejelentő vagy a panaszos részére történő továbbításáról.

7. § (1) Ha a panasz vagy a közérdekű bejelentés elintézését megalapozó vizsgálat előreláthatólag harminc napnál hosszabb ideig tart, a szervezeti egység erről soron kívül tájékoztatja a bejelentőt az elintézés várható időpontjának és a vizsgálat meghosszabbítása indokainak egyidejű megjelölésével.

(2) A panasz vagy a közérdekű bejelentés elintézésének határideje az (1) bekezdés szerinti esetben sem haladhatja meg a hat hónapot.

8. § (1) A korábbival azonos tartalmú, ugyanazon panaszos vagy közérdekű bejelentő által tett ismételt panasz vagy közérdekű bejelentés vizsgálata mellőzhető.

(2) A panasz vizsgálata mellőzhető akkor is, ha a panaszos a sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzéstől számított hat hónap után terjesztette elő panaszát.

(3) A sérelmezett tevékenység vagy mulasztás bekövetkeztétől számított egy éven túl előterjesztett panasz vizsgálatát a Minisztérium elutasítja.

(4) Az azonosíthatatlan személy által tett panasz vagy közérdekű bejelentés vizsgálatát – kivéve, ha a panasz vagy a közérdekű bejelentés alapjául súlyos jog- vagy érdeksérelem szolgál – a Minisztérium mellőzi.

(5) Ha az azonosíthatatlan személy által tett panasz vagy közérdekű bejelentés tartalmából megállapítható, hogy az a szervezeti integritást sértő esemény bejelentésének minősül, a Minisztérium a továbbiakban a visszaélés-bejelentő rendszer kezelésének rendje alapján jár el.

9. § A panasz vagy a közérdekű bejelentés alapján − ha alaposnak bizonyul − gondoskodni kell

10. § (1) A közérdekű bejelentésre vagy panaszra válaszul készített bármely tartalmú tájékoztatást vagy áttételt a hatáskörrel rendelkező szervezeti egység kiadmányozza.

(2) A bejelentő jelen szabályzatban meghatározottak szerinti értesítése kizárólag írásban történhet. Az írásbeli értesítés elektronikus levélben is történhet, amennyiben az igénylő ilyen elérhetőséget megadott.

11. § Az ügy lezárását, áttételét, valamint a vizsgálatot követően a bejelentő személyes adatainak az ügyiratból felismerhetetlenné tételéről – anonimizálás útján – haladéktalanul intézkedni kell.

12. § (1) A panaszos vagy a közérdekű bejelentő személyes adatai – kivéve, ha bűncselekményre vagy szabálysértésre utaló körülmény merül fel, vagy alaposan valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt okoz − csak a panasz vagy a közérdekű bejelentés alapján érintett szervezeti egység részére adhatóak át.

(2) A panaszos és a közérdekű bejelentő személyes adatai az adatkezeléssel érintett egyértelmű írásbeli hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra.

(3) A személyes adatok panaszkezelés céljából történő kezelése során a Minisztérium az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályokban és a Minisztérium mindenkori személyes adatok védelméről szóló szabályzatában lefektetett alapelvek és követelmények figyelembevételével jár el.

(4) Ha a közérdekű bejelentés természetes személyre vonatkozik, az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény vonatkozó rendelkezése alapján e természetes személyt megillető, a személyes adatairól való tájékoztatáshoz való joga gyakorlása során a közérdekű bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.

13. § (1) Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a panaszos vagy a közérdekű bejelentő rosszhiszeműen, döntő jelentőségű valótlan információt közölt, és ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, vagy alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, ebben az esetben a személyes adatait a Minisztérium az eljárás kezdeményezésére, lefolytatására és a vizsgálat alapján jogkövetkezmény meghozatalára jogosult szerv vagy személy részére, annak kérelmére átadja.

(2) Ha a vizsgálat alapján intézkedés megtételére kerül sor – ideértve a panaszos vagy bejelentő személlyel szemben jogi eljárás vagy egyéb intézkedés megtétele miatti intézkedést is –, a bejelentésre vonatkozó adatok a panasz vagy a bejelentés alapján indított eljárás(ok) jogerős lezárásáig kerülnek kezelésre.

14. § A panaszost vagy a közérdekű bejelentőt nem érheti hátrány a panasz vagy a közérdekű bejelentés megtétele miatt. Minden, a közérdekű bejelentő számára hátrányos intézkedés, amelyre a közérdekű bejelentés miatt kerül sor – a rosszhiszemű bejelentés esetére vonatkozó kivételekkel –, jogellenesnek minősül akkor is, ha egyébként jogszerű lenne.

15. § (1) A közérdekű bejelentést a közérdekű bejelentések védett elektronikus rendszerében is meg lehet tenni.

(2) A közérdekű bejelentések megtételére és nyilvántartására szolgáló elektronikus rendszer üzemeltetéséről az alapvető jogok biztosa gondoskodik.

16. § (1) A védett elektronikus rendszeren keresztül érkezett közérdekű bejelentés és panasz kezelése a Parlamenti Kapcsolatok Főosztályának (a továbbiakban: Főosztály) feladata.

(2) A Főosztály megvizsgálja, hogy a válaszlevelet mely szervezeti egység bevonásával szükséges elkészíteni, ezt követően a bejelentés az érintett szervezeti egységhez kerül továbbításra a válaszlevél előkészítése érdekében.

(3) A szervezeti egység a válaszlevél-tervezetet a közérdekű bejelentés vagy panasz továbbításával egyidejűleg meghatározott határidőn belül megküldi a Főosztály részére.

(4) A Főosztály összefogja a közérdekű bejelentések védett elektronikus rendszerében előterjesztett közérdekű bejelentésekre a Minisztérium más szervezeti egységei részéről készített válaszokat, valamint – a jogi ügyekért felelős helyettes államtitkár és a parlamenti államtitkár jóváhagyását követően – gondoskodik a válaszok elektronikus rendszerben történő rögzítéséről.

17. § A panasz vagy a közérdekű bejelentés tartalma, valamint az abban érintett természetes személyre, jogi személyre vonatkozó információk kizárólag a válaszlevél elkészítésében feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egységekkel vagy munkatársakkal oszthatók meg.

18. § A közérdekű bejelentő az elektronikus rendszer útján az alapvető jogok biztosánál tett közérdekű bejelentése során kérheti, hogy személyes adatai kizárólag az alapvető jogok biztosa és hivatala számára legyenek hozzáférhetőek, mely esetben az alapvető jogok biztosa a közérdekű bejelentést kivonatolja annak érdekében, hogy az a közérdekű bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatot ne tartalmazzon. A kivonat továbbításra kerül az eljárásra jogosult szerv számára.

19. § Amennyiben a közérdekű bejelentő kéri, hogy személyes adatai ne legyenek hozzáférhetőek,

20. § Az eljárásra jogosult szerv az általános szabályok szerint köteles a közérdekű bejelentést intézni, azzal az eltéréssel, hogy az intézkedéseiről szóló tájékoztatást – ennek keretében a közérdekű bejelentés vizsgálatának mellőzéséről szóló tájékoztatást, valamint a hatáskör hiányáról szóló tájékoztatást is – az elektronikus rendszerben rögzíti.

21. § (1) A Főosztály a védett elektronikus rendszeren keresztül érkezett panaszokról, közérdekű bejelentésekről és azok megoldását szolgáló intézkedésekről nyilvántartást vezet.

(2) A nyilvántartás a következő adatokat tartalmazza:

(3) A nyilvántartás vezetése érdekében a közérdekű bejelentés és panasz megválaszolására hatáskörrel rendelkező szervezeti egység a beérkezett közérdekű bejelentésről és annak megoldását szolgáló intézkedésekről havi rendszerességgel adatot szolgáltat a Főosztály kijelölt munkatársa számára, a (2) bekezdésben meghatározott adattartalommal.

22. § A szervezeti egységek vezetői a jelen szabályzat hatálybalépését követő tizenöt napon belül kijelölik a szervezeti egység azon munkatársát, akinek feladatát képezi a benyújtott panaszok és közérdekű bejelentések jelen szabályzatban meghatározottak szerinti intézése, és e személy nevét megküldik a Szervezetbiztonsági és Dokumentációs Főosztály kijelölt munkatársa részére.

23. § A szervezeti egységek vezetői a szabályzatban szereplő határidők betartásával és a szükséges adatok megküldésével gondoskodnak arról, hogy a közérdekű bejelentések és panaszok intézése megfeleljen a panaszokról és közérdekű bejelentésekről szóló 2023. évi XXV. törvény, valamint jelen szabályzat rendelkezéseinek.

24. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.