5/2024. (VI. 28.) KIM utasítás

1. § (1) Az utasítás személyi hatálya kiterjed a Kulturális és Innovációs Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) kormánytisztviselőire, munkavállalóira és minden munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló munkatársára (a továbbiakban együtt: foglalkoztatott).

(2) Az utasítás területi hatálya kiterjed a Minisztérium hatályos Szervezeti és Működési Szabályzatában rögzített székhelyére és telephelyeire.

2. § (1) Értelmező rendelkezések

(2) Az utasítást a Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatával összhangban kell értelmezni és alkalmazni.

3. § Bélyegzők használatára az utasítás személyi hatálya alá tartozó foglalkoztatottak az utasításban meghatározott feltételek szerint jogosultak.

4. § (1) Szigorú számadású bélyegzők

(2) Rendszeresített, nem szigorú számadású bélyegző a fejbélyegző és az ügyviteli bélyegző.

(3) Az (1) és (2) bekezdésben felsorolt bélyegzők magyar nyelven készülnek, külön indokolással ellátott igénylés esetén idegen nyelven is elkészíttethetőek.

5. § (1) A Minisztérium hivatalos bélyegzője Magyarország címerével ellátott magyar nyelvű körbélyegző.

(2) A Minisztérium állami vezetői (miniszter, közigazgatási államtitkár, államtitkár, helyettes államtitkár) a tisztségüket, illetve beosztásukat megjelölő, Magyarország címerével és a „Kulturális és Innovációs Minisztérium” szöveggel ellátott körbélyegzőt használnak.

(3) A szervezeti egységek körbélyegzőjén felül a „Kulturális és Innovációs Minisztérium”, alul a szervezeti egység hivatalos megnevezése vagy – a lenyomatában is megjelenő – egyéb egyedi jelzés szerepel.

(4) Körbélyegző az állami vezetőnek vagy a szervezeti egységnek a feladat- és hatáskörébe tartozó kiadmányán a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható.

(5) Az azonos feliratú körbélyegzőket az azonosíthatóság érdekében – a lenyomatában is megjelenő – egyedi jelzéssel kell ellátni, és ennek megfelelően kell nyilvántartani.

6. § (1) Az ellenjegyzésre szolgáló bélyegzők a Minisztérium iratain történő jogi vagy pénzügyi ellenjegyzés igazolására szolgálnak.

(2) Az ellenjegyzésre szolgáló bélyegző csak aláírással együtt, az aláíró nevének és az ellenjegyzés dátumának feltüntetésével használható.

7. § (1) A személyi pecsétnyomókat a páncél- és lemezszekrények, valamint a kulcsdobozok lezárására kell használni.

(2) A személyi pecsétnyomó lenyomata a lezárás után a gyurmalakat sértetlenségét bizonyítja.

(3) A személyi pecsétnyomó használatára az igénylő szervezeti egység vezetőjének felhatalmazásával kerülhet sor.

8. § (1) A fejbélyegző a „Kulturális és Innovációs Minisztérium” felirattal ellátott téglalap alakú bélyegző, amely tartalmazhatja továbbá

(2) A fejbélyegző akkor használható, ha a szervezeti egységnek nem áll rendelkezésére nyomdai úton előállított, a szervezeti egységet mint feladót megjelölő boríték.

(3) A fejbélyegző a kimenő küldemények borítékán a feladó jelölésére használható.

9. § (1) Az ügyviteli bélyegzők az iratkezeléssel összefüggő tevékenység hatékony és egységes ellátását szolgálják.

(2) Az ügyviteli bélyegzőket a hivatalos levelezésben, kiadmányokon, valamint az iratokról készített másolatok hitelesítésére lehet használni.

(3) Ügyviteli bélyegzőként használható

10. § (1) Bélyegző igénylésekor az 1. melléklet szerinti igénylőlapot kell kitölteni és megküldeni a bélyegző-nyilvántartásért felelős szervezeti egység, a Szervezetbiztonsági, Informatikai és Dokumentációs Főosztálynak (a továbbiakban: Nyilvántartó).

(2) Az 1. melléklet szerinti igénylőlapot a Nyilvántartó nyilvántartásba veszi, és ellenőrzi a megrendelés szabályszerűségét. Ha hibát vagy hiányosságot észlel, az 1. melléklet szerinti igénylőlapot visszaküldi a megrendelőnek. Szabályszerű igénylés esetén a Nyilvántartó intézkedik a bélyegző megrendeléséről.

11. § (1) A Nyilvántartó a szigorú számadású bélyegzőket az iratkezelési segédletnek minősülő Bélyegző-nyilvántartó könyvben veszi nyilvántartásba.

(2) A nyilvántartásba vételt követően a szigorú számadású bélyegzőt átvevő személy aláírásával igazolja, hogy az igénylő szervezeti egység vezetőjének felhatalmazásával a bélyegző használatára jogosult.

(3) A szervezeti egység vezetője köteles intézkedni a bélyegző használójának személyében bekövetkező változásnak Nyilvántartó felé történő írásbeli bejelentetéséről. A bejelentés alapján a Nyilvántartó intézkedik a változás rögzítéséről a nyilvántartásban.

12. § A nem szigorú számadású bélyegzők kiadása az 1. melléklet szerinti igénylőlapon történik.

13. § Megbízási szerződéssel foglalkoztatott személy részére szigorú számadású bélyegző nem igényelhető.

14. § (1) Ha az a személy, aki részére a bélyegző kiadásra került, észleli, hogy a bélyegzője elveszett, vagy azt eltulajdonították, írásban köteles haladéktalanul értesíteni a Nyilvántartót. A Nyilvántartó tájékoztatása alapján a Kodifikációs Főosztály intézkedik a bélyegző letiltásáról szóló hirdetmény megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben. A megjelentetéssel kapcsolatban felmerült költségek azt a személyt terhelik, akinél a felróhatóság megállapítható.

(2) A Nyilvántartó a bélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a Bélyegző-nyilvántartó könyvben rögzíti, és intézkedik a bélyegző pótlásáról.

(3) A leadott vagy megkerült bélyegzőt a Nyilvántartó visszaveszi, szükség esetén selejtezi. Elszámolási kötelezettség alá tartozó, személyre kiosztott szigorú számadású bélyegző esetén ennek tényét a Bélyegző-nyilvántartó könyvben felvezeti.

15. § (1) Ha a bélyegző elhasználódott, megrongálódott vagy megsemmisült, illetve a szervezeti egység elnevezése változott, akkor a szervezeti egység vezetője a Nyilvántartónál írásban, indokolással ellátva köteles kezdeményezni a bélyegző cseréjét.

(2) Szigorú számadású bélyegző cseréje során az elhasználódott, megrongálódott bélyegzőt le kell adni a Nyilvántartónak.

16. § (1) Az áthelyezés, a tartós távollét, a jogviszony megszűnése, továbbá beosztás-, munkakörváltozás esetén a szigorú számadású bélyegzőt felvett foglalkoztatottat elszámolási kötelezettség terheli, a birtokában lévő bélyegzőt a Nyilvántartónak le kell adnia.

(2) A szigorú számadású bélyegző használójának személyében történő változás esetén a 11. § (2) és (3) bekezdésében leírtakat kell alkalmazni.

(3) A nem szigorú számadású bélyegzőket a Nyilvántartó átveszi, ha a bélyegző

(4) A leadott nem szigorú számadású bélyegzők megsemmisítéséről – darabszám szerinti elszámolással – a Nyilvántartó gondoskodik.

(5) A leadott szigorú számadású bélyegzők jegyzőkönyv alapján történő megsemmisítését, illetve ezen ténynek a Bélyegző-nyilvántartó könyvben történő rögzítését a Nyilvántartó végzi.

17. § A Nyilvántartó minden évben legalább egy alkalommal ellenőrzi a szigorú számadású bélyegzők meglétét és sértetlenségét. Az ellenőrzésről jegyzőkönyv készül.

18. § (1) A lemez- és páncélszekrény, valamint széf a szervezeti egység vezetője által indokolt esetben, így különösen a minősített, a védendő iratok és adatok, az adathordozók és egyéb, a munkavégzéshez kapcsolódó értékek tárolása céljából igényelhető.

(2) A minősített adatok tárolása a Nemzeti Biztonsági Felügyelet működésének, valamint a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 90/2010. (III. 26.) Korm. rendelet 24. §-a szerinti biztonsági tároló előírásainak megfelelően és kizárólag a Nyilvántartó által jóváhagyott és nyilvántartásba vett biztonsági tárolóban engedélyezett.

(3) Lemez- és páncélszekrény, továbbá széf rendeléséhez az „Igénylőlap lemez-, páncélszekrény és széf rendeléséhez, mozgatásához” című, 2. melléklet szerinti igénylőlapot kell kitölteni, és megküldeni a Nyilvántartónak.

(4) Széf, lemezszekrény vagy páncélszekrény (a továbbiakban együtt: tárolóeszköz) megrendeléséhez az igénylőnek a (3) bekezdésben meghatározottakon túl a műszaki paramétereket is meg kell adnia.

(5) Ha a megrendelés szabályszerű és indokolt, a Nyilvántartó vezetője engedélyezi a tárolóeszköz megrendelését, továbbá intézkedik az új igény érvényesítéséről.

19. § A 18. § (3) bekezdése szerinti igény teljesülésének, a tárolóeszköz használatba vételének tényét a szervezeti egység vezetője köteles a Nyilvántartó részére írásban jelezni.

20. § (1) A Nyilvántartó tárolóeszköz-nyilvántartást vezet.

(2) A nyilvántartás tartalmazza a tárolóeszköz

21. § (1) A Nyilvántartó

(2) A kódzáras tárolóeszköz működéséhez használt kódokat lezárt, dátummal ellátott, lepecsételt, a tárolóeszköz azonosító számával ellátott borítékban kell a Nyilvántartó részére leadni.

(3) A kizárólag kódzárral működő tárolóeszközhöz kulcsdobozt a Nyilvántartó nem ad ki.

22. § (1) A pótkulcsot, tartalékkódot tartalmazó borítékot kizárólag a Szervezetbiztonsági, Informatikai és Dokumentációs Főosztály biztonsági vezetőjének (a továbbiakban: biztonsági vezető) értesítése mellett, két tanú jelenlétében lehet felbontani.

(2) A tárolóeszköz pótkulccsal, tartalékkóddal történő kinyitásáról a biztonsági vezető vagy a Nyilvántartó jelenlétében jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyv tartalmazza

23. § (1) A 20. § (1) bekezdésére figyelemmel a nyilvántartásban szereplő tárolóeszközök épületen belüli vagy épületek közötti mozgatása kizárólag a Nyilvántartó felé történt igénybejelentést követően történhet. Az igénybejelentést követően kerülhet sor a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság irányába a költöztetés megrendelésére.

(2) Az elszállított, leselejtezett lemez- és páncélszekrényeket a nyilvántartásból a Nyilvántartó törli.

24. § A Nyilvántartó évente legalább egy alkalommal ellenőrzi a nyilvántartásában lévő lemez- és páncélszekrényeket. Az ellenőrzésről jegyzőkönyv készül.

25. § (1) A használatban lévő, nyilvántartott tárolóeszközök kulcsait és az egyéb elzárandó kulcsokat a munkaidő végén az erre a célra szolgáló kulcsdobozban, a személyi pecsétnyomó lenyomatával ellátva kell leadni a portaszolgálat részére, amely a kulcsdobozok felvételéről és leadásáról nyilvántartást vezet.

(2) A biztonsági vezető a kulcsok kötelező leadása alól írásbeli, indokolással ellátott kérelemre felmentést adhat.

(3) A kulcsdobozon a Nyilvántartó által adott azonosító jelen kívül más felirat, jelzés nem helyezhető el. Az azonosító jel folyamatos, egytől kezdődő sorszám, amelyet a Nyilvántartó telephelyenként ad ki.

(4) A Nyilvántartó adja át a portaszolgálat részére az egyes kulcsdobozok felvételére jogosultakat és azok személyi pecsétnyomó jelét tartalmazó listát.

(5) A szervezeti egység vezetője azonnal köteles bejelenteni a Nyilvántartó felé a kulcsdobozok felvételére jogosultak körében bekövetkezett változásokat.

26. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.