51/2024. (XI. 6.) HM utasítás

1. § Az utasítás hatálya – a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat (a továbbiakban: KNBSZ) kivételével – a honvédelemről és a Magyar Honvédségről szóló 2021. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Hvt.) 3. § 14. pontja szerinti honvédelmi szervezetre (a továbbiakban: szervezet) terjed ki.

2. § Jelen szabályzat rendelkezéseit

3. § Ezen utasítás 1. mellékleteként kiadom a Honvédelmi Szervezetek Egységes Iratkezelési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat).

4. § Ez az utasítás a közzétételét követő 8. napon lép hatályba.

1. A Szabályzat kiadásának célja, hogy

2. A Szabályzat alkalmazásában

3. A 2. pontban nem szereplő fogalmak értelmezése során

4. A Honvéd Vezérkar (a továbbiakban: HVK) Szervezeti és Működési Szabályzatában az információvédelem stratégiai szintű szakmai szerveként kijelöl önálló szervezeti egység vezetője (a továbbiakban: szakmai irányító) hatáskörébe tartozik

5. A szervezetek egységes papíralapú és az elektronikus iratkezelési tevékenységének szakmai irányítását a 4. pont szerint meghatározott vezető látja el, e tevékenységi körében egyedi ügyekben szakmai állásfoglalást is adhat ki.

6. A szakmai irányító gondoskodik

7. Az alárendeltekkel rendelkező honvédelmi szervezet iratkezelés felügyeletét ellátó vezetője – az ügyviteli szerv vezetőjének, EIR működtetése esetén a rendszerbiztonsági és a rendszerüzemeltetési biztonsági felelősének bevonásával – szakmailag irányítja a szervezet alárendeltségébe tartozó katonai szervezetek iratkezelési tevékenységét.

8. Az EIR fejlesztésének és alkalmazásának felügyeletéért, irányításáért, a működtetés megszervezéséért a rendszergazda a felelős. Az EIR mint szakterületi rendszer rendszergazdája – a mindenkor hatályos informatikai szabályzat vonatkozó pontja alapján – az információvédelem stratégiai szintű szakmai szerve által előkészített belső rendelkezésben kijelölt vezető. A rendszergazda felelősségét és feladatait a mindenkor hatályos informatikai szabályzat vonatkozó pontja szabályozza.

9. Az EIR rendszer üzemeltetői feladataiért felelős Központi Üzemeltető Szervezet meghatározását az EIR rendszergazda kijelöléséről szóló belső rendelkezés állapítja meg.

10. A szervezet vezetője felelős

11. A honvédelmi szervezet vezetője a szervezeti és működési szabályzatban (a továbbiakban: saját SZMSZ) határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt, aki a HVK alárendelt katonai szervezetek esetében csak a parancsnok helyettese vagy a szervezet törzsfőnöke lehet.

12. A szervezet iratkezelés felügyeletét ellátó vezetője gondoskodik

13. Az ügykezelő feladata

14. Az ügyintéző felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért, amelynek során

15. A szervezet vezetője a szervezet adottságainak, az iratforgalom nagyságának, valamint tagoltságának figyelembevételével az iratkezelést

16. Központosított iratkezelési rendszerben a 27. pont a)–d) alpontjában meghatározott iratkezelés minden fázisa az ügyviteli alosztály, osztály, részleg (a továbbiakban együtt: ügyviteli szerv) állományába tartozó személy által történik. Ezt az iratkezelési rendszert kisebb iratforgalmú szervezeteknél kell alkalmazni, vagy osztott iratkezelési rendszerrel együtt.

17. Osztott iratkezelési rendszerben az iratkezelés fázisait a szervezeten belül önálló feladatot ellátó, az egyes ügyeket közvetlenül intéző szervezeti egység (a továbbiakban együtt: decentralizált ügyviteli szerv) állományából kijelölt személy végzik a XII. fejezetben meghatározottak szerint. Ez a fajta iratkezelési rendszer a szervezetnél kizárólag központosított iratkezelési rendszerrel együtt alkalmazható.

18. Vegyes rendszerben a 27. pont a)–d) alpontjában meghatározott iratkezelés egyes fázisai központilag, más fázisai pedig a szervezeten belül önálló feladatot ellátó, az egyes ügyeket közvetlenül intéző szervezeti egységeknél történnek.

19. Az iratkezelési feladatokat a 16. pontban foglaltaknak megfelelően az ügyviteli szerv végzi.

20. Az ügyviteli szerv állományában olyan személy alkalmazható, aki legalább középfokú végzettséggel rendelkezik, továbbá a meghatározott követelmények szerint a jelen Szabályzatból a vizsgázgatásra kijelölt vizsgabizottság előtt vizsgát tett a kinevezését követő 1 éven belül ügyviteli alaptanfolyam elvégzése keretében. Az ügyviteli alaptanfolyam elvégzését követő eredményes vizsga letételéről az érintett igazolást kap. A felkészítés és vizsgáztatás a szakmai irányító intézkedése alapján történik. Az ügyviteli szervhez beosztott személy a vizsga letételéig a nyílt iratok kezelésével csak a szervezet iratkezelés felügyeletét ellátó vezetője által kijelölt személy fokozott felügyelete mellett bízható meg.

21. Az 1. függeléket képező Irattári Terv felülvizsgálatát szervezetenként minden évben el kell végezni. A felülvizsgálat eredményeként az indokolással ellátott módosító javaslatokat tárgyév április 30-ig kell megküldeni az irattári tétel szerint illetékes szervezet részére. Az irattári tétel szerint illetékes szervezet a javaslatok összegzését követően az új, vagy módosított irattári tételek Irattári Tervbe történő beemeléséhez kikéri a HM HIM HL jóváhagyását, aki kezdeményezi az irattári terv módosítását.

22. Az EIR, valamint az iratkezelési szoftvert alkalmazásának feltétele:

23. A szakmai irányító kijelöli az elektronikus iratkezelésre szolgáló számítástechnikai rendszerének rendszerbiztonsági, valamint a rendszerüzemeltetési biztonsági felelős személyt, továbbá e feladatkörében gondoskodik az elektronikus iratkezelő szoftver biztosításáról.

24. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik

25. Az EIR-t használó szervezet Másolatkészítési Szabályzatában meghatározott kivételi körbe nem tartozó valamennyi érkezett papíralapú küldeményét digitalizálni kell.

26. Valamennyi olyan címzett részére, aki biztonságos kézbesítési szolgáltatással vagy EIR-rel rendelkezik, az EIR-ben nyilvántartásba vett elektronikus iratokat annak igénybevételével kell továbbítani. Az EIR-ben nyilvántartásba vett elektronikus iratot EIR-rel nem rendelkező honvédelmi szervezet részére a szervezet hivatalos e-mail-címére az e-mail csatolmányaként – a jogkövetkezménnyel járó iratokat biztonságos kézbesítési szolgáltatás igénybevételével vagy hiteles papíralapú iratként – kell megküldeni.

27. A szervezet ügyviteli szerve az alábbi főbb iratkezelési feladatokat látja el:

28. A szervezet feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre, egy tárgyra vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni.

29. Az ügyiratokat, valamint a szervezet irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – még irattárba helyezésük előtt – az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni.

30. Az EIR-ben az iratok irattári tételbe sorolását az ügyirat iktatásakor el kell végezni.

31. Az adatokat forrásonként – nemzeti, NATO, EU – külön iratkezelési okmányban kell kezelni. Az egyéb külföldi forrású iratot a nemzeti nyilvántartásokban kell kezelni.

32. Ügyintézési érdekből – ha az feltétlenül szükséges – az egy ügyben keletkezett nemzeti nyílt és NATO vagy EU UNCLASSIFIED jelöléssel ellátott iratokat a NATO vagy az EU UNCLASSIFIED jelöléssel ellátott iratok iktatására, nyilvántartására szolgáló iratkezelési okmányokban együtt lehet kezelni.

33. Az érdemi ügyintézést igénylő iratokat iktatással kell nyilvántartásba venni. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

34. A nem papíralapú, de nyilvántartás-köteles adathordozókhoz a 6. függelék szerinti 1. minta szerinti kísérőlapot kell felfektetni, amennyiben az az iratkezelés folyamatában részt vesz. A kísérőlap tartalmazza az adathordozó azonosításához szükséges adatokat és biztosítja az iratkezeléssel kapcsolatos feljegyzések rögzítését, azaz továbbításra, érkeztetésre, szignálásra kerül. Az adathordozó nyilvántartásba vételekor biztosítani kell az adathordozó és a kísérőlap összeazonosítását.

35. A szervezeti e-mail-címre érkezett elektronikus iratot, amennyiben a szervezet nem elektronikus iratkezelést folytat, egy példányban ki kell nyomtatni, a következő szöveggel hitelesíteni: „Az elektronikus iratban foglaltakkal egyező tartalmú irat!”, dátum, név és saját kezű aláírás, a szervezet körbélyegző lenyomata, és a továbbiakban az iratkezelés folyamatában azzal kell dolgozni.

36. Az iratok forgalmazása során, azok iktatásával és az átadás-átvétel dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja – ki, mikor, kinek továbbította, vagy adta át az iratokat – pontosan követhető, egyértelműen bizonyítható és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

37. Az ügyviteli szerv vezetőjét, a meghatározott nyilvántartást önállóan kezelő ügykezelőt, szignálót, kiadmányozót, ügyintézőt (a továbbiakban együtt: iratkezelési folyamat szereplői) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni. Az elszámoltatás tényét az ügyviteli szerv vezetője meghatározott nyilvántartást önállóan kezelő ügykezelő esetén a 6. függelék szerinti 31. minta szerinti jegyzőkönyvben rögzíti. Az iratkezelési folyamat többi szereplője esetében a 6. függelék szerinti 23. minta szerinti belső leírásában foglaltak szerint, annak hiányában az ügyviteli szerv ellenőrzési füzetébe tett bejegyzésével kell dokumentálni az elszámolás tényét és gondoskodni kell az iratok további kezeléséről újabb ügyintéző kijelölésével, más szervnek való megküldésével vagy az iratok irattárba helyezésével.

38. Az EIR jogosultsággal rendelkező iratkezelési folyamat szereplői elszámoltatása az EIR ügyviteli, ezt követően az EIR adminisztrációs felületének ellenőrzésével elszámoló lap kitöltése mellett történik. Az iratok szervezeti változás esetén más szervezetnek az EIR „Gyűjtőpont” funkciójával is átadhatók. A felhasználó EIR-ből való törlése abban az esetben történhet meg, ha az EIR adminisztrációs felületen semmilyen irattal nem rendelkezik.

39. Amennyiben az EIR-rel nem rendelkező szervezeteknél a nem honvédelmi szervezettől érkezett elektronikus iratpéldányok hitelessége kétséges, akkor az elektronikus aláírással ellátott iratok hitelességéről az elektronikus aláírást biztosító szolgáltató által megadott felületen kell meggyőződni. Az ellenőrzésről kapott igazolást a 6. függelék szerinti 27. minta szerint a kinyomtatott, a 35. pont szerint hitelesített irathoz kell – a beazonosítást és összehasonlítást követően – mellékletként csatolni és a továbbiakban azzal együtt kell kezelni. Abban az esetben, ha az érkezett elektronikus iratpéldány honvédelmi adatot tartalmaz, akkor a hitelesség ellenőrzési eljárás – amely során az adott irat teljes adattartalma a hitelesítés szolgáltató birtokába kerül – a szervezet iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőjének döntése alapján vehető igénybe.

40. Az iratokat tartalmazó küldemények átvételére jogosult:

41. Munkaidőben a futárjáratok vagy kézbesítő által hozott küldemények átvételét az átvevő kísérőjegyzéken, illetve a futárátvételi elismervényen nevével, saját kezű aláírásával, az átvétel idejének feltüntetésével és az ügyviteli szerv körbélyegzőjének lenyomatával köteles igazolni. A küldeménnyel együtt át kell venni a vele érkezett kísérőjegyzék, illetve futárátvételi elismervény másodpéldányát is.

42. A munkaidő után érkezett küldeményeket – kivéve az Állami Futárszolgálat útján érkezetteket – az ügyeleti szolgálat az átvétel dátumának és időpontjának rögzítésével, nevével, saját kezű aláírásával és az ügyeleti szolgálat részére rendszeresített személyi pecsétnyomó lenyomatával igazolva veszi át.

43. Az Állami Futárszolgálat futárjáratával munkaidő után érkező küldeményeket az ügyeleti szolgálat az átvétel dátumának és időpontjának rögzítésével, nevével, saját kezű aláírásával és a részére biztosított ügyviteli körbélyegző lenyomatával igazolva veszi át. Az ügyeleti szolgálat az általa átvett küldeményeket a részére e célra kiadott kézbesítőkönyvbe írja be, és a munkaidő kezdetekor aláírás ellenében átadja az ügyviteli szervnek.

44. Annál a szervezetnél, amelynél nem az ügyvitel veszi át közvetlenül a feladó által igénybe vett küldemény továbbítását végző szolgáltatótól vagy személytől a szervezet részére érkezett küldeményt, akkor a szervezet belső rendelkezésében meghatározott küldemény fajták érkeztetéskor az „Átvéve” jelzéssel ellátott bélyegzőt kell használni az átvétel dátumának pontos feltüntetésével. Az elektronikus iratok esetén azok „Kezelési feljegyzés”-ében fel kell tüntetni a tényleges átvétel dátumát, szükség szerint annak időpontját is. A központosított küldemény átvételi szolgáltatást biztosító szervezetek a küldemények átvételekor a küldeményen elhelyezik az „Átvéve” jelzésű bélyegző lenyomatát és abban feltüntetik az átvétel dátumát, szükség szerint annak időpontját is.

45. Az ügy intézésére jogosult személy a más szervtől, személytől átvett nyílt iratot, illetve küldeményt még az átvétel napján, de legkésőbb az átvételt követő napon köteles eredeti számon a belső leírásába bevezetni, és azt aláírás ellenében érkeztetés céljából átadni az ügyviteli szervnek vagy az iktatási, nyilvántartási jogosultsággal rendelkező szervezeti egységnek, személynek.

46. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni

47. Az átvevő köteles gondoskodni a gyanús küldemények esetén a szabályzókban előírt biztonsági követelmények szerinti feladatok elvégzéséről.

48. A papíralapú küldemény burkolatának, zsákos küldemény zsákjának sérülése, vagy felbontásának megállapítása esetén az átvevő az átadó jelenlétében a küldeményt felbontja, ellenőrzi a tartalmát, és az eseményről három példányban – a küldemény tartalmának külön jegyzékben történő feltüntetése mellett – jegyzőkönyvet készít. A jegyzőkönyvet az átadó és az átvevő aláírja, és annak egyik aláírt példányát a küldő szerv vagy személy, egy példányát pedig a továbbítást végző személy kapja meg. A sérülés tényét az átvételi okmányon is jelölni kell. A megállapított hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

49. Sérült elektronikus küldemény esetében a 102. és 103. pont, valamint a 106. és 107. pont szerint kell eljárni.

50. A „Kizárólag s. k. felbontásra!” és az „S. k. felbontásra!” kezelési utasítással ellátott sérült küldemény tartalmi ellenőrzését, jegyzőkönyvezését csak a címzett – felbontásra jogosult személy – végezheti.

51. Hivatalos küldemény címzett részére történő átadása kézbesítő okmányon keresztül, a szervezetek közötti iratátadás az irat irattári példányán dokumentáltan is történhet. Az átvevő a papíralapú iratok esetében a kézbesítőokmányon, illetve az irat irattári példányán nevével, saját kezű aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az átvételt.

52. Az „Azonnal!” és a „Sürgős!” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amelyet a kézbesítő okmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell. Az átvétel idejét a küldemény borítékjának felső része közepén a feladó, az iraton az iktatóbélyegző lenyomata mellett kell feltüntetni. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni.

53. Amennyiben az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselője útján nyújtja be, kérésére az átvételt elismervénnyel, vagy az ügyirat másodpéldányán rögzített aláírással kell igazolni.

54. Téves címzés, sikertelen vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén továbbítani kell a címzett részére, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Elektronikus küldemény esetén a 106. és 107. pontban foglaltak szerint kell eljárni. Sürgős küldemény esetén a feladóval telefonon vagy e-mailben tisztázni kell a szükséges intézkedést.

55. Amennyiben a feladó vagy a pontos címe nem azonosítható, nem megállapítható, a küldeményhez csatolni kell annak borítékját vagy csomagoló anyagát, borítóját, majd azzal együtt kell az irattárba helyezni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

56. A postai szolgáltatást végző szervezettől, a külön futártól, esetenként kijelölt futártól átvett küldeményt felbontás, illetve kézbesítés előtt a postabontónak és az ügyviteli szervnek biztonsági okokból külsőleg meg kell vizsgálni. A küldemények különleges vizsgálatával kapcsolatos előírásokat az 5. függelék tartalmazza. A gyanús küldeményekkel kapcsolatos okmányokat a 6. függelék 6. és 7. mintái tartalmazzák.

57. A személyi állomány tagjai magánküldeményeiket alapvetően lakcímükre címeztessék, szükség esetén a szervezet vezetője belső rendelkezésben eltérő szabályokat is megállapíthat.

58. Az elektronikus iratokat tartalmazó küldemények átvétele az elektronikus rendszeren – biztonságos kézbesítési szolgáltatáson vagy nem biztonságos kézbesítési szolgáltatáson – keresztül történik.

59. Az elektronikus formában benyújtott küldemények átvételére a szervezet hivatalos postafiókokat üzemeltet.

60. Az EIR-rel rendelkező szervezet hivatalos postafiókjára érkezett iratokat a szervezet részéről kijelölt érkeztető személy emeli át az EIR-be.

61. Az EIR-rel nem rendelkező szervezet szervezeti e-mail postafiókjára érkező küldeményeket a szervezeti e-mail postafiókot kezelő személy egy példányban kinyomtatja és e Szabályzat 35. pontja alapján hitelesíti, annak első oldalán feltünteti a vonatkozó példány sorszámát, érkezteti a küldeményt, szignáltatja azt a szervezet vezetőjével, majd bizonylaton – kézbesítő könyvben, a 6. függelék szerinti 22. minta szerinti személyi kartonon – átadja a kijelölt ügyintéző vagy szervezeti egység, vagy szervezeti elem részére. A feladat végrehajtására a szervezetnél, vagy a szervezeti egységnél, vagy a szervezeti elemnél a küldeményből egy nyomtatott – a 35. pont alapján hitelesített – példányt kell biztosítani, amelyet a szignálást végző személy által kijelölt ügyintéző vesz át, valamint gondoskodik annak iktatásáról vagy nyilvántartásba vételéről, és ezt követően megkezdi az érdemi ügyintézést.

62. A biztonságos kézbesítési szolgáltatáson keresztül érkezett küldeményeket az EIR automatikusan átveszi, a feladónak automatikusan elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetési azonosítót is tartalmazó „Értesítés küldemény befogadásáról” feliratú elektronikus visszaigazolással.

63. Az elektronikus formában, a nem biztonságos kézbesítési szolgáltatás igénybevételével érkezett küldemény átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv informatikai rendszerére.

64. A fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelentő küldemény az, amely

65. Az elektronikus ügyintézést biztosító szervezet az irat befogadásának elutasításáról a feladót az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló jogszabály szerinti szabályozott kapcsolattartási módon értesíti.

66. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett automatikus védelmi mechanizmusokkal nem kiszűrhető és ismétlődő, a szervezeti működésre biztonsági kockázatot jelentő beadvány az adott küldőtől. Ismétlődésnek tekintendő ugyanazon feladó ugyanazon tartalmú és terjedelmű beadványa.

67. Az átvett, de az átvételt követő ellenőrzés alapján biztonsági kockázatot jelentő elektronikus küldemények esetében a fogadó szerv a további feldolgozást megszakítja, és a küldőt a biztonsági kockázat miatt a feldolgozás elutasításról a 106. és 107. pontban meghatározott formában értesíti.

68. Elektronikus rendszeren továbbított küldemény a határidő számítása szempontjából beérkezettnek minősül

69. Elektronikus rendszeren érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak – ha azt kéri, és elektronikus válaszcímét megadja – haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó „Átvételi nyugta” jelzésű elektronikus visszaigazolást.

70. A biztonságos és a nem biztonságos kézbesítési szolgáltatáson keresztül érkezett küldemény átvételének és érkezésének időpontja folyamatos működésű rendszerek esetén a fogadó szerv elektronikus rendszere által kiállított elektronikus visszaigazolásban szereplő időpont.

71. Nem folyamatos működésű rendszerek esetén a határidőt megtartottnak kell tekinteni, ha annak lejárta az üzemszünet időszakára esik. Az elektronikus visszaigazolást a fogadó szerv az üzemszünetet követő első munkanapon állítja ki.

72. A szervezethez érkezett küldemény felbontására jogosult

73. A névre szóló küldemények kezelését belső rendelkezésben kell meghatározni.

74. Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket, amelyek a „Kizárólag s. k.” és az „S. k.” jelzéssel vannak ellátva, vagy a küldemény kizárólag címzetti felbontását az arra jogosult személy elrendelte.

75. Az „S. k. felbontásra!” szóló küldeményt a címzett, tartós akadályoztatása esetén pedig a címzett helyettese vagy felettese bonthatja fel.

76. Az ügyviteli szerv az „S. k. felbontásra!” és a „Kizárólag s. k. felbontásra!” érkezett küldeményeket bontás nélkül érkezteti és adja át a címzett személy részére.

77. Az utalt szervezet számára a futárállomási feladatot ellátó szervezet – felbontás nélkül – kézbesítőkönyvben vagy futárátvételi elismervényen adja át a küldeményeket a címzett szervezet ügyviteli szerve részére.

78. A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény szervezet belső rendelkezése szerinti kezeléséről, iktatásáról vagy nyilvántartásba vételéről.

79. A küldemények bontásakor ellenőrizni kell az irat lapja, csatolmánya vagy a melléklete meglétét, valamint azok olvashatóságát. A hiányosan érkezett irat esetén a hiány okát tisztázni kell a feladóval. Az esetről jegyzőkönyvet kell felvenni és azt soron kívül be kell mutatni a címzettnek. A jegyzőkönyv egy példányát továbbítani kell az irat küldőjének.

80. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell ragasztani, a ragasztás helyén az ügyviteli körbélyegző lenyomatát el kell helyezni és rá kell vezetni a borítékot felbontó ügyvitel elérhetőségét, majd a küldeményt a felvett jegyzőkönyv egy példányával együtt sürgősen el kell juttatni a címzetthez. Az esetről haladéktalanul értesíteni kell a téves felbontással érintett szervezet adatvédelmi tisztviselőjét.

81. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített küldemény található, a boríték visszazárását követően a küldeményt átvevő szervezet biztonsági vezetőjét, annak hiányában a szervezet vezetőjét – a jegyzőkönyv felvétele mellett – haladéktalanul értesíteni kell. A továbbiakban a biztonsági vezető, annak hiányában a szervezet vezetőjének utasításai szerint kell eljárni.

82. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles az ügyviteli szervhez visszajuttatni, illetve a további zárt kezelése esetén az iktatáshoz, nyilvántartásba vételhez szükséges adatokat megadni.

83. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetve a küldemény értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott foglalkoztatottnak átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

84. Amennyiben az illetékbélyeget illetékköteles küldeményhez csatolták és az illetéket illetékbélyeggel kell leróni, a szervezet belső rendelkezésében foglaltak alapján – a 83. pontban foglaltaktól eltérően – rendelkezhet annak a küldeményre történő felragasztásáról és értéktelenítéséről.

85. Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, vagy fűződhet, vagy az ügy szempontjából valamely fontos adat, tény csak a borítékról állapítható meg, akkor gondoskodni kell arról, hogy a küldemény benyújtásának pontos időpontja, illetve más szükséges adat harmadik fél által megállapítható legyen. A benyújtás időpontjának vagy egyéb szükséges adatnak a megállapítását a boríték csatolásával kell biztosítani.

86. A küldemény borítékját véglegesen az irathoz kell csatolni, ha

87. Minden beérkezett küldeményt az érkezés napján, a munkaidő után érkezett küldeményeket a következő munkanapon haladéktalanul érkeztetni kell. Az ügykezelő az érkezett iratot, küldeményt az iktatóbélyegző vagy az érkeztető bélyegző vagy az átjáró bélyegző lenyomatával, valamint az érkezés dátumával és érkeztető számmal látja el, és előkészíti bemutatásra a szignálásra jogosult vezető számára.

88. A postai kézbesítésnél használt visszaérkezett kézbesítési igazolások az irat részét képezik. A papíralapú iratkezelést folytató szervezet esetében az elektronikus kézbesítési igazolásokat nyomtatott formában az irathoz kell csatolni.

89. Az érkeztető, kézbesítő könyvben, az átjáró naplóban minimálisan az alábbi érkeztetési adatokat kell feltüntetni:

90. A szervezethez ideiglenesen érkezett papíralapú küldemények érkeztetése átjáró bélyegző lenyomatával történik. Az átjáró iratokat átjáró naplóban kell nyilvántartásba venni, amelyeket abban a nyilvántartástól számított legfeljebb 30 napig lehet kezelni.

91. Az átvevő, érkeztető, illetve az átjáró bélyegző lenyomata tartalmazza

92. Érkeztető bélyegző lenyomatot kell elhelyezni – az iktatókönyvbe és az iktatólapba iktatandó iratokon kívül a 93. pont figyelembevételével – a szervezethez érkezett minden egyéb iratra.

93. Az iktatókönyvbe és az iktatólapba iktatandó iratok érkeztetésére iktatóbélyegzőt kell használni. Abban az esetben, ha az érkeztetés és az iktatás nem egyszerre történik, akkor érkeztető bélyegzőt is kell alkalmazni és az iktatóbélyegző lenyomatába az iktatás dátumát kell rögzíteni.

94. Az érkeztetési sorszámot évente eggyel kezdődően folyamatosan kell képezni.

95. Elektronikus iratot elektronikus adathordozón – különösen a mágneses adathordozó, CD, DVD, pendrive – átvenni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót mellékletként, a kísérőlapot iratként kell kezelni. A 6. függelék szerinti 1. minta szerinti kísérőlapnak tartalmaznia kell – a címzés adatai mellett – a számítógépes adathordozón lévő iratok tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, az adathordozó paramétereit és azt, hogy rendelkezik-e elektronikus aláírással. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Amennyiben nem érkezik kísérőlap, akkor végre kell hajtani az adathordozó tartalmának biztonsági ellenőrzését – különösen vírusellenőrzését – és felfektetni hozzá a 6. függelék szerinti 1. minta szerinti kísérőlapot.

96. Nem kell érkeztetni abban az esetben, ha a szervezet a beérkező küldeményt a beérkezés időpontjával egyidejűleg beiktatja.

97. Papíralapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen, vagy az elektronikus adathordozó kísérőlapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az iktatás az érkeztetéssel egyidejűleg megtörténik. A 93. és 96–97. pont figyelembevételével – a honvédelmi szervezetek belső rendelkezésben határozzák meg az érkeztetés alkalmazását vagy annak mellőzését.

98. A 87. ponttól eltérően azon küldeményt, amelyet a szervezet által az elektronikus tájékoztatás keretében közzétett elektronikus levélcímre küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a küldemény tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a szervezet hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul. Amennyiben a szervezet vezetője az ilyen küldeményt irattá nyilvánítja, azt a továbbiakban iratként kell kezelni.

99. Azon szervezet, amelyik EIR nélkül hivatali kapu szolgáltatást vesz igénybe, az irat hivatali kapuról történő fogadására külön érkeztető könyvet vezet, amelyben dokumentálja az irat fogadására vonatkozó adatokat. A hivatali kapu használatával kapcsolatban az alábbi feladatok végrehajtása szükséges:

100. A személyes elektronikus postafiókokra érkező hivatalos küldeményeket azonnal a szervezet központi elektronikus postafiókjába vagy az érkeztetést végző szerv részére kell továbbítani. A személyes postafiókok használói érkeztetést nem végezhetnek.

101. A szervezethez érkezett elektronikus küldeményt automatikusan az EIR bonthatja fel.

102. Az elektronikusan érkezett küldemény megnyithatóságát, olvashatóságát ellenőrizni kell.

103. Amennyiben a beérkezett küldemény egésze vagy egyes elemei nem nyithatók meg, az ügyintézésére kijelölt személynek a küldővel fel kell venni a kapcsolatot és kérni kell a küldemény újbóli megküldését. Az így beérkezett irat metaadatainál a „Megjegyzés” felületen rögzíteni kell a megtett intézkedéseket.

104. Ha az elektronikus irat biztonságos kézbesítési szolgáltatáson, de nem az elektronikus tájékoztatásra vonatkozó szabályok alapján közzétett címre vagy formátumban érkezett, akkor

105. A küldő elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetősége abban az esetben tekinthető ismertnek az elektronikus ügyintézést biztosító szervezet számára, ha a küldő

106. Az elektronikus ügyintézést biztosító szervezet az elektronikus irat sikeres benyújtásáról a küldőt az elektronikus ügyintézési törvény szerint, szabályozott kapcsolattartási módon értesíti.

107. Az elektronikus ügyintézést biztosító szervnek nem minősülő szervezet az elektronikus irat benyújtásáról a küldőt

108. Az elektronikus irat abban az esetben tekinthető hitelesnek, ha megfelel az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló jogszabályban előírt dokumentumhitelességi követelményeknek. A beérkezett elektronikus irat hitelességének ellenőrzését az EIR-t használó szervezetek esetében az EIR automatikusan ellenőrzi, és ennek tényét, eredményét automatikusan rögzíti.

109. Amennyiben az EIR-t nem használó, papíralapú iratkezelést folytató szervezeteknél az e-mailen nem honvédelmi szervezetektől érkezett elektronikus irat hitelességével kapcsolatban kétség merülne fel, a 39. pont szerint kell eljárni.

110. Az elektronikus iratot nem lehet érvényesnek és aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, ha az elektronikus aláírás nem érvényes. Az érintett irat „Kezelési feljegyzés”-ében rögzíteni kell, hogy az EIR az aláírás érvénytelenségét jelezte.

111. Amennyiben a beérkezett elektronikus irat nem érvényes, az iratot iktatni kell. Ezt követően az ügy intézésére kijelölt személynek a küldővel fel kell venni a kapcsolatot és kérni kell a küldemény újbóli megküldését. Az így beérkezett irat metaadatainál a „Megjegyzés” felületen rögzíteni kell a vele kapcsolatban tett intézkedéseket.

112. Elektronikus úton érkezett irat esetében a határidő számításánál az elektronikus rendszer által automatikusan generált, az elektronikus visszaigazolásban meghatározott időpont az irányadó.

113. Az elektronikus irat érkeztetésekor a rendszer az irat metaadataiban rögzíti az érkeztető nevét és az érkezés idejét. Az elektronikus irat érkeztető számát az EIR képezi és rögzíti az irat metaadataiban. Az irat addig ezen a számon szerepel, amíg az ügyintéző nem iktatja.

114. EIR alkalmazása esetén az „S. k. felbontásra!” és a „Kizárólag s. k. felbontásra!” érkezett küldemény címzettje az érkezett küldemény felbontása után az EIR-ben rögzíti a boríték felbontásának tényét, majd az EIR felületén visszaküldi az ügyviteli szerv részére az érkeztetés befejezése céljából. Az érkeztetéshez szükséges adatokat megadja az érkeztető személy számára. Az érkeztetés befejezését követően az ügyviteli szerv az EIR felületen ismét elküldi az iratot az ügyintéző számára, aki az átvételt követően iktatja és a kapott Ikt. számot bejegyzi az ügyviteli szerv által elhelyezett iktatóbélyegző lenyomatába. A személyes példányként érkezett küldeményeket a rendszerből ki kell vezetni.

115. Az EIR alkalmazása esetén érkeztetéskor az ügyviteli szerv – a helyi Másolatkészítési Szabályzatban meghatározott kivételi körbe nem tartozó – papír alapon érkezett iratokat digitalizálja, az eredeti papíralapú példányt iratraktárba helyezi. Az eredeti papíralapú irat az iratraktárból csak abban az esetben kérhető ki, amennyiben kétség merül fel a digitalizált példány tartalmával szemben.

116. Az EIR-ben érkeztetést külső érkeztetői jogosultsággal rendelkező felhasználó is végezhet. A munkaidőn túl átvett iratokat a szervezeti egységet kiszolgáló ügyviteli szervnek vagy a címzett szervezet külső érkeztetőjének kell átadni érkeztetés céljából.

117. Az automatikus érkeztetést az ügyviteli szerv vezetőjének kell – a szervezet belső rendelkezésében meghatározott ügytípusokra – beállítania az EIR „Automatizálás” felületén.

118. Az EIR-ben az automatikus iktatás alkalmazása esetén az érkeztetés és az iktatás a beérkezés időpontjával egyidejűleg is megtörténhet.

119. Az ügyviteli szerv az érkezett iratokat még a megérkezésük napján, a gyors elintézést igénylő – „Azonnal!”, „Sürgős!” jelzésű – küldeményeket megérkezést követően haladéktalanul bemutatja a szervezet vezetőjének, vagy a címzettnek – távollétében a helyettesítésre jogosult személynek –, aki kijelöli az ügyintézést végző személyt.

120. Az irat szignálására jogosult vezető az iraton – ha erre nincs mód, csatolt kísérőlapon írásban – a szignálás idejének feltüntetésével meghatározza az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait, különösen a feladatokat, a határidőt és a sürgősségi fokot.

121. Az ügy, irat elintézési határidejét a jogszabályok és egyéb belső szabályozók, a kezdeményező igénye, illetve a szervezet vezetőjének utasításai határozzák meg.

122. Az ügyintézési határidők kezelési utasítása „Azonnal!”, „Sürgős!” és „Soron kívül!” jelzésű. A kezelési utasítás nélküli ügy, irat normál elintézési határidejű.

123. Az „Azonnal!” kezelési utasítással ellátott ügy, irat elintézését haladéktalanul meg kell kezdeni és legkésőbb 3 munkanapon belül be kell fejezni.

124. A „Sürgős!” kezelési utasítással ellátott ügy, irat elintézési határideje 8 munkanap.

125. A „Soron kívül!” kezelési utasítással ellátott ügy, irat elintézési határideje 10, a bonyolultabb, egyeztetést, koordinálást igénylő esetekben 20 munkanap, amelyet az intézkedésre jogosult vezető határoz meg. Ha ennél rövidebb határidőt nem határoztak meg, minden esetben „Soron kívül!” kell intézni a köztársasági elnök, a miniszterelnök, az Országgyűlés elnöke megkeresése alapján keletkezett ügyeket, iratokat.

126. Lehetőség szerint az általuk kért határidőn belül – határidő nélküli irat esetében soron kívül – kell elintézni a miniszterek és az országgyűlési képviselők megkeresését.

127. A normál határidejű ügy, irat elintézési ideje 30 naptári nap, amelyet – ha azt jogszabály nem zárja ki – a kezdeményező tudomásával a szervezet vezetője egy ízben, legfeljebb 30 nappal meghosszabbíthat.

128. A szervezet vezetője belső rendelkezésben meghatározhatja azon iratcsoportok körét, melyek szignálás nélkül, dokumentáltan ahhoz az ügyintézőhöz továbbíthatók, aki jogosult az ügyben eljárni, valamint az iratkezelési feljegyzéseket megtenni.

129. Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység már korábban ki volt jelölve, dokumentáltan, közvetlenül a szervezeti egységhez lehet továbbítani.

130. A 129. pontban meghatározott érkezett iratok esetében a szervezet vezetője elrendelheti azok bemutatás előtti iktatását.

131. Az elektronikusan érkezett iratokat a szignálásra jogosult vezetőnek az EIR-ben kell kiszignálni.

132. Abban az esetben, ha a szignálásra jogosult vezető az érkezett papíralapú iraton szignál, a szignálás tényét és eredményét az EIR-ben is rögzíteni kell. Az EIR-ben a szignálás rögzítését a szignáló vezetőhöz rendelt vezetői segítő is végrehajthatja.

133. Az EIR-ben – a szervezet belső rendelkezésében meghatározott ügytípusokra – az automatikus szignálás is beállítható az ügyviteli szerv vezetője által, amelyhez az EIR automatikus szignálás felületén meg kell határozni a szükséges metaadatokat az irat típusára, a szignáló vezető és az ügyben eljáró felelős ügyintéző személyére vonatkozóan.

134. A 160. és a 161. pontban foglaltak kivételével iktatni kell minden olyan, a szervezet részére érkezett vagy a szervezet által keletkeztetett iratot, amely ügyintézés kezdeményezésére irányul vagy ügyintézés során tett intézkedést, tényt, döntést, álláspontot vagy véleményt rögzít.

135. Az ügyviteli szerv, illetve az iktatási jogosultsággal rendelkező szervezeti egység, ügyintéző a más szervezettől érkezett iratot az érkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja vagy nyilvántartásba veszi, és ellátja Ikt. szám vagy Nyt. számmal. Soron kívül iktatja a határidős iratokat, elsőbbségi küldeményeket és a gyors elintézést igénylő – „Azonnali!” vagy „Sürgős!” jelzésű – iratokat.

136. A szervezetnél készült iratok iktatásáról, nyilvántartásba vételéről, valamint azokon az Ikt. szám vagy az Nyt. szám feltüntetéséről a kiadmányozást követően az ügyviteli szerv, illetve az iktatási jogosultsággal rendelkező szervezeti egység, ügyintéző köteles gondoskodni.

137. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni.

138. Az iktatókönyvnek kötelezően kell tartalmaznia a következő adatokat:

139. Iktatni kell – az egyéb alapnyilvántartásban nyilvántartandó, illetve a nyilvántartásköteles iratok körébe nem tartozó iratok kivételével – a más szervezettől érkezett, valamint a saját szervezetnél készített iratokat.

140. Ügyintézési érdekből az egy ügyben keletkezett nyílt és minősített iratokat a minősített iratok részére megnyitott nyilvántartásokban együtt lehet kezelni.

141. Az iratok iktatásához – kivéve a más szerv részére továbbítandó és a szervezetnél maradó saját készítésű iratok esetében – iktatóbélyegzőt kell használni, amelynek lenyomatát az iraton – elektronikus adathordozó esetén a kísérőlapon – el kell helyezni, majd annak rovatait olvashatóan ki kell tölteni. Az iktatóbélyegző lenyomata az irat olvashatóságát nem akadályozhatja. Amennyiben az iraton helyhiány miatt nem lehet elhelyezni az iktatóbélyegző lenyomatát, akkor az irathoz attól elválaszthatatlan módon csatolni kell egy lapot és azon kell elvégezni az iktatást.

142. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza

143. Az iktatás minden év január 1-jén 1-es számmal kezdődik és a naptári év végéig folyamatosan emelkedő főszámmal folytatódik. Egy iktatókönyvön belül az Ikt. számokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.

144. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.

145. Az egy ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell iktatni.

146. Az iratok Ikt. száma a 6. függelék szerinti 10. minta 1. pont a) alpontja szerint minimálisan két számból áll. Az Ikt. szám első száma az iktatókönyv főszáma, a második szám minden esetben az iktatás évszámának négy számjegye. Alszámra iktatás esetén az Ikt. szám a 6. függelék szerinti 10. minta 1. pont b) alpontja szerint főszám alszámával egészül ki. A „főszám-alszám/év” egy egységnek tekintendő azonosító.

147. A NATO, EU adatok vonatkozásában az Nyt. szám a 6. függelék szerinti 10. minta 1. pont c) alpontja szerint a Főnyilvántartó könyv sorszámából / az iktatókönyv sorszámából / az évszámból / és az adat forrásának megfelelően a „/NATO” vagy „/EU” jelölésből áll. Az adathordozón feltüntetésre kerülő Nyt. szám képzése során minden esetben fel kell tüntetni az adott nyilvántartás Főnyilvántartó könyvi számát. A Főnyilvántartó könyvi számot a sorszámtól „/” jellel kell elválasztani. A főszámra iktatott irat alszámára és az iktatólapon alszámra iktatott irat Nyt. száma a 6. függelék szerinti 10. minta 1. pont d) alpontja szerint a Főnyilvántartó könyv sorszámából / az iktatókönyv főszámából és az alszámból / az évszámból és a „/NATO” vagy „/EU” jelölésből áll.

148. Osztott – decentralizált – vagy vegyes iktatás esetén az Ikt. számnak a 6. függelék szerinti 10. minta 1. pont e) alpontja szerint tartalmaznia kell az iktatóhely azonosítóját nagy betűkkel jelölve, amelyet a főszámot megelőzően attól törtvonallal elválasztva kell feltüntetni. Amennyiben egy iktatóhelyen egy adott évben több iktatókönyvet is vezetnek a 6. függelék szerinti 10. minta 1. pont f) alpontja szerint, amelyeket egyedi azonosítóval kell ellátni kis betűkkel jelölve, azt az évszám után attól tört vonallal elválasztva kell feltüntetni. Az iktatóhely azonosítóját – nagybetű, illetve nagybetű és számok kombinációja – és az iktatókönyvek egyedi azonosítóját – kisbetű, illetve kisbetű és számok kombinációja – az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó felelős vezető adja ki és tartja nyilván, és azt az iktatókönyv felfektetésekor a főnyilvántartó könyvben rögzíteni kell. Az Ikt. szám és az azonosító képzésére vonatkozó részletes szabályokat a szervezet belső rendelkezésében kell meghatározni.

149. Az ügyirat tárgyát – vagy annak megállapítására alkalmas rövidített változatát – csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat iktatása alkalmával kell beírni az iktatókönyv „Tárgy” rovatába. Az irat tartalmának változatlan hagyása mellett új tárgyat kell bevezetni, ha az ügyintézés során az lényegesen megváltozik. Ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon.

150. A papíralapú iratkezelést folytató, nagy ügyfélkörrel rendelkező szervezeteknél az ügyirat tárgya, ezen felül az ügyfél neve és azonosító adatai alapján szám-, név- és tárgymutató könyvet kell vezetni, ha az adott ügy, ügyfél gyors visszakeresése csak így biztosítható.

151. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e a tárgyévben vagy a korábbi években előzménye. Amennyiben a tárgyévben van előzménye, akkor az előzmény következő alszámára kell iktatni az utóiratot. Ha az irat iktatása nem lehetséges az előzmény főszámának alszámára, abban az esetben az utóiratot a soron következő főszámra kell iktatni és annak „kapcsolatos szám” rovatában kell rögzíteni az előzmény főszámát. Amennyiben az iratnak a korábbi évben – években – van előzménye, akkor az előzményt az ügyviteli szervnek a tárgyévi irathoz vagy ügyirathoz kell szerelni. A szerelés tényét az előiraton és az utóiraton az iktatóbélyegző lenyomata vagy az Ikt. szám alatt, dátummal és aláírással hitelesített záradékban a 6. függelék szerinti 10. minta 1. pont g) alpontja szerinti szöveggel kell jelezni. Az előzmény irat utóirathoz történő szerelésének tényét rögzíteni kell az iktatókönyv „kezelési feljegyzésében” dátummal és aláírással hitelesítve. A szerelésre utaló bejegyzést az utóirat esetében is el kell végezni a „kapcsolatos szám” rovatában az előzmény irat főszámának rögzítésével, kibővítve az előzmény irat lapszámával.

152. A különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett, egy főszámon iktatható ügyek körét a szervezet belső rendelkezésében kell meghatározni.

153. Az iratszerelést úgy kell elvégezni, hogy az üggyel kapcsolatos valamennyi irat időrendben következzék egymás után, az egyes iratok könyvszerűen lapozhatók, könnyen olvashatók legyenek.

154. Amennyiben az előzmény keresése során a megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat kezdőirata, de annak ismerete az ügy szempontjából szükséges, akkor a két iratot csatolni kell. Az irat csatolását iktatókönyv „kapcsolatos szám” rovatában rögzíteni kell.

155. Az iktatókönyvben azonos főszámon kell nyilvántartani a szervezetnél készült, több példányban maradó iratokat, azonos főszám alszámain az érkezett iratra készített, vagy a saját kezdeményezésű iratra érkezett választ.

156. Amennyiben a kezdőirathoz további irat érkezik, azt a soron következő alszámra kell iktatni. Az egy ügyben keletkezett iratok iktatása az iktatókönyv mellékletét képező iktatólapon, főszám-alszámos rendszerben történik. Ebben az esetben az iktatókönyvben az ügy Irattári Terv szerinti megnevezését kell tárgyként bevezetni.

157. A szervezet belső és a kívülre irányuló levelezése során keletkezett minden iratpéldányt iktatni kell. Az iratok elosztása az irat kötelező záradéka alapján történik.

158. Az iktatókönyv főszámán nyilvántartott iktatólapon kell iktatni az azonos ügyben folyamatosan keletkezett, továbbá az egyedi tárgyban rendszeresen készített és érkezett iratokat. Az iktatólap Ikt. számát a 6. függelék szerinti 10. minta 1. pont a) alpontja szerint az iktatókönyv főszámából, valamint az évszámból kell képezni. A 6. függelék szerinti 11. minta szerinti iktatólapon nyilvántartott iratok az iktatókönyvben kapott főszámot és az iktatólapon belüli alszámot együttesen kapják, az iktatólapban az iktatás 1-es alszámmal kezdődik, és folyamatosan emelkedő alszámokon folytatódik, és a 6. függelék szerinti 10. minta 1. pont b) alpontja szerint az iktatás évszámát is fel kell tüntetni.

159. A nem iktatandó iratok körétől a Szabályzatban meghatározottakon túl a szervezet belső rendelkezése sem térhet el.

160. Nem kell iktatni, de jogszabályokban meghatározott esetekben nyilván kell tartani

161. Nem kell iktatni, de nyilván kell tartani

162. Nem kell iktatni vagy nyilvántartásba venni:

163. EIR alkalmazása esetén az érkezett és a szervezetnél készült iratok iktatásáról, nyilvántartásba vételéről, valamint a papíralapú iratokon az Ikt. szám vagy az Nyt. szám feltüntetéséről az iktatást, nyilvántartásba vételt végző, illetve a kiadmányozást követően az iratot készítő ügyintéző vagy az erre kijelölt személy köteles gondoskodni. Az elektronikus iraton az EIR az aláírási folyamat megkezdésekor automatikusan feltünteti az Ikt. számot vagy az Nyt. számot.

164. Az elektronikus adathordozón, továbbá az ügyintéző által kitöltött kísérőlap megfelelő rovatában rögzíteni kell a rajta tárolt, elektronikus formára átalakított irat Ikt. számát vagy Nyt. számát.

165. Az elektronikus úton érkezett irat Ikt. számáról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről és hivatali elérhetőségéről – az érkeztetési számra hivatkozással – a küldőt, ha ezt kérte, a beérkezéstől számított 3 napon belül elektronikus úton értesíteni kell. Az értesítés felhasználható az üggyel kapcsolatosan fennálló fizetési kötelezettségre vonatkozó tájékoztatásra is, de azt önállóan is meg lehet küldeni.

166. Az EIR-ben már érkeztetett és kiszignált iratot az ügyintéző vagy a már meglévő ügyhöz megnyitott ügyiratba alszámra vagy – előzmény nélküli, új ügy esetén – az új ügyhöz megnyitott ügyirat alszámára iktatja.

167. Amennyiben az EIR-ben a tárgyévben olyan irat érkezik, amelynek előzménye egy előző évi ügyiratban található, azt az előző évi ügyiratot a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni. A szerelés tényét a rendszer automatikusan rögzíti a nyilvántartásokban.

168. Az automatikus iktatást az ügyviteli szerv vezetőjének kell – a szervezet belső rendelkezésében meghatározott ügytípusokra – beállítania az EIR „Automatizálás” felületén. Az automatikus iktatás alkalmazásánál figyelemmel kell lenni arra, hogy ebben az esetben mindig új főszámra történik az iktatás.

169. Az EIR-ben a „Szervezeti kód” alkalmazásával, egy iktatókönyv kizárólagos használatra olyan szervezeti egységhez rendelhető, amelynek vezetője rendelkezik kiadmányozási joggal, ebben az esetben az iktatókönyvet más szervezeti egységhez tartozó személyek nem használhatják.

170. A szervezeten belül az ügyviteli szerv vagy az iratkezeléssel megbízott ügykezelőn keresztül történő irat átadás-átvételének módjai a következők:

171. Az ügyintéző az ügyviteli szervtől a személyi kartonon átvett iratokat vagy más ügyintézőtől és a sokszorosítótól átvett iratot az átvételkor köteles a belső leírásába bevezetni.

172. Az azonos ügyviteli szervhez tartozó ügyintézők a belső leírásukban kezelt nyílt iratokat a szignáló vezető engedélyével, ideiglenesen egymásnak – 30 nap időtartamig – közvetlenül is átadhatják. Ez esetben az átadó ügyintéző az ideiglenes átadás-átvétel tényét a belső leírásában, illetve az iktatólapban ceruzával dokumentálni kell. Az iratot átvevő ügyintéző az átvett iratot tollal bevezeti a belső leírásába, visszavételkor az átadó ügyintéző tollal, név, sajátkezű aláírással és a visszavétel dátumának rögzítésével veszi vissza. Az átadó ügyintéző a visszavételt követően a kölcsön adott iratnál a ceruzás bejegyzést kiradírozza.

173. Az ügyintéző az érkeztető könyvben vagy a kézbesítőkönyvben átvett iratot az általa vezetett iktatólapba köteles bevezetni. Az irat Ikt. számát az ügyviteli szervnek dokumentálás céljából meg kell adni.

174. EIR alkalmazása esetén a papíralapú iratokat az ügyintézőknek az ügyviteli szerv vagy a külső érkeztető az átvevő azonosítása után az EIR-ben adja át. Erről az eseményről bejegyzés keletkezik az irat irattörténetében.

175. Az EIR az ügyintéző által átvett iratot az ügyintézőnél lévőként azonosítja. Az ügyintéző az átvett iratot az átvételt követően az „Intézem” funkció alkalmazásával – az irat fajtájának megfelelő – nyilvántartásba veszi. Az irat iktatása vagy nyilvántartásba vétele során kapott Ikt. számot vagy Nyt. számot az EIR összekapcsolja az irat már korábban, érkeztetéskor rögzített nyilvántartási adataival.

176. Az EIR-ben az ügyintézők az ügyirataikat vagy irataikat egymásnak ideiglenesen vagy véglegesen közvetlenül is átadhatják. Az átadás-átvétel tényét az EIR automatikusan rögzíti, azt külön más átadóokmányon nem kell dokumentálni.

177. A szervezethez érkezett iratokat a szervezet vezetőjének kell bemutatni az ügyintéző kijelölése és az ügy elintézési módjának meghatározása érdekében. Ezt követően az iratot az ügy elintézésére kijelölt személy részére dokumentált módon kell kiadni.

178. A szervezet vezetője a belső rendelkezésben határozhat úgy, hogy egyes iratok részére történő bemutatás nélkül közvetlenül kiadhatók az érintett ügyintézőnek.

179. A 177–178. pontban foglaltak alapján a szervezet feladatrendszerének megfelelő ügyintézési rendet a szervezet belső rendelkezésében szükséges rögzíteni.

180. Az irat készítését az arra jogosult ügyintéző vagy az irat előállítására kijelölt személy végezheti.

181. Hivatalos irat a 2. és 3. függelékben meghatározott kötelező alaki kellékekkel készíthető.

182. A szervezet vezetője a kötelező alaki kellékek figyelembevételével – az egységes megjelenés érdekében – meghatározhatja a szervezetre vonatkozó aktuális alaki kellékeket, különös tekintettel a fejrészre, a megszólításra és az aláírásra.

183. A külső szervhez vagy személyhez küldendő irat kiadmányként történő aláírására vonatkozó jogosultságokat és előírásokat a szervezet saját SZMSZ-ben, ügyrendben, a szervezet belső rendelkezésében vagy a kiadmányozás rendjéről szóló szabályzatban kell meghatározni.

184. A kiadmányozás és az aláírás joga osztatlan vezetői jogkör. Az ügy jellegétől függően a kiadmányozás és az aláírás joga a szervezeteknél a szervezet saját SZMSZ-ében ruházható át.

185. Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani.

186. A papíralapú irat akkor hiteles kiadmány, ha

187. A szervezet a kiadmány egy hiteles példányát köteles irattárában az ügyirat részeként megőrizni.

188. A távollévő vezető helyett kiadmányozásra – amennyiben nem a rendszeresített helyettes kerül felhatalmazásra – a távollét idejére az írásban megbízott helyettes jogosult.

189. A kiadmányozáshoz használt hivatalos bélyegzőkről nyilvántartást, az érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról, elektronikus bélyegzőkről az ügyviteli szerv vagy a szervezet vezetője által írásban kijelölt személy kimutatást vezet. A szervezet által használt valamennyi hivatalos bélyegző és elektronikus aláírás, elektronikus bélyegző kezelésének, használatának rendjéről és nyilvántartásáról sorszámos rendelkezésben kell rendelkezni.

190. Kiadmányozásra csak a szabályosan elkészített irat terjeszthető elő.

191. Az elektronikus irat akkor hiteles kiadmány, ha azon szerepel a 183. pontban meghatározottak szerinti kiadmányozási joggal rendelkező személy – az elektronikus aláírások használatáról szóló szabályozóban meghatározott – elektronikus vagy az iratérvényességi nyilvántartás szerint hitelesített és nyilvántartott aláírása.

192. Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az érkeztetési azonosítóról szóló elektronikus tájékoztatás.

193. A szervezetnél keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője vagy ügyintézője a 2. függelék II. rész 2. pontjában, 5. pont c) alpontjában és 6. pontjában meghatározott hitelesítési záradékolással jogosult hiteles papíralapú másolatot kiadni.

194. Nyílt irat bármely sokszorosítógépen, illetve nyomdával elkészíttethető. A nyomdával kötött szerződésben rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket, így különösen a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése.

195. A nyomdába küldött, jóváhagyott kéziraton bármilyen változtatásra csak a kéziratot jóváhagyó személy jogosult engedélyt adni.

196. Abban az esetben, ha a nyílt irat másolása vagy sokszorosítása a minősített iratok sokszorosítására kijelölt eszközén történik, akkor az ahhoz tartozó sokszorosítási naplóban rögzíteni kell annak tényét.

197. Az EIR-t használó szervezethez érkezett papíralapú iratok az érkeztetés során a szervezet Másolatkészítési Szabályzatának megfelelően digitalizálásra kerülnek.

198. A digitalizálással megbízott vagy arra feljogosított személyek körét a szervezet vezetője a Másolatkészítési Szabályzatban határozza meg.

199. A szervezet vezetője Másolatkészítési Szabályzatban határozza meg a szervezethez érkezett elektronikus másolattá nem átalakítható papíralapú iratok körét.

200. A másolatkészítést utólagosan is ellenőrizhető módon dokumentálni kell.

201. A szervezet iratanyagába tartozó hiteles papíralapú kiadmányról hiteles elektronikus másolat iránti igény esetén a 193. pont szerint hiteles papíralapú másolatot kell készíteni. Az így elkészített hiteles másolatot be kell szkennelni és a másolat megküldő iratának mellékleteként kell kezelni.

202. Az EIR-t használó szervezet iratanyagához tartozó elektronikus iratról hiteles papíralapú másolatot készíteni az EIR „Másol” funkció alkalmazásával lehet. Az elektronikus irat EIR-ből történő kinyomtatását követően a 193. pontban leírtak szerint kell eljárni.

203. Amennyiben az EIR-ben kiadmányozott iratból utólag másolat készül, az EIR az eredeti iratpéldány metaadataiban a „Másolat” felületen rögzíti annak tényét.

204. A kiadmányozott Ikt. számmal vagy Nyt. számmal ellátott eredeti iratpéldányokat, illetve az eredeti iratpéldányok másodlatait az érintett címzetthez, címzettekhez kell továbbítani.

205. Azokat az iratpéldányokat, amelyeket e-mailben vagy magánszemélyek központilag biztosított elektronikus tárhelyére kell továbbítani, az iratot készítő ügyintéző vagy az erre a feladatra kijelölt felhasználó kapja meg expediálás céljából.

206. Azon szervezet, amely EIR nélkül Hivatali kapu szolgáltatást vesz igénybe, az irat Hivatali kapun történő továbbítására külön kézbesítő könyvet vezet, amelyben dokumentálja az irattovábbításra vonatkozó adatokat. A hivatali kapu használatával kapcsolatos részletes szabályokat a 99. pont tartalmazza.

207. Az irattovábbításra jogosult személy az ügyviteli szerv ügykezelője, aki a továbbítandó hivatalos iratok irattári példányán vagy a kézbesítő könyvben az átvétel tényét aláírásával, valamint az átvétel idejének rögzítésével dokumentálja. A továbbításra átadott irat esetében az irattovábbításra jogosult személy az iktatólapba az átadás idejét, amennyiben kézbesítőkönyvben adja át, akkor a kézbesítő könyv számát is bejegyzi, amelyet saját kezű aláírásával hitelesít.

208. A szervezetnél az irattovábbításra jogosult ügykezelőnek minden esetben ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden vezetői utasítást, valamint, hogy a mellékleteket és a mellékelt iratokat csatolták-e.

209. Az iratokat a kiadmányozó döntésének megfelelően, a rajtuk feltüntetett módon és nyomon követhetően kell továbbítani.

210. Az iratok átadás-átvételét követően az iktatókönyv, vagy az iktatólap elküldésre, illetve a végrehajtásra vonatkozó rovatait az ügykezelő tölti ki. Ügyintéző által kezelt iktatólapon nyilvántartott irat esetén ezen feladat végrehajtása az iktatólapot vezető ügyintéző kötelessége.

211. A hivatalos iraton feltüntetett kezelési utasításoknak megfelelő borítékolásért, a címzés helyességéért, továbbá a borítékba kerülő irat és mellékletei teljességéért az irat ügyintézője felelős, amelyet az ügyviteli szervnek az irat elküldése előtt ellenőriznie kell. Hiányos vagy szabálytalan borítékolás esetén a küldemény nem továbbítható. A borítékon feltüntetendő adatok körét és azok feltüntetésének módját a 6. függelék szerinti 5. minta tartalmazza.

212. A telefaxon küldendő irat esetén az elküldés előtt a címzés helyességét a telefax kezelőjének is ellenőriznie kell. A továbbítást igazoló szelvényt az irathoz kell csatolni. Az érkezett hőpapíros iratról a fogadó szervezetnél fénymásolatot kell készíteni, amelyet az érkeztetést követően iktatni, illetve nyilvántartásba kell venni, és az iktatást végzőnek a – záradékkal történő – hitelesítést is el kell végezni. A hőpapíros példányt a másolathoz kell csatolni.

213. Az irat továbbítására jogosult ügykezelő az átvett küldeményeket a továbbítás módja szerint csoportosítja – posta, kézbesítő, futárszolgálat útján, személyesen vagy elektronikus formában – és annak megfelelően hajtja végre a továbbítást.

214. Nyílt iratot posta útján, külön megállapodás szerint az Állami Futárszolgálattal, számítástechnikai és telefax-berendezésen, sürgős, halasztást nem tűrő esetben személyes kézbesítés útján lehet továbbítani. Hivatalos irat – az irat hivatali telefaxon, hivatali e-mailen, illetve személyes kézbesítő útján történő továbbítása kivételével – csak az ügyviteli szerv útján továbbítható.

215. A borítékot név és beosztás szerint címezni csak a „Kizárólag s. k. felbontásra!” és az „S. k. felbontásra!” kezelési utasítással ellátott iratok esetében lehet.

216. „Kizárólag s. k. felbontásra!” és „S. k. felbontásra!” kezelési utasítású iratokat külön borítékban kell továbbítani.

217. Az „Azonnal!” és „Sürgős!” jelzésű küldeményeket haladéktalanul továbbítani kell a címzetthez.

218. A szervezeten kívülre hivatalos irat posta útján csak ajánlott, valamint tértivevényes küldeményként továbbítható.

219. Az azonos címzetthez küldendő iratokat külön borítékolás nélkül – a méret és súlyhatárok figyelembevételével – egy borítékban, vagy csomagban kell elhelyezni és a borítékra valamennyi irat Ikt. számát vagy Nyt. számát és példányszámát fel kell jegyezni.

220. Azonos címzetthez továbbítandó nagy mennyiségű iratot több csomagban, vagy e célra rendszeresített futárzsákban kell elhelyezni. A futárzsákokat hosszabbított szárú lakattal, vagy horganyzott ólomzár huzallal és alumínium plombával kell lezárni, és zsákcímlappal ellátni.

221. Amennyiben a postázott küldemények valamilyen okból visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

222. A futár útján továbbításra kerülő küldeményeket kísérőjegyzékbe, futárátvételi elismervénybe kell bevezetni és átadni a továbbítást végző futárnak.

223. A futárállomás feladatkörét az egy objektumban vagy helyőrségben elhelyezett szervezetek ügyviteli szervei közül az erre kijelölt, vagy az erre a feladatra kijelölt szervezet, szervezeti egység látja el.

224. Az utalt szervezet részére futár útján, illetve postai úton érkezett nyílt küldeményeket kézbesítőkönyvvel, felbontás nélkül kell átadni.

225. Az utalt szervezet és a futárállomás egymás közt a minősített küldeményeket futárjegyzéken, a nyílt küldeményeket kézbesítőkönyvben – felbontás nélkül – adják, illetve veszik át.

226. Az EIR-rel nem rendelkező szervezetek az elöljáróval történő, valamint az egymás közti, hivatalos levelezése során – kizárólag a nem minősített iratokra – a következő eljárást rendet kell alkalmazni:

227. Elektronikus ügyintézést folytató szervezetek ügyfeleiknek a válasziratot csak akkor küldhetik elektronikus formában, ha a címzett a kérelmet elektronikus úton küldte be, vagy azt – a rendelkezés nyilvántartásban történő megadása mellett – kifejezetten kéri. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.

228. Az EIR-ben az elektronikus kézbesítési igazolásokat fel kell tölteni az irat metaadataihoz.

229. Elektronikus iratot elektronikus adathordozón – különösen a mágneses adathordozó, CD, DVD, pendrive – továbbítani csak papíralapú kísérőlappal lehet. A kísérőlapnak a 95. pontban és a 6. függelék szerinti 1. mintában meghatározott adatokat kell tartalmaznia. Egy elektronikus adathordozón lehetőleg egy Ikt. számhoz vagy Nyt. számhoz tartozó elektronikus irat kerüljön továbbításra.

230. Az elektronikus iratok kézbesítésekor az EIR a kiadmányozást követően automatikusan továbbítja a küldeményt, amennyiben a címzett rendelkezik Hivatali-, Cég- vagy Ügyfélkapuval, illetve EIR-rel, valamint a címzettet az ügyintéző ennek megfelelően állította be. Egyéb esetben az ügyintézőnek kell gondoskodnia a címzett elektronikus elérhetőségére történő továbbításról.

231. Az EIR-rel rendelkező szervezetnél az elektronikus formában kiadmányozott iratok azon példányait, amelyek EIR-rel nem rendelkező szervezet részére a 26. pont szerint kerülnek továbbításra.

232. Az ügyintézőnek az EIR-ben nyilvántartott papíralapú iratait továbbításra az EIR-ben kell átadnia a továbbításra jogosult ügyviteli szervnek.

233. Személyes kézbesítés esetén a továbbítás tényének iraton történő dokumentálását követően az expediálást végző személy az EIR-ben rögzíti az átvevő nevét és a továbbítás időpontját.

234. Az EIR-ből e-mailben történő expediálás esetén meg kell győződni a levelezőrendszer helyes működéséről és le kell ellenőrizni, hogy az expediálás megtörtént.

235. Azokat az adatokat, amelyeket a papíralapú irat továbbításával, a feladat végrehajtásával kapcsolatosan az EIR automatikusan nem kapcsol össze az irat metaadataival, az ügyintézőnek kell rögzítenie a rendszerben.

236. Az 1. függelékként kiadott irattári terv határozza meg a szervezetekhez érkezett és az ott keletkezett iratok őrzési idejét és helyét.

237. Az irattári terv általános részből és különös részből áll. Az általános részben a valamennyi szervezetet érintő ügykörök, a különös részben az egyes szervezetek szakfeladatait érintő ügykörök szerepelnek.

238. Az ügykör létrehozása és naprakészen tartása a 2. pont 2.40. alpontjában meghatározott irattári tétel szerint illetékes szervezet feladata.

239. Az ügykörön belül a tétel egy tényleges ügyre, több hasonló ügyre, az ügyek egy bizonyos körére, vagy egy adott iratfajtára alakítható ki. Egy tétel csak azonos őrzési idejű és azonos őrzési helyű ügyek irataiból, iratfajtáiból alakítható ki. Az ügykörökbe besorolt tételek tovább csoportosíthatók tárgykörökre.

240. A tétel típusát, ügykör szerinti hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári tételszám (a továbbiakban: Itsz.) mutatja. Az Itsz. első eleme az általános részre utaló „01”-es, vagy a különös részre utaló „02”-es szám, amely a 6. függelék szerinti 10. minta 2. pontja szerint kötőjellel van elválasztva az ügyre és tételre utaló egymást követő számoktól. Az ügykörök az általános részben is és a különös részben is külön-külön 01-től 99-ig, ügykörönként a 001-től 999-ig számozottak.

241. Amennyiben az adott iratnak, illetve az abban foglalt adatnak a megőrzési idejéről jogszabály rendelkezik, akkor az irat őrzési ideje a jogszabályban meghatározott időtartam. Ennek hiányában az őrzési idő meghatározásakor az irat ügyviteli értékét kell figyelembe venni.

242. Az iratok elsődleges őrzési helye a szervezet saját irattára. A HM HIM KI-be adandók azok az iratok, amelyek a HM HIM KI adatszolgáltatási tevékenységéhez szükségesek, valamint a szervezet ügyviteli érdekein túl mutató iratok. A HM HIM KI az átvett iratokat a továbbiakban saját irataként kezeli.

243. A maradandó értékű iratokat a saját irattárában az irattári terv szerint meghatározott őrzést követően a szervezet átadja a HM HIM KI részére. A HM HIM KI az irattári tervben a részére meghatározott ideig őrzi, majd átadja a HM HIM HL részére.

244. Nem selejtezhető irat őrzési helye a szervezet saját irattára, jelölése: „HN” („Határidő nélküli”).

245. A szervezetek vezetői figyelemmel kísérik a szervezethez érkezett és az ott keletkezett iratok ügy- és tételbe sorolhatóságát, valamint a megőrzési idők helytállóságát, és amennyiben szükséges a módosításuk vagy kiegészítésük, a 21. pontban foglaltaknak megfelelően javaslatot tesznek a szakmai irányító részére.

246. Az iratok őrzési idejének és megőrzési helyének felülvizsgálata során az előző felülvizsgálat óta bekövetkezett jogszabályváltozásokat, valamint az ügyviteli értékű, továbbá a maradandó értékű iratok körében bekövetkezett változásokat kell figyelembe venni.

247. Az irattári tétel szerint illetékes szervezet megvizsgálja a javaslatot, jóváhagyását követően kezdeményezi az irattári terv módosítását a 21. pontban foglaltak szerint.

248. Az iratokat tárgy-, illetve ügykörök szerint kell rendszerezni és irattári tételekbe sorolni. Az iratok őrzése az irattári tervben meghatározott ideig az ott meghatározott iratőrző helyen történik.

249. A további intézkedést nem igénylő ügyiratokat le kell zárni. Amennyiben az adott ügyben új irat érkezik vagy keletkezik, az ügyiratot újra kell nyitni, az ügyiratba és az iktatókönyvbe be kell jegyezni a lezárás és az újranyitás tényét is. A lezárás jelzésének hiányában az utolsó ügyiratdarab keletkezésének időpontját kell a lezárás időpontjaként figyelembe venni a selejtezés vagy levéltárba adás határidejének megállapításakor.

250. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

251. A szervezeti egységek ügyintézői csak átmenetileg őrizhetik az elintézett, további érdemi intézkedést már nem igénylő, Itsz.-szel ellátott iratokat vagy azokat, amelyek irattározását elrendelték. Az ügyintéző az ügyintézési szempontból már nem szükséges iratokat az elintézést követően, de legkésőbb az utolsó őrzési év június 30-ig a szervezet irattárának adják át.

252. A szervezet irattára gondoskodik az iratok őrzéséről a helyben történő selejtezésig vagy az iratok HM HIM KI-be történő átadásáig.

253. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását – egyéb alapnyilvántartások esetében az abban nyilvántartott utolsó irat elszámolását – követő naptól kell számítani.

254. Az irattári és levéltári értékű iratokat a szervezet saját irattárában kell őrizni az irattári tervben meghatározott ideig, ezt követően a HM HIM KI-nek kell átadni, amely a szervezet vonatkozásában gyakorolja a központi irattári funkciót.

255. Az iratok átadása a HM HIM KI-ből a HM HIM HL-be az irattári tervben meghatározott őrzést követően, a HM HIM HL által megállapított szabályok szerint történik.

256. Az irattári helyiségnek por-, penész-, rovar- és rágcsálómentesnek, száraznak, megfelelően megvilágítottnak és jól szellőztethetőnek kell lennie. Ezen kívül a tárolt iratok épségét közművezetékek, helyiségen kívül és belül keletkezett tüzek nem veszélyeztethetik.

257. Az irattárat úgy kell kialakítani, hogy a helyiség polcrendszerén tárolt papíralapú irattári anyag – biztosítva azok gyors és hatékony visszakereshetőségét, selejtezését, valamint átadás-átvételét – jól áttekinthető, rendezett legyen.

258. Az elektronikusan tárolt ügyiratok átadását a HM HIM HL által meghatározottak szerint kell végrehajtani.

259. Ügyirat, valamint az iktatólap a szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt ügyintéző engedélyével kerülhet a szervezet irattárába, amelyet a papíralapú iktatólapon dátummal, névvel és saját kezű aláírással kell ellátni.

260. Az irat irattárba helyezése előtt az iraton az irat ügyintézésére kijelölt ügyintézőnek fel kell tüntetnie a megfelelő Itsz.-t. Az Itsz. feltüntetésére az ügyintézőn kívül a közvetlen elöljárója jogosult.

261. Az ügyintéző a leadásra történő előkészítés során ellenőrzi az ügyirat, iktatólap, irat teljességét – lapszám, mellékletek megléte –, gondoskodik az Itsz. meghatározásáról és a papíralapú iraton a 6. függelék szerinti 10. minta 3. pont a)–c) alpontja szerint történő feltüntetéséről. Az Itsz. felépítése az irattári tervben meghatározott „Általános vagy Különös rész”-ből áll, kötőjellel elválasztva, a tárgykör és az ügykör együttesen törtvonallal elválasztva, az őrzési idő tört vonallal elválasztva, az őrzési hely törtvonallal elválasztva, valamint a szervezet irattárában történő őrzési évből áll.

262. Ha az irattári tervben nem található megfelelő Itsz., ha az irattári tétel a továbbiakban okafogyottá vált, vagy amennyiben az irattári tétel megnevezésének, illetve az őrzési idő és az őrzési hely meghatározásának módosítása vált szükségessé, az ügyintéző a 6. függelék szerinti 25. minta szerinti javaslati lap kitöltésével javaslatot tesz a szervezet vezetőjének, aki jóváhagyását követően kezdeményezi az irattári terv módosítását a 21. pontban foglaltak szerint.

263. Az ügyiratot, iktatólapot teljes iratanyagával kell leadni.

264. Az iktatólapból az ügyintéző a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat, a további őrzést nem igénylő példányokat kiemeli, sorba rendezi és selejtezési eljárás nélkül megsemmisítés céljára átadja az ügyviteli szerv részére.

265. Az ügyintéző megvizsgálja, hogy az előírt vezetői utasítások teljesültek-e, ezt követően az elintézés tényét az iraton rögzíti és azt aláírással ellátva dokumentálja.

266. Az ügyintéző a további ügyintézést nem igénylő az iktatólap zárásaként az utolsó bejegyzést követően húz egy vonalat, amely alatt feltünteti a dátumot, a nevét és saját kezű aláírását. Az iktatólap lapszámát, a mellékletek darabszámát, valamint a mellékletek összesített lapszámát az iktatólap lezárásánál és az elején tollal tünteti fel.

267. Az EIR ügyintézői állománya – a szervezet belső rendelkezésében rögzítettek alapján – külön vezetői engedély nélkül is leadhatja az EIR-ben kezelt iratait irattári őrzésre.

268. Az EIR-ben az irat iktatása vagy nyilvántartásba vételekor minden ügyirathoz hozzá kell rendelni egy Itsz.-t. Az Itsz. az irattárba helyezésig az ügyintéző által módosítható.

269. Az EIR-ben az ügyiratokat – a tárgyéven túlmutató éven túli iktatást igénylő ügyek kivételével – legkésőbb a tárgyévben az utolsó munkanapon le kell zárni. Az ügy lezárásakor az ügyintéző az irattárba adás előtt meggyőződik arról, hogy a korábban meghatározott Itsz. továbbra is megfelelő-e, s amennyiben nem megfelelő, új Itsz.-t határozhat meg az ügyirathoz.

270. Az EIR-ben az ügyiratot, vegyes ügyirat esetében is teljes iratanyagával kell leadni.

271. Az ügyiratból a selejtezési eljárás nélkül megsemmisíthető iratok kiemelését az EIR automatikusan végzi, a végleges elszámolásuk azonnali megsemmisítési jegyzéken történik.

272. Az EIR-ben az ügyintéző a leadásra történő előkészítés során felülvizsgálja az ügyirat Itsz.-ét, tárgyát, tárgyszavait, és amennyiben szükséges, megváltoztathatja azokat. Az ügyirat lezárása után, ha az ügyirat tartalmaz papíralapú iratot is, ki kell nyomtatni a Ikt. szám szerint sorba rendezett ügyirathoz tartozó az EIR által generált nyomtatványt. A papíralapú és a vegyes iratokat tartalmazó ügyiratot az ügyintéző által aláírt az EIR által generált nyomtatvánnyal együtt kell leadni az ügyviteli szervnek irattározás céljából. Leadás után az ügyiratokat, iratokat az ügyviteli szerv Ikt. szám, illetve Nyt. szám szerint rendezve őrzi.

273. Az EIR-ben kezelt könyvleltári iratok, az érkezett sorszámos rendelkezések, a saját sorszámos rendelkezések, a munkafüzetek, az egyéb papíralapú nyilvántartásokban kezelt iratok közül azokat az iratokat, amelyek feleslegessé váltak vagy hatályukat vesztették, kijelölés után folyamatba kell helyezni. A folyamatban lévő felületről az „Ügyviteli iroda” felületen az ügyviteli szerv részére kell átadni.

274. A szervezet irattárát az ügyviteli szerv köteles működtetni.

275. Az ügyviteli szerv az iraton feltüntetett Itsz.-nek megfelelően végzi az iratok irattári kezelését. Az iktatólapok iratainak elszámolása során az ügyviteli szerv

276. Az irat irattári kezelésre történő átvételekor ellenőrizni kell az ügyintéző irattári kezeléssel kapcsolatos feladatainak végrehajtását, az iktatólap, irat teljességét. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, akkor azt visszaadja az ügyintézőnek, akinek gondoskodni kell annak kijavításáról. Ezt követően az iktatókönyv, illetve a nyilvántartás megfelelő rovatába rögzíteni kell az irattárba helyezés időpontját és el kell végezni a papíralapú iktatólap, irat nyilvántartásból való kivezetését, illetve az irat megfelelő elszámolási okmányhoz való azonosítását. Ez esetben azonosításként az irattárkezelt irat jobb felső sarkába a példányszám fölött piros vagy zöld színű tollal a 6. függelék szerinti 10. minta 4. pont a)–b) alpontja szerint kell feltüntetni a megfelelő elszámolási okmányból kapott irattári kezelési jelzéseket. Az irattári kezelési jelzés felépítése a megfelelő elszámolási okmányra utaló jelzésből áll, kettősponttal elválasztva, az elszámolási okmány nyilvántartási száma törtvonallal elválasztva, valamint az elszámolási okmány folyószámából áll. Ezt követően meg kell semmisíteni a selejtezési eljárás mellőzésével a megsemmisítendő iratokat.

277. Az iratok selejtezése során az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben meghatározott Itsz. szerinti megőrzési időt az iktatólap lezárását követő naptól kell számítani.

278. Az EIR-ben az ügyintéző által leadásra megküldött vegyes ügyiratban lévő papíralapú iratokat és a további őrzést nem igénylő példányokat az ügykezelő az „Átvételre váró iratok” felületen az ügyiratban ellenőrzi és összeveti az ügyintéző által ügyvitelre vitt papíralapú iratokkal, amelynek tényét – az „Ellenőriz” funkció alkalmazásával – az EIR-ben rögzíti. A papíralapú iratok és mellékleteik lapszámának ellenőrzése kizárólag az „Átvételre váró iratok” felületen hajtható végre. Ellenőrzést követően az ügyintézőtől átveszi az ügyiratot az ügyintéző által kinyomtatott és aláírt, az EIR által generált nyomtatvánnyal. Ezt követően végre kell hajtania a selejtezési eljárás mellőzésével megsemmisítendő iratok megsemmisítését.

279. Irathiány esetében a „Visszautasít” funkcióval visszaadja az ügyiratot az ügyintézőnek a hiány pótlása céljából.

280. Elektronikus iratok az ügyintéző és ügykezelő között történő átadás-átvétele során külön ellenőrzés nem szükséges.

281. Az irattárosi jogosultsággal rendelkező ügykezelő az ügyintézőtől átvett ügyiratokat, iratokat az „Irattározás” felületről az irattárba helyezhető ügyiratokat, iratokat „Irattárba helyez” funkcióval irattárba helyezi.

282. Az „Irattárban lévő iratok” felületen az iratokat, ügyiratokat – a papíralapú iratok és a papíralapú vegyes ügyiratok esetében az EIR által generált nyomtatvánnyal együtt – az EIR automatikusan az Ikt. szám és az Nyt. szám szerint növekvő sorrendben, irattípusonként rendszerezi. Ezen a felületen lehetőség nyílik az irat, ügyirat megőrzési mód szerinti szűrésére.

283. Az ügyirathoz nem tartozó iratokat – könyvleltári irat, érkezett sorszámos rendelkezések, saját sorszámos rendelkezések, munkafüzetek, egyéb papíralapú nyilvántartások – az ügykezelő az iratok ellenőrzése és átvétele után a „Folyamatban lévő iratok” felületen belül az „Ügyviteli irodán lévő iratok” felületen találja és eldönti, hogy szükséges-e az iratok további őrzése vagy azok irattárba helyezhetők. A még hatályban lévő saját sorszámos rendelkezések, érkezett sorszámos rendelkezések további őrzéséről gondoskodni kell, az EIR-ben azokat őrzés alá kell helyezni. Ezek a továbbiakban az „Ügyiratok iratok” felületen lesznek láthatóak az „Ügyhöz nem tartozó iratok ügyviteli irodán” fül alatt.

284. Azokat az iratokat, amelyeket irattárba lehet helyezni, azok kijelölése után „Irattárba ad” funkció alkalmazásával irattárba kell helyezni.

285. Az ügyiratban iktatott, de továbbításra nem került saját készítésű iratot az EIR irattárba adáskor további őrzést nem igénylő példányként kezeli és az ügyiratból automatikusan kiemeli, a végleges elszámolásuk azonnali megsemmisítési jegyzéken történik.

286. Az irattári kezelésre átvett levéltári iratokat keletkezési évenként és Itsz.-enként külön-külön 3 példányos – a 287. pont alapján készített leadási jegyzék sorszámán nyilvántartott – belső leltárban a 6. függelék szerinti 18. minta szerint kell nyilvántartani. A sorszámos rendelkezéseket kiadmányozónként és fajtánként felfektetett belső leltárakon kell nyilvántartani. Amennyiben egy azonos Itsz.-hez tartozó levéltári értékű iratból nagy mennyiség keletkezik, akkor több belső leltárra felvezethető. A belső leltáron fel kell tüntetni az adott sorszámhoz tartozó irat Ikt. számát, illetve Nyt. számát, példányszámát, lapszámát, tárgyát, keletkezés évét, évkörét. A belső leltárból egy példány a leadó szervezetnél marad, egy példány – a 288. pont alapján elkészített – csomagban az iratokkal együtt elhelyezve, és egy példány a HM HIM KI részére átadásra kerül a leadási jegyzékkel együtt.

287. A belső leltárakat a HM HIM KI-be az átadás éve alapján a 6. függelék szerinti 17. minta szerint 2 példányban leadási jegyzékben kell összesíteni. A belső leltárak a leadási jegyzék mellékletét képezik. A leadási jegyzéket főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartani.

288. A HM HIM KI-nek átadásra kerülő levéltári értékű papíralapú iratokat irattári tételenként legfeljebb 10 cm gerincméretű csomagban kell elhelyezni, majd a leadás évében végrehajtott tételes bizottsági ellenőrzés során be kell csomagolni és zárócímkével lezárni.

289. A HM HIM KI a papíralapú iratokat csomagtételekben, leadási jegyzék alapján veszi át, a jegyzék szervezetnél maradó példányán aláírással és bélyegzéssel igazolja az átvételt. A HM HIM KI évente értesíti a szervezeteket a részükre biztosított leadási időpontról. Ha az iratok átadása vagy átvétele akadályba ütközik, a további őrzési évek számát az elszámolási okmányon rögzítik.

290. Az EIR-ben irattári kezelésre átvett, HM HIM KI-be adandó, levéltári értékű iratokat, ügyiratokat a HM HIM KI-be adásukig az eredeti Ikt. számon, illetve Nyt. számon kell őrizni.

291. Az EIR-ből a HM HIM HL részére adandó levéltári értékű iratok jegyzékét az átadás előtt 3 példányban kell kinyomtatni, ezt követően papír alapon el kell készíteni az átadás-átvételhez szükséges átadás-átvételi jegyzőkönyvet 2 példányban a 6. függelék szerinti 20. minta szerint. Amennyiben az iratanyag csomagolásának gerincmérete meghaladja a 10 cm-t, több csomagot kell készíteni és valamennyi csomagban el kell helyezni a teljes belső leltár egy-egy példányát. Az átadás-átvételi jegyzőkönyvön és a zárócímkén fel kell tüntetni, hogy az egyes csomagokban a belső leltár mely sorszámain szereplő iratanyag került elhelyezésre.

292. A HM HIM KI által átvett levéltári értékű iratok átadás-átvételi jegyzőkönyvét ügyiratba kell iktatni, a továbbiakban az irattári tervben meghatározottak szerint kell őrizni. Az átadás-átvételi jegyzőkönyv Ikt. számát, továbbá az átadás időpontját, az átadó és az átvevő nevét az eredeti jegyzék „Átad” jelzéssel ellátott felületén is rögzíteni kell.

293. Az irattárba helyezett iratok közül minden évben selejtezni kell azokat az iratokat, amelyeknek az irattári tervben meghatározott megőrzési idejük lejárt. A megőrzési határidő lejáratának számítása a 253. pont alapján történik.

294. A szervezet irattárában őrzendő, majd megsemmisítésre kerülő iratokat a selejtezés évei szerint készített selejtezési és megsemmisítési jegyzőkönyvre kell rávezetni. Ezen iratokat a jegyzőkönyv emelkedő sorszáma szerinti könnyen kezelhető csoportosításban, az állagmegóvást biztosító módon kell tárolni.

295. A szervezet irattárában az irattári tervben meghatározott ideig őrzendő, majd ezt követően a HM HIM KI-ban további megőrzésre leadásra kerülő iratokat a megőrzés évei szerint a 6. függelék szerinti 19. minta alapján készített 3 példányos belső leltárban kell nyilvántartani, és maximum 20 centiméteres gerincméretű csomagokban kell elhelyezni. A HM HIM KI adatszolgáltatási tevékenységéhez szükséges iratokat a saját irattári őrzési idő lejárta után futárküldeményként csomagolva, futárjegyzéken kell megküldeni a HM HIM KI részére, ezen iratok őrzési idejének letelte után a levéltárba helyezést vagy a megsemmisítést a HM HIM HL igazgatója – egyedi elbírálást követően – engedélyezi. A személyi és pénzügyi anyaggyűjtőket az érintett személy szervezettel való jogviszonyának megszűnése után kísérő névjegyzékkel haladéktalanul meg kell küldeni a HM HIM KI részére. A névjegyzékeket elektronikus formában is meg kell küldeni.

296. A 6. függelék szerinti 12. és 13. minta alapján készített selejtezési és megsemmisítési jegyzőkönyveket, valamint a 295. pontban meghatározott iratok belső leltárait külön-külön a főnyilvántartó könyvben nyilvántartásba vett selejtezési és megsemmisítési jegyzőkönyvek, valamint az irattári értékű iratok belső leltárai részére felfektetett nyilvántartásában kell kezelni.

297. Az éves tételes bizottsági ellenőrzés alkalmával az egyes őrzési évre felfektetett selejtezési és megsemmisítési jegyzőkönyvhöz tartozó iratok meglétét tételesen ellenőrizni kell, csak ezt követően lehet az iratok becsomagolását és lezárását végrehajtani.

298. Az EIR-ben az irattári őrzésre leadott nyilvántartott iratokat, ügyiratokat az eredeti Ikt. számon, illetve Nyt. számon kell az EIR elektronikus irattárában tárolni és őrizni.

299. Az EIR-ből a HM HIM KI részére adandó iratok jegyzékét az átadás előtt 3 példányban kell kinyomtatni, ezt követően papír alapon el kell készíteni az átadás-átvételhez szükséges átadás-átvételi jegyzőkönyvet 2 példányban a 6. függelék szerinti 20. minta szerint. Amennyiben az iratanyag csomagolásának gerincmérete meghaladja a 20 cm-t, több csomagot kell készíteni, és valamennyi csomagban el kell helyezni a teljes jegyzék

egy-egy példányát. Az átadás-átvételi jegyzőkönyvön és a zárócímkén fel kell tüntetni, hogy az egyes csomagokban a belső leltár mely sorszámain szereplő papíralapú iratanyag került elhelyezésre.

300. A HM HIM KI által átvett irattári értékű iratok átadás-átvételi jegyzőkönyvét ügyiratba kell iktatni, a továbbiakban az irattári tervben meghatározottak szerint kell őrizni. Az átadás-átvételi jegyzőkönyv Ikt. számát, továbbá az átadás időpontját, az átadó és az átvevő nevét az eredeti jegyzék „Átad” felületén is rögzíteni kell.

301. Az iratok selejtezésére a szervezet vezetője bizottságot jelöl ki, amely javaslatot tesz az egyes iratok selejtezésére vagy további őrzésére.

302. Az iratok megsemmisítését megelőzően az iratselejtezésre kijelölt bizottság a hárompéldányos selejtezési és megsemmisítési jegyzőkönyvön szereplő iratokat tételesen felülvizsgálja a hatályos irattári terv alapján.

303. Amennyiben az iratselejtezésre kijelölt bizottság szerint a szervezetnek egyes iratokra a továbbiakban is szüksége van, az iratselejtezésre kijelölt bizottság a 262. pont alapján javaslatot tesz az irattári terv módosítására vagy az irattári terv módosítását nem igénylő esetben a 6. függelék szerinti 38. minta alapján az irat visszatartására. Az irat visszatartására megadott engedélyt követően az ügyviteli szerv a 6. függelék szerinti 10. minta 3. pont d) alpontja szerinti záradékot elhelyezi a visszatartott iraton, illetve az EIR-ben az ügyirat, irat „Kezelési feljegyzés”-ében.

304. Az ellenőrzés megtörténtét a selejtezési és megsemmisítési jegyzőkönyvön dátummal és a bizottság tagjainak aláírásával kell dokumentálni.

305. A selejtezésre kijelölt bizottság feladatát az irat utolsó őrzési évének november 30-ig hatja végre.

306. Azokat az iratokat, amelyeknek a további őrzésével a szervezet vezetője, valamint a HM HIM HL egyetértett és a 262. pont alapján az irattári terv módosítása vagy a további megőrzésre visszatartott iratok engedélyezése megtörtént, az érintett iratokat át kell vezetni az új őrzési időnek megfelelő irattári elszámolási okmányokra.

307. A szervezet vezetője – a bizottság javaslata alapján és a szükséges módosítások végrehajtását követően – és azok bizottsági záradékolása után a selejtezési és megsemmisítési jegyzőkönyv 1. példányát a megsemmisítés engedélyezése céljából visszavárólag, a 2. példányát véglegesen megküldi a HM HIM HL részére.

308. A HM HIM HL az iratok megsemmisítését – a szükséges ellenőrzés után – az átvételt követő 30 napon belül a selejtezési és megsemmisítési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A HM HIM KI-ban tárolt iratok megsemmisítésére – az őrzési idő letelte után – az engedélyt a HM HIM KI kéri meg a HM HIM HL-től.

309. Folyamatosan kell figyelni az irattárban lévő iratok őrzése lejáratának napját. Úgy kell csoportosítani az iratokat megsemmisítéshez, hogy évente legalább egy, legfeljebb azonban négy alkalommal lehet engedélyt kérni a HM HIM HL-től az iratok megsemmisítésére.

310. A HM HIM HL megvizsgálja, hogy a részére megküldött selejtezési és megsemmisítési jegyzőkönyv, illetve a belső leltár tartalmaz-e levéltári értékű iratot, s amennyiben tartalmaz, megjelöli azt az iratot és annak kivételével engedélyezi a többi irat megsemmisítését. Az engedélyt a selejtezési és megsemmisítési jegyzőkönyv, illetve a belső leltár 1. példányára írt záradékkal adja meg, a 2. példányt magánál tartja.

311. A HM HIM HL-nek nem feladata a selejtezési és megsemmisítési jegyzőkönyv, illetve a belső leltár további vizsgálata, de kérheti olyan irat levéltárba adását is, amely az irattári terv szerint nem levéltári értékű.

312. Amennyiben HM HIM HL olyan irat selejtezését nem engedélyezi, amely tárgya, illetve tartalma szerint nem azonosítható az irattári terv egyik levéltári őrzésűnek jelölt ügyköréhez sem, akkor meg kell határoznia, hogy csak azt az adott iratot kéri levéltárba adni, vagy az ilyen iratokat a jövőben minden esetben levéltárba kéri. Az utóbbi esetben a HM HIM HL-nek a szakmai irányítót értesítenie kell, és kezdeményezheti az irattári terv módosítását.

313. Az engedélyeztetési eljárást követően az irattári tervben előírt megőrzési határidő leteltével az iratokat meg kell semmisíteni.

314. A feleslegessé vált, elhasználódott hivatalos bélyegzők, valamint a személyi pecsétnyomók selejtezése a központi nyilvántartást végző szervezetnél történik. A hivatalos bélyegzőket lehetőleg az elhasználódás olyan állapotában kell visszaküldeni, hogy azok még azonosíthatók legyenek.

315. EIR alkalmazása esetén az iratselejtezésre kijelölt bizottság tételesen ellenőrzi a selejtezésre előkészített iratokat, majd az ellenőrzés tényét, valamint az esetlegesen felmerülő változásokat, a selejtezési bizottság tagjainak nevét, rendfokozatát rögzíti az EIR-ben. A selejtezésre kijelölt bizottság az ellenőrzésének és a döntésének rögzítését követően az EIR által azonosítóval ellátott selejtezhető iratok jegyzékét 3 példányban – a levéltári záradék nélkül – kinyomtatja, ezt követően papír alapon elkészíti a levéltári engedélyhez szükséges megküldő iratot 3 példányban, a 6. függelék szerinti 13. minta szerint. A selejtezési eljárás során a továbbiakban a 307–312. pontban foglaltak szerint kell eljárni, azzal, hogy az EIR-ben kezelt iratok esetében évente legfeljebb egy alkalommal lehet engedélyt kérni a HM HIM HL-től az iratok megsemmisítésére.

316. EIR alkalmazása esetén a szervezethez érkezett hiteles elektronikus másolat alapjául szolgáló – az EIR iratraktárában kezelt – papíralapú iratokról a 3 példányban – a levéltári záradék nélkül – készített selejtezési jegyzéket a selejtezés engedélyezése céljából az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető jóváhagyását követően – a 6. függelék szerinti 13. minta szerinti 3 példányban papír alapon elkészített irattal – visszavárólag kell megküldeni a HM HIM HL részére. Nem semmisíthető meg a maradandó értékkel is bíró iratoknak a levéltár által papír alapon is megőrzendőnek minősített példánya.

317. A 315–316. pontban selejtezésre javasolt eredeti iratjegyzékek esetében az EIR-ben a „Levéltári döntések rögzítése” felületen a HM HIM HL által visszaküldött engedély tényét – az engedélyezést tartalmazó irat Ikt. számát, az engedélyező nevét, valamint az engedélyezett iratok jegyzék számát – rögzíteni kell.

318. Itsz. meghatározása és selejtezési eljárás lefolytatása nélkül, dokumentáltan meg kell semmisíteni a levéltári vagy irattári értékű iratok felesleges példányait.

319. A nyílt iratok rontott lapjait, rontott példányait és a papírlapokra írt feljegyzéseket, illetve minden további irodai papírhulladékot az ügyviteli szerv által biztosított zsákban kell elhelyezni, illetve közvetlenül az ügyviteli szervnek kell átadni, és bizonylatolás nélkül meg kell semmisíteni.

320. A cikkszámos szolgálati könyvek elosztásának kimutatására használt elosztó kartonjait elhasználódásuk, vagy a szolgálati könyvek visszaküldését, vagy hatálytalanítását követően irodai papírhulladékot tartalmazó papírzsákba kell elhelyezni.

321. A selejtezett iratok szervezetnél történő megsemmisítését zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb, de a környezetvédelmi előírásoknak megfelelő módszer alkalmazásával, az irat adattartalmának rekonstruálását kizáró módon kell végrehajtani.

322. A nyílt iratok megsemmisítése a 6. függelék szerinti 21. minta szerinti zárócímkével ellátott lezárt csomagban, az irodai papírhulladéké pedig lezárt papírzsákban, a végleges megsemmisítését végző szervezetnek történő átadását követően, azok a megsemmisítésére kijelölt bizottság jelenléte nélkül is megtörténhet. Ebben az esetben a nyílt iratok megsemmisítésére kijelölt állami szervezet az iratok átvételéről és a megsemmisítés végrehajtásáról igazolást ad ki. Az igazolásokat a továbbiakban a megsemmisítési jegyzőkönyv mellékleteként, attól elválaszthatatlan módon kell kezelni.

323. A minősített iratok és azok rontott lapjainak előzúzását a szervezet biztonsági területén a szervezet eszközével a szervezet biztonsági vezetőjének engedélye alapján háromtagú bizottságnak kell végrehajtania. A megsemmisítést legalább egy fő titkosügykezelő jelenlétében kell végrehajtani, aki nem lehet a bizottság tagja. A keletkezett minősített iratzúzalékot a nyílt iratok megsemmisítésére kijelölt állami szerv részére kell átadni.

324. Amennyiben a minősített iratok megsemmisítésére – a technikai feltételek hiánya miatt – a szervezetnél nincs lehetőség azt más, olyan honvédelmi vagy polgári szervnél, kell végrehajtani, ahol biztosítható, hogy az arra illetéktelenek a megsemmisítés, illetve a megsemmisítést megelőző előkészítő eljárás során nem ismerhetik meg a minősített irat tartalmát. A megsemmisítést a szervezet biztonsági vezetőjének engedélye alapján háromtagú bizottságnak és legalább egy fő titkosügykezelő jelenlétében kell végrehajtani, aki nem lehet a bizottság tagja. Az iratok elszállítása lezárt, a 6. függelék szerinti 21. minta szerinti zárócímkével ellátott csomagban, illetve lezárt papírzsákban történhet. A megsemmisítésnek a szállítással azonos napon kell megtörténnie.

325. Azokat az adathordozókat, amelyeknek a zúzása nem lehetséges, azokat csiszolással, hántolással, maratással, áztatással, szétszereléssel, szétvágással, roncsolással és kivételes esetben égetés eljárással, illetve ezek kombinációjával lehet megsemmisíteni.

326. A minősített elektronikus adathordozók megsemmisítése csak a minősített adat védelmének hatósági felügyeletét ellátó szervezet által engedélyezett módon történhet.

327. A megsemmisítés, illetve a megsemmisítésre való átadás megtörténtét a selejtezési és megsemmisítési jegyzőkönyvben fel kell tüntetni és azt a megsemmisítés felügyeletéért, illetve a megsemmisítés végrehajtásáért felelős személyeknek dátummal és aláírásukkal kell dokumentálniuk.

328. Az EIR-ben a HM HIM HL által a 315–316. pont szerint megsemmisítésre engedélyezett iratok részére a levéltári döntés rögzítését követően az EIR előállítja a megsemmisítési jegyzéket, amelyet 1 példányban ki kell nyomtatni és mellékelni kell a 6. függelék szerinti 14. minta szerinti megsemmisítés tényét rögzítő jegyzőkönyvhöz. A jegyzőkönyvet ügyiratba kell iktatni, a továbbiakban az irattári tervben meghatározottak szerint kell őrizni. Az eredeti jegyzék „Raktári jegyzékre átadva” fülre kattintva rögzíteni kell

329. A szervezet ügyintézője az érvényes munkaköri leírásukban rögzített feladataik alapján – egyéb iratok vonatkozásában a szervezet vezetőjének engedélyével – az elszámolási okmányok bizottsági lezárásáig a szervezet irattárában őrzött iratokba betekinthetnek, illetve hivatalos használatra kikölcsönözhetnek iratot. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni.

330. Papíralapú iratok esetében az ügykezelő az irattárból kiadott ügyiratról a 6. függelék szerinti 2. minta szerinti ügyiratpótló lapot készít. Az ügykezelő az ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén tárolja. Az elszámolási okmány megjegyzés rovatában az ügyiratpótló lap felfektetését bejegyzik. A további ügyiratpótló lap felfektetését az előző lap alsó szélén tüntetik fel, az ügyiratpótló lap Nyt. számát a 6. függelék szerinti 10. minta 5. pontja szerint a kiadott ügyirat elszámolási okmányból kapott számából és a felfektetés sorszámából képezik. Az ügyiratpótló lap az elszámolási okmány része, az iratok megsemmisítése után az elszámolási okmánnyal együtt kell megőrizni. Az iratot személyi kartonon adják át az ügyintézőnek, a kiadás tényét az ügyiratpótló lapon – amelyet az átvevő a kölcsönzés elismeréseként saját kezűleg aláír – dokumentálják.

331. Az elszámolási okmányok lezárását, valamint az iratok bizottsági becsomagolását követően az irat kiadására a vezető, illetve az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető adhat engedélyt, indokolt esetben elrendelheti az irat végleges kiemelését. Ebben az esetben az iratot újból iktatni, illetve nyilvántartásba kell venni és az elszámolási okmányból ki kell vezetni.

332. A HM HIM KI-ből iratot ideiglenesen vagy véglegesen kiadni, arról másolatot készíteni a HM HIM KI vezetőjének írásos engedélyével lehet.

333. Az EIR-ben kezelt papíralapú és elektronikus iratok esetében – a 329. pontban foglaltak figyelembevétele mellett – nem kell ügyiratpótló lapot felfektetni, az irattári felületen, valamint az irat metaadataiban szerepelnek a kölcsönzés tényének rögzítéséhez szükséges adatok.

334. Az EIR-ben az irattárból ügyintézésre visszaadott ügyiratot átvételt követően az ügyintéző az „Ügyiratok, iratok” a „Más ügyintéző nálam lévő ügyei” felületen lévő ügyirat kijelölése után intézi. Újranyitás után az ügyirat megtartja az eredeti Ikt. számát, amelybe az ügyintéző új iratot iktathat. Ha az ügyintéző az ügyiratot nem a tárgyévben veszi vissza ügyintézésre, akkor iktatásnál a szerelés elvégzését követően intézheti az ügyet, iktathat új iratot.

335. Az iratokban szereplő adatokhoz történő hozzáférés korlátozása érdekében az iraton – értelemszerűen annak csomagolásán – a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások tüntethetők fel:

336. Elektronikus úton továbbítandó iratokon alkalmazható kezelési utasítás:

337. A 335. pontban meghatározott kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

338. Az iratokon, illetve azok csomagolásán a következő – a továbbításra utaló – kezelési utasítások alkalmazhatók:

339. A kezelési utasítások alkalmazását a kiadmányozó az iraton történő feltüntetéssel rendeli el.

340. A meghatározott kezelési utasítástól csak a kiadmányozó írásos engedélyével lehet eltérni.

341. A „Kizárólag s. k. felbontásra!” kezelési utasítást kell alkalmazni, ha az irat borítékját csak a címzett,

az „S. k. felbontásra!” kezelési utasítást pedig akkor, ha az irat borítékját a címzett, távollétében a helyettese vagy a felettese bonthatja fel.

342. Az Állami Futárszolgálat útján továbbítandó nyílt küldeményeken az „Ajánlott!” és a „Futárral továbbítandó!” alkalmazható. A kezelési utasítások alkalmazását a kiadmányozó – az iraton történő feltüntetéssel – rendeli el.

343. A fegyvernemi, szakharcászati gyakorlatokon készült iraton a „GYAK” különleges kezelési utasítást kell feltüntetni.

344. Az MH napi működésétől eltérő feladatok végrehajtásához szükséges iratokon „H” különleges kezelési utasítást kell feltüntetni, különösen terrorelhárítás, békefenntartás, katasztrófaelhárítás, harcszerű alkalmazási feladatok esetében. Az ügyintéző köteles megadni, hogy mely iraton tünteti fel a „H” vagy a „GYAK” különleges kezelési utasítást, és köteles gondoskodni arról, hogy a kezelési utasítás az ügyviteli szervnél vezetett alapnyilvántartás „Kezelési bejegyzés” rovatában, valamint a belső leírásában dokumentálva legyen. Hasonlóan kell eljárni a törlés esetén is.

345. Az „Üzleti titok!” jelöléssel ellátott adathordozókat a nyílt iratokra vonatkozó szabályok szerint kell kezelni a 346–350. pontban meghatározottak figyelembevételével.

346. Üzleti titkot tartalmazó irat készítésekor az irat minden oldalán felül és alul, középen „Üzleti titok!” jelölést kell alkalmazni.

347. Az iratkezelési okmányok „Kezelési bejegyzés” rovatában „ÜT” jelölést kell alkalmazni.

348. A papíralapú, „Üzleti titok!” jelöléssel ellátott adathordozót az irat megismerésére jogosult ügyintéző részére a nyílt iratok átadására szolgáló személyi kartonon kell kiadni, aki azt a nyílt belső leírásába köteles bevezetni, a személyi kartonon pedig a bal oldali margón a sorszám mellett, a belső leírásban a tárgyrovatban fel kell tüntetni az „ÜT” jelölést. EIR alkalmazásakor az átadás-átvétel a rendszerben dokumentált.

349. Az „Üzleti titok!” jelölésű adathordozót posta útján „Tértivevénnyel!” kezelési utasítással ellátva, dupla borítékban kell továbbítani. Az irat tartalmára utaló jelölést a borítékon feltüntetni nem szabad.

350. Az „Üzleti titok!” jelöléssel ellátott iratok tárolása biztonsági zárral vagy lakattal zárható irodabútorban, vagy azzal azonos védelmet nyújtó tároló helyen történhet. Az ezen iratokhoz való hozzáférést a szervezet vezetője engedélyezi.

351. Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló jogszabály előírásai szerinti, a döntés meghozatalára irányuló eljárás során készített vagy rögzített, a döntés megalapozását szolgáló adatot tartalmazó iratokon a „Nem nyilvános!” jelölést a 6. függelék szerinti 24. minta szerint kell feltüntetni.

352. A Hvt. előírásai szerint, a szervezetek szervezeti felépítésére, működésére, haditechnikai eszközeire és anyagaira, valamint hadfelszerelésére vonatkozó adatok honvédelmi és nemzetbiztonsági érdekből a keletkezésüktől számított 30 évig nem nyilvánosak. A jelölést a 6. függelék szerinti 24. minta szerint kell feltüntetni.

353. A Hvt. előírásai szerint, a szervezetek személyi állományára vonatkozó – a Honvédség védelmi képességének, hadrafoghatóságának biztosításával összefüggő – adatok honvédelmi és nemzetbiztonsági érdekből a keletkezésüktől számított 30 évig nem nyilvánosak. A jelölést a 6. függelék szerinti 24. minta szerint kell feltüntetni.

354. A „Nem nyilvános!” jelölést az adathordozó első lapján, jobb oldalon, a példány sorszáma alatt kell feltüntetni, továbbá a „Nem nyilvános!” jelölést az irat minden „Nem nyilvános!” adatot tartalmazó oldalán felül és alul, középen fel kell tüntetni.

355. A „Nem nyilvános!” jelölésben a dátum – év, hónap, nap – általában megelőzi a kiadmányozás időpontját, de a kiadmányozás időpontját követő időpont nem lehet.

356. A „Nem nyilvános!” jelöléssel ellátott iratokat a 6. függelék szerinti 24. minta alapján kell készíteni.

357. A 351–353. pontban meghatározott, korlátozott megismerhetőségű adatok vonatkozásában a „Nem nyilvános!” kezelési utasítást – amennyiben a felhasználásuk a honvédelmi szervezetek körén belül tervezett – nem kell feltüntetni.

358. A 351–353. pontban meghatározott nem nyilvános adatok honvédelmi szervezetek körén kívüli felhasználása esetén a kezelési utasítás feltüntetésére az alábbiak szerint kerül sor:

359. Az e fejezetben szereplő kezelési utasítások, valamint a jelölések feltüntetésének módját a 2. függelék tartalmazza.

360. A szervezetnél minden iratkezelési okmányt használatba és nyilvántartásba vétel előtt hitelesíteni kell. A hitelesítés a lapok nemzeti színű zsinórral történő összefűzéséből, lapszámozásból és a hitelesítési záradék feltüntetéséből áll. Az összefűzést körcímkével kell a nyilvántartás fedőlapjának belső oldalához rögzíteni, amelyen az ügyviteli körbélyegző lenyomatát is el kell helyezni.

361. Az EIR-ben az elektronikus iratkezelési okmányok hitelesítése a nyilvántartásba vétel, illetve a használatba vétel adatainak naplózásával történik. Az EIR-ben nyilvántartásba vett papíralapú nyilvántartások hitelesítését a 360. pontban rögzítetteknek megfelelően kell végrehajtani.

362. A hitelesítési záradék az iratkezelési okmány megnevezését, a lapok számát – számmal és betűvel kiírva –, a használatba vétel dátumát, a lezárás dátumát és az aláírásokat tartalmazza, amelyen az ügyviteli körbélyegző lenyomatát is el kell helyezni.

363. Hitelesítéskor nem kell összefűzni a tömb jellegű iratkezelési segédleteket.

364. Az iratkezelési okmányok részben központilag kerülnek kiadásra, részben helyileg, az ügyviteli szerveknek kell elkészíteni. Ezen okmányokat részletesen a 4. függelék tartalmazza.

365. Az iratkezelési okmányokat kék vagy fekete tintával, golyóstollal kell vezetni. A beírásokat bármilyen módszerrel olvashatatlanná tenni tilos! A téves bejegyzést vagy javítandó szöveget vékony áthúzással kell javítani és aláírással, dátummal kell hitelesíteni. Amennyiben az iratkezelési okmány adott rovatához nem rendelkezünk adattal – a megjegyzés rovat kivételével, ahol a kivezetés fog történni –, azt a rovatot egy vízszintes vonallal ki kell húzni, hogy utólagos jogtalan bejegyzés ne történhessen meg.

366. A Főnyilvántartó könyvben kell – a nemzeti és a NATO, EU adat forrásának megfelelő nyilvántartásban – nyilvántartani a 4. függelékben felsorolt iratkezelési okmányokat és a szakiratok, szakanyagok alapnyilvántartásait. Ezek Nyt. számként a 6. függelék szerinti 10. minta 6. pont a)–b) alpontja szerint a Főnyilvántartó könyv sorszámát kapják. A Főnyilvántartó könyvet a 6. függelék szerinti 8. minta szerint a szervezet megszűnéséig folyamatosan kell vezetni.

367. Alnyilvántartó könyvet kell nyitni a szervezet Főnyilvántartó könyvében a szervezet iratkezelés felügyeletét ellátó vezetője döntése alapján – a különböző telephelyen működő Kezelőpont(ok) részére, amelyben az adott szervezet, szervezeti egység feladatai ellátása érdekében a 4. függelékben felsorolt iratkezelési okmányokat és a szakiratok, szakanyagok alapnyilvántartásait tartja nyilván. Az Alnyilvántartó könyvet a 6. függelék szerinti 8. minta szerint a szervezet, szervezeti egység megszűnéséig kell vezetni.

368. Az Alnyilvántartó könyv Főnyilvántartó könyvből kapott sorszámát az Alnyilvántartó könyvön a 6. függelék szerinti 10. minta 8. pont a) alpontja szerint kell feltüntetni.

369. Az Alnyilvántartó könyvben nyilvántartott minden iratkezelési segédleten a 6. függelék szerinti 10. minta 8. pont b) alpontja szerint fel kell tüntetni az Alnyilvántartó könyv Nyt. számát, attól törtvonallal elválasztva az Alnyilvántartó könyvből kapott sorszámot.

370. A Főnyilvántartó könyvet egyes sorszámmal kell kezdeni és beteltéig folyamatosan vezetni. Beteltét követően a következő Főnyilvántartó könyvet sorszám kihagyása nélkül kell tovább vezetni.

371. A Főnyilvántartó könyv hitelesítési záradékát és körcímkéjét a szervezet vezetője dátum, név és saját kezű aláírással látja el és a számára rendszeresített körbélyegzővel bélyegzi le. A főnyilvántartó könyvben nyilvántartott iratkezelési okmányokat – kivéve az iktatókönyvét – az ügyviteli szerv állománya dátum, név és saját kezű aláírással látja el és az ügyviteli körbélyegzővel bélyegezi le. Az öntapadós körcímkét az alkalmazása során külön erre a célra alkalmas folyékony ragasztóval is be kell kenni az erősebb tapadás érdekében.

372. Az EIR használatba vétele előtt meg kell határozni az elektronikus Főnyilvántartó könyv kezdő sorszámát.

373. Az elektronikus iratkezelésre történő áttérés előtt a papíralapú Főnyilvántartó könyv utolsó sorszámát követően az „Áttérve az elektronikus iratkezelő rendszerben történő nyilvántartás vezetésére!” kezelési bejegyzést kell tenni, amelyet dátummal és az ügyviteli szerv vezetőjének nevével és sajátkezű aláírásával, valamint az ügyviteli szerv körbélyegző lenyomatának elhelyezésével kell hitelesíteni. A papíralapú Főnyilvántartó könyvet nem kell lezárni. A nyilvántartás vezetését az EIR-ben a papíralapú Főnyilvántartó könyvben a kezelési bejegyzés hitelesítését következő sorszámmal kell folytatni. Az elektronikus iratkezelésre történő áttérést követően a nemzeti, a NATO és az EU minősített adatok nyilvántartására szolgáló új papírlapú iratkezelési segédleteket az EIR-ben kell megnyitni.

374. Az újonnan alakult szervezet, amely nem a jogelődje papíralapú Főnyilvántartó könyvét vezeti tovább, valamennyi iratkezelési segédletet az EIR-ben nyitja meg. A nemzeti, a NATO és az EU minősített adatok esetében a 373. pontban meghatározottak szerint jár el.

375. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyv és az iktatókönyv bővítményeként felfektetett iktatólap használható. A szervezet belső rendelkezésében nem nevesített további iktatókönyv létrehozása a szervezet iratkezelés felügyeletét ellátó vezető engedélyével lehetséges.

376. Az iktatókönyv hitelesítési záradékát és körcímkéjét az ügyviteli szerv vezetője dátummal, névvel és saját kezű aláírással látja el és az ügyviteli körbélyegzővel bélyegzi le.

377. Az iktatókönyv rovatrendszerét és annak kitöltési segédletét a 6. függelék szerinti 9. minta tartalmazza.

378. Az eredeti iktatólapokat az iktatókönyv mellékleteként kell kezelni és őrizni.

379. Az iktatókönyvet, valamint az iktatólapokat az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. A papíralapú iktatókönyvben az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően az ügyviteli szerv vezetőjének nevével és saját kezű aláírásával, továbbá az ügyviteli körbélyegző lenyomatával kell hitelesíteni. Ezt követően a lezárt iktatókönyvben nem lehet iktatást végezni.

380. Az iktatólap vezetésének szabályai megegyeznek az iktatókönyvével.

381. Az iktatólap év végi és – amennyiben az ügyben már levelezés nem várható – évközi lezárását, az iktatólap vezetésére jogosult ügyintéző az iktatásra felhasznált utolsó alszámot követő aláhúzással, az összelapszámozást követően az összesített lapszám rögzítésével, keltezéssel és az aláírásával ellátva hajtja végre.

382. Az év végéig le nem zárult ügy további iratai részére a következő évben az ügyviteli szerv az ügyintéző kezdeményezésére új iktatólapot fektet fel. Ilyen esetben az ügykezelő az iktatólapokat a 151–153. pontban foglaltak szerint szereli. Az EIR-ben a tárgyéven túlmutató éven túli iktatást igénylő ügyekhez – az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető engedélyével – éven túli iktatókönyv is megnyitható.

383. Téves iktatás esetén a papíralapú iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye egyértelmű legyen, az eredeti bejegyzés pedig olvasható maradjon. Az érvénytelenítésnél fel kell tüntetni a javítás időpontját, és azt a javítást végző iratkezelő kézjegyével látja el. A tévesen kiadott Ikt. szám nem használható fel újra. Az irat átiktatása, más nyilvántartásba való átvezetése esetén megjelölik az átiktatás és átvezetés pontos helyét, a bejegyzést az iratkezelést végző személy dátummal, nevével és saját kezű aláírásával hitelesíti.

384. A papíralapú nyilvántartásban ceruzával beírni, a sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ceruzás bejegyzés a papíralapú nyilvántartásokban csak a személyi karton, valamint a 6. függelék szerinti 16. minta szerinti segédletről képzett Nyt. szám esetében megengedett.

385. Az iktatólap tárgyát – illetve annak megállapítására alkalmas rövidített változatot – a kezdő irat iktatásakor az iktatókönyv „ügy tárgya” rovatába kell rögzíteni. A tárgyat csak egyszer, az iktatólaphoz tartozó első irat iktatása alkalmával kell beírni, kivéve, ha az – az irat tartalmát nem érintően – az ügyintézés során lényegesen megváltozik; ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon.

386. Az ügyfélkapcsolatban álló szervezetnél az iktatólap tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján az ügy gyors előzménykeresése érdekében szám-, név- és tárgymutató könyvet lehet vezetni. A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz annak jellemzői alapján tárgyszavakat kell rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerinti keresést, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét.

387. Az EIR-ben az ügyirat tárgyát, illetve az ügyirat Itsz.-ét, valamint az ügyirat tárgyszavait az irattárba adásig az ügyintéző bármikor módosíthatja, kiegészítheti, átnevezheti.

388. Egyéb alapnyilvántartásokban kell nyilvántartani a sajátos rendeltetésű vagy formájú iratokat. Az irat a 6. függelék szerinti 10. minta 7. pont a)–b) alpontja szerint az adott alapnyilvántartás Főnyilvántartó könyvben kapott sorszámát és az alapnyilvántartáson belüli alszámot együttesen kapja.

389. Az érkezett sorszámos rendelkezéseket az érkezett sorszámos rendelkezések nyilvántartásában kell nyilvántartani.

390. A kiadásra kerülő saját sorszámos rendelkezéseket – kiadmányozónként – a saját sorszámos rendelkezések nyilvántartásában évente 1-gyel kezdődő sorszámozással kell kiadni. A sorszámot követő évszám után a kiadmányozó rendelkezéseit szervezetének, illetve szervezeti egységének és a beosztásának rövidített megnevezése rögzítésével kell nyilvántartani. Amennyiben egy kiadmányozónak többfajta saját sorszámos rendelkezése is van, úgy azokat fajtánként megnyitott külön nyilvántartásokban évente 1-gyel kezdődő sorszámozással kell nyilvántartásba venni.

391. A szakterületért felelős szervezetnél a szolgálati könyvek, valamint a főnökségi kiadványok jóváhagyott kéziratait iktatni kell. A főnökségi kiadványok nyomdai sokszorosított példányait az elosztásra kijelölt szervezet tartja nyilván és az Nyt. számot kiegészíti a kiadvány tartalmára utaló fegyvernemi azonosítóval. Az ellátott szervezeteknél a főnökségi kiadványokat a könyvleltárban, a csomagolójegyen érkezett cikkszámos szolgálati könyveket cikkjegyzékben kell nyilvántartani.

392. Az ellátott szervezeteknél a cikkszámos szolgálati könyvek elosztásának kimutatáshoz elosztó kartont kell készíteni.

393. Az érkezett szolgálati könyvek csomagolójegyeit a csomagolójegyek nyilvántartásában kell nyilvántartásba venni, irattározásuk a futárbizonylatokra vonatkozó szabályok szerint történik.

394. A hatályon kívül helyezett szolgálati könyvek és főnökségi kiadványok megsemmisítésekor a szolgálati könyvek és a főnökségi kiadványok kiadásának rendjéről szóló miniszteri utasítás szerint kell eljárni.

395. A hatályos, de felesleges vagy bevont szolgálati könyveket csomagolójegyen kell visszaküldeni, ezeket megsemmisíteni tilos!

396. A cikkjegyzéket és a visszaküldött szolgálati könyvek csomagolójegy tömbjeit Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartani.

397. Az érkezett vagy a szervezetnél készített vázlatokat, tablókat, fóliavázlatokat plakát-tablónyilvántartásban kell nyilvántartani.

398. A szervezet működésével összefüggésben azokat az adathordozókat, melyekre kép- és hangrögzítő eszközökkel mentettek adatokat – függetlenül a technikai berendezés adatrögzítésének módjától – kísérőlappal kell ellátni, amelyen rögzíteni kell az adathordozó legfontosabb adatait. Az adathordozók típusától és számától függően együttes vagy külön iratkezelési okmányban kell kezelni.

399. A 398. pontban meghatározott adathordozón tárolt adatról hivatalos másolat, kivonat, fordítás készítésekor a hivatalos másolatokra, kivonatokra, fordításokra előírt szabályokat kell alkalmazni, azokat iktatni kell, és annak tényét az alapnyilvántartás „Kezelési bejegyzés” rovatába kell bejegyezni.

400. Belső leírásokat, munkafüzeteket közös nyilvántartásban is lehet kezelni.

401. Azoknak a nyilvántartásoknak a nyomtatványát, amelyekhez nincs központilag nyomtatvány rendszeresítve, helyileg is elő lehet állítani, illetve más központilag kiadott nyomtatvány is felhasználható a nyilvántartás vezetésére, ha alkalmas a célra, különösen az iktatókönyv vagy iktatólap, azonban ezekből a nyilvántartásokból levelezés nem folytatható. Ez esetben a nyomtatvány eredeti megnevezését át kell húzni és fel kell tüntetni, hogy milyen nyilvántartásként lett használatba véve.

402. Az MH szakiratainak nyilvántartási, vezetési és egyéb sajátosságait a szakmai irányító egyetértésével az adott szakterület vezetője határozza meg.

403. Az egyéb nyilvántartások és a nem iktatásköteles, de nyilvántartandó iratok nyilvántartásainak hitelesítési záradékát és körcímkéjét az ügyviteli szerv állománya írja alá és bélyegzi le.

404. Az EIR-ben az egyéb alapnyilvántartásokhoz csak az a felhasználó kaphat hozzáférési jogosultságot, aki egyéb alapnyilvántartásban nyilvántartott iratot készít, illetve kiadmányoz és a szervezet ügyviteli szerve arra felkészítette.

405. Átjáró naplóban kell kezelni – saját Ikt. szám vagy Nyt. szám adása nélkül – a szervezethez „Visszavárólag!” kezelési utasítással érkezett, valamint az érkezett és eredetben továbbítandó iratokat az érkezés sorrendjében, folyamatos sorszámozással. Az iraton elhelyezett átjáró bélyegző lenyomatába a sorszámot kell beírni, a következő formátum szerint: „Átj/254.”, „Átj/7/NATO”, „Átj/26/EU”. Az átjáró naplót beteltéig folyamatosan kell vezetni.

406. A „Visszavárólag!” kezelési utasítással érkezett iratokat betekintés, tanulmányozás, észrevételezés, jóváhagyás után haladéktalanul vissza kell küldeni.

407. Az egyéb „átjáró” iratokat jóváhagyás, egyetértés és a vezetői vélemény záradékának rávezetése után, de legkésőbb 30 napon belül a címzettnek kell továbbítani.

408. Érkeztető vagy kézbesítő könyvben kell kezelni azokat az iratokat, amelyek iktatására vagy végleges nyilvántartására a szervezet valamely más szerve vagy a szervezet ügyintézője kötelezett. Az érkeztető könyvet és a kézbesítő könyvet minden év végén le kell zárni és a következő évben a sorszámozását újra kell kezdeni.

409. A futárátvételi elismervényt a futárbizonylatok nyilvántartásában kell nyilvántartani. A más katonai szervezetektől érkező futárátvételi elismervények szervezetnél maradó példányainak nyilvántartása a futárbizonylatok nyilvántartásának sorszámán nyilvántartott belső leltárban történik.

410. Az értékkézbesítő könyv az érték-, csomag- és ajánlott küldemények közvetlenül a címzett személy vagy alegység részére történő átadására szolgál.

411. A törzsszám, a kulcsdoboz, valamint a tartalékkulcsok nyilvántartását külön-külön, a megnevezésüknek megfelelően kell nyilvántartásba venni. A személyi karton nyilvántartás az iratok ügyintézők részére történő átadására szolgáló személyi kartonok nyilvántartására szolgál, kisebb iratforgalmú szervezeteknél felhasználható a törzsszámok képzésére is. Amennyiben a törzsszám- vagy a személyi karton nyilvántartásban elfogyott a törzsszámhoz, vagy a személyi karton számhoz szükséges bejegyzések lehetősége, akkor – II. kötetként – új nyilvántartást kell megnyitni. A II. kötetben a számozást ugyancsak 1-es sorszámtól kell kezdeni, szükség szerint az első kötetben lévőnél több törzsszám kioszthatóságának lehetőségével.

412. A bizonylatok és egyéb segédletek a szervezet belső rendelkezésében rögzítettek alapján decentralizáltan is nyilvántarthatóak, az ügyviteli szerv által rendelkezésre bocsátott iratkezelési okmányok felhasználásával.

413. Az elektronikus formában megjelenő közlönyök kezelését a szervezet belső rendelkezése tartalmazza.

414. Az EIR-ben a „Visszavárólag!” kezelési utasítással érkezett iratokat az érkeztető könyvben, átjáró naplóban kell kezelni.

415. A bélyegző- és pecsétnyomó nyilvántartásban lenyomatuk alapján elkülönítve a többszöri – de legalább ötszöri – váltást biztosítva kell nyilvántartani a szervezet hivatalos bélyegzőit, valamint a személyi pecsétnyomóit.

416. Bélyegzőt és személyi pecsétnyomót az olvasható lenyomat feltüntetésével személyi kartonon kell kiadni a használónak.

417. A honvédelmi és más szervekkel – személyekkel – való levelezés során a helységnévvel, postai irányító- és postafiókszámmal ellátott bélyegző alkalmazható.

418. A címeres száraz körbélyegző szerződések hitelesítésére használható. Az ügyviteli szerv körbélyegzője iratmásolatok, kivonatok, iratok, alapnyilvántartások, bizonylatok, segédletek hitelesítésére, küldemények zárására és a futárátvételi elismervény lebélyegzésére használható.

419. Iktatóbélyegzőt kell használni az ügyviteli szervekhez érkezett iraton annak iktatókönyvben és iktatólapon történő iktatásakor. Átjáró bélyegzőt az átjáró naplóba kerülő irat érkeztetésére, érkeztető bélyegzőt az egyéb alapnyilvántartásban történő nyilvántartáskor és a visszaérkezett „Visszavárólag!” elküldött saját iraton kell használni.

420. A mellékletazonosító és egyéb segédbélyegzők használatát azok megnevezése mutatja.

421. A személyi pecsétnyomó a személyek azonosítására szolgáló, sorszámmal ellátott fémbélyegző, amely meghatározott helyiségek, páncél- és lemezszekrények, irattartó dobozok gyurmalakattal vagy gyurmazárral való biztonsági zárására használható.

422. A bélyegző és a személyi pecsétnyomó használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért és biztonságos őrzéséért. A hivatalos bélyegzőket munkaidő után zárható irodabútorban, vagy lemezszekrényben kell tárolni.

423. A bélyegzők és személyi pecsétnyomók igénylésének, használatának, kezelésének és bevonásának szabályait – a hatályos jogszabályokon, valamint ezen Szabályzat előírásain túl – külön HM utasítás tartalmazza.

424. Amennyiben több telephelyen működik a szervezet, a hivatalos bélyegzők és személyi pecsétnyomók nyilvántartására egy központi nyilvántartás kerül felfektetésre, amelyben az összes hivatalos bélyegző és személyi pecsétnyomó lenyomata szerepel. A kihelyezett ügyviteli szerv részére a szükséges hivatalos bélyegzők és személyi pecsétnyomók megküldő irattal kerülnek ideiglenesen átadásra. A kihelyezett ügyviteli szerv számára megküldött hivatalos bélyegzők és személyi pecsétnyomók a részére külön kiadott bélyegző és személyi pecsétnyomó nyilvántartásba kerülnek lenyomat szerinti bevezetésre.

425. Az elektronikus időbélyeg és az elektronikus aláírást biztosító eszköz, valamint az azzal történő ellátás rendjét a szakmai irányító külön intézkedésén túl

426. A Szabályzat hatálya alá tartozó szervezeteknél alkalmazásban állók csak azokhoz az – akár papíralapú, akár elektronikus adathordozón tárolt – iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető külön felhatalmazást ad. A külön hozzáférési jogosultság folyamatos naprakészen tartása az ügyviteli szerv feladata a 6. függelék szerinti 37. minta szerinti nyilvántartás alapján.

427. Az iratokat és az adatokat védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, megsemmisülés és sérülés ellen.

428. Az ügyviteli szerv elhelyezésére külön helyiségeket kell kijelölni. A helyiségeket úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése és tárolása az egyéb tevékenységtől – különösen az átadás, átvétel – elkülönítetten történjen.

429. A kizárólag nyílt iratokat kezelő ügyviteli szerv helyiségeinek nyílászáróit külső behatolás ellen vasráccsal – a bejárati ajtóit biztonsági zárral, biztonsági lakattal és gyurmalakattal védett rácsszerkezet felszerelésével, vagy azokkal azonos védelmet nyújtó biztonsági ajtóval – védetté kell tenni. Emeleti elhelyezés esetén az ablakok berácsozásától a szervezet iratkezelés felügyeletét ellátó vezető mérlegelése alapján el lehet tekinteni. A helyiséget riasztó és tűzjelző berendezéssel is el kell látni.

430. Amennyiben egy ügyviteli helyiségben minősített iratokat is kezelnek, az ügyviteli szerv helyiségeinek fizikai védelmét a minősített adatok védelmére vonatkozó jogszabályban meghatározott biztonsági követelményeknek megfelelően kell kialakítani.

431. Az ügyviteli helyiségek tartalékkulcsait az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető lemezszekrényében lezárt borítékban kell tárolni. Amennyiben az ügyviteli helyiségben minősített iratokat is kezelnek, a tartalékkulcsokat a biztonsági vezető tárolja.

432. Munkaidőn kívül az ügyviteli szerv lepecsételt kulcsdobozát olyan módon kell tárolni az ügyeleten, a portán, az elektronikus kulcstároló rekeszben, hogy az esetleges illetéktelen hozzáférés kizárható, illetve a kulcsdobozt felvevő és leadó személy kiléte, valamint a felvétel és leadás időpontja megállapítható legyen.

433. Az ügyviteli helyiség munkaidőn kívüli felnyitásáról az illetékes ügyviteli szerv vezetőjét értesíteni kell. Amennyiben az ügyviteli szerv vezetőjének jelenléte nem biztosítható, a helyiség felnyitása az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető utasítására, háromtagú bizottság jelenlétében, jegyzőkönyv felvétele mellett történhet. A felnyitásra okot adó eseményről és a kivett vagy megtekintett iratokról részletes jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyben fel kell tüntetni a felnyitás elrendelésére utasítást adó vezető nevét és beosztását is. A felnyitást elrendelő vezető által is láttamozott jegyzőkönyvet a felnyitás napján vagy az azt követő munkanapon át kell adni az ügyviteli szerv vezetőjének.

434. A felügyelet nélkül hagyott ügyviteli helyiséget, valamint az ügyintézők irodáit az ott tárolt iratok védelme érdekében munkaidő alatt is be kell zárni.

435. Nyílt iratot – amennyiben arra nem a munkahelyen kívül végrehajtandó szolgálati feladat ellátása érdekében van szükség – munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni csak a közvetlen vezető a 6. függelék szerinti 26. minta szerinti engedélyével lehet, biztosítva, hogy tartalmát illetéktelen személy ne ismerje meg.

436. Az engedélyben rögzíteni kell

437. Az ügyintézők és ügykezelők a rájuk bízott iratokért, kiadványokért fegyelmi és kártérítési felelősséggel tartoznak.

438. Az irat tárolására szolgáló zárható íróasztalt, faszekrényt a munkaidő befejeztével az ügyintéző köteles bezárni.

439. Az ügyintéző irat tárolására használt szekrényét, fiókját (a továbbiakban együtt: tárolóeszköz) távollétében – az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető utasítására – az elöljáró, vezető megbízottjából, az ügyviteli szerv beosztottjából és egy harmadik személyből álló bizottság akkor nyithatja ki, ha az ügyintéző távolléte esetén a papíralapú irat megtekintése a további munkavégzés érdekében feltétlenül szükséges. A tényt, annak okát, eredményét az ügyintéző belső leírásában rögzíteni kell. Ha az ügyintéző belső leírással nem rendelkezik, a tárolóeszköz felnyitásáról jegyzőkönyvet kell felvenni két példányban, amelyből egy példányt az ügyintéző részére kell átadni. Kizárólag ellenőrzés céljából a tárolóeszközt nem lehet bizottság által felnyitni, annak tartalmát csak az ügyintéző jelenlétében lehet ellenőrizni.

440. A szervezet távollévő vezetőjének tárolóeszközét indokolt esetben a 439. pontban foglaltak alkalmazásával – lehetőség szerint a vezetővel folytatott konzultációt követően –, bizottság útján lehet felnyitni.

441. Ha a szervezet iratkezelése során rendkívüli esemény következtében az iratok károsodást szenvedtek, arról haladéktalanul jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza a károsodott iratok meghatározását, a káresemény helyét, időpontját és körülményeit. A jegyzőkönyvet haladéktalanul meg kell küldeni a HM HIM HL részére. A HM HIM HL véleményének kikérésével a szervezetnek meg kell vizsgálnia a megrongálódott iratok helyreállításának lehetőségét. Ha a károsodás mértéke, illetve jellege miatt nincs mód az iratok helyreállítására, a HM HIM HL engedélyezheti azok kényszerselejtezését. Amennyiben szükséges, értesíteni kell azokat a szervezeteket, amelyek az irat tartalma, fajtája, az adatvesztés módja tekintetében érintettek lehetnek.

442. Váratlan egyéb távollét esetén az EIR-ben a be nem fejezett ügy elintézésére ideiglenes jogosultság adható egy másik ügyintéző részére a megkezdett munkafolyamat – átadásra, elküldésre váró, expediálást igénylő feladatok – befejezése érdekében. A megkezdett munkafolyamat befejezéséhez kapott jogosultság kizárólag a folyamatban lévő ügy befejezését teszi lehetővé, ebben az esetben az ügyirat átadása nem lehetséges. A teljes ügyirat átadására a vezető vagy annak helyettese jogosult.

443. Az EIR-ben tárolt adatok – különösen az adatbázisok és a fájltárolók – biztonsági mentését az MH adatmentési stratégiájában meghatározottak szerint kell megvalósítani és azokat őrizni. Az érkező elektronikus iratok vírusellenőrzését, biztonsági kockázatot jelentő elektronikus küldemények szűrését EIR-en kívül, központi hálózati szolgáltatásként kell megvalósítani.

444. Az elektronikus iratok aláírása csak a kiadmányozási, aláírási joggal felruházott felhasználók részére a szervezet által biztosított fizikai adathordozón rögzített, az adott felhasználó részére kiállított elektronikus aláíró tanúsítvánnyal lehetséges.

445. Az EIR a saját kiadmányozott elektronikus irat hitelességének ellenőrzését, időbélyegzését központi szolgáltató igénybevételével végzi. Archív időbélyeg elhelyezésével biztosítja az elektronikus iratok hosszú távú hiteles megőrzését.

446. A beérkező elektronikus iratok hitelességének ellenőrzését az EIR felhasználói beavatkozás nélkül végzi. Azon elektronikus iratokon, amelyek elektronikus aláírás nélkül kerülnek érkeztetésre – ilyen irat különösen a FAX és az e-mail –, az EIR elhelyezi a szervezet elektronikus pecsétjét és ellátja időbélyeggel.

447. Az elektronikus iratok hitelességére vonatkozó adatokat az EIR metaadatként rögzíti, és felületén kijelzi. Az elektronikus iratok megtekintésekor az EIR ellenőrzi, hogy az irat nem sérült-e. Ha az irat nem hiteles, jelzi azt a felhasználónak és kijelzi az iratkezelő rendszer felületén. Ha a hiteles irat sérüléséről a felhasználó értesítést kap, annak tényét köteles jelenteni az EIR rendszergazdájának, aki intézkedik az incidens kivizsgálásáról.

448. Az egyes felhasználók minden esetben – más felhasználó helyettesítésekor is – saját nevükben azonosítottként járnak el, és nem férhetnek hozzá más felhasználó azonosításához, elektronikus aláírásához használt adathoz vagy eszközhöz.

449. Az EIR a tárolt adatokhoz való hozzáférést csak az azonosított felhasználó részére teszi elérhetővé.

450. Az ügyfélnek és képviselőjének a rá vonatkozó iratba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a vezetők az irányadó jogszabályok figyelembevételével határozzák meg.

451. Az elektronikus dokumentumokat oly módon kell megőrizni, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítja a jogosultak részére a hozzáférést, a dokumentum létrehozójának és archiválójának egyértelmű azonosíthatóságát, valamint az elektronikus dokumentumok értelmezhetőségét, olvashatóságát.

452. A biztonsági őrzés során gondoskodni kell arról, hogy az adatokat az arra jogosult személyen – adatkezelőn és adatfeldolgozón – kívül más ne ismerhesse meg, valamint biztosítani kell az adatok jogosulatlan személy általi megsemmisítése, megváltoztatása vagy hozzáférhetetlenné tétele elleni védelmét mind a szervezeten belülről, mind a szervezeten kívülről jövő informatikai támadások esetén.

453. Az EIR-ben valamennyi esemény naplózásra kerül. A naplózott adatállomány bejegyzését védeni kell az arra jogosulatlan személy általi hozzáféréstől, módosítástól, törléstől, illetve biztosítani kell, hogy a napló tartalma a megőrzési időn belül a jogosult számára megismerhető és értelmezhető maradjon. A naplózott adatállománynak az ügyintézés teljes folyamatát át kell fognia, és lehetővé kell tennie, hogy a megbízhatóság megítéléséhez szükséges mértékben valamennyi eseményt rekonstruálni lehessen.

454. Az EIR-ben rögzíteni kell az egyes iratkezelési mozzanatokat, különös tekintettel a metaadatok változására, az iratok átadás-átvételére, az elektronikus iratokba történő betekintésre.

455. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető felügyeli az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerét és működtetését.

456. Az EIR-ben a szervezeti hierarchiát követő adatmegismerési jogosultsági rendszert kell kialakítani, amelynek során a vezető és a vezető helyettese az alárendelt ügyintézők valamennyi iratát és azok metaadatait megismerhetik. Az azonos szervezeti elemhez tartozó felhasználók megismerhetik egymás iratainak metaadatait, de az irat képét nem. Az ügykezelők és az ügyviteli vezetők jogosultak a felhasználók birtokában lévő iratok metaadatainak megismeréséhez. Az ügykezelők és az ügyviteli vezetők megismerhetik az ügyviteli szervnél lévő iratokat és azok metaadatait. Az a felhasználó, akinek az irat a birtokában van, jogosult az iratot és annak metaadatait megismerni.

457. Az EIR-be felhasználó csak az után vehető fel, hogy felkészítették a rendszer használatára és meghatározták a jogosultságait.

458. Az adminisztrátor csak az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető által jóváhagyott adminisztrációs tervben meghatározott szervezeti struktúrát hozhatja létre. Minden felhasználó csak a munkahelyi vezetője, illetve a közvetlen szolgálati elöljárója által jóváhagyott jogosultságoknak, feladatköröknek megfelelő funkciókat érheti el.

459. Az EIR-ben a felhasználók jogosultságának regisztrálását, módosítását és annak megvonását a szervezeti egység vezetőjének kell írásban, a 6. függelék szerinti 3. vagy 4. minta szerint kezdeményeznie a szervezet EIR adminisztrációs beállításaiért felelős szervezeti egységnél. A beállítást végző EIR adminisztrátor a jogosultság életbelépését, változtatását az időpont feljegyzésével, a beállításának vagy változtatásnak megtörténtét a papíralapú kezdeményező dokumentumon, elektronikus irat esetében az elektronikus irat „Megjegyzés” menüpontjában igazolja. A kérelem eredeti példányát a kezdeményező, másodpéldányát az EIR adminisztrátor őrzi.

460. Az EIR az MH zártcélú informatikai hálózatában létrehozott Active Directory-vel (a továbbiakban: AD) integrált, ezért az EIR-be csak az AD-ben létrehozott felhasználónévvel és az ott kezelt jelszóval lehet belépni. Az EIR főképernyőjén kijelzi a belépett felhasználó nevét, azonosítási adatait, és utolsó belépésének időpontját.

461. Az EIR rendszergazda felelős az EIR megfelelő dokumentáltságáért.

462. Az EIR-nek rendelkeznie kell felhasználói kézikönyvvel, telepítési leírással és üzemeltetési kézikönyvvel.

463. Az EIR Támogató Központ parancsnoka (a továbbiakban: EIR TK PK) az EIR üzemzavara esetén soron kívül értesíti az EIR rendszergazdát és az érintett ügyviteli szerveket az EIR leállásáról, annak várható időtartamáról.

464. Az üzemzavar megszűnését követően az EIR TK PK értesíti az EIR rendszergazdát és az érintett ügyviteli szerveket az üzemzavar megszűnéséről és az EIR ismételt üzemszerű működéséről.

465. A „Sürgős!”, „Azonnal!”, „Soron kívül!” jelöléssel ellátott iratokat haladéktalanul – az adott évben 1-től kezdődő Ikt. számmal, a hitelesítés szabályai szerint erre a célra megnyitott, „ÜZ” iktatóhely azonosító jellel ellátott – papíralapú iktatókönyvbe kell iktatni. Szintén papíralapú iktatókönyvbe kell iktatni a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát.

466. Az üzemzavar megszűnését követően a papíralapú iktatókönyvben iktatott iratok a továbbiakban is abban kezelendők. A nyomon követhetőség biztosítása érdekében, az EIR helyreállását követően az ügyben folytatólagosan keletkezett iratok kezelési feljegyzésében az előzmény „ÜZ” jelzésű irat Ikt. számát rögzíteni szükséges.

467. Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az üzemzavar elhárítását követően az iktatásra felhasznált utolsó szám után aláhúzással kell azt jelezni az „Üzemzavar vége!” bejegyzéssel, majd azt a keltezést követően az ügyviteli szerv vezetőjének nevével és saját kezű aláírásával, valamint az ügyviteli szerv körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni, ezzel megakadályozva az üzemzavar utáni további iktatást. A tárgyévben újabb üzemzavar esetén a számozás – év végéig – folyamatos.

468. Nyílt irat, valamint hivatalos bélyegző, személyi pecsétnyomó (a továbbiakban együtt: irat) eltűnését, elvesztését a szervezet iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőjének kell jelenteni. A szervezet iratkezelés felügyeletét ellátó vezetője – a HM és a HVK esetében az érintett a szervezeti egység vezetője – az irat felkutatása érdekében bizottságot jelöl ki – amelynek legalább egy tagja az ügyviteli szakállományból kerül biztosításra –, és a 469–472. pontban meghatározottak szerint intézkedik.

469. Amennyiben a felkutatás nem jár eredménnyel, az arról készült jegyzőkönyv záradékában az irat nyilvántartásból való kivezetését a szervezet vezetője engedélyezi. A kivezetés engedélyezését a szervezet vezetője átruházhatja az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőre.

470. A más szervezettől érkezett adathordozó elvesztéséről – a 471. pontban meghatározottakon túl – szükség szerint az irat tartalmától függően, valamint a különleges kezelési utasításnak figyelembevételével a küldő szervezetet is értesíteni kell.

471. A hivatalos bélyegző, valamint pecsétnyomó elvesztése esetén a bélyegzővel történő ellátásról és a bélyegzők használatának szabályairól szóló HM utasítás szerint kell eljárni, az elvesztésről a bélyegzők és pecsétnyomók központi nyilvántartásáért felelős szervezetet értesíteni kell.

472. A szolgálati könyvek és a főnökségi kiadványok elvesztése esetén káreljárást kell lefolytatni, az elvesztésről a szolgálati könyvek és a főnökségi kiadványok központi nyilvántartásáért és elosztásáért felelős szervezetet értesíteni kell a nyilvántartásból való kivezetés érdekében.

473. Az alárendelt szervezetekkel rendelkező szervezetek éves rendszerességgel gondoskodnak a szakmai irányításuk alá tartozó ügyviteli szakállomány továbbképzéséről.

474. A szervezet vezetője, illetve az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik arról, hogy e Szabályzat rendelkezéseit a személyi állomány megismerje és ezt a 6. függelék szerinti 36. minta szerinti nyilatkozatban aláírásával igazolja.

475. Az új foglalkoztatottak, illetve a szervezet másik szakterületéről áthelyezettek részére az iratkezelési feladatok ellátása előtt a Szabályzat előírásait oktatni kell. Az érintettek e Szabályzat előírásainak megismerését az oktatást követően aláírásukkal ellátott, a 6. függelék szerinti 36. minta szerinti nyilatkozattal igazolják.

476. A katonai felsőoktatási és más katonai tanintézetek hallgatói részére e Szabályzat előírásait – az általános katonai kiképzési ágak tantárgyaiba beépítetten – ismertetni kell.

477. A magasabb beosztásra felkészítő tanfolyamon az érintett állomány részére az iratkezelési előírásokat – a várható beosztásnak megfelelően – ismertetni kell.

478. Az EIR alkalmazásával kapcsolatos ismeretek oktatását a bevezetést megelőző évben a bevezetési ütemtervben meghatározott szervezet tervezi, illetve szervezi meg. A bevezetést követően az EIR ismeretek oktatása az alkalmazó szervezet feladata.

479. A nyílt köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter az iratkezeléssel összefüggő feladata ellátása során a szervezetnél – a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló kormányrendeletben foglaltak szerint – ellenőrizheti a vonatkozó jogszabályokban, szabályzatokban meghatározott iratkezelési feladatok végrehajtását.

480. Az alárendelt szervezetekkel rendelkező szervezetek rendszeresen gondoskodnak az alárendelt szervezetek ügyviteli ellenőrzéséről.

481. A HM HIM HL a nem selejtezhető iratok fennmaradásának biztosítása érdekében e Szabályzat hatálya alá tartozó szervezetek iratainak selejtezését a hatályos jogszabályok alapján jogosult ellenőrizni. Ez az ellenőrzés a HM HIM HL részére megküldött selejtezési jegyzőkönyvek jóváhagyásával valósul meg.

482. Az iratkezelés ellenőrzések tervezését a szervezet éves munkatervében, valamint az ügyviteli szerv munka- és ellenőrzési tervében is meg kell jeleníteni.

483. Az éves terv szerinti ellenőrzéseket az ellenőrző tevékenységről szóló szabályozás szerint kell előkészíteni, végrehajtani, az ellenőrzés tapasztalatait összegezni, értékelni és hasznosítani, továbbá az ellenőrzők és ellenőrzöttek jogait, kötelességeit, felelősségét érvényesíteni.

484. Fejezet szintű, illetve elöljárói felügyeleti ellenőrzések keretében a komplex és az átfogó ellenőrzések során az iratkezelési szakterület szakellenőrzését a teljes követelményrendszer alapján kell végrehajtani. Témavizsgálat és célellenőrzés során a követelményrendszer egy-egy témáját vagy altémáját kell vizsgálni.

485. A minősített adatok éves tételes bizottsági ellenőrzése során a főnyilvántartó könyvben nyilvántartott valamennyi iratkezelési okmány és segédlet, valamint a hivatalos bélyegzők és személyi pecsétnyomók, továbbá szervezethez érkezett és a szervezetnél készített, iktatott, nyilvántartásba vett valamennyi minősített irat meglétét ellenőrizni kell. Az előző év január 1-je és december 31. között valamennyi minősített iratkezelési okmányban és segédletben végrehajtott kivezetések helytállóságát, valódiságát bizottság által ellenőrizni kell. Az ügyviteli szerv vezetője és beosztottjai a bizottságba nem oszthatók be.

486. Amennyiben egy adott nyilvántartásból minden benne lévő irat kivezetésre kerül, ennek tényét a legutolsó kivezetést követően az éves tételes ellenőrzéskor a bizottság ellenőrzi, és a nyilvántartás fedőlapjának belső oldalán záradékkal igazolja a nyilvántartásból az összes irat végleges elszámolását. A dátummal és aláírásokkal ellátott záradék az „A nyilvántartásból az összes irat elszámolásra, kivezetésre került, amiről a(z) … számú iratban kijelölt bizottság meggyőződött.” szöveget tartalmazza.

487. A nyílt iratok meglétét külön elöljárói intézkedésre, vagy indokolt esetben a szervezet vezetőjének utasítására lehetőség szerint a minősített adatok éves ellenőrzésével egyidejűleg kell elvégezni.

488. Az ellenőrzés befejezésekor a szervezet vezetője sorszámos rendelkezésben értékeli az ellenőrzés eredményét. Szabálytalanság feltárása esetén az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető javaslatai alapján határozza meg a szabálytalanságok felszámolása érdekében végrehajtandó feladatokat. A rendelkezést az ügyintézői állománnyal – a rájuk vonatkozó mértékben – ismertetni kell.

489. A nyílt iratok munkaidő alatti és azon túli tárolására vonatkozó szabályok megtartását – lehetőség szerint a minősített adathordozók tárolásának ellenőrzésével azonos időben – a szervezet vezetője váratlan ellenőrzés keretében ellenőrizteti.

490. A vezető, illetve az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető áthelyezése, változása esetén az iratkezelés helyzetét – tételes bizottsági ellenőrzés végrehajtása nélkül – jegyzőkönyvben kell rögzíteni.

491. Az ügyviteli szerv vezetőjének változásakor az iratok meglétét az ügyviteli szervnél, a minősített adatokat az ügyintézőknél is tételesen a bizottság ellenőrzi. Az előzőek szerint kell eljárni, ha a távozó ügykezelő az iratok egy meghatározott csoportját önállóan kezelte. Az ügyviteli szerv beosztottjának változásakor az ügyviteli szerv vezetője kérheti az ügyviteli szervnél a tételes bizottsági ellenőrzést.

492. A közvetlen szolgálati elöljáró folyamatosan, de évente legalább egy alkalommal ellenőrzi beosztottjainál az ügyintézés és az iratkezelés szabályainak megtartását. Az ellenőrzés végrehajtásáról és eredményéről bejegyzést tesz az ellenőrzött személy belső leírásába.

493. Az ügyintézők a kezelésükben lévő iratokat évente egy alkalommal kötelesek tételesen ellenőrizni. Az irat hiányát a közvetlen elöljárónak azonnal jelenteni kell. Az ellenőrzés végrehajtását a belső leírásban kell dokumentálni.

494. Az áthelyezett, a tartósan – 50 napot meghaladóan – vezényelt vagy távollévő, és a végleg távozó személyek kötelesek az általuk kezelt iratokkal maradéktalanul és tételesen elszámolni az ügyviteli szervnek, a folyamatban lévő ügyeket kötelesek a helyettesítésre kijelölt személynek az ügyviteli szerven keresztül átadni. Az elszámolás tényét az ügyintéző belső leírásában kell dokumentálni.

495. Ha az ügyintéző váratlanul hosszabb ideig, vagy végleg távol marad szolgálati helyéről, különösen baleset, haláleset esetén, az általa kezelt iratokat bizottságilag ellenőrizni kell és át kell adni az ügyviteli szervnek. Ennek végrehajtására a közvetlen szolgálati elöljáró intézkedik.

496. A közvetlenül a munkafolyamatba épített ellenőrzés keretében az ügyviteli szerv vezetője folyamatosan ellenőrzi az ügyviteli szerv munkáját, az iratkezelési okmányok vezetésének, valamint az iratok kezelésének, tárolásának és őrzésének rendjét.

497. Az ügyviteli szerv vezetője beosztottjai bevonásával folyamatosan ellenőrzi az ügyintézőknél az iratok készítésére és kezelésére vonatkozó szabályok megtartását, illetve szúrópróbaszerűen ellenőrzi az általuk kezelt iratok meglétét.

498. A közvetlenül a munkafolyamatba épített ellenőrzések tapasztalatait az ügyvitel ellenőrzési füzetében, valamint az ügyintézők belső leírásaiban dokumentálni kell. Az ellenőrzés eredményét az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek jelenteni kell.

499. Az ügyintézők esetében iratok készítésére és kezelésére vonatkozó szabályok megtartásának ellenőrzését a szervezet iratkezelés felügyeletét ellátó vezetője szervezi és irányítja.

500. Az EIR-ben végrehajtott ellenőrzés tényét az ügyintézőknél – a belső leírás hiányában – az ügyviteli szerv vezetője feljegyzésben dokumentálja és azt az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető elé terjeszti láttamozásra és feladatszabásra.

501. Az EIR-ben végrehajtott önellenőrzés során a papíralapú irat hiánya esetén a közvetlen elöljárónak azonnal jelentést kell tenni.

502. Az EIR-t használó ügyintézők elszámoltatásakor az elszámoltatás eredményét feljegyzésben kell rögzíteni, a feljegyzést az ügyintéző közvetlen elöljárója, vagy távolléte esetén annak felettese írja alá. A feljegyzést az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető vagy az általa kijelölt személy, vagy szervezeti egység őrzi.

503. EIR-ben a 495. pontban foglalt esetben az elektronikus ügyiratokat az „Átszignálás” funkcióval kell hozzáférhetővé tenni.

504. Az ügyviteli szerv vezetője beosztottjai bevonásával az EIR-ben végrehajtott ellenőrzés eredményét feljegyzésben dokumentálja, és azt aláíratja az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetővel.

505. A kötelékben lévő alegység iratkezelési feladatait elsősorban az ügyviteli szerv vagy a szervezet vezetője által írásban kijelölt decentralizált ügyvitelt működtető ügykezelő hajtja végre. A kijelölt ügykezelő feladatait és helyettesítésének rendjét az érintett munkaköri leírásában rögzíteni szükséges.

506. Az alegységparancsnok és az ügyviteli szerv vezetője – az ügykezelők bevonásával – az 505. pont szerint kijelölt ügykezelő iratkezelési tevékenységét folyamatosan, az iratok meglétét évente köteles ellenőrizni. Az ellenőrzés tapasztalatait ellenőrzési könyvben rögzítik.

507. Nyílt adathordozó az alegységhez az ügyviteli szerv útján, illetve a szervezet más alegységeitől közvetlenül is érkezhet.

508. Az alegység decentralizált ügyviteli szervét iktatóhely azonosítóval ellátott iratkezelési okmányokkal az ügyviteli szerv látja el.

509. A rendszeresen érkező és készített nyílt iratok iktatása, valamint az alegység belső életével, tevékenységével kapcsolatban készített, az alegység parancsnoka által aláírt iratokat az ügyviteli szerv vagy a decentralizált ügyviteli szerv által biztosított iktatólapba kell iktatni.

510. Ha az alegység tartósan – 3 hónapnál hosszabb időre – más helyőrségbe kikülönítésre kerül, a szervezet vezetője az iratkezelési okmányok vezetésére írásban az 506. pont szerinti decentralizált ügyviteli szervet működtető ügykezelőt jelöl ki. Az ügyviteli szerv vezetője az alegységet ellátja a működéshez szükséges iratkezelési okmányokkal és felkészíti az ügykezelőt a feladata ellátására.

511. A decentralizált ügyviteli szerv számára a hivatalos bélyegzők és személyi pecsétnyomók az ügyviteli szerv által átadás-átvételi jegyzéken lenyomat szerint dokumentáltan kerülnek átadásra. Az átadás-átvételi jegyzék mellékletét képezi a hivatalos bélyegzők elosztásáról és használatáról szóló helyi intézkedés alegység részére kivonatolt példánya. A hivatalos bélyegzők és személyi pecsétnyomók a decentralizált ügyviteli szerv részére külön kiadott, iktatóhely azonosítóval ellátott bélyegző és személyi pecsétnyomó nyilvántartásába kerülnek lenyomat szerint bevételezésre.

512. A decentralizált ügyviteli szerv iratkezelési feladatait, iktatóhely azonosítójának meghatározását, az ügyviteli szervvel való együttműködés és az ellenőrzés rendjét a szervezet belső rendelkezésében kell rögzíteni.

513. Az EIR-ben az alegységek szintjén is biztosítani kell a szükséges jogosultságokat, illetve az alegységnél működő decentralizált ügyviteli szerv működéséhez szükséges nyilvántartásokat.

514. Amennyiben egy szervezet valamely szervezeti egysége megszűnik, a kezelésében lévő ügyek iratait át kell adni a feladatkörét átvevő szervezeti egységnek, ennek hiányában a megszűnő szervezeti egység kezelésében lévő iratokat a szervezet saját irattárában kell elhelyezni.

515. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az iratanyagát feladatkörönként lehet megosztani vagy a szervezet saját irattárába elhelyezni. A szervezet saját irattárában elhelyezett egyes iratokra vonatkozó igényt kölcsönzéssel kell teljesíteni.

516. Amennyiben a megszűnő szervezeti egység önálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi Ikt. számának feltüntetésével – be kell iktatni.

517. Amennyiben az átadó – megszűnő – szervezeti egység és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet, mint felelőst, rögzíteni kell.

518. A megszűnő szervezeti egység lezárt papíralapú vagy elektronikus iktatókönyvét a szervezet saját irattárában kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni, azzal, hogy az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell.

519. Az 514–517. pontban meghatározottakat az adott szervezet szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is alkalmazni kell.

520. A megszűnő szervezet vezetője – a megszüntetését elrendelő szervezési intézkedésben meghatározottakra figyelemmel – saját sorszámos rendelkezésben intézkedik az iratok végleges elszámolásának és azok nyilvántartásainak felszámolási rendjére és idejére vonatkozóan.

521. A megszűnő szervezet iratait és azok nyilvántartásait további őrzésre a megszüntetését elrendelő szervezési intézkedésben meghatározott szervezet részére kell átadni. A lezárt ügyek iratait irattárkezelve, irattári elszámolási bizonylatra rávezetve – a megfelelő továbbítási bizonylattal –, a folyamatban lévő ügyek minősített iratait futárjegyzéken, nyílt iratait személyenkénti iratjegyzékbe foglalva kell átadni a 6. függelék szerinti 32., 33. és 35. minta szerint.

522. A megszűnő szervezet ügyintézője hárompéldányos iratjegyzékbe foglalja az általa kezelt nyílt iratok közül azokat, amelyek a további működéshez szükségesek és a jegyzék alapján elszámol az iratokkal az ügyviteli szerve felé. A megszűnő szervezet ügyvitele a jegyzék 1. számú példányát az iratokkal együtt az ügyintézőnek, a 2. számú példányt az átvevő szervezetek ügyviteli szerve részére adja át, a 3. számú példányt saját irattárába helyezi a 6. függelék szerinti 34. minta szerint.

523. Az átvevő szervezet ügyviteli szerve saját iratkezelési segédleteiben nyilvántartásba veszi az átvett ügyintézők jegyzékén kezelt iratait olyan ütemezéssel, hogy az ne akadályozza az ügyintézőket a feladataik ellátásában.

524. A szervezetek megszűnése esetén az irattári terv szerinti saját irattár alatt a szervezési intézkedésben kijelölt szervezet saját irattárát kell érteni.

525. Névváltozás esetén a szervezet az új megnevezésnek megfelelő érkeztető bélyegzővel és fejbélyegzővel történő felülbélyegzése után is tovább vezeti a korábbi iratkezelési okmányait, illetve szükség szerint új nyilvántartásokat is felfektethet.

526. Az iratkezelési okmányokat az új szervezet létrejöttekor az okmányokban szereplő utolsó bejegyzés után az ügykezelő egy piros vonallal aláhúzza és azokat folyamatos sorszámozással tovább vezeti. Az ügykezelő a piros vonal alatt feltünteti a szervezet új megnevezés bevezetésének időpontját, valamint annak jogszabályi alapját. A főnyilvántartó könyv és a benne nyilvántartott iratkezelési segédletek az új megnevezésnek megfelelő érkeztető bélyegzővel és fejbélyegzővel felülbélyegzésre kerülnek. Az iratkezelési okmányokon lévő iratokat a következő tételes ellenőrzéskor, de legkésőbb a névváltozást követő egy éven belül az érkeztető bélyegzővel felül kell bélyegezni a korábbi bélyegzőlenyomatok áthúzása nélkül. A más szervezetet részére megküldendő iratokat soron kívül az érkeztető bélyegzővel szintén felül kell bélyegezni a korábbi bélyegző lenyomatok áthúzása nélkül.

527. Új szervezet létrehozása esetén az ügyintézők által vezetendő iratkezelési okmányokban – így különösen a belső leírás, az iktatólap, kézbesítő könyv esetében – az utolsó bejegyzés után az ügyintéző egy piros vonalat húz, és az iratkezelési okmányokat folyamatos sorszámozással tovább vezeti.

528. Amennyiben több szervezet összevonásából kerül létrehozásra egy új szervezet, abban az esetben a szervezési intézkedésben kijelölt szervezet iratkezelési rendszerébe kell integrálni a többi szervezet iratait, illetve iratkezelési rendszerét. Az integrálásra kijelölt szervezet iratkezelési rendszerét illetően az 525–527. pontban meghatározottak alapján, a névváltozásra vonatkozó szabályok szerint kell eljárni.

529. A szervezési intézkedésben kell meghatározni, hogy az egyes szervezetek iratkezelési rendszere milyen szinten integrálódik az új szervezet iratkezelési rendszerébe.

530. Az integráció szintjei a következők:

531. Megszűnés, átszervezés, személyi változás esetén az ügyintéző felettese az EIR-ben lévő felhasználói jogosultság változásairól az EIR adminisztrációs tervét kezelő szervezeti egységet értesíti, és a 6. függelék szerinti 3. vagy 4. minta alapján kezdeményezi az EIR-ben lévő felhasználói jogosultságok érvénytelenítését, módosítását.

532. Amennyiben EIR-t használó szervezet EIR-t használó szervnek adja át az iratait, akkor az EIR „Gyűjtőpont”-ján keresztül kell ezt végrehajtania.

533. Abban az esetben, ha EIR-t használó szervezet nem EIR-t használó szervnek adja át az elektronikus iratait, akkor a további ügyintézéshez szükséges iratokat az EIR papíralapú másolatot készítő funkciójával kell azokat előállítani és továbbítani a fogadó szervezethez.

534. A szervezetek e Szabályzat előírásainak megfelelően belső rendelkezésben határozzák meg a szervezet iratkezelési feladatait. A HM belső rendelkezésben a jelen szabályzatban foglaltaktól eltérő eljárási rend, minták alkalmazását is elrendelheti.

535. Az EIR-t alkalmazó szervezet vezetője az elektronikus ügyintézés szabályairól szóló jogszabályoknak megfelelően e Szabályzat hatálybalépését követő 90. napig kiadja, illetve felülvizsgálja és módosítja – a HM kivételével – a helyi Másolatkészítési Szabályzatot.

536. A Szabályzat hatálya alatt álló szervezetek jelen utasítás hatálybalépését követő 90. napig felülvizsgálják és módosítják a szervezet iratkezelésére vonatkozó belső rendelkezésüket.