8/2024. (IV. 25.) BM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed a Belügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 12/2022. (VI. 28.) BM utasítás (a továbbiakban: SzMSz) 3. függeléke szerinti minisztériumi szervezeti egységekre.

(2) Az utasítás rendelkezéseit a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényben (a továbbiakban: Törvény) meghatározott panasz, közérdekű bejelentés, valamint belső visszaélés-bejelentés ügyintézésével kapcsolatos eljárás (a továbbiakban együtt: eljárás) során kell alkalmazni.

(3) A központi elérhetőségeken beérkezett, valamint a BM szervezeti egységei által átadott, speciális szakértelmet nem igénylő panaszokat vagy közérdekű bejelentéseket, valamint belső visszaélés-bejelentéseket a Civilkapcsolati és Ügyfélszolgálati Osztály (a továbbiakban: CÜO) kezeli.

(4) A panaszok vagy közérdekű bejelentések, valamint a belső visszaélés-bejelentések kezelése az SzMSz, valamint a Belügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról szóló 27/2014. (XII. 23.) BM utasítás alapján történik.

2. § A CÜO az eljárásra vonatkozó adatokat – így különösen a levelezési címet, az elektronikus levelezési címet, telefonszámot, a telefonos vagy a személyes ügyfélfogadási időt, a hatáskör és illetékesség rövid ismertetését – a panasz és a közérdekű bejelentés módjára, valamint az adatkezelésre vonatkozó tájékoztatással együtt a kormányzati honlapon közzéteszi.

3. § (1) A szóbeli panaszt vagy közérdekű bejelentést előzetesen egyeztetett időpontban a Belügyminisztérium 1051 Budapest, Nádor u. 2. szám alatt található irodájában lehet megtenni. A szóbeli panaszt az 1. melléklet szerinti adatlapon (a továbbiakban: Adatlap) írásba kell foglalni. Az Adatlap szövegszerkesztő programmal is kitölthető.

(2) Személyes bejelentés esetén az Adatlapról – a megtett intézkedés kivételével – másodpéldányt kell készíteni (a továbbiakban: Másodpéldány), melyet a bejelentőnek át kell adni.

(3) A telefonon beérkezett panaszról vagy közérdekű bejelentésről Adatlapot kell felvenni. A Másodpéldány postai vagy elektronikus úton történő, vagy személyes átvételéről az ügyfelet tájékoztatni kell, és a dokumentumot részére az általa kért módon át kell adni.

(4) A Másodpéldány személyes átvételének lehetőségéről a kormányzati honlapon külön tájékoztatót kell elhelyezni.

4. § (1) A panaszt vagy közérdekű bejelentést a beérkezést követően a CÜO haladéktalanul megvizsgálja, hogy annak elbírálására melyik szerv vagy szervezeti egység jogosult és ennek megfelelően továbbítja azt. A más szakterülethez érkezett panaszt vagy közérdekű bejelentést a CÜO-hoz szükséges megválaszolásra továbbítani – kivéve, ha az SzMSz rendelkezése alapján a válasz elkészítéséről és kiküldéséről a szakterület gondoskodik –, továbbá a kiküldött válaszról a szakterület elektronikus úton tájékoztatja a CÜO-t a statisztika elkészítése érdekében.

(2) Ha a panasz vagy közérdekű bejelentés speciális szakértelmet nem igényel és azonnal megválaszolható, vagy nem tartozik kizárólagosan egyetlen szerv feladatkörébe, akkor a panaszt vagy közérdekű bejelentést a CÜO is elbírálhatja és megválaszolhatja. Ha a panasz vagy közérdekű bejelentés speciális szakértelmet igényel, a CÜO a hozzá beérkezett bejelentést a választervezet elkészítése érdekében megküldi az illetékes szakterület részére. A szakterület az elkészített választervezetet megküldi a CÜO részére, amely alapján a CÜO gondoskodik a bejelentő tájékoztatásáról.

(3) Ha egy panasz vagy közérdekű bejelentés az előzetes vizsgálat alapján integritási bejelentésnek minősül, haladéktalanul továbbítani kell a kijelölt integritási tanácsadó számára.

5. § (1) Ha a Törvény 6. § (2) bekezdése alapján a személyes adatok továbbításához hozzájárulás szükséges, akkor azt a 2. melléklet szerinti nyilatkozaton kell megtenni.

(2) A CÜO – a minősített és a személyes adatok kezelésére vonatkozó szabályok figyelembevételével – a panaszokat és a közérdekű bejelentéseket az iktatórendszerben külön irattári tételszámmal rögzíti, tartja nyilván, a tárgyévet követően kimutatást készít, és azt megküldi a tárgyévet követő év január 31-ig az Ellenőrzési Főosztály részére.

6. § Folyamatban lévő panasszal vagy közérdekű bejelentéssel kapcsolatban az eljárás lezárásáig az ügyfélnek csak az ügy aktuális állásáról adható tájékoztatás.

7. § Az Alapvető Jogok Biztosának Hivatala által üzemeltetett, a Törvény 7. § (1) bekezdésében meghatározott közérdekű bejelentések védett elektronikus rendszerén keresztül érkezett bejelentések feldolgozásáról a CÜO intézkedik.

8. § Ezen alcím vonatkozásában az 1–6. §-t az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni.

9. § A belső visszaélés-bejelentési rendszer működéséről, a bejelentéssel kapcsolatos eljárásról szóló tájékoztatót és az adatkezelési tájékoztatót a BM belső honlapján (Intranet), valamint a kormányzati honlapon közzé kell tenni.

10. § A bejelentés beérkezését követően a CÜO soron kívül egyeztet a kijelölt integritás tanácsadóval.

11. § A bejelentéseket az iktatórendszerben külön irattári tételszámmal kell rögzíteni.

12. § (1) Ha a bejelentés tartalmát tekintve a Személyügyi Főosztály hatáskörét érinti, akkor továbbítani kell a személyügyi helyettes államtitkár részére.

(2) A személyügyi helyettes államtitkár dönt az ügyben érdemben eljáró szervezeti egységről.

(3) A személyügyi helyettes államtitkár a szervezetét közvetlenül érintő kérdés esetében eseti bizottságot hívhat össze az ügyben érdemben eljáró szervezeti egység kijelölése érdekében. Az eseti bizottság tagja az integritás tanácsadó és az Ellenőrzési Főosztály által delegált személy.

13. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.