8/2024. (IV. 18.) NGM utasítás

a Nemzetgazdasági Minisztérium reprezentációs és protokollkiadásainak felhasználásával kapcsolatos feladatok eljárási rendjéről¹

2024.11.15.

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában foglaltak alapján, figyelemmel az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 10. § (5) bekezdésére, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés e) pontjára tekintettel a következő utasítást adom ki:

1. § A Nemzetgazdasági Minisztérium reprezentációs és protokollkiadásainak felhasználásával kapcsolatos feladatok eljárási rendjét az 1. mellékletben foglaltak szerint határozom meg.

2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

3. §²

1. melléklet a 8/2024. (IV. 18.) NGM utasításhoz

A NEMZETGAZDASÁGI MINISZTÉRIUM REPREZENTÁCIÓS ÉS PROTOKOLLKIADÁSAINAK FELHASZNÁLÁSÁVAL KAPCSOLATOS FELADATOK ELJÁRÁSI RENDJÉRŐL

1. Az utasítás hatálya

1. § (1) Jelen utasítás hatálya kiterjed minden, a Nemzetgazdasági Minisztériumban (a továbbiakban: NGM) a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvény alapján kormányzati szolgálati jogviszonyban, politikai szolgálati jogviszonyban, biztosi jogviszonyban, valamint munkaviszonyban, megbízási jogviszonyban és egyéb jogviszonyban (kirendelt, átvezényelt) foglalkoztatott személyre, az NGM szervezeti egységeire.

(2) Az utasítás hatálya kiterjed a XXIII. Nemzetgazdasági Minisztérium fejezet, Igazgatás, Szervezeti és Működési költségvetés terhére elszámolható reprezentációhoz kapcsolódó kiadásaira, protokollkiadásaira.

2. Értelmező rendelkezések

2. § Az utasítás alkalmazásában

1. helyi reprezentáció: az 1. függelék 1. pontjában felsorolt, kizárólag a vendégek fogadásához kapcsolódó fogyasztási cikkek vásárlása hivatalos célú megbeszélések résztvevőinek vendéglátásához;

2. intézményi költségvetés: az NGM mint központi költségvetési szerv költségvetése tartalmazza az intézmény működéséhez kötődő kiadásokat és bevételeket;

3. kormányzati vezető: a miniszter, a közigazgatási államtitkár, az államtitkár, a helyettes államtitkár, kormánybiztos, miniszteri kabinetfőnök;

4. külső reprezentáció: a munkareggeliken, -ebédeken, -vacsorákon történő természetben nyújtott vendéglátás („éttermi fogyasztás”);

5. reprezentáció: a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja tv.) 3. § 26. pontjával összhangban, az NGM tevékenységével összefüggő hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami, egyházi ünnepek alkalmával ellenérték nélkül, természetben nyújtott vendéglátás (étel, ital) és a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó természetben nyújtott szolgáltatás (pl. utazás, szállás, szabadidőprogram);

6. rendezvény reprezentáció: a helyi és a külső reprezentációba nem tartozó egyéb reprezentációs szolgáltatások, így különösen

a) a szervezeti egységek által szervezett szakmai megbeszéléseken, tárgyalásokon, értekezleteken, egyeztetéseken, munkacsoportüléseken,

b) konzultációkon és továbbképzéseken,

c) rendezvényeken, konferenciákon és sajtótájékoztatókon,

d) az állami ünnepen és a nemzeti ünnepeken, a kitüntetések és elismerések átadásán, valamint a különböző évfordulók alkalmából történő megemlékezéseken,

e) az egyes rendezvények alkalmából szervezett kulturális vagy más – nem szakmai – programokon való részvételen,

f) a szervezeti egységek által meghívott külföldi vendégek, delegációk fogadásával kapcsolatos reprezentáció, programokon való részvétel biztosításával kapcsolatban felmerült természetbeni szolgáltatás;

7. személyi reprezentáció: tartalmazza a helyi reprezentációt és a külső reprezentációt;

8. üzleti-protokoll ajándék: az Szja tv. 3. § 27. pontjával összhangban az NGM tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai kapcsolatok keretében adott ajándék, különösen az 1. függelék 2. pontjában felsorolt tárgyak;

9. VIP kártya: a kincstári kártya készpénz-helyettesítő fizetési eszköz, a Magyar Államkincstár és a kincstári kártyarendszert üzemeltető hitelintézet, az OTP Bank Nyrt. logójával ellátott, az NGM mint a kártyafedezeti számla tulajdonosának és a kártyabirtokos nevének feltüntetésével megszemélyesített plasztikkártya, amelyhez egy négyjegyű titkos PIN-kód tartozik.

3. Személyi reprezentációs keret igénylése, engedélyezése

3. § (1) Személyi reprezentációs keretre jogosult – a kinevezést, megbízást követően – a miniszter, a miniszteri kabinetfőnök, a közigazgatási államtitkár, az államtitkár, a helyettes államtitkár, a kormánybiztos és az önálló szervezeti egységet vezető főosztályvezető.

(1a)³ Nem jogosult személyi reprezentációs keretre a közigazgatási államtitkár titkárságvezetője, az államtitkár kabinetfőnöke és a helyettes államtitkár titkárságvezetője.

(2) A közigazgatási államtitkár az adott év intézményi költségvetésének a terhére írásban dönt az (1) bekezdésben foglalt személyek részére tárgyévben rendelkezésre álló személyi reprezentációs keretekről, azok tartalmáról. Az adott évi keretek meghatározásáig az előző évi keretfelosztás az irányadó.

(3) Az éves személyi reprezentációs keret összege havonta időarányosan használható fel.

(4) Ha a személyi reprezentációs keret igénybevételére jogosult vezető kinevezésére hó közben kerül sor, úgy a személyi reprezentációs keret a kinevezés időpontjától időarányosan igényelhető, amelyhez a kinevezési okirat másolatának Gazdálkodási Főosztályra történő megküldése szükséges.

(5)⁴ A tárgyhavi személyi reprezentációs keret fel nem használt része a tárgyhónapot követően, de legkésőbb a tárgyév decemberében használható fel.

(6) A tárgyévi reprezentációs keret a tárgyévet követő évben nem használható fel.

(7) A Gazdálkodási Főosztály a személyi reprezentációs kiadásokat a közigazgatási államtitkár által meghatározott keretösszegre való tekintettel személyenként tartja nyilván.

4. A minisztérium rendezvényeinek tervezése és lebonyolítása

4. § (1) A rendezvényekkel kapcsolatos feladatok összehangolása érdekében a Gazdálkodási Főosztály a Rendezvény és Protokoll Főosztállyal együttműködésben megküldi a miniszter közvetlen irányítása alá tartozó államtitkárságok részére a rendezvénytervezéshez szükséges felmérő adatlapot.

(2) Az államtitkárságok évente november 30. napjáig visszaküldik rendezvénytervüket – az elemi költségvetés tervezésének folyamatába építve –, amelyet a Gazdálkodási Főosztály a Rendezvény és Protokoll Főosztállyal együttműködésben összesít.

(3) A rendezvényterv forrásaként az NGM igazgatás költségvetésében jóváhagyott reprezentációs keret szolgál. A közigazgatási államtitkár az adott év intézményi költségvetésének terhére – a Gazdálkodási Főosztály és a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár javaslata alapján – írásban dönt a tárgyévben rendelkezésre álló rendezvénykeretről és a rendezvényterv elfogadásáról.

(4) A rendezvénykeret jobb tervezhetősége érdekében – a nem tervezett rendezvényekre – a tárgyév elején a rendezvénytervben rendelkezésre álló összeg 20%-a tartalékalapot képez.

5. Reprezentációs kiadások pénzgazdálkodási előírásai

5. § (1) Az NGM hivatalos reprezentációs költségeinek fedezetét, valamint az ezekhez kapcsolódó adó- és járulékfizetési kötelezettségeket az NGM tárgyévi intézményi költségvetése tartalmazza.

(2) A reprezentációs kiadások csak az NGM nevére és címére (Nemzetgazdasági Minisztérium, 1011 Budapest, Vám utca 5–7.; adószám: 15848398-2-41) kiállított számla ellenében számolhatóak el. Számlaként csak a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, valamint az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény vonatkozó előírásainak megfelelően kiállított bizonylat fogadható el, amelyet a Gazdálkodási Főosztály köteles tartalmi és alaki szempontból ellenőrizni.

(3) Külföldi tartózkodás esetén a reprezentációról kiállított bizonylaton feltüntetendő minimális tartalom: a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója, bizonylat kiállításának dátuma, a bizonylatot kiállító gazdálkodó neve, címe, vásárolt termék vagy igénybe vett szolgáltatás megnevezése, darabszáma, ellenértéke, fizetendő adó összege. Törekedni kell arra, hogy a bizonylaton szerepeljen az NGM neve és címe.

(4) A rendezvényreprezentációra a közigazgatási államtitkár előzetes engedélye szükséges. A közigazgatási államtitkár engedélye a 2. függelék szerinti „Igénybejelentő lap és engedély rendezvények/ünnepségek reprezentációs költségeinek elszámolásához” elnevezésű nyomtatvány kitöltésével kérhető.

(5) A tárgyévi rendezvénytervben a közigazgatási államtitkár által előzetesen jóváhagyott, a tervben szereplő keretösszegen belüli rendezvényekre a 2. függelék szerinti igénybejelentő lapot ki kell tölteni, de közigazgatási államtitkári aláírás értelemszerűen nem szükséges.

(6) Az igénylő szervezeti egység a rendezvény reprezentáció elszámolásához az eredeti számlát, az aláírt eredeti, 2. függelék szerinti igénybejelentő lapot és bruttó 200 000 forintot meghaladó rendezvény reprezentáció beszerzés esetén a kötelezettségvállalási szabályzatban szereplő teljesítésigazolást megküldi a Gazdálkodási Főosztály részére.

(7) A bruttó 200 000 forintot el nem érő rendezvényreprezentáció-beszerzés teljesítésigazolása a számlán történik.

(8) A személyi reprezentációs keret felhasználására jogosult személyek közül a miniszter, a közigazgatási államtitkár, az államtitkár, a helyettes államtitkár, a kormánybiztos, a miniszteri kabinetfőnök VIP kártyával jogosult fizetni a személyi reprezentációs kiadásait, amelyről kiállított számlákkal 5 napon belül elszámolni köteles. A főosztályvezetők és a nem VIP kártyával fizető személyek részére az NGM utólagos elszámolással, átutalással teljesíti a személyi reprezentációs kiadásokat.

(9) A 20 fő alatti belső rendezvények esetén a személyi reprezentációs keret szolgál a kiadások fedezetére, ettől a közigazgatási államtitkár engedélyével lehet eltérni.

(10)⁵ A személyi reprezentációs kiadás nem haladhatja meg a havi engedélyezett keret összegét. A havi keretösszeg felhasználásának határideje a tárgyhónap utolsó napja. A reprezentációs számlák leadásának határideje VIP kártyahasználat esetében a költést követő 5 nap, utólagos elszámolás esetében a tárgyhónapot követő 2 nap, a decemberi számlák leadásának végső határideje az adott év december 10. napja.

(11) A személyi reprezentáció beszerzésének elszámolása a számla megküldésével és az 5. függelék szerinti „Elszámolás személyi reprezentációs kiadásokról” elnevezésű nyomtatvány kitöltésével történik.

(12) A személyi reprezentációs kerettel rendelkező jogosult meghatalmazás útján az elszámolás jogát az általa meghatározott személy részére átruházni a 3. függelék szerinti „Meghatalmazás” elnevezésű nyomtatvány kitöltésével és a Gazdálkodási Főosztályra történő eljuttatásával. A felhasznált reprezentációs keret teljesítésének igazolására a reprezentációs keret felhasználására jogosult személy, illetve a meghatalmazott személy egyaránt jogosult.

(13) A felhasznált reprezentációs keret kötelezettségvállalására a reprezentációs kerettel rendelkező vezető jogosult.

(14) A Miniszter részére igényelt reprezentációs kiadások kötelezettségvállalására, teljesítésigazolására a miniszter, a Miniszteri Koordinációs Főosztály főosztályvezetője vagy a miniszter által írásban kijelölt személy jogosult.

6. Hivatalos, protokolláris célú ajándékozás

6. § (1) Külföldi és belföldi állami vezetők, kiemelt ügyfelek, szakmai partnerek részére üzleti-protokoll ajándék szerezhető be.

(2) Az üzleti-protokoll ajándék beszerzése a közigazgatási államtitkár egyedi engedélyéhez kötött.

(3) A tárgyévben ajándékozásra rendelkezésre álló miniszteri keretről a közigazgatási államtitkár az adott évi intézményi költségvetés terhére az év elején írásban dönt.

(4) Az üzleti-protokoll ajándék beszerzése a 4. függelék szerinti „Üzleti-protokoll ajándék beszerzése igénylőlap” elnevezésű nyomtatvány kitöltésével, írásban igényelhető, amelyet a Gazdálkodási Főosztály vezetője részére kell továbbítani pénzügyi fedezet igazolására.

(5) Az igénylő szervezeti egység az üzleti-protokoll ajándékhoz kapcsolódó kiadások elszámolásához az eredeti számlát, az aláírt eredeti, 4. függelék szerinti igénylőlapot, az aláírt kötelezettségvállalási szabályzatban szereplő teljesítésigazolást megküldi a Gazdálkodási Főosztály részére.

(6) A bruttó 200 000 forintot el nem érő üzleti-protokoll ajándék beszerzés teljesítésigazolása a számlán történik.

(7) A VIP kártyával rendelkező személyek protokollcélú ajándékkiadásai VIP kártyával is kiegyenlíthetőek, utólagos elszámolási (belföldiszámla- vagy külföldibizonylat-leadási) kötelezettség mellett.

1. függelék

REPREZENTÁCIÓ KERETÉBEN BESZEREZHETŐ TERMÉKEK

1. Kizárólag helyi (hivatalos célú megbeszélések résztvevőinek vendéglátásához) reprezentáció keretében beszerezhető termékek:

– kávé, cappuccino, tej, tea, citromlé, kakaó,

– cukor, édesítőszer,

– tejszín, tejszínpor,

– édes és sós aprósütemény, cukrászsütemény,

– édes és sós kínálnivalók (keksz, csipsz, mogyoró, ropi, perec, cukorka, rágó stb.),

– desszert, csokoládé,

– gyümölcs,

– üdítőital, gyümölcslé, ásványvíz, energiaital,

– virág,

– szalvéta, papír zsebkendő,

– csomagolóanyag, bevásárlótáska, szállítási díj.

2. Üzleti-protokoll ajándék keretében elszámolható termékek különösen:

– dísztárgy,

– porcelán,

– könyv,

– alkoholos italok,

– virág,

– díszcsomagolás (ajándéktáska, díszdoboz stb.),

– egyéb, az ajándékozó által ajándékként igazolt teljesítés.

2. függelék⁶

4R05774.docx

Iktatószám:

NEMZETGAZDASÁGI MINISZTÉRIUM

IGÉNYBEJELENTŐ LAP ÉS ENGEDÉLY RENDEZVÉNYEK/ÜNNEPSÉGEK

REPREZENTÁCIÓS KÖLTSÉGEINEK ELSZÁMOLÁSÁHOZ

Rendezvényt/ünnepséget kezdeményező és lebonyolító szervezeti egység és annak vezetője:
Rendezvény/ünnepség megnevezése, célja:
Rendezvény/ünnepség helye:
Rendezvény/ünnepség tervezett időpontja:
Rendezvényen/ünnepségen részt vevők köre:
Rendezvényen/ünnepségen részt vevők tervezett létszáma:	……… fő
Rendezvény/ünnepség becsült összköltsége:	……… Ft