8/2024. (VI. 28.) EM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed az Energiaügyi Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) elhelyezésére szolgáló, az 1117 Budapest, Október huszonharmadika utca 18. sz. alatti ingatlanra (a továbbiakban: épület), annak helyiségeire, a minisztérium tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó, az épületben elhelyezett szervezetek, illetve a minisztérium szervezeti egységeire, valamint azon személyekre, akik az épületbe a 3. § (1) bekezdésében foglaltak szerint beléphetnek, továbbá az épülethez tartozó parkolóhelyekre és az azokat igénybe vevő személyekre.

(2) Az épület a védett személyek és a kijelölt létesítmények védelméről szóló kormányrendelet szerint a létesítménybiztosítási intézkedés céljából kijelölt létesítmények körébe tartozik, így az épületben a be- és kiléptetési, ellenőrzési és létesítményvédelmi feladatokat a Készenléti Rendőrség kijelölt állománya, valamint a recepciós munkatársak (a továbbiakban együtt: őrség) végzi.

(3) Ezen utasítás rendelkezéseit a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) főigazgatója által kiadott, a KEF üzemeltetésében lévő épületek őrzés-védelméről, valamint az ahhoz kapcsolódó egyes kérdésekről szóló egységes szabályzattal összhangban kell alkalmazni.

(4) Ezen utasításban foglaltak betartásának ellenőrzését a jogi és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár az Igazgatási és Biztonsági Főosztály (a továbbiakban: IBF) útján végzi.

2. § Ezen utasítás alkalmazásában

3. § (1) A minisztérium épületébe

(2) A belépési pontokon elhelyezett kártyaolvasót be- és kilépésnél kötelező használni az 5. §-ban meghatározott kivétellel.

(3) Az állandó belépőkártyát a kártyaolvasóhoz kell tartani 2–5 másodpercig, ahol fény jelzi az áthaladás lehetőségét, és egyben rögzíti a belépőkártya be- és kilépési adatait.

(4) A vendégkártyát a kártyaolvasóhoz kell tartani 2–5 másodpercig, ahol fény jelzi az áthaladás lehetőségét, és egyben rögzíti a vendégkártya belépési adatait. A vendégkártyával rendelkező személy távozásának időpontját a beléptető rendszer a vendég belépőkártya leadásával, elektronikus gyűjtőládába helyezésével rögzíti.

4. § (1) Az állandó belépőkártyával nem rendelkező személyek beléptetése az őrség feladata.

(2) Az állandó belépőkártyával nem rendelkező személyeket – ezen utasítás eltérő rendelkezése hiányában – csak fogadókészség esetén lehet beléptetni, vagy részükre vendég belépőkártyát kiadni. A minisztérium épületébe csak olyan személy léphet be, akinek fogadását a fogadó fél vagy a szervezeti egység az őrség részére visszaigazolja.

(3) A vendég belépőkártya kiadása során – a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló, 2016. április 27-i (EU) 2016/679 európai parlamenti és tanácsi rendelet (a továbbiakban: GDPR) 6. cikk (1) bekezdés f) pontjában foglalt jogalap alapján – elektronikusan, az informatikai berendezés meghibásodása esetén papír alapon írásban szükséges rögzíteni

(4) Az állandó belépőkártyával nem rendelkező személyek épületen belüli mozgásáért a fogadó fél vagy szervezeti egység felelős, aki vagy amely köteles gondoskodni a megfelelő kíséretről.

(5) A fogadó fél vagy szervezeti egység köteles gondoskodni arról, hogy a minisztérium épületébe belépő személy megismerje a be- és kilépés, valamint a benntartózkodás rendjére vonatkozó szabályokat.

5. § (1) A minisztérium épületébe történő be- és kilépésre személyazonosításra alkalmas arcképes igazolvány vagy szolgálati igazolvány felmutatása nélkül jogosultak a következő személyek:

(2) A minisztérium épületébe történő be- és kilépésre személyazonosításra alkalmas arcképes igazolvány vagy szolgálati igazolvány felmutatása mellett, regisztráció nélkül jogosultak a következő személyek:

(3) Az (1) és (2) bekezdésben meghatározott személyek előzetes fogadókészség hiányában is beléphetnek a minisztérium épületébe. Az érkezésről az őrség haladéktalanul tájékoztatja az érintett szervezeti egység, valamint az IBF vezetőjét.

(4) A fogadó szervezeti egység vezetője az (1) és (2) bekezdésben meghatározott személyek fogadásakor, valamint hivatalos külföldi delegációk érkezésekor – az (1) bekezdés m) pontja, illetve a (2) bekezdés f) pontja alapján belépő személy kivételével – felkészített kíséretet köteles biztosítani.

(5) Országgyűlési, valamint önkormányzati képviselő belépési szándékáról – fogadókészség hiányában – az IBF vezetőjét haladéktalanul értesíteni szükséges. Az érkező személy a fogadó személy megérkezéséig a földszinti 085–087. számú helyiségben várakozik, kíséretéről az őrség vagy a fogadó fél gondoskodik.

(6) Az Integritás Hatóság hatósági ellenőrzést végző képviselőjének (a továbbiakban: IH képviselő) belépési szándékáról az őrség haladéktalanul értesíti a fogadó felet, az IBF vezetőjét, a minisztérium közigazgatási államtitkárát és jogi és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkárát. Az IH képviselő beléptetésénél az IBF vezetője, távolléte vagy akadályoztatása esetén helyettese köteles részt venni. Az IH képviselő kíséretéről az IBF vezetője gondoskodik, annak az épületből történő távozásáig. Az IH képviselő belépésének, ellenőrzésének tényéről az IBF vezetője értesíti a közigazgatási államtitkárt.

6. § (1) A sajtó részére szervezett vagy nyilvános eseményekre érkező újságírók és forgatócsoportok beléptetése előzetesen leadott névjegyzék alapján, a rendező szervezeti egység vezetője által kijelölt személy (sajtóreferens) jelenlétében történhet.

(2) Az (1) bekezdés körébe nem tartozó esetekben a sajtó munkatársai az újságírói vagy szerkesztőségi igazolvány felmutatásával kizárólag a fogadó szervezeti egység vezetőjének engedélyével léphetnek be az épületbe.

(3) A minisztérium épületében tartandó tervezett programra, rendezvényre érkezők a csoportos beléptetés szabályainak megfelelően léphetnek be az épületbe. Az érkező személyek fogadásáért, valamint be- és kiléptetésük előkészítéséért a fogadó szervezeti egység vezetője felelős.

(4) Az (1) és (3) bekezdésben meghatározott személyek csoportos beléptetésére vonatkozó engedélyéről a fogadó szervezeti egység vezetője elektronikus úton megküldött levél formájában tájékoztatja az IBF vezetőjét, legkésőbb huszonnégy órával a rendezvény kezdő időpontját megelőzően.

7. § (1) A fenti rendelkezések alapján az állandó belépőkártyával rendelkező személyek tájékoztatást kapnak arról, hogy az IBF

(2) A vendég belépőkártyával rendelkezők esetén a beléptetéssel összefüggésben rögzített adatokat az IBF az érintett kilépését követő 10. nap elteltéig kezeli.

(3) A szükséges adatkezelési tájékoztatást, valamint ezen utasítás hatályos szövegét a belépési pontoknál megismerésre alkalmas módon el kell helyezni.

8. § A javítási, karbantartási, takarítási, szolgáltatási, szállítási, illetve vendéglátási feladatot vagy egyéb munkát végző szervek dolgozói a megrendelő – vagy az általa megbízott személy – kíséretével, névjegyzék, valamint személyazonosításra alkalmas adatok előzetes leadása alapján, vendégkártya kiadását követően léphetnek be.

9. § A minisztérium épületébe nem léphet be

10. § (1) Nem engedélyezhető a minisztérium épületébe

(2) Az (1) bekezdésben foglalt rendelkezéseket nem kell alkalmazni

11. § A minisztérium épületében tiltott tevékenységek különösen a következők:

12. § Ha a belépni szándékozó személy a 10. vagy 11. §-ban foglalt követelményeknek az erre való felszólítást követően sem tesz eleget, úgy a belépését meg kell tagadni, bent tartózkodása esetén gondoskodni kell az épületből való kikíséréséről, indokolt esetben rendőri intézkedés kezdeményezéséről, amelyről a Miniszteri Kabinet, valamint az IBF haladéktalan értesítése szükséges.

13. § A rendkívüli esemény miatt történő belépést, az épületben való tartózkodás ideje alatt tapasztalt rendkívüli eseményt az őrség a szolgálati naplóban rögzíti, és arról haladéktalanul tájékoztatja az IBF vezetőjét.

14. § Az épületben működő külső és belső kamerás megfigyelőrendszer által rögzített képfelvétel felhasználás hiányában legkésőbb a rögzítéstől számított 14 naptári nap elteltével kerül megsemmisítésre.

15. § Az újonnan belépő minisztériumi munkatársak állandó belépőkártyáinak igénylését a szervezeti egység vezetője kezdeményezi az IBF-nek megküldött belépőlapon.

16. § A minisztériumi munkatársak állandó belépőkártyáinak kiállításáról a KEF intézkedik.

17. § (1) A nemzetbiztonsági ellenőrzéshez kötött álláshelyet, illetve munkakört betöltő személyek kizárólag a kitöltött nemzetbiztonsági kérdőív leadása, illetve lezárása után kaphatnak állandó belépőkártyát.

(2) A belépőkártyát használó személy – a vendég belépőkártya használatának kivételével – a kártya 1. melléklet szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyv mellett történő átvételével kifejezetten tudomásul veszi, hogy

18. § (1) Az állandó belépőkártyák kiadása, érvényesítése, nyilvántartása és visszavonása az IBF feladata.

(2) Az állandó belépőkártyával rendelkező személyt a részére átadott belépőkártya tekintetében – a (3)–(7) bekezdésben meghatározottak szerint – elszámolási és visszaszolgáltatási kötelezettség terheli.

(3) Az állandó belépőkártya elvesztéséről, megsemmisüléséről vagy megrongálódásáról a minisztériumi munkatárs a közvetlen vezetőjét és az IBF-et, a megbízási szerződéssel foglalkoztatott, valamint egyéb indokolt körülmény folytán belépőkártyával rendelkező más személy az IBF-et haladéktalanul értesíti.

(4) Az IBF a (3) bekezdésben foglalt értesítést követően intézkedik a belépőkártya letiltásáról és annak pótlásáról.

(5) Az állandó belépőkártya elvesztése, megsemmisülése vagy megrongálódása esetén a kártya használóját térítési kötelezettség terheli, amely alól a KEF főigazgatója mentességet engedélyezhet.

(6) A minisztérium személyi állományából távozó minisztériumi munkatárs az utolsó munkanapján, a minisztériummal szembeni elszámolási kötelezettsége során köteles az állandó belépőkártyát az IBF részére leadni. Az utolsó munkanap alatt az utoljára ténylegesen munkában töltött napot kell érteni.

(7) Rendkívüli esetekben (elhalálozás, tűzeset, természeti katasztrófa stb.) az állandó belépőkártya leadása nem szükséges, amelyről az IBF javaslata alapján a közigazgatási államtitkár dönt.

(8) Az IBF vezetője naptári évenként legalább egy alkalommal intézkedik valamennyi állandó belépőkártyához tartozó belépési jogosultság felülvizsgálata iránt.

19. § Az őrség szúrópróbaszerűen, illetve kérésre vagy meghatározott céllal jogosult ellenőrizni a személyazonosításra alkalmas arcképes igazolvány egyeztetésével a belépőkártyák használatának jogosságát.

20. § (1) A beléptető rendszer meghibásodása esetén az őrség az épületbe be- és kilépő személyek nevét, a be- és kilépés időpontját, valamint a személyazonosításra alkalmas arcképes igazolvány számát és típusát az erre szolgáló naplóban feltünteti.

(2) A beléptető rendszer meghibásodásáról az őrség az IBF vezetőjét haladéktalanul értesíti.

21. § (1) Az épületben

(2) Az (1) bekezdés b) pontjában meghatározott munkaidőn túli, pihenő- és munkaszüneti napokon történő benntartózkodást az érintett szervezeti egység vezetője engedélyezi, amelyet legkésőbb a munkavégzést megelőző munkanapon elektronikusan köteles megküldeni az IBF részére.

(3) Az ügyeleti napokon a szervezeti egységek által kijelölt ügyeletes munkatársakról a Koordinációs Főosztály tájékoztatása alapján az IBF összesítő táblázatot állít össze, amely megküldésre kerül az őrség részére. Az ügyeleti napokon az ügyeletes munkatárs munkaidőn túli benntartózkodásáról benntartózkodási engedélyt nem kell kitölteni.

(4) Ügyfelek fogadására, beadványok átvételére az Ügyfélszolgálattal való előzetes időpont egyeztetés alapján van mód. Ügyfél érkezése esetén az őrség az Ügyfélszolgálatot haladéktalanul értesíti.

(5) A vendég, az ügyfél, valamint halaszthatatlan esetben a minisztériumi munkatárs hozzátartozója kizárólag a fogadó fél minisztérium épületében való tartózkodásáig maradhat az épületben.

22. § (1) Az irodahelyiségek kulcsait az ott dolgozó minisztériumi munkatársak az őrségtől vehetik fel, illetve távozás előtt ott adják le. A kulcsok felvételét és leadását az erre rendszeresített munkanaplóban a jogosult munkatárs rögzíteni köteles.

(2) A kulcsokat az őrség külső személyek számára hozzáférhetetlen módon köteles tárolni.

(3) Más személynek az irodahelyiség kulcsát csak a hatáskörrel rendelkező szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélyével lehet kiadni.

(4) Azokat a helyiségeket, amelyekben az ott dolgozó minisztériumi munkatárs nem tartózkodik, zárva kell tartani.

(5) Az irodahelyiségek kulcsainak elvesztése, megsemmisülése vagy megrongálódása esetén a kulcs felvevőjét térítési kötelezettség terheli, amely alól a KEF főigazgatója mentességet engedélyezhet.

(6) A kulcsfelvétellel kapcsolatban kezelt adatok a kulcsfelvétel napja szerinti hónap utolsó napjától számított 6 hónapig kerülnek megőrzésre.

23. § (1) A minisztériumi munkatársak – a 10. §-ban foglaltak megfelelő alkalmazásával – csak az egyéni felszerelési, valamint a hivatali munkájukhoz szükséges tárgyak minisztérium épületébe történő be- és kivitelére jogosultak.

(2) Csomagot az épületbe be- és onnan kivinni – az Állami Futárszolgálat beosztottai, továbbá a minisztériumból hivatalos kiküldetésbe indulók kivételével – csak az érintett szervezeti egység vezetője által kiadott engedéllyel lehet. A csomag be-, illetve kiviteli engedélyéről a szervezeti egység vezetője írásban köteles tájékoztatni az IBF-et.

(3) A minisztérium épületéből elszámolási kötelezettséggel terhelt eszközöket – a személyes használatra kiadott eszközök kivételével – csak a (2) bekezdés szerinti engedéllyel lehet elszállítani.

24. § Javítási, felújítási, karbantartási munkák során felhasználandó, e folyamatok során keletkező anyagok, javításra kerülő elszámolási kötelezettséggel terhelt eszközök, továbbá megrendelt eszközök és áruk be- és elszállítása a megrendelő szervezeti egység képviselőjének, illetve az IBF és a KEF gondnokának jelenlétében, felügyeletével vagy együttes írásos engedélyével történhet.

25. § Csomagküldemények érkezésekor az őrség értesíti a címzett minisztériumi munkatársat. Munkaidő alatt minden esetben az értesített címzett köteles a csomagküldemény átvételéről gondoskodni. A munkaidőn kívül érkezett hivatalos vagy nem hivatalos küldemények nem kerülnek átvételre.

26. § Országgyűlési, valamint önkormányzati képviselő által előzetesen be nem jelentett, átadni kívánt csomagról az IBF vezetőjét haladéktalanul értesíteni szükséges.

27. § (1) A minisztérium épületének közlekedőterein (folyosó, lépcsőház) a rendeltetésszerűen elhelyezett berendezési tárgyakon kívül más egyéb berendezési tárgy vagy csomag nem helyezhető el és nem tárolható.

(2) A minisztériumi épület emeletein rendelkezésre álló teakonyhákat, mosdókat, zuhanyzókat rendeltetésszerűen kell használni.

(3) A minisztérium épületén belül tilos a dohányzás.

28. § A minisztérium épületének személyforgalom lebonyolítására szolgáló bejáratai munkanapokon, hétfőtől csütörtökig 06.00 órától 20.00 óráig, pénteken 06.00 órától 16.30 óráig tartanak nyitva. Ezektől eltérő időpontban az őrség nyitja és zárja a bejáratokat.

29. § (1) A minisztériumi épülethez tartozó parkolóhelyeken kizárólag állandó parkolási vagy eseti behajtási engedéllyel rendelkező gépjármű parkolhat.

(2) Állandó parkolási engedéllyel a minisztérium politikai és szakmai felsővezetői vagy egyéb vezetőinek szolgálati (hivatali) gépjárművei rendelkeznek, amely engedélyeket a jogi és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár állítja ki, továbbá gondoskodik az engedély bevonásáról a jogosultság visszavonása esetén.

(3) További állandó parkolási engedélyt az erre irányuló – a minisztériumi munkatárs közvetlen vezetője által jóváhagyott – írásbeli kérelem alapján a jogi és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár – a szabad parkolóhelyek erejéig, az igénylés leadásának sorrendjében – hagyja jóvá.

(4) Eseti behajtási engedély az IBF részére a behajtást megelőzően legkésőbb huszonnégy órával korábban írásban, elektronikusan megküldött igény alapján adható ki abban az esetben, amennyiben az a szolgálati célú, állandó parkolásra vonatkozó kérelmek maradéktalan teljesítését nem veszélyezteti. Az eseti behajtási engedélyre irányuló igény megküldése során az érkező személy nevét, a gépjármű forgalmi rendszámát, illetve az igénybevételt alátámasztó indokolást szükséges feltüntetni.

(5) Az állandó parkolási és eseti behajtási engedélyek naprakész nyilvántartása az IBF feladata.

(6) A minisztérium politikai és szakmai felsővezetőihez, továbbá a szervezeti egységekhez érkező vendégek parkolási igényét – a szabad helyek ellenőrzése érdekében – az IBF-fel előzetesen egyeztetni szükséges az alábbi adatok egyidejű megküldésével:

30. § A parkolóhelyek igénybevételére kiadott elektronikus eszközökkel az erre feljogosított személy elszámolási kötelezettséggel tartozik.

31. § (1) Minden parkolási engedéllyel rendelkező gépjármű az engedélyben meghatározott felirattal, rendszámmal vagy sorszámmal megjelölt parkolóhelyet veheti igénybe. Tilos a nem megfelelő helyre történő parkolás.

(2) A gépjárművel minden esetben úgy kell megállni és leparkolni, hogy az ne akadályozza a szomszédos parkolóhelyek, valamint a közlekedő útvonalak használatát. A közlekedő útvonalakon megállni még időlegesen sem lehet.

(3) Motorkerékpárok, kerékpárok parkolási engedély nélkül parkolhatnak a kijelölt helyeken.

(4) A be-, illetve kihajtás vagy a parkolás során más járműben, a parkoló részét képező tárgyi dologban, illetve az épületben okozott kárért a gépjárművezető kártérítési felelősséggel tartozik.

(5) A minisztérium területére áruszállítási, szervizelési munkákra érkező gépjárművek számára korlátozott a parkolás. Az áruszállító, szervizelő gépjármű a többi parkoló, továbbá a közlekedő útvonalak használatát nem akadályozva – ideértve a rakodási műveleteket is – veheti igénybe a részére kijelölt területet.

32. § A minisztériumi épületekhez tartozó parkolók, parkolóhelyek igénybevétele során a közúti közlekedés szabályairól szóló miniszteri rendelet (KRESZ) által meghatározott szabályok érvényesek.

33. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.