8/2024. (II. 14.) KTM utasítás
8/2024. (II. 14.) KTM utasítás
a Közigazgatási és Területfejlesztési Minisztérium elektronikus aláírási és bélyegzési célú tanúsítványainak és nem aláírás célú hitelesítő tanúsítványainak, valamint az egyéb bélyegzők használatának szabályairól
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában, valamint az elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyújtására felhasználható elektronikus aláíráshoz és bélyegzőhöz kapcsolódó követelményekről szóló 137/2016. (VI. 13.) Korm. rendelet 13. § (5) bekezdésében és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 54. §-ában foglaltak alapján a következő utasítást adom ki:
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. Az utasítás hatálya
1. § (1) Az utasítás hatálya az elektronikus aláírással és elektronikus bélyegzővel történő hitelesítésre vonatkozó jogszabály vagy a Közigazgatási és Területfejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: KTM) szervezeti és működési szabályzata (a továbbiakban: SzMSz) által a KTM képviseletére felhatalmazott, feladatkörük alapján kiadmányozásra jogosult vezetőkre, kormánytisztviselőkre, illetve munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló személyekre terjed ki.
(2) Az utasítás hatálya alá az alábbi tevékenységek tartoznak:
a) a kiadmányozásra vagy aláírásra jogosultak által a KTM hatáskörébe tartozó eljárások során az elektronikus formában létrehozott, elektronikus aláírással és időbélyeggel vagy elektronikus bélyegzővel és időbélyeggel ellátott dokumentumok készítése és a KTM által elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel ellátott küldemények hivatali kapun keresztül vagy egyéb elektronikus úton történő megküldése,
b) a nem aláírási célú tanúsítványok igénylése, ideértve a titkosító, az autentikációs, az üzenethitelesítő, a weboldal-hitelesítő, a szervezeti bélyegző és az időbélyegzés célú tanúsítványokat is,
c) papíralapú dokumentumok esetén a kiadmányozó kézjegyének körbélyegző lenyomatával történő felülhitelesítése,
d) papíralapú dokumentum esetén a KTM nevét, postafiókcímét tartalmazó ún. fejbélyegző használata,
e) ügyviteli tevékenység során használt ügyviteli bélyegzők használata,
f) egyéb speciális esetekben szükséges bélyegzők (ellenjegyzésre szolgáló, biztonsági bélyegző és rézpecsét) használata.
2. Az utasítás célja
2. § (1) Az utasítás célja az elektronikus aláírás és az elektronikus bélyegző létrehozására, ellenőrzésére vonatkozó azon szabályok meghatározása, amelyek alapján az elektronikus aláírás és elektronikus bélyegző érvényesnek tekinthető az aláíró és ellenőrző felek számára, valamint harmadik fél előtti eljárás során.
(2) Az utasítás célja továbbá a KTM igazgatási tevékenysége során
a) a KTM dokumentumainak hitelesítésére szolgáló elektronikus aláírások és elektronikus bélyegzők alkalmazására,
b) a KTM által elektronikus aláírással és elektronikus bélyegzővel hitelesített és az ügyfelek vagy más szervek részére megküldött dokumentumok ellenőrzésére,
c) papíralapú dokumentumok hitelesítésére, valamint
d) ügyviteli tevékenység során használt bélyegzők használatára
vonatkozó szabályok megállapítása.
(3) Az utasítás meghatározza
a) a KTM hatáskörébe tartozó eljárások során a KTM által alkalmazható elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési megoldásokat,
b) a hitelesítés-szolgáltatóval és időbélyegzéssel kapcsolatos megkötéseket,
c) az elektronikusan aláírt vagy elektronikusan bélyegzett dokumentumok elküldésének, értelmezésének és ellenőrzésének szabályait,
d) azokat a technikai és eljárási követelményeket, amelyek az elektronikus aláírás és az elektronikus bélyegző létrehozása során az aláíróra, az elektronikus aláírás és az elektronikus bélyegző ellenőrzése során pedig az érvényesség ellenőrzőjére vonatkoznak.
3. Értelmező rendelkezések
3. § Az utasítás alkalmazásában
1. aláírás-létrehozó adat: olyan egyedi adat (jellemzően kriptográfiai magánkulcs), melyet az aláíró az elektronikus aláírás létrehozásához használ,
2. aláírás-létrehozó eszköz: olyan hardver vagy szoftver eszköz, amelynek segítségével az aláíró az aláírás-létrehozó adatok felhasználásával az elektronikus aláírást létrehozza,
3. aláíró: kiadmányozási joggal rendelkező természetes személy, aki az előállított dokumentumot kézjegyével jogosult ellátni, illetve aláírás-létrehozó eszköz birtokában a saját nevében aláírásra jogosult, továbbá az a szervezet, amely az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja, és amelynek a nevében az őt képviselő természetes személy (elektronikus bélyegzéssel történő hitelesítésre jogosult) az elektronikus aláírást az elektronikus dokumentumon elhelyezi,
4. alany: a hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott tanúsítványban azonosított személy vagy szervezet, aki, illetve amely a tanúsítványban szereplő nyilvános kulcshoz tartozó magánkulcsot birtokolja,
5. aláírást ellenőrző: az a személy vagy felügyelt aláíró automatizmus, aki, illetve amely az aláírt elektronikus dokumentum fogadója, és aki, illetve amely ellenőrzi az üzenet sértetlenségét, azaz az elektronikusan aláírt elektronikus üzenet aláíráskori, illetve ellenőrzéskori tartalmát összeveti, továbbá az aláíró személyét azonosítja az üzenet, illetve a hitelesítés-szolgáltató által közzétett aláírás-ellenőrző adat, tanúsítvány-visszavonási információk, valamint a tanúsítvány felhasználásával,
6. elektronikus aláírás: az elektronikus dokumentumhoz azonosítási célból logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adatsor, mely minden kétséget kizáróan bizonyítja a dokumentum eredetét, hitelességét, sértetlenségét, és azonosítja az alanyt mint aláíró személyt, illetve bizonyítja az aláírás tényét. Az elektronikus aláírás az aláíró (alany) magánkulcsával készül, és kizárólag annak párjával, a nyilvános kulccsal lehet ellenőrizni az aláírás eredetiségét, az aláírt elektronikus dokumentum sértetlenségét,
7. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes,
8. elektronikus bélyegző: olyan elektronikus aláírás, amellyel a KTM azonosítja magát,
9. érvényességi lánc: az elektronikus ügyintézés és bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény 1. § 21. pontjában meghatározott elektronikus dokumentum vagy annak lenyomata és azon egymáshoz rendelhető információk sorozata,
10. felhasználó: az az elektronikus dokumentumot aláíró személy, aláírást ellenőrző fél, eszköz vagy alkalmazás, aki, illetve amely a szolgáltatások keretében előállított kulcsokat és tanúsítványokat, időbélyegeket rendeltetésüknek megfelelően használja,
11. hitelesítés-szolgáltató: olyan természetes személy, jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet, aki, illetve amely a hitelesítés-szolgáltatás keretében azonosítja a tanúsítványt igénylő személyét, részére tanúsítványt bocsát ki, nyilvántartásokat vezet, fogadja a tanúsítványokkal kapcsolatos változások adatait, valamint nyilvánosságra hozza a tanúsítványhoz tartozó szabályzatokat, az aláírás-ellenőrző adatokat és a tanúsítvány aktuális állapotára (különösen esetleges visszavonására) vonatkozó információkat,
12. időbélyegzés: az a folyamat, melynek során az elektronikus dokumentumhoz olyan igazolás (időbélyegző) rendelődik, amely tartalmazza az időbélyegzés hiteles időpontját, és amely a dokumentumhoz oly módon kapcsolódik, hogy minden – az igazolás kiadását követő – módosítás érzékelhető,
13. időbélyegző: olyan elektronikus adatok összessége, amelyeket más elektronikus adatokhoz csatolnak, illetve logikailag hozzárendelnek azzal a céllal, hogy biztosítsák a kapcsolt adatok eredetét, sértetlenségét, valamint hitelesen igazolják az aláírás időpillanatát és azt, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegzés időpontjában változatlan formában már létezett,
14. igénylő: a KTM-mel jogviszonyban álló felhasználó személy, akinek feladatai ellátásához szükséges az elektronikus aláíró-tanúsítvány, valamint a létrehozó eszköz használata, különös tekintettel a kiadmányozási joggal rendelkező vezetők,
15. kapcsolattartó: a KTM közigazgatási államtitkára által meghatalmazott, a hitelesítés-szolgáltató felé bejelentett, a KTM Szervezetbiztonsági és Dokumentációs Főosztályán (a továbbiakban: SZDF) foglalkoztatott munkatárs,
16. kompromittálódás: olyan esemény, amely során az aláírás-létrehozó adat (magánkulcs) vagy az aláírás-létrehozó eszköz hozzáférését korlátozó jelszó illetéktelen személy birtokába jut, vagy ismertté válik, azaz a védendő adat vagy kód bizalmassága sérül,
17. lenyomat: olyan meghatározott hosszúságú, az elektronikus dokumentumhoz rendelt bitsorozat, amely egyértelműen származtatható az adott elektronikus dokumentumból, és amelyből elvárható biztonsági szinten belül lehetséges az elektronikus dokumentum tartalmának meghatározása vagy a tartalomra történő következtetés. Papíralapú dokumentum esetén a manuális bélyegző tintával létrehozott képének lenyomata.
18. manuális bélyegző: papíralapú dokumentumok hitelesítésére és a velük történt ügyviteli feladatok ellátásának dokumentálására szolgáló eszköz, melynek lenyomata tinta segítségével vagy negatív szárazpecsét formájában kerül a dokumentumra,
19. szervezeti bélyegző: olyan tanúsítvány, amely a KTM tulajdona, ahhoz kapcsolható, és igazolja, hogy a használója jogosult a KTM nevében eljárni,
20. tanúsítvány: a hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott igazolás, amely a nyilvános kulcsot egy meghatározott személyhez (az aláíróhoz, alanyhoz) kapcsolja, azaz garantálja a címzett számára az aláíró (alany) személyének, magánkulcsának és nyilvános kulcsának egymáshoz tartozását, és igazolja e személy személyazonosságát vagy valamely más tény fennállását, ideértve a hatósági (hivatalos) jelleget. Az aláírási tanúsítvány tartalmazza az aláírás-ellenőrző adatot (nyilvános kulcs), az aláíró megnevezését és a tanúsítványt kibocsátó hitelesítés-szolgáltató elektronikus aláírását,
21. tanúsítvány-visszavonási lista: valamely okból visszavont vagy felfüggesztett, azaz érvénytelenített tanúsítványok azonosítóit tartalmazó elektronikus lista, amelyet a hitelesítés-szolgáltató bocsát ki. Az érvényes és visszavont tanúsítványokról az SZDF nyilvántartást vezet,
22. ügyfél: azon természetes és jogi személy, illetve jogi személyiség nélküli szervezet, aki, vagy amely részére a KTM a hatáskörébe tartozó eljárások során elektronikus formában készített és elektronikusan aláírt vagy elektronikus bélyegzővel ellátott dokumentumot továbbít.
4. Az aláírásra vagy kiadmányozásra jogosultak köre
4. § (1) A KTM állományából kiadmányozási vagy aláírási jogot az SzMSz-ben rögzített személyek, valamint miniszteri utasítás alapján kiadmányozási jogkörrel rendelkező személyek gyakorolnak.
(2) Az elektronikus aláírásra és az elektronikus bélyegző létrehozására használt, átadott tanúsítványok nyilvános adatait, a használatra jogosult átvevő személy nevét és aláírását az SZDF által vezetett nyilvántartó könyv tartalmazza.
(3) A papíralapú dokumentumok előállításakor a kiadmányozáshoz, valamint az ügyviteli és speciális feladatok teljesítéséhez használt manuális bélyegzőket szintén az SZDF tartja nyilván.
AZ ELEKTRONIKUS ALÁÍRÁS, AZ ELEKTRONIKUS BÉLYEGZŐ ÉS IDŐBÉLYEGZŐ HASZNÁLATÁNAK SZABÁLYAI
5. Az elektronikus aláírás és az elektronikus bélyegző szolgáltatás igénylése és átvételének módja
5. § (1) Aláírás-létrehozó adat (kulcs) és aláírási tanúsítvány – a (2) bekezdésben meghatározott kivétellel – kizárólag a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt.-től (a továbbiakban: Szolgáltató) igényelhető a KTM és a Szolgáltató között létrejött keretszerződés alapján.
(2) A KTM elektronikus aláírással kiadmányozásra vagy aláírásra jogosult munkatársa kiadmányozási vagy aláírási jogának igazolása a Szolgáltató által előírt formában tett nyilatkozattal történik.
(3) A Szolgáltató állítja elő, és személyes beazonosítást követően bocsátja az arra jogosult munkatárs rendelkezésére az elektronikus aláírás létrehozásához szükséges aláíró tanúsítványt és eszközt.
(4) A Szolgáltató feladatkörébe tartozik a szolgáltatást igénybe vevő munkatárs számára kibocsátott aláírási tanúsítvány teljes életciklusa alatt a kapcsolattartó által bejelentett adatváltozások fogadása és feldolgozása, a megújítási kérelmek befogadása és feldolgozása, valamint szükség esetén a tanúsítvány felfüggesztése vagy visszavonása.
(5) A KTM elektronikus bélyegzőjének igénylése a Szolgáltató által meghatározott eljárásrendben és szolgáltatási feltételek szerint történik a kapcsolattartó közreműködésével.
(6) A Szolgáltató felé az elektronikus aláírások és a nem aláírás célú tanúsítványok biztosításához szükséges feltételek megteremtésével kapcsolatban az SZDF jogosult eljárni. Az SZDF feladat- és hatáskörében az SZDF vezetője vagy az általa kijelölt személy a KTM közigazgatási államtitkára engedélyével (meghatalmazással) végezhet elektronikus aláíró tanúsítvány megrendelést, visszavonást, illetve minden olyan tevékenységet, melyre a meghatalmazás feljogosítja.
(7) A tanúsítványigényt az igénylő szervezeti egységének vezetője a belyegzonyilvantartas@ktm.gov.hu postafiókra megküldött e-mailben jelzi az SZDF részére. Az SZDF a bejelentett igényeket összesíti, és megküldi az igénylők részére a Szolgáltató hivatalos honlapjáról (http://hiteles.gov.hu) letölthető Tanúsítvány megrendelő és regisztrációs űrlapot (a továbbiakban: Űrlap), amelyet a személyes adatok kitöltését követően az igénylő visszaküld a belyegzonyilvantartas@ktm.gov.hu e-mail-címre, szerkeszthető formában. Ugyanezen Űrlapot aláírás után két eredeti példányban papíralapú iratként, kézbesítő útján is meg kell küldeni az SZDF részére. Ehhez szükséges csatolni az SZDF által elektronikus úton megküldött meghatalmazás két példányát, illetve az Űrlapban, az igénylő által megjelölt, személyazonosításra alkalmas igazolvány másolatát aláírva egy példányban.
(8) A (7) bekezdésben meghatározott Űrlap aláírását követően a kapcsolattartó intézkedik a Szolgáltató felé a szükséges eszközök és tanúsítványok megrendelése iránt.
(9) Szolgáltató a megrendelt eszközt és tanúsítványt, valamint a hozzá tartozó két darab zárt borítékot (1 db érvényesítési PIN kódot, valamint 1 db felfüggesztési kódot tartalmazó boríték) személyesen az igénylő részére adja át egyidejű adategyeztetés mellett. Az átadás-átvétel pontos időpontját és helyét a Szolgáltató egyezteti az igénylővel a kapcsolattartó útján. Az átadás-átvételre a tanúsítvány elkészültét követő 15 napon belül van lehetőség. Ennek elmulasztása esetén a Szolgáltató az elkészített tanúsítványt visszavonja.
(10) Kapcsolattartó vagy az általa kijelölt SZDF munkatárs köteles jelen lenni a (9) bekezdésben megjelölt időpontban és helyen az átadott eszköz és tanúsítvány nyilvántartásba vétele céljából, mely az erre rendszeresített hiteles nyilvántartó könyvbe történő bevezetést jelenti, egyúttal az igénylő aláírásával igazolja a tanúsítvány és az eszköz átvételét.
6. Az elektronikus aláírás és az elektronikus bélyegző alkalmazása
6. § (1) A KTM a hatáskörébe tartozó eljárások során a vonatkozó jogszabályokban rögzítetteknek megfelelően elektronikus kérelembenyújtást, illetve elektronikus ügyintézést biztosít, valamint – amennyiben jogszabály úgy rendelkezik – elektronikus ügyintézést tehet kötelezővé ügyfelei és más szervek számára. Az adott eljárás tekintetében a KTM elektronikus formában készít iratokat, illetve papíralapú iratokról készít elektronikus dokumentumot, és azokat elektronikus aláírással és időbélyegzővel vagy elektronikus bélyegzővel, ún. „szervezeti” bélyegzővel és időbélyegzővel látja el.
(2) Az elektronikus dokumentumok hitelesítése elektronikus aláíró tanúsítvánnyal történik.
(3) Amennyiben a kiadmányozó személyének azonosítása nem szükséges, úgy szervezeti bélyegző használatával történik az elektronikus dokumentumok hitelesítése.
(4) A KTM döntést nem tartalmazó dokumentumainak és nagy mennyiségben előállított értesítéseinek, tájékoztatóinak hitelesítése elektronikus bélyegzővel és időbélyeggel történik.
(5) A KTM kiadmányozási, illetve aláírási jogosultsággal rendelkező munkatársai által használt elektronikus aláírás és annak grafikus megjelenítése tartalmazza legalább
a) az elektronikus aláírást létrehozó személy személyazonosító okmányában szereplő teljes nevét,
b) a szervezet megnevezését,
c) igény esetén a szervezeti egység megnevezését,
d) az elektronikus aláírást létrehozó személy beosztását,
e) az aláírás dátumát és pontos időpontját, valamint
f) kamarai jogtanácsosok esetén a kamarai azonosító számot (KASZ).
(6) A KTM kiadmányozási jogosultsággal nem, de elektronikus bélyegző használatára jogosult munkatársai által használt elektronikus bélyegző és annak grafikus megjelenítése tartalmazza legalább
a) az „A dokumentum elektronikus aláírással hitelesített” szöveget,
b) az aláírás dátumát (év, hó, nap, óra, perc pontossággal),
c) a KTM megnevezését, valamint
d) az elektronikus aláírást létrehozó személy személyazonosító okmányában szereplő teljes nevét.
(7) Amennyiben a dokumentumhitelesítést kamarai jogtanácsosi besorolásban végzi a munkatárs, úgy az (5) bekezdésben felsorolt adatokat tartalmazó elektronikus aláírást kell e célra használnia.
(8) A KTM által elektronikus formában készített és elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel ellátott iratok az ügyfél által a rendelkezési nyilvántartásában megjelölt módon vagy ügyfélkapuján található értesítési tárhelyre, a tárhelyszolgáltatás keretében kerülnek megküldésre.
(9) A KTM által elektronikus formában készített és elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel ellátott, az ügyfél részére elektronikus úton nem kézbesíthető küldemények levélpostai küldeményként a Magyar Posta Zrt. útján kerülnek megküldésre.
(10) A KTM elektronikus formában készített és elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel ellátott dokumentumai a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 1. mellékletében szereplő szervek részére a közszolgáltatási e-címregiszter rendszerén keresztül kialakított partnertörzs segítségével kerülnek továbbításra a szerv hivatali kapuján található értesítési tárhelyre.
(11) A KTM az általa elektronikus formában készített és elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel ellátott dokumentumait a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 1. mellékletében nem szereplő szervek vagy magánszemélyek részére hivatali kapun, cégkapun, ügyfélkapun, illetve ezek hiányában a Magyar Posta Zrt., az Állami Futárszolgálat, külön futár vagy kézbesítő útján továbbítja.
7. Az aláírás-létrehozó eszköz használatának rendje
7. § (1) Az aláírásra vagy kiadmányozásra jogosult személy kizárólag intelligens chipkártya vagy token birtokában és a hozzá tartozó jelszó megadásával
a) a Szolgáltató által a kormányzati informatikai rendszerben biztosított, valamint a KTM által bevezetett, aláírásra alkalmas szoftverrel hozhat létre minősített elektronikus aláírást az elektronikus dokumentumon, vagy
b) felülhitelesíthet korábban elkészített elektronikus dokumentumot elektronikus aláírással és minősített időbélyeggel.
(2) Az elektronikus aláírás használatára jogosult munkatárs az elektronikus aláírási jogosultságát kizárólag a KTM hatáskörébe tartozó eljárások során, a KTM képviseletében eljárva alkalmazhatja. Az elektronikus aláírás magáncélra és az aláírási jogosultságon kívül eső ügyekben nem használható fel.
(3) Az elektronikus aláírás használatára jogosult munkatárs köteles a részére kiadott, elektronikus aláírást létrehozó eszközt biztonságos helyen (zárható fiókban, szekrényben, lemezszekrényben) tárolni. A kártyához tartozó titkos jelszót illetéktelen személynek átadni vagy elérhetővé tenni tilos.
(4) Az elektronikus adathordozó elvesztése, illetve kompromittálódása, valamint az ahhoz tartozó jelszó elvesztése, elfelejtése esetén a tanúsítvány visszavonása ügyében köteles a munkatárs a 9. § (3) bekezdésében foglaltak szerint soron kívüli intézkedést tenni a kapcsolattartó felé.
(5) Az elektronikus aláírásra vagy kiadmányozásra jogosult személy átmenetileg sem adhatja át más részére az elektronikus aláíró eszközt, illetve a használatához szükséges PIN kódot és a felfüggesztési kódot tartalmazó borítékokat. Ezen eszközök, kódok másra nem ruházhatóak át.
8. Az elektronikus aláírás és elektronikus bélyegző érvényességére vonatkozó közös szabályok
8. § Az elektronikusan aláírt dokumentum hitelességének ellenőrzése során ki kell térni
a) az aláíró személyének,
b) az aláírás érvényességének, valamint
c) saját aláírás esetén az aláírásba ágyazott időbélyegző meglétének
vizsgálatára.
9. A KTM képviseletében használt aláírási tanúsítványok kezelésének rendje
9. § (1) Abban az esetben, ha az elektronikus aláírással rendelkező személy az aláírás-létrehozó eszközt vagy annak használatához szükséges jelszót elveszíti, azt ellopják, vagy nyilvánosságra kerül, illetve ezek gyanúja felmerül, úgy a felhasználó köteles haladéktalanul felfüggesztési eljárást kezdeményezni a Szolgáltatónál a birtokában lévő felfüggesztési kód borítékban feltüntetett telefonszámra történő bediktálásával.
(2) Az (1) bekezdésben foglalt esetekben a tanúsítvány felfüggesztésének megszüntetését és a tanúsítvány érvényességének visszaállítását a tanúsítvány felfüggesztésének napjától számított 5 napon belül az aláírási jogosultsággal rendelkező személy kezdeményezheti a Szolgáltatónál, a birtokában lévő felfüggesztési kódot tartalmazó borítékban feltüntetett telefonszámra történő bediktálásával. A tanúsítvány státuszának mindenkori módosításáról az SZDF vezetőjét és a szervezeti egység vezetőjét írásban értesíteni szükséges legkésőbb a következő munkanapon.
(3) Amennyiben az (1) bekezdésben foglalt esetek bármelyike bekövetkezik és az 5 napon belül nem hárul el, úgy a kapcsolattartó hivatalból visszavonási eljárást kezdeményez a Szolgáltató felé.
(4) Ha a foglalkoztatási jogviszony megszűnése, megszüntetése, áthelyezés, az aláírási jogosultsággal rendelkező munkatárs kezdeményezése vagy egyéb ok miatt a kiadmányozási, illetve aláírási jogosultság megszűnik, úgy a közvetlen vezetője az aláírás-létrehozó eszköz visszavonása iránti igényt az SZDF vezetője részére írásban köteles megküldeni. Az SZDF vezetője haladéktalanul kezdeményezi a visszavonási eljárást a Szolgáltatónál. A visszavonással a tanúsítvány véglegesen érvényét veszti, és a visszavont tanúsítvány alapján létrehozott elektronikus aláírás a továbbiakban dokumentumok hitelesítésére nem alkalmas.
(5) Az aláírás-létrehozó eszköz visszavonása kapcsán az SZDF vezetője gondoskodik a nyilvántartás módosításáról.
(6) Az elektronikus aláírási jogosultsággal rendelkező személy köteles bejelenteni az SZDF vezetőjének, amennyiben a nevében, személyi adataiban, beosztásában változás történt.
(7) Az elektronikus aláírási jogosultsággal rendelkező személyt foglalkoztató közvetlen vezetője köteles visszavonási eljárást kezdeményezni az SZDF vezetője felé írásban, a belyegzonyilvantartas@ktm.gov.hu e-mail-címre küldött elektronikus levélben, a (4) bekezdésben foglaltak esetében, illetve akkor, ha az elektronikus aláírással rendelkező munkatárs feladatkörében változás történt, foglalkoztatási jogviszonya megszűnt, továbbá kiadmányozási vagy aláírási jogának megszűnése esetén.
(8) A KTM által alkalmazott elektronikus aláíráshoz kibocsátott tanúsítványban rögzített szervezeti adatok megváltozásáról az SZDF vezetője tájékoztatja a Szolgáltatót.
A PAPÍRALAPÚ DOKUMENTUMOK HITELES ELŐÁLLÍTÁSÁHOZ ÉS ÜGYKEZELÉSI FELADATOK ELLÁTÁSÁHOZ SZÜKSÉGES, VALAMINT EGYÉB SPECIÁLIS BÉLYEGZŐK HASZNÁLATÁNAK SZABÁLYAI
10. A manuális bélyegzők használatára jogosultak köre és a bélyegzőhasználat feltételei
10. § Bélyegzők használatára az utasítás hatálya alá tartozó személyek jogosultak, az utasításban meghatározott feltételek mellett.
11. § (1) A KTM-ben az alábbi bélyegzők használhatók:
a) körbélyegzők,
b) fejbélyegzők,
c) ügyviteli bélyegzők,
d) ellenjegyzésre szolgáló bélyegzők,
e) biztonsági bélyegzők,
f) speciális bélyegzők.
(2) Az (1) bekezdésben foglalt bélyegzők szükség esetén idegen nyelven is elkészíttethetők és használhatók.
12. § (1) A KTM által használt, a 11. § (1) bekezdés a) és e) pontja szerinti bélyegzők szigorú számadású bélyegzők.
(2) A bélyegzőket a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.
(3) A bélyegzők lenyomatához lila tintával átitatott bélyegzőt kell használni.
(4) A bélyegzők igénylése a 20. §-ban meghatározottak szerint történik.
11. Körbélyegző
13. § (1) Körbélyegzőt csak a KTM iratain, másolatok hitelesítéséhez, iratkezelési segédletek és iratok összefűzésének hitelesítéséhez lehet használni.
(2) Az (1) bekezdés szerinti papíralapú iraton a körbélyegző mellett a kiadmányozó aláírását és nevét is fel kell tüntetni.
(3) Körbélyegző nélkül a papíralapú irat nem hiteles.
(4) A körbélyegzőt szükség szerint, a KTM épületén kívüli munkavégzés során lehet az épületből kivinni.
(5) Az Állami Futárszolgálat által továbbítandó küldemények borítékjának lezárásakor a lezárás helyén a körbélyegző három lenyomatát kell elhelyezni.
14. § (1) A KTM által használt körbélyegző átmérője 3,5 cm, középen Magyarország címere helyezkedik el, a bélyegző belső kerületén pedig a „Közigazgatási és Területfejlesztési Minisztérium” szöveg szerepel. A körbélyegzőket az azonosíthatóság érdekében a címer alatt jelölt, 1-től növekvő arab számmal (*sorszám.*) szükséges megkülönböztetni.
(2) Az aláírásra jogosult írásban kijelölhet ügyviteli feladatot ellátó személyt a körbélyegző használatára.
12. Fejbélyegző
15. § (1) Fejbélyegző a kimenő küldemények borítékán a feladó jelölésére használható.
(2) A fejbélyegző az a Közigazgatási és Területfejlesztési Minisztérium felirattal ellátott téglalap alakú bélyegző, amely tartalmazhatja a szervezet nevét és postai címét, az alábbiak szerint:
Közigazgatási és Területfejlesztési Minisztérium
1358 Budapest, Pf. 19
(3) Fejbélyegzőn kizárólag a KTM postafiókcímei szerepelhetnek.
(4) A fejbélyegzőt a szervezeti egység vezetője jogosult igényelni, aki írásban kijelölhet ügyviteli feladatot ellátó személyt a fejbélyegző használatára.
13. Ügyviteli bélyegző
16. § (1) Az ügyviteli bélyegző az iratkezeléssel összefüggő tevékenység hatékony és egységes ellátását szolgálja.
(2) Ügyviteli bélyegzőként a következő bélyegzők használhatók:
a) érkeztető bélyegző,
b) érkeztető-iktatóbélyegző,
c) dátumbélyegző,
d) díjhitelesítő bélyegző,
e) hitelesítő bélyegző,
f) minősített küldeményen a minősítési jelölés és kezelési utasítások jelölésére szolgáló bélyegző,
g) futár kódszám,
h) tértivevények feladásánál használt bélyegzők,
i) névbélyegző,
j) egyéb, iratkezelést segítő bélyegző.
14. Ellenjegyzésre szolgáló bélyegző
17. § (1) Az ellenjegyzésre szolgáló bélyegző a KTM iratain a jogosult által történő ellenjegyzés igazolására szolgál.
(2) Ellenjegyzésre szolgáló bélyegző csak aláírással együtt, az aláíró nevének és az ellenjegyzés dátumának feltüntetésével használható.
(3) A KTM által használt, ellenjegyzésre szolgáló bélyegzők az alábbiak:
a) jogi ellenjegyző bélyegző,
b) pénzügyi ellenjegyző bélyegző.
(4) Az ellenjegyző személy feladatkörének ellátása során jogosult az ellenjegyzésre szolgáló bélyegző használatára.
15. Biztonsági bélyegző
18. § (1) Biztonsági bélyegzőként réz pecsétnyomókat kell alkalmazni.
(2) A réz pecsétnyomók minősített iratok, biztonsági helyiségek kulcsai, illetve bélyegzők tárolására szolgáló, elektronikus biztonsági kóddal és zárszerkezettel nem rendelkező páncél- és lemezszekrények, valamint kulcsdobozok lezárására használhatók.
(3) A réz pecsétnyomót a páncél- és lemezszekrények, valamint kulcsdobozok lezárását követően kell használni, amely a lezárás után azok sértetlenségét biztosítja.
(4) A réz pecsétnyomók kör alakú, negatív lenyomatú bélyegzők, melyen a következő felirat szerepel: „KTM – *sorszám*”.
(5) A réz pecsétnyomókat a szervezeti egység vezetője jogosult igényelni, a páncél- és lemezszekrény, valamint a kulcsdobozok lezárásáért felelős munkatársai számára.
16. Speciális bélyegzők
19. § (1) A 11. § (1) bekezdés a)–e) pontjában nem szereplő, egyedi célra felhasználható bélyegző használatát indokolt esetben a KTM közigazgatási államtitkára engedélyezheti.
(2) Speciális bélyegzőként negatív szárazpecsét igényelhető.
17. Bélyegzők megrendelése
20. § (1) Bélyegzőt az utasításban meghatározott körben és célra lehet rendelni.
(2) Megrendeléskor az igénylő szervezeti egység vezetőjének e-mail-címéről a belyegzonyilvantartas@ktm.gov.hu elektronikus e-mail-címre – szerkeszthető formátumban – megküldött igény fogadható el.
(3) Amennyiben az SZDF kijelölt munkatársa a megrendelés ellenőrzése során megállapítja, hogy a megrendelés nem felel meg az utasításban foglaltaknak, akkor e-mailben kéri a megrendelőt a korrekció elvégzésére. Ha a megrendelés szabályszerű, úgy a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság ellátási rendszerében (a továbbiakban: KELL rendszer) feladja az igénylést.
(4) Az SZDF által a KELL rendszerbe feltöltött igénylést a KTM intézményi kapcsolattartója jóváhagyja, és gondoskodik a bélyegzők elkészíttetéséről.
(5) A KTM intézményi kapcsolattartója az utasítástól eltérő módon hozzá érkezett bélyegzőigénylést nem hagyhat jóvá.
18. Bélyegzők nyilvántartása, kiadása
21. § (1) Az elkészült bélyegzőt a Közbeszerzési Ellátási Főigazgatóság képviselője átadja az SZDF munkatársának.
(2) Az átvett bélyegzők nyilvántartása hitelesített Bélyegző-nyilvántartó könyvben történik.
(3) A nyilvántartásba vételt követően a bélyegzőt kizárólag az igénylő személy veheti át az SZDF munkatársától. Az átvételt az átvevő a Bélyegző-nyilvántartó könyvben aláírásával igazolja.
(4) A bélyegzőt kézbesítő nem veheti át.
(5) A (3) bekezdés szerinti igénylő akadályoztatása esetén az általa a belyegzonyilvantartas@ktm.gov.hu címre küldött meghatalmazás alapján az irányítása alatt álló szervezeti egység állományába tartozó munkatárs is átveheti a bélyegzőt. Az átvett bélyegzővel az átvevő személy is felelősségre vonható, amennyiben a bélyegző illetéktelen személyhez kerül, vagy a vezető jogviszonyának változása esetén nem tud elszámolni az általa használatra átvett bélyegzővel, kivéve, ha a meghatalmazott kétséget kizáróan tudja bizonyítani, hogy az átvett bélyegzőt a meghatalmazó részére átadta.
(6) A szervezeti egység vezetője köteles a bélyegző használójának személyében bekövetkezett változást az SZDF felé írásban jelezni a belyegzonyilvantartas@ktm.gov.hu postafiókra küldött e-mailben.
(7) A (6) bekezdésben foglalt esetben a kiadott bélyegzővel a bélyegzőt átadónak és az új használónak személyesen meg kell jelenni az SZDF-en. Az SZDF munkatársa intézkedik a változás (átadás-átvétel) rögzítéséről a nyilvántartó könyvben.
(8) A bélyegző átvételétől az átvevőt elszámolási kötelezettség terheli.
19. Bélyegző elvesztése, megsemmisülése és eltulajdonítása
22. § (1) Amennyiben a bélyegző használója észleli, hogy a számára kiadott bélyegző elveszett, megsemmisült, vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell annak érdekében, hogy a bélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen, valamint
a) írásban köteles értesíteni az SZDF vezetőjét, vagy
b) amennyiben bűncselekmény gyanúja merül fel, a bélyegzőt használó szervezeti egység vezetője külön értesítésben tájékoztatja az SZDF vezetőjét.
(2) Az SZDF vezetője mint a bélyegzők nyilvántartásáért felelős vezető
a) bűncselekmény gyanúja esetén belső vizsgálatot kezdeményez, és szükség esetén kezdeményezi büntetőeljárás lefolytatását,
b) gondoskodik a bélyegző letiltásáról szóló közlemény megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben;
c) intézkedik a bélyegző elvesztésének, megsemmisülésének vagy eltulajdonításának feltüntetéséről a Bélyegző-nyilvántartó könyvben,
d) intézkedik az elveszett vagy eltulajdonított bélyegző új sorszámmal történő pótlásáról,
e) intézkedik a letiltást követően előkerült körbélyegző selejtezéséről.
20. Bélyegzők cseréje és pótlása
23. § (1) Abban az esetben, ha egy szervezeti egység elnevezése megváltozik, a bélyegző elhasználódik vagy megrongálódik, a szervezeti egység vezetője köteles kezdeményezni a bélyegző cseréjét.
(2) Bélyegző pótlására akkor kerül sor, ha az elveszett, megsemmisült vagy eltulajdonították.
(3) A bélyegzők cseréje és pótlása az SZDF munkatársainak közreműködésével történik, az igényléssel megegyező eljárásrendben.
21. Bélyegzők leadása
24. § (1) Bélyegző cseréje esetén aláírás ellenében csak akkor adható ki az új bélyegző, ha az addig használt bélyegzőt leadják az SZDF erre a feladatra kijelölt munkatársának, aki a leadás tényét a nyilvántartókönyvben rögzíti.
(2) A bélyegzőt kezelő munkatárs álláshely váltása és jogviszonyának megszűnése vagy megszüntetése esetén a bélyegzőt köteles leadni az SZDF-nek. Erre az esetre a 21. § (7) bekezdésében foglaltak megfelelően alkalmazandóak.
22. Bélyegzők megsemmisítése
25. § (1) A leadott bélyegzők, amelyek a jövőben már nem kerülnek kiadásra, megsemmisítésre kerülnek. A megsemmisítést az SZDF munkatársai végzik.
(2) A megsemmisítésről minden esetben jegyzőkönyv készül. A jegyzőkönyv tartalmazza a megsemmisítésre kerülő bélyegzők lenyomatát, valamint a megsemmisítés tényét és dátumát, a megsemmisítésnél jelen lévők és az SZDF vezetőjének az aláírását.
(3) A megsemmisítést úgy kell végrehajtani, hogy a megsemmisített bélyegzővel a továbbiakban ne lehessen lenyomatot képezni, illetve a megsemmisített bélyegzők tartalma utólag ne legyen megállapítható.
(4) A megsemmisítés időpontját, a megsemmisítési jegyzőkönyv iktatószámát a Bélyegző-nyilvántartó könyvben rögzíteni kell.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
26. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás