9/2024. (IV. 30.) NGM utasítás

1. § A Nemzetgazdasági Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) az 1. melléklet szerint határozom meg.

2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

1. § A Szabályzat alkalmazásában

2. § Az értelmező rendelkezések között nem szereplő fogalmak értelmezése során

3. § A Szabályzat hatálya kiterjed a Minisztériumnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és a Minisztérium valamennyi, ügyvitelben érintett foglalkoztatottjára.

4. § Az Európai Unió programjai és a Minisztérium között közvetlenül megkötött Támogatási Szerződés alapján működő projektek keretében keletkezett iratok tekintetében a Támogatási Szerződésben meghatározott európai unós jogi aktusokat kell alkalmazni, azzal, hogy a Támogatási Szerződésben meghatározott európai uniós jogi aktusok által nem szabályozott kérdésekben a Szabályzat az irányadó.

5. § A Szabályzatban nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokat kell alkalmazni.

6. § A nemzetgazdasági miniszter (a továbbiakban: miniszter) a Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában (a továbbiakban: SzMSz) a szervezeti sajátosságok figyelembevételével határozza meg az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, valamint kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.

7. § A szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően a Minisztérium az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látja el, mely szerint az iratkezelést központi szinten az Iratkezelési Osztály útján, valamint az iratkezelés egyes fázisait megosztott rendben – az egyes szervezeti egységek hatáskörében, az iratkezelők útján – látja el.

8. §⁷ Az iratkezelés felügyeletét a Igazgatási Főosztály vezetője (a továbbiakban: az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető) az iratkezelési osztályvezető útján irányítja és felügyeli. E feladatkörében felelős

9. § Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető az informatikai biztonsági vezetővel együttműködve – a Minisztériumnál üzemeltetett informatikai rendszer és eszközök vonatkozásában – meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes álláshelyek betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket.

10. § A központi iratkezelés feladatai:

11. § Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai:

12. § A szervezeti egységek ügyiratkezelőinek iratkezeléssel összefüggő feladatai:

13. § A szervezeti egység vezetője az általa irányított szervezeti egységnél köteles

14. § A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által vezetett minisztérium képviselője a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggésben ellenőrzi a Minisztérium irattári anyagát.

15. § Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében a Minisztérium iratait tárgyi csoportokra tagolva, a Minisztérium feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel. Az irattári terv meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.

16. § A Szabályzat 1. függelékét képezi a Minisztérium irattári terve, melynek szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a Minisztérium ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel került kialakításra.

17. § Az irattári terv általános, valamint különös részből áll. Az általános részbe a Minisztérium működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket lehet besorolni, valamint azonosítóval (irattári tételszámmal) ellátni.

18. § A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni.

19. § A Minisztériumba érkező, ott keletkező, onnan kimenő valamennyi iratot – ha jogszabály másként nem rendelkezik – az ügyiratkezelőnek a Poszeidonban kell nyilvántartani.

20. § Az iktatást és az iratforgalom dokumentálását olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata, az iratok Minisztériumon belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető legyen.

21. § Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattárazási utasítással ellátott ügyiratokat („a/a”) az ügyiratkezelőknek az átmeneti irattárba kell elhelyezniük.

22. § A Minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatott iratokat – legkésőbb az ügyirat lezárásáig – az ügyintézők az irattári terv alapján irattári tételekbe sorolják, irattári tételszámmal ellátják.

23. § A Minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni.

24. § Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az egy ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámon kell az iratot irattárazni.

25. § Az elektronikus iratkezelési jogosultságok rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok, helyettesítési jogosultságok, egyedi azonosítók, belső és külső név- és címtár naprakészen tartásáért az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető a Poszeidon adatgazda útján gondoskodik. A jogosultságok kiosztása a helyettesítés rendjére figyelemmel történik.

26. § A Poszeidon hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A jogosultságok beállítása, módosítása a hatáskörrel rendelkező vezetői engedélyezést követően a Poszeidon adatgazda feladata.

27. § A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni. A beállítást végző Poszeidon adatgazda a jogosultság életbe léptetését, a jogosultság beállításának megtörténtét az eredeti iraton az időpont feljegyzésével igazolja.

28. § A Poszeidon adatgazda feladatai a NISZ Nemzeti Infokommunikációs és Szolgáltató Zrt. (a továbbiakban: NISZ) útján:

29. § A Poszeidon üzemeltetése, a technikai infrastruktúra biztosítása és a program hibás működésének az elhárítása a NISZ mint a Minisztérium iratkezelő rendszere üzemeltetésével megbízott üzemeltető feladata.

30. § A rejtett iktatókönyv – az azt létrehozó szervezeti egység kivételével – az iratkezelés többi szereplője előtt rejtettként működik. A rejtett iktatókönyv nyitását a szervezeti egység vezetője akkor kérheti, ha személyiségi jogi vagy egyéb indokok teszik szükségessé a hozzáférés kizárását, és azt az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető engedélyezi.

31. § A Minisztérium foglalkoztatottjai azokhoz az iratokhoz, adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre feladataik ellátásához szükségük van, vagy amelyre a hatáskörrel rendelkező vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan, naprakészen kell nyilvántartani. A Minisztérium foglalkoztatottjai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

32. § A feladatellátáshoz kapcsolódóan iratot, adathordozót munkahelyről kivinni, munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartása mellett, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehetséges, kizárólagosan indokolt esetben, biztosítva az illetéktelen hozzáféréstől.

33. § Az iratokba való betekintést és másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a vezetők a vonatkozó jogszabályok figyelembevételével határozzák meg.

34. § A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően – az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.

35. § A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és a Poszeidonban egyaránt dokumentálni kell.

36. § Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő, „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az Infotv.-ben foglaltak az irányadók.

37. § A „Nem nyilvános” kezelési jelzésű adatot tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettese, valamint a felettes által meghatározott személy ismerheti meg.

38. § A döntés-előkészítő, „Nem nyilvános” kezelési jelzésű adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve, ha ezt a miniszter engedélyezi. A Minisztériumon kívüli szerv által „Nem nyilvános” kezelési jelzésű irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.

39. § A „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratokat a Poszeidonban kell iktatni, és a Szabályzat előírásai szerint kell kezelni.

40. §⁸ A vegyes iratkezelési rendszernek megfelelően a küldemények 10. §-ban meghatározott kezelését a Minisztérium – a közvetlenül az önálló szervezeti egységhez érkező küldemények kivételével – központosítva, a Igazgatási Főosztály a Központi Iratkezelő Irodán keresztül látja el. Az iktatást a küldemények átvételét követően az önálló szervezeti egységek Poszeidon felhasználói végzik. Poszeidon jogosultság hiányában az ügyintézők a szervezeti egységükhöz tartozó, erre alkalmas Poszeidon szerepkörrel rendelkező felhasználó közreműködésével biztosítják az iktatást.

41. § Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

42. § A központi érkeztetőnek, postázónak, központi irattárnak külön helyiséget kell kijelölni, vagy a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjen.

43. § A 42. § szerinti helyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően az iratkezelésért felelős vezető határozza meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a vezető elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és meghatározott helyen történő munkaidőn kívüli tárolását.

44. § A 42. § szerinti helyiség másodkulcsát külön lezárt borítékban, pecséttel ellátva, a felnyitásra jogosultak nevének, elérhetőségének feltüntetésével kell a tárolásra kijelölt helyen és a tárolásra megbízott személynél tartani.

45. § A 42. § szerinti helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iratkezelésért felelős vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – amennyiben az ügykezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

46. § A Poszeidonban rögzített érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező foglalkoztatott azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.

47. § A Poszeidon az iratkezelés valamennyi eseményét visszakereshető módon naplózza.

48. § Az iratokat az iratkezelés és ügyintézés folyamatában is szakszerűen kell kezelni, a papíralapú iratokat az elvárható gondossággal védeni kell (például nedvességtől, fénytől, hőtől). Az iratok kezelése során – állaguk megóvása érdekében – mellőzni kell a ragasztószalag és más ragasztóanyagok alkalmazását.

49. § A Minisztériumba küldemény postai, hivatali kézbesítés, futárszolgálat, magánszemély személyes benyújtása, informatikai-telekommunikációs eszköz, valamint hivatali kapu igénybevételével érkezhet.

50. § A küldemény átvételére jogosult

51. § A Minisztérium részére a papíralapú küldemények elosztását a Minisztérium 1011 Budapest, Vám u. 5–7. alatti épületében található Központi Iratkezelő Irodája végzi, amely az érkezett küldeményeket érkezteti, hivatali egységek szerint csoportosítja, majd továbbítja a szervezeti egységeknek további ügyintézésre.

52. § Személyesen kézbesített küldemény átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult.

53. § A szervezeti egységhez rendelt hivatali kapura érkező további ügyintézést igénylő elektronikus küldeményt (ügyfélkapuról, cégkapuról, hivatali kapuról) beérkező iratként kell kezelni. A hivatali kapura érkező küldemény automatikusan érkeztetőszámot kap a Poszeidon segítségével.

54. § Munkaidőn túl érkezett küldemény átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni. Az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni.

55. § Telefaxon érkezett iratot a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni. A telefaxon érkezett irat esetében gondoskodni kell az információkat tartósan megőrző másolat készítéséről.

56. § A Minisztérium központi ügyfélszolgálati postafiókját a Jogi és Koordinációs Főosztály működteti.

57. § A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni

58. § A gyors elintézést igénylő „azonnal”, „sürgős” jelzésű küldeményt az ügykezelő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni vagy átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

59. § Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvevő az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával és az átvétel időpontjának feltüntetésével igazolja.

60. § Ha olyan személy veszi át a küldeményt, aki a küldemény érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel időpontját is fel kell tüntetnie, és azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén a hatáskörrel rendelkező érkeztetőegységnek, személynek érkeztetésre átadni.

61. § Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat (iratok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással, és az adathordozó paramétereit. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot.

62. § Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal kézbesíteni vagy postázni kell a címzettnek, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

63. §⁹ Az átvevő az érkező küldeményeket átadókönyvvel az átvétel tényét névvel, aláírással, dátummal hitelesíti, valamint elektronikusan a Poszeidonban továbbítja a hatáskörrel rendelkező szervezeti egységhez.

64. § Elektronikus úton a Poszeidonba automatikusan érkező küldemények esetén a Poszeidon a feladónak automatikusan elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugta). Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolására a Korm. rendelet rendelkezései az irányadóak.

65. § Az elektronikus iratokat a Poszeidonban úgy kell kezelni, hogy az annak ügyintézésével kapcsolatos folyamatok dokumentálásra kerüljenek.

66. § Elektronikus úton érkezett irat esetében átvételi időpontként a Poszeidonban automatikusan naplózott érkezési időpont tekintendő, amely naplózott, a későbbiekben visszakereshető.

67. § Ha az elektronikus küldemény nem, vagy csak részben nyitható meg, úgy a küldőt az értelmezhetetlen elemről (elemekről) és a hiánypótlás szükségességéről, valamint a Minisztérium által használt elektronikus formátumokról az ügyintézés megkezdése előtt tájékoztatni kell.

68. § Az elektronikus irat aláírásának érvényességét legkésőbb az ügyintézés megkezdése előtt az ügyintézőnek kell ellenőrizni.

69. § Azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény ismételt érkezése esetén a feladót nem kell értesíteni. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus vagy egyéb rosszindulatú program.

70. § A Minisztériumnak címzett küldemények központi felbontását az 51. §-ban foglalt szervezeti egységek végzik.

71. § A Minisztériumba futárszolgálat, magánszemély személyes benyújtása során érkezett küldemények felbontására az 54. §-ban meghatározott személy is jogosult.

72. § Felbontás nélkül, dokumentáltan kell a címzettnek továbbítani a „saját kezű” (a továbbiakban: s. k.) felbontásra jelzésű küldeményeket, minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel.

73. § Ha iktatásra nem jogosult a felbontás nélkül átvett küldemények címzettje, akkor az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés, iktatás céljából soron kívül köteles dokumentáltan visszajuttatni a küldő szervezeti egységhez, vagy gondoskodni a Szabályzat szerinti további kezelésről.

74. § A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.

75. § A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárnia, rá kell vezetnie a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatnia a címzetthez.

76. § Ha a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően a felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek első példányát a küldeménnyel egyidejűleg, haladéktalanul a címzettnek kell továbbítani. A jegyzőkönyv második példányát a feladóhoz kell eljuttatni, a harmadik példány a felbontó szervezeti egységnél marad. A minősített iratot nyilvántartásba vétel céljából a TÜK-irodának kell átadni.

77. § A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, a Poszeidonban az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni.

78. § Ha a felbontás alkalmával megállapítható, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetve a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

79. § A Korm. rendelet 34. § (6) bekezdésének megfelelően az iktató szervezeti egység foglalkoztatottja gondoskodik azon küldemények elektronikus másolásáról, hitelesítéséről, amelyek elektronikus ügyintézése nem ütközik a Korm. rendelet 47. § a)–j) pontjában foglalt kivételi akadályba.

80. § Minden beérkezett küldeményt az érkezés napján, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban hitelesen kell dokumentálni, érkeztetni.

81. § Az érkeztetés nyilvántartása az e célra szolgáló Poszeidon érkeztetőkönyvében történik. Az érkeztetőszám a Poszeidon által automatikusan kiosztott, minden év első napján 1-jétől induló és egyesével növekvő zárt sorszám.

82. § A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek – ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni – az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.

83. § Ha a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, a beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.

84. § Ha valamely oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

85. § Az érkeztetés papíralapú küldemények esetében az érkeztetőbélyegző lenyomatának az iraton való elhelyezésével, rovatainak kitöltésével történik.

86. § A szervezeti egységhez rendelt e-mail-postafiókba érkező, további ügyintézést igénylő elektronikus küldeményt beérkező iratként kell kezelni.

87. § A digitalizált fájlok érkeztetőszámhoz történő rendelését az iktató szervezeti egység foglalkoztatottja végzi a Poszeidonban. Az iratok digitalizált képe képformátumban kerül tárolásra az érkeztetőszám mellett. A digitalizált másolattal rendelkező küldeményen elhelyezésre kerül a „digitalizált másolattal rendelkezik” bélyegző lenyomata.

88. § Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Amennyiben az iratnak a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.

89. § Ha az iratnak a korábbi évben (években) van előzménye, az iratot kezdőiratként új főszámra kell iktatni, és az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, amellyel párhuzamosan a Poszeidon az előiratnál rögzíti az utóirat iktatószámát. Papíralapú irat esetében a szerelést az iraton is jelölni kell, azaz fizikálisan együttesen szükséges kezelni az összeszerelt iratokat.

90. § Ha az előzményezés során a megtalált iratról megállapítható, hogy az nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz vagy az ügy elintézéséhez, akkor a két iratot csatolni kell. Abban az esetben, ha az előirat más akta logikailag elválaszthatatlan részét képezi, úgy annak másolatát szükséges csatolni az új irathoz.

91. § Az összeszerelést, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban vagy a kezelési feljegyzésekben.

92. § Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügyiratkezelő köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni. Ha az előzményirat az ügyintézőnél van, akkor az ügyintézőnek gondoskodnia kell az irat szerelésének végrehajtásáról.

93. § A Minisztériumba érkező, valamint az ott keletkező további érdemi ügyintézést igénylő iratokat – jogszabályban meghatározott kivételekkel – iktatással kell nyilvántartani, azért, hogy az irat visszakereshetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjen. A Poszeidon az irat teljes életútját végigkíséri, az általa generált kézbesítőlappal pedig a papíralapú iratok mozgásának dokumentálását is biztosítja.

94. § A pénzügyi-számviteli, személyügyi, valamint anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások kezelését a vonatkozó jogszabályok, valamint a Szabályzat előírásainak figyelembevételével kell végezni.

95. § Az iktatás során az iktatókönyvben és az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni azok rendelkezésre állása esetén

96. § Az iktatás során a Poszeidon által rögzített mezők kitöltését kell végrehajtani, amelyek lehetnek kötelezőek és ajánlottak.

97. § Soron kívül kell iktatni a rövid határidős iratokat, valamint a „sürgős”, „soron kívül”, „azonnal” jelzésű iratokat.

98. § Az iktatási adatbázis biztonsági mentését a NISZ végzi. A biztonsági mentés másolatát a megbízott szervezet tárolja.

99. § A Minisztérium iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített elektronikus iktatókönyveket használ, melyeket a Poszeidon kezel.

100. § Az iktatás során felvitt adatok az ügyintézés hiteles dokumentumaként szolgálhatnak, ezért az iktatást körültekintően kell végezni. Az iktatási adatbázist a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.

101. § Az iktatásra kerülő papíralapú iraton az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, akkor az iraton az iktatószámot kell feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap, csatolt lap nem iktatható.

102. § Az iktatás során irattári tételszámmal kell ellátni a papíralapú iratot, ha a közfeladatot ellátó szerv a megőrzési kötelezettséget az iratról az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet szerinti hiteles elektronikus másolat készítése és megőrzése útján teljesíti.

103. § Az elektronikus úton érkezett küldeményt iktatás előtt megnyithatóság, olvashatóság szempontjából ellenőrizni kell.

104. § A levelezőrendszeren érkezett e-mailt, telefaxot akkor kell iktatni a Poszeidonban, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma a Minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó eljárás – ideértve a hatásköri áttételt is – lefolytatására irányul.

105. § A Minisztérium iktatószámainak felépítése az iktatókönyvek szerint az alábbi:

106. § Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, melyet melléklet esetén a mellékletre is fel kell vezetni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer beiktatott iratot kizárólag akkor lehet újraiktatni, ha a megküldött irat a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozó, új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet.

107. § Az ugyanazon ügyben, ugyanazon évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.

108. § Az iktatókönyvön belül az iktatószámokat, valamint az ügyiratokhoz tartozó alszámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben adja a Poszeidon.

109. § Ha egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával kell végrehajtani, rögzítve a Poszeidonban az egyedi címzetteket.

110. § Év végén az iktatókönyvek és a segédkönyvek a NISZ közreműködésével lezárásra kerülnek. Minden év elején új, 1-es sorszámmal kezdődő iktatókönyv kerül megnyitásra, biztosítva, hogy a lezárást követően az iktatókönyvben további irat iktatása ne történhessen meg.

111. § Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés stb.) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi, vagy amennyiben az iktatókönyv zárása év közben történik, a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, archivált változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell menteni a NISZ mint a Poszeidon-üzemeltető közreműködésével.

112. § A NISZ rendszergazda az adathordozó felületén végleges módon rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a rendszergazda nevét.

113. § Az ügyiratkezelő átadja az érkeztetett, valamint az iktatott iratot a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott munkatársnak az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése céljából.

114. § Ha a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, nem kell bemutatni azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy vagy ügycsoport feldolgozására a hatáskörrel rendelkező ügyintéző már korábban ki volt jelölve.

115. § A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, tartalmának az előzményre utaló hivatkozási száma alapján automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki jogosult az ügyben eljárni, és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. A szignálási joggal rendelkező vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja.

116. § Az irat szignálására jogosult

117. § Az iratért a kijelölt szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős, továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt szervezeti egység vagy ügyintéző.

118. § Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából releváns feljegyzés (például vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése az iraton vagy az előadói íven nem megengedett.

119. § A szignálást követően az iratot további ügyintézés céljából az ügyintézőnek kell átadni, az ügyintézőre történő szignálást a Poszeidonban is el kell végezni.

120. § A Poszeidonban a továbbszignálást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti.

121. § A Minisztérium kiadmányozási rendjét az SzMSz, valamint a szervezeti egység ügyrendje együttesen határozza meg.

122. § A kiadmányozott iratot – papír alapon történő postázás esetén – eggyel több példányban kell elkészíteni, mint a címzettek száma, tekintettel arra, hogy a kiadmány egy példányát az ügyiratban, irattári példányként kell elhelyezni.

123. § A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző (aláírásbélyegző) csak akkor használható, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt indokolja. Az aláírásbélyegző használatát a miniszter, a közigazgatási államtitkár, az államtitkár vagy a helyettes államtitkár engedélyezi.

124. § Elektronikus iratot a kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy elektronikus aláírással kiadmányoz. Az elektronikus aláírást a küldeményen az aláíró személy helyezheti el.

125. § Az ügyintéző az általa elkészített kiadmánytervezet irattári példányát szignójával látja el. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. Az „s. k.” jelzés esetén hitelesítésre felhatalmazott személy az iratra „A kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, „s. k.” jelzéssel aláírja, valamint keltezéssel és a hivatalos bélyegző lenyomatával látja el.

126. § Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben feltüntetett szám alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

127. § Ha papíralapú hiteles kiadmányról papíralapú hiteles másolatot szükséges készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:

128. § Ha a papíralapú hiteles másolat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és az „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat” szöveget kell feltüntetni.

129. § Másolat, valamint hiteles másolat kiadásakor az iktatókönyvben dokumentálni kell, hogy kinek, mikor adtak ki hiteles másolatot.

130. § Az irathoz a kiadmányozó döntése alapján számos kezelési utasítás alkalmazható (sima, tértivevényes, elsőbbségi stb.).

131. § A kiadmányozási joggal összefüggésben az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető gondoskodik a szervezetnél használt bélyegzőkről, az érvényes aláírásbélyegzőkről.

132. §¹⁰ Az elektronikus aláírások megrendeléséről, az aláírások nyilvántartásának vezetéséről a Igazgatási Főosztály gondoskodik.

133. § (1) A (papír alapon) postai kimenő kiadmányozott iratnak – jogszabály eltérő rendelkezése hiányában – a 2. függelék szerinti mintának kell megfelelnie.

(2) Az elektronikus kimenő kiadmányozott iratnak – jogszabály eltérő rendelkezése hiányában – a 3. függelék szerinti mintának kell megfelelnie.

(3) A feljegyzésnek a 4. függelék szerinti mintának kell megfelelnie.

(4) Az irat átadás-átvételi jegyzőkönyvnek a 6. függelék szerinti mintának kell megfelelnie.

(5) Az iratselejtezési jegyzőkönyvnek a 7. függelék szerinti mintának kell megfelelnie.

(6) A kényszerselejtezési jegyzőkönyvnek a 8. függelék szerinti mintának kell megfelelnie.

134. § Ha a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy címzettje is van, a záró részt követően a „Kapják:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.

135. § Az ügyintéző az irattovábbításhoz a kiadmányt és annak mellékletét az ügyiratkezelőnek adja át expediálás céljából. Az ügyiratkezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással és amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.

136. § Az ügyiratkezelőnek az átvételt követően ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, csatolták-e a mellékleteket.

137. § A küldeményeket az átvétel napján lehetőség szerint továbbítani kell.

138. § Az iratokat a szervezeti egység munkatársai továbbítják, az alábbiak szerint:

139. § Az elektronikusan aláírt irat küldemény expediálását a szervezeti egység munkatársa végzi. A hivatali kapuval rendelkező hivatalok részére a Poszeidon expediálási felületén a „Csoportos műveletek/Csoportos postázás” menüpont alatt a „Hivatali kapu” rádiógomb kiválasztásával, elektronikus állomány hozzáadásával lehet az elektronikus iratot a címzett részére kézbesíteni.

140. § Az ügyfélkapun érkezett küldemények esetén a válaszlevelet az ügyfelek részére a Poszeidon expediálási felületén a „Csoportos műveletek/Csoportos postázás” menüpont alatt az „Ügyfélkapu” rádiógomb kiválasztásával, a címzett személy megjelölésével, adatainak lekérdezésével, továbbá az elektronikus állomány hozzáadásával lehet a címzett részére kézbesíteni.

141. § A cégkapun érkezett küldemények esetén a válaszlevelet a cégek részére a Poszeidon expediálási felületén a „Csoportos műveletek/Csoportos postázás” menüpont alatt a „Hivatali kapu/Cégkapu” rádiógomb kiválasztásával, a címzett cég megjelölésével, továbbá az elektronikus állomány hozzáadásával lehet a címzett részére kézbesíteni.

142. § A kiküldést követően az „Iratok/Elektronikus állományok/Hivatali kapu”, valamint az „Iratok/Elektronikus állományok/Eseménytörténet” fülön ellenőrizni kell a küldés sikerességét (letöltési igazolás).

143. § A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén kézbesítési visszaigazolás biztosításával kell kezelni.

144. § Elektronikus úton küldött irat továbbítását az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe.

145. § Ha a hitelesített elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát kell megküldeni a címzettnek.

146. § Az elektronikusan nem továbbítható válaszlevelet borítékban, szükség esetén csomagban kell kézbesíteni. Az ügyiratkezelő az elküldésre előkészített küldeményeket elküldésre készen, borítékolva, becsomagolva, a küldés módjának megfelelő kézbesítőokmányokat pontosan kitöltve adja át a Központi Iratkezelő Iroda részére.

147. § A Minisztériumon belül az azonos címzettnek szóló, belső irányú iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni.

148. § Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell szerelni.

149. § A borítékon az alábbiakat szükséges feltüntetni:

150. § Az iratot a Központi Iratkezelő Irodán keresztül postai továbbítással, saját (alkalmi) kézbesítővel lehet továbbítani.

151. § Ha a kézbesítésre átadott küldemény valamilyen okból visszaérkezik, nem lehet az ügyet bejezettnek tekintetni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

152. § A Korm. rendelet 2. mellékletében meghatározott küldemények expediálása papír alapon történik.

153. § A papíralapú kézbesítést igénylő elektronikus küldemények hiteles papíralapú irattá alakítása és címzetthez történő kézbesítése a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltató közreműködésével történik.

154. § A könyvelt küldemények (tértivevényes) ellenőrzött módon postázásra kerülnek.

155. § A tértivevénnyel postázott küldemények kézbesítési igazolása a Magyar Posta Zrt.-től elektronikusan érkezik a Poszeidonba. A szoftverből az ügyiratkezelő a postázott irat iktatószámára történő szűréssel az „Iratok/Materiális példányok/Postázás/Postatörténet”-ből dupla kattintással nyithatja meg.

156. § Az irat határidő-nyilvántartásba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és az előadói íven feltüntetni.

157. § Az ügyiratkezelőnek határidő-nyilvántartásba kell helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése után válik lehetővé.

158. § A határidőt a Poszeidonban a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

159. § Az ügyiratkezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles

160. § Ha a határidő eredménytelenül telik el (például nem érkezik válasz), az ügyintéző köteles megsürgetni a választ, majd a vezető döntése szerint tovább kezelni az ügyiratot.

161. § A határidő-nyilvántartásból történő kivételt és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva – az ügykezelő az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatába köteles feljegyezni.

162. § A szervezeti egységek iktatóhelyein átmeneti irattárak működnek.

163. § A Minisztérium az elintézett, valamint az átmeneti irattárakból leadott iratok tárolására központi irattári helyiségeket működtet.

164. § Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget vagy – ahol az irattározandó iratanyag mennyisége nem indokolja a külön irattári helyiség kialakítását – megfelelően zárható irattároló szekrényeket kell biztosítani.

165. § A központi irattár berendezésénél a tűz- és balesetvédelmi előírásokat fokozottan be kell tartani.

166. § A központi irattározásra kijelölt helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívülről támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.

167. § Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott, fémből készített – állványokkal kell az irattári helyiségeket berendezni.

168. § A nem papíralapú iratok tárolását, az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani. A nem megfelelő tárolásból bekövetkező esetleges adatvesztés megakadályozásáról gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

169. § Az irattárba helyezést dokumentáltan, a Poszeidonban is rögzített módon, visszakereshetően kell végezni.

170. § Átmeneti irattárban kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.

171. § Az átmeneti irattár a tárgyévben keletkezett iratait a tárgyévet követő legfeljebb ötödik év december 31-éig őrzi, majd azt követően gondoskodik azok átadásáról a központi irattárnak.

172. § Az iratokat éves csoportosításban, az irattári tervnek megfelelő irattári tételszám alatt kell elhelyezni. Az egyes irattári tételeken belül az iratokat iktatószámuk szerinti sorrendben szükséges lerakni és őrizni. A dossziékban őrzött iratoknál az irattári tételszámot a dosszién is fel kell tüntetni.

173. § Az irattárba helyezést a kiadmányozási joggal rendelkező vezető vagy az általa felhatalmazott munkatárs engedélyezheti.

174. § Az irattározás az ügyben eljáró, feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egység kötelezettsége.

175. § Irattározási utasítással ellátni és irattárba helyezni csak hiánytalan, valamennyi alszámmal és melléklettel ellátott és további ügyintézést nem igénylő teljes ügyiratot lehet. Amennyiben az ügyirat egy vagy több alszámra iktatott irata nincs az irattározásra kötelezettnél, a hiányzó iratokat az ügyintézésre kijelölt szervezeti egységnek be kell gyűjtenie. Ha a kísérlet nem vezet eredményre, akkor ennek a ténynek az aktaborítón történő feljegyzése mellett történik meg az irattárba helyezés.

176. § Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia, hogy valamennyi kezelési és kiadási utasítás teljesült-e.

177. § Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelnie az ügyiratból. A felesleges példányokat „zúzdás zsákba” kell helyezni, annak megsemmisítését az ellátási portálon leadott igényléssel kell kezdeményezni. Az ügyintéző a borítékokat, az ügy lezárását követően az ajánlott, valamint tértivevényes boríték kivételével megsemmisítheti – a munkapéldányokhoz és másolatokhoz hasonlóan.

178. § Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az iratra és az előadói ívre az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az előadói ívben kell elhelyeznie.

179. § Ha az ügyirat tárgyi alapon több irattári tételbe is besorolható, úgy az ügyirat irattári tételszámát a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszáma határozza meg.

180. § Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról hiteles papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

181. § Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal együtt lehet irattárazni. Az adathordozó felületén végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.

182. § Minden szervezeti egység a tárgyévben keletkezett ügyiratait a tárgyévet követő legfeljebb ötödik év december 31-éig átmeneti irattárban tárolja. A szervezeti egység vezetője ezt követően köteles az iratok központi irattárba helyezéséről gondoskodni, kivéve azon ügyiratokat, amelyek vonatkozásában további intézkedés szükséges.

183. § Az ügyiratkezelő az ügyiratokat a központi irattárnak történő átadás előtt a gemkapocstól, binder kapocstól, műanyag aktaborítótól, lefűzőtől megtisztítja.

184. § A központi irattár

185. § A központi irattárba a lezárt évfolyamú, papíralapú ügyiratokat és azok papíralapú segédkönyveit kell leadni.

186. § Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

187. § A központi irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, évek, az irattári tervben meghatározott tételszámok, azon belül iktatószám szerinti sorrendben tárolja.

188. § A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg, a következők szerint:

189. § A szervezeti egység köteles az általa kiadott időszaki kiadványok, rendszeres tájékoztatók egy-egy példányát, valamint az általa kiadott belső normák egy-egy hiteles vagy hitelesített példányát – a megjelenést követő 5 munkanapon belül – a központi irattárnak átadni.

190. § A Minisztérium foglalkoztatottjai az SzMSz-ben rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra ügyiratpótló lappal kérhetnek ki iratokat az ügyintézéshez szükséges ideig, főszabály szerint 30 napra. Ha az ügyviteli érdek 30 napon túli kölcsönzést indokol, a kölcsönző köteles a határidő hosszabbítását kezdeményezni.

191. § Papíralapú és vegyes iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni.

192. § Az irattárból kiadott iratokról kölcsönzési naplót kell vezetni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyvben is jelezni kell.

193. § A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

194. § A kölcsönzési napló rovatai:

195. § A központi irattár papíralapú iratot a készítő szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli kérésére ad ki, engedélyezi a betekintést, másolat készítését, valamint szerelés céljából való végleges kikérést.

196. § Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt a központi irattárat működtető szervezeti egység vezetője adja meg. Az irat kiadását, visszaérkezését, a másolat készítését, valamint az irat szerelés céljából való végleges kikérését az iktatókönyvben dokumentálni kell.

197. § A központi irattárba helyezett iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével évente kell selejtezni. A megőrzési határidő lejártának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő naptól kell számítani.

198. § Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „Selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

199. § A fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a NISZ archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amelyről jegyzőkönyvet vesz fel.

200. § A további érdemi ügyintézést nem igénylő, érkeztetőszámos küldeményeket (meghívó, tájékoztatás céljából érkezett küldemények) a központi irattár a keletkezéstől számított 1 évig őrzi. Ezt követően a küldemények selejtezését a központi irattár automatikusan, selejtezési jegyzőkönyv felvétele mellett végzi, amely jegyzőkönyvet a levéltár részére nem küld meg.

201. § Az iratselejtezés során ellenőrizni kell

202. § Az iratselejtezésről – a legalább évente egyszer, legfeljebb évente négyszer – készített selejtezési jegyzőkönyvet az iratkezelésért felelős vezető jóváhagyását követően az illetékes levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyezése végett.

203. § A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza

204. § Az elektronikus aláírással ellátott selejtezési jegyzőkönyvet iktatás után 1 példányban az iratjegyzékkel együtt a közlevéltárnak kell hivatali kapun továbbítani a selejtezés engedélyezése céljából. A közlevéltár az iratok megsemmisítését – a szükséges ellenőrzés lefolytatását követően – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.

205. § A megsemmisítés időpontját a közlevéltár engedélyének birtokában lehet kijelölni. A megsemmisítés tényét a Poszeidonban rögzíteni kell.

206. § A selejtezendő iratanyag elszállításáról az Iratkezelési Osztály gondoskodik. A selejtezendő iratokat zúzással szükséges megsemmisíteni úgy, hogy annak tartalma a későbbiekben ne legyen megállapítható.

207. § A központi irattár a Korm. rendelet 61. § (7) bekezdésében foglaltaknak megfelelően gondoskodik a megőrzési kötelezettség teljesítéséről, valamint a megsemmisítési eljárás lefolytatásáról. Ennek érdekében a maradandó értékű iratok esetében a hiteles elektronikus másolattal rendelkező papíralapú küldeményeket megsemmisítési iratjegyzékbe foglalja, és azt megküldi a levéltárnak, aki dönt az iratok megsemmisítéséről vagy annak hiteles elektronikus másolatban és papír alapon történő megőrzéséről.

208. § Ha az iratkezelés során rendkívüli esemény következtében az iratok károsodást szenvedtek, arról haladéktalanul jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza a károsodott iratok meghatározását, a káresemény helyét, időpontját és körülményeit. A jegyzőkönyvet haladéktalanul meg kell küldeni az illetékes közlevéltár részére. A közlevéltár véleményének kikérésével a szervnek meg kell vizsgálnia a megrongálódott iratok helyreállításának lehetőségét. Ha a károsodás mértéke, illetve jellege miatt nincs mód az iratok helyreállítására, a közlevéltár engedélyezheti azok kényszerselejtezését, továbbá szükség esetén hivatalból értesíti az adatvesztés ügyében eljárásra jogosult hatóságot.

209. § A Minisztérium a nem selejtezhető iratait – határidő nélkül őrzendők kivételével „HN” – 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel a közlevéltárnak adja át.

210. § Az átadandó iratokat az irattári terv szerint, a Poszeidonban rögzített metaadatokkal együtt, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység (doboz, kötet) szerinti tételjegyzékkel (iratjegyzék), teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

211. § Az átadott iratokat nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas, savmentes dobozokban kell átadni.

212. § Elektronikus iratokat az EMMI rendeletben meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (például olvashatóvá tétel, selejtezés, feldolgozás) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét a Poszeidonban rögzíteni kell.

213. § Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét a Poszeidonban rögzíteni kell, és az irattári segédkönyveket is át kell vezetni.

214. § Az Ltv. előírásainak megfelelően intézkedni kell a Minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

215. § Hivatalátadás esetén az erről készült jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot, és tételesen fel kell sorolni az átadott iratokat.

216. § Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügyiratkezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni.

217. § Az elszámoltatás lezárultáig a kiállított „kilépési lap” nem írható alá.

218. § Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni.

219. § Ha a közfeladatot ellátó szerv jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét az illetékes közlevéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez és selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik.

220. § Ha a megszűnő szerv feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy valamely szerv egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását az illetékes közlevéltár egyetértésével kell elvégezni.

221. § Szervezeti egység megszűnése esetén a szervezeti egység kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek.

222. § Ha a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának az iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével –

be kell iktatni.

223. § Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan kell megosztani, vagy ha ez valamely oknál fogva nem lehetséges, akkor a központi irattárban kell elhelyezni az iratokat.

224. § Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét más szervezeti egység nem veszi át, úgy az iratanyagot a központi irattárban kell elhelyezni.

225. § Az iratok nyilvántartására papíralapú, valamint elektronikus iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek megnyitásának és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása megvalósuljon, valamint az irat fellelhetősége biztosított legyen, az iratok átadás-átvétele dokumentáltan történjen.

226. § Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető a vonatkozó jogszabályok és belső normák alapján határozza meg a rendszeresített általános és szakfeladatokkal összefüggő, speciális iratkezelési segédleteket.

227. § Az iratok nyilvántartására és dokumentálására a Minisztériumban az alábbi segédletek szolgálnak:

228. § A főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartani az iratkezelési segédleteket. A főnyilvántartó könyvet az Iratkezelési Osztály vezeti és tartja nyilván.

229. § A főnyilvántartó könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, beteltét követően a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni.

230. § Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető által kijelölt személy a nyilvántartásba vett iratkezelési segédleteket a megnyitás előtt hitelesíti. A hitelesítés során a kijelölt személy, ha a segédlet nincs lapszámozva, a segédlet lapjait sorszámmal látja el, és a borítólap belső oldalán feltünteti: „Ez a könyv … számozott lapot tartalmaz. Megnyitva:

20… év ……… hó … nap. Lezárva: 20… év ……… hó … nap.”, aláírja, körbélyegzőjének lenyomatával ellátja, továbbá a főnyilvántartási számot és a használó szervezeti egység megnevezését rávezeti.

231. § A Minisztérium kiadmányozásához használt hivatalos körbélyegző Magyarország címerével, valamint sorszámmal ellátott.

232. § A szervezeti egységek körbélyegzőjén felül a „Nemzetgazdasági Minisztérium”, alul a bélyegző nyilvántartási sorszáma szerepel.

233. § A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírásbélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni.

234. § A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó személy és szervezeti egység megnevezését, a bélyegző lenyomatát, igénylési azonosítóját, egyértelműen azonosítható módon az átadó és a bélyegző használójának nevét, aláírását, valamint a visszavétel, megsemmisítés, továbbá a bélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának dátumát.

235. § A körbélyegző a szervezeti egység ügykörébe tartozó kiadmányán, a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható. A bélyegzőket a hivatali idő után, valamint a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni.

236. § A szervezeti egység vezetője gondoskodik

237. § A kiadmányozáshoz használatos bélyegzők igény szerinti nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről az iratkezelés felügyeletéért felelős szervezeti egység gondoskodik.

238. §¹¹ A szervezeti egységek a bélyegzőket a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság honlapján letölthető „Bélyegző igénylési lap” kitöltésével, a Igazgatási Főosztály jóváhagyásával és az iratkezelés felügyeletéért felelős szervezeti egységtől igényli, amely gondoskodik azok elkészíttetéséről, nyilvántartásba vételéről, a használó részére történő átadásáról és az átadás dokumentálásáról.

239. § A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

240. § A bélyegzőt használó, amennyiben észleli a bélyegző elvesztését vagy annak eltulajdonítását, haladéktalanul intézkedik arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében haladéktalanul tájékoztatja vezetőjét, valamint írásban értesíti az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt, aki gondoskodik

241. § Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (például a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése).

242. § A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

243. § Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő

244. § A Poszeidon üzemzavara esetén a rendszergazda soron kívül értesíti az iktatóhelyeket a Poszeidon leállásáról és arról, hogy az üzemzavar megszűnéséig a 250–256. § szerint kell eljárni.

245. § Az üzemzavar megszüntetését követően a rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és a Poszeidon helyreállásáról.

246. § A helyreállt Poszeidonban ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, az esetleges adatvesztést pótolni kell.

247. § A „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott küldeményeket haladéktalanul, az adott évben 1-től kezdődő sorszámmal, a hitelesítés szabályai szerint erre a célra megnyitott, papíralapú érkeztetőkönyvben nyilvántartásba kell venni, „ÜZ” egyedi azonosító jellel.

248. § A 24 órát meghaladó üzemzavar esetén a megkülönböztető jelzés nélküli küldeményeket is nyilvántartásba kell venni az erre a célra megnyitott érkeztetőkönyvben.

249. § Az üzemzavar fennállása alatt érkeztetett küldeményeken az érkeztetési azonosító feltüntetésével az érkeztetőkönyv azonosítóját és az „ÉRKÜZ” egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. Az adott hivatali egység érkeztetőkönyv-azonosítója a központi főnyilvántartó könyv nyilvántartási száma (például érkeztetőkönyv azonosítója / sorszám / évszám / egyedi azonosító).

250. § A papíralapú érkeztetőkönyvek és iktató könyvek beszerzéséről, valamint főnyilvántartásba vételéről, hitelesítéséről az Iratkezelési Osztály gondoskodik.

251. § Szervezeti egységenként papíralapú iktatókönyvet kell megnyitni arra az esetre, ha az ügyiratkezelők számára a Poszeidonhoz való hozzáférés 6 órán keresztül nem biztosított.

252. § Az üzemzavar esetén használt érkeztetőkönyvben év végén az érkeztetésre felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a hivatali egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.

253. § Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot a Poszeidonba át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban jelezni kell.

254. § Az iktatás során, amennyiben ismert a Poszeidonban használt iktatószám, akkor azt fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

255. § Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.

256. § Papíralapú iktató- és érkeztetőkönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad.

257. § Téves érkeztetés/iktatás esetén a papíralapú érkeztető-/iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni, majd azt követően javítani. A javító személy a keltezést és az aláírását is fel kell, hogy tüntesse a javítást követően.