9/2024. (II. 22.) KTM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed a Közigazgatási és Területfejlesztési Minisztériumban (a továbbiakban: minisztérium)

(2) Az utasítás tárgyi hatálya a Magyarország központi költségvetéséről szóló törvény XXV. Közigazgatási és Területfejlesztési Minisztérium fejezet, 1. Közigazgatási és Területfejlesztési Minisztérium igazgatása cím (a továbbiakban: intézményi költségvetés) terhére történő reprezentációs kiadásokra terjed ki.

(3) Az utasításban nem szabályozott kérdésekben a reprezentációs kiadások felosztása, azok teljesítése és elszámolása során a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvényben foglaltak szerint kell eljárni.

(4) Az utasítást a minisztérium gazdálkodási szabályzatáról szóló utasításában foglaltakkal összhangban kell alkalmazni.

2. § Az utasítás alkalmazásában

3. § (1) Reprezentációs költségként számolható el a hivatali okból történő

(2) A központi és ágazati reprezentációs keretek terhére éttermi fogyasztásként a szervezeti egységek által szervezett szakmai megbeszéléseken, tárgyalásokon, értekezleteken, egyeztetéseken, munkacsoportüléseken, a miniszteri, államtitkári értekezleteken, az állami és a nemzeti ünnepeken, a kitüntetések és elismerések átadásán, valamint a különböző évfordulók, jeles napok alkalmából történő megemlékezéseken, konzultációkon és továbbképzéseken, rendezvényeken, konferenciákon és sajtótájékoztatókon, munkareggeliken, -ebédeken és -vacsorákon felszolgált étel és ital költsége – ideértve a hivatali rendezvényeken a mértékletesség elvének betartása mellett a bor, sör, pezsgő, aperitif fogyasztást is –, valamint a felszolgálási díj számolható el. Reprezentációs kiadásként borravaló nem számolható el.

(3) A miniszter, az államtitkár és a helyettes államtitkár részére éttermi fogyasztás címén külön éves keret kerülhet megállapításra, mely a munkareggeliken, -ebédeken és -vacsorákon felszolgált étel és ital költségének – ideértve a felszolgálási díjat is – elszámolására szolgál.

(4) Programokon való részvétel költségének az egyes rendezvények alkalmából szervezett kulturális vagy más – nem szakmai – programokon való részvétel költsége minősül.

(5) Irodai vendéglátás, bekészítés címén kizárólag a vendégek fogadásához kapcsolódó fogyasztási cikkek vásárlása, különösen kávé, cappuccino, tej, tea, citromlé, cukor, édesítőszer, méz, tejszín, tejszínpor, gyümölcs, üdítőital, gyümölcslé, ásványvíz, édes és sós aprósütemény, cukrászsütemény, édes és sós kínálnivalók (például keksz, chips, mogyoró, ropi, perec), desszert, csokoládé, virág, bor, pezsgő, illetve szalvéta, betétdíj és a kiszállítás költsége számolható el.

(6) Vendégfogadás keretében a meghívott belföldi és külföldi vendégek, delegációk fogadásával kapcsolatos étkezés, utazás, szállás, programokon való részvétel, illetve szükség szerint a vendég részére kormányváró biztosításának költsége számolható el.

(7) A minisztérium székhelyén, illetve telephelyén történő vendégfogadásnak minősül az az ellátás is, amelyhez a beszerzés történhet közvetlen terméket értékesítő kereskedelmi egységtől vagy szolgáltatást biztosító gazdálkodó szervtől, függetlenül attól, hogy a tényleges fogyasztás helyileg nem a minisztérium épületeiben, hanem a vendéglátásnak helyet adó egyéb helyszínen (például ünnepség, díjátadó helyszínén) történik.

(8) A (6) és (7) bekezdés szerinti vendégfogadás a miniszter, az államtitkár vagy a helyettes államtitkár által igényelhető.

4. § (1) A közigazgatási államtitkár a tárgyévi intézményi költségvetés terhére írásban, pénzügyi ellenjegyzést követően dönt a jogosultak köréről, illetve a részükre tárgyévben rendelkezésre álló keretekről, azok tartalmáról, valamint a keretek felett kötelezettségvállalási és teljesítésigazolási jogkörrel rendelkező személyekről. A döntés kötelezettségvállalásnak minősül. A tárgyévi keretek meghatározásáig a közigazgatási államtitkár előző évi döntése az irányadó.

(2) A közigazgatási államtitkár (1) bekezdés szerinti döntéséről a Pénzügyi és Számviteli Főosztály (a továbbiakban: PSZF) levélben értesíti az érintetteket, és bekéri az aláírásmintájukat.

(3) A 3. § (1) bekezdés c) pontja szerinti reprezentációs költségekre megállapított keret havi egyenlő részletekben, a tárgyhavi részlet pedig a tárgyhónapot követő hatvanadik napig, de legfeljebb a (4) bekezdésben foglalt határidőre tekintettel használható fel (időarányos felhasználás). Az időarányost meghaladó felhasználáshoz a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár előzetes írásbeli engedélye szükséges.

(4) A keret időarányosan fel nem használt összegének elszámolására legkésőbb december 20. napjáig van lehetőség.

(5) Abban az esetben, ha az (1) bekezdésben foglaltak szerint megállapított keret nem nyújt fedezetet a szükséges kiadásokra – nagyobb rendezvény, ülés, konferencia szervezése, értekezlet, delegáció fogadása, illetve ajándékozás esetén – a kötelezettségvállalásról és a teljesítésigazolásról egyedileg a közigazgatási államtitkár dönt.

5. § (1) Üzleti protokollajándék (a továbbiakban: ajándék) nyújtására a belföldi, illetve külföldi vendégek részére Magyarországon, illetve külföldön, a megajándékozandó személy beosztásának az 1. melléklet szerinti nyomtatványon vagy a (8) bekezdés szerinti engedélyen történő feltüntetésével kerülhet sor.

(2) A tárgyévben ajándékozásra rendelkezésre álló keretösszegekről, a felhasználásra jogosultak köréről a közigazgatási államtitkár a tárgyévi intézményi költségvetés terhére az év elején írásban dönt. A tárgyévi keretek meghatározásáig a közigazgatási államtitkár előző évi döntése az irányadó.

(3) A közigazgatási államtitkár (2) bekezdés szerinti döntéséről a PSZF levélben értesíti az érintetteket.

(4) A kiadandó ajándéktárgy jellegének és értékének meghatározása a diplomáciai protokoll szabályainak megfelelően, az adott relációban a viszonosság elvét is mérlegelve történik.

(5) A (2) bekezdésben foglaltaktól kizárólag az intézményi költségvetésre vonatkozóan a közigazgatási államtitkár írásos engedélyével lehet eltérni.

(6) Ajándék a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (KEF) protokoll- és ajándékraktárából (a továbbiakban: KEF ajándékraktár) vagy egyénileg – a (8) bekezdésben foglaltak szerint – szerezhető be.

(7) A KEF ajándékraktárból történő ajándék igénylését az 1. melléklet szerinti nyomtatványon szükséges engedélyeztetni. A PSZF ellenőrzi az ajándékozásra felhasználható keretösszeg betartását, valamint – szükség szerint a protokoll szakterület véleményének kikérésével – azt, hogy az ajándék összhangban van-e az utasítás rendelkezéseivel. Az aláírt engedélylapot a PSZF az igénylő részére visszajuttatja.

(8) Az engedély megadását követően az ajándék igénylése a KEF Portálon található Protokoll ajándék igény elnevezésű nyomtatvány kitöltésével kezdeményezhető.

(9) A KEF ajándékraktáron kívüli, egyéni ajándék beszerzése feljegyzés alapján a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár külön engedélyével történhet. Az egyedi ajándék beszerzési igények teljesítéséről a vezetői kabinet vagy titkárság gondoskodik, a minisztérium beszerzési szabályzatáról szóló utasításban foglaltakkal összhangban.

6. § (1) A reprezentációs kiadásokra a jóváhagyott keret erejéig a kötelezettségvállalásra jogosult vezető írásban előleget igényelhet, amelyet a PSZF vezetőjénél kell kezdeményeznie.

(2) Az előleg elszámolásának határideje a felvételtől számított 30. nap. Az év végi zárási feladatokra való tekintettel irodai vendéglátási, bekészítési előleg tárgyév december 10. napjáig adható ki, mellyel legkésőbb tárgyév december 20. napjáig kell elszámolni.

(3) Amennyiben az előleg felvételétől számított 30. napig a felvevő a felvett előleggel nem számol el, illetve nem fizeti vissza az el nem számolt előleg összegét, az a felvevő egyéb adóköteles jövedelmének minősül. A felvevő a határidőben vissza nem fizetett előleg összegéért kártérítési felelősséggel tartozik.

(4) Átutalással történő fizetés esetén a keret felett kötelezettségvállalási jogkörrel rendelkező személynek a terméket vagy szolgáltatást írásban kell megrendelnie. A megrendelőnek minden esetben tartalmaznia kell a megrendelt termék vagy szolgáltatás megnevezését, mennyiségét, a megrendelés várható nettó és bruttó összegét, a megrendelés teljesítésének időpontját, a kötelezettségvállalásra jogosult vezető aláírását és a pénzügyi fedezetigazolást.

(5) A reprezentációs kiadásokról szóló számlákkal a teljesítés napját követő 30 napon belül el kell számolni a PSZF felé.

7. § (1) A reprezentációs kiadások kizárólag a minisztérium nevére és címére kiállított számla ellenében számolhatóak el. Számlaként csak az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 169. §-a szerinti adattartalommal kiállított bizonylat fogadható el.

(2) A számlán szereplő összeg tételeit a kiállítónak ellenőrizhető formában (részletezve) kell megjelenítenie, ezt a számla kiállítása előtt a szolgáltatást igénybe vevőnek kell kérnie.

(3) A minisztérium kiküldetési szabályzatáról szóló utasítás a külföldi ideiglenes kiküldetések körében az (1) és (2) bekezdésben foglaltaktól indokolt esetben eltérően rendelkezhet.

(4) A reprezentációs kiadások számláit a teljesítés igazolásával együtt a PSZF-nek kell továbbítani.

8. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

9. § Jelen utasítást a hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.