2/2025. (III. 7.) SZTNH utasítás

1. § (1) A reprezentáció adójogi fogalmát a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja.) 3. § 26. pontja határozza meg. A reprezentáció magában foglalja a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) szakmai vagy intézményi működésével közvetlen összefüggésben

(2) Az üzleti ajándék adójogi fogalmát az Szja. 3. § 27. pontja határozza meg. Üzleti ajándék olyan, a Hivatal által készített tárgy, vásárolt termék (pl. könyv, más kiadvány, művészeti tárgy, érem), szolgáltatás vagy utalvány lehet, amelyet a Hivatal tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai kapcsolatok keretében ellenérték nélkül nyújt.

(3) A vendéglátási kiadásnak minősül minden olyan kifizetés, amely a külső személyek étel- és italfogyasztásával kapcsolatban, valamint az azokkal szorosan összefüggő egyéb eszköz- és szolgáltatásbeszerzésre vonatkozóan merül fel.

(4) A reprezentáció és az üzleti ajándék beszerzésének (a továbbiakban együttesen: reprezentációs kiadások) pénzügyi fedezetét a Hivatal adott évre elfogadott éves belső költségvetésének hivatali reprezentációs előirányzata biztosítja. A hivatali reprezentációs kiadások elszámolásuk jellege szerint központi hivatali keretre és a 6. § szerinti vezetői reprezentációs költségkeretre különülnek el.

(5) A személyi juttatások körébe tartozó, a (4) bekezdésben megnevezett kiadási előirányzatot és annak felhasználását a gazdasági vezető keretgazdaként felügyeli a javaslattételre jogosultak kezdeményezése alapján.

(6) A reprezentációs kiadások esetében kötelezően érvényesített hivatali alapelv, hogy a beszerzés nem irányulhat az elérhető legmagasabb minőségi osztály (luxuséttermek, rendezvénytermek) igénybevételére, ha van más választási lehetőség is.

(7) A Gazdálkodási Főosztály Pénzügyi és Számviteli Osztálya (a továbbiakban: PSZO) gondoskodik a reprezentációs kiadásokat terhelő kifizetői adó megállapításáról és pénzügyi rendezéséről a bizonylatok számfejtési rendszerben történő feldolgozásával.

2. § (1) A nagyobb létszámú, jellemzően külső helyszínen zajló, ünnepi vagy szakmai rendezvényhez kapcsolódó reprezentációs kiadások teljesítését azok a szervezeti egységek jogosultak kezdeményezni, amelyeknek a hivatal különféle szakmai célú rendezvényeinek megszervezése és lebonyolítása a feladatkörükbe tartozik. Ezek közé tartoznak:

(2) A rendezvényekhez kapcsolódó reprezentációs kiadások teljesítéséhez – összhangban a keretgazdálkodási szabályokkal – a rendezvényt legalább 30 nappal megelőzően jóváhagyást kell kérni a reprezentációs keretet felügyelő gazdasági vezetőtől. A kérés és a jóváhagyás egyaránt e-mail-váltás útján történik. A kérést a gazdasági vezető jóváhagyhatja – különösen, ha az szerepel az 1. § (4) bekezdése szerinti előirányzatban –, mérsékelheti vagy elutasíthatja.

(3) A jóváhagyott reprezentációs kiadáshoz kapcsolódó beszerzést a kezdeményező szervezeti egység készíti elő, míg a szabályos kötelezettségvállalás megtétele a keretgazda gazdasági vezető felelősségi körébe tartozik. A beszerzés során különös figyelemmel kell lenni a beszerzési szabályokra, kiemelten a szolgáltatási termékkört érintő központosított beszerzésre, továbbá az igénybe vett vendéglátási szolgáltatással szembeni etikai elvárásokra.

(4) A rendezvényhez kapcsolódó reprezentáció teljesítésének felügyelete és a számlabekérés a beszerzést kezdeményező szervezeti egység feladata. A bekért számlát a keretgazda gazdasági vezetőhöz vagy titkárságához kell eljuttatni, aki gondoskodik a számla további pénzügyi kezeléséről.

(5) A reprezentációs kiadásokat elkülönítetten kell kezelni a rendezvény lebonyolításának egyéb, reprezentációs kiadásnak nem minősülő tételeitől, azokat lehetőség szerint két külön számlában kell szerepeltetni. Nem minősül reprezentációs kiadásnak – különösen, de nem kizárólag – a szakmai rendezvény lebonyolítása kapcsán közvetlenül felmerülő terembérleti díj, rendezvénytechnika, hangosítás, tolmácsolási szolgáltatás, vendégirányítás stb.

3. § (1) A kisebb létszámú, jellemzően hivatali épületen belül zajló eseményekhez kapcsolódó vendéglátás ellátására korlátozott mértékű és terjedelmű étel- és italellátás büfészolgáltatásként (ún. büfébekészítés) (a továbbiakban: bekészítés) kérhető az LGO által felügyelt szolgáltatótól. A bekészítést bármely szervezeti egység jogosult kezdeményezni.

(2) A bekészítési szolgáltatást a gazdasági vezető előzetes jóváhagyása alapján az LGO és a szerződött büfészolgáltató számára küldött elektronikus üzenetben kell kérni megfelelő indokolással. Az indokolás akkor megfelelő, ha az tartalmazza legalább

(3) A bekészítés megfelelő lebonyolításáról a szerződött büfészolgáltató gondoskodik az LGO felügyelete mellett. Más szolgáltató igénybevétele – a külföldi vendég részvételével zajló események kivételével – nem megengedett, illetve kizárólag a gazdasági vezető előzetes írásos engedélye alapján lehetséges.

(4) A bekészítést ellátó büfészolgáltató szerződtetése és a szerződés kezelése az LGO feladata. A bekészítéshez rendelhető vendéglátási tételek listáját az LGO a szerződésben rögzíti, és arról tájékoztatja a szervezeti egységeket a hivatali intranet útján.

(5) Bekészítés csak a 6 főt meghaladó létszámú eseményekhez, tárgyalásokhoz kérhető. Az ennél kisebb létszámú vendéglátást a 6. § szerinti keretből látják el a szervezeti egységek.

(6) Az Elnöki Titkárság részéről szervezett, illetve a Hivatal elnökének részvételével zajló eseményeknél az (5) bekezdésben meghatározott létszámkorláttól el lehet tekinteni, ha az esemény reprezentatív jelleg azt indokolttá teszi.

(7) A bekészítésekkel kapcsolatos számlázási és esetleges egyéb adminisztratív teendőket az LGO és a gazdasági vezetői titkárság látja el.

4. § (1) Az éttermi vendéglátás csak akkor számolható el hivatali reprezentációként, ha az egyértelműen a Hivatal szakmai feladataival vagy intézményi működésével közvetlen összefüggésben merül fel. Erről a számla benyújtójának írásban nyilatkoznia kell.

(2) Éttermi vendéglátással kombinált, 6 főt meg nem haladó létszámú (szűk körű) munkamegbeszélések, azaz hivatalos célú munkaebédeknek vagy munkavacsoráknak a központi reprezentáció keret terhére való elszámolására jogosultak:

(3) Kivételesen indokolt esetben, hivatali érdekből a gazdasági vezető más számára is írásban rendkívüli engedélyt adhat éttermi reprezentáció központi elszámolására.

(4) Az éttermi vendéglátás helyszínének kiválasztása során fokozottan ügyelni kell az 1. § (6) bekezdésében rögzített alapelv érvényesítésére.

(5) Az éttermi vendéglátásról szóló számlát a gazdasági vezető titkárságán kell leadni a számla kiállítását követő 2 munkanapon belül. A számlán fel kell tüntetni vagy ahhoz mellékelni az (1) bekezdés szerinti nyilatkozatot.

(6) Az éttermi vendéglátás kiadásait a hivatali jogosult rendezheti készpénzben vagy a rendelkezésére bocsájtott hivatali VIP bankkártyával is a mindenkori pénzkezelési szabályzat rendelkezéseinek figyelembevételével. A hivatali VIP bankkártyával csak pontosan a vendéglátásról kiállított számlán szereplő összeg egyenlíthető ki; a számlán esetleg nem szereplő tételről a jogosultnak saját magának kell gondoskodnia.

5. § (1) Belföldi személyek részére a rendezvényeken való részvétellel összefüggésben felmerült, indokolt költségeket (helyközi közlekedési eszköz, saját gépkocsi, taxi igénybevételének költsége) a Hivatal előzetes döntés alapján akkor téríti meg, ha az utazáshoz gépjárművet nem biztosított, ideértve a taxikártyát is.

(2) Külföldi személyek részére budapesti rendezvényeken való részvétel költségeként indokolt esetben, szintén előzetes döntés alapján

(3) Több személy egyidejű szállítása vagy vidéki székhelyű rendezvények esetén a Hivatal az utazáshoz autóbuszt biztosíthat.

(4) Többnapos rendezvények külföldi, valamint nem a rendezvény székhelyén lakó belföldi résztvevőinek megfelelő szállodai elhelyezésének költségeit a Hivatal előzetes döntés után megtérítheti.

(5) Az üzleti ajándék céljára személyenként felhasználható költségkeret felső határa a beszerzés időpontjában érvényes minimálbér 20%-a, de a Hivatal elnöke indokolt esetben, saját hatáskörben a keret túllépését engedélyezheti.

6. § (1) A vezetői személyi reprezentációs keret (a továbbiakban: vezetői reprezentációs keret) rendeltetése, hogy a Hivatal (2) bekezdésben meghatározott vezetői számára biztosítsa a házon belüli, saját irodájukban tartott – akár külsős partner, akár belső munkatárs részvételével zajló – munkamegbeszéléseken történő kisebb vendéglátás (pl. ásványvíz, kávé, üdítők, snack) lehetőségét. A vendéglátáshoz közvetlenül nem kötődő (pl. dísztárgy) vagy a hivatali etikai szabályokkal össze nem egyeztethető termékek (pl. alkoholtartalmú italok) beszerzése nem megengedett, ilyenek ára a vezetői reprezentációs keretből nem finanszírozható.

(2) Vezetői reprezentációs keretre jogosult: a Hivatal elnöke, elnökhelyettesei, főigazgatói, főosztályvezetői, a Humánpolitikai Osztály vezetője, kinevezése esetén a Szellemi Tulajdon Nemzeti Tanácsának elnöke, a Szerzői Jogi Szakértő Testület titkára, valamint az Iparjogvédelmi Szakértői Testület titkára.

(3) A vezetői reprezentációs keret éves összegét a PSZO javaslata alapján a gazdasági vezető határozza meg minden év első hónapjában annak figyelembevételével, hogy a keret egy hónapra jutó összege nem haladhatja meg az év első munkanapján érvényes minimálbér

(4) A gazdasági vezető által jóváhagyott vezetői reprezentációs keretösszegekről a PSZO tájékoztatja az igénybevételre jogosultakat a jóváhagyást követő 5 napon belül.

(5) Az éves vezetői reprezentációs keretösszeg egyéni igény szerinti ütemezésben használható fel a jogosult vagy a jogosult megbízottja rendelkezésére álló hivatali VIP kártya vagy intézményi beszerzési kártya használatával. A jelen pont szerinti beszerzés pénzügyi teljesítése kivételes esetben lebonyolítható a beszerző személy saját finanszírozásában utólagos elszámolással is.

(6) A kiadások elszámolása, a számlák begyűjtése és ellenőrzése, továbbá az engedélyezett keret felhasználásának nyomon követése a PSZO feladata.

(7) Ha az (1) bekezdésben személyi reprezentációs költségkeretre jogosultként felsorolt valamely személy nincs kinevezve, az adott feladatokat időlegesen ellátó személy, illetve a szervezeti egység részére kell az ott meghatározott reprezentációs keretet biztosítani.

7. § Az 1–6. § szerinti költségek elszámolására a kötelezettségvállalásról és pénzkezelésről szóló hivatali belső utasítás szabályait az alábbi kiegészítésekkel kell alkalmazni:

8. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

10. § Az utasítás tartalmi felülvizsgálatáról és aktualizálásáról a Gazdálkodási Főosztály vezetője köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot szükség esetén, de legalább ötévente el kell végezni, annak eredményétől függően – indokolt esetben – kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását.