2/2025. (XII. 19.) OAH utasítás

1. Az iratkezelési szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed az Országos Atomenergia Hivatalnál (a továbbiakban: OAH) keletkező, oda érkező és onnan kimenő – a Szabályzat 30.1. és 46. pontjában foglaltak kivételével – valamennyi nem minősített irat kezelésére és az OAH valamennyi foglalkoztatottjára.

2. A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a következő jogszabályokban és közjogi szervezetszabályozó eszközben foglaltakat kell alkalmazni:

2.1. a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),

2.2. az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény,

2.3. a digitális államról és a digitális szolgáltatások nyújtásának egyes szabályairól szóló 2023. évi CIII. törvény,

2.4. az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény,

2.5. a digitális állampolgárság egyes szabályairól szóló 321/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet,

2.6. a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet,

2.7. az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet,

2.8. a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet (a továbbiakban: 3/2018. BM rendelet),

2.9. a digitális szolgáltatások, a digitális állampolgárság szolgáltatások és támogató szolgáltatások részletes műszaki követelményeiről szóló 322/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet,

2.10. az Országos Atomenergia Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 1/2022. (III. 10.) OAH utasítás (a továbbiakban: SzMSz), valamint

2.11. a belső piacon történő elektronikus tranzakciókhoz kapcsolódó elektronikus azonosításról és bizalmi szolgáltatásokról, valamint az 1999/93/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló 910/2014/EU európai parlamenti és tanácsi rendelet (2014. július 23.).

3. A Szabályzatot a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény egyes személyiségi jogokra vonatkozó rendelkezéseit figyelembe véve kell alkalmazni.

4. A Szabályzat alkalmazása során

4.1. alkalmazásgazdai feladat: az OAH elektronikus iratkezelési rendszerében az iratkezeléssel és a rendszer használatával összefüggő jogosultságok beállítása, a rendszer és az iratkezeléshez tartozó elemek (pl. iktatókönyvek, érkeztetőkönyv, elektronikus irattár) kezelése és karbantartása, amelyet a Központi Iratkezelési Osztály (a továbbiakban: Központi Iratkezelés) foglalkoztatottja végez.

4.2. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő számsorrendben történő nyilvántartása,

4.3. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása,

4.4. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,

4.5. átadás-átvételi iratjegyzék: az iratok átadás-átvételkori tételes rögzítésére szolgáló dokumentum, az átadás-átvételi jegyzőkönyv elválaszthatatlan része,

4.6. biztonságos kézbesítési szolgáltatás: az állam által nyújtott olyan kézbesítési szolgáltatás és kapcsolódó tárhelyszolgáltatás (KÜNY-tárhely, hivatali tárhely, cégkapu), amely az elektronikus üzenet kézbesítésével kapcsolatban biztosítja az üzenet fogadásának igazolását, az üzenet sértetlenségét, az átvevő igazolását, a sikertelen kézbesítés igazolását, továbbá a visszahívott üzenet igazolását (a továbbiakban: BKSZ),

4.7. dokumentumtár: az OAH elektronikus iratkezelési rendszerében található dokumentum- és sablontár, amelyben az OAH az általa a különböző feladattípusok ellátásához készített formanyomtatványokat, sablonokat tárolja (a továbbiakban: Dokumentumtár),

4.8. egészségügyi dokumentáció: az egészségügyi szolgáltatás során az egészségügyi dolgozó tudomására jutó, a beteg kezelésével kapcsolatos egészségügyi és személyazonosító adatokat tartalmazó feljegyzés, nyilvántartás vagy bármilyen más módon rögzített adat, függetlenül annak hordozójától vagy formájától,

4.9. elektronikus aláírás: olyan elektronikus adat, amelyet más elektronikus adatokhoz csatolnak vagy logikailag hozzárendelnek, és amelyet az aláíró aláírásra használ,

4.10. elektronikus bélyegző: olyan elektronikus adat, amelyet más elektronikus adatokhoz csatolnak vagy logikailag hozzárendelnek, hogy biztosítsák a kapcsolt adatok eredetét és sértetlenségét.

4.11. elektronikus dokumentum: elektronikus formában, különösen szöveg, hang-, képi vagy audiovizuális felvétel formájában tárolt bármilyen tartalom,

4.12. elektronikus időbélyegző: olyan elektronikus adatok, amelyek más elektronikus adatokat egy adott időponthoz kötnek, amivel igazolják, hogy utóbbi adatok léteztek az adott időpontban,

4.13. elektronikus iratkezelési rendszer: az OAH-ban használt iratkezelési szoftver, az iratkezelés folyamatát támogató, a 3/2018. BM rendeletben meghatározott módon tanúsított informatikai alkalmazás, amely alapfunkcióját tekintve az iratkezelési műveleteket vagy azok egy részének végrehajtását támogatja, és emellett egyéb funkciókat is elláthat (a továbbiakban: EIR),

4.14. elektronikus kézbesítési igazolás: olyan – hatósági vagy bírósági eljárásban bizonyító erejű – elektronikus okirat, amelynek alapján a papíralapú hivatalos iratot postai úton feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy a kézbesített küldeményt mely időpontban vette át,

4.15. elektronikus ügyintézési felület: az állam által nyújtott és szabályozott központi elektronikus ügyintézési szolgáltatási felület, amelyen keresztül az OAH az elektronikus ügyintézést biztosítja az ügyfelei számára,

4.16. elektronikus visszaigazolás: olyan – kiadmánynak nem minősülő – elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről, az érkeztetés azonosítójáról, valamint a külön jogszabályban meghatározott egyéb adatokról értesíti annak küldőjét,

4.17. előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz, amelyet az EIR generál a felhasználó által rögzített adatok alapján,

4.18. előzményezés: az a művelet, amely során az ügyintéző megállapítja, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni vagy kezdőiratként új főszámra kell-e iktatni,

4.19. elsődleges besorolási séma: az OAH irattári terve,

4.20. érkeztetés: az érkezett küldemény érkeztetési azonosítóval, valamint beérkezési dátummal történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele,

4.21. expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, ügyintézői vagy vezetői utasítás alapján a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása, a küldemény kézbesítési mód szerinti összeállítása,

4.22. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,

4.23. fokozott biztonságú elektronikus aláírás: olyan elektronikus aláírás, amely kizárólag az aláíróhoz köthető, alkalmas az aláíró azonosítására, olyan, elektronikus aláírás létrehozásához használt adatok felhasználásával hozzák létre, amelyeket az aláíró nagy megbízhatósággal kizárólag saját maga használhat, és olyan módon kapcsolódik azokhoz az adatokhoz, amelyeket aláírtak vele, hogy az adatok minden későbbi változása nyomon követhető,

4.24. hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: az OAH kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és az OAH hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,

4.25. hivatkozási szám: a beérkezett irat azonosítója (a küldő iktatószáma), amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,

4.26. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint vagy attól függetlenül milyen funkciók és szerepkörök használatára jogosult,

4.27. iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően,

4.28. iktatókönyv: olyan – papíralapú vagy elektronikus – nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,

4.29. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel az OAH ellátja az iktatandó iratot,

4.30. irat: az OAH működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, bármely jelrendszerrel és adathordozón rögzített, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes,

4.31. iratkezelés: az iratokkal kapcsolatos bármely műveletet vagy azok összességét együttesen magába foglaló tevékenység, különösen az azok készítését, hitelesítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, hiteles másolat készítését, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését vagy levéltárba adását érintő feladatok,

4.32. iratkezelés felügyeletét ellátó vezető: a Központi Iratkezelés vezetője,

4.33. iratkezelési szabályzat: az OAH írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely az SzMSz figyelembevételével készül, és amelynek függelékét az irattári terv képezi,

4.34. iratkölcsönzés: a papíralapú irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása a központi irattárból, elektronikus irattár alkalmazása esetén az elektronikusan tárolt irathoz történő ideiglenes hozzáférés biztosítása,

4.35. irattá nyilvánítás: az az eljárás, amelynek során egyedi döntés vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan a papíralapú vagy elektronikus dokumentumot az OAH működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért érkeztetésre, iktatásra kerül,

4.36. irattár: az OAH irattári anyagának szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai és elektronikus tárolóhely,

4.37. irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat központi irattárban történő dokumentált elhelyezése – elektronikus irattár esetén archiválása –, kezelési jogainak átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre,

4.38. irattári terv: az iratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre tagolva, az OAH feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, és meghatározza a selejtezhető – irattári tételekbe tartozó – iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét,

4.39. irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak,

4.40. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott, címmel ellátott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó, az irattári tervben elfoglalt helyének megfelelő azonosító,

4.41. irattári tételbe történő besorolás: az iratnak, ügyiratnak az irattári terv mint elsődleges besorolási séma alapján történő besorolása,

4.42. irattárazás: az iratkezelés részeként az a tevékenység, amelynek során az OAH a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,

4.43. kézbesítés: a küldeménynek a kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez,

4.44. kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indítóirata,

4.45. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos vezetői vagy ügyintézői utasítások,

4.46. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről saját kezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat,

4.47. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmánytervezet jóváhagyását, hiteles aláírását, kézbesítésének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,

4.48. kinevezési okmány: az OAH foglalkoztatottjára vonatkozó közszolgálati munkaszerződés vagy munkaszerződés,

4.49. közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely az OAH irattári anyagába tartozik vagy tartozott,

4.50. központi irattár: az OAH irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékű, nem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a nem selejtezhető és levéltárba átadásra nem kerülő iratok őrzésére szolgáló elektronikus és fizikai irattár, ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján biztosított irattárat is (a továbbiakban: irattár, elektronikus irattár, fizikai irattár),

4.51. Közszolgáltatási e-címregiszter: biztosítja a hivatali kapun keresztül történő küldés során a szervezeti egység szintű címezhetőséget,

4.52. küldemény: papíralapú irat vagy tárgy, továbbá elektronikus irat – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából a burkolatán, a hozzá tartozó listán vagy egyéb, egyértelműen az irathoz vagy tárgyhoz rendelt, felismerhető módon címzéssel láttak el,

4.53. küldemény bontása: az érkezett küldemény felnyitása, olvashatóvá tétele,

4.54. küldő: a küldemény tartalmából vagy a küldeményhez kapcsolódó azonosító adatokból a küldemény benyújtójaként azonosítható személy vagy szervezet,

4.55. küldő iktatószáma: a beérkezett irat azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,

4.56. levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény,

4.57. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak,

4.58. maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem, vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat,

4.59. másolat: az eredeti iratról szövegazonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat,

4.60. megsemmisítés: a selejtezési vagy hitelesmásolat-készítési eljárást követően megsemmisíthető irat vagy iratpéldány végleges megsemmisítése, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése, amely következtében az irat tartalma nem rekonstruálható,

4.61. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól,

4.62. metaadat: az iratkezelési folyamat során az EIR-ben tárolt iratok minél teljesebb beazonosítására szolgáló, egységes szerkezetben készült, kezelt és nyilvántartott adatstruktúra, adatot leíró adat,

4.63. mintavétel: a levéltár által kezdeményezett eljárás olyan selejtezendő iratok levéltári átvétele érdekében, amelyeknél az irattári tétel egészének levéltárba adása nem indokolt, de egyes ügyiratok maradandó értékű iratként történő kiemelése és levéltárba adása a levéltári érdek érvényesítése céljából szükséges,

4.64. munkaanyag: az ügyintézés során keletkező, az ügyintézést elősegítő, átmeneti jelentőségű, nyilvántartásba vételre és kiadmányozásra nem kerülő iratok,

4.65. naplózás: az EIR-ben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása,

4.66. őrzési idő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt megőrzési határidő,

4.67. példány: egy irat egészének fizikailag vagy logikailag meghatározható elkülönült megjelenése,

4.68. rendszergazdai feladatok: ellátja a számítógépes rendszerek, hálózatok és informatikai infrastruktúra kezelésével, karbantartásával és biztosításával kapcsolatos tevékenységeket. A rendszergazda felelős a rendszerek zavartalan működéséért, a biztonságos adatkezelésért, valamint a felhasználói igények kiszolgálásáért,

4.69. savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz,

4.70. selejtezés: a lejárt őrzési idejű iratok vagy az OAH Iratkezelési szabályzata alapján selejtezési eljárás alá vonható iratok selejtezési eljárás keretében történő kiemelése az irattári anyagból, megsemmisítésre történő előkészítése és ennek dokumentálása,

4.71. selejtezési jegyzőkönyv: a selejtezési eljárás rögzítésére szolgáló irat,

4.72. selejtezési iratjegyzék: a selejtezési eljárás alá vont iratok tételes rögzítésére szolgáló irat,

4.73. szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása, amelynek következtében az összekapcsolt ügyiratok a továbbiakban kizárólag együtt kezelhetők,

4.74. szerepkör: az EIR-ben állítható, iratkezelési folyamatok szerinti, valamint alkalmazásgazdai feladatok ellátásához szükséges jogosultság (adminisztrátor, bontó, expediáló, érkeztető, határidőbe helyező, iktató, irattáros, kiadmányozó, lekérdező, postázó, szignálásra előkészítő, szignáló, ügyintéző),

4.75. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység, az ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása,

4.76. téves kézbesítés: az OAH-ba érkezett küldemény címzettje nem az OAH

4.77. továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is,

4.78. ügy: a szerv feladat- és hatáskörébe tartozó vagy működésével összefüggő egyedi, elkülönült folyamat, amely az ügyintézés megkezdésével indul, és annak lezárulásával ér véget,

4.79. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,

4.80. ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti,

4.81. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat,

4.82. ügykör: az OAH ügyeinek az OAH által ügyvitel vagy nyilvántartási célból meghatározott csoportja,

4.83. ügytípus: az OAH egy meghatározott feladata, tevékenysége, funkciója keretében intézett ügyeinek összessége,

4.84. ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,

4.85. ügyviteli értékű irat: természetes vagy jogi személyek részére a feladataik folyamatos ellátásához, jogszabályból adódó kötelezettség teljesítéséhez, az állampolgári jogok érvényesítéséhez, jogok biztosításához, létfontosságú személyes érdek vagy jogos érdek érvényesítéséhez szükséges adatot tartalmazó irat,

4.86. vegyes iratkezelési rendszer: a szervezeti felépítésnek megfelelően az érkeztetés, a szignálás, az expediálás és az irattárazás központilag történik, és minden szervezeti egység a saját iratai vonatkozásában maga végzi az iktatást, ügyintézést,

4.87. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

5. Az OAH közokirat-kezelésének szakmai irányítását a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter látja el az Ltv. 8/A. §-a alapján, a közokirat védelmének és iratkezelésének rendjét a Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: Levéltár) ellenőrzi az Ltv. 11 §-ában foglaltak figyelembevételével.

6. Az OAH – a szervezeti tagozódásnak, valamint iratforgalomnak megfelelően – vegyes iratkezelési rendszerrel látja el az iratkezeléssel kapcsolatos tevékenységeket.

7. Az OAH – ha jogszabály másként nem rendelkezik – az EIR-ben végzi a Szabályzat hatálya alá eső iratok kezelését és nyilvántartását, az iratok azonosításához szükséges és az ügyek intézésére vonatkozó legfontosabb adatok feltüntetésével.

8. Az OAH elnöke felelős a biztonságos iratkezelés személyi, tárgyi, technikai feltételeinek, biztosításáért, valamint az EIR-ben a hozzáférési jogosultságok meghatározásáért.

9. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető a Szabályzatban foglaltakkal összefüggésben felelős

9.1. a Szabályzat elkészítéséért, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, éves felülvizsgálatáért, szükség szerinti módosításáért,

9.2. az iratkezeléssel kapcsolatos szabálytalanságok megszüntetéséért,

9.3. az iratkezelést végző vagy azért felelős foglalkoztatottak szakmai képzéséért, továbbképzéséért,

9.4. az irattári tervben meghatározott idő után az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért, maradandó értékű iratanyagok esetén azok levéltárba adásáért,

9.5. a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,

9.6. az egyéb jogszabályokban meghatározott, iratkezelést érintő feladatok ellátásáért,

9.7. az EIR-ben az alkalmazásgazdai feladatok ellátásáért, beleértve az elnök által meghatározott hozzáférési jogosultságok kezelését.

10. Az informatikai szakterületért felelős önálló szervezeti egység vezetője a Szabályzatban foglaltakkal összefüggésben felelős

10.1. az EIR működtetésének, üzemeltetésének felügyeletéért, az ezzel összefüggő rendszergazdai feladatok ellátásáért,

10.2. az EIR-ben tárolt adatok megőrzése és visszaállíthatósága érdekében az adatmentésért,

10.3. az EIR-ben tárolt adatok archiválásáért,

10.4. az iratkezeléshez szükséges egyéb informatikai tárgyi, technikai feltételek biztosításáért és felügyeletéért,

10.5. az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartásáért,

10.6. a hivatali és a személyes elektronikus postafiókok (e-mail-fiókok) szabályozott működéséért.

11. Az OAH-ba érkező, az ott keletkező és az onnan kimenő iratokat a Szabályzatban meghatározottak szerint kell nyilvántartani.

12. Az iratkezelés olyan módon végzendő, hogy az ügyintézés folyamata és az iratok OAH-on belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. Az iratforgalom keretében az iratok átadás-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó és az átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

13. Az iratkezelési folyamat szereplőit megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal el kell számoltatni.

14. Az OAH a feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre

– egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kezeli. Papíralapú ügyirat esetén az iratokat az EIR-ből generált előadói ívben gyűjti és tárolja; a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat a legfelső.

15. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az egy ügyben keletkezett iratokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat a tárgya alapján több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni az ügyiratnak.

16. Az OAH irattári anyagába tartozó ügyviteli értékű és ennek megszűnésével selejtezhető iratokat, valamint a maradandó értékű és ezért nem selejtezhető iratokat az irattári terv alapján az ügyintézők iktatáskor irattári tételekbe sorolják, az irattári tételszámot az EIR-ben rögzítik, és papíralapú vagy vegyes ügyirat esetén a kinyomtatott előadói íven is feltüntetik. Az irattárazási utasítással ellátott, lezárt ügyiratokat az EIR-ben központi irattárba kell helyezni. A papíralapú ügyiratokat központi irattárba helyezésig az adott ügy ügyintézője őrzi.

17. Az EIR használatához az alábbi jogosultsági rendszer kapcsolódik:

17.1. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó mely szervezeti egység(ek) tekintetében rendelkezik szerepköri és kezelési jogosultságokkal;

17.2. szerepköri jogosultság: meghatározza az EIR-ben elérhető, a felhasználók (alkalmazásgazdák, ügyintézők, vezetők) számára jelölhető szerepköröket

17.3. kezelési jogosultság: iktatókönyvi szintű, az adott iktatókönyvhöz rendelhető olvasási, alszámlétrehozási és főszámlétrehozási jogosultság az érintetteknek, továbbá az iktatási adatokhoz kapcsolódó, EIR-en belüli egyedi adatbázisokra vonatkozó szerkesztési és olvasási jogosultság.

18. Egy adott személyhez kapcsolódó jogosultságok az EIR-ből lehívhatók.

19. Az EIR-hez kapcsolódó jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását az önálló szervezeti egységek vezetői írásban (e-mail) jelzik az alkalmazásgazda számára, aki elvégzi a szükséges beállításokat az EIR-ben. A jogosultság életbelépését, annak módosítását és a jogosultság visszavonását az alkalmazásgazda írásban (e-mail) visszaigazolja az önálló szervezeti egység vezetőjének.

20. Az OAH minden foglalkoztatottja köteles a távolléte előtt a helyettesítésére vonatkozó jogosultságot az EIR-ben beállítani az SzMSz-ben és az adott önálló szervezeti egység ügyrendjében foglaltak szerint. Amennyiben ez elmarad, vagy a foglalkoztatott bármely okból nem tudja beállítani a helyettesítést, úgy a vezetője által kijelölt helyettesítő, vagy az adott szervezeti egységben adminisztratív feladatokat ellátó foglalkoztatott írásban (e-mail – másolatban a vezetőjét megjelölve) jelzi az igényt az alkalmazásgazda felé, aki beállítja a helyettesítést.

21. Iratot bármilyen adathordozón az OAH-ból kivinni, valamint OAH-on kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető írásos engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen személy ne ismerje meg.

22. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével – úgy kell biztosítani az iratkezelés teljes folyamata során (az irat beérkezésétől vagy keletkezésétől annak selejtezéséig), hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek, és hogy illetéktelenek ne férjenek hozzá. A papíralapú iratok és munkaanyagok fénymásolása, nyomdai sokszorosítása esetén a másolatkészítőnek a legnagyobb körültekintéssel kell eljárnia, gondoskodva az adatok megóvásáról.

23. Az iratbetekintéseket, -kölcsönzéseket és -másolatkészítéseket (beleértve az adatszolgáltatási célú és a hiteles másolatok készítését és kiadását is) utólag is ellenőrizhető módon az EIR-ben rögzíteni kell. A döntés megalapozását szolgáló adatokhoz való hozzáférésre vonatkozó rendelkezéseket a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjéről, valamint egyes adatok elektronikus közzétételéről szóló belső szabályzat tartalmazza.

24. Az ügyintézők fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért.

25. Az EIR-ben tárolt adatállományok utólagos olvashatóságát, visszakereshetőségét, használatát az őrzési idő lejártáig biztosítani kell. A nem tartós megőrzést biztosító adathordozón érkezett iratokról az ügyintézés során elektronikus másolatot kell készíteni és az EIR-ben kell tárolni.

26. A Központi Iratkezelés az iratok kezelését külön helyiségben, az OAH egyéb tevékenységeitől elkülönítetten végzi. A Központi Iratkezelés feladatait a Központi Iratkezelési Osztály Ügyrendje című belső szabályozó dokumentum tartalmazza.

27. Az iratkezeléssel összefüggő szabálytalanságok kezelésének folyamata:

28. Az elnök, az elnök-helyettes, az igazgató, az önálló szervezeti egység vezetőjének feladata az iratkezeléssel összefüggésben

28.1. a részére beérkező küldemények – szignálás vagy ügyintézés céljából – átadása és a papíralapú küldemények elosztásának biztosítása, illetékesség szerint,

28.2. a kiadmányozásra előkészített iratok kiadmányozása az SzMSz-ben és az OAH egyedi utasításaiban meghatározott jogosultságoknak megfelelően.

29. Az ügyintéző feladata az iratkezeléssel összefüggésben

29.1. a részére szignált beérkező küldemények előzményezése, iktatása, irattári tételbe való besorolása és az irattári tételszám rögzítése,

29.2. a saját hatáskörében elintézendő iratok (kimenő irat, feljegyzés) létrehozása, iktatása, irattári tételbe való besorolása és az irattári tételszám rögzítése, ügyintézés után az elkészült iratok kiadmányozásra előterjesztése,

29.3. a feladatkörébe tartozó papíralapú iratok lezárásig azok átmeneti őrzése,

29.4. a további érdemi ügyintézést nem igénylő ügyiratok lezárása és irattárba adása (a 21. alcím szerint),

30. Az önálló szervezeti egység által adminisztratív feladatra kijelölt ügyintéző feladata az előző pontban foglaltakon túl,

30.1. a Központi Iratkezeléstől felbontás nélkül megkapott, érkeztetett küldemények címzett számára való átadása, az érkeztetési folyamat befejezése a hiányzó érkeztetési adatok (pl. irat tárgya) kitöltése,

30.2. a szervezeti egység vezetőjének szignált beérkező küldemények előzményezése, iktatása, irattári tételbe való besorolása és az irattári tételszám rögzítése,

30.3. a szervezeti egység vezetője által kiadmányozott papíralapú iratok nyomtatása, a kiadmányozóval aláíratása, a kiadmányozó számozott körbélyegzőjének lenyomatával ellátása, majd az aláírt és lebélyegzett irat Központi Iratkezelés részére továbbítása expediálás céljából.

31. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, BKSZ, elektronikus ügyintézési felület, valamint természetes személy által, személyes benyújtása útján kerül az OAH-ba.

32. Az OAH-ba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos jogosultságok, a küldemény érkezésének módja szerint:

32.1. A Magyar Posta Zrt. útján postadobozban vagy kézbesítői úton érkező küldeményeket a Központi Iratkezelés foglalkoztatottjai veszik át. Az átvevő a kézbesítőokmányon aláírásával és az átvétel dátumának, valamint nevének olvasható feltüntetésével az átvételt elismeri.

32.2. A személyesen, az OAH budapesti székhelyén benyújtott vagy a futárszolgálat útján oda érkező küldeményeket a Központi Iratkezelés foglalkoztatottjai veszik át. Az átvevő a kézbesítőokmányon aláírásával és az átvétel dátumának, valamint nevének olvasható feltüntetésével az átvételt elismeri. Az átadó kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával és az OAH körbélyegzőjének lenyomatával kell igazolni.

32.3. Az Állami Futárszolgálat útján érkező küldeményeket a titkos ügykezelők veszik át, akik az átvételt olvasható névvel, aláírással az átvétel dátumának és időpontjának feltüntetésével, az OAH körbélyegzőjének lenyomatával dokumentálják. A minősített irathoz tartozó nyílt kísérőlevelet érkeztetés céljából bemutatják a Központi Iratkezelés foglalkoztatottjainak. Amennyiben nem minősített küldeményt vesznek át, azt haladéktalanul átadják a Központi Iratkezelés foglalkoztatottjainak érkeztetés, további ügyintézés céljából.

32.4. A személyesen, az OAH Paksi Kirendeltségén benyújtott küldeményeket a Paksi Kirendeltségen dolgozó adminisztratív ügyintéző vagy az adott önálló szervezeti egység ügyrendje szerinti helyettese veszi át. Az átvevő a kézbesítőokmányon aláírásával és az átvétel dátumának, valamint nevének olvasható feltüntetésével az átvételt elismeri. Az átadó kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával és az OAH körbélyegzőjének lenyomatával kell igazolni.

32.5. Az e-mailen érkezett küldemények átvétele a Központi Iratkezelés által kezelt központi postafiókokon keresztül vagy a személyes postafiók kezelője által Központi Iratkezeléshez való továbbítás útján történik.

32.6. Az OAH-ban készenléti ügyeletet adó foglalkoztatott veszi át a készenléti ügyeleti feladatokkal összefüggő bejelentésekre és kapcsolattartásra fenntartott elektronikus postafiókba érkezett küldeményeket.

32.7. A BKF-n keresztül érkezett elektronikus küldeményeket a Központi Iratkezelés az EIR-be való letöltéssel veszi át (beleértve az ügyfél által az elektronikus ügyintézési felületen keresztül benyújtott iratokat is).

33. A külföldről beérkező tértivevényes küldemények esetén a Központi Iratkezelés gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz.

34. Az átvevő személy a papíralapú küldemények átvételekor az alábbiakat ellenőrzi:

34.1. a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát,

34.2. a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét,

34.3. az iratot tartalmazó zárt boríték vagy zárt csomagolás sértetlenségét,

34.4. az iraton feltüntetett mellékletek meglétét, ha a küldemény nem zárt borítékban érkezett.

35. A sérült papíralapú küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót az illetékes ügyintéző értesíti.

36. Téves kézbesítésesetén a Központi Iratkezelés a küldeményt – amennyiben a küldemény bontása nélkül a címzett megállapítható – haladéktalanul továbbítja a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, visszaküldi a küldeményt a feladónak.

37. Az „azonnal” és a „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell. Az „azonnal” és a „sürgős” jelzésű küldeményeket a Központi Iratkezelés köteles soron kívül érkeztetni, majd soron kívül a szignálásra jogosultnak továbbítani.

38. Az elektronikus küldeményt adathordozón (CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és annak mellékletét kell kezelni. Amennyiben a beérkező elektronikus küldemény nem tartalmazza a kísérőlapot, a Központi Iratkezelésnek kell előállítania azt az átvételkor, a Dokumentumtárból. A kitöltött kísérőlapot az EIR-ben az érkeztetés során az irathoz kell rögzíteni.

39. Az elektronikusan vagy elektronikus adathordozón érkezett iratot megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából az átvevő ellenőrzi. Amennyiben az elektronikusan vagy elektronikus adathordozón érkezett irat vagy annak egyes elemei sérültek, vagy a rendelkezésre álló eszközökkel nem nyithatók meg, úgy a küldőt haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanapon a Központi Iratkezelés értesíti a küldemény értelmezhetetlenségéről és az OAH által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól, továbbá a hiánypótlás szükségességéről és lehetőségeiről. Ezekben az esetekben az érkezés időpontjának az OAH által is értelmezhető küldemény megérkezését kell tekinteni.

40. Az elektronikus iratot aláíró azonosítását a Központi Iratkezelés az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítésszolgáltató útján végzi az EIR-en belül. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az érkeztetést ennek megfelelően módosítani kell.

41. A küldemények átvételénél az OAH-ban érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. elektronikus küldemény érkezése esetén vírusellenőrzés).

42. Az OAH-ba érkezett küldemények felbontása a Központi Iratkezelés, valamint a Paksi Kirendeltségen dolgozó adminisztratív ügyintéző foglalkoztatott feladata.

43. Bontás nélküli érkeztetés után a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket,

43.1. amelyek „s. k.” felbontásra szólnak,

43.2. amelyeknél ezt az OAH elnöke elrendelte,

43.3. amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magánjellegűek,

43.4. amelyeket – figyelembe véve a 36. pontban foglaltakat – tévesen kézbesítettek,

43.5. amelyek a Budapest Főváros Kormányhivatala Nyugdíjbiztosítási Főosztálytól érkeztek,

43.6. amelyek a Budapest Főváros Kormányhivatala Egészségbiztosítási Főosztálytól érkeztek,

43.7. amelyek a Belügyminisztérium Bűnügyi Nyilvántartó Hatóságától (erkölcsi bizonyítvány) érkeztek,

43.8. amelyek az Alkotmányvédelmi Hivataltól érkeztek, valamint

43.9. amelyek a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálattól érkeztek.

44. A bontás nélkül érkeztetett küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt visszajuttatja a Központi Iratkezeléshez, amennyiben az olyan iratot tartalmaz, amely hitelesített elektronikus másolattá alakítás után be kell hogy kerüljön az EIR-be az érkeztetett irathoz.

45. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel – soron kívül – tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.

46. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni (postakönyvben és az EIR-ben). A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez.

47. A felbontó a tévesen felbontott elektronikus küldemény továbbításakor az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni az EIR-ben.

48. Amennyiben a nem minősített küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően a Biztonsági Vezetőt és a titkos ügykezelőket haladéktalanul értesíteni kell. A küldeményt haladéktalanul a titkos ügykezelők részére iktatás céljából át kell adni. A Biztonsági Vezető gondoskodik felbontás tényéről szóló jegyzőkönyv felvételéről.

49. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetve a küldemény értékét köteles a küldeményen vagy a küldeményhez mellékelt iraton feltüntetni, és a pénzt vagy egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott foglalkoztatottnak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni.

50. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

50.1. az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,

50.2. a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

50.3. a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg,

50.4. bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,

50.5. „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postajelzettel ellátott a boríték,

50.6. „sürgős” vagy „s. k.” jelzéssel ellátott a boríték.

51. Valamennyi, az OAH-hoz postai úton érkezett vagy közvetlenül benyújtott, papíralapú és elektronikus küldeményt – függetlenül az irat adathordozójától – a beérkezés időpontjában, de legkésőbb az érkezést követő első munkanapon az EIR-ben érkeztetni kell. Minden iratot egyszer kell érkeztetni az EIR-ben. A későbbi időpontban, vagy eltérő adathordozón beérkező, az érkeztetett irattal azonos tárgyú és azonos tartalommal rendelkező küldeményeket csak akkor kell érkeztetni, ha a korábban érkeztetett irat nem hiteles módon érkezett be (pl. korábban e-mailben, munkaanyagként megküldött irat BKSZ-en is beérkezik).

52. Az érkeztetést a Központi Iratkezelés végzi azzal a kivétellel, hogy az OAH-ban készenléti ügyeletet adó foglalkoztatott a 32.6. pontban említett elektronikus postafiókra érkezett küldeményeket jogosult érkeztetni. Az érkeztetési sorszám az EIR által generált, minden év első napján 1-től induló és egyesével növekvő sorszám.

53. Az érkeztetési nyilvántartás minimálisan az alábbi adatokat tartalmazza:

53.1. érkeztetési szám,

53.2. érkeztető neve,

53.3. a beérkezés időpontja, módja,

53.4. címzett megnevezése,

53.5. könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám),

53.6. küldő megnevezése, azonosító adatai,

53.7. küldés kelte, küldő iktatószáma (hivatkozási szám),

53.8. az irat tárgya, mellékleteinek száma, típusa (papíralapú, elektronikus),

53.9. ügyintézési határidő.

54. Papíralapú küldemények esetén az érkeztetést az érkeztetőbélyegző lenyomatának az iraton vagy a borítékon történő elhelyezésével, rovatainak (dátum, érkeztetési azonosító) kitöltésével is el kell végezni. Elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót az elektronikus adathordozó kísérőlapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.

55. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapíthatóságát a boríték irathoz történő hozzárendelésével kell biztosítani. Az elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont, nem automatikus átvétel esetén a letöltési igazolás feladó részére történő elküldésének időpontja, az elektronikus adathordozón érkezett irat esetében az adathordozó átadás-átvételi kísérőlapján rögzített érkezési időpont a meghatározó.

56. A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végző – ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni – az érkeztetés adatait az iratra felvezeti, és az érkeztetési folyamatot befejezi az EIR-ben a hiányzó érkeztetési adatok (pl. irat tárgya) kitöltésével.

57. Ha a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, az EIR-ben a beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szöveget kell feltüntetni.

58. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető-nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

59. A személyes elektronikus postafiókokra érkező hivatalos küldeményeket azonnal az érkeztetést végző foglalkoztatott felé kell továbbítani.

60. Az OAH-hoz beérkezett vagy közvetlenül benyújtott, bármely papíralapú irat hiteles elektronikus irattá történő átalakításáról – az érkeztetést követően – az érkeztetést végző foglalkoztatott gondoskodik, a vonatkozó belső szabályzat előírásai szerint.

61. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a hitelesmásolat-készítési eljárás rendszeres ellenőrzéséről.

62. Az informatikai szakterületért felelős önálló szervezeti egység vezetője felelős a másolatkészítéshez szükséges alkalmazások és tárgyi eszközök rendelkezésre állásáért és folyamatos, üzembiztos, rendeltetésszerű működéséért.

63. A beérkezett küldeményeket a Központi Iratkezelés szignálásra előkészíti (indokolt esetben a küldeményt az érintett felettes vezető figyelmébe ajánlja), majd illetékesség szerint az elnöknek, az elnök-helyettesnek, az igazgatónak vagy az önálló szervezeti egység vezetőjének szignálásra továbbítja.

64. Az irat szignálására jogosult vezető az EIR-ben

64.1. kijelöli, hogy mely – az irányítása alá tartozó – nem önálló szervezeti egység vezetője vagy mely ügyintéző illetékes az ügyben,

64.2. közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (a „Szignálás” mezőben vagy a „kezelési utasítások” rovat kitöltésével),

64.3. papíralapú iratnál a papíron is feltünteti a szignálási utasításokat.

65. Továbbszignálás esetén gondosan ügyelni kell arra, hogy az egyes szignálások között a lehető legrövidebb idő teljen el.

66. Amennyiben az iratot nem a hatáskörrel rendelkező szervezeti egység vagy ügyintéző részére szignálják, az iratot továbbítani kell az illetékes részére, és erről tájékoztatni kell a tévesen szignáló személyt.

67. Az irat iktatása előtt a kijelölt ügyintézőnek meg kell állapítania, hogy van-e az iratnak előzménye.

68. Amennyiben az iratnak a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzményügyirat következő alszámára kell iktatni. Amennyiben a tárgyévben nincs előzménye az iratnak, úgy azt új főszámra, annak első alszámaként kell iktatni.

69. Amennyiben az ügyiratnak a korábbi év(ek)ben van előzménye, és szükséges az ügyiratok együttkezelése, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni elektronikusan. A szereléssel az EIR automatikusan rögzíti a szerelt ügyiratok iktatószámát minden érintett ügyiraton. Papíralapú irat esetében a szerelést az utóbb érkezett papíralapú iraton is jelölni kell [az érkeztetőbélyegző lenyomata alatt „Szerelve a(z) …… ikt. sz. irat” szöveggel].

70. Iktatni kell minden olyan, az OAH részére érkezett vagy az OAH által keletkeztetett iratot, amely ügyintézés kezdeményezésére irányul, vagy ügyintézés során tett intézkedést, tényt, döntést, álláspontot vagy véleményt rögzít.

71. Az iratok iktatása az EIR-ben, főszámos-alszámos iktatási rendszerben, az önálló szervezeti egységeknél történik. Az iktatási adatok rögzítésére szolgáló adatrögzítő felület megfelelő mezőit az iktatásra jogosult személy tölti ki. Új főszámra iktatáskor az ügyintéző irattári tételszámmal látja el az ügyiratot. Iktatást követően a további érintettek figyelmébe ajánlja az iratot a „Megosztás” funkcióval.

72. Az iktatásra jogosult foglalkoztatott a bejövő iktatandó iratokat a beérkezés napján, az OAH-ban keletkező iktatandó iratokat a keletkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon beiktatja. Soron kívül kell szignálni és iktatni a határidős iratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.

73. Ha a rendszerben téves iktatás történik, a tévesen iktatott iratot az ügyintézőnek sztornóznia kell, azonban fizikailag nem törölhető ki az adatállományból. Az így sztornírozott, tévesen iktatott és generált főszámot az EIR nem adja ki újra, azaz ez az iktatószám már foglalt marad.

74. Az OAH személyügyekért felelős főosztálya által kezelt személyzeti iratok nyilvántartását, csoportosítását, kezelését a különleges jogállású szervekről és az általuk foglalkoztatottak jogállásáról szóló 2019. évi CVII. törvény előírásainak megfelelően kell végezni.

75. Az érkeztetett iratok közül nem kell iktatni

75.1. a könyveket, tananyagokat,

75.2. a reklámanyagokat, tájékoztatókat,

75.3. a meghívókat, üdvözlőlapokat,

75.4. a munkaügyi nyilvántartásokat,

75.5. az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,

75.6. a közlönyöket, sajtótermékeket,

75.7. a visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat,

75.8. az egészségügyi dokumentációkat,

75.9. a Szabályzat 39. pontjában meghatározott, sérült elektronikus küldeményeket.

76. A postai úton küldött, papíralapú iratokhoz visszaérkezett elektronikus kézbesítési igazolásokat, valamint a BKSZ-en küldött iratok elektronikus visszaigazolásait (feladási igazolás, letöltési igazolás, meghiúsulási igazolás) az EIR automatikusan a kiküldött irathoz kapcsolja, és megjeleníti az ügyintéző profiljában a Beérkezett vevények menüpontban.

77. Az OAH Szakkönyvtárának állományát és az OAH MMT (műszaki megalapozó tevékenység) keretében elkészült, teljesítésként előírt műszaki dokumentációt a vonatkozó belső szabályozó dokumentumok szerint kell kezelni.

78. Az iratokat egyedi azonosítószámon, iktatószámon kell nyilvántartani az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével. Az iktatószámot az iraton fel kell tüntetni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet. Téves iktatás esetén az iktatószám nem használható fel újra.

79. Az OAH önálló szervezeti egységei, a speciális tisztséget betöltő foglalkoztatottja, továbbá az elnök által meghatározott funkciók az EIR-ben saját iktatókönyvvel rendelkeznek. Az iktatókönyvek év végi lezárása és év eleji hiteles megnyitása az EIR-ben történik. Az iktatókönyveket – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, míg az ügyintézéshez szükséges.

80. Az iktatás egy adott iktatókönyvben minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik. A sorszámokat az EIR generálja.

81. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat ügyiratként, egy főszámon kell nyilvántartani, és az ugyanazon ügyben keletkezett egyes iratokat a főszám alszámaira kell iktatni.

82. Az iktatószám az EIR-ben az iratot egyedileg azonosító szám, amely az alábbi részekből áll:

82.1. iktatókönyvi előtag (intézmény betűjele és szervezeti egység vagy speciális tisztség, funkció betűjele: pl. OAHELN az elnöki iktatókönyv esetében),

82.2. az ügyet azonosító iktatási főszám,

82.3. az iratot azonosító iktatási alszám (a főszámon belül 1-gyel induló, EIR által generált folyamatos sorszám),

82.4. az iktatószám kiadásának éve.

83. Az iktatókönyvnek kötelezően tartalmaznia kell az alábbi adatokat:

83.1. az iktatószámot,

83.2. az iktatás időpontját,

83.3. a küldemény érkezésének időpontját, módját, az érkeztetési azonosítóját,

83.4. a küldemény elküldésének időpontját, módját,

83.5. a küldemény adathordozójának típusát (papíralapú, elektronikus), az adathordozó fajtáját,

83.6. a küldő megnevezését és azonosító adatait,

83.7. a címzett megnevezését és azonosító adatait,

83.8. a küldő iktatószámát (hivatkozási szám),

83.9. a mellékletek számát, típusát (papíralapú, elektronikus),

83.10. az ügyintéző szervezeti egységet és az ügyintéző megnevezését,

83.11. az irat tárgyát,

83.12. az elő- és utóiratok iktatószámát,

83.13. a kezelési feljegyzéseket,

83.14. az ügyintézés határidejét, módját és végrehajtásának időpontját,

83.15. az irattári tételszámot,

83.16. az irattárba helyezés időpontját.

84. Az EIR-ben az adatokat úgy kell vezetni, hogy a fenti iktatási adatokon túl az irat nyomon követhetősége biztosított legyen.

85. Az ügyintéző az alábbi adatokat rögzíti az EIR-ben:

85.1. az iktatószámot,

85.2. az iktatás időpontját,

85.3. az ügyintéző szervezeti egységet és az ügyintéző megnevezését,

85.4. az elő- és utóiratok iktatószámát,

85.5. a kezelési feljegyzéseket,

85.6. az ügyintézés határidejét (amennyiben a vezetője szignáláskor nem adott meg határidőt) és végrehajtásának időpontját,

85.7. az ügyintéző azonosító adatait,

85.8. az elintézés módját,

85.9. az irattári tételszámot,

85.10. az irat mellékleteinek számát.

86. A Központi Iratkezelés rögzíti

86.1. az irattárba helyezés időpontját,

86.2. az irattárból történő kivételt és visszavételt.

87. Az iktatott iratok főszám- és alszámadatai az EIR-ből automatikusan nyomtathatók és iratjegyzékként használhatók.

88. Az iktatott papíralapú iratokon szerepelni kell mindazon – az EIR-ben már rögzített – azonosító adatoknak és kezelési feljegyzéseknek, amelyek a hagyományos, kizárólag papíralapú iratkezelésben szükségesek voltak az irat azonosításához és kezeléséhez. Az EIR továbbá nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek), amelyekben az átadás-átvétel tényét saját kezű aláírás bizonyítja.

89. Az EIR-ben rögzített érkeztetési és iktatási adatok utólagos módosításának tényét az EIR automatikusan naplózza a módosítást végző ügyintéző nevének, a javítás idejének, továbbá a régi és új érték megjelölésével.

90. Az iktatókönyveket az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után az alkalmazásgazda lezárja, és biztosítja, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben ne lehessen több iratot iktatni.

91. Papíralapú iratpéldányokat tartalmazó ügyirat esetén az iratokat az EIR-ből generált, az adott ügyirat iktatószámával és egyéb iktatási adataival ellátott előadói ívben kell gyűjteni és tárolni; a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat a legfelső. Papíralapú és vegyes ügyiratok esetében lezáráskor az iratjegyzéket ki kell nyomtatni, és az előadói ívben el kell helyezni. Az iratjegyzékből egyértelműen azonosítható az irattárazást végző számára, hogy mely alszámok papíralapúak és mely alszámok elektronikusak az adott ügyiratban.

92. Az EIR biztosítja az iktatott iratok név, tárgy és egyéb iktatási adatok szerinti keresését. A keresést a rendelkezésre álló iktatási adatokból kombinált feltételek és tartalom szerint is el lehet végezni.

93. Az elektronikus ügyintézési felületen benyújtott és BKSZ-en beérkezett iratokat BKSZ-en kell megválaszolni, ehhez az EIR-ben a kimenő irányú iktatás létrehozásakor az ügyintézőnek a „Hivatali Kapu” ügykezelési és expediálási módot kell beállítania.

94. A papíralapú kimenő iratokat „Hagyományos” ügykezelési móddal, továbbá az ügyintéző döntése vagy a vezetője utasítása szerint „Postai belföldi”, „Egyéb kézbesítés” vagy „Állami Futárszolgálat” expediálási móddal kell kiadmányozásra előkészíteni.

95. Az iratot belső irányú iktatással, feljegyzésként kell elkészíteni az EIR-ben, ha annak címzettje az elnök, az elnök-helyettes, valamely önálló szervezeti egység vezetője vagy az OAH más foglalkoztatottja.

96. Az intézkedésre vagy felhívásra több szervtől, szervezeti egységtől ugyanazon ügyben érkezett válaszokat főszámon belüli alszámos iktatással kell nyilvántartani.

97. Az ugyanazon tartalommal több címre kézbesítendő iratokat (körlevelek) az EIR-ben egy iktatószámon kell iktatni, és a címzetteket a Címzett és a További címzettek mezőkben kell felsorolni. Amennyiben a címzettek száma vagy a címzetti kör használatának gyakorisága indokolja, célszerű elosztóívet készíteni, amit az irathoz csatolva kell az EIR-ben rögzíteni. Az iktatáskor és az elosztóíven megadott címzettek számára az EIR automatikusan létrehozza az iratpéldányokat.

98. Kiadmányozásra bocsátás előtt az ügyintéző gondoskodik a kimenő irat kiadmányozásra előkészítéséről. Ellenőrzi, hogy a kimenő iraton megfelelő-e a címzés, az iktatószám, megvannak-e a szükséges mellékletek, az irat tartalmazza-e az ügyintéző nevét, telefonszámát, válaszlevél esetén a hivatkozási számot (küldő iktatószáma). Az esetleges hiányokat pótolni kell.

99. A kiadmányozásra előkészített iratokat az ügyintéző terjeszti fel kiadmányozásra – a szolgálati út megtartásával – az arra jogosult vezető részére. Amennyiben a szolgálati út szerint a kiadmányozás előtti belső jóváhagyást végző vezető(k) nem ért(enek) egyet a kiadmányozásra előterjesztett irat tartalmával, az észrevételt korrektúrával bejegyezi(k) az iratba, és vagy korrektúrával jóváhagyják, vagy – ha olyan mértékű a javítási igény, akkor – javításra visszaküldi(k) az iratot az ügyintézőnek. A korrektúrával javított iratot az ügyintéző visszaküldi annak a jóváhagyónak, akitől azt javításra visszakapta. Az EIR rögzíti az egyes jóváhagyási, visszaküldési lépéseket, az érintettek számára értesítést küld a változásokról, továbbá az iraton történt bármilyen módosítás esetén új verziót hoz létre az iratból, megjelenítve a keletkezés időpontját és a módosító nevét. A korrektúrákat az utolsó jóváhagyásig benne kell hagyni az iratban, és így kell átadni a Központi Iratkezelés számára az iratot.

100. Külső szervhez vagy személyhez iratot csak az SzMSz-ben és a kiadmányozásra vonatkozó belső szabályozó dokumentumban meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy jóváhagyásával lehet továbbítani, elküldeni. A kiadmányozásra jogosultak akadályoztatása esetén a kiadmányozást is magába foglaló helyettesítésük az SzMSz vagy az önálló szervezeti egység ügyrendje szerinti helyettesítési rendnek megfelelően történik.

101. Az „azonnal” vagy „sürgős” jelzéssel ellátott iratokat soron kívül szükséges kiadmányozni.

102. Az irat akkor hiteles kiadmány, ha

102.1. az illetékes kiadmányozó a papíralapú iratot saját kezűleg aláírja, vagy a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, és a kiadmányozó vagy a felhatalmazott személy aláírása mellett a kiadmányozó hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel;

102.2. az illetékes kiadmányozó az elektronikus iratot tartalmazó állományt legalább minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú, elektronikus időbélyegzőt is tartalmazó elektronikus aláírással látja el;

102.3. az illetékes kiadmányozó (vagy a kiadmányozó által arra feljogosított személy) az elektronikus iratot tartalmazó állományt az OAH elektronikus bélyegzőjével és elektronikus időbélyegzővel látja el.

103. Az EIR-ben kiadmányozott és a papír alapon kézbesítendő iratokat az önálló szervezeti egység adminisztratív ügyintézője kinyomtatja legalább két példányban, majd azt a kiadmányozó saját kezű aláírásával és hivatalos bélyegzőlenyomatával látja el.

104. A kiadmányozott papíralapú irat kimenő példányát az önálló szervezeti egység adminisztratív ügyintézője juttatja el a Központi Iratkezeléshez expediálás céljából, ezzel egyidejűleg pedig az ügyintéző az EIR-ben is átadja az iratot.

105. A kiadmányozott papíralapú irat irattári példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia.

106. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:

106.1. „Saját kezű felbontásra!”,

106.2. „Más szervnek nem adható át!”,

106.3. „Nem másolható!”,

106.4. „Kivonat nem készíthető!”,

106.5. „Elolvasás után visszaküldendő!”,

106.6. „Zárt borítékban tárolandó!”, valamint

106.7. más, az adathordozó sajátosságától függő, továbbá egyéb (pl. „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi” küldemény) szükséges utasítás.

107. Az OAH-nál keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője vagy ügyintézője jogosult hiteles papíralapú vagy hiteles elektronikus másolatot is kiadni, amelyet kérésére a Központi Iratkezelés készít elő, az EIR-ben rögzítve, hogy azt kinek és mikor adta át. A másolatkészítéssel kapcsolatos rendelkezéseket az OAH Másolatkészítési Szabályzata tartalmazza.

108. A papíralapú kiadmányozáshoz állami címerrel és sorszámmal ellátott körbélyegzőt kell használni. Az önálló szervezeti egységek körbélyegzőjén felül az „Országos Atomenergia Hivatal” megnevezés, alul a sorszám szerepel.

109. Körbélyegző a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható, használatára jogosult minden kiadmányozási joggal felruházott vezető.

110. A körbélyegzőt a kiadmányozási joggal felruházott vezető által kijelölt ügyintéző őrzi, és felelős annak rendeltetésszerű használatáért. A körbélyegzőt a hivatali idő után, valamint a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. Körbélyegzőt az épületből csak abban az esetben lehet kivinni, ha ez az épületen kívüli munkavégzéshez feltétlenül szükséges.

111. A körbélyegzők, fejbélyegzők, egyéb bélyegzők (a továbbiakban együtt: bélyegzők) igény szerinti megrendeléséről, központi nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik. A bélyegzők központi nyilvántartására a Dokumentumtárban rögzített nyomtatványt kell használni. A bélyegzőkről vezetett nyilvántartást az OAH főnyilvántartó könyvéből kell eredeztetni. A bélyegzőkről vezetett nyilvántartást a Központi Iratkezelés kezeli és őrzi. A bélyegző-nyilvántartás nem selejtezhető.

112. Az önálló szervezeti egység vezetője gondoskodik

112.1. a bélyegző használójának személyében bekövetkező változásnak a bélyegzőkről vezetett nyilvántartáson történő átvezettetéséről,

112.2. szervezeti változás esetén, továbbá ha a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, annak igényléséről, leadásáról, cseréjéről.

113. A bélyegző igénylését, cseréjét az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnél kell kezdeményezni, és az igényt, cserét minden esetben indokolni szükséges. A bélyegző feliratozását az önálló szervezeti egység vezetője az igényléskor egyezteti az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető által kijelölt foglalkoztatottal.

114. A megrongálódott vagy feleslegessé vált bélyegzők selejtezését az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető által kijelölt 3 tagú bizottság ellenőrzése mellett kell elvégezni. A selejtezésről a Dokumentumtárból előállított, a selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az OAH körbélyegzőjének lenyomatával ellátott, iktatott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvben a selejtezésre kerülő bélyegzőkről lenyomatot kell készíteni, majd a selejtezéssel egyidejűleg a bélyegzőket meg kell semmisíteni. A leselejtezett bélyegzőket a bélyegző anyagától függő módszer alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy azokat a továbbiakban használni ne lehessen. A megsemmisítés tényét a selejtezési jegyzőkönyvben és a bélyegzőkről vezetett nyilvántartásban kell dokumentálni.

115. Amennyiben a használó észleli a körbélyegzője hiányát, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében a körbélyegző használója

115.1. haladéktalanul, írásban értesíti az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt, aki kezdeményezi a körbélyegző letiltásáról szóló hirdetmény kiadását a Hivatalos Értesítőben, valamint

115.2. feltünteti a körbélyegző hiányát a bélyegző-nyilvántartásban.

116. A hiányzó körbélyegző új sorszámú körbélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült körbélyegzőt selejtezni kell, az a továbbiakban nem használható.

117. Minden kiadmányozási joggal felruházott vezető jogosult legalább minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú személyi aláírás és az OAH elektronikus bélyegzőjének használatára az Az Országos Atomenergia Hivatal elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési szabályzata szerint.

118. A kiadmányozott iratok expediálásáról és elektronikus vagy papíralapú kézbesítéséről a Központi Iratkezelés gondoskodik. Expediálás során ellenőriznie kell a kiadmányozott irat 102. pontban foglaltaknak megfelelő hitelességét, valamint azt, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e.

119. A papíralapú iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell továbbítani. A Központi Iratkezelés az expediált küldeményeket borítékolja vagy szükség esetén becsomagolja, címzéssel látja el, majd végül a küldeményt – a „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelölésűeket haladéktalanul – postázza, vagy utasítás szerint személyesen kézbesíti.

120. A boríték címoldalán fel kell tüntetni

120.1. az OAH nevét és címét,

120.2. az irat iktatószámát,

120.3. a címzett megnevezését és címét,

120.4. a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (pl. „s. k. felbontásra”, „sürgős”, „ajánlva”).

121. Ha a kézbesítésre átadott küldemények valamilyen okból – különösen téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

122. A papíralapon kézbesített iratok eredeti, papíralapú irattári példányát az ügyintéző elhelyezi az ügyirat előadói ívében.

123. A saját kézbesítővel továbbított küldeményeket a kiadmányozó döntése szerint kézbesítőkönyvvel vagy átadás-átvételi elismervénnyel kell kézbesíteni. Az átadás-átvételi elismervényt a hozzá tartozó irathoz kell csatolni, ezért a Központi Iratkezelés másolatot készít róla, majd eljuttatja az átadás-átvételi elismervényt az illetékes szervezeti egységnek elektronikusan és papíralapon is. Az átadás-átvételi elismervény ügyiratba helyezése az ügyintéző feladata.

124. A könyvelt postai küldeményként vagy BKSZ-en kézbesített küldemény kézbesítettnek minősül, ha

124.1. a szolgáltató a küldemény ügyfél által történő átvételét igazolja vissza, az igazolásban feltüntetett időpontban, vagy

124.2. a szolgáltató azt igazolja vissza, hogy a küldemény átvételét a címzett megtagadta, a megtagadásra vonatkozó igazolásban feltüntetett időpontban, vagy

124.3. a szolgáltató azt igazolja vissza, hogy a küldeményt a címzett kétszeri értesítése ellenére nem vette át, a második értesítés igazolásban feltüntetett időpontját követő ötödik munkanapon.

125. Amennyiben az elektronikus irat címzett tárhelyére történő kézbesítése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatón (Magyar Posta Zrt.) keresztül kell megküldeni a címzettnek.

126. Az OAH az irattári tételek csoportosítására az 1. függelékben meghatározott irattári tervet alkalmazza, amely általános és különös részből áll. Az általános részbe az OAH működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket kell besorolni, valamint azonosítóval (irattári tételszámmal) ellátni.

127. Az OAH irattári terve meghatározza az ügyköröket, ezeken belül az irattári tételeket és tételszámokat, továbbá az iratok őrzési idejét. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározza, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után selejtezni lehet. A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelöli azokat, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről az OAH – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelöli az irattári őrzés időtartamát. Az irat kötelező őrzési idejét az irattári terv „Őrzési idő (év)” oszlopában megjelenő szám mutatja. Az őrzési kötelezettség az irat keletkezésétől áll fenn.

128. Új irattári tételt létrehozni csak az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető hozzájárulásával lehet. Az irattári terv módosításához – az irattári tételek kialakítása és a selejtezési idejük meghatározása szempontjából – a Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértése szükséges.

129. A további érdemi ügyintézést nem igénylő ügyiratokat le kell zárni. Irattárba helyezni kizárólag hiteles (eredeti aláírt papíralapú vagy hiteles másolattá alakított vagy elektronikusan hiteles), lezárt, teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes alszámmal együtt – lehet.

130. Az irattárba helyezésig az ügyirat és annak összes irata együttes kezelését az ügyintéző végzi. Ügyirat az ügyiratot kezelő önálló szervezeti egység vezetőjének vagy az általa kijelölt ügyintéző engedélyével kerülhet irattárba.

131. Irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek az ügyirathoz – ha addig nem történt meg – hozzá kell rendelnie (papíralapú irat esetén rávezetnie) az irattári tételszámot. A határozathoz tartozó iratok esetén a határozatszámot, az eseménykivizsgálás esetén az eseménykivizsgálás számát is hozzá kell rendelni.

132. Az ügyiratok zárását, az irattárazásra átadását a tárgyévet követő év január 31. napjáig el kell végezni. A következő évre áthúzódó ügy esetén az ügyirat zárásával egyidejűleg új ügyet kell létrehozni, amit az EIR-ben előzményezéssel a korábbi ügyirathoz kell kapcsolni vagy indokolt esetben szerelni.

133. Az ügyirat lezárásakor, az irattárba adás előkészítéseként az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, és gondoskodnia kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból csak az eredeti példány kerüljön irattárba átadásra. Az ügyintézőnek a feleslegessé vált papíralapú munkaanyagokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelnie, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a vonatkozó előírások betartásával – meg kell semmisítenie azokat. Az elektronikus munkaanyagokat – a kiadmányozást előkészítő verziókat – az EIR-ben logikai törléssel törölnie kell.

134. Az ügyintéző gondoskodik arról, hogy az EIR-ben az ügyiratban lévő összes iratnál ő legyen a felelős ügyintéző, továbbá az irat helyénél is az ő neve szerepeljen, ellenkező esetben nem tudja lezárni az ügyiratot.

135. A 133. pont szerint előkészített ügyiratot az ügyintéző megvizsgálja abból a szempontból, hogy megfelelő tételszámba sorolta-e, amennyiben módosítás szükséges, azt az ügyirat lezárása előtt el kell végeznie.

136. Az ügyintézőnek a papíralapú iratokat az előadói ívben alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul kell elhelyeznie. Az elektronikusan érkezett és az elektronikusan kézbesített iratokat nem kell kinyomtatni.

137. Az irattárazásra előkészített – nyomtatott előadói ívvel és iratjegyzékkel ellátott, papíralapú és vegyes – ügyiratok tekintetében az EIR-ből az iktatószám- és tételszámadatokat is tartalmazó ügyiratlistát, továbbá a Dokumentumtárból átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell generálni, amelyek nyomtatott példányát az önálló szervezeti egység irattárazást jóváhagyó vezetőjének vagy az általa kijelölt ügyintéző aláírásával ellátva kell átadni a Központi Iratkezelésnek.

138. A Központi Iratkezelés az ügyiratok átvételekor ellenőrzi, hogy az iratkezelés szabályainak eleget tettek-e, és valamennyi, az ügyben keletkezett iratot együttesen kezelték-e. Amennyiben a Központi Iratkezelés hiányosságot észlel, az ügyiratot visszajuttatja az ügyintézőnek, aki gondoskodik a hiányok pótlásáról. Hiányos vagy irattári tételszám nélküli ügyiratot a Központi Iratkezelés irattárazásra nem vesz át.

139. Az átadás-átvételi jegyzőkönyveket a Központi Iratkezelés visszakereshető módon, az átadó neve szerinti betűrendben lefűzve tárolja, és az 1. függelék szerinti irattári tervben meghatározott ideig őrzi.

140. Az irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg, a következők szerint:

140.1. Minden ügyiratot az EIR-ben kell lezárni és átadni a Központi Iratkezelésnek irattárazás céljából, aki ott rögzíti az irattárba helyezés tényét és időpontját, majd az ügyiratot az elektronikus irattárba helyezi.

140.2. A 137. pont szerint átadott papíralapú és vegyes ügyiratokat a Központi Iratkezelés – az előző alpontban foglaltakon túl – eredeti alakjukban, hajtogatás nélkül, az egy ügyirathoz tartozókat az előadói ívben együtt, iratjegyzékkel ellátva elhelyezi a fizikai irattárban.

140.3. Az irattárba helyezett iratok listája az EIR-ből előállítható.

141. Az ügyiratokat az irattárban a keletkezés éve szerinti bontásban, azon belül az irattári tételszámok növekvő sorrendjében kell elhelyezni. A korábban papír alapon keletkezett nukleáris biztonsági határozatokat ettől eltérően, az ügyiratokhoz rendelt határozatszám szerint, növekvő sorrendben kell tárolni. Az ügyiratokat az irattári tételszámokon belül a főszámok emelkedő sorrendjében kell elhelyezni.

142. Az OAH a megőrzési kötelezettséget a papíralapú iratok esetében a papíralapú iratról hiteles elektronikus másolat készítése és megőrzése útján teljesíti.

143. A felhasználók az irattárba helyezett iratokat az EIR-ben jogosultságuk függvényében megtekinthetik fizikai kölcsönzés nélkül. A megtekintés tényéről az EIR automatikusan naplóbejegyzést készít.

144. Amennyiben a felhasználó a megfelelő jogosultság ellenére a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor a Központi Iratkezelés gondoskodik arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

145. Amennyiben a megtekinteni kívánt irat papíralapon is létezik, a felhasználók az irattárból – a kölcsönzés céljának megjelölésével – kikérhetnek papíralapú iratokat is. Az irat kiadását és visszaérkezését a Központi Iratkezelés az EIR-ben rögzíti a megjegyzés rovatban. Az irattárban a kiadott iratok helyén az EIR-ből előállított ügyiratpótló lapot kell elhelyezni, amely tartalmazza a kikölcsönzött irat azonosító adatait.

146. A központi irattárban őrzött, lejárt őrzési idejű, selejtezhető ügyiratokat az irattári tételszámok figyelembevételével minden év április 30-ig selejtezési eljárás alá kell vonni. A selejtezést a Központi Iratkezelés végzi.

147. A selejtezési eljárásnak a papíralapú ügyiratokra, azok hiteles elektronikus másolataira, valamint az elektronikus ügyiratokra is ki kell terjednie.

148. Az ügyiratok selejtezését az adott ügyben legkésőbb keletkezett irat keletkezésének évében hatályos irattári tervben rögzített őrzési idő szerint kell végrehajtani. Az őrzési idő lejáratát az ügyirat lezárását követő naptól kell számítani.

149. Az iratselejtezésről – a legalább évente egyszer, legfeljebb évente négyszer – készített, a Dokumentumtárból előállított selejtezési jegyzőkönyvet az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető jóváhagyását követően a Levéltárnak kell megküldeni a selejtezés engedélyeztetése céljából. A selejtezési jegyzőkönyv melléklete a selejtezési iratjegyzék, amely a selejtezés alá vont ügyiratok tételszintű felsorolása, az EIR-ből előállítható.

150. A selejtezett iratokat addig kell tárolni (őrizni), amíg a Levéltár a megsemmisítésüket nem engedélyezi. A Levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv 30 napon belül visszaküldött példányán záradékkal engedélyezi. Az iratok selejtezésének tényét és időpontját a Központi Iratkezelés az EIR megfelelő rovatában rögzíti.

151. Ha az iratkezelés során rendkívüli esemény következtében az iratok károsodást szenvedtek, arról a Központi Iratkezelés haladéktalanul jegyzőkönyvet vesz fel, amely tartalmazza a károsodott iratok meghatározását, a káresemény helyét, időpontját és körülményeit. A jegyzőkönyvet haladéktalanul meg kell küldeni a Levéltár részére, és a véleményének kikérésével megvizsgálni a megrongálódott iratok helyreállításának lehetőségét.

152. A selejtezett iratok megsemmisítéséről az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével a Központi Iratkezelés gondoskodik, a Dokumentumtárból előállított megsemmisítési jegyzőkönyv felvétele mellett.

153. A Központi Iratkezelés az ügyviteli értékű, selejtezhető tételszámra iktatott irat eredeti, papíralapú példányát a hiteles másolatkészítési eljárást és a hiteles elektronikus példányok megőrzéséről történő gondoskodást követően megsemmisítheti, a Dokumentumtárból előállított jegyzőkönyv felvétele mellett.

154. A Központi Iratkezelés a maradandó értékű, papíralapú iratok jegyzékét – az iratok hiteles másolatának megőrzéséről való gondoskodás kezdő időpontját követően, a papíralapú példányok megsemmisítése előtt – negyedéves időszakonként megküldi a Levéltárnak, egyetértő nyilatkozat kikérése céljából. Az egyetértő nyilatkozatban foglaltak alapján, annak birtokában indítható meg a megsemmisítési eljárás, amelyet a Központi Iratkezelés végez a Dokumentumtárból előállított jegyzőkönyv felvétele mellett.

155. Az iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszer alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat ne lehessen megállapítani.

156. Az EIR-ben lévő, elektronikusan hiteles iratok iktatási adatainak (metaadatainak) selejtezését fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel kell végezni. A selejtezést követően az elektronikus irat tartalmát meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból. A selejtezést és a fizikai törlést követően az EIR-ből szükség esetén előállítható a selejtezésre vonatkozó metaadatokkal bővült iktatókönyvi kivonat.

157. Az OAH a Levéltár által papíralapon is megőrzendőnek ítélt maradandó értékű, hiteles elektronikus másolattal rendelkező iratokat a levéltárba adásig papíralapú iratként megőrzi.

158. A maradandó értékű irattári tételekbe tartozó, valamint a selejtezési eljárás vagy a mintavétel során a Levéltár által maradandó értékűnek minősített iratokat a kapcsolódó nyilvántartásokkal és segédletekkel együtt, olvasható formában, évek szerint, tételszámonként, az OAH költségére kell átadni a Levéltár részére.

159. A levéltári átadásra kerülő iratokról iktatókönyvi kivonatot kell készíteni, a Levéltár által megküldött átadás-átvételi jegyzőkönyvet ki kell tölteni, majd ezeket a Levéltár részére átadandó iratok mellé kell helyezni és BKSZ-en keresztül is meg kell küldeni.

160. A papíralapú maradandó értékű iratok levéltári átadása – a levéltári őrzésre alkalmas – savmentes doboz(ok)ban, az elektronikus formában megőrzött maradandó értékű iratok levéltári átadása külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelően történik.

161. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az EIR-ben kell rögzíteni.

162. Az ügyvitelhez még szükséges iratokat az őrzési idő lejártát követően további tíz évre külön engedély nélkül vissza lehet tartani. A visszatartott ügyiratokról külön részletes jegyzéket kell készíteni, amelyet a levéltár számára BKSZ-en keresztül meg kell küldeni.

163. A levéltári átadás-átvételi határidő tíz éven túli meghosszabbítását egy alkalommal, legfeljebb további tizenöt év időtartamra a kultúráért felelős miniszter engedélyezheti.

164. Az OAH-tól távozó vagy más szervezeti egységhez áthelyezett dolgozó a nála lévő lezáratlan ügyiratokat, bélyegzőket köteles a vezetője által kijelölt ügyintézőnek átadni, legkésőbb a jogviszony megszűnését, a munkavégzés alóli felmentést vagy az áthelyezést megelőző utolsó munkanapon. Az átadás-átvételt az OAH Közszolgálati Szabályzatában foglaltak szerinti munkakör-átadás-átvételi jegyzőkönyvben kell dokumentálni és az ügyiratok átadását az EIR-ben is el kell végezni. A bélyegzők átadása kapcsán a 112. pontban foglaltak szerint kell eljárni.

165. Az OAH-tól távozó, vagy más szervezeti egységhez áthelyezett foglalkoztatott – legkésőbb a jogviszony megszűnését, a munkavégzés alóli felmentést, vagy az áthelyezést megelőző utolsó munkanapon – a lezárt ügyiratait a 21. alcímben foglaltak szerint átadja a Központi Iratkezelésnek.

166. Szervezeti egység megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása, átadása esetén az illetékes szervezeti egység vezetője köteles gondoskodni arról, hogy a folyamatban lévő ügyek iratait az EIR-ből előállított átadás-átvételi iratjegyzéken adják át a feladatkört átvevő szervezeti egység(ek) (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység) vezetőjének, a Központi Iratkezelés egyidejű tájékoztatása mellett. Az átadás-átvételi iratjegyzék az átadás-átvételről szóló jegyzőkönyv mellékletét képezi. Az átadással érintett iktatókönyvekben az átvevő szervezeti egységet mint felelőst rögzíteni kell, a jogosultságokat az átadás-átvételi jegyzőkönyvben foglaltak szerint a Központi Iratkezelés rendezi az EIR-ben.

167. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az ügyintézőknél lévő nyitott ügyek iratait a feladathoz kapcsolódóan kell megosztani átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében.

168. Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát az ügyiratok lezárása után az irattárban kell elhelyezni, a 21. alcímben foglaltak szerint. Az irattárba helyezett egyes ügyiratokra vonatkozó igényt betekintéssel vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni.

169. Az OAH megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén a rendelkező szerv köteles intézkedni az OAH irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és használhatóságáról.

170. Ha az OAH más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni. Iktatott átadás-átvételi jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot, és tételesen fel kell sorolni az átadott és átvett ügyiratokat.

171. Ha az OAH feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását a Levéltár egyetértésével kell elvégezni.

172. Ha az OAH jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét a levéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez és selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik.

173. A Központi Iratkezelés munkatársainál papíralapú iktatókönyvet kell tartani arra az esetre, ha bármely oknál fogva az EIR-hez való hozzáférés 4 óránál hosszabb ideig nem biztosított. Az iktatókönyvek beszerzéséről, valamint központi nyilvántartásba vételéről, hitelesítéséről az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik.

174. Az EIR 60 percet maghaladó üzemzavara esetén az iratkezelésért felelős vezető értesíti az informatikai szakterületért felelős önálló szervezeti egység vezetőjét, valamint a felhasználókat. Az iratkezelési rendszer leállását követően a Szabályzatban az EIR üzemzavara esetére meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

175. A „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott – bejövő, kimenő és belső irányú – iratokat haladéktalanul, az adott évben 1-től kezdődő sorszámmal, a hitelesítés szabályai szerint erre a célra megnyitott, „OAH-IK” egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyvben kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát.

176. A papíralapú iktatókönyvben nyilvántartásba vett iratokon az iktatószám feltüntetésénél az iktatókönyv azonosítóját (az „OAH-IK” egyedi azonosítási jelölést) kell alkalmazni. Az iktatószámot ugyanúgy kell képezni, mint az EIR-ben.

177. Amennyiben az EIR-ben használt iktatószám ismert, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

178. Az üzemzavar megszűnését követően az alkalmazásgazdáknak minden, az üzemzavar ideje alatt keletkezett nyilvántartási számot az EIR-be át kell vezetni. Az átvezetés tényét mindkét nyilvántartásban – kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell.

179. Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvekben a zárást az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell elvégezni, majd azt a keltezést követően az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető és a Központi Iratkezelés foglalkoztatottjának aláírásával és a hivatal Központi Iratkezelés által használt körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.

180. Papíralapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem lehet. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot áthúzással kell érvényteleníteni (a „Téves iktatás” rávezetésével, keltezéssel és aláírással), oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett – kétségtelen legyen.

181. Az üzemzavar megszüntetését követően az alkalmazásgazda értesíti a felhasználókat az üzemzavar megszűnéséről és az EIR-ben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.

182. A helyreállt EIR-ben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, adatvesztés esetén a hiányzó adatokat pótolni kell.

183. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

184. Az OAH azon munkáltatói jogkörrel összefüggő intézkedései, amelyeknél a különleges jogállású szervekről és az általuk foglalkoztatottak jogállásáról szóló 2019. évi CVII. törvény a munkáltatói jogkör gyakorlója részéről elektronikusan legalább minősített tanúsítványon alapuló, fokozott biztonságú elektronikus aláírással történő kiadmányozást ír elő, az EIR-en belül külön erre a célra megnyitott és kizárólag az arra jogosultsággal rendelkezők számára hozzáférhető iktatókönyvbe (a továbbiakban: személyügyi iktatókönyv) kerülnek, kezelésük ott történik.

185. Ezek a munkáltatói jogkörrel összefüggő intézkedések a következők:

185.1. a kinevezési okmány, a kinevezés elfogadása, a kinevezés módosítása, a jogviszony megszüntetésével kapcsolatos okiratok,

185.2. a fegyelmi ügyben hozott határozat,

185.3. a kártérítési ügyben hozott határozat,

185.4. a sérelemdíj megfizetése ügyében hozott határozat,

185.5. az összeférhetetlenség megszüntetésére irányuló felszólítás,

185.6. a fizetési felszólítás.

186. Az OAH foglalkoztatottjával összefüggő, egyéb, személyügyi tárgyú iratokat is (pl. foglalkoztatott által indított kérelem) a személyügyi iktatókönyvben kell kezelni.

187. Az OAH munkáltatói jogkörrel összefüggő intézkedéseivel kapcsolatos iratok, valamint az egyéb, személyügyi tárgyú iratok kezelésére vonatkozó egyedi iratkezelési előírások a következők:

187.1. Az iratok előzményezése, iktatása a személyügyért felelős szakterület ügyintézőjének a feladata.

187.2. A személyügyi iktatókönyvben kezelt és tárolt iratok iktatószáma a következő:

187.2.1. az „OAHSZ” iktatókönyvi előtag,

187.2.2. az ügyet azonosító iktatási főszám,

187.2.3. az iratot azonosító iktatási alszám (a főszámon belül 1-gyel induló, EIR által generált folyamatos sorszám),

187.2.4. az iktatószám kiadásának éve.

187.3. A személyügyért felelős szakterület ügyintézője gondoskodik a kimenő ügyiratok kiadmányozásra történő előkészítéséről.

187.4. A kiadmányozott munkáltatói intézkedés kézbesítése elektronikusan, az ügyfélkapus tárhelyre kézbesítéssel valósul meg.

187.5. A kiadmányozott iratok expediálását és kézbesítését a Központi Iratkezelés végzi. A kiadmányozott irat a 124. pontban foglaltak szerint minősül kézbesítettnek.

188. A 185. pont szerinti, elektronikusan kiadmányozott okiratokról, határozatokról, valamint felszólításokról záradékolással hiteles papíralapú kiadmány elkészítésére a személyügyért felelős szervezeti egység vezetője jogosult. A záradékot a Másolatkészítési Szabályzatban foglaltak szerint kell elkészíteni.

189. A VII. fejezetben nem szabályozott, iratkezeléssel kapcsolatos kérdésekben a Szabályzat előírásai az irányadók.