6/2025. (X. 30.) SZTNH utasítás

1. § Az utasítás célja a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatalához (a továbbiakban: Hivatal) érkező közérdekű bejelentések, panaszok és visszaélés-bejelentések kezelésére vonatkozó eljárásrend, valamint a róluk vezetett nyilvántartásokat meghatározó, kötelezően alkalmazandó egységes hivatali szabályok meghatározása.

2. § (1) Az utasítás személyi hatálya a Hivatal kormánytisztviselőre és munkavállalóira (a továbbiakban együtt: munkatárs) terjed ki.

(2) Az utasítás személyi hatálya – ilyen jellegű szerződéses kikötés esetén – kiterjed továbbá az egyéb szerződés keretében feladatokat ellátó, a Hivatal nevében eljáró más személyekre is.

(3) Az utasítás személyi hatálya kiterjed továbbá belső visszaélés-bejelentés tekintetében a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: Panasz tv.) 20. § (2)–(3) bekezdésében megjelölt bejelentés megtételére jogosult személyekre is.

(4) Az utasítás tárgyi hatálya a Hivatal tevékenységével összefüggő tárgykörben benyújtott, a 3. § szerinti közérdekű bejelentésekre, a 4. § szerinti panaszokra és az 5. § szerinti visszaélés-bejelentésekre terjed ki, kivéve a Hivatal integritásával kapcsolatos bejelentéseket, amelyekre külön utasítás szabályai az irányadóak.

(5) Az utasítás tárgyi hatálya nem terjed ki a Hivatal szellemi tulajdon védelmével kapcsolatosan, jogszabály alapján, hatósági jogkörben hozott azon döntéseire, illetve tett eljárási cselekményeire, amelyek jogszabály előírása alapján rendes vagy rendkívüli jogorvoslati eljárásban vizsgálhatók felül.

3. § A közérdekű bejelentés olyan, a Hivatal működésére vonatkozó körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása, illetve megszüntetése a Hivatal, a szélesebb értelemben vett közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja.

4. § (1) A panasz olyan egyedi kérelem, amely a Hivatal valamely tevékenységével vagy mulasztásával összefüggő egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más – így különösen bírósági, közigazgatási – eljárás hatálya alá.

(2) A Hivatal tekintetében nem minősül panasznak különösen a szabadalmi ügyvivők vagy a Hivatal által felügyelt közös jogkezelő szervezetek tevékenységére, eljárására vonatkozó beadvány. Nem minősül panasznak továbbá a jogerősen elbírált vagy még folyamatban lévő hatósági ügyben benyújtott olyan kérelem, amelyről tartalma szerint a Hivatalnak az adott ügyben az irányadó jogszabályok alapján az eljárás keretén belül kell döntenie, vagy amelynek elbírálásáról jogorvoslat keretében bíróság dönt.

5. § A belső visszaélés-bejelentés a Panasz tv. 20. § (2)–(3) bekezdése szerint az ilyen bejelentés megtételére jogosult személyi kör részéről, a Hivatal jogellenes vagy annak feltételezett cselekménye vagy mulasztása vagy más visszaélés közlésére szolgáló megkeresés (a továbbiakban: visszaélés-bejelentés).

6. § Ha a közérdekű bejelentés, illetve a panasz javaslatot tartalmaz, arra a vizsgálat során külön figyelmet kell fordítani, és a válaszban is ki kell térni a javaslattal kapcsolatos hivatali álláspont közlésére.

7. § (1) Közérdekű bejelentéssel vagy panasszal bárki – ideértve a 2. § (1)–(2) bekezdésében írt személyeket is – (a továbbiakban: közérdekű bejelentő vagy panaszos) szóban, írásban vagy elektronikus úton közvetlenül, továbbá a közérdekű bejelentések megtételére központilag létrehozott védett elektronikus rendszeren (Panasz tv. 2. cím) keresztül közvetetten is fordulhat a Hivatalhoz.

(2) A közérdekű bejelentő vagy a panaszos szóbeli előterjesztését a Hivatal írásba foglalja.

(3) A Hivatal által írásba foglalt közérdekű bejelentés vagy panasz egy példányát a személyesen jelen lévő közérdekű bejelentő vagy panaszos részére külön kérés nélkül át kell adni. Amennyiben a közérdekű bejelentő vagy a panaszos szóban, de nem személyesen terjeszti elő közérdekű bejelentését, illetve panaszát, az írásba foglalt leiratot a Hivatal a megadott értesítési címre küldi meg.

(4) A beérkezett közérdekű bejelentés vagy panasz esetén a Hivatal igényelheti annak írásbeli kiegészítését, pontosítását, további információk rendelkezésre bocsátását.

(5) Amennyiben a közérdekű bejelentés vagy a panasz elbírálása jogszabályban meghatározott eljárás keretében bíróság vagy más hatóság hatáskörébe tartozik, azt az eljárás lefolytatására hatáskörrel és illetékességgel rendelkező bíróság vagy más hatóság vezetőjének nyolc napon belül a közérdekű bejelentő vagy a panaszos egyidejű értesítésével kell megküldeni. Ha a közérdekű bejelentés jogszabályra vonatkozó, annak megalkotására vagy módosítására irányuló javaslatot is tartalmaz, azt a jogalkotásra hatáskörrel rendelkező szervezetnek vagy személynek is meg kell küldeni.

(6) A Hivatal a közérdekű bejelentések és panaszok kezeléséhez kapcsolódó adatkezelési tájékoztatót a honlapján közzéteszi.

8. § (1) A közérdekű bejelentőt és a panaszost a (6) bekezdésben foglaltak kivételével nem érheti hátrány a közérdekű bejelentés vagy a panasz megtétele miatt. Minden olyan, a közérdekű bejelentő vagy a panaszos számára hátrányos intézkedés, amelyre a közérdekű bejelentés vagy a panasz miatt kerül sor – a (6) bekezdésben írt intézkedések kivételével –, jogellenesnek minősül még abban az esetben is, ha az egyébként jogszerű lenne. Ugyanakkor a közérdekű bejelentés vagy a panasz nem akadályozza a közérdekű bejelentéstől vagy panasztól elkülöníthető cselekedet vizsgálatát, az ezzel kapcsolatos intézkedések megtételét, valamint a szükséges eljárások megindítását vagy megindításának kezdeményezését a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező bíróságnál vagy más hatóságnál.

(2) A Hivatal közérdekű bejelentés, illetve panasz kivizsgálására, illetve megismerésére jogosult munkatársai a bejelentéssel és panasszal érintett személyek – ideértve a jogi személyeket is – adatait, továbbá az eljárásra vonatkozó más információt csak az eljárásra jogosult szerv feladat- és hatáskörrel rendelkező munkatársaival oszthatják meg.

(3) A közérdekű bejelentő vagy a panaszos személyes adatai a jogszabályokban meghatározott eseteken kívül, továbbá a közérdekű bejelentő vagy a panaszos egyértelmű hozzájárulása nélkül csak a közérdekű bejelentés vagy a panasz alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatók át. A közérdekű bejelentő vagy panaszos adatai írásbeli hozzájárulása nélkül nem hozhatók nyilvánosságra.

(4) A közérdekű bejelentést vagy panaszt tevő természetes személy védelme érdekében adatai – hozzájárulása nélkül – nem adhatók át, illetve nem tehetők megismerhetővé a bejelentéssel érintett személy számára.

(5) Jogellenesnek minősül minden, a közérdekű bejelentővel szemben, a közérdekű bejelentésre tekintettel alkalmazott hátrányos intézkedés. Nem minősül jogellenesnek az intézkedés a (6) bekezdés szerinti esetekben.

(6) Ha nyilvánvalóvá válik, hogy a közérdekű bejelentő vagy a panaszos rosszhiszeműen közölt valótlan információt, és ezáltal

(7) A közérdekű bejelentő vagy panaszos védelmének fontosságára és a védelem szabályaira az ügyben eljáró hivatali munkatársnak kiemelt figyelmet kell fordítania az eljárás teljes ideje alatt és azt követően is; a személyes adatok megfelelő kezelése érdekében szükség esetén kikérheti az adatvédelmi tisztviselő véleményét.

(8) Nem tehető megismerhetővé a közérdekű bejelentő személyes adata abban az esetben, ha a közérdekű bejelentés természetes személyre vonatkozik, még akkor sem, ha a bejelentéssel érintett személy az őt megillető adatvédelmi érintetti jogai közül a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való jogát gyakorolja.

9. § (1) A Hivatal tevékenységét vagy mulasztását általánosságban érintő közérdekű bejelentést vagy panaszt a Hivatal elnöke vagy az általa erre felhatalmazott személy rendelkezése szerint az adott ügyre esetileg kijelölt eljáró vezető vizsgálja vagy vizsgáltatja meg.

(2) Ha a Hivatal elnöke másként nem dönt, az érintett személy magatartása (tevékenysége vagy mulasztása) miatti közérdekű bejelentést vagy panaszt

(3) A konkrét hivatali ügyben tett közérdekű bejelentést vagy panaszt a Hivatal adott ügyben eljárásra jogosult főosztály vagy erre irányuló külön döntés esetén az adott osztály vezetője vizsgálja vagy vizsgáltatja meg.

(4) A Hivatal elnökét érintő panasz esetén – amennyiben maga nem érintett – a Hivatal jogi és nemzetközi ügyekért felelős elnökhelyettese, érintettsége, illetve akadályoztatása esetén másik elnökhelyettes gondoskodik a beadványban foglaltak vizsgálatáról, valamint a vizsgálat eredményét tartalmazó válasz megküldéséről.

(5) A Hivatal elnöke – az őt érintő panasz kivételével – bármely közérdekű bejelentés vagy panasz kivizsgálásának jogát magához vonhatja, illetve jogosult bármely ilyen ügy kivizsgálására hivatali vezetőt, indokolt esetben munkatársat kijelölni vagy bizottságot felállítani. Ez utóbbi esetében a bizottság Hivatal elnöke által kijelölt vezetőjét kell az eljárás lefolytatására jogosult vezetőnek tekinteni.

(6) Jelen utasítás tekintetében eljárásra jogosult vezető alatt az (1)–(5) bekezdés szerinti vizsgálatot lefolytató személyt (ideértve a nem vezető beosztású személyt is), valamint az (5) bekezdés szerinti bizottság vezetőjét kell érteni.

(7) Ha a közérdekű bejelentést vagy panaszt a közérdekű bejelentőtől vagy a panaszostól a Hivatal elnöke közvetlenül kapja meg, az elnök szignálja ki a közérdekű bejelentést vagy a panaszt az eljárásra jogosult vezetőre.

(8) Ha a közérdekű bejelentést vagy a panaszt a közérdekű bejelentőtől vagy a panaszostól nem az eljárásra jogosult vezető, hanem a Hivatal valamely más szervezeti egysége kapja meg, ez a szervezeti egység köteles a közérdekű bejelentést vagy a panaszt annak tárgya szerint érintett eljárásra jogosult vezetőnek haladéktalanul, de legkésőbb a beérkezést követő munkanapon megküldeni.

10. § (1) Az azonosíthatatlan személy által tett panasz vagy közérdekű bejelentés vizsgálatát a Hivatal mellőzi, kivéve, ha a közérdekű bejelentés vagy a panasz alapjául súlyos jog- vagy érdeksérelem szolgál.

(2) A korábbival azonos tartalmú, ugyanazon közérdekű bejelentő vagy panaszos által tett ismételt közérdekű bejelentés vagy panasz vizsgálatát a Hivatal mellőzheti.

(3) A panasz vizsgálata a (2) bekezdésben említett eseten kívül akkor is mellőzhető, ha a panaszos a sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzésétől számított hat hónapon túl terjesztette elő panaszát.

(4) A panasszal érintett tevékenység vagy mulasztás bekövetkeztétől számított egy éven túl előterjesztett panaszt a Hivatal érdemi vizsgálat nélkül elutasítja. Az elutasítás nem akadálya a panaszban írt probléma hivatali belső kivizsgálásának.

(5) Az (1)–(4) bekezdésben írt esetekben a vizsgálat mellőzéséről a közérdekű bejelentőt vagy a panaszost írásban – amennyiben az lehetséges – tájékoztatni kell.

11. § (1) A közérdekű bejelentést vagy a panaszt – ha törvény másképp nem rendelkezik – a Hivatalba történő beérkezésétől számított harminc napon belül kell elbírálni és elintézni.

(2) Ha az elbírálást megalapozó vizsgálat előreláthatólag harminc napnál hosszabb ideig tart, erről az (1) bekezdés szerinti határidő lejárata előtt a közérdekű bejelentőt vagy a panaszost írásban tájékoztatni kell, megjelölve ebben az elintézés várható időpontját és a vizsgálat meghosszabbításának indokát. Az elintézés időtartama – ha jogszabály másként nem rendelkezik – hat hónapnál nem lehet hosszabb.

12. § (1) Az eljárásra jogosult vezető a beadvány beérkezését, illetve külön kijelölése esetén azt követően késedelem nélkül tájékoztatja arról a közérdekű bejelentőt, illetve a panaszost

(2) Az eljárásra jogosult vezető a vizsgálat keretében a tényállás tisztázása érdekében – ha azt a közérdekű bejelentés vagy a panasz tartalma szükségessé teszi – kapcsolatot tart a közérdekű bejelentővel vagy a panaszossal, továbbá őt és más érintett személyt meghallgathatja, okiratokat, adatokat kérhet be, továbbá egyéb tájékoztatást kérhet.

(3) A közérdekű bejelentésről vagy a panaszról az érintett hivatali munkatársat vagy a hivatal nevében eljáró más személyt – a 7–8. §-ban foglalt rendelkezések figyelembevételével – részletesen tájékoztatni kell.

(4) Az eljárásra jogosult vezető az érintettől írásbeli vagy szóbeli tájékoztatást, illetve igazoló jelentést kérhet. Az érintett felhívás hiányában is jogosult a közérdekű bejelentésről vagy a panaszról történt tájékoztatását követő nyolc napon belül észrevételeit írásban megtenni, illetve a közérdekű bejelentéssel, panasszal összefüggésben álláspontját az eljárásra jogosult vezető részére írásban kifejteni, továbbá kérheti jegyzőkönyvi meghallgatását.

(5) Amennyiben az eljárásra jogosult vezető a tényállás tisztázása során arra a megállapításra jut, hogy a bejelentés nem vagy nem csak a Hivatal kivizsgálási körébe tartozó közérdekű bejelentésnek, illetve panasznak minősül, úgy – a közérdekű bejelentő, illetve a panaszos egyidejű tájékoztatása mellett – haladéktalanul átteszi az ügyet a lefolytatásra jogosult szervhez, illetve szervezeti egységhez.

(6) Az eljárásra jogosult vezető a vizsgálata során a személyes és védett adatokat bizalmasan kezeli. Amennyiben szükséges, kikéri az adatvédelmi tisztviselő véleményét.

13. § (1) A vizsgálat befejezésekor – a minősített adat, illetve üzleti, gazdasági vagy egyéb titoknak minősülő adat kivételével – az eljárásra jogosult vezető a bejelentéssel kapcsolatos megállapításairól, a megtett intézkedésről vagy annak mellőzéséről – az indokok megjelölésével – a közérdekű bejelentőt vagy a panaszost írásban, elsődlegesen a bejelentés megtételének módjához igazodóan postai vagy elektronikus úton haladéktalanul értesíti. Az elektronikus tájékoztatás megtörténtét az e-mail elküldését igazoló elektronikus irat iratkezelési szabályoknak megfelelő megőrzésével kell dokumentálni.

(2) Az írásbeli értesítés mellőzhető, ha az elintézésről a jelen lévő közérdekű bejelentőt vagy panaszost szóban tájékoztatták, aki a tájékoztatást tudomásul vette. E tényt jegyzőkönyvben vagy rövid feljegyzésben szükséges rögzíteni.

(3) Ha az eljárás során az kerül megállapításra, hogy a közérdekű bejelentő vagy a panaszos személyazonossága vagy címe nem tekinthető valósnak (a továbbiakban: azonosíthatatlan személy), az eljárást meg kell szüntetni, illetve ha ez az eljárás végén derül ki, az írásbeli értesítést mellőzni kell.

(4) Az alaposnak bizonyult közérdekű bejelentés vagy panasz alapján gondoskodni kell

14. § (1) Ha a közérdekű bejelentő vagy a panaszos az intézkedést nem tartja kielégítőnek, külön írásbeli kérésére a közérdekű bejelentés vagy a panasz iratait annak felülvizsgálatára a Hivatal elnöke, az általa kijelölt elnökhelyettes vagy főigazgató részéről kijelölt személy veszi át kivizsgálásra és javaslattételre.

(2) A felülvizsgálati eljárásban hozott intézkedés ellen további vagy ismételt felülvizsgálatra irányuló kérelemnek nincs helye.

(3) Ha a felülvizsgálatra irányuló kérelem a Hivatal elnökének intézkedésére vonatkozik, a közérdekű bejelentőt vagy a panaszost a közérdekű bejelentés vagy panasz tartalmától függően, szükség esetén tájékoztatni kell a Hivatal felett felügyeleti jogkört gyakorló személyről.

15. § (1) A közérdekű bejelentéssel vagy a panasszal kapcsolatos eredeti iratokat az eljárásra jogosult vezető által vezetett szervezeti egység iratai között kell nyilvántartani, és a Hivatal egyedi iratkezelési szabályzata és irattári terve szerint a panaszokra irányadó őrzési ideig kell irattárban tartani, illetve archiválni.

(2) Amennyiben annak az adott eljárás tekintetében relevanciája van, és az a közérdekű bejelentő vagy a panaszos védelmét nem teszi lehetetlenné, a közérdekű bejelentés vagy a panasz, illetve az arra adott válasz egy-egy másolati példánya elhelyezhető az eredeti iratok között is.

16. § (1) Az alapvető jogok biztosa által üzemeltetett, a közérdekű bejelentések megtételére és nyilvántartására szolgáló védett elektronikus rendszeren (a továbbiakban: védett rendszer) keresztül érkezett közérdekű bejelentésekre a 7–15. §-ban foglaltakat a jelen szakaszban írt eltérésekkel kell alkalmazni.

(2) A védett rendszeren keresztül érkezett közérdekű bejelentést még abban az esetben sem lehet azonosíthatatlan személy bejelentésének tekinteni, ha a közérdekű bejelentő személyes adatai nem állnak a Hivatal rendelkezésére, illetve, ha az alapvető jogok biztosa a hozzá érkezett közérdekű bejelentést kivonatolta annak érdekében, hogy az a közérdekű bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatot ne tartalmazzon.

(3) A védett rendszeren keresztül érkezett közérdekű bejelentéseket a Hivatal integritás tanácsadója, távollétében erre kijelölt más hivatali munkatárs fogadja és juttatja el az eljárásra jogosult vezetőhöz.

(4) Az eljárásra jogosult vezető kivizsgálja a közérdekű bejelentést, és elkészíti a kiküldendő válaszlevelet – beleértve a 10. § (5) bekezdése szerinti tájékoztatást is –, amelyet az aláírást követően elektronikus formában juttat el az integritás tanácsadó [távolléte esetén a (3) bekezdésben írt munkatárs] részére.

(5) A (4) bekezdésben írt tájékoztatást az integritás tanácsadó (távolléte esetén a kijelölt hivatali munkatárs) rögzíti a védett rendszerben.

(6) Amennyiben a közérdekű bejelentő kérésére az adatai nem állnak a Hivatal rendelkezésére,

17. § A Hivatal a Panasz tv. 6. címében foglalt szabályoknak megfelelően belső visszaélés-bejelentési rendszert tart fenn, amire nem vonatkoznak a Panasz tv. 7. címében az egyes állami szervek által létrehozott elkülönített visszaélés-bejelentési rendszer szabályai. A visszaélés-bejelentések hivatali kivizsgálására és intézésére a jelen IV. fejezet szabályai az irányadók.

18. § (1) A Hivatal visszaélés-bejelentési rendszerébe a Panasz tv. 20. § (2)–(3) bekezdésében felsorolt személyek tehetnek bejelentést.

(2) A visszaélés-bejelentést elsődlegesen írásban, az erre a célra kialakított visszaelesbejelentes.SZTNH@gov.hu elektronikus levélcímen lehet megtenni.

(3) Az SZTNH fogadja a személyesen vagy telefonon tett szóbeli visszaélés-bejelentéseket is. Ilyen esetben a bejelentést az SZTNH a Panasz tv. 21. §-a előírásainak megfelelően írásba foglalja.

(4) Az SZTNH nem működtet a bejelentő hozzájárulását igénylő, rögzített telefonvonalat vagy egyéb rögzített hangüzenetküldő rendszert a bejelentések fogadására.

19. § (1) Az SZTNH-ban a visszaélés-bejelentési rendszert az Elnöki Kabinet működteti.

(2) Ha a Hivatal elnöke másként nem rendelkezik, az Elnöki Kabinet látja el az egyes visszaélés-bejelentések kivizsgálását. A Hivatal elnöke jelöli ki a vizsgálatot ellátó szervezeti egységet, illetve személyt, ha a visszaélés-bejelentés az Elnöki Kabinetet érinti.

(3) Ha a visszaélés bejelentés nem a 18. § (2) bekezdése szerinti elektronikus levélcímre érkezik, vagy szóban nem az Elnöki Kabinetnél teszik meg, a visszaélés-bejelentésről haladéktalanul, de legkésőbb a bejelentés megtételét követő munkanapon az Elnöki Kabinetet értesíteni kell.

20. § (1) Az SZTNH az írásban tett visszaélés-bejelentésről a Panasz tv. 22. § (1) bekezdésében foglaltak szerint ad visszaigazolást a bejelentést tevőnek.

(2) A visszaélés-bejelentésben foglaltakat – az SZTNH a 22. §-ban hivatkozott mellőzési esetek kivételével – érdemben megvizsgálja, ehhez a körülményeket és a tényállást tisztázza, beszerzi a szükséges információkat, a szükséges mértékig kapcsolatot tart a bejelentővel.

(3) A visszaélés-bejelentés vizsgálatát a 19. § (2) bekezdése szerint lefolytató, a vizsgálat befejezésekor a bejelentésben foglaltakat értékeli, és írásban javaslatot tesz a Hivatal elnöke részére a bejelentésre adandó válaszra, indokolt esetben a szükséges intézkedés vagy intézkedések megtételére.

(4) Az SZTNH a visszaélés-bejelentés kivizsgálásáról, annak eredményéről a megtett vagy megtenni tervezett intézkedésről a bejelentőt írásban tájékoztatja. Nem szükséges az írásbeli tájékoztatás a Panasz tv. 24. § (2) bekezdésében foglalt esetben.

21. § (1) A visszaélés-bejelentést az érintett körülményekre figyelemmel a legrövidebb időn belül, de legfeljebb annak beérkezésétől számított harminc napon belül kell kivizsgálni.

(2) Ha a bejelentés vizsgálatának körülményei ezt különösen indokolják, a vizsgálat meghosszabbítható, a határidő azonban ilyen esetben sem haladhatja meg a három hónapot.

(3) A (2) bekezdés szerinti határidő hosszabbításáról a bejelentőt az (1) bekezdésben írt határidőn belül, írásban külön tájékoztatni kell. A tájékoztatásban a kivizsgálás várható időpontját és a meghosszabbítás indokát egyaránt közölni kell.

22. § (1) A visszaélés-bejelentés kivizsgálása kizárólag a Panasz tv. 22. § (6) bekezdése szerinti esetekben mellőzhető.

(2) A visszaélés-bejelentés kivizsgálásának (1) bekezdés szerinti mellőzéséről a bejelentőt írásban kell tájékoztatni.

23. § A visszaélés-bejelentést tevő személy védelmét a Panasz. tv. 41–49. §-ában meghatározott szabályok szerint kell biztosítani a vizsgálat teljes ideje alatt és azt követően is.

24. § A visszaélés-bejelentést tevő bejelentőt és a bejelentéssel érintett személy adatainak kezelésére a Panasz tv. 26–27. §-ában foglalt szabályok az irányadók.

25. § Az SZTNH-ban az integritás tanácsadó, illetve az Elnöki Kabinet erre kijelölt munkatársa (a jelen fejezet alkalmazásában a továbbiakban együtt: integritás tanácsadó) évenkénti számozással a közérdekű bejelentésekről és a panaszokról egy közös, valamint a visszaélés-bejelentésekről egy külön központi nyilvántartást vezet.

26. § (1) A 9. § szerinti eljárásra jogosult vezető a közvetlenül hozzá érkezett vagy a 9. § (7)–(8) bekezdése alapján megkapott közérdekű bejelentésről vagy a panaszról annak átvételét követően haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanapon elektronikus levélben – a beadvány elektronikus példányának csatolása mellett – tájékoztatja a Hivatal integritás tanácsadóját.

(2) A közérdekű bejelentés vagy a panasz alapján lefolytatott vizsgálat lezárásáról és a közérdekű bejelentőnek vagy a panaszosnak küldött válaszról az eljárásra jogosult vezető elektronikus levélben, legkésőbb a válasz kiküldését követő munkanapon tájékoztatja az integritás tanácsadót. Az elektronikus levélhez csatolni kell a válasz elektronikus példányát vagy azt a feljegyzést, amelyből megállapítható, hogy a vizsgálat eredménye miért nem volt megküldhető a közérdekű bejelentőnek vagy a panaszosnak, illetve miért nem került sor a vizsgálat egészének vagy egy részének lefolytatására.

(3) A (2) bekezdésben foglaltaktól eltérően a védett rendszeren keresztül érkezett közérdekű bejelentés kivizsgálását követően annak eredményéről a 16. §-ban foglaltak szerint kell az integritás tanácsadót tájékoztatni.

(4) Az (1)–(3) bekezdésben foglaltakat megfelelően kell alkalmazni abban az esetben is, ha a közérdekű bejelentő vagy a panaszos a 14. § szerinti felülvizsgálatra irányuló kérelmet nyújtott be a Hivatalhoz.

(5) Az integritás tanácsadó a Hivatalhoz benyújtott közérdekű bejelentésekről és panaszokról egységes nyilvántartást vezet az alábbi tartalommal:

(6) A visszaélés-bejelentések hivatali központi nyilvántartása az (5) bekezdés a)–f) és j) pontjának megfelelő adatokat tartalmazza.

(7) Az integritás tanácsadó a közérdekű bejelentések és panaszok, továbbá a visszaélés-bejelentés elektronikus iratait, valamint a nyilvántartás (5)–(6) bekezdés szerinti adatait elektronikus könyvtárban rögzíti, és kizárólag így kezeli.

(8) Az elektronikusan tárolt iratokhoz és adatokhoz az integritás tanácsadó és az Elnökségi Kabinet vezetője fér hozzá közvetlenül. Az elektronikusan tárolt iratokhoz és adatokhoz betekintési jogkörrel hozzáférésre jogosult a Hivatal elnöke és Elnökségének tagjai, továbbá az erre a Hivatal elnöke által külön felhatalmazott személy. Az Infrastruktúraüzemeltetési Osztály vezetője gondoskodik arról, hogy a bejelentésekkel kapcsolatos iratokat és adatokat tartalmazó elektronikus könyvtárhoz csak az arra az előzőek szerint jogosult, az integritás tanácsadó részéről név szerint megadott személyek férjenek hozzá.

27. § (1) A 25. § szerinti nyilvántartásból írásban a Hivatal elnöke és Elnökségének tagjai korlátozás nélkül, az érintett szervezeti egységek vezetői a saját szervezeti egységüket, feladatkörüket érintő ügyek tekintetében kérhetnek információkat az integritás tanácsadótól. Az integritás tanácsadó az információkat az adatvédelmi szabályok betartásával adja meg.

(2) Az alapvető jogok biztosa által a Hivatalnak a közérdekű bejelentésekkel kapcsolatos intézkedési gyakorlatával vagy az egyes ügyekben tett intézkedéseivel kapcsolatos vizsgálatához szükséges adatokat – ha a Hivatal elnöke másként nem rendelkezik – az integritás tanácsadó bocsátja az alapvető jogok biztosa rendelkezésére.

(3) A Hivatalon kívülről érkezett, a közérdekű bejelentésekre, panaszokra, illetve visszaélés-bejelentésekre vonatkozó megkeresés vagy adatszolgáltatás teljesítése a Hivatal elnöke döntésének megfelelően – a közérdekű bejelentő, a panaszos, illetve a visszaélés-bejelentő védelmére vonatkozó rendelkezések, valamint a személyes adatok kezelésére vonatkozó jogszabályok és hivatali szabályzatok rendelkezéseinek megtartásával – a 25. § szerinti nyilvántartásból is történhet.

(4) A 28. §-ban írt törlést követően a központi nyilvántartásból személyes adatot nem tartalmazó információk felhasználása történhet.

28. § (1) Az integritás tanácsadó a központi nyilvántartásban szereplő közérdekű bejelentők, panaszosok, valamint visszaélés-bejelentést tevők személyes adatait (név és elérhetőségi adatok) a Hivatal egyedi iratkezelési szabályzatában rögzített őrzési idő leteltét követően, a következő év január 31. napjáig törli.

(2) Az integritás tanácsadó az (1) bekezdésben írt időpontig az adott év nyilvántartásához kapcsolódó elektronikus iratokat – az iratok őrzésére szolgáló mappával együtt – törli.

29. § A panaszos vagy közérdekű bejelentő, illetve visszaélés-bejelentő, továbbá, ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik az ő személyes adatainak kezelésére (átadására, nyilvánosságra hozatalára stb.) a Panasz tv. 6. §-ának és a 26. § (3)–(5) bekezdésének rendelkezéseit kell alkalmazni. Amennyiben a Panasz tv. 6. § (2) bekezdése alapján a személyes adatok továbbításához hozzájárulás szükséges, akkor azt az 1. melléklet szerinti nyilatkozaton kell megtenni.

30. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)¹

(3) Az utasítás tartalmi felülvizsgálatáról és aktualizálásáról az integritás tanácsadó köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot minden indokolt esetben, de legalább ötévente el kell végezni, amelynek eredményeképpen szükség esetén kezdeményezni kell az utasítás módosítását, illetve új utasítás kiadását.