7/2025. (XII. 19.) NVI utasítás

1. § (1) Ezen utasítás tárgyi hatálya kiterjed a Nemzeti Választási Irodához (a továbbiakban: Iroda) érkező, valamint szervezeti egységeinél keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi papíralapú és elektronikus iratra vagy dokumentumra, beleértve a Nemzeti Választási Bizottságnak, valamint a Kúriának címzett, a választási eljárásról szóló 2013. évi XXXVI. törvény (a továbbiakban: Ve.) alapján az Iroda által kezelt dokumentumokat is.

(2) Ezen utasítás személyi hatálya kiterjed az Iroda valamennyi munkatársára, foglalkoztatási jogviszonyától függetlenül, beleértve az Irodával megbízási jogviszonyban állókat is.

(3) Az ezen utasítással nem érintett kérdésekben

2. § A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és az annak végrehajtására kiadott jogszabályok alapján kiadott külön szabályzat vonatkozik.

3. § (1) Az Iroda iratkezelését ezen utasításban meghatározottak szerint, a szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően vegyes iratkezelési rendben látja el.

(2) Az Üzemeltetés iratkezelési feladatait a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály látja el.

(3) A Jogi Osztály és az adatvédelmi tisztviselő iratkezelési feladatait az Informatikai Főosztály látja el.

4. § Az Irodában az iratkezelés tanúsított elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszerrel történik. Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer neve: Poszeidon EKEIDR Irat- és dokumentumkezelő rendszer (tanúsítvány száma: I–SDA 24T_TAN; érvényességi ideje: 2027. október 7.) (a továbbiakban: iratkezelési szoftver). Az iratkezelési szoftver megfelel a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendeletben (a továbbiakban: BM rendelet) foglalt követelményeknek.

5. § Az iratkezelés felügyeletét ellátó általános elnökhelyettes (a továbbiakban: iratkezelés felügyeletét ellátó vezető) gondoskodik

6. § Az Informatikai Főosztály vezetője az Irodával – az iratkezelési feladatok informatikai végrehajtása érdekében – szerződéses jogviszonyban álló személlyel együttműködve gondoskodik az iratkezelési szoftver

7. § Az önálló szervezeti egységek vezetői felelősséggel tartoznak a vezetésük alá tartozó szervezeti egység iratkezeléséért. E felelősségi körükben kötelesek

8. § Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggésben

9. § Az osztályadminisztrátor

10. § Az ügyviteli (ügyiratkezelő) munkatárs

11. § Ezen utasítás alkalmazásában

12. § Az ezen utasításban meg nem határozott fogalmakat az Ltv. -ben és a Rendeletben meghatározottak szerint kell értelmezni.

13. § (1) Az Irodához érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak érkeztetőkönyvben, illetve iktatókönyvben történő rögzítésével, az iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani.

(2) Az iratforgalom dokumentálása során az átadás-átvételt minden esetben úgy kell elvégezni, hogy egyértelműen azonosítható legyen az irat útja, fellelési helye. Az iratmozgás naplózása az iratkezelési szoftverben és az kézbesítőkönyvekben történik.

14. § (1) A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Ügyviteli segédeszközként a papíralapú ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, az ügyiratok összekapcsolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére, az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére, az iratok fizikai egységének biztosítására az iratkezelő szoftverből nyomtatott előadói ívet kell használni.

(2) Az előadói ívben az ügyintézés során a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat vagy a kiadmánytervezet a legfelső. Irattárba helyezés előtt az iratokat a számozásnak megfelelő, emelkedő sorrendbe kell elhelyezni. Az előadói ívben elhelyezett iratok rendjéről az ügyintéző köteles gondoskodni.

(3) Az előadói ívet annak az ügyintézőnek, osztályadminisztrátornak vagy ügyviteli munkatársnak kell vezetnie, akinél az ügyirat található.

(4) Az ügy zárásakor az ügyintéző ellenőrzi, hogy az előadói ív hiánytalanul kitöltésre került-e, és ha szükséges pótolja a hiányosságokat.

15. § Az elektronikus ügyiratok együttkezelése, valamint az elektronikus iratok kezelése az iratkezelési szoftver elektronikus irattárában, elektronikus formában valósul meg.

16. § (1) Az iktatással nyilvántartott iratokat legkésőbb irattárba helyezésük előtt az irattári terv alapján az ügyintézők irattári tételekbe sorolják, és irattári tételszámmal látják el. Már az iktatás során irattári tételszámmal kell ellátni papíralapú iratot, melynek megőrzése hiteles elektronikus másolat formában történik.

(2) Az ügyben keletkezett iratokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Ha az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell választani.

17. § (1) Az irattári terv tartalmazza az irat tételszámát, az irattári tétel megnevezését, selejtezhetőségének / levéltárba adhatóságának az idejét. Általános és különös részből áll. Az általános része az Iroda működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet érintő irattári tételeket, a különös része pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket, valamint azonosítóit (irattári tételszám, selejtezhetőségre vonatkozó adatok, őrzési idő) tartalmazza.

(2) Az ügyiratokat és az Iroda működése szempontjából érdemi adatot tartalmazó, működése során keletkező iratokat tárgyi alapon kialakított irattári tételekbe kell sorolni. Külön irattári tételeket lehet kialakítani iratfajta alapján is. Egy irattári tételbe csak azonos értékű és azonos megőrzést igénylő iratok sorolhatók be.

(3) Az Iroda irattári tervét az 1. melléklet tartalmazza, melyet évente felül kell vizsgálni, és az Iroda feladat- és hatáskörében vagy az őrzési időkben bekövetkezett változás esetén módosítani kell.

18. § (1) Az iratkezelési szoftverben, annak hozzáférési jogosultságairól az Informatikai Főosztály nyilvántartást vezet.

(2) Az iratkezelési szoftvert úgy kell kialakítani, hogy a hozzáférési jogosultságok differenciáltan meghatározhatók legyenek az egyes iratkezelési feladatokra, illetve szerepkörökre. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető döntésének megfelelően az alkalmazásgazda a hozzáférési jogosultságokból csoportosított szerepköröket alakít ki, majd ezeket a kijelölt munkatársakhoz, illetve iktatókönyvekhez rendeli.

(3) A hozzáférési jogosultságok igénylését, módosítását, törlését az önálló szervezeti egység vezetője elektronikus úton kezdeményezheti a 7. melléklet szerinti adatlap kitöltésével és annak az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető részére történő eljuttatásával. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető a jóváhagyást követően az aláírt adatlap eljuttatásával tájékoztatja az alkalmazásgazdát. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető döntése alapján az alkalmazásgazda gondoskodik az iratkezelési szoftver paramétereinek beállításairól.

(4) A hozzáférési jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.

19. § (1) A rendszergazda az iratkezelési rendszer üzemzavara esetén soron kívül értesíti az iktatóhelyeket a rendszer leállásáról és arról, hogy az iratkezelési rendszer üzemzavara esetére ezen utasításban meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

(2) Papíralapú iktatókönyvet (e fejezet alkalmazásában a továbbiakban: iktatókönyv) kell nyitni arra az esetre, ha bármely oknál fogva a központi rendszerhez való hozzáférés 4 órát meghaladóan nem biztosított.

(3) A „sürgős”, „azonnal” és „soron kívül” jelöléssel ellátott – bejövő, kimenő és belső iratforgalom lebonyolítására szolgáló – iratokat, az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal erre a célra megnyitott, hitelesített „ÜZEM” egyedi azonosítási jellel ellátott iktatókönyvbe kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 munkaórát.

(4) A papíralapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, vagy a bejegyzett adatokat bármely módon olvashatatlanná tenni tilos. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és a javító kézjeggyel kell igazolni.

(5) A nyilvántartásba vett iratokon az iktatószámban „ÜZEM” egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. Az „ÜZEM” egyedi azonosítási jelöléssel ellátott papíralapú iktatókönyvek beszerzéséről és nyilvántartásáról, valamint az „ÜZEM”-iktatókönyvek, egyéb azonosítók nyilvántartásáról az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik, azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédkönyvekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. Az „ÜZEM” egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyv központi nyilvántartásba vételéről az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik.

(6) Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot át kell iktatni az iratkezelési szoftverbe. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell. Ha ismert az iratkezelési szoftverben rögzített iktatószám, azt az iktatás során minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

(7) Az üzemzavar megszüntetését követően a rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelő rendszerben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.

(8) A helyreállt iratkezelési rendszerben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, adatvesztés esetén azokat pótolni kell.

(9) Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell az év végi zárást elvégezni, azzal, hogy a hitelesítést a keltezést követően aláírással és az önálló szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell elvégezni. A lap alját vízszintes vonallal le kell zárni. Ha a lapon fennmaradtak üres tartalmú, de felvezetett iktatószámok, a lezárás átlós vonallal történik. A lap aljára rá kell vezetni a zárás dátumát és az utolsó kiadott iktatószámot. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év ügyiratai mellett kell tartani.

20. § (1) A küldeményeket postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve természetes személy személyes benyújtása útján fogadja az Iroda.

(2) A Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások nyújtásának és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről szóló 335/2012. (XII. 4.) Korm. rendeletben meghatározottak alapján a szolgáltatási szerződésben foglaltak szerint történik. A postai küldemény átvételére jogosult személyek kötelesek a kézbesítési okirat alapján, tételesen átvizsgálni a kézbesített küldemények teljes körét és olvasható aláírásával igazolni, hogy valamennyi irat kézbesítése hiánytalanul megtörtént.

(3) A futárszolgálat útján érkező küldemények átvétele a futárjegyzéken történik.

(4) A személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén az átvételre jogosult a 3. melléklet szerinti vagy legalább ugyanazon adatokat tartalmazó egyéb átvételi elismervény kiadására jogosult.

(5) Az e-mailben érkezett küldemények átvételére szervezeti egységenként technikai e-mail-címeket és központi postafiókokat kell a központi rendszerben üzemeltetni.

(6) A Választási Kommunikációs és Információs Rendszerben (a továbbiakban: VÁKIR) érkezett küldemények átvételére a VÁKIR-ban elektronikus postafiókokat kell üzemeltetni.

(7) Az NVI nevű hivatali kapura érkező küldeményeket a Poszeidon iratkezelő rendszer automatikusan átveszi és érkezteti, illetve megküldi az átvételről szóló visszaigazolást.

(8) Az EKI-ket az iratkezelő rendszer automatikusan fogadja, és a benne szereplő adatok alapján rögzíti a kézbesítés információit az elküldött iratpéldánynál, majd a megfelelő levelek mellé szortírozza és csatolja.

(9) Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, azt, hogy rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó típusát. Az elektronikus adathordozóra maradandó módon, arra alkalmas eszközzel (alkoholos tollal) az iktató- vagy érkeztetési számot rögzíteni kell. Átvételkor az átvevő ellenőrzi a kísérőlapon feltüntetett adatok valóságtartalmát. Egy elektronikus adathordozón csak egy ügyhöz tartozó iratokat lehet átvenni.

(10) Ha az átvételre nem jogosult személy veszi át az iratot, úgy azt köteles az átvétel napján, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az átvételre jogosult munkatárs részére átadni.

(11) Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemény átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.

(12) Az átvevő a küldeményeket naponta legalább két alkalommal, az elsőbbségi küldeményeket, az „azonnal”, „sürgős” vagy más hasonló jelzésű küldeményeket soron kívül továbbítja.

(13) A küldemények átvételénél a Rendelet 25. §-ában foglaltakat és az Irodában érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell.

(14) Téves címzés, sikertelen vagy helytelen kézbesítés esetén a Rendelet 26. § (1) bekezdésében foglaltak szerint kell eljárni.

21. § A Nemzeti Választási Bizottság (a továbbiakban: NVB) részére érkező küldemények átvételének részletes szabályait a 10. melléklet tartalmazza.

22. § (1) Külső szervtől érkezett küldeményeket – a minősített adatokat tartalmazó, valamint a (2) bekezdésben megjelölt küldemények kivételével – az ügyviteli munkatárs bonthatja fel.

(2) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani

(3) A felbontás nélküli küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemények iktatásáról. A bontás nélküli küldemények érkeztetési adatait a borítékon kell szerepeltetni.

(4) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel vagy személlyel – soron kívül – tisztázni és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

(5) A pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmazó küldemény esetében a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetve a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni. Az értékküldeményről szóló feljegyzést a 4. melléklet tartalmazza.

(6) A pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak kell átadni és az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

(7) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

(8) A mellékletek, mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményeznie.

(9) Ha az elektronikusan érkezett küldemény nem nyitható meg, úgy a küldemény címzettjeként vélelmezett szervezeti egység a küldőt a beérkezést követő 3 napon belül értesíti a küldemény értelmezhetetlenségéről és az Iroda által használt és elvárt formátumokról. Ilyen esetben az érkezés időpontjának az Iroda által is értelmezhető küldemény megérkezését kell tekinteni.

(10) Amennyiben a postára adott irat valamilyen okból visszaérkezik, a küldeményt felbontás nélkül vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a további kezeléséről.

(11) A küldemény téves felbontásakor a borítékot újból le kell ragasztani, két példányban jegyzőkönyvet kell készíteni a téves bontásról, melyet a küldeménnyel együtt a címzett felé soron kívül kell továbbítani. Az iratkezelési szoftverben a téves bontás tényét és dátumát rögzíteni kell.

(12) Minősített adatot tartalmazó küldemény téves bontásáról az Iroda biztonsági vezetőjét kell értesíteni és az iránymutatásai szerint eljárni.

(13) A borítékot véglegesen az irathoz kell csatolni, ha

23. § (1) Minden beérkezett – papíralapú vagy elektronikus – küldeményt a beérkezés napján, de legkésőbb az érkezést követő munkanapon érkeztetni kell. A küldemények érkeztetése az iratkezelési szoftverben történik. Nem kell érkeztetni az iratot, ha a beérkezéskor egyidejűleg az iktatás is megtörténik.

(2) Az érkeztetés során az alábbi adatok kitöltése kötelező:

(3) A papíralapú küldeményt érkeztető bélyegzővel kell ellátni, és a lenyomat rovatait az ügyintéző neve és az ügyirat tételszáma kivételével ki kell tölteni. Helyhiány esetén az érkeztetés adatait az érkeztető bélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni.

(4) Az érkeztető bélyegző lenyomata tartalmazza a „Nemzeti Választási Iroda” feliratot, valamint

(5) Az érkeztetőszám az iratkezelő rendszer által automatikusan kiosztott, minden év január 1-jétől induló és egyesével növekvő zárt sorszám per (/) év.

(6) Az Irodához beérkező papíralapú küldeményeket az ügyviteli munkatárs digitalizálja, és az Iroda másolatkészítési szabályzata szerint arról az iratkezelési szoftverben hiteles elektronikus másolatot készít.

(7) Az automatikusan szignálható küldeményt iktatásra továbbítani kell a megfelelő szervezeti egység számára.

(8) Ha az Iroda valamely hivatali – ügyintézői, vezetői vagy központi – elektronikus postafiókjának címére érkezik küldemény, és a küldeménnyel érintett vezető

(9) A beérkező e-mailek érkeztetése és iktatása közvetlenül a levelezőrendszerből elvégezhető. Az e-mailt csatolmányaival együtt rögzíti az iratkezelő rendszer.

(10) Az elektronikus úton érkező küldemény biztonsági kockázatának a Rendelet 25. §-a szerinti ellenőrzéséről és a küldőnek a Rendelet 25. § (3) bekezdése szerinti értesítéséről a címzett önálló szervezeti egység gondoskodik.

24. § (1) Az irat szignálása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye, ha a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.

(2) Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni. Az iratkezelési szoftverben iktatáskor a „Szerelendő ügyirat” mező kitöltésével tehetjük ezt meg, a szoftver az iratokat automatikusan egymáshoz rendeli. Szükség esetén különböző ügyiratok utólag is összeszerelhetők az iratkezelési szoftverben. Az összeszerelt iratokat fizikailag is össze kell szerelni, és mindig a legutóbbi iktatószámon kell a továbbiakban kezelni. A szerelést papíralapú irat esetében mindkét ügyiraton jelölni kell.

(3) Különböző szervezeti egységek ügyiratainak összeszerelése és az azonos év azonos iktatókönyvében történő szerelés nem megengedett.

(4) Ha az előzményezés során megtalált ügyiratról megállapítható, hogy nem az új ügyirat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két ügyiratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt ügyiratot eredeti helyére kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iratkezelési szoftverben és az előadói ív megfelelő rovatában jelölni kell. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban vagy a kezelési feljegyzésekben.

(5) A csatolás végrehajtása, illetve a csatolt irat eredeti helyére történő visszahelyezése az ügyintéző, valamint az osztályadminisztrátor felelőssége.

25. § (1) Az érkeztető (ügyviteli) munkatárs az érkeztetett iratot az ügyintéző személy kijelölése érdekében köteles az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek vagy az általa felhatalmazott személynek megküldeni,

a szignalas@nvi.hu elektronikus postafiók-címre. A szignáló vezető kijelöli az ügy elintézése céljából a megfelelő szakmai kompetenciával rendelkező önálló szervezeti egység vezetőjét vagy az Iroda munkatársát, és rögzíti az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (így különösen feladatok, határidők, sürgősségi fok). Ezt követően az ügyviteli munkatárs e-mailben és az elektronikus iratkezelési szoftverben továbbítja a küldeményt a kijelölt szervezeti egység részére, ahol osztályadminisztrátor iktatja azt. A papíralapú küldemények esetében az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait a szignálás idejének megjelölésével feljegyzi az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra), és azt aláírja.

(2) Az érkeztető munkatársnak az (1) bekezdéstől eltérően az előszignálási jegyzék alapján a 6. mellékletben meghatározott ügytípusban érkezett iratot külön rendelkezés nélkül, az ott meghatározott szervezeti egységhez kell ügyintézésre továbbítania (automatikus szignálás).

(3) Az előszignálási jegyzéket évente felül kell vizsgálni, a szervezeti egység feladatkörében történt változás esetén haladéktalanul módosítani kell.

(4) Ha az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető önálló szervezeti egység vezetőjére szignálja az iratot, vagy ha a (2) bekezdés szerint automatikusan kerül szignálásra a szervezeti egység vezetőjére az irat – eltérő rendelkezés hiányában – a szignálási joggal rendelkező vezető továbbszignálhatja a vezetése alá tartozó szervezeti egység vezetőjére vagy ügyintézőjére.

(5) Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (így különösen post-it öntapadós lap vagy grafitceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.

(6) Téves szignálás felmerülése esetén haladéktalanul értesíteni kell a tévesen szignáló vezetőt, aki megvizsgálja a szignálás helyességét és szükség esetén gondoskodik annak javításáról.

26. § (1) Az iktatás az iratkezelési szoftverben évente újonnan megnyitott, hitelesített elektronikus iktatókönyvekben főszám-alszámos iktatással történik. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyveket és a segédleteket hitelesen le kell zárni, és minden évben új iktatókönyveket kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után az iratkezelési szoftverben az adott évre, az adott iktatókönyvben új főszámra és alszámra ne lehessen több iratot iktatni.

(2) Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, az elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, a bizalmi szolgáltatásokra és ezek szolgáltatóira vonatkozó részletes követelményekről szóló rendeletben meghatározottak szerint archivált változatát.

(3) Az Iroda a lezárt érkeztető nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományait és elektronikus dokumentumokat olyan elektronikus dokumentumok kezelésére alkalmazott rendszerben kezeli, amely a bizalmi szolgáltatásokra és ezek szolgáltatóira vonatkozó részletes követelményekről szóló rendeletben meghatározott feltételeknek megfelelően biztosítja azok megváltoztathatatlanságát és megőrzését.

(4) A lezárt nyilvántartásokat – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára hozzáférhetővé kell tenni.

(5) Amennyiben az iktatókönyv zárása év közben történik, a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző archivált változatot kell megőrizni.

(6) Az iktatókönyvi jeleket az önálló szervezeti egység vezetője határozza meg, és az Informatikai Főosztály tartja nyilván. A nyilvántartási jegyzéket a szervezeti változások függvényében felül kell vizsgálni.

27. § (1) Az Irodához érkező, illetve ott keletkező iratokat – ha jogszabály vagy ezen utasítás másként nem rendelkezik – iktatással kell nyilvántartani.

(2) Az irat iktatószáma tartalmazza az iktatókönyv jelét, a perjellel elválasztott főszámot, a kötőjellel elválasztott alszámot, valamint a főszám perjellel elválasztott iktatási évét mint adategyüttest. A főszám és alszám folyamatos, zárt, emelkedő sorszám, melyet az iratkezelési szoftver automatikusan képez a kezdőirat 1. alszámától a naptári év végéig emelkedő sorszámmal.

(3) Az iktatást a szervezeti egységek osztályadminisztrátorai és az ügyviteli munkatársak, valamint a szervezeti egység kijelölt ügyintézői végzik.

(4) Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.

28. § (1) Az iktatandó iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni, a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben jelezni kell.

(2) Ha a küldemények felbontása során az ügyiratból megállapítható, hogy az ügyben soron kívül kell döntést hozni, vagy a vezető így döntött, az iratot soron kívüli jelzéssel iktatni kell. A jelzést az iraton és az iratkezelési szoftverben is fel kell tüntetni. Vezetői döntés alapján soron kívül kell iktatni az érkezés napjával határidős iratokat.

(3) Ha egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket és a határidőt.

(4) Az ügyintéző önállóan vagy az osztályadminisztrátor közreműködésével, az ügy elintézése során ellenőrzi, hogy az ügyfél milyen kapcsolattartási utat választott, illetve adott-e meghatalmazást, vagy elektronikus kapcsolattartásra kötelezett-e. A rendelkezési nyilvántartás az rny.gov.hu oldalon hozzáférés igénylése után érhető el vagy a rendszerösszekapcsolás megtörténte után a Poszeidon iratkezelő rendszer beépített funkcióján keresztül.

(5) Az eredeti iratról készített másolatot tilos iktatni, azonban az iktatókönyvben jelezni kell a példányszámot és a címzetteket. A másolati példányokon fel kell tüntetni az erre vonatkozó megjelölést.

(6) Az iktatások esetleges módosításának tényét, a jogosultsággal rendelkező munkatárs azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével az iratkezelési szoftver naplózza. A naplóban rögzítésre kerülnek az eredeti és a módosított adatok.

29. § (1) Nem kell iktatni, de az elektronikus levelezőrendszerben vagy elektronikus adathordozón nyilván kell tartani, valamint 1 évig meg kell őrizni azokat az elektronikus küldeményeket, amelyek

(2) A nem iktatott, elektronikus adathordozóra felvitt azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikusan tárolt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat a központi rendszerben az alkalmazásgazda kezeli. Megfelelő jogosultsági rendszer alkalmazása esetén a különböző iktatóhelyekhez tartozó iratok közös rendszerben is tárolhatók.

(3) Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni.

30. § (1) Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre is fel kell jegyezni.

(2) Az ügyirat tárgyát – illetve az annak megállapítására alkalmas rövidített változatot – az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. Az iratkezelési szoftverben ki kell tölteni a vonatkozó tárgymutatókat, illetve a hivatkozási szám rovatot is.

(3) Az iktatásra kerülő bejövő, papíralapú iraton az iktató- vagy érkeztetőbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Helyhiány vagy az iktatóbélyegző hiánya esetén, az iktatás adatait a bélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap az iktatóbélyegző elhelyezésére, iktatási adatok rögzítésére nem használható.

(4) Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a „Nemzeti Választási Iroda” feliratot, valamint

31. § (1) A szignált és nyilvántartásba vett iratokat – az átvétel igazolása mellett – a szignálással kijelölt szervezeti egységhez kell továbbítani.

(2) Szervezeti egységek közötti iratátadáskor az iratátadás tényét az átadókönyvben és az iratkezelési szoftverben is rögzíteni kell.

(3) Az iratkezelési szoftverben az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti.

(4) Az ügy ügyintézési határidejét az irat első iktatásakor (főszám) kell rögzíteni. Ha az ügyet érintő határidő változik, szükséges – a szervezeti egység vezetőjének hozzájárulása mellett – a határidő módosítása az iratkezelési szoftverben is.

(5) A biztonságos kézbesítési szolgáltatáson keresztül továbbított küldemény a határidő számítása szempontjából

(6) Jogszabályban előírt ügyintézési határidő hiányában az ügyeket a vezető által a feladatok kiadása során megállapított egyedi ügyintézési határidőn belül kell elintézni. Az egyedi ügyintézési határidőket a szolgálati út ismeretében, kellő előrelátással úgy kell meghatározni, hogy az ügy elintézéséhez szükséges további teendők (egyeztetések, vezetői aláírások stb.) elvégzésére is kellő idő maradjon.

32. § (1) Más szervhez, személyhez küldendő iratot az Iroda hivatalos nyomtatványán (levélpapírján) kell elkészíteni. Az iraton fel kell tüntetni az irat iktatószámát, tárgyát, a hivatkozási számot, a mellékletek számát, a keletkezés dátumát.

(2) Az iratot létrehozó ügyintéző, illetve vezető felelőssége, hogy a kimenő irat iktatásra kerüljön. Ezért az irat véglegessé tételét követően átadják azt az iratkezelést végző munkatársnak nyilvántartásba vétel céljából.

(3) Amennyiben több címzettje van egy iratnak azt az iraton és az iratkezelési szoftverben is rögzíteni kell. Papíralapú iratpéldányokból annyi darabot kell elkészíteni, ahány címzett van, illetve minden nem helyben maradó irat esetében egy irattári példányt is kell készíteni.

33. § (1) Kiadmányt csak a kiadmányozására jogosult aláírásával lehet kiadni. A kiadmányozott irat tartalmáért és formájáért az aláíró a felelős. A kiadmányozásra vonatkozó részletes rendelkezéseket az Iroda Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló NVI utasítás tartalmazza.

(2) Az ügyintéző az általa készített papíralapú kiadmánytervezet irattári példányát szignójával köteles ellátni.

(3) A kiadmányozott irat egyik – külső szervnek továbbított irat esetén hiteles vagy hitelesített – példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia.

(4) Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak az Iroda Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló NVI utasításban, ügyrendben, belső szabályzatban meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá.

(5) A papíralapú irat akkor hiteles kiadmány, ha

(6) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő

(7) Az elektronikus iratok kiadmányozása a Dáptv. rendelkezéseinek megfelelő, legalább fokozott biztonságú minősített elektronikus aláírás és időbélyeg elhelyezésével történik, az elektronikus aláírás grafikus képe az iraton jól látható módon megjelenik.

(8) A kiadmányozásra jogosult – elnök vagy elnökhelyettes kiadmányozó esetében a titkársági feladataikat ellátó munkatárs – a kiadmányozást követően megküldi a kiadmányozott iratot az iratot előkészítő szervezeti egység titkárságának, kivéve, ha az e-mailben vagy elektronikus tárhelyen sürgősen kézbesítendő kiadmányozott iratot az elnök kiadmányozó közvetlenül a kézbesítésre jogosultnak küldi meg.

(9) Ha két vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

(10) Az elektronikus és vegyes ügyiratok esetében a nem selejtezhető (levéltári átadásra kerülő) ügyiratba a kiadmányozott, végleges elektronikus iratokról papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni további intézkedésig. Az ügyviteli értékű, azaz selejtezhető ügyiratok esetében az iratkezelő rendszer tárolja az elektronikus állományokat, azonban az osztályadminisztrátoroknak gondoskodni kell a végleges dokumentumok rendszerbe történő feltöltéséről.

(11) A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről és aláírás-bélyegzőkről a 47. § rendelkezik.

34. § (1) Az irat határidő-nyilvántartásba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző, az iraton és az előadói íven aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. Határidő-nyilvántartásba csak teljes ügyiratot lehet helyezni.

(2) Az ügyviteli munkatárs az iratkezelési szoftver megfelelő felületének kitöltésével helyezi azt az iratot határidő-nyilvántartásba, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése után válik lehetővé.

(3) A titkársági ügyintéző a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles

(4) Ha a határidő eredménytelenül telik el (például nem érkezik válasz), az ügyintéző köteles megsürgetni a választ, majd – a vezetői döntés szerint – tovább kezelni az ügyiratot.

(5) A határidőből történő kivételt, a sürgetést és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, továbbá a titkársági ügyintéző az iratkezelési szoftver megfelelő rovatába köteles feljegyezni.

35. § (1) A kiadmányozott, kimenő iratokat még a kiadmányozás napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon továbbítani kell az érintett címzetthez.

(2) A belső felhasználásra készült iratok a vezetői aláírást követően elektronikus formában, szkennelt változatban a levelező rendszeren keresztül is kézbesíthetők.

(3) Külső személynek, szervezetnek e-mail postafiókra csak abban az esetben kerülhet kézbesítésre hiteles elektronikus irat, amennyiben más formában a címzett nem elérhető.

(4) Az expediáláshoz az ügyintéző köteles a kiadmányt az esetleges mellékletekkel együtt az osztályadminisztrátor részére előkészíteni.

(5) Az osztályadminisztrátor az iratkezelési szoftverben rögzíti az ügyintéző által választott kézbesítési módot, amely alapján az ügyviteli munkatárs eljár.

(6) A postai úton kimenő papíralapú iratokat az esetleges mellékletekkel együtt, zárt borítékban, megcímezve kell átadókönyvvel az ügyviteli munkatárs részére átadni. Az azonos címzettnek szóló iratokat egy borítékba kell helyezni.

(7) A boríték címoldalán fel kell tüntetni

(8) Ha az expediáló megállapítja, hogy a (7) bekezdés szerinti adatok kitöltése nem történt meg, erről haladéktalanul tájékoztatja az iratot készítő önálló szervezeti egység vezetőjét, aki gondoskodik a mulasztás pótlásáról.

36. § (1) Az ügyfelek részére postai úton megküldött minden olyan iratot, amelynek az átvételéhez jogkövetkezmény kapcsolódik, könyvelt küldeményként kell postára adni.

(2) A Poszeidon a posta rendszeréből automatikusan fogadja az EKI-t, majd a megfelelő iratpéldány mellé szortírozza és csatolja.

(3) A minősített elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott iratok a címzett hivatali kapuján, cégkapuján, személyes tárhelyén keresztül elérhető tárhelyre feltöltéssel kerülnek kézbesítésre. Az elektronikus közszolgáltatások nyújtását biztosító központi rendszer automatikusan tájékoztatja a címzettet a küldeményről, és hitelesen naplózza a feladási, letöltési, átvételi eseményeket, melyekről igazolásokat állít ki.

(4) Az Állami Futárszolgálat útján kézbesített küldemények kézbesítését a futárjegyzék igazolja.

(5) Egyéb futárszolgálat igénybevétele esetén a kézbesítésre vonatkozó szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően történik a kézbesítés igazolása.

(6) Személyes átvétel esetén a küldemények kézbesítésének igazolása a kiadmány irattári példányán történik, a kézbesítési időpont, az átvevő neve és aláírása feltüntetésével.

37. § (1) Téves címzés, sikertelen vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges

(2) Ha a feladó nem állapítható meg, a küldeményt – az Iroda működésére vonatkozóan biztonsági kockázatot jelentő küldemény kivételével – irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

38. § (1) A további intézkedést nem igénylő ügyiratokat le kell zárni, lezárást követően azonnal átmeneti irattárba kell elhelyezni. Amennyiben az adott ügyben új irat érkezik vagy keletkezik, az ügyiratot újra kell nyitni. A lezárás tényét az ügyiraton és az iktatókönyvben jelezni kell. A lezárás jelzésének hiányában az utolsó irat keletkezésének időpontját kell a lezárás időpontjaként figyelembe venni a selejtezés vagy levéltárba adás határidejének megállapításakor.

(2) Átmeneti irattárba kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.

(3) Átmeneti irattárba helyezni csak teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes iratot – lehet.

(4) A központi vagy átmeneti irattárba helyezés előtt az ügyintéző

(5) Az átmeneti irattárban az ügyiratokat iktatókönyvenként, a keletkezési évüknek megfelelő csoportosításban, azon belül az irattári tételszámok és az iktatószámok emelkedő sorrendjében kell elhelyezni és őrizni.

(6) Az iktatókönyv megfelelő rovatában, az irattárba helyezés időpontját és az irattári tételszámot rögzíteni kell.

(7) Az átmeneti irattárból iktatott iratot selejtezni nem lehet, ezeket a teljes lezárt évfolyam ügyirataival együtt a központi irattár részére át kell adni.

(8) Az átmeneti irattár az iratokat 2 évig őrzi és kezeli, majd átadja a központi irattárának. Az átmeneti irattározás időtartama minden tárgyév végén további egy évvel meghosszabbítható a szakmai irányítói feladatot ellátó elnökhelyettes engedélyével.

39. § (1) A papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni, az elektronikus ügyiratokat – a hitelesség tartós megőrzésének biztosítása követelményeinek figyelembevételével – az iratkezelő rendszer elektronikus irattárában kell tárolni.

(2) A személyi, valamint a pénzügyi számviteli és költségvetési ügyek iratanyagát, a feladatkör szerint illetékes szervezeti egység kezeli és őrzi.

(3) Ügyirat a szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt ügyintéző előadói íven rögzített engedélyével kerülhet irattárba.

(4) A központi irattár a lehetőség szerint teljes, lezárt évfolyamú ügyiratokat

(5) Az átadás-átvételi jegyzék tartalmazza az adott év összes (sztornózott és szerelt is) főszámáról készült táblázatot, illetve az átadó és átvevő nevét, aláírását és az átvétel dátumát. A jegyzőkönyvet először elektronikus formában kell átadni az ügyviteli munkatársaknak, majd a tételes átvételt követően a papíralapú jegyzőkönyvek aláírása is megtörténik.

(6) A nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba további intézkedésig, az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni.

(7) A központi irattárban elhelyezett ügyiratokról az iratkezelő rendszer nyilvántartásokat vezet.

(8) A központi irattár ügyviteli munkatársa

40. § (1) Az Iroda központi irattári anyaga használható belső ügyviteli célból, külső szerv vagy személy megkeresésére.

(2) Közigazgatási és más szerveknek adatokat és információkat csak írásos megkeresés alapján, a hivatalos eljárás során a szükséges mértékben lehet rendelkezésre bocsátani.

(3) Az Iroda központi irattári anyagába a munkatársak betekinthetnek, onnan kikölcsönözhetnek, másolatot kérhetnek, illetve további ügyintézés miatt szerelés céljából is kikérhetnek iratot.

(4) Az iratokba való betekintésre az azt elkészítő önálló szervezeti egység vezetője, illetve annak jogutódja írásban ad felhatalmazást. Jogutód nélkül megszűnt önálló szervezeti egység esetén az engedélyt az iratkezelésért felelős vezető adja meg.

(5) Iratot munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni – a munkaköri feladat ellátásán kívül – a vonatkozó adatvédelmi jogszabályok figyelembevételével csak a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet.

(6) A központi irattárban lévő iratokba történő betekintésről, ügyirat kikérésekről utólagosan is ellenőrizhető naplót kell vezetni. A naplókat az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni. Ezeket az iratmozgásokat az iratkezelési szoftverben is rögzíteni kell.

(7) Az ügyintézőnél lévő iratba történő betekintés, adatszolgáltatási célú másolat készítésének dokumentálása az ügyintéző feladata.

41. § (1) Az Iroda központi irattárában legalább évente egyszer, legfeljebb évente négyszer, az iratanyag esetleges felhalmozódásának elkerülése érdekében selejtezni kell a lejárt megőrzési idejű ügyiratokat.

(2) Az iratselejtezést csak szabályszerűen lefolytatott selejtezési eljárás keretében az iratkezelésért felelős vezető irányításával lehet végezni.

(3) Az ügyviteli munkatársak az ügyiratok selejtezéséről selejtezési jegyzőkönyvet készítenek, a 2. melléklet szerint. A selejtezési jegyzőkönyv kötelező és elengedhetetlen melléklete az irattári tételek szintjén készített selejtezési iratjegyzék. Az elkészült jegyzőkönyvet az iratkezelésért felelős vezető jóváhagyását és elektronikus formában történő kiadmányozását követően a Magyar Nemzeti Levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése érdekében.

(4) A megsemmisítésre váró papíralapú adathordozókat nátronzsákokban kell elhelyezni. A zsákokban más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése tilos. A zsákok nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.

(5) A levéltár selejtezési engedélyének birtokában – melyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – az Üzemeltetés az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetővel együttműködve az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik az elszállításig történő elhelyezésről és őrzésről majd a megsemmisítésről. A kiselejtezett ügyiratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy utólag ne lehessen a tartalmukat megállapítani vagy helyreállítani.

(6) Az iratok megsemmisítéséről szóló jegyzőkönyvet lehetőleg a selejtezési jegyzőkönyv következő alszámára kell iktatni.

(7) Elektronikus dokumentumok esetén az iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik, a Rendelet szerint.

42. § (1) Az Iroda maradandó értékű iratait az irattári tervben meghatározott őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel a Magyar Nemzeti Levéltárnak adja át.

(2) A levéltár számára átadandó ügyiratokat az iktatókönyvekkel együtt, az átadó költségére, az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag) tételjegyzékkel együtt, teljes lezárt évfolyamokban, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban kell átadni.

(3) A visszatartott ügyiratokról az ügyviteli munkatársak külön jegyzéket készítenek, mely az átadási jegyzékkel együtt – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is átadásra kerül.

(4) Az ügyiratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben kell rögzíteni.

(5) Az elektronikus segédletek (elektronikus iktatókönyvek) az iratkezelési szoftverből kinyert iktatási export állományt tartalmazó elektronikus átvételi csomagban kerülnek átadásra.

(6) A maradandó értékű elektronikus iratok levéltári átadása elektronikus átvételi csomag alkalmazásával az EMMI rendelet 5. §-ában foglaltak szerint elkészített, levéltári átvételről kötött megállapodás alapján történik.

43. § (1) Az iratkezelés során használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől. Az iratkezelési szoftvert használók csak a jogosultságuknak megfelelő mértékben férhetnek hozzá a rendszerben tárolt adatokhoz.

(2) Az elektronikus iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott elektronikus adathordozókkal kapcsolatos védelmi intézkedéseket az Iroda informatikai biztonsági szabályzatáról szóló NVI utasítás tartalmazza.

(3) Ha az iratkezelés során rendkívüli esemény következtében az iratok károsodást szenvednek, az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető haladéktalanul jegyzőkönyvet vesz fel, amely tartalmazza a károsodott iratok meghatározását, a káresemény helyét, időpontját és körülményeit. A jegyzőkönyvet haladéktalanul megküldi a Magyar Nemzeti Levéltár részére. A levéltár véleményének kikérésével az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető megvizsgálja a megrongálódott iratok helyreállításának lehetőségét. Amennyiben a károsodás mértéke, illetve jellege miatt nincs mód az iratok helyreállítására, a levéltár engedélyezheti azok kényszerselejtezését, továbbá szükség esetén hivatalból értesíti az adatvesztés ügyében eljárásra jogosult hatóságot.

44. § (1) Az iratok nyilvántartására – papíralapú és elektronikus – iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek célja, hogy az iratok teljes körű nyilvántartása megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjen.

(2) A papíralapú, valamint az elektronikus iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:

(3) Az iratkezeléshez használt segédletek beszerzéséről az Üzemeltetés gondoskodik.

45. § (1) Személyi változás esetén a munkatárs a kezelésében lévő iratokkal – az Iroda közszolgálati szabályzatáról szóló NVI utasításban rögzítettek szerint – tételesen számol el. Amennyiben a felhasználó nevén az iratkezelő rendszer a kilépés időpontjában iratot jelez, a kilépő lap aláírására nem kerülhet sor.

(2) A szervezeti egység vezetője gondoskodik arról, hogy személyi változás esetén az iratkezelési folyamat résztvevői a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen elszámoljanak.

(3) A befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírások szerint irattárba, a folyamatban lévő ügyek iratait a vezető által az ügy intézésével továbbiakban megbízott ügyintéző részére kell átadni. Az átadás-átvételről iktatott jegyzőkönyvet kell felvenni, melyben tételesen fel kell sorolni az átadott, illetve átvett ügyiratok iktatószámát és utolsó alszámát, valamint a még elintézendő ügyirathátralékot is. A jegyzőkönyvből az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető is kap egy példányt.

(4) Szervezeti egységének megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt és a kezelésében lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egység(ek)nek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

(5) Amennyiben a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni, és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.

(6) Amennyiben a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet mint felelőst rögzíteni kell.

(7) Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az átmeneti irattári anyagot – a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzatában meghatározottak szerint – a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani vagy a központi irattárban elhelyezni. A központi irattárba helyezett egyes ügyiratokra vonatkozó igényt betekintéssel, másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni.

(8) A megszűnő szervezeti egység papíralapú vagy elektronikus lezárt iktatókönyvét a központi irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni, azzal, hogy az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell.

(9) Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni.

(10) Az ügyiratok átadás-átvételét az iratkezelési szoftverben is dokumentálni kell.

(11) Az esetlegesen elveszett ügyiratokról az 5. melléklet szerinti jegyzőkönyvet kell felvenni.

46. § (1) Sokszorosítani kizárólag az Iroda feladataival összefüggő iratokat, anyagokat lehet. A hivatali munkával össze nem függő, a hivatalon kívül végzett oktatási vagy tudományos tevékenységgel kapcsolatos anyag sokszorosítását az elnök engedélyezheti.

(2) Nem minősített kiadványt, nyomdai terméket a mindenkor hatályos belső utasítás szerint kell elkészíteni.

(3) A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

47. § (1) Az Iroda hivatalos hitelesítési eszközeiről, így az állami címerrel, sorszámmal és egyéb azonosítással ellátott körbélyegzőkről, fejbélyegzőkről, névbélyegzőkről és egyéb bélyegzőkről az Elnöki Titkárság erre kijelölt munkatársa (a továbbiakban: bélyegző-nyilvántartó) nyilvántartást, bélyegző-nyilvántartó könyvet köteles vezetni. Az Iroda a hivatali működés támogatása érdekében egyéb, nem hivatalos bélyegzőket is alkalmazhat.

(2) A körbélyegzőt a kiadmányozási joggal felruházott vezető által kijelölt ügyintéző őrzi, és felelős annak rendeltetésszerű használatáért. A körbélyegzőt a hivatali idő után, valamint a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. Körbélyegzőt az épületből csak abban az esetben lehet kivinni, ha ez az épületen kívüli munkavégzéshez feltétlenül szükséges.

(3) A bélyegző-nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia:

(4) A bélyegző-nyilvántartó könyvet az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető aláírásával hitelesíti.

(5) A hivatalos, esetleges visszaélésre alkalmat adó bélyegzőt zárható helyen, illetéktelen személy hozzáférését kizárva kell tartani. A bélyegzőt napközben is úgy kell tárolni, hogy azokhoz illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá. A több személy által használt bélyegzőt használat után azonnal a kijelölt bélyegzőtárolási helyre kell visszahelyezni.

(6) Ha a hivatalos bélyegző használatára jogosult személy távolléte miatt az álláshelyi feladatainak átadása szükséges, és az álláshelyi feladatot átvevő személy a feladatok ellátásához szükséges bélyegzőkkel nem rendelkezik, egyidejűleg biztosítani kell számára a bélyegzők használatát is.

(7) Az új bélyegzőt a Közbeszerzési Osztály szerzi be. A bélyegző-nyilvántartó a megrendelésre rávezeti, hogy a megrendelt bélyegző a központi bélyegző-nyilvántartás szerint melyik sorszámot kaphatja. A Közbeszerzési Osztály az elkészült bélyegzőt átveszi, majd átadja a bélyegző-nyilvántartó részére, aki nyilvántartásba vétel után kiadja a megrendelőnek.

(8) Amennyiben a használó észleli, hogy körbélyegzője elveszett, vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében

(9) Az elhasználódott, elavult bélyegzők selejtezéséről és megsemmisítéséről a bélyegző-nyilvántartó intézkedik. A megsemmisítés előtt a hivatalos bélyegzőről lenyomatot kell készíteni, és azt a megsemmisítésről készített jegyzőkönyvvel együtt kell megőrizni.

(10) A selejtezés tényét a bélyegző-nyilvántartásban is jelölni kell.

(11) Minden kiadmányozási joggal felruházott vezető jogosult legalább minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú személyi aláírás és az Iroda elektronikus bélyegzőjének használatára.

48. § (1) Az Irodának az elektronikus tárhelyek használatára feljogosított munkatársai kötelesek gondoskodni arról, hogy az értesítési tárhelyekre, e-mail postafiókokra érkezett küldemények minden munkanapon átvételre, illetve érkeztetésre kerüljenek.

(2) Az Iroda levelezőrendszerén érkezett és az Iroda feladatkörébe tartozó ügyet keletkeztető e-mail beérkezését a Poszeidon érkeztető nyilvántartásában kell dokumentálni.

(3) A Poszeidonba integrált NVI hivatali kapura érkező küldeményeket az iktatórendszer munkaidőben automatikusan letölti és érkezteti. Így a továbbiakban a Poszeidonban kell az elektronikus iratokat kezelni és az ügy intézésével kapcsolatos folyamatokat dokumentálni.

(4) A webböngészős hivatali kapura beérkező küldeményeket le kell tölteni, és az iratkezelő rendszerben érkeztetni lehet.

(5) Vegyes ügyiratok esetében az elektronikus iratokról szükség esetén papíralapú hiteles másolat készíthető.

(6) A Poszeidonból kimenő elektronikus iratok hitelesítése a kiadmányozó vezető részére biztosított minősített elektronikus aláíró tanúsítványon alapuló elektronikus aláírás és minősített időbélyegző használatával történik.

(7) A hivatali kapu rendszerébe bekapcsolt szervek részére küldendő iratokat a Poszeidonban a „Csoportos postázás” menüponton, hivatali kapun keresztül továbbítják az ügyviteli munkatársak a címzett részére. A hivatali kapu rendszerén kívüli ügyfelek részére küldendő iratokat a személyes tárhely és a cégkapu szolgáltatáson keresztül lehet megküldeni.

(8) Az NVI elnevezésű hivatali kapun keresztüli kiküldésre, illetve a postai küldemények postázására az ügyviteli munkatársak jogosultak. A hivatali kapuval nem rendelkező belső szervezeti egység az elektronikus tárhelyre küldendő irat iktatószámát, a címzett hivatal teljes vagy rövid nevét és KRID-azonosítóját az Elnöki Titkárság e-mail-címére küldi meg. Személyes tárhelyre történő kiküldés esetén az irat iktatószámán kívül a természetes személy 4T-adatát (név, anyja neve, születési ideje, születési helye) szükséges megadni. Az irat iktatószámához minden esetben csatolni kell az elektronikus dokumentumot, melynek elektronikus hitelesítése a csatolás előtt megtörtént.

(9) A természetes személy részére küldendő kézbesítés formája tekintetében figyelembe kell venni az érintett rendelkezési nyilvántartásban tett nyilatkozatát.

(10) Az ügyintézőnek és az osztályadminisztrátornak gondoskodnia kell a papíralapú kiadmány postai úton történő kézbesítéséről, ha

(11) Az elektronikusan beérkezett küldemények, elektronikusan kiküldött iratok csak a küldés és hitelesítés módjában különböznek a papíralapú iratoktól. Kezelésük, így az irattározás is az iratkezelési szoftverben történik, nyomtatott iratpéldány nélkül.

(12) Az Informatikai Főosztály nyilvántartást vezet a hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyekről. Az adott szervezeti egység vezetője az elektronikus tárhely használatára feljogosított és kötelezett munkatársakat érintő változásokról (létesítés, módosítás, megszüntetés) írásbeli tájékoztatást ad az Informatikai Projektirodának. A nyilvántartás alapján tanúsíthatónak kell lennie, hogy egy adott személy egy adott időszakban jogosult volt-e eljárni az adott szervezet nevében. A nyilvántartás ezen utasítás irattári tervében, a jogosultságok nyilvántartásával kapcsolatos ügyekre meghatározott időtartamig őrzendő.

(13) A valasztas.hu honlapon vagy SZÜF-ön a Ve. szerinti, az Iroda feladat- és hatáskörébe tartozó névjegyzékkel kapcsolatos kérelmeket az iratkezelési szoftver automatikusan érkezteti és iktatja, valamint annak befogadásáról a központi elektronikus rendszer visszaigazolást küld a kérelmezőnek.

49. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, rendelkezéseit 2026. január 1-jétől kell alkalmazni.

(2)¹