8/2025. (XII. 19.) NVI utasítás

1. A MÁSOLATKÉSZÍTÉSI SZABÁLYZAT CÉLJA

1.1. A Nemzeti Választási Irodánál (a továbbiakban: Iroda) mint elektronikus ügyintézést biztosító szervnél történő hiteles elektronikus másolatkészítés eljárási rendjét és műszaki feltételeit jelen szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) tartalmazza.

1.2. A Szabályzatot a vonatkozó jogszabályokkal, utasításokkal összhangban kell alkalmazni és teljesíteni azzal, hogy azok változása esetén a Szabályzat a változásnak megfelelően alkalmazandó a Szabályzat megfelelő módosításáig. A vonatkozó legfontosabb jogszabályok, utasítások:

– a digitális államról és a digitális szolgáltatások nyújtásának egyes szabályairól szóló 2023. évi CIII. törvény,

– a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény,

– a digitális állampolgárság egyes szabályairól szóló 321/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 321/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet],

– a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet,

– az Iroda mindenkor hatályos szervezeti és működési szabályzata,

– az Iroda mindenkor hatályos iratkezelési szabályzata,

– az Iroda mindenkor hatályos információbiztonsági szabályzata.

2. A SZABÁLYZAT HATÁLYA

2.1. A Szabályzat személyi hatálya kiterjed az Iroda azon tagjaira, akik bármilyen módon részt vesznek a másolatkészítés folyamatában. Hiteles másolatot csak az arra feljogosított, a Szabályzat 1. függelékében felsorolt munkatárs készíthet.

2.2. A Szabályzat tárgyi hatálya az alábbi tevékenységekre terjed ki:

2.2.1. az Irodába érkezett papíralapú iratról hiteles elektronikus másolat készítésére,

2.2.2. az Iroda által elkészített hiteles elektronikus dokumentumról hiteles papíralapú másolat kiadására,

2.2.3. az Iroda által kiadmányozott papíralapú dokumentumról hiteles elektronikus másolat készítésére, beleértve az elektronikus kapcsolattartásra kötelezettek felé történő küldéséhez szükséges másolatkészítést is,

2.2.4. az Iroda központi irattárában található papíralapú iratokról készített hiteles másolatkészítésre.

3. ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK

3.1. elektronikus bélyegző: a belső piacon történő elektronikus tranzakciókhoz kapcsolódó elektronikus azonosításról és bizalmi szolgáltatásokról, valamint az 1999/93/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló, az EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS 2014. július 23-i 910/2014/EU RENDELETE (a továbbiakban: eIDAS rendelet) 3. cikk 25. pontja szerinti elektronikus adatok;

3.2. elektronikus dokumentum: az eIDAS rendelet 3. cikk 35. pontja szerinti tartalom;

3.3. hiteles elektronikus másolat: a 321/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet 2. § 3. pontja szerinti adategyüttes;

3.4. hitelesítési záradék: a 321/2024 (XI. 6.) Korm. rendelet szerinti adattartalommal elkészített állomány, amely a hiteles elektronikus másolat elválaszthatatlan részét képezi;

3.5. időbélyeg: olyan – valamely időbélyegzés szolgáltató saját aláírásával hitelesített – adat, amely tartalmazza az időbélyegzett dokumentum lenyomatát és az időbélyegzés időpontját;

3.6. képi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét;

3.7. másolatkészítő rendszer: a másolatkészítés során alkalmazott valamennyi eszköz (például hardver, szoftver) együttese;

3.8. papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett;

3.9. tartalmi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az – a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen – biztosítja a papíralapú dokumentum joghatás kiváltása szempontjából lényeges tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést.

4. MÁSOLATKÉSZÍTÉSSEL MEGBÍZOTT VAGY ARRA FELJOGOSÍTOTT SZEMÉLYEK KÖRE ÉS FELELŐSSÉGI KÖRÜK

4.1. Hiteles másolatkészítésre jogosultak az Elnöki Titkárság (a továbbiakban: felelős szervezeti egység) titkársági feladatokat ellátó munkatársai.

4.2. A másolatkészítő személyekről szóló nyilvántartást a Szabályzat 1. függelékében megjelölt adattartalommal a felelős szervezeti egység készíti el és vezeti.

4.3. Az Informatikai Főosztály biztosítja a másolatkészítéshez szükséges hardverek, szoftverek, valamint a hitelesítéshez szükséges elektronikus aláírás, elektronikus bélyegző, időbélyegző rendelkezésre állását.

4.4. A másolatkészítő fokozott figyelemmel köteles eljárni a másolatkészítési és hitelesítési tevékenysége során. A másolatkészítésért a hiteles másolatkészítésre feljogosított személyeket teljeskörű munkajogi felelősség terheli.

4.5. A másolatkészítő felelős az eredeti és a másolati példány egyezőségének megállapításáért (validálásáért), valamint a validált másolat Szabályzat szerinti hitelesítéséért.

4.6. Kijelölés során ügyelni kell arra, hogy a másolat készítője elektronikus bélyegző használatára való jogosultsággal rendelkezzen.

4.7. A másolatkészítéssel megbízott alkalmazott a papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során kizárólag az Iroda eszközei segítségével készíthet elektronikus másolatot, amelynek során köteles betartani a Szabályzatban meghatározott eljárási rendet.

5. A MÁSOLATKÉSZÍTÉSSEL KAPCSOLATOS ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK

5.1. Hiteles másolat nem készíthető az alábbi dokumentumokról:

5.1.1. minősített iratok,

5.1.2. azok az iratok, melyek elektronikus irattá történő alakítása technikai okból – például a papír méretéből, típusából adódóan, a helyi adottságokat figyelembe véve – nem lehetséges,

5.1.3. azon iratok, amelyek jogszabály alapján nem másolhatók, digitalizálhatók,

5.1.4. azon iratok, amelyeket az Iroda iratkezelési szabályzata alapján nem kell iktatni,

5.1.5. jogszabályi felhatalmazás alapján külön nyilvántartásban kezelt iratok,

5.1.6. közbeszerzéssel, humánpolitikával kapcsolatos iratok, küldemények,

5.1.7. vagyonnyilatkozatok,

5.1.8. a tárgyakat tartalmazó küldemények és csomagküldemények,

5.1.9. sikertelen kézbesítés miatt visszaérkezett küldemények,

5.1.10. felbontási korlátozással megjelölt iratok.

5.3. Papíralapú dokumentumról az Iroda által rendelkezésre bocsátott eszközön és programmal készíthető digitalizált, még hitelesnek nem minősülő elektronikus változat (a továbbiakban: digitalizált irat). A digitalizálás során szkenner segítségével 100–300 dpi felbontású, színes, PDF formátumú állományt kell készíteni.

5.4. A másolatkészítés során a dokumentumok valamennyi oldalát, így az üres oldalakat is digitalizálni kell. Az egy egységnek tekintett irat egy elektronikus egységgé, „fájllá” digitalizálandó. Amennyiben a digitalizálandó irat terjedelme technikai okok miatt egy fájlba nem digitalizálható, a másolat a digitalizálandó irat részekre bontásával is elkészíthető, a részek sorszámának feltüntetésével. Több dokumentumon is elhelyezhető egy elektronikus aláírás vagy bélyegző, illetve időbélyegző, ez esetben a dokumentumok a továbbiakban csak együtt kezelhetőek.

5.5. Kizárólag olyan elektronikus másolat készíthető, amely a papíralapú dokumentum teljes tartalmát tartalmazza, részleges másolat vagy elektronikus kivonat nem készíthető.

5.6. A Szabályzat rendelkezései az automatikus másolatkészítésre nem terjednek ki.

5.7. A másolatkészítés során keletkezett esetleges munkaközi elektronikus példányokat a hiteles elektronikus másolat elkészültét követően haladéktalanul törölni kell az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszerből (a továbbiakban: Poszeidon).

5.8. A záradékolt, hitelesített, időbélyeggel ellátott elektronikus irat az eredeti papíralapú irattal azonos joghatást kiváltó hiteles elektronikus másolatnak felel meg.

5.9. A hitelesítési záradék kötelező tartalmi elemei:

5.9.1. iktatószám;

5.9.2. a másolatkészítő szervezet elnevezése;

5.9.3. a másolat képi vagy tartalmi egyezőségéért felelős neve;

5.9.4. a másolatkészítő rendszer megnevezése és verziószáma;

5.9.5. a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése és verziószáma;

5.9.6. az irányadó másolatkészítési rend elérhetősége;

5.9.7. a záradékolásra jogosult személy legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírása;

5.9.8. az „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező” hitelesítési záradékszöveg;

5.9.9. a másolatkészítés (záradékolás) időpontja.

5.10. A hiteles elektronikus másolattá átalakított iratok megőrzési ideje megegyezik a papíralapú irat megőrzési idejével. A selejtezhető elektronikus iratok megőrzési határidő lejárta utáni selejtezése a Poszeidonban történik. Azok a selejtezhető papíralapú iratok, melyekről hiteles másolat készült, megsemmisíthetők.

5.11. Azoknak a maradandó értékű (levéltári átadásra kerülő) papíralapú iratoknak a megsemmisítéséhez, melyekről hiteles elektronikus másolat készült, levéltári nyilatkozat szükséges.

6. PAPÍRALAPÚ DOKUMENTUMRÓL HITELES ELEKTRONIKUS MÁSOLAT KÉSZÍTÉSE

6.1. Minden külső – az Iroda szervezetén kívüli – természetes személytől, jogi személytől, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezettől érkező és kivételi körbe nem eső papíralapú dokumentumot – így a borítékot is – bontást követően legkésőbb az érkezést követő munkanapon, digitalizálni kell. A borítékot, illetve a mellékleteket a hozzá tartozó irattal egy fájlba szükséges digitalizálni. Amennyiben a boríték több küldeményt tartalmaz, úgy a küldeményekről külön-külön kell elektronikus másolatot készíteni. A borítékot valamennyi küldeményhez digitalizálni kell.

6.2. A másolatkészítő oldalanként megállapítja a papíralapú küldemény és az elkészült elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelőségét.

6.3. A másolatkészítés sikeres, ha az eredeti papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat (digitalizált irat) képi és tartalmi megfelelősége megállapítható, így az eredeti papíralapú dokumentum tartalmi és formai elemeinek megismerhetősége biztosított.

6.4. A másolatkészítés sikertelen, amennyiben a képi és tartalmi megfelelőség nem állapítható meg. Ebben az esetben a másolatkészítést meg kell ismételni, valamint a képi és tartalmi megfelelés megállapítására nem alkalmas elektronikus másolatot (digitális iratot) törölni kell.

6.5. Az egyezőség és olvashatóság megállapítása esetén a másolatkészítő az elektronikus másolatot a Poszeidonban – a „Hitelesség” lapfül „Hitelesség tanúsítása aláírással” panel „Hiteles másolat” funkciógombjának használatával – elektronikus záradékkal és a másolathoz kapcsolódó metaadatokkal látja el.

6.6. Hiteles másolat készítésekor a Poszeidon a záradékolással egyidőben elektronikus szervezeti bélyegzővel és időbélyegzővel látja el a dokumentumot.

6.7. Belső vagy kimenő irányú papíralapú irat hiteles elektronikus másolattá alakítása során az Iroda munkatársa fentiekre figyelemmel elkészíti a végleges (kiadmányozott) iratról a digitális másolatot, amelyet hitelesítés céljából elektronikus úton megküld az Elnöki Titkárság (NVI – Elnöki Titkarsag@nvi.hu) elektronikus levelezési címére, valamint gondoskodik a papíralapú irat Elnöki Titkárság részére történő átadásáról.

6.8. A másolatkészítő a 6.7. pont szerint kapott digitális másolat hitelesítése során a bejövő irányú papíralapú dokumentum átalakításának szabályai szerint jár el. A papíralapú dokumentumot visszajuttatja az igénylőnek, aki gondoskodik a hiteles elektronikus irat további kezeléséről, kiküldéséről.

6.9. Az Iroda által központi irattárban őrzött nem selejtezhető iratokról levéltári jóváhagyást követően készíthető hiteles elektronikus másolat.

7. HITELES ELEKTRONIKUS IRATRÓL HITELES PAPÍRALAPÚ MÁSOLAT KÉSZÍTÉSE

7.1. A szervezeti egység munkatársa a hiteles elektronikus iratot és a hiteles papíralapú másolat készítése iránti igényét megküldi a felelős szervezeti egység részére annak elektronikus levelezési címére (NVI – Elnöki Titkarsag@nvi.hu).

7.2. A másolatkészítő a másolat elkészítését megelőzően köteles ellenőrizni azt, hogy az eredeti elektronikus irat az aláírás és a másolatkészítés időpontja között megváltozott-e, továbbá, hogy az aláírás időpontjában az azt hitelessé tevő tanúsítvány érvényes volt-e. Amennyiben az ellenőrzés nem erősíti meg az elektronikus aláírás érvényességét, úgy hiteles másolat nem készíthető az elektronikus dokumentumról.

7.3. Az elektronikus dokumentumról – hitelességének megállapítását követően – a másolatkészítő nyomtatással papíralapú másolatot készít. Több oldalból álló nyomtatott papíralapú dokumentum oldalainak összetartozását a nyomtatást követően a lapok összetűzésével, valamint folyamatos oldalszámozással (amennyiben az eredeti dokumentum oldalszámozást nem tartalmaz) biztosítani kell.

7.4. A másolatkészítő a nyomtatott másolatnak az eredeti elektronikus dokumentummal való tartalmi és képi egyezőségét, valamint a nyomtatott papíralapú dokumentum olvashatóságát (képminősége megfelelő, jól olvasható, értelmezhető) oldalanként, egyedileg köteles ellenőrizni.

7.5. A másolatkészítő a nyomtatást követően megállapítja az eredeti hiteles elektronikus irat és a papíralapú másolat képi és tartalmi megfelelőségét.

7.6. Amennyiben a képi és tartalmi megfelelőség nem állapítható meg, a másolatkészítést – nyomtatást – meg kell ismételni, valamint a képi és tartalmi megfelelés megállapítására nem alkalmas papíralapú másolatot meg kell semmisíteni.

7.7. A másolat képi és tartalmi megfelelésének megállapítását követően a másolatkészítő papíralapú hitelesítési záradékkal ellátott és kitöltött előlapot nyomtat a másolathoz (3. függelék). Amennyiben az irat több oldalból áll, a másolatkészítő a papíralapú másolat minden oldalát szignójával látja el.

7.8. A hitelesítő az új, hiteles papíralapú dokumentumról – záradékkal együtt – egy darab szkennelt „fájl”-t készít, amit iktatás nélkül fel kell tölteni a Poszeidonba a hiteles elektronikus aláírással ellátott dokumentumhoz. A Poszeidonban az új, materiális példánnyal kapcsolatos információkat, eseményeket az alszámhoz fűzött megjegyzésként rögzíteni szükséges.

8. PAPÍRALAPÚ HITELES IRATRÓL HITELES PAPÍRALAPÚ MÁSOLAT KÉSZÍTÉSE

8.1. A másolatkészítő papíralapú másolatot készít az eredeti dokumentumról, majd ellenőrzi a képi és tartalmi egyezőséget. Képi és tartalmi megfelelőség esetén a másolat első oldalán hitelesítési záradékoló bélyegzőt kell elhelyezni, mely az alábbi adatokat tartalmazza:

8.1.1. „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező” szöveget;

8.1.2. a hitelesítés időpontját;

8.1.3. névbélyegző lenyomatával, vagy nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását;

8.1.4. a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezését és verziószámát;

8.1.5. a hitelesítő személy saját kezű aláírását;

8.1.6. a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.

8.2. Amennyiben az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni.

8.3. A hiteles másolat szkennelt változatát a Poszeidonban az irat alszámához csatolmányként fel kell tölteni. A Poszeidonban a hiteles papíralapú másolat kiadásával kapcsolatos információkat, eseményeket az alszámhoz fűzött megjegyzésként rögzíteni szükséges.

9. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

9.1. A Szabályzat rendelkezéseit az Iroda iratkezelési szabályzatáról szóló NVI utasítás rendelkezéseivel összhangban kell alkalmazni. A Szabályzatot az Iroda honlapján (www.valasztas.hu) közzé kell tenni. A közzétételről, illetve a módosítások közzétételéről a Jogi Osztály gondoskodik. Módosítás esetén a Szabályzat módosítást megelőző állapotát, hatályon kívül helyezés esetén a hatályon kívül helyezett Szabályzatot 10 évig meg kell őrizni az Iroda honlapján.