3/2026. (III. 26.) EM utasítás

1. A SZABÁLYZAT CÉLJA

1.1. A Szabályzat célja a minisztérium szervezeti egységeihez beérkező küldemények, valamint az általuk keletkeztetett papíralapú iratok hiteles elektronikus irattá, illetve elektronikus iratok hiteles papíralapú irattá átalakítására vonatkozó alapvető és egységes szabályok meghatározása a digitális államról és a digitális szolgáltatások nyújtásának egyes szabályairól szóló 2023. évi CIII. törvényben foglaltak végrehajtása érdekében, a digitális állampolgárság egyes szabályairól szóló 321/2024. (XI. 6.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Korm. rendelet) és az Energiaügyi Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 9/2025. (VIII. 28.) EM utasításban [a továbbiakban: 9/2025. (VIII. 28.) EM utasítás] foglalt rendelkezések figyelembevételével.

1.2. A Szabályzat tartalmazza a minisztérium szervezeti egységeihez beérkező, valamint az általuk készített – az iratok kivételi körébe nem tartozó – papíralapú dokumentumról hiteles elektronikus másolat készítésének, illetve elektronikusan kiadmányozott iratok hiteles papíralapú irattá átalakításának eljárási rendjét.

2. FOGALMAK

2.1. A Szabályzat vonatkozásában

2.1.1. bonthatatlan kötés: az egy egységet képező iratok oly módon történő fizikai összekapcsolása, amelynek megszüntetése kizárólag roncsolással lehetséges, illetve amelyen bármely módosítási kísérlet azonnal látható nyomot hagy;

2.1.2. digitalizálás: a Korm. rendelet 2. § 1. pontja szerinti eljárás;

2.1.3. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is;

2.1.4. elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról a Szabályzatnak megfelelően készült, azzal képileg és tartalmilag egyező, joghatás kiváltására alkalmas eszköz útján értelmezhető adategyüttes;

2.1.5. hiteles elektronikus másolat: a Korm. rendelet 2. § 3. pontja szerinti adategyüttes;

2.1.6. hitelesítési záradék: az „az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat” vagy az „az eredeti papíralapú dokumentummal egyező” záradékszöveggel ellátott, a Korm. rendelet szerinti adattartalommal elkészített állomány, amely az elektronikus, illetve a papíralapú másolat elválaszthatatlan részét képezi, a Robotzsaru integrált ügyviteli, ügyfeldolgozó és elektronikus iratkezelő rendszer (a továbbiakban: Robotzsaru rendszer) esetén az „az eredeti papíralapú dokumentummal egyező” hitelesítési záradékszöveg jelenik meg;

2.1.7. iratok kivételi köre: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. mellékletében felsorolt, az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben nem továbbítható küldemények, valamint a 9/2025. (VIII. 28.) EM utasítás 2. függeléke szerinti központi érkeztető rendszerben nem érkeztethető és nem expediálható küldemények;

2.1.8. képi megfelelés: az elektronikus másolat Korm. rendelet 2. § 4. pontja szerinti tulajdonsága;

2.1.9. másolatkészítő rendszer: a Korm. rendelet 2. § 5. pontja szerinti rendszer;

2.1.10. metaadat: a tárolt dokumentumot leíró ismertető adatok;

2.1.11. papíralapú dokumentum: papíron rögzített szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, függetlenül attól, hogy az milyen eszközzel és milyen eljárással keletkezett;

2.1.12. tartalmi megfelelés: az elektronikus másolat Korm. rendelet 2. § 6. pontja szerinti tulajdonsága.

3. A MÁSOLATKÉSZÍTÉS FOLYAMATA

3.1. Papíralapú irat átalakítása hiteles elektronikus irattá

3.1.1. A papír alapon kiadmányozott irat – e fejezet szerinti – digitalizálása során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papír alapon kiadmányozott irat és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését.

3.1.2. Kizárólag olyan elektronikus másolat készíthető, amely a papíralapú dokumentum teljes tartalmát magában foglalja, részleges másolat vagy elektronikus kivonat nem készíthető.

3.1.3. Az elektronikus másolatot a következő metaadatok elhelyezésével kell létrehozni, és azt egyértelműen az eredeti papíralapú dokumentum képéhez rendelni:

3.1.3.1. a másolatkészítő szervezet elnevezése és – ha a másolatkészítés nem az automatikus másolatkészítés Korm. rendelet 72. §-ában meghatározott szabályai szerint történik – a másolat képi vagy tartalmi egyezéséért felelős személy neve;

3.1.3.2. a másolatkészítő rendszer, illetve a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése és verziószáma;

3.1.3.3. a másolatkészítés időpontja;

3.1.3.4. az irányadó másolatkészítési rend elérhetősége.

3.1.4. A Robotzsaru rendszer az elektronikus másolathoz az alábbi metaadatokat rendeli:

3.1.4.1. papíralapú dokumentum megnevezése;

3.1.4.2. papíralapú dokumentum fizikai méretei;

3.1.4.3. másolatkészítő szerv elnevezése;

3.1.4.4. másolat képi vagy tartalmi egyezéséért felelős személy neve;

3.1.4.5. másolatkészítő rendszer megnevezése;

3.1.4.6. másolatkészítési szabályzat megnevezése és verziószáma;

3.1.4.7. másolatkészítés időpontja;

3.1.4.8. hitelesítés időpontja;

3.1.4.9. irányadó másolatkészítési rend elérhetősége.

3.1.5. Ha egy küldemény több iratot tartalmaz, úgy az iratokról külön-külön kell az elektronikus másolatot elkészíteni. Különböző alszámú iratokhoz külön-külön kell a 3.1.7. pont szerint záradékot készíteni.

3.1.6. A másolatkészítő a papír alapon kiadmányozott, körbélyegzővel ellátott irat minden oldaláról szkenner segítségével egy PDF formátumú állományt készít.

3.1.7. A Korm. rendelet 69. §-ában foglaltaknak megfelelően a Poszeidon (EKEIDR) Irat- és Dokumentumkezelő Rendszer (a továbbiakban: Poszeidon rendszer) generálja le a hitelesítési záradékot a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésekor. A 3.1.6. pont szerinti PDF formátumú állományt a Poszeidon rendszerbe a megfelelő iktató/érkeztető számhoz szükséges feltölteni, és a Poszeidon rendszer hitelesítő funkciójának (Hiteles másolat gomb) használatával előállítható a „ZÁRADÉK A PAPÍRALAPÚ DOKUMENTUMBÓL ELŐÁLLÍTOTT HITELES ELEKTRONIKUS ÁLLOMÁNYHOZ” megnevezésű dokumentum.

3.1.8. A másolatkészítő az elektronikus állományhoz kapcsolódóan, a Megjegyzés rovatban rögzíti, hogy kinek, mikor került hiteles másolat kiadásra.

3.1.9. A Robotzsaru rendszer használata esetén:

3.1.9.1. Külön záradék készítése nem szükséges, azt a rendszer automatikusan biztosítja. A másolatkészítést végző az elektronikus másolatot a postabontási adatokhoz csatolja.

3.1.9.2. A képi és tartalmi megfelelés megállapítását követően az elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított ügykezelő az elektronikus másolatot mint bontási mellékletet hitelesíti, és befejezi a postabontási műveletet.

3.1.9.3. A Robotzsaru rendszer a postabontási művelet befejezésével egyidejűleg az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal látja el.

3.1.9.4. A hitelesítési záradékkal ellátott elektronikus másolaton a Robotzsaru rendszer elhelyezi a hitelesítést végző személy nevét tartalmazó elektronikus bélyegzőt és az időbélyeg-szolgáltatótól származó időbélyeget.

3.1.10. A másolatkészítő egyedileg és oldalanként ellenőrzi a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelőségét.

3.1.11. Ha technikai okok miatt (túl nagy fájlméret) egy dokumentum csak több fájlba szkennelhető, a hitelesítési záradékot valamennyi állománynak tartalmaznia kell. Ebben az esetben a hitelesítési záradékra rá kell vezetni, hogy az adott állomány a dokumentum mely részét tartalmazza.

3.1.12. A másolatkészítés sikeres, ha az eredeti papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelése megállapítható.

3.1.13. Ha a képi vagy tartalmi megfelelés nem állapítható meg, a másolatkészítést meg kell ismételni, valamint a képi vagy tartalmi megfelelés megállapítására nem alkalmas elektronikus dokumentumot törölni kell.

3.1.14. A hiteles elektronikus másolat postázása esetén a kimenő elektronikus iratot és a záradékot együttesen tartalmazó PDF formátumú fájlt a kiadmányozó elektronikus aláírását vagy a Poszeidon felhasználó által szervezeti aláírással történő ellátását követően a hivatali kapuhoz hozzáféréssel rendelkező személy küldi el a címzett részére. Robotzsaru rendszer használata esetén az aláírással történő ellátás után a kiküldés automatikusan megtörténik.

3.1.15. Nem digitalizálhatók azon iratok, melyek a kivételi körbe tartoznak.

3.2. Elektronikus irat átalakítása hiteles papíralapú irattá

3.2.1. A másolatkészítő a másolat elkészítésekor ellenőrzi, hogy az eredeti elektronikus irat a kiadmányozás és a másolatkészítés időpontja között megváltozott-e, továbbá, hogy az aláírás időpontjában az azt hitelessé tevő tanúsítvány érvényes volt-e.

3.2.2. Ha a 3.2.1. pont szerinti ellenőrzés megerősíti a dokumentum változatlanságát, sértetlenségét és az aláírás, időbélyegző érvényességét, úgy a másolatkészítő az elektronikusan aláírt iratot a szükséges példányszámban kinyomtatja, és meggyőződik arról, hogy a kinyomtatott papíralapú másolat tartalmazza-e a kiadmányozó személy nevét és az elektronikus aláírás időpontját.

3.2.3. A másolatkészítő a szükséges példányszámban elkészíti a „ZÁRADÉK AZ ELEKTRONIKUS ÁLLOMÁNYBÓL ELŐÁLLÍTOTT HITELES PAPÍRALAPÚ DOKUMENTUMHOZ” megnevezésű, 1. függelék szerinti dokumentumot az irat iktatószámának / érkeztető számának záradékon történő feltüntetése mellett, és a záradékot az irathoz annak elválaszthatatlan részeként csatolja. A Poszeidon rendszerben az irathoz kapcsolódóan egy új materiális példány létrehozása szükséges, amelynek Megjegyzés rovatában rögzíteni kell, hogy kinek, mikor került hiteles másolat kiadásra. A Robotzsaru rendszer használata esetén az ügyirat alszámához új példány létrehozásával történik meg a hiteles másolat papíralapú kiküldése.

3.2.4. A több oldalból álló nyomtatott papíralapú irat oldalainak összetartozását a nyomtatást követően biztosítani kell.

3.2.5. Ha az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalán a másolatkészítő személy szignóját fel kell tüntetni.

3.2.6. A másolat hitelesítésére jogosult személy a záradék valamennyi példányát aláírja, és körbélyegzővel látja el.

3.2.7. A hiteles papíralapú másolat postázása esetén a másolatkészítő a záradékolt irat egy példányát a címzett részére postai úton megküldi. A záradékolt irat személyes iratbetekintés keretében is átadható.

3.3. Papíralapú hiteles kiadmány papíralapú hiteles másolattá alakítása

3.3.1. A papíralapú hiteles kiadmány papíralapú hiteles másolattá alakításáról a 9/2025. (VIII. 28.) EM utasítás rendelkezik.

3.3.2. A kiadmányozási jogkörrel rendelkező vezető és a 4.2. pontban foglalt személyek jogosultak másolatkészítésre.

4. A MÁSOLATKÉSZÍTÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ FELELŐSSÉGI KÖRÖK

4.1. A minisztérium valamennyi önálló szervezeti egységének vezetője

4.1.1. az általa vezetett szervezeti egység valamennyi kormánytisztviselőjét és ügyiratkezelőjét másolatkészítői jogkörrel jogosíthatja fel,

4.1.2. felelős a másolatkészítési tevékenységhez kapcsolódó munkafolyamat megszervezéséért,

4.1.3. ellenőrzés útján gondoskodik a Szabályzatban foglaltak maradéktalan betartásáról.

4.2. A szervezeti egység vezetője által másolatkészítői jogkörrel feljogosított munkatársak adatait (név, beosztás és szervezeti egység) – a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet) szóló, 2016. április 27-i (EU) 2016/679 európai parlamenti és tanácsi rendelet 6. cikk (1) bekezdés f) pontja alapján – az Igazgatási és Biztonsági Főosztály funkcionális e-mail-címére szükséges megküldeni a jogosultak nyilvántartása és utólagos ellenőrizhetősége érdekében.

4.3. A másolat hitelesítésére feljogosított személyek foglalkoztatási jogviszonyának megszűnése, megszüntetése esetén a jogosultságokkal kapcsolatos módosításokat a szervezeti egység vezetője soron kívül jelzi – e-mail útján – az Igazgatási és Biztonsági Főosztály részére. A Robotzsaru rendszert használó szervezeti egységek esetében a tájékoztatást a Dokumentumkezelési és Ügyviteltámogató Főosztály számára is soron kívül jelezni szükséges.

4.4. A másolatkészítés az erre feljogosított személyek felelősségi körébe tartozik. A másolatkészítő személy neve az elektronikus másolatnál a metaadatok között, a papíralapú másolatnál a záradékon feltüntetésre kerül.

4.5. A másolatkészítés során a másolatkészítő a Szabályzat előírásai szerint köteles eljárni, a Szabályzat előírásainak betartásáért felelősséggel tartozik.

4.6. A másolatkészítés megfelelőségét az évenként végzett vezetői ellenőrzés biztosítja.

5. EGYÉB RENDELKEZÉSEK

5.1. A Szabályzat szerint létrejött ügyiratok vegyes iratok, amelyek irattárazására a 9/2025. (VIII. 28.) EM utasításban foglalt rendelkezések irányadóak.