24/2010. (XII. 29.) BM utasítás

1.¹ A szabályzat hatálya a Belügyminisztériummal (a továbbiakban: BM) munkaviszonyban, kormánytisztviselői jogviszonyban álló, továbbá a BM-be vezényelt hivatásos állományú személyekre, valamint az Ásatási Bizottság tagjaira (a továbbiakban együtt: kiküldött) terjed ki.

2.² Jelen utasítás alkalmazásában

3. A belföldi hivatalos kiküldetés során az elrendelő és a kiküldött a gazdaságosság szempontjának figyelembevételével köteles eljárni.

4. A belföldi kiküldetés során felmerülő kiadásokra az alábbi költségtérítések folyósíthatók:

5.³ A belföldi kiküldetést teljesítő személy a vonatkozó jogszabályokban meghatározottak szerinti napidíjra jogosult, az ott meghatározott feltételek szerint.

6.⁴

7.⁵

8.⁶

9. A távollét időtartamának meghatározásánál a Budapestről történő elindulás és visszaérkezés tényleges időpontját kell számításba venni.

10.⁷

11. A belföldi napidíj összege a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény szerint adóköteles bevételnek számít.

Szállásköltség

12.⁸ Ha a kiküldött a kiküldetés napján lakóhelyére visszatérni nem tud, a BM nevére, címére szabályosan kiállított készpénzfizetési számla ellenében a tényleges szállásköltséget a kiküldött részére a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: PEF) kifizeti, illetve átutalásos számla esetén a kiállító részére átutalja.

Utazási költség

13. A belföldi hivatalos kiküldetés során a célállomás elérése az elrendelő döntése alapján történhet:

14. Vasúton történő utazásnál a II. osztályú menetjegy díja számolható el. I. osztályú menetjegy igénybevételére a főosztályvezetők, és az ennél magasabb beosztású vezetők jogosultak.

15. A vasúti, autóbusz-, valamint a helyi közlekedési költségek elszámolása a BM részére kiállított számla és – amennyiben a számla mellett külön menetjegy, IC pótjegy is kiállításra került – a hozzá csatolt menetjegy és IC pótjegy ellenében történhet. Kedvezményes menetjegy megtérítésére kiküldetési költségként nincs lehetőség.

16.¹⁰ A hivatali gépjármű igénybevételéhez a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) gépkocsiparkjából a Függelék szerinti belső nyomtatvány felhasználásával, vagy a KEF szolgáltatás üzemeltető portálon keresztül kell gépjárművet igényelni.

17.¹¹ Saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célra történő igénybevétele költségtérítés ellenében akkor engedélyezhető, ha a KEF a gépkocsiparkjából járművet biztosítani nem tud, továbbá a saját tulajdonú gépkocsi megfelel a forgalomban tartási követelményeknek (érvényes műszaki vizsga, kötelező felelősségbiztosítás), és a gépjármű tulajdonosa a járműre érvényes teljes körű casco- és baleset-biztosítással rendelkezik, és az erről szóló igazolásokat az elrendelő részére bemutatta.

18.¹² Saját tulajdonú személygépkocsival történő kiutazáskor a PEF a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélküli elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet által meghatározott alapnorma-átalány mértéke, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal által közzétett, adott hónapra érvényes üzemanyagár, az általános normaköltség és a megtett kilométer alapján állapítja meg a kifizetendő költségtérítés összegét. Saját tulajdonú személygépkocsi használata esetén az autópályadíj, valamint a parkolási díj a BM nevére, címére kiállított számla ellenében fizethető ki.

19. Baleset, káresemény bekövetkeztekor, amennyiben az a kiküldött hibájából következett be, a káreseményhez kapcsolódó valamennyi költség a kiküldöttet terheli.

20. A közlekedésrendészeti bírságok és a közlekedési szabálysértésből eredő minden költség kizárólag a gépkocsi vezetőjét terheli. Az így felmerült költségek nem számolhatók el.

A belföldi hivatalos kiküldetés elrendelésének és elszámolásának módja

21.¹³ A hivatalos belföldi kiküldetés elrendelésére és a költségtérítés elszámolására a belföldi kiküldetési rendelvény szolgál, melyet a kiküldött részére a PEF biztosít. A kiküldetés elrendelését megelőzően kötelezettségvállalás és pénzügyi ellenjegyzés szükséges.

22. A kiküldetés elrendelése akkor válik jogszerűvé, ha az elvégzendő feladat meghatározásával egyidejűleg kitöltésre és aláírásra kerül a rendelvény első oldala, amelyen fel kell tüntetni:

23.¹⁴ A kitöltött kiküldetési rendelvényt az elrendelő megküldi a PEF részére.

24. A belföldi hivatalos kiküldetés során felmerülő kiadások finanszírozására a kiküldött – amennyiben igényli – utólagos elszámolásra előleget kaphat. Az előlegkifizetés bizonylata a kiküldetési rendelvény első oldalán levő előlegigénylés. Az összeg számfejtésekor a PEF a nyomtatvány költségelszámolási oldalára bejegyzi a kifizetett útielőleg összegét.

25. A belföldi hivatalos kiküldetés befejezését követően a kiküldöttnek öt munkanapon belül kell a kiküldetési rendelvényt és mellékleteit szabályszerűen kitöltve és a kiküldetést elrendelő teljesítés igazolásával ellátva a PEF részére eljuttatnia. Európai uniós projektekhez kapcsolódó, uniós forrásból finanszírozott kiküldetések esetén a kiküldött először a projektirodára továbbítja a kiküldetési rendelvényt a projekt szempontjából szükséges ellenőrzési és jóváhagyási folyamatok elvégzése érdekében, és ezt követően kerülnek továbbításra a jóváhagyott kiküldetési rendelvények a PEF részére.

26. Akadályoztatás esetén a belföldi kiküldetési rendelvényt a kiküldetés lezárultát követően legkésőbb harminc napon belül meg kell küldeni a PEF-nek. Harminc napon túl leadott rendelvény alapján kifizetés nem teljesíthető, kivéve az uniós projektekhez kapcsolódó, uniós forrásokból finanszírozott kiküldetések esetén.

27. A költségtérítés kifizetése után a kiküldetési rendelvény hiteles másolatát a kiküldött megkapja, melyet az adó megállapításához való jog elévüléséig meg kell őriznie.

1. A szabályzat hatálya a Belügyminisztérium (a továbbiakban: BM) képviseletében külföldi hivatalos utazásokban résztvevőkre és azon utazásokra terjed ki, amelyeket a BM Nemzetközi Főosztálya szervez és a BM Igazgatás költségvetése terhére, európai uniós, vagy egyéb hazai és nemzetközi pályázati forrás felhasználásával valósul meg.

2.¹⁶ A szabályzatot ideiglenes külföldi kiküldetés esetén a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvényben, a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. (XII. 22.) Korm. rendeletben, az állami vezetői juttatásokról szóló 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendeletben [a továbbiakban: 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet], a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendeletben foglaltakra tekintettel kell alkalmazni.

3. Ideiglenes külföldi kiküldetést teljesít az a kiküldött, akinek meghatározott külföldi állomáshelyen a folyamatos munkavégzése esetenként nem haladja meg a három hónapot.

4. A kiküldetést teljesítő kiküldött a külföldi utazásával kapcsolatban meghatározott feladatát mindenkor a kiküldetési cél és a takarékossági szempontok együttes figyelembevételével köteles teljesíteni.

5.¹⁷ A külföldi utazások a miniszter által jóváhagyott éves kiutazási és fogadási terv alapján történnek. A terven felüli utazásokat – a miniszter utazásainak kivételével – a Nemzetközi Főosztály javaslata alapján, a pénzügyi fedezet rendelkezésre állása esetén a közigazgatási államtitkár engedélyezi, amennyiben a szervezeti egység utazási tervében nem szerepel olyan utazás, amelynek terhére az utazás költségei biztosíthatók. Amennyiben rendelkezésre áll ilyen utazási sor, az utazási tervben nem szereplő út megszervezését az európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár engedélyezi.

6.¹⁸ Az éves kiutazási és fogadási terv miniszteri jóváhagyását követően a kiküldetés elrendelésére jogosult vezető (miniszter, államtitkárok, az illetékes helyettes államtitkárok, kabinetfőnök) rendelheti el az utazást az éves terv alapján. Az államtitkárok, helyettes államtitkárok kiküldetésének elrendelésére a miniszter jogosult, nevében a kiadmányozási jogot a közigazgatási államtitkár gyakorolja.

7.¹⁹ A kiküldött a kiküldetés időpontját megelőzően legkésőbb hét munkanappal korábban, feljegyzésben és a kiküldetési rendelvényben értesíti – a kiküldetés elrendelésére jogosult főosztályvezető aláírásával és a szakmai felügyeletet ellátó állami vezető jóváhagyásával, főosztályvezető esetében a szakmai felügyeletet ellátó állami vezető jóváhagyásával – a Nemzetközi Főosztályt a kiküldetésről (1. függelék). A feljegyzés mellé csatolni kell a kiküldetés programját. Előre nem tervezett utazás esetén legalább tíz munkanappal, kivételesen, sürgős esetben legalább három munkanappal az utazás megkezdése előtt kell a feljegyzést és a kiküldetési rendelvényt a Nemzetközi Főosztály részére eljuttatni, amelyhez mellékelni kell az utazás szükségességét alátámasztó dokumentumokat.

8.²⁰ A Nemzetközi Főosztály az utazásról szóló feljegyzést az utazás megkezdése előtt legalább három, sürgős esetben legalább egy munkanappal továbbítja a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztályra (a továbbiakban: PEF) a költségvetési fedezet jóváhagyása érdekében. A feljegyzésben ki kell térni arra, hogy az utazás a minisztérium költségvetését terheli, vagy uniós forrás terhére, vagy az Európa Tanács, Európai Bizottság, vagy más meghívó fél által kerül megtérítésre. Jelezni kell, hogy a kiutazás a jóváhagyott utazási terv mely pontjához kapcsolódik, valamint rögzíteni kell a szállásra, napidíjra, esetleges dologi kiadások fedezésére szükséges költségek összegét. A PEF ellenjegyzése után a Nemzetközi Főosztály intézkedik az utazás megszervezéséről.

9.²¹ A Nemzetközi Főosztály az utazási tervben nem szereplő külföldi kiküldetés esetén kizárólag az elrendelésre jogosult vezető jóváhagyását tartalmazó feljegyzés birtokában, a PEF ellenjegyzését követően kezdi meg az utazás szervezését.

10.²² A kiküldetés csak abban az esetben indítható meg, ha a kiutazó a korábbi utazásával elszámolt, és az útijelentést a Nemzetközi Főosztály részére az utijelentes@bm.gov.hu e-mail-címre megküldte, illetve az elszámolását a számlák és egyéb kapcsolódó dokumentumok hiánytalan átadásával a PEF részére benyújtotta, kivéve, ha a kiküldöttnek elszámolási határidőn belül meg kell kezdenie a következő utazását.

11.²³ A PEF a kiküldetés elrendelése, a pénzügyi fedezet rendelkezésre állása esetén kiszámítja a valutaellátmányt, intézkedik a kifizetésről. Előleg felvételére csak akkor van lehetőség, ha a jóváhagyott feljegyzés az utazás megkezdése előtt legalább 3 munkanappal a PEF rendelkezésére áll, ellenkező esetben az utazó előleg felvételére nem jogosult, a valutaelszámolás utólag történik. Ettől eltérni különösen indokolt esetben lehet, és az utazásról szóló feljegyzést az utazás megkezdése előtt legalább 1 munkanappal a PEF részére továbbítani kell.

12. A kiküldöttet külföldi tartózkodása során elszámolásos költségtérítés illeti meg, amely magában foglalja:

13.²⁴ Az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy a vonatkozó jogszabályokban meghatározott összegű napidíjra jogosult, az ott meghatározott feltételek szerint.

14.²⁵

15.²⁶

16.²⁷

17.²⁸

18.²⁹ A napidíjnak a hatályos jogszabályoknak megfelelően személyijövedelemadó- és járulékfizetési kötelezettséggel terhelt összegét a bérszámfejtés a kiküldött illetményéből, annak írásbeli nyilatkozata alapján levonja (2. függelék). Ha a levonásra nincs lehetőség, a kiküldöttnek a személyijövedelemadó- és járulékfizetési kötelezettségét az elszámolással egyidejűleg a házipénztárban kell befizetnie a BM részére, amennyiben történt napidíjelőleg-felvétel (3. függelék).

19.³⁰

20.³¹ A kiküldött a számlával igazolt szállásköltség megtérítésére jogosult, amennyiben feladatát a külföldre érkezés napján nem tudja befejezni, illetőleg azon a napon hazautazni nem tud. A számlát mindenkor a BM nevére, címére és adószámára kell kiállítani és az utazó nevét fel kell tüntetni rajta.

21.³² A kiutazás előtt a PEF – a 11. pontban foglalt határidőre tekintettel legfeljebb a 4. függelék szerinti összegben – valutaellátmányt biztosíthat a szállásköltségre.

22.³³ A szállásköltség elszámolásának alapja az eredeti szállodai számla. A szállodai számlán külön tételként megjelenő minden – a szálláshoz kapcsolódó kötelezően fizetendő étkezés árán felüli – egyéb fogyasztás és szolgáltatás költsége (kivéve a hivatalos célú telefon- és internethasználat, valamint a szállásdíjat terhelő adók) teljes egészében a kiküldöttet terheli. A kiküldöttet díjtalan elszállásolás esetén szállásköltség nem illeti meg.

23.³⁴ A szállásköltség a 4. függelékben meghatározott keretig finanszírozható, attól eltérni kizárólag a gazdasági helyettes államtitkár engedélyével lehet.

24. Utazási költségként különösen az alábbiakat kell – számla vagy nyugta alapján – megtéríteni, illetve az alábbiak megtérítése céljából adható útielőleg:

25.⁴¹ Repülőgéppel történő utazás esetén a miniszter első osztályra szóló repülőjegyet vehet igénybe. A 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó más személyek Európán belüli utazásnál turistaosztályra szóló, tengeren túli vagy a repülési időt tekintve 4 óránál hosszabb utazásnál magasabb komfortosztályra szóló jegyet igényelhetnek. A kormányrendelet hatálya alá nem tartozó utazók turista osztályra szóló jegyet vehetnek igénybe.

26. A 25. pontban foglaltaktól a miniszter engedélyével el lehet térni, amennyiben azt a protokolláris előírások és az ellátandó feladatok indokolják.

27.⁴³ Hivatali személygépkocsival történő kiutazás esetén a kiküldöttnek nyomtatványt kell leadni a KEF Kormányzati Gépjárműellátási Igazgatóság Üzemeltetéstámogatási Főosztály vagy az KEF szolgáltatás üzemeltetési portálján keresztül. A nyomtatvány a KEF szolgáltatási üzemeltetési portálján (KELL rendszeren) keresztül érhető el. Az elszámolás során az úti cél elérését útnyilvántartással kell igazolni (5. függelék).

28.⁴⁴ Saját vagy a házastárs tulajdonában álló gépjárművel történő kiutazás esetén a gépjármű hivatalos célú használatára akkor kerülhet sor, ha a gépkocsi megfelel a forgalomban tartási követelményeknek (érvényes műszaki vizsga, kötelező felelősségbiztosítás, zöldkártya) és a gépjármű tulajdonosa járműre érvényes teljes körű casco és balesetbiztosítással rendelkezik. Az elszámoláshoz útnyilvántartást kell készíteni, és csatolni kell a felmerülő útdíjszámlákat (5. függelék). Saját tulajdonú személygépkocsival történő kiutazáskor a PEF a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag fogyasztásának igazolás nélküli elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet által meghatározott alapnorma-átalány mértéke, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal által közzétett, adott hónapra érvényes üzemanyagár, az általános normaköltség és a megtett km alapján állapítja meg a kifizetendő költségtérítés összegét.

29. A helyi közlekedés során felmerülő költségeket a leadott menetjegyek ellenértéke alapján kell megtéríteni, feltéve, hogy a menetjegyen feltüntették az árát.

30. Az előre nem tervezhető indokolt dologi kiadások fedezetére tartalék valuta biztosítható a kiküldött részére.

31.⁴⁵ Számla alapján elszámolható egyéb költségek különösen:

32. A valutaellátmányból a dologi kiadások terhére nem számolható el térkép-, szoftver-, könyvvásárlás, eszközbeszerzés, a kiküldött felróható magatartásából származó anyagi kár ellenértéke, közlekedésrendészeti és más hatósági bírság, hatósági intézkedés költségei és egyéb, a kiküldetés céljával össze nem egyeztethető költségek.

33.⁴⁶ A soros EU-elnökségre való tekintettel, szükséges és indokolt esetben, az európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár jóváhagyásával, és a gazdasági helyettes államtitkár engedélyével protokolláris célú felhasználásra további tartalék valuta biztosítható.

34. A valuta felvételére az utazás megkezdése előtt kerülhet sor a pénztári nyitva tartás szerint. A kiküldött az utazáshoz szükséges külföldi fizetőeszköz átvételekor tájékoztató nyomtatványt vesz át, amelyen feltüntetésre kerül az átadott valuta összege.

35.⁴⁷ A kiküldetés befejezését követően haladéktalanul, de legkésőbb öt munkanapon belül a kiküldött úti jelentést, illetve a részére biztosított valuta felhasználásáról a 6. függelék szerinti elszámolást köteles készíteni. A kiküldött az úti jelentést jóváhagyás céljából a kiküldetést elrendelő vezető és a Nemzetközi Főosztály részére az utijelentes@bm.gov.hu e-mail-címre küldi meg, az elszámolást a PEF rendelkezésére bocsátja. A kiküldetés megvalósulását, a feladat teljesítését, az elszámolást a kiküldetést elrendelő vezető igazolja.

36. A kitöltött és minden szükséges aláírást tartalmazó elszámolási nyomtatványhoz csatolni kell a felszámított költségek jogosságának elbírálásához szükséges eredeti bizonylatokat (repülőjegy, és/vagy beszállókártya, szállodaszámla, egyéb dologi kiadások számlái). A költségek elszámolása kerekítéssel történik a kerekítés szabálya szerint.

37. Az elszámolást a kiküldött elsősorban a részére biztosított valuta nemében teheti meg, valuta átváltása esetén a váltási bizonylatot csatolni kell az elszámoláshoz.

38. Ha az utazás elmarad, a felvett előleget három munkanapon belül vissza kell fizetni az BM pénztárába, és mellékelni kell feljegyzésben az elmaradás indokát.

39.⁵⁰ A kiküldetési ellátmány elszámolásakor a kiküldött a felvett ellátmány és a számlával igazolt költségek különbözetét fizeti vissza. A kiküldöttet utólagosan megillető napidíj összege vagy a nem tervezett, de elszámolható dologi kiadás kifizetése – amennyiben a kiküldetést elrendelő engedélyezi – az előlegben kiadott valutanemben történik. Ha a kiküldött saját, forintszámlájához tartozó bankkártya használatával teljesít dologi kiadást, és az elszámoláshoz csatolja számlavezető bankja egyedi tranzakcióról szóló bizonylatát, a terhelt összeg forintban kerül elszámolásra.

40. Amennyiben a kiküldött az út befejezésétől számított harminc napon belül felvett előleggel nem számol el a PEF felé, úgy a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 72. §-ában foglalt kamatkedvezményből származó jövedelem után adófizetésre kötelezett.

2. Felvett előlegek:

4. Forintelszámolás

7. Indulási, érkezési, határátlépési adatok: