• Tartalom
Oldalmenü

34/2021. (VI. 10.) BVOP utasítás

a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága Közbeszerzési Szabályzatáról

2021.06.11.
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján – figyelemmel a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény 27. § (1) bekezdésében, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés b) pontjában foglaltakra – a következő utasítást adom ki:
I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. Az utasítás célja, hogy a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) rendelkezéseivel összhangban meghatározza a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága (a továbbiakban: BVOP) közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a BVOP mint ajánlatkérő nevében eljáró, valamint az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét, különös tekintettel e körben az eljárás során hozott döntésekért felelősökre, valamint a közbeszerzési eljárások dokumentálási és adatszolgáltatási rendjét.
2. Az utasítás hatálya
a) az utasítás személyi hatálya kiterjed
aa) a BVOP Szervezeti és Működési szabályzata és a jelen utasításban meghatározott hatáskörök figyelembevételével a közbeszerzési eljárások előkészítésében, lebonyolításában közreműködő szervezeti elemekre és azok személyi állományi tagjaira;
ab) a 179. pontban meghatározott feladatok és a záró rendelkezések tekintetében a büntetés-végrehajtási intézetek (a továbbiakban: bv. intézet) személyi állományára;
b) az utasítás tárgyi hatálya kiterjed
ba) a Kbt. hatálya alá tartozó beszerzésekre;
bb) a Kbt. felhatalmazása alapján kiadott kormányrendeletek hatálya alá tartozó beszerzésekre;
bc) a büntetés-végrehajtási szervezet részéről a központi államigazgatási szervek és a rendvédelmi szervek irányában fennálló egyes ellátási kötelezettségekről, a termékek és szolgáltatások átadás-átvételének és azok ellentételezésének rendjéről szóló 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet] és a büntetés-végrehajtási szervezet részéről a büntetés-végrehajtásért felelős miniszter vezetése, irányítása vagy felügyelete alá tartozó szervek irányában fennálló ellátási kötelezettségről, a fogvatartottak kötelező foglalkoztatása keretében előállított termékekről és szolgáltatásokról, azok átadás-átvételéről és az ellentételezés rendjéről szóló 9/2011. (III. 23.) BM rendelet [a továbbiakban: 9/2011. (III. 23.) BM rendelet] szerinti uniós közbeszerzési értékhatárt elérő vagy azt meghaladó értékű beszerzésekre.
3. Az utasítás tárgyi hatálya nem terjed ki
a) mindazon beszerzésekre, amelyekre a Kbt. rendelkezései alapján a Kbt. hatálya nem terjed ki;
b) a katasztrófa okozta károk elhárítása érdekében szükségessé váló, azonnali beszerzésekre.
4. Amennyiben a tervezett közbeszerzés speciális jellege vagy egyéb lényeges körülmény indokolja, a közbeszerzési eljárás – a büntetés-végrehajtás országos parancsnoka (a továbbiakban: országos parancsnok) döntése alapján – a Kbt. 27. § (2) bekezdésére tekintettel egyedi rend meghatározásával is lefolytatható.
5. A jelen utasítás szempontjából irányadó alapfogalmakat a Kbt. és az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) értelmező rendelkezései tartalmazzák azzal, hogy a fentieken túlmenően az utasításban használt fogalmak a következők:
a) ajánlatkérő: a BVOP;
b) döntéshozó: az eljárást megindító dokumentumokat jóváhagyó, az eljárást lezáró döntést meghozó vezető, az országos parancsnok vagy az országos parancsnok gazdasági és informatikai helyettese (a továbbiakban: OPGIH);
c) közbeszerzés: az ajánlatkérő azon beszerzései, amelyeknek a Kbt. szabályai szerint számított becsült értéke a beszerzés megkezdésekor eléri vagy meghaladja a közbeszerzési értékhatárokat, és amelyek lefolytatására a Kbt. és a Kbt. felhatalmazása alapján kiadott kormányrendeletek szabályai az irányadók;
d) kezdeményező: a BVOP azon szervezeti eleme, amelynek feladatellátása során a beszerzési igény keletkezett, valamint a 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet alapján lefolytatásra kerülő közbeszerzési eljárásokban a Kedvezményezett;
e) közbeszerzés lefolytatásáért felelős szervezeti elem: a Közbeszerzési és Projekt Főosztály (a továbbiakban: KPF), amely a kezdeményező által kezdeményezett közbeszerzési eljárást lefolytatja és a szerződést megköti;
f) külső szakértő: az a BVOP állományába nem tartozó személy vagy szervezet, aki a közbeszerzési eljárás lefolytatása során külön erre vonatkozó szerződés alapján az egyes eljárási cselekmények vagy a közbeszerzés során eljár;
g) kötelezettségvállaló: az a vezető, aki – a kötelezettségvállalási jogkörökről szóló külön szabályzatban foglalt értékhatártól függően – a közbeszerzési szerződés aláírására jogosult;
h) eljárásmód meghatározása: az alkalmazandó jogszabály (jogalap) meghatározása és a konkrét eljárási fajta kiválasztása.
6. A beszerzési tárgyak fogalmára, a beszerzések értékének megállapítására a Kbt. és a kapcsolódó jogszabályok rendelkezései az irányadóak.
7. Az utasítás a mindenkor hatályos Kbt.-vel és végrehajtási rendeleteivel összhangban alkalmazandó. Amennyiben a BVOP mint középirányító szerv és a bv. intézet közös közbeszerzésére kerül sor, az ajánlatkérők együttműködését szabályozó megállapodás alkalmazandó.
II. A KÖZBESZERZÉSSEL KAPCSOLATOS TERVEZÉSI, ADATSZOLGÁLTATÁSI ÉS KÖZZÉTÉTELI FELADATOK
8. A tárgyévre vonatkozó beszerzési, valamint közbeszerzési igényeket a BVOP valamennyi szervezeti eleme legkésőbb tárgyév február 28. napjáig az 1. melléklet szerint megküldi a KPF részére, melyben a központosított közbeszerzés keretében tervezett beszerzéseket is fel kell tüntetni.
9. A közbeszerzés becsült értékének megállapításához szükséges piacfelmérés és költségfelmérés elvégzése a kezdeményező feladata.
10. A KPF a Kbt. részekre bontási tilalomra vonatkozó szabályait figyelembe véve összesíti az egyes szervezeti elemek beszerzési igényeit, meghatározza a tervezett eljárási rendet és eljárásfajtát, majd éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: közbeszerzési terv) készít, és gondoskodik annak az Elektronikus Közbeszerzési Rendszerben (a továbbiakban: EKR) a tárgyév március 31. napjáig történő közzétételéről, valamint a Belügyminisztérium Közgazdasági Főosztály részére történő megküldéséről. A közbeszerzési terv és módosításainak jóváhagyására az OPGIH jogosult.
11. A közbeszerzési tervben nem szereplő vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárás is lefolytatható, ha előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merült fel. Ebben az esetben a közbeszerzési terv módosítása szükséges.
12. A közbeszerzési terv év közben szükséges módosítására a KPF intézkedik.
13. A központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet] hatálya alá tartozó kiemelt termékek közbeszerzése vonatkozásában a BVOP éves összesített közbeszerzési tervét az egyes szervezeti elemek adatszolgáltatása alapján a KPF készíti el és teszi közzé a 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet előírásai szerint a tárgyév május 15. napjáig.
14. A Nemzeti Kommunikációs Hivatal jogállásáról és a kormányzati kommunikációs beszerzésekről szóló 162/2020. (IV. 30.) Korm. rendelet [a továbbiakban: NKOH rendelet] hatálya alá tartozó kommunikációs beszerzések és szervezetfejlesztési beszerzések vonatkozásában a BVOP éves kommunikációs tervét és éves szervezetfejlesztési tervét tárgyév január 15. napjáig az egyes szervezeti elemek adatszolgáltatása alapján a BVOP Kommunikációs Főosztálya készíti el és teszi közzé az NKOH rendelet előírásai szerint.
15. A Nemzeti Hírközlési és Informatikai Tanácsról, valamint a Digitális Kormányzati Ügynökség Zártkörűen Működő Részvénytársaság és a kormányzati informatikai beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet [a továbbiakban: DKÜ rendelet] hatálya alá tartozó beszerzések vonatkozásában az éves informatikai beszerzési terv és informatikai fejlesztési terv elkészítése az Informatikai Főosztály feladata, annak a Digitális Kormányzati Ügynökség Központosított Közbeszerzési Portálra történő feltöltése a KPF feladata.
16. A központi beszerző szerv kijelöléséről, a védelmi és biztonsági feladatokkal összefüggő beszerzések körének meghatározásáról és a védelmi és biztonsági feladatokkal összefüggő beszerzések központosított rendszeréről szóló 329/2019. (XII. 20.) Korm. rendelet [a továbbiakban: VBÜ rendelet] hatálya alá tartozó beszerzések vonatkozásában a beszerzési terv összeállítása és a Védelmi Beszerzési Ügynökség Portálra történő feltöltése a KPF feladata.
17. A 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet, a DKÜ rendelet és a VBÜ rendelet szerinti további közzétételi és adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése – szükség szerint ez egyes szervezeti elemek bevonásával, valamint azok adatszolgáltatása alapján – a KPF feladata.
18. Az NKOH rendelet szerinti további közzétételi és adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése – szükség szerint ez egyes szervezeti elemek bevonásával, valamint azok adatszolgáltatása alapján – a BVOP Kommunikációs Főosztály feladata.
III. AZ ELEKTRONIKUS KÖZBESZERZÉSI RENDSZER
19. A közbeszerzési eljárások során a Kbt., az elektronikus közbeszerzés részletes szabályairól szóló 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet [a továbbiakban: EKR rendelet] és az EKR felhasználói kézikönyvének előírásait kell alkalmazni.
20. A regisztrációval kapcsolatos teendők elvégzésére a KPF vezetője jogosult.
21. Az EKR-ben az ajánlatkérő nevében eljáró, regisztrációra jogosult a KPF teljes állománya.
22. Superuser jogosultsággal rendelkezik a KPF vezetője és az általa kijelölt személyek, a KPF Közbeszerzési és Beszerzési Osztály (a továbbiakban: KPF KBO) vezetője és az általa kijelölt személyek.
23. Az EKR alkalmazására vonatkozó jogosultságok kiosztására eljárásonként a KPF vezetője és az általa kijelölt személyek, a KPF KBO vezetője és az általa kijelölt személyek jogosultak.
IV. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS KEZDEMÉNYEZÉSE
1. A közbeszerzési eljárást kezdeményező irat
24. A kezdeményező az igény felmerülésekor az adott közbeszerzési eljárás megindítása érdekében előterjesztést (a továbbiakban: kezdeményezés) készít az OPGIH részére a 2. melléklet szerinti tartalommal.
25. Amennyiben az OPGIH a kezdeményezésben foglaltakkal egyetért, kijelöli a KPF-et a közbeszerzési eljárás lebonyolítására.
26. A kezdeményezéshez csatolni kell:
a) a műszaki leírást;
b) a becsült érték meghatározásáról szóló jegyzőkönyvet a 3. melléklet szerinti tartalommal és a becsült értéket alátámasztó dokumentumokat;
c) a BVOP Közgazdasági Főosztály (a továbbiakban: KGF) által kiadott fedezetigazolást;
d) szükség esetén a kizárólagos jogot igazoló dokumentum másolati példányát;
e) amennyiben a beszerzés tárgya beszerzési tilalom alá tartozik, az indokolást, amely alapján mentesítés kérhető.
27. A kezdeményező a közbeszerzési eljárás becsült értékének meghatározása eredményéről jegyzőkönyvet készít, melynek mintáját a 3. melléklet tartalmazza.
28. A becsült érték vizsgálatának módszere a következő lehet:
a) a beszerzés tárgyára vonatkozó indikatív ajánlatok bekérése (minimum három darab);
b) a beszerzés tárgyára vonatkozó, arra szakosodott szervezetek által végzett piackutatás;
c) igazságügyi szakértő igénybe vétele;
d) szakmai kamarák által ajánlott díjszabások;
e) a BVOP korábbi, hasonló tárgyú szerződéseinek elemzése;
f) egyéb olyan megoldás, mely objektív módon alkalmas arra, hogy a becsült érték meghatározásra kerüljön.
29. Az egybeszámított becsült érték meghatározását a kezdeményezésben foglalt becsült érték és a KPF-nél rendelkezésre álló adatok alapján a KPF végzi.
30. Építési beruházás esetén a becsült értéket az építési beruházások, valamint az építési beruházásokhoz kapcsolódó tervezői és mérnöki szolgáltatások közbeszerzésének részletes szabályairól szóló 322/2015. (X. 30.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 322/2015. (X. 30.) Korm. rendelet] 13. §-ának előírásai szerint kell megadni.
31. A kezdeményezés összeállításához a KPF szükség esetén szakmai segítséget nyújt.
32. A kezdeményező szervezeti elem vezetője felel azért, hogy a beszerzés tárgyaként és mennyiségeként közölt adatok és a műszaki leírásban meghatározottak a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szempontból helytállóak legyenek és a valóságnak megfeleljenek.
33. Eredménytelen közbeszerzési eljárás esetén, ha a kezdeményezésben foglaltak változatlanul fennállnak, az eljárás újraindításához nem szükséges a kezdeményezés újbóli megküldése, a kezdeményező szervezeti elem a KPF eredménytelenségről szóló tájékoztatását követően 30 napon belül, a költségfedezet további megléte, valamint az igény fennállása esetén egy erre vonatkozó tájékoztató levél OPGIH részére történő megküldésével ismételten kezdeményezheti a közbeszerzési eljárás lefolytatását. Egyéb esetben a kezdeményező az eljárás újraindításához a megváltozott feltételeket tartalmazó kezdeményezést megküldi az OPGIH részére.
2. A kezdeményezés ellenőrzése
34. A kezdeményezés KPF-re történő megérkezését követően a KPF vezetője kijelöli az eljárást végrehajtó osztályt, az osztályvezető kijelöli az eljárásért felelős ügyintézőt.
35. Amennyiben a kezdeményezés és az ahhoz csatolt dokumentumok megfelelőek, a közbeszerzési eljárás indítására alkalmasak, továbbá a bizottsági tagok kijelölése megtörtént, a KPF megkezdi a közbeszerzési eljárás előkészítését.
36. Amennyiben a kezdeményezés és az ahhoz csatolt dokumentumok alkalmatlansága miatt a közbeszerzési eljárás megindítása nem lehetséges, a KPF eljárásért felelős ügyintézője konzultációt kezdeményez a kezdeményezővel a hiányosságok kiküszöbölése érdekében. A konzultációról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyben rögzítésre kerülnek a módosítási, kiegészítési javaslatok, felelősök, valamint a feladat és ütemtervek.
V. SZAKÉRTELEM BIZTOSÍTÁSA A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSBAN
3. Bírálóbizottság létrehozása
37. Az utasításban meghatározott célok érvényesülésének biztosítására, valamint a közbeszerzési eljárás előkészítésére, lefolytatásának támogatására, elbírálására és értékelésére bírálóbizottságot (a továbbiakban: bizottság) kell létrehozni. A bizottság kötelező tagjai:
a) közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező tag és helyettese;
b) közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tag és helyettese;
c) jogi szakértelemmel rendelkező tag és helyettese;
d) pénzügyi szakértelemmel rendelkező tag és helyettese.
38. A közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szakértelmet a kezdeményező, a jogi szakértelmet és a közbeszerzési szakértelmet a KPF, a pénzügyi szakértelmet a KGF biztosítja. A döntéshozó a bizottság munkájába külső szakértőket is bevonhat.
39. Építési beruházás esetén a kezdeményező szakterület a bizottságba az építési beruházás tárgyában, az adott szakterületen szerzett szakirányú felsőfokú végzettséggel rendelkező személyt delegál.
40. A Kbt.-ben meghatározott esetekben az eljárásba felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó (a továbbiakban: FAKSZ) bevonása kötelező, egyéb esetekben a KPF vezetőjének döntése alapján kerül bevonásra.
41. Amennyiben egy közbeszerzési eljárásban FAKSZ kerül kijelölésre, kizárólag az általa jóváhagyott dokumentumok kerülhetnek felterjesztésre, engedélyezésre, közzétételre és megküldésre a gazdasági szereplők részére.
42. A bizottságba kizárólag az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény szerinti vagyonnyilatkozat tételi kötelezettséget teljesített személyek jelölhetők ki.
43. A bizottság tagjait a döntéshozó bízza meg. A bizottság megbízására vonatkozó dokumentumok elkészítéséért a KPF a felelős.
44. A bizottság tagjainak felelőssége saját szakterületükön belül kiterjed az eljárás Kbt. és a vonatkozó jogszabályok előírásainak megfelelő lefolytatásában való részvételre.
45. A bizottság tagjai kötelesek mind az eljárás előkészítése, mind pedig lefolytatása során folyamatosan együttműködni, a bizottsági üléseken részt venni.
46. A bizottsági tag távolléte esetén a helyettes bizottsági tag köteles a bizottsági üléseken részt venni és a bizottsági tag feladatait ellátni.
47. Amennyiben a bizottsági tag vagy a helyettese munkakörében vagy foglalkoztatási jogviszonyában olyan mértékű változás áll be, hogy a továbbiakban feladatát nem tudja ellátni, az érintett szakterület vezetője köteles a bizottságba új, megfelelő szakértelemmel rendelkező tagot / helyettes tagot kijelölni.
48. A bizottság üléseit az eljárás ügyintézője elektronikus úton (e-mailben) hívja össze, a tárgyalás alapját képező anyagok megküldésével vagy azokhoz történő elérhetőség biztosításával. A bizottsági ülésről jegyzőkönyvet kell készíteni.
4. Összeférhetetlenség és titoktartás
49. A közbeszerzési eljárások előkészítésébe és lefolytatásába nem vonható be olyan személy, akivel szemben a Kbt.-ben meghatározott összeférhetetlenségi okok valamelyike fennáll. E körben a résztvevő személyeket nyilatkozattételi kötelezettség terheli.
50. Az összeférhetetlenségre a Kbt. 25. §-ában foglalt, az ajánlatkérő oldalán eljáró személyek tekintetében irányadó megfelelő rendelkezéseket kell alkalmazni. A közbeszerzési eljárásban részt vevő bizottsági tagoknak az eljárás megindítását megelőzően a bizottság alakuló üléséig titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot kell tenni, mely során írásban nyilatkoznak arról, hogy nem áll fenn velük szemben összeférhetetlenségi ok, és a nyilatkozat aláírásával egyidejűleg titoktartásra kötelezik magukat.
51. A titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatokat a KPF készíti elő, és gondoskodik arról, hogy a megbízóleveleket, valamint az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot az érintett személyek aláírják.
5. A bizottság feladatai, felelősségi köre
52. A bizottság tagjainak feladatai különösen:
a) a bizottsági üléseken való részvétel, a megtett nyilatkozatok, állásfoglalások jegyzőkönyvezése, a tagok aláírásával történő elfogadása, különvélemények dokumentálása;
b) a közbeszerzési eljárás fajtájának meghatározása;
c) a közbeszerzési eljárás értékelési szempontjainak, az értékelés rész-, alszempontjainak, módszerének kidolgozása;
d) az alkalmassági követelmények meghatározása;
e) a közbeszerzési dokumentumok előkészítése, azoknak a bizottsági tagok által képviselt szakterületekre vonatkozó jogszabályok, előírások figyelembevételével történő megszövegezése;
f) az eljárás eredményeként létrejövő szerződések tervezetének kidolgozása;
g) a részvételi jelentkezések, ajánlatok elbírálása;
h) a szükséges hiánypótlások, felvilágosítás- és indokoláskérések kezdeményezése;
i) tárgyalásokon való részvétel az eljárástípus függvényében;
j) a döntési javaslat elkészítése;
k) előzetes vitarendezés kezdeményezése esetén a vitarendezésre adott válasz elkészítése.
6. A bizottság elnökének feladatai, felelősségi köre
53. A bizottság elnöke – az országos parancsnok eltérő döntése hiányában – az OPGIH által a megbízásban kijelölt bizottsági tag.
54. A bizottság elnökének feladata:
a) a kijelölt bizottság munkájának irányítása, a bizottsági ülések vezetése;
b) a bizottsági ülések jegyzőkönyveinek elkészíttetése, a jegyzőkönyvek aláírattatása, ellenőrzése;
c) az eljárások során tartandó tárgyalások levezetése;
d) az eljárás eredményes lezárása érdekében a kidolgozói munka irányítása;
e) a döntéshozó intézkedésének kezdeményezése, ha az eljárás törvényességét sértő vagy eredményességét veszélyeztető körülmény jut tudomására.
7. A közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező tag feladatai, felelősségi köre
55. A közbeszerzés tárgya szerinti szakértelmet a kezdeményező biztosítja. A több szervezeti elemet érintő beszerzések esetén minden szervezeti elemből egy fő kerül kijelölésre, akik együttesen biztosítják a szakértelmet.
56. A közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező bizottsági tag feladata:
a) a műszaki tartalom kidolgozása;
b) részvétel a közbeszerzési eljárás lefolytatásában, kiemelten:
ba) az eljárás során keletkező dokumentumok, jelentések kidolgozásában, műszaki-szakmai véleményezésében,
bb) az eljárás folyamatában, az egyes szakemberekkel történő együttműködésben,
bc) a beérkező részvételi jelentkezések, ajánlatok, bírálatában és értékelésében,
bd) a bizottsági üléseken,
be) a tárgyalásokon;
c) javaslattétel a műszaki-szakmai alkalmassági követelményekre;
d) javaslattétel az ajánlatok szakmai értékelési szempontjaira;
e) a szerződés szakmai tartalmát érintő szerződéses feltételek teljes körű meghatározása;
f) a műszaki tartalmat érintő ajánlattevői kérdés esetén a kiegészítő tájékoztatás tartalmának határidőre történő kidolgozása;
g) az ajánlat szakmai értékelési szempontok szerinti értékelése;
h) a műszaki-szakmai alkalmasság elbírálása;
i) adott esetben az egyenértékűség vizsgálata és megfelelőségének megállapítása;
j) a szakmai ajánlat részeként benyújtott árazott költségvetés vizsgálata;
k) közreműködés annak megállapításában, hogy a kért ellenszolgáltatás nem jelent-e aránytalanul alacsony árat, valamint az ajánlat tartalmaz-e egyéb aránytalan vállalást;
l) előzetes vitarendezés kezdeményezése esetén szakmai segítségnyújtás a vitarendezésre adott válasz elkészítéséhez;
m) az esetleges jogorvoslati eljárás során szakmai segítségnyújtás az Ajánlatkérőt képviselő személynek.
8. A közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tag feladatai, felelősségi köre
57. A közbeszerzési szakértelmet a KPF vezetője által kijelölt közbeszerzési gyakorlattal rendelkező szakember, valamint a FAKSZ biztosítja.
58. A közbeszerzési szakértelemmel rendelkező bizottsági tag (a továbbiakban: ügyintéző) feladata:
a) a bizottság megbízására vonatkozó dokumentumok és az összeférhetetlenségi nyilatkozatok elkészítése;
b) az adott beszerzésre vonatkozó eljárásrend kiválasztása a becsült érték figyelembevételével, javaslattétel a bizottság részére az alkalmazásra kerülő eljárásfajta kiválasztása kapcsán;
c) a közbeszerzési dokumentumok összeállítása a bizottsági tagok közreműködésével;
d) az EKR kezelése;
e) a műszaki, pénzügyi és jogi szakértelmet biztosító tagok közbeszerzési támogatása, különösen az alkalmassági feltételek és az értékelési szempontrendszer, valamint a bírálati folyamat kialakítása kapcsán;
f) együttműködés a bizottság tagjaival és – amennyiben nem ő látja el a FAKSZ-feladatokat – a FAKSZ-szal;
g) az eljárás során keletkező okmányok, dokumentumok, jelentések kidolgozása, kezelése és megőrzése;
h) a bizottság üléseinek előkészítése, a bizottság tagjainak a kiértesítése a bizottsági ülés időpontjáról, tárgyáról, a bizottsági ülések jegyzőkönyveinek, feljegyzéseinek, javaslatainak elkészítése;
i) az eljárást megindító felhívás közzétételre történő továbbítása, valamint – amennyiben hirdetmény közzétételére nem kerül sor – a felhívásnak a felkérni tervezett gazdasági szereplők részére történő megküldése és a közbeszerzési dokumentumok elérhetővé tétele;
j) a kiegészítő tájékoztatások határidőben történő megadása, szükség esetén a részvételi vagy ajánlattételi határidő módosítása;
k) a közbeszerzési dokumentumok szükség szerinti módosítása;
l) a részvételi jelentkezések, ajánlatok bontása;
m) részvétel a beérkező ajánlatok és részvételi jelentkezések bírálatában és értékelésében, segítve az egyes bizottsági tagok feladatainak végrehajtását;
n) a hiánypótlások, felvilágosításkérések, indokoláskérések értékelő jegyzőkönyvben foglaltaknak megfelelően történő elkészítése;
o) döntési javaslat, összegzés elkészítése;
p) szerződés aláíratása;
q) előzetes vitarendezés kezdeményezése esetén a vitarendezésre adott válasz előkészítése;
r) az eljárás lefolytatásának folyamatos figyelemmel kísérése, a keletkező okmányok aláíratásának, hitelesítésének, valamint az okmányok határidőben történő továbbításának biztosítása;
s) a közbeszerzési eljárással és a szerződés teljesítésével kapcsolatos határidők figyelemmel kísérése és betartása;
t) az eljárással kapcsolatos közzétételi kötelezettségek teljesítése;
u) a közbeszerzési eljárás adatainak pontos és azok keletkezését és változását követő rögzítése az eljárások helyzetéről vezetett nyilvántartásban;
v) a tevékenysége során felmerülő bármely akadály jelentése az osztályvezetőjének;
w) a szükséges mértékben folyamatos kapcsolattartás a közreműködő szervezetekkel az eljárás eredményes lefolytatása érdekében.
9. A jogi szakértelemmel rendelkező tag feladatai, felelősségi köre
59. A jogi szakértelmet a KPF vezetője által kijelölt, a KPF állományába tartozó, jogi végzettséggel rendelkező jogász biztosítja. Szükség esetén a Hivatal vezetője és az OPGIH egyetértése esetén a jogi szakértelmet a bizottságban a Hivatal vezetője által kijelölt személy biztosítja.
60. A jogi szakértelemmel rendelkező bizottsági tag feladata:
a) részvétel a közbeszerzési eljárás lefolytatásában, kiemelten az alábbi területeken:
aa) az eljárás során keletkező dokumentumok, jelentések kidolgozásában, jogi véleményezésében,
ab) az eljárás folyamatában, az egyes szakemberekkel történő együttműködésben,
ac) a beérkező részvételi jelentkezések, ajánlatok bírálatában és értékelésében,
ad) a bizottsági üléseken,
ae) a tárgyalásokon;
b) a közbeszerzési dokumentumok, műszaki leírás és a szerződések szakmai tartalmát érintő szerződéses feltételek alapján a közbeszerzési dokumentumokkal összhangban álló szerződéstervezet megszövegezése;
c) az esetlegesen közreműködő FAKSZ-szal történő együttműködés, kapcsolattartás;
d) a szerződéses feltételeket érintő, a gazdasági szereplők által feltett kérdés esetén a kiegészítő tájékoztatás tartalmának határidőre történő kidolgozása;
e) a jogszerűség betartásának érdekében javaslattétel a bizottság, valamint a döntéshozó részére;
f) az esetleges jogkövetkezményekre való figyelemfelhívás;
g) a részvételi jelentkezések és ajánlatok vizsgálata, kiemelt figyelemmel a kizáró okokra;
h) az eljárás eredményeként létrejövő szerződések aláírás előtti véglegesítése,
i) előzetes vitarendezés kezdeményezése esetén szakmai segítségnyújtás a vitarendezésre adott válasz elkészítéséhez;
j) jogorvoslat esetén a Közbeszerzési Döntőbizottság (a továbbiakban: KDB), a kérelmező és egyéb érdekeltek részére küldendő dokumentumok véleményezése;
k) kijelölése esetén jogorvoslati eljárásban az Ajánlatkérő képviselete;
l) szükség esetén a szerződésmódosítás tervezetének összeállítása, véglegesítése, jogi ellenjegyzése.
10. A pénzügyi szakértelemmel rendelkező tag feladatai, felelősségi köre
61. A pénzügyi szakértelmet a KGF vezetője által kijelölt szakember biztosítja.
62. A pénzügyi szakértelemmel rendelkező bizottsági tag feladata:
a) részvétel a közbeszerzési eljárás lefolytatásában, kiemelten:
aa) az eljárás során keletkező dokumentumok, jelentések kidolgozásában, pénzügyi véleményezésében,
ab) az eljárás folyamatában, az egyes szakemberekkel történő együttműködésben,
ac) a beérkező részvételi jelentkezések, ajánlatok, bírálatában és értékelésében,
ad) a bizottsági üléseken,
ae) a tárgyalásokon;
b) részvétel az eljárás eredményeként létrejövő szerződések, tervezetek fizetési és pénzügyi feltételeinek kidolgozásában;
c) a szerződés pénzügyi teljesítését érintő ajánlattevői kérdés esetén a kiegészítő tájékoztatás tartalmának határidőre történő kidolgozása;
d) a pénzügyi ajánlat összhangjának vizsgálata a Kbt., az Áht. és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011 (XI. 31.) Korm. rendelet vonatkozó rendelkezéseivel, valamint a rendelkezésre álló pénzügyi fedezettel;
e) az ajánlatok számszerű ellenőrzése, javaslattétel számítási hiba javítására;
f) közreműködés annak megállapításában, hogy a kért ellenszolgáltatás nem jelent-e aránytalanul alacsony árat, valamint az ajánlat tartalmaz-e egyéb aránytalan vállalást;
g) a beszerzés fedezete rendelkezésre állásának folyamatos ellenőrzése;
h) előzetes vitarendezés kezdeményezése esetén szakmai segítségnyújtás a vitarendezésre adott válasz elkészítéséhez.
11. A FAKSZ feladatai, felelősségi köre
63. A FAKSZ feladata:
a) a részvétel a közbeszerzési eljárás lefolytatásában, kiemelten az alábbi területeken:
aa) az eljárás során keletkező dokumentumok kidolgozásában, véleményezésében,
ab) az eljárás folyamatában, az egyes szakemberekkel történő együttműködésben,
ac) a beérkező részvételi jelentkezések, ajánlatok, bírálatában és értékelésében,
ad) a bizottsági üléseken,
ae) a tárgyalásokon;
b) előzetes vitarendezés során kijelölése esetén az ajánlatkérői álláspont kialakítása;
c) kijelölése esetén Ajánlatkérő képviselete jogorvoslati eljárásban;
d) a Kbt. és a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadói tevékenységről szóló 257/2018. (XII. 18.) Korm. rendelet alapján rá háruló kötelezettségek teljesítése.
12. Külső szakértők bevonása az eljárásba
64. Amennyiben a közbeszerzési eljárás tárgya, sajátossága, nagyságrendje, bonyolultsága különleges szakértelmet igényel, a döntéshozó a közbeszerzési eljárásban való közreműködésre külső szakértő személyt, szervezetet kérhet fel.
65. Amennyiben a KPF leterheltsége miatt szükséges, a közbeszerzési eljárások lefolytatására a döntéshozó külső szakértő személyt, szervezetet kérhet fel.
66. Ha a közbeszerzési eljárás lefolytatása során külső megbízott szakértő igénybevételére kerül sor, a vonatkozó szerződésnek tartalmaznia kell a közbeszerzési eljárás részfeladatai kapcsán, hogy mely feladatok teljesítése esik a BVOP mint megbízó és melyek a megbízott terhére. Ennek megfelelően külön kell rögzíteni az ezen utasítástól eltérő felelősségi rendet.
VI. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS ELŐKÉSZÍTÉSE
67. Az eljárás ügyintézője elkészíti a bizottsági tagok megbízására vonatkozó javaslatot, elkészíti a megbízást, az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatokat, majd intézkedik a bizottsági ülés kitűzéséről, a tagok meghívásáról és az összeférhetetlenségi nyilatkozatok tagok általi aláírásáról.
68. Az első bizottsági ülés célja, hogy tisztázza az eljárás indításához, így különösen a közbeszerzési dokumentumok elkészítéséhez szükséges információkat, továbbá valamennyi lényeges körülményt és adatot.
69. Az első bizottsági ülésen meg kell határozni és jegyzőkönyvben kell rögzíteni:
a) a közbeszerzés tárgyát, mennyiségét, részajánlattétel lehetőségét és adott esetben az egyes részek tartalmát, amennyiben részajánlattétel lehetősége nem kerül biztosításra, a részajánlattétel kizárásának indokolását;
b) a becsült értéket;
c) az egybeszámításra vonatkozó információkat;
d) a rendelkezésre álló fedezet mértékét;
e) az elvárt teljesítési határidőket;
f) tárgyalás tartásának szükségességét;
g) a közbeszerzési eljárás módját, amennyiben az első alkalommal már lehetőség nyílik rá;
h) amennyiben az eljárásmód lehetővé teszi, a felkérendő gazdasági szereplők nevét, címét és elérhetőségét;
i) az értékelési szempontokat;
j) az alkalmassági követelményeket;
k) a műszaki-szakmai ajánlat tartalmi követelményeit, a kereskedelmi ajánlat tartalmát, a szakmai ajánlat és az árazott költségvetés részletezettségére vonatkozó elvárást;
l) a szerződéses feltételeket;
m) egyéb, az eljárás lefolytatása szempontjából jelentőséggel bíró szakmai szempontokat,
n) a felelős személyek megjelölésével valamennyi egyéb feladatot, amely a közbeszerzési eljárás megindításához szükséges.
70. A bizottság jogosult – a jogszabályok és a beszerzési tapasztalatok figyelembevételével – a kezdeményezésben foglalt alkalmassági feltételek, értékelési szempontok, szerződés feltételei és biztosítékai, valamint az egyéb követelmények módosítására.
71. Amennyiben az alakuló ülésen nem áll rendelkezésre valamennyi, a közbeszerzés megindításához szükséges adat, vagy a közbeszerzési eljárás körülményei nem tisztázottak, a bizottság tagjai elektronikus levelezés útján egyeztetnek, szükség esetén új bizottsági ülést tartanak.
72. Az ügyintéző minden bizottsági ülésről jegyzőkönyvet készít. A bizottsági ülésekről készített jegyzőkönyveket az eseményeken részt vevő bizottsági tagok az aláírási helyeken aláírásukkal hitelesítik.
73. Amennyiben a kezdeményezés alapján a közbeszerzési eljárás megindításához szükséges minden adat rendelkezésre áll, vagy elektronikus úton a szükséges információk beszerezhetők, az eljárás ügyintézője feljegyzésben rögzíti a 69. pont szerinti adatokat, és a feljegyzést véleményezésre megküldi a bizottsági tagok részére. A 68. pont szerinti bizottsági ülés mellőzhető, ha a feljegyzésben foglaltakkal valamennyi bizottsági tag egyetért, és azt aláírja.
74. Az ügyintéző köteles ellenőrizni, hogy a lefolytatásra kerülő eljárás szerepel-e, továbbá megfelelő adatokkal szerepel-e a közbeszerzési tervben, szükség esetén a KPF erre kijelölt ügyintézője részére jelzi a közbeszerzési terv módosításának szükségességét, aki 3 munkanapon belül intézkedik a közbeszerzési terv módosítására és annak közzétételére az EKR-ben.
13. A közbeszerzési eljárást megindító dokumentumok kidolgozása
75. Amennyiben minden szükséges adat rendelkezésre áll, valamint minden körülmény tisztázásra került, az ügyintéző 8 munkanapon belül a bizottsági tagok közreműködésével előkészíti az eljárás megindításához szükséges közbeszerzési dokumentumokat. A Kbt. és végrehajtási rendeletei, a műszaki leírás és a szerződés szakmai tartalmát érintő szerződéses feltételek teljes körű meghatározása alapján a bizottság jogi szakértelemmel rendelkező tagja 8 munkanapon belül köteles kidolgozni a szerződéstervezetet.
76. Az ügyintéző a szerződéstervezetet megküldi a Hivatal Jogi és Adatkezelési Főosztály (a továbbiakban: BVOP JAFO) részére jogi szempontú ellenőrzés céljából.
77. A BVOP JAFO a szerződéstervezettel kapcsolatos észrevételeit 5 munkanapon belül megküldi a KPF részére. A szerződés tervezetének ellenőrzése során figyelembe kell venni, hogy a közbeszerzési eljárás lefolytatását követően a szerződéstervezetben foglalt feltételekkel kell a szerződést megkötni, abban az eljárás lezárását követően módosításra nincs lehetőség.
78. Nettó 10 millió Ft feletti becsült értékű szerződés esetén az ügyintéző a szerződéstervezetet megküldi a Belső Ellenőrzési Főosztály (a továbbiakban: BVOP BEF) részére a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítésigazolás, utalványozás és érvényesítés rendjének szabályozásáról szóló BVOP utasítás szerinti ellenőrzés végrehajtása érdekében.
79. A BVOP BEF a szerződéstervezettel kapcsolatos észrevételeit 5 munkanapon belül megküldi a KPF részére. A szerződéstervezet ellenőrzése során figyelembe kell venni, hogy a közbeszerzési eljárás lefolytatását követően a szerződéstervezetben foglalt feltételekkel kell a szerződést megkötni, abban az eljárás lezárását követően módosításra nincs lehetőség.
80. A szerződéstervezet véglegesítése a BVOP JAFO és BVOP BEF észrevételeinek figyelembevételével történhet meg.
81. Amennyiben az eljárásban FAKSZ kerül alkalmazásra, az előkészített dokumentumtervezeteket az ügyintéző a FAKSZ részére jóváhagyásra átadja. A FAKSZ a kézhezvételtől számított 5 munkanapon belül ellenőrzi a dokumentumokat, és jóváhagyásáról vagy esetleges módosítási javaslatairól tájékoztatja az eljárás ügyintézőjét.
82. Amennyiben a FAKSZ az előkészített dokumentumok javítását szükségesnek tartja, úgy az ügyintéző – a FAKSZ utasításainak megfelelően – javítja azokat, majd elektronikus úton megküldi a bizottság többi tagja részére egyeztetés céljából. A bizottság tagjai esetleges észrevételeikről, egyetértésükről haladéktalanul, de legkésőbb 2 munkanapon belül tájékoztatják az ügyintézőt. A közbeszerzési dokumentumok a bizottság tagjaival történt egyeztetést követően véglegesíthetők.
14. A közbeszerzési dokumentumok jóváhagyása
83. A véglegesített eljárást megindító dokumentumokat az ügyintéző az eljárás megindításának jóváhagyására a döntéshozónak felterjeszti. Azon eljárásokban, ahol FAKSZ került kijelölésre a bizottságba, a dokumentumok kizárólag FAKSZ-ellenjegyzéssel ellátva kerülhetnek felterjesztésre a döntéshozó részére. A döntéshozó jóváhagyása hiányában a közbeszerzési eljárás nem indítható meg.
15. A közbeszerzési eljárások lefolytatásához kapcsolódó díjak megfizetésére vonatkozó szabályok
84. A közbeszerzési eljárások lefolytatásához kapcsolódó igazgatási szolgáltatási díjak átutalásának kezdeményezéséről a KPF gondoskodik.
85. A KPF az átutalás kéréséről szóló levélben jelzi a KGF felé az utalandó díj összegét, amelyet a KGF soron kívül köteles átutalni és az átutalást követően az átutalási bizonylat másolati példányát haladéktalanul megküldeni a KPF részére.
VII. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSA
16. A közbeszerzési eljárás megindítása
86. Az ügyintéző a döntéshozó által jóváhagyott eljárást megindító dokumentumok kézhezvételét követően haladéktalanul intézkedik az eljárást megindító felhívás közzétételre történő továbbításáról, valamint – amennyiben hirdetmény közzétételére nem kerül sor – a felhívásnak a felkérni tervezett gazdasági szereplők részére történő megküldéséről és a közbeszerzési dokumentumok elérhetővé tételéről.
87. A Közbeszerzési Hatóság Hirdetménykezelési és Statisztikai Főosztály a megküldött hirdetmények ellenőrzését követően hiánypótlást rendelhet el. A hirdetmény hiánypótlásnak megfelelő módosításáért – szükség esetén a bizottsági tagokkal egyeztetve – az ügyintéző a felelős.
88. A hirdetmény megjelenését követően az ügyintéző köteles megvizsgálni annak tartalmát és egyezőségét az általa feladottal, majd egyezés esetén a megjelent hirdetmény másolatát elhelyezni az eljárás iratai között.
89. Amennyiben a megjelent hirdetmény nem egyezik a feladott hirdetménnyel, az ügyintéző köteles kezdeményezni a hirdetmény helyesbítését. A hirdetmény helyesbítésének jóváhagyása, megjelentetése során a jelen fejezet alapján kell eljárni.
17. Helyszíni bejárás
90. Amennyiben az eljárás során helyszíni bejárás kerül megtartásra, annak előkészítéséért és levezetéséért a bizottság közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező tagja felelős.
91. A bizottság közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező tagja a helyszíni bejárás előtt köteles egyeztetni az ügyintézővel.
92. A helyszíni bejárásról a bizottság közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező tagja jegyzőkönyvet köteles készíteni, melyet a helyszíni bejárást követő munkanapon köteles megküldeni a bizottság elnöke és az ügyintéző részére.
93. A helyszíni bejárásról készült jegyzőkönyvet az ügyintéző a bejárás napjától számított 5 napon belül köteles az érdeklődő gazdasági szereplőknek megküldeni vagy hozzáférhetővé tenni.
94. A helyszíni bejáráson a gazdasági szereplők részéről nincs lehetőség kiegészítő tájékoztatás kérésére, a gazdasági szereplők a Kbt. 56. § (1) bekezdése szerint írásban tehetik fel kérdéseiket.
18. A közbeszerzési dokumentumok tartalmával kapcsolatos kiegészítő tájékoztatás
95. A beérkezett kiegészítő tájékoztatáskérésekre vonatkozó válasz kidolgozásának előkészítéséért, a határidők betartásáért az ügyintéző felelős.
96. Amennyiben a kérdések megválaszolásához szükséges, az ügyintéző elektronikus úton – e-mailben – megkeresi az érintett bizottsági tagokat, akiknek az állásfoglalása alapján elkészíti a kiegészítő tájékoztatást, és a többi bizottsági tag tájékoztatása mellett felterjeszti a döntéshozónak aláírásra.
97. A kiegészítő tájékoztatás aláírását követően az ügyintéző – a Kbt.-ben meghatározott határidőket betartva – a válaszokat az eljárást megindító felhívásban meghatározottak szerint közzéteszi vagy megküldi.
98. Amennyiben a kérdések alapján szükséges, az ügyintéző az arra irányuló döntés meghozatalát követően gondoskodik az eljárást megindító felhívás és dokumentáció módosításáról.
19. A közbeszerzés dokumentumainak módosítása és visszavonása, a részvételi és ajánlattételi határidő meghosszabbítása
99. Amennyiben a közbeszerzés dokumentumainak módosítása – ideértve a határidők hosszabbítását is – vagy visszavonása szükséges, az ezzel kapcsolatos feladatok Kbt.-ben foglaltak szerinti ellátásáért és a határidők betartásáért az ügyintéző felelős.
100. A közbeszerzés dokumentumainak módosításáról vagy visszavonásáról az ügyintéző köteles haladéktalanul tájékoztatni a bizottság tagjait.
101. A módosító hirdetmény megjelentetése érdekében fizetendő hirdetményellenőrzési díj megfizetésére a 84–85. pont irányadó.
20. A részvételi jelentkezések és ajánlatok fogadásának megszervezése
102. Amennyiben az ajánlatok, részvételi jelentkezések az EKR-en keresztül kerülnek benyújtásra, a Kbt., az EKR rendelet és az EKR-felhasználói kézikönyv előírásai szerint kell eljárni.
103. Amennyiben az ajánlatok, részvételi jelentkezések nem az EKR-en keresztül kerülnek benyújtásra, az alábbiak szerint kell eljárni:
a) a részvételi jelentkezéseket és ajánlatokat az ügyintéző fogadja;
b) a beérkezett részvételi jelentkezések és ajánlatok átvételéről az ügyintéző köteles átvételi elismervényt készíteni, melynek egy példánya a gazdasági szereplő képviselője részére átadásra kerül, másik példányát iktatni kell az eljárás iratanyagába;
c) abban az esetben, ha a részvételi jelentkezés, ajánlat sérülten érkezett, vagy más rendkívüli körülmény merült fel, az ügyintéző és a KPF KBO vezetője jegyzőkönyvet vesznek fel. Ha az ilyen részvételi jelentkezést vagy ajánlatot a részvételre jelentkező vagy az ajánlattevő képviselője kézben hozta, úgy a jegyzőkönyvet vele is alá kell íratni;
d) a részvételi jelentkezéseket és ajánlatokat a részvételi jelentkezési vagy ajánlattételi határidő lejártáig zárt szekrényben kell megőrizni;
e) a részvételi jelentkezési vagy ajánlattételi határidő lejártát követően, késve érkezett részvételi jelentkezéseket vagy ajánlatokat is át kell venni, de azokat bontatlanul kell az eljárás irataihoz csatolni, kivéve, ha a részvételre jelentkező vagy ajánlattevő személye nem azonosítható be, mely esetben a részvételi jelentkezés vagy ajánlat a részvételre jelentkező vagy ajánlattevő azonosításának céljából felbontható.
21. Az ajánlatok, részvételi jelentkezések bontása
104. Amennyiben az ajánlatok, részvételi jelentkezések az EKR-en keresztül kerülnek benyújtásra, a Kbt., az EKR rendelet és az EKR-felhasználói kézikönyv előírásai szerint kell eljárni.
105. A bontási jegyzőkönyv megküldése előtt annak KPF KBO vezetője, amennyiben az eljárásba FAKSZ került kijelölésre, FAKSZ általi jóváhagyása szükséges.
106. Amennyiben az ajánlatok, részvételi jelentkezések nem az EKR-en keresztül kerülnek benyújtásra, az alábbiak szerint kell eljárni:
a) a bontást a KPF KBO vezető vagy a kijelölt FAKSZ és az ügyintéző, távollétük esetén a KPF állományából legalább 2 fő a Kbt. 68. § (3) bekezdésében felsorolt személyek jelenlétében hajtja végre;
b) a bontás során a Kbt.-ben előírt adatokat ismertetni kell;
c) a bontásról az ügyintézőnek jegyzőkönyvet kell készítenie, a jegyzőkönyvet a Kbt.-ben meghatározott határidők figyelembevételével kell megküldeni a részvételre jelentkezők és ajánlattevők részére;
d) a határidő után beérkezett ajánlat vagy részvételi jelentkezés benyújtásáról szintén jegyzőkönyvet kell felvenni, és azt az összes – beleértve az elkésett – ajánlattevőnek, részvételre jelentkezőnek meg kell küldeni.
22. A részvételi jelentkezések és az ajánlatok elbírálása
107. A bizottság a részvételi jelentkezések, ajánlatok bírálatát a Kbt. 69. §-ában foglaltaknak megfelelően végzi. A bizottsági ülésekről az ügyintéző jegyzőkönyvet készít.
108. Amennyiben a bizottságba a KPF állományából a főosztályvezető vagy a KPF KBO vezető nem került kijelölésre, a bizottsági jegyzőkönyvekre KPF KBO vezetői záradék felvezetése szükséges.
109. Felvilágosítás, indokolás, hiánypótlás kérése esetén az ajánlattevőknek vagy részvételre jelentkezőknek írandó felhívást az elkészített jegyzőkönyv alapján az ügyintéző készíti el, amelyet aláíratást követően az ajánlattevők vagy részvételre jelentkezők részére megküld.
110. A Kbt. 69. § (4) bekezdése szerinti felhívást az igazolások benyújtására a bírálati jegyzőkönyv alapján az ügyintéző készíti el, amelyet aláíratást követően az ajánlattevők vagy részvételre jelentkezők részére megküld.
23. A tárgyalások előkészítése és lefolytatása
111. Amennyiben az eljárás során a Kbt. tárgyalás tartását előírja, tárgyalás tartására kerül sor. A tárgyalások előkészítéséért az ügyintéző felel.
112. A tárgyalásra történő felkészülés során kiemelten kell kezelni a gazdaságossági kérdéseket. Figyelembe kell venni a becsült értéket, valamint a rendelkezésre álló fedezetet.
113. Amennyiben a Kbt. előírásai alapján valamely ajánlatot a tárgyalások megkezdése előtt érvénytelenné kell nyilvánítani, arról a bizottság írásban javaslatot készít a döntéshozó részére. A döntéshozó jóváhagyását követően a közbenső döntésről az ajánlattevőket tájékoztatni kell.
114. A tárgyalásokat a bizottság elnöke vagy a KPF főosztályvezetője által kijelölt személy vezeti, aki a hozzászólásokat koordinálja, a nyilatkozatokat és minden, az eljárás szempontjából fontos információt kötelezően jegyzőkönyveztet.
115. A tárgyalás befejezésekor az elkészült jegyzőkönyvet minden, a tárgyaláson résztvevő személy aláírja. Az ajánlattevőkkel folytatott tárgyalás jegyzőkönyvének egy példányát az átadás-átvételt igazoló aláírást követően a tárgyaláson részt vevő ajánlattevők részére át kell adni. A tárgyaláson meg nem jelent ajánlattevő részére az esélyegyenlőség biztosítása érdekében az ügyintéző köteles megküldeni a szükséges felvilágosítást, tájékoztatást a Kbt. előírásai szerint.
116. Jelen fejezetben megfogalmazottakat kell alkalmazni a versenypárbeszéd ajánlattételi szakaszában lefolytatandó párbeszédre.
24. A végső bírálati jegyzőkönyv összeállítása
117. A részvételi jelentkezések és ajánlatok végső bírálatáról a bizottság jegyzőkönyvet vesz fel, melyet mindegyik, az értékelésben részt vevő bizottsági tag aláír. A bírálati jegyzőkönyvet az ügyintéző készíti el.
118. A végső bírálati jegyzőkönyvnek részletesen kell tartalmaznia a következőket:
a) a részvételi szakaszról készült végső bírálati jegyzőkönyv esetén
aa) a részvételi felhívás megjelenésének időpontját, a hirdetmény számát, a módosításokra vonatkozó információkat,
ab) a beérkezett részvételi jelentkezések felsorolását,
ac) hiánypótlási felhívás és a hiánypótlási felhívásra érkezett hiánypótlások feldolgozását,
ad) a felvilágosításkérés és a felvilágosításkérésre adott válaszok feldolgozását,
ae) a Kbt. 69. § (2) bekezdése alapján megfelelőnek minősített részvételi jelentkezéseket,
af) az érvénytelen részvételi jelentkezést benyújtó részvételre jelentkezők felsorolását az érvénytelenség okainak tételes feltüntetésével,
ag) az eljárás részvételi szakaszának eredményességére vonatkozó információt,
ah) az érvényes részvételi jelentkezést benyújtó, ajánlattételre felhívandó részvételre jelentkezők felsorolását;
b) az ajánlattételi szakaszról készült végső bírálati jegyzőkönyv esetén
ba) az ajánlattételi felhívás megjelenésének vagy megküldésének időpontját, a felhívás számát, a módosításokra vonatkozó információkat,
bb) az ajánlattételre felhívott gazdasági szereplők felsorolását (amennyiben nem hirdetménnyel indult az eljárás),
bc) a beérkezett ajánlatok felsorolását,
bd) a hiánypótlási felhívás és a hiánypótlási felhívásra érkezett hiánypótlások feldolgozását,
be) a felvilágosításkérés, indokoláskérés, valamint a felvilágosításkérésre és indokoláskérésre adott válaszok feldolgozását,
bf) a Kbt. 69. § (2) bekezdése alapján megfelelőnek vagy nem megfelelőnek minősített ajánlatokat,
bg) a megfelelőnek minősített ajánlatok részletes, összehasonlító értékelését,
bh) az igazolások benyújtására felhívott ajánlattevők felsorolását,
bi) az igazolások vonatkozásában kiküldött hiánypótlási felhívásra, felvilágosításkérésre érkezett hiánypótlások, felvilágosítások feldolgozását,
bj) az érvénytelen ajánlatot benyújtó ajánlattevők felsorolását az érvénytelenség okainak tételes feltüntetésével,
bk) az érvényes ajánlatot benyújtó ajánlattevők felsorolását,
bl) az eljárás eredményességére vonatkozó információt,
bm) a nyertes ajánlattevőre, valamint adott esetben a második legkedvezőbb ajánlatot tett ajánlattevő meghatározására vonatkozó javaslatot.
119. Az értékelés – ajánlattevőnkénti bontásban – tartalmazza a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott összes értékelési szempontot, rész- és alszempontot, az azokra követelményként meghatározott értékeket, a kapott pontszámot és a súlyozott pontszámot, esetleg összehasonlító táblázatokat, diagramokat.
120. Amennyiben a legkedvezőbb ajánlat értéke meghaladja a rendelkezésre álló fedezet mértékét, a pótfedezet megkéréséről a kezdeményező gondoskodik.
121. Amennyiben a pótfedezet biztosításra kerül, a végső bírálati jegyzőkönyv lezárására kizárólag a pótfedezet rendelkezésre állását igazoló fedezetigazolás kiállítását követően kerülhet sor.
122. A végső bírálati jegyzőkönyvben a bizottság javaslatot tesz az érvényes ajánlatot benyújtó ajánlattevőkre, a nyertes ajánlattevőre, valamint adott esetben a második legkedvezőbb ajánlatot tett ajánlattevő meghatározására.
25. A döntési javaslat
123. Az ügyintéző a végső bírálati jegyzőkönyv alapján előkészíti a döntési javaslat tervezetét.
124. A közbeszerzési eljárást lezáró döntési javaslatot a bizottság tagjai aláírják, mely javaslat felterjesztésre kerül a döntéshozó részére. Kétszakaszos eljárás esetén a részvételi szakasz és az ajánlattételi szakasz is döntéssel zárul.
26. Az összegezés
125. Az ügyintéző a döntés alapján haladéktalanul véglegesíti az „Összegezés a részvételi jelentkezések elbírálásáról” és az „Összegezés az ajánlatok elbírálásáról” (a továbbiakban: összegezés) elnevezésű dokumentumot a mindenkor hatályos jogszabályban meghatározott formában, a döntéshozó döntésének megfelelő tartalommal.
126. Az összegezés KPF KBO vezetője vagy kijelölése esetén a FAKSZ általi jóváhagyás nélkül nem kerülhet kiküldésre.
127. Az összegezést az eljárás ügyintézője köteles a döntéstől számított legkésőbb 3 munkanapon belül a részvételre jelentkezők vagy ajánlattevők részére megküldeni.
27. Előzetes vitarendezés, jogorvoslat
128. Előzetes vitarendezési kérelem érkezése esetén az ügyintéző az előzetes vitarendezési kérelem kézhezvételét követően haladéktalanul köteles közzétenni az EKR-ben az írásbeli összegezést vagy egyéb dokumentumot, az eljárási cselekmény jogsértőnek tartott elemét, a kérelmező javaslatát, észrevételét, valamint az álláspontját alátámasztó adatokat, tényeket, továbbá – ha vannak ilyenek – az azokat alátámasztó dokumentumokra történő hivatkozást, továbbá azonnal tájékoztatni kell a bizottság elnökét és a bizottság tagjait.
129. Az előzetes vitarendezési kérelemre a válasz kidolgozásáért – a bizottság tagjaival együttműködve – továbbá a határidők betartásáért az ügyintéző felelős a KPF főosztályvezetője által kijelölt FAKSZ felügyelete mellett.
130. Jogorvoslati eljárás esetén a KDB által kért dokumentumok, valamint az ajánlatkérői észrevétel határidőben történő beküldéséért az ügyintéző felelős.
131. Jogorvoslati eljárásban az ajánlatkérőt képviselő személyt a KPF főosztályvezetőjének javaslata alapján a döntéshozó jelöli ki a Kbt. 145. § (7) bekezdése alapján.
28. A szerződés megkötése
132. A szerződéskötés időpontjára a mindenkor hatályos Kbt. rendelkezései az irányadóak, a szerződés nem írható alá a szerződéskötési moratórium lejártát megelőzően (előzetes vitarendezés esetén a vitarendezéssel érintett részre vonatkozóan a szerződéskötési moratórium újraindul a vitarendezésre adott válasz megküldésének időpontjától). A jogorvoslati eljárás esetén a jogorvoslattal érintett rész vonatkozásában a szerződés a jogorvoslati eljárás lezárásáig nem köthető meg, csak akkor, ha ezt a KDB ideiglenes intézkedésben engedélyezte.
133. A bizottság jogi szakértelemmel rendelkező tagja az összegezés megküldését követően véglegesíti a szerződést.
134. Nettó 10 millió Ft feletti becsült értékű szerződés esetén az ügyintéző a végleges szerződést megküldi a BVOP BEF részére a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítésigazolás, utalványozás és érvényesítés rendjének szabályozásáról szóló hatályos BVOP utasítás szerinti ellenőrzés végrehajtása érdekében.
135. A szerződés megkötéséhez
a) nettó 10 millió Ft – nettó 100 millió Ft között a BVOP BEF kontrollja és támogató záradéka szükséges,
b) nettó 100 millió Ft felett a BVOP BEF kontrollja, támogató záradéka és az országos parancsok jóváhagyása szükséges.
136. A kötelező jellegű példányok az alábbiak:
a) 1 példány: nyertes ajánlattevő;
b) 1 példány: KGF;
c) 1 példány: KPF irattár;
d) 1 példány: kezdeményező.
137. A szerződés jogi és pénzügyi ellenjegyezéséről az ügyintéző gondosodik.
138. A szerződéskötési moratórium lejártát követően a szerződés minden fél általi aláírásáról, valamint az aláírt szerződések egyes példányainak a szerződésben megjelölt személyeknek, továbbá szervezeti egységeknek történő megküldéséről az ügyintéző gondosodik.
139. A szerződést az ajánlati kötöttség időtartama alatt meg kell kötni.
29. Az eljárás eredményéről szóló tájékoztató és a szerződés közzététele
140. A közbeszerzési eljárások eredményeként létrejött szerződéseket az ügyintéző a szerződéskötést követően haladéktalanul köteles feltölteni az EKR-be és a Közbeszerzési Hatóság által az elektronikus eljárási és kommunikációs lehetőségek támogatása keretében működtetett nyilvános elektronikus szerződéstárba.
141. A közbeszerzési eljárás eredményéről eredményes eljárás esetén a szerződéskötést követő 3 munkanapon belül, eredménytelen eljárás esetén az összegezés megküldését követő 3 munkanapon belül, a szerződéskötés megtagadása esetén a megtagadásról szóló tájékoztatást követő 3 munkanapon belül hirdetményt kell közzétenni, melynek kidolgozásáért és megjelentetéséért az ügyintéző felelős. A hirdetmény megjelentetése érdekében fizetendő hirdetményellenőrzési díj megfizetésére a 84–85. pont irányadó.
VIII. DÖNTÉSHOZATAL A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSBAN
142. A közbeszerzési eljárás során szükséges döntéseket a döntéshozó hozza meg. Ennek keretében
a) a KPF által felterjesztett iratok alapján dönt a kezdeményezésről;
b) dönt a közbeszerzési dokumentumok, a felhívás, valamint az előterjesztés jóváhagyásáról;
c) a bizottság javaslata alapján dönt az eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről, a közbenső döntéseket meghozza, a kiegészítő tájékoztatáskérésekre adott válaszokat kiadmányozza;
d) az esetleges jogorvoslat keretében előterjesztendő beadványokat jóváhagyja.
143. Az ajánlatok értékelése során szükségessé váló hiánypótlás, felvilágosításkérés, indokoláskérés és igazolások bekérésére a KPF vezetője jogosult és köteles.
IX. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS DOKUMENTÁLÁSA
144. A BVOP minden egyes közbeszerzési eljárását – annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően – írásban, illetőleg a Kbt.-ben rögzített esetekben elektronikusan is köteles dokumentálni. A lefolytatott közbeszerzési eljárásokban a lehető legszélesebb körben egységes dokumentálási rendnek kell érvényesülnie.
145. Az ügyintéző az eljárás iratainak az EKR-ben való elektronikus megőrzése érdekében köteles az alábbi dokumentumokat feltölteni az adott eljárás dokumentumai közé:
a) kezdeményezés;
b) becsült érték meghatározását alátámasztó dokumentumok;
c) fedezetigazolás;
d) összeférhetetlenségi nyilatkozatok;
e) megbízások;
f) közbeszerzési dokumentumok;
g) bizottsági jegyzőkönyvek;
h) döntés;
i) összegezés;
j) előzetes vitarendezéssel kapcsolatos dokumentumok;
k) jogorvoslati eljárással kapcsolatos dokumentumok;
l) megkötött szerződés;
m) szerződés teljesülésére vonatkozó adatok.
X. A SZERZŐDÉS TELJESÍTÉSE
146. A kezdeményező szervezeti elem vezetője köteles figyelemmel kísérni és ellenőrizni a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítését – ezen belül kiemelten az értékelés során figyelembe vett szerződéses kötelezettségeket –, ennek keretében köteles gondoskodni a BVOP-t terhelő, a szerződésben foglalt kötelezettségek teljesítéséről, valamint köteles a szerződő féltől az általa történő szerződésszerű teljesítést követelni. A kezdeményező szervezeti elem vezetője köteles továbbá ellenőrizni és dokumentálni minden, a szerződésben foglaltaktól eltérő teljesítést, annak okait és – adott esetben – a szerződésszegéssel kapcsolatos igények érvényesítését.
147. A szerződést a közbeszerzési eljárás alapján nyertes ajánlattevőként szerződő félnek, közösen ajánlatot tevőknek, valamint az általuk, a Kbt. előírásai szerint bejelentett alvállalkozóknak – szükség esetén azok jogutódjának – és szakembereknek kell teljesíteni, melynek ellenőrzése a kezdeményező szakterület feladata. Építési beruházás esetén az ellenőrzés az építési napló alapján történik. Építési beruházás esetén a 322/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 28. §-a szerint kell eljárni az árazott költségvetés tételeinek véglegesítése során.
148. A szerződés teljesítése során felmerült reklamációs ügyekről, továbbá a szerződő fél által közölt alvállalkozó bejelentésről a kezdeményező szakterület vezetője köteles haladéktalanul írásban tájékoztatni a KPF-et. Az alvállalkozói bejelentéseket és reklamációs tájékoztatásokat az ügyintéző köteles az eljárás iratanyagai közé iktatni.
149. Súlyos szerződésszegés esetén a kezdeményező szervezeti elem vezetője köteles haladéktalanul írásban tájékoztatni a KPF-et.
150. A kezdeményező szervezeti elem vezetője a szerződés végleges teljesülésekor a teljesítés igazolásáról vagy a teljesítési igazolás kiállításának megtagadásáról – az erről szóló okirat másolatának megküldésével – 4 munkanapon belül köteles írásban értesíteni a KPF-et.
151. Amennyiben a szerződésben teljesítési biztosíték került kikötésre, a teljesítési biztosíték visszafizetési feltételeinek vizsgálata – a teljesítési igazolások alapján – a KGF feladata.
152. A KPF a teljesítésről történő tájékoztatás figyelembevételével intézkedik a teljesítési biztosíték visszafizetése iránt.
153. A számla kifizetését követő 3 munkanapon belül a Kbt. szerinti közzétételi feladatok végrehajtása céljából a KGF köteles az alábbi adatokat megküldeni a KPF részére:
a) a teljesítés szerződésszerű volt-e,
b) a nem szerződésszerű teljesítés indoka,
c) a szerződés teljesítésének szakterület által elismert időpontja,
d) az ellenszolgáltatás teljesítésének időpontja,
e) a kifizetett ellenszolgáltatás értéke (nettó, bruttó).
154. A szerződések teljesítésével kapcsolatos adatokat tartalmazó dokumentumot a Kbt. előírásai szerint, a 153. pont szerint megadott adatok alapján az ügyintéző készíti el, a KPF főosztályvezetője hagyja jóvá, és az eljárásért felelős ügyintéző tölti fel az EKR-be.
XI. A SZERZŐDÉS MÓDOSÍTÁSA
155. A közbeszerzési eljárás eredményeképpen megkötött szerződés módosítására csak a Kbt.-ben meghatározott feltételek fennállása esetén kerülhet sor.
156. A közbeszerzési szerződés módosítására vonatkozó kérést a kezdeményező szervezeti elem írásban küldi meg a KPF részére, melyben részletesen be kell mutatni a szerződésmódosítás indokait, és csatolni kell az indokok alátámasztását – az alapszerződést és az esetleges korábbi módosításokat – szolgáló dokumentumokat. Közbeszerzési eljárás eredményeképpen megkötött szerződés esetén módosítási igényt legkésőbb a szerződés lejártát megelőzően 45 nappal meg kell küldeni a KPF részére.
157. A KPF szükség esetén egyeztető megbeszélést hív össze.
158. Amennyiben a szerződés módosításának feltételei tisztázásra kerültek, a KPF kijelölt ügyintézője elkészíti a szerződésmódosítás tervezetét.
159. Az ügyintéző a szerződésmódosítás-tervezetet megküldi a BVOP JAFO részére, a büntetés-végrehajtási szervezet szerződéseinek megkötéséről, a szerződések kezeléséről és nyilvántartásáról szóló BVOP utasítás szerinti ellenőrzés végrehajtása érdekében.
160. A BVOP JAFO a szerződésmódosítás tervezettel kapcsolatos észrevételeit 3 munkanapon belül megküldi a KPF részére.
161. Az ügyintéző a BVOP JAFO észrevételeinek figyelembevételével véglegesíti a szerződésmódosítás tervezetét és intézkedik annak minden fél általi aláírásáról.
162. A szerződés módosításáról a Kbt.-ben előírtak szerint hirdetményt kell közzétenni. A szerződésmódosításról szóló hirdetmény kidolgozása és a hirdetmény közzététele a KPF kijelölt ügyintézőjének a kötelessége. A hirdetmény megjelentetése érdekében fizetendő hirdetményellenőrzési díj megfizetésére a 84–85. pontban foglaltak az irányadóak.
163. A szerződésmódosításokat a KPF kijelölt ügyintézője a szerződéskötést követően haladéktalanul köteles feltölteni az EKR-be és a Közbeszerzési Hatóság által az elektronikus eljárási és kommunikációs lehetőségek támogatása keretében működtetett nyilvános elektronikus szerződéstárba.
XII. KÖZBESZERZÉSEK MÁS AJÁNLATKÉRŐKKEL KÖZÖSEN
164. Más ajánlatkérőkkel – kiemelten a bv. intézetekkel – közös közbeszerzés lefolytatására vonatkozó döntést a döntéshozó hozhat.
165. Az eljárást a döntés meghozatalát követően a jelen utasításban foglaltak alapján kell lefolytatni azzal, hogy a közbeszerzésben közreműködő bv. intézet is delegálhat állandó tagot a bizottságba, és a közös közbeszerzésre vonatkozó együttműködést külön megállapodásban kell rögzíteni.
XIII. RÉSZBEN VAGY EGÉSZBEN EURÓPAI UNIÓS FORRÁSBÓL MEGVALÓSÍTOTT KÖZBESZERZÉSEKRE VONATKOZÓ KÜLÖN SZABÁLYOK
166. Támogatásból megvalósuló beszerzések esetén az adott pályázati forrás felelőse (a projektmenedzser) a közbeszerzési eljárás előkészítésétől kezdődően szorosan együttműködik a KPF-fel, szakmai támogatást biztosít annak érdekében, hogy a kiírás a pályázati forrás felhasználás követelményeinek teljeskörűen megfelelve történjen meg. Ennek keretében köteles tájékoztatást adni, ha az adott projektben speciális eljárásrendi előírások szerepelnek, vagy bármely más adminisztrációs, adatszolgáltatási vagy egyéb előírás betartása szükséges.
167. Az európai uniós támogatásból finanszírozott közbeszerzési eljárások ellenőrzésével kapcsolatban külön jogszabály [a 2014–2020 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet] által előírt kötelezettségek (különösen a közbeszerzések előzetes és utólagos ellenőrzésével kapcsolatos feladatok) teljesítéséről a KPF ügyintézője gondoskodik.
XIV. EGYÉB JOGSZABÁLY ALAPJÁN LEFOLYTATOTT KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOKRA VONATKOZÓ KÜLÖNÖS SZABÁLYOK
168. Az informatikai beszerzések vonatkozásában a DKÜ rendelet előírásainak figyelembevételével kell eljárni.
169. A védelmi és biztonsági feladatokkal összefüggő beszerzések vonatkozásában a VBÜ rendelet előírásainak figyelembevételével kell eljárni.
170. A 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó kiemelt termékek közbeszerzése során a 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet előírásainak figyelembevételével kell eljárni.
171. Az NKOH rendelet hatálya alá tartozó kormányzati kommunikációs közbeszerzési eljárások lefolytatása során az NKOH rendelet előírásainak figyelembevételével kell eljárni.
172. A 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó beszerzések során a 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet előírásainak figyelembevételével kell eljárni.
173. A BVOP mint kedvezményezett által a központi ellátási körbe tartozó termékek beszerzését az érintett szakterület kezdeményezi az OPGIH jóváhagyásával a Központi Ellátási Főosztály felé a 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet és a 9/2011. (III. 23.) BM rendelet szerint.
174. A 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet szerinti közbeszerzések lefolytatása során a jelen utasításban foglaltakat az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni:
a) kezdeményező: a 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet és a 9/2011. (III. 23.) BM rendelet hatálya alá tartozó kedvezményezett;
b) a közbeszerzési eljárás lefolytatását a Központi Ellátási Főosztály az aláírt ellátási megállapodás és fedezetigazolás megküldésével kezdeményezi a KPF-nél;
c) a Központi Ellátó Szerv és a kedvezményezett jogait és kötelezettségeit a közbeszerzési eljárásra vonatkozóan az általuk kötendő ellátási megállapodás tartalmazza.
XV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
175. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
176. Az utasítást a hatálybalépését követően kezdeményezett eljárásokban kell alkalmazni.
177. Hatályukat vesztik a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága egyes szervezeti elemeinek külön közbeszerzési eljárásrendjei azzal, hogy a folyamatban lévő közbeszerzési eljárásokra az eljárás megindításakor alkalmazott eljárásrend szabályait kell alkalmazni.
178. Jelen utasítás hatálybalépését követően a bv. intézetek saját közbeszerzéseik vonatkozásában megkereséssel élhetnek az OPGIH útján a KPF felé szakmai segítségnyújtás biztosítása érdekében.
179. A bv. intézetek kötelesek saját közbeszerzési szabályzatukat a jelen utasítás hatálybalépésétől számított három hónapon belül az utasításban foglaltak alapján felülvizsgálni és szükség szerint módosítani.

1. melléklet a 34/2021. (VI. 10.) BVOP utasításhoz

…… évben tervezett beszerzések/közbeszerzések
Szervezeti elem: …………………………

Fsz.

Beszerzés/közbeszerzés tárgya

Beszerzés/közbeszerzés mennyisége

Becsült érték
nettó Ft

Eljárás megindításának
tervezett időpontja
(negyedév)

Szerződés teljesítésének
várható időpontja
(év, negyedév)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. melléklet a 34/2021. (VI. 10.) BVOP utasításhoz

KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS KEZDEMÉNYEZÉSE

1.

Kezdeményező megnevezése:

 

2.

A közbeszerzés tárgya:

 

3.

A közbeszerzés mennyisége:

 

4.

Részajánlat tétel lehetősége:

részajánlat tehető

részajánlat nem tehető

5.

Tervezett közbeszerzés?

tervezett

terven felüli

6.

A beszerzés szükségességének indokolása:

 

7.

A közbeszerzés nettó becsült értéke (részajánlattétel esetén részenként)

 

8.

A teljesítés határideje:

Szerződéskötéstől számított ……… nap/hónap/év

9.

A teljesítés helye:

 

10.

A beszerzés tárgya a VBÜ rendelet hatálya alá tartozik-e (szerepel-e a haditechnikai tevékenység engedélyezésének és a vállalkozások tanúsításának részletes szabályairól szóló 156/2017. (VI. 16.) Korm. rendelet 1. számú mellékletében)?

 

igen

nem

 

 

11.

A közbeszerzési eljárásban történő részvételre, a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelmet biztosító, kezdeményező által kijelölt személyek neve, elérhetőségei:

12.

Ha a beszerzés kizárólagos joggal függ össze, ezért a beszerzési igény jogszerű kielégítésére kizárólag egy gazdasági szereplő képes, a gazdasági szereplő adatai (név, adószám, székhely, elérhetőség):

A kizárólagos jog indokolása:

13.

Javaslat alkalmassági követelmény előírására:

14.

Javasolt értékelési szempontok:

a)    legalacsonyabb ár vagy

b)    legalacsonyabb költség vagy

c)     legjobb ár-érték arány.

 

Értékesítési szempontok/alszempontok

Súlyszám

 

 

 

 

 

 

 

 

15.

Igényli-e a kezdeményező mintatermék bekérését?

16.

Kezdeményező kíván-e biztosítani helyszínbejárást?

17.

A szerződés szakmai tartalmát érintő szerződéses feltételek meghatározása, továbbá a kezdeményező által szükségesnek ítélt feltételek:

a)    szállításra, csomagolásra vonatkozó előírások,

b)    teljesítés helyének pontos meghatározása,

c)    a teljesítéshez szükséges hatósági engedélyek, az engedély beszerzőjének megjelölésével,

d)    előteljesítés lehetőségének biztosítása vagy kizárása,

e)    részteljesítés és részszámlázás lehetőségének biztosítása vagy kizárása,

f)    építési napló vezetési kötelezettsége,

− az átadás-átvétel módja, menete (mennyiségi átvétel módja, minőségi átvétel módja),

g)    az átadás-átvétel során benyújtandó dokumentumok megjelölése/felsorolása: pl. termékleírás, szabványossági nyilatkozatok, a beépített anyagok teljesítménynyilatkozatai, elvárt megfelelőséget igazoló dokumentumok,

h)    teljesítési igazolás kiállítására jogosult személy beosztással történő megjelölése

i)    elvárt jótállási idő,

j)    ahol a jótállás nem értelmezhető, pl. élelmiszer, ott fogyaszthatósági, felhasználási időre, feltételekre vonatkozó feltételek,

k)    karbantartás szükségessége, gyakorisága, karbantartás keretében elvégzendő feladatok,

l)    szervizszolgáltatás tartalma,

m)    a különféle szerződésekhez kapcsolódó feltételek pl.

− keretszerződés esetén az egyedi megrendelés módja, megrendelés kiadására jogosult személy, megrendelés teljesítésének határideje,

− a szerződés teljesítése során a szerződő partnernek rendelkeznie kell-e speciális szakértelemmel rendelkező szakemberrel,

− szerződés teljesítése során a szerződő partnernek kell-e biztosítania kihelyezett munkavállalót,

n)    egyéb teljesítési feltételek (Azon elvárások – amennyiben van ilyen –, hogy mely alapvető fontosságú feladatokat végezhet el kizárólag ajánlattevő, tehát miben nem teljesíthet alvállalkozó. Amennyiben szükséges, itt kell feltüntetni az objektumokba beléptetés feltételeit is).

18.

Szerződéses partnerektől elvárt biztosítékok:

a)    Ajánlati biztosíték:

b)    Szavatosság

c)    Jótállás elvárt minimális időtartama:

d)    Jótállás kezdete:

e)    Kötbér késedelmes teljesítés esetén:

kötbéralap: kötbér mértéke: … % vagy …Ft / időszak

f)    Kötbér hibás teljesítés esetén:

kötbéralap: kötbér mértéke: … % vagy …Ft / időszak

g)    Kötbér meghiúsulás esetén: … % vagy … Ft

kötbéralap: kötbér mértéke: … % vagy …Ft / időszak

h)    További szerződési biztosítékok:

19.

Előzményszerződés tárgya, száma, amennyiben van:

20.

A beszerzés a Kormány irányítása alá tartozó fejezetek költségvetési szerveinek eszközbeszerzéseiről szóló 1982/2013. (XII. 29.) Korm. határozat hatálya alá tartozik-e:

 

igen

nem

 

 

21.

Amennyiben a beszerzés a Kormány irányítása alá tartozó fejezetek költségvetési szerveinek eszközbeszerzéseiről szóló 1982/2013. (XII. 29.) Korm. határozat hatálya alá tartozik, fennáll-e a beszerzési tilalom alóli mentesülés Korm. határozat 2. pontjában meghatározott valamely feltétele (ha igen, melyik), vagy a beszerzés rendelkezik-e a Korm. határozat 3. pontja szerinti egyedi mentesítéssel?

22.

Egyéb információk:

23.

Csatolt dokumentumok:

a)    a becsült érték vizsgálatáról szóló jegyzőkönyv, részajánlattétel lehetősége esetén a becsült értéket részenként szükséges meghatározni),

b)    fedezetigazolás (részajánlattétel lehetősége esetén a rendelkezésre álló fedezetet részenként kell tartalmaznia),

c)    a beszerzés műszaki leírása,

d)    kizárólagos jogot igazoló dokumentum másolati példánya (adott esetben),

e)    amennyiben a beszerzés tárgya beszerzési tilalom alá tartozik, az indokolás, amely alapján mentesítés kérhető.

Dátum: ……………………………
………………………………
kezdeményező

3. melléklet a 34/2021. (VI. 10.) BVOP utasításhoz

Jegyzőkönyv Becsült érték vizsgálatáról
Kezdeményező:
Készült: …… év ………………… hónap …… napján, …………………… (helység megnevezése).
Jelen vannak (név, beosztás, szolgálati hely megnevezése):
Beszerzés tárgya, mennyisége:
A becsült érték vizsgálatának módja:
A becsült érték vizsgálatának eredménye, a becsült érték összege és számítása (részajánlattétel biztosítása esetén részenként):
A becsült érték vizsgálatát alátámasztó dokumentumok felsorolása:
Budapest, …… év ………………… hó …… nap
kezdeményező aláírása