41/2023. (X. 12.) BVOP utasítás

1. Az utasítás hatálya a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága (a továbbiakban: BVOP), továbbá a büntetés-végrehajtási intézetek, intézmények (a továbbiakban: bv. szerv) hivatásos, rendvédelmi igazgatási szolgálati jogviszonyban, valamint munkaviszonyban álló tagjaira (a továbbiakban együtt: személyi állomány) terjed ki.

2. A munkába járással kapcsolatos alapfogalmakat a munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítésről szóló 39/2010. (II. 26.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) 2. § a)–h) pontja határozza meg.

3. A költségtérítés mértékére a bérlet, a teljes árú jegy vagy a közforgalmú személyszállítási utazási kedvezményekről szóló 85/2007. (IV. 25.) Korm. rendelet szerinti utazási kedvezménnyel megváltott bérlet vagy menetjegy (a továbbiakban: bérlet vagy menetjegy) vonatkozásában, napi munkába járás esetén, valamint hazautazásnál a Rendelet 3. § (2)–(4) bekezdésében foglaltak az irányadók.

4. Nem jogosult költségtérítésre a személyi állomány azon tagja, aki

5. A Rendelet 3. § (1) bekezdés a)–d) pontjában foglaltak figyelembevételével a következő menetjegyek és bérletek árának 86 százalékát szükséges megtéríteni a személyi állományi tag részére:

6. Ha a munkába járáshoz a bérletet vagy menetjegyet elektronikus úton és papírra ki nem nyomtatható módon váltották meg, az elszámolás a bérlet vagy menetjegy vásárlásáról a bv. szerv nevére kiállított elektronikus számla és a szolgáltató által ahhoz kiadott igazolás alapján történik.

7. A bérlet vagy menetjegy leadása ellenében (ideértve azt az esetet is, ha a juttatás számla ellenében történő térítés formájában valósul meg) kifizetett költségtérítés összegét nem kell a személyi állomány tagjánál bevételként figyelembe venni. Adómentes juttatásnak minősül a Rendelet által előírt elszámolás mértéke szerinti megtérítés.

8. A személyi állomány tagja részére a Rendelet 3. §-a szerinti térítés helyett a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja tv.) 25. § (2) bekezdésében meghatározott összeg 60 százaléka, azaz 18 forint akkor jár, ha

9. A személyi állományi tagnak (szülőnek vagy gondviselőnek) a 8. pont d) alpontjában foglaltakról szóló írásbeli nyilatkozatát az 1. mellékletben szereplő szolgálati jegy benyújtásakor, majd ezt követően minden év szeptember 20-ig kell leadnia a bv. szerv gazdasági szakterülete részére (2. melléklet).

10. A személyi állomány tagja részére gépjárművel történő munkába járás költségtérítése címén a munkában töltött napokra számolva, legfeljebb a munkahely és lakóhely / tartózkodási hely közötti útdíj nélküli közforgalmi úton mért legrövidebb távolságra – oda-vissza számolva – kilométerenként 18 forint fizethető, melytől eltérni nem lehet. E költségtérítést olyan személyi állományi tagnak is lehet fizetni, aki a szolgálatteljesítési helyére nem saját gépjárműjével jár be. A költségtérítés ezekben az esetekben akkor nem számít bevételnek, ha a bv. szerv tömegközlekedésre szóló bérletet vagy menetjegyet ugyanazon időszakra a személyi állomány tagjának nem téríti meg.

11. A bv. szerv személyi állományának tagja részére ugyanazon távolságra együttesen biztosítható gépjárművel és közösségi közlekedéssel történő munkába járás is.

12. Amennyiben a személyi állomány tagja kettős költségtérítést kíván igénybe venni és elszámolni:

13. A gépjárművel történő munkába járáshoz az Szja tv. 25. § (2) bekezdésében meghatározott költségtérítés igénybevétele a Rendelet 4. §-ában meghatározott esetkörök fennállásának hiányában is engedélyezhető. A munkáltatói jogkör gyakorlója egyedi mérlegelés alapján dönthet úgy, hogy gazdaságossági számítás alapján költségtérítést engedélyez, amennyiben a munkáltatót terhelő költségtérítés összege alacsonyabb, mint a közösségi közlekedés igénybevétele esetén a Rendelet 3. § (2)–(3) bekezdése alapján számított költségtérítés összege. A mérlegelési jogkörben kiadott engedélyt gazdaságossági számítással szükséges alátámasztani, amelyet a munkáltatói jogkör gyakorlója minden tömegközlekedési bérletet vagy menetjegyet érintő árváltozás esetén köteles újra felülvizsgálni.

14.² A BVOP az alkalmazott eljárásrendet az országos parancsnok gazdasági és informatikai helyettese által kiadott módszertani útmutatóban szabályozza.

15.³

16.⁴ A gépjárművel történő munkába járás és hazautazás esetén a távolság meghatározására a maps.google.hu útvonaltervezőjét kell alkalmazni. Abban az esetben, ha a megadott lakcím nem szerepel a maps.google.hu rendszerében, más útvonaltervező is igénybe vehető, de a kinyomtatott térképen ennek tényét jelezni kell. Az útvonaltervező által kalkulált útdíj nélküli közforgalmi úton mért legrövidebb távolságot egy tizedesre kerekítve kell a számítás alapjául venni.

17.⁵ A személyi állomány tagja a költségtérítést az igény tartalma szerinti mellékletben foglalt szolgálati jegyen kérelmezi. Az állományi tag kérelmének engedélyezését követően – maximum a benyújtás időpontjáig visszamenőlegesen – válik jogosulttá a költségtérítésre, amely visszavonásig vagy újabb engedély jóváhagyásáig érvényes. A szolgálati viszony megszűnését követően az engedély az utolsó munkában töltött napon hatályát veszti. Az engedélyezésről az engedélyezettet írásban tájékoztatni szükséges, megjelölve, hogy részére mely utazási módon történő kifizetés kerül engedélyezésre.

18. Közösségi közlekedés igénybevétele esetén a személyi állomány tagja köteles a bérletigazolvány vagy egyéb – a bérletre írt számmal megegyező – igazolvány másolatát a kérelméhez csatolni.

19. Abban az esetben, ha a havi bérletszelvényre írt igazolványszám nem egyezik meg a kérelemmel leadott igazolvány másolatának a számával, az elszámolást vissza kell utasítani. Kifizetés akkor teljesíthető, ha a bérletre írt szám igazolhatóan a személyi állomány tagjának a tulajdona.

20. A polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvényben foglaltakra figyelemmel a személyi állomány tagja köteles kérelméhez az állandó lakcímet vagy a tartózkodási helyet igazoló hatósági igazolvány másolatát mellékelni.

21.⁶ A megadott lakcímet, tartózkodási helyet a személyügyi nyilvántartással történő egyezőséget a humán szakterületi vezető vagy az általa kijelölt személyi állományi tag aláírásával igazolja.

22. A lakcímigazolvány érvényességi idejének lejáratát követően az érvényességi határidő meghosszabbítását bizonyító igazolás, igazolvány bemutatásáig a kifizetés szüneteltethető.

23. A napi munkába járás esetén az állandó lakcím vagy a tartózkodási hely és a munkahely közötti egyszeri távolságot, hazautazás esetén pedig a munkahely és az állandó lakcím közötti egyszeri távolságot kell figyelembe venni.

24.⁷ A kérelem engedélyezését követően, az annak alapjául szolgáló adatokban bekövetkező változásról a személyi állományi tag köteles haladéktalanul értesíteni a nyilvántartást vezető gazdasági szakterületet.

25. A költségtérítés kifizetésére utólag, kincstári számfejtést követően, a számfejtett bérjegyzékek utalási állománya alapján kerül sor a 4., valamint az 5. mellékletben szereplő, a munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítésről szóló elszámolás alapján, a munkába járással vagy a hazautazással töltött naptári napok megjelölésével.

25/A.⁸ A költségtérítési elszámolás leadásának határideje a tárgyhónapot követő hónap 10-e vagy a bérletszelvény lejártát követő 5. munkanap. Akadályoztatás esetén a leadási határidő az ismételt munkába állást követő 5. munkanap. Az elszámolásokat visszamenőleg legfeljebb 3 hónapra lehetséges leadni, melytől eltérni kizárólag az országos parancsnok gazdasági és informatikai helyettesének írásos engedélyével lehet. A nem költségvetési forrásból finanszírozott elszámolások esetében jelen pontban maghatározott határidőket azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy a költségtérítési elszámolás leadásának határideje a tárgyhónapot követő hónap 20-a vagy a bérletszelvény lejáratát követő 10. munkanap. Akadályoztatás esetén a leadási határidő az ismételt munkába állást követő 10. munkanap.

26. A gépjárművel történő munkába járás, hazautazás esetén mellékelni kell:

27.⁹ A személyi állomány tagja gondoskodik arról, hogy minden esetben leadásra kerüljön a nyilvántartást vezető gazdasági szakterület részére az elszámolás benyújtásakor érvényes forgalmi engedély másolata. Ennek hiányában a hiánypótlás teljesítéséig a kifizetés felfüggesztésre kerül.

28. A személyi állományi tag nyilatkozik arról, hogy a személyes adatait tartalmazó okmányok másolásához, illetve a másolatok kezeléséhez, nyilvántartáshoz, megőrzéséhez hozzájárul.

29. Amennyiben a bv. szerv biztosít a munkába járás céljából buszjáratot,

30. Az elszámolás és ellenőrzés szempontjából lényeges alapadatokról (7. melléklet), valamint a kifizetéshez kapcsolódó adatokról (8/A. melléklet) a gazdasági szakterületnek analitikát kell vezetnie. Az analitikák igény szerint bővíthetőek, azonban legalább a 7. és a 8/A. mellékletben szereplő adatokat szükséges tartalmazniuk.

31. A BVOP állományába tartozó projektmunkatársak esetében az igénylés és az elszámolás menete megegyezik a II. fejezetben foglaltakkal, kiegészítve azzal, hogy a bérlet, menetjegy költségelszámolásához minden esetben szükséges számlát benyújtani.

32. Az 1. és a 3. melléklet szerinti szolgálati jegyen a pénzügyi ellenjegyzést a BVOP Közgazdasági Főosztály pénzügyi ellenjegyzésre jogosult személyi állományi tagja végzi.

33. A lakcím ellenőrzését a humán szakterületi vezető által kijelölt személyi állományi tag végzi.

34. A munkába járással, hazautazással kapcsolatos utazási költségtérítésről szóló elszámolást tartalmazó 4. és 5. mellékletben a közvetlen munkahelyi vezető a BVOP projektvezetője vagy általa kijelölt személyi állomány tag.

35. Az elszámoláshoz a kitöltött, személyi állományi tag által aláírt, teljesítésigazolt havi munkaidő-nyilvántartó lapot is mellékelni kell, melynek mintáját a projekt kifizetéshez kapcsolódó eljárásrendje tartalmazza. A dokumentumot a BVOP Projektiroda részére kell megküldeni.

36. Az elszámolás szempontjából lényeges – engedélyben szereplő – adatok nyilvántartása (7. melléklet) elektronikus formában kerül vezetésre. A kifizetések és elszámolás nyilvántartására valamint ellenőrzés szempontjából a „Kifizetések nyilvántartása” táblázat elektronikusan kerül rögzítésre évente, a 8/B. melléklet szerint. Az analitikák igény szerint bővíthetőek, de legalább a 7. és a 8/B. mellékletben szereplő adatokat szükséges tartalmazniuk.

37. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, azzal, hogy először a kiadást követő teljesítési hónapra vonatkozóan leadott elszámolások tekintetében kell alkalmazni.

38. Azok a bv. szervek, amelyek a BVOP által kiadott utasításban foglaltakon felül kiegészítő szabályozást alkalmaznak, az utasítás hatálybalépését követő 30 napon belül belső szabályozóban kötelesek rendelkezni.

39. A bv. szerveknek az országos közfoglalkoztatási program keretében munkát végzőkre vonatkozó elszámolási rendet saját hatáskörben kell szabályozniuk.

40. Az utasítás hatálybalépését követően az 1. és/vagy a 3. mellékletben szereplő szolgálati jegyet valamennyi érintett személyi állományi tagnak újra be kell nyújtania, kivéve a nem költségvetési forrásból megvalósuló, BVOP által lebonyolítandó EFOP 1.3.3-16-2016-00001 projekt keretében foglalkoztatottak.

41.¹⁰