41/2023. (X. 12.) BVOP utasítás

1. Az utasítás hatálya a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága (a továbbiakban: BVOP), továbbá a büntetés-végrehajtási intézetek, intézmények (a továbbiakban: bv. szerv) hivatásos, rendvédelmi igazgatási szolgálati jogviszonyban, valamint munkaviszonyban álló tagjaira (a továbbiakban együtt: személyi állomány) terjed ki.

2. A munkába járással kapcsolatos alapfogalmakat a munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítésről szóló 39/2010. (II. 26.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) 2. § a)–h) pontja határozza meg.

3. A költségtérítés mértékére a bérlet, a teljes árú jegy vagy a közforgalmú személyszállítási utazási kedvezményekről szóló 85/2007. (IV. 25.) Korm. rendelet szerinti utazási kedvezménnyel megváltott bérlet vagy menetjegy (a továbbiakban: bérlet vagy menetjegy) vonatkozásában, napi munkába járás esetén, valamint hazautazásnál a Rendelet 3. § (2)–(4) bekezdésében foglaltak az irányadók.

4. Nem jogosult költségtérítésre a személyi állomány azon tagja, aki

5. A Rendelet 3. § (1) bekezdés a)–d) pontjában foglaltak figyelembevételével a következő menetjegyek és bérletek árának 86 százalékát szükséges megtéríteni a személyi állományi tag részére:

6. Ha a munkába járáshoz a bérletet vagy menetjegyet elektronikus úton és papírra ki nem nyomtatható módon váltották meg, az elszámolás a bérlet vagy menetjegy vásárlásáról a bv. szerv nevére kiállított elektronikus számla és a szolgáltató által ahhoz kiadott igazolás alapján történik.

7. A bérlet vagy menetjegy leadása ellenében (ideértve azt az esetet is, ha a juttatás számla ellenében történő térítés formájában valósul meg) kifizetett költségtérítés összegét nem kell a személyi állomány tagjánál bevételként figyelembe venni. Adómentes juttatásnak minősül a Rendelet által előírt elszámolás mértéke szerinti megtérítés.

8. A személyi állomány tagja részére a Rendelet 3. §-a szerinti térítés helyett a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja tv.) 25. § (2) bekezdésében meghatározott összeg 60 százaléka, azaz 18 forint akkor jár, ha

9. A személyi állományi tagnak (szülőnek vagy gondviselőnek) a 8. pont d) alpontjában foglaltakról szóló írásbeli nyilatkozatát az 1. mellékletben szereplő szolgálati jegy benyújtásakor, majd ezt követően minden év szeptember 20-ig kell leadnia a bv. szerv gazdasági szakterülete részére (2. melléklet).

10. A személyi állomány tagja részére gépjárművel történő munkába járás költségtérítése címén a munkában töltött napokra számolva, legfeljebb a munkahely és lakóhely / tartózkodási hely közötti útdíj nélküli közforgalmi úton mért legrövidebb távolságra – oda-vissza számolva – kilométerenként 18 forint fizethető, melytől eltérni nem lehet. E költségtérítést olyan személyi állományi tagnak is lehet fizetni, aki a szolgálatteljesítési helyére nem saját gépjárműjével jár be. A költségtérítés ezekben az esetekben akkor nem számít bevételnek, ha a bv. szerv tömegközlekedésre szóló bérletet vagy menetjegyet ugyanazon időszakra a személyi állomány tagjának nem téríti meg.

11. A bv. szerv személyi állományának tagja részére ugyanazon távolságra együttesen biztosítható gépjárművel és közösségi közlekedéssel történő munkába járás is.

12. Amennyiben a személyi állomány tagja kettős költségtérítést kíván igénybe venni és elszámolni:

13. A gépjárművel történő munkába járáshoz az Szja tv. 25. § (2) bekezdésében meghatározott költségtérítés igénybevétele a Rendelet 4. §-ában meghatározott esetkörök fennállásának hiányában is engedélyezhető. A munkáltatói jogkör gyakorlója egyedi mérlegelés alapján dönthet úgy, hogy gazdaságossági számítás alapján költségtérítést engedélyez, amennyiben a munkáltatót terhelő költségtérítés összege alacsonyabb, mint a közösségi közlekedés igénybevétele esetén a Rendelet 3. § (2)–(3) bekezdése alapján számított költségtérítés összege. A mérlegelési jogkörben kiadott engedélyt gazdaságossági számítással szükséges alátámasztani, amelyet a munkáltatói jogkör gyakorlója minden tömegközlekedési bérletet vagy menetjegyet érintő árváltozás esetén köteles újra felülvizsgálni.

14. A BVOP az alkalmazott eljárásrendet az országos parancsnok gazdasági és informatikai helyettese által kiadott módszertani útmutatóban szabályozza. A gazdaságossági számítás alkalmazását, annak módszertanát, eljárásrendjét a bv. szerveknek a helyi sajátosságok figyelembevételével saját hatáskörben kell szabályozniuk.

15. Ha a bv. szervet mint munkáltatót terhelő költségtérítés összege magasabb, mint a közösségi közlekedés igénybevételével számított költségtérítés összege, akkor a költségtérítés legfeljebb ezen összeg erejéig engedélyezhető. Az engedélyezés indokait, illetve a gazdaságossági számítással meghatározott kifizetési korlátot az 1. és a 3. mellékletben szereplő szolgálati jegyen fel kell tüntetni.

16. A gépjárművel történő munkába járás és hazautazás esetén a távolság meghatározására a maps.google.hu útvonaltervezőjét kell alkalmazni. Abban az esetben, ha a megadott lakcím nem szerepel a maps.google.hu rendszerében, más útvonaltervező is igénybe vehető, de a kinyomtatott térképen ennek tényét jelezni kell. Az útvonaltervező által kalkulált útdíj nélküli közforgalmi úton mért legrövidebb távolságot egészre, felfele kerekítve kell a számítás alapjául venni.

17. A személyi állomány tagja kérelmének engedélyezését követően a kérelemben jóváhagyott időponttól kezdődően válik jogosulttá a költségtérítésre, amely visszavonásig vagy újabb engedély jóváhagyásáig érvényes. A szolgálati viszony megszűnését követően az engedély az utolsó munkában töltött napon hatályát veszti.

18. Közösségi közlekedés igénybevétele esetén a személyi állomány tagja köteles a bérletigazolvány vagy egyéb – a bérletre írt számmal megegyező – igazolvány másolatát a kérelméhez csatolni.

19. Abban az esetben, ha a havi bérletszelvényre írt igazolványszám nem egyezik meg a kérelemmel leadott igazolvány másolatának a számával, az elszámolást vissza kell utasítani. Kifizetés akkor teljesíthető, ha a bérletre írt szám igazolhatóan a személyi állomány tagjának a tulajdona.

20. A polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvényben foglaltakra figyelemmel a személyi állomány tagja köteles kérelméhez az állandó lakcímet vagy a tartózkodási helyet igazoló hatósági igazolvány másolatát mellékelni.

21. A megadott lakcímet, tartózkodási helyet a személyügyi nyilvántartással történő egyezőséget a humán szakterületi vezető vagy az általa kijelölt személyi állományi tag aláírásával igazolja. A nyilatkozatban szereplő állandó lakcímet, illetve tartózkodási helyet a kérelmek engedélyezése, illetve változásbejelentések során a gazdasági szakterület is ellenőrizheti.

22. A lakcímigazolvány érvényességi idejének lejáratát követően az érvényességi határidő meghosszabbítását bizonyító igazolás, igazolvány bemutatásáig a kifizetés szüneteltethető.

23. A napi munkába járás esetén az állandó lakcím vagy a tartózkodási hely és a munkahely közötti egyszeri távolságot, hazautazás esetén pedig a munkahely és az állandó lakcím közötti egyszeri távolságot kell figyelembe venni.

24. A kérelem engedélyezését követően, az annak alapjául szolgáló adatokban bekövetkező változásról a munkába járási, hazautazási engedélyekről nyilvántartást vezető gazdasági szakterületet haladéktalanul értesíteni kell.

25. A költségtérítés kifizetésére utólag, kincstári számfejtést követően, a számfejtett bérjegyzékek utalási állománya alapján kerül sor a 4., valamint az 5. mellékletben szereplő, a munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítésről szóló elszámolás alapján, a munkába járással vagy a hazautazással töltött naptári napok megjelölésével.

26. A gépjárművel történő munkába járás, hazautazás esetén mellékelni kell:

27. A személyi állomány tagja gondoskodik arról, hogy minden esetben leadásra kerüljön a nyilvántartást vezető gazdasági szakterület részére az érvényes forgalmi engedély másolata.

28. A személyi állományi tag nyilatkozik arról, hogy a személyes adatait tartalmazó okmányok másolásához, illetve a másolatok kezeléséhez, nyilvántartáshoz, megőrzéséhez hozzájárul.

29. Amennyiben a bv. szerv biztosít a munkába járás céljából buszjáratot,

30. Az elszámolás és ellenőrzés szempontjából lényeges alapadatokról (7. melléklet), valamint a kifizetéshez kapcsolódó adatokról (8/A. melléklet) a gazdasági szakterületnek analitikát kell vezetnie. Az analitikák igény szerint bővíthetőek, azonban legalább a 7. és a 8/A. mellékletben szereplő adatokat szükséges tartalmazniuk.

31. A BVOP állományába tartozó projektmunkatársak esetében az igénylés és az elszámolás menete megegyezik a II. fejezetben foglaltakkal, kiegészítve azzal, hogy a bérlet, menetjegy költségelszámolásához minden esetben szükséges számlát benyújtani.

32. Az 1. és a 3. melléklet szerinti szolgálati jegyen a pénzügyi ellenjegyzést a BVOP Közgazdasági Főosztály pénzügyi ellenjegyzésre jogosult személyi állományi tagja végzi.

33. A lakcím ellenőrzését a humán szakterületi vezető által kijelölt személyi állományi tag végzi.

34. A munkába járással, hazautazással kapcsolatos utazási költségtérítésről szóló elszámolást tartalmazó 4. és 5. mellékletben a közvetlen munkahelyi vezető a BVOP projektvezetője vagy általa kijelölt személyi állomány tag.

35. Az elszámoláshoz a kitöltött, személyi állományi tag által aláírt, teljesítésigazolt havi munkaidő-nyilvántartó lapot is mellékelni kell, melynek mintáját a projekt kifizetéshez kapcsolódó eljárásrendje tartalmazza. A dokumentumot a BVOP Projektiroda részére kell megküldeni.

36. Az elszámolás szempontjából lényeges – engedélyben szereplő – adatok nyilvántartása (7. melléklet) elektronikus formában kerül vezetésre. A kifizetések és elszámolás nyilvántartására valamint ellenőrzés szempontjából a „Kifizetések nyilvántartása” táblázat elektronikusan kerül rögzítésre évente, a 8/B. melléklet szerint. Az analitikák igény szerint bővíthetőek, de legalább a 7. és a 8/B. mellékletben szereplő adatokat szükséges tartalmazniuk.

37. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, azzal, hogy először a kiadást követő teljesítési hónapra vonatkozóan leadott elszámolások tekintetében kell alkalmazni.

38. Azok a bv. szervek, amelyek a BVOP által kiadott utasításban foglaltakon felül kiegészítő szabályozást alkalmaznak, az utasítás hatálybalépését követő 30 napon belül belső szabályozóban kötelesek rendelkezni.

39. A bv. szerveknek az országos közfoglalkoztatási program keretében munkát végzőkre vonatkozó elszámolási rendet saját hatáskörben kell szabályozniuk.

40. Az utasítás hatálybalépését követően az 1. és/vagy a 3. mellékletben szereplő szolgálati jegyet valamennyi érintett személyi állományi tagnak újra be kell nyújtania, kivéve a nem költségvetési forrásból megvalósuló, BVOP által lebonyolítandó EFOP 1.3.3-16-2016-00001 projekt keretében foglalkoztatottak.

41.¹