7/2023. (V. 19.) NKFIH utasítás

1. Jelen utasítás (a továbbiakban: szabályzat) alkalmazási köre kiterjed a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal)

2. A szabályozás hatálya az NKFI Hivatal kormánytisztviselőire és munkajogviszonyban álló munkavállalóira terjed ki. Belföldi és külföldi, nem az NKFI Hivatal állományába tartozó személlyel, amennyiben a jogviszonyból kifolyólag a szabályzat alkalmazási körébe eső utazásra, költségelszámolásra kerül sor, jogviszony kizárólag a szabályzatban foglalt rendelkezésekre figyelemmel létesíthető.

3. A szabályzat alkalmazásában

4. A tudományos és nemzetközi elnökhelyettes által meghatározott rendben és határidőre, a gazdasági vezető által egyeztetett költségvetési fedezet figyelembevételével éves kiküldetési terv készül, amelynek összeállítását a Nemzetközi Főosztály vezetője koordinálja. A kiküldetési tervben csak az egyeztetett költségvetési fedezet keretein belül tervezhetők kiküldetések azzal, hogy az előre nem tervezhető utazásokra legalább az NKFI Hivatal költségvetésében kiküldetésekre rendelkezésre álló teljes évi keretösszeg 30%-ának megfelelő tartalékot kell képezni.

5. A kiküldetési tervnek kiküldetésenként tartalmaznia kell

6. Az ideiglenes külföldi kiküldetések költségeinek fedezete lehet

7. A kiküldetési tervre érkezett főosztályi javaslatokat a Nemzetközi Főosztály összesíti. Amennyiben az összesített javaslatok szerinti kiküldetések összértéke meghaladja a 4. pont szerinti költségvetési fedezetet, a Nemzetközi Főosztály vezetője – szükség szerint a tudományos és nemzetközi elnökhelyettes bevonásával – egyeztet az érintett főosztályvezetőkkel a tervezett utazások indokoltsága tekintetében, annak érdekében, hogy a tervezett kiküldetések összértéke ne haladja meg a 4. pont szerinti fedezet 70%-át. Az így véglegesített éves kiküldetési tervet a tudományos és nemzetközi elnökhelyettes terjeszti fel az NKFI Hivatal elnökének jóváhagyásra a Költségvetési Főosztály vezetőjének fedezetigazolását követően. A jóváhagyott kiküldetési tervet az NKFI Hivatal belső intranetes hálózatán közzé kell tenni.

8. A Nemzetközi Főosztály a Költségvetési Főosztály Gazdasági és Üzemeltetési Osztálya (a továbbiakban: Gazdasági Osztály) által készített pénzügyi kimutatás felhasználásával minden negyedévet követő 15 napon belül értékeli a kiküldetési terv végrehajtását, amely értékelést továbbítja a tudományos és nemzetközi elnökhelyettesnek, aki szükség esetén (így különösen, ha új vagy módosult feladatok, tervezéskor még nem ismert adatok merülnek fel) az év hátralevő részére vonatkozóan elrendeli annak módosítását. A módosított kiküldetési tervet a 7. pontban meghatározottak szerint kell jóváhagyni és közzétenni.

9. A kiküldetésért felelős szakmai főosztály a kiküldött közreműködésével az ideiglenes külföldi kiküldetés megkezdése előtt az 1. melléklet szerinti külföldi utazási engedély javaslatot készít elő 1 példányban, amelyen fel kell tüntetni a 9. alcím szerinti elszámolható költségeket, a kiküldetés indokát, a kiküldött feladatait, a tárgyalási irányelveket és – amennyiben meghatározásra került – a tárgyalási mandátumot. A külföldi utazási engedélyhez 1 példányban csatolni kell a kiküldetéshez kapcsolódó esemény napirendjét, valamint – amennyiben az rendelkezésre áll – a meghívólevelet.

10. Ha a kiküldött nem egyedül utazik, akkor a külföldi utazási engedélyen fel kell tüntetni a vele együtt utazó, a kiküldetés célja szerinti eseményen részt vevő további személy nevét is. A kiküldöttel együtt utazót akkor is jelezni kell, ha az a kiküldöttel nem azonos időben indul vagy érkezik a kiküldetés céljául szolgáló eseményre.

11. A külföldi utazási engedélyen minden várható költséget fel kell tüntetni. Az elszámolható költségeket a szabályzat 9. alcíme tartalmazza. A várható költségek pontos meghatározására a jóváhagyott kiküldetési terv szolgál iránymutatásként, amennyiben a külföldi kiküldetés várható költsége ennél magasabb, azt indokolni és engedélyeztetni kell. A kiküldetési tervben nem szereplő út esetén előzetes ajánlatkérés szükséges, amelyet az utazási szolgáltatások megrendeléséért felelős ügyintéző (a továbbiakban: utaztató) a kiküldetésért felelős szakmai főosztály vagy a kiküldött erre irányuló megkeresését követő 2 munkanapon belül lefolytat, és annak eredményét megküldi a kiküldött részére. Ilyen esetben a várható költségeket a beérkező ajánlatok alapján kell meghatározni, és az ajánlatokat csatolni kell a külföldi utazási engedélyhez. A határidőben történő útindításhoz az ajánlatkérés időigényét a kiküldött köteles figyelembe venni.

12. A külföldi utazási engedélyen fel kell tüntetni, hogy az összes tervezett kiadásból milyen összeg terheli az NKFI Hivatalt, a harmadik fél a költségekből mennyit térít meg.

13. Az ideiglenes külföldi kiküldetés időtartamát úgy kell megállapítani, hogy az a lehető legkisebb költséggel járjon. Abban az esetben, ha a kiutazásra a kiküldetési feladat kezdetének napját megelőző napon, illetve a hazautazásra a kiküldetési feladat befejező napját követő napon kerül sor – amennyiben a közlekedési eszköz indulási ideje nem indokolja –, ennek indokoltságát a külföldi utazási engedélyen alá kell támasztani.

14. A külföldi utazási engedély iktatása során az NKFI Hivatal iratkezelési szabályzata szerint kell eljárni, azzal, hogy iratkezelőként minden esetben hozzá kell adni az utaztatót és az utazás pénzügyi elszámolásának feladatait végző munkatársat is.

15. A kiküldetésért felelős szakmai főosztály vezetője a külföldi utazási engedély aláírásával igazolja a kiküldetés szakmai indokoltságát (a továbbiakban: szakmai ellenjegyzés). A külföldi utazási engedély szakmai ellenjegyzésének az NKFI Hivatal elnökének eltérő rendelkezése hiányában legalább a kiküldetés megkezdése előtt 15 munkanappal meg kell történnie.

16. Amennyiben a szakmai ellenjegyzésre a kiküldetés megkezdése előtti 15 munkanapon belül kerül sor (a továbbiakban: késedelmes útindítás), a külföldi utazási engedélyhez feljegyzést kell csatolni a késés okának részletezésére. Késedelmes útindításnak minősül az is, ha a kiküldetésért felelős szakmai főosztály a külföldi utazási engedélyt hiányos adattartalommal indítja, és a hiánypótlás a kiküldetés megkezdése előtt legkésőbb 15 munkanapig nem történik meg.

17. A szakmai ellenjegyzés során ellenőrizni kell, hogy

18. Szakmai ellenjegyzésre csak akkor kerülhet sor, ha a külföldi utazási engedély a 17. pontban meghatározott feltételeknek megfelel, ellenkező esetben azt a szakmai ellenjegyzést végző vezető köteles visszaadni a kiküldöttnek javításra, aki legfeljebb 2 munkanapon belül pótolja a hiányosságokat.

19. A szakmai ellenjegyzéssel ellátott külföldi utazási engedélyt a kiküldetésért felelős szakmai főosztály vezetője 2 munkanapon belül továbbítja a Költségvetési Főosztály részére pénzügyi ellenjegyzésre.

20. A Gazdasági Osztály a külföldi utazási engedély alapján annak átvételét követő 2 munkanapon belül ellenőrzi a fedezet meglétét és előzetesen nyilvántartásba veszi a külföldi utazási engedély szerinti, tervezett kötelezettségvállalást.

21. A külföldi utazási engedély pénzügyi ellenjegyzésére az NKFI Hivatal gazdálkodási szabályzatában kijelölt személy jogosult. A pénzügyi ellenjegyzést követő 2 munkanapon belül a Költségvetési Főosztály továbbítja a külföldi utazási engedélyt kötelezettségvállalásra.

22. Az ideiglenes külföldi kiküldetéseket

23. A 22. pont szerinti engedélyezést követő 2 munkanapon belül gondoskodni kell a külföldi utazási engedély utaztató részére történő továbbításáról, aki a 8. alcím szerinti feladatainak teljesítését követően továbbítja azt a Költségvetési Főosztály részére. A jóváhagyott külföldi utazási engedély a kötelezettségvállalás dokumentumának minősül.

24. Az ideiglenes külföldi kiküldetésnek a 22. pont szerinti jóváhagyó általi elutasításának tényét a külföldi utazási engedélyen fel kell tüntetni, amely alapján az a 20. pont szerinti nyilvántartásból törlésre kerül.

25. Az utaztató a jóváhagyott külföldi utazási engedély alapján, az abban meghatározott útiköltség és szállásdíj figyelembevételével, a kiküldöttel egyeztetve intézi az engedélyezett ideiglenes külföldi kiküldetéssel összefüggő utazások és – amennyiben a külföldi utazási engedély szerint a szállást az NKFI Hivatal foglalja – a szállás foglalását.

26. Indokolt esetben – így különösen, ha a külföldi utazási engedély jóváhagyásához szükséges idő alatt az előzetesen jelzett vagy egyébként a 11. pont szerinti ajánlatban meghatározott utazási mód vagy szállás már nem elérhető – az utaztató a külföldi utazási engedély kézhezvételét követően a kiküldöttel közvetlenül egyeztethet és a még foglalható repülő- és vonatjegy, valamint szállásajánlatokból megfelelő ár/érték arányt mérlegelve, a 14–15. alcím szerinti rendelkezésekre figyelemmel gondoskodik a foglalásról.

27. A 26. pont szerinti foglalást a felelős költségvetési gazdálkodás alapelveire tekintettel, valamint célszerűségi és takarékossági szempontok érvényesítésével kell intézni, a repülő- és vonatjegy, valamint a szállás kiválasztása során újabb engedélyeztetés nélkül nem választható eltérő komfortfokozatú közlekedési mód, illetve szálláshely, és nem módosulhat a kiküldetés időtartama. A külföldi utazási engedély szerint jóváhagyott összköltséget ilyen esetben sem lehet túllépni.

28. A kiküldöttet az ideiglenes külföldi kiküldetése során felmerülő, 29. pont szerinti, indokolt mértékű költségeinek fedezésére költségtérítés, valamint a 10. alcím szerinti napidíj illeti meg.

29. A kiküldött a következő költségek megtérítésére jogosult:

30. A napidíj mértéke naptári naponként 40 euró.

31. Nem jogosult napidíjra a kiküldött akkor, ha az adott naptári napon 4 óránál rövidebb időt tölt külföldön.

32. A napidíj felére jogosult a kiküldött akkor, ha az adott naptári napon 4 óránál hosszabb, de 8 óránál rövidebb időt töltött külföldön.

33. A kiküldetés indulási, illetve érkezési ideje Magyarország államhatára átlépésének időpontja.

34. Az államhatár átlépése időpontjának megállapítása szempontjából légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, az érkezést egy órával követően kell figyelembe venni. Vasúton és gépjárművel történő utazás esetén az államhatár átlépésének tényleges időpontja az irányadó.

35. A napidíjat az ideiglenes külföldi kiküldetés megkezdése előtt az NKFI Hivatal pénzkezelési szabályzatában (a továbbiakban: pénzkezelési szabályzat) foglaltak szerint kell kifizetni. A kifizetéséről a Gazdasági Osztály a kiküldetés megkezdése előtt legalább 2 munkanappal gondoskodik.

36. A külföldi utazási engedélyen a kiküldött köteles nyilatkozni arról, hogy a 29. pont b), e)–g), i) és k) alpontjában megjelölt elszámolható költségekre előleget igényel-e, vagy a felmerült kiadások utólagos elszámolást követő átutalással történő teljesítésére tart-e igényt. Az előleg kifizetéséről a Gazdasági Osztály a kiküldetés megkezdése előtt legalább 2 munkanappal, a pénzkezelési szabályzat szerint gondoskodik.

37. A napidíjat a Gazdasági Osztály számfejti a központi illetményszámfejtő rendszeren keresztül. Az állományba tartozó személyek részére a napidíj bruttó módon kerül kifizetésre, a személyi jövedelemadó előlege pedig a következő havi illetmény, illetve munkabér számfejtése során kerül levonásra. A napidíjakat terhelő járulékok befizetésére a központi illetményszámfejtő rendszerhez kapcsolódóan központilag kerül sor a nettó finanszírozás keretében.

38. A kiküldött turistaosztályra szóló repülőjegyre jogosult, magasabb komfortfokozatú jegyet abban az esetben lehet igénybe venni, ha a járatok telítettsége miatt az adott városba más módon nem lehet eljutni, és a rendezvényen az NKFI Hivatal képviselete elengedhetetlen. Ezen alapelvtől kizárólag a külföldi utazási engedély indokolás részében feltüntetett, a 22. pont szerinti kötelezettségvállaló által engedélyezett módon lehet eltérni.

39. Az NKFI Hivatal elnöke és elnökhelyettesei a négy órát meghaladó tengeren túli utazásnál, illetve más hosszú távú járatoknál – a külgazdasági és külügyminiszter egyetértésével – magasabb komfortosztálynak megfelelő repülőjegyre jogosultak.

40. Vonattal történő utazás esetén a kiküldöttek részére II. osztályú menetjegy, helyjegy vagy hálókocsipótjegy számolható el, kivéve, ha a kötelezettségvállaló a külföldi utazási engedélyen jelzett és indokolt magasabb osztály beszerzését jóváhagyja.

41. Amennyiben a kiküldetés helyszíne tömegközlekedéssel nem vagy csak jelentős nehézségek árán közelíthető meg, a kiutazáshoz személygépjármű is igénybe vehető. Gépjármű igénybevétele esetén a gépjárművek igénybevételének és használatának rendjéről szóló NKFIH utasítás (a továbbiakban: gépjármű szabályzat) rendelkezéseit megfelelően alkalmazni kell.

42. Hordárköltség, túlsúlyköltség csak hivatalos küldemények szállítása esetén számolható el a kötelezettségvállaló előzetes engedélye alapján.

43. Az ideiglenes külföldi kiküldetés teljesítésével kapcsolatos helyi közlekedés során elsősorban a tömegközlekedési járműveket (metró, busz, vonat, minibusz, egyéb transzfer) kell igénybe venni. Igazoltan indokolt esetben (így különösen, ha tömegközlekedéssel a helyszín nem vagy csak nehézkesen közelíthető meg, a rendelkezésre álló idő túl rövid) taxi is igénybe vehető. Az Európai Unió szervei által finanszírozott utazások esetén tömegközlekedési járműveket kell igénybe venni, tekintettel arra, hogy kizárólag ilyen típusú helyi közlekedési költségek téríthetők meg.

44. A kiküldetéssel kapcsolatosan nem számolható el

45. A kiküldött a 2. melléklet szerinti formanyomtatványon a kiküldetés befejezését követő 5 munkanapon belül köteles – a helyi tömegközlekedés költségeit kivéve – számlákkal alátámasztva elszámolni a felmerült költségekkel. Amennyiben a kiküldött előleget vett fel és visszafizetési kötelezettsége keletkezik, a kiküldetés befejezését követő 5 munkanapon belül köteles teljesíteni azt a pénzkezelési szabályzat szerint.

46. Az elszámoláshoz csatolni kell a bizonylatokat, a menetjegyet, parkolójegyet, a szállodaszámlát és a dologi kiadásokra vonatkozó bizonylatokat, valamint a reptéri minibusz szelvényeit és – a külföldön felmerülő taxiköltség kivételével, amikor egyéb bizonylat is elegendő – az NKFI Hivatal nevére és címére kiállított taxiszámlát.

47. Indokolt dologi költségeket (így különösen: részvételi díj, vásári belépő, telefon-, telefax-, internethasználat, 5 napnál hosszabb kiküldetés esetén mosatási és tisztítási szolgáltatás költségek) az utazás előtt a külföldi utazási engedélyen kell engedélyeztetni.

48. A külföldi kiküldetés költségelszámolásánál a kiküldetés teljesítését igazolni kell. Az igazoló személy a kiküldött közvetlen vezetője, aki a 2. melléklet megfelelő rovatának aláírásával az abban foglaltak, valamint a meghívóban

és/vagy programban foglaltak összhangját is tanúsítja.

49. Az utazás esetleges elmaradása esetén a felvett előleget 5 munkanapon belül az NKFI Hivatal Magyar Államkincstárnál vezetett, 10032000-00334820-00000000 számú előirányzat felhasználási keretszámlájára utalással vissza kell fizetni.

50. A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 6. § (4) bekezdés b) pontjában foglaltak szerint a magánszemély napidíjból származó bevételét a napidíj megszerzése napját megelőző hónap 15. napján érvényes MNB hivatalos devizaárfolyamon kell forintra átszámítani, és az átszámított összeg alapján megállapítani a fizetendő személyi jövedelemadót, valamint kifizetni, illetve elszámolni a napidíjat. A kiküldetés során felmerült egyéb dologi költségek elszámolása során a költség felmerülése napján (a bizonylaton, számlán szereplő teljesítés dátuma szerint) érvényes MNB hivatalos devizaárfolyamot kell figyelembe venni, a VIP-kártyával kiegyenlített költségek elszámolása a banki terhelés napján érvényes árfolyamon történik.

51. A kiküldött feladata ellátását a külföldi utazás befejezésétől számított 15 munkanapon belül kötelezően elkészített, a kiküldetésért felelős szakmai főosztály vezetője által jóváhagyott, a 2. melléklet szerinti utazási jelentéssel igazolja. A kiküldetésért felelős szakmai főosztály vezetője a jóváhagyást követően gondoskodik az utazási jelentés Nemzetközi Főosztály részére történő megküldéséről. A jóváhagyott utazási jelentésnek az NKFI Hivatal belső intranetes hálózatán történő közzétételéről a Nemzetközi Főosztály vezetője által erre kijelölt személy gondoskodik.

52. Az utazási jelentésnek tartalmaznia kell a kiküldetés rövid szakmai összefoglalóját, ki kell térnie a kiküldött NKFI Hivatal nevében tett nyilatkozataira, illetve minden olyan, a kiküldetés során megtörtént eseményre, amely az NKFI Hivatal tevékenységére hatással lehet. Az utazási jelentéshez – amennyiben az utazási jelentés készítésekor rendelkezésre áll – mellékelni kell a vonatkozó jegyzőkönyveket.

53. Az NKFI Hivatal a központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó központi költségvetési szerv. A nemzetközi utazás szervezéséhez kapcsolódó szolgáltatások NKFI Hivatal általi beszerzése központosított közbeszerzés keretében, az erre a célra rendszeresített számítógépes program használatával történik. A beszerzések lebonyolítására az utaztató, illetve az NKFI Hivatal elnöke által e feladatra felhatalmazott más munkatársak jogosultak.

54. A központosított közbeszerzést az alábbi, NKFI Hivatal által beszerzésre kerülő utazáshoz kapcsolódó szolgáltatások esetén kell alkalmazni:

55. Az 54. pontban meghatározott szolgáltatások megrendelését a jóváhagyott külföldi utazási engedély alapján és a kiküldetés ahhoz mellékelt programja ismeretében kell elvégezni.

56. A megrendelések során a központosított közbeszerzés keretében ajánlott legolcsóbb szolgáltatást kell választani azzal, hogy a szállásfoglalás során olyan ajánlatokat kell bekérni és figyelembe venni, amelyek alapján a 63. pontban foglaltak teljesíthetők.

57. A központosított közbeszerzés keretében történő ajánlatkérés során, amennyiben az aktív ajánlatok között a szükséges szolgáltatás nem elérhető, a számítógépes program úgynevezett passzív felületén a szállítóktól egyedi ajánlatot kell kérni.

58. A fentiektől csak akkor lehet eltérni, ha a központosított közbeszerzésen keresztül a szükséges szolgáltatás nem elérhető.

59. A központosított közbeszerzés keretében elérhető legolcsóbb ajánlattól való eltérés indokát a megrendeléskor a számítógépes programban rögzíteni kell.

60. A repülőjegy és a szállás megrendelését a külföldi rendezvény programjának figyelembevételével kell elvégezni. A kiküldött számára biztosítani kell, hogy

61. Amennyiben a célállomáson több repülőtér is van, egynapos utazások esetén lehetőleg a rendezvény helyszínéhez közelebb eső repülőtérre érkező járatra kell jegyet rendelni.

62. Egynapos utazások során – amennyiben a menetrend szerinti járatok esetén arra lehetőség van – átszállás nélküli légi utazást kell biztosítani. Többnapos utazások esetén úgy kell repülőjegyet rendelni, hogy az átszállás időtartama lehetőleg ne haladja meg

63. A kiküldöttek számára olyan 3* (indokolt esetben 4*) besorolású, legfeljebb 150 EUR/éj/szoba költségű szállodai elhelyezést kell biztosítani, amely a rendezvény helyszínétől legfeljebb 2,5 kilométeres távolságra helyezkedik el, és ahonnan a rendezvény helyszíne a helyi tömegközlekedési eszközök igénybevételével 30 percet meg nem haladó idő alatt elérhető. Ettől eltérni az alábbi esetekben lehet:

64. A kiküldött intézi a szállásfoglalást, amennyiben az 53. pont szerinti programon keresztül nem foglalható olyan 3* (indokolt esetben 4*) besorolású, legfeljebb 150 EUR/éj/szoba költségű szállodai elhelyezés, amely a rendezvény helyszínétől legfeljebb 2,5 kilométeres távolságra helyezkedik el, és ahonnan a rendezvény helyszíne a helyi tömegközlekedési eszközök igénybevételével 30 percet meg nem haladó idő alatt elérhető. A kiküldött általi foglalás esetén is a 8. alcím rendelkezéseinek alkalmazásával és a 63. pont figyelembevételével kell eljárni azzal, hogy 150 EUR/éj/szoba ár feletti foglalásra csak az NKFI Hivatal által foglalt szállás esetén van lehetőség. A jelen szabályzatban előírtaktól eltérő módon és szempontok szerint foglalt és fizetett szállás költségét az NKFI Hivatal nem téríti meg.

65. A kiküldött részére kizárólag szállodai szoba költsége téríthető meg, a magánszállás (így különösen rövid időtartamú lakásbérlet, airbnb) foglalásával és igénybevételével összefüggő költségeket az NKFI Hivatal nem téríti meg. A szállásköltség elszámolásának alapja az NKFI Hivatal nevére és címére kiállított eredeti számla. A szállodai számlán külön tételként megjelenő minden étkezés, egyéb fogyasztás (így különösen minibár) és szolgáltatás költsége – a 47. pont szerint engedélyezett indokolt költségek kivételével – teljes egészében a kiküldöttet terheli. Amennyiben a reggeli a szállodai szolgáltatás része, azt a kiküldött szállodaköltség címén számolhatja el.

66. Ha a kiküldött egy adott repülőjáratra igényel repülőjegyet, illetve egy meghatározott szállodában kéri elhelyezését, ennek tényét és indokát a külföldi utazási engedélyen jelezni kell.

67. A külsős kiküldött Magyarország területén kívüli vagy külföldi illetőségű kiküldött esetén lakóhelye szerinti állam területén kívüli feladatellátása esetén a II. Fejezet rendelkezéseit a jelen alcímben meghatározott eltérésekkel kell alkalmazni.

68. Külsős kiküldött részére jelen szabályzat szerinti költségtérítés és napidíj abban az esetben jár, ha erről a külsős kiküldöttel fennálló jogviszonyt megalapozó megbízás, felkérés, meghatalmazás vagy egyéb dokumentum így rendelkezik.

69. A külföldi utazási engedéllyel kapcsolatos alábbi feladatokat – a külsős kiküldött e-mail útján történő adatszolgáltatása alapján – a külsős kiküldöttel való kapcsolattartásra kijelölt személy végzi el:

70. Külsős kiküldött esetén a kiküldetésért felelős szakmai főosztályon a külsős kiküldöttel való kapcsolattartásra kijelölt személy szervezeti egységét, kiküldött közvetlen vezetőjén a külsős kiküldöttel való kapcsolattartásra kijelölt személy közvetlen vezetőjét kell érteni.

71. A külföldi utazási engedély szakmai ellenjegyzése során – a 17. pontban meghatározottak mellett – ellenőrizni kell azt is, hogy a külsős kiküldöttel fennálló jogviszonyt megalapozó megbízás, felkérés, meghatalmazás vagy egyéb dokumentum a vonatkozó belső szabályok szerinti rendelkezésre áll és annak alapján az érintett kiküldetésével kapcsolatos költségek az NKFI Hivatalt terhelik, továbbá azt, hogy a szabályzat 4. mellékletében foglaltaknak megfelelő nyilatkozat aláírásra került.

72. A külsős kiküldöttel való kapcsolattartásra kijelölt személy köteles a külsős kiküldöttel együttműködni, a kapcsolattartás és a hivatali folyamatok során a jelen szabályzatban meghatározott határidőkre tekintettel eljárni.

73. A külsős kiküldött a 2. melléklet szerinti utazási jelentést a külsős kiküldöttel való kapcsolattartásra kijelölt személyen keresztül juttatja el a Nemzetközi Főosztály vezetőjéhez.

74. A külsős kiküldöttek részére a napidíj személyi jövedelemadóval és járulékokkal csökkentett összege kerül kifizetésre.

75. Az ideiglenes külföldi kiküldetéseket és a kiküldetés során felmerülő költségtérítéseket személyenkénti lebontásban kell nyilvántartani.

76. Amennyiben az utazást a külföldi fogadó szervezet megtéríti, részére az átutaláshoz az NKFI Hivatal következő adatait kell megadni:

Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal

Számlaszám: 10032000-00334820-00000000

IBAN szám: HU59 1003 2000 0033 4820 0000 0000

Swift kód: HUSTHUHB

77. Költségigazolás (Application for Reimbursement of expenses – Expert) kitöltése esetén kapcsolattartó személyként (contact person) a kiküldött személyt kell megjelölni. A kitöltött nyomtatványokat a kincstári igazolás beszerzése céljából a Gazdasági Osztály részére kell leadni.

78. A bruttó 100 000 Ft értéket el nem érő belföldi kiküldetést ügyintéző esetén az irányító főosztályvezető, a főosztályvezető esetén az illetékes elnökhelyettes, az elnök közvetlen irányítása alá tartozó főosztályvezető és a szakmai felsővezetők esetében a gazdasági vezető a Költségvetési Főosztály által erre rendszeresített formanyomtatványon engedélyezi, amely a kötelezettségvállalás dokumentumaként is szolgál. A bruttó 100 000 Ft értéket elérő belföldi kiküldetést az általános elnökhelyettes, az általános elnökhelyettes esetében az NKFI Hivatal elnöke engedélyezi. A bruttó 100 000 Ft-os értékhatárt több kormánytisztviselő együttes belföldi kiküldetése esetén az érintett belföldi kiküldetések összértékére kell számítani.

79. A belföldi kiküldetés elszámolására a 78. pont szerinti formanyomtatvány megfelelő részét kell alkalmazni.

80. Nem szükséges a 78. pont szerinti engedélyezés azon kormánytisztviselő esetén, aki az NKFI Hivatal elnökének az NKFI Hivatal álláshelyein ellátandó feladatok meghatározásáról és az álláshelyek betöltésének követelményeiről szóló rendelkezései szerint álláshelyi feladatát az NKFI Hivatal illetékességi területén belül, változó helyszíneken látja el, amennyiben az NKFI Hivatal székhelyén kívüli feladatvégzés ezen feladataival függ össze (így különösen a szakmai felsővezető esetén az NKFI Hivatal képviseletével, helyszíni ellenőrzést végző kormánytisztviselő esetén a helyszíni ellenőrzéssel kapcsolatos feladatellátás) és a belföldi kiküldetés során szállásfoglalásra nem kerül sor. A felmerült költségek elszámolása ebben az esetben is a 78. pont szerinti formanyomtatvány megfelelő részének kitöltésével történik.

81. A belföldi kiküldetést teljesítő személy az engedély alapján a belföldi kiküldetést megelőzően előleget igényelhet utólagos elszámolási kötelezettséggel. A belföldi kiküldetés befejezését követő 5 munkanapon belül az előleggel el kell számolni.

82. A belföldi kiküldetésben lévő kormánytisztviselőnek az NKFI Hivatal a szükséges és indokolt többletköltségeit megtéríti.

83. Szükséges és indokolt többletköltség lehet különösen a helyközi és helyi utazás költsége, valamint a parkolással összefüggésben felmerült költség. A szállást elsődlegesen az NKFI Hivatal biztosítja a 20. alcím szerint.

84. A szükséges és indokolt költségeket – helyi menetjegy, valamint parkolódíj kivételével – minden esetben az NKFI Hivatal nevére és címére kiállított számlával igazolni kell. A költségek szükségszerűségét és indokoltságát a belföldi kiküldetés engedélyezője a teljesítésigazolás során hagyja jóvá a 78. pont szerinti formanyomtatványon.

85. Többnapos rendezvény esetén, továbbá abban az esetben, ha a belföldi kiküldetést teljesítő személy a belföldi kiküldetés napján lakóhelyére nem tud visszatérni, a belföldi kiküldetést teljesítő személy részére az NKFI Hivatal szállást foglal. Belföldi szállásfoglalás során a gazdálkodásra vonatkozó szabályok szerint kell eljárni.

86. A szállásfoglalásra vonatkozóan a 63–65. pontban rögzített szempontokat kell alkalmazni.

87. Az NKFI Hivatal elnökének egyedi eltérő rendelkezése hiányában belföldi kiküldetéshez elsősorban közforgalmú, menetrend szerint közlekedő tömegközlekedési eszközt kell igénybe venni.

88. A belföldi kiküldetések során a helyközi hivatalos utazásokat lehetőleg vasúti vagy távolsági autóbuszjáratokkal kell lebonyolítani. Vasúton történő utazás esetében a II. osztályú teljes árú menetjegy, helyjegy, IC és más hasonló pótlék téríthető. A menetjegyek megvételekor az NKFI Hivatal nevére és címére kiállított készpénzfizetési számlát kell kérni.

89. Amennyiben a belföldi kiküldetés helyszínén helyi tömegközlekedési eszköz nem áll rendelkezésre, taxi is igénybe vehető.

90. A helyi közlekedés költségét taxi esetében a számla, egyéb esetben a menetjegy leadása ellenében lehet megtéríteni.

91. Gépjárművel történő utazás esetén a gépjármű szabályzat rendelkezéseit megfelelően alkalmazni kell. A 87. pontban meghatározott esetek mellett a belföldi kiküldetés hivatali gépjármű igénybevételével is teljesíthető, ha célszerűségi és gazdálkodási szempontok indokolják (így különösen, ha több belföldi kiküldetést teljesítő személy együtt utazik). Az elnök és az elnökhelyettesek elsősorban hivatali gépjármű igénybevételével teljesítik a belföldi kiküldetéseket. Gépjármű igénybevétele esetén a felmerülő parkolási költség is elszámolható, amelynek elszámolása a parkolójegy leadása ellenében történik.

92. A belföldi kiküldetést teljesítő szakmai vezető és ügyintéző – amennyiben a belföldi kiküldetés nem az NKFI Hivatal által szervezett rendezvényen, eseményen való részvételre vonatkozik – a belföldi kiküldetés befejezését követő 15 munkanapon belül közvetlen vezetőjét tájékoztatja belföldi kiküldetés során teljesített feladatokról, az NKFI Hivatal nevében tett nyilatkozatokról, illetve minden olyan, a belföldi kiküldetés során megtörtént eseményről, amely az NKFI Hivatal közfeladatai ellátása szempontjából releváns.

93. A belföldi kiküldetésekre vonatkozóan az ellenjegyzési, érvényesítői és utalványozási jogköröket az NKFI Hivatal gazdálkodási szabályzata tartalmazza.

94. Az előleg felvételének és elszámolásának módját a pénzkezelési szabályzat szabályozza.

95. Az NKFI Hivatal állományába nem tartozó, az NKFI Hivatallal szakértői vagy testületi tagi feladatok ellátására irányuló jogviszonyban álló belföldi illetőségű magánszemély (a továbbiakban: szakértő megbízott) a jogviszony alapjául szolgáló megbízási szerződés alapján, a jelen utasítás szerint jogosult a feladatai ellátásához kapcsolódó utazási költségei megtérítésére, figyelemmel a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal által a Nemzeti Kutatási és Innovációs Alapból finanszírozott támogatások értékelésében részt vevő testületek és szakértők számáról, valamint díjazásáról szóló elnöki utasításban foglaltakra (a továbbiakban: elnöki utasítás).

96. A szakértő megbízott – a budapesti tartózkodási hellyel rendelkező szakértő megbízott kivételével – az utazási költségei megtérítésére, a tartózkodási helye és az NKFI Hivatal székhelye között – nem ideértve a helyi közlekedés költségeit –, függetlenül az utazás során igénybe vett közlekedési eszköztől, a 97–98. pontban meghatározott feltételek teljesülése esetén az 5. mellékletben foglalt átalánydíjra jogosult.

97. Az utazási költségek folyósítása érdekében a szakértő megbízott a megbízási szerződés aláírásával egyidejűleg a 6. melléklet szerint nyilatkozik az utazási költség megtérítésére vonatkozó igényéről, valamint tartózkodási helyéről, amely nyilatkozatot a megbízási szerződéshez csatolni kell. Nyilatkozat hiányában a szakértő megbízott részére utazással összefüggő költség jelen szabályzat szerint nem téríthető meg.

98. A szakértő megbízott részére – a 97. pont szerinti nyilatkozat alapján – járó költségátalány a szakmailag illetékes szervezeti egység teljesítésigazolása alapján, a megbízási díjjal egyidejűleg, de külön gazdasági eseményként (utalványrendelet alapján) kerül számfejtésre személyi jövedelemadó és járulékköteles jövedelemként.

99. A szakértői és testületi tagi feladatokra irányuló megbízási szerződéseken alapuló, utazással összefüggő költségeknek az NKFI Hivatal által a 96–98. pont szerinti, költségátalány formájában történő finanszírozása nem érinti a szakértő megbízottnak a megbízási szerződés keretében önálló tevékenysége körében megszerzett bevételével kapcsolatos, adó és járulék megfizetésével összefüggő nyilatkozattételi, bevallási kötelezettségeit, amelyre a jogviszonyra vonatkozó megbízási szerződésben utalni kell.

100. Az NKFI Hivatallal a 95. pontban meghatározottakon kívüli egyéb jogviszonyban (így különösen nem az elnöki utasításban meghatározott feladatokra létrejött megbízási jogviszony) álló belföldi személy esetén a jogviszony létrejöttét megalapozó dokumentumban kell rendelkezni az utazási költségtérítésre való jogosultságról és annak mértékéről, amely meghatározható tételes költségelszámolással vagy a hatályos jogszabályok szerinti egyéb módon, illetve az NKFI Hivatal székhelyére történő Magyarországon belüli utazás esetén a jelen fejezet szerinti átalánydíj formájában. Az utazási költségtérítésre való jogosultság ki is zárható.

101. Az NKFI Hivatal állományába nem tartozó külföldi illetőségű személyek (a továbbiakban: beutazó) részére – a beutazó jogviszonya (így különösen megbízási szerződés, felkérés) alapján, az NKFI Hivatal által szervezett eseményen való részvétel érdekében – az NKFI Hivatal székhelyére történő utazással (a továbbiakban: beutazás) kapcsolatos költségek NKFI Hivatal általi biztosítása és elszámolása érdekében jelen fejezetben meghatározott rendelkezések szerint kell eljárni.

102. A beutazással kapcsolatos, elszámolható költségeket és az elszámolás módját a beutazó és az NKFI Hivatal közötti jogviszonyt megalapozó dokumentumban rögzíteni kell. Ennek során elsősorban azt kell előírni, hogy a beutazással kapcsolatos szolgáltatásokat az NKFI Hivatal rendeli meg, és biztosítja természetben a beutazó részére.

103. A beutazó által vásárolt szállás és utazási szolgáltatások csak abban az esetben téríthetők meg, amennyiben a jogviszonyt megalapozó dokumentum így rendelkezik. Ebben az esetben ki kell kötni, hogy a felmerült költségek csak az NKFI Hivatal nevére és címére kiállított számlák alapján számolhatók el.

104. Saját tulajdonú gépjármű igénybevétele esetén a beutazó költségei csak abban az esetben téríthetőek meg, amennyiben

105. A beutazással kapcsolatos kötelezettségvállalás dokumentuma a 7. melléklet szerinti „Beutazási engedély”. A költségek elszámolását a 8. melléklet szerint kell végrehajtani. A 7. és a 8. melléklet megfelelő kitöltéséről és jóváhagyatásáról a beutazóval való kapcsolattartásért felelős személy gondoskodik.

106. A beutazással kapcsolatos szolgáltatások NKFI Hivatal általi beszerzése során az 53–66. pontban foglalt rendelkezéseket értelemszerűen alkalmazni kell.

107. A beutazó részére a jogviszonyt megalapozó dokumentumban rögzített díjon és költségtérítésen felül napidíj és más költségtérítés nem biztosítható, előleg nem adható. Természetbeni élelmezési ellátás csak az NKFI Hivatal által szervezett rendezvényhez kapcsolódóan, a rendezvényen való részvétellel összefüggésben biztosítható.

108. A magyar nyelvet nem ismerő külföldi személy esetén az e személlyel való kapcsolattartásért felelős személy köteles gondoskodni arról, hogy a külföldi személy által kitöltendő, illetve aláírandó jelen szabályzat szerinti melléklet az általa ismert nyelvre le legyen fordítva. Ha a magyar nyelvet nem ismerő külföldi személy az angol nyelvet ismeri, akkor elsősorban arra kell e dokumentumokat lefordítani.

109. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

110. Jelen utasítás rendelkezéseit csak a hatálybalépését követően elrendelt kiküldetések, egyéb utazások és utazási költségtérítések esetén kell alkalmazni.

111.¹