4/2024. (IV. 4.) AM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed

(2) Az utasítás hatálya nem terjed ki

2. § (1) A Minisztérium nemzetközi együttműködésének koordinálásáért a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár felel.

(2) A Minisztérium szervezeti egységei az Agrárminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló AM utasításban (a továbbiakban: SZMSZ) foglaltaknak megfelelően az EU és FAO ügyek Főosztályával (a továbbiakban: EUFF), a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztályával (a továbbiakban: NKAF), valamint a Kárpát-medencei Együttműködések Főosztályával (a továbbiakban: KMEF) együttműködve végeznek nemzetközi tevékenységet a feladatkörükbe tartozó szakterületeken.

(3) A nemzetközi vonatkozású hivatalos megkeresést, levelet vagy egyéb ügyiratot – jellegétől és fontosságától függően intézkedésre vagy tájékoztatásra – meg kell küldeni az NKAF, az EUFF és a KMEF közül a feladatkör szerint érintett főosztálynak vagy a Nemzetközi Kapcsolatokért Felelős Helyettes Államtitkár Titkárságának.

(4) A nemzetközi vonatkozású ügyirattal kapcsolatos szakmai állásfoglalást az idegen nyelvű változattal együtt a feladatkör szerint érintett minisztériumi szervezeti egység (a továbbiakban: illetékes szervezeti egység), illetve háttérintézmény készíti el. A szakmai állásfoglalás külföldi partnerrel való közlése és a további intézkedés – ha az nem az illetékes szervezeti egység vagy háttérintézmény kizárólagos hatásköre – az NKAF útján történik.

(5) A Minisztérium szervezeti egységeinek a nemzetközi kapcsolatfelvételt és az ezzel kapcsolatos intézkedések megtételét az NKAF, az EUFF és a KMEF közül a feladatkör szerint érintett főosztálynál kell kezdeményezniük.

(6) A Minisztérium szervezeti egységei és a háttérintézmények jogosultak

(7) A Minisztérium állami vezetőinek nemzetközi levelezésével kapcsolatos feladatok ellátása az EUFF, a KMEF és az NKAF feladatkörébe tartozik.

3. § (1) A nemzetközi kapcsolatok kormányzaton belüli egységes alakítása és összehangolása, a minisztériumi állami vezetők nemzetközi tárgyalásainak a kormányzati célokkal egyező előkészítése és lebonyolítása, valamint a Minisztérium hatáskörébe tartozó szakterületek hatékony külföldi érdekérvényesítése érdekében a Minisztérium részéről az NKAF tartja a kapcsolatot a Külgazdasági és Külügyminisztériummal (a továbbiakban: KKM), valamint a hazai és külföldi szaktárcák nemzetközi együttműködésének koordinálásáért felelős szervezeti egységeivel.

(2) A külföldi országok kormányzati szerveivel és partnerintézményeivel, a nemzetközi szervezetekkel, a miniszter hatáskörébe tartozó nemzetközi egyezmények titkárságaival, a budapesti diplomáciai testülettel és a magyar külképviseletekkel – a Brüsszeli Állandó Képviseletet kivéve – fenntartott kapcsolatok minisztériumi szintű ápolása, fejlesztése és összehangolása az NKAF feladata.

(3) A Brüsszeli Állandó Képviselettel, a Római Állandó Képviselettel, az európai uniós civil szervezetekkel, valamint az SZMSZ-ben az EUFF feladatkörébe utalt nemzetközi szervezetekkel fenntartott kapcsolatok ápolása, fejlesztése és összehangolása az EUFF feladata.

(4) A partnerországokban működő, a Minisztérium szakmai irányítása alatt álló szakdiplomata-hálózat (a továbbiakban: szakdiplomata-hálózat) keretében, a Brüsszeli Állandó Képviseleten, valamint a Római Állandó Képviseleten külszolgálatot teljesítő szakdiplomaták szakmai felügyeletét a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár látja el.

(5) A szakdiplomata-hálózattal való kapcsolattartás és működésük irányítása az NKAF feladatkörébe tartozik. A Brüsszeli Állandó Képviseleten és a Római Állandó Képviseleten külszolgálatot teljesítő szakdiplomatákkal való kapcsolattartás, valamint az európai uniós ügyekben a tagországokban működő szakdiplomaták szakmai irányítása az EUFF feladata.

(6) Az NKAF gondoskodik – az EUFF feladatkörébe tartozó ügyekben az EUFF bevonásával – a Minisztérium szakmai irányítása alatt álló szakdiplomaták (a továbbiakban: szakdiplomaták) évenkénti beszámoltatásának megszervezéséről, az általuk küldött havi jelentések kezeléséről, a szakdiplomaták hatékony munkavégzéséhez szükséges folyamatos kapcsolattartásról és tájékoztatásról. A szakdiplomaták személyi ügyeivel a Személyügyi és Igazgatási Főosztály (a továbbiakban: SZIF) foglalkozik.

(7) A Minisztérium állami vezetői részére a nemzetközi kapcsolattartással összefüggő személyi tolmácsolás, továbbá szükség szerint a külföldiek részvételével megvalósuló hazai nemzetközi rendezvényeken a tolmácsolás megtervezése az NKAF feladatkörébe tartozik, a tolmács megrendelése az NKAF iránymutatása alapján a Miniszteri Kabinet Protokoll Osztályának (a továbbiakban: Protokoll Osztály) feladata. A nyelv, illetve nyelvpárosítás megjelölésével a tolmácsolási igényt az NKAF minden esetben írásban – a Minisztérium állami vezetőjének megjelölésével – jelzi a Protokoll Osztály részére.

(8) A minisztériumi szervezeti egységek részére kiemelt fontosságú, nagyobb terjedelmű idegen nyelvi szakfordítások elvégzését a Minisztériummal szerződéses viszonyban álló fordítóirodákon keresztül az NKAF szervezi. A szakmai anyagok fordíttatását az illetékes szervezeti egység vezetője megfelelő indokolással ellátva, írásban kezdeményezheti, amelynek engedélyezéséről az NKAF vezetője dönt.

4. § (1) Hazai és külföldi nemzetközi rendezvényeken, konferenciákon, protokolláris eseményeken a minisztériumi részvétel koordinálása az NKAF feladata. A Minisztérium részére érkező és a személyre szóló meghívásokról az NKAF-et is tájékoztatni kell. Külföldi rendezvényeken a Minisztérium képviseletében való részvétel esetén a 8–10. §-ban foglaltak szerint kell eljárni.

(2) A minisztériumi állami vezetők részére a külföldről, illetve nemzetközi szervezetektől Magyarországra akkreditált Diplomáciai Testülettől érkező meghívásokról a vezetői titkárságok a részvételt megelőzően tájékoztatják az NKAF-et. A részvétellel kapcsolatos egyeztetés és a Minisztérium megfelelő szintű megjelenésének összehangolása a vezetői titkárságokkal együttműködésben az NKAF feladata, szükség szerint az EUFF bevonásával.

(3) A hazai diplomáciai protokoll meghívásoknak – lehetőség szerint – eleget kell tenni, érdemi partnerkapcsolat esetén állami vezető, a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár, az NKAF, illetve az EUFF vezetője és érintett referense, protokolláris kötelezettség esetén az NKAF vezetője, illetve az érintett referensek részvételével.

5. § (1) Az állami vezetői szintű, hazai és külföldi két- és többoldalú nemzetközi tárgyalások előkészítése és megszervezése, a találkozók tárgyalási anyagainak az illetékes szervezeti egységek, illetve háttérintézmények bevonásával történő összeállítása, a tárgyalási eredmények dokumentálásának és utógondozásának, a nemzetközi tárgyalásokból adódó feladatok végrehajtásának koordinálása az NKAF feladata.

(2) Az állami vezetői szintű, hazai és külföldi nemzetközi tárgyalásokon részt vesz az NKAF képviselője, aki elkészíti a tárgyalási jelentést. A tárgyalási jelentést a tárgyalásvezető – a miniszter esetében a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár – hagyja jóvá. A jelentést a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár továbbítja a kabinetfőnök részére.

(3) Az EUFF végzi az SZMSZ szerint koordinációs feladatkörébe tartozó nemzetközi szervezetekkel történő, állami vezetői szintű hazai és külföldi tárgyalások előkészítését, a találkozók tárgyalási anyagainak összeállítását az illetékes szervezeti egység, illetve háttérintézmény bevonásával, továbbá a tárgyalási eredmények dokumentálásának és utógondozásának, a nemzetközi tárgyalásokból adódó feladatok végrehajtásának összehangolását. Az állami vezetői szintű tárgyalásokon részt vesz az EUFF képviselője, aki elkészíti a tárgyalásról szóló beszámoló jelentést. A beszámoló jelentést a tárgyalásvezető hagyja jóvá.

(4) A nem állami vezetői szintű hazai és külföldi nemzetközi szakértői tárgyalásokat az illetékes szervezeti egység az NKAF, illetve a (3) bekezdés szerinti tárgyalások esetén az EUFF közreműködésével készíti elő. Az illetékes szervezeti egység a tárgyalás eredményéről – feladatkörük szerint – az NKAF-et vagy az EUFF-et tájékoztatja.

6. § (1) A miniszter feladat- és hatáskörébe tartozó nemzetközi jogi aktus, így különösen multilaterális és kétoldalú nemzetközi szerződés, valamint nemzetközi szerződésnek nem minősülő megállapodás (a továbbiakban együtt: nemzetközi szerződés) előkészítését, létrehozását, szövegének végleges megállapítását, felülvizsgálatát, módosítását, felfüggesztését, megszüntetését, felmondását, az abból való kilépést az illetékes szervezeti egység kezdeményezi az NKAF-nél, kialakítva az ezzel kapcsolatos magyar álláspontot, és mellékelve a javasolt intézkedés indokolását.

(2) Nemzetközi szerződés létrehozásának kezdeményezése esetén a nemzetközi szerződés koncepciójának kidolgozása, magyar és idegen nyelvű tervezetének elkészítése, a magyar és idegen nyelvű szövegtervezet Minisztériumon belüli szakmai egyeztetése az NKAF feladata az illetékes szervezeti egységek közreműködésével.

(3) A Minisztérium nemzetközi szerződés létrehozása iránti szándékának a külföldi partnerek felé történő közlése, a másik fél hasonló kezdeményezésének fogadása és az illetékes szervezeti egységekkel történő egyeztetése, valamint szükség szerint az idegen nyelvű szövegtervezet magyar nyelvre történő lefordítása az NKAF feladata.

(4) Az (1) bekezdés szerinti nemzetközi jogi aktushoz szükséges vezetői döntés előkészítése az NKAF közreműködésével az illetékes szervezeti egység, a KKM egyetértésének beszerzése az NKAF, az előterjesztés előzetes, közigazgatási, valamint társadalmi egyeztetésének lefolytatása, továbbá a nemzetközi szerződésnek nem minősülő megállapodás tervezetének a nemzetközi szerződésekkel kapcsolatos eljárásról szóló 2005. évi L. törvény 4. § (2) bekezdése szerinti KKM-mel való egyeztetése a Jogalkotási Főosztály feladata. A nemzetközi jogi aktussal kapcsolatos vezetői döntést a miniszter hozza meg.

7. § (1) Nemzetközi szervezetek testületeiben, multilaterális és kétoldalú nemzetközi szerződések alapján működő testületekben nemzetközi választott, illetve vezetői tisztség (a továbbiakban együtt: nemzetközi tisztség) – a szakmai szempontokon túl a nemzetközi tisztségből eredő feladatok munkaidő- és költségvonzatainak mérlegelésével – a szervezeti egység vezetőjének az NKAF, illetve a 3. § (3) bekezdésében foglaltak esetében az EUFF útján előterjesztett javaslata alapján, a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár egyetértése esetén, a miniszter jóváhagyásával vállalható.

(2) Nemzetközi tisztség vállalásáról a miniszteri hozzájárulást követően a munkáltatói jogkör gyakorlójának – nyilvántartásba vétel érdekében – a SZIF-et tájékoztatnia kell.

(3) Nemzetközi szervezetek, szerződések és programok nemzeti kapcsolattartói feladatkörének ellátásához a szervezeti egység vezetőjének az NKAF vagy az EUFF útján előterjesztett javaslata alapján a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár egyetértése, egyéb szakértői közreműködéshez a szervezeti egység vezetőjének jóváhagyása szükséges.

(4) A háttérintézmények munkatársai által történő nemzetközi tisztségvállalást az (1) bekezdésben foglaltakon túl a háttérintézmény szakmai felügyeletét ellátó állami vezetővel is egyeztetni kell.

(5) Nemzetközi szervezetben minisztériumi tagság létesítése a miniszter jóváhagyásával történhet. A miniszter számára az erre vonatkozó írásos feljegyzést az illetékes szervezeti egység az NKAF vagy az EUFF és a Jogalkotási Főosztály bevonásával készíti el.

(6) Nemzetközi szervezetben a háttérintézmény tagsági viszonyt – a tagsággal járó előnyök, feladatok, kötelezettségek bemutatásával – a szakmai felügyeletet ellátó állami vezetővel és a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkárral történt előzetes egyeztetést követően, a miniszter engedélyével létesíthet.

(7) A Minisztérium nemzetközi fizetési kötelezettségeinek, ezen belül a nemzetközi szervezeteknek és a nemzetközi szerződések alapján fizetendő tagdíjak nyilvántartása, az e célt szolgáló költségvetési fejezeti kezelésű előirányzat tervezésének, valamint a Költségvetési Főosztály felé a tagdíjfizetés teljesítésének előkészítése az NKAF feladata.

8. § (1) A nemzetközi együttműködés fő irányainak meghatározásával a Minisztérium éves külföldi kiküldetési tervének, valamint hazai fogadási tervének (nemzetközi rendezvényterv) tervezeteit a szakterületek igényeinek és javaslatainak figyelembevételével az NKAF állítja össze a tárgyévet megelőző év december 15-ig. A külföldi kiküldetési terv összeállításának alapja a tárgyévi költségvetésben kiküldetésekre rendelkezésre álló összeg, amelyet a Minisztérium szervezeti egységei részére az NKAF oszt fel a tárgyévet megelőző évek utazási adatai alapján, valamint a megvalósított kiutazások költségeinek arányában. A tárgyévet megelőzően felmerült kiutazási költségekre vonatkozó információt a Gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: GF) bocsátja az NKAF rendelkezésére.

(2) A Minisztérium éves külföldi kiküldetési tervét, valamint hazai fogadási tervét a miniszter hagyja jóvá.

9. § (1) Hivatalos külföldi kiküldetésre, szakmai rendezvényekre, konferenciákra és kiállításokra történő kiutazásra (a továbbiakban: kiküldetés) a finanszírozási forrástól függetlenül elsősorban az éves külföldi kiküldetési terv, valamint az éves fogadási terv szerint, illetve előre nem látott, indokolt esetekben kerülhet sor.

(2) A kiküldetés időtartama alatt a kiküldött köteles tisztségéhez méltó magatartást tanúsítani, és feladatát a lehető leghatékonyabban elvégezni.

(3) A kiküldetés költségeihez nem fogadható el pénzügyi támogatás magánszemélytől, gazdálkodó szervezettől, kivéve a nemzetközi megállapodásban rögzített viszonosságot, valamint az uniós intézmény, partner kormányzati szerv vagy nemzetközi szervezet által szervezett és finanszírozott hivatalos eseményt.

(4) A külföldi kiküldetés engedélyezéséhez szükséges utazási aktát – az állami vezetői kiutazások kivételével – a kiküldetés tárgyában érintett szervezeti egység készíti el és terjeszti elő jóváhagyásra. Az állami vezetői kiutazások utazási aktáját feladatkörüknek megfelelően az NKAF, az EUFF vagy a KMEF készíti el. Miniszteri részvétellel zajló kiutazás esetén az NKAF, az EUFF vagy a KMEF közül a feladatkör szerint érintett főosztály tesz javaslatot a delegáció összetételére, amelyet – a szükség szerinti kiegészítés megtételét követően – a Miniszteri Kabinet hagy jóvá. Több szervezeti egységet érintő kiutazás esetén a kiküldetés tárgyában legnagyobb mértékben érintett szakterület ellátásáért felelős szervezeti egység készíti el és terjeszti elő jóváhagyásra az utazási aktát, amelyet a többi érintett szervezeti egység vezetője az aktaborítón felülvizsgálat előtt ellenjegyez.

(5) Az utazási aktát az előterjesztőnek a kiküldetés megkezdése előtt legalább 10 munkanappal – rendkívüli esetekben, felsővezetői utasítás alapján legalább 3 munkanappal – előbb meg kell küldenie az NKAF-nek, annak érdekében, hogy a külföldi hivatalos utazás engedélyezése iránti előterjesztés engedélyezését az NKAF a kiküldetés megkezdése előtt le tudja folytatni. E határidő betartása alól csak az európai uniós bizottsági és tanácsi munkacsoportok üléseire történő kiutazás képezhet kivételt.

(6) Az utazási aktához az 1. melléklet szerinti, a külföldi hivatalos utazás engedélyezése iránti előterjesztést kell csatolni, amelynek tartalmaznia kell

(7) Az előterjesztőnek a (6) bekezdés szerinti előterjesztést a 10. § (1)–(3) és (7) bekezdése szerinti vezetői szintnek megfelelően kell engedélyeztetnie.

10. § (1) A jóváhagyott kiküldetési, valamint fogadási tervekben szereplő eseményekkel kapcsolatos kiutazások és külföldiek részvételével szervezett hazai rendezvények (a továbbiakban: hazai rendezvények) engedélyezése – a pénzügyi fedezet igazolt rendelkezésre állása esetén –, ha az elfogadott tervben szereplő költségkalkuláció és az utazási aktában szereplő költségkalkuláció közötti eltérés nem nagyobb 15%-nál, egyszerűsített eljárásban történik. Az egyszerűsített eljárás esetén az utazási aktához a 2. melléklet szerinti eseménynaptár-tervező és rendezvényszolgáltatás-igénylő lapot, illetve az 1. melléklet szerinti külföldi hivatalos utazás engedélyezése iránti előterjesztést kell a rendezvényt, illetve a kiutazást kezdeményező szervezeti egységnek mellékelnie. Az aktát a szakfőosztály vezetőjének kell elindítania, amelyet a szakterületet felügyelő helyettes államtitkárnak, az NKAF főosztályvezetőjének, az európai uniós tagsággal összefüggő utak esetében az EUFF főosztályvezetőjének, a megfelelő mobiltelefonos és internetes hozzáférés biztosítása céljából a Biztonsági és Projektmenedzsment Főosztály (a továbbiakban: BPF) vezetőjének, továbbá a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkárnak kell jóváhagynia, valamint a pénzügyi ellenjegyzőnek ellenjegyeznie.

(2) A tervezetthez képest 15%-nál nagyobb költségű eltérés esetén, az (1) bekezdésben meghatározott szervezeti egységek jóváhagyásán túlmenően – a pénzügyi fedezet igazolt rendelkezésre állása mellett, melyet a GF és a gazdasági helyettes államtitkár együttesen igazol – a közigazgatási államtitkár végső jóváhagyása is szükséges.

(3) Ha az adott évre tervezett utak legalább 50%-a esetében a tényleges költség több mint 15%-kal meghaladja a tervezett költségvetést, az engedélyezéshez a továbbiakban szükséges a közigazgatási államtitkár végső jóváhagyása is.

(4) Az (1)–(3) bekezdés alapján jóváhagyott kiküldetési, valamint fogadási tervekben szereplő eseményekkel kapcsolatos változásokat az illetékes szervezeti egységnek haladéktalanul jeleznie kell az NKAF felé. Az elmaradt kiküldetések és hazai rendezvények helyett, azok költségkeretének erejéig a szakfőosztályok más eseményt betervezhetnek. Az engedélyezési ügyiratnak minden esetben tartalmaznia kell az elfogadott kiküldetési terv azon sorát, egyértelmű és kétséget kizáróan beazonosítható módon (sorszámmal), melynek terhére az adott kiküldetést, illetve hazai rendezvényt megvalósítani kívánják. Amennyiben egy adott szervezeti egység a kiküldetési vagy a fogadási tervben nem szereplő kiutazást, illetve hazai rendezvényt kíván egy korábban betervezett, de meg nem valósult, illetve meg nem valósuló esemény terhére megvalósítani, úgy a kezdeményező szervezeti egységnek az ügyiratban egyértelmű és kétséget kizáróan beazonosítható módon (sorszámmal) kell jeleznie, melyik meg nem valósult esemény terhére kívánja az adott kiküldetést, illetve hazai rendezvényt megvalósítani.

(5) A kiküldetési, valamint a fogadási terv éves költségkeretének felhasználásáról a GF negyedévente tájékoztatást küld az NKAF részére. Az NKAF ez alapján tájékoztatja a szervezeti egységeket, hogy a tervhez képest miként alakulnak a tényleges kiutazási és külföldiek részvételével szervezett hazai rendezvénnyel kapcsolatban felmerült költségeik.

(6) Az éves tervezett kiutazások és hazai rendezvények szükséges felülvizsgálatáról – a GF által a költségkeret felhasználására vonatkozóan adott információ alapján – az NKAF gondoskodik.

(7) A kiküldetési, illetve a fogadási tervben nem szereplő uniós intézmény, partner kormányzati szerv vagy nemzetközi szervezet által finanszírozott, valamint a külső fél által nem finanszírozott esemény engedélyezéséről a pénzügyi feltételek igazolt rendelkezésre állása mellett az NKAF vezetője és a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár javaslata alapján

(8) Hazai érdeket érintő nemzetközi eseményen állást foglalni vagy döntést elfogadni csak előzetesen jóváhagyott tárgyalási álláspont birtokában lehetséges. A kiküldetést kezdeményező szervezeti egység vezetője felelős azért, hogy megfelelő szakmai felkészültségű, az előzményeket ismerő és megfelelő nyelvismerettel rendelkező személy kiküldésére kerüljön sor, továbbá felelős a kiküldött felkészülésének ellenőrzéséért, a tárgyalási álláspont elkészítéséért és a beszámoltatásáért.

(9) A kiküldetés, illetve hazai rendezvény kezdeményezéséért, a felkészülésért, illetve az esemény eredményeinek hasznosításáért a résztvevő vagy a szervező felel.

(10) Az utazási aktához csatolt iratok megfelelő előkészítéséért kiutazás esetében a kiküldött és az utaztatási ügyintéző, hazai rendezvény esetében a szervező felel.

(11) Az NKAF útján a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár felügyeli a (7) bekezdés szerinti tárgyalási álláspont elkészítését, illetve a kiküldött beszámoltatását.

(12) Ha a célországban a Minisztérium által delegált szakdiplomata működik, őt az NKAF-nek minden oda irányuló kiküldetésről rövid úton tájékoztatnia kell. Minisztériumi állami vezető kiutazása esetén a szakdiplomata részvételét a programszervezésben, a tárgyalásokon és a beszámoló jelentések elkészítésében biztosítani kell. Állami vezető kiutazása esetén a célországban működő magyar külképviseletet, valamint a KKM illetékes területi főosztályát tájékoztatni kell.

(13) Az engedélyezett kiutazási, illetve hazai rendezvényről szóló akta alapján az NKAF gondoskodik

(14) A kiküldöttek részére a szállásfoglalásról

(15) A rendszeres és gyakori külföldi kiküldetésben részt vevő állami vezetők és kormánytisztviselők részére VIP-kártyát kell biztosítani. A VIP-kártya igénylésére az illetékes szervezeti egységek vezetőinek bevonásával az NKAF tesz javaslatot a GF-nek.

11. § (1) Minisztériumi érdekből kiküldött személy esetén a 9. § szerinti engedélyezési eljárás – a minisztériumi hivatalos delegációkat kísérő tolmácsokat és a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság alkalmazottait kivéve – a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár és a kiküldetés céljában érintett helyettes államtitkár javaslata alapján a közigazgatási államtitkár hatáskörébe tartozik.

(2) Az (1) bekezdés szerinti kiküldetés esetén a kiküldetés céljában érintett szervezeti egység által engedélyezésre előterjesztett utazási aktához csatolni kell

12. § (1) A hazai rendezvényeket a 8. § szerint az éves fogadási tervben kell tervezni. A jóváhagyott rendezvényekre az NKAF költségkalkulációt készít, amelyet a fogadási keretből e célra fordítható források rendelkezésre állása esetén az NKAF vezetője hagy jóvá az érintett szervezeti egység vezetőjének egyetértésével, illetve ettől eltérő esetben a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár útján a szakterületért felelős helyettes államtitkár egyetértésével a közigazgatási államtitkárnak jóváhagyásra előterjeszti. Az EUFF feladatkörébe tartozó európai uniós rendezvény esetén a források rendelkezésre állása esetén a költségkalkulációt az EUFF készíti el, valamint az EUFF és az NKAF vezetői együttesen hagyják jóvá. Az egyes rendezvényekhez kapcsolódóan a rendezvényt kezdeményező szervezeti egységnek a 2. melléklet szerinti eseménynaptár-tervező és rendezvényszolgáltatás-igénylő lapot kell kitöltenie.

(2) Hazai rendezvényen – annak időtartamától függetlenül – egy, indokolt esetben két főétkezés adható. Kettőnél több főétkezés csak kölcsönösségi alapon, illetve megfelelő indokolás alapján adható, a rendelkezésre álló források függvényében. Az étkezéseken magyar részről a delegációvezető által kijelöltek vesznek részt. A magyar résztvevők száma a külföldi vendégek létszámát csak indokolt esetben haladhatja meg.

(3) A hazai rendezvények külföldi résztvevőinek ajándékozására csak olyan esetekben, illetve körben kerülhet sor, amikor azt a kapcsolat fontossága és a kölcsönösség fennállása indokolttá teszi. A külföldiek részére viszonossági alapon történő ajándékozás biztosítása az NKAF-fal történt egyeztetést követően a Protokoll Osztály feladata. A Protokoll Osztály az ajándékot viszonossági alapon, a reprezentációs költségkeret mértékéről és felhasználásáról szóló utasítás szerint biztosítja. Az ajándékigényt az NKAF a delegáció, illetve a külföldi vendégek érkezése előtt legalább 2 munkanappal írásban jelzi a Protokoll Osztálynak.

(4) A hazai rendezvényekkel járó szolgáltatások (büfé, étkezés, ajándékozás, belföldi utazás, tolmácsolás, egyéb dologi jellegű szolgáltatás) igénybevételének részletes előírásait a reprezentációs költségkeret mértékéről és felhasználásáról szóló utasítás, valamint a kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, érvényesítés és utalványozás rendjéről szóló utasítás határozza meg.

13. § (1) A nemzetközi együttműködésben, külföldi kiküldetéseken és hazai tárgyalásokon szerzett tapasztalatok és információk hasznosítása céljából a kiküldöttnek, a delegációvezetőnek, illetve az általa kijelölt személynek a jelentős és sürgős intézkedést igénylő kérdésekről az eseményt követő 2 munkanapon belül vezetői összefoglalót, egyéb esetekben 7 munkanapon belül részletes beszámoló jelentést kell készítenie.

(2) A kiküldetés, illetve a hazai rendezvény megvalósulását követően a kiküldetésben részt vett személy részletes beszámoló jelentést készít az 5. mellékletben foglaltak szerint, amelyet a kiküldetést, illetve a hazai tárgyalást kezdeményező szervezeti egység vezetőjének jóváhagyásra benyújt.

(3) Jóváhagyás után a beszámoló jelentést a kiküldetésben részt vett személy az NKAF részére elektronikus formában megküldi.

(4) Az NKAF a beszámoló jelentéseket a Nemzetközi Információs Rendszerben (NIR) feldolgozza, és a nemzetközi együttműködési eredmények hasznosítása céljából a NIR intranetes felületén megjeleníti. A megjelenített beszámoló jelentések bizalmas információt nem tartalmazhatnak. A beszámoló jelentés tartalmáért a jelentés készítője és jóváhagyója együttesen felel.

14. § (1) A háttérintézmények vezetői nemzetközi együttműködési kérdésekben, továbbá olyan kötelezettségvállalás esetében, amely a Minisztérium nemzetközi kapcsolatait befolyásolhatja, a szakmai felügyeletet ellátó állami vezetővel előzetesen kötelesek egyeztetni.

(2) A háttérintézmények a Minisztérium által átruházott nemzetközi együttműködési feladataikat önállóan, a vonatkozó jogszabályok, illetve a jelen utasítás figyelembevételével végzik.

(3) A háttérintézmények nemzetközi együttműködési éves feladattervüket a felügyeletet ellátó állami vezetővel történt előzetes egyeztetést követően a tárgyév február 15-éig megküldik a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkárnak.

(4) A háttérintézmények által lebonyolított kiküldetések és fogadások előkészítése, engedélyezése és elszámolása az intézmények hatáskörébe tartozik, de ennek során az Agrárminisztérium igazgatása gazdálkodási keretszabályzatáról szóló AM KÁT utasításban és az Agrárminisztérium igazgatása számviteli politikájáról szóló AM KÁT utasításban meghatározott ellátmányi normatíva előírásait kell alkalmazni. Az ellátmányi normatívák változásairól a GF szükség szerint tájékoztatja az intézmények vezetőit.

(5) A nemzetközi együttműködésben szerzett tapasztalatok és információk hasznosítása céljából a háttérintézmények vezetői éves beszámolót készítenek, amit a tárgyévet követő év február 15-éig megküldenek a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkárnak és a háttérintézmény felügyeletét ellátó államtitkárnak.

(6) Azokról a nemzetközi eseményekről, amelyek hatással lehetnek a Minisztérium nemzetközi kapcsolatainak alakulására, a háttérintézmény vezetője beszámoló jelentést küld a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkárnak az 5. mellékletben foglaltak szerint. A jelentést a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár továbbítja a kabinetfőnök részére.

15. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.