25/2015. (XII. 4.) GVH utasítás

1. § (1) A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Bkr.) 6. § (3) bekezdése szerinti ellenőrzési nyomvonal elkészítésének célja, hogy a Gazdasági Versenyhivatalban (a továbbiakban: Hivatal) végzett tevékenységre vonatkozóan áttekintést adjon a vezetőknek, a belső és külső ellenőröknek és a folyamatban részt vevő munkatársaknak az egyes folyamatok tartalmáról, a feladatellátás jogszabályi vagy egyéb alapjairól, az ellenőrzési nyomvonal alapját képező dokumentumokról, a feladatellátásért felelős személyekről, a közreműködő szervezeti egységekről, a folyamatba épített kontrollokról, a feladatellátás ellenőrzéséről, az ellenőrzés végrehajtásának módjáról, a kockázati eseményekről, a pénzügyi teljesítés, valamint a könyvekben való nyilvántartás elvégzéséről.

(2) Az ellenőrzési nyomvonalat a Hivatal valamennyi működési folyamatának figyelembe vételével kell elkészíteni.

2. § (1)² A Gazdasági Versenyhivatal szervezeti és működési szabályzatáról szóló 2/2020. (VII. 14.) GVH utasítás (a továbbiakban: Szmsz.) szerinti folyamatgazda felelős az ellenőrzési nyomvonal saját folyamatgazdai felelőssége alá tartozó tevékenységet érintő részének, ezen belül a tevékenység szöveges leírásának, valamint az azt szemléltető táblázatnak vagy folyamatábrának az elkészítéséért. A szöveges leírást olyan formában kell szemléltetni, amely az adott tevékenység szempontjából célszerűbbnek és szemléletesebbnek mutatkozik, a szemléltetés formájáról kétség esetén a folyamatgazda javaslata alapján a kontrollkoordinátor dönt.

(2) Az adott tevékenység táblázatos formában történő szemléltetése esetén az 1. melléklet szerinti táblázatot kell alkalmazni.

(3)³ Az ellenőrzési nyomvonal folyamatgazdai felelőssége alá tartozó részét a folyamatgazda szükség szerint, de legalább évente egyszer felülvizsgálja, és az Szmsz.-ben foglaltak szerint javaslatot tesz a kontrollkoordinátor számára az ellenőrzési nyomvonal módosítására.

3. § (1) Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során különösen az alábbi ellenőrzési pontokat kell beiktatni:

(2) A Hivatal ellenőrzési nyomvonalának kialakításakor a szakmai folyamatok, a gazdasági események sorrendiségének kiválasztásában a Hivatalra vonatkozó legjellemzőbb folyamatok képezik az elsődleges szempontot.

(3) Az ellenőrzési nyomvonal és az azt szemléltető táblázatok és folyamatábrák összességének rendszere a Hivatal valamennyi munkafolyamatát leírja, ideértve a tervezés, a végrehajtás és a beszámolás szakaszát is, és folyamatonként megjelöli a folyamatért felelős személyt, az ellenőrzési pontokat, a folyamathoz kapcsolódó dokumentumokat és nyilvántartásokat.

4. § (1)⁴ Az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott folyamatábrákra vonatkozó előírásokat az elnök által jóváhagyott folyamatleírási módszertan tartalmazza, és annak elkészítésére az Szmsz.-ben foglaltakat is alkalmazni kell.

(2) A folyamatábrák több szervezeti egység egymásra épülő tevékenységének bemutatására szolgálnak, a részfolyamatok kapcsolódási pontjait, a kommunikációs folyamatokat és a kontrollpontokat is szemléltetik.

5. § (1) A Hivatal a belső kontrollrendszerének részeként az Szmsz.-ben, az etikai szabályzatban, a közszolgálati szabályzatban, a jelen utasításban, valamint egyéb normatív utasításokban rögzítettek szerint biztosítja a működésével összefüggő normatív szabályok, ezen belül különösen a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás érvényesülését, a feladat- és hatáskörében felmerülő szabálytalanság észlelése esetén a szabálytalanság kivizsgálását, súlyával arányos kezelését, a megfelelő következmények érvényesítését, és ezzel a hasonló jellegű szabálytalanság megelőzését.

(2)⁵ A Hivatal működésével összefüggő súlyos szabálytalanságra, integritási vagy korrupciós kockázatra vonatkozóan tett bejelentésre (a továbbiakban: integritássérelmi bejelentés) és az azzal kapcsolatos eljárásra az Szmsz. 74–76. §-át kell alkalmazni.

(3) Ezen utasítást kell alkalmazni minden olyan, akár szándékosan, akár gondatlanul elkövetett tevékenység vagy mulasztás észlelése esetén, amely a Hivatal működésének rendjétől, az ellenőrzési nyomvonaltól, vagy az azt szemléltető táblázattól vagy folyamatábrától való eltérést eredményez, illetve a Hivatal feladat- és hatáskörének ellátását vagy az államháztartás működési rendjét, a költségvetési, illetve vagyongazdálkodást sérti vagy veszélyezteti (a továbbiakban: szabálytalanság), és amelynek kezelése nem tartozik jogszabály vagy más normatív utasítás hatálya alá.

(4) Vezetői intézkedésben meghatározhatók olyan konkrét szabálytalanságtípusok, amelyek a Hivatal feladat- és hatáskörére, működésének sajátosságaira tekintettel vagy az ellenőrzési nyomvonal és a felmért kockázatok alapján várhatóan előfordulhatnak vagy egyébként jellemzőek lehetnek.

6. § (1) A szabálytalanságok megelőzése érdekében a Hivatal vezetői, az Szmsz. szerinti folyamatgazda, továbbá a folyamatgazdának nem minősülő szervezetiegység-vezető, a belső ellenőr és valamennyi munkatárs gondoskodik a jogszabályok, valamint a normatív és egyedi utasítások betartásáról, és figyelemmel kíséri azok érvényesülését.

(2) Ha a normatív vagy egyedi utasítás hibája vagy hiányossága folytán felmerül a szabálytalanság kockázata vagy gyanúja, vagy egyébként a szabálytalanság megelőzése a normatív utasítás módosításával vagy az egyedi utasítás megváltoztatásával biztosítható, az ezt észlelő személy a körülmények és a probléma ismertetésével és megoldási javaslattal együtt a szolgálati út betartásával kezdeményezi az utasítás módosítását vagy megváltoztatását.

7. § (1)⁶ Az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követés célja, hogy a Hivatal valamennyi tevékenysége során a folyamatokba épített ellenőrzési pontok segítségével, illetve a felelősségi körök normatív utasításban és az álláshelyen ellátandó feladatok leírásában történő egyértelmű rögzítésével kiküszöbölje a szabálytalanságok elkövetésének lehetőségét, hozzájáruljon az esetleges szabálytalansággal okozott kár mértékének csökkentéséhez, valamint a szabálytalanság megelőzéséhez.

(2)⁷ A Hivatal az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követés keretében az ellenőrzési pontok kialakításakor figyelembe veszi a belső ellenőr érintett területre vonatkozó megállapításait, különös tekintettel a mulasztások, hiányosságok, egyéb szabálytalanságok tényeire, okaira, körülményeire, illetve a felelősökre.

(3) A vezetői értekezlet a szabálytalanságok megelőzése érdekében évente egyszer értékeli a Hivatal működési folyamatait a belső ellenőr megállapításai alapján. A belső ellenőrt a vezetői értekezlet ezen ülésére meg kell hívni, az ülésen tanácskozási joggal részt vehet.

8. § (1) A szabálytalanság kezelése magában foglalja a szabálytalanság észlelését, nyilvántartását, kivizsgálását, a szabálytalanság nyomán tett esetleges intézkedést, az intézkedés végrehajtásának nyomon követését és ellenőrzését, valamint – ha az szükséges – a szabálytalansággal kapcsolatos belső és külső tájékoztatási feladatok ellátását.

(2) A szabálytalanságkezeléssel összefüggő feladatok ellátásáért saját feladat- és felelősségi körén belül valamennyi munkatárs felelős.

(3)⁸ A szabálytalanságkezelés jelen utasításban megállapított szabályait akkor kell alkalmazni, ha a szabálytalanságra az Szmsz. 68–71. §-a szerinti eljárás, az etikai és a fegyelmi eljárás különös szabályai nem alkalmazandók.

9. § (1) Ha a szabálytalanságot vagy a szabálytalanságra utaló körülményt a Hivatal munkatársa észleli, és nincs helye az Szmsz. szerinti integritássérelmi bejelentésnek, a munkatárs az általa észlelt körülményről vagy szabálytalanságról tájékoztatja közvetlen vezetőjét, illetve – ha az ügy körülményei azt indokolják – a szabálytalansággal érintett vezető tevékenységét irányító vezetőt.

(2) Bejelentést névtelenül is lehet tenni, a névtelen bejelentés a szabálytalansági eljárás megindítását nem zárja ki. A bejelentő kérheti továbbá, hogy a szabálytalansági eljárás lefolytatása során tartsák titokban azt a tényt, hogy bejelentéssel élt.

(3) A bejelentőt bejelentése miatt nem érheti hátrány.

(4)⁹ A tájékoztatás alapján a vezető saját hatáskörben intézkedik, vagy szükség szerint integritási, etikai, fegyelmi eljárást kezdeményez vagy javaslatot tesz az ezen eljárások, továbbá a szabálysértési vagy büntető eljárás kezdeményezésére jogosult személy számára az eljárás kezdeményezésére, és erről a szolgálati út betartásával tájékoztatja az elnököt.

(5)¹⁰ A vezető, ha indokoltnak látja, a saját hatáskörében kezelt szabálytalanságról a szolgálati út betartásával tájékoztathatja az elnököt.

(6)¹¹ A tájékoztatásban ki kell térni a szabálytalanság észlelésével, tartalmával, kivizsgálásával, lehetséges következményeivel kapcsolatos lényeges körülményekre, valamint az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követés hatékony működésével összefüggő észrevételekre.

10. §¹² Külső bejelentésre – ha arra tartalmánál vagy jellegénél fogva nem alkalmazandó az Szmsz. szerinti integritássérelmi bejelentésre vonatkozó eljárás az Szmsz. 77. §-a alapján – a 9. §-t kell megfelelően alkalmazni.

11. § Ha a szervezeti egység vezetője vagy a vezető szabálytalanságot észlel, és nincs helye az Szmsz. szerinti integritássérelmi bejelentésnek, a 9. § (4)–(6) bekezdést kell megfelelően alkalmazni.

12. §¹³ A belső ellenőrzés során feltárt szabálytalanság esetén a Bkr.-ben és az Szmsz.-ben foglaltak szerint kell eljárni, azzal, hogy külön kell vizsgálni az alábbiakat:

13. § Ezen utasítás hatálya a belső ellenőr külön jogszabály szerinti tevékenységére nem terjed ki.

14. § (1) A jelen utasítás hatálya alá tartozó szabálytalanságot az érintett szervezeti egység vezetője vizsgálja ki. Ha a szabálytalanság körülményei alapján az érintett szervezeti egység vezetőjétől a vizsgálat tárgyilagos lefolytatása nem várható, a szabálytalanságot a tevékenységét irányító vezető vizsgálja ki.

(2) Ha a szabálytalanság kezelésével kapcsolatos eljárás nem tartozik más jogszabály vagy normatív utasítás hatálya alá, és a szabálytalanság kivizsgálása szükséges, azt lehetőség szerint a szabálytalanságról való tudomásszerzéstől számított öt munkanapon belül be kell fejezni. Különösen összetett vizsgálat esetén a határidő túlléphető, de a húsz munkanapot nem haladhatja meg. Ha a szabálytalanság kivizsgálása ennél hosszabb időt venne igénybe, akkor integritássérelmi bejelentést kell tenni.

(3) Ha a szabálytalanság kivizsgálásának eredményeként más jogszabály vagy normatív utasítás hatálya alá tartozó eljárás – így különösen büntető-, szabálysértési, fegyelmi, etikai vagy integritássérelmi eljárás – megindítása vagy kezdeményezése nem szükséges, de a szabálytalanság megszüntetése, vagy a következmények elhárítása vagy mérséklése érdekében saját hatáskörben intézkedést kellett hozni, a szabálytalanság nyilvántartásában javaslatot kell tenni a hasonló jellegű szabálytalanságok megelőzésének lehetőségeire és módjára.

15. § (1)¹⁴ A vezető a kiemelkedő súlyú szabálytalanságról, így különösen az ötszázezer forintot meghaladó kárt okozó vagy súlyos biztonsági vagy egyéb kockázatot jelentő szabálytalanságról, vagy a körülmények alapján egyébként kiemelkedően súlyosnak tűnő szabálytalanságról a szolgálati út betartásával tájékoztathatja az elnököt, ha a szabálytalanság jellege alapján egyéb – így különösen büntető-, szabálysértési, fegyelmi, etikai vagy integritássérelmi eljárás megindításának vagy kezdeményezésének nincs helye.

(2) Az ezen utasítás hatálya alá tartozó kiemelkedő súlyú szabálytalanság kivizsgálásáért felelős személyt az elnök jelöli ki, egyúttal megállapítja a kivizsgálásra rendelkezésre álló határidőt is.

(3) Az ezen utasítás hatálya alá tartozó kiemelkedő súlyú szabálytalanság kivizsgálásába a belső ellenőrt és az érintett szervezeti egységeket be kell vonni.

(4) Az ezen utasítás hatálya alá tartozó kiemelkedő súlyú szabálytalanság kivizsgálásáért felelős személy a vizsgálatról, annak eredményéről és javaslatairól jelentést készít az elnöknek. Az elnök a jelentés alapján dönt a szükséges intézkedésről.

16. § (1) Indokolt esetben a munkatársakat a szabálytalansággal érintett körben szükség szerint tájékoztatni kell a szabálytalanságról, annak következményeiről, a kivizsgálás eredményéről, az annak nyomán hozott intézkedésről és a jövőbeli hasonló szabálytalanság megelőzésének lehetőségéről és módjáról.

(2)¹⁵ A jelen utasítás szerint kivizsgált szabálytalanságról szervezeti egységenként nyilvántartást kell vezetni, amelyek alapján a kontrollkoordinátor évente összefoglaló nyilvántartást készít, amelyet megküld a belső ellenőrnek is. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell

(3) A jelen utasítás szerint kivizsgált szabálytalanság kapcsán hozott intézkedés végrehajtását és hatékonyságát az intézkedést meghozó személy figyelemmel kíséri, és ezzel kapcsolatos észrevételeit, javaslatait szükség esetén jelzi a tevékenységét irányító vezetőnek.

(4) A szervezeti egység a nyilvántartott szabálytalanság kivizsgálásával kapcsolatos iratanyagot iktatja.

17. § (1) A Hivatal kockázatkezelési rendszere a Hivatal vezetésének gyakorlati módszere, olyan irányítási eszközök és módszerek összessége, amely a belső kontrollrendszer részeként kiterjed a Hivatal által a tervezés, a döntéshozatal és a végrehajtás során végzett tevékenységekre jellemző, a Hivatal szervezeti céljainak elérését veszélyeztető tényezők (a továbbiakban: kockázat) azonosítására, értékelésére, elemzésére, csoportosítására, a kockázatokra adott válaszra és a kockázatok felülvizsgálatára, valamint a Hivatal kockázati kitettségének mérséklésére.

(2) A kockázatkezelési eljárás célja, hogy intézményesített keretek között, valamint folyamatba építetten csökkentse vagy megszüntesse a kockázatkezelési rendszerben feltárt egyes kockázatok hatását, megelőzze a kockázat bekövetkezését és biztosítsa a kockázatkezelési rendszerben hozott intézkedések folyamatos nyomon követését, ezáltal támogassa a Hivatal feladatellátását.

(3) A kockázatkezelés folyamata a következőket foglalja magában:

18. § (1)¹⁶ A kockázatok azonosításának célja annak megállapítása, hogy melyek a Hivatal célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok. A Hivatal tevékenységében és gazdálkodásában rejlő kockázatok intézményesített keretek között történő felmérését és a kockázati feladatok meghatározását a kontrollkoordinátor, az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követés keretében pedig az önálló szervezeti egység vezetője végzi az Szmsz.-ben foglaltak szerint.

(2)¹⁷ A kockázatokat azonosításukat és elemzésüket követően csoportosítani kell oly módon, hogy az elősegítse a hatékony kockázatkezelést és valamennyi kapcsolódó kockázat azonosítását. A kockázatok értékelésének célja annak megállapítása, hogy a beazonosított kockázatok milyen mértékben befolyásolják a Hivatal célkitűzéseit. Az értékelés során meg kell határozni a feltárt kockázati tényezők bekövetkezésének valószínűségét, illetve azok szervezeti egységekre gyakorolt hatását.

(3) A kockázatokat a Hivatal egészének, valamint azon belül a szervezeti egységeknek és a fejezeti kezelésű előirányzatoknak az adott kockázattal szembeni tűrőképessége alapján kell értékelni. A kockázati tűréshatár megállapítása érdekében meg kell határozni azt az elfogadható kockázati szintet, amelynél a kockázat bekövetkezése esetén a valószínűsíthető hatás súlya vagy a kockázat kiküszöbölésének költsége és az ezzel elérhető eredmény aránytalansága miatt a kockázat tűrése indokolt, az ezt a szintet meghaladó kockázatra a kockázati tűréshatár meghatározásával együtt intézkedést vagy választ kell kidolgozni.

(4) A kockázatok azonosítását és értékelését, valamint a szükséges válaszok és folyamatba épített kontrollintézkedések meghatározását a 2. melléklet szerinti kockázati mátrix alapján kell elvégezni az ott meghatározott kockázati tűréshatár alapján.

(5) A kockázatok elemzését és csoportosítását a 3. és 4. melléklet szerinti táblázat kitöltésével kell elvégezni, figyelemmel az államháztartásért felelős miniszter által kiadott standardokra, útmutatókra és egyéb módszertani ajánlásokra.

19. § (1)¹⁸ A kontrollkoordinátor számára az Szmsz. szerinti kockázatkezelési feladatok körében a saját felelősségi körébe tartozó folyamat tekintetében a folyamatgazda tesz javaslatot. A javaslatban meg kell jelölni

(2)¹⁹ A folyamatgazda a folyamatmodell felülvizsgálata során évente ismételten elvégzi a kockázatok azonosítását és értékelését, és ez alapján az (1) bekezdés szerinti tartalommal javaslatot tesz a kontrollkoordinátor számára az ellenőrzési nyomvonal vagy a folyamatmodell felülvizsgálatára, módosítására, a szükséges intézkedésre vagy annak kezdeményezésére.

20. § (1)²⁰ A kontrollkoordinátor a kockázatra adandó válasz vagy intézkedés meghatározása során a következő szempontokat veszi figyelembe:

(2) A kockázatkezelési intézkedést várható hatása és a végrehajtásával járó költség összevetésével kell értékelni.

21. § (1) A kockázatkezelési intézkedéseket folyamatba építetten, kontrolltevékenységeken keresztül kell megvalósítani.

(2) A kontrolltevékenység lehet

(3) A (2) bekezdés szerinti megfelelő kontrolltevékenység megválasztása során figyelembe kell venni az egyes kontrolltevékenység-típusok módszertani és egyéb ajánlásokban foglalt jellemzőket és szempontokat.

(4) A kockázatkezelési intézkedést alkalmazó szervezeti egység vagy személy folyamatosan nyomon követi az intézkedés megvalósulását és hatását.

22. §²¹ A kockázatok nyomon követését és a kockázatkezelés felülvizsgálatát a szervezeti egység vezetője folyamatba építetten végzi, emellett a folyamatgazda a folyamatba épített felülvizsgálat keretében évente javaslatot tesz a szervezetfejlesztési és minőségirányítási munkacsoport számára a kockázatkezelés felülvizsgálatára. A kockázatkezelés felülvizsgálatának eszközei:

23. § (1) Ez az utasítás 2016. január 1-jén lép hatályba.

(2) Az ellenőrzési nyomvonalat első alkalommal 2016. március 1-ig kell elkészíteni és jóváhagyni.

24. §²²