20/2020. (IX. 10.) KKM utasítás

1. § Az utasítás hatálya kiterjed

2. § Jelen utasítás alkalmazásában ideiglenes külföldi kiküldetésnek minősül a kiküldött 90 napot meg nem haladó külföldi munkavégzése vagy képzése.

3. § Jelen utasítás alkalmazásában repülési időnek minősül a hivatalos utazás céljából az utazás egy szakaszán a repülőgép fedélzetén töltött idő.

4. § (1) A Minisztérium költségvetési előirányzatai terhére – az állami feladat teljesítésével összefüggésben az 1. pont f) alpontjába tartozók és a g) alpontban felsorolt szervezeti egységek által kezdeményezett kiküldetés kivételével – csak a Központi Igazgatás állományába tartozók kiküldetése engedélyezhető. Ettől eltérni csak kivételesen indokolt esetben, a közigazgatási államtitkár vagy a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár előzetes engedélye alapján lehet.

(2) A gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár felterjesztésére a közigazgatási államtitkár a szervezeti egységek részére – a következő évi költségvetés ismeretében – pénzügyi kereteket állapít meg.

(3) Minden év december 31. napjáig a szervezeti egységek összeállítják a következő naptári évre vonatkozó nemzetközi kiutazási tervüket a megállapított pénzügyi keret figyelembevételével, melyet a szervezeti egységet irányító szakmai és politikai felsővezető hagy jóvá.

(4) Az utazási kereten felüli, vagy rendkívüli – a szervezeti egység utazási keretéből nem finanszírozható – kiküldetések indításához a közigazgatási államtitkár, akadályoztatása esetén a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár jóváhagyását előzetesen meg kell kérni, többletforrás igénylése esetén a kérelemben részletesen meg kell indokolni a kerettúllépéshez vezető okokat.

5. § (1) Kiküldetés kizárólag a 1. melléklet szerinti kiküldetési rendelvény (a továbbiakban: rendelvény) kitöltésével kezdeményezhető.

(2) A kiküldött vagy a kiküldetést elrendelő szervezeti egység titkársága gondoskodik a rendelvény kitöltéséről, valamint a kiküldetést elrendelő állami vezetővel történő jóváhagyásról.

(3) A jóváhagyott rendelvényhez csatolt indító feljegyzésben szükséges kifejteni az utazás részletes indoklását.

(4) Az (1)–(3) bekezdés szerinti dokumentumokat további ügyintézés céljából lehetőség szerint a kiküldetés időpontját 10 nappal megelőző határnappal továbbítani kell a gazdálkodásért felelős szervezeti egység utaztatási feladatokat ellátó részlegére (a továbbiakban: Utaztatás).

(5) Ha a kiküldetés a jóváhagyott utazási kereten belüli, a kiküldetést elrendelő szervezeti egység titkársága a rendelvényt pénzügyi ellenjegyzés végett a gazdálkodásért felelős szervezeti egység részére küldi meg.

(6) Ha a kiküldetés a jóváhagyott utazási kereten felüli vagy rendkívüli kiküldetés, a kiküldetést elrendelő szervezeti egység titkársága a rendelvényt köteles megküldeni pénzügyi ellenjegyzés végett a gazdálkodásért felelős szervezeti egység, majd jóváhagyásra a közigazgatási államtitkár, akadályoztatása esetén a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár részére.

(7) A rendelvény formanyomtatványát az 1. melléklet tartalmazza.

6. § (1) Ideiglenes külföldi kiküldetésen való részvételt a kiküldött feladatait közvetlenül irányító vezető rendelhet el, kötelezettségvállaló azonban a szervezeti egységet irányító

(2) Az 1. § g) pontjában felsorolt szervezeti egységek által kezdeményezett, a Minisztérium állományába nem tartozó személyek kiküldetésekor – napidíj igénylése esetén – a rendelvényhez megbízási szerződést kell mellékelni.

(3) Miniszterelnöki delegációs kiküldetés esetén, valamint a Kormány vagy a Minisztérium állományába tartozó politikai felsővezető döntése alapján, ha a Minisztériumnak a kiküldetés költségtérítési díjának finanszírozása szükséges, (kivéve a más költségvetési szervnél foglalkoztatott, de a Minisztériumba munkavégzés céljából kirendelt személyeket), a rendelvényhez hivatalos feljegyzést vagy a szakmai és politikai felsővezető titkárságáról küldött kezdeményező e-mailt kell csatolni.

(4) A kiküldetést elrendelő vezető útijelentés-készítésre kötelezheti a kiküldöttet, ennek tényét a rendelvényen jelezni kell.

7. § (1) A kiküldetéssel kapcsolatban az Utaztatás az alábbi feladatokat látja el:

(2)¹ Az 1. § a) pontja szerinti szakmai felsővezető és az 1. § d) és e) pontjaiban megjelölt vezetők és a delegációk, továbbá a megállapodás szerint a Minisztérium által ellátott államfői, kormányfői delegációk tagjainak kiküldetésével kapcsolatos szervezési, lebonyolítási és nyilvántartási feladatokat a protokollfeladatokat ellátó szervezeti egység (a külgazdasági és külügyminiszter esetében a Miniszteri Kabinet Protokoll részlege, egyéb esetekben a protokoll feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység) a külképviseletekkel és az Utaztatással együttműködésben látja el.

8. § (1) A kiküldöttet az Utaztatás útielőleggel, repülő-, vonat-, busz- vagy hajójeggyel, továbbá a szállásfoglalás bizonylatával látja el [kivéve a 7. § (1) bekezdés b) pontjában foglalt esetben].

(2) A Minisztériumban a napidíj nettó összege, valamint a kiküldetéssel kapcsolatos egyéb költségek fedezete előlegként kifizethető készpénzben a kiküldetést megelőzően, mely előleggel az utazást követően el kell számolni.

(3)² A külképviseleten készpénzfelvételre vagy a felmerülő költségek megtéríttetésére csak rendkívül indokolt esetben (így különösen, de nem kizárólagosan poggyász, iratok, pénz elvesztése, ellopása) kerülhet sor. A készpénzfelvétel tekintetében a kiküldetést elrendelő kezdeményezését, valamint a Minisztérium központi igazgatása pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége, illetve a Külképviseletek Igazgatása cím gazdálkodásának irányításáért felelős szervezeti egység ellenjegyzését követően a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár dönt.

(4) A kiküldött útielőleget a jóváhagyott külföldi kiküldetési engedély alapján igényelhet abban az esetben, ha eleget tett a korábbi kiküldetése elszámolási kötelezettségének.

(5) A napidíj euróban, a dologi kiadásokra (a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségre), útielőleg euróban és USA dollárban, forintban igényelhető.

(6) A kiküldetéshez kötődő bármilyen részvételi díj előzetes átutalása kizárólag számla – vagy annak hiányában, kivételesen indokolt esetben a kötelezettségvállaló engedélyével ellátott díjbekérő – ellenében, az Utaztatáson kezdeményezhető.

(7) A kiküldetés meghiúsulása esetén a kiküldöttnek e tény tudomására jutásakor az Utaztatást tájékoztatnia kell, és a felvett előleg összegét – az átvett valutanemekben – haladéktalanul vissza kell fizetnie.

9. § (1) Repülőgéppel történő utazás esetén a repülőjegyre vonatkozó igényt az Utaztatás felé a rendelvényen vagy a kísérő feljegyzésben a kiküldöttnek kell jeleznie (a hivatalos program időtartama, delegációs utazás stb.).

(2) Az Utaztatás gondoskodik a legelőnyösebb díjtételeket és feltételeket nyújtó légitársaságok (beleértve a „fapados” légitársaságokat is) ajánlatainak összegyűjtéséről, az adott napon belül – az optimális átszállási és várakozási idő figyelembevételével – az indulási idő kiválasztásáról, az előzetes foglalás intézéséről, figyelembe véve a költséghatékonyságot.

(3) Jelen utasításban előírt összes szükséges aláírást tartalmazó eredeti rendelvény kézhezvételekor az Utaztatás gondoskodik az utazási jegyek megvásárlásáról.

10. § (1) Repülőgéppel történő hivatalos utazás esetén

(2) Az (1) bekezdésben nem említett esetekben csak turistaosztálynak megfelelő repülőjegy vásárolható, de elsősorban a fapados járatoknál kiegészítő szolgáltatások (különösen csomagfeladás, nagyobb lábtér, ülőhelyfoglalás), továbbá a 4 órát meghaladó utazásoknál az emelt szolgáltatású turistajegyek foglalása engedélyezett.

(3) Miniszteri delegációs utazások repülőjegy foglalásakor a turistaosztályú repülőjegy helyett – a Miniszteri Kabinet elektronikus levélben történő jóváhagyásával – magasabb osztályú repülőjegy foglalható az (1) bekezdésben nem említett kiküldöttek részére is.

(4) Válsághelyzet, háborús fenyegetettség, illetve súlyos, azonnali egészségügyi beavatkozás szükségessége esetén a lehető leggyorsabban beszerezhető utazási jegy illeti meg a kiküldöttet és kísérőjét, függetlenül az utazási jegy jogosultsági kategóriájától.

(5) Ha az utazással kapcsolatban többletsúlyigény merül fel, azt a kötelezettségvállaló engedélyezi. A többletsúlyt az utazást indító feljegyzésben, valamint a rendelvényen jelezni kell. A hivatali célú túlsúlytól függetlenül az egy hónapot meghaladó kiküldetés esetén a kiküldött személyes poggyászára 10 kg túlsúly igénybevételére jogosult.

11. § (1) A hivatalos program, a külpolitikai helyzet változása vagy egyéb rendkívüli ok miatt az utazás meghiúsulása, változása esetén a kiküldetést elrendelő szervezeti egység köteles feljegyzésben, vagy rendkívüli esetben e-mailen tájékoztatni a kötelezettségvállalót, a protokollfeladatokat ellátó szervezeti egységet, valamint az Utaztatást a repülőjegy, a visszatéríthető szállás és az egyéb előzetes kötelezettségvállalás törlése érdekében.

(2) A miniszteri delegációs utazásoknál az utazási adatok módosítását a Miniszteri Kabinet munkatársa elektronikus levélben kezdeményezi az Utaztatáson és a protokollfeladatokat ellátó szervezeti egységnél.

12. § (1) A Liszt Ferenc Repülőtér kormányvárójának használatára hivatalos célú utazás esetén az alábbi személyek jogosultak:

(2) Az államfő, a kormányfő és a miniszter magáncélú külföldi utazásai során is jogosult a repülőtéri kormányváró helyiségek használatára.

(3) Az (1) bekezdésben fel nem sorolt személyek részére a kormányváró használatát a kiküldetést kezdeményező szervezeti egységek kezdeményezésére, egyedi elbírálás alapján, a közigazgatási államtitkár vagy a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár engedélyezheti.

(4) A budapesti kormányváró megrendelését a protokollfeladatokat ellátó szervezeti egység az (1) bekezdésben felsorolt személyek esetében jelen utasítás szerint, a (3) bekezdés szerinti kiküldötteknél pedig a jóváhagyott engedély alapján végzi, ezért a kiküldetést kezdeményező szervezeti egységnek az engedélyezett kormányváró-megrendelést meg kell küldenie részükre.

(5) A kormányváró használatával járó költségeket, valamint a protokolláris, illetve diplomáciai szokásoknak megfelelően történő fogyasztást csak az (1) és (2) bekezdésben meghatározott személyek hivatalos utazása vonatkozásában fizeti a Minisztérium.

(6) Külföldi VIP-váró megrendelését a protokollfeladatokat ellátó szervezeti egység – szükség esetén a külképviselet bevonásával – végzi. A külföldi VIP-váró megrendelésére – az államfői, kormányfői és miniszteri delegáció kivételével – csak a közigazgatási államtitkár vagy a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár engedélyével kerülhet sor.

13. § (1) Vasúton, hajón, kompon történő utazás esetén

(2) Válsághelyzet, háborús fenyegetettség, illetve súlyos, azonnali egészségügyi beavatkozás szükségessége esetén a lehető leggyorsabban beszerezhető menetjegy illeti meg a kiküldöttet és kísérőjét, függetlenül a menetjegy jogosultsági kategóriájától.

(3) Hálókocsi, hálókabin igénybevételére – amennyiben az utazás időtartama és az indulás időpontja együttesen indokolja – valamennyi kiküldött jogosult.

14. § Hivatali gépkocsival történő utazás esetén a kiküldöttnek gondoskodnia kell arról, hogy a gépjárművekkel kapcsolatos szolgáltatásokért felelős szervezeti egység felé jelezze gépkocsiigényét a gépjárművek igénybevételének és használatának rendjét szabályozó hatályos miniszteri utasítás szerint.

15. § (1) Saját gépkocsival történő utazás a gépjárművek igénybevételének és használatának rendjéről szóló miniszteri utasítás alapján engedélyezhető, különösen, ha hivatali gépkocsi nem áll rendelkezésre, illetve azt gazdaságossági vagy egyéb megfontolások indokolják.

(2) A magántulajdonú gépkocsi hivatalos célra történő használatát a kiküldött a hatályos miniszteri utasítás szerinti igénylőnyomtatvány kitöltésével a gépjárművekkel kapcsolatos szolgáltatásokért felelős szervezeti egységnél kezdeményezheti, melyhez csatolni szükséges

(3) Ha a kiküldött magántulajdonú személygépjárművére kötött érvényes CASCO biztosítással nem rendelkezik, a kiküldöttnek írásban nyilatkoznia kell annak tudomásulvételéről, hogy a hivatalos kiküldetése során a magántulajdonú személygépkocsiban keletkező bármely kárért a Minisztériumot semmilyen felelősség nem terheli.

(4) A magántulajdonú gépkocsi hivatalos célra történő használatának engedélyezéséről a gépjárművekkel kapcsolatos szolgáltatásokért felelős szervezeti egység felterjesztése alapján a kötelezettségvállaló dönt.

(5) A saját személygépkocsi igénybevételének költségkalkulációját – amely az adóhatóság által havonta közzétett, a gépkocsi típusára előírt aktuális norma, a teljesítendő kilométer és az értékcsökkenés figyelembevételével kerül megállapításra – a kiküldött köteles a rendelvényhez mellékelni, és az Utaztatás részére megküldeni.

(6) Magántulajdonú gépkocsival történő utazás esetén utazási költségre előleg az Utaztatás által jóváhagyott összegig igényelhető.

16. § (1) A kiküldöttet főszabály szerint a külképviselet vendégszobájában kell elhelyezni.

(2) A vendégszoba igénybevételéről vagy annak mellőzéséről a vendégszoba foglaltságának, adottságainak és az ellátandó feladat paramétereinek függvényében a kiküldetést szervező szervezeti egység a misszióval folytatott konzultáció alapján tesz javaslatot.

(3)³ A vendéglakással vagy vendégszobával rendelkező külképviseletek listáját a Külképviseletek Igazgatása cím gazdálkodásának irányításáért felelős szervezeti egység a Minisztérium belső honlapján minden évben közzéteszi, frissíti.

17. § A diplomáciai és konzuli futárszolgálati feladatokat ellátó személyek, az 1. § a) pontja szerinti szakmai felsővezető és az 1. § d) és e) pontjában megjelölt vezetők és a velük utazó delegációtagok, továbbá a megállapodás szerint a Minisztérium által ellátott államfői, kormányfői delegációk kiküldetésének szállását – ha az elszállásolásra kereskedelmi egységben kerül sor – a külképviseletek foglalják és fizetik, melyhez pótelőirányzat-igényt nyújthatnak be a Külképviseletek Igazgatása költségvetéséből az előirányzatért felelős szervezeti egységhez.

18. § A kiküldetések közérdekű adatszolgáltatása során a 17. § szerinti kiküldöttek (kivéve az államfői, kormányfői delegációk kiküldetése) szállásköltségéről is adatot kell szolgáltatni, ezért a számla kézhezvételét követően a szállásszámlát a Külképviseletnek szkennelve a szallaspszf@mfa.gov.hu e-mail-címre meg kell küldenie.

19. § (1) A 17. §-ba nem tartozó kiküldöttek szállásfoglalását a kiküldöttel együttműködve az Utaztatás végzi.

(2) Az Utaztatás az utazó szakmai programjához igazodóan, biztonsági szempontból javasolt, meghatározott ideig történő lemondás esetén visszatéríthető, módosítható szállást foglal le.

(3) A szálláshely kiválasztásában a célszerűségi, takarékossági szempontokat érvényesíteni kell.

(4) Ha a külképviselet tájékoztatása alapján vendégszoba nem áll rendelkezésre, a szállásköltség – az 1. § a) pontja szerinti szakmai felsővezető és az 1. § d) és e) pontjaiban megjelölt vezetők, valamint az államfői, kormányfői delegációk kivételével – külképviseletek foglalása esetén a delegáció tagjainak, illetve a diplomáciai és konzuli futárszolgálati feladatokat ellátó személyek részére legfeljebb 135 EUR/fő/éj lehet.

(5) A (4) bekezdés szerinti keret Brüsszel, Luxembourg, London, Tokió, Strasbourg és USA nagyvárosai esetében külön indokolás nélkül 30 EUR/fő/éj összeggel túlléphető.

(6) A (4) bekezdés szerinti kategóriába nem tartozó kiküldötteknek az Utaztatás által foglalt szállásköltség közbeszerzési díj nélküli keretösszege legfeljebb 45 000 Ft/fő/éj, a kiemelt városokban 55 000 Ft/fő/éj.

(7) Ha szállás csak a fenti keretösszegen felül foglalható, a rendelvényhez jóváhagyás céljából csatolni szükséges a magasabb összegű szállás igénybevételének indoklását. A kereten felüli szállásfoglalást az illetékes külképviselet, illetve a kiküldetést elrendelő indoklása alapján a kötelezettségvállaló engedélyezheti.

(8) Abban az esetben, ha a kiküldetés időtartama a 14 napot meghaladja, és valamennyi felmerülő költséget figyelembe véve az egy napra jutó bérleti díj nem haladja meg a napi szállodai költséget, a kiküldött számára – a külképviselet közreműködésével – lakás is bérelhető.

20. § (1) A kiküldött az előleg felhasználásáról – a protokollfeladatokat ellátó szervezeti egység kezelésében levő utazások kivételével – a visszaérkezését követő öt napon belül köteles elszámolni. Több, egymást követő kiküldetés esetén a határidő számításánál az utolsó kiküldetést kell figyelembe venni.

(2) A protokollfeladatok ellátásáért felelős szervezeti egység kezelésében lévő utazások elszámolására a visszaérkezést követő tíz napon belül kötelező sort keríteni.

(3) Ha elszámolási kötelezettségének a kiküldött menthető okból határidőben nem tud eleget tenni, tájékoztatnia kell az Utaztatást, és az akadály elhárulását követően haladéktalanul teljesítenie kell elszámolási kötelezettségét.

(4) Az ellátmányelszámolás az ellátmány időszaka alatt teljesített utazások kötelezettségvállaló által aláírt pénzügyi elszámolásai alapján történik.

(5) A kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvény 139. §-a alapján adott hozzájárulással a felvett előleg összege az illetményből levonásra kerülhet, ha az igényelt előleggel nem tud az utazó elszámolni, vagy az elszámolást 30 napon belül nem adja le.

(6) A protokollfeladatokat ellátó szervezeti egység kezelésében levő, az 1. § a) pontja szerinti szakmai felsővezető és az 1. § d) és e) pontjaiban megjelölt vezetők és a velük utazó delegációtagok utazásainak 1 hónapon belül el nem számolt, le nem zárt utazásai esetén a delegációi protokollfeladatokat ellátó munkatársa részére napidíjpótlék nem számolható el, illetve a kiadott előleg visszavonásra kerül.

(7) Az 1. § f) és g) pontjaiban meghatározott személyeknél az elszámolási kötelezettség elmulasztása esetén a kiküldött a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 72. § (1) bekezdésében számított kamatkedvezmény összege után az ott meghatározott mértékű személyi jövedelemadót köteles fizetni.

(8) Az elszámolási kötelezettség elmulasztása esetén a következő kiküldetéseknél útielőleg nem adható.

(9) A kiküldetés befejezését követően a kiküldött köteles a 2. melléklet szerinti „Hivatalos külföldi kiküldetés elszámolása” nyomtatványt kitölteni, és beszerezni a szakmai teljesítést igazoló vezető aláírását, valamint nyilatkozni az alábbiakról:

(10) A szakmai teljesítést a kötelezettségvállaló jogosult igazolni.

(11)⁴ A kiküldött köteles a 2. melléklet szerinti „Hivatalos külföldi kiküldetés elszámolása” nyomtatványt és az abban szereplő adatokat alátámasztó számlákat, bizonylatokat összefűzve, az 55. § (1) bekezdésében meghatározottak szerint, rendezett formában az Utaztatáson leadni.

(12) Ha a kiküldetés elrendelője a kiküldetést módosítja, és az többletköltséggel jár, a kiküldött az elszámoláshoz köteles csatolni az erről szóló jóváhagyást.

(13) Ha a kiküldöttnek az elszámolásából nem keletkezik pénzforgalmilag visszafizetendő kötelezettsége vagy költségtérítés címén követelése, abban az esetben az Utaztatás az utalványozott bizonylatok alapján technikai zárással, a pénztárbizonylatok utazó általi aláírása nélkül a felvett előlegeket végleges kiadásként elszámolja a házipénztárban.

21. § (1) A kiküldött a külföldi tartózkodással kapcsolatban felmerülő, indokolt mértékű és igazolt költségeit a kiküldetés befejeztével elszámolhatja.

(2) Az elszámolás során az alábbi tételek vehetők figyelembe:

22. § (1) A kiküldöttek a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendelet 43. §-ában meghatározott összegű napidíjra jogosultak, az ott rögzített feltételek szerint.

(2) Napidíj igényléséről a kiküldött lemondhat. Ezt a rendelvényen előzetesen, valamint az elszámolási nyomtatványon utólag szükséges jelezni.

23. § (1) A Minisztériumból a külképviseletekre munkavégzés céljából ideiglenesen kirendelt – a jelen utasítás 1. § a)–g) pontja szerinti – természetes személyek pótlékra jogosultak, amennyiben műszaki (biztonságtechnikai, informatikai felmérés, munkavégzés), technikai (szállítási, anyagmozgatási, kézbesítési feladatellátás), adminisztratív (leltározási, gazdasági, titkársági, konzuli vagy konzuli adminisztrátori helyettesítési, ellenőrzési), biztonsági vagy protokolláris előkészítő feladatokat látnak el.

(2) A pótlék napi bruttó mértéke a napi négy órát meghaladó, de nyolc órát el nem érő kiküldetés esetén 44 euró, nyolc órát meghaladó kiküldetés esetén 88 euró. Az (1) bekezdésben foglalt cél szerinti 1 napos kiküldetés esetén napidíjpótlék nem jár.

(3) A pótlék forintra átszámított havi összege nem haladhatja meg a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény szerinti illetményalap négyszeresét.

(4) Az adott hónapban maximum 5 napra adható pótlék.

(5) A pótlék felső határát elérő munkatársak esetén a pótlék folyósítását az adott naptári hónapban meg kell szüntetni.

(6) A kifizetett bruttó napidíjpótlék jogszabály szerint számított forintösszege amennyiben a (3) bekezdésben meghatározott törvény szerinti maximum összeget meghaladja, abban az esetben a különbözet a kiküldött illetményéből levonásra kerül.

(7) A pótlék a napidíj összegével egy időben, előre is kifizethető nettó valutaösszegben.

(8) A pótlékra való jogosultságot a rendelvényen fel kell tüntetni. Pótlék igénylése esetén a rendelvényt a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár részére is meg kell küldeni jóváhagyás céljából.

24. § (1) A napdíj és a napidíjpótlék összegét személyi jövedelemadó- és járulékfizetési kötelezettség terheli, amely összeget az Utaztatás a kiküldött illetményéből levon, ha a levonásra nincs lehetőség, a kiküldöttnek a személyi jövedelemadó- és járulékfizetési kötelezettséget készpénzátutalási megbízáson keresztül kell a Minisztérium részére befizetnie.

(2) A napidíj, napidíjpótlék előlege az adóval, járulékkal csökkentett, a kerekítési szabályok szerinti euró összegben kerül kiadásra.

(3) A valutában kifizetett nettó napidíj, napidíjpótlék számfejtés szerinti MNB-árfolyamon átszámított forint összege, valamint az illetményszámfejtéskor számított nettó forint napidíj, napidíjpótlék összeg közötti 500 Ft-ot meghaladó különbözetet a kiküldött részére forintban meg kell téríteni, vagy a negatív különbözetet az utazó illetményéből le kell vonni.

25. § (1) Repülőgéppel, vonattal, busszal vagy hajóval történő utazás esetén a költségeket közvetlenül az Utaztatás egyenlíti ki számla ellenében az illetékes utazási irodának.

(2) A „Hivatalos külföldi kiküldetés elszámolása” nyomtatványon kizárólag olyan költségeket lehet feltüntetni, amikor a kiküldött saját maga kellett, hogy kiegyenlítse a számlát (pl. váratlan útmódosítás, járattörlés esetében).

(3) Hivatali gépkocsival történő utazás esetén az alábbi, az utazás időtartama alatt keletkező utazási költségeket lehet elszámolni:

(4) Az utazáshoz kapcsolódó belföldi számlák (pl. autópálya-használati díj) elszámolására csak abban az esetben van lehetőség, ha azok a Minisztérium nevére és címére kerülnek kiállításra.

(5) A hivatali gépkocsival kapcsolatban felmerült költségek esetében minden esetben kötelező a gépkocsi forgalmi rendszámát feltüntetni a költséget igazoló bizonylaton, számlán, és a gépkocsi leadásakor a bizonylatok másolatát leadni a garázsmesternek.

(6) A garázsmester a menetlevélben meghatározott, teljesített kilométer és a gépkocsi üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztási normája szerint számított üzemanyag (elszámolható) mennyiségét megállapítja, és ez alapján a kiküldetés elszámolásához csatolt üzemanyagszámlák elszámolhatóságát (a felhasznált üzemanyag mennyiségét), továbbá a bizonylattal igazolt egyéb kiadások szükségességét igazolja.

(7) A kiküldött a jelen §-ban foglaltak szerinti, igazolt számlákat nyújthatja be elszámolásra az Utaztatás részére.

(8) Saját gépkocsival történő utazás esetén – az előlegfelvétel során már megállapított – költségtérítési normát kell az elszámoláson feltüntetni.

(9) Saját gépkocsi használata esetén utazási költségként – a költségtérítési normán kívül – útadóköltség számolható el. Nem számolhatók el azok a költségek, amelyek a gépkocsi nem megfelelő műszaki állapotából erednek (kenőanyag, alkatrész- és gumicsere stb.), valamint nem téríthető meg mindazon büntetések költsége, amelyet a hatóság azért szabott ki, mert a gépkocsi vagy a kiküldött nem rendelkezett a kötelezően előírt felszereléssel, tartozékkal vagy dokumentummal.

26. § (1) A külföldi helyi közlekedés során felmerülő költségek a leadott menetjegyek, bizonylatok ellenértéke alapján kerülnek elszámolásra.

(2) Külföldön történt kifizetés esetén alapbizonylatként elfogadható a blokk, a jegy, amennyiben azon feltüntetésre kerül a dátum és az ár.

27. § (1) Repülőgéppel történő utazáskor Magyarországon a reptéri minibusz vagy taxiszolgáltatás is igénybe vehető.

(2) Külföldön taxi csak indokolt esetben (elsősorban biztonsági, szervezettségi és kapacitási indokok miatt), a kötelezettségvállaló engedélyével vehető igénybe. Amennyiben a taxi igénybevételére előre nem látható okból került sor, annak utólagos megtérítését – indokoltsága esetén – a kötelezettségvállaló hagyja jóvá. A kiküldetés szerinti országban igénybe vett taxiszolgáltatás esetén a 21. § szerinti elszámolásban kell részletesen leírni az igénybevétel indokát, vagy a számlához csatolni kell a kötelezettségvállaló által jóváhagyott feljegyzést, melyben rögzítésre kerül az igénybevétel oka.

28. § (1) Az Utaztatás által foglalt külföldi szállásköltséget közvetlenül az Utaztatás egyenlíti ki számla ellenében az illetékes utazási irodának.

(2) A keletkező költségekből csak a szállás, valamint – amennyiben a szállodai szolgáltatás csak reggelivel együtt vehető igénybe, és azt a számlán külön tüntetik fel – a reggeli költségek számolhatók el.

(3) A kiküldöttnek a szállodában felmerült többletköltségei közül a helyszínen az utazó által fizetett helyi adó, valamint kivételesen indokolt esetben a késői kijelentkezés vagy korai bejelentkezés díja fizethető ki.

29. § Hordárköltség csak hivatalos küldemények (futárposta, szerelési anyagok stb.) szállítása esetén számolható el a protokollfeladatok ellátásáért felelős szervezeti egység vagy a diplomáciai és konzuli futárszolgálattal kapcsolatos feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység vezetőjének engedélyével és önbizonylat ellenében.

30. § Pénzváltás költsége az igénybe vett hivatalos szolgáltatás számlákkal igazolt költségeinek összegével arányos mértékben számolható el.

31. § (1) Hivatali gépkocsival történő utazás esetén – amennyiben felmerül – gépkocsijavítás költsége számla ellenében elszámolható.

(2) A gépkocsimosatás költsége csak hivatali tehergépkocsi (kamion, emelt belmagasságú kistehergépkocsik), valamint a protokollfeladatok ellátásáért felelős szervezeti egység vagy a diplomáciai és konzuli futárszolgálattal kapcsolatos feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység diplomáciai szakfeladatainak ellátására használt gépkocsik esetében számolható el.

(3) Gépkocsi-biztosítás csak a kiküldetés időtartamára, hivatali gépkocsival történő utazás esetén számolható el.

(4) Parkolási díj az alábbi esetekben számolható el:

32. § Egyes célállomások esetében felmerülhet reptéri illeték költsége, mely a megfelelő bizonylat ellenében elszámolható.

33. § Ha az utazással kapcsolatban utólag többletsúly merül fel, azt elszámolni csak a kötelezettségvállaló által jóváhagyott, erre vonatkozó feljegyzés kíséretében lehetséges.

34. § Ha a kiküldetés során hajó-, kompmenetjegy vagy helyközi közlekedési eszközre jegy vásárlása válik szükségessé, azok költsége a kötelezettségvállaló jóváhagyásával számolható el.

35. § Abban az esetben, ha a külképviselet vagy a fogadó fél nem tud segítséget nyújtani a hivatalos programok helyszínére történő utazásban, a kiküldött elsősorban a tömegközlekedést köteles igénybe venni.

36. § A kiküldetés során hivatali célból felmerülő telefonbeszélgetés, fax- és internethasználat költségének elszámolására a kötelezettségvállaló jóváhagyását követően kerülhet sor.

37. § (1) A mosatási és vasalási költség kizárólag a hét napot meghaladó kiküldetés esetén számolható el, a külföldön tartózkodás 8. napjától kezdődően.

(2) Többhetes kiküldetés esetén hetente egy mosatási és vasalási költség számolható el.

(3) A mosatási és vasalási összes költség nem haladhatja meg a szállodai tartózkodás összköltségének a 10%-át.

38. § Konferencia díja kizárólag akkor számolható el, ha az már az előleg felvételekor, a kísérő feljegyzésben is szerepel, és a kötelezettségvállaló azt jóváhagyta.

39. § Az egyéb indokolt költségek (pl. vízumdíj, egyéni elbírálás alapján vízumfotó költsége, diplomáciai ajándéktárgy szállítása esetén bőröndcsomagoltatási költség stb.) bizonylat ellenében, a kötelezettségvállaló jóváhagyásával számolhatók el.

40. § (1) Szolgálati jellegű költségek (üzemanyag, kenőanyag, javítás, parkolás, útadó, hídpénz, alagút- és komphasználati költség stb.) az útielőleg pénznemében vagy – Magyarországon felmerült költségek esetén – forintban számolhatók el.

(2) Ha a felvett valutaelőleg (EUR, USD) a kiküldetési országban nem használható fizetőeszközként, úgy a hivatalos költségek kiegyenlítéséhez szükséges valutaváltásról kapott bizonylatot kötelező az elszámoláshoz csatolni, mivel a más pénznemben keletkezett költségek csak a váltási bizonylaton szereplő árfolyam alapján számolhatók el.

(3) A hitelintézetekről és a pénzügyi vállalkozásokról szóló 2013. évi CCXXXVII. törvény 3. §-ában, 8. § (2) bekezdés b) pontjában és 74. §-ában, valamint a pénzváltási tevékenységről szóló 297/2001. (XII. 27.) Korm. rendelet 1. §-ában és 2. §-ában foglaltak alapján a Minisztérium pénzváltási tevékenységet nem végezhet, ezért szükséges a valutaváltásról kapott bizonylatot csatolni az elszámoláshoz.

(4) Ha a kiküldött a pénzváltásról nem nyújt be bizonylatot, a valuták egymás közötti átszámítása a Magyar Nemzeti Banknak (a továbbiakban: MNB) az előlegkiadás napján érvényes hivatalos devizaárfolyamán történik. Utólagos költségelszámolásnál az átváltás árfolyama az elszámolás készítésének napján érvényes MNB hivatalos devizaárfolyam.

41. § (1) Ha előlegfelvételre nem kerül sor, vagy a kiküldöttnek nem áll módjában a keletkezett hivatalos költségeket a felvett előleg pénznemében kiegyenlíteni, és a valutaváltás rajta kívül álló okok miatt nem kivitelezhető, a kiküldött saját bankkártyájával is rendezheti költségeit.

(2) Ha a terhelések euróban, USA dollárban vagy forintban keletkeztek, a költségek térítése a folyószámla pénznemében történik.

(3) Devizaszámla esetében az elszámolásnál köteles a kiküldött csatolni a banki kivonatának kiküldetésével kapcsolatban keletkező terhelésekre vonatkozó oldalainak a másolatát, forintszámla esetén a banki kivonatnak a kiküldetési költség terhelésére vonatkozó részének csatolásával, vagy a 20. § (9) bekezdés d) pontja szerint megtett nyilatkozattal forintban számolható el a bankszámlával kiegyenlített külföldi számla összege.

42. § (1) A szálloda- vagy az egyéb dologi költséget tartalmazó számlák benyújtása esetén – amennyiben azokat nem angol, francia vagy német nyelven állították ki – a kiküldöttnek írásban nyilatkoznia kell a számlák tartalmáról és azok elszámolhatóságáról.

(2) Idegen nyelvű elszámolandó bizonylatoknál projektfinanszírozás esetén a kedvezményezett köteles csatolni az elszámolandó bizonylat vagy számla főbb megnevezéseinek magyar nyelvű fordítását, melyet cégszerű aláírásával lát el.

43. § Az elszámolás során a valutának az MNB hivatalos árfolyamjegyzékében szereplő címleténél kisebb egysége nem fogadható el.

44. § A kiküldetés költségelszámolásának lezárásakor a felvett előleg és az elszámolt utazási költségek között keletkező különbözetet a kiküldöttnek az előlegként felvett valutában kell rendeznie.

45. § Más szerv által utólagosan megtérített utazásoknál az elszámoláshoz csatolni kell a szükséges nyomtatványokat (jelenléti ív, nyilatkozat).

46. § (1) A Minisztérium költségvetése terhére kiadásként nem számolható el:

(2) Ha a lefoglalt repülőjáraton, a szállodában a szolgáltatás étkezést nem tartalmaz, emiatt a Minisztérium (a napidíjon felül) a kiküldöttnek egyéb költségtérítést nem fizet.

47. § A kiküldetés alatt felmerülő reprezentációs költség a kötelezettségvállaló jóváhagyása alapján számolható el.

48. § A rendelvény és a hivatalos külföldi kiküldetés elszámolásának hiteles másolatát a kiküldött a költségtérítés kifizetése után megkapja, melyet az adó megállapításához való jog elévüléséig meg kell őriznie.

49. § (1) Az 1. § a) pontja szerinti szakmai felsővezető és az 1. § d) és e) pontjaiban megjelölt vezetők és a velük utazó delegációtagok ideiglenes külföldi kiküldetése során, továbbá az államfői és kormányfői protokoll terhére történő utazások esetén a külföldön igénybe vett vendéglátási költségek (reprezentáció, kormányváró stb.) fedezetét az érintett külképviseletnek kell biztosítania.

(2) Az (1) bekezdés szerinti esetben a külképviselettől igényelt szolgáltatásokról, annak költségeiről az ideiglenes külföldi kiküldetést bonyolító szervezeti egység előzetesen egyeztetni köteles a külképviselettel.

50. § (1) Külképviselet részére előirányzat-átadást a Külképviseletek Igazgatása költségvetéséből, a Központ külön utasítása alapján az államfői és kormányfői protokoll esetén, valamint a diplomáciai és konzuli futárszolgálati feladatokat ellátó személyek, továbbá az 1. § a) pontja szerinti szakmai felsővezető és az 1. § d) és e) pontjában megjelölt vezetők és a velük utazó delegációtagok kiküldetésével kapcsolatos egyéb felmerült költségek vonatkozásában lehet kezdeményezni.

(2) A Minisztérium központi szervezeti egységeinek felkérésére a Külképviselet munkatársának hazarendelésével vagy harmadik országba történő utazásával kapcsolatos költségek fedezetét elsősorban az érintett külképviselet költségvetéséből kell biztosítani.

(3) Kivételes jelleggel a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár előzetes engedélyével az utazások költségeinek fedezete a Külképviselet részére Központból történő előirányzat-átadás útján is biztosítható.

51. § A külgazdasági és külügyminiszter személyi védelmét ellátó Terrorelhárítási Központ (a továbbiakban: TEK) munkatársaira vonatkozó kiküldetési szabályok részleteit a Minisztérium és a TEK közt létrejött külön megállapodás tartalmazza.

52. § (1) Az Európai Unió Tanácsának (a továbbiakban: Tanács) Főtitkársága a tagállamok részére megtéríti a Tanács munkacsoportjainak ülésein – kizárólag a költségtérítéses tanácsi munkacsoportülések és az Európai Unió Bizottságának egyes üléseihez kapcsolódóan – való részvétellel összefüggésben felmerült, a vonatkozó EU tanácsi határozatban rögzített utazási költségeket, valamint meghatározott feltételek teljesülése mellett a szállásköltségeket.

(2) Az útindító feljegyzésen a kiküldöttnek vagy a kötelezettségvállalónak tájékoztatást kell adnia az Utaztatás részére a költségtérítésről.

(3) A részvétel hazai igazolásához az alábbi bizonylatokat kell bemutatni:

(4) Ha a Tanács ülésén delegációs jelenléti lista nem kerül kiosztásra, a kiküldött részéről a Tanács térítéses ülésein való részvételről tett utólagos nyilatkozat szükséges az úti elszámoláshoz.

(5) A megtéríthető költségek elszámolásához az (1)–(4) bekezdésben leírt bizonylatok, valamint az utazásra jogosító jegy másolata és valamennyi beszállókártya eredeti vagy másolati példánya vagy – amennyiben azok nem állnak rendelkezésre – nyilatkozat csatolása szükséges az utazó részéről a kiküldetést elszámoló bizonylathoz, melyet az Utaztatás részére az utazást követően kell megküldenie.

53. § A Tanács a tagállamokban kijelölt központi kapcsolattartó szerven keresztül biztosítja a finanszírozást.

54. § (1) A pénzügyi elszámolás utólag, havonta, egy összegben történik.

(2) A havi elszámolásokat az Utaztatás a tárgyhót követő hónap 20. napjáig benyújtja a kapcsolattartó szerv részére. A dokumentumok másolatát (számla, bizonylat, aláírt jelenléti ív, meghívó, beszállókártya, kifizetési bizonylat) a kapcsolattartó szerv részére az elszámolással együtt kell megküldeni.

(3) A kapcsolattartó szerv negyedévente utólag – a negyedév utolsó elszámolásának beérkezése után 40 munkanapon belül – az ellenőrzést követően egy összegben teljesíti a visszafizetést.

55. § (1) Az Európai Unió (a továbbiakban: EU) által nyújtott támogatás felhasználásával összefüggő ügyviteli és adatszolgáltatási feladatok ellátása a kapcsolattartó szerv által biztosított elektronikus táblázatban történik, melynek kitöltését az Utaztatás végzi. A költségtérítéses utazások és az EU intézmények által nyújtott visszatérítés nyilvántartása elkülönítetten történik.

(2) Az EU egyéb intézményei megtérítését az utazó nyilatkozata alapján az Utaztatás veszi nyilvántartásba. A költségtérítések teljesülését az Utaztatás figyelemmel kíséri, a megtérülés elmaradása esetén pedig felkéri az ilyen típusú ülésen részt vevőt a szükséges intézkedés megtételére.

56. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

57. §⁵