2/2024. (I. 31.) PM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed a Pénzügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) valamennyi foglalkoztatottjára és valamennyi szervezeti egységére.

(2) Az utasítást a Minisztérium igazgatása terhére elszámolható protokoll- és reprezentációs célú, valamint a fordítással kapcsolatos kiadásokra kell alkalmazni.

2. § Az utasítás alkalmazásában protokoll- és reprezentációs célú szolgáltatásnak (a továbbiakban együtt: protokollszolgáltatás) minősül

3. § (1) Protokollszolgáltatás az 1. melléklet szerinti nyomtatvány (a továbbiakban: Protokoll igénylőlap) aláírt, papíralapú példányának a Protokoll Főosztály részére történő megküldésével,

(2) Protokollszolgáltatás igénybevételét politikai felsővezető, szakmai felsővezető, kabinetfőnök, a Miniszteri Titkárság vezetője és főosztályvezető – a főosztályvezető akadályoztatása, valamint be nem töltött főosztályvezetői munkakör esetén a főosztály ügyrendje alapján a főosztályvezetőt helyettesítő osztályvezető – jogosult kezdeményezni.

(3) Pogácsa, édes-sós aprósütemény, szendvics, hideg- és melegétel, üdítőital, ünnepélyes alkalmakkor pezsgő (a továbbiakban együtt: catering szolgáltatás) politikai felsővezető, szakmai felsővezető, kabinetfőnök vagy a Miniszteri Titkárság vezetője által igényelhető.

(4) A Protokoll igénylőlapot a protokollszolgáltatás igénybevételében érdekelt szakmai szervezeti egység (a továbbiakban: igénylő szervezeti egység) készíti el és küldi meg – előzetesen elektronikus úton

a protokoll@pm.gov.hu e-mail-címre, majd a Protokoll Főosztállyal történt egyeztetést követően papír alapon – a Protokoll Főosztály részére. A Protokoll Főosztály vezetője vagy a Protokoll Főosztály ügyrendje alapján a főosztályvezetőt helyettesítő osztályvezető (a továbbiakban együtt: Protokoll Főosztály vezetője), mindkettőjük akadályoztatása, illetve távolléte esetén a Miniszteri Kabinetet vezető kabinetfőnök az általa engedélyezett Protokoll igénylőlapot pénzügyi ellenjegyzés céljából az Intézményi Gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: IGF) részére továbbítja. Az IGF a pénzügyi ellenjegyzést követően a Protokoll igénylőlapot – a bruttó 300 ezer forintot elérő vagy azt meghaladó összegű igénylések esetén – a 4. § (2) bekezdésében meghatározott jóváhagyó részére továbbítja.

(5) A Protokoll igénylőlap eredeti példányát a jóváhagyást követően az IGF-re kell megküldeni. Az IGF elektronikus úton tájékoztatja a Protokoll Főosztályt a jóváhagyásról.

(6) A Protokoll Főosztály által készpénzfizetéssel teljesítendő, bruttó 20 ezer forint alatti protokollszolgáltatás igénybevétele esetén nem szükséges Protokoll igénylőlap kiállítása, kivéve a (3) bekezdés szerinti igényt.

4. § (1) A bruttó 300 ezer forintot el nem érő protokollszolgáltatás igénylése esetén a Protokoll Főosztály vezetőjének engedélye, valamint az IGF pénzügyi ellenjegyzése szükséges.

(2) A bruttó 300 ezer forintot elérő vagy azt meghaladó összegű igénylések esetében

5. § (1) Tolmácsolás igénylése esetén a hatékony, pontos tolmácsolás érdekében az igénylő szervezeti egység a tolmácsolás témájával kapcsolatos szakmai háttéranyagot a Protokoll igénylőlap elindításával egyidejűleg elektronikus formában köteles megküldeni a Protokoll Főosztály részére, a protokoll@pm.gov.hu e-mail-címre. A háttéranyagot a Protokoll Főosztály továbbítja az érintett tolmács vagy tolmácsiroda részére.

(2) A Protokoll Főosztály a tolmácsolási tevékenység megkezdése előtt legalább 2 munkanappal értesíti az igénylő szervezeti egységet a megbízott tolmács személyéről, nevének, telefonszámának, elektronikus elérhetőségének egyidejű megjelölésével.

6. § (1) A rendezvényekhez kapcsolódó szervezési munkálatok megkezdése kizárólag a Protokoll igénylőlap 4. § szerinti jóváhagyását követően történhet, figyelemmel a (3) bekezdésben foglaltakra.

(2) A 4. § (2) bekezdése szerinti igénylés esetén a Protokoll igénylőlap mellé az igénylő szervezeti egységnek a jóváhagyó részére címzett feljegyzést is csatolnia szükséges, amelynek tartalmaznia kell a rendezvény megszervezésének célját és előzményét, időpontját, helyszínét, a tervezett szakmai programot, a meghívottak körét és a várható létszámot.

(3) Ha az igényelt protokollszolgáltatást a Nemzeti Kommunikációs Hivatalnak (a továbbiakban: NKOH) be kell jelenteni, a szervezési munkálatok megkezdéséhez, illetve a szerződés megkötéséhez, megrendelések megküldéséhez az NKOH előzetes jóváhagyása is szükséges.

(4) Az NKOH bejelentéshez kapcsolódó dokumentáció elkészítése és az egyedi igénybejelentés Jogi és Kodifikációs Főosztály részére történő megküldése az igénylő szervezeti egység feladata.

7. § A Protokoll Főosztály a protokollszolgáltatások igénybevételével kapcsolatos nyilvántartást vezet, amely tartalmazza

8. § (1) Politikai felsővezető, szakmai felsővezető és kabinetfőnök külföldi és belföldi tárgyalópartnerét – vendéglátóhelyen vagy a Minisztérium épületében külső catering cég igénybevételével – hivatalos, tárgyalási célból vendégül láthatja.

(2) Az (1) bekezdés szerinti vendégül látás elszámolható összeghatárát – az egyes vezetők tekintetében külön-külön – a Protokoll Főosztály vezetőjének javaslata alapján és a Miniszteri Kabinetet vezető kabinetfőnök egyetértésével a közigazgatási államtitkár írásban határozza meg. Az összeghatárba nem tartozik bele az étkezéshez kapcsolódó többletszolgáltatások (például bútorbérlés, terembérlet) költsége.

9. § (1) A hivatalos, tárgyalási célú vendéglátások alkalmával éttermi menüajánlat bekérését, illetve az éttermi ellátás megrendelését – az igénylő szervezeti egység javaslatainak lehetőség szerinti figyelembevételével – a Protokoll Főosztály végzi.

(2) Ha politikai felsővezető, szakmai felsővezető vagy kabinetfőnök legfeljebb 2 fő vendéget szakmai célú megbeszélés során vendégül lát, nem szükséges Protokoll igénylőlap kiállítása. Ez esetben a Minisztérium nevére és számlázási címére kiállított számlát és a Pénzügyminisztérium kötelezettségvállalásának a szabályozásáról szóló PM utasítás szerinti, a Protokoll Főosztály vezetője által aláírt „Teljesítésigazolás és kifizetés engedélyezése” nyomtatványt – a vendégül látó személy, valamint a vendég személyének feltüntetése mellett – a Protokoll Főosztálynak az IGF részére kell megküldenie.

10. § A Minisztérium szervezeti egysége által szervezett rendezvény esetében vendéglátásra a 8. §-ban foglaltak szerint meghatározott összeghatárok figyelembevételével van lehetőség.

11. § (1) A Minisztériumhoz hivatalos látogatásra érkező külföldi delegációk tagjai szállásával, utaztatásával, programokon való részvételével, valamint gépjárműigényeik teljesítésével összefüggő feladatokat a Protokoll Főosztály intézi.

(2) A külföldi vendégek magyarországi programjainak szervezésénél elsősorban a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) rendelkezésére álló gépjárműveket szükséges igénybe venni, amelyet a Protokoll Főosztály rendel meg a KEF ellátási portálján keresztül. Ha gépjármű ilyen módon nem biztosítható, a Protokoll Főosztály vezetője javasolhatja az igénylő szervezeti egységnek bérelt gépjármű igénybevételét.

(3) A Minisztérium szállásköltséget elsősorban külföldi vendégei részére számolhat el. A szállásköltségen kívüli egyéb költségek – telefon, fax, internet használatával és más egyéb külön szolgáltatások igénybevételével kapcsolatos költségek – elszámolását indokolt esetben a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár engedélyezi.

(4) Kormányváró – kiemelt és szakmailag indokolt esetben – a politikai felsővezetőhöz és szakmai felsővezetőhöz hivatalos látogatásra érkező delegációk fogadásakor és elutazásakor a Protokoll Főosztály vezetőjének engedélyével vehető igénybe.

12. § (1) A KEF által üzemeltetett Protokollkonyha működik a Minisztérium épületében. A Protokollkonyha szakmai felügyeletét a Protokoll Főosztály vezetője látja el. A Protokollkonyha működését jelen utasítás mellett a KEF utasítása szabályozza.

(2) A Protokollkonyha szolgáltatásait a tárgyalótermekben tartott hivatalos tárgyalásaik alkalmával politikai felsővezető, szakmai felsővezető, kabinetfőnök és a Miniszteri Titkárság vezetője létszámkorlátozás nélkül, főosztályvezető legalább 10 fő részvétele esetén, kizárólag a tárgyalótermekben veheti igénybe.

13. § (1) Külföldi állami vezető, vendég vagy vendéglátó részére hivatalos, protokolláris célú ajándék (a továbbiakban: ajándék) a szokásoknak, illetve a nemzetközi protokollgyakorlatnak megfelelően, a viszonosság figyelembevételével adható. Az ajándék elszámolható összeghatárát – az egyes vezetők tekintetében külön-külön – a Protokoll Főosztály vezetőjének javaslata alapján és a Miniszteri Kabinetet vezető kabinetfőnök egyetértésével – a közigazgatási államtitkár írásban határozza meg. Az összeghatár túllépésére kizárólag indokolt esetben, a Protokoll Főosztály vezetőjének engedélyével kerülhet sor. Az összeghatár túllépését a Protokoll igénylőlap Megjegyzés rovatában indokolni szükséges.

(2) Az ajándékot elsősorban a KEF Ajándékraktárából kell biztosítani. Az ajándékok kiválasztását és kiadását – az igénylő szervezeti egység kérésének figyelembevételével – a Protokoll Főosztály végzi. Ha az igényelt ajándék a KEF Ajándékraktárából nem biztosítható, az ajándékot a Protokoll Főosztály szerzi be.

(3) Ajándékozási igény esetén az igénylő szervezeti egységnek a Protokoll igénylőlapon meg kell adnia az ajándékozott nevét és beosztását.

(4) Az ajándékozásról szóló nyilvántartást a Protokoll Főosztály vezeti.

14. § (1) A politikai felsővezető, a szakmai felsővezető, a kabinetfőnök, valamint a főosztályvezető az irányítása alá tartozó szervezeti egységek reprezentációs kiadásainak megtérítésére jogosult.

(2) A reprezentációs kiadások összeghatárát – az egyes vezetők tekintetében külön-külön – a Protokoll Főosztály vezetőjének javaslata alapján és a Miniszteri Kabinetet vezető kabinetfőnök egyetértésével – a közigazgatási államtitkár írásban határozza meg.

(3) Ha a személyi reprezentáció igénybevételére jogosult vezető kinevezésére hó közben kerül sor, akkor a személyi reprezentációs keretre a kinevezést követő teljes hónaptól jogosult.

(4) Ha a főosztályvezetői munkakör nincs betöltve, a szervezeti egység (főosztály, titkárság) irányítását ellátó osztályvezető jogosult a főosztályvezetőt megillető személyi reprezentációs keret igénybevételére.

15. § (1) A Minisztérium vezetői a személyi reprezentációs keretet feladataik ellátásával összefüggő, szűkebb körű, hivatalos célú tárgyalások, értekezletek alkalmával felmerülő vendéglátási kiadásaik finanszírozására használhatják fel. E kiadások között kizárólag ásványvíz, alkoholmentes üdítőital, kávé, tea, tej, tejszín, tejpor, cukor és édesítőszer, citromlé, méz, pogácsa és sütemény megnevezésű cukrászipari termékek, édes és sós kínálnivalók, gyümölcs, szendvics, papírszalvéta és virág vásárlása számolható el.

(2) A kiadásokat minden esetben a Minisztérium nevére és számlázási címére kiállított, az általános forgalmi adóról szóló törvényben meghatározott kötelező adattartalomnak megfelelő számlával kell igazolni.

16. § A személyi reprezentációs kiadások megtérítése utólag, a 2. melléklet szerinti nyomtatvány kitöltését követően, a kiadásokat igazoló tárgyhavi teljesítésű számlák ellenében átutalással történik.

17. § A személyi reprezentációként felmerült kiadásokról szóló elszámolást a tárgyhónapot követő hónap 15. napjáig kell benyújtani. A személyi reprezentációs keret fel nem használt része a következő hónapra nem vihető át.

18. § (1) A politikai felsővezető, a szakmai felsővezető és a kabinetfőnök vagy az általuk írásban meghatalmazott személy a személyi reprezentációs kiadások fedezetére a Házipénztárban – pénztári időben – előleg felvételére jogosult. Az előleget havonta előre, egy összegben, utólagos elszámolás terhe mellett bocsátja rendelkezésre az IGF. Az előleg felvételének feltétele az előző havi személyi reprezentációs kerettel való elszámolás és annak elfogadása.

(2) Az előleg elszámolásának határideje 30 nap. Az elszámolási kötelezettség elmulasztása esetén az előleget igénybe vevő a kamatkedvezmény után a jogszabályok szerinti adót köteles fizetni.

19. § (1) Fordítási szolgáltatást a 3. § (2) bekezdése szerinti vezető a 3. melléklet szerinti nyomtatványon (a továbbiakban: Fordítás igénylőlap) igényelhet. A Fordítás igénylőlapot az igénylő szervezeti egység készíti el és küldi meg – előzetesen elektronikus úton a protokoll@pm.gov.hu e-mail-címre, majd a Protokoll Főosztállyal történt egyeztetést követően papír alapon – a Protokoll Főosztály részére.

(2) A Fordítás igénylőlap jóváhagyása a 3. § (4) bekezdése és a 4. § szerint történik.

(3) A Fordítás igénylőlap eredeti példányát az IGF-re kell megküldeni. Az IGF elektronikus úton tájékoztatja a Protokoll Főosztályt a jóváhagyásról.

20. § A fordítandó anyagot indikatív ajánlatkérés, valamint a fordítás határidejének meghatározása céljából – a papíralapú Fordítás igénylőlap elindítása előtt – elektronikus úton előzetesen meg kell küldeni a Protokoll Főosztály részére a protokoll@pm.gov.hu e-mail-címre.

21. § (1) Fordítási feladatokat ellátó külső féllel való kapcsolattartás kizárólag a Protokoll Főosztályon keresztül történhet.

(2) A Protokoll Főosztály a beérkezett, kész fordítást elektronikus úton haladéktalanul megküldi az igénylő szervezeti egység vezetője részére. A fordítást igénylő szervezeti egység vezetője az átvett, lefordított dokumentumot szakmailag véleményezi. A fordítás minőségével kapcsolatos esetleges észrevételeit 5 napon belül teheti meg a Protokoll Főosztály felé.

(3) A fordítási szolgáltatások igénybevételével kapcsolatos nyilvántartás vezetése a Protokoll Főosztály feladata, amely tartalmazza legalább

22. § (1) A protokollszolgáltatáshoz és fordítási feladatokhoz kapcsolódó beszerzések előkészítése, a beszerzéseknek a Pénzügyminisztérium beszerzéseinek szabályozásáról szóló PM utasítás szerinti kezdeményezése, európai uniós forrás felhasználása esetén az elszámolási szabályoknak való megfelelőség biztosítása – a (2) bekezdésben foglalt eltérésekkel – az igénylő szervezeti egység feladata.

(2) Ha a beszerzés megvalósítása során európai uniós forrás nem kerül felhasználásra, a beszerzéshez kapcsolódó megrendelések előkészítését és a Pénzügyminisztérium beszerzéseinek szabályozásáról szóló PM utasítás szerinti kezdeményezését a Protokoll Főosztály végzi.

(3) A protokollszolgáltatáshoz és fordítási feladatokhoz kapcsolódó szerződések megkötése a Pénzügyminisztérium beszerzéseinek szabályozásáról szóló PM utasítás szerint történik.

23. § A protokollszolgáltatáshoz és fordítási feladatokhoz kapcsolódó kötelezettségvállalásra

24. § (1) A protokollszolgáltatáshoz és fordítási feladatokhoz kapcsolódó, a kötelezettségvállaló által aláírt megrendelések szállító partner részére történő kiküldését a Protokoll Főosztály végzi.

(2) Bruttó 200 ezer forint feletti megrendelés esetén a Protokoll Főosztály köteles írásbeli vagy elektronikus úton küldött árajánlatot, valamint a megrendelés vonatkozásában írásbeli vagy elektronikus úton küldött visszaigazolást és átláthatósági nyilatkozatot kérni a szállító partnertől.

25. § (1) A protokollszolgáltatáshoz és fordítási feladatokhoz kapcsolódó teljesítés igazolása a Pénzügyminisztérium kötelezettségvállalásának a szabályozásáról szóló PM utasítás szerinti „Teljesítésigazolás és kifizetés engedélyezése” nyomtatvány aláírásával, megrendelések esetén a számlák teljesítést igazoló bélyegzőlenyomattal, valamint keltezéssel és aláírással való ellátásával történik. A teljesítés igazolására a Protokoll Főosztály vezetője akadályoztatása, illetve távolléte esetén a Miniszteri Kabinetet vezető kabinetfőnök jogosult.

(2) Alaki, formai számlakorrekciós problémák esetén az IGF jogosult a számla kibocsátója felé eljárni.

(3) Az elvégzett tolmácsolást követően annak megtörténtéről vagy esetleges elmaradásáról az igénylő szervezeti egység vezetője tájékoztatja a Protokoll Főosztály vezetőjét. Az elvégzett tolmácsolás minőségével kapcsolatos esetleges észrevételek a szolgáltatást követő 2 munkanapon belül tehetők meg a Protokoll Főosztály felé.

26. § (1) A Protokoll Főosztály vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy egyéb folyó reprezentációs kiadásokra 200 ezer forint készpénzelőleg felvételére jogosult.

(2) A felvett előleggel a Protokoll Főosztály vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy 30 napon belül köteles elszámolni az IGF felé a 4. melléklet szerinti nyomtatvány alkalmazásával. Ha az előleggel történő elszámolás határidőben nem történik meg, az előleget igénybe vevő a kamatkedvezmény után a jogszabályok szerinti adót köteles fizetni.

27. § (1) A politikai felsővezető, a szakmai felsővezető, a Miniszteri Kabinetet vezető kabinetfőnök és a Protokoll Főosztály vezetője részére biztosított VIP-bankkártya indokolt esetben használható protokollszolgáltatásokhoz kapcsolódó kiadások finanszírozására. A kiadásokat a Minisztérium nevére és számlázási címére kiállított számlával kell igazolni.

(2) A minisztériumi VIP-bankkártya használata előlegfelvételnek minősül, amellyel szemben a 18. § (2) bekezdése szerinti elszámolási kötelezettség keletkezik.

28. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.