16/2025. (IV. 24.) NGM utasítás

1. § A Nemzetgazdasági Minisztérium reprezentációs és protokoll kiadásainak felhasználásával, valamint a fordítás igénylésével kapcsolatos feladatok eljárási rendjét az 1. mellékletben foglaltak szerint határozom meg.

2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

1. § (1) Jelen utasítás hatálya kiterjed minden, a Nemzetgazdasági Minisztériumban (a továbbiakban: NGM) a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvény alapján kormányzati szolgálati jogviszonyban, politikai szolgálati jogviszonyban, biztosi jogviszonyban, valamint munkaviszonyban, megbízási jogviszonyban és egyéb jogviszonyban (kirendelt, átvezényelt) foglalkoztatott személyre, továbbá az NGM szervezeti egységeire.

(2) Az utasítás hatálya kiterjed a XXIII. Nemzetgazdasági Minisztérium fejezet, NGM igazgatása, Szervezeti és Működési költségvetés terhére elszámolható reprezentációs és protokoll célú, valamint a fordításhoz kapcsolódó kiadásokra.

(3) Az utasításban foglalt eljárástól a miniszteri reprezentáció eltérhet, így a miniszter esetében a Miniszteri Koordinációs és Igazgatási Főosztály főosztályvezetője vagy a Miniszteri Protokoll főosztály főosztályvezetője járhat el.

2. § Az utasítás alkalmazásában

3. § (1) A rendezvényekkel kapcsolatos feladatok összehangolása érdekében a Rendezvény és Protokoll Főosztály a Gazdálkodási Főosztállyal együttműködve elkészíti a miniszter, az államtitkári titkárság, az államtitkár és az irányítása alá tartozó szervezet egységek rendezvény programjáról az éves fogadási tervet, a tárgyévet megelőző november 30. napjáig.

(2) A rendezvényterv forrásaként az NGM igazgatása költségvetésében jóváhagyott reprezentációs keret szolgál. A közigazgatási államtitkár az adott év intézményi költségvetésének a terhére – a Rendezvény és Protokoll Főosztály, a Gazdálkodási Főosztály és a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár javaslata alapján – írásban dönt a fogadási terv elfogadásáról. A fogadási terv jóváhagyásáról a Gazdálkodási Főosztály tájékoztatja a Miniszteri Koordinációs és Igazgatási Főosztályt, a Miniszteri Protokoll Főosztályt, valamint az érintett államtitkárok titkárságát.

(3) A fogadási tervben szereplő rendezvények megvalósulásáról a Rendezvény és Protokoll Főosztály nyilvántartást vezet, igény esetén kimutatást küld a közigazgatási államtitkár és a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár részére.

4. § (1) Személyi reprezentációs keretre jogosult – a kinevezést, megbízást követően – a miniszter, a miniszteri kabinetfőnök, a közigazgatási államtitkár, az államtitkár, a kormánybiztos, a helyettes államtitkár és az önálló szervezeti egységet vezető főosztályvezető.

(2) Nem jogosult személyi reprezentációs keretre a közigazgatási államtitkár titkárságvezetője, az államtitkár kabinetfőnöke/titkárságvezetője és a helyettes államtitkár titkárságvezetője.

(3) A miniszteri biztos indokolt esetben, egyedi miniszteri engedély alapján személyi reprezentációs keretre jogosult, amelynek mértéke és tartalma megegyezik a helyettes államtitkárnak adhatóval.

(4) A közigazgatási államtitkár az adott év intézményi költségvetésének a terhére írásban dönt az (1) bekezdésben foglalt személyek részére tárgyévben rendelkezésre álló személyi reprezentációs keretekről, azok tartalmáról. Az adott évi keretek meghatározásáig az előző évi keretfelosztás az irányadó.

(5) Az éves személyi reprezentációs keret összege havonta időarányosan használható fel.

(6) Ha a személyi reprezentációs keret igénybevételére jogosult vezető kinevezésére hó közben kerül sor, úgy a személyi reprezentációs keret a kinevezés időpontjától időarányosan igényelhető, amelyhez a kinevezési okirat másolatának Gazdálkodási Főosztályra történő megküldése szükséges.

(7) A tárgyhavi személyi reprezentációs keret fel nem használt része a tárgyhónapot követően, de legkésőbb a tárgyév decemberében, utólagos elszámolás esetén december 10. napjáig, VIP kártya használat esetén december 29. napjáig – használható fel.

(8) A tárgyévi reprezentációs keret a tárgyévet követő évben nem használható fel.

(9) A Gazdálkodási Főosztály a személyi reprezentációs kiadásokat a közigazgatási államtitkár által meghatározott keretösszegre való tekintettel személyenként tartja nyilván.

5. § (1) Esemény szervezése a 2. függelék szerinti „Igénybejelentő lap és engedély rendezvény/ünnepség/tolmácsolás költségeinek elszámolásához” elnevezésű nyomtatvány (a továbbiakban: Igénybejelentő lap) kitöltésével igényelhető.

(2) Az (1) bekezdésben jelölt Igénybejelentő lapot az igénylő szervezeti egység készíti el, és

(3) Tolmácsolás igénylése esetén a hatékony, pontos tolmácsolás érdekében az igénylő szervezeti egység a tolmácsolás témájával kapcsolatos szakmai háttéranyagot a kitöltött Igénybejelentő lap aláírásra indításával egyidejűleg elektronikus formában köteles megküldeni a Rendezvény és Protokoll Főosztály részére, a protokoll@ngm.gov.hu e-mail-címre.

(4) A Rendezvény és Protokoll Főosztály vezetője az általa engedélyezett Igénybejelentő lapot közbeszerzési szempontú szakmai ellenjegyzésre megküldi a Közbeszerzési Osztályra.

(5) Ha az Igénybejelentő lapon szereplő szolgáltatást a Nemzeti Kommunikációs Hivatalnak (a továbbiakban: NKOH) be kell jelenteni, a szervezési munkálatok megkezdéséhez, illetve a szerződés megkötéséhez, a megrendelések megküldéséhez az NKOH előzetes jóváhagyása is szükséges.

(6) Az NKOH bejelentéshez kapcsolódó dokumentáció elkészítése és az egyedi igénybejelentés Igazgatási Főosztály részére történő megküldése a Rendezvény és Protokoll Főosztály feladata.

(7) A Közbeszerzési Osztály az Igénybejelentő lapot pénzügyi ellenjegyzés céljából a Gazdálkodási Főosztály részére továbbítja. Amennyiben az esemény tervezett, és a fogadási tervben szereplő becsült költségen belül marad, az Igénybejelentő lap engedélyezői aláírása nem szükséges. A Gazdálkodási Főosztály elektronikus úton tájékoztatja a Rendezvény és Protokoll Főosztályt az Igénybejelentő lap pénzügyi ellenjegyzéséről.

(8) Az esemény engedélyezője a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár, amennyiben

(9) Az esemény engedélyezője a közigazgatási államtitkár, amennyiben az esemény nem szerepel a fogadási tervben, és a várható becsült költsége meghaladja az 5 000 000 forintot.

(10) Az (1) bekezdés szerinti Igénybejelentő laphoz a fogadási tervben nem szereplő vagy csere rendezvény/ünnepség/tolmácsolás esetén az igénylő szervezeti egységnek a felettes állami vezetőnek címzett feljegyzést is csatolni kell, amely tartalmazza az igény előzményét, indokoltságát és a tervezett szakmai programot.

(11) A tárgyévi fogadási tervben jóváhagyott, meg nem valósult esemény cseréjére a tervezett esemény teljes becsült költsége mértékéig van lehetőség, továbbá a tervezett sorok nem bonthatóak több eseményre.

(12) Az Igénybejelentő lap eredeti példányát a jóváhagyást követően a Gazdálkodási Főosztály részére kell megküldeni. A Gazdálkodási Főosztály elektronikus úton tájékoztatja a Rendezvény és Protokoll Főosztályt a jóváhagyásról.

6. § (1) A rendezvényekhez kapcsolódó szervezési munkálatok megkezdése kizárólag az Igénybejelentő lap 5. § szerinti jóváhagyását követően történhet.

(2) Tolmácsolási igény esetén a Rendezvény és Protokoll Főosztály a háttéranyagot továbbítja az érintett tolmács vagy tolmácsiroda részére, és a tolmácsolási tevékenység megkezdése előtt legalább 3 munkanappal értesíti az igénylő szervezeti egységet a megbízott tolmács személyéről, nevének, telefonszámának, elektronikus elérhetőségének egyidejű megjelölésével.

7. § (1) Az NGM épületeiben a KEF által üzemeltetett protokollkonyha működik. A protokollkonyha szakmai felügyeletét a Rendezvény és Protokoll Főosztály főosztályvezetője látja el.

(2) A protokollkonyha szolgáltatásait a hivatalos tárgyalásaik alkalmával a kormányzati vezetők vehetik igénybe a 3. függelék szerinti „Igénybejelentő lap és engedély protokollkonyha szolgáltatás költségeinek elszámolásához” elnevezésű lap (a továbbiakban: Protokollkonyha igénylő lap) (3) és (4) bekezdésben foglaltak szerinti kitöltésével és a Rendezvény és Protokoll Főosztály részére történő megküldésével.

(3) A Protokollkonyha igénylő lapot a Rendezvény és Protokoll Főosztály pénzügyi ellenjegyzésre a Gazdálkodási Főosztály részére továbbítja abban az esetben, ha az igényelt protokollkonyha szolgáltatás tartalmaz pogácsára, édes-sós aprósüteményre, szendvicsre, hideg- és melegételre, üdítőitalra, ünnepélyes alkalmakkor pezsgőre vonatkozó igényt.

(4) A miniszter esetében az igénylő a Miniszteri Protokoll Főosztály főosztályvezetője.

(5) A Protokollkonyha igénylő lap kötelezettségvállalás jóváhagyója a Rendezvény és Protokoll Főosztály főosztályvezetője, amennyiben az igényelt protokollkonyha szolgáltatás tartalmaz pogácsára, édes-sós aprósüteményre, szendvicsre, hideg- és melegételre, üdítőitalra, ünnepélyes alkalmakkor pezsgőre vonatkozó igényt, és az esemény szerepel a fogadási tervben.

(6) A Protokollkonyha igénylő lap kötelezettségvállalás jóváhagyója a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár, amennyiben az igényelt protokollkonyha szolgáltatás tartalmaz pogácsára, édes-sós aprósüteményre, szendvicsre, hideg- és melegételre, üdítőitalra, ünnepélyes alkalmakkor pezsgőre vonatkozó igényt,

8. § (1) Külföldi és belföldi állami vezetők, kiemelt ügyfelek, szakmai partnerek részére protokollajándék szerezhető be.

(2) A tárgyévben ajándékozásra rendelkezésre álló miniszteri keretről és a tárgyévben beszerezhető, az NGM protokollajándék-raktárába kerülő ajándékokról a közigazgatási államtitkár az adott évi intézményi költségvetés terhére, a fogadási terv elfogadásával írásban dönt.

(3) A protokollajándék beszerzést a 4. függelék szerinti „Protokollajándék igénylőlap” elnevezésű lap (a továbbiakban: Protokollajándék igénylőlap) kitöltésével a kormányzati vezető igényelhet. A kitöltött, aláírt Protokollajándék igénylőlapot a Rendezvény és Protokoll Főosztálynak kell továbbítani.

(4) A miniszter esetében az igénylő a Miniszteri Koordinációs és Igazgatási Főosztály főosztályvezetője vagy a Miniszteri Protokoll Főosztály főosztályvezetője.

(5) Az ajándékot elsősorban az NGM protokollajándék-raktárából kell biztosítani. Az ajándékok kiválasztását és kiadását – az igénylő kérésének figyelembevételével – a Rendezvény és Protokoll Főosztály végzi.

(6) Amennyiben az igényelt ajándék az NGM protokollajándék-raktárából nem biztosítható, az ajándékot a Rendezvény és Protokoll Főosztály szerzi be. Amennyiben az igényelt ajándék a tárgyévre jóváhagyott fogadási tervben nem szerepel, a 4. függelék szerinti Protokollajándék igénylőlapot a Rendezvény és Protokoll Főosztály a Gazdálkodási Főosztály vezetője részére továbbítja pénzügyi fedezet igazolására. A Gazdálkodási Főosztály a pénzügyi ellenjegyzést követően a Protokollajándék igénylőlapot

9. § (1) Az NGM hivatalos reprezentációs költségeinek a fedezetét, valamint az ezekhez kapcsolódó adó- és járulékfizetési kötelezettségeket az NGM igazgatása tárgyévi intézményi költségvetése tartalmazza.

(2) A reprezentációs kiadások csak az NGM nevére és címére (Nemzetgazdasági Minisztérium, 1011 Budapest, Vám utca 5–7., adószám: 15848398-2-41) kiállított számla ellenében számolhatóak el. Számlaként csak a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, valamint az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény vonatkozó előírásainak megfelelően kiállított bizonylat fogadható el, amelyet a Gazdálkodási Főosztály köteles tartalmi és alaki szempontból ellenőrizni.

(3) Külföldi tartózkodás esetén a reprezentációról idegen nyelven kiállított, illetve a befogadott bizonylaton azokat az adatokat, megjelöléseket, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez szükségesek, magyarul is fel kell tüntetni. Feltüntetendő minimális tartalom magyar nyelven: a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója, a bizonylat kiállításának dátuma, a bizonylatot kiállító gazdálkodó neve, címe, a vásárolt termék vagy igénybe vett szolgáltatás megnevezése, darabszáma, ellenértéke, fizetendő adó összege. Törekedni kell arra, hogy a bizonylaton szerepeljen az NGM neve és címe.

(4) A Rendezvény és Protokoll Főosztály a rendezvény reprezentáció és a protokollajándékhoz kapcsolódó kiadások elszámolásához az eredeti számlát és bruttó 200 ezer forintot elérő és meghaladó rendezvény reprezentáció és protokollajándék beszerzés esetén a kötelezettségvállalási szabályzatban szereplő teljesítésigazolást megküldi a Gazdálkodási Főosztály részére.

(5) A bruttó 200 ezer forintot el nem érő rendezvény reprezentáció beszerzés teljesítésigazolása a számlán történik.

(6) A személyi reprezentációs keret felhasználására jogosult személyek közül a miniszter, a közigazgatási államtitkár, az államtitkár, a kormánybiztos, a helyettes államtitkár, a miniszteri kabinetfőnök VIP kártyával jogosult fizetni a személyi reprezentációs kiadásait, amelyről kiállított számlákkal 5 napon belül elszámolni köteles. A főosztályvezetők és a nem VIP kártyával fizető személyek részére az NGM utólagos elszámolással, átutalással teljesíti a személyi reprezentációs kiadásokat.

(7) A VIP kártyával rendelkező személyek protokoll célú ajándék kiadásai VIP kártyával is kiegyenlíthetőek utólagos, (5) bekezdés szerinti elszámolási (belföldi számla vagy külföldi bizonylat leadási) kötelezettség mellett.

(8) Főosztályvezetők esetében, belső rendezvények során a személyi reprezentációs keret szolgál a kiadások fedezetére, ettől a közigazgatási államtitkár engedélyével lehet eltérni.

(9) A személyi reprezentációs kiadás nem haladhatja meg a havi engedélyezett keret összegét. A havi keretösszeg felhasználásának határideje a tárgyhónap utolsó napja. A reprezentációs számlák leadásának határideje VIP kártyahasználat esetében a költést követő 5 nap, utólagos elszámolás esetében a tárgyhónapot követő 2 nap. Utólagos elszámolás esetén a decemberi számlák leadásának végső határideje az adott év december 10. napja, VIP kártya használat esetén a tárgyévet követő év január 5. napja.

(10) A személyi reprezentáció beszerzésének elszámolása a számla megküldésével és az 5. függelék szerinti „Elszámolás személyi reprezentációs kiadásokról” elnevezésű nyomtatvány kitöltésével történik.

(11) A felhasznált reprezentációs keret kötelezettségvállalására a reprezentációs kerettel rendelkező vezető jogosult.

(12) A személyi reprezentációs kerettel rendelkező jogosult meghatalmazás útján az elszámolás jogát az általa meghatározott személy részére átruházhatja a 6. függelék szerinti „Meghatalmazás” elnevezésű nyomtatvány kitöltésével és a Gazdálkodási Főosztályra történő eljuttatásával. A felhasznált reprezentációs keret teljesítésének igazolására a reprezentációs keret felhasználására jogosult személy, illetve a meghatalmazott személy egyaránt jogosult.

(13) A Miniszter részére igényelt reprezentációs kiadások kötelezettségvállalására, teljesítésigazolására a miniszter, a Miniszteri Koordinációs és Igazgatási Főosztály, a Miniszteri Protokoll Főosztály főosztályvezetője vagy a miniszter által írásban kijelölt személy jogosult.

10. § (1) Fordítási szolgáltatást a kormányzati vezető, valamint a főosztályvezető a 7. függelék szerinti „Igénylőlap fordítási feladatok ellátásához kapcsolódó szolgáltatások megrendelésére” elnevezésű nyomtatványon (a továbbiakban: Fordítás igénylőlap) igényelhet. A Fordítás igénylőlapot az igénylő szervezeti egység készíti el és küldi meg – előzetesen elektronikus úton a protokoll@ngm.gov.hu e-mail-címre, majd a Rendezvény és Protokoll Főosztállyal történt egyeztetést követően papír alapon – a Rendezvény és Protokoll Főosztály részére.

(2) A Rendezvény és Protokoll Főosztály vezetője az általa aláírt Fordítás igénylőlapot közbeszerzési szempontú szakmai ellenjegyzésre megküldi a Közbeszerzési Osztályra. A Közbeszerzési Osztály a Fordítás igénylőlapot pénzügyi ellenjegyzés céljából a Gazdálkodási Főosztály részére továbbítja

(3) A bruttó 5 millió forintot el nem érő összegű fordítás igényre a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár, a bruttó 5 millió forintot elérő és azt meghaladó összegű fordítási igényre a közigazgatási államtitkár jóváhagyása szükséges.

(4) A Gazdálkodási Főosztály elektronikus úton tájékoztatja a Rendezvény és Protokoll Főosztályt a jóváhagyásról.

(5) A fordítandó anyagot indikatív ajánlatkérés, valamint a fordítás határidejének meghatározása céljából – a papíralapú Fordítás igénylőlap elindítása előtt – elektronikus úton előzetesen meg kell küldeni a Rendezvény és Protokoll Főosztály részére a protokoll@ngm.gov.hu e-mail-címre.

(6) Fordítási feladatokat ellátó külső féllel való kapcsolattartás kizárólag a Rendezvény és Protokoll Főosztályon keresztül történhet.

(7) A Rendezvény és Protokoll Főosztály a beérkezett, kész fordítást elektronikus úton haladéktalanul megküldi az igénylő szervezeti egység vezetője részére. A fordítást igénylő szervezeti egység vezetője az átvett, lefordított dokumentumot szakmailag véleményezi. A fordítás minőségével kapcsolatos esetleges észrevételeit 5 napon belül teheti meg a Rendezvény és Protokoll Főosztály felé.

(8) A kész fordítás elfogadása esetén a külső fél számláját, valamint annak teljesítésigazolását aláírva, eredetben a Gazdálkodási Főosztály részére haladéktalanul meg kell küldeni.

(9) A fordítás teljesítésigazolója az igénylő szervezeti egység vezetője, aki az NGM Kötelezettségvállalási szabályzatában foglaltak szerint kiállított teljesítés igazolást aláírja.

(10) A bruttó 200 ezer forintot el nem érő fordítás teljesítésigazolása a számlán történik.