1/2023. (II. 3.) ÉKM utasítás

az Építési és Közlekedési Minisztérium Gazdálkodási, kötelezettségvállalási, teljesítésigazolási, érvényesítési és utalványozási szabályzatáról¹

2023.10.13.

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 13. § (2) bekezdésére, valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdésére figyelemmel, továbbá az Építési és Közlekedési Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 2/2022. (XII. 28.) ÉKM utasítás I. melléklet 4. § (2) bekezdés a) pontja alapján meghatározott feladatkörömben eljárva a következő utasítást adom ki:

1. § Az Építési és Közlekedési Minisztérium Gazdálkodási, kötelezettségvállalási, teljesítésigazolási, érvényesítési és utalványozási rendjét az 1. mellékletben foglaltak szerint határozom meg.

2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

3. § Ezen utasítás rendelkezéseit a hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.

1. melléklet az 1/2023. (II. 3.) ÉKM utasításhoz

Az Építési és Közlekedési Minisztérium Gazdálkodási, kötelezettségvállalási, teljesítésigazolási, érvényesítési és utalványozási szabályzata

I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. A szabályzat célja, hatálya

1.1 A Szabályzat célja, hogy az Építési és Közlekedési Minisztérium (a továbbiakban: ÉKM) Igazgatás (a továbbiakban: Igazgatás) az ÉKM hatályos Alapító Okiratában (a továbbiakban: Alapító Okirat), valamint a Szervezeti és Működési Szabályzatában (a továbbiakban: SzMSz) meghatározott feladatait a költségvetési szervek gazdálkodására vonatkozó hatályos jogi szabályozás szerint lássa el.

1.2 A Szabályzat a benne foglalt eljárási rendet, figyelemmel az Alapító Okiratban meghatározott feladatokra, a költségvetési szervekre vonatkozó jogszabályok figyelembevételével rögzíti.

1.3 A Szabályzat az Igazgatás előirányzat-felhasználással és gazdálkodással kapcsolatos feladatait és az ezzel összefüggő eljárási, jog- és hatásköri szabályokat tartalmazza.

1.4 A Szabályzat az Igazgatás kezelésében lévő, a XVI. Építési és Közlekedési Minisztérium fejezethez tartozó intézményi kezelésű – igazgatási és Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai – előirányzatokra vonatkozóan a költségvetési tervezés, az előirányzatok módosítása, átcsoportosítása, az előirányzatok felhasználása (kötelezettségvállalási és kifizetési folyamat), a költségvetési beszámoló készítése, a belső és külső adatszolgáltatás, a kapcsolódó egyéb pénzügyi és gazdálkodási tevékenységek rendjét rögzíti.

1.5 A Szabályzat személyi hatálya kiterjed az ÉKM valamennyi szervezeti egységénél foglalkoztatott, teljes vagy részmunkaidős – kormányzati szolgálati jogviszonyban álló – szakmai felsővezetőre, szakmai vezetőre, kormánytisztviselőre, – politikai szolgálati jogviszonyban álló – politikai felsővezetőre, kabinetfőnökre, politikai főtanácsadóra, politikai tanácsadóra, az ÉKM-ben működő miniszteri biztosra, a munkaviszonyban álló dolgozókra és a megbízási szerződéssel foglalkoztatott személyekre (a továbbiakban együtt: foglalkoztatottak).

1.6 A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed az igazgatási költségvetés és az Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai keretek

a) elemi költségvetésében megtervezett eredeti, illetve év közben módosított előirányzataira,

b) fejezeti kezelésű előirányzatok terhére átcsoportosított, más fejezetektől, az államháztartás más alrendszereiből átvett előirányzataira, illetve államháztartáson kívülről átvett pénzeszközeire, bevételeire,

c) az Igazgatás által az intézményi beruházások között lebonyolított központi/kormányzati beruházások előirányzataira.

1.7 A Szabályzat jogszabályi és egyéb forrásai

a) a hatályos költségvetési törvény,

b) az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.),

c) az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.),

d) az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Áhsz.),

e) a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Sztv.),

f) a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvény (a továbbiakban: Kit.),

g) a kormányzati igazgatási létszámgazdálkodásról, valamint a kormányzati igazgatási szerveket és azok foglalkoztatottjait érintő egyes személyügyi kérdésekről szóló 88/2019. (IV. 23.) Korm. rendelet,

h) a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.),

i) a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.),

j) az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.),

k) a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja tv.),

l) a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságról szóló 250/2014. (X. 2.) Korm. rendelet,

m) a központosított informatikai és elektronikus hírközlési szolgáltatásokról szóló 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet (a továbbiakban: 309/2011. Korm. rendelet),

n) a Pénzügyminisztérium www.allamhaztartas.kormany.hu honlapján található szabályzatok, tájékoztatók és útmutatók,

o) a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) honlapján található szabályzatok, tájékoztatók és útmutatók.

1.8 A Szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a hatályos jogszabályok és közjogi szervezetszabályozó eszközök rendelkezéseit, továbbá az ÉKM belső irányítási eszközeinek előírásait kell alkalmazni.

2. Az ÉKM költségvetési jogállása

2.1 Az ÉKM a központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény, a Magyarország minisztériumainak felsorolásáról szóló 2022. évi II. törvény, valamint az Ávr. szerint saját gazdasági szervezettel rendelkező központi költségvetési irányító szerv, feladatát országos illetékességgel látja el. Központi költségvetés által nyújtott támogatásból és saját bevételeiből gazdálkodik.

2.2 Az Igazgatás kincstári költségvetéssel rendelkező kincstári ügyfél. Költségvetése végrehajtásának pénzügyi lebonyolítását a Kincstár látja el.

3. A gazdálkodás alapelvei, követelményei, általános szabályai

3.1 A gazdálkodás alapelvei:

a) a költségvetési gazdálkodás a bevételi előirányzatok teljesítési kötelezettségét és a kiadási előirányzatok felhasználásának jogosultságát foglalja magába,

b) kötelezettségvállalás csak kettős fedezet (előirányzat fedezet, likvid – kifizethető összeg – fedezet) rendelkezésre állása esetén tehető,

c) minden eszköz vagy forrás értékének, összetételének változását eredményező gazdasági eseményről bizonylatot kell kiállítani, bizonylat nélkül gazdasági esemény nem rögzíthető a nyilvántartásokban.

3.2 A gazdálkodás követelménye, hogy az Áhsz. 4. § (2)–(8) bekezdésében felsorolt alapelveken túlmenően érvényesüljön

a) a szabályszerűség elve, mely a vonatkozó jogszabályok és egyéb szabályozók, szabályzatok, utasítások betartását, útmutatók és tájékoztatók figyelembevételét jelenti;

b) a gazdaságosság elve, amely alapján kiemelten fontos, hogy az alapfeladat ellátásához kapcsolódó kiadás, a működtetés zavartalanságának, illetve az alapfeladat magas szintű ellátásának biztosítása mellett a legalacsonyabb legyen. Az Igazgatás valamennyi gazdálkodásban érintett szervezeti egysége és személye számára kötelező érvényű a takarékosságra, a források észszerű felhasználására való törekvés;

c) a hatékonyság elve, amely szerint törekedni kell arra, hogy a feladatellátás során elérhető bevétel legyen minél nagyobb, de legalább elegendő a magas szinten ellátott alapfeladat szükségleteihez;

d) az eredményesség elve, amely alapján cél, hogy a kitűzött célok megvalósuljanak, a tervezett és a tényleges hatás között a legkisebb legyen az eltérés;

e) a takarékosság elve, amely alapján a rendelkezésre álló erőforrások felhasználása során a jelenlegi és a jövőbeni igényeket kell figyelembe venni.

4. Értelmező rendelkezések

4.1. Gazdálkodás:

a) a feladatok ellátásához biztosított állami támogatás, az államháztartáson kívülről, illetve belülről átvett pénzeszköz és az Igazgatás saját bevételei szabályozott, hatékony, gazdaságos és eredményes felhasználásának megtervezése, megszervezése, lebonyolítása;

b) a feladatok ellátásához rendelkezésre álló javak, szolgáltatások – eszközök, személyi juttatás, infrastruktúra stb. – feladatarányos elosztása, a feladatváltozásokból következő, illetve a hatékonysági követelményeknek megfelelő átcsoportosítása;

c) a ráfordítások szükségességének, az erőforrások hatékony és szabályszerű felhasználásának ellenőrzése, minősítése, a ráfordítás-eredmény vizsgálata;

d) az állami/nemzeti és a saját vagyon megőrzése, gyarapítása.

4.2. Alaptevékenység: A költségvetési szerv létrehozásáról rendelkező jogszabályban, Alapító Okiratban a szakmai alapfeladatként meghatározott, valamint a szakmai alapfeladatok ellátását segítő más, nem haszonszerzés céljából végzett tevékenység.

4.3. Irányító szerv: A költségvetési szerv tekintetében az Áht. 6/B. §-ában meghatározott irányítási hatáskört gyakorló szerv jelen szabályzat tekintetében a Költségvetési Főosztály.

4.4. Költségvetési szerv: Jogszabályban vagy az Alapító Okiratban meghatározott közfeladat ellátására létrejött jogi személy.

4.5. Kiemelt előirányzat: A költségvetési bevételek és kiadások azok közgazdasági jellege szerint működési és felhalmozási bevételekre és kiadásokra, ezen belül kiemelt előirányzatokra oszthatók.

4.6. Kormányzati funkció: A kormányzati funkció rendje szerint a költségvetési szerv közfeladatait, szakmai alaptevékenységeit – funkciószámmal és megnevezéssel – kormányzati funkciókba kell besorolni, mely besorolást az ÉKM Igazgatása végzi el.

4.7. Előirányzat átcsoportosítás: Kiadási előirányzat főösszegének változatlansága mellett, a kiadási előirányzatok egyidejű csökkentésével és növelésével végrehajtott módosítás.

4.8. Előirányzat-módosítás: A megállapított kiadási előirányzat növelése vagy csökkentése, a bevételi előirányzatok egyidejű növelése vagy csökkentése mellett.

4.9. Költségvetési maradvány: A költségvetési év során a bevételek és kiadások különbözete, amely az alaptevékenység bevételei és kiadásai tekintetében a költségvetési maradvány.

4.10. Gazdálkodási keret: Olyan előirányzat, amit meghatározott célra és meghatározott forrásból, a költségvetésben elkülönítetten kell kezelni. Az Igazgatás költségvetési tervében vagy év közben fejezeti kezelésű előirányzatok Igazgatásra történő lehelyezése során, költségvetési megállapodásban, illetve egyéb bevétellel fedezett szakmai feladat ellátására kötött szerződésben meghatározott, rendelkezésre bocsátott forrás, amelynek nyilvántartása elkülönítetten, külön ügyletkódon történik.

4.11. Ügyletkód: A Forrás.NET programban az ÉKM Igazgatása által alkalmazott dimenzió, amely az egyes előirányzatok, pénzeszközök elkülönítésére, az elkülönített nyilvántartás biztosítására szolgál.

4.12. Kötelezettségvállalás: Az Igazgatás nevében tett, az Alapító Okiratban foglalt feladatok gazdaságos, célszerű, eredményes és hatékony ellátása, végrehajtása során minden olyan szabályszerű jognyilatkozat, amelyből az igazgatási és az Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai keretek terhére fizetési kötelezettség keletkezik.

4.13. Pénzügyi ellenjegyzés: A pénzügyi ellenjegyző által az ellenjegyzés tényére történő utalással, sajátkezű aláírással és dátummal annak igazolása a kötelezettségvállalás (megrendelő, szerződés stb.) dokumentumán, hogy a szabad előirányzat rendelkezésre áll, a tervezett kifizetési időpont(ok)ban a pénzügyi fedezet biztosított, és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat.

4.14. Szakmai teljesítésigazolás: A szakmai teljesítésigazolás során ellenőrizhető okmányok alapján a kiadások teljesítésének jogosságának, összegszerűségének, ellenszolgáltatást is magába foglaló kötelezettségvállalás esetében – ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes – annak teljesítésének ellenőrzése és igazolása.

4.15. Érvényesítés: A számla és a tervezett pénzügyi intézkedés összegszerűségének, a fedezet meglétének, a kötelezettségvállalás jogcím szerinti jogosultságának, a szakmai teljesítésigazolás meglétének ellenőrzése, és annak, hogy a megelőző ügymenetben az Áht. és az Áhsz. előírásait, továbbá a belső szabályzatokban foglaltakat betartották-e.

4.16. Utalványozás: A kötelezettségvállalás alapján beszerzett termékhez vagy szolgáltatáshoz kapcsolódó fizetési kötelezettség (kiadás) teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelése.

4.17. Zárolás: A költségvetési kiadási előirányzatok felhasználásának időlegesen, feltételhez kötötten történő korlátozása, felfüggesztése.

4.18. Elemi költségvetés: Az államháztartás központi alrendszerébe tartozó költségvetési szervek, a fejezeti, illetve központi kezelésű előirányzatok kincstári költségvetésben megállapított bevételeinek és kiadásainak közgazdasági tartalom szerinti további részletezése.

4.19. Forrás.NET program: Az Igazgatás integrált pénzügyi-számviteli informatikai rendszere.

4.20. Gazdasági terület: E szabályzat tekintetében a Gazdálkodási Főosztály.

4.21. Jogi szakterület: E szabályzat tekintetében a Perképviseleti, Adatvédelmi és Szerződéses Ügyek Főosztálya.

4.22. Intézményi költségvetés: A központi költségvetésben intézményi címen meghatározott összeg, amely az ÉKM működéséhez biztosítja a pénzügyi feltételeket.

4.23. Közbeszerzési szakterület: E szabályzat tekintetében a Közbeszerzési Főosztály.

4.24. Szervezeti egység: Az ÉKM hatályos SzMSz-ében meghatározott szervezeti egység.

5. Az aláírás-bélyegző használata

5.1 Az Ávr. rendelkezéseire figyelemmel

a) a kötelezettségvállalás,

b) az érvényesítés,

c) a jogi ellenőrzés,

d) a pénzügyi ellenjegyzés,

e) az utalványozás,

f) a szakmai teljesítésigazolás

esetében nem megengedett az aláírás-bélyegző használata. Az aláírás során kék tinta használata kötelező. A személyügyi intézkedések dokumentumait fokozott biztonságú elektronikus aláírással kell ellátni.

5.2 Az 5.1. pont a)–f) alpontjában nem rögzített esetekben megengedett az aláírás-bélyegző használata azzal a feltétellel, hogy az aláírás-bélyegzővel rendelkező személy az aláírás-bélyegzőjével történő aláírásért minden esetben saját felelősséggel tartozik.

II. AZ IGAZGATÁS GAZDÁLKODÁSÁNAK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI

1. Az Igazgatás gazdálkodásának rendszere

1.1 Az Igazgatás kezeli az ÉKM-re bízott állami vagyont, rendelkezik a központi költségvetés meghatározott előirányzataival és más forrásokból származó bevételeivel, a személyi juttatásokkal és az azokhoz kapcsolódó járulékok és egyéb közterhek előirányzataival, valamint a működtetéshez, a vagyon kezeléséhez és használatához és az ÉKM közfeladatai ellátásához szükséges egyéb előirányzataival.

1.2 Az Igazgatás feladatait költségvetési támogatásból, a fejezetből az irányító szerv által átcsoportosított fejezeti kezelésű előirányzatokból, az államháztartás más alrendszereiből átvett előirányzatból, valamint államháztartáson kívüli egyéb forrásból származó bevételei felhasználásával látja el. A feladatok ellátására, működésére, fejlesztésére szolgáló költségek fedezetét az évente összeállított intézményi költségvetésben irányozza elő.

1.3 Az Igazgatás keretgazdálkodást folytat.

1.4 A keretgazdálkodási jogkörrel és kerettel rendelkező szervezeti egységek vezetői jogosultak a számukra jóváhagyott keretek felhasználására, és felelősek azok jogszerűségéért és a keretek betartásáért, a Szabályzatban foglaltak szerint.

1.5 Keretgazdálkodási jogkörrel rendelkező szervezeti egységek – az 1. függelékben meghatározott – szakmai javaslattevői kötelezettségvállalási és/vagy szakmai teljesítésigazolási jogkörrel rendelkeznek, amelynek gyakorlásáért és betartásáért fegyelmi felelősséggel tartoznak.

1.6 A keretekkel gazdálkodó szervezeti egység vezetője (kötelezettségvállalója, illetve szakmai teljesítésigazolója) az elvárható takarékosság mellett felelős a számára meghatározott előirányzatok felhasználásának célszerűségéért, az igénybe vett szolgáltatás mennyiségéért, az előirányzatok hatékony és gazdaságos felhasználásáért, az éves költségvetésben/támogatási szerződésekben, megállapodásokban meghatározott keretekben, a vonatkozó jogszabályokban és a Szabályzatban, továbbá az egyéb gazdálkodást érintő dokumentumokban rögzítettek betartásáért.

1.7 A kerettel rendelkező szervezeti egységek igazgatási és az Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai kereteinek számviteli nyilvántartását, valamint a kötelezettségvállalások nyilvántartását a Gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: GFO) vezeti.

2. A gazdálkodás információs rendszere

2.1 Az előirányzatok, keretek, kötelezettségvállalások naprakész nyilvántartása, a bevételek és kiadások különböző szintű lekérdezési lehetőséget biztosító feldolgozása zárt gazdálkodási információs rendszerben történik.

2.2 Az Igazgatás által használt gazdálkodási információs rendszer a Forrás.NET integrált pénzügyi-számviteli rendszer, mely modulokból álló, SQL adatbázisra épülő integrált ügyviteli és lebonyolítási rendszer, amely moduláris felépítésű, ügyvitelileg zárt, szabadon paraméterezhető és többszintű jogosultsági rendszer.

2.3 A rendszert úgy kell kialakítani, hogy a feldolgozott adatok alapján automatikusan biztosítsa

a) az irányító szerv és a hatóságok részére készítendő beszámolókhoz, jelentésekhez, bevallásokhoz szükséges adatokat;

b) a vezetői információkat az Igazgatás vezetése, a gazdálkodási jogkörrel rendelkező szervezeti egységek számára.

2.4 A korszerű, naprakész adatfeldolgozás, illetve adatszolgáltatás lehetőségét a különféle könyvelési dimenziók használata biztosítja.

Könyvelési dimenziók azok a törzsadatok, amelyek mind az analitikában, mind a főkönyvben nyilvántartásba kerülnek és lekérdezhetőek. Használatukat a gazdálkodási forma, illetve a gazdálkodáshoz szükséges belső információs igény határozza meg.

A Forrás.NET által használt könyvelési dimenziók:

a) Számlatükör – hierarchikus rendszerben tartalmazza a könyvelési és összegzési számlaszámokat. Könyvelési előírás (szabály) adható meg a vezetésére vonatkozóan, melyet a kontírozó, rögzítő és főkönyvi aktualizáló programok ellenőriznek.

b) Szervezeti egységek – azon egységek, amelyekre elkülönítetten szükséges a költségek gyűjtése.

c) Szakfeladat részletező – szakfeladatok kimutatása a költségvetésben.

d) Pénzforrás kód – finanszírozási források évenkénti azonosítása.

e) Előirányzat éve – az a költségvetési év, mely során a kiadási/bevételi előirányzat először áll(t) az Igazgatás rendelkezésére.

f) ERA kód – Egységes Rovatrend Azonosító kód, mely a Kincstárhoz tartozó számlatulajdonosok számára kötelezően használandó. Az Áhsz.-ben meghatározott ERA kódok nyilvántartására szolgál.

g) Egyedi gyűjtő – főkönyvi dimenzió, ERA kódok tulajdonságainak tovább definiálása, feladatokon belüli további csoportosítási lehetőség.

h) Ügyletkód – igazgatási és az Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai előirányzatok megkülönböztetésére szolgál.

i) Bonyolítási eseményazonosító – speciális költségvetési funkció. A pénzügyi analitika kiadásait kapcsolja össze a főkönyvi előirányzatokkal.

2.5 A gazdálkodási jogkörrel rendelkező szervezeti egységek különböző tevékenységgel kapcsolatos pénzeszközeinek elkülönített kezelését az Ügyletkódok teszik lehetővé.

2.6 Az Igazgatás az informatikai rendszerben rendelkezésre álló adatokból kimutatásokat készít, melyekben biztosítani kell az adatok valódiságát, megbízhatóságát, naprakészségét. A kimutatásokat úgy kell kialakítani, hogy az Igazgatás vezetésének döntés-előkészítési és utólagos monitoring tevékenységének aktív eszközei legyenek.

2.7 Az Igazgatás által alkalmazott, a gazdálkodás és a gazdálkodást támogató további informatikai rendszerek az alábbiak:

a) A KIRA központosított illetményszámfejtő rendszer biztosítja az ÉKM által foglalkoztatottak és munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban állók részére a személyi juttatások, egészségbiztosítási ellátások és a munkáltatót terhelő közterhek elszámolását.

b) A Cafetéria program hatékony informatikai megoldást nyújt a nyilatkozatok és a cafetéria rendszerben lévő elemek választásának, felhasználásának és nyilvántartásának lebonyolítására.

c) Az alkalmazott ügyviteli és iktató rendszer az ügyintézés elektronikus lebonyolítását, valamint a kimenő és bejövő dokumentumok azonosítását támogatja.

d) A Kincstár Számlavezető Rendszer (a továbbiakban: SZR rendszer) Ügyfél Front-end rendszere teszi lehetővé, hogy a GFO az előirányzat-felhasználási keretszámláról, illetve az összes Igazgatás által használt számlaszámról a forintban és a Kincstár által meghatározott devizában indított utalásokat elektronikus úton kezdeményezze. Az átutalások kezdeményezése két megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó SZR rendszerben történő aláírásával lehetséges.

e) KGR-K11 Kincstári rendszer a rendszeres kincstári adatszolgáltatások és az időközi jelentések, valamint a beszámoló feltöltéséhez.

f) KKVTR-KM modul a könyvelésen túl innen tölthető le például a szabad keret kimutatás, illetve itt kerülnek a Kincstár által ellenőrzésre és jóváhagyásra az előirányzatok, fedezetek.

3. Az ÉKM gazdálkodási szervezete

3.1 Az ÉKM gazdasági szervezetét a GFO képezi, a gazdálkodási szervezet működésének részletes szabályait az SzMSz és a GFO ügyrendje tartalmazza.

3.2 A GFO vezetőjének feladat- és hatásköre:

a) az Igazgatás gazdálkodásának megszervezése, irányítása, ellenőrzése, az ezzel kapcsolatos ügyviteli tevékenységek kialakítása és irányítása;

b) az Igazgatást érintő, költségvetéssel kapcsolatos döntések jog- és szabályszerű végrehajtásáról való gondoskodás;

c) az Igazgatás tervezési, beszámolási és adatszolgáltatási kötelezettségeinek határidőre történő, jogszerű teljesítéséről való gondoskodás;

d) az Igazgatás gazdálkodására vonatkozó kontrolling kialakítása, működtetése;

e) a gazdasági információs rendszer és az ahhoz kapcsolódó informatikai szolgáltatások szervezése, irányítása és fejlesztése;

f) a GFO szervezeti egységeiben folyó gazdálkodási tevékenységek koordinálása, szakmai felügyelete;

g) az ÉKM alapfeladatainak ellátása érdekében az egyes szervezeti egységekhez rendelt költségvetési források vonatkozásában a pénzügyi ellenjegyzési jogkör gyakorlása, amennyiben az SzMSz, illetve a Szabályzat másképp nem rendelkezik;

h) az előirányzatok, gazdálkodási keretek betartatása.

III. AZ IGAZGATÁS KÖLTSÉGVETÉSE

1. Költségvetés tervezése

1.1 Az Igazgatás költségvetési előirányzatai a minisztérium funkcionális működtetését biztosító igazgatási keretekből és az ÉKM kiemelt szakmai feladatai ellátását biztosító elkülönített szakmai keretekből (igazgatási és Igazgatáson kezelt elkülönített keretek) állnak.

1.2 Az Igazgatás feletti az irányítási jogokat gyakorló irányító szerv az Áht. 13. § (2) bekezdése szerinti bevételek és kiadások megállapításához – a hatályos pénzügyminisztériumi tervezési tájékoztató alapján – meghatározza az általános és kötelezően érvényesítendő tervezési követelményeket, előfeltételeket, módszertani elveket, egyéb előírásokat.

1.3 Az Igazgatás feladata a költségvetési javaslat összeállításában az irányító szerv által megküldött tervezési körirat alapján megtervezni mindazokat a bevételeket és kiadásokat, amelyek a feladat ellátásával kapcsolatosak és

a) jogszabályi előíráson alapulnak,

b) szerződési, megállapodási kötelezettségen alapulnak,

c) az előző évek tapasztalata alapján rendszeresen előfordulnak,

d) eseti jelleggel várhatók.

1.4 Az Igazgatás a tervezési körirat alapján elkészített költségvetési javaslatot az irányító szerv részére az előírt határidőre továbbítja.

1.5 Az Igazgatás költségvetésével kapcsolatos tervezési feladatok ellátásáért a GFO vezetője a felelős.

1.6 A létszám és a személyi kiadások tervezése a Humánpolitikai Főosztály alapadatai és információi alapján, a szakmai keretek tervezése a gazdálkodási jogkörrel rendelkező szervezeti egységek közreműködésével (államtitkárságok) történik.

1.7 Az Igazgatás gazdálkodásának alapja az irányító szerv által a költségvetési évet megelőző év november 30-ig jóváhagyott, az Igazgatás minden bevételét és kiadását egységes rovatrend szerint tartalmazó Ávr. 31/A–32/A. §-a szerinti elemi költségvetés.

1.8 Az elemi költségvetés tartalmazza

a) az Igazgatás azonosító adatait,

b) a költségvetési és finanszírozási kiadásokat és a bevételeket kiemelt előirányzatonként és ezen belül egységes rovatkódonként, kormányzati funkció szerinti tagolásban,

c) a személyi juttatások és a foglalkoztatottak, választott tisztségviselők összetételét, valamint a minisztériumi létszámot.

1.9 Az elemi költségvetés a költségvetési évben teljesülő költségvetési bevételek és költségvetési kiadások előirányzott összegét tartalmazza, melynek következtében az Igazgatás minden bevétele és kiadása a költségvetés része.

1.10 A költségvetési kiadásokat és bevételeket a költségvetési számvitelben meghatározott rovatokon, pénzforgalmi szemléletben kell számba venni, figyelembe véve a vonatkozó jogszabály pénzforgalom nélküli tételeit is.

2. Az előirányzatok

2.1 A bevételi előirányzatok a költségvetési bevétel beszedésének kötelezettségét, a kiadási előirányzatok azok felhasználásának jogosultságát jelentik.

2.2 Az államháztartásban a bevételek és kiadások költségvetési és finanszírozási bevételekből és kiadásokból állnak.

2.3 A kiemelt előirányzatokat és a finanszírozási bevételeket és kiadásokat az Áhsz.-ben meghatározott részletes közgazdasági jogcímekre, rovatokra kell bontani. A rovatok egységes rovatrendet képeznek.

2.4 A bevételi előirányzatok (előirányzati főösszeg):

2.4.1 Költségvetési bevételi előirányzatok

a) Működési bevételek:

– B1 Működési célú támogatások államháztartáson belülről, amelyek az államháztartáson belülről működési célból kapott támogatásokból és más ellenérték nélküli bevételekből származnak,

– B3 Közhatalmi bevételek, amelyek az adókból, illetékekből, járulékokból, hozzájárulásokból, bírságokból, díjakból és más fizetési kötelezettségekből származnak,

– B4 Működési bevételek, amelyek a készletek és szolgáltatások értékesítésekor kapott ellenértékből, a tulajdonosi bevételekből, a kapott kamatokból és más hasonló, a működés során keletkező bevételekből származnak,

– B6 Működési célú átvett pénzeszközök, amelyek az államháztartáson kívülről működési célból kapott támogatásokból és más ellenérték nélküli bevételekből származnak.

b) Felhalmozási bevételek:

– B2 Felhalmozási célú támogatások államháztartáson belülről, amelyek az államháztartáson belülről felhalmozási célból kapott támogatásokból és más ellenérték nélküli bevételekből származnak,

– B5 Felhalmozási bevételek, amelyek az immateriális javak, tárgyi eszközök értékesítésekor kapott ellenértékből, valamint a részesedések értékesítésekor, megszűnésekor kapott bevételekből származnak,

– B7 Felhalmozási célú átvett pénzeszközök, amelyek az államháztartáson kívülről felhalmozási célból kapott támogatásokból és más ellenérték nélküli bevételekből származnak.

c) B8 Finanszírozási bevételek.

2.5 Kiadási előirányzatok (előirányzati főösszegek):

2.5.1 Költségvetési kiadási előirányzatok

a) Működési kiadások:

– K1 Személyi juttatások, amelyek a foglalkoztatottaknak kifizetett illetményből, munkabérből és más juttatásokból, valamint a nem foglalkoztatott természetes személyeknek juttatott más jövedelmek megfizetéséből származnak,

– K2 Munkaadókat terhelő járulékok és szociális hozzájárulási adó, amelyet a kifizetést teljesítő köteles megfizetni,

– K3 Dologi kiadások, amelyek a készletek és szolgáltatások vásárlása, más befizetési kötelezettségek teljesítése, kamatfizetés és más, a működés során keletkező kiadások teljesítéséből származnak,

– K5 Egyéb működési célú kiadások, amelyek a nemzetközi kötelezettségek teljesítéséből, az államháztartáson belülre vagy kívülre működési célból adott támogatásokból és más ellenérték nélküli kifizetésekből, valamint a más kiemelt előirányzaton nem szerepeltethető működési jellegű kiadásokból származnak.

b) Felhalmozási kiadások:

– K6 Beruházások, amelyek az ingatlanok, tárgyi eszközök és más tartósan használt eszközök megszerzéséből, részesedések megszerzéséhez vagy növeléséhez kapcsolódó kiadások teljesítéséből származnak,

– K7 Felújítások, amelyek a tartósan használt eszközök felújításának kiadásaiból származnak,

– K8 Egyéb felhalmozási célú kiadások, amelyek az államháztartáson belülre vagy kívülre felhalmozási célból adott támogatásokból és más ellenérték nélküli kifizetésekből származnak.

c) K9 Finanszírozási kiadási előirányzatok.

3. Az előirányzatok átcsoportosítása, módosítása

3.1 Az Igazgatás bevételi és kiadási előirányzatainak főösszege, a kiemelt előirányzatok ideértve az előirányzatok zárolását, törlését, az előirányzatokból teljesíthető kifizetések korlátozását a Kincstár jóváhagyását követően év közben változhatnak, módosulhatnak.

3.2 A kormánydöntés alapján módosított előirányzatok és kapcsolódó álláshelyek (létszám) Igazgatáson belüli szétosztásáról a közigazgatási államtitkár dönt.

3.3 A kiemelt előirányzatok és a kiemelt előirányzaton belüli rovatok közötti átcsoportosítás lehetőségét, az előirányzat módosításának szabályait az Áht. 31–33. §-a, valamint az Ávr. 34–41. §-a részletezi. Az egyes kiemelt előirányzatok között a kiadási, illetve bevételi főösszeg változatlanul hagyása mellett van lehetőség átcsoportosításra.

3.4 Ha az Igazgatás a B3 Közhatalmi bevételek, B4 Működési bevételek és B5 Felhalmozási bevételek költségvetési bevételi előirányzatok eredeti vagy – ha a bevételek tervezettől történő elmaradása miatt csökkenti, – módosított előirányzatán felül teljesített költségvetési bevétellel rendelkezik (többletbevétel), akkor e többletbevétel az Ávr. 35. § (1) bekezdése szerint az irányító szerv előzetes engedélyével, a felhasználásra engedélyezett többletnek megfelelő összegű, az irányító szerv hatáskörében végrehajtott előirányzat-módosítás után használható fel.

3.5 Az Igazgatás a költségvetése bevételi és kiadási előirányzatait év közben saját hatáskörben módosíthatja az alábbiak figyelembevételével:

a) az Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai keretek előirányzatainak módosítását az Igazgatás a szakmai szervezeti egységek által megküldött felhasználási cél alapján módosítja;

b) többletbevétel felhasználásának engedélyezése az eredeti bevételi előirányzat 50%-ig és legalább 500 millió forintig az irányító szerv hatáskörébe tartozik. Ha a többletbevétel eléri vagy meghaladja az eredeti bevételi előirányzat 50%-át és legalább az 500 millió forintot, az ezt meghaladó többletbevétel az államháztartásért felelős miniszter előzetes engedélyével, a felhasználásra engedélyezett többletnek megfelelő összegű, az irányító szerv hatáskörében végrehajtott előirányzat-módosítás után használható fel.

3.6 A felhasználásra nem engedélyezett többletbevételt a döntés közlésétől számított öt napon belül központi költségvetési szerv esetén a központi költségvetésbe be kell fizetni.

3.7 A személyi juttatások előirányzata az Ávr. 36. § (2) és (3) bekezdése szerint csak az alábbiak terhére emelhető meg:

a) jóváhagyott többletbevétellel;

b) a költségvetési szerv kötelezettségvállalással terhelt költségvetési maradványának személyi juttatásokból származó részével;

c) az egységes rovatrend K33 Szolgáltatási kiadások rovatai kiadási előirányzatai terhére, ha annak célja, hogy a korábban szolgáltatás vásárlással ellátott feladatokat a költségvetési szerv az állományába tartozó személyekkel lássa el, továbbá bármely rovat terhére, ha a személyi juttatások költségvetési kiadási előirányzatainak növelése az azok jóváhagyásakor még nem ismert jogszabályváltozás miatt szükséges;

d) a költségvetési szervnél eredeti bevételi előirányzatként nem megtervezett, év közben rendelkezésre bocsátott, felhasználás célja szerint személyi jellegű kifizetést tartalmazó forrással, ha a forrás tartós, és a következő évben a költségvetési szerv költségvetésében eredeti előirányzatként megtervezik.

3.8 A munkaadókat terhelő járulék előirányzata csak abban az esetben csökkenthető a személyi juttatás előirányzatának egyidejű és arányos csökkentése nélkül, amennyiben az Igazgatás eleget tud tenni a jogszabályban előírt járulékfizetési kötelezettségének.

3.9 A céljelleggel, meghatározott szakmai feladatra más fejezetnek átadott vagy más fejezettől átvett előirányzatok felhasználásának kormányhatározaton és szükség esetén hozzá kapcsolódó megállapodáson kell alapulnia. Az átvett vagy átadott előirányzatokat csak a célnak megfelelően, elszámolási kötelezettség teljesítésével lehet felhasználni.

3.10 Az előirányzat-módosításokról a GFO külön nyilvántartást vezet.

3.11 Az előirányzat módosítása a Központi Költségvetés Végrehajtását Támogató Rendszer (a továbbiakban: KKVTR) Költségvetési Modulján (a továbbiakban: KM) keresztül, a Kincstár eAdat rendszerében igényelhető jogosultság szerint történik. A bizonylatok feltöltése és továbbítása a GFO Számviteli és Kontrolling Osztályának feladata.

3.12 Év végén a Kincstár által kiadott, az év végi kincstári zárással és következő évi nyitó műveletekkel és pénzügyi tranzakciókkal kapcsolatos költségvetési gazdálkodási teendőkről szóló tájékoztatóban rögzített ütemtervnek és határidőknek megfelelően kell benyújtani az előirányzat módosítási nyomtatványokat.

4. A gazdálkodási keretek felhasználása

4.1 Az igazgatási és az Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai keretek felett rendelkező szervezeti egységek a költségvetési tervezésben, illetve az év közben módosított kereteiket a költségvetés gazdálkodás szabályai szerint használhatják fel.

4.2 Az igazgatási és az Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai keretek felett rendelkező szervezeti egységek a jóváhagyott, illetve az év közben módosult kiadási kereteiket nem léphetik túl. Olyan feladatokat, amelyeket az eredeti költségvetés nem tartalmaz, csak akkor kezdhet el megvalósítani, ha annak pénzügyi fedezete folyamatosan biztosítva van.

4.3 Az igazgatási és az Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai keretek felett rendelkező szervezeti egységek a tárgyévi előirányzataikat – kivéve az Ávr. 150. § (1) bekezdése szerinti kötelezettségvállalással terhelt maradványok körét – a tárgyévre vonatkozó költségvetési irányelvekben meghatározottak szerint tárgyév december 31-ig használhatják fel (mely a pénzügyi teljesítés határnapja).

4.4 Átvett pénzeszköz, támogatásértékű bevétel kizárólag a támogató által megjelölt célra, kiemelt előirányzatokra és a szerződésben, költségvetési megállapodásban megjelölt mértékben használható fel.

4.5 Azok az igazgatási és az Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai keretekkel rendelkező szervezeti egységek, amelyek a költségvetésben tervezett díjbevételeiket részben vagy egészben nem teljesítik, kiadásokat csak a realizált bevétel erejéig teljesíthetnek.

4.6 A kifizetett általános forgalmi adó nem igényelhető vissza, az az igazgatási és az Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai keretekkel rendelkező szervezeti egységek keretét terheli.

5. Az előirányzat-felhasználás nyomon követése, költségvetési monitoring

5.1 A GFO figyelemmel kíséri az igazgatási és az Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai keretek felhasználásának és az intézmény likviditásának helyzetét, a kötelezettségvállalások dokumentumaiban rögzített kötelezettségek teljesítését, valamint az előirányzatok tervszerű felhasználásának érvényesülését.

5.2 Az Igazgatás kötelezettségvállalásainak analitikus nyilvántartását a Forrás.NET integrált pénzügyi-számviteli ügyviteli rendszer biztosítja.

5.3 Az Igazgatás által alkalmazott egységes pénzügyi-számviteli zárt rendszer tartalmazza az előirányzatok, valamint – az ÉKM által foglalkoztatott kormánytisztviselők és a munkaviszonyban álló személyek foglalkoztatásához kapcsolódó, az igazgatási keret terhére vállalt kötelezettségek kivételével – a kötelezettségvállalások és a beérkező számlák szigorú sorszám szerinti nyilvántartását. A kötelezettségvállalások nyilvántartása biztosítja a kötelezettségvállalások állományának és a kifizetések összegének feladását a főkönyvi könyvelés felé, a költségvetési beszámolóhoz szükséges adatok kimutatását, valamint az egyéb adatszolgáltatások összeállítását.

5.4 Az előirányzatok és kötelezettségvállalások – ideértve az előzetes kötelezettségvállalásokat is – nyilvántartásba vétele, továbbá azok módosításának rögzítése a Forrás.NET programban a GFO kötelessége és kizárólagos jogosultsága.

IV. AZ IGAZGATÁS GAZDÁLKODÁSÁNAK RENDJE, GAZDÁLKODÁSI JOGKÖRÖK

1. Általános szabályok

1.1 Az Igazgatás feladatait az irányító szerv által jóváhagyott éves költségvetés alapján látja el. Az Igazgatás tevékenysége körében meghozott döntésekkel, megtett intézkedésekkel hozzá kell, hogy járuljon az Alapító Okiratban meghatározott feladatainak végrehajtásához. E döntések nem veszélyeztethetik az alapfeladatok ellátását, a közpénzek hatékony felhasználását. Az Igazgatás kötelezettsége a rendelkezésre álló források rendeltetésszerű, hatékony és eredményes felhasználása, a szellemi és egyéb vagyon védelme.

1.2 Az Igazgatás költségvetési gazdálkodása bruttó elszámolási rendben folyik, térítményezést alkalmazni, azaz bevételt kiadáscsökkentő tételként vagy korábbi kiadást megtérülésként elszámolni – a jogszabályban rögzített eseteket kivéve – nem lehet.

1.3 Az Igazgatás kiadási és bevételi előirányzatainak összegét a hatályos éves költségvetésről szóló törvény állapítja meg. A hatályos költségvetési törvényben meghatározott összegen túl az Igazgatás részére év közben jogszabály vagy támogatási igény alapján adható további előirányzat.

1.4 Törvény eltérő rendelkezése hiányában az Igazgatás jogi személyt, jogi személyiséggel nem rendelkező más szervezetet nem hozhat létre, abban tagsági, részesedési viszonyt nem szerezhet, és ahhoz nem csatlakozhat.

1.5 Az Áht. eltérő rendelkezése hiányában az Igazgatás költségvetése terhére támogatás, adomány és más ellenérték nélküli kötelezettség nem vállalható, valamint kifizetés nem teljesíthető. Ezen korlátozások nem vonatkoznak az Igazgatás saját foglalkoztatottjai számára jogszabály alapján nyújtható – a munkáltatói jogkör gyakorlója döntése alapján adható – szociális juttatásokra, ezen belül a visszatérítendő családalapítási támogatásra és a krízistámogatásra.

1.6 Az Igazgatás az Áht. 41. § (6) bekezdése alapján kiadási előirányzatai terhére olyan jogi személlyel, jogi személyiséggel rendelkező szervezettel nem köthet érvényesen visszterhes szerződést, illetve a már létrejött ilyen szerződés alapján nem teljesíthet kifizetést, amely szervezet nem minősül átlátható szervezetnek.

1.7 Kötelezettséget vállalni csak jogszabályban meghatározott feltételekkel lehet. Fedezet nélkül kötelezettséget vállalni tilos (a feltételes közbeszerzési eljárás kivételt képez, mivel annak során az eljárást megindító hirdetmény feladása, az ajánlati, ajánlattételi felhívás megküldése nem minősül kötelezettségvállalásnak).

1.8 Az Igazgatás alapfeladatainak ellátása érdekében az egyes szervezeti egységekhez rendelt költségvetési források vonatkozásában a szakmai javaslattevői, kötelezettségvállalási és szakmai teljesítésigazolási jogkörrel felruházott személyeket az 1. függelék tartalmazza.

2. Az előirányzatok felhasználásában részt vevő személyek és felelősségük

2.1 Az előirányzatokkal történő takarékos, hatékony, célszerű és eredményes gazdálkodás követelménye – a költségvetési szerv gazdálkodási jogkörrel rendelkező szervezeti egységei közötti hatékony együttműködés mellett – a különböző munkafolyamatok elvégzéséért felelős személyek önálló felelőssége, melyek az alábbiak:

a) Szakmai javaslattevő: a szakmailag illetékes szervezeti egység vezetője. A szakmai javaslattevő felel az általa javasolt intézkedésnek a hatályos jogszabályokkal és az ÉKM szabályzataival való összhangjáért, továbbá azért, hogy a jelen Szabályzatban foglalt előírások betartásra kerüljenek.

b) Kötelezettségvállaló: a közigazgatási államtitkár mint a hivatali szerv vezetője vagy az általa írásban felhatalmazott, az ÉKM alkalmazásában álló személy vagy a miniszter által felruházott jogkörben a miniszteri biztos. A kötelezettségvállaló felelősséggel tartozik a felhasználás során a jogszabályokból és az ÉKM szabályzataiból származó előírások, támogatási forrás felhasználása esetén a támogatási szerződésben / megállapodásban foglaltak betartásáért.

c) Kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzője: az Ávr. 55. §-a alapján az SzMSz szerinti gazdasági vezető, illetve a 2. függelékben pénzügyi ellenjegyzői jogkörrel felhatalmazott személy. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzőjének az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata rendelkezésre áll, illetve a befolyt vagy a megtervezett és várhatóan befolyó bevétel biztosítja a fedezetet, valamint a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat.

d) Szakmai teljesítésigazoló: a szakmailag illetékes szervezeti egység vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy, aki a kötelezettségvállalás dokumentumában (szerződés, megállapodás, megrendelő stb.) előírtak teljesítésének ellenőrzése során a megküldött számla, megbízási díj / vállalkozói díj kifizetésére vonatkozó dokumentum, egyéb – a teljesítést és a pénzügyi elszámolás alapját képező – dokumentum, illetve szöveges szakmai beszámoló alapján ellenőrzi, szakmailag igazolja a kiadás teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, a szolgáltatás teljesítését, és aláírja a szakmailag illetékes szervezeti egység által elkészített – a kifizetéshez szükséges – szakmai teljesítésigazolást. A szakmai teljesítést az igazolás dátumának és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni.

e) Érvényesítő: a 2. függelékben e jogkörrel felruházott, az ÉKM alkalmazásában álló személy. Az érvényesítőnek a felsőoktatásban szerzett pénzügyi-számviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és e mellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie.

f) Utalványozó: a 2. függelékben e jogkörrel felruházott, az ÉKM alkalmazásában álló személy. Az utalványozó az érvényesített utalványrendelet alapján írásban rendelkezik a kiadások kiegyenlítésére és a bevételek beszedésére, vagy elszámolására, továbbá meggyőződik arról, hogy a szakmai teljesítésigazolás és az érvényesítés megtörtént-e.

2.2 Az igazgatási és az Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai keretek tekintetében a kötelezettségvállaló, a szakmai teljesítésigazoló, valamint az előleg felvételére és elszámolására jogosult személyek egy eredeti aláírásmintáját a 3. függelék alapján a gazdálkodási jogkörrel rendelkező szervezeti egységek kötelesek – ezen jogkörük gyakorlásának érvénybelépését követően – haladéktalanul a GFO részére megküldeni.

3. Az összeférhetetlenség szabályai

3.1 A kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző, valamint az utalványozó összeférhetetlenségére az Ávr. 60. § (1) és (2) bekezdésében foglaltakat kell alkalmazni.

4. Kötelezettségvállalás

4.1 Kötelezettségvállalás minden olyan jognyilatkozat, amely révén az Igazgatásnak fizetési, szolgáltatásteljesítési vagy foglalkoztatási kötelezettsége keletkezik, különösen

a) szerződés (vállalkozási, megbízási, szolgáltatási, felhasználási, illetve egyes esetekben adásvételi);

b) keretszerződés (partner által visszaigazolt megrendelésekkel használható fel, elsősorban közbeszerzési eljárások lefolytatásával megvalósuló beszerzések esetén alkalmazandó);

c) partner által visszaigazolt megrendelés, az alábbi esetek mindegyikének teljesülése mellett:

ca) a szolgáltatás teljesítése, a termék szállítása jellegüknél fogva a piacon általánosan elfogadott és ismert (sztenderd) feltételek mellett történik,

cb) a megrendelés eseti jelleggel, tárgya szerint egyszeri teljesítéssel történik,

cc) az ellenérték nem haladja meg a nettó 2 millió forintot;

d) foglalkoztatói jogviszonyt létrehozó, módosító és megszüntető jognyilatkozat;

e) foglalkoztatottak részére kiírt célfeladat, többletfeladat;

f) tanulmányi szerződés;

g) belföldi kiküldetés;

h) külföldi kiküldetést kezdeményező dokumentum;

i) kitüntetés, díj adományozásáról szóló miniszteri döntés;

j) a közbeszerzési eljárást megindító, lezáró hirdetmény feladása, ajánlati, ajánlattételi felhívás, továbbá az Elektronikus Közbeszerzési Rendszer (EKR) rendszerhasználatáért fizetendő díj, illetve a Nemzeti Kommunikációs Hivatal (a továbbiakban: NKOH), valamint a Digitális Kormányzati Ügynökség Zrt. (a továbbiakban: DKÜ) részére az eljárások lefolytatásáért fizetendő beszerzési díj;

k) megállapodás / támogatási szerződés / okirat alapján kapott, elszámolási kötelezettséggel járó támogatások;

l) kétszázezer forintot el nem érő beszerzésre, vezetői reprezentációs kiadásra, elszámolási kötelezettséggel felvett előleg vagy kétszázezer forintot nem meghaladó kisösszegű beszerzés;

m) más fizetési kötelezettségnek a jogszabályokon, – jogerős vagy fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtható – bírósági, hatósági döntésen vagy más – a fizetési kötelezettség összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét tartalmazó – kötelező előíráson alapuló fizetési kötelezettség.

4.2 Nem megengedett az olyan, akár az ÉKM nevére kiállított, akár az ÉKM részére továbbküldött számla kiegyenlítése, amely nem az ÉKM vagy – az ÉKM ágazati szakfeladatai alá tartozó körben – a magyar állam által korábban szabályszerűen vállalt kötelezettség teljesítésére került kibocsátásra, illetve amely számla által megtestesített termékértékesítés, illetve szolgáltatásnyújtás tényleges igénybevevője nem az ÉKM.

4.3 A 4. Kötelezettségvállalás fejezet 4.1 pont j) alpontjához kapcsolódóan a Kbt. 53. § (5) és (6) bekezdése szerinti feltételes közbeszerzési eljárás során az eljárást megindító hirdetmény feladása, az ajánlati, ajánlattételi felhívás megküldése nem minősül kötelezettségvállalásnak.

4.4 A költségvetési év kiadási előirányzatai terhére kötelezettségvállalásra az azokat terhelő korábbi kötelezettségvállalásokkal és más fizetési kötelezettségekkel csökkentett összegű eredeti vagy módosított kiadási előirányzatok (a továbbiakban: szabad előirányzat) mértékéig kerülhet sor.

4.5 A kötelezettségvállalásra és pénzügyi ellenjegyzésre vonatkozó rendelkezéseket a kötelezettségvállalások olyan tartalmú módosításaira is alkalmazni kell, amely a korábban megállapított fizetési kötelezettségek összegét növeli, vagy a több évre vonatkozó kötelezettségvállalás esetén az érintett évek közötti megoszlását módosítja.

4.6 Az Igazgatás költségvetési évi kiadási előirányzatai terhére abban az esetben vállalható kötelezettség, ha az abból származó valamennyi kifizetés – főszabályként – a költségvetési év december 31-ig megtörténik. A több év előirányzatait terhelő határozott, illetve határozatlan idejű fizetési kötelezettséget tartalmazó kötelezettségvállalás esetén

a) a december 31-éig esedékes fizetési kötelezettségek mértékéig a költségvetési év,

b) a december 31-ét követően esedékes fizetési kötelezettségek az esedékesség szerinti év

kiadási előirányzatai terhére vállalható kötelezettség.

A több év előirányzatát terhelő kötelezettségvállalás fedezetét a középtávú és az éves tervezéskor biztosítani kell.

4.7 Az Áht. 36. §-a eltérő rendelkezése hiányában több év előirányzatait terhelő kötelezettség

a) a személyi juttatások, a munkaadókat terhelő járulékok és szociális hozzájárulási adó, a dologi kiadások és az ellátottak pénzbeli juttatásainak kiadási előirányzatai terhére azoknak a költségvetési évben jóváhagyott eredeti előirányzatának mértékéig,

b) az egyéb működési célú kiadások és a felhalmozási kiadások előirányzatai terhére azoknak a költségvetési évben jóváhagyott eredeti előirányzatának ötven százalékáig

vállalható.

4.8 Amennyiben a következő évre szóló központi költségvetési törvény kihirdetésre kerül, a több év vagy a költségvetési éven túli év kiadási előirányzatai terhére vállalható kötelezettség

a) alapja a következő évre szóló központi költségvetési törvény kihirdetett szövegében megállapított kiadási előirányzat összege,

b) a tárgyévet követő évre vonatkozó mértéke a következő évre megállapított kiadási előirányzat mértékének legfeljebb száz százaléka.

4.9 Az egységes rovatrend K122 Munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban nem saját alkalmazottnak fizetett juttatások és a K336 Szakmai tevékenységet segítő szolgáltatások rovatain megtervezett költségvetési kiadási előirányzatok terhére akkor köthető szerződés, ha

a) azt jogszabály nem zárja ki,

b) a szerződés megkötése a közfeladat ellátásához feltétlenül szükséges, és

c) törvény vagy kormányrendelet eltérő rendelkezése hiányában az adott feladat elvégzéséhez megfelelő szakértelemmel, szakképzettséggel és gyakorlattal vagy egyéb megfelelő sajátos szakmai adottságokkal, képességekkel rendelkező személyt a minisztérium nem alkalmaz, vagy a szerződés tárgyát képező szolgáltatás egyedi, időszakos vagy időben rendszertelenül ellátandó feladat.

4.10 Az Igazgatás valamennyi kötelezettségvállalása – kivéve a 4.11 pontban leírtak – tekintetében annak előzetes írásba foglalása szükséges, a pénzügyi teljesítésről szóló rendelkezéshez mind a kötelezettségvállaló aláírása, mind a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése szükséges, a pénzügyi forrás (ügyletkód) egyidejű megjelölésével.

4.11 Az Ávr. előírása alapján nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás az olyan kifizetések teljesítéséhez, amely

a) értéke a kétszázezer forintot nem éri el;

b) elszámolási előlegként már engedélyezésre került, vagy – a nem tervezhető kisösszegű dologi kiadásokra – ellátmány biztosítása történt;

c) fizetési számlákról a számlavezető által leemelt díj, juttatás, a külföldi pénzértékben vállalt kötelezettség árfolyamvesztesége;

d) jogerős vagy fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtható bírósági, hatósági döntésen vagy más, a fizetési kötelezettség összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét megállapító kötelező előíráson alapuló fizetési kötelezettség.

A kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele ezekben az esetekben a pénzügyi teljesítéssel egy időben történik.

Az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő kifizetések teljesítésére (érvényesítés, utalványozás) és nyilvántartására az írásbeli kötelezettségvállalásra vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.

4.12 A kötelezettségvállalás értékének meghatározásához – a fedezet meglétének vizsgálatához – számba kell venni minden, a tervezett kötelezettségvállalásból adódó fizetési kötelezettséget, még abban az esetben is, ha valamely fizetési kötelezettség bekövetkezése bizonytalan vagy külön jövőbeni nyilatkozattól függ. Ha a fizetési kötelezettség jövőbeni mértéke nem határozható meg pontosan, a körülmények és az előző évek tapasztalatainak gondos mérlegelése alapján az adott piaci, gazdasági, társadalmi körülmények között – az észszerű gazdálkodás mellett – reális legmagasabb összegű kötelezettséget kell feltételezni.

4.13 A kötelezettségvállalást követően gondoskodni kell annak nyilvántartásba vételéről, és a kötelezettségvállalás értékéből a költségvetési év és az azt követő évek szabad előirányzatait terhelő rész lekötéséről.

4.14 A kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege, továbbá biztosítja a beszámolási kötelezettséghez szükséges meghatározott adatokat. A kötelezettségek nyilvántartása integrált pénzügyi-számviteli rendszerben (Forrás.NET) történik. A kötelezettségvállalást a nyilvántartásba vétel során a rendszer egyedi beazonosíthatóságot biztosító sorszámmal látja el. A kötelezettségvállalás könyvelése az Áhsz. előírásai szerint történik. A kötelezettségvállalás módosulása, meghiúsulása, megszűnése esetén a gazdálkodási jogkörrel rendelkező szervezeti egységeknek haladéktalanul értesíteni kell a GFO-t, aki gondoskodik a nyilvántartásban szereplő adatok módosításáról, törléséről.

4.15 A kötelezettségvállalást a létrejött írásbeli dokumentum alapján a GFO munkatársai veszik kötelezettségvállalás-nyilvántartásba a Forrás.NET rendszerben.

4.16 Olyan kötelezettséget, amelynek a pénzügyi kihatása a rendelkezésre álló keretet meghaladja, az e jogkörrel rendelkező személy nem vállalhat.

4.17 Az Igazgatás nevében kötelezettséget vállalni kizárólag csak

a) közbeszerzési szakmai alapú felülvizsgálatot követően,

b) jogi ellenőrzést (jogi ellenőrzésen a 6.4.1. pontban rögzített eljárást kell érteni), illetve jogi ellenjegyzést követően,

c) pénzügyi ellenjegyzés után,

a pénzügyi teljesítés esedékességét megelőzően, írásban lehet.

5. Kötelezettségvállalás előzetes engedélyezési folyamata

5.1 Kötelezettségvállalásra az igazgatási és az Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai keretek esetében a szakmai javaslattevő szervezeti egységek vezetői tesznek javaslatot a kötelezettségvállalási jogkörrel rendelkező személy részére.

5.2 A szakmai javaslattevő szervezeti egységek vezetője felelős

a) a kötelezettségvállalás szükségességéért, indokoltságáért;

b) a kötelezettségvállalás határidőben történő kezdeményezéséért;

c) a kezdeményezés szakmai tartalmáért;

d) a kötelezettségvállalás előkészítése során, az azt megelőző eljárásban az ÉKM szakmai érdekeinek érvényesítéséért;

e) a színlelt szerződés tilalmának a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvényben foglaltak betartásáért;

f) azért, hogy az általa javasolt szerződő fél jogosult a szerződés tárgyát képező feladat ellátására, illetve szolgáltatás nyújtására.

5.3 Kötelezettségvállalás az alábbi dokumentumokkal jöhet létre:

a) kinevezési okirat, munkaszerződés, miniszteri vagy államtitkári elismerés, célfeladat kiírás, többletfeladat kiírás, tanulmányi szerződés,

b) szerződés (vállalkozási, megbízási, keretszerződés, szolgáltatási szerződés, felhasználási szerződés, adásvételi szerződés) megkötése,

c) megrendelés és annak partner általi visszaigazolása,

d) megállapodás,

e) kisösszegű kifizetés elszámolása (utólag) útján,

f) külföldi kiküldetést kezdeményező dokumentum,

g) belföldi kiküldetés,

h) beszerzési/közbeszerzési eljárás megindításához a GFO által kiadott fedezetigazolás.

5.4 Az 5.3 pont a) alpontjához kapcsolódó kötelezettségvállalási dokumentumok elkészítésére a hatályos Közszolgálati Szabályzat előírásait kell alkalmazni.

5.5 A szakmai javaslattevő szervezeti egység vezetője külön feljegyzésben előzetes engedélykérést készít a kötelezettségvállalási jogkörrel rendelkező személy részére, aki

a) igazgatási keretek esetében a közigazgatási államtitkár,

b) Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai keretek esetében a szakterületért felelős államtitkár.

5.6 A szakmai javaslattevő szervezeti egység vezetője által készített feljegyzésben röviden ismertetni szükséges

a) a kötelezettségvállalás célját, melynek összhangban kell lennie az ÉKM átfogó céljaival és annak az előirányzatnak a rendeltetésével, amelyből a finanszírozás megvalósul,

b) a felhasználni tervezett nettó összeget és annak áfa-tartalmát, az előirányzat/projekt ügyletkódját,

c) a kötelezettségvállalás eredményeként teljesítésre kerülő termékek/szolgáltatások meghatározását egzakt, mérhető módon,

d) annak igazolását, hogy a teljesítéssel megbízott partner alkalmas a termék/szolgáltatás határidőben és az elvárt minőségi/mennyiségi feltételekkel történő teljesítésére,

e) a teljesítési árat és annak alátámasztását; a teljesítési árnak a partner által szállított termékkel/szolgáltatással és a teljesítés egyéb feltételeivel (pl. határidő) arányban kell állnia, amit a piacon elfogadott árak figyelembevételével, több ajánlat bekérésével, számításokkal vagy az ajánlati ár megítélésére alkalmas bármilyen egyéb módszer használatával a szakmai javaslattevő szervezeti egység köteles alátámasztani.

5.7 A szakmai javaslattevő szervezeti egység vezetőjének a kötelezettségvállalás előkészítése során a Közbeszerzési Főosztály bevonásával előzetes beszerzési, közbeszerzési vizsgálatot kell kezdeményeznie a megfelelő beszerzési, közbeszerzési eljárás megállapításának érdekében.

a) A szakmai javaslattevő szervezeti egység vezetője – még a kötelezettség kötelezettségvállaló általi engedélyezését megelőzően – köteles az előzetes kötelezettségvállalási javaslatot és az azt alátámasztó dokumentumokat beszerzési, közbeszerzési szakmai vizsgálat céljából a Közbeszerzési Főosztály részére megküldeni.

b) A Közbeszerzési Főosztály a tervezett kötelezettségvállalás dokumentumait a Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzat vonatkozó függeléke szerinti közbeszerzési nyilatkozat alapján, az adott beszerzést – az ÉKM egyéb visszterhes beszerzéseivel összevetve – közbeszerzési szempontból vizsgálja, az alábbi szempontok alapján:

– közbeszerzési értékhatár alatti, vagy

– a Kbt. hatálya alá nem tartozó (így különösen Kbt. kivételi körbe sorolható), vagy

– a Kbt. hatálya alá tartozó, vagy

– a Kbt. valamely végrehajtási rendelete vagy más jogszabály által előírt speciális beszerzési eljárás hatálya alá tartozó

beszerzésnek minősül.

c) Amennyiben a tervezett kötelezettségvállalás a Közbeszerzési Főosztály álláspontja szerint a Kbt. vagy a Kbt. valamely végrehajtási rendelete, továbbá más jogszabály által előírt speciális beszerzési rendszer hatálya alá tartozik, annak kezdeményezése és megvalósítása az ÉKM Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatában foglalt eljárásrend szerint történik.

d) Amennyiben a tervezett kötelezettségvállalás a Közbeszerzési Főosztály álláspontja szerint nem tartozik a Kbt. hatálya alá, összege azonban nettó 2 millió forintot meghaladó, a beszerzés kezdeményezése és megvalósítása szintén az ÉKM Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatában foglalt eljárásrend szerint történik.

5.8 A kötelezettségvállalásra történő javaslattételt megelőzően a szakmai javaslattevő szervezeti egység – a Közbeszerzési Főosztály bevonásával – vizsgálni köteles a kötelezettségvállalásnak

a) a Nemzeti Kommunikációs Hivatal jogállásáról és a kormányzati kommunikációs beszerzésekről szóló 162/2020. (IV. 30.) Korm. rendelet hatálya alá tartozását, illetve az NKOH előzetes engedélyének szükségességét,

b) a Nemzeti Hírközlési és Informatikai Tanácsról, valamint a Digitális Kormányzati Ügynökség Zártkörűen Működő Részvénytársaság és a kormányzati informatikai beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet hatálya alá tartozását, illetve a DKÜ előzetes engedélyének szükségességét,

c) a büntetés-végrehajtási szervezet részéről a központi államigazgatási szervek és a rendvédelmi szervek irányában fennálló egyes ellátási kötelezettségekről, a termékek és szolgáltatások átadás-átvételének és azok ellentételezésének rendjéről szóló 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet hatálya alá tartozását,

d) a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet hatálya alá tartozását.

5.9 Amennyiben megállapítható, hogy az adott beszerzési igény az 5.8 pontban felsorolt Korm. rendeletek valamelyikének alapján valósítható meg, a szükséges nyilatkozat, engedély beszerzése – a Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatban foglaltakkal összhangban – az alábbiak szerint történik:

a) a Közbeszerzési Főosztály szerzi be a DKÜ, NKOH engedélyt;

b) a kötelezettségvállalást indító szakmai szervezeti egység szerzi be a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) engedélyét;

c) a 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó beszerzés esetén, az ajánlatkérési feladatok, beszerzési igények felméréséért, továbbá a beszerzés nyomon követéséért, illetve a BVOP Központi Ellátó Szerve által kijelölt gazdasági társasággal történő ellátási szerződés megkötéséért a Szervezetbiztonsági és Iratkezelési Főosztály a felelős;

d) a nemzetközi utazásszervezések körébe tartozó szolgáltatás igénybevétele esetén a megrendelést az utazást kezdeményező szakterület, az SzMSz szerinti utazásszervezési feladatokat ellátó szervezeti egység részére közvetlenül megküldendő feljegyzéssel és a kapcsolódó, jóváhagyott és ellenjegyzett útindító dokumentumokkal kezdeményezi. A megrendelést az SzMSz szerinti utazásszervezési feladatokat ellátó szervezeti egység, a szolgáltatók vonatkozó ajánlatait tartalmazó, központosított közbeszerzés keretében működő online utazási foglalási rendszer útján valósítja meg.

5.10 Amennyiben a tervezett kötelezettségvállalás a Kbt. vagy a Kbt. valamely végrehajtási rendelete, továbbá más jogszabály által előírt speciális beszerzési rendszer hatálya alá tartozik, a szakmai javaslattevő szervezeti egység vezetője – vagy kijelölt munkatársa – a kötelezettségvállalás előkészítése során a GFO bevonásával előzetes fedezet vizsgálatot kezdeményez a fedezet rendelkezésre állásának megállapítása érdekében a 4. függelék szerint.

5.11 A Kbt. vagy a Kbt. végrehajtási rendeletei, továbbá más jogszabály által előírt speciális beszerzési rendszer hatálya alá nem tartozó beszerzések esetén, amennyiben a beszerzés értéke meghaladja a nettó 2 millió forintot, a kötelezettségvállalás kizárólag minimum három árajánlat bekérését követően történhet. Az árajánlatkérés részletszabályait az ÉKM Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzata tartalmazza. A szakmai javaslattevő szervezeti egység által elfogadott árajánlat a kötelezettségvállalás dokumentumának mellékletét képezi.

5.12 Informatikai, valamint infokommunikációs tárgyú visszterhes beszerzés kezdeményezése esetén, a szakmai javaslattevő szervezeti egység vezetőjének a tervezett kötelezettségvállalás dokumentumát a Szervezetbiztonsági és Iratkezelési Főosztály részére a kötelezettségvállalást megelőzően szakmai felülvizsgálat céljából meg kell küldenie.

5.13 A kötelezettségvállalás előzetes dokumentumaihoz minden esetben kötelezően csatolni szükséges a Közbeszerzési Főosztály által kiállított közbeszerzési nyilatkozatot.

5.14 A közbeszerzési nyilatkozaton a Közbeszerzési Főosztály elvégzi a tervezett kötelezettségvállalással érintett beszerzés közbeszerzési szempontú minősítését.

6. Kötelezettségvállalás folyamata

6.1. Kötelezettségvállalás előzetes engedélyezési folyamatának pozitív eredménnyel – kötelezettségvállalási jogkörrel rendelkező személy engedélye, illetve a szükséges beszerzési, közbeszerzési eljárás lebonyolítása után – történő zárását követően a szakmai javaslattevő szervezeti egység vezetője intézkedik az igazgatási vagy az Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai keretek terhére kötendő kötelezettségvállalási dokumentum elkészítéséről, melyek az alábbiak lehetnek:

a) szerződés,

b) megrendelés.

6.2. A kötelezettségvállalás dokumentumán minden esetben fel kell tüntetni a szakmai ügyirat számát (iktatószám).

6.3. Az ÉKM részéről kötelezően alkalmazandó szerződésmintákat a jogi szakterület teszi közzé.

6.4.1 A kötelezettségvállalás dokumentumának jogi ellenőrzése – a 6.5. pontban foglaltak kivételével – kötelező. Amennyiben a Szabályzat eltérően nem rendelkezik, a jogi ellenőrzés a jogi szakterület feladata.

a) A szakmai javaslattevő szervezeti egység vezetőjének a szerződés (megállapodás) megkötése előtt előzetesen be kell szereznie a jogi ellenőrzést tanúsító aláírást.

b) A szakmai javaslattevő szervezeti egység vezetőjének a szerződéskötés tervezett időpontjára, illetve a szerződésben meghatározott kötelezettségek teljesítésének kezdő időpontjára is figyelemmel a szerződéstervezetet – ideértve a módosítást is, – úgy kell jogi ellenőrzésre megküldeni, hogy a megalapozott írásbeli vélemény elkészítésére, illetve az esetleges korrekció átvezetését követő ismételt véleményezésre, továbbá a jogi ellenőrzésre 5 munkanap biztosított legyen.

c) Amennyiben a szerződés nem a közzétett minta alapján készült, a jogi ellenőrzésre rendelkezésre álló idő 10 munkanap.

d) A jogi ellenőrzés annak igazolása, hogy a szerződés (megállapodás) nem ellentétes a vonatkozó jogszabályok és közjogi szervezetszabályozó eszközök rendelkezéseivel. A jogi ellenőrzést tanúsító aláírásra az ÉKM ügyvédi kamarában bejegyzett jogtanácsosai jogosultak.

e) A jogi ellenőrzés tanúsítója a jogi ellenőrzés során a szerződés mellékletét képező dokumentumok meglétét, megfelelőségét, a szerződéssel való összhangját is vizsgálja.

6.4.2 A jogi ellenőrzést tanúsító aláírásra nem utasítható.

6.4.3 Amennyiben az SzMSz nem tartalmaz eltérő rendelkezést, a közbeszerzési szerződések esetében a szerződés elkészítése, valamint annak jogi ellenőrzése a közbeszerzési terület feladata.

6.4.4 Az állami építési beruházás előkészítése vagy megvalósítása érdekében készült, nem közbeszerzési eljárás alapján keletkezett szerződések esetében a jogi ellenőrzést az SzMSz szerinti feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egység végzi el. Amennyiben az SzMSz nem tartalmaz eltérő rendelkezést, ezeknek a szerződéseknek az ellenőrzését a jogi szakterület látja el.

6.5. Amennyiben a kötelezettségvállalás dokumentuma megrendelés, úgy annak jogi ellenőrzése nem szükséges. A megrendelés mintáját az 5. függelék tartalmazza.

6.6. A szakmai javaslattevő szervezeti egység vezetője az igazgatási vagy az Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai keretek terhére kötendő tervezett kötelezettségvállalás dokumentumát és annak mellékleteit, kapcsolódó anyagait feljegyzés kíséretében aláírás céljából megküldi a kötelezettségvállalási jogkörrel rendelkező személy részére.

a) A kötelezettségvállalás aláírásához szükséges feljegyzésnek tartalmaznia kell az eseményt/feladatot, az időpontot, egyéb fontos információkat. A feljegyzésen kötelezettségvállalási jogkörrel rendelkező személy részéről semmilyen aláírásra nincs szükség, hiszen a kötelezettségvállalás dokumentuma (szerződés, megrendelés stb.) kerül általa aláírásra.

b) Szerződés esetében csatolni szükséges a szerződésben foglalt mellékleteket (pl. aláírási címpéldány, cégkivonat, egyéni vállalkozói igazolvány másolata), az árajánlatokat (kivéve a közbeszerzési szerződések, melyek esetében a közbeszerzési eljárás iratanyagát a terjedelem miatt nem szükséges csatolni, az eredeti iratanyag a Közbeszerzési Főosztályon rendelkezésre áll) és minden olyan dokumentumot, amely alátámasztja a kötelezettségvállalást (meghívó, előzetes jóváhagyás, e-mailes előzmények, feljegyzések, levelek stb.).

c) Megrendelés esetében csatolni szükséges a megrendelés alapját képező dokumentumokat (előzetes árajánlat, költségkalkuláció, képzési terv, jelentkezési lap stb.).

6.7. A szakmai javaslattevő szervezeti egység vezetője az igazgatási vagy az Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai keretek terhére kötendő tervezett kötelezettségvállalás dokumentumát, amennyiben a kötelezettségvállalás dokumentuma szerződés, jogi ellenőrzés céljából a Jogi, Koordinációs és Nemzetközi Ügyekért Felelős Helyettes Államtitkári Titkárság részére, majd pénzügyi ellenjegyzés céljából a GFO részére küldi meg.

Közbeszerzési szerződések esetén a szerződés előkészítését, valamint jogi ellenőrzését a Közbeszerzési Főosztály, az állami építési beruházás előkészítése vagy megvalósítása érdekében készült, nem közbeszerzési eljárás alapján keletkezett szerződések esetében pedig a jogi ellenőrzést az SzMSz szerinti feladat és hatáskörrel rendelkező szervezeti egység végzi, melyet követően a szerződést pénzügyi ellenjegyzés céljából a GFO-ra továbbítja.

Megrendelés esetén a kötelezettségvállalás dokumentumát csak pénzügyi ellenjegyzés céljából kell a GFO-ra megküldeni.

6.8. A kötelezettségvállalási folyamat utolsó előtti lépése a kötelezettségvállalási jogkörrel rendelkező személy aláírása a kötelezettségvállalási dokumentumon.

6.9. A kötelezettségvállalási folyamat utolsó lépése a kötelezettségvállalás partner általi aláírása, megrendelés esetén a partner általi visszaigazolása.

6.10. Megrendelés esetén a partner általi visszaigazolás elektronikus formában is teljesíthető. A szakmai javaslattevő szervezeti egység vezetőjének felelőssége az Ávr. előírása szerinti visszaigazolt megrendelést megőrizni és az esetleges ellenőrzések során az ellenőrök részére bemutatni.

6.11. A szakmai javaslattevő szervezeti egység vezetőjének gondoskodnia kell arról, hogy a minden fél által aláírt szerződés és a hozzá kapcsolódó közbeszerzési nyilatkozat 1 eredeti példánya, valamint a Megrendelés és a hozzá kapcsolódó közbeszerzési nyilatkozat 1 eredeti példánya az aláírást követően 5 munkanapon belül a GFO részére megküldésre kerüljön.

7. Kötelezettségvállalásra jogosultak köre

7.1 Az igazgatási és az Igazgatáson elkülönített szakmai keretek terhére a miniszter, a közigazgatási államtitkár mint a hivatali szerv vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy vállalhat kötelezettséget az 1. függelék alapján.

7.2 Az Igazgatáson elkülönített szakmai keretek tekintetében a kötelezettségvállalási jogkört az összegtől függetlenül a szakterületért felelős államtitkár gyakorolja, akadályoztatása esetén pedig az általa írásban kijelölt helyettes államtitkár.

7.3 Fejezeti előirányzat terhére az Igazgatásra leadandó szakmai előirányzat terhére fizetendő összegek Igazgatás általi megelőlegezéséhez a közigazgatási államtitkár engedélye szükséges.

7.4 Kormányzati szolgálati jogviszony vagy munkaviszony létesítése esetén az ÉKM Közszolgálati Szabályzata szerint kell eljárni.

7.5 Az ÉKM foglalkoztatottjai részére nyújtható szociális jellegű juttatások, krízistámogatás esetében a kötelezettségvállalói jogkört a Közszolgálati Szabályzatban meghatározott személy gyakorolja.

7.6 Külföldi kiküldetések esetén a Külföldi Kiküldetési Szabályzatban foglaltakat kell alkalmazni.

8. Kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése

8.1 Kötelezettséget vállalni kizárólag gazdasági eseményenként, írásban az Ávr. 55. § (3) bekezdése szerinti képesítéssel rendelkező foglalkoztatott ellenjegyzése után, a pénzügyi esedékességet megelőzően lehet.

8.2 Pénzügyi ellenjegyzés nélkül az igazgatási és az Igazgatáson elkülönítetten kezelt szakmai kereteket terhelő gazdasági kihatású kötelezettség nem vállalható, követelés nem írható elő, és ilyen intézkedés nem tehető.

8.3 Előzetes pénzügyi ellenjegyzés nélkül vállalt kötelezettségekkel kapcsolatos felelősséget a jogellenesen eljáró foglalkoztatott viseli.

8.4 A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése kizárólag a kötelezettségvállalást megelőzően, de a közbeszerzési kontrollt és – szerződések, megállapodások esetében – a jelen szabályzatban foglaltak szerinti jogi ellenőrzést követően történhet.

8.5 A pénzügyi ellenjegyzésnek, amennyiben a IV. Fejezet 4. pont 4.11 alpontja alapján előzetes kötelezettségvállalási dokumentum készítése nem szükséges, utalványozás előtt írásban kell megtörténnie.

8.6 A pénzügyi fedezet meglétét ügyletkód szintjén, kiemelt előirányzatonként kell vizsgálni.

8.7 A pénzügyi ellenjegyzőnek meg kell győződnie arról, hogy

a) a kötelezettségvállalás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat;

b) a szabad előirányzat rendelkezésre áll-e;

c) a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelkezésre áll-e,

d) a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet,

e) a pénzügyi fedezet a tervezett kifizetés időpontjában biztosított-e.

8.8 A pénzügyi ellenjegyzést a kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi ellenjegyzés dátumának és a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni.

8.9 Amennyiben a kötelezettségvállalás javaslata nem felel meg a kötelezettségvállalás általános szabályainak, és a kötelezettségvállalás javaslattevője a pénzügyi ellenjegyző észrevételei ellenére fenntartja javaslatát, a pénzügyi ellenjegyző erről 3 napon belül írásban tájékoztatja a kötelezettségvállalót. Ha a kötelezettségvállaló az írásbeli tájékoztatás ellenére – szintén írásban – ellenjegyzésre ad utasítást, a pénzügyi ellenjegyző köteles az utasításnak eleget tenni, a kötelezettségvállalás dokumentumán „a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése utasításra történt” záradékkal ellátni, és erről haladéktalanul, írásban értesíteni kell a közigazgatási államtitkárt, aki 8 munkanapon belül megvizsgálja a bejelentést, és – szükség esetén – kezdeményezi a felelősségre vonást.

8.10 A kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetője köteles gondoskodni a nem magyar nyelven elkészített szerződéstervezet – szükség szerinti – fordításáról. A nem magyar nyelvű szerződések és megállapodások esetén a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzés, továbbá a jogi ellenőrzés feltétele azok kétnyelvű változatban történő rendelkezésre bocsátása.

9. Kötelezettségvállalások módosítása és törlése

9.1 Kötelezettségvállalás dokumentumának módosítása szükséges az alábbi esetekben:

a) a kötelezettségvállalás dokumentumának meghatározó adataiban (a megrendelt termék, szolgáltatás összetétele, tartalma, pénzügyi ellenérték, teljesítési határidő, egyéb teljesítési feltételek) változás áll be,

b) jogszabályi változás történik (pl. adótörvények változása).

9.2 A kötelezettségvállalás módosításáról, módosulásáról a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetője köteles haladéktalanul tájékoztatni a GFO-t és a Közbeszerzési Főosztályt.

9.3 Szerződésmódosítás esetén a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetője köteles haladéktalanul tájékoztatni a jogi szakterületet is.

A közbeszerzési szerződések szerződésmódosításának előkészítése és az aláírási folyamat lebonyolítása a Közbeszerzési Főosztály feladata.

9.4 A kötelezettségvállalások módosításának eljárásrendje megegyezik a kötelezettségvállalás során alkalmazott eljárással.

9.5 Abban az esetben, ha a kötelezettségvállalás hatálya lejárt, és a kötelezettségvállalás teljesítése meghiúsult, vagy a nyilvántartásba vett összegnél alacsonyabb értékben teljesült, a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetője a fel nem használt keret más célra történő felhasználásáról vagy törléséről („keretfelszabadítás”) a GFO részére – az újbóli felhasználás lehetősége miatt – folyamatosan, írásban rendelkezik. Amennyiben a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetőjének nyilatkozata alapján módosított, illetve a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetőjének nyilatkozata alapján törölt kötelezettségvállalással kapcsolatban a szerződő fél / szállító fizetési igénnyel lép fel, a fizetési kötelezettség a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység következő évi költségvetését terheli.

10. Szakmai teljesítésigazolás

10.1 A feladat teljesítését követően, a szakmai teljesítésigazolás során ellenőrizhető dokumentumok alapján ellenőrizni és igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magába foglaló kötelezettségvállalás esetében – ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes – annak teljesítését. A szakmai teljesítés igazolását annak a személynek kell elvégeznie, aki a szakmai teljesítésről információval rendelkezik, és a teljesítésigazolásra jogosult. A szakmai teljesítésigazolás az érvényesítés alapja. Szakmai teljesítésigazolás hiányában érvényesítés és pénzügyi teljesítés nem történhet meg.

10.2 A szakmai teljesítésigazolás során a feladat megvalósítását kezdeményező szervezeti egység feladata a megvalósuló feladat szerződésszerű teljesítésének ellenőrzése, a feladat megvalósulását alátámasztó dokumentumok ellenőrzése, megőrzése, valamint a teljesítést/részteljesítést követő kifizetéshez szükséges szakmai teljesítésigazolás kiállítása.

10.3 A szakmai teljesítésigazolónak meg kell győződnie arról, hogy az áru, a szolgáltatás a megrendelésben, a szerződésben meghatározott határidőre, mennyiségben és minőségben, ellenőrizhető módon leszállításra, átadásra, illetve a feladat szerződésszerűen végrehajtásra került. Ennek alapján a teljesítésigazoló igazolja

a) a foglalkoztatás, a beszerzés, a szolgáltatás igénybevételének, a felújítási, beruházási tevékenység elvégzésének szükségességét,

b) a teljesítés (megfelelő mennyiségben és minőségben, határidőre való) megtörténtét;

c) részteljesítés esetén az adott részre vonatkozó műszaki-szakmai tartalomnak való megfelelését, illetve megtörténtét.

10.4 Főszabály szerint a számla kiállítását megelőzően kell a teljesítést igazolni.

10.5 A számla kiállítása előtti szakmai teljesítésigazolás a következő esetekben nem kötelező:

a) külföldi/belföldi kiküldetések,

b) egyedi képzéshez kapcsolódó szállítói számlák,

c) közüzemi, távközlési díjak számlái,

d) elektronikus, papír-, egyéb bankköltségek (pl. számlavezetési díj),

e) közbeszerzési hirdetmény feladási díj, EKR rendszerhasználati díj, illetve az NKOH-s, a DKÜ-s eljárások lefolytatásáért fizetendő beszerzési díj,

f) késedelmi kamatok, bírságok, illetékek,

g) perköltségek,

h) regisztrációs díjak,

i) tagdíjak.

10.6 Utólagos szakmai teljesítésigazolás kiállítása szükséges

a) a vezetői reprezentációs kiadások,

b) a 200 000 Ft-ot meg nem haladó egyedi áru- és szolgáltatásbeszerzés

esetében.

10.7 A szakmai teljesítésigazoló köteles a teljesítésigazolás alapjául szolgáló dokumentumok (tanulmány, jegyzőkönyv, jelenléti ív stb.) megőrzésére az adott ügyre vonatkozó iratmegőrzési szabályok szerint, valamint ellenőrzés esetén a megőrzött dokumentumok bemutatására.

10.8 A szakmai teljesítésigazolás dokumentumai

a) A szakmai teljesítésigazolás kiadása termékvásárlás esetében különösen a következő bizonylatok alapján történhet:

aa) Tanulmányok (szellemi termék): nyomtatott példány, illetve elektronikus adathordozón rögzített változat,

ab) Szoftverek, tárgyi eszközök: szállítólevél, átadás-átvételi jegyzőkönyv, licencigazolás,

ac) Könyvek, kiadványok, brosúrák, szórólapok, egyéb nyomdai termékek, dekorációs és marketing- eszközök: a legyártott termékekből egy-egy minta megőrzése szükséges, valamint a teljes készlet legyártását, átvételét és átadását igazoló jegyzőkönyv/szállítólevél.

b) Tanácsadás, szakértői és egyéb szellemi tevékenység szolgáltatás esetén az alábbiak szerint felsorolt bizonylatok alapján történhet:

ba) Tanácsadás, szakértői munka esetén: írásos beszámoló az elvégzett tevékenységről, a szakértői tanulmány, vélemény, állásfoglalás csatolása nyomtatott, illetve elektronikus adathordozón rögzített formában, munkaidő-kimutatás, amely az előző időszakban végzett tevékenységek időráfordítását részletezi, emlékeztető, feljegyzés, e-mail, mely tartalmazza a konzultációk, szóbeli egyeztetések (telefonos vagy személyes konzultációk) időpontjait, résztvevőit, jelenléti ív,

bb) Szervezői tevékenység (rendezvény-, konferenciaszervezés) esetén a résztvevők listája, program, jelenléti ív, sajtóanyagok, fotó/audio/videó, meghívó, házon belüli, csak cateringet igénylő rendezvények esetében szállítólevél,

bc) Szakmai továbbképzésen, egyéb képzésen/rendezvényen való részvétel esetén: nyomtatott vagy elektronikus adathordozón rögzített formában a (tovább)képzés/rendezvény programja és amennyiben releváns, a (tovább)képzés/rendezvény anyaga; a képző intézmény/rendező által kiállított részvételt igazoló dokumentum, ha releváns, a (tovább)képzés sikeres elvégzését igazoló dokumentum; ÉKM által szervezett belső (tovább)képzés/rendezvény esetén a képző/rendező szervezet által vezetett jelenléti ív érintett személyre vonatkozó része,

bd) Fordítás, tolmácsolás esetén: a szöveg – forrás- és célnyelv szerinti – nyomtatott példánya, illetve elektronikus adathordozón rögzített változata, karakterszám igazolása (word statisztika), tolmácsolási lap, lektorálás esetén lektori jelentés,

be) Kommunikációs tevékenység esetén: újságcikk, tv-videofelvétel, digitális vagy analóg, rádió-hangfelvétel az időpont megjelölésével,

bf) Reklám esetén: igazolás a média részéről, médiafigyelő cégektől (adáslista), plakátok esetében digitális fotók,

bg) Adatrögzítés esetén: a bevitt adatmennyiség, illetve az időráfordítás igazolása,

bh) Informatikai rendszerek üzemeltetése, fejlesztése esetén: riport a rendelkezésre állásról, szolgáltatási jelentés.

c) Tanulmányok, értékelések esetén a szakmai teljesítésigazolónak nyilatkoznia kell, hogy a beszerzés eredménye 1 éven (12 hónapon) túl, vagy azon belül kerül hasznosításra, hasznosulásra.

d) Külföldi számla esetén gondoskodni szükséges a számla magyar nyelvre történő fordításáról.

e) Egyéb anyagjellegű vagy a működési kiadásokhoz kapcsolódó tevékenységek esetén

ea) Bérlet időtartamát igazoló bizonylat (ingó, ingatlan),

eb) Szállásköltség elszámolásánál a kiküldetési rendelvény,

ec) Utazási költség elszámolásánál, hivatalos út esetén az utazást igazoló dokumentum (menetjegy, bérlet stb.), a kiküldetési rendelvény,

ed) Gépkocsihasználat elszámolásánál útnyilvántartás, menetlevél, kiküldetési rendelvény, megállapodás a munkavállaló és a munkáltató között,

ee) Utazási költség elszámolásánál munkába járás esetén az utazást igazoló dokumentum (menetjegy, bérlet, kilométer-elszámolás),

ef) Továbbszámlázott rezsiköltségnél az elszámolni tervezett költségek kimutatásai, költségmegosztás-számítás esetén annak módszertanával (vetítési alap, arányszámok) alátámasztva.

10.9 A szakmai teljesítésigazolás a 6., 7., illetve 8. függelék alapján történhet. Az igazolásnak minden esetben tartalmaznia kell a szakmai teljesítésigazolásra utaló kifejezést, a dátumot és a szakmai igazoló aláírását, a szállító megnevezését, a számla sorszámát és végösszegét.

10.10 A szakmai teljesítés igazolására elsősorban a kötelezettségvállaló vagy az általa kijelölt személy jogosult. Szakmai teljesítésigazolásra kijelölhető az a személy, aki a munkát elrendelte, a megrendelést kezdeményezte, illetve a megállapodásban vagy a szerződésben szakmai teljesítésigazolásra felhatalmazott.

10.11 Az igazgatási és az Igazgatáson elkülönítetten kezelt szakmai keretek felhasználásának szakmai teljesítésigazolására jogosult személyeket az 1. függelék tartalmazza.

11. Érvényesítés

11.1 Az érvényesítés a kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt a jogosultság, az összegszerűség, a fedezet meglétének, az előírt alaki követelmények betartásának dokumentumok alapján történő ellenőrzése.

11.2 Az érvényesítés a szakmai teljesítésigazoláson alapul, utalványozás előtt minden pénzügyi bizonylatot érvényesíteni kell.

11.3 Érvényesítés a számla beérkezését követő, de az elvégzett munka, a szállított anyag, áru, a teljesített szolgáltatás kifizetését, illetve a bevételek beszedését megelőző ellenőrző tevékenység.

11.4 A szakmai teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy a megelőző ügymenetben az Áht., az Ávr. és az Áhsz. előírásait, továbbá a belső szabályzatokban foglaltakat betartották-e.

11.5 Az érvényesítés során felül kell vizsgálni, hogy a bizonylatok megfelelnek-e az alaki és tartalmi követelményeknek.

11.6 A jogkör gyakorlása keretében

a) meg kell győződni arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat biztosítja-e a fedezetet,

b) vizsgálni kell a teljesítés szakmai igazolásának rendelkezésre állását, valamint azt, hogy a teljesítés szakmai igazolás tartama összhangban áll-e a kötelezettségvállalás dokumentumával,

c) ellenőrizni kell, hogy a számla a kötelezettségvállalás dokumentumával, illetve a szakmai teljesítésigazolással összhangban került-e kiállításra,

d) vizsgálni kell, hogy az áruról, illetve a szolgáltatásról kiállított számla alaki szempontból megfelel-e az előírásoknak (szállító neve, adószáma, bankszámlaszáma, az áru, illetve szolgáltatás megnevezése, illetve áfatartalma), és olvasható módon legyen feltüntetve,

e) ellenőrizni kell a számla összegszerűségét,

f) amennyiben a számla akár alaki, akár összegszerűségében kifogásolható, úgy a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység illetékes munkatársa vagy a GFO pénzügyi referense intézkedik a számla kibocsátója felé a számla javításáról, illetve helyesbítő számla beszerzéséről,

g) az áru átvételének, illetve a szolgáltatás elvégzésének igazolását, azaz a szakmai teljesítésigazolást csatolni kell a számlához,

h) eszköz beszerzésekor a nyilvántartásba vételt igazolni kell, csatolva a beszerzési, illetve az állományba vételi bizonylatot.

11.7 Érvényesítést csak a GFO ezzel írásban megbízott, az Ávr. 55. § (3) bekezdése szerinti képesítéssel rendelkező, a 2. függelékben nevesített foglalkoztatottja végezhet.

12. Utalványozás

12.1 Utalványozás a szakmai teljesítésigazolást és érvényesítést követő gazdasági tevékenység, amely a kiadások teljesítésének és a bevételek beszedésének elrendelését jelenti.

12.2 A bevételi előirányzatok javára bevételt elszámolni és a kiadási előirányzatok terhére kifizetést elrendelni – az Ávr.-ben meghatározott kivételekkel – utalványozás alapján lehet.

12.3 Kiadási előirányzatok terhére történő utalványozásra a szakmai teljesítésigazolást és az annak alapján végrehajtott érvényesítést követően kerülhet sor.

12.4 Utalványozni csak az érvényesített okmányra rávezetett vagy külön írásbeli rendelkezéssel (a továbbiakban: utalványrendelet) lehet.

Az utalványozás csak az érvényesítésre jogosult személy aláírásával együtt érvényes.

12.5 Az utalványozás utalványrendelettel történik a 9., illetve 10. függelék alapján. Az utalványrendelet külön írásbeli rendelkezés, amely tartalmazza

a) a rendelkezőnek és a rendelkezést végrehajtónak a megnevezését;

b) az „utalvány” szót;

c) a költségvetés évét;

d) a befizető és a kedvezményezett megnevezését, címét, bankszámlájának számát;

e) a fizetés időpontját, módját és összegét;

f) a megterhelendő, jóváírandó bankszámla számát és megnevezését;

g) a keltezést, valamint az utalványozó és az érvényesítő, az ellenjegyző, valamint a könyvelő aláírását;

h) az érintett főkönyvi számlaszámot;

i) a kötelezettségvállalás-nyilvántartásba vétel sorszámát.

12.6 Az utalványozást külön írásbeli rendelkezésen (utalványrendelet) kell elvégezni, melyet a Forrás.NET rendszerben kell előállítani.

12.7 Nem kell utalványozni

a) a közigazgatási hatósági határozaton alapuló, az egységes rovatrend B3 Közhatalmi bevételek rovatain elszámolandó bevételek beszedését, és az egységes rovatrend B401 Készletértékesítés ellenértéke, B402 Szolgáltatások ellenértéke és B403 Közvetített szolgáltatások ellenértéke rovatain elszámolandó bevételeket,

b) a fizetési számla vezetésével és az azon végzett műveletekkel kapcsolatban a számlavezető által felszámított díjakat, költségekkel kapcsolatos kiadásokat,

c) az egységes rovatrend B813 Maradvány igénybevétele rovatain elszámolandó bevételek teljesítését.

12.8 A külföldi devizanemben utalványozott összeg forintértékét a terhelési értesítő alapján kell figyelembe venni, az utalványt haladéktalanul ki kell állítani, amint a Számlavezető Rendszerben a banki kivonat elérhetővé válik.

13. Utalványozás ellenjegyzése

13.1 Az Ávr. ugyan nem írja elő kötelező érvénnyel az utalványrendelet ellenjegyzését, de a GFO-n a belső kontrolltevékenység részeként elvégzésre kerül az utalványrendeletek ellenjegyzése is.

Ellenjegyzés során meg kell győződni

a) a szakmai teljesítésigazolás és az érvényesítés megfelelő megtörténtéről,

b) az utalványrendelet mellé csatolt dokumentumok, számlák, bevételezési bizonylatok alaki és összegszerű helyességéről, meglétéről,

c) az utalványrendelet megfelelő kitöltéséről,

d) az utalványrendeleten szereplő aláírók jogosultságáról,

e) a megjelölt igazgatási és Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai ügyletkód helyességéről és az ügyletkódon lévő fedezet rendelkezésre állásáról.

13.2 Amennyiben az ellenjegyző hibát észlel, köteles az érintett GFO munkatárs felé jelezni az észlelt hibákat, aki köteles az érintett szervezeti egységgel a kapcsolatot felvenni, és gondoskodni a dokumentumok javításáról vagy pótlásáról.

13.3 Az utalványozás ellenjegyzése jogkört a 2. függelékben nevesített GFO foglalkoztatott gyakorolhatja.

14. Pénzügyi teljesítés

14.1 Átutalást indítani, pénztári kifizetést végrehajtani csak a 2. függelékben nevesített, utalványozási joggal felruházott személyek aláírásával ellátott bizonylaton, az érvényesítési és utalványozási folyamat maradéktalan végrehajtását követően lehet.

14.2 Átutalási megbízás aláírására a miniszter által jóváhagyott, a Kincstárba – bankszámlaszámonként – bejelentett személyek jogosultak.

14.3 Az átutalás történhet elektronikusan, a Kincstár által működtetett SZR rendszeren keresztül, valamint papíralapú átutalási bizonylaton, amennyiben az SZR rendszer nem elérhető.

14.4 Az Igazgatás házipénztárt működtet. A házipénztár működtetésével kapcsolatos szabályokról, az átutalások rendjéről a Pénzkezelési szabályzat rendelkezik. Pénztárból kifizetni csak a pénztáros vagy helyettese jogosult.

14.5 Az ÉKM által foglalkoztatottak illetményét a GFO csoportos átutalási megbízással a Kincstár SZR rendszerében utalja át a munkatársak pénzintézeteknél vezetett folyószámláira.

14.6 A GFO-nak a bejövő számlákat, elszámolásokat, egyéb bizonylatokat a megadott fizetési határidőre kell kiegyenlítenie, amennyiben a számlák, elszámolások, bizonylatok és a kapcsolódó szakmai teljesítésigazolások hiánytalanul és hibátlanul, határidőben rendelkezésre állnak. Ellenkező esetben a kifizetést a teljes körű hiánypótlást követő 8 napon belül kell végrehajtani.

V. SZERZŐDÉSKÖTÉSRE VONATKOZÓ SPECIÁLIS SZABÁLYOK

1. Szerződéskötés, megrendelés általános szabályai

1.1 Szerződést kell kötni abban az esetben, ha

a) nemzetbiztonsági szempontból vagy minősített adatok védelme érdekében szükséges;

b) a szerződés tárgya a szerzői jogról szóló 1999. évi LXXVI. törvény rendelkezései értelmében szerzői jogi védelem alatt áll;

c) a szerződés értékére vagy rendszerességére tekintettel szükséges.

1.2 Nem szükséges szerződést kötni – azaz a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység megrendeléssel is kezdeményezheti a kötelezettségvállalást – a következő feltételek mindegyikének teljesülése esetén:

a) a szolgáltatás teljesítése, a termék szállítása jellegénél fogva a piacon általánosan elfogadott és ismert (sztenderd) feltételek mellett történik, és

b) a megrendelés eseti jelleggel, tárgya szerint egyszeri teljesítéssel történik, valamint

c) az ellenérték nem haladja meg a nettó 2 millió forintot.

1.3 Tilos kormánytisztviselői jogviszonyt vagy munkaviszonyt leplező szerződést kötni.

1.4 Az ÉKM alapfeladatainak ellátására polgári jogi szerződés nem köthető, de az alapfeladat ellátásához feltétlenül szükséges feladatra, az alapfeladat ellátásának biztosítására igen.

1.5 Az egyes szerződéstípusok (pl. megbízási, vállalkozási, felhasználási) alkalmazásának alapja a szerződés tárgya.

a) Megbízás esetén a más érdekében történő szakszerű és gondos tevékenység-kifejtés (pl. szaktanácsadás, tolmácsolás, ügyvédi tevékenység),

b) Vállalkozás esetében a munkával elérhető konkrét – mennyiségileg és minőségileg meghatározott – eredmény létrehozása,

c) Felhasználási szerződés esetében a szerzői mű létrehozása és arra vonatkozó felhasználási jog megszerzése, vagy már létező szerzői műre vonatkozó felhasználási jog megszerzése.

1.6 Keretszerződés terhére történő megrendelés esetén a szolgáltatóval kialakított, az 5. függeléktől eltérő formátumú nyomtatvány is alkalmazható, amennyiben tartalmazza a feladat pontos megnevezését, a teljesítés határidejét, a megrendelés ellenértékét vagy a számlázás alapjául szolgáló egységárat, a pénzügyi forrás megjelölését, a kötelezettségvállaló és pénzügyi ellenjegyző aláírását.

1.7 Az ÉKM-nél belül közzétett hatályos szerződésminták alkalmazása kötelező. A minták változásáról a jogi szakterület tájékoztatást nyújt, amely ismerteti a módosítás lényegét és indokait is.

2. Szerződéskötés folyamata

2.1 A szerződések megkötését a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység kezdeményezi.

2.2 A közbeszerzés eredményeképpen megkötendő szerződések esetében a szerződéskötés folyamatát a Közbeszerzési Főosztálynak az eljárás eredményéről szóló írásbeli összegezésnek az EKR rendszeren keresztül történő megküldését követően kell megindítania. A szerződés megkötésének időpontjára a Kbt. 131. §-ában foglaltak alkalmazandók.

2.3 A kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egységnek a nem közbeszerzési szerződéskötéshez minden olyan (elektronikus vagy papíralapú) dokumentumot mellékelnie kell, amely a szerződésben mellékletként feltüntetésre került, illetve amely a szerződés megkötését elősegíti, így különösen:

a) aláírásicímpéldány- / aláírásminta-másolat,

b) cégkivonat,

c) vállalkozói igazolvány másolata,

d) a közbeszerzési értékhatár alatti beszerzés esetén az ajánlatkérési dokumentáció (ajánlatkérés, beérkezett legalább három árajánlat, az ajánlatok elbírálására vonatkozó jegyzőkönyv, az ajánlatot benyújtók értesítése a döntésről),

e) szükség esetén kiegészítő feljegyzés a feladat indokáról, szükségességéről és a várható eredményéről,

f) részletes feladatleírás.

A másolati dokumentumokra – dátummal, aláírással – az alábbi szöveget kell rávezetni: „Az eredetivel mindenben megegyező másolat”.

2.4 A kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetőjének feladata a nem közbeszerzési szerződés jogi, pénzügyi és kötelezettségvállalói aláírásra történő előkészítése.

2.5 A nem közbeszerzési szerződést először a jogi ellenőrzést tanúsító, majd a pénzügyi ellenjegyző, végül a kötelezettségvállaló írja alá.

2.6 A nem közbeszerzési szerződés dokumentumait a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység a szerződéssel együtt, visszakereshető módon köteles megőrizni.

2.7 A nem közbeszerzési szerződés másik fél által történő aláíratásáról a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetőjének kell gondoskodnia, mely során felelős:

a) a szerződő fél képviselője személyazonosságának és aláírási jogosultságának ellenőrzéséért;

b) az aláírás dátumának feltüntetéséért.

2.8 A nem közbeszerzési szerződést a szerződő felek számához igazodó számú, eredeti (aláírt) példányban kell elkészíteni. Az ÉKM részére legalább 2 eredeti példányt kell biztosítani, amelyből egy eredeti példány a GFO-t illeti meg.

2.9 A megrendelést, mint kötelezettségvállalási dokumentumot szintén szükséges pénzügyi ellenjegyzéssel ellátni. A megrendelés kötelező tartalmi elemeit az 5. függelék tartalmazza.

2.10 A szerződéskötés eljárásrendjének be nem tartása a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetőjének Kit. szerinti fegyelmi felelősségre vonását vonhatja maga után.

3. A szerződésmódosítás szabályai

3.1 Ha a szerződés tartalmában a szerződés aláírását követően bármiféle változás következik be, a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetőjének szerződésmódosítást kell kezdeményeznie. A szerződésmódosítást a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetőjének feljegyzés formájában kell kezdeményeznie a jogi szakterületnél, illetve közbeszerzési szerződések esetén a Közbeszerzési Főosztálynál. A nem közbeszerzési eljárás eredményeképpen kötött szerződések esetében egyes adatok, így például a kapcsolattartó személye vagy a székhely megváltozása esetén elegendő egy hivatalos értesítő levél.

3.2 A módosítási kezdeményezésnek a következőket kell tartalmaznia:

a) egyértelmű utalás a szerződésre – eredeti iktatószám feltüntetésével –, amelynek módosításaként létrejön,

b) az eredeti szerződés (elektronikus vagy papíralapú) másolatának csatolása,

c) a módosítás indoklása (melyik fél kezdeményezi a módosítást, és annak mi az oka),

d) egyértelmű rögzítése annak, hogy milyen szerződési pontokban milyen tartalmi elemek változnak.

3.3 A szerződésmódosítás kezdeményezésére, elkészítésére, aláírására vonatkozó eljárási szabályok megegyeznek a jelen szabályzatban rögzített szerződéskötési szabályokkal.

4. A szerződés megszüntetésének szabályai

4.1 A szerződésben, megrendelésben foglaltak teljesítését a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetője követi nyomon, és nemteljesítés vagy hibás teljesítés esetén írásban értesíti a jogi szakterületet a szerződési biztosítékok érvényesítése, a szerződés megszüntetése vagy módosítása érdekében. Közbeszerzési szerződések esetén a fentiekről a Közbeszerzési Főosztályt kell értesíteni.

4.2 A nem közbeszerzési szerződés megszüntetését a jogi szakterületnél kell kezdeményezni, amely megvizsgálja a szerződés megszüntetésének megfelelő jogi megoldást, és elkészíti a megszüntető okiratot. A megszüntető okiratot a kötelezettségvállaló írja alá – amennyiben az pénzügyi teljesítési kötelezettséget is tartalmaz – a pénzügyi ellenőrzést követően. Közbeszerzési szerződések esetén a fentiekről a Közbeszerzési Főosztályt kell értesíteni.

4.3 Ha a megkötött nem közbeszerzési szerződést bármely okból a másik szerződő fél felmondja, vagy eláll a szerződéstől, vagy annak megszüntetését, felbontását kezdeményezi, az erre vonatkozó dokumentumot legkésőbb a kézhezvételt követő napon meg kell küldeni a jogi szakterület részére, amely elkészíti a szükséges iratokat. Közbeszerzési szerződések esetén a fentiekről a Közbeszerzési Főosztályt kell értesíteni. A szerződés megszüntetéséről/felbontásáról a GFO-t tájékoztatni kell, a megszüntetést követő 15 naptári napon belül.

4.4 A közbeszerzési szerződések esetén a Kbt. 43. §-ában foglalt adatszolgáltatási kötelezettség szerint kell eljárni, melynek részleteit a Közbeszerzési és Beszerzési szabályzat tartalmazza.

VI. AZ IGAZGATÁS KÖLTSÉGVETÉSÉNEK VÉGREHAJTÁSA

1. Személyi juttatások

1.1 A személyi juttatások előirányzatával való gazdálkodás területei, illetve feladatai (figyelemmel a jogszabályi előírásokra is):

a) az ÉKM feladatellátásához jóváhagyott álláshelyek és létszám pénzügyi fedezetének, így a személyi juttatás előirányzat megtervezése,

b) a munkaerő képzéséhez, fejlesztéséhez szükséges előirányzatok tervezése,

c) reprezentációs kiadások megtervezése,

d) a kapcsolódó járulék és adó összegének megtervezése,

e) a kapcsolódó adózási kötelezettségek teljesítése,

f) az adatszolgáltatás, beszámolási kötelezettség teljesítése.

1.2 Az ÉKM a vele foglalkoztatási jogviszonyban állók jogainak, kötelezettségeinek, a foglalkoztatási jogviszony keretében történő joggyakorlás rendjének meghatározására vonatkozó szabályokat a Közszolgálati Szabályzat tartalmazza.

1.3 Az emberi erőforrás gazdálkodással kapcsolatos feladatköröket a Humánpolitikai Főosztály látja el a GFO bevonásával, a szükséges előirányzatok tervezése és rendelkezésre állása tekintetében.

1.4 A költségvetési év aktuális személyi juttatási kerete jelenti a pénzügyi fedezetét

a) a teljes munkaidőben, részmunkaidőben, illetve nyugdíjasként foglalkoztatottak részére a tárgyévben kifizetett, az előző naptári év december hónapjára és a tárgyév január–november hónapra vonatkozó

aa) rendszeres és

ab) nem rendszeres

juttatásainak, valamint

b) az állományba nem tartozók juttatásainak a naptári évre vonatkozóan (pl. megbízási díjak, szerzői díjak, költségtérítések).

1.5 A foglalkoztatottak illetményének, illetve a dolgozók egyéb foglalkoztatásra irányuló jogviszonyból eredő fizetési kötelezettségen alapuló kifizetését a GFO havonta utólag, legkésőbb a tárgyhót követő hónap 5. napjáig a foglalkoztatott által megadott bankszámlára való utalással teljesíti.

1.6 A személyi juttatások kiemelt előirányzaton elszámolandó kiadásokkal kapcsolatos számfejtési és az ehhez kapcsolódó kifizetőhelyi feladatok ellátása és a törvényben meghatározott, az állami adóhatóság felé teljesítendő bevallási és befizetési kötelezettségek teljesítése központosítottan, a Kincstár által működtetett központosított illetményszámfejtés (KIRA) útján történik. Az állami adóhatóság felé teljesítendő bevallási és befizetési kötelezettségek központosított teljesítésére a tárgyhónapot követő hónap 20. napjáig kerül sor.

2. A munkaadót terhelő járulékok

2.1 A munkáltatót, illetve a munkavállalót terhelő adók és járulékok megállapítása jogszabály szerint, a járulékköteles juttatások figyelembevételével történik. A táppénz-hozzájárulást, a rehabilitációs hozzájárulást, az egyszerűsített közteherviselési hozzájárulást a jogszabályban meghatározott módon kell fizetni.

2.2 A járulékok átutalását – a nettó finanszírozás keretében – a Kincstár bonyolítja a Nemzeti Adó- és Vámhivatal megfelelő számláira.

3. Dologi kiadások

3.1 A dologi keretek összevontan tartalmazzák mindazon működési, fenntartási, gazdálkodási kiadások fedezetét általános forgalmi adóval együtt, amelyek nem tartoznak a beruházási, felújítási, a személyi, a munkaadókat terhelő járulékok, az ellátottak pénzbeli juttatásai, illetve az egyéb működési célú kiadások közé.

3.2 Dologi kiadásnak minősülnek

a) áru- és készletbeszerzések,

b) kommunikációs szolgáltatások,

c) szakértői szolgáltatások,

d) egyéb szolgáltatások kiadásai,

e) kiküldetések, reklám- és propagandakiadások,

f) különféle befizetések és egyéb dologi kiadások.

3.3 Az igazgatási keret dologi kiadásainak felhasználása – amennyiben jelen szabályzat másként nem rendelkezik – az elemi költségvetésben foglaltak szerint történik.

4. Szállítói számlák kiegyenlítése

4.1 A kötelezettségek pénzügyi teljesítését, a számlák kiegyenlítését a GFO akkor hajthatja végre, ha a kezdeményező szervezeti egység által megjelölt gazdálkodási kereten (ügyletkódon) a forrás rendelkezésre áll, és a szakmai javaslattevő szervezeti egység vezetője igazolta a szállító szakmai teljesítését, valamint az utalványozás és annak ellenjegyzése megtörtént.

4.2 Ha a teljesítendő kötelezettség több ügyletkód között oszlik meg, azt az utalványrendeleten külön-külön kell feltüntetni.

4.3 A GFO elektronikus számlát is befogad. Ebben az esetben a számlát ki kell nyomtatni, és papír alapon kell megőrizni.

4.4 Az átutalási megbízások bankközi teljesítését – ha a teljesítéshez szükséges fedezet a számlán rendelkezésre áll – a Kincstár legkésőbb a benyújtást követő bankműveleti napon végzi. Az Igazgatás számláját a Kincstár az átutalási megbízás pénzügyi teljesítésének napján terheli.

4.5 A szállítók részére kifizetést indítani csak az Áfa tv.-ben és az Sztv.-ben előírt követelményeknek megfelelő szállítói számla vagy előlegbekérő bizonylat alapján lehet. Előleget kizárólag a kötelezettségvállalás dokumentumában rögzítettek szerint lehet fizetni. Az előleg mértékéről, fizetési feltételeiről a szerződésben szükséges rendelkezni. A szállító az előleg összegének megérkezését követően előlegszámlát állít ki.

4.6 Külföldi szállító, szolgáltató által idegen nyelven kiállított számviteli bizonylatokon, illetve azokhoz kapcsolódó dokumentumokon azokat az adatokat, megjelöléseket, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez szükségesek, – a könyvviteli nyilvántartásokban történő rögzítést megelőzően – időtálló módon le kell fordítani, és azt az eredeti dokumentum mellé csatolni. A fordítást nem kell fordítóirodákkal készíttetni, azonban a fordítás készítőjének alá kell írnia.

4.7 A számlának csak az első (eredeti) példánya, illetve annak hitelesített másolata fogadható el. A számlamásolat akkor hitelesített, ha az az eredeti számla másodpéldánya, vagy másolata, és rá van vezetve az „az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat” kitétel, valamint szerepel rajta a számlakibocsátó eredeti aláírása és bélyegzőlenyomata.

4.8 A közbeszerzési eljárás alapján létrejött szerződések szerződésszerű teljesítése esetén, az ajánlattevőként szerződő fél által jogszerűen kiállított számla kifizetésének megtörténtéről, a kifizetés napjáról, valamint a kifizetett összeg mértékéről a GFO a Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatban foglaltaknak megfelelően soron kívül tájékoztatja a Közbeszerzési Főosztályt.

5. Reprezentáció

5.1 A vezetői beosztáshoz kötött reprezentációs keret havi felhasználásával az előleg felvételétől számított 30. naptári napig, a november és december havi előleg összegének felhasználásával tárgyév december 15-ig a GFO-n el kell számolni. A tárgyévi november és december havi előlegek kiadása egyszerre, november hónapban történik.

5.2 Az előleg felvétele és annak elszámolása (az igazolt számlák csatolásával) az ÉKM házi pénztárában történik.

5.3 Az elszámolás havi ütemezésétől függetlenül a vezetői beosztáshoz kötött reprezentációs keret éves keretösszegként kezelendő. A fel nem használt keret tárgyéven belül a következő időszakra átvihető.

5.4 A részletes szabályokat a Reprezentációs Szabályzat tartalmazza.

6. Kis értékű egyedi áru/termék és/vagy szolgáltatás beszerzése

6.1 Az ÉKM zavartalan feladatellátásához, működéséhez szükséges, azt biztosító, előre nem tervezhető kisösszegű – egyedileg 200 000 Ft-ot meg nem haladó – áru/termék és/vagy szolgáltatás beszerzésének dokumentálására kell alkalmazni a 11. függelék szerinti előlegigénylés bizonylatát. Az előre nem tervezhető kis értékű beszerzésekre előleg igényelhető.

6.2 Az előleg alapján teljesített kifizetések elszámolása a 12. függelék szerinti bizonylaton, az igazolt számlák csatolásával történik.

6.3 Az összeghatárt meghaladó értékű áru/termék és/vagy szolgáltatás beszerzésére csak az általános szabályok alapján, a szakmai javaslattevő szervezeti egység vezetője által előkészített és a GFO által ellenjegyzett, az 5. függelék szerinti formanyomtatványon elküldött megrendeléssel vagy külön szerződés megkötésével van lehetőség.

7. Felhalmozási kiadások

7.1 A felhalmozási kiadások előirányzatát alkotják

a) a beruházási,

b) a felújítási és

c) az egyéb felhalmozási célú

kiadások előirányzata.

7.2 Beruházási kiadásnak minősül az immateriális javak megszerzése, tárgyi eszközök (épület, építmény, gép, műszer, berendezés) beszerzése, létesítése, előállítása, a meglévő eszközök bővítése, rendeltetésének megváltoztatása, átalakítása, továbbá az üzembe helyezésig felmerült mindazon hasznos tevékenység költsége, amely az eszközhöz egyedileg hozzákapcsolható, és amely egy éven túl szolgálja az ÉKM működését.

7.3 Felújítási kiadás a hosszabb időszakonként ismétlődő, és ezért vagy más ok miatt a tárgyi eszköz bruttó értékéhez mérten számottevő ráfordítást igénylő – a folyamatos működést előmozdító karbantartás, kisjavítás körébe nem tartozó – állagmegóvási tevékenység költsége.

7.4 Az ÉKM éves intézményi költségvetésének tervezése során az akadálytalan működéshez szükséges – például szervezetbiztonsági, informatikai jellegű – felhalmozási célú beszerzéseket kell figyelembe venni. Az előirányzatok tervezésének alapját az ÉKM Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzata szerint készülő éves beszerzési terv – ÉKM Igazgatásra vonatkozó – adatai képezik.

7.5 A felhalmozási előirányzatok tervezése során figyelemmel kell lenni arra, hogy a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságról szóló 250/2014. (X. 2.) Korm. rendelet és a 309/2011. Korm. rendelet alapján a tárgyi eszköz és informatikai infrastruktúra a KEF-hez és a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársasághoz tartozik.

8. Számlázandó bevételek

8.1 Az ÉKM által teljesített szolgáltatások, illetve az általa igénybe vett, de továbbszámlázásra kerülő szolgáltatások, valamint a vagyon hasznosításával kapcsolatos (bérbeadás, értékesítés) és a költségtérítésekből származó bevételek számlázását a GFO végzi. A számlákról a Forrás.NET programban analitikus nyilvántartást vezet, illetve gondoskodik a követelések határidőre történő beszedéséről.

8.2 Számla kiállítására írásbeli megállapodás és az elvégzett szolgáltatások fix összegű vagy tételes kalkulációja, illetve az önköltségszámítási szabályzat alapján kerülhet sor.

8.3 A számlázandó bevételek

a) Ajánlati dokumentáció értékesítése: az értékesítést végző szervezeti egység vezetőjének feljegyzése és az előzetesen beérkezett összegek alapján kerül kibocsátásra.

b) Dolgozói térítések: pl. tanulmányi szerződés alapján visszafizetendő összeg. A fizetendő részlet összege a munkatárs illetményéből kerül havonta levonásra.

c) Egyéb, az Igazgatás által megelőlegezett nem dolgozói költségek.

d) Haszon, nyereség nélküli (önköltségen történő) továbbszámlázott szolgáltatások: pl. utazási költségek.

9. Nem számlázandó bevételek

9.1 Nincs szükség azon bevételek számlázására, amelyek nem termékértékesítésből vagy szolgáltatásnyújtásból származnak. Ezek a bevételek egyrészt nemzetközi vagy hazai forrásból származó, az intézményrendszer működtetésével kapcsolatos bevételek, melyek az ÉKM kedvezményezetti pozíciójából erednek, másrészt egyes meghatározott kiadásokhoz pótlólagos forrást jelentenek.

9.2 A társadalombiztosítás pénzügyi alapjainak és a társadalombiztosítás szerveinek állami felügyeletéről szóló 1998. évi XXXIX. törvény 9. §-ában szabályozott költségtérítés összege.

9.3 Kötbér, egyéb kártérítés, bánatpénz: az a bevétel, amely a költségvetési szerv javára a biztosítási és az egyéb kártérítés, a vállalkozó visszalépése miatti bánatpénz, késedelmi kamat megfizetéséből, előző évi adó-visszatérülésből keletkezik.

9.4 A valutakészletek, devizaszámlán lévő deviza forintra történő átváltásakor elszámolt árfolyamnyereség és kamatbevételek.

9.5 Különféle egyéb bevételek (pl. bírságbevételek, igazgatási szolgáltatási díj bevételek).

VII. AZ IGAZGATÁS PÉNZFORGALMÁNAK LEBONYOLÍTÁSA

1. Az Igazgatás számlái

1.1 Az Igazgatás bevételeinek fogadása, kiadásainak teljesítése – beleértve a készpénzfelvételt is – a Kincstárnál vezetett számlákon keresztül történik.

1.2 Az Igazgatás számlái az alábbiak:

a) Előirányzat-felhasználási keretszámla: ezen a keretszámlán írja jóvá a Kincstár az irányító szerv egyetértésével megnyitott havi előirányzat-felhasználási kereteket, az Igazgatást megillető és az előző napon jóváírt bevételeket, illetve a teljesített kiadásokat, valamint az örökségvédelmi igazgatási szolgáltatási díj bevételeket.

b) Bírság és egyéb központi bevételek beszedési számla: az örökségvédelmi bírságról szóló 191/2001. (X. 18.) Korm. rendelet alapján kiszabott örökségvédelmi bírságokkal összefüggő pénzforgalom lebonyolítására szolgál.

c) Devizaszámla: a külföldi devizában érkező bevételek és befizetések fogadására, valamint a devizában történő átutalások teljesítésére szolgáló kincstári számla.

d) Letéti számla: az Igazgatás javára fizetendő óvadékok, teljesítési biztosítékok, egyéb letétek fogadására szolgáló kincstári számla.

2. A számlák feletti rendelkezési jog

2.1 Az Igazgatás számlái felett rendelkezési joggal a miniszter vagy a közigazgatási államtitkár mint a hivatali szerv képviselője jóváhagyásával a Kincstárba – bankszámlaszámonként – bejelentett személyek rendelkeznek. A rendelkezéshez a Kincstárnál bejelentettek közül két személy együttes aláírása szükséges.

2.2 A számlák feletti rendelkezési jogosultság a Kincstár, illetve a pénzintézet irányában összegszerűen nem korlátozható.

2.3 Az Igazgatás nevében aláírók aláírási jogosultságát a Kincstár által vezetett aláírási karton igazolja.

A Kincstárhoz bejelentett és a Kincstár által elfogadott aláírások visszavonásig vagy a számla megszűnéséig érvényesek.

3. Pénzellátás

3.1 Az Igazgatás részére a Kincstár havonta, a működési bevételi előirányzatok és működési kiadási előirányzatok különbségére jutó központi támogatás időarányos, a felhalmozási bevételi előirányzatok és felhalmozási kiadási előirányzatok különbségére eső központi támogatás teljesítésarányos részének megfelelő összegű előirányzat-felhasználási keretet nyit.

3.2 A Kincstár a fizetési megbízások teljesítését megelőzően likviditási és előirányzati fedezetvizsgálatot végez.

3.3 A likviditási vizsgálat során a Kincstár vizsgálja, hogy a terhelendő fizetési számlán van-e elegendő fedezet a megbízás teljesítéséhez.

3.4 Az előirányzati fedezetvizsgálat során a Kincstár vizsgálja, hogy az Igazgatás megfelelő kiadási előirányzatából a felhasználások alapján rendelkezésre áll-e a kiadás teljesítéséhez szükséges előirányzat. Az előirányzati fedezetvizsgálat az egységes rovatrend szerinti kiemelt előirányzati szinten történik.

3.5 A GFO a szállítói számlák, egyéb kiadások teljesítése előtt vizsgálja a kötelezettségvállalás szabályszerűségét, illetve a fedezetként megjelölt gazdálkodási keret előirányzatának kötelezettséggel nem terhelt szabad keretét. A fedezet nélkül benyújtott kifizetési rendelkezést a GFO megtagadhatja.

4. Fizetési módozatok

4.1 Fizetési kötelezettségeit az Igazgatás átutalási megbízással teljesíti.

4.2 Az Ávr. 148. §-a alapján a házipénztárból felvett 200 000 Ft összeget meg nem haladó készpénzelőleget az alábbi fizetési kötelezettségek esetén lehet alkalmazni:

a) kis összegű áru/készletbeszerzés,

b) kiküldetések, reklám- és propagandakiadások,

c) kis értékű immateriális javak, tárgyi eszközök beszerzése,

d) reprezentációs kiadások

esetén.

4.3 A házipénztárból felvett készpénzelőleg elszámolási kötelezettséggel adott előleg. A készpénzfelvevő kizárólag készpénzben vagy bankkártyával történő teljesítésre igényelheti.

4.4 A 200 000 Ft-ot meghaladó készpénzelőleg felvétele csak indokolt esetben, a GFO vezetőjének előzetes engedélye alapján teljesíthető.

4.5 A 4.2 pont szerinti egyösszegű 200 000 Ft alatti fizetési kötelezettség teljesítésekor is törekedni kell a kötelezettség átutalási megbízással történő rendezésére, illetve – amennyiben erre nincs mód – a készpénzkímélő fizetési módozatok alkalmazására.

4.6 Az átutalási megbízás keretében az Igazgatás megbízza a Kincstárt, hogy számláját meghatározott összeggel terhelje meg a kedvezményezett bankszámla javára.

4.7 Átutalási megbízást a Kincstárnál csak az aláírási bejelentő kartonon szereplő foglalkoztatottak írhatnak alá, illetve az SZR rendszerben történő utaláshoz is csak a bejelentett aláírók kaphatnak jogosultságot.

4.8 A csoportos átutalási megbízásokat a Kincstárral kötött megállapodás alapján az SZR rendszeren keresztül kell teljesíteni.

VIII. AZ IGAZGATÁS KÖLTSÉGVETÉSI BESZÁMOLÓI

1. Időközi költségvetési jelentés

1.1 Az Igazgatás az Ávr. 169. §-a alapján a költségvetési számvitel nyilvántartási számláin a tárgyidőszakban könyvelt adatokból időközi költségvetési jelentést készít. Az időközi költségvetési jelentés az Áhsz. 8. § (1) bekezdés a) pontja szerinti költségvetési jelentést, valamint a költségvetési folyamatok nyomon követéséhez szükséges egyes kiegészítő információkat tartalmaz.

1.2 Az Igazgatás időközi költségvetési jelentése a kincstári költségvetési jelentésen alapul. Az Igazgatás a kincstári költségvetési jelentést kiegészíti a követelések, kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek tárgyidőszakban könyvelt adataival, és az Ávr. 156. § (4) bekezdése szerinti esetleges egyeztetések, javítások lefolytatását követően a tárgyhónapot követő hónap 25. napjáig – a december hónapra készített időközi költségvetési jelentés esetén a költségvetési évet követő év február 5-éig – a Kincstár által működtetett elektronikus adatszolgáltató rendszerbe feltölti. A feltöltött időközi költségvetési jelentéseket a Kincstár a feltöltést követő tíz munkanapon belül felülvizsgálja, és szükség esetén annak javítását, kiegészítését rendeli el.

2. Mérlegjelentés

2.1 A mérleget az Áhsz. 5. melléklete szerint kell készíteni. A mérleg tételeinek további tagolása, a tételek összevonása, új tételek felvitele nem megengedett.

2.2 A negyedéves, éves mérlegjelentések elkészítését a GFO végzi, a mérlegjelentésen belül a Részesedések űrlap tartalmáért a Társaságfelügyeletért Felelős Főosztály és a GFO vezetői felelnek.

2.3 A mérlegkészítés időpontja az Áhsz. 30/A. § a) pontjának előírása alapján a költségvetési évet követő év február 25.

2.4 Az Ávr. 170. § (1) bekezdésének megfelelően elkészített időközi mérlegjelentést az Ávr. 170. § (2) bekezdése szerint a tárgynegyedévet követő hónap 20. napjáig, a negyedik negyedévre vonatkozóan a gyorsjelentést a tárgynegyedévet követő év február 5-éig, az éves jelentést az éves költségvetési beszámoló benyújtásának határidejével megegyezően kell a Kincstár által működtetett elektronikus adatszolgáltató rendszerbe (KGR-K11) feltölteni.

3. Éves költségvetési beszámoló

3.1 Az éves költségvetési beszámoló készítésére vonatkozó szabályokat az Áhsz. II. Fejezete írja elő.

3.2 Ennek megfelelően az Igazgatás a költségvetési év kezdetétől a mérleg fordulónapjáig terjedő időszakról a könyvek zárását követően bizonylatokkal, szabályszerű könyvvezetéssel, az Áhsz. szabályai szerint folyamatosan vezetett részletező nyilvántartásokkal, a könyvviteli zárlat során készített főkönyvi kivonattal, valamint leltárral alátámasztott éves költségvetési beszámolót készít a Pénzügyminisztérium honlapján közzétett, központilag meghatározott nyomtatvány formában és tartalommal.

3.3 Az éves költségvetési beszámoló készítési kötelezettségnek az Áhsz.-ben foglalt módon és határidőre kell eleget tenni.

3.4 A zárszámadáshoz kapcsolódó adatszolgáltatás számszaki és szöveges részből áll:

a) A számszaki rész a kincstári költségvetés előirányzatainak teljesülését mutatja be.

b) A szöveges rész elkészítéséhez az államháztartásért felelős miniszter zárszámadási tájékoztatót tesz közzé.

3.5 Az államháztartás központi alrendszerébe tartozó költségvetési szerv a zárszámadáshoz kapcsolódó adatszolgáltatást az államháztartásért felelős miniszter által írásban meghatározott beküldési határidőig teljesíti.

3.6 Az Igazgatás éves beszámolóját december 31-i fordulónappal a tárgyévet követő év február 28-ig készíti el, tekintettel arra, hogy az Áhsz. 7. § (2) bekezdése alapján a mérleg fordulónapja – az Áhsz. 7. § (3) és (4) bekezdésében foglalt kivételekkel – a költségvetési év utolsó napja.

3.7 Az éves költségvetési beszámoló részei:

a) a költségvetési számvitellel biztosítható

− költségvetési jelentés,

− maradványkimutatás,

− adatszolgáltatás a személyi juttatások és a foglalkoztatottak összetételéről,

− adatszolgáltatás a TB alapokhoz kapcsolódóan;

b) a pénzügyi számvitelből biztosítható

− mérleg,

− eredménykimutatás,

− költségekről és megtérült költségekről szóló kimutatás,

− kiegészítő melléklet.

3.8 Az Igazgatás az éves költségvetési beszámolóját az azt alátámasztó teljes főkönyvi kivonattal együtt a költségvetési évet követő év február 28-áig a Kincstár által működtetett elektronikus adatszolgáltató rendszerbe tölti fel, melyet az irányító szerv 20 napon belül felülvizsgál, és – annak javítása, kiegészítése szükség szerinti elrendelését követően – jóváhagyja azt. Az Igazgatás az elektronikus adatszolgáltató rendszerben jóváhagyott adattartalmú, aláírt éves költségvetési beszámolóját a Kincstár általi elfogadását követő 20 napon belül meg kell küldeni az irányító szervnek, amely azt – a felülvizsgálat elvégzését igazoló személy aláírásával ellátva – 10 napon belül visszaküldi az Igazgatás részére.

3.9 Az Igazgatás éves költségvetési beszámolóját a költségvetési szerv vezetőjeként a közigazgatási államtitkár és az Áht. és az Ávr. által előírt gazdasági végzettséggel, mérlegképes könyvelői regisztrációval, valamint megfelelő szakmai tapasztalattal rendelkező, legalább főosztályvezetői beosztású munkatárs írja alá.

IX. EGYÉB, SAJÁTOS SZABÁLYOK

1. KEF által ellátott feladatok

1.1 A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságról szóló 250/2014. (X. 2.) Korm. rendelet alapján a KEF – ellátói tevékenysége keretében – biztosítja az ÉKM működéséhez szükséges munkakörnyezetet, ennek keretében gondoskodik az ÉKM elhelyezését szolgáló ingatlanok és az intézményi működéshez szükséges gépjárművek üzemeltetéséről, továbbá a munkavégzéshez szükséges tárgyi eszközökkel történő ellátásáról − ide nem értve az informatikai és telekommunikációs eszközöket −, illetve gondoskodik az intézményi működéshez szükséges kiszolgáló tevékenységek megszervezéséről (a továbbiakban: KEF ellátási köre).

1.2 Nem megengedett a KEF ellátási körébe tartozó termékek és szolgáltatások (így különösen irodaszer-, nyomtatványellátás, levélpapír, névjegy, boríték, újság, folyóirat biztosítása, irodai berendezések biztosítása, szobadíszítés, rendezvényekhez felszerelés szállítása és egyéb kötészeti feladatok, konyhafelszerelés biztosítása, gépkocsihasználat biztosítása, taxiszolgáltatás, rendezvényekhez szükséges infrastruktúra és egyéb anyag- és készletbeszerzés) ellátására az igazgatási költségvetés terhére kötelezettséget vállalni, kifizetést kezdeményezni, illetve a feladatellátás által érintett szolgáltatások teljesítéséről nem a jelen fejezet szabályai szerint gondoskodni, kivéve, ha annak jogszabályi feltételei fennállnak.

1.3 A KEF ellátási körébe tartozó áru- és szolgáltatásbeszerzéseket az ÉKM szervezeti egységeinek vezetői a KEF által meghatározott tartalmú és az intraneten publikált formanyomtatványok kitöltésével, ennek hiányában feljegyzés formájában kezdeményezhetik az ÉKM KEF-kapcsolattartójánál. A kapcsolattartó kijelöléséről és elérhetőségének az ÉKM munkatársai és a KEF felé történő közléséről külön történik intézkedés.

1.4 A kapcsolattartó a beérkezett igényeket megvizsgálja abból a szempontból, hogy

a) a benyújtott igény ténylegesen a KEF szolgáltatási körébe tartozik-e,

b) az igénylő a benyújtott formanyomtatványt megfelelően töltötte-e ki,

c) az igényt az ÉKM belső szabályzatai alapján arra jogosult személy nyújtotta be.

1.5 A feltételeknek megfelelő igényeket a kapcsolattartó – a KEF által meghatározott időben és módon – továbbítja a KEF-nek, amely saját belső eljárási szabályai alapján gondoskodik a kért áru, illetve szolgáltatás beszerzéséről vagy egyéb tevékenység elvégzéséről.

1.6 A kapcsolattartó további feladatairól és az igénylés részletes szabályairól az ÉKM és a KEF között létrejövő szolgáltatási megállapodás, valamint a megállapodáson alapuló további szabályzatok rendelkeznek.

1.7 Amennyiben a működtetéshez elengedhetetlenül szükséges – a KEF általi alapszolgáltatásba nem tartozó – beszerzési igény merül fel az ÉKM-nél, annak KEF általi beszerzését és fedezetének biztosítását a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá, a GFO vezetője és a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár együttes javaslata alapján.

1.8 A pénzügyi fedezetet a KEF részére az ÉKM költségvetési megállapodásba foglalt előirányzat-átadással biztosítja, elszámolási kötelezettség mellett. Ilyen kiadások lehetnek például az ÉKM által használt ingatlanokban szükséges egyedi átalakítási, felújítási igények, parkolóhelybérlés, protokoll-ajándéktárgyak beszerzése.

1. függelék²

Az ÉKM igazgatási és az Igazgatáson kezelt elkülönített szakmai előirányzat(ok) felett szakmai javaslattevő, kötelezettségvállalóés szakmai teljesítésigazoló feladatokat ellátó személyek

Kiadási előirányzat	Szakmai javaslattevő	Kötelezettségvállaló (döntési jogkörrel rendelkező személy)	Kötelezettségvállaló helyettese	Szakmai teljesítésigazoló
Igazgatási keret
Rendszeres és nem rendszeres személyi jellegű juttatások	a mindenkor hatályos SZMSZ szerinti szervezeti egységek vezetői	Közigazgatási államtitkár	Jogi, koordinációs és nemzetközi ügyekért felelős helyettes államtitkár	Nem rendszeres személyi jellegű juttatások: közigazgatási államtitkár vagy az általa írásban kijelölt személy
Igazgatási keret (dologi és felhalmozási kiadások) értékhatártól függetlenül	a mindenkor hatályos SZMSZ szerinti szervezeti egységek vezetői	Közigazgatási államtitkár	Jogi, koordinációs és nemzetközi ügyekért felelős helyettes államtitkár	A mindenkor hatályos SZMSZ szerinti szervezeti egységek vezetői vagy az általuk írásban kijelölt személy
Szakmai keretek
Építészeti terület Igazgatáson elkülönített kerete	Építészeti államtitkár irányítása alá tartozó szervezeti egységek vezetői	Építészeti államtitkár	A kötelezettségvállaló által írásban kijelölt – az Építészeti államtitkár irányítása alá tartozó – helyettes államtitkár	Építészeti államtitkár vagy az általa írásban kijelölt személy
A Közlekedésbiztonsági Szervezet (a továbbiakban: KBSZ) Igazgatáson elkülönített kerete. [A KBSZ által vizsgált események, balesetek kapcsán felmerülő, speciális szaktudást igénylő szakértői kirendelésekkel kapcsolatos megbízási díjak, járulékok, dologi kiadások (metallográfiai vizsgálat, üzemanyagminta-elemzés stb.), az egyes szakterületeken szükséges jártasságok fenntartásához szükséges képzések költségei, szakmai rendezvényekkel kapcsolatos kiadások, valamint speciális eszközök, védőfelszerelések beszerzésével kapcsolatos kiadások finanszírozására.]	A KBSZ illetékes szakterületeinek a vezetői	A KBSZ vezetője (főosztályvezető)	–	A KBSZ vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy

2. függelék³

Az ÉKM Igazgatása nevében pénzügyi ellenjegyzői, érvényesítői, utalványozói jogkörrel felruházott dolgozók aláírásmintája

Sorszám	Név	Aláírás	Szervezeti egység
A kötelezettségvállalások pénzügyi ellenjegyzésére jogosult munkatársak
1.	Zandler Katalin		gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár
2.	Márta Tímea		Gazdálkodási Főosztály
3.	Nagy Sándor		Gazdálkodási Főosztály
4.	Szekeres Edit		Gazdálkodási Főosztály
5	Szlama Józsefné		Gazdálkodási Főosztály
6.	Szulimán Zsuzsanna Andrea		Gazdálkodási Főosztály
Utalványrendeletek pénzügyi ellenjegyzésére jogosult munkatársak
1.	Márta Tímea		Gazdálkodási Főosztály
2.	Nagy Sándor		Gazdálkodási Főosztály
3.	Szekeres Edit		Gazdálkodási Főosztály
4.	Szlama Józsefné		Gazdálkodási Főosztály
5.	Szulimán Zsuzsanna Andrea		Gazdálkodási Főosztály
6.	Kotulákné Szűcs Erika		Gazdálkodási Főosztály
7.	Rácz Krisztina		Gazdálkodási Főosztály
8.	Balárdi Klára		Gazdálkodási Főosztály
9.	Zsitnyánszki Petra		Gazdálkodási Főosztály
10.	Szentesi Andrea		Gazdálkodási Főosztály
11.	Csiba Gyöngyi		Gazdálkodási Főosztály
12.	Jakal Viktória		Gazdálkodási Főosztály
13.	Merkl Dávid		Gazdálkodási Főosztály
14.	Pitlik-Rákosi Regina		Gazdálkodási Főosztály
15.	Szabóné Nagy Ildikó		Gazdálkodási Főosztály
16.	Varga Anna		Gazdálkodási Főosztály
Érvényesítésre jogosult munkatársak
1.	Csiba Gyöngyi		Gazdálkodási Főosztály
2.	Görög Szabolcs		Gazdálkodási Főosztály
3.	Jakal Viktória		Gazdálkodási Főosztály
4.	Merkl Dávid		Gazdálkodási Főosztály
5.	Natkó Szilvia		Gazdálkodási Főosztály
6.	Pásztor Dóra		Gazdálkodási Főosztály
7.	Pitlik-Rákosi Regina		Gazdálkodási Főosztály
8.	Szabóné Nagy Ildikó		Gazdálkodási Főosztály
9.	Varga Anna		Gazdálkodási Főosztály
10.	Kotulákné Szűcs Erika		Gazdálkodási Főosztály
11.	Rácz Krisztina		Gazdálkodási Főosztály
12.	Balárdi Klára		Gazdálkodási Főosztály
13.	Szentesi Andrea		Gazdálkodási Főosztály
14.	Zsitnyánszki Petra		Gazdálkodási Főosztály
15.	Csudai Zoltán		Gazdálkodási Főosztály
Utalványozásra jogosult munkatársak
1.	Márta Tímea		Gazdálkodási Főosztály
2.	Nagy Sándor		Gazdálkodási Főosztály
3.	Szekeres Edit		Gazdálkodási Főosztály
4.	Szlama Józsefné		Gazdálkodási Főosztály
5.	Szulimán Zsuzsanna Andrea		Gazdálkodási Főosztály

3. függelék

4. függelék

5. függelék

6. függelék

7. függelék

8. függelék

9. függelék

10. függelék

11. függelék

12. függelék

Az utasítást a 11/2024. (VII. 12.) ÉKM utasítás 4. §-a hatályon kívül helyezte 2024. július 13. napjával. Alkalmazására lásd e hatályon kívül helyező utasítás 3. §-át.

Az 1. melléklet 1. függelék a 17/2023. (X. 12.) ÉKM utasítás 1. § a) pontjával megállapított szöveg. Alkalmazására lásd e módosító utasítás 3. §-át.

Az 1. melléklet 2. függelék a 17/2023. (X. 12.) ÉKM utasítás 1. § b) pontjával megállapított szöveg. Alkalmazására lásd e módosító utasítás 3. §-át.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek