4/2023. (IV. 6.) ÉKM utasítás

1. § Az Építési és Közlekedési Minisztérium Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatát az 1. mellékletben foglaltak szerint határozom meg.

2. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)¹

3. § (1) Ezen utasítás rendelkezéseit a hatálybalépése után megkezdett beszerzésekre és közbeszerzésekre kell alkalmazni.

(2) Ezen utasítás rendelkezéseit az Építési és Beruházási Minisztérium tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó, 100%-os állami tulajdonban lévő gazdasági társaságok által ellátott feladatok központi költségvetési szerv általi átvételéről és a társaságok megszüntetéséről, az ezzel kapcsolatos eljárási kérdések rendezéséről szóló 362/2022. (IX. 19.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 362/2022. (IX. 19.) Korm. rendelet] 1. § (2) bekezdésével összefüggésben a 2023. január 1. napját megelőzően megkezdett és a jogutódként az Építési és Közlekedési Minisztériumhoz (a továbbiakban: Minisztérium) kerülő, le nem zárt beszerzésekre, közbeszerzésekre és szerződésmódosításokra is alkalmazni kell.

(3) A közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) értelmében az eljárás azon a napon minősül megkezdettnek (megindítottnak), amelyik napon a felhívás közzétételre továbbításra kerül a Közbeszerzési Értesítő (a továbbiakban: KÉ), illetve uniós értékhatárt elérő értékű eljárás esetén az Európai Unió Hivatalos Lapja, a Tenders Electronic Daily (a továbbiakban: TED) felé.

(4)² Ezen utasítás 1. mellékletének az Építési és Közlekedési Minisztérium Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatáról szóló 4/2023. (IV. 6.) ÉKM utasítás módosításáról szóló 19/2023. (XI. 30.) ÉKM utasítással (a továbbiakban: Módr.) megállapított 13. § (5) bekezdését, 15. § (2) bekezdését, 19. § (5) bekezdés b) pontját, valamint 19. § (7) bekezdés f) pontját a Módr. hatálybalépése³ után megkezdett beszerzésekre és közbeszerzésekre, továbbá a Módr. hatálybalépését megelőzően megkezdett, le nem zárt beszerzésekre, közbeszerzésekre és szerződésmódosításokra is alkalmazni kell.

1. § (1) A Minisztérium a Kbt. 5. § (1) bekezdés a) pontja alapján ajánlatkérőnek minősül.

(2) A Minisztérium ajánlatkérőként, a Kbt. szabályainak és alapelveinek betartásával biztosítja beszerzéseinek a Kbt. és végrehajtási rendeletei szerinti minősítését, alapesetben lebonyolítja a közbeszerzési és beszerzési eljárásokat, eredményes eljárás esetén a nyertes ajánlattevővel az elfogadott ajánlat alapján szerződést köt.

(3) A Minisztérium Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) célja, hogy a Kbt. 27. §-ára is tekintettel meghatározza a Minisztérium közbeszerzési és beszerzési eljárásai előkészítésének, lebonyolításainak, belső ellenőrzésének rendjét, a Minisztérium képviseletében eljáró és a közbeszerzési eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési és beszerzési eljárások dokumentálásának és adatszolgáltatásának módját, továbbá a közbeszerzési és beszerzési eljárások eredményeként megkötött szerződésmódosítások rendjét.

(4) A Szabályzat továbbá meghatározza a törvény végrehajtásának a Minisztériumon belüli személyi és tárgyi feltételeit, a dokumentálási rendet, a törvény rendelkezései alapján gyakorlati előírásokat ad az egyes konkrét közbeszerzési eljárások végrehajtására, meghatározza az egyes eljárási cselekményeknél a Minisztériumon belül irányadó felelősségi rendet.

(5) Jelen Szabályzatot a hatályos Kbt.-vel együtt kell alkalmazni. A Kbt. szellemének megfelelően a Minisztérium célja a közbeszerzési eljárások során a verseny tisztaságának, átláthatóságának és nyilvánosságának megteremtése, valamint az esélyegyenlőség és az egyenlő bánásmód biztosítása, kiszámítható, következetes és az eljárásokban egységes ajánlatkérői magatartás tanúsítása.

(6) A Szabályzat tárgyi hatálya a Minisztérium – mint ajánlatkérő –

(7) A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a Minisztérium kormánytisztviselőire, munkavállalóira (a továbbiakban együtt: munkatárs), valamint mindazon személyekre, szervezetekre, akik, illetve amelyek a Minisztériummal a jelen Szabályzat tárgyi hatálya szerinti beszerzési vagy közbeszerzési eljárások előkészítésére, lebonyolítására vagy ellenőrzésére munkavégzésre irányuló vagy más szerződéses jogviszonyban állnak.

(8) A Szabályzat időbeli hatálya kiterjed a hatálybalépését követően megkezdett valamennyi közbeszerzési és beszerzési eljárásra, valamint szerződésmódosításra, továbbá a 362/2022. (IX. 19.) Korm. rendelet 1. § (2) bekezdésével összefüggésben a 2023. január 1. napját megelőzően megkezdett és le nem zárt közbeszerzésekre, beszerzésekre és szerződésmódosításokra. A Kbt. értelmében a közbeszerzési eljárás azon a napon minősül megkezdettnek (megindítottnak), amelyik napon a felhívás közzétételre továbbításra kerül a KÉ, illetve uniós értékhatárt elérő értékű eljárás esetén a TED felé. A közbeszerzési eljárás azon a napon minősül lezártnak, amelyik napon – a szerződés aláírását követően – a közbeszerzési eljárás eredményéről szóló tájékoztató megjelentetésre kerül a KÉ-ben, illetve uniós értékhatárt elérő értékű eljárás esetén a TED-en. A beszerzési eljárás azon a napon minősül megkezdettnek (megindítottnak), amelyik napon az ajánlatkérésre történő felhívás közvetlen megküldésre kerül az ajánlat nyújtására felkért gazdasági szereplő/szereplők részére. A beszerzési eljárás a Szabályzat értelmében azon a napon minősül lezártnak, amelyik napon a beszerzési eljárás eredménye kihirdetésre került.

(9) A Szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a beszerzési igény pénzügyi forrására tekintettel az Építési és Közlekedési Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 2/2022. (XII. 28.) ÉKM utasítás (a továbbiakban: SzMSz) szerinti feladatkörrel rendelkező gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár vagy az állami beruházások támogatásáért felelős helyettes államtitkár irányítása alatt álló szervezeti egység fejezeti vagy központi kezelésű előirányzat, vagy igazgatási cím szerinti pénzügyi szabályzatának (a továbbiakban: Pénzügyi Szabályzat) rendelkezéseit kell alkalmazni.

(10) A Minisztérium egyéb szervezetekkel kötött együttműködési megállapodásában foglaltak figyelembevételével kell a jelen Szabályzat rendelkezéseit alkalmazni. Az adott együttműködési megállapodásban nem szabályozott kérdésekben a jelen Szabályzat rendelkezései irányadók.

2. § A Szabályzat alkalmazásában

3. § (1) A Minisztérium a költségvetési év elején, de legkésőbb március 31. napjáig a közbeszerzésekről szóló törvényben meghatározott éves összesített közbeszerzési és beszerzési tervet (a továbbiakban: közbeszerzési és beszerzési terv) köteles készíteni az adott évre tervezett közbeszerzéseiről.

(2) Az éves visszterhes beszerzéseit tervezni köteles a Minisztérium valamennyi olyan szervezeti egysége, amely fejezeti vagy központi kezelésű előirányzat vagy igazgatási cím, illetve minisztériumi projekt tekintetében kötelezettségvállalásra jogosult.

(3) A beszerzési igények tervezésének elindítására a KF vezetője elektronikus körlevélben hívja fel a szervezeti egységek vezetőit.

(4) A tárgyévre tervezett beszerzéseiről az 1. függelék szerinti, a Minisztérium intranethálózatán közzétett űrlapon az államtitkár – az általa irányított szakterületektől begyűjtött igények alapján – a tárgyév január 31. napjáig adatot szolgáltat a KF részére a beszerzési terv és a közbeszerzési és beszerzési terv elkészítéséhez.

(5) A tárgyévet követő évben tervezett kommunikációs és szervezetfejlesztési beszerzéseiről az 1. függelék szerinti, közzétett űrlapon az államtitkár – az általa irányított szakterületektől begyűjtött igények alapján – a tárgyévet megelőző december 15. napjáig adatot szolgáltat a KF részére a kommunikációs és szervezetfejlesztési terv elkészítéséhez.

(6) A tárgyévet követő évben tervezett informatikai beszerzéseiről az 1. függelék szerinti, a Minisztérium intranethálózatán közzétett űrlapon az államtitkár – az általa irányított szakterületektől begyűjtött igények alapján – a tárgyév augusztus 31. napjáig adatot szolgáltat a KF részére az éves informatikai beszerzési terv és az éves informatikai fejlesztési terv elkészítéséhez.

(7) A beszerzés becsült értékének megállapításához szükséges vizsgálat (indikatív ajánlatok bekérése, piackutatás, költségfelmérés, korábbi hasonló tárgyú szerződések elemzése stb.) elvégzése és dokumentálása a beszerzést kezdeményező szakterület feladata.

(8) A közbeszerzési és beszerzési terv adatai közül csak a jogszabályban előírt adatok publikusak.

(9) A közbeszerzési és beszerzési tervben szereplő közbeszerzések egybeszámításának megállapítása, a beszerzési igényeknek a tervvel való összevetése a KBO feladata.

(10) A KBO – amennyiben a rendelkezésre álló információ nem elégséges – további adatokat kérhet a kezdeményező szervezeti egységtől. Az egybeszámítás megítéléséhez szükséges teljes körű adatok szolgáltatása (a beszerzési tárgy funkciójának, rendeltetésének, más beszerzési tárggyal való hasonlóság szempontjából) a kezdeményező szervezeti egység (több szervezeti egységet érintő beszerzés esetén valamennyi szervezeti egység) szakmai felelősének a feladata és felelőssége. Az adott közbeszerzési eljárás egybeszámítás szempontjából történő részletes vizsgálata a 2. függelék szerinti közbeszerzési adatlap indításakor, az ott megadott adatok alapján történik meg.

(11) A közbeszerzési és beszerzési terv nem vonja maga után az abban megjelölt közbeszerzések és beszerzések lefolytatásának kötelezettségét.

(12) A közbeszerzési és beszerzési tervet a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár és az állami beruházások támogatásáért felelős helyettes államtitkár előzetes, a szükséges pénzügyi fedezet rendelkezésre állására vonatkozó nyilatkozata mellett, a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkár terjeszti fel a miniszter részére jóváhagyásra.

(13) A közbeszerzési és beszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre/beszerzésekre vonatkozó közbeszerzési/beszerzési eljárás is lefolytatható, ha a beszerzésre vonatkozó, előre nem látható igény vagy egyéb változás merül fel. Ez esetben a közbeszerzési/beszerzési eljárást a soron következő tervmódosításkor kell a tervbe az adott ágazatnak felvezettetnie.

(14) A közbeszerzési és beszerzési tervben nem szereplő közbeszerzési/beszerzési eljárás esetén a lefolytatást kezdeményező 2. függelék szerinti közbeszerzési adatlapon vagy a 3. függelék szerinti beszerzési adatlapon az előre nem látható igényt vagy változást indokolni kell.

(15) Az elfogadott közbeszerzési és beszerzési tervet – az ellenőrzések szempontjaira is tekintettel – legalább 5 évig meg kell őrizni.

(16) A KF

(17) A Kbt., a 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet, a 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet, továbbá a 162/2020. (IV. 30.) Korm. rendelet szerinti, illetve minden egyéb közbeszerzési szabályozás alapján előálló további közzétételi és adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése – szükség szerint a Minisztérium más szervezeti egységeinek bevonásával, illetve adatszolgáltatása alapján – a KF feladata.

(18) A KF feladata

(19)⁴ A büntetés-végrehajtási szervezet részéről a központi államigazgatási szervek és a rendvédelmi szervek irányában fennálló egyes ellátási kötelezettségekről, a termékek és szolgáltatások átadás-átvételének és azok ellentételezésének rendjéről szóló 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet (a továbbiakban: BVOP rendelet) által előírt ajánlatkérési feladatok év eleji, illetve év közbeni ellátásáért, valamint a BVOP rendelet végrehajtásához kapcsolódóan kiadott, a büntetés-végrehajtási szervezet részéről a büntetés-végrehajtásért felelős miniszter vezetése, irányítása vagy felügyelete alá tartozó szervek irányában fennálló ellátási kötelezettségről, a fogvatartottak kötelező foglalkoztatása keretében előállított termékekről és szolgáltatásokról, azok átadás-átvételéről és az ellentételezés rendjéről szóló 9/2011. (III. 23.) BM rendeletben felsorolt termékek vonatkozásában a beszerzési igények felméréséért, továbbá az e rendeletek hatálya alá tartozó beszerzések nyomon követéséért, a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága (a továbbiakban: BVOP) Központi Ellátó Szerve (a továbbiakban: BVOP KESZ) által kijelölt gazdasági társasággal történő ellátási szerződés megkötéséért a KF felelős.

4. § (1) A közbeszerzési eljárás lebonyolítását és az ahhoz kapcsolódó közbeszerzés-szakmai, tájékoztatási feladatokat a főszabály szerint a KBO látja el.

(2) Külső felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadói minősítéssel rendelkező közbeszerzési szakértő (a továbbiakban: Lebonyolító) bevonása esetén, a szakértő feladatáról és felelősségéről a Minisztériummal kötött megbízási szerződés rendelkezik. A Lebonyolítóval történő kommunikációs kapcsolattartás a BKEO feladata.

(3) Az (1) és (2) bekezdésben foglaltakon túl, a jelen Szabályzatban vagy jogszabályban meghatározott esetekben, továbbá felsővezetői döntés alapján, a Minisztérium közbeszerzési eljárásait külső szervezet is lebonyolíthatja. A feladatok és felelősségi körök megosztását és az együttműködés részletszabályait a Minisztérium és a Lebonyolító között létrejövő megállapodásban kell rögzíteni.

5. § (1) A Minisztérium mint ajánlatkérő nevében eljárva az EKR-ben történő regisztrációra a KF vezetője, BKEO vezetője vagy a KBO vezetője (a továbbiakban együtt: szervezeti szuper user) általa kijelölt munkatársai jogosultak.

(2) A szervezeti szintű szerepkörön belül

(3) Az eljárásszintű szerepkörön belül

(4) Az eljárási felelős az EKR rendszerben a KBO munkatársaként eljárás jogosultság karbantartó, közbeszerzési eljárást irányító, közbeszerzési eljárást létrehozó, közbeszerzési eljárás betekintő jogosultsággal rendelkezik. Felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadóként közbeszerzési eljárást irányító, közbeszerzési eljárást létrehozó, felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó ellenjegyző, közbeszerzési eljárás betekintő jogosultsággal rendelkezik. Lebonyolítóként közbeszerzési eljárást irányító, közbeszerzési eljárást létrehozó, felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó ellenjegyző, közbeszerzési eljárás betekintő jogosultsággal rendelkezik.

(5) Amennyiben Lebonyolító bevonásával kerül sor a közbeszerzési eljárás előkészítésére, lefolytatására, úgy minden esetben az köteles az EKR rendszerben betekintési jogot biztosítania a BKEO és az adott beszerzési igényt kezdeményező szakterület kijelölt munkatársa részére.

(6) A BKEO közbeszerzési eljárást ellenőrző jogi munkatársa az elektronikus közbeszerzési rendszerben a közbeszerzési eljárások tekintetében Közbeszerzési eljárás betekintő jogosultsággal rendelkezik. A BKEO változáskezelő jogi munkatársa az EKR rendszerben a szerződésmódosítással érintett közbeszerzési eljárások tekintetében közbeszerzési eljárást szerkesztő és közbeszerzési eljárás betekintő jogosultsággal rendelkezik.

6. § (1) A közbeszerzési eljárás a 2. függelék szerinti közbeszerzési adatlap mint kezdeményező iratnak a KF részére papír alapon történő megküldésével kezdeményezhető.

(2) A közbeszerzési adatlap kezdeményező iratban a szakterület meghatározza különösen

(3) Opcionális részt tartalmazó ajánlatkérés esetén a teljes ellenszolgáltatásba az opcionális rész értékét is bele kell érteni. Az építési beruházásra irányuló közbeszerzési eljárás esetén a közbeszerzés becsült értékébe a tartalékkeretet bele kell számítani. Tilos a beszerzés becsült értékének meghatározási módszerét, valamint a beszerzés részekre bontását a Kbt. megkerülése céljával megválasztani.

(4) A közbeszerzési adatlap kezdeményező irathoz a szakterület köteles csatolni

(5) A műszaki leírásban a teljesítés mennyiségi, minőségi, tartalmi és formai feltételeit úgy kell meghatározni, hogy az a szerződésszerű teljesítés minimumfeltételeit tartalmazza, és a teljesítés ellenőrizhető legyen.

(6) Amennyiben a szakterület a Kbt. vonatkozó rendelkezései alkalmazásával feltételes közbeszerzést kíván kezdeményezni, a kezdeményezésben meg kell határoznia azt az ajánlatkérő ellenőrzési körén kívül eső, bizonytalan jövőbeli eseményt, amely, ha az ajánlattételi vagy – adott esetben – a részvételi határidőt követően bekövetkezik, az ajánlatkérő eljárást eredménytelenné nyilváníthatja.

(7) A közbeszerzési adatlap kezdeményező iratban a pénzügyi fedezetet igazoló pénzügyi szervezeti egység meghatározza különösen

(8) A közbeszerzési adatlap kezdeményező irathoz a szakterület köteles csatolni pénzügyi fedezetet igazoló gazdasági szervezeti egység által aláírta beszerzés pénzügyi fedezetének/forrásának rendelkezésre állásáról szóló igazolást/dokumentumot.

(9) Támogatásból megvalósítandó közbeszerzés esetében támogatási szerződés hiányában akkor kezdeményezhető közbeszerzési eljárás, ha azt szakmai szempontok indokolják, és a szakterület a kezdeményező irathoz csatolja a támogatási döntésről vagy a benyújtott pályázat befogadásáról szóló dokumentumok másolatát, vagy amennyiben a támogatás pályázati felhívásának megjelenésére még nem került sor, a nyilatkozatát arra vonatkozóan, hogy támogatásra irányuló igényt fog benyújtani.

(10) A szakterület köteles a támogatás igénybevételére irányuló pályázat elbírálására vonatkozó okiratot a KBO részére haladéktalanul megküldeni.

(11) A közbeszerzési adatlap kezdeményező iratban a KBO meghatározza különösen a közbeszerzési eljárásra irányadó eljárásrendet és annak típusát.

(12) A közbeszerzési adatlap kezdeményező irathoz a KBO köteles csatolni és gondoskodni a Kbt. vonatkozó rendelkezéseiben foglaltakra tekintettel megállapított egybeszámított becsült értékre vonatkozó nyilatkozat rendelkezésre állásáról.

(13) Valamennyi visszterhes beszerzés esetén, a pénzügyi kötelezettségvállalást megelőzően, a beszerzéssel érintett szakterület vezetője köteles a kötelezettségvállalás iratanyagait – előzetes közbeszerzési szakmai vizsgálat céljából – a KF részére megküldeni. A kötelezettségvállalás iratanyagaihoz kötelezően csatolni szükséges a 8. függelék szerinti közbeszerzési nyilatkozatot két példányban. A KF vezetője a kötelezettségvállalás iratainak vizsgálata során állást foglal, hogy az adott beszerzés – a Minisztérium egyéb visszterhes beszerzéseivel összevetve – közbeszerzési szempontból értékhatár alatti, vagy a Kbt. hatálya alá nem tartozó, vagy a Kbt., továbbá más speciális beszerzési eljárási szabályok hatálya alá tartozó beszerzésnek minősül-e.

(14) Utólagosan, a teljesítést követően a beszerzések közbeszerzési szempontú minősítése nem végezhető el, ennek tényét a KF vezetője közbeszerzési nyilatkozaton rögzíti. Amennyiben a visszterhes beszerzés ügyirata a kötelezettségvállalást követően kerül megküldésre a KF részére, a Kbt. megkerülése révén bekövetkezett jogsértés esetén, a beszerzéssel érintett szakterület vezetőjét felelősség terheli.

(15) A szakterület a 6. § (2) és (4) bekezdésének megfelelően összeállított és a szakterület vezetője által aláírt kezdeményező iratot jogosult elindítani a pénzügyi fedezetet igazoló gazdasági szervezeti egység felé.

(16) A szakterülettel és a pénzügyi fedezetet igazoló gazdasági szervezeti egységgel történt egyeztetés alapján véglegesített és a szakterület vezetője, valamint a pénzügyi szervezeti egység vezetője által aláírt kezdeményező iratot és mellékleteit a döntéshozó részére a KF a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkáron keresztül küldi meg jóváhagyásra. A döntéshozó egyetértése esetén a közbeszerzési eljárás előkészítését a kezdeményező irat aláírásával jóváhagyja, valamint döntéshozóként megteszi a 10. függelék szerinti titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot, és valamennyi iratot továbbítja a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkáron keresztül a KF részére.

(17) Amennyiben a 2. függelék szerinti közbeszerzési adatlap kezdeményező irat adataiban változás következik be, a szakterület a kezdeményező iratot haladéktalanul köteles módosítani a 4. függelékben foglalt minta alkalmazásával, és azt a kezdeményező irattal egyező módon jóváhagyatni. Amennyiben a módosítás nem érinti az eljárás becsült értékét, illetve a szerződés időtartamát, akkor a beszerzési adatlapot módosító nyomtatványon a döntéshozó személye megegyezik a beszerzést igénylő szervezeti egység vezetőjével.

(18) Amennyiben a 2. függelék szerinti közbeszerzési adatlap kezdeményező irat adataiban olyan változás következik be, amely a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötésre kerülő szerződés időtartamának vagy a közbeszerzési eljárás becsült értékének módosításával jár, akkor a szakterület a kezdeményező iratot haladéktalanul köteles módosítani a 4. függelékben foglalt minta alkalmazásával. A szakterület vezetője, valamint a pénzügyi fedezetet igazoló gazdasági szervezeti egység vezetője által aláírt kezdeményező irat módosítását és mellékleteit a KF a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkáron keresztül küldi meg jóváhagyásra a döntéshozó részére. A döntéshozó egyetértése esetén a kezdeményező irat módosítását aláírásával jóváhagyja.

7. § (1) A közbeszerzési eljárás előkészítésébe és lefolytatásába bevont külső személy, szervezet – így különösen a FAKSZ – feladatait, felelősségét és helytállási kötelezettségét a vele kötött szerződésben rögzíteni kell. Amennyiben a Minisztérium a közbeszerzési eljárásba külső FAKSZ-ot nem von be, az eljárásban a KF biztosítja a FAKSZ közreműködését.

(2) A Kbt.-ben előírt esetekben a FAKSZ-szal történő szerződéskötés kezdeményezéséről a KF gondoskodik.

8. § (1) Közbeszerzési eljárás az alábbi feltételek együttes megléte esetén indítható:

(2) A szakmai felelős – amennyiben a szakterület vezetőjének irányítása alá tartozó szervezeti egység rendelkezik közbeszerzések előkészítésében közreműködő munkatárssal, akkor a vele egyeztetett – a 2. függelék szerinti közbeszerzés adatlap kezdeményező irat döntéshozó általi aláírásáról történő értesítéstől számított 5 munkanapon belül az alkalmassági követelményekkel kapcsolatos elvárásokat, a befejezési határidőt (részhatáridőt) vagy a szerződés időtartamát, az értékelési szempontokra tett javaslatát (a legalacsonyabb költség, illetve a legjobb ár-érték arány értékelési szempontrendszer esetében), a szerződés teljesítéssel kapcsolatos különleges követelményeit/feltételeit köteles a bírálóbizottság közbeszerzési, valamint jogi szakértelemmel rendelkező tagja(i) részére megküldeni. Amennyiben a megküldött javaslat közbeszerzési jogi szempontból nem vagy nem teljeskörűen fogadható el, úgy az eljárási felelős a megfelelőség vizsgálata körében felmerült észrevételeit, az előírások felülvizsgálatának céljából megküldi a szakmai felelősnek. A szakterület vezetőjének irányítása alá tartozó szervezeti egység közbeszerzések előkészítésében közreműködő munkatársa a bevonását megelőzően köteles összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatát megküldeni a KF részére.

(3) Amennyiben minden szükséges adat és dokumentum rendelkezésre áll, továbbá minden, az eljárás előkészítéséhez szükséges körülmény tisztázásra került, az eljárási felelős a kezdeményező iratban kijelölt szakmai felelős közreműködésével elkészíti az eljárás megindításához szükséges iratokat (a továbbiakban: indító iratok).

(4) Az indító iratok különösen az ajánlati/ajánlattételi/részvételi felhívás és az egyéb közbeszerzési dokumentumok. A közbeszerzési dokumentumokat ajánlatkérő köteles az EKR-ben, teljeskörűen, térítésmentesen elektronikusan hozzáférhetővé tenni a gazdasági szereplők számára.

(5) Az indító iratokat az eljárási felelős megküldi a bírálóbizottság tagjai részére egyeztetés céljából. A bírálóbizottság tagjai esetleges észrevételeikről, egyetértésükről haladéktalanul, de legkésőbb három munkanapon belül tájékoztatják az eljárási felelőst. Az eljárási felelős az indító iratot a bírálóbizottság tagjaival történt egyeztetés alapján véglegesíti.

(6) Amennyiben a közbeszerzési eljárás megindításához jogszabály más szerv vagy személy egyetértését, nyilatkozatát vagy tanúsítvány meglétét írja elő – ha az eljárás kezdeményezésekor ezen irat(ok) nem áll(nak) a szakterület rendelkezésére –, annak beszerzése iránt a KBO intézkedik. Ennek keretében a 3. § (17) bekezdésében meghatározott kormányrendeletek szerinti éves terv jóváhagyásáról, és a szükséges igénybejelentések megtételéről az erre a célra létrehozott portálfelületen a KBO gondoskodik.

(7) Az indító iratok véglegesítését, valamint a (4) bekezdés szerinti iratok rendelkezésre állását követően, a KF vezetője a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkáron keresztül az indító iratokat jóváhagyásra a döntéshozónak felterjeszti. A döntéshozó jóváhagyása hiányában a közbeszerzési eljárás nem indítható meg.

(8) FAKSZ részvétele esetén az ellenjegyzésről az eljárásban részt vevő FAKSZ az EKR rendszerben gondoskodik.

(9) Amennyiben a közbeszerzési eljárásba az arra jogosult szervezet megfigyelőt delegál, a delegált személlyel a kapcsolatot a KBO tartja, részére a szükséges iratokat a KBO küldi meg.

9. § (1) A KBO a jóváhagyott indító iratok kézhezvételét követően haladéktalanul intézkedik a felhívás közzétételre történő továbbításáról, illetve – amennyiben hirdetmény közzétételére nem kerül sor – a felhívás EKR-en keresztüli megküldéséről.

(2) Amennyiben a részvételi határidő vagy az ajánlattételi/ajánlati határidő lejárta előtt a felhívás, közbeszerzési dokumentum, illetve a hirdetmény módosítása szükséges, a módosításról, illetve annak tartalmáról a szakterület vezetője és a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkár együttesen dönt.

(3) A felhívás, illetve a hirdetmény visszavonásáról a szakterület vezetője és a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkár kezdeményezésével a döntéshozó jogosult dönteni.

10. § (1)⁷ A beérkezett ajánlatok, részvételi jelentkezések bontása, az ajánlatok közbeszerzési dokumentumokban meghatározott követelmények szerinti vizsgálata, valamint a kizáró okok, aránytalanul alacsony ár, irreális vállalások vizsgálata – szükség esetén az árszakértő bevonásával –, számítási hiba vizsgálata és az ajánlatok értékelése (a továbbiakban együtt: bírálat) a bírálóbizottság feladata.

(2)⁸

(3) Az ajánlattevők, részvételre jelentkezők pénzügyi-gazdasági és műszaki-szakmai alkalmasságának érdemi vizsgálata a bírálóbizottság feladatát képezi.

11. § (1) A bírálóbizottság tagjai, külső szakértői, megfigyelői, üléseinek meghívottjai, illetve valamennyi, az eljárás bármely szakaszában az eljárásba más módon bevont személy, akik az eljárásra vonatkozóan információt szerezhetnek, az eljárásba történő bekapcsolódásukkor – az eljárás tisztaságának megőrzése céljából – írásban nyilatkozniuk kell, hogy személyükkel szemben nem áll fenn a Kbt. 25. §-ában meghatározott összeférhetetlenség, és vállalják a titoktartást, a bírálóbizottság ülésein olyan személy, aki a nyilatkozatot nem töltötte ki, nem vehet részt.

(2) A bírálóbizottság ülését az eljárási felelős hívja össze, figyelembe véve a Kbt.-ben és egyéb jogszabályokban előírt döntési határidőket. A bizottság üléseiről jegyzőkönyvet kell készíteni, amely a bírálóbizottság megállapításait is tartalmazza, valamint tartalmaznia kell minden előzményt, ami az eljárás során történt. A jegyzőkönyvet a bírálóbizottság valamennyi jelenlévő szavazó tagja aláírja.

(3) A bírálóbizottság akkor határozatképes, ha szavazó tagjainak több mint a fele, de legalább 3 tagja – amelyből egy fő közbeszerzés-jogi, egy fő pénzügyi és egy fő közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező tag – jelen van. A közbenső döntés-előkészítő és az eljárást lezáró döntés-előkészítő bírálóbizottsági ülésen a Kbt. 27. § (3) bekezdése szerinti közbeszerzés tárgya szerinti, a közbeszerzési, a jogi és pénzügyi szakértő tagnak jelen kell lennie. Jogi végzettségű eljárási felelős esetén a közbeszerzési és jogi szakértelem együtt biztosított.

(4) A bírálóbizottságon belüli feladatokat jelen Szabályzat határozza meg.

(5) A bírálóbizottság az ajánlatok bírálatát és értékelését a Kbt. 69. §-a szerint végzi. A bírálati szakaszt követően közbenső döntési javaslatot terjeszt a döntéshozó elé, amely javaslatot tartalmaz

(6) A bírálóbizottság dönthet úgy, hogy a Kbt. 69. § (6) bekezdése szerint nemcsak a legkedvezőbb, hanem az értékelési sorrendben azt követő meghatározott számú következő legkedvezőbb ajánlattevőt is felhívja az igazolások benyújtására.

(7) A fenti lehetőséggel az ajánlatkérő akkor élhet, ha az értékelés módszerét figyelembe véve valamelyik ajánlat figyelmen kívül hagyása esetén az ajánlattevők egymáshoz viszonyított sorrendje nem változik.

(8) Amennyiben a bírálat során közbenső döntés szükséges, a KBO a KF vezetőjének és a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkár jóváhagyásával az eljárási cselekményeket összefoglaló feljegyzéssel megküldi a döntéshozó részére a bírálóbizottság üléseiről készített jegyzőkönyveket és a közbenső döntési javaslatot.

(9) A döntéshozó a bírálóbizottság közbenső döntési javaslata alapján, annak jóváhagyásával hozza meg közbenső döntését. Amennyiben a döntéshozó a bírálóbizottság közbenső döntési javaslatával nem ért egyet, akkor döntéséről tájékoztatja a bírálóbizottságot. A bírálóbizottság a döntéshozó döntése figyelembevételével a közbenső döntési javaslatot szükség szerint módosítja és/vagy kiegészíti, és a KBO a KF vezetőjének és a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkár jóváhagyásával az eljárási cselekményeket összefoglaló és a döntéshozó döntésével kapcsolatos álláspontját tartalmazó feljegyzéssel ismételten megküldi a döntéshozó részére a bírálóbizottság üléseiről készített jegyzőkönyveket és a módosított és/vagy kiegészített közbenső döntési javaslatot.

(10) A bírálóbizottság megállapításait szavazást követően rögzíti. A bírálóbizottság munkáját elektronikus úton is végezheti, amelynek alkalmazásáról az adott közbeszerzési eljárás bírálóbizottságának eljárási felelőse dönt, és amely során a bírálóbizottsági tagok jogosultak elektronikus úton (pl. e-mail) szavazni. A bírálóbizottság az egyéni értékelést követően az eljárás nyertesének személyére vonatkozó javaslatról szavazattöbbséggel határoz. A szavazás nyílt. Amennyiben a szavazás nem egyhangú, a felelősségi kör megtartása érdekében a jegyzőkönyvben az eltérő szavazatokat rögzíteni kell.

(11) Tárgyalásos eljárás esetén a tárgyalásokat a bírálóbizottság tagjai és az eljárási felelős folytatják le. A tárgyalásokat az adott szakmai felelős vezeti. A tárgyalások lezárásakori ajánlatokat, illetve az aktuális dokumentációs feltételeket a tárgyalás vezetőjének felhatalmazása alapján az eljárási felelős megküldi a bírálóbizottság minden tagjának, szakértőjének, megfigyelőjének. A tárgyalásokon a bírálóbizottság bármely tagja, szakértője, megfigyelője megfigyelőként részt vehet.

(12) A bírálóbizottság javaslatot tehet az eljárást lezáró döntésben második helyezett kihirdetésére, így különösen, ha

(13) Amennyiben az eljárást lezáró döntés meghozatala előtt más szerv vagy személy egyetértése, nyilatkozata, tanúsítvány beszerzése szükséges, arról a KBO gondoskodik.

(14) A KBO a KF vezetőjének és a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkár jóváhagyásával az eljárási cselekményeket összefoglaló feljegyzéssel megküldi a döntéshozó részére a bírálóbizottság üléseiről készített jegyzőkönyveket és az eljárás eredményéről készített írásbeli összegezés tervezetét.

(15) A döntéshozó a döntési javaslat alapján az arra jogosult szervezeteknek az eljárást lezáró döntés meghozatalához szükséges nyilatkozattételét követően, annak figyelembevételével – az összegezés tervezetének jóváhagyásával – hozza meg döntését. Amennyiben a döntéshozó a bírálóbizottság lezáró döntési javaslatával nem ért egyet, akkor döntéséről tájékoztatja a bírálóbizottságot. A bírálóbizottság a döntéshozó döntése figyelembevételével a közbenső döntési javaslatot szükség szerint módosítja és/vagy kiegészíti, és a KBO a KF vezetőjének és a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkár jóváhagyásával az eljárási cselekményeket összefoglaló és a döntéshozó döntésével kapcsolatos álláspontját tartalmazó feljegyzéssel ismételten megküldi a döntéshozó részére a bírálóbizottság üléseiről készített jegyzőkönyveket és a módosított és/vagy kiegészített közbenső döntési javaslatot.

12. § (1) A részvételi szakasz, illetve a közbeszerzési eljárás eredményéről szóló írásbeli összegezés megküldéséről a KBO gondoskodik.

(2) Indokolt esetben a bírálóbizottság az ajánlati kötöttség lejártának időpontját megelőzően kezdeményezheti a KF vezetőjénél, hogy a KBO kérje fel az ajánlattevőket ajánlataik meghatározott időpontig történő további fenntartására, illetve szükség szerint az ajánlati biztosíték fenntartására.

(3) Az ajánlati kötöttség kiterjesztése nem haladhatja meg az ajánlati kötöttség lejártának eredeti időpontjától számított, a Kbt. vonatkozó rendelkezései szerinti időtartamot.

(4) Amennyiben az ajánlattevő az ajánlatkérő által megadott határidőben nem nyilatkozik, úgy kell tekinteni, hogy ajánlatát az ajánlatkérő által megjelölt időpontig fenntartja.

(5) Amennyiben valamelyik ajánlattevő ajánlatát nem tartja fenn, az ajánlati kötöttség lejártának eredeti időpontját követően az eljárás további részében ajánlatát figyelmen kívül kell hagyni.

(6) Ha az ajánlatkérő az ajánlatok bírálatát az ajánlati kötöttség (3) bekezdés szerinti időtartama alatt sem tudja elvégezni, felkérheti az ajánlattevőket ajánlataik meghatározott időpontig történő további fenntartására. Ha az ajánlattevők eljárást lezáró döntésről való értesítését megelőzően a meghosszabbított ajánlati kötöttség is lejárna, az ajánlatkérő az eljárást lezáró döntést a Kbt. vonatkozó rendelkezéseire figyelemmel hozhatja meg.

(7) Amennyiben a bírálóbizottságnak az ajánlati kötöttség fenntartására vonatkozó írásba foglalt kezdeményezése az ajánlati kötöttség lejártát megelőző észszerű határidőn belül a KBO részére nem érkezik meg, a KF vezetője jogosult az ajánlattevők ajánlataik meghatározott időpontig történő további fenntartása iránt a bírálóbizottság kezdeményezése hiányában is intézkedni.

13. § (1) A közbeszerzési eljárás eredményeként kötendő szerződést az eljárási felelős készíti elő az eljárást indító felhívás, a közbeszerzési dokumentumok, azok részeként kiadott szerződéstervezet vagy szerződéses feltételek, szükség esetén a tárgyalási jegyzőkönyv, valamint az ajánlat tartalmának megfelelően, amelyet a szakterület megküld a másik szerződő fél részére aláírás céljából.

(2) A szakterület által átadott, az (1) bekezdés szerint megszerkesztett szerződéses példányok szerződő fél általi aláírását követően az eljárási felelős a jogi megfelelőség tanúsításával a Pénzügyi Szabályzatban meghatározott módon továbbítja azokat pénzügyi ellenjegyzésre.

(3) Amennyiben a szerződésben kikötött felelősségbiztosítást, tanúsítványt, hatósági igazolást a nyertes ajánlattevő csak a szerződéskötéskor köteles rendelkezésre bocsátani, úgy csak ezek rendelkezésre állása esetén kerülhet sor a szerződés jogi megfelelőségének tanúsítására és pénzügyi ellenjegyzésére.

(4) Amennyiben annak feltételei fennállnak, a pénzügyi ellenjegyző a szerződést két munkanapon belül ellenjegyzéssel látja el, majd szakmai egyetértés, áttekintés céljából haladéktalanul továbbítja azt az illetékes szakterület részére.

(5)⁹ A szakmai felelős jóváhagyó a szerződést két munkanapon belül áttekinti, a szakmai megfelelőség tanúsításaként szignálja, majd az iratokat a kötelezettségvállaló részére haladéktalanul felterjeszti.

(6) A kötelezettségvállaló az aláírását követően az iratokat a KBO-nak visszaküldi.

(7) A KBO a szerződés aláírt példányainak kézhezvételét követően gondoskodik a Kbt. szerinti hirdetmény elkészítéséről és határidőben történő feladásáról.

14. § (1) A szakterület vezetője köteles figyelemmel kísérni és ellenőrizni a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítését, ennek keretében köteles gondoskodni a Minisztériumot terhelő, szerződésben foglalt kötelezettségek teljesítéséről, valamint köteles a szerződő féltől szerződésszerű teljesítést követelni.

(2) A Kbt. vonatkozó rendelkezéseiben meghatározott, a szerződés szakmai és pénzügyi teljesítéséről szóló információk közzététele iránt – a szakterület, illetve az illetékes pénzügyi-gazdasági szervezeti egység vezetőjének tájékoztatása alapján – az EKR-ben és a Közbeszerzési Hatóság által működtetett nyilvános elektronikus szerződéstárban a KBO intézkedik.

(3) A szakterület vezetője – pénzügyi szervezeti egység közreműködésével – a szerződés teljesítésére vonatkozóan kiállított teljesítésigazolás alapján – keretszerződés esetén az utolsó egyedi megrendelés teljesítését követően a teljes keretszerződés vonatkozásában –, külön felszólítás nélkül az ellenszolgáltatás kifizetésének teljesítését követő 5 munkanapon belül elektronikusan megküldi a KF részére a következő adatokat:

(4) Amennyiben a szerződésben teljesítési biztosíték került kikötésre, a teljesítési biztosíték visszafizetési feltételeinek vizsgálata – a teljesítésigazolások alapján – a pénzügyi szervezeti egység feladata.

(5) A (2) bekezdésben meghatározott kötelezettség teljesítésének elmulasztása esetén

(6) Amennyiben a teljesítésigazolások alapján nem állapítható meg kétséget kizáróan a teljesítési biztosíték visszafizethetősége, a pénzügyi szervezeti egység beszerzi a teljesítésigazolásra jogosult személytől az arra vonatkozó tájékoztatást, hogy a szerződő féllel szemben a szerződés teljesítéséből eredően szükséges-e követelést érvényesíteni a teljesítési biztosíték terhére.

(7) A pénzügyi szervezeti egység a tájékoztatás figyelembevételével intézkedik a teljesítési biztosíték visszafizetése iránt.

15. § (1) A közbeszerzési eljárások keretében megkötött szerződések módosítására a 9. függelék szerinti adatlap kitöltésével kizárólag a Kbt. 197. § (1) bekezdése alapján, a Kbt. 141. §-ában meghatározott feltételek figyelembevételével van lehetőség. A közbeszerzési eljárások keretében megkötött szerződésekben rögzített tartalékkeret felhasználására a 9. függelék szerinti adatlap kitöltésével van lehetőség a tartalékkeret-felhasználás szabályainak megfelelően.

(2)¹⁰ A szerződés módosításának, valamint tartalékkeret felhasználásának kezdeményezése esetén, továbbá a szerződésmódosítási kérelem jogalap hiányában történő elutasítása esetén a kezdeményezőnek részletesen be kell mutatnia a szerződésmódosítás Kbt.-ben meghatározott jogalapját vagy annak hiányát, indokait, és a 9. függelék szerinti adatlap hiánytalan kitöltése mellett, annak mellékleteként csatolni kell az indokok alátámasztását szolgáló, az adatlap tartalmával teljes mértékben összhangban álló, azt igazoló dokumentumokat – építési beruházásra vonatkozó szerződés módosítása esetében különösen a szükséges mérnöki véleményt, műszaki ellenőri nyilatkozatot –, valamint a szükséges fedezet rendelkezésre állását igazoló dokumentumot. Amennyiben a 9. függelék és a kapcsolódó dokumentumok nem alkalmasak a szerződésmódosítás jogalapjának érdemi vizsgálatára – akár az adatlap hiányos kitöltése, akár az alátámasztó dokumentumok nem teljeskörűsége okán –, úgy a Közbeszerzési Főosztály vezetője által kijelölt jogi munkatárs a szerződésmódosítási kezdeményezést érdemi vizsgálat lefolytatása nélkül visszaküldi a szakterületnek.

(3) A közbeszerzési szerződések módosítása, a felmerült változtatási igények vizsgálata, a változtatási igény kezelési módjának vizsgálata és az abban való javaslattétel a BKEO feladata.

(4) A BKEO vezetője által kijelölt munkatárs felelős az alábbiakért:

(5) A szakterület az adott változás kezeléséhez kapcsolódóan közbeszerzési jogi és műszaki véleményt, a változtatás jellegétől függően szükség szerint műszaki ellenőri véleményt, valamint költségszakértői javaslatot ad, illetve elősegíti a döntési javaslatok kialakítását.

(6) A BKEO vezetője – a KF vezetőjének egyidejű tájékoztatása mellett – elektronikus levélben kijelöli a BKEO szerződésmódosítás során eljáró munkatársát, aki a rendelkezésre álló iratok alapján megvizsgálja a kérelem jogalapját, elkészíti a szerződésmódosítás tervezetét, adott esetben elkészíti a tartalékkeret felhasználásával kapcsolatos jegyzőkönyvet, továbbá szükség esetén további iratok megküldését kéri. Ha a szerződés módosításának a Kbt.-ben meghatározott feltételei nem állnak fenn, a BKEO kijelölt jogi munkatársa tájékoztatja a szakterület vezetőjét és a szakmai felelőst, hogy a szerződés módosítására nincs jogszerű lehetőség, a kérelmet el kell utasítani, illetve ha a kérelem tartalma alapján új közbeszerzési eljárás lefolytatása szükséges, akkor ennek tényéről a BKEO vezetője és a KF vezetője egyidejű tájékoztatása mellett.

(7) A Perképviseleti, Adatvédelmi és Szerződéses Ügyek Főosztálya (a továbbiakban: PASZÜF) a jogvitával érintett szerződő felek aktualizált listáját hozzáférhetővé teszi a BKEO, valamint a szakterület részére. A BKEO vezetője a lista alapján ellenőrzi, hogy a tervezett szerződésmódosítás érint-e olyan partnert, akivel a Minisztérium jogvitában áll. Amennyiben igen, a PASZÜF kijelöli a szerződésmódosítás ügyében közreműködő jogtanácsost.

(8) Európai uniós finanszírozású közbeszerzési szerződések módosítása során az ME KFF által elfogadott és közzétett eljárásrendet, illetve az IH, CEF Főosztály által egyeztetett eljárásrendet betartva kell eljárni.

(9) A 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet alapján folyamatba épített ellenőrzéshez kötött közbeszerzésiszerződés-módosításhoz is be kell szerezni az adott jogszabály szerinti ellenőrző szervezet (IH, CEF Főosztály), illetve a felügyeleti szervezet (ME KFF) előzetes jóváhagyását. A 256/2021. (V. 18.) Korm. rendelet alapján utóellenőrzéshez kötött, illetve a Minisztérium által kezdeményezhető előzetes ellenőrzés alapján lefolytatandó eljárás alapján történő közbeszerzésiszerződés-módosításhoz is be kell szerezni az adott jogszabály szerinti ellenőrző szervezet (IH, CEF Főosztály), illetve a felügyeleti szervezet (ME KFF) jóváhagyását. A változtatási kérelmet, háttérdokumentumait és az azok alapján a BKEO kijelölt jogi munkatársa által előkészített szerződésmódosítás tervezetet a szakmai felelős kezdeményezésére a közbeszerzési nyilvántartási munkatárs küldi meg jóváhagyásra az IH-nak, illetve az ME KFF-nek.

(10) Amennyiben a szerződés módosításra kerül, a BKEO kijelölt jogi munkatársa a szerződésmódosítás előzmények részében az előzmény közbeszerzési eljárás adatait, a megkötött alapszerződés és esetleges korábbi módosításai aláírásának dátumait és a nyilvántartási számát is feltünteti.

(11) A szerződés-nyilvántartásért felelős szervezeti egység a szerződésmódosítás aláírását követően az aláírás tényéről – az aláírt és nyilvántartásba vett szerződésmódosítás elektronikus és papíralapú megküldésével – haladéktalanul értesíti a BKEO vezetőjét, a KF vezetőjét és a BKEO kijelölt jogi munkatársát.

(12) A szerződésmódosítás elkészítésére egyebekben a 13. §-ban foglaltakat megfelelően alkalmazni kell.

(13) Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) 50. § (3) bekezdése szerinti szerződés módosítása esetén a szakmai vezető feladata

(14) Amennyiben a szerződésmódosításhoz más szerv vagy személy egyetértése, nyilatkozata, tanúsítvány beszerzése szükséges, arról a BKEO gondoskodik.

(15) A BKEO a szerződésmódosítás aláírt példányainak kézhezvételét követően gondoskodik a Kbt. 37. § (1) bekezdés j) pontjában meghatározott hirdetmény elkészítéséről és határidőben történő feladásáról.

(16) A szerződés megszüntetésére a (2), (12)–(14) bekezdésben foglaltakat megfelelően alkalmazni kell.

16. § (1) A 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet, a 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet, valamint a 162/2020. (IV. 30.) Korm. rendelet szerinti keretmegállapodásos eljárás második részének (a továbbiakban: központosított közbeszerzési eljárás második része) lebonyolítása során a III. Fejezetben foglaltakat a Kbt., valamint a vonatkozó keretmegállapodás figyelembevételével, a jelen fejezetben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(2) A közbeszerzési eljárás lefolytatását igénylő beszerzési igényeket, továbbá az informatikai beszerzési tervet, informatikai fejlesztési tervet a Közbeszerzési Osztály portálkezelésre feljogosított munkatársa töltheti fel a portálra, illetve ő tartja a kapcsolatot a DKÜ-vel. A közbeszerzési eljárás lefolytatását nem igénylő beszerzésekre vonatkozó igényeket a BKEO portálkezelésre feljogosított munkatársa tölti fel a DKÜ portálra. A portál kezelésére feljogosított munkatárs a feltöltéshez szükséges valamennyi nyilatkozat és dokumentum beszerzéséről intézkedik az adott szakterület vezetője által kijelölt munkatárásának bevonásával.

(3) A közbeszerzési eljárás lefolytatását nem igénylő beszerzésekre vonatkozó igényeket és szponzorációs igényeket a BKEO portálkezelésre feljogosított munkatársai töltik fel az NKOH portálra. A portál kezelésére feljogosított munkatárs a feltöltéshez szükséges valamennyi nyilatkozat és dokumentum beszerzéséről intézkedik az adott szakterület vezetője által kijelölt munkatárásának bevonásával.

(4) A beszerzési igény és a beszerzés tárgyának (a továbbiakban: termék vagy szolgáltatás) meghatározása, a termék vagy szolgáltatás kiválasztása, továbbá annak megítélése, hogy melyik termék vagy szolgáltatás felel meg a Minisztérium mint ajánlatkérő igényének, a szakterület feladata.

(5) A szakterület – szükség esetén a BKEO vagy a KBO bevonásával – áttekinti a központosított közbeszerzési portál adatbázisából, hogy a termék vagy szolgáltatás a hatályos központosított közbeszerzési eljárás keretében kötött keretmegállapodás terhére beszerezhető-e.

(6) Amennyiben a beszerzési igény kielégítése a központosított közbeszerzési eljárás alapján megkötött keretmegállapodás terhére nem történhet meg, a Minisztérium a beszerzést saját hatáskörben valósítja meg.

(7) Amennyiben a beszerzésnek közbeszerzési szempontból nincsen akadálya, a beszerzési eljárás értékétől függően a KBO vagy a BKEO gondoskodik az igénybejelentésről a központosított közbeszerzési portálon. A központosított közbeszerzési eljárás második része a központi beszerző szervezet általi jóváhagyását és visszaigazolását követően indítható meg saját hatáskörben, vagy azt a 162/2020. (IV. 30.) Korm. rendelet alapján az NKOH vagy a 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet alapján a DKÜ bonyolítja le.

(8) A nemzetközi utazásszervezések körébe tartozó szolgáltatások megrendelését a szakterület az SzMSz szerinti utazásszervezési feladatokat ellátó szervezeti egység részére közvetlenül megküldendő feljegyzéssel és a kapcsolódó, jóváhagyott és ellenjegyzett útindító dokumentumokkal kezdeményezi. A verseny újraindítását és a megrendelést a Minisztérium SzMSz szerinti utazásszervezési feladatokat ellátó szervezeti egység a szolgáltatók vonatkozó ajánlatait tartalmazó online utazási foglalási rendszer útján valósítja meg.

(9) A központosított közbeszerzési és beszerzési eljárásokra vonatkozóan a külön részletszabályokat tartalmazó ügyrendi szabályzat alkalmazandó.

17. § (1) Jogszabály rendelkezése szerint a közbeszerzési eljárás előkészítésében vagy lefolytatásában az ajánlatkérő részéről nem vehet részt olyan személy, akinek a részvétele összeférhetetlenséget eredményezne. Összeférhetetlen, és nem vehet részt az eljárással vagy annak előkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont vagy az eljárás eredményét befolyásolni képes személy – ideértve a Kbt. 3. § 24a. pontja szerinti közbeszerzési szolgáltatót, valamint az általa foglalkoztatottakat is – közvetve vagy közvetlenül olyan pénzügyi, gazdasági vagy egyéb személyes érdekeltséggel rendelkezik, amely úgy tekinthető, hogy befolyásolja funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlását.

(2) Jogszabály rendelkezése szerint vélelmezni kell, hogy fennáll az összeférhetetlenség, ha az (1) bekezdés szerinti személy

(3) Jogszabály rendelkezése szerint nem eredményezi a verseny tisztaságának sérelmét, és nem összeférhetetlen az olyan személy (szervezet) részvétele az eljárásban,

(4) Amennyiben a közbeszerzési eljárásban potenciálisan olyan gazdasági szereplő részvétele is várható, aki felett az ajánlatkérő a tulajdonosi joggyakorló, úgy a tulajdonosi, szervezeti és személyi kapcsolati pontok miatt esetlegesen bekövetkező összeférhetetlenség elhárítása érdekében az eljárás előkészítésétől a közbeszerzési eljárás jogorvoslati eljárás jogerős lezárásáig, illetve a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítéséig terjedően a döntési hatáskörök elválasztása érdekében a miniszter feladatköreit a miniszter helyett a szakterületi egység vezetője, a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkár feladatköreit a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkár helyett a KF vezetője látja el.

(5) Az ajánlatkérő nevében eljáró és az ajánlatkérő által az eljárással vagy annak előkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személy a 8. függelék szerinti tartalommal írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben fennáll-e bármely olyan körülmény, amely a Kbt. 25. §-a szerinti összeférhetetlenséget eredményezhet. Ha e személy a közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó több folyamatban (eljárás előkészítése, ajánlatok és részvételi jelentkezések bírálata, a közbeszerzési eljárás eredményéről szóló döntés meghozatala) is részt vesz, az érintett személynek a nyilatkozatot valamennyi folyamathoz kapcsolódóan meg kell tennie.

(6) Jogszabály rendelkezése szerint, ha a fentiekben foglalt cselekmények vagy bármely más forrásból származó információ alapján felmerül az összeférhetetlenség kockázata, az ajánlatkérő köteles megvizsgálni az összeférhetetlenség fennállását.

(7) Jogszabály rendelkezése szerint összeférhetetlenség fennállása esetén az ajánlatkérő köteles megvizsgálni, hogy az összeférhetetlenség az adott közbeszerzési eljárás tekintetében hogyan érintette a verseny tisztasága és az egyenlő bánásmód elveinek érvényesülését, és köteles mindazon intézkedéseket megtenni, amelyek szükségesek az összeférhetetlenség megszüntetéséhez és az eljárás jogszerűségének helyreállításához. A Kbt. 62. § (1) bekezdés m) pontja szerinti kizáró ok akkor alkalmazható, ha az egyenlő bánásmód és a verseny tisztaságának sérelme más módon nem orvosolható.

(8) Jogszabály rendelkezése szerint, ha egy részvételre jelentkező, ajánlattevő, alvállalkozó vagy az alkalmasság igazolásában részt vevő szervezet vagy egy ezekkel – közvetve vagy közvetlenül – a Kbt. 3. § 28. pontjában meghatározott meghatározó befolyást gyakorolni képes szervezettel kapcsolatban álló gazdasági szereplő – ideértve a (2) bekezdés b) pontja szerinti személyeket is – részt vett a közbeszerzési eljárás előkészítésében, az ajánlatkérő köteles megfelelő intézkedéseket tenni – különös tekintettel az eljáráshoz kapcsolódó valamennyi releváns információ többi gazdasági szereplővel való közlésére, valamint megfelelő ajánlattételi határidő biztosítására – annak érdekében, hogy az érintett gazdasági szereplő közbeszerzési eljárásban való részvétele ne vezessen a verseny torzításához. Az érintett gazdasági szereplő a Kbt. 62. § (1) bekezdés m) pontja szerinti kizáró ok alapján csak akkor zárható ki az eljárásból, ha az egyenlő bánásmód elvének tiszteletben tartása más módon nem biztosítható. A kizárást megelőzően az ajánlatkérő – hiánypótlás vagy felvilágosításkérés útján – köteles biztosítani annak lehetőségét, hogy az érintett gazdasági szereplő bizonyítsa, hogy a közbeszerzési eljárás előkészítésében való részvétele az egyenlő bánásmód elvét és a verseny tisztaságát nem sérti, vagy az érintett gazdasági szereplő az összeférhetetlenségi helyzetet más módon elhárítsa. Az összeférhetetlenségi helyzet elhárítása érdekében a gazdasági szereplő által tett intézkedéseket az ajánlatkérő köteles az ajánlatok (részvételi jelentkezések) elbírálásáról szóló összegezésben ismertetni.

(9) A Minisztérium valamennyi munkatársa és az adott közbeszerzési eljárás előkészítésébe, illetve lebonyolításába bármilyen módon bevont személy haladéktalanul köteles írásban részletesen tájékoztatni a minisztert vagy az illetékes államtitkárt, ha egy adott közbeszerzési eljárás tekintetében bárki részéről bármilyen, az egyenlő bánásmód elvét és az eljárás tisztaságát veszélyeztető cselekményt észlel.

(10) A szakterület vezetője és/vagy a KF vezetője köteles felhívni az eljárás előkészítésébe bevont személy figyelmét arra, ha a 17. § alapján – különösen az általa megszerzett többletinformációkra tekintettel – a közbeszerzési eljárásban történő részvétele összeférhetetlenséget eredményezne.

(11) Az eljárásban részt vevőknek a Kbt. 25. §-ában rögzített összeférhetetlenségi okról vagy annak kockázatáról a KF vezetőjét és saját szervezeti egységük vezetőjét haladéktalanul tájékoztatniuk kell. A közbeszerzési eljárásban részt vevő személyek az eljárás folyamán egyébként a Kbt. 44. §-a figyelembevételével titoktartásra kötelesek. A közbeszerzési eljárásban részt vevő munkatársak, külső megbízott személy az eljárás folyamán titoktartásra kötelesek, a részvételi, ajánlati, ajánlattételi felhívás, illetve a dokumentáció feltételeivel kapcsolatban az Ajánlattevőkkel külön megbeszélést nem folytathatnak.

18. § (1) A bírálóbizottságba szavazó tagot jelöl a Minisztérium, illetve európai uniós finanszírozású közbeszerzési eljárás esetén szavazó tagot és/vagy megfigyelőt jelölhet az adott jogszabály szerinti minőségbiztosítást végző ellenőrző szerv (IH, ME KFF).

(2) Az ME KFF a közbeszerzési eljárásba megfigyelőt jelölhet, közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó beszerzés esetén megfigyelőt jelöl.

(3) Az (1) és (2) bekezdés szerinti szervezeteken kívül más személy, szervezet megfigyelőt abban az esetben jelölhet, ha a Minisztériummal kötött külön megállapodás (pl. konzorciumi megállapodás) ennek lehetőségét kifejezetten rögzíti, szavazó tagot pedig akkor, ha a megállapodás alapján a jelölő külső személy/szervezet költségviselő félként jelenik meg.

(4) A bírálóbizottság tagjait a döntéshozó bízza meg. Amennyiben a bizottság összetétele a minisztériumi tagok, szakértők személyében történő változás miatt módosul, a felelősségi rendet módosítani kell, és a döntéshozóval jóvá kell hagyatni.

(5) A bírálóbizottság a jelen Szabályzatban nem érintett kérdésekre az eljárás előkészítése során saját ügyrendet határozhat meg, amelyet írásba foglal.

19. § (1) Az eljárási felelős a közbeszerzési eljárás minden szakaszában felelős az alábbiakért:

(2) Az eljárási felelős a közbeszerzési eljárás előkészítési szakaszában felelős az alábbiakért:

(3) Az eljárási felelős a közbeszerzési eljárás ajánlattételi és/vagy jelentkezési szakaszában felelős az alábbiakért:

(4) Az eljárási felelős a közbeszerzési eljárás értékelési szakaszában felelős az alábbiakért:

(5) Az eljárási felelős a közbeszerzési eljárás szerződéskötési szakaszában felelős az alábbiakért:

(6) Az eljárási felelős, a DKÜ-, az NKOH- és a KEF-kapcsolattartásra felhatalmazott munkatárs vagy a KBO vezetője által kijelölt munkatárs a szerződéskötést követően felel

(7) A BKEO vezetője által a szerződésmódosítás elvégzésére kijelölt munkatársa felelős az alábbiakért:

(8) A szakmai felelőst az eljárást kezdeményező szervezeti egység vezetője jelöli ki az eljárás tárgyának megfelelően a közbeszerzési eljárás előkészítésének, bírálatának műszaki-szakmai támogatására. A szakmai felelős a bírálóbizottság szavazó tagja, kivéve, ha a szakmai ágazati helyettes államtitkár megbízott szakértőt javasolt a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tagnak, ebben az esetben a szakmai felelős a bírálóbizottság tanácskozási jogú tagja. A szakmai felelős más munkakörbe kerülése, foglalkoztatási jogviszonyának megszűnése esetén felettese által kijelölt utódjának át kell adnia feladatait és a birtokában lévő dokumentáció(ka)t.

(9) A szakmai felelős feladatai és felelőssége – amennyiben a szakmai ágazati helyettes államtitkár rendelkezik ágazati lebonyolítástámogatási feladatokat ellátó szervezeti egységgel, úgy ezen szervezeti egység kijelölt munkatársával egyeztetve, aki a bevonását megelőzően az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatát megküldi a KF részére – a közbeszerzési eljárás előkészítési szakaszában:

(10) A szakmai felelős feladata és felelőssége a közbeszerzési eljárás ajánlattételi és/vagy jelentkezési szakaszában:

(11) A szakmai felelős feladata és felelőssége a közbeszerzési eljárás értékelési szakaszában:

(12) A szakmai felelős feladata és felelőssége a közbeszerzési eljárás szerződéskötési szakaszában:

(13) A szakmai felelős feladata és felelőssége – amennyiben a szakmai ágazati helyettes államtitkár rendelkezik ágazati lebonyolítástámogatási feladatokat ellátó szervezeti egységgel, úgy ezen szervezeti egység kijelölt munkatársával egyeztetve – a szerződéskötést követően a teljesítési szakaszban:

(14) A közbeszerzési nyilvántartási munkatárs a részben vagy egészben európai uniós, valamint a hazai finanszírozású közbeszerzési eljárások esetén a bírálóbizottság szakértőjeként segíti a bírálóbizottság munkáját az alábbiak szerint:

(15) A bírálóbizottság pénzügyi szakértelemmel rendelkező tagja (a pénzügyi fedezetet kezelő szervezeti egység vezetője által delegált tag) felelős az alábbiakért:

(16) A bírálóbizottság jogi és közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagjának, vagy tagjainak a szakterület által, valamint a bírálóbizottságnak közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szakértelemmel rendelkező tagja által meghatározott műszaki tartalom, bírálati szempontrendszer, általános joggyakorlat során alkalmazott szerződéses feltételek vonatkozásában – a Kbt. és a közbeszerzési eljárásra vonatkozó egyéb jogszabályok betartása érdekében – írásbeli figyelmeztetési kötelezettsége áll fenn a bírálóbizottság irányába, amennyiben ezen feltételek jogellenessége megállapítható, és arról tudomást szerez. A bírálóbizottság jogi és közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagja a szakmai kompetenciájához képest speciális – különösen műszaki, gazdasági, piaci – szakértelmet, szaktudást igénylő kérdések tekintetében figyelmeztetési kötelezettséggel nem tartozik, annak megítélése a bírálóbizottság közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szakértelemmel rendelkező tagjának a feladata.

(17) A FAKSZ köteles részt venni a Kbt. 27. § (3) bekezdése szerinti eljárásokban, ennek keretében:

(18) A FAKSZ tevékenysége körében az EKR-ben elektronikusan ellenjegyzi a közbeszerzési eljárás során keletkezett, alábbi dokumentumokat:

(19) A FAKSZ aláírásával, illetve az EKR rendszerben történő ellenjegyzésével igazolja a közbeszerzési eljárásban történő személyes részvételét, továbbá az eljárás alapjául szolgáló iratok személyes ellenőrzését, és felelősséget vállal az eljárás – kizárólag közbeszerzési szempontú – szakszerűségéért és a közbeszerzésekre vonatkozó jogszabályoknak való megfelelőségéért.

(20) A bírálóbizottság döntési javaslatát a közbeszerzés tárgya szerinti, az SzMSz alapján feladat- és hatáskörrel rendelkező szakmai ágazati helyettes államtitkár véleményezi.

(21) A szakterület felel

(22) A KF felel

(23) A KF vezetője – a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkár egyetértésével – az (1)–(7) bekezdésben foglaltakat külső FAKSZ útján vagy annak közreműködésével is biztosíthatja.

(24) Az ajánlatkérő személyi állományába nem tartozó, külső közreműködő felel

(25) A döntéshozó a Kbt. 27. § (5) bekezdésében meghatározottak szerinti természetes személy, aki az ajánlatkérő nevében az eljárás során hozott döntésekért felelős. A döntéshozó nem tagja a bírálóbizottságnak, döntéseit a bizottság döntési javaslata és a véleményező véleménye alapján hozza.

(26) A döntéshozó felel

20. § A közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos belső ellenőrzési feladatok végzése során a hatályos jogszabályokban meghatározott, a közbeszerzési eljárások ellenőrzésére vonatkozó előírások, valamint a Minisztérium vonatkozó belső normáiban foglaltak szerint kell eljárni.

21. § (1) A közbeszerzési eljárásokat azok megindításától a jogorvoslati eljárás jogerős lezárásáig, illetve a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítéséig terjedően írásban vagy a közbeszerzési eljárás elektronikus lefolytatása esetén külön jogszabály szerint, elektronikusan dokumentálni kell.

(2) A közbeszerzési eljárással összefüggő valamennyi iratot és dokumentumot – a Kbt. előírásai alapján – a Minisztérium iratkezelési szabályzata szerint kell kezelni és őrizni.

(3) A közbeszerzési eljárás előkészítésének iratanyagát a közbeszerzési eljárás kezdeményezésével bezárólag a szakterület köteles megőrizni.

(4) A közbeszerzési eljárás előkészítésének és lebonyolításának iratanyagát – a közbeszerzési eljárás kezdeményezésétől az eljárás eredményéről szóló tájékoztató megjelenéséig, illetve a jogorvoslati eljárás jogerős lezárásáig – a KF köteles megőrizni.

(5) A közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés szakmai teljesítésével összefüggő iratanyagot a szakterület, a pénzügyi teljesítéssel összefüggő iratanyagot a pénzügyi szervezeti egység köteles megőrizni.

22. § (1) Ha a beszerzés a Kbt. tárgyi kivételi körének hatálya alá tartozik, a minősített beszerzések Országgyűlés általi mentesítésének kezdeményezésére vonatkozó feltételekről és eljárásról, valamint az ilyen beszerzések megvalósításakor az ajánlatkérő által érvényesítendő követelményekről szóló 492/2015. (XII. 30.) Korm. rendelet által meghatározott eljárásrend szerint a szakterület szerzi be az Országgyűlés illetékes bizottságának engedélyét. A szakterület kérésére a KF az engedély megszerzése érdekében segítséget nyújt, illetve – a szakterülettől kapott megalapozó dokumentumok birtokában – intézkedik az engedély megszerzése iránt.

(2) A minősített adatot, az ország alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdekeit érintő vagy a különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések sajátos szabályairól szóló 218/2011. (X. 19.) Korm. rendelet hatályon kívül helyezéséről, valamint az ezzel összefüggő átmeneti rendelkezésről szóló 276/2014. (XI. 6.) Korm. rendelet 4. § b) pontja alapján a minősített adatot, az ország alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdekeit érintő vagy a különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések sajátos szabályairól szóló 218/2011. (X. 19.) Korm. rendeletet [a továbbiakban: 218/2011. (X. 19.) Korm. rendelet] alkalmazni kell azon beszerzésekre, amelyre vonatkozóan a 218/2011. (X. 19.) Korm. rendelet 3. § (2) bekezdése szerint az Országgyűlés illetékes bizottsága a 218/2011. (X. 19.) Korm. rendelet hatálybalépéséig a Kbt. alkalmazását kizáró előzetes döntést hozott. Ezen beszerzések vonatkozásában a III. és IV. Fejezetben foglaltakat megfelelően alkalmazni kell.

(3) A védelmi és biztonsági célú beszerzésekről szóló 2016. évi XXX. törvényben meghatározott védelmi és biztonsági tárgyú beszerzésekre a III., IV. és VI. Fejezetben foglaltakat megfelelően alkalmazni kell.

23. § (1) A szerződő fél kiválasztásához a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.) 6:74. §-a és 6:75. §-a szerinti versenyeztetési eljárást (a továbbiakban: beszerzési eljárás) kell lefolytatni, ha

(2) Opcionális részt tartalmazó ajánlatkérés esetén a teljes ellenszolgáltatásba az opcionális rész értékét is bele kell érteni.

(3) Az (1) bekezdésben foglaltaktól eltérően nem kell a Ptk. 6:74. §-a és 6:75. §-a szerinti versenyeztetési eljárást lefolytatni, ha

(4) A Minisztérium működéséhez szükséges, azon kis értékű beszerzések esetén alkalmazandó szabályokat, amelyek becsült értéke megrendelésenként a nettó kettő millió Ft-ot nem éri el, a Pénzügyi Szabályzat tartalmazza.

(5) A PRAG eljárás szerint lefolytatandó beszerzési eljárás megindítása előtt, a PRAG eljárással összefüggő beszerzésre vonatkozó, 12. függelék szerinti beszerzési adatlap műszaki-tartalmi követelményekre vonatkozó kitöltése és a szakmai szervezeti egységek által történő jóváhagyása szükséges. A beszerzés csak akkor indítható, ha a kitöltött és jóváhagyott PRAG eljárással összefüggő beszerzési adatlapon a beszerzést a döntéshozó engedélyezte.

(6) A PRAG eljárások szabályszerű lebonyolításáért a Minisztériummal szerződéses jogviszonyban álló PRAG szakértő felelős. A PRAG eljárások esetében a BKEO feladata a jóváhagyott, 12. függelék szerinti PRAG beszerzési adatlap megküldése a szakértő számára. A PRAG eljárás szabályrendszerének figyelembevételével, a PRAG eljárással összefüggő beszerzés felelősségrendjére, a PRAG eljárás dokumentumainak jóváhagyására a jelen Szabályzat közbeszerzési eljárásokra irányadó rendelkezéseit kell megfelelően alkalmazni azzal, hogy az eljárási felelős a PRAG szakértő, a PRAG eljárás során keletkezett dokumentumok átvételét, a PRAG szakértő teljesítésének igazolását és a kifizetéssel kapcsolatos feladatokat a beszerzést kezdeményező szakterület végzi. A PRAG eljárással összefüggő beszerzésre vonatkozóan jelen Szabályzat beszerzési eljárás lefolytatására és a kapcsolódó szerződés megkötésére és módosítására vonatkozó pontjait nem kell alkalmazni. A PRAG eljárás eredményeképpen megkötött szerződés módosítására a jelen Szabályzat szerződések módosítására vonatkozó fejezetét megfelelően kell alkalmazni azzal, hogy a szerződésmódosítás tervezetét a PRAG szakértő készíti el.

24. § (1) Beszerzési eljárás a 3. függelék szerinti beszerzési eljárás adatlap kezdeményező iraton kezdeményezhető. A beszerzés kezdeményezése a szükséges adat beszerzési adatlapon való megadásával a szakterület által kijelölt beszerzést igénylő feladata. A beszerzési eljárás megindítása előtt, a közbeszerzési eljárás lefolytatását nem igénylő beszerzésre vonatkozó 3. függelék szerinti adatlap (a továbbiakban: beszerzési adatlap) műszaki-tartalmi követelményekre vonatkozó kitöltése és a szakmai szervezeti egység(ek) által történő jóváhagyása szükséges. A beszerzési eljárást a BKEO, illetve – jogszabályban kijelölt örökségvédelmi szervvel megkötésre kerülő régészeti tárgyú szerződés esetében – az SzMSz-ben foglalt feladatkörrel rendelkező szervezeti egység – csak a döntéshozó engedélye után indíthatja meg. A beszerzési adatlap szerint eljárás megindításának engedélyezéséről a döntéshozó dönt.

(2) A beszerzési adatlap indítása a beszerzést igénylő feladata, aki ennek során a következő adatokat köteles megadni:

(3) A jóváhagyott beszerzési igényt tartalmazó beszerzési adatlapon a BKEO feladata a KF vezetője és a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkár jóváhagyásával

(4) A pénzügyi szervezeti egység köteles ellenőrizni a beszerzési igényt pénzügyi, elszámolási tervbe való beilleszkedési szempontból.

(5) A beszerzési adatlapon a pénzügyi szervezeti egység előzetes véleménye alapján az a pénzügyi előirányzattól vagy fejezettől függően a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár vagy az állami beruházások támogatásáért felelős helyettes államtitkár köteles nyilatkozni a beszerzés becsült értékének fedezetét biztosító pénzügyi finanszírozási forrás megjelöléséről, illetve az esetleges forráshiányról.

(6) A beszerzési adatlapon a KBO vezetője köteles nyilatkozni az eljárás közbeszerzési eljáráson kívüli megindíthatóságáról, ennek során különösen arról, hogy

(7) A BKEO vezetője köteles a beszerzési adatlapon megjelölni a beszerzési eljárásban közreműködő és a szerződéstervezet elkészítéséért felelős jogi munkatárs személyét. A kijelölt jogi munkatárs köteles nyilatkozni arról, hogy az ajánlattételre felkérni kívánt gazdasági szereplők tekintetében kizáró okok (NAV adózói adatbázis és e-cégjegyzék) fennállnak-e.

(8) A szakmai szervezeti egységek által aláírt beszerzési adatlap csak akkor továbbítható a döntéshozó részére engedélyezés céljából, ha a beszerzési adatlapon a beszerzési eljárás megindítását a KF vezetője és a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkár jóváhagyta.

(9) A beszerzés akkor indítható, ha a KF vezetője és a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkár által jóváhagyott beszerzési adatlapon a beszerzés megindítását a döntéshozó engedélyezte. A döntéshozó jogosult az ajánlattételre felkérni megjelölt gazdasági szereplők körét meghatározni vagy módosítani.

25. § (1) Amennyiben bármely okból a beszerzési adatlap módosítása szükséges, annak előzetes jóváhagyása, azzal kapcsolatos javaslattétel a KF vezetője és a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkár feladata. A beszerzési adatlap módosításának részletes indokát – a beszerzést igénylő az 5. függelék szerinti nyomtatványon köteles megadni.

(2) A beszerzési adatlapot módosító nyomtatványt a beszerzést igénylő szervezeti egység vezetője köteles aláírni. A szignált nyomtatványt egy példányban kell kinyomtatni és iktatni, a módosított beszerzési igényt a – KF vezetője és a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkár jóváhagyását követően – a döntéshozóval kell engedélyeztetni. Amennyiben a módosítás nem érinti az eljárás becsült értékét, illetve a szerződés teljesítési határidejét, akkor a beszerzési adatlapot módosító nyomtatványon a döntéshozó személye megegyezik a beszerzést igénylő szervezeti egység vezetőjével.

(3) A KF vezetője és a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkár általi jóváhagyást követően a pénzügyi szervezeti egység részére forrásellenőrzés céljából és a szerződés-nyilvántartó szervezeti egysége részére az erre szolgáló pénzügyi rendszerben történő rögzítés céljából szükséges megküldeni a módosított beszerzési adatlapot.

(4) A döntéshozó jóváhagyása esetén a beszerzésiadatlap-módosítást az eredetivel azonos iktatószám alatt új csatolmányként iktatni kell. A beszerzésiadatlap-módosítás eredeti példányát a BKEO köteles megőrizni.

(5) A beszerzési adatlap módosításának szükségessége esetén a beszerzés csak akkor indítható, ha a KF vezetője és a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkár által jóváhagyott beszerzésiadatlap-módosítást a döntéshozó írásban engedélyezte.

(6) Amennyiben a 3. függelék szerinti beszerzési adatlap kezdeményező irat adataiban olyan változás következik be, amely a beszerzési eljárás eredményeként megkötésre kerülő szerződés teljesítési határidejének vagy a beszerzési eljárás becsült értékének módosításával jár, akkor a szakterület a kezdeményező iratot haladéktalanul köteles módosítani az 5. függelékben foglalt minta alkalmazásával. A szakterület vezetője által aláírt kezdeményező irat módosítását és mellékleteit a KF a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkáron keresztül küldi meg jóváhagyásra a miniszter mint döntéshozó részére. A döntéshozó egyetértése esetén a kezdeményező irat módosítását aláírásával jóváhagyja.

26. § (1) A beszerzési igény visszavonható a szerződéskötést megelőző időpontig [Ptk. 6:74. § (3) bekezdés]. A beszerzést igénylő a visszavonást a 4. függelék szerinti dokumentummal kezdeményezheti. A beszerzési adatlap visszavonását a beszerzést igénylő rögzíti, a szervezeti egység vezetője hagyja jóvá, majd a KF vezetője és a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkár javaslata alapján a döntéshozó engedélyezi.

(2) Amennyiben a visszavont beszerzési igény projekthez kapcsolódó uniós és hazai finanszírozási forrásból került volna finanszírozásra, a döntéshozó által aláírt 3. függelék szerinti dokumentum egy másolati példányát a BKEO haladéktalanul megküldi a pénzügyi szervezeti egység részére. Ezt követően a Minisztérium szerződés-nyilvántartó egysége a Forrás.Net rendszerben törli az adott beszerzési igényt.

27. § (1) A döntéshozó által aláírt beszerzési adatlap két eredeti példányát a BKEO részére kell átadni, amely a jóváhagyott adatlapok vonatkozásában az iratkezelési szabályzatról szóló belső utasításban foglaltak szerint jár el. A jóváhagyott adatlap egy példányát az igénylő szervezet köteles az irattárban megőrizni. A jóváhagyott beszerzési adatlap további egy példányát a BKEO köteles megőrizni. Jogszabályban kijelölt örökségvédelmi szervvel megkötésre kerülő régészeti tárgyú beszerzés esetében a beszerzési adatlap kezelése és megőrzése az SzMSz alapján a területszerzés feladatellátásával foglalkozó szervezeti egység feladata.

(2) A BKEO beszerzési eljárás lefolytatására kijelölt munkatársa a jóváhagyott beszerzési adatlap érkeztetését követően 3 munkanapon belül – az adatlap elektronikus úton történő megküldésével – értesíti a beszerzést igénylőt a beszerzés megindításának engedélyezéséről a részletes, végleges műszaki-tartalmi követelmények megadása céljából, valamint a Beszerzési Adatlapon kijelölt jogtanácsost a szerződéstervezet elkészítése céljából.

(3) A beszerzést igénylő az értesítéstől számított 3 munkanapon belül köteles e-mailben megküldeni a beszerzés tárgyát, a részletes feladatleírást, a mennyiséget, amennyiben előírni kívánja, akkor az alkalmassági követelményekkel kapcsolatos elvárásait, a teljesítési határidőt vagy a szerződés időtartamát, bírálati szempontokra tett javaslatait a beszerzést igénylő szervezet vezetője által szignálva, szkennelt formában, valamint amennyiben az adott eljárásra irányadó szerkeszthető formátumban az árazatlan költségvetési kiírást a BKEO beszerzési eljárásra kijelölt munkatársa és kijelölt jogtanácsosa részére.

(4) A BKEO kijelölt jogtanácsosa a beszerzést igénylő által átadott adatok (a beszerzést igénylő szervezeti egység vezetője által szignálva, szkennelt formában, valamint szerkeszthető formátumban) megküldését követő 5 munkanapon belül köteles e-mailben megküldeni a végleges szerződéstervezetet szignálva, szkennelt formában, valamint szerkeszthető formátumban is a BKEO beszerzési eljárásra kijelölt munkatársa részére. A BKEO kijelölt jogtanácsosának feladata, hogy a szerződéstervezetet elektronikus úton megküldje véleményezés céljából a beszerzést igénylő és a pénzügyi szervezeti egység részére. A szerződés tárgyának összetettsége és bonyolultsága esetén vagy amennyiben a beszerzést igénylő által átadott adatok nem teljesek vagy világosak a szerződéstervezet elkészítéséhez, a kijelölt jogtanácsos további adatszolgáltatást kérhet, illetve egyeztetést kezdeményezhet a beszerzést igénylő szervezeti egységgel, és erről a BKEO beszerzési eljárásra kijelölt munkatársát értesíteni köteles.

(5) Azon beszerzések esetében, ahol a beszerzés tárgyára tekintettel (pénzügyi, biztosítói, szoftver, szolgáltatói beszerzések) a szerződéskötés speciális eljárását szükséges alkalmazni és a beszerzési eljárás során az ajánlattevőktől kell szerződéstervezetet bekérni – mivel saját ÁSZF-fel rendelkeznek – a BKEO nem készít előzetesen szerződéstervezetet.

(6) A beszerzési eljárás megindításának feltétele

(7) A beszerzési eljárás (ajánlatkérés) lefolytatása és az azzal kapcsolatos adminisztráció a BKEO feladata.

(8) A közbeszerzési értékhatárok alatti értékű beszerzések megvalósítása során a közpénzek hatékony felhasználásának és a felelős gazdálkodás elvének figyelembevételével kell eljárni, így legalább három – kizárólagosság esetén egy – gazdasági szereplőtől kell ajánlatot bekérni a beszerzés tárgyára vonatkozóan. Az ajánlatkérésre írásban – elsősorban email útján vagy levél, fax útján – kerülhet sor a Ptk. vonatkozó rendelkezései – így különösen a Ptk. 6:63–6:70. §-a, 6:74. és 6:75. §-a – betartásával. Az ajánlatkérés dokumentumainak legalább az alábbi információkat kell tartalmaznia:

(9) Indokolt esetben (szerződéskötés speciális esete) – így különösen amennyiben a szolgáltatásra (pénzügyi, biztosítói, szoftver licence, szolgáltatói) tipikusan a másik szerződő partner feltételeivel kell a szerződést megkötni – a szerződéstervezet megküldése mellőzhető, ebben az esetben azonban a felkért ajánlattevő(k) részére szerződéstervezet megküldését kell előírni.

(10) Az ajánlatkérést kiküldés előtt az iktatórendszeren keresztül iktatni és cégszerűen aláírni szükséges.

28. § (1) Az ajánlatkérőhöz beérkezett ajánlatokat a BKEO érkezteti, illetve az iktatórendszeren keresztül iktatja. Az ajánlatok értékelése beszerzési szempontból a BKEO, szakmai szempontból a beszerzést igénylő feladata.

(2) A BKEO az érkeztetett és iktatott ajánlatokat és a 11. függelék szerinti Értékelő lapot – a beérkezett ajánlatokkal együtt – az ajánlatok iktatását követő 3 munkanapon belül továbbítja a beszerzést igénylő részére, aki az adatlapot – a döntési javaslat meghozatala céljából – a BKEO-ra nyújtja be.

(3) Amennyiben a benyújtott ajánlatok hiánypótlása szükséges, úgy a hiánypótlás teljesítésének időtartama a (2) bekezdés szerinti határidőbe nem számít bele. Az ajánlatok hiánypótlásával, felvilágosításkéréssel kapcsolatos feladatok ellátását a BKEO végzi a beszerzést igénylő szakmai közreműködésével.

(4) A beszerzést igénylő – vagy akadályoztatása esetén a szervezeti egysége vezetője által írásban kijelölt személy – az értesítést követő 3 munkanapon belül köteles az Értékelő lapot egy példányban kitölteni és iktatni.

(5) Az ajánlatok szakmai értékelése a beszerzést kezdeményező feladata. Az értékelő lapon a beszerzést igénylő nyilatkozni köteles arról, hogy

(6) A beszerzést igénylő az Értékelő lapon kérheti a beszerzési eljárás eredménytelenné nyilvánítását.

(7) A beszerzést igénylő az iktatott Értékelő lap két eredeti példányát köteles megküldeni a BKEO részére.

(8) A beszerzést igénylő által megküldött és aláírt Értékelő lapon a BKEO vezetője

(9) Az ajánlatok érvényessége akkor állapítható meg, ha

(10) A döntési javaslatot – a BKEO készíti el. A BKEO vezetője az – általa kitöltött, aláírt és javaslatokat tartalmazó – Értékelő lap eredeti példányát köteles továbbítani véleményezésre a KF vezetője és a közbeszerzésekért, társaságfelügyeletért és vagyongazdálkodásért felelős helyettes államtitkár részére, majd a jóváhagyást követően az Értékelő lap 2 eredeti példányát az eljárást lezáró döntés meghozatala érdekében köteles továbbítani a döntéshozó részére.

(11) A beszerzési eljárás az alábbi feltételek együttes teljesülése esetén eredményes:

(12) A döntéshozó által jóváhagyott Értékelő lapok vonatkozásában az iratkezelési szabályzatról szóló belső utasításban foglaltak szerint kell eljárni. A jóváhagyott Értékelő lap egy példányát az irattárban kell megőrizni. Az aláírt Értékelő lap további egy példányát a BKEO köteles megőrizni.

(13) A BKEO az Értékelő lap jóváhagyását követő 15 munkanapon belül köteles az ajánlatkérésben meghatározott határidőn belül érkezett ajánlatokat adó gazdasági szereplőket írásban (levél, fax vagy e-mail útján) értesíteni az ajánlatkérés eredményéről a beszerzést igénylő és közvetlen felettese egyidejű tájékoztatása mellett.

(14) Eredményes beszerzés esetén a BKEO az ajánlatkérés eredményéről szóló értesítéssel egyidejűleg köteles megküldeni a nyertes ajánlatot tevő gazdasági szereplő részére az aláírásra kerülő szerződést.

(15) Amennyiben a döntéshozó a beszerzési eljárás eredményét nem hagyja jóvá, akkor az eljárás eredménytelen és az Értékelő lapot aláírás nélkül visszaküldi a BKEO részére.

(16) Amennyiben a beszerzési eljárás eredménytelen, új eljárás csak új beszerzési adatlappal indítható.

(17) A szerződéskötés rendjére irányadóak a 13. § rendelkezései.

29. § (1) Közbeszerzési értékhatár alatti beszerzési eljáráshoz kapcsolódó szerződés lényeges tartalmi elemei

(2) Azon beszerzések esetében, ahol a beszerzés tárgyára tekintettel (pénzügyi, biztosítói, szoftver, szolgáltatói beszerzések) a szerződéskötés speciális eljárását szükséges alkalmazni és a beszerzési eljárás során az ajánlattevőktől kell szerződéstervezetet bekérni – mivel saját ÁSZF-fel rendelkeznek – a BKEO véleménye az irányadó a szerződések tartalmi elemeit illetően.

30. § (1) A beszerzési eljárásban megkötött szerződés módosítására a Ptk. vonatkozó rendelkezései irányadók, a mindenkori közbeszerzési értékhatárok figyelembevételével.

(2) Amennyiben a megkötött szerződés módosításának igénye merül fel, a szakmai felelős köteles erről a KF vezetőt és a BKEO vezetőjét egyidejűleg elektronikus levélben haladéktalanul tájékoztatni az alátámasztó iratok és indokok elektronikus megküldésével.

(3) A szakmai felelős köteles a szerződésmódosítási igények egyeztetését megfelelő időben megkezdeni, a tervezett módosítással érintett rész-/véghatáridő lejártát megelőzően annak érdekében, hogy a szerződésmódosítás időben aláírható legyen a szerződő felek által.

(4) A BKEO vezetője továbbítja a szerződés módosítási igényt a szerződésmódosítással kapcsolatos feladatok ellátására kijelölt munkatársa(i) részére.

(5) Az érintett szervezeti egységekkel véleményeztetett szerződésmódosítás tervezetét a BKEO kijelölt jogtanácsosa szignálva, szkennelt formában, valamint szerkeszthető formátumban elkészíti.

(6) A 162/2020. (IV. 30.) Korm. rendelet és a 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó kommunikációs, szervezetfejlesztési, valamint informatikai beszerzésekre vonatkozó szerződésmódosítás esetén a módosítás tervezetét, a módosítás indokolását és az azt alátámasztó dokumentumokat azok elkészítését követő 5 munkanapon belül megküldi a BKEO az NKOH, illetve a BKEO portálkezelésre feljogosított munkatársa útján a DKÜ részére a vonatkozó jogszabályok szerint.

(7) A BKEO feladata értesíteni a partnert a szerződésmódosításról az aláírásra kerülő végleges szerződésmódosítás tervezet megküldésével.

31. § A beszerzési eljárásokkal kapcsolatos belső ellenőrzési feladatok végzése során a hatályos jogszabályokban meghatározott, a beszerzési eljárások ellenőrzésére vonatkozó rendelkezések, valamint a Minisztérium vonatkozó belső szabályzataiban foglaltak szerint kell eljárni.

32. § (1) A közbeszerzési és beszerzési eljárással összefüggő valamennyi iratot és dokumentumot a Minisztérium iratkezelési szabályzata szerint kell kezelni és őrizni.

(2) A beszerzési eljárás előkészítésének iratanyagát a beszerzési eljárás kezdeményezésével bezárólag a szakterület köteles megőrizni.

(3) A beszerzési eljárás során keletkezett iratanyagot – az ajánlatkérés kiküldésétől az eljárás eredményéről szóló értesítés megküldéséig – a BKEO köteles megőrizni.

(4) A közbeszerzési eljárás előkészítésének és lebonyolításának iratanyagát – a közbeszerzési eljárás kezdeményezésétől az eljárás eredményéről szóló kihirdetés megküldéséig – a KF köteles megőrizni azzal, hogy a közbeszerzési eljárás során elektronikus úton keletkezett iratanyagokat – papíralapú fizikai másolati példány létrehozása nélkül – elektronikus adathordozón szükséges tárolni, amely a közbeszerzési eljárás iratanyagának elválaszthatatlan és kötelező részét képezi.

(5) A beszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés szakmai teljesítésével összefüggő iratanyagot a szakterület, a pénzügyi teljesítéssel összefüggő iratanyagot a pénzügyi szervezeti egység köteles megőrizni.

33. § A Kbt. 8. § (1) bekezdése szerinti építési beruházás tárgyú közbeszerzési eljárás esetén az állami építési beruházások rendjéről szóló 2023. évi LXIX. törvény (a továbbiakban: Ábtv.) 43. § (2) bekezdése alapján, a Kbt. 85. §-a szerinti tárgyalásos eljárást kell alkalmazni, amennyiben ez a Kbt. rendelkezései alapján nem kizárt.

34. § Az Ábtv. 5. § (1) bekezdés 2. pontja szerinti állami magasépítési beruházás esetén a tervező kiválasztására irányuló közbeszerzési eljárásban az Ábtv. 36. § (1) bekezdése szerint szükséges eljárni, tehát a tervező tervpályázat útján kerül kiválasztásra, melyet követően – amennyiben annak jogszabályi feltételei fennállnak – a Kbt. 98. §-a szerinti hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárást szükséges lefolytatni. Ha ennek a feltételei nem állnak fenn, vagy a tervezési feladat az Ábtv. 5. § (1) bekezdés 14. pontja szerinti sajátos építményfajtára irányul, a Kbt. 85. §-a szerinti tárgyalásos eljárás alkalmazandó, amennyiben ez a Kbt. rendelkezései alapján nem kizárt.

35. § A 34. §-ban meghatározott szolgáltatások közé nem tartozó, a Kbt. 8. § (1) bekezdése szerinti egyéb szolgáltatás megrendelés tárgyú közbeszerzési eljárás esetén a Kbt. 85. §-a szerinti tárgyalásos eljárás fajtát szükséges alkalmazni, amennyiben ez a Kbt. rendelkezései alapján nem kizárt.

36. § A 33–35. §-ban meghatározott közbeszerzési eljárásokban, ahol nem kerül sor tervpályázat lefolytatására vagy a Kbt. 85. §-a szerinti tárgyalásos eljárás alkalmazása a Kbt. rendelkezései alapján kizárt, a közbeszerzési eljárás megindítása előtt a Kbt. 28. § (5) bekezdése szerinti előzetes piaci konzultáció kötelezően alkalmazandó.

37. § A Kbt. 8. § (1) bekezdése szerinti árubeszerzés tárgyú közbeszerzési eljárás esetén a Kbt. 108. §-a szerinti elektronikus árlejtés alkalmazása kötelező az eljárás fajtájától függetlenül. A közbeszerzési eljárás a beszerzési igény jellege alapján a Kbt. 81. §-a szerint nyílt vagy a Kbt. 82. §-a szerinti meghívásos eljárásban folytatható le.

38. § A 34–37. §-ban foglalt rendelkezések nem alkalmazandók a Kbt. 31. §-a szerinti központosított közbeszerzés alapján történő áruk és szolgáltatások beszerzésére. Ezekben az esetekben a beszerzési igény megvalósításra szolgáló keretmegállapodás tartalma szerint szükséges eljárni, az abban meghatározott eljárás fajta alkalmazandó.

39. § Amennyiben az Ábtv. eltérően nem rendelkezik, és az indokolt, a beszerzést igénylő szakterület kezdeményezésére a XII. fejezetben foglalt rendelkezések alól a miniszter egyedi ügyekben felmentést adhat.