10/2006. (OK 26.) OKM utasítás

a minősített adatkezelés eljárási rendjének kiadásáról az írásbeli érettségi feladatlapokkal és javítási-értékelési útmutatókkal kapcsolatban^*

2006.10.17.

A jogalkotásról szóló 1987. évi XI. törvény 49. § (1) bekezdése, valamint a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 79/1995. (VI. 30.) Korm. rendelet 35/A. § (1) bekezdésében foglaltak alapján az alábbiak szerint rendelkezem.

Jelen utasítás hatálya az Országos Közoktatási és Értékelési Vizsgaközpontra, a Nemzeti Szakképzési Intézetre, az érettségi feladatlapok és javítási-értékelési útmutatók sokszorosításában, szállításában és szétosztásában közreműködőkre, valamint az érettségi vizsgákat lebonyolító intézményekre terjed ki.

Ezen utasítás mellékleteként kiadom az írásbeli érettségi feladatlapokkal és javítási-értékelési útmutatókkal kapcsolatos minősített adatkezelésre vonatkozó eljárási rendet.

Jelen utasítás az Oktatási Közlönyben történő közzétételét követő napon lép hatályba.

(Ügyiratszám: OKM-4229/2006.)

Dr. Hiller István s. k.,

oktatási és kulturális miniszter

Melléklet a 10/2006. (OK 26.) OKM utasításhoz

A minősített adatkezelés eljárási rendje az írásbeli érettségi feladatlapokkal és javítási-értékelési útmutatókkal kapcsolatban

A. Általános eljárási rend

1. A tételkészítő bizottságok és az elnökök kiválasztása, feladatai

A központi vizsgakövetelményekre épülő vizsgatárgyak központi írásbeli feladatlapjait és ezek javítási-értékelési útmutatóit az Országos Közoktatási és Értékelési Vizsgaközpont (továbbiakban: OKÉV), szakmai előkészítő tantárgyét a Nemzeti Szakképzési Intézet (továbbiakban: NSZI) készítteti el és adja át az OKÉV-nek. A közreműködők (tételkészítő bizottság tagja, fordító, lektor stb.) bevonása során az NSZI által követendő eljárást, továbbá az adatok átadás-átvételének dokumentálását az OKÉV és az NSZI között az OKÉV határozza meg.

Az írásbeli vizsgák feladatlapjait és javítási-értékelési útmutatóit a tételkészítő bizottságok készítik el. A tételkészítő bizottságokat vizsgatárgyanként kell megszervezni. A tételkészítő bizottság elnökét az oktatási és kulturális miniszter, illetve a szakképesítésért felelős miniszter, a tételkészítő bizottság tagjait az OKÉV, illetve az NSZI vezetője kéri fel. A tételkészítő bizottság feladatait az OKÉV, illetve a NSZI vezetője határozza meg. A tételkészítő bizottság elnök vezetésével működik, az elnök felelős a feladatlapok, javítási-értékelési útmutatók szakszerű, a vizsgakövetelményeknek megfelelő elkészítéséért. A követelményeknek megfelelően elkészített feladatlapokat, javítási-értékelési útmutatókat az OKÉV, illetve az NSZI vezetője által megbízott munkatársak átveszik a tételkészítő bizottság elnökétől. A tételkészítő bizottság elnökével megkötött szerződés melléklete a titoktartási nyilatkozat. (1. sz. melléklet)

Mind a tételkészítő bizottság elnökének, mind a bizottság tagjainak munkavégzésük során az elektronikus biztonság betartására különösen figyelniük kell.

Bármilyen készülő vagy már elkészült vizsgaanyag elektronikus változata csak olyan számítógépen készíthető, vagy tárolható, amely nincs olyan belső vagy külső (pl.: internet) hálózatra kapcsolva, melyen az illetéktelen hozzáférés megakadályozása nem biztosítható.

A vizsgaanyagok számítógépről való törlésekor úgy kell eljárni, hogy az eredeti adattartalom ne legyen visszaállítható (pl.: felülírás ugyanannyi tetszőleges karakterrel). Amennyiben a Word program – a beállítása szerint – automatikusan biztonsági másolatot is készít, akkor azt is olyan módon kell törölni, hogy az adattartalom ne legyen visszaállítható. Szigorúan tilos vizsgaanyagot tartalmazó e-mailt elküldeni, biztosítani kell az információhoz történő hozzáférés kizárását!

2. Az OKÉV Érettségi és Versenyosztály (továbbiakban: ÉVO) feladatai a minősítés előkészítésével kapcsolatban

Az ÉVO megbízott munkatársa átveszi a tételkészítő bizottság elnökétől az elkészült feladatlapokat, javítási-értékelési útmutatókat és egyéb segédanyagokat tartalmazó adathordozókat. Ezzel egy időben a tételkészítő bizottság elnöke nyilatkozatot tesz arról, hogy bizottsága minden tagját, lektorát és technikai munkatársát felszólította, hogy az összes adathordozójukról visszaállíthatatlan módon töröljék a vizsgaadatokat, és a saját birtokában lévő adathordozókról maga is visszaállíthatatlan módon törölte az adatokat, vagy átadta az ÉVO munkatársának megsemmisítésre (2. sz. melléklet). A leadott elektronikus adathordozót a megbízott munkatárs megsemmisíti, illetve olyan módon törli, hogy az adattartalma ne legyen visszaállítható. Az ÉVO megbízott munkatársa papír alapú és elektronikus (optikai lemez) adathordozót készít egy példányban (munkapéldány), amelynek minden egyes oldalát, a tételkészítő bizottság elnöke szignálja, valamint aláírja a jelenlétében elkészített munkapéldány DOC és PDF formátumú állományait tartalmazó optikai lemezt. Az elkészült adathordozókat az ÉVO erre a célra megfelelően kialakított helyiségében kell elzárva őrizni a további munkavégzésig. Ez időszak alatt a munkapéldány alapján az EVO vezetője által megbízott munkatárs ellenőrzi, hogy a tételkészítő bizottság a megbízást a szerződésben foglaltaknak megfelelően teljesítette-e. Amennyiben a teljesítést az ÉVO nem tartja megfelelőnek, átdolgozásra visszaadja a tételkészítő bizottság elnökének. Az átdolgozás az OKÉV erre a célra kijelölt helyiségében történik a végső változat – elnök által jóváhagyott – elkészültéig.

A megfelelően elkészített munkapéldányról a megbízott munkatárs készít egy eredeti példányt, melyet ellát a szolgálati titokká minősítés alaki kellékeivel. Az eredeti példányt nyilvántartás céljából, az elnök által szignált munkapéldányt (papír alapú és optikai lemez) tárolás céljából az ÉVO megbízott munkatársa eljuttatja az OKÉV Titkos Ügykezelésébe (továbbiakban TÜK).

A továbbiakban az eredeti példány és a munkapéldányok (papír alapú és optikai lemez) tárolása a TÜK-ben, a további elektronikusan rögzített adatok tárolása az ÉVO erre a célra megfelelően kialakított helyiségében, erre a célra rendszeresített, az OKÉV saját hálózatától független, zárt, belső hálózati szerverének merevlemezén, illetve egy hordozható merevlemezen történik. A belső hálózat valamennyi eszköze az erre a célra megfelelően kialakított, a biztonsági előírásoknak megfelelő helyiségben üzemel. A helyiségekbe az ÉVO vezetője által kijelölt személyeken kívül más munkatársaknak belépni tilos.

Az adathordozókat a TÜK-nek nyilvántartó-átadókönyvben kell aláírás ellenében átadni. A nyilvántartó-átadókönyvnek az alábbi rovatokat kell tartalmazni:

– sorszám,

– dátum,

– iktatószám (OKÉV-azonosító),

– irat tárgya,

– példányszám,

– terjedelem (lap),

– átvétel időpontja, aláírás.

3. A TÜK működési rendje

a) A TÜK nyilvántartásba veszi főszámon a tantárgyak feladatlapjait és az ÉVO vezetőjének, mint a minősítés kezdeményezőjének utasítása alapján elkészíti a minősítési javaslatokat (3. számú melléklet), amelyeket aláírás után az ÉVO vezetője a minősítőhöz terjeszt aláírás céljából. Külön-külön alszámokon tartja nyilván a vizsgaösszetevőket, illetve a vizsgarészeket, valamint a minősítési javaslatokat. Külön aktaborító készül a feladatlapoknak és a javítási-értékelési útmutatónak. A több összetevőből, illetve vizsgarészből álló feladatlapok esetében az összes összetevőhöz és vizsgarészhez egy minősítési javaslat készül, melyen fel kell tüntetni az egyes összetevők, vizsgarészek iktatószámait.

A nyilvántartásba vételt követően mind az eredeti, mind a munkapéldányok (papír alapú és optikai lemez) átadás-átvételét a minősített adatokra vonatkozó szabályok szerint dokumentálni kell.

b) A TÜK a következő iktatási számkereteken alszámos iktatási rendszerben végzi a minősített iratok iktatását:

Középszint: 0001/K01-01/2005. (ebből a 0001 a tantárgy sorszáma/K0 ahányadik feladatsor az adott tantárgyból egy vizsgaidőszakon belül-alszám/év)

Emelt szint: 0001/E01-01/2005. (ua., mint fent.)

01/Á/2005-től kezdődően az általános iratok. (01 főszám/Á-alszám/év.)

Az egy ügyhöz tartozó valamennyi ügyiratdarabot a főszámok alszámán kell nyilvántartásba venni.

c) Az adott évben fel nem használt tétel újbóli kiválasztásakor a kiválasztott feladatlapokat csatolni kell a tárgyévben keletkezett iktatott iratokhoz. A csatolás tényét az iktatókönyvekben jelezni kell.

d) Az egyes vizsgaidőszakokban az egyes vizsgatárgyak vizsgáihoz több feladatlapnak kell rendelkezésre állnia. Az OKÉV vezetője az Oktatási és Kulturális Minisztérium vezető beosztású képviselőjének jelenlétében sorsolás útján választja ki, hogy a rendelkezésre álló feladatlapok közül melyek kerülnek felhasználásra az adott vizsgaidőszakban.

e) A kiválasztásról jegyzőkönyvet kell felvenni (4. sz. melléklet). Kiválasztást követően azonnal a TÜK kezelő a kiválasztott tételhez kapcsolódóan a minősítés indokoltságának felülvizsgálatához szükséges adatlapot és az eljárás lefolytatásához (érvényességi idő!) szükséges minősítési döntést készít elő, ahol a minősítő és a kezdeményező azonos (5. sz. melléklet, 6. sz. melléklet). A minősítő köteles a minősítés indokoltságának felülvizsgálatát elvégezni (érvényességi idő). A TÜK kiválasztás után köteles a kiválasztott tételt mind az iktatókönyvben, mind a mutatókönyvben nyomtatott piros V betűjellel ellátni.

f) A kiválasztás után a TÜK közli a kiválasztott feladatlapok iktatószámait az ÉVO megbízott munkatársával, aki a minősítői döntés alapján az új érvényességi idővel eredeti példányt készít, majd egy közbenső példányt készít a nyomdai sokszorosítás céljára. Az eredeti példányon jelezni kell, hogy a minősítői döntés alapján új példány készült, zárójelben a minősítői döntés iktatószáma.

A kiválasztást követően a kiválasztott feladatlapok iktatószámait továbbítani kell az OKÉV Közoktatási Koordinációs Osztályára (továbbiakban: KKO). A KKO az iktatószámokat az érettségi vizsgák lebonyolításához használt „A kétszintű érettségi vizsga adminisztrációs rendszere” (továbbiakban: érettségi szoftver) programban rögzíti, hogy azok a csomagoláshoz és a körzetközponti jegyzőknek történő átadáshoz szükséges valamennyi kísérő dokumentumon szerepeljenek.

g) A kiválasztás után az illetékes főigazgató-helyettes elkészíti a nyomdai megrendelést, melyet a minősítő aláír. A megrendelő alapján a TÜK rávezeti az adott irat előadóívére a készítendő példányok számát, és ezt a minősítő jóváhagyja.

h) A tételnek a fordító, illetve adaptáló (pl.: vakok számára) részére történő átadásakor a következők szerint kell eljárni:

A TÜK a fordítónak és adaptálónak csak akkor adhatja át a minősített dokumentumot, ha a munkaszerződés másolata – amelyben rögzítették a titokvédelem személyi és tárgyi feltételeit – a rendelkezésükre áll.

Az OKÉV által e célra rendszeresített lemezkazettában kell átadni a fordító/adaptáló részére a tétel másolati példányát, a fordítónak/adaptálónak betekintési engedéllyel (7. sz. melléklet) kell rendelkeznie és köteles titoktartási nyilatkozatot tenni (8. számú melléklet). A tételt a TÜK helyiségében veszi át. Ellenőrzés után a TÜK munkatársa borítékba helyezi a minősített dokumentumot, lezárja és ellátja a következő adatokkal:

– címzett neve,

– küldő szerv neve,

– az adathordozó iktatószáma,

– példány sorszáma,

– minősítési megjelölés és minősítési jelölés,

– „Baleset esetén vagy rendkívüli helyzetben a küldő szerv bonthatja fel!” figyelmeztetést.

A kazetta kulcsának 1 példányát a fordító kapja, másik példány a TÜK-ben őrzendő. Ezekről nyilvántartást kell vezetni. A fordítót fel kell világosítani a szállítás fokozott biztonsági követelményeiről.

i) A feladatlapok sokszorosítását, csomagolását és szállítását az OKÉV szervezi meg az alábbiak betartásával: a nyomdának történő átadásról átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni (9. sz. melléklet), lemásolni, és mindegyik aktába beletenni, a főszám alszámára iktatva. A nyomda köteles a TÜK által kiadott nyilvántartó-átadókönyvbe az átvett minősített dokumentumok adatait rögzíteni, és a nyomda részére készített eljárási rend szerint dolgozni.

A nyomdában a feladatlapokkal munkát végző dolgozók részére betekintési engedélyt kell adni, és írásban titoktartási nyilatkozatot kell tenniük a titokvédelmi előírások ismeretéből (7., illetve 8. számú melléklet).

4. Az írásbeli érettségi vizsgák feladatlapjainak sokszorosításában közreműködőre vonatkozó speciális rendelkezések

Az írásbeli érettségi vizsgák feladatlapjainak sokszorosítását végző nyomda a vállalt feladat teljesítésének időtartama alatt köteles biztosítani a titokvédelem alábbiakban részletezett személyi, tárgyi és szervezeti feltételeit.

A) Személyi feltételek

a) Az írásbeli érettségi vizsgák adataihoz – függetlenül az azok rögzítésére szolgáló adathordozótól (eredeti vagy másolt papír alapú adathordozó, illetve számítástechnikai adathordozó) – csak azok a személyek férhetnek hozzá, akiknek az OKÉV főigazgatója az adatok megismerésére betekintési engedélyt adott, és akik aláírták az OKÉV által rendelkezésre bocsátott titoktartási nyilatkozatot.

b) A sokszorosításban csak azok a dolgozók vehetnek részt, akik aláírják az alábbi biztonsági intézkedéseket rögzítő elfogadó nyilatkozatot (10. számú melléklet):

– a sokszorosítás helyszínéül szolgáló munkaterületekre (továbbiakban: munkaterület) tilos bevinni, illetve tilos bent tartani olyan eszközt, ami alkalmas információk kijuttatására (táska, mobiltelefon) vagy adatok rögzítésére (hang, kép vagy írott szöveg rögzítésére alkalmas eszközök);

– a biztonsági őrök jogosultak minden, a munkaterületen tartózkodó vagy a munkaterületre belépni, vagy onnan kilépni akaró alkalmazottat feltartóztatni, szükség esetén megmotozni;

– a vállalt feladat teljesítésének időtartama alatt a munkaterületen videokamera rendszer működik, amely a feladat teljesítése során rögzíti az ottani eseményeket.

B) Tárgyi feltételek

a) Az OKÉV-től átvett papír alapú eredeti adathordozót és az elektronikus formában rögzített másolat adathordozóját páncélszekrényben vagy lemezszekrényben kell tárolni. A páncélszekrény vagy lemezszekrény zárásához személyi pecsétnyomóval történő lepecsételésre alkalmas eszközt (biztonsági lakat) kell használni. Biztosítani kell a kulcsok, másodkulcsok munkaidőn túli őrzését. Az őrzés módját írásban kell rögzíteni.

b) A munkaterületeknek a többi területtől történő jól látható (szalag) elkülönítése és biztonsági őrökkel történő folyamatos őrzése útján biztosítani kell az ellenőrzött be- és kilépést, illetve illetéktelen személyek átjárásának megakadályozását.

– A munkaterületen történtek rögzítésére videokamera-rendszert kell működtetni, a kazettákat egy évig kell megőrizni.

– A feladatlapok másolati példányainak tárolására szolgáló helyiségbe való ellenőrzött be- és kilépés érdekében biztosítani kell a helyiség legalább egy fő biztonsági őrrel történő folyamatos őrzését.

– A feladatlapokat (mind az eredeti mind a másolati példányokat) az OKÉV és a nyomda között, illetve a nyomdán belül legalább egy biztonsági őr kíséretében lehet szállítani. Az átadás-átvételt dokumentálni kell.

C) Szervezeti feltételek

a) A munkaterületre, illetve a feladatlapok másolati példányainak őrzésére szolgáló helyiségbe belépni jogosult személyek adatait (név, születési dátum, személyi igazolvány, lakcím) tartalmazó listát, a biztonsági őrök és az OKÉV nevében eljáró személyek rendelkezésére kell bocsátani.

b) A feladatlapok sokszorosítását és tárolását úgy kell megszervezni, hogy a feladatlapok sokszorosítása és tárolása más termékek gyártásától és tárolásától elkülönítetten történjen.

c) A vállalt feladat teljesítésével összefüggésben olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből kitűnik:

– az adathordozó eredeti és a másolati példányainak OKÉV-től, illetve OKÉV-nek történő átvétel, átadás időpontja,

– a sokszorosításra kerülő irat iktatószáma, lapszáma,

– a sokszorosításra kerülő irat tárgya,

– a sokszorosított adathordozók példányszáma,

– a sokszorosítás időpontja,

– a selejtes példányok száma.

A feladat teljesítésének megkezdése előtt a nyilvántartókönyv megfelelőségéről egyeztetni kell az OKÉV illetékeseivel.

a) A megsemmisítést biztonsági őrök és az OKÉV nevében eljáró személyek felügyelete alatt kell végezni.

b) A selejtezésről és az esetlegesen bekövetkező rendkívüli eseményekről jegyzőkönyvet kell felvenni.

c) A vállalt feladat teljesítése után, az eredeti adathordozókat, a jegyzőkönyvek egy eredeti példányát és az eredeti nyilvántartókönyvet át kell adni az OKÉV-nek.

Az OKÉV köteles, illetve jogosult mind az eredeti adathordozók átadása előtt, mind a vállalt folyamat teljesítése során bármikor ellenőrizni a személyi, tárgyi és szervezeti feltételek meglétét.

5. Az OKÉV Logisztikai Osztály (továbbiakban: LO) feladatai, működése

A nyomdában elkészült sokszorosított példányokat az LO vezetője, vagy általa megbízott személy veszi át további feldolgozás céljára (mindenkinek a logisztikai osztályon betekintői engedélyt és titoktartási nyilatkozatot kell kitölteni). A logisztikai osztályon nyilvántartó-átadókönyvet kell vezetni. (11. sz. melléklet)

A titoktartási kötelezettségek figyelembevétele mellett a logisztikai osztályon az alábbi előírások betartásával kell dolgozni:

– Az LO épületében a dolgozók és más személyek csak köztisztviselő jelenlétében (az LO vezetője vagy az OKÉV Központi Főigazgatóságának [továbbiakban: KF] vezetője által meghatalmazott személy) tartózkodhatnak. Az LO vezetője helyettesítéséről tartós távolléte esetén a főigazgató, eseti távollét esetén az LO vezetője gondoskodik.

– Az LO vezetője és a portás köteles ellenőrizni, hogy a munkavégzésben részt vevő dolgozók ruházata olyan legyen, hogy szabásának jellege kizárja az adathordozó elrejtésének lehetőségét. A nem megfelelő ruházatban megjelenő dolgozók a munkát nem vehetik fel.

– Az LO területének csomagoló és raktár terébe elektronikus eszközöket, ill. mobiltelefont nem lehet bevinni. A mobiltelefont a kézitáskákkal együtt az öltöző zárt szekrényében kell elhelyezni. A sürgős telefonhívásokat az LO vezetőjével történt egyeztetés alapján bonyolíthatják le a munkatársak az épületben elhelyezett telefonon a titoktartási kötelezettség figyelembevétele mellett. Az öltözőben elhelyezett személyes tárgyakat csak az LO épületének elhagyásakor veheti magához a dolgozó.

– A munkavégzés mindig csoportokban történik a kijelölt csoportvezetők felügyelete mellett.

– A munka területének elhagyásakor az LO vezetője és a portás ellenőrzi, hogy a dolgozónál van-e a munkavégzéshez használt anyag vagy eszköz. Amennyiben ilyen anyag vagy eszköz a dolgozónál fellelhető, az ellenőrzést végző személy jogosult azt elkobozni.

– A munkavégzés befejezése után a dolgozó csak indokolt esetben és az LO vezetőjének engedélyével tartózkodhat az épületben. Az LO épületében engedéllyel tartózkodó dolgozót az LO vezetője és a portás is jogosult ellenőrizni, hogy elzárandó, személyes tárgyak nincsenek-e a birtokában.

– A KF vezetője bármikor személyi ellenőrzést rendelhet el a törvényi előírások figyelembevételével.

– Bármilyen rendellenességet, az LO működését befolyásoló tényezőt, a titoktartási kötelezettség megszegésének gyanúját a csoportvezetőnek, ill. minden munkatársnak azonnal jelentenie kell az LO vezetőjének, aki köteles a szükséges intézkedéseket azonnal megtenni az OKÉV titokvédelmi felügyelőjének értesítésével egyidejűleg.

– Az LO épületét az LO vezetője vagy az általa megbízott személy nyitja és zárja a mágneses kártya és a riasztórendszer segítségével.

– Az LO épületét elhagyni csak az osztály vezetőjének engedélyével lehet.

– Az LO épületébe be- és kilépőkről a megfelelő adatok elkérése és ellenőrzése után a portás nyilvántartást vezet, az ehhez szükséges dokumentumokat elkérheti.

– A portás ellenőrzi a munkaidő utáni fegyveres őrség tevékenységét (számítógépes ellenőrzés, jegyzőkönyv átvétele), bármilyen rendellenességet azonnal jelent az LO vezetőjének.

– Az LO épületében felügyelet nélkül idegen nem tartózkodhat. Ennek ellenőrzése és betartatása az LO vezetőjének a feladata.

Az LO épületének őrzése a szolgálati titoknak minősülő iratok tárolása esetén: élőerős fegyveres védelemmel történik.

Az élőerős, fegyveres védelem magában foglalja:

munkaidőben:

– a raktárépület bejárati ajtóinak figyelését,

– csak az arra jogosult be- és kilépésének ellenőrzését,

– a jogtalanul belépni szándékozó belépésének megakadályozását,

– az épület fizikai védelmét,

– a raktárépület közvetlen környezetének megfigyelése, az épület fizikai védelmét veszélyeztető események észlelésekor a helyzethez igazodó intézkedések megtétele.

munkaidőn túl:

– az épület biztonsági rendszerének aktiválását, ellenőrzését,

– az ajtók (2 db) zártságának ellenőrzését, pecsétek, zárak sértetlenségének ellenőrzését,

– folyamatos járőrözéssel az épületet és annak közvetlen környezetének ellenőrzését,

– valamint mindazon feladatot, amelyet munkaidőben is el kell látni.

A szolgálati helyen bekövetkezett bármilyen eseményről az élőerős fegyveres védelmet teljesítők azonnal kötelesek értesíteni az LO vezetőjét.

A szolgálat teljesítésére a Személy- és Vagyonvédelemről szóló IV. tv. a Személy- és Vagyonvédelmi tevékenység szabályairól szóló 24/1998. (VI. 19.) BM rendelet, valamint a Szolgáltató Vagyonvédelmi Üzletág Szolgálati Szabályzata előírásai az irányadók.

6. A csomagolás rendje

Értelmező rendelkezések:

Csomag: egy adott vizsgatárgy bizonyos fajtájú és számú feladatlapjainak (vagy hangkazettáinak stb.) a darabszám ellenőrzését lehetővé tevő, átlátszó fóliába csomagolt egysége, melyet az esetleges felbontás, jogosulatlan hozzáférés tényének egyértelmű megállapítását lehetővé tevő technikával zártak le, és amelyet szétosztás során tilos felbontani.

Doboz: azonos végső címzettnek szánt csomagokat tartalmazó, általában 30 cm × 35 cm × 40 (20) cm méretű, az OKÉV által lezárt papírdoboz, melyet első alkalommal csak az iskola igazgatója, vagy az általa írásban felhatalmazott személy jelenlétében, a dobozon és a doboz belsejében elhelyezett dobozjegyzéken feltüntetett és a tényleges tartalom közötti egyezőség ellenőrzése céljából szabad felbontani.

a) A csomagolás előkészítése:

– Az előzetes információk alapján a csomagoláshoz szükséges anyagok, eszközök megrendelése, beszerzése.

– A KF által küldött lista alapján a megfelelő a fóliás tasakokra a címkék elkészítése (1. az iskola adatai, darabszám, csomagszám).

– A dobozok összehajtogatása, az intézményi azonosítókat tartalmazó címke elkészítése, felragasztása a dobozokra, a dobozok elhelyezése a polcrendszeren.

– A KF által megrendelt nyomdai termékek, ill. különböző adathordozók átvétele, ellenőrzése (átadás-átvételi bizonylat), a raklapokon megérkezett dokumentumok elhelyezése a logisztikai központban.

– A megadott lista alapján az LO informatikusa és az osztály vezetője a sorszámozott tasakokat a megadott szinthez, tantárgyhoz és iskolához (csoporthoz) rendeli.

b) A csomagok elkészítése:

– A csomagcímke felragasztása (a minőségbiztosítás első szintje).

– A csomagolóban mindig csak egy anyag (általában egy vizsgatárgy egy füzete) összeállítása történhet meg, ezzel elkerülve a különböző dokumentumok esetleges összecserélését.

– Az összeállított csomagon a megadott darabszám ellenőrzése (a minőségbiztosítás második szintje).

– Az elkészült csomag ellenőrzése, lezárása.

– A csomag betétele a megadott dobozba.

– Amikor egy dokumentum (pl. tantárgy) anyagai elkészültek, akkor a megmaradt feladatlapokat külön dobozba kell rakni. A dobozon meg kell adni a dokumentum nevét, ill. a darabszámot. A dobozt az LO-on belül az LO vezetőjének utasítása szerint kell elhelyezni.

– A sérült (pl. nyomdahibás) dokumentumokat az erre rendszeresített gépen meg kell semmisíteni, nehogy összekeveredjenek a hibátlan feladatlapokkal. A megsemmisítés csak az LO vezetőjének engedélyével történhet, és arról jegyzőkönyvet kell felvenni.

– Amikor a teljes anyag elkészült s bedobozolásra került, megtörténik a KF-a által megadott végleges lista alapján a csomagok és a darabszám ellenőrzése az esetleges pótlások végrehajtása (a minőségbiztosítás harmadik szintje).

c) A csomagok ellenőrzése:

– Az elkészült anyagot az OKÉV területileg illetékes regionális igazgatóságának (továbbiakban: RI) megbízottja ellenőrzi. Az átadás-átvétel időpontjáról egyeztet a KF az LO és az RI megbízottja.

– A megadott időpontban az RI megbízottja csomagszám alapján ellenőrzi a becsomagolt anyagot, egyezteti az adatokat, ill. szúrópróbaszerűen a darabszámot. Amennyiben mindent rendben talált, megtörténik a dobozok lezárása.

– Az RI megbízottja aláírásával hitelesíti a dobozok tartalmát. Egy, a doboz tartalmára vonatkozó listát a dobozban kell elhelyezni, ezt az RI megbízottja szintén aláírásával látja el. Egy másik listát a dobozon kívülre tasakban kell elhelyezni a körzetközponti jegyző számára. Hiány vagy módosítás esetén a KF utasítása szerint történik meg a pótlás és az újbóli csomagolás a biztonsági előírások (fóliázás, címkézés stb.) betartásával (a minőségbiztosítás negyedik szintje).

– Az elkészült dobozok lezárása, a szállító cég túracímkéjének felragasztása.

d) A csomagok átadása szállító cégnek, a szállítás folyamata:

– Amennyiben a csomagokat csomagküldő cég viszi el, az OKÉV a szállítónak előzetesen megadja a megfelelő adatbázist, ill. megtörténik a csomagok elszállítási időpontjának egyeztetése.

– A szállító cég a meghatározott napon eljuttatja a megfelelő adatokat tartalmazó címkéket a logisztikai központba, ahol a dobozokra felragasztják azokat.

– A dobozok raklapokra kerülnek.

– A szállító cég megküldi a kiszállításkor alkalmazott járatokat, ennek megfelelően az LO összeállítja járatonként a dobozokat.

– Az átadás-átvétel alkalmával a szállító cég megbízottja aláírásával hitelesíti a dobozok hiánytalan átvételét a szállítási listák egyeztetése után.

– A szállító járművekre plomba kerül, ezek számát az induláskor az LO vezetője ellenőrzi és aláírásával ellenjegyzi.

– A körzetközponti jegyzők átveszik a dobozokat (csomagokat) s ezt aláírásukkal is igazolják. Az átadott darabszámról a szállító a lehető leggyorsabban elektronikus levélben és telefonon is tájékoztatja az LO vezetőjét.

– Az átvevő pecséttel és aláírással veszi át a dokumentumokat. Amennyiben az átadás valamilyen okból nem valósulhat meg, a szállító azt azonnal telefonon jelzi a KF-nek, s a KF által megadott utasítás szerint jár el.

A szállító a lehető leggyorsabban elektronikus úton is megküldi az LO-nak a dokumentumok átvételéről szóló listát, melyet az LO vezetője a megfelelő kiegészítésekkel, magyarázatokkal és megjegyzésekkel továbbít a KF-nek.

A szállítónak a szállítás teljes folyamatában biztosítania kell a tételdobozok sértetlenségét.

Ennek keretében:

– A tételdobozok átvétele közvetlenül a kézbesítő szállító jármű csomagterében történik. A kézbesítő járatokon két ember (gépjárművezető és árukísérő) végzi a munkát. A szállító a szállító jármű csomagterét egyedi sorszámmal ellátott plombával zárja le, és annak sorszámát bejegyzi a szállítójegyzékbe (12. sz. melléklet).

– A járat minden egyes címén a plomba sértetlenségét és számát a címzett ellenőrzi. Az átadás-átvételt követően a járatot a szállító a címzettel közösen új plombával lezárja, és annak számát beírja a szállítójegyzékbe.

– Az átvételt és a csomagtér lezárását a címzett a szállítójegyzéken aláírásával igazolja.

– Az átadást a szállító az átadás-átvételi jegyzéken aláírásával igazolja (13. sz. melléklet).

– Bármilyen rendellenességet jegyzőkönyvben rögzítenek. (14. sz. melléklet).

Az LO-on történt folyamatokat az osztály vezetője jegyzőkönyvezi, nyilvántartásba veszi, majd a vizsgák lezárta után az elkészült jegyzőkönyveket, dokumentumokat átadja a KF-nek.

7. Az írásbeli érettségi vizsgák feladatlapjai szétosztásának folyamatleírása

Értelmező rendelkezések

Iskola: érettségi vizsgát szervező intézmény.

OKÉV megbízottja: a dobozok szállításában közreműködő szállító cég nevében eljáró személy, vagy az OKÉV RI munkatársa.

Végső címzett: az az iskola, amelyiknek a dobozokban továbbított csomagokat a jegyző a jogszabályban meghatározott időpontban köteles átadni.

A körzetközponti jegyzők részvételét igénylő fázis lépései a következők:

(I) Dobozszintű átvétel;

(II) Ellenőrzés végrehajtása, az annak eredményeként megállapított korrekciós igények kielégítésében való közreműködés;

(III) A csomagok átadása;

(IV) A végrehajtás során keletkezett jegyzőkönyvek eredetijének és a felhasználásra nem került csomagok vissza- küldése az OKÉV-nek.

A fentiekben felsorolt minden lépés során gondoskodni kell a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 79/1995. (VI. 30.) Korm. rendeletnek (a továbbiakban: R.) a szolgálati titokra vonatkozó rendelkezései, az aktuális tanév rendjéről kiadott OKM rendelet szerinti rendelkezések és a jelen rendelkezésben foglaltak betartásáról.

A tételek szétosztásának ezen fázisában bekövetkező rendkívüli eseményeket rögzítő, jelen folyamatleírás mellékletét képező iratminták értelemszerű kitöltésével felvett jegyzőkönyveket – a bonyolítás időtartamának lerövidítése és az OKÉV gyors reagálásának biztosítása érdekében – a jegyző köteles haladéktalanul továbbítani az OKÉV-nek faxon a 06-1-474-70-31 számra. A vizsgaidőszak végén a felvett jegyzőkönyvek mindegyikét eredetiben át kell adni az OKÉV-nek.

Dobozszintű átvétel

A körzetközponti jegyző (továbbiakban: jegyző) – a ÖTM rendszerén vagy közvetlenül az OKÉV-től – elektronikus úton értesítést kap arról, hogy

– mely, az adott vizsgaidőszakban érettségi vizsgát szervező iskolák számára kell biztosítania a csomagok szétosztását,

– a szállító cég igénybevételével történő szállításra mely napon és körülbelül milyen időpontban kerül sor.

Az átvétel lebonyolítása:

A jegyző ellenőrzi, hogy a szállító járművet lezáró plomba sértetlen-e és a plomba azonosítója megegyezik-e a szállítójegyzéken (lásd 12. sz. melléklet) feltüntetett azonosítóval. Eltérés esetén az eltérést jegyzőkönyvben (lásd 14. sz. melléklet) kell rögzíteni, amit a jegyzőn kívül a szállító nevében eljáró személy is köteles aláírni.

A plomba feltörése után kerül sor a jegyzőnek címzett dobozok azonosítására. Amennyiben a szállítójegyzéken szereplő darabszámhoz képest a ténylegesen átadott, illetve átvett dobozok száma több vagy kevesebb és/vagy valamely doboz sérült, a jegyző köteles jegyzőkönyvet felvenni (lásd 14. számú melléklet), amit a jegyzőn kívül a szállító nevében eljáró személy is köteles aláírni. A szállítójegyzéket a jegyző jegyzőkönyv felvétele esetén is köteles aláírni a jegyzőkönyv felvételére utaló rovat értelemszerű kitöltése mellett.

Amennyiben jegyzőkönyv felvételére nem kerül sor, a szállítójegyzék aláírásán kívül az OKÉV által a szállító útján megküldött átadás-átvételi jegyzéket (lásd 13. sz. melléklet) kell a szállító nevében eljáró személynek és a jegyzőnek aláírnia. Az átadás-átvételi jegyzék a jegyző őrzésében marad az OKÉV-nek történő végleges átadásig.

Az átvételt követően a szállító járművet plombával le kell zárni és a plomba azonosító számát be kell írni a szállítójegyzék megfelelő rovatába.

Az átvett dobozokat felbontás nélkül az R. szolgálati titkot képező adatok tárolására vonatkozó rendelkezéseinek eleget tevő helyiségben kell elhelyezni. Gondoskodni kell arról, hogy a helyiségbe történő belépés ellenőrzött legyen, és a dobozokhoz, illetve azok tartalmához illetéktelen személy ne férhessen hozzá. A dobozokat célszerű úgy elhelyezni, hogy azok végső címzettek szerint legyenek csoportosítva.

Az őrzésre átvett, szolgálati titkot tartalmazó iratokat a dobozok felbontása nélkül, az iskolánként összeállított dobozjegyzék (lásd 15. számú melléklet) adatai alapján és jelen folyamatleírás mellékletét képező nyilvántartási segédlet (lásd 16. sz. melléklet) értelemszerű kitöltésével nyilvántartásba kell venni.

Az ellenőrzés végrehajtása, a korrekciós igények kielégítésében való közreműködés:

A jegyző megszervezi a hozzá tartozó és az adott vizsgaidőszakban érettségi vizsgát szervező iskolák számára

– az egyes dobozok tartalma és a hozzájuk tartozó csomagjegyzék, továbbá

– az adott iskola számára átvett doboz tartalma és az iskola vizsgaszervezési igénye közötti egyezőség tételes átvizsgálására irányuló ellenőrzést.

Ennek során:

a) A jegyző írásban értesíti az iskolák igazgatóit az ellenőrzés helyszínéről és időpontjáról.

b) Az ellenőrzés időpontját az adott vizsgaidőszak megkezdését megelőző minimum 3. munkanapra kell kitűzni. Az adott munkanapon belül az ellenőrzéseket úgy célszerű ütemezni, hogy egy időben egy iskola csomagjainak tételes ellenőrzésére kerüljön sor. Amennyiben az iskolák nagy száma azt indokolttá teszi, az ellenőrzés egynél több munkanapot is igénybe vehet.

c) Az iskola részéről az ellenőrzést az iskola igazgatója vagy az általa írásban meghatalmazott személy végezheti. A jegyző köteles az ellenőrzés lefolytatására megjelent személy megbízólevelét és személyi azonosságát ellenőrizni.

d) A jegyző az ellenőrzés tényleges megkezdése előtt tájékoztatja az iskola képviselőjét a dobozszintű átvétel során tapasztalt és jegyzőkönyvben rögzített rendkívüli eseményekről. Ezt követően az iskola képviselője is ellenőrzi az őt megillető dobozok sértetlenségét és amennyiben észleli olyan doboz sérülését, amely a dobozszintű átadás-átvétel során felvett jegyzőkönyvben nem szerepel, ezt köteles jelezni a jegyzőnek, aki erről jegyzőkönyvet vesz fel (lásd 17. sz. melléklet). A jegyzőkönyvet mindketten aláírják.

e) A dobozok sértetlenségének ellenőrzését követően a jegyző az iskola képviselőjének jelenlétében felbontja a doboz(oka)t és a csomagok felbontása nélkül ellenőrzi, hogy a dobozokban ténylegesen elhelyezett csomagok az iskolánként összeállított dobozjegyzékben feltüntetett számú és tartalmú feladatlapot (vagy kazettát stb.) tartalmazzák-e.

f) Az ellenőrzés második lépéseként az iskola képviselője a csomagok felbontása nélkül és a jegyző jelenlétében ellenőrzi, hogy az iskola számára átvett doboz(ok)ban elhelyezett csomagok tartalma mind a feladatlapok tárgya, mind azok darabszáma tekintetében megfelel-e az iskola vizsgaszervezési igényének. Eltérés esetén az észlelt tényeket, illetve az esetleges pótigényeket jelzi a jegyzőnek.

A e)–f) pontokban leírt ellenőrzések eredményét a 17. számú melléklet értelemszerű kitöltésével kell dokumentálni.

Az OKÉV az f) pont szerinti jegyzőkönyv kézhezvételét követően azonnal intézkedik annak érdekében, hogy az érettségi vizsga zavartalan lebonyolításához szükséges időpontban az iskola vizsgaszervezési igényeinek megfelelő tárgyú és darabszámú feladatlap rendelkezésre álljon. A pótlólag megküldésre kerülő feladatlapok szállításában és átadásában az OKÉV-nek az adott körjegyző székhelye szerint illetékes RI munkatársa is közreműködhet. Az ellenőrzés eredményét dokumentáló jegyzőkönyv kézhezvételét követően a feladatlapokat tartalmazó csomagok átadásának időpontjáról az OKÉV RI munkatársa rövid úton értesíti a jegyzőt. Az átadás-átvétel dokumentálására az OKÉV által összeállított átadás-átvételi jegyzék szolgál.

A csomagok átadása az iskolának

A vizsganapok reggelén – vagy az iskolák nagy száma esetén a vizsga napját megelőző napon – célszerű az átadásra kerülő csomagokat átadásra előkészíteni. Gondoskodni kell arról, hogy az átadás minél rövidebb időigényének biztosítása érdekében a végrehajtásban közreműködő munkatársak megfelelő számban álljanak rendelkezésre. Az átadásra kerülő csomagok kiválogatását az iskolánként összeállított dobozjegyzékben feltüntetett adatok segítik (a dobozjegyzék alapján megállapítható, hogy az adott iskolának mely napon, mely vizsgatárgy csomagjait kell átadni). Az átadásra kerülő csomagok kiválogatása után a dobozokat vissza kell zárni.

Az iskola nevében eljáró személy átvételi jogosultságát és személyi azonosságát a jegyző köteles ellenőrizni.

Az átadás-átvétel dokumentálására a dobozjegyzék egyik példánya szolgál. Az átvétel megtörténtének időpontját (óra, perc pontossággal) a jegyző köteles rögzíteni a dobozjegyzék, továbbá az őrzésre átvett minősített iratok nyilvántartására szolgáló nyilvántartási segédlet megfelelő rovatában. Az iskola nevében eljáró személy a dobozjegyzék megfelelő rovatát kitöltve olvasható aláírásával ismeri el az átvétel megtörténtét.

A vizsgaidőszak végét követően a jegyző – az OKÉV illetékes RI útján – megküldi az OKÉV-nek:

– a végrehajtás során felvett minden jegyzőkönyvet eredetben;

– az iskolák vizsgaszervezési igényéhez képest felesleges csomagokat.

A tételek (feladatlapok) további kezelése az iskolákban a 100/1997. (VI. 13.) Korm. rendelet vonatkozó rendelkezései szerint történik.

B) Speciális eljárási rend

Az oktatási és kulturális miniszter egyes vizsgatárgyak tekintetében speciális eljárási rend (továbbiakban: SE) követését írhatja elő.

Az SE legfontosabb elemei:

– a felhasználásra kerülő feladatlap kiválasztására a vizsgatárgy írásbeli vizsgája előtti harmadik munkanap 12–13 óra között kerül sor,

– 13–15 óráig az ÉVO és TÜK elvégzi a szükséges titokkezelési adminisztrációt (lásd 2., 3. pont),

– az adott vizsganapon szükséges feladatlapok papír alapú adathordozóit és az elektronikus formában rögzített másolatok adathordozóit az OKÉV aznap 16 óráig átadja a nyomdának,

– a nyomda másnap 10 óráig leszállítja a kész termékeket az LO telephelyére (gyártás 15 óra + szállítás 3 óra),

– az LO a csomagolást aznap 24 óráig elvégzi és átadja a szállító cégnek – a feladatlapok a vizsgát megelőző munkanapon kerülnek kiszállításra a jegyzőkhöz,

– az iskolai dobozokba csak egyetlen vizsgatárgy tételcsomagjai kerülnek (közép- és emelt színt, valamint idegen nyelvű feladatlapok mindkét szinten),

– a csomagolás során a csomagok, illetve a dobozok ellenőrzésére egy alkalommal, a dobozok lezárása előtt kerül sor,

– a jegyzőknél az iskolák ezen csomagok tartalmát előzetesen nem kötelesek ellenőrizni. A csomagokat az iskolák a vizsga napján veszik át a jegyzőktől.

Az SE során, a fentiekben részletezett eltéréseken túlmenően egyéb eltérés is megengedett, amennyiben az a vizsga zavartalan megszervezéséhez szükséges és az általános eljárási rendben rögzített technológiai zártságot nem veszélyezteti. Az ilyen eltéréseket írásban rögzíteni kell, és a végrehajtásban érintettekkel közölni kell.

1. sz. melléklet

TITOKTARTÁSI NYILATKOZAT

Alulírott, mint a
………………………………………………………………………………………………….………………………………… ………………………………………. vizsgatárgy
érettségi tételkészítő bizottságának
– elnöke
– tételért felelős munkatársa*
– lektora (szakmai/nyelvi) *
– gépelője*
– technikai munkatársa*
– egyéb……………………………………

(* a megfelelő rész aláhúzandó)

tudomásul veszem, hogy
– az írásbeli érettségi feladatok és ezek javítási-értékelési útmutatói szerepelnek az OM szolgálati titokköri jegyzékében [lásd a 28/2005. (IX. 28.) OM rendelet],
– a szóbeli érettségi tételek tartalmának nyilvánosságra hozatala csak az OKÉV írásbeli engedélyével történhet,
– a megbízás teljesítése révén tudomásomra jutott adatokat, információkat, a tételkészítő bizottság munkájában résztvevőkön kívül nem hozhatom más személy tudomására,
– a tételekre vonatkozó szigorú titoktartási kötelezettséget magamra nézve kötelezőnek ismerem el.

A BTK 222. § (1) szerint szolgálati titoksértés vétségének minősített bűncselekményt követek el, ha:
a) a szolgálati titkot jogosulatlanul megszerzem,
b) a tudomásomra, illetőleg birtokomba jutott szolgálati titkot jogosulatlanul felhasználom, vagy illetéktelen személy részére hozzáférhetővé teszem.

Budapest,

…………………………………
aláírás

			Név:………………………………..
	Személyi igazolvány száma:………….………………
		Lakcím:………………………………………………

Iktatószám:………………………

Készült: 1 példányban
		1 pld. 2 lap
Kapják: 1. sz. pld. OKÉV

Jegyzőkönyv
Készült: az Országos Közoktatási Értékelési és Vizsgaközpont TÜK helyiségében 200..…, …. hó ...-án

Tárgy:........................................................................................................................................... című érettségi tétel kiválasztása

A tétel tárgya	Iktatószám	Példányszám	Minősítés

A felülvizsgálat eredményeként:
– A minősítés érvényességi idejét módosítom	időponttól.
– Az új érvényességi idő:

Az indokolást lásd a mellékelt minősítői döntésben.



Budapest, 200

………………………….
A minősítő aláírása

………………………………………
szerv (minősítői jogú) vezetőjének aláírása
Készült: 2 példányban
Terjedelem: 2 lap			1. sz. pld.-t átvettem:

Kapja: 1. sz. pld. a betekintésre jogosult
2. sz. pld. Irattár	............................................................
		betekintésre jogosult aláírása

Iktatószám	Minősítési jelölése	Példányszám (db)	Példány sorszáma	Lapterjedelme	Tárgy

Budapest,

Készült: 2 pld.-ban
Kapják:
Nyilatkozó 1. sz. pld.
Irattár: 2. sz. pld.			…………………………
				aláírás
		Név: ……………………
	Beosztás: ……………….

SZÁLLÍTÓJEGYZÉK

Város	Kézbesítési cím	A dobozszintű átvételre jogosult jegyző neve	Érkezési plombaszám	Indulási plomba- szám	Átvett dobozok száma	A jegyző vagy a nevében eljáró személy átvételt igazoló olvasható aláírása	Jegyzőkönyv készült

Átadás-átvételi jegyzék
dobozszintű átadáshoz

Város:
Kézbesítési cím:
Átvételre jogosult jegyző neve:

Végső címzett (csak az iskola megnevezése)		Dobozok száma










2005. október ….

A dobozokat a fenti számban


	átadtam		átvettem
	szállító		jegyző

JEGYZŐKÖNYV
dobozszintű átvételkor tapasztalt rendkívüli eseményekről

Város	Kézbesítési cím	Átvételre jogosult jegyző neve	Szállítójegyzék szerinti dobozszám


Érkezéskor a plomba azonosítója megegyezett a szállítójegyzéken szereplő számmal.			igen/nem

Amennyiben nem egyezett meg:
Szállítójegyzék szerinti szám:		Érkezési szám:

A fenti listában szereplő dobozok közül …….. darab hiányzik.

A fenti listában szereplő dobozok közül …….. darab sérülten érkezett.

A sérült dobozok azonosítói:

200. év,…. hó… nap.. ….

A fentieket igazolom:


	szállító	jegyző

Munkahely	Név	Beosztás
OKM
OKÉV

Sorszám	Átvétel dátuma	Eredeti irat iktatószáma	A feladatlap tárgya (vizsgatárgy/vizsga nyelve/ feladatlap )	A végső címzett (Város/Iskola megnevezése)

A korrekció eredményeként bevételezett további példányok száma	A végső címzett részére történő átadás időpontja (óra, perc pontossággal)	A fel nem használt feladatlapok száma	A fel nem használt feladatlapok OKÉV-hez való visszaküldésének dátuma és módja

Műveletek